Organizational BehaviorA Breakdown in communication

Disusun oleh :Husein Fachry (041214353002)Juliet Liunardi (041214353049)Gede Duaraswata Tirtana ( 041214353027)

Ardila azuhary (041214353014)

Lucita izza rafika (041214353073)

Kelas Akhir Pekan 39 A

Program Magister ManajemenUniversitas Airlangga2012Case: A Breakdown in communicationLinda barry, a single mother with three children, was hired as an order-entry clerk for a trucking firm. Her first two weeks on the job were spent in a spent in a special class from 8 A.M. to 4 P.M., where she learned how to sort, code, and enter the orders on the computer.An instructor worked with her constantly at first, and then less frequently as she gained skill and confidence. Linda was happy to have the job and enjoyed her work schedule. When the training was completed, she was told to report to the order-entry department the following Monday.When she was first employed, either linda failed to read and understand the printed information about her regular work schedule or perhaps the recruiter forgot to tell her she was to fill a spot in a special shift that worked from 4 A.M. until noon. In any case, linda failed to report to work on the early schedule on the first day of regular work. When she did arrive at 8 A.M., her supervisor criticized her for lack of responsibility. Barry responded by saying she could not work the early shift because she had to prepare her children for school, and she threatened to resign if she could not work on the later shift. Because of a hevy work load and a difficult labor market, the supervisor needed linda to do the job, yet had no room for her in the 8 A.M. to 4 P.M. shift.Questions1. Analyze the communication blockages in this case. Discuss ideas such as upward and downward communication, listening, realistic job previewa, feedback, and inference.

2. Explain how you would handle the employment situation at the end of the case. What ideas from the chapter could be applied to help resolve this problem?Jawaban:Theory:The Communication Process Model

Dari digram di atas terlihat dalam meggambarkan proses terjadinya komunikasi dari dua orang, terdapat pemberi informasi dan penerima informasi dimana informasi yang diberika dapat diterim dan dimengerti oleh pihak receiver.Feed back adalah ketika penerima mengetahui pesan dan merespon ke pengirim, umpan balik telah terjadi. Umpan balik melengkapi lingkaran komunikasi, karena ada aliran pesan dari pengirim ke penerima dan kembali ke pengirim.

Transmit adalah Ketika suatu pesan dapat diberikan oleh sender kepada receiver dengan beberapa metode seperti memo, telpon, atau tatap muka secara langsung. Serta mempertimbangkan waktu yang tepat untuk menyampaikan pesan.

Diagram Arah Komunikasi

1. Downward adalah komunikasi dalam suatu organisasi yang membentuk aliran informasi yang terjadi dari level kekuasaan yang lebih tinggi ke level yang lebih rendah.2. Upward Communication adalah proses aliran informasi dari level kekuasaan yang lebih rendah menuju ke level kekuasaan yang lebih tinggi. Upward communication membantu pekerja untuk mengekspresikan pemikiran,ide2 dan perasaan mereka. Sedangkan untuk top manajemen, upward communication penting sebagai sumber informasi untuk keputusan bisnis, hal ini juga membantu menyadarkan top manajemen tentang perubahan pemikiran dalam sebuah organisasi.

3. Listening adalah kegiatan lebih dari sekedar mendengarkan. Kegiatan ini membutuhkan kemampuan telinga dan pikiran. Listening yang efektiv bekerja pada dua level, yaitu membantu penerima memahami ide yang ada dan emosional dari pengirim pesan.4. Realistic Job Previews adalah alat yang digunakan pada tahap awal seleksi personil untuk menyediakan pelamar potensial dengan informasi tentang aspek positif dan negatif dari pekerjaan. setelah dipekerjakan menggunakan RJP, karyawan masuk ke dalam kontrak dengan kesadaran mereka, dengan mengetahui apa yang akan organisasi berikan kepada mereka( bayaran, jam kerja, jadwal fleksibilitas, budaya, dll) dan juga apa yang akan diharapkan dari mereka (lemburan, stres, interaksi pelanggan, kebutuhan mendesak, tingkat risiko fisik, dll). Dari aspek-aspek yang ada tersebut para calon kariawan akan mempertimbangkan kemampuan dan kesangguban dari pekerjaan yang akan dilamar, sehingga mereka dapat mengambil keputusan dalam diri mereka sendiri akan mengambil pekerjaan tersebut atau tidak. Case:

