1

Surakshit Samudaya II: Building Community Resilience to disaster 

DIPECHO V Project Implemented by ActionAid Nepal  

         

MIDTERM REVIEW REPORT            

Submitted to: 

ActionAid Nepal         

Submitted by: 

Nahakul Thapa Team Leader – (Review Team) 

May 2010 

2

List of abbreviations  DRR      Disaster risk reduction AAN      ActionAid Nepal   HFA       Hyogo Framework for Action  PVA       Participatory vulnerability analysis  DMC      Disaster management committees  SMC      School management committees  NSET      National Society for Earthquake Technologies  MoHA       Ministry of Home Affairs  MoE       Ministry of Education  CBDRM     Community‐based disaster risk management  DAO      District Administration office DDC      District Development Committee DEO       District Education Office  IEC       Information education and communication  VDC       Village development committees  CA       Constituent Assembly  PTA      Parents teachers association           

3

Table of Contents:           Page   

1. Cover Page            1 2. Abbreviations            2 3. Background            4 4. Objectives of the mid term Review      5 5. methodology            6 6. Review Team            6 7. Executive Summary          7‐8 8. Major findings / observations of the Review   9‐15 9. Recommendations          16‐17 10. Annex ( MTR TOR)          18‐25   

 

4

Background  Action Aid Nepal has received funding support from European Commission through its Humanitarian Aid department  (under DIPECHO V Action Plan  for  South Asia)  to  implement  a 15 month project titled “Surakshit Samudaya  II: Building Disaster Resilient Communities, Nepal”. The project will be implemented in three districts of Nepal (Banke, Sunsari and Udayapur) in association with AAN local partners,  directly  covering  nearly  13,000  people  in  7  municipal  and  5  village  development committees. This includes refresher activities in 8 wards covered under the DIPECHO IV project. The project  is  co‐financed  by  Australian  Government  –  AUSAID.  ActionAid  Nepal  is  implementing DIPECHO project for consecutive third term now, having successfully completed two previous cycles under DIPECHO III (2006‐07) as well as DIPECHO IV (2007‐09).  The specific objective of the project  is to strengthen capacities of community and  local  institutions for reducing impact of disasters and ensuring rights of disaster vulnerable people  The  key  components  of  the  project  includes  community  mobilization  and  strengthening  of leadership  through REFLECT and participatory processes, awareness generation,  capacity building, skill  enhancement, model  small  scale mitigation measures  and  networking,  to  be  implemented based on principles and values of participation, transparency and accountability. National advocacy on DRR/HFA is one of the key components of the project to ensure a sound DRR policy framework.  

Project Objective  To  strengthen  capacities of  community and  local  institutions  for  reducing  impact of disasters and ensuring rights of disaster vulnerable people  

Expected Results and Activities  Result 1: Capacity of  target communities  is enhanced  to  reduce  impact of disasters  through collective  local actions  Activities to achieve Result 1: 1. To mobilize the community and strengthen grassroots institutions:  

Formation  and  continuation  of  18  REFLECT  circles  and  DMCs  (8  old  from  DIPECHO  IV), periodic meetings  of  REFLECT  circles  and DMCs;  development  of  community  level  action plans on DRR 

2. To train DMC members and community volunteers on preparedness and emergency response: Training  on  CBDRR  for  160  people  including  DMC  members,  volunteers,  teachers  and students;  training  to 150 volunteers on First Aid, Light Search and Rescue and Emergency Response;  Training  to  48  staff  and  volunteers  on  Participatory  Vulnerability  Analysis; REFLECT ToT to 24 persons 

3. To equip communities with disaster management materials, fund and Early Warning Systems: Establish disaster rescue and relief kit including for food and water security during disasters; establishment of emergency relief fund within the 10 target communities; training on EWS to  60  volunteers;  workshop  on  EWS  with  different  stakeholders  for  60  persons  from government and community and establishment of CBEWS with support from Practical Action 

 Result 2: Enabling environment created through appropriate DRR policies and plans 

5

Activities to achieve Result 2: 1. Form and strengthen networking of DMCs and stakeholders in district level 

Form and strengthen district level networking of DMCs and stakeholders; organize network meetings, exposure visit of DMC members to other areas within Nepal 

2. Train government officers and NGO leaders on DRR/HFA Training to 60 government officers and 60 NGOs on DRR/HFA 

3. Advocate towards national policy framework on disaster risk reduction Sensitize  150  CA members  on  DRR/HFA;  advocate  adoption  of  national  strategy  by  CA; convention of vulnerable people on ISDR day, celebration of EQSD, ISDR day etc; training to 30 journalists on DRR; grassroots dissemination of information related to DRR/HFA 

 Result 3: Target stakeholders demonstrate  increased awareness on disaster preparedness methods at family and community level  Activities to Achieve Result 3: 1. Participatory Vulnerability Analysis 

Conduct PVA through 30 field applications and mapping at various stages in project areas 2. Mass awareness raising  

Print and distribute  IEC materials  like posters, brochures,  leaflets etc.; broadcast messages through  FM  radio;  organize  60  street  theatre  shows  and  60  DRR  video  shows  in  the community 

Result 4: Small  scale  mitigation  measures  with  government  and  local  support  contribute  to  vulnerability reduction  Activities to achieve Result 4: 

Retrofitting work: Retrofit 2 school buildings and one hospital building as pilot initiatives  Embankment protection in two locations (bio‐dyke, green belt) of approximately 200 mtrs  Elevate 20 handmpumps in two districts to make them disaster proof  

Overall Objective of Mid Term Review (MTR)  The broad objective of the MTR is to study and analyse the project progress towards achieving the set objectives and recommend ways and methods of  improving quality and efficiency of project implementation.  The specific purpose of the MTR were • Study and analyse the project processes to measure the extent of its progress towards achieving 

the set objectives and anticipated results including sustenance of the results of the project, (vis‐a‐vis indicators mentioned in the log frame). 

• Analyse the relevance of the process and approach of the project to achieve set objectives and anticipated results 

• Study and analyse the project management and monitoring tools and  its relevance  in achieving the set objectives and anticipated results 

• Recommend course corrections,  in terms of processes and actions so as to  improve the overall quality and efficiency of the project to achieve the set objectives and anticipated results 

To analyse the project outcome in terms of empowerment, particularly with respect to building capacities of women and other differentially vulnerable groups to participate and contribute to the decision making process 

To review the management and implementation processes adopted by the project  

6

To analyse the level of ownership and receptiveness of the communities and their participation in the implementation processes 

To  review  and  analyse  the  contribution  of  the  project  to ActionAid Nepal’s  core  strategy  on human  security,  emergency  and  disaster management  in  line with  the  revised  CSP  III  and  to ActionAid International HST/IECT strategy 

To  review  and  suggest  some  of  the  key  learning  and  practises  that  have  potential  for wider application and replication in similar approaches elsewhere, if any 

 

Methodology   In  order  to  develop  ownership  and  ensure  the  involvement  and  interest  of  the  stakeholders  for sustainable  changes  and  future  developments,  the  assessment was  conducted  in  a  participatory way, involving AA team along with representative from the ActionAid Australia and the Government of Nepal,  project  team,  partner  staff,  consultants,  beneficiaries,  and  other  people  or  institutions directly or indirectly involved in development and implementation of the project.   The following methods were used:  » Review of  the project documentation: A number  reports, original proposal as well as  interim 

reports were reviewed. Various periodic communication bulletins and reports were available. These sources will be a base on the reference of the project, which helped the evaluator(s) to understand the project as well as summarise the achievements. 

