Mongolian University of Science & Technology

Graduate School of Business

Doctoral Candidate: Ambarish Pandey

A Strategic Framework for Implementation of

Knowledge Management System in

Higher Education Institutions in Mongolia

Research Discipline: Human Resource Management

Discipline Index: F 34030

Research Thesis submitted to fulfill the requirement of the Degree of

Doctor of Philosophy (PhD) in Business Administration

Ulaanbaatar 2016

Mongolian Ministry of Education, Culture, Science& Sports

ii

Research Supervisors

Prof. Ganbat Ts.

Prof. Baigaltugs S.

Official Critiques

Prof. (PhD) Sukhbaatar J.

Prof. (D.Econ) Undram Ts.

Official Advisors

Prof. Chimgee D.

Prof. Batrinchin R.

iii

Dedication

This thesis is dedicated to my parents. Without their

consistent support and encouragement this would not have

been possible.

iv

STATEMENT OF ORIGINAL AUTHORSHIP

I certify that the substance of this thesis has not already been submitted for any degree and

is not currently being submitted for any other degree or qualification.

I also certify that, to the best of my knowledge, any help received in preparing this thesis

and all sources used have been acknowledged in this thesis.

Ambarish Pandey November, 2016

v

Acknowledgements

Though just my name appears on the cover of this dissertation, a great many people have

contributed to its production. I owe my gratitude to all those people who have made this

dissertation possible and because of whom my experience of doctoral graduation has been

one that I will cherish forever.

My deepest gratitude is to my research supervisor, Dr. Ganbat Ts. I have been amazingly

fortunate to have a supervisor who gave me the freedom to explore on my own and at the

same time the guidance to recover when my steps faltered. Dr. Ganbat taught me how to

question thoughts and express ideas. Her patience and support helped me overcome many

crisis situations and finish this dissertation. I am grateful to her for holding me to a high

research standard and enforcing strict validations for each research result, and thus

teaching me how to do research. I hope that one day I would become as good a supervisor

to my students as Dr. Ganbat has been to me.

My co-supervisor, Dr. Baigaltugs S., has been always there to listen and give advice. I am

deeply grateful to him for the long discussions that helped me sort out the details of my

work. I am also thankful to him for motivating me even at the time when due to my

illness, I had almost dropped the idea to continue this work.

Dr. Chimgee, the advisor, her insightful comments and constructive criticisms at different

stages of my research were thought-provoking and they helped me focus my ideas.

A very special thanks goes to the members of my extended family in Mongolia, Mr.

Martin Victors Hughes and Ms. Ganchimeg Damdinsuren, for their unconditional support

and ever readiness to help me out whenever I needed.

Many friends have helped me stay focused through these years. Their support and care

helped me overcome setbacks and stay focused on my study. I greatly value their

friendship and I deeply appreciate their belief in me. I am also grateful to the Royal

International University, my employer that allowed me to carry on my research and

provided me enough support during the research.

Most importantly, none of this would have been possible without the love and patience of

my family. My immediate family, to whom this dissertation is dedicated to, has been a

constant source of love, concern, support and strength all these years. I would like to

express my heart-felt gratitude to my family.

vi

Abstract

In today’s technologically advanced society, effective implementation of Knowledge

Management is considered as an increasingly important tool facilitating organizations to

gain a competitive advantage. Educational Institutes are not far behind; they have also

realized that Knowledge is now a driving force for organizational change and innovation,

which are a survival tool in today’s dynamic environment. As a result, Educational

Institutions are exercising radical changes and are at varying stages of planning and

implementing knowledge-based strategies in effort to improve their competitiveness,

productivity, organizational effectiveness and better service to the nation by producing

skilled leaders for tomorrow. However, KM initiatives are both expensive and risky

propositions. Financial resources put a constraint on what can be expended on knowledge

activities. This necessitates a re-look at knowledge management initiatives in Educational

Institutions, which can be considered to be knowledge intensive organization.

In the thesis 1100 teacher from HEIs were surveyed (20% of the population) and 820

(75% approx.) were considered for analysis. In all 13 HEIs were covered from the capital

city Ulaanbaatar. The questionnaire follows the structure provided by APQC for

KMCAT. However, a few more questions were added for detailed study. Questionnaire

was first developed in English and subsequently it was translated into Mongolian. Pilot

test was performed to remove ambiguity and translation errors. The data collected from

the main survey were initially assessed for missing values, sample descriptive and

normality testing using SPSS version 22.0 with the final number of 820 responses.

This thesis assess the current status of knowledge management system and presents a

framework which can be adopted for building a Knowledge Management Platform in

Higher Education Institutions in Mongolia. It lists the steps to implement KMS and

discusses the way forward, which can cater to the needs of the stakeholders of an

Academic Institution.

In addition to theoretical contributions, the study also attempts to provide a variety of

practical recommendations for HEIs, especially those operating in Mongolia, to be

successful in applying KM projects to the attainment of strategic business objectives. Two

case studies were conducted to illustrate some of these implications. Management, on the

one hand, should follow and develop a holistic approach by starting with the development

of social and technical KM infrastructure which, in turn, will provide the platform

vii

necessary for increasing the effectiveness and efficiency of KM processes. The correlated

and complementary factors of KM capability should not be considered in isolation but

rather should be integrated and combined to leverage, exploit, improve and sustain firm

competitiveness. On the other hand, practicing managers need to keep in mind that while

social aspects, especially cultural attributes, have the most influence on knowledge-

oriented processes, the major source of firm competitiveness rests in its ability to

effectively exploit and apply integrated knowledge based resources. Therefore, more effort

should be applied to developing and utilizing these factors. Within the context of

Mongolia, the study also suggests a number of specific implications for a supportive

infrastructure of KM activities. Some limitations of the study are also indicated,

suggesting opportunities for future research.

