1  

 The official event page of our show is the Trade Show & Education Conference page of the CAA website 

(www.caapts.org) and can be found at: http://www.caapts.org/event‐tradeshow.aspx.* This page will 

be updated as information becomes available/changes up until the show. 

*PLEASE NOTE THAT CAA IS IMPROVING ITS WEBSITE DURING THE PERIOD OF TIME BEFORE THE SHOW. AT THIS TIME, THE CAA WEB 

ADDRESSES MAY BECOME INVALID. WHEN THIS CHANGE OCCURS, STAFF WILL UPDATE THIS DOCUMENT WITH THE NEW WEBSITE LINKS AND 

POST IT ONLINE. 

Exhibitor company staff are the only vendors/associate members allowed to walk the show floor.  

Staff of both member and non‐member management companies are encouraged to attend. 

REGISTERING TO EXHIBIT 

All exhibitors must be paid 2015 members of the CAA.  Booths go on sale on December 10th at 10:00 

a.m. CST for 2014 exhibitors and January 21st at 10:00 a.m. CST for all other member companies. Booths 

are sold on a 1st come, 1st served basis in the order in which sales are received/appear in our digital floor 

plan center. Online registrations will not be accepted prior to these dates & times. 

In order to secure your booth, you must (all 3): 

1. Register for your top 3 booth choices and enter your information via our digital floor plan 

company Map Dynamics.  The link for this online registration is: http://www.map‐

dynamics.com/caa2015/?register. 

2. Fill out & submit the CAA Exhibitor Contract included at the end of this packet at the time of 

booth selection/registration. 

3. Make sure your membership is current (paid) for 2015. 

A booth will not be sold if a signed copy of the contract is not received at time of sale. 

Please note: Even if you have everything prepared in advance and enter the sale at the exact day & time 

sales begin, you may not receive your first choice.   Factors such as typing speed, internet speed, and 

selecting a booth that is next to a direct competitor’s booth can impact this and is out of CAA’s control. 

Tip: While booths and sponsorships are assigned in the order in which they are entered into the floor 

plan center, CAA will accept the signed contract & payment form prior to the sales date for those who 

would like to potentially increase the speed of their submission the morning the booths go on sale. 

SHOW DATE & TIMES 

Event Date:   Tuesday, April 14th, 2015 

Event Location: Drury Lane Theatre & Conference Center 

    100 Drury Lane 

    Oakbrook Terrace, IL 60181 

    http://www.drurylaneoakbrook.com/ 

Event Times for Exhibitors: 

Exhibitor Move‐In (Same Day): 7:00 a.m.‐10:00 a.m.* 

2015 CHICAGOLAND APARTMENT ASSOCIATION (CAA) 

TRADE SHOW & EDUCATION CONFERENCE (TSEC) EXHIBITOR  

INFORMATION & CONTRACT

2  

Show Times: 10:00 a.m.‐3:30 p.m. 

Exhibitor Move‐Out (Same Day): 3:30 p.m.‐4:30 p.m. 

*If you are bringing a vehicle as a part of your booth, or have any special move‐in needs, you need to 

contact staff by April 1st as special move‐in accommodations will need to be arranged.  

Important Note: As of 2014, Drury Lane instituted a rule that exhibitors may not use the front entrance 

to move materials into the show (even items that can be rolled in).  Due to incompliance with this rule in 

2014, this year companies found in violation will minimally be subject to a $500 fine.  Please see the 

exhibitor contract rules and regulations for further details, and be sure to communicate this rule to 

whomever is handling move‐in for your company. The exhibiting company, not CAA, is responsible for 

communicating this rule (& ensuring receipt of communication) to whomever is responsible for move‐in. 

An education conference is held concurrently with the show.  Class offerings, times, and speakers will be 

posted as they become available.  The venue does not provide many classroom options so we are 

unable to host classes provided by our exhibitors.  If you are interested in presenting a class/seminar at 

a later date, please contact CAA staff member Jessica Sivels in the Professional Development 

Department at (312) 207‐1890 ext. 4 or jessica@caapts.org.  

BOOTHS & EXHIBITOR SERVICES 

Five booth types which feature four different sizes will be offered for our 2015 show. Please reference 

the show floor plan online (http://www.caapts.org/event‐tradeshow.aspx) for booth locations.  Booths 

are priced by location on the show floor and size. 

