Academic Decathlon 

INTERVIEW ORIENTATION PACKET 

A Contest of Academic Strength Providing academic competition to encourage, acknowledge and reward academic excellence 

through teamwork among students of all achievement levels. 

Table of Contents 

Instructions for Interview Judges ......................................................................................Preparation For the Interviews .........................................................................................Distribution of Materials Before Each Interview ..............................................................After Each One Hour Session ............................................................................................After All Interview Sessions Have Been Concluded ..........................................................Time Format and Room Setup ..........................................................................................Interview Lead Judge’s Script ............................................................................................Conducting a Successful Interview ....................................................................................Sample Topics for Oral Interview Questions .....................................................................Descriptors For Interview Evaluation Form (Rating Scale) ...............................................Sample Scantron Form ......................................................................................................Evaluation Form ................................................................................................................

2 2 2 3 3 4 5 6 7 8 9 Last Page 

For More Information: Phone: 707‐330‐3276 

info@academicdecathlon.org www.academicdecathlon.org

JOIN ACADAMIC DECATHLON’S FACEBOOK www.facebook.com/AcademicDecathlon 

1‐10‐17 

ACADEMIC DECATHLON

(2) 

INSTRUCTIONS FOR INTERVIEW JUDGES 

 

 

PREPARATION FOR THE INTERVIEWS 

 

1.  SET UP ROOM 

 

A.  Make sure that the Decathlete Roster and “Please wait here” sign is posted 

outside the  interview room.   The sign on  the door asks  the decathletes  to 

wait outside until  the  time  for  their  interview.   This procedure will ensure 

there will not be an interruption while interviewing a decathlete. 

 

B.  Set up room and chairs following the diagram on Page 5.  (Note: rooms may 

already be preset and an inspection may be all that is needed.) 

 

2.  REVIEW PROCEDURES 

 

Review  the  following  procedures  as  well  as  the  attached  time  schedule  with  the 

other judges in your room before the first decathlete enters the room: 

 

A. Identify  which  judge  will  monitor  the  questions  and  time  during  each 

interview session.   

 

B. Each judge should select 2‐4 questions that will be read.  All  judges should 

ask at least one question and take part in the scoring. 

 

C. Stay on schedule.  If you get behind, you may make up time during breaks, 

but  it  is essential each decathlete feels at ease, respected and not rushed.  

Ask open‐ended questions that encourage decathletes to talk.  Do not argue 

with  a  decathlete’s  ideas  or  get  into  a  discussion  with  the  decathlete  by 

stating your ideas or viewpoints.  Failure in any of the above may prompt a 

coach  to  lodge  a  protest,  which  would  greatly  upset  the  time  schedule.  

Also, please do not talk about yourself. 

 

 

DISTRIBUTION OF MATERIALS BEFORE EACH INTERVIEW 

 

Before Interview begin. 

1.  Assign a judge who will hand out Scantron sheets to the other judges.  Judges will do 

the following (refer to page 10 to view a sample Scantron): 

 

Print Judge’s first name 

Print Decathlete’s first name 

Print Decathlete’s ID number and completely bubble in the ID number. 

 

2. Judges need to verify that the decathlete’s name and ID number are correct. 

 

ACADEMIC DECATHLON

(3) 

3.  Assign  a  judge  who  will  be  responsible  for  inviting  the  decathlete  into  the  room.  

Make sure all judges are ready before inviting the decathlete into the room. 

 

4.  Cordially  greet  the  decathlete  and  introduce  her/him  to  the  judging  panel  (see 

“Judges Script” on Page 6).  The judges will individually introduce themselves to the 

decathlete. 

 

DO NOT PENALIZE THE DECATHLETE FOR REVEALING CITY, COUNTY, OR SCHOOL NAME. 

 

5.  Begin  interview process.   Allow 6‐7 minutes per decathlete.   When 6 minutes have 

passed, announce one minute remains and asks for final comments. 

 

6.  Permit the decathlete to leave immediately after the interview. 

 

7.  Allow  time  for  judges  to  enter  their  scores before bringing  in  the next  decathlete, 

and, if necessary, discuss any concerns regarding questions asked of decathlete. 

