2016‐2017 SALES PLAN11

SALES TEAM

David A. Carr, Director of SalesKim Harmon, Sales ManagerApril Gallegos, Sales ManagerJustin Cox, Sales Manager

Stephanie Scrimshaw, Conference Services ManagerMelissa Glick, Conference Services Manager

Mona Baca, Sales AssistantPhyllis Ortiz‐Hilborn, Administrative Assistant

TOURISM SANTA FE MISSION

To promote economic development through tourism by positioning Santa Fe, New Mexico as a destination offering travelers world‐class contemporary amenities in an authentic, beautiful setting that is culturally and historically significant. 

TOURISM SANTA FE VISION

To increase the overall occupancy of Santa Fe hotels through an aggressive sales and marketing effort coordinated with industry partners using the Community Convention Center as a tool to accomplish the result. 

22

Santa Fe embodies a rich history, melding Hispanic, Anglo, and Native American cultures whose influences are apparent in everything including the architecture, the food, and arts. Conde Nast Traveler’s Readers just named Santa Fe the number 1 Best Small City and a Top 10 Destination in the world. Santa Fe has long been a center for arts and culture; it ranks as the country's third largest art market with 13 total museums and where there are almost 300 galleries to explore. Additionally, Santa Fe boasts the 3rd largest state museum system in the country which features culture, history and the traditions of this region and the world. Santa Fe is located at an elevation of 7,000 feet, with the stunning backdrop of the Sangre de Cristo Mountains and 320 sunshine‐filled days each year.  There are over 250 restaurant choices ranging from traditional local New Mexican flavors to creative Southwestern and authentic world cuisines. The accommodations are equally diverse, as one can choose from an array of resorts, hotels, bed & breakfasts, motels, vacation rentals, campgrounds and RV parks. From the great outdoors and open sky where the visitor can enjoy white water river rafting, horseback riding or fly‐fishing, to the nurturing indoors, all are invited to indulge in their favorite past‐times in this stunning gem of a city. 

33

The Santa Fe Convention Center is a highly adaptable, state‐of‐the‐art facility in which to gather for work or play. Features of the 72,000 square‐foot center include outdoor meeting areas, underground parking, an open interior courtyard, wireless connectivity, high‐speed data lines, and 40,000 square‐feet of interior flexible meeting space to provide multiple events with their own exhibition areas, breakout rooms, and meal function areas.  The Sweeney Ballroom is the largest meeting room with 18,000 square feet total and twenty additional rooms with a range of configurations. Santa Fe City and County offers 5,147 hotel rooms with 2,048 downtown, 1,927 on Cerrillos Road, and 1,072 in other locations. Individual meeting space ranges from a couple hundred square feet up to several thousand square feet at the largest properties.  

44

GROUP POSITIONING55

TOURISM Santa Fe is at the heart of the “City Different” and must work to more effectively utilize the city’s arts, culture, cuisine and diverse history to sell this unique destination. The city offers a wide range of accommodations, including newly built, historic and branded hotels. These options will appeal to all customers’ desired services and budgets. 

Santa Fe is a walking town with 320 days of marvelous sunshine. Multiple hotel‐use combinations for groups allows enjoyment of the uniqueness of Santa Fe while also allowing for a variety of cost options and interesting accommodations. 

TOURISM Santa Fe’s Group Sales efforts will be most successful by working closely with the Marketing Team and by creating a consistent message regarding Santa Fe as a destination. The Sales Team is committed to attracting  more business to Santa Fe hotels, galleries, shops and restaurants.  Increased communication and accountability will ensure that these goals are achieved.

66

• The estimated City of Santa Fe population is currently at +/‐ 84 while Santa Fe County’s current population is estimated at +/‐ 149,000 as of Jan. 1, 2015. For both City and County the growth has been roughly 3.6% since the last census in 2010.

• The unemployment rate in Santa Fe County is below the New Mexico averages but has surpassed the 2015 US average• Santa Fe County was at 5.4% in November 2015, up .5% from November 2014• City of Santa Fe was at 5.2% in November 2015, up .6% from November 2014• The US average was at 4.9% in 2015 and New Mexico’s average was 6.3% for 2015

• Santa Fe attracts close to 2 million visitors per year.• 5,147 sleeping rooms per night.  • 2,048 rooms located in the downtown area alone. • 3rd Largest Art Market• Travel and Leisure Named Santa Fe #3 Best Town in the U.S.• World Renowned for Its festivals:

• Indian Market• Spanish Market• Santa Fe Opera• Santa Fe Chamber Music• Santa Fe Wine & Chile• International Folk Art Market

77

Rocky Mountain Lodgers Report (RMLR)

From 2013 to 2014 we experience strong growth in all three categories.  In 2015 and 2016 we would like to see additional growth as many of the hotels have undergone extensive renovations over the past couple of years. We expect to see a 4% growth in Occupancy a 2% increase in Average Rate and a growth in RevPAR of 4% for both 2014 and 2015. 

We have included the Smith Travel report for informational purposes only, however we feel that the Rocky Mountain Lodgers Reportprovides more accurate data due to higher participation by our hotel partners. 

