20  Minute  Workshop:  Managing  Email  Signatures  at    

Colleges  &  Universi<es  

What  We’ll  Talk  About  Today  

•  The  Brand  Challenge  with  Email  Signatures  •  Why  is  this  S<ll  a  Problem?      •  Best  Prac<ces  for  Crea<ng,  Sharing  and  Managing  Email  Signatures  

•  What  to  Look  for  When  Considering  a  Solu<on  •  Q&A  

The  Email  Signature  “Brand  Problem”  

Why  is  this  an  Issue?  Non  Standard  Signatures  Dilute  the  Brand  of  the  College/University    

–  Higher-­‐Ed  ins<tu<ons  are  as  compe<<ve  as  any  commercial  industry    –  Brand  is  the  promise  of  service/product  a  student,  staff  member  can  

expect  

Compliance  is  Also  in  Play    –  Public  ins<tu<ons  are  oPen  required  to  include  statements  regarding  

equal  opportunity,  confiden<ality  and  even  expected  response  <mes,  as  part  of  every  communica<on      

Everyone  is  a  Customer  –  External  recipients  include  prospec<ve  employers;  grant  providers,  

alumni  –  all  funding  sources  for  the  university  at  some  level    

Many  Universi<es  are  Tackling  the  Challenge  with  Great  Guidance    

So,  Wait,  There’s  S<ll  a  Problem?    

Are  We  Expec<ng  Too  Much  of  People?  

It  Needs  to  Be  This  Simple  

Best  Prac<ces  

Create Share Manage• Choose  standard  fonts  and  weights,  s<ck  to  university  colors  for  accent  colors      • If  Gandhi  or  Albert  Einstein  didn’t  aXend  your  college  or  university,  it’s  safe  to  say  that  quo<ng  them  is  probably  unnecessary  • Grow  your  community  (at  the  university,  department  or  major  level)    • Keep  it  legal  –  if  the  university  has  compliance  statement  requirements,  keep  those  up  to  date  • Add  a  call  to  ac<on  if  suitable  

Best  Prac<ces  

Create Share Manage• Choose  standard  fonts  and  weights,  s<ck  to  university  colors  for  accent  colors      • If  Gandhi  or  Albert  Einstein  didn’t  aXend  your  college  or  university,  it’s  safe  to  say  that  quo<ng  them  is  probably  unnecessary  • Grow  your  community  (at  the  university,  department  or  major  level)    • Keep  it  legal  –  if  the  university  has  compliance  statement  requirements,  keep  those  up  to  date  • Add  a  call  to  ac<on  if  suitable  

• Deployment  and  adop<on  is  the  key  • Focus  on  the  outward  facing  departments  first  (admissions,  placement,  alumni,  fundraising)  • Lower  the  bar  to  entry/adop<on;  keep  the  steps  to  a  minimum…  • …or  even  beXer,  don’t  require  them  to  do  ANYTHING  • Leave  some  room  for  the  end  users  to  update  (social  media,  mobile  phones,  etc.)  some  of  their  own  informa<on  –  this  may  increase  adop<on!  

Best  Prac<ces  

Create Share Manage• Choose  standard  fonts  and  weights,  s<ck  to  university  colors  for  accent  colors      • If  Gandhi  or  Albert  Einstein  didn’t  aXend  your  college  or  university,  it’s  safe  to  say  that  quo<ng  them  is  probably  unnecessary  • Grow  your  community  (at  the  university,  department  or  major  level)    • Keep  it  legal  –  if  the  university  has  compliance  statement  requirements,  keep  those  up  to  date  • Add  a  call  to  ac<on  if  suitable  

• Communica<ons  Teams:  Centrally  manage  the  deployment  and  upkeep  of  signatures  • Limit  the  requirements  of  IT  (machines,  people,  <me)    • Measure  the  use  and  effec<veness  of  signatures  • Consider  alterna<ves  signatures  or  add-­‐ons  for  topical  situa<ons  (sports,  fundraising,  awards,  etc.)    

• Deployment  and  adop<on  is  the  key  • Focus  on  the  outward  facing  departments  first  (admissions,  placement,  alumni,  fundraising)  • Lower  the  bar  to  entry/adop<on;  keep  the  steps  to  a  minimum…  • …or  even  beXer,  don’t  require  them  to  do  ANYTHING  • Leave  some  room  for  the  end  users  to  update  (social  media,  mobile  phones,  etc.)  some  of  their  own  informa<on  –  this  may  increase  adop<on!  

What  to  Look  For  in  a  Vendor  

•  The  ability  to  centralize  the  crea<on,  sharing  and  management  of  the  email  signature  process  

•  Low/No  end-­‐user  burden  (no  more  “copy  and  paste”  or  9  step  processes)  

•  Minimal  IT  requirements  •  Ability  to  go  beyond  the  signature  block  to  drive  ac<on  with  the  intended  recipients  

What  Did  We  Talk  About  Today?  

•  University  brands  are  as  valuable  as  consumer  brands  and  should  be  treated  accordingly  

•  Guidelines  alone  aren’t  enough  to  ensure  end  users  act    

•  The  barrier  to  adop<on  doesn’t  need  to  be  lowered,  it  needs  to  be  removed!    

•  The  en<re  ‘create-­‐share-­‐manage’  process  can  be  administered,  centrally,  with  low-­‐IT  overhead  

Thank  You!      mp@emailsignature.com    www.emailsignature.com    

@emailsignature