5. Transaction Processing

7/29/2019 5. Transaction Processing

1/42

1

PEMROSESAN TRANSAKSIBERDASARKAN KOMPUTERPEMROSESAN TRANSAKSIPEMROSESAN TRANSAKSIBERDASARKAN KOMPUTERBERDASARKAN KOMPUTER

PraptiPrapti AntarwiyatiAntarwiyati


2/42

2

PEMROSESAN TRANSAKSIBERDASARKAN KOMPUTER

Pemrosesan transaksi meliputi : Capture data dan inputing data Proses data agar menjadi data

yang up to date Penyusunan output/ proses datauntuk menghasilkan output


3/42

3

Siklus Transaksi Transaksi yang terjadi dalam perusahaansesuai dengan jenis dan kegiatan yangdilakukan perusahaan.

Transaksi meliputi langkah-langkah tugasyang dilakukan terus menerus sehinggamembentuk suatu siklus

Siklus transaksi yang terjadi padaperusahaan meliputi: Revenue Cycle ( siklus pendapatan) Expenditure Cycle (siklus pengeluaran)

Resource Management Cycle (siklus manajemensumber daya) Conversion Cycle General Ledger Cycle


4/42

4

Kegiatan Revenue Cycle meliputi:1. Penerimaan pesanan2. Pengiriman barang3. Penagihan (Billing)

4. Posting ke rekening piutang5. Penerimaan Kas

Dokumen atau laporan yang diperlukan:

Sales Order Daftar penerimaan barang Sales Invoice Laporan Penerimaan Kas

File yang diperlukan Sales Journal Cash Receipt Journal Account Recivable master file


5/42

5

Kegiatan ExpenditureCycle

1. Permintaan barang yang dibutuhkan2. Pesanan pembelian

3. Penerimaan barang

4. Posting ke Buku Hutang5. Permintaan pembayaran

Dokumen yang diperlukan Purchase Requitition Purchase Order

Supplier invoice (Nota Pembelian)


6/42

6

Capture data dan inputing data

Dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu: Off-line inputing data atau Traditional

data entry On line inputing data atau Sourcedata automation


7/42

7

Layout of Input-Process-Output

Discussion

Data Processing ModelData Processing Model

InputInput ProcessProcess OutputOutput

OnlineOnline

OfflineAlways Batched

Processing

Offline

Always BatchedProcessing

May lead toRealtime Processing

May lead toRealtime Processing

May lead toBatched Processing

May lead toBatched Processing

Periodic

(Batched)

Periodic

(Batched)

Realtime

(Immediate)

Realtime

(Immediate)

DirectUpdatingDirect

Updating

SequentialUpdating

SequentialUpdating

Sequential Updatingafter Online Data EntrySequential Updating

after Online Data Entry

Sequential Updating

from Batched(Offline) Inputs

Sequential Updatingfrom Batched(Offline) Inputs


8/42

8

- ne nput ng ata

sering disebut batch entrydata Data transaksi dicapture kedalam

dokumen sumber. Dokumen sumber sebagai dokumen input.

Dari dokumen sumber disalin dan dienter

ke komputer . Pengecekan data dilakukan secara manual

sebelum diinput ke komputer dan

Pengecekan data dilakukan setelah dienter ke komputer dengan menggunakanprogram tertentu.


9/42

9

TURN AROUNDDOCUMENT Untuk mengurangi pekerjaan menyalin data dari

dokumen sumber ke komputer dapat digunakanturn around document.

