FACTURATION FLEX

Contenu de la trousse de rapports hebdomadairesFLEX Billing Report (Facturation FLEX)Relevés du marchandRapport Adjusta-CardRapport du Service du contrôle des marchandisesRapport Depot Freight ReconciliationRapports PartSource InvoiceDocuments sources groupés

Catégorie de facturation 01Marchandises

Factures FNA

StandardStandard plus expéditionPlantes

Facture FNA standardLes factures FNA (fournisseur non attitré) de fournisseurs servent

généralement aux marchandises qui n’ont pas d’UCS de la Société Canadian Tire, et qui ne peuvent être commandées par l’entremise du service Équité.

Facturation FLEX avec majoration du total partiel de la facture du fournisseur de 16 %, sauf quelques rares exceptions

Confirmez qu’il s’agit de votre facture – vérifiez l’adresse et le numéro du magasin.

Confirmez que les items facturés correspondent à ceux que vous avez reçus – vérifiez votre copie du bordereau d’expédition.

Communiquez directement avec le fournisseur pour obtenir une preuve de livraison ou signaler tout écart de facturation.

En cas de facturation au mauvais magasin, communiquez avec FLEXINQUIRIES@cantire.com.

Calcul FLEX

344,95 $ Total partiel de la factureX 0,16 Majoration de 16 %= 55,19 $ Majoration totale appliquée

344,95 $ Total partiel de la facture+ 55,19 $ Majoration totale= 400,14 $ Total FLEX

Standard plus expéditionCertains fournisseurs incluent des frais d’expédition distincts

à leurs factures.Seule l’expédition est majorée de 5,3 pour cent.Le champ expédition est parfois utilisé si le fournisseur

ajoute une consigne de palette ou une valeur de reprise à ses factures (nous ne pouvons pas modifier le texte dans FLEX). Consultez la copie de la facture pour confirmer la nature des frais.

11,00 $Total des frais d’expédition

X 5,3 % Majoration de 5,3 %= 0,58 $ Majoration totale appliquée

11,00 $Total des frais d’expédition

+ 0,58 $ Majoration totale= 11,58 $ Total FLEX

Plantes• Méthode similaire à la facture FNA standard, exception faite

de la majoration qui est de 5,3 %

291,90 $ Total partiel de la facture

X 5,3 % Majoration de 5,3 %

= 15,47 $ Majoration totale appliquée

291,90 $ Total partiel de la facture

+ 15,47 $ Majoration totale

= 307,37 $ Total FLEX

Autres factures de fournisseurs

Pneus

Division pétrolière

Keystone

Fournisseurs de pneusLes frais FLEX sont facturés selon la valeur-magasin des

pneus, et non selon une majoration de 16 %.Vérifiez les UCS de la facture du fournisseur et

confirmez le prix-magasin sur votre système.Suivez le processus des fournisseurs FNA pour les écarts,

à l’exception des écarts de prix – communiquez avec FLEX Inquiries pour toute question à cet égard.

NOTE – Si les pneus ont font l’objet d’une commande spéciale pour une promotion, le crédit pour la différence sera rajusté séparément – voir Remise sur promotion ou commande spéciale de pneus.

Division pétrolièreÀ la livraison de produits pétroliers en vrac ou de propane,

un bordereau d’expédition est laissé au magasin.Trouvez le numéro de l’entrée FLEX correspondant au

numéro de bordereau d’expédition.Des copies sont disponibles sur demande.Les frais de produits pétroliers en vrac sont disponibles sur

demande auprès de la Division pétrolière, et sont mis à jour tous les trimestres.

Les frais de propane sont transmis aux magasins toutes les semaines – voir l’exemple ci-joint.

Keystone DepotLink et commandes spécialesMéthode similaire aux factures FNA standard, avec les

exceptions suivantes.Les copies de factures ne sont pas transmises au siège

social, et ne sont donc pas incluses à la trousse FLEX.À la place, un sommaire hebdomadaire énumérant les

numéros de factures et les numéros de produits et de pièces est fourni. Des copies du bordereau d’expédition/des factures sont incluses à la livraison et sont disponibles auprès de Keystone.