 

8.  Repeat the Procedure described in “Distribution of Materials & Judging Process.” 

 

 

AFTER EACH ONE HOUR SESSION 

 

1.  Assign a  judge  to be  responsible  for  collecting  the Scantron  sheets  from  the other 

judges  after  each  interview  and  verify  the  return  of  all  Scantron  sheets  for  each 

judge and each decathlete. 

 

2.  Place the Interview sheets in the correct manila pick‐up envelope and include a copy 

of the Interview Roster with all notes for that hour. 

 

3. Place  the  envelope  in  a  designated  area.    Note  the  instructions  on  the  pick‐up 

envelopes to determine if a runner will come by to pick up the Scantrons or if your 

team will deliver the envelope to the test collection center. 

 

 

AFTER ALL INTERVIEW SESSIONS HAVE CONCLUDED 

 

1.  Judges:  please  clean  your  room  and  put  all  furniture  (i.e.,  desks)  back  into  a 

classroom format.  If any chairs are in the hall, please return them to the room. 

 

2.  Return all supplies to Test Center located in the Library.  

 

 

Thank you for volunteering for this event.  We appreciate your time! 

 

ACADEMIC DECATHLON

(4) 

TIME FORMAT AND ROOM SETUP                                      

   

Desks may be used in place of tables. 

Look to make sure decathletes are not facing a window/door that could distract them during their presentation. 

 

TIME FORMAT

Time allotted each decathlete Time for introductions and review of procedures (script) ................................... 1 minutes Interview ................................................ 6 - 7 minutes Adjudication ................................................. 2 minutes _________________________________________ Total Time .................................................. 10 minutes

Next Decathlete

Door

Decathlete

Table(s) or Desk(s)

5 ft

ROOM SETUP

five feet distance between decathlete and judges’ table

Judges (lead judge at one end of table/desk)

ACADEMIC DECATHLON

(5) 

JUDGE’S  SCRIPT  

 

 

1. "Welcome to the interview room.  My name is 

____________________________________, and I will be participating as one of the 

interview judges today." 

 

2. "I would like you to meet your other judges.”   

  (Judges Self Introductions)  1. ______________________________________   

 

  2. ______________________________________   

 

3. "Please tell us your first name and your identification number." 

 

4. "Please have a seat. The interview will last approximately 6 ‐ 7 minutes." 

(Introductions and instructions should take 1/2 minute.)   

 

5.  “When 6 minutes have passed, I will notify the judges that a minute remains and will 

ask for conclusion.” 

 

6.  “At the end of 7 minutes, I will notify the judges that time has expired and it’s time to 

conclude our interview, no more questions will be asked.” 

 

7. "Let's begin. Briefly tell us a little about yourself.”  (should take approximately 20 – 30 

seconds) 

 

(Begin the 7 minutes when the decathlete begins his/her self‐introduction.) 

 

(Following the decathlete’s self‐introduction, nod to the judge who will be asking the 

first question.) 

 

(Subtly notify the judges when there is a minute left in the interview.  Avoid 

interrupting a decathlete when he/she is speaking.  Wait until he/she has completed a 

statement.  When time ‐ 7 minutes ‐ has expired and the decathlete completes the 

question, the assigned judge will say, “time.”) 

 

8. "Thank you.  You are excused, and we wish you the best of luck in the competition."  

 

(If you are on schedule, judges should have time to complete their scoring 

independently of each other before admitting a new decathlete to the room. If you are 

running late, admit the new decathlete immediately. Strictly adhere to the time 

schedule.) 

 

ACADEMIC DECATHLON

(6) 

CONDUCTING A SUCCESSFUL INTERVIEW 

The success of the  interview depends on how well and how quickly you can create a pleasant understanding 

with the decathlete. 

 

1. Determining  Environment.     Manner,  attitude,  and  tone  of  voice  are  important  in  creating  the  proper 

interviewing climate.    In the short time available, establish a pleasant, relaxed atmosphere in which the 

contestant  is  assured  of  your  sincere  interest  and  attention.    Encourage  the  contestant  to  talk  about 

himself/herself. 

