7f872 Jurnal Gabungan Triana

8/18/2019 7f872 Jurnal Gabungan Triana

1/14

111

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENUNJANG PERENCANAAN

PELATIHAN KARYAWAN PADA PERUSAHAAN INDUSTRI MANUFAKTUR

Design of Employee Training Planning Support Information System in Manufacturing Industry

Triana Fatmawati

Sekolah Tinggi Manajemen Industri Jakarta

Tanggal Masuk: (16/7/2014)

Tanggal Revisi: (23/7/2014)

Tanggal disetujui: (1/8/2014)

ABSTRAK

Perencanaan pelatihan yang tepat perlu dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan pemakai

karyawan, sehingga biaya yang dikeluarkan dapat memberikan hasil maksimal berupa peningkatankinerja karyawan. Berkaitan dengan kebutuhan perencanaan pelatihan karyawan yang efektif, maka perlu bagi perusahaan meingimplementasikan sistem informasi berbasis komputer untuk menunjang perencanaan pelatihan karyawan. Beberapa perusahaan manufaktur belum memiliki sistem informasi

yang tepat memenuhi kebutuhan perencanaan pelatihan. Selain itu sistem penilaian keterampilankaryawan dari beberapa pihak, yaitu atasan karyawan, pakar, dan karyawan itu sendiri, masih manual

dalam bentuk hardcopy, sehingga memiliki kelemahan yaitu tidak praktis, tidak efisien, tingkatkeamanan rendah, serta kurang dapat ditelusuri. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi caramenentukan prioritas kebutuhan keterampilan karyawan sebagai dasar untuk merencanakan pelatihan

keterampilan karyawan di perusahaan manufaktur, merancang alat bantu berupa sistem informasiuntuk memberikan penilaian keterampilan karyawan yang melibatkan beberapa pihak penilai, juga

untuk menentukan prioritas pelatihan yang digunakan sebagai dasar untuk perencanaan dan penjadwalan pelatihan. Model pengembangan sistem informasi yang digunakan adalah model

prototipe evolusioner. Analisis dan perancangan yang digunakan adalah pendekatan berorientasi objekdengan tools pemodelan Unified Modeling Language (UML). Hasil perancangan sistemdiimplementasikan dengan bahasa pemrograman PHP dan perangkat lunak basis data MySQL. Sisteminformasi penunjang perencanaan pelatihan yang dirancang mampu menyediakan fasilitas penilaianketerampilan karyawan dari beberapa pihak, dan menyediakan informasi keterampilan karyawan yang

perlu ditingkatkan sebagai penunjang dalam membuat prioritas kebutuhan pelatihan dengan lebihcepat dan dapat ditelusuri, sehingga pada akhirnya dapat mempermudah pihak perencana merancang pelatihan yang efektif.

Kata kunci: perencanaan pelatihan, sistem informasi, analisis dan perancangan berorientasi objek,

Unified Modeling Language (UML)

ABSTRACT

The planning of appropriate employee training is needed to meet the requirements of employee user, so the cost for employee training can deliver maximum result in increasing employee performance. Related with the requirement of effective training plan, it is necessary for manufacturing companies toimplement computer based information system to support the planning of employee training. Somemanufacturing companies did not have information system to support the planning of training. Inaddition, the skill assessment from some assessors was still manually written in hardcopy form, so itwas inefficient, low security level, and lack of traceability. This study aimed to identify how todetermine the priority of employee skill needs as a basis for planning the employee training;designing information system to provide an assessment of employee skills involving multiple

assessors, as well as to determine the priority of training is used as a basis for planning and scheduling training. The information system development model used in this study is evolutionary


2/14

J u r n a l T e k n o l o g i d a n M a n a j e m e n , V o l . 1 2 , N o . 2 , A g u s t u s 2 0 1 4

112

prototyping model. Analysis and design approach used is object-oriented approach with modelingtools Unified Modeling Language (UML). Then information system design is implemented with PHPand MySQL. Design of employee training planning support information system is able to provideemployee skills assessment, and provide information about employee skill that needs to be improvedas a support in making training priority more quickly and can be traced, which in turn can facilitatethe training planner to design effective training.

Keywords: training planning, information system, object-oriented analysis and design, Unified Modeling Language (UML)

I. PENDAHULUAN

Sumber daya manusia merupakan

modal perusahaan (human capital) yang

paling dapat diandalkan dalam penciptaan

nilai keunggulan bersaing yang

berkelanjutan. Human capital adalahkombinasi pengetahuan, keahlian, dan

pengalaman yang membentuk kompetensi

dan kapabilitas kolektif karyawan suatu

perusahaan. Kesesuaian keterampilan dan

keahlian yang dimiliki karyawan di suatu

perusahaan merupakan hal yang penting

bagi perusahaan karena keterampilan dan

keahlian yang baik dan sesuai dengan

bidang pekerjaan akan meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan

secara keseluruhan. Perusahaan sektor

industri manufaktur merupakan salah satu

perusahaan yang membutuhkan kesesuaian

keterampilan dan keahlian yang dimiliki

karyawan dengan bidang pekerjaan.