In order to see continued growth the sales team is adding an additional sales manager to cover small meetings, tour and travel and SMERF markets.  The team is focused on prospecting and targeting the third party planners. 

data is from April 2015’s NMLA

Item 2016 2015 2014 2013 % VarianceForecast Forecast Actuals Actuals 14 vs. 13 13 vs. 12

Occupancy % 70.52% 67.81% 65.2% 63.6% 2.52% 7.97%Overall Average Rate $128.47 $125.95 $123.48 $118.83 3.91% 1.46%RevPAR $87.01 $83.67 $80.45 $75.62 6.38% 9.64%

8

A1

Slide 8

A1 Where do we obtain the updated data?Author, 06/23/2016

The Rocky Mountain Lodgers Association reports there are 2,048 guestrooms in Downtown Santa Fe, 1,927 guestrooms on Cerrillos Road and 1072 guestrooms in the Santa Fe Periphery.  Per night the city of Santa Fe has 3,803 guestrooms at its disposal. 

Santa Fe has experienced significant change the last 3 years to both its Downtown and South Santa Fe hotels. Several hotels have made large investments in the renovating and updating their properties and others are planning large renovations in 2015 and 2016.  These changes will assist is selling this destination. They include:

• The Eldorado Hotel & Spa was just completed phase one of a two phase renovation project.  They enclosed the pavilion creating the 7,100 square foot state of the art Eldorado Ballroom, renovated all of the guestrooms, new flooring and wall coloring throughout the meeting space concourses, added the chapel, added retail space and renovated the lobby bar and lounge.  They are looking at beginning phase two in 2016 which will include the presidential suite renovation, roof top pool and deck, adding a roof top restaurant and adding double doors on the 2nd floor rooms that face the deck.  

• The Hilton Santa Fe Historic Plaza renovated the front drive adding brick pavers for a stronger curb appeal. • Rosewood Inn completed a multimillion dollar room renovation on June 11, 2014 in which it gave its 58‐rooms a total makeover.• The La Posada de Santa Fe a Starwood Hotel, has become a Starwood Luxury property and renovated all of their guestrooms, 

restaurant, lounge, bar and lobby.• The Bishop’s Lodge will be starting a 60 million dollar reservation in 2015 and is expected to be completed in 2017.  

99

A2

Slide 9

A2 Again, updated information.

Also, are S-T vacation rentals being lincluded in this metric? Should they be? Reminder that the City just approved the new ordinancethat should increase Lodger's TaxAuthor, 06/23/2016

Downtown 2048 40.58%Cerrillos 1927 38.18%Periphery 1072 21.24%Total 5047

Downtown Cerrillos PeripheryEldorado 219 Lamplighter 70 Bishops Lodge 110Drury Plaza 182 Best Western Plus 95 Cities of Gold 50 estEl Corazon 22 Comfort Inn 83 Four Seasons Encontado 65Fort Marcy Suites 70 Cottonwood Court 14 Pecos Trail Inn 23Garrett's Dessert Inn 83 Comfort Suites 60 Ten Thousand Waves 13Hilton 158 Courtyard 209 The Lodge at SF 127Hotel Chimayo 56 Days Inn 80 Buffalo Thunder 398Hotel Santa Fe 163 Doubletree 130 Residence Inn 120Hotel St Francis 80 Econo Lodge 48 Santa Fe Suites 120Inn at Loretto 136 El Rey 86 Hacienda del Cerezo 10Inn of 5 Graces 10 Fairfield Inn 56 El Pueblo Bonito 18Inn of Governors 100 Hampton Inn 81 Inn on the Paseo 18Inn on the Alameda 71 HI Express 76Luxx Boutique 16 Hyatt Place 92La Fonda 180 Inn at Santa Fe 98Las Palomas 63 King's Rest Court 19La Posada 158 La Quinta 130Rosewood Anasazi 58 Motel 6 46Sage Inn 157 Motel 6 118Santa Fe Motel & Inn 23 Quality Inn 96Old Santa Fe Inn 43 Red Roof Inn 43

Rodeway InnSilver Saddle Motel 27Super 8 96Thunderbird Inn 44Western Scene Motel 30

Total 2048 1927 1072

1010

The Albuquerque International Sunport Airport (ABQ) welcomed 4,745,256 passengers in 2015, 126,645 less passengers then in 2014.  This is a decrease of 2.6% that follows a decrease of 3.8% from 2013 to 2014. The Sunport is currently serviced by six major commercial carriers: Alaska, American/US Airways, Delta, JetBlue, Southwest, and United.  offers nonstop service to 23 cities, including: Atlanta, Austin, Baltimore (BWI), Chicago (Midway/O’Hare), Dallas (DFW/ Love Field), Denver, Houston (Bush/Hobby), Kansas City, Las Vegas, Los Angeles, Minneapolis/St. Paul, New York (JFK), Oakland, Orlando, Phoenix, Portland, Salt Lake City, San Diego, San Francisco, Seattle/Tacoma. Nonstop in‐state service is offered to Carlsbad, Los Alamos and Silver City. Southwest Airlines is ABQ’s largest carrier; it handled over 55% of ABQ’s 2015 passengers.

Santa Fe Airport is serviced by American Airlines (operating as American Eagle) and United Airlines.  American offers non‐stop flights to Dallas (three daily) and seasonally to Los Angeles. United Airlines provides two daily flights to and from Denver.  Flight costs directly into Santa Fe vs. ABQ are typically $50.00 to $100.00 more per ticket, however, some of this cost is off‐set by lower transportation costs from the airport to accommodation.  There were a total of 151,177 passengers in 2014, the most recent year that data is available.

