UNIT‐ 1  Communication skills. 

  

Q1. What is communication? Explain the process with the help of examples. 

 Introduction: 

The term “COMMUNICATION” comes from the Latin word “COMMUNICARE”, this means to impart or   participate.  

In every mode communication is necessary and imperative. 

Communication: 

“COMMUNICATION  is the process of passing  information and understanding from one to another”. 

PROCESS OF COMMUNICATION 

Communication  has  been  defined  as  a  process, which  is  dynamic  and  ever  changing  in nature. 

Process consists of five steps:‐ 

    ‐‐  Idea is generated  

  ‐‐  Idea becomes message 

  ‐‐  Message is transmitted 

  ‐‐  Receiver gets message 

  ‐‐  Receiver responds the message (Feed back) 

 

    IDEA          SENDER       ENCODING       MESSAGE IS TRANSMITTED      RECEIVING       RECEIVER              DECODING 

                                                                                                                                                                                                                      

                                                                                                    

                                                                                   MEDIUM   

   

 

                                                               FEED BACK 

       IDEATION:‐ 

• The process of communication begins with ideation, which refers to the formation of idea or selected message is to be communicated. 

• The scope of ideation is determined by sender’s knowledge, experience and abilities. 

     SENDER:‐ 

• Sender  is one who  starts  the process of communication. Sender may  select  the content and its kind. 

• It may be logical or emotional. Message may be on formal subject or general subject. 

 

      ENCODING:‐ 

• In  this  stage  messages  are  composed  of  symbols  having  translation  of  an  already conceived idea by sender through appropriate medium. 

• Converting  idea  to message  can be  termed  as  encoding, which  needs  to  have  selected medium for it. 

      TRANSMISSION:‐ 

• Transmission refers  to  the  flow of message over a chosen channel.  It  is one of  the most basic  aspects of  communication because  it  also  involves  in  selecting proper  time, place and way. 

       RECEIVING MESSAGE:‐ 

• Receiver  receives message  from sender  through a selected medium. The  receiver has  to assign meaning to a message in order to understand the message. 

      DECODING:‐ 

• Decoding  is reverse of encoding. It  is a process of converting a message  into thoughts by translating the received stimuli. 

• Process of decoding involves to interpretation and analysis of a message, which is done by receiver. 

FEED BACK:‐ 

• Response is the last stage in communication process. It is an action or reaction of receiver to the message received. Response is thus known as key to communication effectiveness. 

        

 

CONCLUSION:‐ 

The  flow  of  communication will  be more  effective  if  all  the  above  have  smooth  flow, without any hindrance or noise. 

                  

Other form of questions would be ‐‐‐‐‐ 

 

• Draw communication cycle. 

• Explain the term encoding decoding and feedback. 

• Explain in detail flow of communication. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Q2.      What  are  elements  of  communication?  Explain  each  element  with  suitable example. 

 INTRODUCTION:‐ 

In  communication  language  embodies  (combines)  and  conveys  thoughts  along  with language. There is also other element, which contributes to communication. 

 

ELEMENTS OF COMMUNICATION:‐ 

 

 

              Intellectualism 

        Language          Initiation  

       

      Expression             ELEMENTS       OF                   Feedback 

                    COMMUNICATION 

      Knowledge              Channel 

         

        Attitudes          Situation 

 

              Purpose 

 

 

 

IN DETAIL:‐ 

 

INITIATION:‐ 

Communication begins a source initiates a statement in order to transmit some thoughts need idea or information. 

To give a welcome speech there must be an idea for what to speak. 

 

 

FEEDBACK:‐ 

The response of the receiver that is sent back to the source forms a feed back. Feed back helps to know if the message was received correctly or not. 

We may  intend to give  feed back after attending a seminar so as how  far we understood the topic. 

CHANNEL:‐ 

Channel connects the source (E.g. speaker) and receiver (listener).They may be connected to each otter by sound waves or light waves. 

Sound waves  are  carried  of  by  language we  use  and  light waves with  facial expression and body gestures. 

SITUATION:‐ 

Situation  is  the place or  setting  in which a  communicative events occur  .The content will differ always when you communicate with your friends and   with your boss as according to the situation. 

PURPOSE:‐ 

Purpose consists of  intention of  the source or speaker.  It  is a communicative aim of speaker. 

In college your teachers will speak with purpose to teach to you a given topic. 

ATTITUDE:‐ 

The speaker and the  listener carry with them certain  ideologies, world views, beliefs and aptitude. 

They are under the influence of varying emotional and mental states. 

Students will have negative view  towards dull students of  the class or  to  the naughty ones. 

KNOWLEDGE:‐ 

The speaker has to possess adequate knowledge of the message that  is to be transmitted. 

Knowledge is based upon observation, study and personal experience. 

 

There must be a proper knowledge of a given subject before examination  for students. 

EXPRESSION:‐ 

Expression consists of the ability to transmit or communicate effectively. 

There must be clarity, intelligibility and fluency for smooth flow of it. 

When we have pain and sorrow we may express it with the help of tears. 

LANGUAGE:‐ 

Language  is  one  of  the  most  important  elements  in  the  communication process. 

There must be  appropriate words  and pattern of  sentences  to use  language effectively. 

There should be politeness, in our language, when we are talking to our elders. 

INTELLECTUATISM:‐ 

Communication is sustained and made effective with the intellectualism.   

Speaker and  listener have to express and understand views calmly, rationally, reflectively, precisely and effectively. When intellectualism is absent, thoughts and ideas are likely to be insufficient. 

CONCLUSION:‐ 

Communication  needs  to  have  creativity,  which  can  be  attained  with involvement of different elements. 

 

 

 

Q3. Explain in detail the flow of communication. 

 

INTRODUCTION  

 

Information flows in an organization both formally and informally. The flow of communication can be into various directions as: ‐ (1) Vertical communication (2) Horizontal Communication. 

.Upward 

.Downward          VERTICAL COMMUNICATION 

.Lateral or diagonal                            

 

HORIZONTAL COMMUNICATION   

Formal communication will flow with official hierarchy level and informal flow has no definite structure or hierarchy to follow. 

 

FLOW OF COMMUNICATION 

 

MANAGING DIRECTOR 

 

              DIAGONAL              

 

                                                       HORIZONTAL 

         DIRECTOR 1                                                 DIRECTOR 2                                                                      DIRECTOR 3            

 

     M1    M2      M3                                   M1   M2    M3                                                                  M1      M2   M3 

 

                                     UPWARD                       DOWNWARD 

        IN DETAIL: 

 

 

 

 

• DOWNWORD COMMUNICATION : 

       Downward communication flows from a manager .i.e. from top to the chain of command. 

For example when managers inform, instruct or advice their subordinates, the flow of communication is in downward pattern. 

Downward communication can take any form as member notice, new policies or procedure to ask for any analysis etc. 

Conversation may be through written form, face to face or telephonic. 

   

 

 

 

Upward communication: 

When  the  flow of  communication  is  from bottom  line  to  the  top authority  it  is termed as upward communication. 

For  example when  subordinates  send  a  report  to  inform  their  superiors  or  to present their findings, communication flows upward. 

The extent of upward communication depends on the organization. 

Open  culture  creates a  climate of  trust, participative or empowerment, as  they would provide input for managerial division. 

Suggestion  box,  survey,  grievance  procedures,  reviews  reports  etc.  provides information to top management. 

           

 Lateral /Horizontal communication. 

This  form  of  communication  takes  place  among  peer  group  or  hierarchical equivalent employees. 

Such communication is necessary to facilitate co‐ordination, save time and bridge communication gap. 

Lateral communication enables the sharing of information with a view to apprise the peer group of activities of a department. 

This type of communication is very vital for growth of an organization as it builds co‐operation among various branches. 

Probability of communication gap is found because of decentralization. 

 

   

 Diagonal or cross lines.   

 

 

Diagonal or  cross  lines  communication  flows  in  all direction  and  cuts  across  all function and level in an organization.  

For  example  sales  manager  communication  directly  to  vice  president (production).  

This  form  of  communication  deviates  from  normal  chain,  but  it’s  quick  and efficient. 

The increase use of e‐mail also encourages cross lines communication. 

As there is no specific line command in diagonal communication, it is also referred as  cross  lines,  radial  or  circle  communication,  depending  upon  structure  of  an organization.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Q4. Explained basic forms of communication. 

        Introduction:‐ 

There are different forms of communication by which the massage can be transmitted, it shows how massage is compassed and delivered. 

Forms of communication:‐ 

 

Picture/symbols/signs.                  Oral communication.          Written communication 

                            

         Object language                                                 communication               

 

             Body language                                Voice modulation               space distance 

    In detail:‐ 

1. Oral communication 

 Oral means stemming from mouth, message  in the form of spoken words are referred as oral communication. The use and position of words  in oral communication  can  make  difference  in  understudying  the  intent  of message. 

        2.  Written communication:‐ 

Written communication refers to the words that are written and studied in the form of a message. 

In  an  organization  written  from  of  communication  written  from  of communication is in the form of letters, means, reports etc. 

Whenever message  is transmitted  in written format, they acquire a formal structure; simple language is used, for better interpretation.  

 

   

 3. Body language. 

Body language refers to the transfer of message through signals emitted by body. Body language in almost all situations is involuntary.  

The receiver on most occasions is able to grasp the signals and moments at a collective’s understudying of the message. 

            4. Space / distance:‐ 

The space or distance you maintain with receiver or sender communicates the nature of relationships between both. 

                       Zone that an individual maintains:‐ 

                       Imitate     1 or 1 ½ feet 

                       Personal   4 approximately 

                       Social        10 to 11     

                       Public       11 feet 

            5. Voice modulation. 

Voice modulation and  inflection  in the tone refers to the changes  in voice   and speech patterns. 

Variations in voice modulation can communication much about the feeling and  attitude  of  the  sender.  Level  of  energy  and  peach  of  speaking  also communication a message. 

           6. Object language. 

Object  language  refers  to  the message communicated by  the objects. For example  a  respectable dress  code  and  a brief  case  communicate  a  class. Object  language  allows  precede  oral  communication,  which  either strengthens or negatives the image. 

     

   

           7. Picture / symbols/ signs. 

Picture, symbols and signs used, to add the content for easy understanding. Complexity  to  the  content  may  anise,  if  picture,  symbols  are  not  used property. 

            It must be simple, conventional, lays and creative one. 

Thus  different  forms  of  communication  are  used  to  convey  the message with an appropriate media or channel to make more effective.  

   Q5. Explain different levels of communication.               Introduction:‐ 

Communication is an activity which involves transmission and inter‐change of ideas at various levels. 

           Levels of communication:‐ 

           Human communication takes place at various levees as:‐ 

• Extra personal 

• Intra personal 

• Inter personal 

• Organization 

• Mass 

       

 

 

   

      In detail:‐ 

           Extra personal communication:‐ 

Communication between human beings and non‐human entities  is known as extra‐personal. 

  For example, “A parrot responding to your greeting”. 

In  this  form  of  communication,  it  require  to  perfect  co‐ordination  and understanding between sender and receiver. 

One of them will transmit information or respond in sign language. 

 

           Intrapersonal communication:‐ 

The  communication  that  takes  place  within  the  individual  is  known  as intrapersonal. 

Brain is linked to all the parts of the body by an electrochemical system. 

When any information is sent to the brain it acts as receiver, and responds to the sender after processing   the information. 

Self  motivation,  self  determination  etc.  take  place  at  the  intrapersonal level. 

 

           Organizational communication:‐ 

Communication  is  an  organization  takes  place  at  different  hierarchical levels, which is necessary for the sustenance of any organization. 

Communication  here  needs  to  be with  proper  networking  for  a  smooth flow. It includes as:‐ 

         

   

Internal operational:‐ 

All  communication  that Occurs  in  conducting work within  organization  is known as inter‐operational. 

           External operational:‐ 

The work related communication that an organization does with people out side the organization is called external communication personal.  

All communication in an organization that occurs without purpose as far as business is concerned is called personal communication. 

       Mass Communication:‐ 

Communication  to a  large audience which  is heterogeneous  (made up of people) and anonymous (unknown). 

This  type  of  communication  is  more  persuasive  in  nature,  which  also requires more care on part of sender in encoding the message. 

Oral  communication  through  mass  media  requires  equipment  as microphone, amplifier written form need print or visual media. 

Characteristics:‐ 

• Large reach 

• Impersonality 

• Presence of a gatekeeper. 

 

 

 

 

 

   

Q6. State the difference between general and technical communication:‐ 

Communication is said to be a circulatory system of an organization use of different technology for a medium of communication is found, which make communication process more effective. 

Difference between general and technical communication 

Heading  Technicalcommunication 

General communication 

Factual  Technical communication is always found factual 

General  form  of communication  may  not be always factual 

Formal elements  Need  to  have  formal  elements 

There is no need of formal  elements 

Structure  In  this  form  it’s logically organized and structured. 

Structure  is not be always maintain 

Audience  It  defines  for  specific audience 

There may or may not be specific audience. 

Technique   Complex  and  important exposition  of  techniques are found 

There  is  no  specific exposition of techniques 

Graphics  Usually involves graphics May  or  may  not  use graphics 

Style  Always found to be formal style 

Both  formal  and  informal style are used 

Content  Content is technical here Content is general here

Vocabulary  Involves  to  have  special vocabulary 

Involves  general vocabulary 

Nature  Objectives  Objectives & subjective

 

 

   

 

Importance of technical communication 

Technical communication plays a pivotal role in an organization whether its business enterprise, an industry or an academic. 

Communication serves as an instrument to measure the success or growth of an organization. 

Revolution  in  information  technology  is  having  a  profound  impact  on technical communication. 

Special Skill  is  required as of Change  in Technological Environment These Skills Include 

1‐Knowledge of High‐tech Communication 

2‐Ability to Present  

3‐Explain Complex Technical Information in Simple and Familiar Style 

4‐Analyyze and Understand the data 

The flow of information through technical mode makes it easy and speedier  

Example:‐E‐mail, fax, internet etc 

Technical communication provides better and effective structure to a given source of information   

  Examples: Manuals, reports, proposals. Etc. 

Quality  and  quantity  of  information  is more  overfund  through  technical communication which becomes more organized in an organization. 

Technical  communication  in an organization  can be divided  into oral and written form; selection of media plays an important role here. 

It  is  impossible for an organization to survive without communication; use of technical aspect so can never be ignored here. 

  

  

Q7. Explain communication networks 

A  variety  of  patterns  emerge when  communication  combines  through  vertical horizontal channels. The patterns are termed as communication networks. 