BOOTH TYPE  BOOTH SIZE  BOOTH INCLUDES  BOOTH PRICE 

Tabletop*  6’ x 6’  4’ Skirted Table & 1 Chair‐Please note: there will only be a 3’ wall separating the 2 rows of exhibitors (the back and sides of the “booth” are only 3’ high) 

$725 

Standard  8D’ x 10W’  6’ Skirted Table & 2 Chairs  $1255 

Premier  8D’ x 10W’  6’ Skirted Table & 2 Chairs  $1350 

Grand  8D’ x 10W’  6’ Skirted Table & 2 Chairs  $1500 

Pod  10’ x 10’  6’ Skirted Table & 2 Chairs, No Pipe & Drape (No Walls)‐Booth is Taped Out 

$1800 

Deluxe  20D’ x 16W’  6’ Skirted Table & 2 Chairs, No Pipe & Drape (No Walls)‐Booth is Taped Out 

$2175 

*Tabletops are only available for companies that have 6 or fewer employees (total). 

Additionally, all booths include:  

Wireless Internet (Through Drury Lane) 

1 (7” x 44”) White Booth Sign with Company Name in Black Letters 

A Wastebasket 

The opportunity to upload your logo and company/booth details at 

time of sale, which will appear on our interactive floor plan on the 

TSEC page of the CAA website 

Carpet (Drury Lane is Carpeted) 

A post‐show attendee list (no email addresses) 

Show app exposure (details t.b.a.)  Illustration of 8’ x 10’ Booth

3  

Additional items (such as electricity, additional tables and chairs, signage, etc.) must be ordered directly 

through our exhibitor services company, MCS, via our exhibitor kit. 

Link to 2015 CAA MCS Exhibitor Kit: 

https://kits.tradeshowlogistics.com/oem/TLExhibitorShowLogin.aspx?Action=infopage&ShowID=871&In

fopageid=2547 

Even if you have exhibited and purchased services in the past, you will have to register and create a user 

name and password before you are able to access the kit.  

MCS Important Dates: 

Discount Deadline Date‐March 17th  

Freight/Drayage Due Date‐April 3rd  

MCS & CAA highly discourage exhibitors from shipping directly to Drury Lane as packages are often lost. 

However, if this becomes the only option at the last minute, packages must arrive at Drury Lane 

between 7:00 a.m.‐10:00 a.m. on the show date (April 14th). Please read the information in the 

“Shipping Information Tab” in the “MCS Exhibitor Kit” for instructions.   

CAA is not responsible for tracking/ensuring receipt of packages/shipments. 

Exhibitor Services Contact Info: 

Midwest Conference Services (MCS) 

35 N. Garden Avenue 

Roselle, IL 60172 

Phone: (630) 351‐3976 

Fax: (630) 351‐4118 

Email: info@mcsexpo.com 

Business Hours: Monday‐Friday 8:00 a.m. to 5:00 p.m. CST 

FOOD & BEVERAGE 

Lunch is only available on‐site if it is pre‐purchased through CAA.  Lunches will not be available for sale 

on‐site. Drury Lane does not have alternate food and beverage options (not even vending machines), so 

please prepare your staff accordingly if you do not intend to pre‐purchase lunch.  For those who do pre‐

purchase lunch, the tickets will be included in the company’s exhibitor packet at exhibitor check‐in the 

day of the show. 

Pre‐Purchasing Lunch: 

Lunch is $20 per exhibitor staffer and is available for purchase via the CAA event calendar.  The deadline 

for purchasing lunches is April 6th. Click on the link below to purchase lunches (for your exhibitor staff 

only). 

 

http://www.caapts.org/irmevents.aspx#id=1059&cid=144&wid=1301&type=Cal 

Drury Lane does not permit bringing food from outside vendors (pizza, sandwiches, etc.) into the venue.  

If you are interested in pre‐ordering special food or beverages (soda, desserts, snacks, etc.) for exhibit 

staff or as giveaways for show attendees, please contact Tammy Blachuciak in Catering at Drury Lane at 

(630) 530‐0202. 

4  

MEMBERSHIP 

All exhibitors must be paid 2015 members of CAA.  Confirmation of dues payment can be made through 

CAA staff member Joe Schmeier at (312) 207‐1890 ext. 2 or joe@caapts.org. Please note that Joe is not 

in the office on Wednesdays. 