1111

A1

A3

Slide 11

A1 I doubt anyone will pick up on this. But this stat will appear as a decrease as there were 7 carriers last year. However, the decrease is caused by American and US Airways mergingAuthor, 06/23/2016

A3 So far I have not been able to find 2015 data or good forecast for future dataAuthor, 06/23/2016

TOURISM Santa Fe’s new sales team deployment is shown on the following map.  The team has divided the United States into 3rds (West, Mid‐West and East) with the international market being handled by the Director of Sales (DOS). The top 5 producing states are New Mexico, Colorado, Illinois, Texas and DC (Virginia, Maryland). The sales team is responsible for all market segments within their geographical region and will work all groups having a need for 10 or more guestrooms per night. 

The sales team is divided geographically West, Midwest and East Coast.  Each sales manager oversees all market segments with in their geographical market.   The Director of Sales primary focus is on the Arizona market; promoting the new flight to and from Phoenix to Santa Fe.   The overall goal is to generate 122 definite bookings with a total of 46,000 definite room nights.  Below is the deployment of the Sales team.

David A. Carr handles oversees the Arizona market (pushing the new flight from Phoenix to Santa Fe), Incentive, International and Tour and Travel.

Kim Harmon oversees the Mid‐West market with an annual goal of 16,00 definite room nights and 45 confirmed bookings.

April Gallegos oversees the East Market with an annual goal of 16,000 definite room nights and 43 confirmed bookings.

Justin Cox oversees the West Market with a annual goal of 12,000 definite room nights and 24 confirmed bookings.

1212

1313

The focus of the group sales team is the marketing of Santa Fe to citywide conventions and non‐center groups and the development of repeat business by providing the highest levels of service. The group sales team will focus on the following objectives to meet these goals:

• Increase group room night production by 10%, with emphasis on Citywide groups, by focusing on National Association and Corporate Business.

• Increase the number of leads to hotels from 129 in 2014 to 151 in 2015• Increase outbound prospecting calls to a minimum of 25 outbound calls per sales manager per week.• Increase overall Occupancy in the city by 2.6 points from 65.2 in 2014 to 67.8 in 2015• Update and clean up the previously entered data in Simple View CRM

1. Ensure that team is entering data following the same protocol as outlined within the SOP’s.2. Create merge doc’s (proposal, contract, etc.)3. Utilize the extranet function and role out to hotel partners4. Ensure that the reporting is accurate.

• Implement SOP’s to streamline the sales process.• Increase participation in National and Local Tradeshows.• Increase travel from drive markets• Ensure that the Sales Team has a full understanding of Santa Fe Hotels• Establish metrics for measurement of success (goals) and implement a sales incentive plan for sales managers. 

During the past 3 years turnover in the Sales department has led to inconsistencies in lead generation, confirmed bookings, data entry and productivity.  To increase  group room night production by 40% we must generate more leads.  To accomplish this goal the sales team will focus on 2 areas; Tradeshows/Sales Calls and Prospecting.  

We have increased the number of Tradeshows that we will participate in 2014‐2015 and will be taking the same approach to maximize our ROI in 2015‐2016.  We will be creating 2 pre‐tradeshow e‐mail blasts with a call to action to drive more attendees to our booth, and 1 post‐tradeshow e‐mail blast.  The CVB will be responsible for following up with all the attendees that stop by the booths and we will be tracking those calls in CRM to identify the ROI.  We will invite all of our hotel and non‐hotel (DMC’s, Transportation Co., etc.) to participate in these events.  Those that participate will have access to the leads immediately following the event and two weeks late the partners that did not participate will receive the list.

14

The  sales team will be attending Luxury Summit Meetings in the key markets (Colorado, New Mexico, Texas, Illinois, and greater DC area).  These are one‐day reverse tradeshows which exposes the city to 20‐45 planners . There will be a focus on maintaining a presence in these markets and the team will continue to work on generating new business. The team will be conducting only 3 FAM trips per year and will work on increasing the quality of those attendees and primarily focusing on third party planners.  In doing so there will be an increase in budgeted revenue so that the team will be able to bring qualified planners here on shorter notice when working on new business.

The sales team will increase the number of leads and booking through improved prospecting.  The team is in the process of evaluating DMAI’s effectiveness as  a prospecting/lead generation tool.  Action plans have been established for each of the sales managers to help focus them on prospecting during this interim period.  Each manager is required to make a minimum of 25 outbound solicitation calls each week, work the 3rd party companies, and create monthly mailers.  The action plans and results will be reviewed on a weekly, monthly and quarterly basis to ensure we are achieving our goals.

Below are the Tradeshow the sales team will be attending during the 2016‐2017 fiscal year:

• Trade Shows- ASAE: Expo, August 8‐12, 2016 (Salt Lake)- Connect Marketplace, August 24‐27, 2016 (Dallas)- IMEX October 15‐18, 2016 (Las Vegas)- Connect Texas, November 15‐17, 2015 (Dallas) - American Bus Association, January 14‐17, 2017 (Cleveland)- Luxury Meeting Summit February 16, 2017 (Phoenix)- MIC, March 15, 2016 (Denver)- Travel & Adventure Shows (Denver & Dallas)- Connect Market Place May 3‐4, 2017 (Baltimore)- ConferenceDirect, May 1‐5, 2017 (Las Vegas)- IPW, June 2‐8, 2017 (Washington D.C.)- Cvent June 11‐14, 2017 (Las Vegas)- MPI WEC, June 19‐22, 2017 (Las Vegas) 