 

 

 

FORMAL: 

There are  five common communication networks  that play an  important  role  in formal network. 

CHAIN NETWORK – 

The  chain network  represents  a  vertical hierarchy  in which  communication  can flow only upward or downward. 

 

This type of network is found as direct –line of authority communications with no deviations. 

Y‐NETWORK‐  

Y‐Network  is  in effect a multi‐level hierarchy and combination of horizontal and vertical flow of communication. 

  

 

It is found that two subordinates report to one senior, with two levels of authority above the latter. 

WHEEL NETWORK‐  

Wheel network  refers  to  several  subordinates  reporting  in  a  superior.  This  is  a combination of horizontal and diagonal flow of communication.  

 

 

CIRCLE NETWORK‐  

Circle  network  allows  employee  to  interact  with  adjacent  members  but  no further. 

There  is  a  vertical  communication  between  superiors  and  subordinates. Horizontal is only at lowest level. 

 

  

ALL CHANNELS –  

This  form  of  communication  network  is  least  structured,  which  enables  each employee to communication freely with the others. 

All are equal as no employee formally or informally assumes a leading role. 

 

 

INFORMAL NETWORK MODELS  

Besides  flow  through  formal  network  communication  in  an  organization  also travels in informal networks.      The Grapevine 

The  informal network  is  very  active  in  almost every organization.  The different patterns of networks found are:‐ 

  1. Single stand: Single stand  is  the way  in which most people are view  in grapevine. Here the message is passed from one person to another along a single stand. 

   

2. Gossip: In  gossip  network one  person passes  information  to  all other. As  one  to many form. 

  

  

3. Probability: In  this  form  of  network  the  information  is  passed  by  at  random,  no  fix structure is found here. 

            

  4. Cluster: Cluster  is  the most popular  form of grapevine  in which  some people will pass information to select few others.  

 

 

 

            In general informal / grapevine is: 

Not expensive Rapid Multidirectional Voluntary and unforced one 

            But: 

Should not ignore information received through grapevine Should use supplement formal channel. Should identify but not threaten source of information Should try to understand human relationship involved 

B

A

C

DE

FI

J

 UNIT‐2  Verbal and Non Verbal Communication Skill 

Q1.  Discuss the main elements of non verbal communication. 

                                  OR 

What are the main components of non verbal communication? 

             Following are the component & non verbal communication. 

1) Kinesics: • Kinesics  is  word  related  to  gestures,  facial  expression  and  eye 

contact. 

• One  can  express  Intimacy,  love,  hate,  anger,  affection,  agreement through your eyes. 

• The face also conveys happiness, sadness,  love, radness and hatred ness. 

• Gestures are used to call someone close, or instruct to go away. 2) Proxemics:                     

• Proxemics is derived from ‘Proximity’ which means ‘nearness’. 

• Distance  or  closeness  that  we  maintain  among  ourselves communicate definite message. 

 3)  Haptics: 

• Haptics is related to human touch. 

• Touch can communicate different message. 

• It depends on location, duration, intensity, frequency, instrument & touch. 

• Touch  can  communicate  care  for  someone,  concern,  anger  or violence 

• Aggressive touches such hating or pushing. 

• The  location of touch such as handholding or  face touching convey intimacy & friendliness. 

4)  Chronemics: 

• Chronemics  is  the  study  related  to  study  of  how  human  beings communicate through their use of time. 

•  In the professional world, time  is a valuable commodity. When you are late for an appointment, people react negatively. 

• If  you  arrive  early,  you  are  considered  either  over  –  eager  or aggressive. 

5)   Body language: 

• Body has its own language. 

• Body language skill is one of the essential qualities of a professional. 

    There are some important points to be remembered to a master to a good body language. 

      5.1   First Impression: 

                  First impression is the last impression. 

     5.2   Eye contact 

• Eye contact with the audiences creates intimacy. 

• The speaker becomes a part of the audience for some moment. 

• Shift your vision in all direction with little pause. 

5.3 Facial expression: 

• A speaker must look pleasant & confident. 

• Avoid fear from mind. 

• The  “toilet  going”  facial expression  creates bad  impression  about  the speaker. 

      5.4 Gesture control: 

      5.4.1 Hands:‐ 

• Keep your hands empty & still. 

• Avoid playing with objects. 

• Genuine &  impressive  hand  gestures  are  good  to  confidence & vitality. 

                        5.4.2     Legs:‐ 

• Legs should be still & firm. 

• Speaker should stand firmly. 

• Don’t change place every now & then. 

• Speaker with interest & enthusiasm. 

 

 

Q2.    Explain barriers of effective communication. 

1. Intrapersonal Barriers 2. Interpersonal Barriers 3. Organizational Barriers.  1.) Intrapersonal Barriers:‐ 

• Individuals are unique because of their idiosyncrasies. 

• Each interprets the same information in different ways.  

• Certain  common  causers are  responsible  for  the  individual’s  inbuilt barriers. 

 1.1 Wrong  Assumptions:‐ 

• Many barriers storm from wrong assumptions. 

• Wrong  assumptions  are  generally  made  because  the  sender  or receiver does not have          adequate knowledge about each other back ground. 

• A  skilled  communication  keeps  these  issues  in mind  prevent  them from becoming barriers. 

 1.2 Varied Perception:‐ 

• Individual in organization precive situations in different ways. 

• The best way to overcome this barrier is to step back and take a wide perspective of the issue.  

1.3 Differing Backgrounds:‐ • No two persons have a similar background. 

• Our background plays a significant role in how we interpret message. 

• To enhance your  communicate on  skill,  it  is necessary  to know  the background of your audience. 

• Empathy or identification with another person is the solution to their barrier.  

1.4 Wrong Inferences:‐ 

• Inferences are more dramatic then facts and for this reason they give more scope for gossip and rumor to burgeon. 

• Inferences  supported  by  facts  are  essential  for  professionals when they analyze materials, solve problems & plan procedures. 

 1.5 Impervious categories:‐ 

• In general, we react positively to information only if it is in consonance with our own views and attitude. 

     

• Conversely, when we receive information that does not confirm to our personal views, habits and attitudes, appears unfavourable  to us, we tend to create negatively or even disbelieve. 

 

   

• Rejection,  distortion  and  avoidance  are  three  common,  undesirable, and negative reactions to unfavorable information. 

• Similarly people who are very rigid in their opinions way face problems in communicating effectively. 

 1.6 Categorical Thinking:‐ 

• People who feel that they “know it all” are called pan sophists. 

• This  type  of  thinking  exists  in  people  who  feel  that  they  know everything about a particular subject, and therefore refuse to accept any further information on that topic. 

• The clue to deleting this barrier in others and ourselves is the use of words  like all, always,  everybody,  everything,  every  time  and  there opposite like none, never, nobody and nothing. 

• To avoid this barrier, substitute these words with phrase like “in most situations “or likely. 

 2.) Interpersonal barrier:‐ 

• Interpersonal barriers occur due to the in appropriate transaction of words between two or more people. 

• The two board categories into which this barrier can be classified are. 1. Inefficiency in communication skill. 2. Negative aspect nurturing in the element. 

               2.1 Limited vocabulary:‐ 

• An  inadequate  vocabulary  can  be  a  major  hindrance  is communication. 

• During  your  speech  if  you  are  at  a  loss  for  words,  your communication skill will be very ineffective and you will leave a poor impression on the audience. 

 

 

 

• On the other hand if you have varied and substantial, vocabulary you can create an indelible impression on your listeners 

      

2. Communication across culture. 

1. Cross culture communication:‐ 

• Cross  culture  communicational  flexibility  is  a  major  requirement  for successful communication in our modern world. 

• The presentation examines the length and breadth of the issue. 

2. Non verbal communication:‐ 

• Facial expression, other gestures, posture, bodily movements and the three distances (intimate, personal and social) are introduced. 

• The basic example of “sign language “are demonstrated cross culturally and the communicational implication of each are discussed. 

3. Creative perception:‐ 

• Participants  are  introducing  to  the method  and  principle  for  sharpening observational and listening skills in cross cultural contexts. 

4. Cross culture difference:‐ 

• In the global arena workplace we tend to minimizing or even to ignore our cultural difference while mythologizing that they no longer exist. 

• But  this  is  a  dangerous myth  for  it  greatly  heightens  the  potentials  for miscommunication. 

5. Cross culture miscommunication:‐ 

• We  communicate  through  language,  symbols,  gestures  and  our  whole bodies. 

 

 

• But  just as we are able to communicate through all these means, there  is always  the  potentials  to miscommunication  or  send  unintended  or  false massage. 

• Chance  of miscommunication where  the  communication  is mixing  of HC and LC communication modes such as When one party is communicating in a HC way and other in a LC way, or when a LC  medium is used in a HC way. 

6. Understanding conflicts in different cultures. 

• Much of  the conflicts we experience  in our global  ‘market place’  today  is due to the experience of unfulfilled culture specific expectations. 

• We can avoid the conflict by understanding what result cross culturally,  in other words by understanding what  is  ‘acceptable’ and what  is not, cross culturally. 

• A basic method for discovery of conflicting cultural pathways is presented. 

7. Responding to conflicts in different cultures:‐ 

• Understanding  why  conflicts  occur  is  one  thing  and  resolving  them  is another. 

• Every culture has its own pathways for resolving conflicts. 

• When Parties  in conflict are on different cultural  tracks their expectations regarding  the  stages  and  processes  of  the  resolution  process  will  be different. 

• This usually results in a heightening of anxiety, fear or frustration, which in turn leads to a break in the process or the further devolution of the process and more conflict.         

• Fostering  the  conflict  resolution  process  can  also  mean  adapting  the implicit expectations of European peace building NGO to those of the local groups in conflict. 

 

  

    

  

  1

UNIT‐3  Listening skills 

 

Q1. What is the difference between listening and hearing? Explain in brief different types of listening. 

INTRODUCATION 

No communication process  is complete without  listening. We spend near about 45% of our working time in listening only. 

Listening is a process of receiving. Interpreting and reacting to a message received from the speaker 

However listening and hearing are not same. 

Hearing  is solely dependent on the ears,  is a physical act, and barring physically impaired persons. 

Every one can hear without deliberate effort, as hearing is merely the vibration of sound waves on eardrums. 

On other hand,  listening requires a voluntary attention and then making a sense of what is heard. 

It  requires  conscious  efforts  to  interpret  the  sound, words  and  its meaning  to react the message. 

It also depends on the knowledge and attitude towards the sender in the listening proces 

  

  2

 

 

 

TYPES OF LISTENING: 

Different  situation  requires having different  types of  listening  there  are  certain skills, which are basic and necessary for different types of listening. 

 

 

In Detail: 

  

  3

• Active Listening: 

Active Listening reflects a whole orientation to the speaker 

In this  form of  listening the receiver absorbs as whole to what  is being said and makes an attempt  to verify all  that  is being said Active  listening  involves verbal feedback and would respond the message. 

Here,  listener will  not  only  pay  attention  towards  verbal  but  nonverbal  is  also equally important.  

This kind of listening is found during discussion or with interesting topic. 

 

SIGNALS: Leveling and assimilation takes place. 

 

• PASSIVE LISTENING  

This kind of listening is where there a physical presence but mentally absent.  

In this kind of  listening,  listener  is partly or entirely  ignoring the message as well as speaker. 

He/she might be “Pretending” to listen or thinking. 

There will be a heap of verbal garbage  in the  form alterance without any actual process  

 

Signal: ‐ pretending like listening. 

   

• Selective listening :‐ 

 Selective listening is listening to part of conversation, while ignoring the most of it. 

 Listener  is here only concern  to  the  related message  .When  there  is  too much, unrelated or uninteresting  information, will  load  to  selective  listening.  Listening happens to be at superficial level and will not go beyond understanding. 

  

  4

Signal: ‐ Hearing partial. 

     

• Empathetic Listening : 

In  this  form  of  listening,  the  receiver  is  able  to  understand  the  view  point  of speaker exactly the same as intend to. 

Match between self and others / speakers perception = Empathetic Listening 

Empathetic listening is paying attention to another person with empathy. 

Empathy: ‐ Feeling as a same one. 

[Emotional, compassion, feeling, insight] 

It is an excellent technique to help one to attain, “Active Listening”. 

 

• Appreciative Listening :‐ 

This  is  a  listening  for  deriving  pleasure  or  for  entertainment.  The  quality  of appreciative listening depends on large extent to three factors as :‐ 

1. Presentation  2. Perception 3. Previous experience 

For example, we are listening to a comedian, musician or entertainer. 

 

• Critical Listening :‐ 

When the purpose  is to accept or reject the message or to evaluate critically, one requires having critical listening. 

For example, when you would purchase from sales person, you would critically examined and listen before spending on it. 

 

   

  

  5

• Projective Listening :‐ 

In this type of listening, the responses of receiver are in state of. The image of camera  can be use  to understand  the  concept, which means eye of  camera only takes what is been showed to it. There will be list attempted to work and understand. 

Signal: ‐ Message understanding within receiver frame. 

 

• Relationship Listening :‐ 

The  relationship  listening  is  either  to  help  and  individual  or  to  improve  the relationship among the people. 

The rapeutic  listening  is a special type of relationship  listening which allows a troubled person to talk through a problem. 

 

• Comprehensive Listening :‐ 

This  type  of  listening  is  required  by  the  students,  to  listen  to  lectures  to understand  and  comprehend  the  message.  Comprehensive  listening  is required to receive and interpreted message. 

Listening is necessary but above all, to adopt different type listening according to the situation is also important.    

 

 

 

Q2. Describe Features Of Good Listener (Active Listener). 

As it is not very easy to pay full attention to what others say and to listen them carefully  the  following  are  some  traits  to  be  a  good  listener,  these characteristics  improve  one’s  efficiency  in  listening  and  with  the  increased listening efficiency one can justify him wherever he goes. They are as under:  

  

  6

1) A good  listener should concentrate on the message  fully avoiding physical distractions such as an attractive face or fragrance of a perfume. 

2) A listener’s capacity to absorb the information is always much more than a speaker’s  ability  to  talk  and  therefore  the  listener  gets  a  lot  of  time between two points. During the time, a good  listener should not allow his mind to wander or day dream. 

3) A  good  listener  gives  the  speaker  a  chance  to  complete  this  speech. He should not  jump to conclusions about the message unless the speaker has finished. 

4) A  good  listener  should  not  allow  his  prejudices  to  close  his mind  to  the conveyed information. If one is prejudiced, he can never accept the truth. 

5) A listener should take notes if he or she feels it desirable to use it at a later stage. However  this might destruct him or her  from  listening and  so  it  is advisable to take minimum notes. 

