2. Petunjuk Teknis SPIRIT 2014
Transcript of 2. Petunjuk Teknis SPIRIT 2014
Project Implementation Unit (PIU)BAPPENAS
2013
Pengelolaan Beasiswa
PETUNJUK TEKNIS
Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions(SPIRIT)Program Gelar dan Non Gelar
Pengelolaan Beasiswa
PETUNJUK TEKNIS
Project Implementation Unit (PIU)BAPPENAS
2013
Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions(SPIRIT)Program Gelar dan Non Gelar
DAFTAR ISII. PENDAHULUAN ...................................................................................................1
A. Latar Belakang ..........................................................................................................................1 B. Tujuan ......................................................................................................................................... 2
II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP ..................................................................... 2III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI ..........................................................3
A. Visi dan Misi .............................................................................................................................. 3B. Kebijakan Layanan ................................................................................................................. 3 C. Budaya Kerja ............................................................................................................................. 3D. Indikator Program ................................................................................................................... 4E. Struktur Organisasi ................................................................................................................. 4
PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA SPIRIT PROGRAM GELAR DAN NON-GELAR
I. Ketentuan AWP dan Perencanaan Anggaran Program SPIRIT ................... 5A. Annual Work Plan dari Participating Agency (PA).....................................................5B. Perencanaan Anggaran Tahunan................................................................................. 6
II. Juknis Program Gelar SPIRIT......................................................................... 7A. Penawaran Beasiswa Gelar SPIRIT................................................................................ 7B. Pendaftaran ........................................................................................................................ 7C. Seleksi TPA dan TOEFL .................................................................................................... 8D. Wawancara ....................................................................................................................... 10E. Pre-Departure ................................................................................................................... 11 F. Penempatan ..................................................................................................................... 12
Penempatan Luar Negeri ............................................................................................. 12Penempatan Dalam Negeri ......................................................................................... 14Penempatan Linkage ..................................................................................................... 16
G. Pemantauan dan Evaluasi ........................................................................................... 18H. Penempatan Kembali .................................................................................................... 19
III. Juknis Pelatihan (Non-Gelar) SPIRIT........................................................... 21A. Penawaran Beasiswa Non-Gelar SPIRIT.....................................................................21B. Prosedur .............................................................................................................................23
Topical Training .................................................................................................................23General Training ................................................................................................................25
C. Evaluasi dan Pelaporan .................................................................................................27
KATA PENGANTAR
Petunjuk teknis ini disusun untuk memberikan informasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (Diklat) gelar dan non-gelar program beasiswa Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT). Program gelar yang ditawarkan dalam SPIRIT ini adalah program S-2 dan S-3 luar negeri, program S-2 dan S-3 dalam negeri, dan program S-2 linkage. Sedangkan program non-gelar diantaranya program short training, magang, lokakarya, dan sebagainya.
Petunjuk teknis ini diperuntukkan bagi pengelola program SPIRIT di lingkungan Project Implementing Unit (PIU) Bappenas dan 10 (sepuluh) instansi sasaran yang dikoordinasikan oleh PIU Bappenas.
Dengan petunjuk teknis ini diharapkan penyelenggaraan Diklat SPIRIT dapat sesuai dengan misi, tujuan dan target yang diharapkan, serta mempunyai persamaan persepsi dalam mengimplementasikan kegiatan yang dimaksud.
Jakarta, November 2013
Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana
Ir. Yahya Rachmana Hidayat, MA, Ph.D
1 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
PETUNJUK TEKNISPengelolaan BeasiswaScholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)Program Gelar dan Program Non-Gelar
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam rangka peningkatan kapasitas aparatur negara, pemerintah telah memfokuskan
pada perbaikan tata kelola pemerintahan yang baik, dengan strategi antara lain; (1)
peningkatan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas korupsi, kolusi
dan nepotisme (KKN); (2) peningkatan kualitas pelayanan publik; (3) peningkatan
kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi; (4) pemantapan pelaksanaan reformasi
birokrasi. Program Reformasi Birokrasi memerlukan dukungan SDM aparatur yang
berkualitas, baik untuk mengelola pelaksanaan reformasi birokrasi itu sendiri maupun
untuk menghasilkan kinerja instansi yang tinggi sesuai tupoksi setiap instansi.