Keberadaan pendidikan vokasional

diharapkan dapat menyediakan karyawan

yang memiliki kompetensi seperti yang

diharapkan oleh pihak perusahaan. Akan

tetapi pada kenyataannya lulusan dari

institusi pendidikan vokasional tersebut

belum sepenuhnya memenuhi tingkat

keterampilan ( skill level ) yang dibutuhkan

perusahaan. Hal ini tidak hanya terjadi di

Indonesia, tetapi di beberapa negara lain.

Studi yang dilakukan Kazilan dan Ramlah

(2009) menghasilkan bahwa masih

ditemukan kelemahan pada kesiapan lulusanlembaga pendidikan vokasional di Malaysia

terutama dalam hal tingkat keterampilan

teknis lulusan tersebut ketika akan bekerja di

bidang industri.

Penelitian Mukti Raharjo (2008)

menunjukkan bahwa produktivitas karyawan

akan meningkat setelah mengikuti pelatihanyang dilaksanakan oleh perusahaan.

Produktivitas karyawan tersebut dapat

diukur melalui kinerja karyawan pada saat

melakukan pekerjaan. Oleh sebab itu

efektivitas suatu pelatihan dapat diukur

melalui kinerja karyawan sebagai pihak

yang telah mendapatkan pelatihan.

Perusahaan mengeluarkan biaya yang

tidak sedikit untuk melakukan pelatihan.Perencanaan pelatihan yang tepat dalam hal

peserta pelatihan, materi pelatihan, dan

jadwal pelatihan perlu dilakukan untuk

mengakomodasi kebutuhan pemakai

karyawan peserta pelatihan sehingga biaya

yang dikeluarkan dapat memberikan hasil

yang maksimal berupa peningkatan kinerja

karyawan. Freeman (1993) menyebutkan

bahwa kegagalan suatu pelatihan

diakibatkan karena diabaikannya

perencanaan strategis organisasi ketika

menentukan pelatihan. Dengan demikian

sering terjadi hubungan yang tidak jelas

antara perencanaan dengan kebutuhan

pelatihan. Berdasarkan hal di atas, maka

perlu bagi suatu perusahaan untuk

menyediakan sarana bagi para pengambil

keputusan atau manajer berupa sistem

penunjang perencanaan pelatihan karyawanuntuk mencapai pelaksanaan pelatihan yang


3/14

T r i a n a F a t m a w a t i , P e r a n c a n g a n S i s t e m . . .

113

efektif. Sistem penunjang perencanaan

pelatihan diharapkan dapat membantu para

manajer untuk memantau hasil dari

pelatihan dan merencanakan pelaksanaan

suatu pelatihan berdasarkan prioritaskebutuhan.

Berkaitan dengan kebutuhan akan

perencanaan pelatihan karyawan dalam

rangka mencapai sistem pelatihan karyawan

yang efektif, maka perlu bagi perusahaan

untuk meingimplementasikan sistem

informasi berbantuan komputer untuk

menunjang perencanaan terhadap pelatihan

karyawan. Sistem ini diharapkan dapat

memberikan informasi yang cukup untuk

membantu pihak manajer perusahaan dalam

merencanakan suatu pelatihan berdasarkan

prioritas kebutuhan. Dengan demikian

pelatihan dapat dilakukan secara tepat

sasaran, baik dalam hal waktu maupun

pemilihan atau penugasan pihak yang

menjadi peserta pelatihan.

Berdasarkan observasi terhadap

beberapa perusahaan manufaktur,didapatkan masalah yaitu belum memiliki

sistem informasi yang tepat memenuhi

kebutuhan perencana pelatihan serta para

manajer terutama dalam mengukur prioritas

kebutuhan pelatihan yang dihubungkan

dengan kinerja dan tingkat keterampilan

yang dimiliki karyawan. Selain itu sistem

penilaian terhadap keterampilan karyawan

yang melibatkan beberapa pihak,

diantaranya manajer sebagai atasan

karyawan, pakar, dan karyawan itu sendiri,

masih bersifat manual dalam bentuk

hardcopy. Sistem penilaian seperti ini

memiliki beberapa kelemahan yaitu tidak

praktis, tidak efisien waktu dan biaya,

tingkat keamanan rendah, kurang dapat

ditelusuri atau tracebility rendah, serta

kurang ramah lingkungan karena

membutuhkan kertas untuk beberapa penilai.

Beberapa perusahaan yang diamati bahkan

telah mengimplementasikan sistem

Enterprise Resource Planning (ERP), akan

tetapi kebutuhan terhadap sistem informasi

yang dapat menunjang perencanaan

pelatihan tersebut belum bisa dipenuhi olehsistem ERP yang ada. Oleh karena itu

penelitian ini akan membuat usulan

rancangan sistem informasi penunjang

perencanaan pelatihan karyawan pada

perusahaan khususnya perusahaan

manufaktur.