TURN AROUND DOCUMENT adalah dokumenyang dibuat perusahaan dikirimkan kepada pihakluar dan dikembalikan oleh pihak luar dimanadokumen ini akan digunakan untuk input datasecara langsung ke dalam komputer denganmenggunakan OCR (Optical CharacterRecognation) devices yang merupakan alat untukmengenter data ke komputer mengguna-kanscanner


10/42

10

entry:

Terlalu banyak aktivitas manusia

Biaya tinggi Meningkatkan potensial of error


11/42

11

MasterFile

Batch Processing = Off line inputing data periodic processing

On-Line inputing data Batch/Periodic Processing

Master

File

Barcodetag

POSterminal

Plastic Card


12/42

12

On-line inputing data(Source data automation )

Source data automation merupakan kegiatan enter

data yang mencakup:

Capture data dan langsung enter ke komputer pada saattransaksi terjadi

Setelah data dienter ke komputer maka sistem langsungmemprintout data untuk dikirim / diserahkan pada klien.Capture data dapat dilakukan dengan menggunakan:

Point of sales TerminalBarcode-tags

Stripe credit cardOptical ScanningLights penMagnetic strip


13/42

13

On-line Data Input

Karakteristik on-line data entry: Tidak memerlukan dokumen sumber Input data menggunakan alat otomatisasi

(scanners at POS terminals) Keaslian data dari pihak luar perusahaan (ATM

machines, telephone touch-tone basedtransactions)

capture of data dari remote sites (remote jobentry or remote batch processing)


14/42

14

On-Line inputing data Real Time Processing

Master

File

Barcodetag

POSterminal

PlasticCard


15/42

15

Pemrosesan Data

Pemrosesan data mencakup kegiatan Updating Changing

Adding Deleting


16/42

16

Data Processing Methods

Batch data (periodik) processing

merupakan pemrosesan sekelompokdata transaksi pada periode waktutertentu. Digunakan bila aktivitas

transaksi setiap periodenya sedikit.Real time processing merupakanpemrosesan setiap transaksi padasaat terjadinya dan saat dicapture


17/42

17

Batch Processing Method

Pada batch processing, data transaksi disimpan dulu pada filetransaksi sebelum dilakukan proses pemutakhiran masterfile. Penyimpanan data transaksi pada file transaksi

dilakukan baik mengunakan off-line inputing data maupun on-line inputing data

Kebaikan batch processing meliputi:

Pemrosesan data dilakukan pada saat diperlukan

Pada batch processing dapat dilakukan audit trail Kekurangannya:

master-file menunjukkan data terbaru hanya saat selesaiproses.

Bila transaksi dikelompokkan sebelum di entry jika terjadikesalahan tidak dapat langsung dikoreksi pada saat entrydata. Koreksi baru dapat dilakukan pada sikluspemrosesan berikutnya


18/42

18

Real-time Processing Method

Real-time processing adalah pemrosesan

transaksi pada saat terjadinya dan saat dicapture

Data dari setiap transaksi di entered melalui

alat on line dan di postingkan secara langsungkedalam satu atau beberapa master file


19/42

19

Real-time Processing Method

Keunggulan Pada metode ini file induk selalu

mencerminkan data terbaru dibandingkandengan metode batch Kesalahan dapat diketahui saat entry data

Kekurangannya Lebih kompleks dan lebih mahal Lebih sulit dilakukan Audit Pengendalian dan backup procedure dapat

mengurangi adanya human error danpengaksesan bagi yang tidak berhak


20/42

20

Sequential vs. Direct Updating

Sequential Updating from Batched/Online Inputs: untukmengupdate master file secara berurutan dalam aplikasiberdasar komputer,program pemrosesan dimulai pada recordmaster file kemudian membaca setiap record yg ada dlm

file perubahan atau setiap record dipengaruhi adanyatransaksi Sequential Updating memerlukan tindakan sorting file

transaksi Seluruh Record dalam master file akan dibaca selama proses

update sehingga memerlukan waktu pemrosesan yang lamawalaupun yg sebenarnya yg diupdate hanya beberapa record

Direct Updating: Instead of processing a batch oftransactions sequentially against an entire master file, each

transaction in the batch can be posted directly to theaffected records. Direct Updating with batched transactions eliminates the

sorting step. Direct Updating is only feasible if the master files are

stored on direct-access storage.