Lastly, The management of research by institutions of higher learning is becoming more

strategically importance day by day. Higher education institutions must focus on creating

and developing knowledge workers that can succeed and excel in a competitive global

environment. Therefore Higher education institutions must identify the knowledge

dimensions needed to provide quality research based programs that develop students into

knowledge workers. Additionally Higher education institutions need students and faculty

members committed to lifelong learning in order to sustain and improve their know ledge

capital. Higher education institutions have to concentrate on the strategic knowledge,

procedural and enhancement of metacognitive knowledge, the process of understanding,

applying, evaluating, and creating of ideas in order to develop knowledge workers. Those

who have these qualities in them, they are demand forever.

viii

Удиртгал

Шинэ эдийн засгийн эрин үе, 21-р зуунд мэдлэг нь эд баялагийн эх сурвалж болж

улмаар энэ нь Мэдлэгийн эдийн засаг, Мэдлэгийн эрин үеийн нэг ойлголт болов.

Хурдацтай хөгжиж буй технологийн дэвшил, шинэ санаачлагууд нь өрсөлдөж буй

байгууллагуудын хоорондох ялгааг багасгаж, тухайлбал ажилтнуудын хамтын

мэдлэг нь өрсөлдөх чадвартай бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг бий болгох гол хүчин зүйл

болсон гэж үздэг. Мэдлэгийн менежмент нь аливаа байгууллагын тогтвортой

байдлыг хангах хамгийн сүүлийн үеийн арга хэрэгсэл болов. Мэдлэгт суурилсан

байгууллагууд, тухайлбал дээд боловсролын сургалтын байгууллагуудын хувьд энэ

нь сургалтаа тогтмол шинэчилж, өргөжүүлж, хөгжүүлж, хянаж байхад нэн чухал

юм. Энэхүү судалгаагаар Мэдлэгийн менежментийн системийн өнөөгийн байдлыг

Монгол Улсын дээд боловсролын байгууллагуудын хүрээнд тодорхойлох оролдлого

хийлээ. Уг судалгааны ажил нь Галбритийн боловсруулсан загвар, түүнчлэн АНУ-

ын Бүтээмж болон чанарын хяналтын төвийн (APQC) гаргасан асуумжийн

засварласан хувилбарт үндэслэсэн болно.

Судалгааны үндэслэл

Монгол Улсын боловсролын асуудал эрхэлсэн төрийн төв байгууллагаас их, дээд

сургуулиуд болон тэдний хамтын ажиллагаагаар дамжуулан сургалт, судалгааны

ажлын чанарыг сайжруулах тал дээр анхаарч байгаа өнөө үед мэдлэгийн

менежментийн судалгаа, хөгжүүлэлтийг бодлогоор дэмжиж үр ашигтай нэвтрүүлэх

нь чухал юм. Аливаа ажлын мөн чанар өөрчлөгдөх нь 21-р зуунд ажлын шинэ ур

чадваруудыг бэлтгэх хэрэгцээ шаардлагыг нэмэгдүүлж байгаа юм. Олон улсын

жишигт нийцүүлсэн харьцангуй өндөр чанартай сургалтын хөтөлбөрүүдийг

оюутнуудад санал болгосноор энэ салбар нь маш хурдтайгаар даяаршигдана.

Боловсролын салбарын эрэлт нь байгууллага болон нийгмийн эрэлт захиалгын дунд

оршин байдаг. Байгууллагад уян хатан, дасан зохицох чадвартай, мэдлэгтэй

ажилтан, мэргэжилтнүүд байхыг шаардаж байна. Их дээд сургуулиуд ч мөн адил

өөрийн салбар шинжлэх ухаанд манлайлагч, шинэ мэдлэгийг бүтээгч, шинэ

асуудлуудыг гярхай нүдээр хардаг, хуучин асуудлуудад шинэ шийдэл олох

чадвартай, өөрийн далд мэдлэгийг хамт ажиллагчид, оюутнууд болон

салбарынхантайгаа хуваалцаж чаддаг тийм л багш, судлаачидтай хамтран

ix

ажиллахыг хэрэгцээ, шаардлага тавигдаж байна. Энэхүү мэдлэгийн менежментийн

судалгаа нь бүхий л ажилтан, оюутан болон дээд боловсролын сургалтын

байгууллагын хөгжлийн хэрэгцээ, шаардлагад нийцэх удирдлагын асууудлуудтай

холбоотой нарийн цогц өгөгдөл / мэдээлэл / мэдлэгийн үр өгөөжийг сайжруулахад

чиглэсэн. Тиймээс, уг судалгаа нь мэдлэгийн менежментийн үндсэн зорилтууд,

үүрэгт шаардлагуудыг олж илрүүлэх, мөн их дээд сургуулиуд болон тэдгээрийн

ажилтнууд цаашдын хөгжлийн зорилгод бэлэн эсэхэд дүн шинжилгээ хийхэд

өөрийн хувь нэмрийг оруулахыг зорив.

Судалгааны үндэслэл

Энэхүү судалгааг дараах үндэслэлээр хийх болсон юм.

Нэгдүгээрт, мэдлэгийн менежмент нь ашиг орлого, стратегийн давуу талд хувь

нэмэр оруулах мэдлэгийн үйл ажиллагааг хадгалж байх байгууллагын стратеги

төлөвлөлт болон мэдлэгийн менежмент хоёрын хоорондох ойрын холбоо, үнэ цэнэ

нэмэх стратегийн үйл ажиллагаа юм. (Даффи 2000) Шинээр гарч ирж буй салбар

болохын хувьд мэдлэгийн менежмент нь ажлын бүтээмж, өрсөлдөх чадамжийг хайж

байдаг байгууллагуудад нэн чухал болоод байна. (Давенпорт ба Прусак 1998; Раули

1999) Мэдлэгийн менежмент бол бизнес амжилтын, ялангуяа Шинэ Эдийн засгийн

гол тулгуур болохыг судлаачид баталж байгаа бөгөөд энэ нь уг сэдвийг судлах

эхний үндэслэл болсон юм.

