2019年度 ハロウィンパーティー 第1回ミーティング （キック...
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２０１９年度 ハロウィンパーティー 第１回ミーティング （キックオフ） 結果反映 ２０１９年 ８月３１日 ハロウィン実行委員会発起人 南前、田中 ０ 赤字が、ミーティングでの結果です。
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２０１９年度ハロウィンパーティー第１回ミーティング（キックオフ）結果反映
２０１９年 ８月３１日ハロウィン実行委員会発起人 南前、田中
０
赤字が、ミーティングでの結果です。
目 次
１．メンバー紹介、実行委員会の発足２．実行委員長選出、体制、役割分担について３．スケジュール（案）４．実行委員会の運営について、共有メールの設定５．実施内容の確認、運営に関する確認６．直近の期限のある作業７．2019年度ハロウィンのテーマ、ゲーム、出し物など８．イベント保険（検討中）９．【打ち合わせ結果】課題・継続検討事項
（参考資料）・Ｈ２９年度、Ｈ３０年度のイベントの模様、運営などの紹介・実行委員会の運営の考え方
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1.メンバー紹介・実行委員会の発足
＜Ｈ２９理事ＯＢ＞櫻井大庭金光トーマス稲田(在宅,ﾎﾟｽﾀｰｲﾗｽﾄ)
田中南前
＜Ｈ３０理事ＯＢ＞牧野蔵
＜２０１９理事＞鳥越目黒宮地
会長・副会長
＜一般公募＞
ハロウィン実行委員会
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２. 実行委員長選出・体制・役割分担
実行委員長（全体会議運営・全体統括）：南前
イベントシナリオ・ゲーム企画：田中、トーマス
参加募集チラシ作成：稲田(イラスト作成) ＋ 南前
参加募集ＨＰサイト作成：南前 会場装飾：大庭
お菓子：櫻井、目黒
会計・費用管理：田中+鳥越、櫻井+目黒、大庭+宮地
写真撮影・結果ＨＰ作成：宮地
参加者名簿管理（個人情報管理）：南前、牧野
コンテスト関係：
全員 （当日参加組：蔵、金光）
イベントの前日準備・当日実施
自治会会長・副会長
・チラシ原稿承認・会計窓口・（イベント保険関係）
実行委員会自治会（理事会）
最終報告書作成：南前、田中
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自治会の名前が必要になるもの等
イベント企画・運営・準備事務局
実行委員長
(声かけして可能な範囲で随時対応)宮地、鳥越
３.スケジュール（案）月日時間 イベント・議題等 備考
8/31(土) 17:00-19:00 第１回全体ミーティング
9/15 (日) 参加者募集チラシ原稿仮完成会長・副会長に内容の確認依頼（9/20まで）
中町自治会＋実行委員会の連名で発行する
9/21(土) 17:00-19:00 第２回全体ミーティング・出し物、準備物の進捗状況・参加者募集チラシの印刷作業
9/22(日) 定例理事会 参加者募集チラシ回覧開始、申込受付開始
10/16(水) 参加者募集締め切り 参加人数確定
10/19(土) 17:00-19:00 第3回全体ミーティング・参加人数の確定報告・準備状況の確認、当日シナリオ説明など
会計中間締め
10/25(金) 18:00- 会場準備 可能な人で
10/26(土) 10:00-13:00-
会場準備・打ち合わせイベント本番
会計最終締め
11/9(土) 17:00-18:00 反省会、 終了後打ち上げ 会計精算
※個別のミーティング・作業会は、個別に調整する。
４
４．実行委員会の運営について
１．スタッフ間の連絡事項や情報共有は、共用メールアドレスを利用する。[email protected]
⇒次ページを参照。
２．メールの発信者・全体ミーティングや、スタッフ全員に係る指示メールは、実行委員長が出す。・それ以外の個別の作業チーム内のミーティングなどの指示は、主担当者が出す。
３．個別の準備会、打ち合わせ会の開催主担当者の号令で必要に応じて適宜開催する。
４．打ち合わせや作業会の内容の情報共有できるだけ、打ち合わせで決まったこと、作業した内容を共有メールに入れる。
５．メールのタイトルは、そのチームを先頭に入れる。（下記は例）【ハロウィン全体ミーティング】第２回スタッフミーティングの案内【ハロウィンお菓子】買い出し報告【ハロウィン参加者チラシ作成】チラシ案の確認依頼
６．打ち合わせや作業会に出席できないときは、共用メールに連絡を入れる。
５
共用メールアドレスの利用
スタッフ用メールアドレス: [email protected]