Rumusan Masalah

1. Pihak manajemen pada beberapa

perusahaan khususnya perusahaan

manufaktur masih belum memiliki sarana

yang tepat dan praktis untuk merencanakan

pelaksanaan suatu pelatihan yang didasarkan

pada kebutuhan peningkatan keterampilan

karyawan

2.

Belum adanya sistem penilaian

keterampilan karyawan untuk mengukur

tingkat keterampilan karyawan sebagai dasar

dalam menentukan kebutuhan pelatihanyang praktis dan dapat ditelusuri.

3. Belum adanya sistem perencanaan

pelatihan yang disesuaikan dengan prioritas

kebutuhan keterampilan karyawan

perusahaan pada beberapa perusahaan

manufaktur.

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Mengidentifikasi cara menentukan

prioritas kebutuhan keterampilan karyawan

sebagai dasar untuk merencanakan pelatihan

keterampilan pada karyawan di perusahaan

manufaktur untuk meningkatkan kapabilitas

karyawan.

2.

Merancang alat bantu berupa sistem

informasi untuk memberikan penilaian

keterampilan karyawan pada perusahaan

manufaktur yang melibatkan beberapa pihak

penilai.


4/14


114

3. Merancang alat bantu berupa sistem

informasi untuk menentukan prioritas

pelatihan yang digunakan sebagai dasar

untuk perencanaan dan penjadwalan

pelatihan yang akan dilaksanakan.

II. METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian yang digunakan

pada penelitian ini adalah berupa langkah-

langkah yang dilakukan untuk melakukan

analisis dan perancangan sistem informasi

untuk mendapat gambaran sistem yang

sedang berjalan sebagai dasar untuk

merancang sistem usulan. Hasil dari analisis

kebutuhan yang didapatkan melalui

observasi dan wawancara terhadap user ,

akan dijadikan dasar untuk merancang

sistem yang diusulkan.

Model pengembangan sistem informasi

yang digunakan pada penelitian ini adalah

model evolusioner. Pada model ini yang

dilakukan pengembang sistem adalah

mengembangkan implementasi awal sistem

atau disebut prototipe lalumemperlihatkannya kepada user untuk

dikomentari. Kemudian dilanjutkan untuk

memperbaiki prototipe versi demi versi

sampai didapatkan versi sistem yang

memenuhi persyaratan diperoleh.

Analisis dan perancangan yang

digunakan dengan menggunakan pendekatan

berorientasi objek (Object Oriented Analysis

and Design), dengan menggunakan alat

bantu (tools) pemodelan sistem Unified

Modeling Language (UML). Setelah

melakukan pemodelan dan perancangan

sistem, selanjutnya dikembangkan prototipe

sistem usulan dengan menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan perangkat lunak

basis data MySQL.

Berikut adalah langkah-langkah yang

dilakukan pada penelitian:

Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian

III. PENGUMPULAN DATA

Deskripsi Sistem Saat Ini

Perencanaan pelatihan merupakan

kegiatan yang dilakukan oleh bagian Human

Resources (HR) suatu perusahaan.

Ketepatan perencanaan pelatihan merupakan

hal yang penting dalam suatu perusahaan.

Perencanaan pelatihan dimaksudkan agar

perusahaan dapat menyediakan pelatihankepada para karyawan secara efektif.

Studi pendahulan

- Studi Literatur

- Observasi Lapangan

Identifikasi Masalah dan

Penetapan Tujuan Penelitian

Pengumpulan data

- Observasi

- Wawancara

Data yang dikumpulkan:

- Proses bisnis pada sistem sekarang

- Pengguna yang terlibat pada sistem

- Dokumen yang terlibat pada sistem

Analisis Kebutuhan Sistem

- Pendefinisian aktor;

- Pendefinisian use case - Pembuatan use case diagram

- Pembuatan use case description

Perancangan Sistem- Pembuatan activity diagram

- Perancangan basis data

- Perancangan kelas dan interaksi antar kelas denganclass diagram, dan sequence diagram

- Perancangan antar muka

- Perancangan algoritma;

- Perancangan arsitektur sistem

Konstruksi Prototi e

Pengujian Prototipe

Sudah sesuai

dengan

kebutuhan user?

Kesimpulan

a


5/14


115

Pelatihan yang efektif didapatkan

dengan merencanakan pelatihan yang

memang diperlukan oleh karyawan. Oleh

karena itu sebelum merencanakan pelatihan,

bagian HR perlu untuk melakukan analisisterhadap kesenjangan ( gap) keterampilan

( skill ) yang dimiliki karyawan dengan yang

tingkat keterampilan idealnya (ideal skill ).

Pada beberapa perusahaan manufaktur

telah menerapkan analisis kesenjangan

keterampilan yang dimiliki karyawannya

melalui monitoring keterampilan karyawan.

Hasil monitoring keterampilan akan

diketahui keefektifan dari pelatihan yang

telah diberikan kepada karyawan tersebut,

juga sebagai dasar untuk merencanakan

pelatihan yang sebaiknya diberikan untuk

karyawan sesuai dengan jabatan atau posisi

karyawan tersebut. Alat bantu atau tools

yang dipakai oleh beberapa perusahaan

adalah berupa skill matrix.