» Interview of  the key  staffs of  the projects:  Individual  interview of ActionAid Nepal, partners, government officials and other key stakeholders involved. 

» Participatory group exercise: participatory group exercise with  the project’s key stakeholders (different  disaster management  committees,  National  and  International  NGOs,  government officials, DIPECHO partners in Nepal) to review achievements, approaches and potentials. 

» Community  Assessment:  participatory methodologies  e.g.  focus  group  discussion,  interview, case studies and other tools were used community assessment.  

 The Mid‐Term  Review was  conducted  over  four  days.  The  team  visited  the  AAN  office  and met DIPECHO partners in Kathmandu, and met with partners and participating communities in Banke and Sunsari districts. The team met 5 REFLECT circles and Disaster Management Committees, and visited another  village  where  the  project  is  active.  Baseline  data  revealed  through  the  Participatory Vulnerability Analyses  (PVA) and Knowledge, Attitude, Practice  (KAP) studies conducted at project outset were not reviewed. (It is understood that this information will be reviewed as part of the end of  project  evaluation).  Given  time  constraints,  the  review  team  focused  on  assessing  broad directions  without  conducting  a  formal  survey  or  collecting  qualitative  data.  Observations  are therefore qualitative and generalised  from a relatively small sample, and should be viewed  in that light.  The detailed MTR schedule is attached.  

Mid Term Review Team  The MTR team consisted of the following members: • Nahakul Thapa, National Coordinator of the DRR through Schools Project, ActionAid Nepal as the 

Team Leader  • Grace Nicholas, Program Coordinator, ActionAid Australia • Mr. Thir Bahadur GC, Under Secretary, Ministry of Home Affairs, Government of Nepal  The team was accompanied by the project team members to the field. 

7

Executive Summary  The  over  all  implementation  of  the  DIPECHO  V  project,  co‐funded  by  AusAID,  is  on  track  and contributing to the four expected results and then to the project objective. There are three levels of distinct achievements. The  first  level  is at  local  level where  the  formation of REFLECT  circles and Disaster Management Committees with community based disaster preparedness plans has assisted in  strengthening  communities  preparedness  for  future  disasters.  The  communities  are  being mobilised through REFLECT, and Participatory Vulnerability Analyses (PVA).   These  processes  have  assisted  communities  to  analyze  their  vulnerabilities  and  take  pro  active actions  to mitigate  the  impacts of  disasters  on  them.  Thus  the  grass  root  institutions have  been developed  and  strengthened.  The  various  training  activities  like  Community  Based  Disaster  Risk Reduction (CBDRR), First Aid and Light Search and Rescue (LSR) has contributed to strengthening the capacities  of  local  communities  visited. As  a  result  of  the  capacities  built  up  by  the  project,  the communities are now more confident  that  they have  reduced  the  risks of disasters at community level.  As  per  the  project  plan,  DMCs  are  supposed  to  be  equipped  with  disaster management materials and community fund. The community funds have been functional in two communities. The introduction of  siren,  elevating  low  lying  roads  and building bio dykes  is  also  a  strategy  to make communities safer. The level of awareness about disaster among communities is very high in almost all  communities.  The  household  level  preparedness  is  evident  with  people  found  placing  their valuables at a higher and safe place inside homes. Important documents, jewels, and cash are kept safe in a box and put in second story (platform). The MTR did not assess baseline data and a certain level of pre‐existing awareness  is to be expected since the same disasters recur annually, however several  community  groups  interviewed  stated  that  they  believed  the  project  had  assisted  in strengthening their awareness and preparedness.  Similarly  the  construction of  culverts,  schools, and  raised hand pumps are  strategies  to make  the community safer. The  introduction of  fistful rice campaign has enabled two of the communities to create an emergency fund. Other villages visited were yet to start the campaign.   Both women and men from participating communities reported that women have been more vocal, have  started  coming  out  of  their  homes  to  attend  the  discussions  around  social  issues  including disasters.  The  REFLECT  circles  and  other  training  activities  has  contributed  to  this  change.  Now women in the communities feel that unlike earlier their male partners have been more supportive to them. There is availability of trained volunteers at community level and these trained volunteers are willing to offer any help to the victims of any disaster any time voluntarily.   The  Disaster  Management  Committees  (DMC)  have  started  accessing  and  mobilizing  local government  funds  and  are  having  better  linkages with  local  government  structure which  further strengthens the possibility of these DMC’s sustainability and better collaborative initiatives in future after the project phases out.   There are a few concerns at local level. Though the communities have started to promote household level preparedness, like using safe and higher place to store their valuables, raise the plinth of their food grain storage so they can make both their valuables and food grain safe from flood, but  there are still concerns about translating the knowledge and skills of communities into actions.   Compared  to  the  level of knowledge and awareness on and around disaster among communities, very few actions have been taken. For example the community people know that the need to go to a higher  and  safe  place  during  flood  but  they  have  not  identified  such  safe  place  and  located  it. Likewise  there  are  some  concerns  regarding  social mobilization  especially  in  Banke  district. One 

8

community in particular was found divided. It was felt that the lack of full participation of all sections of the society during vulnerability analysis and planning process has resulted  in such conflicts. This conflict needs to be resolved immediately taking take extra measures.      The second  level of achievement  is evident at district  level.  It  is more with the partners’  level. The partners are capable of implementing the project with effective social mobilization. The partners are visible at district level, their involvement and initiatives are well recognised by the government and other non governmental organisation.   The partners are bridging between our  locally  formed  institutions  like  the DMCs and district  level government and other networks. Because of the various disaster risk reduction initiatives carried out by  the disaster management committees  formed under the DIPECHO‐AusAID project,  the partners are showcasing the examples and making their presence at district level DRR initiative stronger and vibrant. The DIPECHO‐AusAID partner in Sunsari is either leading district level initiatives or becoming integral part of  it. These partners have been  influential  in  the process of decision‐making  for  the district level DRR initiatives. For example the proposal of UPCA in Sunsari that the victims of disaster be in the District Disaster Relief Committee has been positively taken by the District Administration Office which in fact leads the committee.  Third  level  of  achievement  can  be  seen  at  national  level.  The  project  seems  quite  successful  in advocating for the introduction, development and endorsement of DRR legal frameworks at national level. For  this  the project has adopted  three  clear  strategies. The  first  is by mobilizing media. Co‐Action Nepal as national partner  is efficiently carrying out  the project activities  to mobilise media and was able to demonstrate a number of relevant articles published in print and electronic media. This strategy can be assumed to be helping to bring the issues of disaster in Nepal into the attention of public and the government; however the project did not have the opportunity to assess the level of  public  awareness  directly.  The  project  then  has  another  strategy  of  sensitizing  policy makers (constituent  assembly  members  themselves)  on  the  need,  and  urgency  of  having  legislative frameworks on disasters in place.   The  third  strategy  is  redesigning  conventional  ways  of  celebrating  events  so  as  to  draw  mass attention and pressurise the government to have adequate DRR policies in place in Nepal as part of its  commitment  to  the  Hyugo  Framework  Agreement  (HFA).  The  celebration  of  International  S Disaster Reduction (ISDR) day in 2009 was a mega event having its impacts both on the government and,  the UN  and  other  agencies.  Following  ISDR Day, which was  attended  by  a  large  number  of people  representing  grass  root  disaster  victims,  disaster  networks,  professional,  journalists, government and other agencies, the Government made a further commitment to endorse the draft Disaster Management Act and policy? While it is difficult to assess the link directly, and the MTR did not  have  the  opportunity  to  interview  involved  officials,  it  is  likely  that  this  activity  strongly influenced the Government’s action.  