Ensure privacy without interruptions ‐ closed door, etc. 

Maintain an attitude of pleasant receptiveness, quiet confidence, and intelligent objectivity. 

Establish rapport and put candidate at ease. 

 

2. Managing Interview.   The  judges are  in charge of  the  interview process.   Control, direct, and guide the 

interview.  Set a steady pace and ask the questions according to the structured interview format. 

Keep initiative but be responsive. 

Cover all of the topics and devote enough time to each part. 

Conduct the interview so the decathlete plays the dominant role and the interviewer is the 

stage manager.  

Steer the conversation without intruding on it‐‐refrain from expressing your personal opinion 

or values‐‐be objective. 

Encourage decathlete to talk openly and freely. 

Pace  questions  so  decathlete  can  give  adequate  replies  without  dwelling  on  irrelevant 

information. 

Indicate when the interview is coming to a conclusion. 

 

3. Listening Intelligently. 

Concentrate on what the decathlete is saying. 

Allow decathlete to complete remarks without interruption or second‐guessing. 

Listen attentively. 

Show interest. 

Give decatheltes the time they need to think of examples and answer the questions. 

 

4. Coming To The Conclusion. 

Empathy, fairness, and good judgment are working tools for a good interview. 

Bring interview to an end gracefully and naturally without rushing to a close. 

 

5. Silent Gaps. 

Summarize points made by the decathletes and lead into the next question. 

Keep asking for specific examples. 

Give encouragement by rephrasing question. 

ACADEMIC DECATHLON

(7) 

SAMPLE TOPICS FOR ORAL INTERVIEW QUESTIONS  

QUESTIONS ASKED OF THE DECATHLETES CAN BE BASED ON THE STUDENTS SELF‐INTRODUCTION OR TOPICS SIMILAR TO THOSE LISTED BELOW.  THE QUESTIONS THAT FOLLOW ARE ONLY EXAMPLES: 

  

1. PERSONAL OBJECTIVES & ACADEMICS a. “What do you enjoy most about school?” b. “How do you like to spend your time after school?” c. “Describe your biggest challenge at school?” d. “Do you feel it’s important to be involved in extra‐curricular activities?  Please 

explain.” e. “What did you do as a member of                                                               ?” f. “How has participation in                                                               affected you 

personally?”  

2. ACTIVITIES (During and After School) a. “Describe the type of community service activities you are involved in or 

would like to be involved in.” b. “What meaningful experiences did you have as a                                 ?” c. “What kinds of skills have you acquired as                                        that will 

help you in a future job?” d. “In what other activities would you like to have participated?  How would 

they help you in the future?”  

3. COMMUNITY INTERESTS AND ACTIVITIES a. “How do you feel your current activities (school and/or out‐of‐school 

activities) will benefit you in the future?” b. “What would you like to accomplish in the next five years?” c. “Perhaps you would share with us some of your dreams for the future.” d. “What are some of the things you would like to do upon graduation?” 

 4. ACHIEVEMENTS 

a. “How did you become interested and/or involved in the Academic Decathlon?” 

b. “What is the most difficult event in the Academic Decathlon?” c. “What have been the benefits of being a Decathlon team member?” 

 5. INFLUENCES & VALUES 

 6. MISCELLANEOUS IDEAS 

a. “What values do you consider to have most strongly influenced your life?” b.  “What personal quality do you possess that will benefit society or your 

community and why?” c. “If you could travel anywhere, where would you go and why?” d. “If you could solve a social problem, what would it be and how do you 

think you would solve it?”  e. “Who do you consider to be the most influential person in your life?” f. “How has this person influenced your personal growth?” 

   

DO NOT ASK A DECATHLETE WHAT SCHOOL THEY ATTEND OR AREA THEY REPRESENT. ALSO, AVOID ANY QUESTIONS THAT PROBE RELIGIOUS BELIEFS, DATING HABITS, PARENTAL RELATIONSHIPS, ETC. 

 

ACADEMIC DECATHLON

(8) 

DESCRIPTORS for INTERVIEW EVALUATION FORM Rating Scale 

  Voice is the way a speaker controls volume, clarity, and distinctness of voice to gain greater audibility.  Voice should have a variety in the rate, volume, and pitch to engage interest, hold attention, and convey self‐assurance.  