Skill Matrix

Skill matrix merupakan dokumen untukmenilai keterampilan karyawan sesuai

dengan jabatannya. Skill matrix dapat

dimanfaatkan untuk merencanakan pelatihan

yang akan dilakukan sesuai dengan

penilaian keterampilan tersebut. Skill matrix

merupakan dokumen dalam format

Microsoft Excel yang berisi beberapa data

yaitu:

a. Data jabatan atau peran dalam

perusahaan atau dalam divisi;

b. Data keterampilan dari masing-masing

jabatan;

c.

Data tingkatan (level ) dari masing-

masing keterampilan. Data tingkatan ini

memiliki range 0 sampai 4 yang

menunjukkan penguasaan keterampilan dari

rendah ke tinggi.

d.

Data pelatihan atau modul pelatihan;

e.

Penilaian keterampilan karyawan ( skill

assessment ). Skill assessment karyawan

merupakan salah satu data terpenting pada

skill matrix. Sebab penilaian tersebut yang

akan menjadi dasar perencanaan pelatihan.

f. Nilai keterampilan yang diharapkan.

Tingkat penguasaan ini biasa disebuttingkatan ideal (ideal level atau desired ).

Tingkatan ideal pada masing-masing

keterampilan bukan selalu level tertinggi.

Sistem Penilaian Keterampilan dan

Perencanaan Pelatihan yang Berjalan

Gambaran proses penilaian karyawan

dan perencanaan pelatihan yang sedang

berjalan adalah seperti digambarkan pada

gambar 2:

Sistem Penilaian Keterampilan dan Perencanaan Training Karyawan

KaryawanExpertManager HR Officer

Hasil pemetaan

(mapping ) training

denganketerampilan

Membuat daftar

training

Membuat

pemetaan

(mapping ) antara

training dengan

keterampilan

Menentukan

keterampilan yang

harus dimiliki

untuk setiap

jabatan

Menilai

keterampilan

karyawan

Menilai

keterampilan

karyawan

Menentukan tingkat keterampilan

ideal yang dimiliki setiap jabatan

Menilai

keterampilan

karyawan

Nilai hasil

assessment

Nilai hasil

assessmentNilai assessment

Menganalisis gap

antara nilai hasil

assessment dengan

tingkat keterampilanideal

Hasil analisis gap

antara nilai aktual

dengan tingkat

ideal

Membuat peringkat

keterampilan yang

memiliki gap besar

Selesai

Peringkat

keterampilan yang

memiliki gap besar

Hasil pemetaan keterampilan

yang dimiliki oleh setiap

jabatan dan tingkat

keterampilan ideal yang

harus dimiliki setiap jabatan



jabatan dan tingkat





jabatan dan tingkat



Membuat daftar

keterampilan

Daftar

keterampilan

Gambar 2. Flowchart Cross Functional Proses

Penilaian dan Perencanaan Pelatihan


6/14


116

Data

Berdasarkan pengumpulan data, maka

dapat diinventarisasi data yang mengalir dan

direkam pada sistem saat ini adalah sebagai

berikut:a. Data jabatan

Data jabatan digunakan untuk memetakan

jabatan dan keterampilan yang harus

dimiliki oleh masing-masing jabatan.

b.

Data karyawan

Data karyawan digunakan untuk melakukan

penilaian keterampilan setiap karyawan.

c. Data pelatihan

Data pelatihan ini menjadi dasar dalam

perencanaan pelatihan apa yang akan

diselenggarakan.

d. Data keterampilan

Merupakan data yang berisi semua

keterampilan yang ada pada perusahaan.

e.

Data tingkat keterampilan ideal

Data tingkat keterampilan ideal

menunjukkan tingkat ideal dari

keterampilan. Nilai yang digunakan adalah

antara 1 sampai 5, dengan deskripsi: 1:Belum punya pengetahuan; 2: Tahu teori

dan dasarnya; 3: Tingkat 2 ditambah bisa

melakukan tetapi perlu dibimbing; 4:

Tingkat 3 ditambah bisa melakukannya

sendiri; 5: Tingkat 4 ditambah bisa

mengajarkan ke orang lain.

f.

Data pemetaan pelatihan – keterampilan

Data pemetaan antara pelatihan dan

keterampilan dimaksudkan untuk

mengetahui hubungan antara suatu pelatihan

dengan keterampilan yang dapat

ditingkatkan melalui suatu pelatihan.

g.

Data jabatan – keterampilan

Data jabatan – keterampilan merupakan data

hubungan antara jabatan dengan

keterampilan. Tujuannya untuk mengetahui

keterampilan apa saja yang harus dimiliki

oleh suatu jabatan.

h.

Data penilaian keterampilan

Data penilaian keterampilan merupakan data

untuk merekam hasil penilaian yang

diberikan oleh manajer, pakar, dan

karyawan itu sendiri. Penilaian ini dilakukan

per karyawan per keterampilan. Setelah tiga pihak memberikan penilaian, maka HR

officer akan memberikan nilai aktual yang

didasarkan dari hasil penilaian tiga pihak.

i.