Aさんから送付したとき
Aさん
Ｂさん
Ｃさん
４．実行委員会の運営について
返信の際は、全員に返信で、宛先に[email protected]を入れる。
スタッフ皆さんのメールアドレスを転送用に登録しま
す。
６
後程、共有メールのテストを行います。
４．実行委員会の運営について ７
⇒確認テストありがとうございました。(9/1)
５.実施内容の確認№ 内容 結果
1 予算は年度計画３万円とする。（イベント保険込み） イベント保険代は３万円とは別予算で考える。
2 日程の決定１０月２６日（土）の午後で問題ないかⅠ部 13:30-14:30 受付開始13:00Ⅱ部 15:30-16:30 受付開始15:00
了解
3 参加者募集は、昨年同様で、メール応募と参加メモ紙直接ポストイン方式でいいか
了解
4 ①参加者資格は、中町自治会員の家族でいいか。
②中町非会員や他地域の参加を認めるか。（問合せがあったとき）
①了解②9/21再度話し合う。募集チラシでは触れない。
5 参加費は無料とする 了解
6 回覧発行元は、自治会長と実行委員長の連名とする。 了解
7 イベント保険に加入する方向で検討する。自治会長名で加入する。
了解
8 健康麻雀クラブはこの日が定例利用であるため、連絡が必要。（田中連絡済み）
８
５.運営に関する確認№ 内容 結果
1 準備作業などで愛あいホールを利用する連絡は、庶務理事宮地さんでいいか？
了解
2 準備作業での愛あいホールの鍵の運用について理事さん（宮地さん、鳥越さん、目黒さん）に開錠いただくことでいいか？
了解田中、トーマスはクラブで鍵を持っている。理事さんの都合がつかないときは、この鍵を使うことを了解する。
3 イベント準備品の保管場所として福利厚生の倉庫を使わせていただきたい。
了解理事会でハロウィンスタッフ用に福利厚生の倉庫を鍵を作る。イベント終了後に理事に返却する。倉庫の利用方法については今後調整する。
4 スタッフのメールアドレス、電話番号を一覧化して、スタッフ皆で共有していいでしょうか？
了解スタッフにメールで送付する。スタッフ以外には渡さないこととする。
5 準備品購入にかかる精算の方法について⇒かかった費用を担当の理事さんに立替いただき、理事さん会計に立替申請いただく
次頁参照了解、ペアを決めた。ペアリング
田中ー鳥越大庭ー宮地櫻井ー目黒
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５.運営に関する確認 10
会計精算の案
第１回M 第２回M 第３回M イベント 理事会 反省会8/31 9/21 10/19 10/26 10/27 11/9
中間精算 各自購入・立替 各自中間締め：領収書を理事に渡す 各自⇒理事理事が立替、理事⇒立替者に現金渡す 理事⇒各自理事⇒会計理事に立替申請書を提出（以降通常の手続き）
理事
最終精算 各自購入・立替 各自（もしあれば） 最終締め：領収書を理事に渡す 各自⇒理事
理事が立替、理事⇒立替者に現金渡す 理事⇒各自理事⇒会計理事に立替申請書を提出（以降通常の手続き）
理事
かかった費用は、必ず共有メールで連係する。⇒各自の残高把握するため。活動報告書の作成のため。各担当グループの理事に、領収書を集める。
担当イベント
６.直近の期限のある作業
期日 作業 担当 備考
9/15 参加者募集チラシ原稿仮完成 稲田、南前
9/15 参加者募集のホームページ作成 南前
9/15 参加者募集チラシ原稿、ホームページの確認会長、副会長に確認依頼
委員長
9/20 参加者募集チラシ原稿、ホームページの確認 会長、副会長
9/21 参加者募集チラシの印刷 全員 9/22回覧開始
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第２回ミーティングまでに行う必須作業。
７.2019年度のテーマ、ゲーム、出し物など 12
平成30年度テーマ：ピーターパン＜ゲーム、出し物＞モンスターフィーディングフック船長の輪投げ宝の地図ジグソーパズルお化け列車お化け狩り大玉送り怖い話
テーマ、ゲーム、出し物など
テーマ「不思議の国のアリス」
ゲームと出し物（予定）個別ゲーム・ハンプティダンプティの卵レース・ハロウィン迷路・チシャ猫フィーディング集団ゲーム・ハロウィンじゃんけん・さいころゲーム・ゾンビさんが転んだ・帽子送りゲーム怖い話仮装コンテスト
平成29年度・平成30年度 2019年度
平成29年度テーマ：特になし
＜ゲーム、出し物＞モンスターフィーディング魔女の輪投げかぼちゃオーナメント作り〇×クイズお化け列車（じゃんけんゲーム）お化け狩りかぼちゃ送り怖い話
８.イベント保険（検討中） 13
８.イベント保険（検討中） 14
８.イベント保険（検討中） 15