21/42

21

File Access - I

Sequential Access : record yg adadalam file seluruhnya harus discanned, urut dimulai dari record

pertama Metode ini tidak effisient jika hanya

meng access individual record. Tetapiefficient jika jumlah record yang harusdiakses dalam file banyak


22/42

22

Direct Access: This denotes any method that involves the accessing of

desired records in some way other than by an exhaustive searchthrough all the records in a file

Significant methods of Direct Access include: Indexed sequential file

Randomization

Binary searches

Linked lists

Inverted lists

All Direct Access methods require direct-access storage media such

as magnetic disks and the use of Pointers Pointers are data elements whose values specify or point to the

physical storage addresses where associated data are stored. Incontrast to the other data elements of a record, a pointer providesdirection rather than content

File Access - II


23/42

23

CLASIFICATION AND CODING OFTRANSACTION DATA

Klasifikasi adalah pengelompokan data pada

kelas-kelas tertentu Contoh: Klasifikasi Rekening Buku Besar

sesuai dengan Susunan Laporan Keuangan

Coding: adalah pembentukan simbul berupahuruf atau anfka sesuai klasifikasinya Coding Systems ada beberapa macam :

Bar code : digunakan untuk identitas barang

Color code : code untuk membedakankepemilikan setiap lembar/warnaCipher Code: untuk menunjukkan pesan-pesan

rahasia


24/42

24

Coding System yang sering dipakai dalambidang usaha ada 4:

1. Mnemonic coding systemMembuat kode dalam bentuk singkatan huruf suatu objekContoh: Jkt kode dari Jakarta

Ina kode untuk IndonesiaWSW-P175R-14 : kode barang yang menunjukkan : WhiteSide Wall Radial Tire dengan ukuran tertentu

2. Sequence coding system

Kode dengan nomor urutContoh: Kode nomer cek, Faktur, Bukti Kas Keluar, RekeningBuku Besar dsb.

3. Block Coding SystemContoh : pemberian kode nomer Customer1-499 Kode Customer untuk daerah Jatim500-999 Kode Customer untuk daerah Jateng dstContoh lain pemberian no kode rekening


25/42

25

Coding System yang sering dipakai dalambidang usaha II:

4. Group Numerical code (Group Coding System) Kode kelompok dipakai untuk pemberian kode pada

a. Rekening buku besar (chart of account)Contoh:

Kode Kelompok Aktiva Lancar KasAngka 1 pertama menunjukkan kelompok Aktiva

Angka 1 kedua menunjukkan kelompok Aktiva Lancar

Angka 1 ke tiga menunjukkan nomer Aktivanya yaitu Kasb. Barang yang dipakai pada perusahaan manufaktur

Contoh:Besi baja dengan kode 5-73-201

Angka 5 menunjukkan nomer jenis barang yaitu besi bajaAngka 73 menunjukkan tempat ; almari no 7 rak ke 3Angka 201 menunjukkan ukuran barang; panjang 20 feet ukuran

2 inci


26/42

26


27/42

27

Document Flowcharts

Flowcharts are pictorial representations

of transaction processing systems thatportray flows of some type

A Document Flowchart emphasizes the

hardcopy inputs and outputs and theirflows through organizational units

Auditors and accountants may use

document flowcharts when analyzing acurrent system for weaknesses in controlsand reports


28/42

28

Common Document Flowcharting

Symbols - I

Punched Card

Keying operation

Document

Multiple copies of

a specific document

Floppy Disk

Manual Operation

Connector between

two points on aflowchart

Journal or ledger


29/42

29

Permanent file of

documents

Information flow

Document flow

Annotation for

additional

explanation

Envelope

Adding machine

tape used forbatch control

Common Document

Flowcharting Symbols - II


30/42

30

A Sample Document Flowchart

Dept yg membutuhkan Central Supplies Department

Goods Requisition

Form

A

1 2

File

A

Goods RequisitionForm

1


31/42

31

System Flowcharts

System Flowcharts depict the flows of

data and processing steps in an AIS They use symbols that are industry

conventions standardized by theAmerican National Standards Institute(ANSI)

Flowcharting symbols are grouped asinput-output symbols, processingsymbols, storage symbols, data and

information flow symbols, and


32/42

32

System Flowchart SymbolsSystem Flowchart SymbolsSystem Flowchart SymbolsSystem Flowchart Symbols

Input/OutputInput/OutputInput/OutputInput/Output

Manual Input

Keying Operation

Display

Punch CardCan also be output.These are rarelyused nowadays.