Data kesenjangan keterampilan

Data kesenjangan keterampilan ( skill gap)

merupakan data hasil analisis kesenjangan

antara nilai keterampilan aktual dengan nilai

hasil penilaian keterampilan oleh ketiga

pihak di atas. Hasil analisis kesenjangan

keterampilan dengan tingkat keterampilan

aktual akan menjadi dasar perencanaan

pelatihan.

IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN

Spesifikasi Kebutuhan Sistem

Berdasarkan hasil studi pendahuluan

dan diskusi tentang kebutuhan user , maka

dibentuk spesifikasi kebutuhan sebagai

berikut:Tabel 1. Deskripsi Spesifikasi Kebutuhan Sistem

No.

SRS

Spesifikasi

Kebutuhan

Deskripsi

SRS

– 01

Mengelola

data training

Sistem mempunyai fungsi

untuk mengelola data training.

Data training meliputi data

nama training dan deskripsi isi

dari training. Pengelolaan data

training ini merupakan hakdari HR officer . Pengelolaan

data training meliputi:

1.

Input data training baru2. Edit data training

3. Penghapusan data training

SRS

– 02

Mengelola

dataketerampilan

Sistem menyediakan fungsi

untuk mengelola dataketerampilan. Data

keterampilan meliputi id

keterampilan dan nama

keterampilan. Pengelolaan

data keterampilan merupakan peran dari manajer.

Pengelolaan data keterampilan

meliputi:

1.

Input data keterampilan

2. Edit data keterampilan


7/14


117

No.

SRS

Spesifikasi

Kebutuhan

Deskripsi

3. Hapus data keterampilan

SRS

– 03

Mengelola

pemetaan

pelatihan

dengan

keterampilan


untuk mengelola pemetaan

pelatihan dengan

keterampilan. Untuk setiap

pelatihan maka diberikan

nama-nama keterampilan yang

bisa ditingkatkan melalui

pelatihan tersebut. Pemetaan

pelatihan dengan keterampilan

ini merupakan peran dari HR

officer . Pengelolaan pemetaan

pelatihan dengan keterampilanmeliputi:

1. Input data keterampilan

untuk suatu pelatihan

2. Edit data keterampilan

untuk suatu pelatihan3. Hapus data keterampilan

untuk suatu pelatihan

SRS

– 04

Mengelola

data

keterampilan

setiap

jabatan

Mengelola data keterampilan

setiap jabatan meliputi

pemberian jenis keterampilan

yang diperlukan oleh suatu

jabatan. Pada fungsi ini

sekaligus diberikan nilaitingkat (level ) ideal untuk

masing-masing keterampilan

pada suatu jabatan.

Pengelolaan data keterampilansetiap jabatan ini merupakan

peran dari manajer.

SRS

– 05

Memberikan

nilai

assessment

keterampilan


untuk memberikan nilai

assessment keterampilan

setiap karyawan. Penilaian

keterampilan karyawandiberikan oleh tiga pihak,

yaitu manajer, pakar, dankaryawan itu sendiri. Para

penilai bisa mengakses sistem

untuk memberikan niliai

terhadap keterampilan

karyawan. Untuk manajer dan

pakar bisa memberikan

penilaian beberapa karyawan.

Sedangkan untuk karyawan

hanya bisa menilai

keterampilan dirinya sendiri.

No.

SRS

Spesifikasi

Kebutuhan

Deskripsi

SRS

– 06

Membuat

laporan

kesenjangan

keterampilan

Sistem menganalisis

kesenjangan ( gap)

keterampilan berdasarkan

hasil penilaian assessment

keterampilan karyawan.Laporan ini dihasilkan dari

perhitungan antara hasil

penilaian assessment

keterampilan dengan tingkatketerampilan ideal (desired )

yang telah ditetapkan oleh

manajer. Laporan ini dapat

diakses oleh manajer dan HR

officer . Laporan ini digunakan

HR officer sebagai dasar untukmerencanakan pelatihan yang

akan dilaksanakan.

SRS – 07

Mengeloladata user

Sistem menyediakan fungsi pengelolaan user yang

dilakukan oleh admininstrator

sistem, yang dalam sistem ini

adalah HR officer .

Pengelolaan user meliputi:

1. Input data user baru

2. Edit data user

3. Hapus data user

SRS

– 08

Login Sistem menyediakan fungsi

login untuk memberikan akseskepada pengguna sistem akan

fungsi-fungsi pada sistem

sesuai dengan hak aksesnya.

Use Case Diagram

Berikut diagram use case untuk Sistem

Penunjang Perencanaan Pelatihan

Karyawan. Diagram use case ini

digambarkan berdasarkan spesifikasi

kebutuhan sistem.