Language Usage refers to the appropriate choice of words, proper use of grammar, and correct enunciation.  Language should promote clear understanding of thoughts and be appropriate for the occasion.  

Interpersonal Skills are measured by the decathlete’s ability to establish rapport with interviewers.  The decathletes’ response should correspond to and interact with the interviewers’ questions, and he/she should stimulate an involvement with the interviewers.  

Non‐Verbal Language refers to the manner in which the decathlete uses gestures, facial expressions, and physical involvement for effective communication.  It is the indirect revelation of the decathlete’s real self while speaking.  The decathlete should speak with enthusiasm and assurance, showing interest in the interviewers and confidence in his/her responses.  

Through the interview process, the individual reveals:    

  Problem Solving Skills       Creating/Developing Skills Organizational Skills   Analytical Skills        Interpersonal Skills    Promotional Skills   

When asking questions of the decathlete, keep these skills in mind.  Help the decathlete to develop experience in answering questions that reveal these skills.   

Manner is measured through the candidate’s ability to speak with enthusiasm and assurance while showing interest in the interviewers and confidence in their reactions.  The decathlete should be direct in his/her response.  

Listening Skills refers to the ability to analyze and interpret “what is being asked.”  In order to answer skillfully and address the issue being considered, the decathlete must listen carefully and attentively.  The decathlete’s responses to the questions will give an indication of his/her level of attention and ability to identify, sort, and process the information being requested.  

Answering Skills refers to the ability to 1) address the issue being considered; 2) present information in a clear and concise manner; 3) organize information in a logical and sequential order; 4) adjust responses appropriately to a variety of audiences; and 5) pace conversation to convey necessary information and achieve purpose.  Order, logic, imagination, intelligence, and other personal qualities are reflected in the way answers are given.  A well thought out answer engages the interviewers’ attention and gives insight into the decathlete’s personal qualities, skills, goals, and experiences.  Relevant examples and illustrations support the answers.  All information presented should be relevant to the question being asked.  

Responses refers to the quality of the answers given.  The decathlete should reflect on the questions to provide thoughtful and insightful responses.  A well thought out answer engages the interviewers’ attention and gives insight into the decathlete’s personal qualities, skills, goals, and experiences.  The answers are supported by relevant examples and illustrations.  All information presented should be relevant to the question being asked.  The decathlete should speak with certainty and conviction.  

Overall Effectiveness measures the 1) nature of information provided; 2) manner in which it was communicated; 3) overall impression it created, and 4) rapport established between the interviewer and decathlete.  Some of the questions to consider are: Did the decathlete provide the information requested in a skillful manner?  Was the information relevant and meaningful?  Was the decathlete able to achieve a positive impression of his/her skills, experiences, and personal qualities?    

Appearance refers to the appropriate attire of the decathlete.  The decathlete follows USAD dress standards.    

Corresponds to the USAD Scantron Interview Evaluation Form USAD, February 2004 

 

ACADEMIC DECATHLON

(9) 

John I - 07

Sarah 1 0 1 3

Sample INTERVIEW Scantron 

ACADEMIC DECATHLON

INTERVIEW VOLUNTEER EVALUATION FORM  

Chart:       Y = Yes      N = No                     = Excellent     = Great      = Average     = Below Average     = Poor Yes No  R

ating 

Questions / Comments 

1.  Do you feel you were given adequate training to perform your job? Comments:   

         

2.  What was the most critical component of the training that you found valuable?     

 

 

3.  Was the time allotted sufficient for the training? Comments (suggestions):   

          

4.  Was the time allotted sufficient for each decathlete, judging, etc., in the actual session? Comments (suggestions):   

          

5.  Would you be willing to judge again in the future?  If yes, print name and phone number at the bottom of this evaluation form. Comments: 

 

 

Additional comments can be made on the back of this evaluation form. 

      Print Name (optional):            Phone:         

Y

N

Y

N

Y

N

Y

N

JOIN ACADAMIC DECATHLON’S FACEBOOK www.facebook.com/AcademicDecathlon