 

For an associate membership application, pricing, and further information, visit the CAA website, 

www.caapts.org, and click “Join CAA.”  For additional questions on CAA membership, please contact 

CAA Director of Membership & Professional Development Andrea Brady at (312) 207‐1890 ext. 5 or 

andrea@caapts.org.  

BOOTH STAFF LIST 

CAA requires all show attendees to have name badges. Click on the link below to register your booth 

staff. 

http://www.caapts.org/irmevents.aspx#id=1059&cid=144&wid=1301&type=Cal 

The names, titles, and email addresses of the staff working your booth are due to CAA no later than 

Friday, April 3rd. All changes/additions/etc. to your booth staff list after this date will need to be made at 

exhibitor registration on‐site the day of the show. 

The booth staff name badges will be included in the company’s exhibitor packet at exhibitor check‐in the 

day of the show. 

THEME 

The theme for the 2015 show is: Be Your Own Superhero.   

 

Exhibitors are invited to have games, giveaways, and decorations in their booths that utilize the show 

theme.  

For the 2nd year, CAA is running a contest for “Best Booth,” where show attendees will vote on their 

favorite booth.  The results will be tallied after the show. The exhibiting company that gets the most 

“best booth” votes will win a $100 gift card, bragging rights, and will be named on the TSEC page of the 

CAA website. 

SPONSORSHIP 

Sponsorship details are available beginning on page 6 of this packet. Sponsorships will be sold on a 1st 

come, 1st served basis to CAA member management company (regular members) and exhibiting 

associate member companies (only). 

ATTENDEE LISTS 

CAA will email a list of the registered attendees to the contact that registered the exhibiting company’s 

booth a week prior to, and after, the show.  The list includes attendee name, address, phone number, 

and title where available.  The lists will not include email addresses per CAA policy. 

5  

CAA members have the opportunity to purchase membership lists.  Electronic mailing list license and 

mailing label purchase information & forms are available here: 

http://www.caapts.org/join‐AssociateMemberBenefits.aspx. 

MARKETING YOUR BOOTH 

Once you have received your booth number, CAA highly recommends that you advertise your 

participation in the show to your client list, or a purchased CAA membership list (details above). 

 

EVENT APP (NEW!!) 

CAA is excited to announce that we will be utilizing an app for both attendees and exhibitors for the first 

time!  The app will be available for all phone types, and will be available for download via your phone’s 

“app store.”  The app will feature the show floor plan, schedule, and other show information.  CAA will 

announce details as they become available. 

RAFFLES/GIVEAWAYS/PROMOTIONS 

Exhibitors are allowed (and encouraged) to provide giveaways & prizes to show attendees and offer 

promotion/show specials for show attendees.  Staff will gather this data in advance, and those 

companies that submit their information by March 6th will be featured in a document on the Trade Show 

page of the CAA website.  

 

It is the responsibility of the exhibitors to follow up with raffle/contest/prize winners from the show. 

Winners of CAA/sponsored contests will be the only winners announced by CAA at the show.  CAA 

recommends that exhibitors deliver their winners’ prizes to the winners at their companies after the 

show. 

VOLUNTEERING AT THE SHOW 

CAA provides exhibiting associate member company and member management company staff the 

opportunity to volunteer at the show.  Typically CAA needs 100+ volunteers to help in areas of operation 

(like on‐site registration, introduction of sponsors/speakers, etc.) and attendee assistance (providing 

directions, etc.) to ensure a smooth experience.  This is a great opportunity for exhibitors to take 

advantage of from both an exposure perspective (booth staff may wear company apparel) as well as a 

logistics perspective (many of our exhibitors take advantage of this to cover time between booth 

rotations). 

Closer to the show, staff will send out a list of volunteer opportunities. Opportunities will be assigned on 

a 1st come, 1st served basis. 

CAA STAFF CONTACT INFORMATION 

Lisa Henning 

Director of Special Events, Chicagoland Apartment Association (www.caapts.org)  

Phone: (312) 207‐1890 ext. 3 

Email: lisa@caapts.org 

 

6  

Sponsorships are sold on a 1st come, 1st served basis to exhibiting associate members and management 

company (regular) members. Additional sponsorships may be added at a later date. To purchase a 

sponsorship, fill out the payment form on page 10. 

