ILL in 90 minutes

ku-librarians #132, Feb 18 2011hayashi.yutaka.5u@kyoto-u.ac.jp

self-introduction

経歴

• 1999.04- 京都大学総合人間学部• 2003.04- 名古屋大学多元数理科学研究科• 2007.04- 附属図書館情報管理課図書情報掛• 2009.10- 附属図書館情報サービス課相互利用掛 (初異動)

仕事：情報処理部会(目録，ILL)，Webサイト小委員会，KULINE右上のアレ

発表：ku-librarians #98，ARGカフェ・フェスト大阪，書評

2

agenda

1. 最初に：ILLって？

2. 附属図書館相互利用掛

3. ワークフロー

4. ワークスタイル

5. 問題点

6. ありがとう

7. 最後に：ILLって？

3

ILLって？

4

自分とこにない資料を他の図書館から取り寄せるサービス

5

利用者

ILLのプロセスモデル

受付館依頼館

6

ILLの3大要素

目録 (catalog)

物流 (delivery / logistics)

決済 (payment)

7

プレイヤー 学内図書館・室，国内 (大学図書館，公共図書館，NDL，専門図書館，文書館，文学館，民間企業，個人)，海外

種類 文献複写，現物貸借，紹介状発行

役割 依頼，受付，仲介

システム NACSIS-ILL，学内ILL，独自システム，メール・FAX・手紙

決済 NACSIS-ILL相殺，学内相殺，現金書留，振込，国際送金，IFLAバウチャー，IRC，小切手，クレジットカード，gift

物流 学内デリバリー便・学内便，郵便・メール便，宅急便・ゆうパック・ゆうメール，eDDS，メール，FAX，Ariel，Odessey

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用語

ILL/DD = InterLibrary Loan / Document Delivery

(e-)DDS = (electronic) Document Delivery Service

International or Overseas ILL

文献複写，(photo)copy，irreturnable

現物貸借，相互貸借 reciprocal borrowing，借用，book loan，returnable,

依頼 borrowing / 受付 lending

複写サービス library photocopying9

附属図書館相互利用掛

10

京都大学のILLサービス

11

附属図書館相互利用掛のサービス

館内 複写セルフ(コピーカード，現金): 白黒10円，カラー50円職員・マイクロ(学内者): 白黒20円，カラー60円職員・マイクロ・EJ(学外者): 白黒35円，カラー80円公費コピー(コピーカード，学内ILL紙): 15円

学内複写 遠隔キャンパス(桂，宇治，生態研，etc.)から

白黒20円・カラー60円 + 送料無料学内貸借 遠隔キャンパス(桂，宇治，生態研，etc.)から

無料

国内

複写 複写料金(白黒40円が多い) + 送料 + 手数料？

国内 貸借 送料(1180円，1280円が多い) + 手数料？国内

紹介状 無料

※原則私費のみ12

附属図書館相互利用掛の体制

掛長 + 掛員 + 非常勤3 + 再雇用職員(ヘルプ)

依頼担当 : 受付担当 = 2 : 3という分担

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附属図書館相互利用掛の仕事

依頼業務

受付業務：直接，仲介

来館複写サービス(紙，マイクロ紙焼き，EJ)

現金出納業務

請求書発行業務

全体統括

学内相殺業務

公費コピーカード管理

海外ILL

ILLシステム

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統計―NACSIS-ILL，京都大学，附属図書館

依頼依頼 受付受付

複写 貸借 複写 貸借

NACSIS-ILL 860,000 101,000

京都大学 9,671 2,854 13,132 3,675

附属図書館 4,596 1,274 5,553 2,696

2009年 http://www.nii.ac.jp/CAT-ILL/archive/stats/ill/reqnum.html

2009年度．学内・国内・海外の合計 http://hdl.handle.net/2433/123269

H21年度NACSIS-ILL業務分析表より

15

16

統計―附属図書館

0

100

200

300

400

500

4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月

依頼レコード件数(2009年度)

複写 貸借学内・国内・海外合わせた数字

17

統計―附属図書館

24%

3%

10%

20%

43%

申込者所属(2009年度)

18

文教法経他

4部局合計の58% = 院生8% = 学部生

統計―附属図書館

0

20

40

60

80

100

2007 2008 2009 2010

申込方法

オンライン申込用紙

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ワークフロー

20

複写依頼

申込：用紙，(My)KULINE

ベリファイ←

オーダー

照会対応

到着・検収

受領・ 受渡

決済

21

22

申込：用紙，KULINE・MyKULINE

ベリファイ←

オーダー

照会対応

到着・検収

受領・ 貸出 (館内利用のケースも)

返却・返送

決済

貸借依頼

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ベリファイ用ツール

OA：CiNii，Google，Google Books

学内所蔵・電子ジャーナル：KULINE

国内所蔵：NACSIS-CAT / WebCat，NC登録してない大学のローカルOPAC (早稲田・慶應・上智・学習院・ICUなど)，NDLサーチ

海外所蔵：WorldCat

紙媒体ツールは苦手……

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依頼時に考慮すること

複写料金 (貸借の料金はどこもだいたい一緒)