1515

• FAMS- July 13‐15, 2016 (Texas and CA focux)- September 13‐16, 2016- October 11‐14, 2016 third party hotel representation- May 2017 third party hotel representation

• Luxury Summit Meetings- Phoenix, AZ Sept 23, 2016- San Francisco and Silicone Valley, CA November 28‐29, 2016*- Portland, OR and Seattle, WA December 1‐2, 2016*

- *combined trip

1616

Our primary focus will be on the Association Market which is Santa Fe’s top producing market segment.  We will also target corporate and incentive business in our drive markets to increase short term business.  The focus has been on increasing the shoulder season business, which was accomplished in the months of November through February year over year.  However we noticed a decrease in occupancy in the months of March through June as compared to 2014.  We will continue to focus on increasing the city’s occupancy during the peak months as these yield higher rates.  During the peak season there are more shows, festival’s and activities for both transient and group guests.  In 2013 we did not see any occupancy exceed 80%, however Per the Rocky Mountain Lodgers Report the City of Santa Fe’s occupancy  (downtown, Cerrillos road and Periphery) exceeded 80% in July and came close in August (see below) during the peak months.  Once we create higher occupancy and compression (maintaining a steady growth in ADR) during our peak months we will maintain the level of achievement and shift our focus to our shoulder seasons. 

We will focus on the TOUR & Travel market along with the SMERF market with the addition of the new sales manager.  This manager will be responsible for handling all small groups of 30 rooms or less so the other three (3) sales managers can focus on the larger programs and prospecting efforts. 

RMLR Santa Fe Occupancy Percentage2014 Jan Feb Mar Apr May Jun July Aug Sept Oct Nov Dec Annual

Santa Fe 43.8 53.1 63 60 70.9 75.2 82.6 79.2 70.6 72.8 56.2 53.6 65.2Downtown 47.7 63.1 67.6 65.1 76.7 77.5 79.2 77.4 74.7 77.6 64.4 54.8 68.8

Cerrillos Rd. 34.1 39 56.3 52 64.1 72.1 83.9 80.4 67 66.7 45.9 51.2 59.2

1717

The table below shows the number of leads (leads with hotel rooms requested) generated and confirmed during each calendar year.  There has been a significant increase in conversion since 2013.  The increased leads and confirmed bookings is due to the implementation of sales managers goals, policies and procedures and the use of the Extranet.  The extranet has increased our ability to generate leads and receive timely responses from our hotel partners.  We will continue to see an increase in both leads and definite conversion with the addition of a small meetings sales manager and reducing the amount of previously seen turnover in the sales department.  

1818

Lead ProductionLeads Confirmed

BookingsConversion Percentage

2014 134 63 47%2015 192 92 48%2016 212 105 50%2017* 108 56 52%2017** 240 120 50%

* As of June 2017** Forecast

The table below is only based on New Mexico, which is the top producing state/market. The majority of the business comes from Los Alamos National Laboratories, Sandia National Laboratories, Local and State Associations and the University of New Mexico. 

• Festivals • Community Events• Concerts• Art Shows• City Government

1919

Leads Confirmed2013 25 152014 23 122015* 19 142015** 35 19

*YTD**Forcasted 2015

NM Lead Production

The table below shows the breakdown of leads and conversion by territory. The top producing territory as defined by the new deployment map is the Central Market with the most confirmed booking.  The East Market generated the most leads but had the lowest conversion rate.  The key states are New Mexico, Maryland, DC, and Virginia.  Second is the West Coast Market with Colorado and Illinois producing the most followed up by California and Arizona.  Texas is the second largest market in the Central Market.  We anticipate that the Central Market will most likely provide the highest number of leads and confirmed room nights as New Mexico provides the greatest number of leads and confirmed booking. 

To increase production and service levels the sales team will be creating Standard Operating Procedures (SOP’s). There have not been any SOP’s in place which has led to continuous inconsistency in production and procedures. The focus is to create a streamlined system from initial contact to final execution.  Once the team is working with the same guidelines and parameters, productivity will increase. 

TOURISM Santa Fe’s main goal is to increase occupancy for hotel partners. The team’s focus will be on filling the hotels whether or not this involves use of the Convention Center and this will be accomplished through  attending tradeshows and increased prospecting efforts. The addition of a new sales manager will free up more time for increased prospecting.

2020

DefinitesNumber of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

2013‐2014 11 4052 12 2536 23 3969 34 9761 80 20,3182014‐2015 13 4,842 11 3,250 18 5,063 26 10,223 68 23,3782015‐2016 17 3,543 18 12,172 25 5,547 41 15,565 101 36,827Average 14 4,145 14 5,986 22 4,860 34 11,850 84 26,84115% 16 4,767 16 6,884 22 5,589 36 13,628 90 30,868

Goal 2016 ‐ 2017 17 7,100 16 12,500 22 8,050 45 13,628 100 41,278

QTR Goal 4 1,775 4 3,125 6 2,013 11 3,407 25 10,320Monthly Goal 1 592 1 1,042 2 671 4 1,136 8 3,440

2016 ‐ 2017 Goals FY

West Central East New Mexico & Arizona

Totals

The report shows Fiscal Year lodgers tax and a forecasted growth of 10.05% for 2014‐2015.