6) One  shouldn’t be afraid  to ask questions  to make  the  things  clear where doubts arise. In fact this leads the speaker to believe that you really want to collect information. 

7) One important trait of a good listener is patience. Though he or she may be in hurry, he or she should listen the speaker patiently. 

8) The  listener  should  control  his  or  her  temper while  listening.  Though  he feels completely disagreement with what the speaker says, he should calm down and discus at the end of the speech. 

9) A  good  listener  should  send  some  verbal utterances  as  ‘Yes’  ,  ‘hum’  and some  non  –  verbal  signs  as  rolling  eyes  to  indicate  that  the  listener  is following what the speaker is saying. 

 

Q3. Discuss various barriers to effective listening. 

Introduction : 

Listening  is  one  of  the  most  import  skills  to  complete  the  process  of communication  effectively.  Listening  is  obtain  information,  understanding, learning or to enjoyment. 

  

  7

Barriers To Effective Listening : 

Listening  is a complex process.  It  is desirable to take care of the barriers that may obstruct the smooth flow of communication. 

A) PHYSICAL BARRIERS   

• Noise • Physical Discomfort • Physical Distraction  

One chief cause of bad listening could be person’s inability to hear properly. NOISE:  Refers to any sound that disturbs the listening process. For  e.g.   When  talk  to  someone  on  a  running  bus  or  train,  surrounding sound with disturb the listening process.  Physical  Discomfort:  Disrupts  the  listening  process  as  one  is  not comfortable while listening. For e.g. One cannot be comfortable to  listen  in hot summer without a fan or air – conditioner. Physical Distraction:    Is where  one  get’s  distracted  from  the  speaker  to what he/she is speaking. For e.g.  When a person talks to some one in a crowded market  

B) PSYCHOLOGICAL BARRIERS  

• Emotional • Mind set • Anxiety • Fear • Age & attitude  Most common barriers to listening is caused by listeners disturbed mind i.e. is psychological in nature.  Emotional  Disturbance:  Can  prove  to  be  a  barrier  to  effective  listening because it leads to lack of interest and concentration. 

  

  8

For e.g. Feeling anger over arousal of emotion adversely effect  to decode the message.  Age and attitude : Difference of age and attitude often makes one fed that, person speaking cannot have interest or relevant to say. E.g. parents guiding children will not be cared much by children’s.  Mindset  :    If a conversation starts with certain mind set, than no  listening or partial listening will take place. Meaning here might be wrongly inferred or vital part may be skipped off. For e.g. Students will not listen, if they have mind set of faculty is funny by nature.  Anxiety,  Fear:  Feeling  of  anger,  frustration,  sadness,  anxiety  or  fear influence our reception and receptivity to others ideas. 

       C )  Linguistic Barriers :   

• Improper message decoding • Ambiguous Language • Jargon  Improper Message Decoding: Improper message decoding during listening is the recurrent barrier in the process of oral communication. Such message is decoded  incorrectly  the  listener,  it  may  lead  to  confusion  and misunderstanding.  Ambiguous  Language:  Decoding  an  oral  message,  listener  should concentrate on the linguistic code.  E.g. If he/she does not understand a lecture in French.  Jargon:  Use of difficult words should be avoided here.  D) Cultural Barriers: 

 • Cultural Difference • Different Values • Different social norms 

  

  9

 Cultural Difference:  If  the speaker and  listener belong  to different cultures and  share  different  values,  listening  and  comprehension  could  become  a difficult process in oral communication.  Different  Values:  Listener  who  assigns  meaning  to  message  sues  and meanings are assigned in terms of the listener’s frame of reference.  Different  Social  Norms:    The  interpretation  of  meaning  can  create misunderstandings during  intercultural communication due to differences  in norms and values are our personal guides to thought and behavior and exert a strong influence on us. 

     

  

 

UNIT‐4  Presentation Skills. 

 

   1. Basic step for presentation strategy. 

a) Formulate a strategy 

b) Develop a flexible flowing structure 

c) Methodologies of how you present you present 

d) Response to questions and challenge 

 

2. Elements of good presentation. 

    OR 

2. Organizing content. 

• Introduction  

• The Main body 

• The conclusion 

 

1. Introduction 

• Address the audience 

• Introduce your self  

• Provide Impact 

• Indicate the aim of your presentation, by explaining you also indicate the relevance of it for the audience. 

• Indicate the main topic of the presentation. 

2. The Main body:‐ 

• The ideas should be supported by facts, illustration and claims. 

• The topic discussed in the body should be organized in the logical manner. 

o Chronological order:‐ 

    Starting with the oldest event and ending with the most recent. 

o Spatial order:‐ 

Discussing one topic in different places. For e.g. – unemployment in east the west. 

o   Causes and Effects:‐     

Describe causes and effects of something; especially suitable when you want  to explain why something happened. 

    For e.g. ‐ The cause of a disaster the effect of measure. 

o   Problem and solution :‐ 

Offer a solution for a problem for e.g. How to reduce the rate of unemployment? 

o Sequential order:‐ 

    This order is related to chronological order. It explains the steps in process. 

o General to specific:‐  

Start with a general picture and then move on to a detail. 

o Specific to general:‐  

      Start with a detail and put it in a more general contest. 

o Start with  something  small and  familiar  then move on  to  something  larger and less familiar. 

3. The Conclusions:‐ 

• In the final phase of presentation, you should either summaries the main   points of your presentation or put what you have said in a certain perspective. 

• You should not add new facts to your presentation in the conclusion. 

• You should take time to round off your presentation. 

• Use a phase like “with this I would like to conclude my presentation”.   

 

Q‐3 Define the purpose of presentation. 

Ans: 

1) Describe:‐ • In this type of presentation, the aim is usually to give information or to explain 

the situation. 

• The contents are after general and factual.  

• When the speech comes to an end the audience should have knowledge that they did not know on the subject before they started listening. 

2)  Instruct:‐ • In this type of presentation, the aim  is to teach the audience knowledge and 

skills. 

• After  the presentation  the  listener should be able  to do something which he did not know how to do. 

3) Persuade:‐ • In this type of presentation, the aim is to stimulate people to do something. 

• After the presentation you want the listener to believe something that he did not believe before he started listening.  

4) Entertain:‐ • In this type of presentation the aim is to entertain people. 

• The  aim  of  this  type  of  presentation  is mostly  to make  the  audience  feel happy, but they may be hidden goals. 

• Crucial element of this presentation is humor. 

• For most people,  it  is very difficult  to give a humorous presentation because the humor is not spontaneous. 

       

 

Q ‐4 Types of virtual aids generally used in presentation. 

Ans: 

  1) Flip chart 

  2) Overhead transparencies 

  3) Poster                    

  4) 35 mm slides 

  5) Videotapes 

1) Flip chart:‐ 

• Help the speaker proceed through the material. 

• Convey information. 

•  Provide audience with something to look at in addition to the speaker. 

• Can be prepared prior to, as well as during the presentation. 

• Can be converted to slides.  

            Limitation:‐ 

• May require the use of graphics talent. 

• Are not suitable for use for a large audience setting. 

• May be difficult to transport. 

              Benefit:‐ 

• Flip chart are quick inexpensive. 

2) Overhead transparencies:‐ 

• The standard transparency size is 8”×11”.The only piece of hardware required is an overhead transparency projector (OHP). 

• Overlay transparencies provide a good growing presentation. 

• Speaker can use an overhead projector with  significant  light  in  the  room,  so enabling the speaker to maintain eye contact with the audience. 

                      Limitations:‐ 

• The projected image size is sometime too small to be seen from the back of a large room. 

• It is difficult to write on the transparency while it is on the projector. 

• Sometimes the projector head gets in the audience’s way. 

• Some speakers feel captive to the machines.  

3) Posters:‐ 

• Posters are prepared graphic devices. 

• Posters are permanent and portable. 

• Poster can be used alone or in a series to tell a story. 

• Poster works the best in small audience sizes. 

                      Limitation:‐ 

• Posters tend to contain too much detail. 

• Transporting them can be difficult. 

• The more  elaborate  posters  require  extensive  presentation  can  be  quite costly. 

4) 35 mm slides:‐ 

• Slides  have  high  credibility  with  audiences  because  viewers  looking  at photographic slides taken in the field often feel that seeing believes. 

• The only hardware required is a slide projector and a screen slide programs are easy to package in slide trays. 

• Changes  in  slides  or  in  their  sequencing  can  be  done  rapidly  to  meet changing condition or audiences. 

                      Limitation:‐ 

• Slides  cannot  be  made  using  photocopying  machine.  Therefore,  they require more time and   money to produce than overhead transparencies. 

• The lights must be dimmed more for slides than overhead transparencies. 

• Slides require a great deal of preparation and rehearsal. 5) Videotapes:‐ 

• A videotape electronically carries both a picture and a sound track. 

• Its  features  of  sound movement,  vivid  image,  color  and  variety  hold  an audience’s attention the way film does.  

                          Limitation:‐ 

• Videotapes production can be expensive to create and require experienced production teams. 

• In large meetings, the audience may not be able to see the monitor. 

 

 

 

 

 

 

 

Q‐5 Tips pertaining to the use of visual aids. 

Ans: 

  1) Overhead transparencies:‐ 

• Use larger fonts, avoid decorative fonts. 

• Separate the transparencies using sheets of paper. 

• Keep transparencies uncluttered. 

• Show only the required information. 

• Do not add multiple colors or exciting backdrops to your slides. 

• Familiarize yourself with the operation of the overhead projector. 

• Be ready with your notes in case of power failures. 

  2)  35 mm Slides:‐ 

• Check the computer system. 

• Familiarize yourself with the operation of the slides. 

• Transfer your file to the hard disk. 

• Be familiar with the operation of slide show. 

• Rehearse your presentation. 

• Keep printed copy of the slides. 

  3)  Flip charts:‐ 

• Use different colored markers. 

• Keep two pads of paper. 

• Write in large letters. 

• Use only one slide of the chart. 

• Wait for the audience to grasp the contents before turning pages. 

4)  Posters:‐ 

• Each poster should contain one message or theme, words, charts diagrams must be penned in a large enough size to be seen by everyone in the room. 

 

 

 

Q‐6 how does the visual aid help you in making presentation effective? 

Ans:‐ 

• Increase audience interest. 

• Illustrate key points. 

• Signal transition from one part of the presentation to the next. 

• Increase impact of message. 

• Help listener to retain information. 

• Help you present ideas without depending on notes. 

• For those not familiar with your language or accent, turn the incomprehensible into something understandable. 

    

Q‐7  Explain modes of delivery which can use for making presentations. 

Ans: 

There are four modes of delivery which can be used for making presentation. 

1) Extemporaneous 2) Manuscript 3) Impromptu 4) Memorization 

 1) Extemporaneous:‐ 

• Extemporaneous presentation is by far the most popular and effective method when carefully prepared. 

• When  speaking  extempore  you  must  prepare  the  notes  beforehand  and rehearse your presentation. 

• There is no need to learn every word and line by rote. 

Advantage:‐ 

• As you have enough time to prepare  for the presentation, you work hard on the theme. 

• The supporting material helps to present your points clearly. 

• It enables one to move freely with ease. 

• Your delivery sounds natural and spontaneous to the audience as it allows you to establish a rapport with the audience through more eyes contact. 

Disadvantage:‐ 

• If  presentation  is  inadequate,  you  can  get  lost  and  find  yourself uncomfortable. 

• If you rely too much on note cards and start reading out from them instead of  just  consulting  them  for  reference,  then  your  speech  will  lose  its spontaneity. 

2) Manuscript:‐ 

• In manuscript presentation, material  is written out and you are  supposed  to read it out aloud verbatim. 

• You are not supposed not to memorize the speech and then recollect it. 

• Do cultivate familiarity with speech. 

• You should know what is written where. 

                      Advantages:‐ 

• It’s permanent and accurate record of whatever you have to say. 

• There is no chance of tampering with the facts and figures. 

• The material is organized systematically. 

                    Disadvantages:‐ 

• You get less time for making proper eye contact. 

• There is not much scope either for non‐verbal communication. 

• Adaptation is rather difficult. 

• Conversational flavor along with vocal inflection takes a back seat here, which is a great asset for you as speaker. 

3) Impromptu:‐ 

• The impromptu mode, as the word suggests in what you use when you have to delivery an informal speech without preparation. 

                      Advantages:‐ 

• You  sound  very  natural  because  you  do  not  get  enough  time  to make  any elaborate preparation. 

• You get a chance an express your thoughts irrespective of what others think or say about that particular topic. 

• You are spontaneous as you say what you feel, not what you ought to say. 

                    Disadvantage:‐ 

• The  presentation  lacks  organized  development  of  ideas  because  of  the shortage of time. 

• Chances of rambling are very high. Various points may hang loose. 

• There is frequent use of vocalized pauses.   

4) Memorization:‐ 

• This method of presentation is very difficult for most of us. 

• Probably only handful of you can actually memorize an entire speech. 

• Usually you memorize the main parts and are in the habit of writing key word on your cards to help you out through the actual presentation. 

                      Advantage:‐ 

• It’s very easy for such speaker to maintain an eyes contact with the audience throughout presentation. 

• It is possible to finish the speech in allotted time. 

                     Disadvantage:‐ 

• Memorization requires too much of time. 

• Even your mnemonic skills fail you if you have not rehearsed adequately. 

• No flexibility or adaptation is possible during the speech.    

 

Q8.  Discuss impact of body language in making presentation effective. 

The  study  reveals  that 60% of all human communication  is your body  language and 30% of what you say is your tone. 

1) Personal appearance:‐ • Makes the first impact on the audience includes dress, hairstyle, make‐up etc. 

2) Posture:‐ • Refers to the way one stands sits and walks. 

• A  good  speaker  stands  tall;  feet  together with  the weight  directly  over  the instep keeping his chin parallel to the floor. 

3) Caution:‐ • A  relaxed  shoulder  and  protrude  stomach  indicate  that  the  speaker  is 

discouraged, tired and worm out. 

4) The posture of sitting:‐ • The posture of sitting may convey an air optimism or sadness or be indicative 

of a sense of failure or of in attractiveness. 5) Walk gracefully:‐ 

• Move  legs  freely  from the hips;  lift your  feet  from the  floor. Walk  in straight line, avoid a stride or ting step. 

6) Gesture:‐ • All  oral  communication  is  accompanied  by  gesture  such  as  shrugging  of 

shoulders, flourish of the hands movement of the head etc. 

• These gestures enhance the  impact and add a greater value to what  is being said. 

7) Facial Expressions:‐ • Face is the most expressive. 