Sebagai upaya untuk mendukung keberhasilan Program Reformasi Birokrasi diperlukan
adanya percepatan peningkatan kapasitas SDM melalui program beasiswa. Program
ini dilaksanakan melalui peningkatan pendidikan dan pelatihan yang diharapkan
akan mampu mengurangi kesenjangan antara kompetensi/kapasitas pegawai yang
tersedia dengan kompetensi/kapasitas yang diperlukan.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut di atas, Pemerintah Indonesia memutuskan
untuk memanfaatkan sumber pendanaan dari pinjaman Bank Dunia melalui program
beasiswa Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions (SPIRIT) sejak
tahun 2011 sampai dengan 2017. Pengelolaan beasiswa SPIRIT tersebut dilakukan
oleh 2 (dua) Project Implementation Unit (PIU) yaitu Kementerian PPN/Bappenas dan
Kementerian Keuangan (Kemenkeu).
Jenis-jenis Diklat yang ditawarkan program SPIRIT yaitu Diklat Gelar dan Diklat Non-
Gelar, yang dilaksanakan baik di dalam maupun di luar negeri. Beberapa jenis Diklat
Gelar diantaranya adalah S-3 luar dan dalam negeri, S-2 luar dan dalam negeri, serta
2 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
S-2 linkage (double degree). Pelaksanaan Program Non-Gelar dapat dalam bentuk
ready made (peserta mengikuti jenis program yang sudah ada) atau tailor made (jenis
program disesuaikan dengan kebutuhan peserta). Program Non-Gelar lainnya dapat
dalam bentuk seminar, workshop, sertifikasi, lokakarya dan internship/magang dengan
ketentuan sesuai dalam Project Operating Manual (POM) SPIRIT.
Dalam rangka menjamin pelaksanaan Program SPIRIT dapat berjalan sesuai dengan
kebijakan dan ketentuan mekanisme pelaksanaan yang telah ditetapkan, Project
Implemeting Unit (PIU) memandang perlu menyusun petunjuk teknis diklat gelar dan
non-gelar SPIRIT sebagai bahan informasi bagi para karyasiswa, PA, maupun pihak lain
yang berkepentingan.
B. Tujuan
Petunjuk Teknis pada dasarnya berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada
dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan
dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-
orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif dan terstandarisasi. Dengan
adanya Petunjuk Teknis diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kinerja layanan.
Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan
dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan
layanan. Di samping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi
dan efektifitas kerja. Dengan Petunjuk Teknis yang terstandar setiap orang baik
pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan
ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat
karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama
proses layanan.
II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP
Layanan yang diberikan oleh PIU Bappenas selaku pengelola SPIRIT dapat dibagi
menjadi 3 macam, yaitu: layanan bagi calon karyasiswa sebelum menerima beasiswa,
3 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
layanan pada saat telah dinyatakan diterima dalam program beasiswa SPIRIT, dan
terakhir adalah layanan saat mereka selesai/lulus dari jenjang pendidikan.
III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI
A. Visi dan Misi
1. Visi:
Menyediakan layanan dan pusat informasi beasiswa SPIRIT yang cepat, tepat, akurat,
tanggap, dan tuntas.
2. Misi :
a. Mengembangkan prosedur dan kemampuan semua pihak melalui kerjasama
team work.
b. Mengaplikasikan teknologi baru untuk meningkatkan layanan dan sebagai
pusat informasi beasiswa (TRANSPAR).
c. Memberikan pelayanan dengan ramah, manusiawi, dan menyenangkan.
B. Kebijakan Layanan
1. Masing-masing staf bertanggung jawab terhadap bidang layanan yang telah
menjadi tanggung jawabnya.
2. Masing-masing staf harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, artinya
apabila seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf
lainnya berkewajiban membantunya.
C. Budaya Kerja
1. Mengedepankan kerjasama menyeluruh antar staf.
2. Membangun kepercayaan antar staf.
3. Membangun hubungan yang baik dengan pihak terkait yang lain, misalnya
dengan PA, Karyasiswa, Bank Dunia, Konsultan, Universitas, Provider, dsb.
4. Mengembangkan budaya team work.
5. Mewujudkan komunikasi kekeluargaan.
4 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
D. Indikator Program
Keberhasilan kinerja proyek SPIRIT ini akan diukur dengan Project Outcome Indicators
dan Intermediate Outcome Indicators. Project Outcome Indicators dan Intermediate
Outcome Indicators dari proyek SPIRIT digunakan sebagai alat ukur keberhasilan kinerja
dan sebagai alat ukur dari dampak proyek SPIRIT itu sendiri.