利用制限(館内利用，コピー不可)←掛で表を作成

クラスタ：地域，国公私立

スピード←速達のときは特に

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複写受付

受付：iLiswave-J，FAX

複写物用意

• 電子ジャーナル：出版社のILLポリシー確認→OKなら印刷• 附属図書館の紙資料• 学内図書館・室の紙資料：学内便で送ってもらう．コピーしにいくことも

照会

発送

決済：NACSIS-ILL相殺，学内相殺，請求書送付，など

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貸借受付

受付：iLiswave-J，FAX

現物用意

• 附属図書館の紙資料• 学内図書館・室の紙資料：学内デリバリー便で送ってもらう

照会

発送

返却

決済33

紹介状発行

申込：用紙，図書館機構Webサイト

「所蔵調査及び閲覧依頼書」を作成 (Excel / 手書き)

相手館にFAX

回答FAXを利用者に渡す (カウンター / PDF)

※正式な紹介状，英文紹介状も

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35

現金出納業務

毎日16:45～17:00，当番制(週1)

ワークフロー

1. 電卓でチェック：領収書，データ，帳票の金額が一致するか

2. 収入金額確定：iLiswave-Jで収納額報告書を出力

3. 出納事務センターへ報告：収納学報告書(Excel)をメール

4. 領収書の管理：受払簿の記入

5. 三井住友銀行に渡す現金の用意＋用紙2種記入

6. あれこれ：掛長のダブルチェックなど36

カウンター業務

ILLや紹介状の申込

文献受渡

料金受領→請求書発行・データ入力

その他

• クイックレファレンス，入庫手続• 貸返・更新作業• 無線LAN接続，プリンタのヘルプ• グループ学習室・個室の利用申請

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ワークスタイル

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39

40

タイムテーブル(ある月曜)

08:30 dkk

08:30-09:00 メール・カレンダー・タスク確認，カウンター準備09:00-10:30 カウンター当番: 利用者少，督促，オンライン申込(10-20件)

10:30-12:00 海外ILLやシステム仕事など落ち着いてやりたい作業12:00-13:00 昼休み: 電話が鳴ったりカウンターに呼ばれることも13:00-15:00 到着図書・複写物の処理15:00-17:00 カウンター当番: 利用者多！17:00-17:15 カウンター残務

17:15 dkk or 超勤41

GTD = Getting Things Done

43デビット・アレン『ストレスフリーの仕事術—仕事と人生をコントロールする52の法則』

ツール

Firefox + some addons

GMail

Google Calendar

Google Docs

Hatena::Bookmark

Evernote

Dropbox / Sugarsync

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心がけ・目指すもの

スピード

＋α

コミュニケーション

• クイック＆ショート• 感謝・謝罪の気持ちを表す

ファンを作る

• ここに頼めばなんとかしてくれるという安心感を• 利用者とチームを組んでいる気分で

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図書情報掛→相互利用掛で変わったこと

5分刻み

ルーチンを強引にまわしきる腕力

熟考より即決断・行動

メールを読まなく・書かなくなった

よくイライラするようになった

お金の取扱に慣れた (収書業務への抵抗感が薄れた)

国内外の他図書館のサイトをよく見るようになった

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問題点

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トラブル

スタッフサイド

• 間違って学外から取り寄せてしまう• 誤送→• 依頼書誌違い (目録のミスのケースも)

ユーザサイド

• 延滞• 資料の破損• 受取／支払に来てくれない• 著作権がらみ (図書の一論文)

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サービス・システムデザインの問題

附属図書館では現物貸借は1人1冊ずつ

相互利用カウンター営業時間：平日9:00～16:45

「複写物を学内便で送って」「忙しいのにわざわざ附属図書館に来ないといけない」

吉田キャンパスの資料を申し込んでしまう

学内ILLを使って桂で借りた本を附属に返却してしまう

部局に申し込むべきところを附属図書館へ

原子炉で研究をしているのにWebではそこに申し込めない50

カタログの問題

電子ジャーナルを契約していてもオーダー

• EJ書誌を発見→欲しい巻号がない→冊子体書誌を見ずにオーダーぐぐったらトップに出てくるOA文献でもオーダー

雑誌所蔵調査に失敗

• 図書扱い／雑誌扱いで所蔵調査に失敗

• NC書誌にISSNが入ってない (外部MARCには入ってるのに)

• 雑誌タイトルの変遷が飲み込めない

• 雑誌所蔵が見づらい／個別所蔵がない雑誌書誌

• 巻号がくちゃくちゃ←「NOTE：巻次は背,目次に(のち標題紙にも)あり. 1965は1号、1967は2号、1973は3号、1975は4号、1976は5号 にあたる」<AN00155605>

51

ありがとう

52

最後に：ILLって？

56

発見と入手のギャップを埋める仕事

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ヘビーユーザーとのディープな付き合い

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ハンティング

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スポーツ

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兼・リテラシー教育

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あなたはやってみたいですか？

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