DocumentAlso output asreports

General PurposeInput-OutputFile

Used when type of media is unknown

or for manual card files, ledgers, batch logs, etc.


33/42

33

System Flowcharting Symbols

Processing

Manual Operation

Processing

Collate

Sorting

Auxiliary

Operation

Also known as off-line process

S


34/42

34

System Flowcharting

Symbols Storage

Punched Card

PunchedPaper Tape

MagneticTape

Input/Output

Document

Magnetic

Disk

Online Storage Off-line

Storage


35/42

35

Systems Flowcharting

Symbols Connectors

Start/StopStart/Stop TerminalCan also be an external

entity

AA On-pageconnector

Off-pageConnector

Logic Flow

Telecommunication

Link


36/42

36

TerminationCan also be an external entity

Communication Link

Data Preparation

System Flowcharting

Symbols Miscellaneous - I


37/42

37

Annotation for

additional

explanation

Bridge for

crossing flows

Batch total -any total

Goods; e.g.,inventory

shipment

System Flowcharting

Symbols Miscellaneous - II

St t Ch t


38/42

38

Structure Charts

A structure chart portrays the hierarchy of levelsand interrelationships within a system

Computer programmers use high-level structurecharts to determine the overall structure of programmodules required to operationalize a system

Low-level structure charts, prepared during thedetailed design phase, enable computer programmersto create source code sub-routines that help in the

implementation of systems Source code sub-routines are frequently written in

Structured English Structured English are English-like statements

generated from low-level structured charts. Thesestatements are then converted to detailed sourceprogramming code instructions


39/42

39

Indexed Sequential File - I

Tipe ini merupakan kombinasi penyusunan record yangberurutan dengan index.

Dengan index memungkinkan record secara individu

dpt diambil dg cepat sedangkan file tetap diprosessecara berurutan.


40/42

40

Emp. Name Pointer

Albany 6

Carter 1

Finsbury 3

Goodrich 4Jenkins 9

Petersen 8

Schneider 2Sykes 5

Williamson 7

Addr Emp. #Name

1 500 Carter

2 501 Schneider

3 503 Finsbury

4 504 Goodrich

5 506 Sykes

6 508 Albany7 509 Williamson

8 512 Petersen

9 513 Jenkins

1

2

3

Index FileIndex File Data FileData File

Binary SearchBinary Search

Indexed Sequential File - II

I di id l R d R t i l


41/42

41

Individual Record Retrieval

Using the ISAM Method

Product #Pointer 1

105010

110020 7 115015 12

Product # Description

1. 105010 Dye-12oz.2. 106950 Dye-16 oz.

3. 107000 Dye-24 oz.

4. 108020 Conc-1 gal.

5.6.

7. 110020 Conc-2 gal.

8. 110410 Conc-4 gal.

9. 114650 Conc-6 gal.10.

11.

12. 115015 Reagent

13. 116000 Additive

Index FileIndex File Data FileData File

Inverted list onInverted list on

Product #Product #


42/42

42

Randomization

This is the access procedure in which computations areperformed to generate addresses for individualrecords.

These computational procedures are known as

Hashing Schemes. When the records of a file are located throughout a

direct access storage medium by means of arandomizing procedure, the file is described as arandom file.

A Hashing Scheme provides a random file with itsmajor advantage: fast access.

Hashing schemes are typically faster than the table

5. Transaction Processing

Documents

Transcript of 5. Transaction Processing