 

ALL SPONSORSHIPS INCLUDE: Company name recognition on the Trade Show & Education Conference 

(TSEC) web page of the CAA website (www.caapts.org), the TSEC main sponsor sign, and the TSEC Show 

Guide.  

REGISTRATION (1 AVAILABLE AT $1,500): Sponsor company logo will appear on all attendee name 

badges.  Sponsoring company also may provide up to 6 

employees at any one time to assist attendees in finding 

name badges, getting programs/lanyards, answering 

directional questions, etc. Sponsor company logo will also 

appear in the show guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, 

and on the TSEC web page.  Sponsor will receive a post‐event 

attendee list (which does not include emails).  

PHOTOBOOTH (1 AVAILABLE AT $1,100) Sponsor company 

logo will appear on photo strips given to all attendees that visit the photo booth. Sponsor company logo 

will also appear on poster‐sized easel sign next to the photo booth hired by CAA. Sponsoring company 

may provide up to 2 staff members at any one time to help “manage” the photo booth participant line if 

needed. Sponsor company logo will appear in the show guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on 

the TSEC web page. Sponsor will receive a post‐event attendee list (which does not include emails). 

SHOW BAG (1 AVAILABLE AT $1,000): Sponsor provides (and delivers to the venue on time) 600 show 

bags for event attendees.  These bags will be the official show bags and will be located in the 

registration area with the show guides and name badges.  The sponsoring company may pre‐stuff the 

bags with company marketing materials or a takeaway for attendees.  Sponsor company logo will appear 

in the show guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on the 

TSEC web page. Sponsor will receive a post‐event attendee list 

(which does not include emails). 

BALLOON ARTIST (1 AVAILABLE AT $800): Sponsor company logo 

will appear on a poster‐sized easel sign next to highly anticipated 

balloon artist (floor location t.b.d.)  Sponsoring company may 

provide up to 2 staff members at any one time to help manage the 

balloon artist’s line if needed. Sponsor company logo will appear in 

the show guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on the TSEC 

web page. Sponsor will receive a post‐event attendee list (which 

does not include emails). 

2015 TRADE SHOW & EDUCATION CONFERENCE (TSEC) SPONSORSHIPS

7  

LUNCH (2 AVAILABLE AT $500): Sponsor company logo will 

appear on all lunch tickets which are sold to attendees & 

exhibitors pre‐event. Sponsoring company may distribute 

materials on lunch tables during the 2 lunch hours and may 

provide up to 4 staff members to network in the designated 

lunch areas. Sponsor company logo will appear in the show 

guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on the TSEC 

web page. 

HEADLINE SPEAKER SESSION (2 AVAILABLE AT $500): 

Sponsor company may provide up to 2 staff members to do 5 minutes of promotion prior to one of the 

pre‐selected (1st come, 1st served) education sessions and introduce the session speaker. Sponsoring 

company may also provide marketing materials for session attendees 

and give away a prize for a sponsored session.  Sponsor company name 

will appear in the show guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on 

the TSEC web page. Sponsor will receive a post‐event attendee list 

(which does not include emails).  

SHOW FLOOR ENTRANCE SIGNAGE (4 AVAILABLE AT $400): Sponsor 

company logo will appear on 2’ x 2’ signage hung below main event 

signage over the entrance to the grand ballroom foyer. Sponsor 

company logo will appear in the show guide, on the TSEC day‐of 

sponsors sign, and on the TSEC web page.  

EDUCATION SESSION (2 AVAILABLE AT $250): Sponsor company 

may provide up to 2 staff members to do 5 minutes of promotion 

prior to one of the pre‐selected (1st come, 1st served) education 

sessions and introduce the session speaker. Sponsoring company 

may also provide marketing materials for session attendees and 

give away a prize for a sponsored session.  Sponsor company 

name will appear in the show guide, on the TSEC day‐of sponsors 

sign, and on the TSEC web page. 

BREAKFAST (1 AVAILABLE AT $200): Sponsor company name will 

appear on poster‐sized sign in breakfast area.  Sponsoring company may distribute materials on 

breakfast tables during the 2 breakfast hours and may provide up to 4 staff members to network in the 

designated breakfast area. Sponsor company name will appear in the show guide, on the TSEC day‐of 

sponsors sign, and on the TSEC web page. 