2121

Our top accounts generate more than 8000 room nights per year. • Keystone Symposium Whitehawk• Wilderness Medicine London International • Creativity and Madness Santa Fe Recycle• LANL Christus St. Vincent’s Community Day• New Mexico Association of Counties SWAIA• Dual Language of New Mexico Acequia Madre Elementary School• American Society of Plastic Surgeons Santa Fe Spanish Colonial Art Society• BeadFest Contemporary Hispanic Market• Native Seed Baile de los Cascarones• City and Local Meetings Santa Fe Janpenese Festival• Fiesta Council Santa Fe Area Home Builders• Food Depot New Mexico Farm and Livestock Bureau• Santa Fe Chamber of Commerce Santa Fe Community Orchestra• New Mexico Cancer Foundation New Mexico Association of Counties

• Association 60%• SMERF 15%• Tour/Travel, Leisure Group 8%• Government 10%• Corporate 7%

2222

Geographical Analysis:Group business is scattered throughout the country with New Mexico, Colorado, District of Columbia, Virgina and California generate over 70% of the leads.  New Mexico generates the most leads mainly from Los Alamos National Laboratories, Local and State Associations and the University of New Mexico. We will target Texas and Illinois in 2016 as they have historically produced more leads in previous years.  We will be attending Luxury Meeting Summits in Chicago, Dallas, Houston, San Antonio and Austin along with adding the American Bar Association (ABA) tradeshow in Chicago to increase the number of leads. 

State Total Room Nights %

New Mexico 29.8%Colorado 18%District of Columbia 9.74%Virginia 7.9%California 5.32%Illinois 4.25%Georgia 3.2%Washington 2.9%Vermont 2.8%All Others 16%

Top Geographic Feeders for 2014

2323

• 2,048 guest rooms within a five block radius (1)• Close proximity to nature, fitness & adventure opportunities• Cultural wealth in walking/short driving distance (museums, ancient civilizations)• Culinary treasures, 250 of restaurants, 2 cooking schools• Community Gallery and Public Art collections• 25,763 square feet of indoor meeting space• In‐floor electrical, internet and phone boxes• Fully integrated AV in all meeting rooms• LEED certified facility—Green Meetings• 1 hour from Albuquerque Sunport• 20 minutes from Santa Fe Airport• Onsite parking for 500 vehicles• Over 200 art galleries nearby• Column free ball room(s)• Mountain View terraces• Large courtyard• Two blocks from Plaza• Free Wifi

2424

• Drive‐to destination (approximately 55% of past visitors drove) (1)• Top reasons to visit: Scenic Beauty, Rest & Relaxation, Historic Sites, Cuisine,  Authenticity(1)• Word of mouth ranks as highest travel motivator(1)• New Mexico as a state ranks 38th in U.S. tourism(5)

• Overall Santa Fe lodging ADR up ($123.48 in 2014 vs. $118.83 in 2013)(2) • First two Quarters of 2015 1.8% increase in occupancy (62.8% YTD June2015/ 61.0% June 2014(3)• Lodgers Tax revenue up $637,513(10.83%) FY 2014‐2015(3)• Seasonal adjustment for GSA per diem  is no longer tiered ($83 shoulder/ $105 peak) it is currently flat at $88• Deplaning passengers at the Sunport continued to decline at about 6%, largely due to airline consolidation(5)• Spaceport America is an emerging commodity to monitor for future partnership opportunities with NMTD• International Mountain Bike Association (IMBA) designations and trail infrastructure offer leverage for new 

opportunities in adventure tourism• Lowest occupancy January, Highest occupancy June(2)(1) 2010 SFCVB Phone & Email Conversion Study(2)Rocky Mountain Lodging Report: December 2014(3) June2015 Rocky Mountain Lodging Report(4) September 2014 New Mexico Tourism Department Monthly Report (5) US State Brand Ranking 2012 Tourism Edition(6) Lodger’s Tax Report January 2015 (City of Santa Fe Finance Dept.)

2525

DRAFT

• Travel Planner• Meeting Planner Kit• Media Kit• Profile Sheet (Leisure)• Profile Sheet (Group)

2626

DRAFT

ObjectiveIncrease awareness of Santa Fe as a premier destination for Meeting Planners

Strategies & Tactics• Create call to action promotions and e‐mail to our database.• Implement new CRM system to streamline meeting space management.• Promote the Community Convention Center for its ‘Green Meetings’ (food, nature, etc.)• Increase presence in social media (twitter, Instagram, Facebook, etc.)• Utilize Social Tables diagram software with 3D viewing for enhanced user experience• Add more enticing photos to the slideshow• Increase Meeting Planner emails• Leverage business partners fan base to get more Meeting Planner exposure• Implement ways to engage users with comments and shared photos on Instagram. • Utilize Unifocus Surveys to increase customer satisfaction and service. 

Goal• Increase traffic to Meeting Planner page by 10%• Increase online Request for Proposals by 10%

2727

DRAFT

Industry Partners Page

ObjectiveIncrease communication and availability of Santa Fe’s brand to partners. Get partners more involved in sending the message of Santa Fe to group travel organizers.

