SISTEM INFORMASI INVENTORY GUDANG BERBASIS WEBSITE

PADA CV EL’U GRAFIKA

Oleh

Ahmad Dahlan Al-Asy’ari

12141396

Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer

El Rahma Yogyakarta

Abstract

El'u Grafika is a printing company that focuses on printing calendars, books, and

magazines according to customer orders. In addition to printing calendars, books, and

magazines this company also performs inventory management (inventory) of goods in the

warehouse to cope when the demand for a lot. As for managing the stock of goods still use a

manual recording that is using Microsoft Excel. So to search data takes a very long time, and

the process of calculating the stock of goods is also still manual that is using a calculator. This

is what causes less effective and efficient in stock management.

Making this information system begins with data collection using observation

techniques, interviews, and archives. System design activities using Entity Relaional Diagram

(ERD), table relation, context diagram, and Data Flow Diagram (DFD). This system is website

based using PHP 5.6.28 programming language, xampp server, sublime text editor text, and

google chrome web browser.

This information system is made to provide convenience to the company in managing

the stock of goods and providing effective information. The application can perform data

search automatically, recording transactions of incoming goods and goods out. Can make

inventory report of goods incoming and outgoing goods.

Intisari

El’u Grafika merupakan sebuah perusahaan percetakan yang fokus mencetak

kalender, buku, dan majalah sesuai dengan pesanan customer. Selain mencetak kalender, buku,

dan majalah perusahaan ini juga melakukan pengelolaan stok (persediaan) barang di gudang

untuk mengatasi ketika terjadinya permintaan yang banyak. Adapun dalam mengelola stok

barang masih menggunakan pencatatan yang manual yakni menggunakan Microsoft Excel.

Sehingga untuk pencarian data membutuhkan waktu yang sangat lama, dan proses

penghitungan stok barang juga masih manual yaitu menggunakan kalkulator. Inilah yang

menyebabkan kurang efektif dan efisien dalam pengelolaan stok barang.

Pembuatan sistem informasi ini dimulai dengan pengumpulan data menggunakan

teknik observasi, wawancara, dan kearsipan. Kegiatan perancangan sistem menggunakan

Entity Relaional Diagram (ERD), relasi tabel, Diagram kontek, dan Data Flow Diagram

(DFD). Sistem ini berbasis website menggunakan bahasa pemrograman PHP versi 5.6.28,

xampp server, teks editor sublime text, dan web browser google chrome.

Sistem informasi ini dibuat untuk memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam

mengelola stok barang dan pemberian informasi yang efektif. Adapun aplikasi ini dapat

melakukan pencarian data secara otomatis, pencatatan transaksi barang masuk dan barang

keluar. Dapat melakukan pembuatan laporan stok barang masuk dan barang keluar.

Kata kunci : sistem informasi, efektif, website, inventory.

PENDAHULUAN

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan (Jogiyanto, 2005). Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman -

halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak animasi,

suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang

membentuk rangkaian bangunan yang saling terkait (Hidayat, 2010). Sehinga sistem informasi

berbasis website adalah sistem informasi yang ditampilkan dalam bentuk website.

Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengan

dijual kembali atau diasumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan sebagai barang yang

dimiliki untuk dijual atau diasumsikan dimasa yang akan datang. Semua barang yang berwujud

dapat disebut inventory, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan (Raharjo, Budi, 2011).

Inventory perlu dilaksanakan dengan baik untuk mengetahui secara pasti persediaan

dari sisa barang-barang dagangan yang terjual, dan untuk menjamin lancarnya arus lintas

barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari

supplier, barang yang dipesan oleh pelanggan, barang yang terjual, dan penyesuaian

penyesuaian (adjusment) terhadap barang. Pencatatan data tersebut agar dapat diketahui

dengan mudah barang yang banyak tertimbun (over stock), barang yang harus dipesan kembali

kepada supplier karena persediannya sudah minim.

CV. El'u Grafika merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang

percetakan yang bertempat di Jl. Ali Maksum, Pendowoharjo, Sewon, Bantul, yang fokus

memproduksi kalender, majalah, dan buku-buku. Bahan baku dibeli dari beberapa supplier.

Ketersediaan barang sangat berpengaruh pada perencanaan produksi, oleh karena itu data

persediaan barang sangat diperlukan. CV. El'u Grafika masih menggunakan cara manual dalam

melakukan pengolahan data yaitu masih menggunakan Ms. Excel. Proses pendataan manual

memerlukan waktu yang lama dan terjadi duplikasi data (data yang berulang), pembuatan

laporan persediaan barang sering terlambat karena memerlukan waktu yang lama dikarenakan

harus merekap data penerimaan barang dan data pengeluaran barang sehingga dirasa kurang

efektif dan efisien.