Gambar 3. Use case Diagram Sistem Informasi

Penunjang Perencanaan Pelatihan Karyawan

HR Officer

Manajer

Pakar

Karyawan

Mengelola Data Pelatihan

Mengelola DataKeterampilan Setiap

Jabatan

Mengelola Pemetaan Pelatihandengan Keterampilan

Memberi Nilai AssessmentKeterampilan

Membuat LaporanKesenjangan Keterampilan

Login

Mengelola User

Mengelola Data Keterampilan


8/14


118

Use Case Description

Berikut adalah definisi masing-masing

use case pada sistem penunjang perencanaan

pelatihan karyawan.

Tabel 2. Definisi Use case Sistem Informasi

Penunjang Perencanaan Pelatihan Karyawan

No. Use case Deskripsi

1 Login Merupakan proses

pengecekan hak akses user

yang berhak mengakses

fungsi tertentu pada sistem.

2 Mengelola

data user

Mengelola data user

merupakan proses untuk

mengelola data user. Usecase ini merupakan

generalisasi tiga proses

yaitu input data user , edit

data user , dan hapus datauser . Aktor yang melakukan

fungsi ini adalah HR officer sebagai administrator

sistem.

6 Mengelola

data

pelatihan

Proses untuk mengelola data

pelatihan. Use case ini

merupakan generalisasi tiga

proses yaitu input data

pelatihan, edit data

pelatihan, dan hapus data

pelatihan. Aktor yang

melakukan fungsi ini adalah

HR officer .10 Mengelola

data

keterampilan

Proses untuk mengelola data

pelatihan. Use case ini

merupakan generalisasi tiga proses yaitu input data


pelatihan, dan hapus data

pelatihan. Aktor yang


manajer dengan terlebih

dahulu melakukan diskusi

dengan HR officer untuk

menentukan keterampilan.

14 Mengelola

pemetaan

pelatihan

keterampilan

Proses untuk memetakan

pelatihan dengan

keterampilan. Tujuan proses

ini untuk mengetahui

keterampilan apa saja yang

dapat diakomodasi oleh

suatu pelatihan. Proses ini

merupakan generalisasi dari

tiga proses yaitu input data

No. Use case Deskripsi

keterampilan untuk suatu


keterampilan suatu

pelatihan,dan hapus data

keterampilan suatu

pelatihan. Aktor yangmelakukan fungsi ini adalah

HR Officer .

18 Mengelola

data

keterampilansetiap jabatan

Proses untuk memetakan

jabatan dengan pelatihan.

Tujuan proses ini untukmengetahui keterampilan

apa saja yang harus dikuasai

untuk suatu jabatan. Proses

ini merupakan generalisasi

dari tiga proses yaitu input

data keterampilan untuksuatu jabatan, edit data

keterampilan untuk suatu jabatan, dan hapus data

keterampilan untuk suatu

jabatan. Aktor yang


manajer.

22 Memberi

nilai

assessment

keterampilan

Merupakan proses untuk

memasukkan atau

mengubah nilai assessment

keterampilan seorang

karyawan. Aktor yang dapatmengakses fungsi ini adalah

semua aktor.

23 Membuatlaporan

kesenjangan

keterampilan

Merupakan proses sistemuntuk membuat laporan

kesenjangan keterampilan

berdasarkan hasil

perhitungan antara hasil penilaian assessment

keterampilan dengan tingkat

keterampilan ideal (desired )

yang telah ditetapkan oleh

manajer


9/14


119

Activity Diagram

Berikut adalah beberapa activity

diagram untuk beberapa use case yang

telah didefinisikan:

1.

Activity Diagram: Mengelola DataPelatihan

Gambar 4. Activity Diagram Mengelola Data

Pelatihan

2.

Activity Diagram: Mengelola

Pemetaan Pelatihan dengan

Keterampilan

Gambar 5. Activity Diagram Mengelola

Pemetaan Pelatihan dengan Keterampilan

3. Activity Diagram: Mengelola Data

Keterampilan Setiap Jabatan

Gambar 6. Activity Diagram Mengelola Data

Keterampilan setiap Jabatan

HR Officer SI Perencanaan Training

Display Form Data Training

Pilihan Add, Edit, Delete Data

Pilih Add Data Pilih Edit Pilih Delete

Input Data Trainingdan Deskripsi

Training

Pilih Data yangakan Diedit

Pilih Data yangakan Didelete

Pilih SimpanData

Edit Data Trainingdan Deskripsi

Training

Konfirmasi Hapus

Hapus Data

Konfirmasi Simpan

Data

Ya

Simpan Data Ya

Tidak

Tidak

Manager SI Perencanaan Training

Display Form Pemetaan Skilldengan Training

Input Nama Traininguntuk Setiap Skill

Pilih Simpan

Simpan

Input StatusKetersediaan

Training

Manager SI Perencanaan Training

Display Form SkillJabatan

Pilih Nama Jabatan

Input Nama SkillJabatan

Input skor Level Idealsetiap Skill

Pilih Simpan

Simpan Data SkillJabatan


10/14


120

4. Activity Diagram: Memberi Nilai

Assessment Keterampilan Karyawan

Gambar 7. Activity Diagram Memberi Nilai

Assessment Keterampilan Karyawan

5.