9

 

Major Findings / Observations of the Review  Project Result 1:  Alignment with CSP Capacity of target communities is enhanced to reduce impact of disasters through local collective actions 

The Result 1 of the project activities thereof aligns with the Strategic approach of “Enabling and Empowering Rights Holders” and contributes to achieving the thematic strategy on Women’s Rights and Rights of vulnerable groups. 

  Community level DRR structures / institutions in place and trained  

After  the  communities  identified  the  local  hazards  and  risks  associated  with  it  through discussions in REFLECT circles and participatory vulnerability analyses, community based disaster risk reduction committees have been  formed and operational  in the 5 areas visited during the MTR. Partner records further indicate that 18 REFLECT circles and DMCs have been established. The districts where  the MTR was carried out  share common hazards and  risks. These hazards include floods, inundation, fire, cold snap, heat waves and windstorms, whereas earthquake is a common hazard across the country.    Communities  informed  the MTR  that  Disaster Management  Committees  have  actively  been involved  in  reducing  risks  posed  to  them  as  a  result  of  disasters.  Despite  being  involved  in community  level  disaster  preparedness,  mitigation  and  risk  reduction  initiatives,  Disaster Management Committees are also taken as a  forum  for knowledge sharing  in preparedness of disasters.  People  are  happy  after  the  implementation  of  the  project  as  they  have  been  now more informed about the preparedness, early warning systems like the use of siren. These DMCs were found named in local languages like Musibat Vyabastahpan Samiti that has contributed to the better understanding of communities and own it further.  

 These local structures were found institutionalised through it regularised meetings, linkages with local government agencies and having a pool of trained volunteers. These disaster management committees have created emergency funds. For this, fistful of rice campaign is also contributing to the accumulation of such funds. In one of the villages visited, Sunsari, Ward # 9, the system was fully developed and  functioning well. Once the storage of  food grain  is full,  it  is converted into cash and deposited  in  the  community bank account and  the  campaign  restarts  to  fill  the storage again.   Progress  in  some  areas  was  observed  to  be  a  little  uneven.  While  the  FFR  campaign  was reported to have started in two villages (Sunsari Ward 9 and ….), in others this was not the case. Narsing 4 (madrasa) community leaders reported some hesitancy in starting the FFR for disaster response,  as  the  community  already  contributed  funds  for  a  shared  account  and  they were concerned  about  a  double‐burden  for  the  community.  In  another  village  in  Banke  (Bhojpur), divisions  in the community undermined confidence  in the possibility of a shared account being managed appropriately. This  is  likely to affect the community’s commitment to contributing to the fund.  

Communities  resilience  to  disaster  increased  through  community  level  preparedness  and mitigation 

 The  communities  were  found  better  prepared  for  future  disasters.  The  local  disaster  risk reduction  initiatives  led by  the disaster preparedness  committees  in  full  involvement of  local people has substantially reduced the risks. The communities collect food grains as decided either 

10

in  REFLECT  circles  or  in  disaster management  committees  to  support  for  the  families  to  be affected in future disasters. The communities were found to have developed and adopted safer cultures also at household  levels. The communities  that  fall pray to recurring  flood  inundation have raised their household food storage so as to keep food grain safe from water logging. Apart from  keeping  the  food  grain  storage  safe,  the  communities  were  also  found  to  have  their important documents and assets like the citizenship certificate, land possession certificate, cash and jewelleries placed in a high place in a strong boxes provided by the project.. 

  The communities have raised the plinth of tube wells so they can avoid drinking contaminated water during monsoon.  Unlike earlier the communities believe that they would not be affected by  the water borne diseases as  they will have access  to uncontaminated drinking water even during water inundation in monsoon. The availability of trained volunteers in different life skills like CBDRR, first aid, fire fighting, light search and rescue has made the communities more safer. These  volunteers  were  found  very  enthusiastic  and  ready  to  offer  their  help  voluntarily.  In Sunsari, the Madarsa / school has been made safer. The madarsa in Narsing‐ 4 sunsari has now been safer as it has been built with a raised plinth, and the way to it has been mande safer from constricting a culvert that has ensured smooth access to the school. This  initiative has reduced the  risks  to  the students  from  flood on  the one hand and  the community can  take  immediate shelter during any emergency in future. The community people are well aware of then benefit of making school safer.  

  REFLECT really an effective tool to empower community and  help them take pro active 

measures‐ visible women empowerment  

REFLECT circles were found to have been very  important tool for mobilizing community people and for their empowerment. The introduction of these circles in the communities has provided a common  forum  for  community  people  to  discuss  about  their  common  concerns,  seek  for solutions to these concerns collectively and translate it into actions. REFLECT circles are taken as the first opportunity by women for representing themselves at community level.  

A Reflect center was formed in Ithari municipality ward no. 7 under DIPECHO IV project has been under refresher activities in the current project. The area was prone to flood inundation, windstorm and other local  hazards.  Mitigation  measure  like  culvert  with  safe  exit  was  made  during  the  project  in collaboration with municipality office. More  importantly awareness  raising activities were organized through Reflect sessions. Reflect participants became aware that unless & until there houses are built flood & other local hazard proof; it was difficult to build safer communities. They influenced peoples in the community to build new or renovate old house with raised plinth level. Now there are more than 10 houses with such structures. Reflect centers are continuously campaigning on  it.   It may be one of the best examples on impact of DIPECHO Project. 

‐Shared by Kamali Chaudhary, REFLECT facilitator, Ithari, 2009 

 Every member of  the  circles believes  that he/she has  found  a  space  to  voice  their  concerns. After  the  REFLECT  circles  people  have  started  discussing  about  their  social  issues,  felt  empowered together to voice their concerns, access government resources and unity as a social unity. In Babiya VDC of Sunsari district the REFLECT circle was found to have driven away people from  other  places  extracting  sand  from  the  river  near  by  the  village which  could  resulted  in erosion  and  the  river  change  it  course  towards  the  village.  They  are  proud  they  could  do  it together  for keeping  their villages  safer  from  the  risks. The women who earlier would  remain inside  the  four  walls  of  their  house  now  have  been  active  part  of  disaster  risk  reduction 

11

initiatives as a  result of  their  involvement  in REFLECT  cirles. Women  feel  that  they have now been more vocal, unlike earlier they are not to speak out their minds with their male partners. Male partners have also been more supportive  towards  them. Now men allow women  to  join REFLECT classes as they know their female partners are learning and being empowered. People believe  hat  discussion  on  REFLECT  are  really  useful  and  they  pay  attention  to  the  disabled, elderly people,  and  lactating mothers  as  special needs  groups  in  any  emergency. Community people  have  recorded  the  number  of  such people  and  located  them  so  these  groups  can  be given special treatment during and disasters  in future. The participation of women can be seen meaningful  as  they  feel  they  have  been  able  to  influence  the  decisions  taken  in  various committees  like the DMC or the REFLECT that affect their  lives. They have been able to have a female  signatory  to  the  bank  account  opened  by  the  Disaster Management  Committees  in Sunsari. The women have been treasurer in disaster management committees.  