Strategies & Tactics• Update Industry Partners page with latest newsletters• Create image library for partners to use for their websites and newsletters• Create ways to use Santa Fe’s brand and announce in the Business Partners Newsletters• Place sales plan and sales materials on site for partner use

2013 Results1,058 Visits to Industry Partners Page

Goal:• Increase visits to Industry Partners Page by 10%• Increase # of businesses participating in online campaigns/promotions by 25%

2828

29

Southwest RegionSanta Fe Sedona Tucson (Includes

Pima County) Scottsdale Colorado Springs Denver

Population 80,000 10,037 524,295 223,514 600,000 634,265

Marketing Budget $1.2M $1.2M N/A $4,997,626 $2,513,037 $17,750,000

Top Meetings Target Markets

All New Mexico, Washington D.C., Denver, Colorado Springs, Chicago

Tucson, Los Angeles, Scottsdale, Santa

Barbara

Phoenix, Tucson, Durango, San Antonio,

San Diego

Phoenix, Tucson, Durango, San Antonio,

San DiegoN/A

Phoenix, Dallas, Kansas City, Rocky

Mountain Region

Annual Occupancy % 59% 66% 57.20% 60.30% N/A 68.00%

Total # of rooms 5,147 3,500 16,851 16,591 14,000 42,000

Annual Lodgers Tax Revenue

$8,153,783.00 $1,847,423 $190M $13,88,908 $4,000,000 $58,000,000

Includes 3mm debtservice, 7% combined

taxes 3% accommodations tax

12.05% city bed tax, plus $2 per room per night

surcharge5% lodgers tax 2% lodgers tax 2.75% lodgers tax

Convention Center Yes No Yes No Yes Yes

Convention Center Hotel(s) No No No Resort No Yes

Sales Staff 7 2 but expanding 8 9 8 30

Airport Domestic, limited service (Albuquerque) No (Phoenix) Yes, International No, (Phoenix) Yes, limited service International, full

service

Season June - OctoberMarch – May

November – April January –March June – October April - OctoberSeptember – October

2929

30

Local/CCCSFCCC Buffalo Thunder Sandia Resort ABQ CC Tamaya

AV State of the Art State of the Art State of the Art State of the Art State of the Art

Catering Options List of Approved Caterers Customized Menu Customized Menu Customized Menu Customized Menu

Ceiling Mounted Projectors Yes Yes In Breakouts Y Yes

Coat Room 1 Yes Yes As needed Yes

Colum free ballroom 17,836 66,000 27,000 31,640 12,000

Complimentary Wi-Fi Yes Yes Yes Yes Yes

Cultural / Art Connection Yes Yes Historical Photos Low Budget Yes

Executive Board Room 1 1 1 1 dedicated 2

Dedicated Exhibit Hall No No No 106,200 No

Flexible Ballrooms 5 14 4 3 8

Flexible Breakout Rooms 10 9 6 27 6

Hardwired LAN Ports Cat 5 Cat 6 & Fiber Optic Cat 5 Cat 5 Wi-Fi

In Floor Tech Panels Yes Power Only On the Wall On the Wall On the Wall

In House AV Team Approved Vendors Yes, PSAV Yes Yes, Alliance AV Yes

In House Catering Team Approved Vendors Hilton Banquet Menu Yes Savor Hyatt

Kitchen Facilities (3) commercial kitchens none for hire none for hire none for hire none for hire

LEEDS Qualification YesSustainable practices, but not LEEDs

qualified None Sustainable practices, but not LEEDs

qualifiedSustainable practices, but not

LEEDs qualified

Loading Dock Yes Yes Yes Yes Yes

Location Heart of Downtown Pojoaque Pueblo NE ABQ Heart of Downtown Santa Ana Pueblo

Meeting Space 25,763 66,000 50,000 167,000 33,000

Onsite Recreation No Yes Yes No Yes

Outdoor Space 11,000 30,000 Amphitheatre 4600 seats Patio for 250 people, post renovations 50,000

Parking 512 spaces underground 1000 spaces + Valet 1500 spaces + Valet 1500 convenience spaces Outdoor and Valet

Prefunction Space 8,850 25,000 20,000 10,000 2,000+

Rate Structure Yes $1 / sq. foot No Yes, but not public Yes, but not public

Rigging Points in the Ballroom Yes Yes Yes Yes Yes

Show Offices 3 Yes Business Center 12 Business Center

Water Fountains Yes, Un-Filtered (3) Fountains + Water Service Fountains + Water Service Yes, Filtered, (10) Water Service

30

31

National Trends• Size of 2015 convention/meeting budget vs. 2014 convention/meeting budget —+2.9 percent

• 2015 attendance vs. 2014 attendance — +5.3 percent• 2016 attendance vs. 2015 attendance (projected) — +3.3 percent• Number of 2015 exhibitors vs. 2014 exhibitors — +2.7 percent• Number of 2016 exhibitors vs. 2015 exhibitors (projected) — +2.3 percent• Overall 2015 meeting budget compared to 2014 meeting budget — +2.9 percent• 30 percent expect to plan more meetings in 2016; only 5 percent expect to plan fewer meetings.

(1) American Express Meetings & Events Forecast: 2015(2) PCMA: Convene Meetings Market Survey:  March 2015

3131

32

• Leads- Increase leads generated 46% (164)

- Average leads 141 excluding NM- Increase leads converted 43% (90)

- Average conversion 48 excluding NM• Room Nights

- Hotel Occupancy (NMLA ‐2014 averages)- Downtown: (68.8%)- Cerrillos: (59.5%)- Santa Fe Periphery (68.3%)- Total: 65.2%  in 2014 increase by 2 points to 67.2% by Jan. 1, 2016

• CCC Occupancy- Segments: track and report

• Delegates/Attendees- Segments: track and report

• Lost Opportunities**- Segments: track and report

• Revenue- Track and report

- Leads and Definite Room nights- Future Pace- CCC Facility Rental- CCC Commissions- CCC Waivers- Rebates- Lodgers Tax (FY 15‐16 Baseline $9,585,829)- RevPar (NMLA‐Rocky Mountain Lodging Report)