E. Struktur Organisasi
Secara umum, struktur organisasi pengelola Proyek SPIRIT dapat dilihat pada gambar
berikut ini:
1. PMU2. Re-Entry Program Consultant3. Alumny Survey Consultant4. Technical Review Consultant
Steering Commitee (SC)
PCU - Bappenas(Sekretaris Kementerian PPN/Bappenas)
PIU- Bappenas(KaPusbindiklatren)
1 PA: Kementerian Keuangan1. Setjen2. DJA3. DJP4. DJBC5. DJPB6. DJKN7. DJPK8. DJPU9. Itjen10. Bapepam-LK11. BKF12. BPPK
10 PA: Ministries/Agecies1. Kemendagri2. Kemenlu3. Bappenas4. BPK5. BKPM6. KemenPAN & RB7. BKN8. LAN9. BPKP10. BPN
PIU - Kementerian Keuangan
World Bank
11 Participating Agencies (PA)
5 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
PETUNJUK TEKNISPENGELOLAAN BEASISWAScholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)Program Gelar dan Non-Gelar
I. Ketentuan AWP dan Perencanaan Anggaran Program SPIRIT
A. Annual Work Plan dari Participating Agency (PA)
1. Nama Proses/Kegiatan:
Usulan Annual Work Plan (AWP) dari Participating Agency (PA) yang sesuai
dengan Human Capital Development Plan (HCDP).
2. Penanggung Jawab:
Participating Agency (PA).
3. Ketentuan :
(a) AWP harus mengacu kepada HCDP masing-masing PA, ( b) perubahan AWP
yang tidak sesuai dengan HCDP dari PA, maka harus ada revisi HCDP yang
disampaikan secara tertulis dari pejabat penandatangan HCDP kepada PIU
Bappenas. dan (c) sepanjang perubahan terhadap studi dari luar negeri ke
dalam negeri atau sebaliknya cukup surat tertulis dari PA.
4. Prosedur:
a. Usulan Annual Work Plan (AWP) dari Participating Agency (PA) harus
diserahkan kepada PIU Bappenas selambat-lambatnya pada minggu
pertama bulan Juni setiap tahunnya.
b. AWP dari masing-masing PA sebagai bahan untuk menghitung anggaran
untuk tahun berikutnya oleh PIU Bappenas.
c. Setiap adanya revisi AWP pada tahun anggaran berjalan, yang dilakukan
6 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
oleh masing-masing PA kemungkinan akan mempengaruhi anggaran
yang tencantum di dalam DIPA, yang pada akhirnya akan ada revisi DIPA.
Perubahan revisi AWP tersebut disampaikan kepada PIU paling lambat
bulan Juni.
B. Perencanaan Anggaran Tahunan
1. Nama Proses/Kegiatan: Perencanaan Anggaran Tahunan
2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Pengkajian Program, Informasi dan Layanan
Perencana)
3. Ketentuan:
perencanaan anggaran dalam program SPIRIT berdasarkan:
a. Usulan AWP yang diusulkan oleh masing masing PA.
b. Anggaran berpedoman pada HCDP masing masing PA.
c. Mempertimbangkan laporan pelaksanaan kegiatan tahun sebelumnya dan
tahun berjalan.
d. Perencanaan anggaran mempertimbangkan sisa pagu keseluruhan dari
masing masing masing PA.
4. Prosedur:
Disusun dengan cara sebagai berikut:
a. menghitung kebutuhan AWP dari masing masing PA .
b. Menghitung kapasitas alokasi anggaran berdasarkan pagu indikatif
Program Dukungan Manajemen dan tugas teknis lainnya Kementerian PPN
Bappenas.
c. Menyusun usulan rencana anggaran program SPIRIT berdasarkan Unit Cost
yang ada di dalam POM SK ketua PCU tentang indeks biaya hidup dan
Satuan Biaya Masukan (SBM) yang ditetapkan Peraturan Menteri Keuangan
(PMK).
d. Menyampaikan usulan anggaran kepada Biro Perencanaan, Organisasi dan
Tata Laksana (ORTALA) Bappenas, dengan tembusan Sesmen PPN/Sestama
Bappenas.
e. Setelah DIPA ditetapkan, PIU menyampaikan sasaran masing masing
7 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
PA yang sudah disesuaikan dengan ketersediaan anggaran dalam DIPA
Bappenas.