９．【打ち合わせ結果】その他決定事項・継続検討事項
№ 決定事項 主な担当 備考
1 チラシ・ポスターのイラストは案１で進める。担当の稲田さんに連絡する。
稲田 南前が稲田さんに連絡を入れる。
2 チラシ・ポスターの募集要領は、平成３０年度実施分で進める。
南前
3 ホームページでの募集要領も、平成３０年度実施分で進める。
南前
4 会場装飾案について説明した。案で進めていく。 大庭、ほか
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その他決定事項
№ 決定事項 主な担当 備考
1 装飾関係など福利厚生倉庫内の利用方法について 大庭、目黒
2 イベント保険：どの保険にするかについて 田中、南前
3 自治会員以外の参加希望があったときの受け方 南前、全員
4 平成３０年度のアンケートで今後の自治会イベントの情報提供を希望されていた人へのフォロー
牧野、南前 スタッフ参加の慫慂など
継続検討事項
次回ミーティング
９月２１日（土）１７：００～１９：００愛あいホールにて
次回全体ミーティング
・ゲーム流れ、担当決め・装飾物の進行状況報告・お菓子案・参加者募集チラシの印刷作業・イベント保険の決定・自治会員以外の参加について意思統一・ほか
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（参考資料）
Ｈ２９年度、Ｈ３０年度のイベントの模様、運営などの紹介
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Ｈ２９年度ハロウィンパーティーの実施概要
平成２９年１０月２８日（土）１３：４５～１６：１５ ２部制（吉尾公園で実施予定だったが、雨天のため、愛あいホールで実施）
参加者：申込み人数： 約１７０名（親含む）参加人数： 約１２０名（〃）
メインテーマ： 特になし
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Ｈ２９年度自治会の取り組み方針総会での意見から・町内交流、スポーツイベントの活発化、を要望される。
体制： 理事主体参加理事：１０名ボランティア、家族：７名
経費装飾、お菓子など 44,197円
Ｈ２９年度ハロウィンパーティーの実施概要
８月度の理事会で、自治会独自のイベントを提案 ⇒ 有志メンバーで開催することで承認
会合打合せ４回、 準備会２回
申込み方法回覧にて実施
準備品装飾などの準備品を、愛あいホールで一時的に保管
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Ｈ３０年度ハロウィンパーティーの実施概要
参加者：申込み人数： 約１２０名（親含む）参加人数： 約１００名（ 〃 ）
平成３０年１０月２７日（土）１３：３０～１６：００ ２部制
メインテーマ：ピーターパン
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Ｈ３０年度ハロウィンパーティーの実施概要
Ｈ３０年度自治会の取り組み方針・理事負担の軽減・イベントの実行委員会制
体制：Ｈ２９年経験メンバー主体で企画理事：５名Ｈ２９年度経験メンバー ：７名家族等：４名
経費装飾、お菓子など 35,726円
・８月度の理事会で、牧野会長により実行委員会を立ち上げ、ハロウィンパーティー開催を提案し、承認される。⇒Ｈ２９年度の経験メンバーで企画・運営を依頼される。実行委員長は牧野会長。
会合打合せ３回、 準備会２回
申込み方法チラシ回覧後、申込は、ホームページ案内してメール受付ＦＡＸ、愛あいホールホスト投函（回覧での申込はしない。）
準備品装飾などの準備品を、愛あいホールで一時的に保管
会計都度、領収書を実行委員長に提出
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＜実績＞メール：２２件ポスト投函：２件理事直受付：１件
実行委員会の運営の考え方従来のイベント（Ｈ２９年度）
参加募集チラシ回覧
イベント内容企画
会場装飾準備
お菓子準備
参加者名簿管理
イベント会場設営
イベント当日の運営
費用の管理
参加募集チラシ作成
全て理事会で運営
イベント内容企画
会場装飾準備
お菓子準備
参加者名簿管理
イベント会場設営
イベント当日の運営
費用の管理
参加募集チラシ作成
役割分担して運営
実行委員会によるイベント（Ｈ３０年度～）
＜実行委員会＞
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参加募集チラシ回覧
費用の受け渡しなど
＜理事会＞
自治会の名前が必要になるもの
など
イベント保険関係イベント保険関係