Хоёрдугаарт, мэдлэгийн менежментийн үйл явцын судалгааг голчлон ойлголт

талаас нь динамик чадварын аргаар хийдэг. Тиймээс, мэдлэгийн менежментийн

чадварууд ба байгууллагын өрсөлдөөний давуу тал хоёрын хоорондын холбоог нийт

онолын хүрээнд тайлбарласан, мэдлэгийн менежментийн стратегийг илүү

ойлгомжтой болгоход чиглэсэн судалгаа хангалтгүй байна.

Цаашилбал, судалгаа шинжилгээний бүтээлүүдийг харахад барууны өндөр

хөгжилтэй орон мөн Азийн шинээр аж үйлдвэржсэн орны жишээн дээр тулгуурлан

судалгаа хийгдэж, туршилтууд хийгдсэн байв. Жишээ нь: Америк (Гоулд, Малхотра

& Сегарс 2001; Хсу 2006; Зженг 2005; Зженг, Янг & МакЛеан 2010), Австрали

(Мигдади 2005), Канад (Мановас 2004), Тайвань (Чуанг 2004), Хонг Конг (Халифа,

Лам & Лии 2001; Халифа & Лиу 2003), болон Солонгос (Чой & Лии 2002, 2003; Лии

x

& Чой 2003) зэрэг болно. Иймд дээрх орны загваруудыг хөгжиж буй эдийн засагтай

Монгол зэрэг орны хувьд тухайн улс орны нөхцөл байдалд тохируулан өөрчилж

сайжруулах хэрэгцээ гарч байна. Ийм тохиолдолд эмпирик судалгааг хийхдээ

судалгааны хэмжигдэхүүнүүдийг тухайн нөхцөлд тохирох эсэхийг нягталж үзэх

хэрэгтэй байсан.

Судалгааны зорилго, зорилтууд:

Энэ судалгаа нь мэдлэгийн менежментийн талаар өмнө нь хийгдсэн

судалгаануудтай танилцаж, хянан судалсны үндсэн дээр Монгол Улсын дээд

боловсролын сургалтын байгууллагууд дахь мэдлэгийн менежментийн өнөөгийн

байдлыг тодорхойлох зорилго тавьсан бөгөөд үүнийг хангах үүднээс дараах

зорилтуудыг дэвшүүллээ:

Монгол улсын дээд боловсролын сургалтын байгууллагуудын мэдлэгийн

менежментийн системийн өнөөгийн байдлыг судлах

Дээд боловсролын сургалтын байгууллагуудын мэдлэгийн менежментийн

системийн хувьсагчид болон тодорхойлогч хүчин зүйлсийн хоорондын

харилцаа хамаарлыг олж тогтоох

Их дээд боловсролын байгууллагуудын мэдлэгийн менежментийн системийг

хэрэгжүүлэхэд тулгарч буй саад бэрхшээлийг судлан тодорхойлох

Их дээд боловсролын байгууллагуудын мэдлэгийн менежментийн системийг

бүрдүүлэх стратегийн үндсэн асуудлуудыг тогтоож санал болгох зэрэг

болно.

Хувьсагчуудын харилцан хамаарлыг олж тогтоосноор онолын загварыг батлан,

эмпирик судалгааны бүтээлүүдэд монголын жишээг оруулах явдал юм. Энэ

судалгааны бүтээл нь монголд үйл ажиллагаа явуулж буй дээд боловсролын

сургалтын байгууллагуудад зориулж тэдний хэрэгжүүлэх мэдлэгийн менежментийн

төслүүдэд нь болон тэдний урт хугацаанд өрсөлдөх чадвар бүхий стратегиа

боловсруулахад нь тустай, хэрэгцээтэй байх тодорхой зөвлөмжүүдийг өгөхийг

зорив.

xi

Судалгааны таамаглал

Таамаглал 1: “Мэдлэгийн менежментийн талаарх ойлголт” нь тухайн байгууллагын

төрөл ангиллаас хамаарч харилцан адилгүй байна.

Таамаглал 2: “Мэдлэгийн менежмент нь шинэ багш нарт тустай” гэж үзэх нь

тэдний ажлын туршлагаас хамаарч харилцан адилгүй байна.

Таамаглал 3: “Байгууллагуудад мэдлэгийн менежментийн системийг / тогтолцоог

хэрэгжүүлэх үндэс суурь хангалтгүй байна” гэж дүгнэх нь байгууллагын төрөл

ангиллаас хамаарч харилцан адилгүй байна.

Таамаглал 4: Хэрэв хөрөнгө оруулалтын түвшинг хамааралгүй хувьсагч гэж үзвэл

бий болсон мэдлэгийн менежментийн систем нь хамааралтай хувьсагч байна. Энэ

тохиолдолд “Мэдлэгийн менежментийн ойлголтын түвшин” нь завсрын хувьсагч

болно.

Таамаглал 5: Хувь хүний түвшинд, буюу боловсролын байгууллагын ажилтан нь

бусадтайгаа хэрэгцээт мэдлэг, мэдээллийг хуваалцахыг хүсдэг.

Таамаглал 6: Ажилтай холбоотой мэдлэгээ хамт ажиллагчидтайгаа хуваалцахад

хялбар байдаг эсэх нь байгууллагын төрөл ангиллаас хамаарч харилцан адилгүй

байна.

