Instituto Tecnológico Superior

“Guayaquil”

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Módulo de Access para

Word Access

Fabricio Chacha y José Alvarado

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ACCESS

Definición Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete

ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que

recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento

de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está

pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y

manejarlos por medio de las consultas e informes.

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Historia de Access

Microsoft carecía de una solución propia de base de datos relacional, y hasta entonces

se limitaba a distribuir un producto de terceros llamado R:BASE, una aplicación

para MS-DOS. En 1988 se empezó a desarrollar un producto SQL (de nombre clave

Omega) para Windows y OS/2, junto con el que se escribió un lenguaje de macros

llamado EB ("Embedded Basic") que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft

hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-

end para Microsoft SQL Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de

los procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales, retrasando su

llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero de 1991. Más tarde partes

del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft. Cirrus (nombre clave

para Access) y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utilizó el

motor Embedded Basic). Tras el adelanto de Access, Omega fue demostrado ante

varios periodistas en 1992 y Access presentaba funciones que Omega no tenía.

Después de la cancelación de Omegle, algunos de sus desarrolladores fueron

reasignados al proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual

Basic). Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el

entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra de FoxPro (una App

de base de datos completamente diferente a Access) por parte de Microsoft, pero la

compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el

producto usaría el motorExtensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue

reemplazado por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El

proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-publicada de

Visual Basic. En julio de 1992 llegó la versión final con el nombre de Access.

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Versiones de Access

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Introducción al formulario

Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear una

interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "enlazado" es

aquel que está directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una

consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de

datos. También se pueden crear formularios "independientes" sin un vínculo directo al

origen de datos, pero que también contienen botones de comando, etiquetas o

cualquier otro control necesario para que la aplicación funcione.

Este artículo se centra principalmente en los formularios enlazados. Este tipo de

formularios puede usarse para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas

de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver solo

algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se

proporciona a esos usuarios un formulario solo con esos campos, les será más fácil

usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar al formulario botones de comando

y otras características para automatizar las acciones realizadas con frecuencia.

Considere los formularios enlazados como ventanas por las que los usuarios ven y

obtienen acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de

datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es

visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de

datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

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Introducción a las consultas

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los

datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla,

realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o

eliminar datos de una tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una

tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que

agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción.

En este artículo se proporciona información básica acerca de las consultas así como

ejemplos de los diferentes tipos de consultas. Para obtener más información sobre

cada tipo de consulta.

También puede usar una consulta para proporcionar datos para un formulario o

informe. En una base de datos debidamente diseñada, los datos que desea presentar

mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al usar

una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de diseñar el formulario o

informe.

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Introducción a las tablas

Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en

asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una

tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo

electrónico y números de teléfono.

En este artículo se proporciona información general acerca de las tablas en

Microsoft Access 2010 y se describen las características de tabla nuevas y las que ya no

se incluyen. Además, se explica cómo crear una tabla, agregar campos a una tabla,

establecer la clave principal de una tabla y establecer las propiedades de campo y de

tabla.

Para empezar a diseñar una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de

qué modo se relacionarán entre sí. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los

requisitos y determine todas las tablas que necesita. Para ver una introducción a la

planeación y el diseño de una base de datos, vea el artículo sobre conceptos básicos

del diseño de una base de datos y los vínculos de la sección

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Características nuevas del formato del archivo de Access El formato de archivo de Access 2010 le permite crear bases de datos web de Access,

aplicaciones de Access que pueden publicarse como una base de datos en un servidor

de Microsoft SharePoint y luego usarse mediante un explorador de Internet. Además,

el nuevo formato de archivo habilita campos calculados en tablas, macros adjuntadas a

eventos de tabla, métodos de cifrado mejorados y otras mejoras. Este artículo

contiene una breve introducción a muchas de estas nuevas características.

Bases de datos web Access 2010 presenta una nueva manera de implementar una

aplicación de base de datos en un servidor de SharePoint como base de datos web.

Esto permite al usuario y a sus compañeros de trabajo usar la base de datos en un

explorador web, o mediante el uso de Access 2010, abrirla desde un sitio de

SharePoint. Si diseña una base de datos para que tenga compatibilidad web y para que

tenga acceso a un servidor de SharePoint que ejecute Access Services, puede

aprovechar este nuevo método de implementación.