- Downtown ($120.13 2015)- Cerrillos ($48.71 2015)- Santa Fe Periphery ($75.82 2015 )

- ADR (NMLA‐Rocky Mountain Lodging Report)

- Downtown ($171.31 2015)- Cerrillos ($78.50 2015 )- Santa Fe Periphery ($108.34 2015 )

3232

DefinitesNumber of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

2013‐2014 11 4052 12 2536 23 3969 34 9761 80 20,3182014‐2015 13 4,842 11 3,250 18 5,063 26 10,223 68 23,3782015‐2016 17 3,543 18 12,172 25 5,547 41 15,565 101 36,827Average 14 4,145 14 5,986 22 4,860 34 11,850 84 26,84115% 16 4,767 16 6,884 22 5,589 36 13,628 90 30,868

Goal 2016 ‐ 2017 17 7,100 16 12,500 22 8,050 45 13,628 100 41,278

QTR Goal 4 1,775 4 3,125 6 2,013 11 3,407 25 10,320Monthly Goal 1 592 1 1,042 2 671 4 1,136 8 3,440

DefinitesNumber of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

Number of bookings

Number of Room nights

2013‐2014 11 4052 12 2536 23 39692014‐2015 13 4,842 11 3,250 18 5,0632015‐2016 31 8,858 18 12,172 52 15,857 101 36,887               Average 18 5,917 14 5,986 31 8,296 63 20,199               15% 21 6,805 16 6,884 36 9,541 73 23,230               

Goal 2016 ‐ 2017 36 12,000 22 14,000 60 16,000 118 42,000               

QTR Goal 9 3,000 6 3,500 15 4,000 30 10,500Monthly Goal 3 1,000 2 1,167 5 1,333 10 3,500

West            (includes LANL and Sandia Labs)

CentralEast                 

(New Mexico except for LANL and Sandia Labs)

Total

2016 ‐ 2017 Goals FY

West Central East New Mexico & Arizona

Totals

33

34

July Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May June 2016-2017 totals July Aug Sep Oct Nov Dec 2015 Total Travel Expense $ - $ -

ASAE travel costs 8/12-16/2016 JB $3,600.00 $ 3,600.00 $ - Connect Texas 8/24-27/2016 AG $1,300.00 $ 1,300.00

FAM FAM Conference Direct 7/13-16/2016 TEAM $4,000 $ 4,000.00 Luxury Meeting Summit Phoeniex AG $500 $ 500.00 $ -

FAM FAM 9/8-11/20016 $4,000 $ 4,000.00 IMEX 10/118-20/2016 JB $ 2,575.00 $ 2,575.00 $ - Luxury Meeting Summit San Fran & San Jose AG $ 4,300.00 $ 4,300.00 $ -

CXL Luxury Meeting Summit Portland & Seattle AG $ -

CXL Holiday Showcase $ - ABA Cleveland DC $4,200.00 $ 4,200.00 $ -

Denver MIC 3/15/2017 KH $ 2,800.00 $ 2,800.00 $ -

CXL Luxury Meeting Summit Texas 4/7/-112015 AG $ - $ - ConferenceDirect 4/9-13/2017 DOS $ 7,600.00 $ 7,600.00 $ - IPW-Washington DC travel expense DOS $ 3,000.00 $ 3,000.00 $ -

HelmsBriscoe TBD DOS $ 2,500.00 $ 2,500.00 $ - Chicago Sales Calls 5/2015 KH $ 2,500.00 $ 2,500.00 $ -

FAM FAM June TEAM $10,000.00 $ 10,000.00 $ - MPI WEC Las Vegas DOS $ 2,500.00 $ 2,500.00

Cvent TBD AG $ 2,500.00 $ 2,500.00 DMAI JC- TBD $ - $ 2,000.00 $ 2,000.00 Houston/Austin Sales Calls 8/2015 DC $ - $ 2,500.00 $ 2,500.00

FAM FAM August TEAM $ - $10,000.00 $ 10,000.00 Luxury Meeting Summit Denver & Sales Calls8/5/2015 KH

$ - $ 1,500.00 $ 1,500.00

Connect Marketplace August TBD $ - $ 2,000.00 $ 2,000.00

ASAE 8/8-11/2015 DC $ - $ 2,500.00 $ 2,500.00

DC Sales Calls 9/2015 JB $ - $ 3,000.00 $ 3,000.00

HSMAI September CM $ - $ 2,000.00 $ 2,000.00 Dallas Sales Calls 10/2015 DC $ - $ 2,000.00 $ 2,000.00 Chicago Sales Calls 10/2015 KH $ - $ 2,500.00 $ 2,500.00

FAM FAM October TEAM $ - $ 10,000.00 $ 10,000.00 IMEX 10/13-15/2015 DC $ - $ 2,500.00 $ 2,500.00 NTA 12/14-18/2016 DC $2,000.00 $ 2,000.00 Entertainment $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 9,600.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 800.00 $ 4,800.00 Local Travel $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 150.00 $ 1,800.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 200.00 $ 1,200.00

Total $ 950.00 $ 5,850.00 $ 9,450.00 $ 3,525.00 $ 5,250.00 $ 950.00 $5,150.00 $ 950.00 $ 3,750.00 $11,550.00 $ 5,950.00 $15,950.00 $ 69,275.00 $ 3,000.00 $19,500.00 $ 6,000.00 $ 18,000.00 $ 1,000.00 $3,000.00 $ 50,500.00

