2013  November  23

Lina BoehnkePrincipal ConsultantSilver Spruce Corporate SolutionsSilver Spruce Corporate SolutionsLina.Boehnke@gmail.com

AgendaAgenda

Delegating Upwards: Utilizing Your Project Sponsor

Change Initiatives: Documentation and Budgeting

Understanding Full Project Impactg j p

Communication Planning and Tools

Dealing with Stakeholder Resistance

Managing “Go‐Live”

Transferring Product Ownership

PDU Information PDU Information

Utilizing Your  Sponsor  Effectively

Delegating Upwards:Utilizing Your Project Sponsor

P j  S  R ibili i

Utilizing Your Project Sponsor

Project Sponsor Responsibilities:

Commit to project scope change  request process

Honour the scope change request process

Promote the project to all stakeholders (upwards  laterally  downwards) Promote the project to all stakeholders (upwards, laterally, downwards)

Attend the project kick off and status update meetings

Invite a senior executive to speak at the project kick off meeting

Recruit executive level sponsors at satellite locations

Delegating Upwards:Utilizing Your Project Sponsor

b l

Utilizing Your Project Sponsor

Project Sponsor Responsibilities:

Provide known information:• Risks• Past attempts

Access company communication channels

Help with  mitigation of:• Roadblocks • Issues arising from difficult stakeholders

Influence managers to:• Include project deliverables as performance appraisal objectives for direct 

reports• Provide team members time to complete project tasks

Understanding Full Project Impact

Id if  & U d d Y  S k h ld

Understanding Full Project Impact

Identify & Understand Your Stakeholder

• Education, level of autonomy, ability to respond to change

Consider Your Environment

• Government standards?

I d t   i t ?• Industry requirements?

• Environmental Groups?

• Community Groups?

What do Stakeholders Need to “Unlearn”?

• What past information or assumptions need to be corrected or eliminated?• What past information or assumptions need to be corrected or eliminated?

Understanding Full Project ImpactUnderstanding Full Project Impact

End to End Testing

• With employees who do the job

• At multiple sitesAt multiple sites

• Provide lots of opportunity for “How do I do …… now?”

• Test hand‐off between tasks and functional areas

Pilot Run of Training 

• Utilizing “go live” training materials and “Quick Tip” reference cards• Utilizing  go‐live  training materials and  Quick Tip  reference cards

• Testing new or re‐written policies & procedures

Understanding Full Project ImpactUnderstanding Full Project Impact

What can be “Retired” to prevent confusion or misuse?

• “Shut down” of replaced applications & databasesShut down  of replaced applications & databases

• Removal of:o Defunct URL addresseso Document templates from the intranet / extraneto Equipment 

• Communication to stakeholders to discard defunct:Policieso Policies

o Procedureso Training Materials / Manuals

Documentation &  Budgeting

Change Initiatives: Documentation and BudgetingDocumentation and Budgeting

Budget for Project Team Members

• Schmoozer

• Business Analyst(s)

• Technical Writer(s)

• Instructional Designer(s)

• Trainer(s)

• Marketing / Communication Specialist(s)

• Quality Assurance personnel

Change Initiatives: Documentation and BudgetingDocumentation and Budgeting

Document the materials they will create:

• Scope Change Request Process

• Process Flows

• Gap Analysis

• Training Materials

• Quick Tip Reference Materials

• FAQ’s

• Policies & Procedures

• Marketing Materials

• Social Media Messaging, Graphics

• Auditing materials

• Help Desk Scripts / Call Centre Scripts

Change Initiatives: Documentation and Budgeting

B d  f  P i l I

Documentation and Budgeting

Budget for Promotional Items• Posters• Swag• E‐Blasts• E‐Blasts• Video • Events• Table Top Communications (Cafeteria , Meeting Rooms)p g• Training Materials / Quick Ref Material / FAQ’s posted on intranet

Budget for Venues, Equipmentg , q p• Meeting & Training Rooms• Snacks / Meals – Kick Off meeting, End‐To End Testing, Field Trials of Training • Laptops, LCD’s 

Planning &  Tools

Communication Planning and ToolsCommunication Planning and Tools

Ensure stakeholders understand why the change is being made

Who the communication comes from can be as important as the  Who the communication comes from can be as important as the message and the targeted recipient.

Which person will have the most impact  as a communicator  to your  Which person will have the most impact, as a communicator, to your targeted audience?

Communicate regularly and transparently with affected stakeholders

Utilize formal & informal communication channels

Relationship Mapping

G    k    i fl

Relationship Mapping

Get to know your influencers:o Trusted business analyst?o Executives are friends outside of the office?o Who has influence  authority or willingness to say “No” or override others?o Who has influence, authority or willingness to say  No  or override others?

Create a relationship map:o Write down the relationships o Write down the relationships o Document influencers and their specific skillso Keep this at home!!!o Do not share!!

Have a road block?o Strategies utilizing your personal relationship mapg g y p p p

Dealing with Stakeholder Resistance

Id tif   b i   t k h ld

Dealing with Stakeholder Resistance

Identify non‐obvious stakeholders• Executives within your business or Corporate Office with an interest in the project• External organizations (regulatory, environmental, community groups)• Quality Assurancey

Determine which stakeholders will be impacted the most

Involve stakeholders early

Listen for understanding

Additi l  h   t  t t i    t l   i d? Additional change management strategies or tools required?

Dealing With Stakeholder ResistanceDealing With Stakeholder Resistance

Ensure stakeholders understand “Why” is the change is being made

Utilize your Project Sponsor and Managers to influence direct reports Utilize your Project Sponsor and Managers to influence direct reports

Managing “Go Live”Managing  Go‐Live

Robust Recovery Plan

Training is complete  policies and procedures are distributed Training is complete, policies and procedures are distributed

Project Documentation is completed and retrievable

Help Desk / Contact Center Scriptsl bl ff Available to Support Staff

On‐site & On‐line support available to affected stakeholders

Managing “Go Live”Managing  Go‐Live

Schedule post go‐live two way communication with key stakeholders and project staff

• Daily meetings (first week)

• Weekly meetings  (next 4 weeks)

• Monthly meetings (first 3 months)

Transferring Product OwnershipTransferring Product Ownership

Formal project sign off process

• Tester Acceptance Testingp g

• User Acceptance Testing

• Documentation Sign‐Off

• Sponsor / Major Stakeholder Sign‐off prior to: • Go‐Live• Reduction of Frequency of Post‐Go Live Meetings• Product and Process Hand‐Off to the business

Questions?Questions?

Questions?

Lina Boehnke@gmail comLina.Boehnke@gmail.com

416‐887‐7682

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