.

Зураг 1 Таамаглалын загвар (Эх сурвалж: Судлаачийн боловсруулснаар)

xii

H4: - Завсрын хувьсагч бүхий шинжилгээний загвар

Хамааралгүй хувьсагч: Байгууллагад мэдлэгийн менежментийн системийг бий

болгоход зарцуулсан зардал (A);

Хамааралтай хувьсагч: Байгууллагад бий болсон мэдлэгийн менежментийн

туршлага (Y);

Завсрын хүчин зүйл: Мэдлэгийн менежментийн системийг ойлгох ойлголтын

түвшин (B);

Өгөгдөл цуглуулж, шинжилгээ хийсэн арга зүй :

Судалгааны зорилтуудыг биелүүлэх зорилгоор судалгаа хийх дараах арга,

аргачлалыг ашигласан. Үүнд:

APQC загварт тулгуурлаж асуулга боловсруулсан ба сургалтын

байгууллагын багш, ажилтнуудтай ярилцлага хийх зорилгоор нээлттэй

асуултуудыг урьдчилж бэлдсэн.

Асуулгыг монгол хэл рүү орчуулж, дахин англи хэл рүү орчуулах замаар утга

нь бүрэн зөв гарах хүртэл орчуулгыг сайжруулсан.

Асуулгаа оновчтой болсон эсэхийг шалгах зорилгоор санамсаргүй сонгосон

багш нараас шүүмж авч тест хийж сайжруулсан.

Судалгаанд Улаанбаатар хотын 15 их сургуулийн 1100 багш судлаач

хамрагдсан. Эдгээрээс зарим дутуу ба логик алдаатай хариултуудыг

цэвэрлэж хассаны дараа хүчинтэй 820 оролцогчийн өгөгдлийг SPSS v22.0

програмаар боловсруулсан.

Зураг 2 Завсрын хүчин зүйлийн загвар (Хэсэгчилсэн) зураг

xiii

SPSS v22.0 ашиглан баталгаажуулах тест, тайлбар шинжилгээ, хүчин

зүйлсийн шинжилгээ, харилцан хамаарлын шинжилгээ, дундын шинжилгээ

зэрэг тоон шинжилгээнүүдийг хийсэн.

Судалгааны үр дүнгээр тодорхой дүгнэлтүүд хийж, зөвлөмж бичив.

ДҮГНЭЛТ

1. APQC асуулгын загвар нь Дээд боловсролын сургалтын байгууллагад мөн адил

тохирч байна. APQC-ийн гаргасан мэдлэгийн менежментийн системийн

хөгжлийн үе шатуудаар дүгнэвэл Монгол улсын жишээн дээр их сургуулиудад

“Цэгцлэгдээгүй мэдлэг” бүхий систем буюу хөгжлийн эхний үе шатанд ашиглаж

байна гэсэн байна.

2. Мэдлэгийн менежментийн системийн хөгжлийг урт хугацаанд авч үзсэн

стратегийн ерөнхий загварыг Галбритийн загварт суурилж боловсруулсан.

Судалгааны арга зүйн энэхүү загварт Монгол Улсын дээд боловсролын

сургалтын байгууллагуудын өнөөгийн нөхцөл байдлыг тусган сайжруулалт

хийсэн.

3. Галбритийн мэдлэгийн менежментийн загварыг монгол улсын нөхцөл байдалд

тохируулан сайжруулах замаар ашиглах боломжтой арга зүй юм. Судалгааны

сайжруулсан арга зүй болон судалгааны өгөгдөлд шинжилгээ хийсний үндсэн

дээр дараах дүгнэлтүүдийг хийсэн ба тодорхой зөвлөмжүүдийг санал болгов.

Үүнд:

a) Өгөгдөлд дескриптив шинжилгээний арга хэрэглэж судлахад хувь

хүмүүсийн мэдлэгийн менежментийн ашиг тусыг хүлээн зөвшөөрч байгаа

хандлага нь байгууллагад бий болсон мэдлэгийн менежментийн

туршлагатай харьцуулахад харьцангуй өндөр байв. Эндээс бодлого

боловсруулагчид энэхүү нөхцөл байдал, үр дүнд анхаарал хандуулж

өөрийн салбарын эсвэл байгууллагын стратегийн зорилго зорилтуудад

тусган хэрэгжүүлэх шаардлага байна гэж үзэж байна.

b) Чанарын шинжилгээний арга хэрэглэснээр багш, ажилтнуудтай хийсэн

ярилцлагыг нэгтгэвэл тэд сургалтын болон судалгааны ажлын чанар,

гүйцэтгэлийг дээшлүүлэх, шинэ багш нарт хэрэгтэй гэх зэргээр мэдлэгийн

менежментийн системийн ашиг тусыг илүү өргөнөөр харж чадаж байгаа

xiv

нь өнөөдөр их сургуулиудад мэдлэгийн менежментийн системийг

хөгжүүлэх хэрэгцээ, шаардлага өндөр байна гэж дүгнэх нэг үндэслэл юм.

c) Дээд боловсролын сургалтын байгууллагууд болон боловсролын асуудал

эрхэлсэн төрийн төв байгууллагын бодлого боловсруулагч нарт хандсан 4

зөвлөмж боловсруулсан.

4. Судалгааны арга зүйн ерөнхий загварын хувьд харахад мэдлэгийг хуваалцахад

гардаг зарим саад бэрхшээл бий болохыг судалж баталсан, мөн мэдлэг

хуваалцахыг удирдлагаас үзүүлэх дэмждэг сул, мэдлэг хуваалцах соёл тогтоогүй,

мэдлэг хуваалцахыг дэмжсэн бодлогын асуудлууд тодорхойлогдоогүйн зэрэгцээ

мэдлэгийн менежментийн тухай ойлголт дутмаг хэвээр байна.