Rumusan Masalah

CV. El’u Grafika belum memiliki sarana manajemen produksi yang efektif dan optimal

yaitu berupa sistem informasi berbasis web.

Batasan Masalah

Sistem informasi inventory gudang untuk sarana manajemen produksi di CV. El’u

Grafika.

Tujuan Penelitian

Membuat sistem informasi inventory gudang berbasis web pada CV. El’u Grafika.

Manfaat Penelitian

Manfaat yang diperoleh dari pembuatan system informasi ini adalah sebagai berikut:

1. Memudahkan pemilik CV. El’u Grafika untuk memanajemen persediaan stok

barang.

2. Memudahkan pemilik CV. El’u Grafika untuk mendapatkan laporan pemasukan dan

pengeluaran stok barang.

LANDASAN TEORI

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan (Jogiyanto, 2005).

Website

Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman - halaman yang

digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak animasi, suara, dan

atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk

rangkaian bangunan yang saling terkait (Hidayat, 2010).

Inventory

Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengan

dijual kembali atau diasumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan sebagai barang yang

dimiliki untuk dijual atau diasumsikan dimasa yang akan datang. Semua barang yang berwujud

dapat disebut inventory, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan (Raharjo, Budi, 2011).

Inventory perlu dilaksanakan dengan baik untuk mengetahui secara pasti persediaan

dari sisa barang-barang dagangan yang terjual, dan untuk menjamin lancarnya arus lintas

barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari

supplier, barang yang dipesan oleh pelanggan, barang yang terjual, dan penyesuaian

penyesuaian (adjusment) terhadap barang. Pencatatan data tersebut agar dapat diketahui

dengan mudah barang yang banyak tertimbun (over stock), barang yang harus dipesan kembali

kepada supplier karena persediannya sudah minim.

ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD (Entity relationship diagram) merupakan suatu model data yang dikembangkan

berdasarkan obyek. ERD digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data

kepada pemakai secara logic. ERD didasarkan pada suatu persepsi bahwa real word terdiri

atas obyek-obyek dasar yang mempunyai hubungan kerelasian/hubungan antar obyek-obyek

dasar tersebut. ERD digambarkan dalam bentuk diagram yang menggunakan simbol-simbol

grafis tertentu.

Entity relationship diagram (ERD) relatif mudah dipahami, bahkan oleh orang awam

sekalipun. Bagi perancang basis data, ERD berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya

akan dikembangkan basis datanya. Model ini juga membantu perancang basis data pada saat

melakukan analisis dan perancangan basis data karena model ini dapat menunjukkan macam

data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data yang ada di dalamnya. Bagi pemakai, model

ini sangat membantu dalam hal pemahaman model sistem dan rancangan basis data yang akan

dikembangkan oleh perancang basis data. (Sutanta, 2004).

Tabel Simbol Entity Relationship Diagram

Simbol Nama Keterangan

Simbol garis relasi Menunjukkan garis relasi

Simbol entitas

Menunjukkan obyek dasar

yang terkait dalam sistem

Simbol relasi

Bisa menjadi tabel apabila

mempunyai atribut

Simbol atribut

Keterangan yang terkait

pada sebuah entitas yang

perlu disimpan

3.5 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya)

atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard

disk, tape, diskette, dan lain sebagainya) (Jogiyanto, 2005).

Tabel Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Simbol Keterangan

Entitas luar (External Entity) :

merupakan kesatuan (entity) di

lingkungan luar sistem yang dapat

berupa orang, organisasi, atau sistem

lainnya yang berada di lingkungan

luarnya yang akan memberikan input

atau menerima output dari sistem.

Aliran data (Data Flow) :

menunjukkan arus dari data yang

dapat berupa masukan untuk sistem

atau hasil dari proses sistem.

Lanjutan Tabel Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Simbol Keterangan

Proses (Procces) : kegiatan atau kerja

yang dilakukan oleh orang, mesin atau

computer dari hasil suatu arus data

yang masuk kedalam proses untuk

dihasilkan arus data yang akan keluar

dari proses.

Penyimpanan data (Data Store) :

menunjuk kan penyimpanan dan

pengambilan data.

3.6 MySQL

MySQL merupakan database server yang paling sering digunakan dalam pemrograman

PHP. MySQL digunakan untuk menyimpan data di dalam database dan memanipulasi data-

data yang diperlukan. Manipulasi data tersebut berupa menambah, mengubah dan menghapus

data yang berada dalam database (Komang, 2014).