Teachers/ students trained on CBDRR in Banke demonstrated school safety awareness; carrying messages home  Apart from the community based approach, the approach of going to the communities through schools was also seen equally  important  in Banke. Teachers and students who were trained on community based disaster risk reduction have immensely helped them increase their capacities in  analyzing  local  hazards  and  risks  associated  to  it.  This  training  has  also  helped  them understand the concept of disaster risk management cycle. The students who were trained on disaster  risk  management  in  schools  are  carrying  messages  on  disaster  education  to  their parents back home. Students were conversant on local disaster issues the impacts of disaster on them. They also knew how to prepare for future disaster impacts on school and their study. The school  family both  the  students,  teachers  and  school management  committees have  realized that making schools safer can serve dual role first as protecting students and teachers during any disasters while in schools, and other school offering  temporary shelter for communities in case of any emergencies and displacement. The  realization  that making school safer  is  to protect a generation, as a school houses hundreds of students at the same time. The culture of safety can also be cultivated among students making next generation more prepared for any disasters.   

Women’s participation in community decision‐making was visible  During  the discussions with  the women  it was  found  that  the project  is  contributing  towards promoting women’s participation not only at  local or community  level but also at district  level. The  REFLECT  circles,  Participatory  Vulnerability  Analysis  and  different  training  activities  have empowered women,  compared  to  their  baseline  situation.  There  are  almost  fifty  percent  or more women  in  the  REFLECT  circles.  There  is  descent  representation  of  women  in  Disaster Management  Committees.  The  women  not  only  have  been  able  to  have  their  presence  in different forums and fora but also were found to have been able to influence the decisions they way  they want.. Also was  found  that there are women co signatory to the bank account.. The meeting with the women in Gangapur in Banke revealed that women have started approaching local village development office  inquiring about existing provisions at village  level  for woment development. The women group  in Banke has been able  to access Village Development Fund and use  it  for  filling  soil on  the  low  lying  road.  The women  group  and Disaster management committee of Newajigaon, Gangapur was able  to get Rs. 40000.00  for  this  road  improvement work.     

12

Project is succeeding with ‘difficult’ communities   The  project  has  been  successful  in  reaching  most  vulnerable  communities,  building  their capacities  and  better  preparing  communities  for  withstanding  any  disasters  in  future.  The communities  it has been successfully working like the Babiya Village Develoment Committee or Gangapur VDC  in Banke where other agencies generally do not prefer to go there as they  feel this community is very difficult to work with, or is very difficult for the social mobilization part. It was repeatedly mentioned by the youths of the village. And the youths are now proud that they have been successful in promoting community based preparedness.   

Project Result 1:  Alignment with CSP Enabling environment created through appropriate DRR policies and plans 

The Result 2 of the project activities thereof aligns with the Strategic approach of “Engagement for pro‐rights policies and governance” and contributes to achieving the overall organizational strategy of ActionAid in Nepal 

  Local partners found to be active, proud, recognized in community and at district level 

  The  local  partners  of  this  project  are  very  active,  and  are  recognized  in  the  communities. Communities are very much appreciative of partners and their roles in mobilizing communities, helping  them  in  their  community  based  disaster  preparedness  initiatives.  The  visible  relation between partners especially in Sunsari seems that the communities and the partners will remain in  touch  for  future  joint  initiatives  around  disaster  issues  beyond  the  current  project.  An example of  it  is that the Disaster Management Committees from previous DIPECHO project are in constant coordination with partner and the same partner is with this project. The government and  other  non  governmental  agencies  involved  in  the  areas  of  disaster  risk  management initiatives at diastrict  level are well  recognizing DIPECHO project partner’s work  in  the district. These partners are strongly present in different disaster management networks in the district. As the  government  and other  agencies  are  positive  towards  these  partners,these  partners were found at a position   from where they can  influence the decisions   taken at district  level for the disaster risk reduction initiatives. The local partner is Sunsari is putting its effort to form a district level network of disaster management committees.  It  is also advocating for the representation of disaster victims in the District Disaster Relief Committee (DDRC) in Sunsari. The DDRC which is chaired  and  led  by  the  Chief  District  Officer  is  positive  towards  this  proposal.  The  district administration office and district development office  representatives during our meeting with them  told  the  review  team  that  the  disaster management  committees  and  other  structured formed  at  local  community  level  under  the DIPECHO V  project  are  treated  as  the  source  for collecting local information.  

  National partner is capable of mobilizing media and policy advocacy at national level going 

right way   Co‐Action Nepal, the national partner of the DIPECHO V project is active  in the initiatives taken up by the project at national level for the policy advocacy. The mobilization of media especially the   appearance of news and articles on disaster  issues  in Nepal and television programs have contributed to  further draw the attention of the general public  for their awareness and of the policy  makers  to  further  work  on  having  adequate  legislative  instruments  like  the  Disaster Mangement Act, Policy and Sectoral Strategies in place at national level. Though the drafting of National Disaster Management Act, Policy and Strategy was done before the commencement of this project,  the project now has been  toiling hard  to have  these documents endorsed by  the parliament  in Nepal. As a result of the policy advocacy  initiatives taken up at national  level by 

13

the project,  the  council of minister has endorsed  the disaster management  strategy  in Nepal. DIPECHO V project  is  strategic  in  influencing national policies. The  sensitization of constituent assembly  members  who  are  also  legislatives  has  substantially  contributed  for  the  policy advocacy. The draft act and policy that are yet to be endorsed by the parliament are on way to be tabled in the parliament.. This is also the result of the sensitization of parliamentarians on the urgency of disaster management act and policies in place in Nepal keeping in view the recurring damages  and  loss  from  the disasters  in Nepal. The project has  also made  a DRR  tool  kit  and shared widely throughout the country especially the government which has further contributed to generate pressure on the government to have the draft act and policies endorsed as soon as possible. Another strategic way of gathering additional support for the policy advocacy work at national  level  was  the  event  organized  to  celebrate  ISDR  day  in  2009.  This  day  was  not celebrated  just  in  a  conventional way  but was  utilized  tactfully  for  the mass  awareness  and policy advocacy. The ever biggest event gathering people right from the community people who are  facing  disaster  impact  to  the  professional,  policy  makers,  international  agencies  to  the government. A ten points demand on and around the urgency of disaster management issues in Nepal was presented  to  the President. And  this was  led by  the people coming  from  the grass roots demanding for their rights to be protected.   