Por ejemplo, supongamos que creó una aplicación de Access que sus colegas usan para

registrar el número de horas destinadas a diferentes proyectos. Publicando la base de

datos como una base de datos web de Access, puede centralizar el almacenamiento de

datos e implementar con facilidad actualizaciones a formularios, informes y demás

objetos a medida que los modifica. Como desarrollador de la aplicación, puede abrir la

base de datos en Access 2010, realizar cambios y luego sincronizar los cambios con el

servidor.

No todas las características de Access tienen compatibilidad web. Por lo tanto,

Access 2010 brinda un entorno de "modo web" que restringe el uso de características

que no pueden publicarse en un servidor de SharePoint o Access Services. Si publica

una base de datos que incluye características que no tienen compatibilidad web, no

puede usar esas características mediante un explorador web. No obstante, puede usar

el comando "Abrir en Access" en SharePoint para abrir la aplicación completa en

Access 2010.

Para obtener más información sobre las aplicaciones web de Access, vea el artículo

sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Tipo de datos Calculado

En versiones anteriores de Access, si quería calcular un valor (como [Cantidad] *

[Precio unitario]), era necesario realizar el cálculo en una consulta, un control, una

macro o un código de VBA. En Access 2010, puede usar el tipo de datos Calculado para

crear un campo calculado en una tabla. Esto hace que sea más fácil mostrar y usar los

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resultados del cálculo en la base de datos. Access actualiza los campos calculados

siempre que se edite un registro, manteniendo constantemente el valor correcto del

campo.

Por ejemplo, para agregar el cálculo [Cantidad] * [Precio unitario] a una tabla, tendría

que escribir el cálculo en la vista Diseño de tabla como se muestra en la siguiente

Ilustración:

NOTAS

También puede crear un campo calculado en la vista Hoja de datos.

Un campo calculado no puede hacer referencia a campos de otras tablas o

consultas.

Para obtener más información sobre cómo crear un campo calculado, vea el artículo

sobre cómo crear una expresión.

Macros de datos

Como los desencadenadores en Microsoft SQL Server, las macros de datos le permiten

ejecutar tareas de programación siempre que se cambien los datos en una tabla.

Puede adjuntar macros directamente a eventos específicos como Después de insertar,

Después de actualizar o Antes del cambio, o puede crear macros de datos

independientes llamadas desde los eventos.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que contiene información sobre el

estado de un proyecto. Puede adjuntar una macro de datos al evento Después de

actualizar de la tabla y luego programar la macro para que establezca

automáticamente el campo Porcentaje completado en 100% cuando el campo Estado

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esté en Completo. La macro ayuda a que dos campos se mantengan sincronizados y se

ejecuta sin importar que el campo Estado de un formulario, una consulta, una macro o

un código de VBA esté actualizado.

Conectividad con los servicios de datos Access 2010 incluye compatibilidad con los

Servicios de conectividad empresarial (BCS). Los BCS fueron creados para

Windows SharePoint Services 2007 para brindar a los usuarios una manera de

comunicarse con los orígenes de datos del servicio web que generalmente se

encuentran en un entorno de arquitectura orientada a servicios (SOA) de una empresa.

Access puede usar archivos XML de definición de aplicación de BCS para crear

expresiones y tablas vinculadas en función de estos orígenes de datos del servicio web.

Para obtener más información sobre la arquitectura orientada a servicios, consulte el

artículo sobre arquitectura orientada a servicios en MSDN.

Control de navegación Access 2010 cuenta con un nuevo control de navegación, que

permite agregar con facilidad navegación básica a una aplicación de base de datos, y

que es especialmente útil si está creando una base de datos web de Access. Al agregar

un control de navegación a la página principal de su aplicación, los usuarios pueden

cambiar con rapidez entre formularios e informes usando una interfaz intuitiva y con

fichas, como se muestra en la siguiente ilustración:

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Criterios de ordenación

Access 2010 incluye cambios que permiten mejorar la ordenación de datos en

configuraciones regionales como Japón, China e India. Esto incluye compatibilidad de

ordenación para caracteres suplentes en configuraciones regionales de Asia oriental.

Nuevos tipos de cifrado

Para seguir cumpliendo con los estándares criptográficos actuales, Access 2010

implementa tipos de cifrado más nuevos y también permite el cifrado de archivos de

Access para productos que no son de Microsoft. Esto ayuda a permitir una mayor

protección de los datos almacenados en Access.

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Trabajos d Access