REFRESHMENT STATION (2 AVAILABLE AT $150): Sponsor company 

name will appear on 8 ½ x 10” signage at 1 of the 2 coffee/water 

stations available on the show floor.  Sponsoring company may 

provide napkins or cups with their company name for their 

refreshment station. Sponsor company name will appear in the show 

guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on the TSEC web page. 

8  

CONFERENCE SUPPORTING PARTNER ‐ (UNLIMITED AVAILABLE AT $300): Sponsor company may use 

this sponsorship as an opportunity to support the event, membership, and the association.   Sponsorship 

includes two (2) complimentary education conference admissions for an exhibiting member or a 

management company employee. Sponsor company name will appear in the show guide, on the TSEC 

day‐of sponsors sign, and on the TSEC web page. 

PHOTO SCAVENGER HUNT (20 MAX AVAILABLE AT $200): 2015 exhibitors are eligible to participate in 

this contest run via the new CAA show app.  In advance of the show, all exhibitors and attendees will be 

notified that the app is available and will be requested to download it.  Through this app, attendees will 

have access to a scavenger hunt list detailing the predetermined items/people they must take pictures 

with.  The items on the checklist for exhibitors that purchase this sponsorship will include the exhibiting 

company’s name and booth number (i.e. “Me and Exhibitor Company at Booth XYZ”). Participating 

attendees that complete the full list will be asked to fill out a form with their contact information which 

will be placed in a ballot box.  At the close of the show at registration, the winner selected at random 

from all the forms will win a $500 gift card.  Please note that by selecting this sponsorship, your 

company agrees to participate on‐site and take pictures in your booth with whichever attendee requests 

it.  Sponsorship includes a listing in the event app, company name recognition on the TSEC web page, 

and company name recognition in the show guide.  

SUPPORTING PARTNER (UNLIMITED AVAILABLE AT $150): Sponsor company may use this sponsorship 

as an opportunity to support the event, membership, and the association. Sponsor company name will 

appear in the show guide, on the TSEC day‐of sponsors sign, and on the TSEC web page. 

 

The deadline for all sponsorship registrations is Friday, March 27th.  Cancelations must be received in 

writing by March 27th by CAA staff.  No refunds will be extended for any registrations submitted after 

this date. If your sponsorship includes logo recognition (or any other information), the logo is due to 

staff in jpeg and eps by Friday, March 27th at the latest. If logos/materials are not received in time, staff 

will use the sponsoring company’s name and information available via the CAA database. All 

sponsorships must be paid for prior to the show date. Please reference the exhibitor contract rules and 

regulations for consequences of acting outside of sponsorship guidelines.  

CAA STAFF CONTACT INFORMATION 

Lisa Henning 

Director of Special Events, Chicagoland Apartment Association (www.caapts.org)  

Phone: (312) 207‐1890 ext. 3 

Email: lisa@caapts.org 

   

9  

 

2014 

December 10th‐10:00 a.m. CST‐Booth sales begin for returning 2014 exhibitors 

2015 

January 21st‐10:00 a.m. CST‐Booth sales for all 2015 CAA Associate Members 

March 2nd‐Booth & membership dues payments due 

March 6th‐Last day to send CAA prize/promotion/giveaway details  

March 13th‐Last day to withdraw booth registration with option for refund/non‐payment 

March 17th‐MCS discounted prices end AND last day to withdraw sponsorship registration with 

option for refund/non‐payment 

March 27th‐Last day to register for a show sponsorship & send CAA sponsorship materials 

April 1st‐Last day to contact CAA staff about special move‐in needs 

April 3rd‐MCS freight/drayage due date AND last day to enter booth staff lists (all other 

additions/changes done on‐site) 

April 6th‐Last day to pre‐order lunches 

April 14th‐Show Day!! 

*Please review the exhibitor packet and contract for further details on deadlines, rules, and potential 

penalties. 

CAA STAFF CONTACT INFORMATION 

Lisa Henning 

Director of Special Events, Chicagoland Apartment Association (www.caapts.org)  

Phone: (312) 207‐1890 ext. 3 

Email: lisa@caapts.org 

   

2015 TRADE SHOW & EDUCATION CONFERENCE (TSEC) DATES* 

10  

This form must be completed for any booth purchase (and sponsorship where applicable) and emailed to CAA staff 

at lisa@caapts.org. Prices are listed in booth and sponsorship pages. 