DIPECHO partners strongly appreciate AAN leadership in advocacy and community awareness as well as AAN’s open approach to involving stakeholders  ActionAid Nepal  is  taking  lead  among DIPECHO partners  in Nepal. A meeting held with other DIPECHO partners to discuss about ActionAid Nepal’s role through the project agreed that the coordination mechanism that has been developed is a good cross learning forum. Participants of the meeting said that ActionAid Nepal is efficiently coordinating all DIPECHO partners and taking lead  in different national  level disaster  risk  reduction  initiatives. ActionAid Nepal  is  taking on board all partners and all partners feel proud of being part of the innovative initiatives taken up by ActionAid Nepal. ActionAid Nepal comes up with new  ideas and initiatives and the DIPECHO partners.  For example  the  celebration of 2009  ISDR day was originally designed by ActionAid DIPECHO project which was successful in gathering thousands of people, drawing mass attention to the  issue of disaster  in Nepal and presenting ten points demand to the government through the President of Nepal. This event was really resulted in having further government commitment to work towards the disaster risk management in Nepal along with further commitment for the endorsement of  the draft disaster management act, policies and strategies. DIPECHO partners believe that together with ActionAid DIPECHO project they have been more visible, their voices have  been stronger and have been able to influence national plan, policies and programmes on and around disaster in Nepal. In this regard, these partners have had strategic engagement with other DRR networks and agencies in Nepal.  Other partners feel comfortable to jointly work with ActionAid Nepal because in order to be part of any joint initiatives any p artner can  have space to  chip  in  even  if  they  are  not  in  a  position  to  share  resources  for  the  initiatives.  The coordination mechanism forum has also provided a space for partners to learn from each other and replicate the best practices in their respective intervention areas.  

Project Result 1:  Alignment with CSP Target stakeholders demonstrate increased awareness on disaster preparedness methods at family and community level Enabling environment created through appropriate DRR policies and plans 

The Result 3 of the project activities thereof aligns with the Strategic approach of “Mass conscientisation on Rights” and contributes to achieving the thematic strategy on Right to Education and Women’s Rights 

 

14

The level of awareness among community people  around local hazards and the preparedness is high 

 The  level  of  awareness  among  community  people  on  and  around  disasters  was  found  very satisfactory. Whereas  community has been  living with disasters  for  long,  the discussions with direct  beneficiaries made  clear  their  overall  understanding,  particularly  on  preparedness  has improved  through  the  project.  This  raise  of  awareness  levels  resulted  from  the  discussion, sharing  and  learning  in  REFLECT  centres,  and  various  training  and  sensitization  activities undertaken at  community  level. People are conversant about  local hazards and  the  risks  they might  face and also how  to prepare  for  facing  the disasters  in  future. When asked what  they would do in an earthquake, most of the people replied that they would go under a table, hold it tight until the quake stops and  leave the place.  In Narsing 4 Tapara Tole the community group reported that they  learned about this  through a project street drama. Communities also know they have to identify safe exit and locate a safe areas so people can be use the safe route and go to the safe place during floods.  

  Street drama / IEC materials contribute to increase disaster awareness  

The street drama demonstrations on various themes have been a strong medium to disseminate disaster education to the wider communities.  The community people stated that they received messages related to earthquake and flood through the demonstrations of street dramas. As the dramas were  in their own  local  languages the  intended messages to the target population was stronger. Likewise the use of various  IEC materials  like posters, pamphlets,   wall paintings and flip charts are also helping communities to understand disaster issues and preparedness for it. In Banke, When asked on a poster message, women of REFLECT circles could tell what the message was about. The  street dramas were  found very effective  to create awareness among  illiterate communities. The use of  audio  visuals on and  around disasters was also  found  very effective means of disseminating disaster education among community people.  

  Project Result 4:  Alignment with CSPSmall scale mitigation measures with government and local support contribute to vulnerability reduction 

The Result 4 of the project activities thereof aligns with the Strategic approach of “Enabling and Empowering Rights Holders” and contributes to achieving the thematic strategy on Women’s Rights and Rights of vulnerable groups. 

  The construction of bio dyke will protect the target communities  

 The construction of bio dyke in Gangapur, Banke is a large scale disaster mitigation measure and it certainly  is going to protect whole target communities from the floods and  its  impact on the local  communities.  This  bio  dyke  is  useful  in  change  the  course  of  flooding  water  making communities  safe.    The  critical  concern  here  is  that  though  this  dyke will  protect  the  target communities of one side but there is no assessment of impacts of this dyke people living on the other side.  

 Project Management 

 The overall project management  is efficient and  the  current project  structure  is  functional  to  the level of satisfaction. The monitoring and supervision  is taking place timely and donor requirements relating  to  the  financial as well as narrative  reports are prepared as per  the  recommended donor format  and  guidelines.  Partners  are  satisfied with  the  amount  of  support  they  are  getting  from project staffs. Project partners have capacities to implement the project activities at local level. The 

15

documentation part of the project is being taken seriously.  The partners and communities are well aware  of  the  budgets,  and  planning  system  which  has  contributed  to  the  maintenance  of transparency and accountability.  Sustainability:  The project  locations  in DIPECHO V project has been selected based on the  long term presence of ActionAid  which  augurs  well  for  the  sustainability  of  the  results  generated  by  the  project.  The project  presence  in  Banke  is  particularly  interesting,  as  ActionAid  has  just  initiated  a  long  term development project  in  the  area, which means  that  the development project defacto  starts with initiation  to  risk  reduction.  This will  help  the  communities  ingrain  the  essence  of  risk  reduction within their mindsets, translating any  future development work well  integrated with DRR. This  is a classic case of DRR mainstreaming, the ultimate mission of any risk reduction initiative at community level. However, there  is a need for strengthening coordination and collaboration between the  long term development works of ActionAid with that of the project. At an organizational level, the team has found that there is an increasing focus in integrating projects into development works, which is the right step at the policy level to ensure that project strengths are utilized to boost development works and projects contribute to long term development plans. Vice versa, this also helps the project to develop its own exit strategy without worrying about sustainability of the results from the project.  The overall project objective, expected  results and activities planned are contributing  the Country Strategy Paper  III  (Revised) of ActionAid Nepal and  is within  the overall  framework of  the Human Security  Policy  of  ActionAid  International.  The  project  is  contributing  not  only  directly  to  the communities  it  targets,  but  also  in  terms  o  crucial  organizational  knowledge  and  know  how  on disaster risk reduction initiatives.   Donor Compliance  The MTR  team  has  found  that  the  project  is  implemented  in  accordance  with  the  contractual agreement with the donors (European Commission Humanitarian Aid department and AusAID).  Coordination within the organization  The  project  is  not  being  managed  as  a  stand  along  project.  Attempt  has  been  made  by  the management  of  AAN  to  integrate  the  project  within  the  overall  program  framework  of  the organization in line with the Country Strategy Paper III (Revised). The MTR team found increased as well as well  informed  involvement of Regional Resource Centres  (Eastern and Western  regions)  in project management. Whereas  this method of management  is  logical  in organizational view point and should be the approach for  long term sustainability and value addition to development works, the  team  found  that  the  coordination  and  collaboration modalities  have  not  been  worked  out totally,  thereby  creating  certain  grey  areas  in  information  flow  and  authorization.  MTR  team understands that ActionAid Nepal  is aware of this and are working on the systems to make project management and integral component of overall program management. 