Activity Diagram: Membuat Laporan

Kesenjangan Keterampilan

Gambar 8. Activity Diagram Membuat

Laporan Kesenjangan Keterampilan

Class Diagram

Berikut adalah class diagram yang

menggambarkan kelas-kelas yang ada

pada sistem informasi penunjang perencanaan pelatihan karyawan.

Gambar 7. Class Diagram Sistem Informasi

Penunjang Perencanaan Karyawan

Sequence DiagramBerikut adalah beberapa sequence

diagram untuk beberapa use case yang

telah didefinisikan:

1. Sequence Diagram Use case

Mengelola Data Pelatihan

a. Sequence Diagram Use case Input

Data Pelatihan

Manager Expert Karyawan SI Perencanaan Training

Display FormSkill Assesment per

Karyawan

Mengisi Nilai SkillDiri Sendiri

Mengisi Nilai SkillKaryawan

Mengisi Nilai SkillKaryawan

Pilih Simpan Pilih Simpan Pilih Simpan

Simpan

SI Perencanaan TrainingManager HR Officer

Menampilkan MenuLaporan Kesenjangan

Skill

Pilih LaporanKesenjangan Skill

Pilih LaporanKesenjangan Skill

Hitung Rata-rataKesenjangan Skill Semua

Karyawan untuk Setiap Skill

Tampilkan Skill danRata-rata

Kesenjangan Skill

Main

+main()+formLogin()+formMenu()+formKelolaUser()+formKelolaDataTraining()+formSkillJabatan()+formKerugian()+formMappingSkillTraining()+formSkillAssesment()+formLaporanKesenjanganSkill()+formRencanaTraining()

Login

+validasiLogin()

+logout()

Kelola Data User

+tampilUser()+addUser()+editUser()+deleteUser()

Kelola Data Training

+tampilDataTraining()+addDataTraining()+editDataTraining()+deleteDataTraining()

Kelola Skill Jabatan

+tampilListSkillperJabatan()+editSkilldanLevelSkill()

Mapping Skill Training

+tampilListMappingSkillTraining()+addTrainingPadaSkill()+editTrainingPadaSkill()

Skill Assesment

+tampilListKaryawan()+tampilDataSkillKaryawan()

+inputNilaiSkillKaryawan()+editNilaiSkillKaryawan()

Laporan Kesenjangan Skill

+hitungKesenjanganSkill()+tampilKesenjanganSkill()

KoneksiDatabase

+host+database+username+password

+bukaKoneksi()+executeQuerySelect()+executeQueryUpdate()+tutupKoneksi()

1

1

1

1

11

11

1

1

1

11

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1..*

1

TbUser

+idUser+username+password+nama+hakAkses

+setIdUser()+getIdUser()

+setUsername()+getUsername()+setPassword()+getPassword()+setNama()+getNama()+setHakAkses()+getHakAkses()

TbTraining

+idTraining+namaTraining+desc

+setIdTraining()+getIdTraining()+setNama()+getNama()+setDesc()+getDesc()

TbJabatan

+idJabatan

+namaJabatan

+setIdJabatan()+getIdJabatan()+setNamaJabatan()+getNamaJabatan()

TbKaryawan

+idKary+nama+idJabatan

+setIdKary()+getIdKary()+setNama()+getNama()+setIdJabatan()+getIdJabatan()

TbSkill

+idSkill+namaSkill+levelIdeal

+setIdSkill()+getIdSkill()+setNamaSkill()+getNamaSkill()+setLevelIdeal()+getLevelIdeal()

TbLevelSkill

+idLevel+level+desc

+setIdLevel()+getIdLevel()+setLevel()+getLevel()+setDesc()+getDesc()

1..*

1

TbAssessment

+idKary

+byManager+byExpert+byKary+tahun

+setIdKary()+getIdKary()+setByManager()+getByManager()+setByExpert()+getByExpert()+setByKary()+getByKary()+setTahub()+getTahun()

1..*

1

1..*

1

1..*1

1..*1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

TbJabatanSkill

+idJabatan+idSkill

+setIdJabatan()+getIdJabatan()+setIdSkill()+getIdSkill()

TbTrainingSkill

+idTraining+idSkill

+setIdTraining()+getIdTraining()+setIdSkill()+getIdSkill()

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1


11/14


12/14


122

Rancangan Basis Data

Berikut adalah rancangan struktur

tabel basis data untuk sistem informasi

penunjang perencanaan pelatihan

karyawan:

Gambar 14. Rancangan Struktur Basis data

Sistem Informasi Penunjang Perencanaan

Pelatihan Karyawan

Rancangan Antar Muka

Berikut adalah beberapa rancangan

antar muka pada sistem informasi penunjang perencanaan pelatihan

karyawan:

1. Form Mengelola Data Keterampilan

Gambar 15. Rancangan Form Mengelola Data

Keterampilan

2. Form Pemetaan Keterampilan Setiap

Jabatan

Gambar 16. Rancangan Form Pemetaan

Keterampilan Setiap Jabatan3. Form Mengelola Data Pelatihan

Gambar 17. Rancangan Form Pemetaan

Keterampilan Setiap Jabatan

Spesifikasi Lingkungan Implementasi

Lingkungan pengembangan prototipe

sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Spesifikasi perangkat keras