Liez la copie de la facture au rapport. Communiquez avec Keystone pour faire réimprimer des factures. Communiquez avec FLEXINQUIRIES@cantire.com pour toute préoccupation.

Transactions – interface

Totaux des autres systèmes reflétés sur FLEX. Chacun d’eux dispose d’un rapport de rapprochement, inclus dans la trousse FLEX.•Sommaire hebdomadaire Adjusta-Card•Service du contrôle des marchandises – Dealer Claims Weekly Summary•Rajustements de prix•Frais environnementaux•Transactions avec PartSource•Factures Dépôt (commandes spéciales)

Sommaire hebdomadaire Adjusta-CardListe des réclamations Équité et règlements qui ont été traitées

pour votre magasin.Comparez le total général du rapport Adjusta-Card au total

général des entrées du Sommaire hebdomadaire Adjusta-Card des catégories 01 et 02 de la facturation FLEX. Ils devraient correspondre.

Occasionnellement, un crédit est approuvé sur le rapport Adjusta-Card, sans se refléter dans FLEX. Dans ce cas, le montant manquant est ajouté à l’entrée FLEX de la semaine suivante.

NOTE – Les Adjusta-Card type 51 apparaissent sous la catégorie de facturation 01 du rapport Adjusta-Card, mais sont traitées dans la catégorie de facturation 02 sur FLEX. C’est pourquoi il faut comparer les totaux globaux des deux rapports.

Service du contrôle des marchandises – Dealer Claims Weekly Summary

Liste des réclamations pour articles endommagés/quantité manquante et pour excédent qui ont été traitées pour votre magasin.

Faites correspondre le total du rapport au total de la facturation FLEX.

NOTE – Le Rapport du Service du contrôle des marchandises est un rapport fondé sur le crédit, c’est-à-dire que les montants précédés d’un signe négatif doivent être considérés comme des frais. Les autres montants sont des crédits.

NOTE – La plupart du temps, le total global du Rapport du Service du contrôle des marchandises est un crédit, mais il peut également représenter des frais si les excédents sont supérieurs aux crédits.

Rajustements de prixProcessus utilisé pour modifier le prix-magasin facturé,

pour diverses raisons.Les Listes de vérification des rajustements de prix sont

postées à l’attention du marchand pendant la semaine.Liez le total FLEX au total global de toutes les Listes de

vérification des rajustements de prix émises pendant la semaine.

Raisons motivant un rajustement de prix : Prix-magasin mal inscrit, justification du changement du prix-magasin, erreurs de prix (prix spécial), ajustements de commandes de réapprovisionnement promotionnelles.

Frais environnementauxFacturation hebdomadaire des magasins selon les

enregistrements du système de caisseLa facturation FLEX affichera une entrée distincte pour

chaque programme de frais environnementaux.La liste de vérification détaillée n’est pas incluse à la

documentation FLEX – il s’agit d’un rapport en ligne accessible par l’entremise du portail MonCT.

Accès au rapport sur le portail MonCT Le marchand ouvre une session. Allez à « Aperçu du contenu ». Défilez vers le bas jusqu’à la section « Reports » (rapports), sous la section « Financial » (finances). Cliquez sur « Environment Fees – Flex Billing » (frais environnementaux – facturation Flex).

L’utilisateur sera invité à enregistrer ou à ouvrir le fichier. Le marchand devrait sélectionner l’option « Enregistrer ». À l’enregistrement, les marchands devraient choisir un emplacement où ils peuvent conserver le

fichier aux fins de vérification.  (Étape facultative. Les utilisateurs peuvent enregistrer le fichier à un emplacement pour le visualiser et le déplacer à leur guise à l’endroit où ils désirent en garder une copie aux fins de piste de vérification.)