II. Juknis Program Gelar SPIRIT
A. Penawaran Beasiswa Gelar SPIRIT
1. Nama Proses/Kegiatan: Penawaran Program Diklat Gelar
2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I, Pusbindiklatren)
3. Ketentuan:
a. Penawaran Beasiswa dilakukan secara transparan, akuntabel dan
berkeadilan.
b. Penawaran beasiswa gelar didasarkan pada target HCDP.
c. Penawaran beasiswa gelar SPIRIT dilakukan melalui media Transpar,
website, sosialisasi, dan pengumuman tertulis yang disampaikan kepada
PA.
d. Membuka peluang seluas mungkin bagi calon peserta yang akan
mendaftar beasiswa SPIRIT.
e. Penawaran hanya diberikan kepada para PA dibawah cluster PIU Bappenas .
4. Prosedur :
a. PIU menyiapkan format pengumuman, baik dalam bentuk cetak, tampilan
website: http://spirit.bappenas.go.id.
b. Pengumuman dalam bentuk cetak disebar-luaskan kepada masing-masing
PA.
c. PA menyampaikan informasi penawaran beasiswa ke unit-unit kerja lain
di dalam PA.
B. Pendaftaran
1. Nama Kegiatan: Pendaftaran.
2. Penanggung Jawab: PA dan PIU (Bidang Diklat Perencanaan / Pusbindiklatren).
8 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
3. Ketentuan:
a. Pendaftaran peserta harus dilakukan melalui TRANSPAR.
b. Entry data kedalam TRANSPAR dilakukan secara online oleh masing masing
calon peserta.
c. Dalam hal verifikasi data calon peserta, setiap PA wajib meminta dokumen
fisik calon peserta sesuai dengan persyaratan program SPIRIT.
d. Verifikasi akhir calon peserta dilakukan oleh PIU.
4. Prosedur:
a. Calon Peserta mendaftar melalui TRANSPAR.
b. Calon peserta menyampaikan dokumen pendukung kepada PA sebagai
bahan verifikasi.
c. PA melakukan verifikasi dokumen administrasi Calon Peserta sesuai
dengan persyaratan.
d. Berdasarkan hasil verifikasi, PA akan mengirimkan Surat usulan kepada
PIU Bappenas dengan lampiran Daftar Calon Peserta Seleksi yang telah
lulus seleksi administrasi.
e. PIU memverifikasi daftar calon peserta yang diusulkan oleh PA.
f. PIU menyampaikan hasil verifikasi seleksi administrasi kepada masing-
masing PA dan rentang waktu penyerahan skor TPA dan TOEFL kepada PIU.
C. Seleksi TPA dan TOEFL
1. Proses/ Kegiatan: Seleksi TPA dan TOEFL.
2. Penanggung Jawab: PA dan PIU ( Bidang Diklat Perencanaan I, Pusbindiklatren).
3. Ketentuan:
a. Peserta yang akan mengikuti TPA dan TOEFL, adalah peserta yang lulus
seleksi administrasi.
b. Kriteria seleksi akademik sangat diperlukan terutama bagi Peserta program
Degree dan wajib dipenuhi selama proses seleksi berjalan. Kriteria seleksi
akademik untuk Peserta yang dapat dinyatakan lulus seleksi akademik bila:
9 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
(1). Skor TPA ≥ 565; (2). ITP-TOEFL ≥ 450 bagi program S-2-Master/Linkage.
(3). Khusus S-3 memiliki skor ITP-TOEFL ≥ 500.
Degree
Kriteria Akademik Overseas Domestic Linkage
S-3 S-2 S-3 S-2 S-2
Tahap 1
- Tes Potensi Akademik/TPA 565
Tahap 2
- ITP TOEFL*) 500 450 500 450 450
*) Syarat mengikuti Pre-departure training bagi Peserta program Overseas/Linkage yang
lulus dengan ketentuan berlaku
c. Masa berlaku TPA dan TOEFL adalah 2 tahun terhitung sampai dengan
penutupan pendaftaran.
d. Skor TPA yang diakui adalah TPA yang sesuai dengan ketentuan PIU
Bappenas.
e. Skor TOEFL yang diakui adalah ITP TOEFL.
f. Biaya TPA dan TOEFL yang ditanggung oleh Program SPIRIT adalah yang
dilaksanakan sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan oleh PIU.