• A smile = friendliness 

• A frown= discontent 

• Raising the eye brow= disbelief 

• Tightening the jaw muscles= Antagonism  Can add to the meaning conveyed through verbal means. 

8) Eye contact:‐ • The eyes are an extension of the brain and a window of the soul. 

• A better eye contact leads to more effective communication. 9) Space & Distancing:‐ 

• It differs from culture to culture. 

• In formal gathering it may be ranging from 4 ‐12 feet.               

Paralinguistic:‐ 

• Body Language and Paralanguage are components of non verbal communication. 

• Paralinguistic  features are non verbal vocal clue that help you to give urgency to your voice. 

• Your voice your  trademark.  It  is  that part of  yourself  that adds human  touch  to your words. 

• Voice gives extra life to your delivery. 

• Therefore,  you may  find  it  useful  to  understand  the  characteristic  nuances  of  voice, namely Quality, Volume, Pace/rate, Pitch, Articulation, Pronunciation, Pauses. 

    1. Quality:‐ 

• Quality is a characteristic distinguishes one voice from another. 

• Each one of us has a unique voice. 

• While the quality of one’s voice can’t be changed, it can be trained for  optimum impact. 

• Very few people are naturally blessed with deep resonant quality. 

• Everybody  can  improve  upon  the  quality  of  the  voice  and  develop  it  to  its  fullest potential. 

   2. Volume:‐ 

• Volume is the loudness or softness of the voice. 

• Your voice should always project but need not always be loud. 

• One way to improve your voice & speaking is through reading aloud. 

   3. Race/Rate:‐ 

• Rate is number of words which you speak per minute. (WPM‐Word Per minute) 

• The normal rate is from 120 to 150 words. 

• Cultivate your pace so as to fit in this reasonable limit. 

• If the person speaks too slowly and monotonously, he is most likely to the considered a dull speaker. 

• A fast speaker also causes discomfort because the listeners do not get time to grasp the thoughts and switch from one thought to another. 

• Use pauses to create emphasis. 

4. Pitch:‐ 

• Pitch refers to the number of vibration per second of your voice. 

• The rise and fall of the voice conveys various emotions. 

• Lowness of pitch can indicate sadness, shock, dullness. 

• High pitch can indicate joyous, ecstatic, triumphant and even energy. 

• A well balanced pitch results in a clear and effective tone. 

• Pitch is also influenced by your air supply. 

5. Articulation:‐ 

• Speaker  should  be  careful  not  to  slop,  slur,  chop,  truncate  or  omit  sounds  between words or sentences. 

• Lazy articulation, slurred sounds or skipping over words will lower the credibility of the speaker. 

• Develop in yourself the ability to speak distinctly. 

6. Pronunciation:‐ 

• If articulation means speaking out all the sounds distinctly, then pronunciation requires us to speak out sound in way that is generally accepted. 

• One should be careful enough  to pronounce  individual sounds along with word stress according to the set norms. 

• Whenever  there  is confusion, always consults a good dictionary &  try  to pronounce  it accordingly. 

7. Voice modulation:‐ 

• Voice Modulation pertains  to  the way we  regulate, vary or adjust  the  tone, pitch and volume of the sound and speaking voice. 

• Modulation of voice brings flexibility and vitality to your voice. 

• One can express emotions, sentiments  like  impatience, careful planning, despondency, suspicion etc. in the best possible way. 

8. Pause:‐ 

• A pause is a short silence flanked by words. 

• A pause in speaking lets the listener reflect on the massage and digest it accordingly. 

• It helps you glide from one thought to another one. 

• It embellishes your speech because it is a natural process to give a break. 

• Be spontaneous. 

• If you become too self conscious, this process becomes artificial. 

 

 

UNIT‐5  INTERVIEWS 

 

Q1. Explain  the expectation  in you  from your prospective employer when you appear for an interview. 

In general, employees are  looking  for  two  things: whether  the candidate can handle a specific job and evidence that the person will fit in the organization. 

     Following are the attributes an employer looks for in his employees: 

1) Integrity: Your answers must reflect the total character. 2) Intelligence: It includes basic common sense as well as presence of mind. 3) Endurance: Reflect endurance through your statements. Even the slightest 

sign of laziness will lay you out of the queue. 4) Team players: Project the ability to work in team. Top executives are team 

builders. 5) Self –  confidence: Answers  like  ‘may be’ etc depict  lack of  commitments 

and self‐confidence. At the same time, over‐confidence and over‐smartness should be avoided. 

6) Sense  of  humour:  Project  grace  even  under  difficult  conditions. Occasionally,  laugh  at  yourself  and  cultivate  a  readiness  to  accept  the mistakes. 

7) A  ‘can‐do’  attitude:  This  can  be  done  by  showing  enthusiasm  to  take responsibilities. 

8) Accomplishments:  It  is  important  to  show what  you  have  achieved.  This contributes to meet he targets. 

9) An ability to think quickly: Your answers should be spontaneous. 10) Logical  professions:  If  there  is  a  gap  in  the  progression,  then  there  is 

always a chance that one will be asked. Be honest about your failures. 11) Performance:  Ensure  to  reflect  that  your  performance  is  either  industry 

specific or function specific. 

12) Relevant experience: Talk of experience which will make value addition to the current jobs. 

13) Motivation: What has led you to this ‘position ‘.   Employers  are  usually  concerned  with  the  candidate’s  experience. Intelligence, communication skills, enthusiasm, creativity and motivation. 

 

      Q2. Explain different types of interviews. 

Depending  on  their  objective  and  nature,  interviews  can  be  categorized into the following types: 

• Job 

• Information 

• Persuasive 

• Exit 

• Evaluation 

• Counseling 

• Conflict‐resolution 

• Disciplinary 

• Termination 

       

 Job Interviews : Here, the candidate wants to learn about the position and the organization, the employer wants to learn about the applicant’s abilities and  experience.  Both  hope  to make  a  good  impression  and  to  establish rapport.  In  the  initial  round,  job  interviews  are  usually  formal  and structured.  

Information  interviews  :  The  interviewer  seeks  facts  that  bear  on  a decision or contribute to basic understanding.  Information  flows mainly  in one direction : one person asks a list of questions that must be covered and 

listens  to  the  answers  supplied  by  the  other  person,  e.g.  doctor  patient, boss subordinate. 

Persuasive interviews : One person tells another about a new idea, product or  service  and  explains  why  the  other  should  act  on  his  or  her recommendations. Persuasive interviews are often associated with, but are certainly not  limited to selling. These persuasive  interviews require skill  in drawing  out  and  listening  to  others  as  well  as  the  ability  to  impact information. 

Exit interviews : The interviewers try to understand why the interviewee is leaving the organization or transferring to another department or division. The  interviewer  tends  to  ask  all  the  question  while  the  interviewee provides answers. Encourage the employee to focus on events and process rather than on personal grips. 

Evaluation Interviews : Supervisor periodically gives an employee feedback on  his  performance  and  discusses  progress  towards  predetermined standards or goals to evaluate the area that require improvement. 

Counseling interviews: A supervisor talks with an employee about personal problems  that  are  interfering with work  performance.  The  interviewer  is concerned with welfare of both the employee and organization. 

Conflict resolution interviews: Two competing people or groups of people with opposing point of view explore their problems and attitudes. The goal is to bring two parties closer together cause adjustments, in perception and attitudes and create more productive climate. 

Disciplinary  interviews  : A  supervisor  tries  to  correct  the  behavior  of  an employee who  has  ignored  the  rules  and  regulation  of  the  organization. The  interviewer  tries  to get  the employee  to see  the  reason  for  the  rules and agree  to comply. The  interviewer also  reviews  the  facts and explores the person’s attitude. 

Termination  interviews: A supervisor  informs an employee  for the reason of termination of latter’s of job. The interviewer tries to avoid involving the company  in  legal  action  and  tries  to maintain  a  positive  relationship  as possible with the interviewee. 

 

Q3. Your  friend  is going  for an  interview. What  tips will  you give him  / her  for better performance? 

The  following are  few tips that would be given  for better performance  in an interview to a friend of mine: 

• Be well prepared. 

• Brush up your subject and general knowledge. 

• Memorize your resume. 

• Know about the company. 

• Dress appropriately.  

• Be smart, clean, and well groomed. 

• Carry a briefcase or neat folder containing all relevant papers. 

• Show up 10 – 15 minutes early. In case you feel you may get delayed, call up and inform. 

• When you meet your interviewer(s), shake their hands confidently. 

• Stay calm, don not fidget or twiddle your thumb. 

• Be polite. 

• Never chew gum or smoke during the interview. 

• Be yourself, be honest. 

• Show a real interest in the job. 

• Be aware of all the answering techniques. 

• Do not answer a question you did not understand; ask for clarification first. 

• Speak  clearly  using  positive  words/phrases  such  as  enjoy,  enthusiastic, positive attitude, excellence, striving to be my best, etc. 

• Appropriately  use  the  top  five: non‐verbal  eye  contact,  facial  expression, posture, gestures, and space. 

• In the end, restate your interest in the job. 

• Smile and say ‘thank you’. 

• Tell them how you look forward to seeing them again. 

• Shake hands firmly. 

• Tell them how much you enjoyed the interview.  

 

 

 

 

 

UNIT‐ 6  Group Discussion  

Q1. Your friend is going for an interview he/she has to first appear for a group discussion. What tips you would give him/her for better performance.

Introduction 

Now  days  the  importance  of  teamwork  and  group  communication  has  been increased a lot, it also acts as apart of selection process. 

Guidelines for group discussion 

To a friend of my following would be few tips to take care of in a group discussion. 

• Be thorough with current issues. 

• Always enter the room with a piece of paper/ dairy or pen. 

• Listen to the topic well. 

• Jot down as many ideas you can in first few minutes. 

• Organize your ideas before speaking. 

• Speak first only if you have something sensible to say. 

• Identity  your  supporters  and  opponents  and  allow  your  supporters  to augment your ideas. 

• Keep a track of time and share time fairly. 

• Have an open mind and listen to others views. 

• Maintain an eye contact while speaking and listening. 

• Do not indulge in parallel conversation. 

• Body language and discipline should be properly maintained. 

 

• Use fact, humor and wit. 

• Draw of silent members and encourage them to speak. 

• Look at topic from all various angles and perspective 

• Be loud enough to be heard by everyone. 

• Avoid personal attacks and name calling 

• Support your points with suitable or related facts. 

• Try to be group centered rather than self centered. 

• Attempt  to  arrive  at  a  consensus  through  your  ultimate  aim  to  reach  a conclusion within specified time. 

• Do not take a negative stance of any member in a group. 

• Use proper language and adhere principle of politeness. 

Thus, about given tips would aid a friend to go for a group discussion and put into better performance. 

 

Q2. Importance of group discussion in recruitment procedure introduction

Group  discussion,  which  is  conducted  for  the  selection  process  is  a  well  –formulated devices that  is used  for  judging the personality, communication skill, knowledge and their ability to work as a team. 

 

IN DETAIL:‐ 

Group discussion has become an integral part of most of selection process today, the four components generally evaluated are as:‐ 

   

 

• Knowledge 

• Communication skills 

• Group behavior 

• Leadership potential 

 

 

 

Knowledge 

• This refers to the depth and range of your knowledge as well as analytical and organizational abilities. 

• Some  knowledge  of  the  topic  concerned &  supported  by  common  sense which will be able to win laurels. 

• If  is  important  to have a  fairly good general knowledge and awareness of the current situation, to perform in a good discussion well. 

• In this approach candidates are being evaluated on how you think and not on what you think. 

• Of  course  the  contribution of your knowledge must be  relevant,  rational, convincing and above all interesting appealing to selection panel. 

 

 

Communication skills:‐ 

 During a group discussion, candidate will be assessed in forms of: 

• Active listening 

• Clarity of expression 

 

• Language & vocabulary 

• Appropriates of body language 

 

LISTENING: 

• Listening  is an  important  in group discussion, as  it will help you to pick up the thread of discussion and continue. 

•  It  is  easy  for  the  selection  panel  to  identify  poor  listeners  as  their discussion lacks continuity.                               

  

CLARITY OF EXPRESSION: 

• The  panel’s  perception  of  a  candidate’s  personality  and  ability  to influence and convince others depends greatly upon right tone. Voice and articulation. 

•  It is not sufficient to have ideas but have to be express effectively. 

•  Fluency’ modulation and good delivery are also important here. 

 

 

LANGUAGE: 

• Language used should be accurate, free from grammatical errors, 

•  It should be direct, clear and precise with  ideas  flowing  in an organized manner. 

•   Language used must be kept simple and unambiguous. 

•   Using too much of jargon, high sounding words or ambiguous expression may project as showoff. 

 

  BODY LANGUAGE:‐ 

• Score  of  a  group  discussion  depends  not  only  on  your  verbal communication but also non‐verbal skills. 

•  The  selection  panel  observes  your  appearance,  eye  contact,  posture, gestures and facial expression. 

•  Your gestures and mannerism would reflect your attitude than what you say. 

• Body language is of an important weightage for assessment of candidates accordingly. 

   

GROUP BEHAVIOUR:‐ 

 

• Group behavior reflects ability to  interact with other members of a group on brief acquaintance. 

• Participating in a group discussion involves co‐ordination and co‐operation among various members. 

• The  selection  panel  notes  the  difference  in  amount  of  participation  by members. 

• This  needs  to  have  an  appropriate  verbal  and  non‐verbal  means  of communication. 

 

 

 

 

 

Leadership skills:‐ 

• The success of any team depends, to a large extent on its leader. 

•  Candidate who posses both  functional ability and co‐coordinating ability will emerge as the leader. 

• Functional  ability  involves  knowledge,  mental  and  physical  energy, emotional stability, communication skill and objectivity. 

•   Co‐coordinating  involutes  to  have  traits  as  group  adaptability  and motivation. 

• Organization would aid to above aspect  in a group discussion as to select an appropriate candidates best suitable for a given job. 

 

Q3. Discuss techniques of organizational group discussion:

INTRODUCTION:‐ 

In  an  organization,  the  group  discussions  are  mainly  used  for  group  decision making. Members of  interacting group take the responsibility of explaining their ideas and arriving at a consensus. 

 

TECHNIQUES:‐ 

In order to minimize the censor themselves and pressure other group members, the following techniques may be used:‐ 

                          #Brainstorming 

 

                          #Nominal group technique 

                          #Delphi technique  

 

 

 

BRAINSTROMING:‐ 

• Brainstorming  is  a  method  for  generating  a  variety  of  ideas  and perspectives. 

•    It  is as uncritical as possible because criticism  inhabits  the  free  flow of ideas.  