16

   

Recommendations  1. Continue building on links between VDCs, DDCs and DMCs  Though  the Disaster Management Committees are with  the  support  from partner having  linkages with  local government agencies and other Disaster Risk Reduction Networks, additional support  is needed  for  the  Disaster  Management  Committees  to  establish,  promote  and  strengthen  their relation with other agencies. As  the project  is half way now,  this effort  is  required  to ensure  that local DRR  structure  formed  during  the  project  continue working with  other  agencies  beyond  the project  inputs.  There  is  a need  for  a  development of  a  institutionalized mechanism  in which  the disaster management  committees are accepted as  integral part of district  level networks and  the disaster management committees  feel a sense of belonging  to a permanent kind of network even after  the  project  phases  out.    As most  of  the  government  agencies  are  very much  positive  and appreciative of both the local disaster management committees and local partners, the possibility of having better linkages with them is very high.   2. Select  DMC  members  from  REFLECT  circles  after  initial  DRR  discussions  to  ensure  better 

understanding/commitment (Sunsari vs. Banke)  It was found that in some places DMC’s were formed before the REFLECT started and in some places REFLECT circles  started  first  then DMCs were  formed.  It  is  recommended  that REFLECT circles are started  first,  then the communities start discussing about  local disasters and  risks, understand  the concept  of  community  based  disaster  preparedness.  Once  the  participants  of  the  circles  are adequately knowledgeable about disasters and their roles in it only then DMCs be formed.   3. Emergency  Fund utilisation  guidelines  should be provided by  the project  to  avoid potential 

community conflict  Most of the Disaster Management Committees have created emergency fund which  is a very good practice and it must be promoted and replicated in other area where it is absent. The communities have  collected  fund  and  deposited  in  the  bank  and  general  understanding  among  community members is that this fund will be used to support the victims of future disasters. There seems lack of clarity as to how the fund will be channeled, who will get how much and how it will be replaced. This fund has not been used so far so the probable complications for its utilization have not been felt. But it  is  sure  that  there will be problems when  this  fund used  in  future.  In order  to  avoid  it,  a  clear guideline as to how this fund will be operated needs to be developed and operationalised. DIPECHO project  need  not  to  develop  a  new  guideline  as  there  are  other  DMCs  like  in  the  Disaster  Risk Reduction through Schools Project areas have developed the guideline. DIPECHO project simple can replicate it.  4. In divided  communities,  take  extra measures  to  ensure  all  groups are  included  in decision‐

making  process  and  structures  from  the  beginning  (Bhojpur).  Give  additional  support  and emphasis in the overall processes in Banke area 

 In Banke, on the social mobilization part, the process adopted during the analysis of vulnerabilities seems that the representation in the process was not fully participatory. Those who did not take part in the initial process are not supportive to the initiatives taken by other. Thus the community seems to have split. This is causing problems. The community is divided. In order to avoid such situation in future, project needs to ensure that there is full participation representing all sections of the society. In Banke (Bhojpur), it is now necessary to take extra measures to minimize the differences between 

17

the two groups immediately; otherwise the situation might be worse. The construction of bio dye in Bhojpura,  Banke might  create  problems  to  the  people  living  on  the  other  side  of  the  dye.  An assessment of the impacts of the dyke needs to be carried out immediately and take measures not to  let  the situation get worse. And  for new dykes an environmental /  impact assessment must be conducted  prior  to  the  construction.  The  project management  along with  the  regional  resource centre should give additional emphasis to the overall processes in Banke operations.  5. Strengthen efforts to assist community to translate learning and awareness into specific action 

plans (identification of safe locations for emergencies; focal point person for activating sirens etc) 

 In a short span of time the project seems to have been able to create awareness on disaster among community people is really appreciable. Community people have the knowledge and information on what to do in an emergency. For example the women of Babiya in Sunsari know that they have to go to  an  elevated  land  during  flooding  and  that  location  should  be  known  to  all  and  safe.  But  this knowledge has not been translated into action. No such safe place has been identified, and located yet. The  review  team  strongly  recommends help  the  communities  to  translate  their  learning  into actions. The communities know  that  their disaster preparedness plans must  treat women, elderly, disabled, and pregnant woman as special groups having special needs more during any emergency but there are very few cases of reflecting these special needs in their preparedness plan.   6. Strengthen  gender  and  disability‐inclusive  planning  in  community  initiatives  (handrails  on 

raised water pumps; pregnant women/ nursing mothers)  There  is a need  for a  inclusive kind of planning so as to address  the special needs of the disabled, women, children and nursing mothers. The hand pumps have been  raised. This allows community people  to have access  to water even during  flooding because  the pumps have been  raised  to  the level above which  the  flood water generally does not go. But  if a disabled  is  to  fetch water  from these pumps they can not reach up to the pump as there are no handrails to support them. This  is only  an  example. All  of  our  initiatives  have  to  seriously  take  into  account  the  issues  of  inclusive planning addressing the issues of gender and disabilities. . 7. The construction of school and retrofitting should start immediately  In Bojpur of Banke, there is a plan to retrofit a school building. In this particular area the community itself  is divided over  the construction of  the bio dyke and other  social  issues. There  is a need  for building  a  consensus  among  community  people  and  start  the  retrofitting  of  the  school  building immediately.    8. Request partners  to undertake strict  technical and quality monitoring of construction works 

(schools, pumps etc)  Though  the  communities  are  constructing  water  pumps,  schools  and  culverts  as  part  of  their preparedness for future disaster, it is very difficult to ensure the quality of construction works. There is  lack  of  technical  as  well  as  quality  monitoring  mechanism  from  the  project.  It  is  therefore necessary to have a technical as well as quality inspection of the structures constructed and ensure that future construction works will have the technical and quality insurance mechanism inbuilt in the planning process and it is implemented strictly.     

18

 

ANNEX ERMS OF REFERENCE 

Mid Term Review of DIPECHO V Project implemented by ActionAid in Nepal  

 Project Title:  Surakshit Samudaya II: Building Community Resilience to disaster  Donor:  European  Commission  Humanitarian  Aid  department &  Australian 

Government ‐ AusAid  Implementing Partner:  ActionAid (in Nepal)  Reviewers:  To be led by AAI IECT and AAA  Suggested Duration:  9 days including planning, travel, field visits and report writing  Suggested Period:  First week of March, 2010 

 Background  ActionAid Nepal has received funding support from European Commission through its Humanitarian Aid department  (under DIPECHO V Action Plan  for  South Asia)  to  implement  a 15 month project titled “Surakshit Samudaya  II: Building Disaster Resilient Communities, Nepal”. The project will be implemented in three districts of Nepal (Banke, Sunsari and Udayapur) in association with AAN local partners,  directly  covering  nearly  13,000  people  in  7  municipal  and  5  village  development committees. This includes refresher activities in 8 wards covered under the DIPECHO IV project. The project  is  co‐financed  by  Australian  Government  –  AUSAID.  ActionAid  Nepal  is  implementing DIPECHO project for consecutive third term now, having successfully completed two previous cycles under DIPECHO III (2006‐07) as well as DIPECHO IV (2007‐09).  The specific objective of the project  is to strengthen capacities of community and  local  institutions for reducing impact of disasters and ensuring rights of disaster vulnerable people  The  key  components  of  the  project  includes  community  mobilization  and  strengthening  of leadership  through REFLECT and participatory processes, awareness generation,  capacity building, skill  enhancement, model  small  scale mitigation measures  and  networking,  to  be  implemented based on principles and values of participation, transparency and accountability. National advocacy on DRR/HFA is one of the key component of the project to ensure a sound DRR policy framework .  Project Objective  To  strengthen  capacities of  community and  local  institutions  for  reducing  impact of disasters and ensuring rights of disaster vulnerable people  Expected Results and Activities  Result 1: Capacity of  target communities  is enhanced  to  reduce  impact of disasters  through collective  local actions 