1. Downward: Pada saat Linda datang terlambat, atasan Linda memberikan kritikan pada Linda bawha Linda kurang bertanggung jawab pada pekerjaannya.2. Upward: Linda Menggunakan Oral Comunication kepada atasanya, dengan mengatakan bahwa dia tidak dapat datang kerja pada shif yang diberikan kepadanya karena dia harus mengurus ke 3 anaknya untuk berangkat sekolah. Dan linda mengancam akan keluar dari pekerjaannya apa bila dia tidak dapat bekerja pada shift berikutnya.3. Listening: dalam kasus ini posisi pendengar adalah supervisor dari Linda. Dimana pendengar yang baik tidak Cuma mendengar apa yang dikatakan pembicara, tetapi dia juga dapat memahami perasaan dan emosi dari si pembicara. sebaiknya supervisor Linda ini mendengarkan keluhan dari linda dengan rasa empati dan memahami kondisi Linda.4. Realistic Job previews: seharusnya pihak perekrut mencari orang yang benar-benar berpotensi bekerja pada pekerjaan ini, dalam kasus ini perekrut tidak memberikan informasi yang jelas mengenai situasi dan jam kerja yang akan di alami oleh sang pelamar pekerjaan. Dan seharusnya perekrut menyeleksi pekerja dengan mempertimbangkan dari segi budaya yang ada, seperti mencari pekerja laki-laki yang memiliki jam kerja lebih flexibel atau pekerja yang memiliki status single dengan cara memberikan informasi kriteria pekerja yang dicari pada awal perekrutan. Sehingga pihak perusahaan pun lebih diuntungkan dengan mendapatkan pekerja yang dapat bekerja pada jangka panjang dan menurunkan biaya rekrut serta trening karena perusahaan langsung mendapatkan pekerja yang potensial pada posisinya. Dengan adanya kejelasan infromasi pada perekrutan ini juga akan mempengaruhi kepuasan kerja dari sipelamar kerja, dengan mengetahui segala kelebihan dan resiko yang ada pada pekerjaan tersebut pelamar kerja dapat memperispkan dirinya atas resiko yang akan didapat dari pekerjaan tersebut.5. Feedback: saat Supervisor Linda memberikan kritik kepada linda atas keterlambatannya dengan berkata bahwa Linda kurang bertanggung jawab pada pekerjaannya, maka Supervisor Linda telah melakukan Transmit message kepada Linda.

Kemudian message ini di terima oleh Linda dan kemudian mendapat tanggapan dari Linda, dengan penyataannya yang mengatakan dia tidak bisa bekerja pada shift khusus tersebut dan ingin mengganti shiftnya atau dia keluar dari pekerjaannya.

Dari kejadian ini dapat dilihat bahwa telah terjadi feedback dalam komunikasi tersebut, karena telah terjadi transfer message kepada reciever dan sender mendapat respon dari reciever atas transfer message yang ia kirimkan.6. Inference: dalam kasus ini dapat disimpulkan bahwa telah terjadi miss communication pada saat perekrutan pegawai, dimana perekrut tidak menginformasikan spesifikasi pekerjaan yang akan dilamar secara jelas. Sehingga para pelamar kerja yang datang tidak dapat memperkirakan kesanggupannya sendiri untuk melakukan pekerjaan yang ditawarkan, maka banyak pelamar-pelamar kerja yang tidak berpotensi datang untuk melamar. Ini mengakibatkan kerugian bagi perusahaan baik waktu, tenaga dan biaya karena pekerja yang di dapat tidak dapat bekerja secara maksimal dan dalam jangka waktu yang lama.

handle the employment situation:

Dalam masalah ini sebaiknya Supervisor mengkomunikasikan jadwal yang ada dengan pegawai pada jadwal yang lain, dimana disampaikan pada jadwal jam 8 mungkin terdapat pegawai yang dapat berpindah jadwal menggantikan Linda Barry pada jadwal kerja jam 4 pagi.

Apa bila tidak terdapat pegawai yang dapat bertukar jadwal dengan Linda maka dengan terpaksa supervisor harus melepaskan Linda Barry, dan mengkomunikasikan pada pegawai perekrutan bahwa memberikan informasi yang lengkap kepada calon pelamar pekerjaan mengenai pekerjaan yang akan dilamar. Agar tidak terulang lagi kejadian seperti Linda Barry.