• In this form, a group of six to twelve people will sit around a table and a group leader states the problem in a clear manner. 

• Members may suggest as many alternatives as they can, & make a note of it. 

• No  criticism  is  allowed,  all  alternatives  are  recorded  for  discussion  and analysis. 

• There are two types of brainstorming as:‐ 

1. Story board :‐ it identifies major issues  

2. Lotus Board:‐ Core thoughts are presented in surrounding ideas like petals. 

This technique is mainly for process of generating ideas only. 

Nominal Group Technique:‐ 

•  In this technique group members are all physically present  in a traditional committee meeting. They operate independently. 

 

• Before discussion, members write down ideas on the problem. 

• Each member takes turn going around presenting their ideas, no discussion take place until all ideas have been recorded. 

• Group will than discuss ideas for clarity and evaluate them. 

• Each member  silently  and  independently  rank‐orders  the  ideas  and  final decision is determined by the idea with highest ranking. 

Delphi Technique:‐ 

• The Delphi technique  is more complex and time consuming alternative  in group decision making. 

• This technique never allows the group member to meet face to face. 

• The  problem  is  identified  and members  are  asked  to  provide  potential solutions through a series carefully designed questionnaire. 

• Each  member  anonymously  and  independently  completes  the  first questionnaire and results are complied at control location. 

• Each member receives a copy of the results. 

• After viewing results, members are again asked for their solution, the steps would be repeated as often as necessary until consensus is reached. 

• This  technique  is  used  more  over  when  members  are  geographically scattered. 

Conclusion:‐ 

An organization  can decide upon  the  type of group discussion  it needs  to have mainly on the basis of time, urgency,  location and complexity of decisions to be made. 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

      

  

                                      

 

UNIT‐7  Paragraph Development 

 

Q‐(1) what is a paragraph? Show the various components of paragraph. Explain it in brief. 

Ans: A group of sentences is called paragraph. 

        Characteristics on components of effective paragraph. 

1) Cohesion 2) Coherence 3) A topic sentence 4) Adequate development.                 

(1)Cohesion:‐ 

  The sentences are referring to the main idea or a thesis of the paper is known as unity in the paragraph. 

 The use of different reference words gives cohesion to the paragraph. 

 It relates one sentence with another. 

 Cohesion helps you to avoid monotony and makes your paragraph compact. 

For  e.g.:‐This  is  an  apple.  The  apple  is  sweet.  The  apple  is  fresh.  The  apple  is imported from simla. The apple is exported to many Asian countries. 

The  above  paragraph  has  no  grammatical mistakes  but  it  has monotony  and unnecessarily, Lengthens the Paragraph. The same paragraph can be redrafted in the following way. 

“This is an apple which is sweet, fresh and red in colour.It is imported from simla and exported to many Asian countries.” 

(2) Coherence:‐ 

 The sentence should be organize in a logical manner and should follow a definite plan of development. 

There are  four basic mechanical  considerations  in providing  transition between ideas. 

• Repetition of key words of phrases  

• Use of transitional tags  

• Use of parallel grammatical structure 

• Use of pronoun  

 (3) A topic sentence:‐ 

A controlling idea is the main idea, your attitude, your evaluation of something 

• This controlling idea is expressed stated in the form of topic sentence. 

• Just as an essay has a thesis that expresses the main idea of the essay. 

• A  paragraph  has  a  topic  sentence  that  states  the  central  idea  for  the paragraph. 

• Topic  sentences  can  appear  at  several  points  in  paragraph,  either  at  the beginning, middle or end. 

(4) Adequate development:‐ 

• In  addition  to  unity  and  conference  a  paragraph  should  also  be  well developed,  that  is  every  idea  discus  in  the  paragraph  so  be  adequately explained and supported through evidence and example. 

• This  ideas of  course  should  all work  together  to explain  and  support  the controlling idea of essay or paper.  

 

Q. (2) narrates the steps develop a paragraph adequately. 

Ans: ‐  

• The  first  thing  you  should  keep  in  the mind  is  that  controlling  the idea is positive. That is your paragraph is supporting the idea. Central idea of the should match it. 

• Next, your  topic sentences of  the paragraph state  the main  idea of the paragraph. 

  

 

Q. (3) Attributes of good paragraph:‐ 

The following are the attributes of good paragraph writing:‐ 

1. It should be concise and precise  

2. It should not be lost merely in jungle of words. 

3. It should not have monotony. 

4. The reference word should be used in the appropriate manner. 

5. Topic sentences must explore the central idea of it. 

6. The idea should have interrelationship with each other. 

7. It should have cohesion and coherence in style. 

8. The ideas should be organized in logical sequences. 

9. It should be corrected with all grammatical faults and punctuations. 

10. The spelling should be spelt correctly.  

  

Q. (5) Explain different types of paragraph:‐  

• Narration 

• Exposition 

• Definition 

• Description 

• Comparison 

• Process analysis 

• Persuasion 

1. Narration:‐ 

• A narrative differs from Mere listing of events. 

• Time and place and person are normally established. 

• Narrative serves as  the opening anecdote  that  illustrated  the  topic of  the story. 

2. Expostion:‐ 

• Exposition is explanatory writing 

• Exposition can be incidental part of a description or a narration, or it can be the heart of an article. 

• Aside  from  clarity  the  key  problem  with  exposition  is  credibility.  What   makes your explanation believable? 

3. Defination:‐ 

• Here, the paragraph defines the objects on process. 

• The contents are often general and factual. 

• After  reading  the paragraph,  readers have knowledge or  information  that they did not know on object or process before they started reading. 

4. Description:‐ 

• Description requires you to record a series of detailed observation. 

• Be especially careful to make real observation. 

• The success of a description  lies  in  the difference between what a  reader can imagine and what you actually saw and recorded; from that gap arises a spark of engagement. 

• Use sensory language. 

• Go light on adjectives and adverbs. 

• The key problem in description is to avoid being static on flat. 

• Adopt a  strategy  that makes your description  into  little  story: move  from far to near, left to right, old to new. 

5) Comparison:‐ 

• Here, paragraph of two different objects or process are compared. 

• It may  compare more  than  two  different  objects  or  process,  in  order  to identity the advantage and disadvantage of each objects or process. 

• Before writing a comparison draws up a chart and fills it in. 

• Find out  certain  elements;  compare  those  elements with  the  element of other objects or process. 

6) Process analysis:‐ 

• Here, paragraph describes a process in sequential order. 

  1. Analyse the process in to series of steps. 

  2. Put the steps into sequence. 

  3.    Isolate  the  steps:  number  them,  use  bullets,  put  them  in  separate paragraph. 

  4. Use illustration keys to the steps when appropriate. 

  5. Always ask an outsider to read your process analysis to see  if  it can be followed. 

7) Persuasion: ‐  

• Here, paragraph is written, to persuade people to do something or change their minds or Take an action, more is needed than your opinion or sense of conviction. 

• Given paragraph also serve  to  little article and brings a sense of closer  in the from of “ok, now get up and act!” 

   

  

                         

                          

    

                   

 

   

 

 

  UNIT‐8 LETTER WRITING 

Letter head format [Block style] 

        Inquiry letter 

Shriji private limited 25, north Main Street 

Ashram Road Ahmedabad‐3840005. 

   

 October 16, 2009.    

Mr.Bharat Patel Mahajan publication house   Gandhi road Ahmadabad‐ 380014. 

 

Dear Sir, 

Subject: Inquiry for Books 

We are very much impressed by your advertisement of new books on automobile and customer relationship. We are leading dealers of automobile parts in our city since  last  10  years. We  are  interested  in  buying  few  books  for  building  better customer relationship 

Please send us your latest catalogs and price list. As we are your new customer, we request you to offer us maximum discount and favorable terms of payment. 

Our requirement is urgent we would like to know whether you can deliver the goods within 15 days.  If your price list and terms are acceptable. We would place on order soon. 

Thank you. 

Yours faithfully 

P.K.vora 

(Sales Manager) 

 

Unsolicited Inquiry Letter 

 

  Shriji Institute of management Gayani mandir Road 

Navrangpura Ahmedabad‐380006 

OCTOBER 24, 2009. 

 

Mahajan Furniture House   Gandhi Road Ahmadabad‐ 3800017. 

 

Dear Sir,   

Subject: ‐ Inquiry for Furniture. 

We have been dealing in the business of Furniture for last 25 teams. We are interested in your furniture for our new college building this year. 

We request you to send us latest catalogue and price list. We wish to place an order of various furniture from you. Therefore we request   you to us your generous discount. 

If your terms and conditions of business are favorable, we shall be your valued customer with big orders. We expect prompt and positive reply. 

 

Thank You, 

Yours Faithfully, 

Shiv Patel. 

(Management In charge)  

 

 

 

 

 

 

Reply to Inquiry 

 

Mahajan Furniture House   Gandhi Road Ahmadabad‐ 3800017.   October 27, 2009.  

 

Shriji Institute of Management      Gayani mandir Road Navrangpura   Ahmedabad‐380006.     Dear Sir,   Subject: ‐ Reply to Inquiry.    We thank you for your inquiry dated on 24th October, 2009 asking prices and particulars of our “Mahajan Furniture”. We are pleased to send you here with detailed catalog and price list.  We shall grant you discount of 20% on the prices mentioned in the price list, if your order is above Rs. 2, 00,000. Our Terms of Payment will be: “PAYMENT AGAINST DELIVERY DOCUMENTS THROUGH YOUR BANKERS”. The packing and forwarding will be done free of cost.  We assure you to execute your order with in 15 days from the date of the receipt of your order. We hope, you will find our price & terms – conditions most reasonable.   We look forward to serve you satisfactory.   Yours faithfully,   R. K Vora. (Sales Manger)          

Placing an Order 

 

 

 

Shriji Institute of Management      Gayani mandir Road Navrangpura   Ahmedabad‐380006.     

November 2, 2009.  Mahajan Furniture House   Gandhi Road Ahmadabad‐ 3800017.   Dear Sir, 

Subject: ‐ Placing an order. 

 Thank  you  very much  for  quotation  letter  of  1st  October. We  are  pleased  to confirm  our  order  number  346  for  the  following  goods  as  per  your  quotation letter no.‐443. 

Serial  No  Items  Quantity Description

1  Benches  140 Medium Size

2  Round Table 34 Brown  &  Cream Color 

3  Computer Table 40 Slim Show 

4  Chairs  40 Revolving 

5  Self Cupboard 154 3 drawers 

 

Since we require the goods before 15th November, 2009.we requests you to send the  goods  as  soon  as  possible.  Your  terms  and  condition  for  business  are favorable to us. 

We  request  you  to  send  us  an  advance  cheque  of  Rs.1,  20,000/‐  before  30th October, 2009 in the name of Shiv furniture private Ltd. 

We thank you for your valued custom. 

 

Yours sincerely, 

Shiv Patel. 

(Management In charge)       

 

 

Accepting an Order 

 

Mahajan Furniture House   Gandhi Road Ahmadabad‐ 3800017.  November 6, 2009.  

Shriji Institute of Management      Gayani mandir Road Navrangpura   Ahmedabad‐380006. 

 

   Dear Mr. Patel, 

Subject: Accepting an order.   

 Thank you for placing such a large order. Glad you agree on our price and terms. We are happy to accept your order. 

We would be able to deliver your order between 1‐3rd November through Kataria transport services. Please ensure that you receive  list of goods and consignment copy. 

 Hope  you  will  agree  with  our  proposal  and  expect  prompt  conformation  of accepting your order. 

 

Yours faithfully, 

R.K. Vora.   

(Proprietor) 

 

 

 

Letter for complain 

Modified Block format 

 

Neel‐Kamal Electronics     Mahajan Street      Kalawad road 

Rajkot.360005. 

 

January 20, 2009. 

 

Shrimad Electronics.   Trikonbag marg Jubali road Rajkot 360004.    Dear Sir, 

Subject: Complain for wrong goods. 

We  have  received  the  consignment  sent  by  you  against  our  letter  no.104.We thank you very much for your prompt execution of our order. However we would like to draw your attention to the following complaint. 

On opening the consignment, we found that 50 TVs were in a damaged condition out  of  total  of  250.As  our  customers  do  not  buy  such  broken  goods,  we  are sending them back with request to send us new 50TVs as early as possible. 

We are sure that you will agree to pay the transportation cost of replacement. We hope we look forward for your prompt attention. 

                                                                                                                      Yours faithfully, 

                                                                                                                                 V.K Dutta 

                                                                                                                             (Proprietor)     

 

 

 

 

 

 

   

Adjustment letter  

                                                                                                           Shriji electronics                                                                       25, nav‐path  

                                                                      Navarangpura, Street                                                                       Gandhi road 

                                                                      Ahmedabad‐380016. October 16‐2009. 

Kamalkunj electronics   20, janpath marg Karol bag   Delhi‐110001.    Dear sir, 

 Subject:‐Adjustment for damaged goods 

Thank you for your letter NO‐PN‐104. We are sorry to know that you received 50 TV’s in damaged condition. We are sorry for the inconvenience caused to you. 

On inquiry we found that the damaged was caused because of mishandling of goods during transit. The damage has been caused by the transporter. So we request you to claim for the re compensation from carry Transport Company. 

We have followed all your instructions properly. So we are not responsible for the damages. We think our explanation will satisfy you and will continue your patronage. 

                                                                                                                        Sincerely yours 

                                                                                                                           Ketan Patel, 

                                                                                                                       (Sales manager) 

 

 

                                 

 

Collection letter ‐Block style 

 

  

Kam‐wov electronics 23, Navkiran Street Ponal road Chandni chock Delhi‐110004.  October 24‐2009  Shiv‐krupal Electronics Gandhi Road Navrangpura   Ahmedabad‐380015.     Dear Sir, 

Subject: ‐ Collection of due amount. 

We hope that our prompt delivery of goods would have supported you during the heavy rush of festive. We would like to inform you that. We have not received the remaining balance amount of given consignment. 

Your advance amount was also received a week late. We would like to know the reason  for  the  late Payment mode.  If  there  is any genuine  reason please  let us know, so that we take into consideration. 

We request you to pay the amount latest by November 3.2009.we would charge 5%  interest.  If do not receive the payment on time. Hope you will pay attention for the same and replay as soon. 

Yours truly, 

Bakul chavda  

 [Accounting head] 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sales letter 

                                                                             Home Enterprise                                                                Gandhi road,  Ahmedabad‐380014 

          PHONE NO: (079) 2345849                                                                                   www.homemakers.com 

                                                                                                 

11 may 20008 

Campbell Company   Cannaught place New dehli‐110005.    Dear Sir, 

Have you ever thought how your visitors would react when u offer then juices and cold drinks all ready in a jiffy? Fruits and flavors of all rind go hand in hand in our nearly punched product   HOME JUICE MAKER. 