СУДАЛСАН ХҮРЭЭ, ХЯЗГААРЛАЛТ

Судалгааг алдаа мадаггүй хийхийн тулд бүхий л талаас нь анхаарсан боловч

судалгааны хязгаарлагдмал зарим нөхцөл байдлаас шалтгаалан зарим

хязгаарлалтуудыг тооцож дүгнэлт хийх шаардлага үүсч байв.

Нэн түрүүнд, судалгааны өгөгдлүүдийн зарим боломжит эх сурвалжийн

хязгаарлагдмал төлөөлөл, мөн мэдээлэл цуглуулах нэг аргыг хэрэглэсэн зэрэг нь

судалгааны үр дүнд сөрөгөөр нөлөөлөх магадлалтай байв. Монголд эрх мэдлийн

төвлөрөл бүхий тогтолцоо нийтлэг байгаатай холбоотойгоор олон талын сонирхлыг

илэрхийлэх оролцогчдыг хайж олоход хүндрэлтэй байсан бөгөөд мэдээллийн үнэн

зөв байдлын түвшинг нэмэгдүүлэх боломж хязгаарлагдмал байв. Түүнчлэн, онолын

хувьд нийлмэл загварыг зөвхөн асуулга, ярилцлагын аргаар хийж батлахад

дутагдалтай гэж үзэж байна. Иймд, дараагийн судалгааг гурван талын уялдааг

хангасан бүтэцчилэгдсэн арга хэрэглэх нь судалгааны асуудлуудыг түлхүү багтаах

боломж олгох талтай.

Хоёрдугаарт, энэхүү судалгааны хариултыг өөр өөр ажил үүрэг эрхэлдэг хүмүүсээс

авсан тул мэдлэгийн менежментийн мэдлэг, чадварын талаарх үнэлэлт дүгнэлт нь

бодитой байв. Зарим судлаачдын хэлснээр, асуулгад оролцогчдын ажилдаа сэтгэл

хангалуун эсэх болон хувь хүний ажил үүргийн байдлаас шалтгаалж аливаа

хариултыг хэтрүүлж, эсвэл дутуу өгсөн байх талтай. (Багоззи, Филиппс & Юуи,

1991)

xv

Гуравдугаарт, ямар ч судалгаанд жишиг аргыг хэрэглэх болон түүврийг бүрэн

санамсаргүй байдлаар хийхэд хүндрэлтэй байдаг. Иймд энэхүү судалгаанд

хамрагдсан их сургуулиуд нь Монгол улсын дээд боловсролын сургалтын

байгууллагыг бүрэн төлөөлж чадахгүй бөгөөд энэ нь мөн нэг сул тал болно гэж үзэж

байна.

xvi

TABLE OF CONTENT

STATEMENT OF ORIGINAL AUTHORSHIP .......................................................... IV

ACKNOWLEDGEMENTS............................................................................................... V

ABSTRACT ...................................................................................................................... VI

УДИРТГАЛ .................................................................................................................. VIII

TABLE OF CONTENT ................................................................................................. XVI

LIST OF FIGURES ....................................................................................................... XIX

LIST OF TABLES .......................................................................................................... XX

INTRODUCTION ............................................................................................................... 1

A. Research Objectives ......................................................................................................... 2

B. Research Hypotheses & Rationale ................................................................................. 3

C. Conceptual Framework ................................................................................................... 6

D. Research Issues ................................................................................................................ 7

E. Expected outcomes ........................................................................................................... 7

F. Justification for the Research ......................................................................................... 8

CHAPTER ONE: KNOWLEDGE MANAGEMENT AND HIGHER EDUCATION

IN MONGOLIA: AN OVERVIEW .................................................................................. 9

1.0 Knowledge & Information.................................................................................................. 9

1.1Information & Communication Technology ................................................................... 11

1.2 What is Knowledge Management? .................................................................................. 13

1.3 Knowledge Acquisition ..................................................................................................... 16

1.4 Key composition of Knowledge Management ................................................................. 17

1.5 New Trends in Knowledge Management ........................................................................ 22

1.6 Changing Role of the government of Marketization of Higher Education .................. 32

xvii

1.7 Knowledge Management and the Knowledge Economy ................................................ 35

1.8 Characteristics of Knowledge Management in Higher Education Institutions ........... 36

1.9 Changing Landscape of Higher Education: Need for Knowledge Management ........ 39

1.10 Evolution of Higher Educational Institutes in Mongolia ............................................. 40

1.11 Analysis of Current Situation on Higher Education in Mongolia .............................. 46

1.12 Challenges to Higher Education Institutions ................................................................ 58

CHAPTER TWO: MODELS OF KNOWLEDGE MANAGEMENT ........................ 61

2.1 Spiral Model of Knowledge Management ....................................................................... 63

2.2 The Bukowitz & Williams Knowledge Management Cycle .......................................... 64

2.3 The McElroy KM Cycle .................................................................................................... 66

2.4 Combination of three different types of knowledge ....................................................... 68

2.5 New Value Proposition for Knowledge Management .................................................... 69

2.6 A Unified Theory of Knowledge ...................................................................................... 71

2.7 The Enterprise Knowledge Portal ................................................................................... 71

2.8 Eight New Perspective on the KM function .................................................................... 71

2.9 What comes first: Knowledge Management or Strategy? ............................................. 73

2.10 Galberath’s Model of knowledge Management: .......................................................... 75

2.11 Methodology .................................................................................................................... 77