- Processor : Pentium Dual Core

1,8 GHz, L2 Cache 1Mb

- Memory : 2 Gbyte

- Harddisk : 40 Gbyte

2. Spesifikasi perangkat lunak

- Bahasa pengembangan program:

HTML, CSS, PHP, Javascript

- Database Management System

(DBMS) : MySQL 5

- Web Server : Apache Web

Server


13/14


123

- Tools Perancangan Antarmuka:

Macromedia Dreamweaver 8

- Sistem Operasi: Windows 2003

Server

-

Web Browser : Microsoft IE,Mozilla Firefox

V. KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian ini maka

didapatkan kesimpulan sebagai berikut:

1. Untuk memberikan kemudahan pihak

perencana pelatihan dalam

merencanakan kebutuhan pelatihan

karyawan, maka perlu dibangun sistem

yang dapat menunjang perencana

pelatihan dengan memberikan

informasi berupa prioritas kebutuhan

pelatihan berdasarkan prioritas jenis

keterampilan yang harus ditingkatkan.

2. Dengan adanya sistem informasi yang

memberikan informasi keterampilan

karyawan yang perlu ditingkatkan

maka pihak perencana pelatihan dapatmerancang pelatihan yang efektif.

3. Sistem informasi penunjang

perencanaan pelatihan yang dirancang

mampu menyediakan fasilitas berupa:

a. penilaian keterampilan karyawan

dari beberapa pihak dengan lebih

cepat dan mudah ditelusuri

(traceable)

b. penyediaan informasi penunjang

dalam membuat prioritas

kebutuhan pelatihan dengan lebih

cepat, dapat ditelusuri, praktis, dan

ramah lingkungan karena

meminimalkan penggunakan

dokumen hardcopy.

c. membantu perencana pelatihan

untuk menyusun pelatihan dengan

lebih baik sehingga menghasilkan

pelatihan yang efektif.

Saran

Beberapa saran yang didapatkan

berdasarkan hasil penelitian adalah:

1. Sistem informasi yang dirancang harus

dihubungkan dengan sistem personaliayang ada, karena sistem ini

menggunakan beberapa data yang

sudah ada pada sistem basis data

personalia.

2.

Sistem informasi penunjang


belum memasukkan data kerugian

(losses) yang merupakan kerugian

akibat kurangnya keterampilan

tertentu. Data kerugian ini akan

menjadi salah satu faktor bobot yang

digunakan dalam menghitung

kesenjangan ( gap) keterampilan.

3. Sistem informasi penunjang


belum memasukkan fungsi

penjadwalan pelatihan, termasuk

waktu dan peserta yang mengikuti

pelatihan tersebut, berdasarkan hasilanalisis kesenjangan ( gap)

keterampilan karyawan.

VI. DAFTAR PUSTAKA

A.S., Rosa, Shalahudin, M., 2011, Modul

Pembelajaran Rekayasa Perangkat

Lunak , Bandung: Modula.

Kazilan, F., Ramlah, H., 2009,

Employability Skills among the

Students of Technical and Vocational

Training Centers in Malaysia,

European Journal of Social Sciences,

Vol 9 No. 1.

Kendall, Kenneth & Kendall, Julie,

System Analysis and Design, 2002,

New Jersey: Prentice Hall.

McLeod, R., Schell, G., 2001, Sistem

Informasi Manajemen, Edisi

kedelapan, New Jersey: Prentice Hall.


14/14


124

O’Brien, J., 2005, Pengantar Sistem

Informasi, Edisi 12, New York: Mc

Graw Hill.

Pressman, R., 2002, Rekayasa Perangkat

Lunak Pendekatan Praktisi, BukuSatu Ed. II, New York: Mc. Graw

Hill Companies.

Rahardjo, M., 2008, Analisis Pelaksanaan

Perlatihan dalam Meningkatkan

Produktivitas Kerja Karyawan Bagian

Penjualan Pada PT. X di Jakarta,

Jurnal Manajemen Tahun XII No. 02

hal 176-190

Riady, H., 2009, Meningkatkan Komitmen

Karyawan atas Organisasi Melalui

Pengelolaan “Quality Work of Life”,

Jurnal of Human Capital , Vol. 1 No.

2.

Sommerville, I., 2003, Software

Engineering , Jilid 1 Ed 6, Addison

Wesley Publishers.

Wulandari, R., 2005, Penilaian Kebutuhan

Pelatihan: Tantangan dan Solusi,

Jurnal Siasat Bisnis on Human Resources hal 75-76 .

http://www.humanresources.about.com,

tanggal akses 17 Juli 2012.
http://www.humanresources.about.com/http://www.humanresources.about.com/

7f872 Jurnal Gabungan Triana

Documents

Transcript of 7f872 Jurnal Gabungan Triana