There are  several automatic  as well as well as manually operated  juice making attachment where you ran just drop in the fruit pour all required ingredients and watch our machine speed up to prepare your fruit  juice  just  in a few minutes.  It will  also  reduce  your work by  automatically  separating  the  ring  and  seeds  in  a waste can, readily be discarded. 

As  owners  of  our  juice maker  you  are  entitled  to  additional  advantage  like  its capacity to even, make coffee or tea with extra attachment. It  is very handy and makes life to easy that even children can handle it safely.  

At present we offer  juice makers  in  for different colors as white, grey, blue and green.  There  is  an  offer  of  30%  discount  on  placing  an  order  before  30th may 2008.  Sending  the  enclosed  form  today  together with  requisite  cast.  Your own 

juice maker will be sent free of delivers cost to your doorstep just 6 days from the receipt of your order. 

Yours faithfully, 

M.K. Gupta 

Sales manager.      

 

 

Theory ‐‐‐‐Business Letters. 

  

    Parts of Business letter:‐ 

1. Heading/Letter Head 

This includes organization’s Name, Full address, telephone no., fax and E‐mail. 

e.g. 

HI. Tech Graphics 513, Circular Road Bangalore – 560001. 

“Serving your needs sience‐1990” Phone:‐ 080—2345963                                                                                                                             E‐mail – sale@tech.com 

 

 

2. Date 

This includes date, month and the year, which can be written as:‐ 

American format: ‐ June 3, 2009. 

British Format: ‐ 3 June, 2009. 

 

3. Inside Address 

This part  is  identify  the  receipt  (To whom  letter  is been written).  It  includes Name  of  a  person/post  in  an  organization  or  specific  department,  street address or post box no. city and state name along with postal code. 

e.g.  

The General Manager Lion Industries Limited 

East Patel Nagar Andheri‐ East. 

Mumbai ‐ 400001  

   

4. Salutation. 

It you do not know specific name the salutations would be:‐ 

Dear sir/ Dear Madam. 

Dear Colleagues, 

To All Sales Reps. 

To Whom It May Concern: 

Dear students. 

If you do not know gender, saluatation would be as:‐  

Dear B.M. Patel 

Dear Sheetal Sharma. 

If you know the First/Last Name, Saluatations would be as:‐ 

Dear Mr. Gupta 

Dear Ashok    

It you are writing to a higher authority level, saluatation will be as: 

Respected sir/Madam 

Respected Principle sir.  

 

5. Subject Line 

This element lets the recipient know at a glance, what a letter deals about. 

e.g. 

Subject: ‐ Information regarding inspection. 

 

6. Message 

The Main part of business letter, which informs the reader about the message. The first part will have general introduction to the subject. Second part deals with main matter and last part will include closing. 

 

7. Complimentary Close :‐ 

This element is a single word or phase as:‐ 

Beginning                                                                 End 

Dear Sir/Madam                                                    Yours Faithfully, 

Dear Mr. Brown                                                      Yours sincerely, 

Dear John                                                               Yours sincerely/Kind Regards, 

Respecter Sir                                                          Respectfully Yours/yours obediently, 

 

8. Signature Line 

Signature Line includes your signature, name and title 

e.g.     

Cordially yours,   

Mr. Santosh Gupta. 

(Senior Executive) 

 

Per‐pro signature. 

It a organization has delegated the authority of signing letters to an executive by the power of authority, that executive will add per‐pro or PP just before the name of the organization and sign below it as:‐ 

Cordially, 

Per‐pro. Share well Industries 

Laxmi Pandey. 

 

9. Attention Line:‐ 

Attention line can be use to draw the attention of a particular person or department in an organization. Attention line is to be placed two space below the inside address. 

e.g.    

Attention: ‐ Personal Manager. 

Subject: ‐ Information on new recruitment. 

 

Dear Mr., Gupta,   

 

10. Addressee Notation :‐  

This sort of information generally appears at double space above the inside address, in all capital letters. It can be as:‐ 

PERSONAL INFORMATION, CONFIDENTIAL, PLEASE FORWARD THOUGH PROPOER CHANNEL etc…… 

 

11. Copy Notation 

This indicates who is receiving a courtesy copy (CC) or carbon copy. Some companies indicates copies made on a photocopier (PC) or may use recipients are listed in the order of rank or alphabetical order. 

 

CC: Charles Mathew 

PC: Lena Madan 

C: Rahul Bhatt 

 

12. Post Script 

Letters may also bear postscripts i.e. after thoughts to the letter, to the message that require emphasis or personal notes. Postscript is usually last item on any letter and may be preceded by P.S or PS or nothing at all. Second thought will be written as P.S.S. 

Try to avoid postscript as they convey an impression of poor planning. 

e.g.    

PS :‐ please instruct you office to give prior information in case of not supplying water on a particular day. 

 

13. Mailing Notation:‐ 

14. This is placed either at the bottom of the letter, after reference initials or enclosure or at the top of the letter, above the inside address on left side/middle 

e.g.  

 

BY Speed Post 

By courier 

By registered post. 

 

Principles of Business Letter. 

• Use “you” attitude. 

• Clear and concise. 

• Correct and complete. 

• Emphasize the positive approach. 

• Courteous and considerate. 

• Use natural Tone. 

 

Steps:‐ 

• Identify your purpose 

• Analyze your audience 

• Collect data to support 

• Organize your message. 

 

 

                                  

 

UNIT‐9  Technical Report. 

Q1.Define technical reports and states its types in brief:‐ 

 Report: 

  “A report is a formal document written for a specific audience to meet a specific need”. 

 Types of reports:‐ 

  On the basis of communication media and situation reports can be classified as:‐ 

                                               

Types of reports 

                                                                                                                                                                                                   

Oral               Formal                  Statutory                         Routine                 Informational                       

Written         Informal             non‐statutory                     Special              Interpretative   

 

In Detail:‐ 

           1. Oral reports:‐ 

• An  oral  report  is  a  face  to  face  communication  of  an  experience  or observation. 

• It  is  comparatively  informal  and  time  saving.  Also  simple  and  easy  to present. 

• It trends to be vague and provides no records for future reference. 

• For E.g.:‐ Sales report, Conference reports….. 

     2. Written reports:‐ 

• A written report is relatively more accurate and precise. 

                                  

 

• It is more formal and gives a permanent record. 

• For E.g.:‐Project report ,Research report, Progress reports 

 

          3. Informal reports:‐ 

• Informal  reports  are  generally  informed  of  person  to  person communication. 

• In formal report is often written in a form of letter or a memorandum. 

• For E.g.:‐ Laboratory reports, Daily reports, Trip reports. 

         4. Formal reports:‐ 

• A formal report is presented in a prescribed form. 

• It is prepared in accordance with an established procedure and submitted to authority concern. 

• Formal  reports are generally  long  reports with elaborate description and discussion. 

• For E.g.:‐Annul report, Thesis project, and Technical report. 

        5. Statutory report:‐ 

• Statutory  reports are prepared and presented according  to  the  form and procedure laid down by law are called statutory report 

• Reports are submitted at the statutory meeting of share holder’s, directors to annual general meeting. 

• Annual returns, auditor reports are example of statutory reports. 

       6. Non‐statutory reports:‐ 

                                  

 

• Formal  reports  which  are  not  required  under  only  law  but  which  are prepared  to  help  the  management  in  formulating  policies  and  taking important decision are called non‐statutory reports. 

       7. Routine reports:‐ 

• This reports are prepared and presented in the usual routine of business. 

• Such  reports  contain  more  statement  of  facts  without  opinion  or recommendation. 

• Routine  reports  are  usually  written  on  the  prescribed  preformed  are presented at prescribed intervals, so also know as periodic reports 

• For E.g.:‐Daily product report, Monthly sales report. 

        8. Special reports:‐ 

• Special reports are related to a single occasion or situation. 

• Special reports deal with non‐recurrent problems. 

• According  to  the  function  a  report  can  be  either  informational  or interpretive. 

• For E.g.:‐Inquiry reports, Research reports, Thesis Reports. 

        9. Informational reports:‐ 

• Informational  report  presents  the  data  collected  or  facts  observed  in  an organization. 

• It does not have conclusion or any recommendation. 

• For E.g.:‐Conference report, Seminar report, Trip report. 

        10. Interpretative reports:‐ 

• This report not only contains facts but also evaluation of data. 

                                  

 

• The  report  includes  having  report  conclusion  and  may  also  have recommendation for actions. 

•  Reports are generally based an analysis or investigation of the problem or research. 

• Reports should be  reader oriented with detail and documentary required based on the type selected.  

• For E.g.:‐Project report, Market research report. 

Q2. Discuss characteristics and objectives of technical reports. 

 Report  is a description of an event to a person who was not actually present an the sense. It is based on evidence, information and other related facts. 

*Character tics:‐ 

1. Precision:‐   

• Effective  report,  clearly  reflect  their  purpose.  Precision  gives  unity  and coherence  to  report  and  makes  it  valuable  document.  Investigation  , analysis and recommendation should be directed by central purpose. 

2. Factual details:‐ 

• Report  should  be  detailed  and  factual,  depending  upon  your  specific audience needs. Accuracy of facts is very essential to a good report. 

• Inaccurate facts may load to disastrous decision. 

 

3. Relevance:‐ 

• The  fact  in report must not only be accurate but also relevant.  Irrelevant facts  make  a  report  confusing;  exclusion  of  relevant  facts  renders  it incomplete and is likely to mislead. 

4. Reader oriented:‐ 

                                  

 

• Drafting report needs to take care of the person going to react  it. A good report is to reader oriented. 

5. Objectivity:‐ 

• The  objectivity  should  come  as  logical  conclusion  to  investigation  and  analysis. The objectivity should be natural outcome of analysis. 

6. Easy language:‐ 

• A  good  report  should  be written  in  simple,  unambiguous  language  and clear one. 

• It should be brief and grammatically accurate. 

7. Brevity:‐ 

• Brevity is the essence of soul it would be in brief as much as possible. 

8. Special format:‐ 

• A technical report should involve format including the give contents as set to the standards. 

9. Homogeneity:‐   

• A  good  report  should  deal with  one  topic  at  a  time. All  section  of  your report should focus on the topic. 

*Objective of Reports:‐ 

‐To present a record of accomplished work. 

‐To record an experiment research. 

‐To document schedules time tables and milestone. 

‐To document current status. 

‐To record and clarify complex information for future reference. 

                                  

 

‐To present a topic in an organized form. 

‐To present information to a large number.(annual report). 

‐To recommend actions 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  

 

 

TYPES OF REPORT 

 

1.LETTERHEAD FORMAT  

 Shriji Consultancy Private Ltd. 

B‐12/16, Ring Road Ahmedabad‐380016. 

Gujarat‐[India] www.shrijigroup.com 

  

 January 20, 2009.  Mr. S.R.Patel   Chief engineering officer SDL limited, SDLP Building 36‐B Nehru Road Ahmedabad‐380060. Gujarat‐[India]    Subject: Inspection Report    Dear Sir,    Shriji consultancy team inspected AP section of the computer department in SDL to collect various parameters to determine the rating and working of 

                                  

 

the system. A detail description regarding different location visited is given below:‐   Location A: ‐ Customer service The system used here was found of low configurations and few systems did not  work  properly.  It  was  observed  that  data  in  system  could  not  be retrieved quickly. There is need to install anti‐viruses as soon as possible.  Location B: ‐ Account Department The  systems  here were  found  better  than  customer  service  department, but due  to  fluctuation  in voltage  few systems does not boot  immediately .stabilizers should be used to prevent fluctuations, For accurate and  better result in accounting‐ software named as “tally‐9.0” should be used.      Location C: ‐ Production System used at production department needs  to be  immediately changed as  they  are  of  very  low  configuration  and  few  parts  are  really  damaged. System also does not properly support new operative system.  The  inspection team  included senior computer engineers Mr. Nikhil Bhatt, Mr. Vipul Patel and Mr. Sumit Vora, all at Shriji consultancy.    We at Shriji consultancy believe that the findings of the team will help you to go ahead with your plan to modernize   the support system with smooth roadways.   Sincerely,  S.K.Bhatt [General Manager] 

                                  

 

      

          MEMO FORMAT       Innovate Solution Private Ltd.       Interoffice memorandum.      Date   : ‐ March 4, 2008 To   : ‐ Mrs. Shailly Vora              Director [Sales] From  : ‐ Krupa Patel                 Chief Training Manager.  

            Subject: ‐ Inter‐ISPL meet on telemarketing strategies. 

 

 Report:  Sales managers from all 12 head office of Innovate Solution in India got together  from 12‐15th  February 2008,  to  share  their experience of  the use  and effectiveness of telemarketing strategies in India and discuss future plan of action. 

There  were  sessions  on  sales  training  courses  to  run  in  the  head  offices  and activities  at  the  training  centers at  various parts of  India. Each  representative’s participant received set of materials produced by the corporate training center in Mumbai. 

Expert  sales  trainers  like  Mr.  Sanjay  Shah,  Dr.B.N.Vasu,  Mr.  Sailesh  Parekh coordinator  ISPL  Training  Center  and  other  co‐coordinators  enlighten  the participants through their speech and subsequent workshops. 

                                  

 

The workshops were highly interactive and participants actively participate in the deliberations. The  level of  interest and commitment was  remarkable. The meet was very enlightening and successful. 

       

Yours truly,  Krupa Patel.

                                  

 

 

PRINTED FORM 

Repetitive and routine data:‐ 

 

          TOUR REPORT 

Report on participation in professional conference office order no. 1464 dated on 20th January, 2008. 

Name of officer  : Jayesh Pandit. 

Designation    : Senior marketing manager, 

       Regional office 

       Shriji Consultancy Private Ltd. 

       Andrei (west) 

       Mumbai‐53. 

 

Name of conference:       Innovate concepts in sales and marketing. 

Name of organizer:           Indian management Association. 

 Conference venue:         Hotel Faa‐ Mumbai 

Duration of conference:  January 14‐16, 2008. 

Organization of conference: 

(a)Sponsors:‐      

• Air Sahara 

• Tata Consultancy 

• Indian Airlines 

                                  

 

(b)Number of Participants:   125 

(c)Number of Sessions:            12 

(d)Number of Presentations:     32 

Date:     25th January, 2008. 

 

 

 

Signature: Jayesh Pandit. 

 

 

 

Structure of 

 Formal Report. 