ITEMS SELECTED FOR PURCHASE

Please list the item name(s) and price of item(s) for purchase:   

 

BILLING/PAYMENT INFORMATION‐MUST BE COMPLETED 

Billing Contact First & Last Name: 

 

Billing Contact Title:   

Billing Contact Phone #:   

Billing Contact Email Address: 

 

Billing Contact Property (If applicable) & Company Name 

 

Billing Company Address:   

Billing Company Suite/Unit #: 

 

Billing Company City:   

Billing Company State:   

Billing Company Zip Code:   

PAYMENT METHOD 

Select Payment Method:    Please invoice me. 

  Please charge my credit card. 

If you selected credit card, please check 1 of the following: 

    VISA 

  MasterCard 

  American Express 

  Discover 

Credit Card Number:   

Expiration Date:   

Name on Card:   

Signature:    

Please include any other billing information here:  

 

2015 TRADE SHOW & EDUCATION CONFERENCE (TSEC) PAYMENT FORM

11  

  

This contract is between the Chicagoland Apartment Association (CAA) and the exhibiting company.  Please make sure that the information you 

provide is accurate and that you sign & return this form with your booth registration. 

 

 

My company, named: ___________________________________(insert/write the name of exhibiting company here), hereafter referred to as 

“company,” agrees to pay the total sum of their assigned booth space, lunch, and sponsorship (where applicable). 

Company secures booth only upon submission of: this contract signed by authorized company employee, payment as specified, required 

supporting documents, and payment for 2015 CAA membership dues. Company is subject to rules governing the 2015 Trade Show & Education 

Conference (TSEC). If payment is not received in full for membership and associated show costs by March 2nd, 2015 the CAA may retain any 

payments made as liquidated damages, full payment (if not made) will be due as liquidated damages, and the booth space (etc.) will be 

forfeited to CAA. 

RULES & REGULATIONS 

Requests for cancelation must be received in writing by staff by March 13th, 2015 in order to be considered for refund.  Failure to 

occupy booth space or cancelation of the space after March 13th, 2015, for any reason, is not subject to refund and company forfeits 

booth to CAA. 

Company must be a 2015 CAA member in good standing with dues paid in full by March 13th, 2015.  Failure to be current in dues and 

other outstanding invoices may result in forfeiture of reserved booth. 

Companies that have more than 1 membership under CAA is permitted to advertise 1 company per each booth space.  One booth 

space is permitted per company. 

Company understands & accepts what is included with the purchase of their booth space (detailed in the exhibitor information) as 

provided by Midwest Conference Services (MCS) and paid for by CAA. 

At any time, only 4 company employees may work per each 8’x10’ booth space (Grand, Premier, Standard), 2 per each 6’x6’ booth 

space (Tabletop), 6 per 10’x10’ booth space (Pod), and 8 per 20’x16’ booth space (Deluxe) at any time. 

As of 2014, Drury Lane instituted a rule which prohibits exhibitors from moving in materials through the front entrance (including 

any kind of rolling containers/boxes/packaging).  Company agrees to move all booth materials in through the back entrance (as 

specified by CAA) of the venue.  Companies found in violation of this rule will minimally be subject to a fine of $500. The exhibiting 

company, not CAA, is responsible for communicating (and ensuring receipt of communication) for whomever is in charge of move‐in. 

Company booth staff/employees must stay within their assigned booth space and may not enter another booth uninvited, even if 

unattended.  Company booth staff/employees should not handle samples, take literature, or take giveaways without permission.  

Company booth staff/employees may not block or interfere with a neighboring exhibit. (Interference includes but is not limited to 

excessive sound and objectionable lighting.) Exhibitors found selling outside of their booth or violating these rules may be asked to 

leave the show without any return on booth payment. 

Company may distribute company‐related marketing material, including catalogs, souvenirs, and other promotional material only 

from the booth space assigned to them by CAA and no other part of the venue (including bathrooms, classrooms, show aisles or 

general areas) unless specified in their sponsorship agreement. All aisle space belongs to CAA.  Any attendee observed selling a 

product or service outside of their booth or obstructing aisles will be reported to show management and escorted off the show 

floor. 