2.11.1 Sampling Technique ..................................................................................................... 79

2.11.2 Instrumentation ............................................................................................................ 80

2.11.3 APQC’s KM Capability Assessment Tool: ................................................................ 81

2.11.4 Methods of Data Analysis ............................................................................................ 83

2.11.5 Regression Analysis ...................................................................................................... 83

CHAPTER THREE: ANALYSES & RECOMMENDATIONS .................................. 85

3.1Descriptive Analyses .......................................................................................................... 85

xviii

3.2 Factor Analysis .................................................................................................................. 94

3.3 Durbin-Watson Regression Analysis ............................................................................... 97

3.4 Discussion of Hypotheses .................................................................................................. 98

3.5 Analyses Summary:......................................................................................................... 105

3.6 Recommendations ........................................................................................................... 108

A. Recommendations for HEIs: ........................................................................................... 108

3.6.1 Recommendation -1: Establish a Knowledge Sharing Culture ................................ 108

3.6.2 Recommendation-2: University – Industry Collaboration ....................................... 109

3.6.3 Recommendation-3: Proposed Framework for Implementing Knowledge

Management System ............................................................................................................. 111

B. Recommendation for Ministry of Education ................................................................. 115

3.6.4 Recommendation 4: Alternative Proposed Model for Implementation of Knowledge

Management System ............................................................................................................. 115

3.7 Perceived Challenges in Establishing KMS .................................................................. 117 A-Organizational viewpoint ..................................................................................................................... 117

B-Knowledge committee and members' viewpoint .................................................................................. 117

CONCLUSION................................................................................................................ 119

LIMITATIONS AND NEED FOR FURTHER STUDY ............................................. 126

BIBLIOGRAPHY ........................................................................................................... 127

APPENDIX-1 (QUESTIONNAIRE-MONGOLIAN) .................................................. 135

APPENDIX-2 (QUESTIONNAIRE-ENGLISH) ......................................................... 140

APPENDIX-3 (CHI-SQUARE TEST) .......................................................................... 144

xix

LIST of FIGURES

Figure 1 Hypotheses Model ............................................................................................................... 4

Figure 2 Mediation Visualization (Source: Developed by the researcher) ........................................ 6

Figure 3 Conceptual Framework ....................................................................................................... 6

Figure 4 Components of Knowledge Management ......................................................................... 29

Figure 5 No. of HEIs in Mongolia (2004-2014) .............................................................................. 52

Figure 6 Students Enrolment in HEIs (2004-2014) ......................................................................... 53

Figure 7 Spiral Model of Knowledge Management ........................................................................ 63

Figure 8 Spiral Model (adapted from Nonaka 1994, Nonaka et al. 1996) ....................................... 63

Figure 9 The Bukowitz & Williams Knowledge Management Cycle ............................................. 65

Figure 10 Knowledge Producing Environment ............................................................................... 67

Figure 11 Knowledge Taxonomy .................................................................................................... 68

Figure 12 Galbreath's Model of Knowledge Management .............................................................. 75

Figure 13 APQC Model ................................................................................................................... 82

Figure 14 Demography of Participants’ according to the Status of the Organizations .................... 86

Figure 15 Respondents Demography by Area of Interest ................................................................ 86

Figure 16 Demography by Experience ............................................................................................ 87

Figure 17 Respondents Demography by Job Roles ......................................................................... 87

Figure 18 Organization wise Level of KM Understanding ............................................................. 92

Figure 19 Desire to Share Work Related Knowledge ...................................................................... 93

Figure 20 Box Plot for Hypothesis one ........................................................................................... 98

Figure 21 Mediator visualization ................................................................................................... 102

Figure 22 Willingness to share Knowledge ................................................................................... 104

Figure 23 Proposed Model of KMS Implementation .................................................................... 111

Figure 24 Alternative Proposed Model of KM Implementation .................................................... 115

Figure 25 APQC Model ................................................................................................................. 122

Figure 26 Current KM Scenario in Mongolian HEIs..................................................................... 122

Figure 27 Benefit Arguments- BSC Perspectives .......................................................................... 123

Figure 28 Benefit Arguments – Employees ................................................................................... 124

Figure 29 Perceived Benefits of KMS - Employees View ............................................................ 124

Figure 30 BPR & KMS .................................................................................................................. 125

xx

LIST of TABLES

Table 1 Classification of Knowledge in Knowledge Management ................................................. 16

Table 2 Strength & Weakness of Mongolian Higher System .......................................................... 53

Table 3 Opportunities & Threats for Mongolian Higher Education ................................................ 55

Table 4 Summary of Models of Knowledge Management .............................................................. 76

Table 5 Data Reliability Test ........................................................................................................... 85

Table 6 Level of Understanding Knowledge Management ............................................................. 88

Table 7 Correlation between Teaching Experience & Understanding Level of KM ....................... 88

Table 8 Descriptive Analysis of the Data ........................................................................................ 91

Table 9 Level of Understanding KM across the organizational status ............................................ 92

Table 10 Factor Analysis ................................................................................................................. 94

Table 11 Factor Analysis-2 .............................................................................................................. 95

Table 12 Hypothesis 1 Test Result .................................................................................................. 98

Table 13 Level of Understanding KMS ........................................................................................... 99

Table 14 Hypothesis second Test Summary .................................................................................... 99

Table 15 KM Helps new Lecturers .................................................................................................. 99

Table 16 Hypothesis second Test summary .................................................................................. 100

Table 17 Ease in Knowledge Sharing ............................................................................................ 100

Table 18 Test summary for hypothesis three ................................................................................. 101

Table 19 Level of Ground work for KMS ..................................................................................... 101

Table 20 Mediation Analysis (A) .................................................................................................. 102