Ouvrez le programme Excel. Ouvrez le fichier .txt du rapport dans Excel.  Résultat : Le rapport sera formaté adéquatement les données sous les en-têtes appropriés. Remarque : L’ouverture du rapport dans Excel permettra de préserver le formatage et de filtrer et de trier les

données. L’ouverture du rapport dans Wordpad sert uniquement à s’assurer de l’exactitude du formatage.

Transactions avec PartSourceToutes les commandes passées avec le système PartsWatch

généreront des frais à votre magasin par l’entremise de la facturation FLEX.

Une entrée s’affichera à la catégorie de facturation 01 de FLEX pour les marchandises achetées.

Des ÉCO frais et des frais supplémentaires d’expédition peuvent être facturés respectivement sous les catégories 02 et 04.

Vous recevrez deux rapports de rapprochement – un rapport sommaire de facture à comparer à votre facturation FLEX, et un rapport détaillé de facture à comparer à votre facture PartsWatch.

Le PartSource Financial Settlement Guide est disponible sur le portail MonCT – il inclut une description détaillée du programme et les instructions de rapprochement.

Factures Dépôt (commandes spéciales)Ce sont les frais relatifs aux commandes spéciales.Commandes spéciales des produits des catégories 09 à 41, et

des produits la catégorie 47 en rupture de stock ou non stockés dans la chaîne d’approvisionnement de Canadian Tire, visant à répondre aux besoins propres à chaque client.

Le magasin est facturé à la réception du bon de commande relatif à la commande spéciale. Un bordereau d’expédition de pièces d’auto express est produit et transmis au magasin par télécopieur pendant la nuit. Le numéro du bordereau d’expédition de pièces d’auto express est indiqué à titre de référence sur le relevé hebdomadaire de la facturation Flex.

Remises

Une variété de remises provenant de différents programmes sont émises par l’entremise de la facturation FLEX. L’équipe des remises calcule les remises ou révise toutes les soumissions afin d’en confirmer l’exactitude et de s’assurer que les documents à l’appui appropriés sont disponibles.•Remise sur promotion ou commande spéciale de pneus•Demandes visant à égaler (partager) le prix d’un concurrent local•Réduction de prix avec subvention•Montage des vélos•Relations avec la clientèle

Remises sur promotion ou commande spéciale de pneusLe crédit correspond à la différence entre le prix régulier et le

prix promotionnel de tous les pneus vendus pendant une promotion.

La remise s’applique aux pneus vendus deux semaines avant la vente et jusqu’à trois semaines après la vente.

Les pneus en commandes spéciales (factures Michelin et Goodyear) facturés au prix-magasin RÉGULIER sont admissibles à la remise.

Le rapport de rapprochement dresse la liste des pneus vendus pendant l’intervalle de la remise pour les numéros de promotion indiqués dans la description FLEX.

Demandes visant à égaler (partager) le prix d’un concurrent local

Crédit correspondant à 50 % de la différence appliqué aux ventes pour égaler les prix des concurrents locaux

Crédit correspondant à 50 % de la remise (si elle est offerte/demandée).

Un rapport de rapprochement, inclus à la trousse FLEX, dresse la liste des numéros de demandes et de chaque montant inclus au total FLEX.

Faites correspondre vos copies des formulaires de demande au rapport de rapprochement.

Les formulaires de demande doivent être soumis sur une base hebdomadaire.

Demandes visant à égaler le prix d’un concurrent local Lot 89104850

Magasin Nº de demande Nº d’article Crédit total

999 415120 68-0283 9,60 $

999 415121 21-1443 4,02 $

999 415121 35-2677 75,00 $

Total 88,62 $

Réduction de prix avec subventionLe crédit s’appuie sur les enregistrements du système de

caisse pour les réductions de prix avec subvention (série 600).

Un rapport détaillé est inclus à la trousse FLEX. Le total du rapport est majoré de 5,3 % et correspondra à l’entrée FLEX.