 

The following elements should appear in the formal report: 

1. The Title page. 

2. Acknowledgement. 

3. Letter of Transmittal. 

4. Table of Content. 

5. Abstract and Executive Summary. 

6. Introduction. 

7. Findings. 

                                  

 

8. Conclusions. 

9. Recommendation. 

10. Appendix. 

11. References and Bibliography. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  

 

 

 

Title Page 

 

AHMEDABAD COUNCIL OF SIENCE AND TECHNOLOGY 

ACST‐(GIDC) AHMEDABAD‐380010 

GUJARAT. 

ROLE OF SCIENCE AND TECHNOLOGY IN THE DEVELOPMENT OF RURAL AREAS IN AHMEDABAD. 

 

 

 

REPORT PREPARED 

BY 

SUNIL KADAN. 

 

PREPARED FOR 

THE CHAIRMAN 

ACST‐AHMEDABAD. 

 November 27, 2009 

                                  

  

 

 

   

 

Letter of Transmittal 

AHMEDABAD COUNCIL OF SIENCE AND TECHNOLOGY 

ACST‐(GIDC) AHMEDABAD‐380010 

GUJARAT. 

RANJAN SHUKLA THE CHAIRMAN  ACST  

Dear Sir, 

I have a great pleasure in submitting the report on role of science and technology in the development of rural areas.  

I would  like to express my thanks to my colleagues and encouraged me to work hard. They have been very generous in extending their constant help to carry out this study properly. 

Unexpected  growth  of  science  and  technology  has  brought  out  many  radical changes in the society. Science and technology has become enmeshed with every activity of our society today. The impact of science and technology is reflected in transportation, communication, health conditions, automation, and environment and so on. Since major portion of India resides in rural areas, to promote the use of science and technology and this area will be greatly benefited. 

                                  

 

The chairman of ACST has invited me as secretary to write an interpretive report on The Role of Science and Technology  in  the Development of Rural Areas. The study  is  based  on  the  information  received  from  the  department  on  the percentage distribution of expenditure for five years.(2004‐2009) 

The present study gives an overview of the distribution of expenditure over  five years.  The  present  study  will  certainly  help  you  to  take  further  decision  on allocation of more funds. 

I hope the study will prove useful for making proper recommendation. 

 

With Regards 

Yours faithfully 

Sunil Kandan. 

Marketing Analyst 

(ACST) 

 

 

   

 

SAMPLE OF ACKNOWLEDGEMENT. 

 

 

I should thank every one associated with the assignment and preparation of this report. 

                                  

 

I thank my organization, Ahmedabad council of science and technology for giving me  an  opportunity  to  conduct  the  research  report  project.  A  special word  of thank to Mr. Ravi Kumar (Director & Chief Executive), Mr., Nitin Khana (DGM) and other Executives of Ahmedabad council of science and technology  for giving me necessary guidance and support in my project work. 

I also thank all respondent of survey, who gave me valuable information to carry out the study in better way. 

Finally,  I  wish  to  thank  my  Family  members  and  all  my  colleagues  of  my department, who colleagues of my department, who contributed valuable inputs of the research, work. 

 

 

 

 

 

 

 

   SAMPLE OF TABLE OF CONTENT. 

 

LETTER OF TRANSMITTAL 

CERTIFICATE 

ACKNOWLEDGEMENT 

ABSTRACT 

1. INTRODUCTION                                2 

                                  

 

2. OVERVIEW                                        3 

3. MAJOR PROJECTS                           4 

4. PROGRAMMES                                 6 

5. BACKGROUD                                    9 

5.1 SIGNIFICANCE OF STUDY 

5.2 PROBLEM IN DETAIL 

7.  SCOPE OF STUDY                              13 

8.  DATA SOURCES                                 14 

9. FINDINGS AND ANALYSIS                  18 

10. CONCLUSIONS                                 26 

11. RECOMMENDATIONS                      32 

12. BIBLOGRAPHY                                  40  

                    

   

 

 

 

1

UNIT-10 Technical Proposals

PROPOSALS : A piece of communication – either oral or written that can persuade someone to accept the suggested views or ideas is a proposal. It is a systematic, factual, formal and persuasive description of a course of action or a set of recommendations. PURPOSE : Purpose of writing proposals varies from organization to organization. Given below are a few purposes of proposals: To initiative a new project. To provide fresh ideas. To solve problems To reinforce innovative strategies To persuade the customer to purchase goods or service To conduct the basic research before developing a new plan To modernize the office procedures of an organization TYPES OF PROPOSALS : Proposals may be classified as follows :

(A) In-Formal and Formal Proposals : This type depends on the length and format. In-formal proposals don’t require lengthy descriptions and discussion. They are brief and written to initiate small projects and so mostly they are in printed form, letter or memo formats. Formal proposals are lengthy and written to initiate big projects. As such they require descriptions and discussions and written in manuscript format.

2

(B) Internal and External Proposals :

This type depends on the nature of the addressee. An internal proposal is for reader within an organization. It may offer to study a problem in the organization and present options to solve it . An enter proposal is addressed to people outside an organization. It may offer a plan to solve a problem of that organization and give appropriate recommendations.

(C ) Solicited and Unsolicited Proposals :

A proposal written in response of a particular request from a client is known as solicited proposal. Government and Non – government agencies, some companies solicit proposals for their projects. On the other hand, unsolicited proposals are written without any request for a proposal. As these proposals propose solutions to problem and constructive recommendations, they are based on an object assessment of a situation by and individual on a firm. CHARACTERISTICS OF A PROPOSAL : The following are the characteristics of proposals : • Proposals should be more creative in comparison of other forms of

professional writing. • Proposal should lead to believe the decision makers that their

needs would be fulfilled. • Proposals should contain a course of action with the ‘rationale ‘. If

it is absent, no one is going to accept what is proposed. • Proposals should keep in mind the customer’s convenience,

financial benefit and prestige. • Proposals look attractive and written neatly. • Proposals should include background, objective, description,

summary of the problem. • Proposals should convince the customer that the proposed course

of action will lead to future benefits.

3

Q1.) Draft a proposal as a general secretary students union of your institution for setting up a canteen in your campus, draft this proposal to Vice President of student – gymkhana in memorandum format. Date : October 6, 2009. To : Vice president of students Gymkhana. From : General Secretary of students Subject : Setting up a canteen in campus Introduction : The purpose of writing this proposal is for setting up a canteen in campus. In this proposal first will give gist of proposal, followed by the relevant background information require. The proposal shall through light on following aspects as :

• Problems faced by students • Objective • Work plan • Estimated cost PROBLEMS FACED BY STUDENTS / BACKGROUND : The problem faced by college students is of good food during their break hours.

As there is no canteen facility inside the campus, student generally move out and have snacks from lari-wala The food which they in take is

• Unhygienic 

• Low quality of material used. 

• Open vessel 

• Surrounding atmosphere is full of pollution 

4

All these above factors may create a adverse effect on health of students.

OBJECTIVE:-

The main objective of this canteen would be to provide a healthy staff to students it will also take care for

               Providing food                   Using good quality of raw staff                 Specified area where students can sit and enjoy the food 

     Good food at economy rate      Friendly atmosphere 

Work plan This project is split into three phases as:-

• Setup a canteen area /construction • Catering • Setup of inside arrangement 

Construction The construction of canteen would beat the back of tennis   court. Area occupied for this would be approximately 150 square feet. Inside area will cover 

• Kitchen • Service place • Sitting  area • Wash room 

Catering The food items will be given on contract bases to our client Ganesh caterers, it will include all kind of snacks ,cold drinks and mini lunch. Quality of raw material will be always checked by our supervisory staff.

Inside setup For inside setup, we shall have stiffing arrangement in the form of chairs and tables, cash counter area, service area and kitchen.

Estimated cost:-

5

           The expenditure expected would be as:‐ 1. Construction    13,00,00 2. Equipments        80,000 3. Electrical cost     25,000 4. Furniture            1,50,000 5. Misc. expenses     25,000 

Duration:- The construction would be expected to complete within time duration of 2months.Furniture would require 1month and electrical work would require 15days to complete the work.

Conclusion:- We must not let the problem to grow more and let the problem to grow more and try to set out the facility or students as soon as possible, it is therefore requested to accord approval to the setting up of a canteen in the campus area.

Yours truly, S.P. Patel (General Secretary of Students)

6

Effective Solicited Proposal in Letter Format:

JWS Remolding Solutions

121 Phases -1, VATVA GIDC, Ahmedabad – 380013. Contact: (079) 26546378 E-mail: jws@worldnet.att.net

October 29, 2009. Mr. Dharmesh Patel Data Dimensions 15 HR Marg Vata, Ahmedabad – 380027. Dear Mr. Patel: Subject: Proposal for Home Office Construction. JWS Remodeling Solutions would be happy to convert your existing living room area into a home office according to the specifications discussed during our October 14 meeting. We can schedule the project for the week beginning Novemeber 12, 2009 (two weeks from today). The project will take roughly 3 weeks to complete. Our construction approach is unique. We provide a full staff of licensed trade’s people and schedule our projects so that when one trade finishes, the next trade is ready to begin. To expedite this project, as you requested, we have agreed to overlap several trades whose work can be done concurrently. JWS Remodeling Solutions will provide the following work:

• Remove baseboard, door casing, fluted casing and sheetrock to prepare for construction of new partition wall at north end of living room.

• Partition and finish walls to create two separate storage closets at north end of living room with access through two 36” six-panel door units. Replace all disturbed sheetrock.

• Hand and trim new door units and replace all disturbed baseboards and door casings.

7

• Move cold air return from west wall to east wall of living room. • Paint or finish all surfaces/trim to match specs used throughout house.

The work does not include custom office cabinetry, carpeting or phone or cable wiring. We would be happy to bid on these projects in the future. JWS Remodeling Solutions has been in business in the Michigan area for over 17 years. We have a strong reputation for being a quality builder. We take great pride in our work and we treat all projects with the same high – level attention, regardless of their size or scope. Our trade’s people are all licensed, insured professionals with years of experience in their respective crafts, Enclosed is a copy of our company brochure discussing our qualifications in greater detail, along with a current client list. Please contact any of the names on this list for references. The total cost for this project is Rs. 3,20,000 broken down as follows : Materials and supplies Rs. 1,80,000 Labor Rs. 1,00,000 Disposal fees Rs. 40,000 ____________ Total Rs. 3,20,000 If you would like to have JWS Remodeling Solutions complete this work, please sign one copy of this letter and return it to us with your deposit in the enclosed envelope. We currently anticipate no construction delays, since the materials needed for your job are in stock and our staff of qualified workers is available during the period mentioned. If you have any questions regarding the terms of this proposal, please call me. Sincerely, Dhaval Sharma, (President.)

8

                                  

 

 

UNIT‐11 Technical Description. 

 

Q1. Describe guidelines for writing good description. 

*.Introduction:‐ 

 A  technical description begins with  a definition of  the object or process  to be described and a general break down of the components which will be detailed. 

*.Guidelines:‐ 

 The  following  sections  are  always  found  in descriptions which  are  to be  taken care of. 

#.Introduction:‐  

• It should be carefully planned should include to have‐ 

• General description of object and its function. 

• Indicate the audience need in terms of knowledge and back ground. 

• Show the specific about to be described. 

#.Overview:‐ 

• Overview should be in brief that reveal the objects. 

• Overall framework, arrangement, shape and purpose. 

#.Content:‐ 

• Divide the object into parts and describe each part. 

• Should have enough detail to use or draw it. 

                                  

 

• It should reveal its role and its relation to others. 

#Order:‐  

Organize the part description to help your order. 

• Spatial order (top to bottom) 

•  Priority  order 

• Chronological order  

#Format:‐ 

• Heads: ‐ Identify topic with clear, nested section headings. 

• Lists: ‐ Itemize related features with indenting and marks. 

• Figures: ‐ Integrate figures and text with labels and features. 

  #Verbal Cues:‐  

• Parallelism: ‐ Use parallel words and phrases for parallel ideas. 

• Proleptics: ‐ Use verbal links to signal how your description fits together. 

   #Comparison:‐  

• Compare features or parts with other things accordingly. 

#Contrast:‐  

• Contrast properties with the properties of others to reveal their significance. 

      #Specifics:‐  

• Induce relevant specific features as size, shape, color, material, technical names, abbreviation, symbols etc. 

• Omit irrelevant background, confusing details and needless work. 

                                  

 

           #Conclusion:‐ 

• A description is one complete cycle of operation details with a proper texture. 

 

Q2. Define object description and process description. 

 

Object description:‐ 

Description  is  the  process  of making  an  object,  idea  or  process  to  unknown, someone who is unfamiliar with it. 

• Description will of function‐ when and why of its use.   

• The physical appearance of the object and its component parts.  • It will  include a general description of the object, dimensions, appearance 

and components.  

• An account of the components sequential and logical order along with their relationship.  

• The definition of  idea or object  is to be followed by a detailed description   of parts in logical order. 

 • The detailed plans of proposed  system  requirement,  cost  estimation  and 

even models that can be used. • The designing – the physical and logical coding.  

Process description:‐ • The  technical  description  of  a  process  talks  about  how  something 

works. 

                                  

 

• A typical process description will have the following elements. Defining the audience 

• Definition that tells when and why the process is performed.  • Language, words and  information should thus effective and relevant 

to the audience. Selecting an organizational principle 

• The general operation gives  idea as  to  the  skills and  time  required, pre and post operation conditions. 

• Organizational principle for is generally chronological. • The flow of sequence has to be based on the audience’s knowledge 

level and intended use of description. • Description of steps why and when it takes place, how long it last and 

what are human interventions required.   

 Choosing approximate visual aids • Graphic  representation  like  a  flow  chart  can  very  effectively 

represent a process and explain the sequences involved. • The decision tree can help, as to perform or not certain actions  in a 

certain situation.    Q3. Draft a technical description on new laptop model of Dell.   DELL‐ LAPTOP VULCHAIN 614‐Z  Overview:‐ Dell is making their laptop as thin and light as possible. Dell has started adding “Z” to the names of the thinnest and lightest models which offers 

                                  

 

best battery life in each category. To that end, the inspiron 14z offers consumers “66%” better battery life. The Models has an impressive sound system and a trendy look.  Features:‐  Intel code 2 DUO T58790 @ 2.0 GHZ RAM: ‐ 3 GB   Hard Disk: ‐ 320 GB Operating system: ‐ Vista Home Basic Inbuilt Features: ‐ Bluetooth, wireless connections and DVD Writer. Special Features: ‐ WEB CAM and External Mouse 14.1 Wide screen‐led Backlit INTEL GMA GRAPHIC Available in Colors: ‐ Sliver, Black and Blue. Care offer Price: ‐ Rs. 43,980 

  

               

 

UNIT‐12  EFFECTIVE READING SKILLS 

 

Q1. Explain reading comprehension and state techniques used for good comprehension. 

