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How to Keep an Investigation Confidential When Everyone Wants to 

Know What’s Going On

Presented by:Earl M. (Chip) Jones, III 

Rob Taylor

November 6, 2013

presented by:

Earl “Chip” JonesLittler Mendelson, P.C.Dallas Office EJones@littler.com214.880.8115     

Rob TaylorDirector ‐ North AmericaTrend Micro Incorporatedrobert_taylor@trendmicro.com 

• Confidentiality during the investigatory interview– Requiring confidentiality vs employees’ “right” to communicate

• Dealing with breach

• Special Confidentiality Concerns and Dodd‐Frank Incentive Program 

• Confidentiality Across International Lines

• Data Privacy Issues for HR/Legal

Topics

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• Audience Question ─ Name the biggest concern that you have with regard to keeping investigations confidential.

Introduction

KEEPING EMPLOYEES QUIET:  CONFIDENTIALITY MAY HELP BOTH SIDES

• Right to discuss terms and conditions of employment

– Banner Health

• EEOC

– Inconsistent positions

• Duty to Cooperate

– Be careful, law is developing

• Obstruction of justice

Spotting the issues

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• Banner Health, must show legitimate business justification

• Protect trade secrets

• Protect employee privacy

• Other examples?

When can you require confidentiality

Who said …..

“Broad policies that impose discipline on those who do not abide by strict confidentiality requirements are likely to run afoul of anti‐retaliation provisions of Title VII and/or other federal EEOC statutes.” 

“Employers must maintain an anti‐harassment policy containing “assurances that the employer will protect the confidentiality of harassment complaints to the extent possible” and “information about the allegations of harassment should be shared only with those who need to know about it.”

• When can an employee require confidentiality?

– ADA/FMLA?

– Sox/Whistleblower?

• When can an employee invoke right to remain silent?

– Insubordination or protected activity?

– Union v. Nonunion

Employee Invokes

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Confidentiality Benefits Both Sides ─ Video

• Do you require employees to sign confidentiality agreements during an investigation? Is it advisable?

• Are there situations when you don’t mention any requirements to keep the investigation confidential?

Audience Questions

Best Practices

• Update policy language

• Investigation guidelines (not detailed procedures)

• Investigator training to recognize pitfalls

• Pause button to prevent discipline decisions from being made during the investigation

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We here at Acme Corp. take all reports of employee misconduct seriously. Acme Corp. will conduct a quick and thorough investigation of any employee complaint or concern. Employees are encouraged to cooperate fully with any internal investigation. To ensure the integrity of the investigation, and protect all involved in the process, employees must maintain strict confidentially while the investigation is pending.

Any Problem With This Policy?

Under certain circumstances, it may be necessary to maintain strict confidentially while the investigation is pending. Keeping the investigation confidential may be needed to protect an employee’s privacy, Acme Corp.’s trade secrets or other proprietary information, among other business‐related reasons. When such conditions arise, Acme Corp. will require that strict confidentiality be maintained.

Better?

DEALING WITH THE BREACH

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Customer Rela ons ─ Video

• Liability theories

– FEP statutes

• Harassment

• Retaliation

Spotting the issues

• Third parties

– Would you let the supplier interview the retailer’s employees?

– Would you share witness statements with supplier?

– Is transferring the employee to a new position retaliation?

– Are there practical suggestions in keeping good business relationships during investigations?

• Litigation Concerns

Audience Questions

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• Establish a joint defense strategy if possible

• Draft indemnity language in the contract

– Certainty is better for the relationship

• Document consensual job transfers in writing

Best Practices

CONFIDENTIALITY AND DODD‐FRANK INCENTIVE PROGRAM

Clean It Up Now ─ Video

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Spotting the issues

• Disclosure threatens the investigation

• Location of interviews is important

• Self‐disclosure

1. Do you have guidelines that you follow when deciding to self‐disclose events to regulators?

2. Will government bounty programs like Dodd‐Frank make it more likely you could disclose more investigations to the DOJ or SEC?

3. What are some of the international issues involved in conducting fraud or other high risk investigations?

Audience Questions

• IT  and data security procedures to prevent data from crossing jurisdiction inappropriately

• Place compliance obligations in written job descriptions

• Investigation training to spot issues that could incentivize bounty hunters.

Best Practices

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Questions?

Workplace Ethics: How to Keep an Investigation Confidential When Everyone 

Wants to Know What’s Going On

November 6, 2013