19

 Activities to achieve Result 1: 1. To mobilize the community and strengthen grassroots institutions:  

Formation  and  continuation  of  18  REFLECT  circles  and  DMCs  (8  old  from  DIPECHO  IV), periodic meetings  of  REFLECT  circles  and DMCs;  development  of  community  level  action plans on DRR 

2. To train DMC members and community volunteers on preparedness and emergency response: Training  on  CBDRR  for  160  people  including  DMC  members,  volunteers,  teachers  and students;  training  to 150 volunteers on First Aid, Light Search and Rescue and Emergency Response;  Training  to  48  staff  and  volunteers  on  Participatory  Vulnerability  Analysis; REFLECT ToT to 24 persons 

3. To equip communities with disaster management materials, fund and Early Warning Systems: Establish disaster rescue and relief kit including for food and water security during disasters; establishment of emergency relief fund within the 10 target communities; training on EWS to  60  volunteers;  workshop  on  EWS  with  different  stakeholders  for  60  persons  from government and community and establishment of CBEWS with support from Practical Action 

 Result 2: Enabling environment created through appropriate DRR policies and plans  Activities to achieve Result 2: 1. Form and strengthen networking of DMCs and stakeholders in district level 

Form and strengthen district level networking of DMCs and stakeholders; organize network meetings, exposure visit of DMC members to other areas within Nepal 

2. Train government officers and NGO leaders on DRR/HFA Training to 60 government officers and 60 NGOs on DRR/HFA 

3. Advocate towards national policy framework on disaster risk reduction Sensitize  150  CA members  on  DRR/HFA;  advocate  adoption  of  national  strategy  by  CA; convention of vulnerable people on ISDR day, celebration of EQSD, ISDR day etc; training to 30 journalists on DRR; grassroots dissemination of information related to DRR/HFA 

 Result 3: Target stakeholders demonstrate  increased awareness on disaster preparedness methods at family and community level  Activities to Achieve Result 3: 1. Participatory Vulnerability Analysis 

Conduct PVA through 30 field applications and mapping at various stages in project areas 2. Mass awareness raising  

Print and distribute  IEC materials  like posters, brochures,  leaflets etc.; broadcast messages through  FM  radio;  organize  60  street  theatre  shows  and  60  DRR  video  shows  in  the community 

 Result 4: Small  scale  mitigation  measures  with  government  and  local  support  contribute  to  vulnerability reduction  Activities to achieve Result 4: 

Retrofitting work: Retrofit 2 school buildings and one hospital building as pilot initiatives  Embankment protection in two locations (bio‐dyke, green belt) of approximately 200 mtrs  Elevate 20 handmpumps in two districts to make them disaster proof 

20

 Strategic Approach to Disaster Preparedness  • Make  disaster  preparedness  a  community‐based  approach,  ensuring  participation  and 

ownership of the project • REFLECT  to  be  used  as  the  key  participatory  process  and  tool  for  local  planning  and 

implementation • Raising  awareness  and  building  capacities  to  complement  community  mobilization  and 

leadership development to effectively respond to disasters • Developing  and  nurturing  a  pool  of  local  resource  persons  in  participatory  disaster 

preparedness initiatives at the community level • Building  partner  capacity  to  facilitate  disaster  risk  reduction  process  based  on  competence, 

transparency and accountability • Advocating rights of people affected or impacted by disasters or prone to disasters to lead a life 

with dignity • Advocating with national stakeholders for a sound policy environment in Nepal • Collaboration  and  networking  among  various  stakeholders  at  local  and  national  level  to  be 

strengthened • Contribution to local and national efforts in building a disaster resilient Nepal  European Commission Humanitarian Aid department  The  European  Commission’s  Humanitarian  Aid  department  is  under  the  direct  responsibility  of Commissioner Louis Michel. Since 1992, the Commission has  funded relief to millions of victims of natural and man‐made disasters outside the European Union.  Aid  is  channelled  impartially  to  the  affected  populations,  regardless  of  their  race,  ethnic  group, religion,  gender,  age,  nationality  or  political  affiliation.  In  the  area  of  humanitarian  aid,  the Commission works with 200 operational partners, including specialised United Nations agencies, the Red  Cross/Crescent  movement  and  non‐governmental  organisations  (NGOs).  The  European Commission is one of the biggest sources of humanitarian aid in the world. In 2006, it provided 671 million euro  for humanitarian programmes. This does not  include  the aid given  separately by  the EU’s 25 Member States. Support went to projects in 74 countries. The funds are spent on goods and services  such as  food,  clothing,  shelter, medical provisions, water  supplies,  sanitation, emergency repairs and mine‐clearing.   The Commission also funds disaster preparedness and mitigation projects in regions prone to natural catastrophes. Under department of Disaster Preparedness  (DIPECHO),  the European Commission’s Humanitarian Aid department has been supporting a number of disaster preparedness  initiatives  in South Asia, including Nepal.   Australian Agency for International Development ‐ AusAid  AusAID  is  the  Australian  Government  agency  responsible  for managing  Australia’s  overseas  aid program.  The  objective  of  the  aid  program  is  to  assist  developing  countries  reduce  poverty  and achieve sustainable development, in line with Austrailia’s national interest.  The  Australian  government  has  invested  in  a  range  of  disaster  risk  reduction  activities  at  the regional, bilateral and community  level  in over 30 countries and  is committed to strengthening the capacity of partner countries to reduce disaster risks in line with Hyogo Framework for Action.  

21

ActionAid  ActionAid  is  an  international  anti‐poverty  agency working  in  over  40  countries,  taking  sides with poor people  to  end poverty  and  injustice  together.  Founded  in  the United  Kingdom  in  1972  and registered  as  a  global  entity  in  The  Hague,  the  Netherlands  in  September  2003,  the  ActionAid International Secretariat is based in Johannesburg, South Africa.   ActionAid is committed to improving the quality of life of the poorest and the most excluded people so that they can live a life of dignity. It has over three hundred thousand supporters across Europe.  ActionAid has been working in Nepal since 1982. Its mission here is to empower poor and excluded people  to  eradicate  poverty  and  injustice.  The  work  of  ActionAid  International  Nepal  (AAIN), hereafter  referred  to  as  ActionAid  Nepal  (AAN),  over  the  years  has  undergone  various  changes informed by its engagement at the community and other levels. Its scope of work has thus grown in content, coverage, commitment, and capacity to work in a multifarious situation over the period. AAN changed its approach from direct service delivery to partnership mode with local NGOs in 1996. Similarly, it adopted rights‐based approach in 1998 with an aim to creating an environment in which poor  and  excluded  people  can  exercise  their  rights,  and  address  and  overcome  the  causes  and effects of poverty. Currently, AAN’s  long‐term partnership programmes  at  field  level.  In  addition, AAN  has  several  short‐term  engagements  with  over  200  NGOs,  CBOs,  Alliances,  Networks  and Forums across the country.   AAN’s  rights holders are  the poorest and  the most excluded people particularly women, children, victims of conflict and disasters, poor  landless and tenants, people  living with HIV and AIDS, Dalits, indigenous peoples,  former Kamaiya, people with disabilities, and urban poor. AAN has prioritised five themes based on the local context and needs – Women’s Rights, Education, Food Security, HIV and AIDS  and Peace Building. These  apart, AAN  is  also engaged  in  issues  such as Emergency and Disaster, Globalisation, Governance, Gender Equity, and Social Inclusion that cut across our priority themes.    AAN works at the grassroots and at the national  levels with various advocacy programmes  in order to influence public policies and practices in favour of the poorest and the most excluded people and to address their  immediate conditions. As a chapter of ActionAid International, AAN  is also actively engaged  in advocating at  the  regional and  international  levels on  issues  such as Women’s Rights, Education,  Food,  Human  Security  during  Conflict  and  Emergencies,  HIV  and  AIDS,  and  Just  and Democratic Governance that cut across globally, to campaign for pro‐poor policies and to enable the poor and excluded people to secure their rights.  Overall Objective of Mid Term Review (MTR)  The broad objective of the MTR is to study and analyse the project progress towards achieving the set objectives and recommend ways and methods of  improving quality and efficiency of project implementation.  The specific purpose of the MTR will be to • Study and analyse the project processes to measure the extent of its progress towards achieving 