Company may not deface the furniture, fixtures, or building surface (including the floor) of the venue in any way through use of 

tacks, nails, glue, tape, paint or otherwise. Exhibitors will not be allowed to nail anything into the walls or floors of the exhibit 

hall/venue. 

Company agrees to adhere to move in/out timelines and guidelines. 

Company must provide the necessary shielding or safety items to protect attendees, other exhibitors, and all others from equipment 

that is operable or any other materials, processes or operations which may cause bodily harm. Mechanical or electrical devices that 

produce sound must be operated so as not to disturb other exhibitors. 

Competing companies will not be placed next to one another whenever possible unless 2 companies expressly request it. 

Companies may not sublet, share, assign, or apportion the whole or any part of the exhibit space.  

Exhibits must be open to all show attendees. 

Company will limit the height of display materials to 42 inches in the front 7 feet (or 3 feet in the case of tabletops) of their booth 

space.  Display materials may not exceed the height of the back of the booth space (8’). Unfinished sides of backdrops left exposed 

shall be draped or finished at the expense of the exhibiting company. 

Electrical wiring and equipment must meet the electrical codes of the Village of Oakbrook and Midwest Conference Services/Drury 

Lane rules. 

2015 CAA TRADE SHOW & EDUCATION CONFERENCE (TSEC) CONTRACT

12  

Company shall make arrangements for labor.  Loading, electricity, gas, water and other utilities (and special services) are provided 

only when the exhibitor orders them and agrees to pay for them through authorized parties in compliance with city/state 

regulations, insurance, and other requirements.  Company is responsible for directly communicating with said service providers 

regarding products/services, time, process, etc. 

If company provides volunteers to assist CAA with the show, their interactions outside of their assigned booth space are limited to 

the parameters of their volunteer position.  No sales may be conducted at these posts. 

CAA reserves the right to adjust booth assignments and numbers or to relocate booth spaces to accommodate show size/location as 

well as make reasonable changes in the rules, exhibit hours, and move in/out arrangements. 

CAA will not be held responsible for the performance of the venue’s wireless internet services. 

CAA will not be held responsible for any services/goods company contracts for through Midwest Conference Services (MCS) or Drury 

Lane. 

CAA is not responsible for any materials shipped to the venue or through MCS that do not arrive at the show or any damage to the 

company’s property or moving costs. 

CAA determines the time periods and deadlines for moving in and out of the exhibit areas.  

CAA will not be held responsible for any injury that may occur to company booth staff/employees, or for loss or damage to materials 

by reason of fire, theft, or any other case.  If insurance is desired, the exhibitor must obtain it. 

Company agrees to carry their own insurance (and if necessary add a policy) covering their participation in the event (including 

personal injury and property damage and any other death, injury or damage). Company understands that it is their sole 

responsibility to obtain coverage. CAA will be held harmless and will not be held responsible for any theft, damage, or injury.  

Company is liable for any damage caused to, but not limited to, the venue (exhibition facility), booth equipment or other exhibitors’ 

property. 

CAA reserves the right to create/use photography and video taken at the show for marketing, sales, publicity and other use, 

including: exhibitors, their booths, booth staff, and attendees. These images will be CAA’s sole property, free of any claims of the 

company or any persons deriving any rights or interest from the exhibiting company. 

If company or company booth staff/employees are found to be out of compliance with the aforementioned rules & regulations, they 

may be asked to leave the show at any time without any return on booth, lunch, or sponsorship payment. 

CAA reserves the right to prohibit a company from exhibiting/sponsoring/participating (at the discretion of the CAA Executive Vice 

President). 

All points not covered by the aforementioned are subject to the decision of the CAA Executive Vice President.  

Deposit of payment does not constitute acceptance of this agreement.  This agreement is binding until CAA receives a copy of it signed in the 

space provided below.   

The Company and signatory below have read and agree to abide by the provisions of this contract and rules governing the CAA TSEC. 

 

_____________________________________________________________________________________________________________________ 

Signed                    Date 

 

_____________________________________________________________________________________________________________________ 

Print Name                   Title 

 

CHICAGOLAND APARTMENT ASSOCIATION (CAA) 

557 W. RANDOLPH STREET, SUITE 201 

CHICAGO, IL 60661 

(312) 207‐1890 

WWW.CAAPTS.ORG