Remise trimestrielle sur le montage des vélosCrédit visant à rembourser les magasins pour le service de

montage des vélos.Le crédit est basé sur ce qui suit :8,11 $ x unités expédiées x 39 % pour les vélos pour adultes5,79 $ x unités expédiées x 39 % pour les vélos pour enfants

Crédits relatifs au Service des relations avec la clientèleLorsque les magasins communiquent avec le Service des

relations avec la clientèle pour régler un problème, un numéro de référence est attribué à la demande.

Un dossier devrait être créé au magasin et contenir toutes les copies de données pertinentes à l’appui de la demande soumise au Service des relations avec la clientèle.

Si un crédit est offert au magasin, il apparaîtra sur FLEX, assorti du numéro de référence et du nom du client. Vérifiez vos dossiers et confirmez que le montant émis correspond au montant attendu.

Remises et frais diversLa catégorie de facturation 01 est utilisée pour traiter les

transactions liées à tout type de marchandise non standard.Les soumissions doivent être autorisées par la haute direction.La soumission doit inclure une description de l’entrée FLEX, ainsi

que certains documents à l’appui. Il peut s’agir d’un fichier détaillé ou simplement d’une feuille de calcul.

Elle devrait être accompagnée d’une communication du magasin (copie papier, portail MonCT, etc.).

Tout document reçu par le magasin qui fait référence à une transaction FLEX prochaine devrait être conservé dans un dossier Divers dans le classeur FLEX. Consultez d’abord ces documents si une entrée « divers » apparaît sur FLEX.

Si l’entrée FLEX comprend l’adresse courriel d’une personne, cette personne devrait être votre personne-ressource principale.

Catégorie de facturation 02Frais d’exploitation et fournitures du

magasin

Transactions – interface

Sommaire hebdomadaire Adjusta-Card

Service du contrôle des marchandises – Dealer Claims Weekly Summary

Bons de travail en ligne FLEX

Sommaire hebdomadaire Adjusta-CardIdentique au processus de rapprochement de la catégorie de

facturation 01Entrées pour les produits des catégories 96 ou 98 ou pour les

Adjusta-Card type 51 (réparations)

Service du contrôle des marchandises – Dealer Claims Weekly Summary

Identique au processus de rapprochement de la catégorie de facturation 01

Peu d’activité de Service du contrôle des marchandises pour la catégorie de facturation 02

Toutes les transactions visent les produits des catégories 96 ou 98.

Bons de travail en ligne FLEXProcessus de facturation interne des commandes de produits des

catégories 96 et 98.Chaque bon de travail reçoit un numéro de référence unique.

Une copie des documents à l’appui accompagne la livraison.Prenez note de tout écart d’expédition sur cette copie et ajoutez-

la au dossier du classeur FLEX (par numéro de référence).Liez l’entrée FLEX au document ayant le même numéro de

référence. Signalez tout écart à FLEXINQUIRIES@cantire.com.Certains articles facturés sur des bons de travail doivent être

ajoutés à la liste des biens – consultez les instructions de la liste des biens pour plus d’information.

Transactions de l’AMCT

Rapport sur la formation AMCT

Rapport du programme général

Transactions diverses

Rapport sur la formation AMCTCotisations des marchands membres utilisées pour élaborer

les programmes et les manuels de formation.Tarification : 25,00 $ par million de dollars de ventes totales

(centres de services et de détail)Frais trimestriels

Rapport du programme généralCotisations des membres de l’Association des marchands

Canadian Tire Tarification : 200 $ par magasin + 50 $ pour chaque tranche

additionnelle de 500 000 $ de ventes de services et de détail excédant 1,5 million de dollars, moins 20 %

Transactions diverses de l’AMCTIdentifiées par le format de numéro de facture suivant :

CTDA-XXXFrais et crédits pour les différents programmes et contrats

gérés par l’AMCTDes documents/informations à l’appui sont remis aux

magasins directement des bureaux de l’AMCT, possiblement avant la facturation.

Autres transactions

Inspections de véhicules importés

Factures IBM

Frais – traitement de l’information (circuit IP)

Entretien des aires communes

Cars sur demande