3.7 PHP (Hypertext Preprocessor)

PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan

HTML (Hyper Text Markup Language) untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena

PHP merupakan server-side scripting maka sintak dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi

di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML (Hyper Text Markup

Language). Dengan demikian kode program yang ditulis dalam PHP tidak akan terlihat oleh

user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin (Arief, 2011).

Salah satu keunggulan yang dimiliki oleh PHP adalah kemampuannya untuk melakukan

koneksi keberbagai macam software system manajemen basis data atau DBMS (Database

Management System), sehingga dapat menciptakan suatu halaman web yang dinamis. PHP juga

memiliki integrasi dengan beberapa library eksternal yang dapat membuat Anda melakukan

segalanya dari dokumen PDF (Portable Document Format) hingga mem-parse XML

(Extensible Markup Language) (Arief, 2011).

ANALISA DAN PERANCANGAN

Entity Relational Diagram (ERD)

Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Konteks

DFD Level 0

DFD Level 1 Pendataan

DFD Level 1 Transaksi

DFD Level 1 Cetak Laporan

IMPLEMENTASI

Berikut merupakan hasil dari pembuatan sistem informasi inventory gudang berbasis website

Tampilan Halaman Login

Tampilan Halaman Data barang

Tampilan Halaman Data Barang Masuk

Tampilan Halaman Data Barang Keluar

Tampilan Halaman Laporan Barang Masuk

Tampilan Halaman Laporan Barang Keluar

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya maka dapat

ditarik kesimpulan mengenai pembuatan Sistem Informasi Inventory Barang Berbasis Web

diantaranya:

a. Sistem Informasi Inventory barang dapat mencatat data barang dan data supplier yang

nantinya dapat digunakan untuk pendataan stok barang di CV El’u Grafika.

b. Sistem ini dapat melakukan pencatatan transaksi barang masuk dan transaksi barang

keluar.

c. Sistem ini dapat membuat laporan barang masuk dan barang keluar.

d. Sistem ini dapat melakukan pencarian data secara otomatis dengan menuliskan data

yang ingin dicari pada kolom pencarian.

Saran

Sistem informasi yang dibangun dalam tugas proyek ini belum bersifat menyeluruh,

artinya masih banyak bagian-bagian yang belum sempurna dan perlu adanya pengembangan

lebih lanjut diantaranya :

a. Sistem ini belum bisa menampilkan informasi tentang kapan terjadinya berubahan data,

yang menyebabkan adanya duplikasi data. Oleh sebab itu dibutuhkan program yang

dapat menampilkan informasi mengenai waktu perubahan data.

b. Sistem ini belum bisa mengedit stok barang, sehingga apabila terjadi kesalahan dalam

menginput barang masuk untuk menanggulinya adalah dengan cara melebihkan atau

mengurangkan jumlah barang pada saat input barang yang masuk sesuai dengan

kesalahan input sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

Arifudzaki, Birtha, 2010, Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Perusahaan

Ekspor Hasil Laut Berbasis Web, Jurnal Teknik Elektro, Universitas Diponegoro.

Arief, M.Rudianto. 2011, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan Php dan Mysql. Andi

Offset, Yogyakarta.

Fitri, Handayani, 2010, Sistem Informasi Inventory Pada Perusahaan Handuk Lumintu,

https://digilib.uns.ac.id/dokumen/download/15915/MzA5OTg=/Sistem-informasi

inventory pada-Perusahaan-Handuk-Lumintu-abstrak.pdf, diakses 22 desember 2017,

pukul 04.35 WIB.

Hidayat, Rahmat, 2010, Cara Praktis Membangun Website Gratis, Elex Media Komputindo,

Jakarta.

Jogiyanto, H, 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Noviandi, Budi Mochamad, 2012, Perancangan Sistem Informasi Inventory Barang di Bank

Sampah Garut, Jurnal Algoritma, Volume 9, STT Garut.

Raharjo, Budi, 2011, Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL,

Informatika, Bandung.

Wahyuni, Nur Laila, 2011, Sistem Informasi Pengolahan Data Inventory Pada Toko Buku

Studi CV. Aneka Ilmu Semarang, Jurnal Teknik Elektro, Volume 3, Universitas Negeri

Semarang.

Widianti, Utami Dewi, 2012, Pembangunan Sistem Informasi Aset Di PT. Industri Komunikasi

Telekomunikasi Indonesia (PERSERO) Berbasis Web, Jurnal Ilmiah Komputer Dan

Informatika, Volume 1, Universitas Komputer Indonesia.