the set objectives and anticipated results including sustenance of the results of the project, (vis‐a‐vis indicators mentioned in the log frame). 

• Analyse the relevance of the process and approach of the project to achieve set objectives and anticipated results 

22

• Study and analyse the project management and monitoring tools and  its relevance  in achieving the set objectives and anticipated results 

• Recommend course corrections,  in terms of processes and actions so as to  improve the overall quality and efficiency of the project to achieve the set objectives and anticipated results 

To analyse the project outcome in terms of empowerment, particularly with respect to building capacities of women and other differentially vulnerable groups to participate and contribute to the decision making process 

To review the management and implementation processes adopted by the project   To analyse the level of ownership and receptiveness of the communities and their participation 

in the implementation processes  To  review  and  analyse  the  contribution  of  the  project  to ActionAid Nepal’s  core  strategy  on 

human  security,  emergency  and  disaster management  in  line with  the  revised  CSP  III  and  to ActionAid International HST/IECT strategy 

To  review  and  suggest  some  of  the  key  learning  and  practises  that  have  potential  for wider application and replication in similar approaches elsewhere, if any 

 Outcome/Product of Evaluation  The reviewer(s) are required to submit a detailed report in accordance with the objective(s) of MTR, which will  form the key outcome of the review process. The report  is expected to be an analytical document  that will  satisfy  the objective of  the MTR,  thereby helping  the project  to strengthen  its implementation processes adding quality and value to achievement of objectives. The report will be shared  with  the  donors  (European  Commission  Humanitarian  Aid  department  and  AusAid), ActionAid International IECT Team, ActionAid UK, ActionAid Australia, ActionAid Nepal management and other key stakeholders for their information, comments and suggestions thereof.  Mid Term Review Report: The proposed structure of the report is as follows: • Cover page • Table of Contents • Foreword/Acknowledgements • Executive Summary (max. 3 pages) • Main Body of the Report (max 25 pages) 

• Key findings/observations against set parameters, as per objective • Recommendations 

• Acronyms • MTR Schedule including interviewees, references etc. • Terms of Reference  Methodology  In  order  to  develop  ownership  and  ensure  the  involvement  and  interest  of  the  stakeholders  for sustainable changes and future developments, the assessment will be conducted  in a participatory way, involving AA team, project team, partner staff, consultants, beneficiaries, and other people or institutions directly or indirectly involved in development and implementation of the project.   The following methods may be used:  » Review of  the project documentation: A number  reports, original proposal as well as  interim 

reports  are  available.  Various  periodic  communication  bulletins  and  reports  are  available. These sources will be a base on the reference of the project, which will help the evaluator(s) to understand the project as well as summaries the achievements. 

23

» Interview of  the key  staffs of  the projects:  Individual  interview of ActionAid Nepal, partners, government officials and other key stakeholders involved. 

» Participatory group exercise: participatory group exercise with  the project’s key stakeholders (different  disaster management  committees,  National  and  International  NGOs,  government officials, DIPECHO partners in Nepal) to review achievements, approaches and potentials. 

» Community  Assessment:  participatory methodologies  e.g.  focus  group  discussion,  interview, case studies and other tools are suggested for community assessment.  

 Proposed Plan of Action for Evaluation  Preparation 

Review of literature and documents  Preparation of field visit plan, schedule, tools and checklist for evaluation (to be finalised 

with AA DIPECHO team)    Field Visit 

Briefing meeting with ActionAid team  Field visit to ActionAid Nepal offices, partners offices, project area for various interview, 

discussions, group meetings etc. as per the schedule  Reporting 

Debriefing meeting with ActionAid team  Preparation of draft reports  Feedback on draft report  Submission of final report to ActionAid  Composition of the MTR Team  The MTR team will comprise of the following persons (provisional, subject to confirmation)  • Shakeb Nabi, IECT Nominee and DIPECHO Project Manager, AA Bangladesh (Team Leader) • Grace Nicholas, Programme Coordinator, AA Australia • Thir Bahadur GC, Deputy Secretary, Ministry of Home Affaris, Government of Nepal • Sunita Gurung, Programme Officer, AusAid Nepal • Intern (for translation and field support)  Proposed time Frame  The MTR will be conducted in the first week of March 2010. The suggested time frame is given below:  

ACTIVITIES NO OF DAYS 

DATE  REMARKS 

1. PREPARATION        Review of key documents   1 day 

   Preparation for the tools and checklists 1 day2. FIELD VISIT INCLUDING TRAVEL TIME       

24

Briefing meeting in ActionAid Nepal ½  day

 

 Field visit (three districts)   

 5 days   

Meeting with beneficiaries and key stakeholders both in field including partner staff and partner NGOs Physical verification of mitigation structures Meeting with key stakeholders and DIPECHO partners in Kathmandu including AA team and project staff 3. Analysis and REPORTING       Debriefing with AA team and preparation of draft report ½  day

  

Develop first draft of the evaluation report  2 days TOTAL DAYS*  10 DAYS      Documents Available (partial list)  1. Project proposal 2. Activity reports 3. PVA reports and field database  4. Case studies 5. DIPECHO Partners bulletins 6. Minutes of DIPECHO partner coordination meetings 7. Periodic project reports by partners 8. Project management systems, guidelines and tools 9. Country Strategy Paper III (Revised) 10. Emergency and Disaster Management strategy for AA in Nepal 11. Human Security Policy of ActionAid International  Management and logistics of evaluation  ActionAid Nepal will be responsible  for the  in country  logistics  like travel, accommodation, etc.  for field visit and meetings with different stakeholders. AA  staff members  involved  in  the project will accompany the evaluator in partners’ meeting and during field visit. The travel to the project site will be by  air or  road, as  found appropriate. The evaluator will  arrange  for his own  laptop and other required  equipment.  The  evaluator  will  bear  the  final  responsibility  for  report  submission, presentation and to fulfil achievement of the objectives of evaluation.  

 Contact Person in ActionAid  P. V. Krishnan DIPECHO Project Manager, Krishnan.pv@actionaid.org; Cell: +977 97510 01368