Table 21 Mediation Analysis (B)................................................................................................... 103

Table 22 Hypothesis six Test Summary ........................................................................................ 105

Table 23 Ease in Knowledge Sharing with Colleagues ................................................................. 105

xxi

List of Abbreviations Used

APQC : American Productivity & Quality Center

BPR : Business Process Reengineering

BSC : Balanced Scorecard

CA : Competitive Advantage

CAT : Capability Assessment Tool

CoP : Community of Practice

GoM : Government of Mongolia

HEIs : Higher Educational Institutions

ICT : Information & Communication Technology

KM : Knowledge Management

KMCA : Knowledge Management Capability Assessment

KMS : Knowledge Management System

MECS : Ministry of Education, Culture & Science

RC : Research Center

1

Introduction

Technological advancement in the field of communication and computer has

fundamentally changed the pattern of economic progression in the world. Consequently,

from 1990 organizational knowledge puts the place of financial and physical investment

(Chen et al, 2004) [28]. Nowadays economy has based on such knowledge orientation that

cites out Knowledge-Based Economy. According to Drucker P. (1999) [39], “knowledge

will be the main economic resource instead of financial investments, natural resources and

work force”.

These technological and social changes in the human society are the main challenges for

the education system of developing world. The higher education institutions (HEIs) aim to

“prepare new generations with the skills, cultural and scientific literacy, flexibility, and

capacity for critical inquiry and moral choice necessary to make their own contribution to

society”. In order to achieve that, educational systems, as a key to country’s development

must constantly reinvent themselves and remain relevant and innovative by implementing

new technologies and using a relevant and adoptable Knowledge Base. For the sake of its

viable development, it is inevitable that HEI become the leader in promoting knowledge

management (KM) on both institutional and individual levels.

Knowledge management systems have developed with the effect on creation, retrieve,

preserving, sharing, transferring and practicing the knowledge in the enterprise.

Knowledge management is a strategic and systematic subject, which it’s successful

implementation needs comprehensive insight about enterprise infrastructures.

Mongolia is one of the fastest developing Asian countries. After adopting democracy and

liberalizing Education Policy, the Education Sector has become the most priority.

In order to layout a strategic framework to implement Knowledge Management System in

Higher Educational Institutes in Mongolia, this research work is an effort to measure the

readiness and implications of implementing Knowledge Management (KM) in Higher

Educational Institutions (HEIs) in Mongolia.

This study bases the Kulkarni and Freeze’s (2004) [71] organizational knowledge

capability areas and Knowledge Management Capability Assessment (KMCA) model for

the assessment. This paper uses a structured questionnaire based survey. Convenient and

random samples were chosen from the fifteen Higher Educational Institutions in

2

Mongolia. The respondents’ profiles consist of Junior and Senior Faculty members,

Administrative staffs and Researchers. The data is analyzed qualitatively and general

recommendations are suggested.

In conclusion, even in established organizations, there is a need to strengthen the

implementation process to sustain knowledge management within the company. To

enhance this, more efforts and researches are needed to support this determining factor and

thereby facilitate the full preparation of an organization to implement knowledge

management. Secondly, the results highlight the importance of leadership in this change

processes. Leaders must be capable of communicating the need for change in a convincing

manner and ensure that the transfer of knowledge management is successful at all level of

staff. Lastly, tutoring, mentoring and rewards are required to enable the successfulness

KM adoption in a company. The suggested model is based on the models implemented at

Saveh Rolling & Profile Mills Company & at Yung Ta Institute of Technology and

Commerce, Taiwan. This model was originally suggested by Galbreath J. (2000) [49]

which is modified according to the need of HEIs in Mongolia.

A. Research Objectives

This study aims to measure the current status of knowledge management in HEIs from

reviews of prior researches in the areas of KM and so achieve the following major

objectives:

• To study the current status of the Knowledge Management System in Higher

Educational Institutes in Mongolia

• To identify the relationships between different variables & determinants of KMS in

HEIs.

• To identify the challenges in establishing Knowledge Management System in

Higher Educational Institutions.

• To recommend a strategic Framework to establish Knowledge Management

System in HEIs.

In dealing with all identified relationships among variables, the last objective is obtained:

validating the entire theoretical model and, thereby, adding to the literature empirical

evidence in the context of Mongolia. As such, this research can provide a number of

3

practical recommendations for guiding HEIs, especially those operating in Mongolia, to be

successful in their KM projects and long-term competitive strategies.

B. Research Hypotheses & Rationale

The notion of Knowledge Management is now also supported by the Mongolian MES that,

almost all the universities today focus on how to increase the students’ quality and skills

through university and industry collaboration (Udval N, 2010). Changing nature of work

increases the need for 21st century skills preparation.

Every academic institution contributes to knowledge. The generated information and

knowledge is to be compiled at central place and disseminated among the society for

further growth. It is observed that the generated knowledge in the academic institute is not

stored or captured properly It is also observed that many a times generated information or

knowledge in the academic institute is not known to any one and remains as grey

literature, which might be useful if proper recoding is maintained in the organization. In

fact academic environment is treasure of knowledge but it is not organized properly and

hence utility is also lacking and cause for the repetitions of the activity. (Sangeeta N.,

2015; Marjan L., 2010; Rowly J, 2007)

By the internationalization of curricula and offering relatively high quality programs to the

students, this sector is becoming global with a great pace.

The demand for Academic sector is sandwiched between the demand from industry and

demand from the society (Agrawal A.M, 2010). Corporate want flexible and adaptable

knowledge workers. Universities also wants to collaborate with the lecturers and scientists

who can lead in their science area, who can produce new knowledge, who can see new

problems, imagine new ways of approaching old problems, who can have attitude toward

sharing of his/her tacit knowledge with staffs, students and other beneficiaries. The

knowledge management study would develop the efficiency of such complex

data/information/knowledge related management issues in order to meet every staff,

student and higher educational organizations’ needs.