Tourism Santa Fe Travel and Tradeshow Budget FY 2016-20107; Q3 and Q4 2016

35

Trade Shows

$ 1,000.00 $ 1,000.00 $ -

ASAE* 8/12-16/2016 DC & $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ - Connect Texas 8/24-27/2016 AG & DC

$3,950.00 $ 3,950.00 $ - Luxury Meeting Summit Phoeniex AG

$ 1,500.00 $ 1,500.00

IMEX 10/118-20/2016 DC $12,300.00 $ 12,300.00 $ - Luxury Meeting Summit San Fran & San Jose AG

$ 2,000.00 $ 2,000.00 $ - Luxury Meeting Summit Portland & Seattle AG

$2,000.00 $ 2,000.00 $ -

CXL Holiday Showcase $ - $ - ABA Cleveland DC $1,595.00 $ 1,595.00 $ 3,500.00 $ 3,500.00

Denver MIC 3/15/2017 KH $ 1,300.00 $ 1,300.00 $ - Luxury Meeting Summit Texazs 4/2016 AG

$ 1,500.00 $ 1,500.00 $ - ConferenceDirect 4/9-13/2017 DC

$ 5,225.00 $ 5,225.00 $ -

HelmsBriscoe TBD DC $ 6,000.00 $ 6,000.00 $ - IPW-Washington DC DC $ 1,800.00 $ 1,800.00 $ - MPI WEC Las Vegas DC $ 1,500.00 $ 1,500.00 $ - Cvent TBD AG $ 9,000.00 $ 9,000.00 DMAI JC $ - $ 1,500.00 $ 1,500.00 Luxury Meeting Summit Denver 8/5/2015 KH $ - $ 350.00 $ 350.00 Connect Marketplace August TBD $ - $ 4,500.00 $ 4,500.00

ASAE 2017 TBD $ - $17,000.00 $ 17,000.00 HSMAI September CM $ - $ 6,000.00 $ 6,000.00

IMEX Las Vegas TBD DC $ - $ 15,000.00 $ 15,000.00

NTA 12/14-18/2017 DC $2,000.00 $ 2,000.00 Total $ - $13,950.00 $ 1,500.00 $12,300.00 $ 2,000.00 $2,000.00 $1,595.00 $ - $ 1,300.00 $ 6,725.00 $ 7,800.00 $10,500.00 $ 59,670.00 $ 5,000.00 $21,850.00 $ 6,000.00 $ 15,000.00 $ - $ - $ 47,850.00

128,945.00$ 98,350.00$ Giveaways 25,000.00$ 12,500.00$

Registration/Dues880.00$          $ 880.00 $ -

350.00$        $ 350.00 $ - 329.00$        $ 329.00 $ - 485.00$        $ 485.00 $ -

385.00$      $ 385.00 $ - 1,300.00$  $ 1,300.00 $ - 500.00$      $ 500.00 $ -

450.00$     $ 450.00 $ - 425.00$        $ 425.00 $ -

$ - 880.00$      $ 880.00 $ - 350.00$       $ 350.00 $ - 329.00$         $ 329.00 $ - 485.00$         $ 485.00 $ - 385.00$     $ 385.00 $ - 1,300.00$ $ 1,300.00 $ - 500.00$     $ 500.00

1,175.00$     $ 1,175.00 $ - 8,346.00$     $ 8,346.00 $ - 10,900.00$  $ 10,900.00 $ -

3,825.00$    $ 3,825.00 $ - 2,040.00$    $ 2,040.00 $ -

$ - $ - Total 31,390.00$ 4,229.00$

July FAM (4,000.00)$     $ (4,000.00) $ - September FAM (4,000.00)$  $ (4,000.00) $ - June FAM (4,000.00)$  $ (4,000.00)

2016 ASAE  (9,000.00)$  $ (9,000.00) $ - 2016 IMEX (5,000.00)$  $ (5,000.00)

Denver MIC (3,000.00)$  $ (3,000.00) $ - Springtime in the Park (3,000.00)$   $ (3,000.00) $ -

2017 ASAE  $ - (9,000.00)$ $ (9,000.00)2017 IMEX $ - (10,000.00)$  $ (10,000.00)

(32,000.00)$ (19,000.00)$

Total Travel, Tradeshows, Registrations, Dues, Giveaways and Reimbursements 153,335.00$ 96,079.00$

Tradeshows and associated expensesFAM tripsSales CallsPress and PR trips

* Santa Fe County 50% partner  $5,000 10/17/2015

30,000.00$    $ 30,000.00 $ - 9,900.00$      $ 9,900.00 44,000.00$    $ 44,000.00 12,000.00$    $ 12,000.00 (60,000.00)$  $ (60,000.00)

$ 35,900.00

TANMMPI - Dallas/Ft Worth chapter

Grand Circle AssocASAE-Am Soc of Assoc Exec.

CVB's)Commerce

ACVB(Albuq CVB)ChapterHSMAI

CVB's)Commerce

ACVB(Albuq CVB)ChapterHSMAI

iDSS

TANMMPI - Dallas/Ft Worth chapter

2016-2017 reimbursements

** Will also schedule press/travel writer desk side meeting

social tableBluebuzzard

CVentNTA

DMAI

Integrated Marketing MediaSDR

Collinson MediaMarketing Dollars from Fuse

36

37

38 3838