Reading Comprehension:‐ 

Reading comprehension refers to the ability to understand information presented in written  form. Good  reading means building  frameworks  for  linking words  to thoughts. 

Techniques of good reading:‐ 

• Skimming and scanning. 

• Non‐verbal skills. 

• Structure of the text. 

• Structure of paragraphs. 

• Punctuation 

• Meaning of words. 

• Author’s viewpoint.  

 IN DETAIL:‐  

• Skimming  is used  to read quickly without pausing  to study  the details. Skimming  is  done  at  a  speed  three  to  four  times  faster  than  normal reading. 

• Often  skimming  is  done  when  there  is  lots  of material  to  read  in  a limited time. 

• This technique  is useful when we want specific  information rather than reading for understanding. 

• Skimming works well to find dates, names, and places, to review graphs, tables and charts. 

• Here reading may take with title, subtitles, subheading, and illustration, first and last paragraphs. 

 

• Scanning is a technique often used while looking a word in telephone book or dictionary. 

• Scanning means moving eyes quickly down their page seeking specific words and phrases. 

• Reading more carefully and  looking  for  specific  information  that are  is interested in. 

• Once scanning is over, might need to skim it. 

• Scanning is found as for numbers, letters, steps or words. 

 

 Non‐verbal  signs may  include  certain  style  features  such  as different  fonts, bold print, underlining or italics. The meaning of these style features can vary from one text to another. 

Structure  of  the  text:‐Moreover  a  text  may  start  with  title‐  subtitle‐ Introduction‐ Body and followed by conclusion or summary. 

Most  important aspect of reading  is prediction begins with title.  Introduction informs and body deals with subject matter. Conclusion sum ups and puts right perspective. 

Structure  of  paragraph:‐A  typical  paragraph  consists  of  three  parts.  First paragraph  deals  with  heart  of  issue/subject.  Second  consist  of  detain information of the subject and last paragraph is summary of the matter. 

Reader  will  have  good  impression  of  the  content  with  first  sentence  in  a paragraph. 

Punctuation:‐It  is partly based on grammar. Understanding  the meaning and usage punctuation marks will make simple to understand the structure. 

It marks indicates ideas to interpret of a given text. 

Determining the meaning of words:‐ 

Reader would have wide  range and  flexible  vocabulary will encounter  those words  which  are  unfamiliar  but  earning  will  be  understood  if  relationship between words and form is taken correctly. 

Summarizing:‐It  is  very  difficult  to  remember  the  complete  of  long  text. Summary is a short outline of text containing all its important aspect. 

The length of summary largely depends on the density of the text. The average length of a good summary is about one third of original text. 

       Steps can be taken when summarizing a text:‐ 

• Familiarize with material. 

• Select important information. 

• Para phase the information. 

• Select important information. 

• Insert links between sentences and paragraphs. 

• Adjust the length of summary. 

 

Q2. what can be the reasons for poor reading? 

Ans‐  Effective  communication  is  always  essential  in  all  professional  level. Listening and reading is important wheel of communication process. 

Writing 9% 

Speaking 30% 

Listening 45% 

Reading 16% 

Reasons for poor comprehension are:‐ 

• Inability to understand words. 

• Inability to understand sentence. 

• Inability to understand how sentences relate to one another 

• Lack of interest or concentration 

• Inability to understand how information points together in a meaningful way. 

     

Q3. Describe the tips for Improving Comprehensive skills, and what steps would be taken to become an active reader.   

1. Read a verity of materials. Do not limit your self to text book. 2. Read a fairly  long portion of the material.  It would be difficult to 

access reading comprehension based on one or two paragraph. 3. Try to read an entire section or chapter instead. 4. Circle unknown or unfamiliar words as you read. 5. After reading recall as much as the information as possible. 6. Consider how interesting the subject matter is and how much you 

already know about the subject. 7. Answer questions about the materials after reading it. 8. Check the accuracy and completeness of you recollection. 9. Improve attention and concentration while reading. 10. Enhance registration and recall of text information to memory. 11. Pay attention to supporting cues. 12. Enhance vocabulary. 

13. Anticipate and predict. 14. Make reading more active process. 15. Increase involvement while reading.  

             Tips for speeding up your Activity Reading:‐ 

  SQ3R 

  Try to follow the SQ3R technique 

  S= Survey. 

  Q= Questions. 

  R= Read. 

  R= Recall. 

  R= Review. 

 

Survey: 

• Gather the information you need to focus on the work and set your goals 

• Read the title to prepare for the subject. 

• Read the introduction or summary to see what the author thinks on the key points. 

• Notice the bold heading to see what the structure is used. 

• Notice any maps, graphs, or Charts. 

• Notice the reading aids, italics boldface, questions at the end of the chapter 

Read: 

• Read the first section with your questions in mind. 

• Look for the answer and make up new question if necessary. 

 

Recall: 

• After each section stop for a while and think about each questions. 

• See if you can answer them from memory. 

• If not, take a look back at the text. 

• Repeat this exercise as many times as you need. 

 

  Review: 

• Once you have finished the whole chapter, go back over all the questions from all the topics. 

• See you if can still answer. 

• If not look back and refresh your memory. 

  1

UNIT‐13  JOB APPLICATION 

JOB APPLICATION:‐ 

Job  application  letter  is  to  persuade  employers  to  read  the attached Resume. Features to be kept  in mind, while writing application  letters are as follows :‐ 

• Make your individualistic 

• Catch the readers’ attention • Highlight your educational / professional qualification 

 Make Your Individualistic: Each  individual  possess  certain  traits  that  are  marked  and specially suited for a particular job. Highlight  the  qualities  and  present  them  in  a  fashion  that designates specially suited for the post.  Catch the readers’ attention: While writing a letter, there may be hundreds of other applicants with almost same qualification. There must be something in writing that would attract the reader to hold the application in hand. It should be clear and unambiguous and should act as a pointer to the capabilities of the candidate.  Highlight Your Educational / Professional Qualification:  

  2

Once  the  attention  of  the  reader  has  been  captured,  it  is necessary to sustain interest. The educational / Professional qualification describes how best a candidate would opt to the job. Present this detail with accuracy and in a manner that appeals the reader. 

• Spell strongest Qualification • Summaries other relevant qualification 

• Conjoins qualification with need of a company 

• Present any other brief accomplishment 

• Refer back to the resume  

 

 

 

Q1: Prepare a Resume suitable for the past of a computer engineer. 

 

Krupal Pujara.   Email:‐Krupal_Pujara@yahoo.com Mail:‐248, Ashok Bhavan           Science city road           Sola.            Ahmedabad – 380045.          India. Contact:‐079‐25872910 

  3

                079‐25831476.    Objective:‐ 

To  associate  myself  with  an  organization  that  provides  a challenging  job and an opportunity to prove  innovative skills and diligent work. 

 

Professional experience:‐ 

Project trainee [July 2006 –December 2007] Satyam computer service Ltd, A’bad. Project:‐Metadata management system Description:‐Metadata Manager is a to 01 to create and maintain data marks. It stores to all details about marks. Data base, Technology & Languages used:‐ Oracle, Java, Xml, Pl/Sql, swing.    Responsibilities:‐ 

• Design a database in Oracle to hold metadata 

• Designed  an  appropriate  graphical  user  interface  for  the system. 

• Development of security system for this application.  

  4

    

Project details:‐  

Implementation of source File Transfer system (January 2004‐may 2004) If  involves  the  design  and  implementation  of  kerberas  for  file transfer protocol in c language. Kerberas improves the security of FTP by preventing reply attacks and IP doffing. Learning Aids Development (January 2001‐May 2001):‐ It  involves  the  design  development  of  applets  for  BITS  virtual university.     Courses done:‐ 

• Network security  • Computer security  

• Network programming    Educational Background. 

 

Degree   Name  of institute 

Year  of passing 

Division/class obtained. 

M.E.  –soft  Birla  institute  ‐‐‐‐‐ Perusing 

  5

ware system(1st year) 

of  Technology, Rajasthan 

B.E.  – Computer 

Alpha  Institute of Engineering, Ahmedabad 

2008 First Class‐72%

Higher Secondary 

C.N.  Seth School  , Ahmedabad 

2004 Distinction‐84% 

Secondary  C.N.  Seth School  , Ahmedabad 

2002 Distinction  ‐88% 

      

 

 

                                           

                 

Software Skills:‐ 

Programming Languages:‐c, c++, Java and visual Basic. Technologies:‐HTML,  Java  security,  XML,  SQL,  PL/SQL  and  GNU make. Operating system:‐Linux, UNIX, Windows 98,95,2000 and DOS. Security  experience:‐Have  helped  to  uncover  multiple  serials security holes in the LAN network to build firewall. 

  6

  Personal Details:‐ 

Date of Birth          :‐28th April 1989. Marital status        :‐Single. Language known   : ‐ English, Hindi, and Gujarati. Permanent address: ‐ 248, ashok bhavan                                        Science city road                                        Sola                                        Ahmedabad‐380045.   Reference:‐ 

•    Mr. Sandip Patel                Satyam Analyst                Satyam computer service LTD.               Ahmedabad, Gujarat                 India. 

• Mr. Hardik vora Senior software engineer Satyam computer service LTD, Ahmedabad, Gujarat India.          

  7

  

  Q2. Unit an application for the past of computer programmer at wipro  ltd,  advertised  in  the  times  of  India,  dated  Oct  10, 2004.Send  your application  to  the manager  [HR], wipro  ltd.10, MG Road, Banglore‐500002. 

Krupal Pujara,   48/CB Shavan Complex, Science city Road,   Sola, Ahmedabad‐380016.   17th oct. 2009  Mr. Balu Subramanim, Manager [HRD] Wipri ltd, 10 M.G. Road, Banglore‐500002  Dear Sir,  As per your advisement in the times of India dated 10th Oct 2009 for  the  past  of  computer  programmer  would  like  to  take  and opportunity to apply for the same post, my varied experience and my Qualification are for this position. 

  8

   I  have worked  as  a  project  trainee  in  satyam  computer  service limited for past 6 month .I was involved in developing a graphical user interface for Meta data management system. So I have hands on experience in java swing, java security, oracle and JDBC. 

 As  a  software  engineer  in  your  organization  I  assure  that  I will work hard for the improvement of your company .further more, I work well with others.  I would appreciate  your  keeping  this  inquiry  confidential. Thank you for your consideration. 

                                                                                                                         Yours faithfully, 

                                                                                                                     (Krupal pujara.)  ENCL: Resume.    Q3. A  recent college graduate  responding to a  local newspaper article  about  the  company’s  plan  to  arrange  a  new  computer center. Write an application letter to the HRD.   6123 Fartigton Complex, Block No B – 23  

  9

Paldi Ahmedabad – 380034  Gujarat.  January 22, 2009.    The Manager (Human Resource) Shriji Private Limited   5th Cross Road Khatrej Ahmedabad – 380079.  Dear Sir, I have  just  read on article  in  the news paper,  ‘THE HINDU’  (20th January  2009)  about  Taylor’s  new  computer  center  at  north  of Baroda.  I would  be  happy  to  apply  for  a  post  as  an  entry  level programmer at the center.  I  understand  that  Taylor  makes  both  in‐house  and  customer documentation.  My  technical  writing  skills  as  described  in  the enclosed  resume  will  be  well  suited  to  your  company.  I  am  a recent  graduate  of  Grow  More  Institute  of  Technology  in Ahmadabad with computer science.  I will be glad  to meet you at your convenience and discuss how my education can suit your needs. You can contact me at (079) – 26387489 OR at keyur@myc.alumni.com.  

  10

Sincerely,   (Keyur Patel)   ENCL: ‐ Resume  

                                                                                                            

 

Q4.  Explain  importance  of  uniting  resume  in  job  application along with its types and the standard parts of a resume. 

Resume  is a part of  job application  letter  .it  is a technical as well as  marketing  document  which  presents  past  and  present performance  to  prospective  employer, which  can  assess  future potential. 

  A   Prospective employer forms his first  impression from resume it can help to short list of candidates to be considered. 

 An effective resume can open the door to possible employment. Résumé  is  a  biographical  sketch,  which  is  objective,  easily accessible and detailed. 

Types Of Resumes: 

There are mainly three types of resumes as :   

• Chronological Resume 

• Functional Resume 

  11

• Hybrid / Combination Resume  Selection  of  each  one  depends  on  the  specific  job  description applied for and past accomplishments.  Chronological Resume:  This  resume  emphasizes  on  education  and  work  experience, which clearly relates to the job you are seeking. Under each position, there needs to describe your responsibilities & accomplishment. The Chronological resume begins with most recent experience. This approach is most common way of organizing the information n a resume and preferred by most employers.  Functional Resume:  Functional resume features the skills that bring a candidate to the job. It  provides  examples  of  the  most  significant  experiences  that demonstrate these abilities. More  over  it  emphasizes  on  individual  field  of  competence.  It demonstrates  the  applicant’s  ability  to handle  the position  they are applying for. Functional  resume  follow  “Skill”  category  followed  by  “work history” and scaled down “education” section.   

  12

Hybrid / Combination Resume :  This includes the best features of the chronological and functional resumes. This type may turn out to be very long and repetitious in nature.  A resume must include the qualities as: 

• Employer’s need 

• Should be concise • Should be honest 

 

Standard parts of resume:‐ 

• Educational/professional qualifications • Work experience 

• The  heading • Special  skills, Abilities ,Aptitudes • Career objective • Achievements and Awards 

• Related course work , special projects • Reference • Activities and interest 

 A resume includes having:‐  Introduction / Opening Summary. 

• Professional Summary 

• Career Highlights profile 

  13

• Background statement  Competencies Heading 

• Skills • Relevant skills • Core Competencies 

• Area of expertise • Special Strength • Knowledge encompasses 

• Qualifications  Employment Experience 

• Work experience / Corporate experience 

• Employment History 

• Project assignments 

• Additional work experience  Achievements 

• Key achievements 

• Awards • Professional recognition 

 Education / Training 

• Education • Certification • Specialized Training • Additional courses • Workshops and conferences 

  14

 Technical Skills 

• Technical skills • Computer skills 

• Software programs expertise 

• Technical knowledge  Additional Background 

• Publications • Presentations • Foreign languages 

 Bio summary / Personal Highlights       Name, Gender, Nationality, Local, Address, Permanent address, Contact No, Personal No, E – Mail etc…