4

So, this survey will contribute to discover very fundamental objectives and functional

requirements on knowledge management and to do analysis on readiness of HEIs’ and its

staff for further development purpose.

Based on the researches and surveys conducted by various researchers in assessing KMS

in the organization, the researches has developed six hypotheses. A self-administered

questionnaire used was to check these following six hypotheses:

H1: The distribution of level of “Understanding Knowledge Management” is not the

same across the categories of the organizations. (Based on the study of King W.R,

n.d)

H2: The distribution of “KM helps new lecturers” is not the same across categories of

teaching Experience. (Based on Global Deloitte survey, 2013)

H3: The distribution of “Organizations have not done enough groundwork for

establishing KMS” is not the same across the categories of the organizations.

(Based on Steve H, 2013)

H4: If level of investment is an independent variable and established KMS is dependent

variable then level of understanding Knowledge Management acts as a mediating

factor (mediator). (This is new concept developed by the researcher when human

factor has been taken into the consideration)

H5: At personal level, academic staff wants to share knowledge and work related

information. (Based on the research survey by Christine RNL, 2011)

H6: The distribution of “Level of Easiness of sharing work related knowledge among

colleagues” is not the same across the categories of the organizations. (Based on

the research survey by Christine RNL, 2011)

Hypotheses Model:

Figure 1 Hypotheses Model

5

Mediation Analysis:

In-depth interviews conducted with academicians suggested various variables affecting the

implementation of KMS in HEIs. However two variables were chosen; involvement of

expenses and understanding KMS for the implementation of KMS. During depth interview

process, it was agreed upon that the organization which has got comparatively higher level

of understanding of KMS, are more in favor of establishing this. On the other hand, they

might not be in favor of establishing KMS, considering cost and benefits matrix. In this

view, it was decided that let “the level of understanding KMS” be a moderating factor.

Mediation Model (Partial):

Independent Variable: Involvement of Expenses in Establishing KMS in the

Organization (A)

Dependent Variable: Established KM Practices in the organization (Y)

Mediator: Level of understanding Knowledge Management System (B)

6

Figure 2 Mediation Visualization (Source: Developed by the researcher)

C. Conceptual Framework

The conceptual framework to measure the status of KM in HEI is represented in the

following figure:

CONCEPTUAL FRAMEWORK

Know

ledge

Man

agem

ent

Kn

ow

ledge

Man

agem

ent

Syst

em

Cle

ar, U

pd

ated

&

Ref

ined

Kn

ow

led

ge

(Source: Developed by the researcher) Figure 3 Conceptual Framework

7

University & Institute:

A University offers an array of courses in 3-4 years degree setting ensuring that students

receive a well rounded education. “Institute” generally focuses on degree and takes less

time. An Institute is limited by the variety of subjects where as a University has a large

option to choose with. A university may have different Institutes.

D. Research Issues

Acknowledging the important role of KM in contributing to organizational competitive

advantage, especially in the current dynamic marketplace, the extant literature in strategic

management and KM has been reviewed (as presented in Section 1.10). This research

covers the following key issues:

- Current level of understanding with the term “Knowledge Management” in HEIs

- Knowledge Sharing Culture in HEIs

- Knowledge Management: historical development, theoretical framework,

infrastructure capabilities, process capabilities, and organizational benefits.

As a result of the critical review of the extant literature and theoretical development, the

main research objectives and research questions are identified, leading to a list of research

hypotheses for testing the significance of the proposed theoretical relationships.

E. Expected outcomes

As this research is mainly focused on the implementation of knowledge management

system, the outcomes are expected:

Assessment of the current level of the knowledge management system in HEIs

Identification of the current culture pertaining to the knowledge management

Identification of the barriers in implementation of KMS

Development of an appropriate model and modus operandi for KMS

Establishing a link between knowledge management and business process

reengineering

8

F. Justification for the Research

This research can be justified for a number of reasons:

First, KM is a strategic activity that should add value and, as such, a close link between

KM and the strategic plans of the organization ensures that knowledge activities contribute

to profitability and strategic advantage (Duffy 2000) [42]. As an emerging discipline, KM

has become increasingly critical to organizations seeking to improve their efficiency and

competitive abilities (Davenport & Prusak 1998; Rowley 1999) [35][101,102,104]. It is

the recognition of KM‟s importance to business success, especially in the New Economy,

that is the first justification for this research.

Secondly, research on KM processes from a dynamic capability approach has been mostly

conceptual in nature. As a result, there is a lack of research aimed at developing a

comprehensive picture of strategic KM that explains the entire range of theoretical

relationships between KM capabilities and competitive advantage of the firm.

In addition, an examination of the literature shows that most measures were originally

developed and empirically tested in the context of advanced Western countries or newly

industrialized Asian countries such as the USA (Gold, Malhotra & Segars 2001; Hsu

2006; Zheng 2005; Zheng, Yang & McLean 2010), Australia (Migdadi 2005), Canada

(Manovas 2004), Taiwan (Chuang 2004), Hong Kong (Khalifa, Lam & Lee 2001; Khalifa

& Liu 2003), and Korea (Choi & Lee 2002, 2003; Lee & Choi 2003) [53,63,64]. The

possibility that such models might need to be customized to fit the specificities of less

developed or emerging economies; like Mongolia; has received little attention to date

(Gimenez & Rincon 2003)[53]. An empirical study of the issue in such a context is

therefore required to examine the validity and reliability of the relevant measures.