4. Prosedur:
a. PIU memberitahukan batas waktu penyerahan skor TPA dan TOEFL kepada
calon peserta melalui PA.
b. Peserta wajib memasukkan hasil TPA dan TOEFL secara online kedalam
TRANSPAR sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan oleh PIU.
c. Peserta menyerahkan nilai TPA dan TOEFL sesuai dengan persyaratan
Program SPIRIT kepada PA.
d. PA memverifikasi hasil TPA dan TOEFL yang telah di input oleh peserta
dengan dokumen yang diserahkan oleh peserta dan memberikan status
lulus atau tidaknya seleksi TPA dan TOEFL dalam transpar.
e. PA menyampaikan nama calon peserta yang memenuhi persyaratan lulus
TPA dan TOEFL kepada PIU.
10 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
D. Wawancara
1. Nama Proses/Kegiatan: Pelaksanaan wawancara.
2. Penanggung Jawab: PA dan PIU (Bidang Diklat Perencanaan I).
3. Ketentuan:
a. Wawancara merupakan salah satu persyaratan seleksi calon peserta
beasiswa.
b. Wawancara ditujukan untuk memperoleh informasi dari peserta mengenai
motivasi (tingkat keseriusan) serta komitmen untuk mengikuti program
beasiswa.
c. Wawancara menggunakan pedoman wawancara yang ditetapkan oleh PIU.
d. Peserta wawancara adalah calon peserta yang telah lulus seleksi
administratif, TPA dan TOEFL.
e. Pelaksanaan seleksi wawancara menggunakan metode panel dan
pewawancara sekurang-kurangnya berjumlah 3 orang yang terdiri dari 2
(dua) orang dari perwakilan PA dan 1 (satu) orang perwakilan PIU/PCU.
4. Prosedur:
a. PIU menyampaikan surat mengenai rentang waktu pelaksanaan seleksi
wawancara kepada PA.
b. PA menyampaikan surat pelaksanaan seleksi wawancara kepada PIU dan
mengundang perwakilan PIU/PCU sebagai salah satu pewawancara.
c. PA memanggil calon peserta seleksi wawancara.
d. PA melakukan rekapitulasi hasil seleksi wawancara.
e. PA menyampaikan hasil rekapitulasi wawancara kepada PIU.
f. PIU bersama PMU mereviu hasil rekapitulasi hasil wawancara berdasarkan
HCDP dan alokasi dana masing masing PA.
g. Apabila eligible candidate melebihi alokasi dalam AWP, PIU akan
menyampaikan kembali daftar hasil wawancara kepada PA untuk
menentukan prioritas penerima beasiswa.
h. PA menyampaikan kepada PIU daftar peserta final.
i. PIU mengumumkan hasil wawancara berdasarkan kuota melalui website.
j. Hasil wawancara merupakan hak PA.
11 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
E. Pre-Departure
1. Nama Proses/Kegiatan: Pre Departure Training (PDT).
2. Penanggung Jawab Kegiatan: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I).
3. Ketentuan:
a. Pre departure training diikuti oleh peserta program linkage dan luar negeri.
b. Pre departure training terdiri atas pelatihan peningkatan bahasa, Academic
Bridging Program (ABP) dan Cultural Oriantation Program for Education
(COPE).
c. Pelaksanan Pre departure Training berdasarkan skor ITP - TOEFL peserta.
d. Peserta diwajibkan mengikuti PDT dengan ketentuan: a) peserta dengan
nilai TOEFL 450 s.d 500 harus mengikuti PDT selama 9 bulan, b) peserta
dengan nilai TOEFL diatas 500 < 550 mengikuti PDT selama 6 bulan, dan c)
peserta dengan nilai TOEFL >550 mengikuti PDT selama 3 Bulan.
e. Peserta yang memilih universitas yang menggunakan bahasa pengantar
selain bahasa Inggris, akan mengikuti pelatihan bahasa maksimum 9 bulan.
f. Pelatihan bahasa dilakukan sebelum penempatan pada tahun intake yang
sudah ditetapkan.
g. Peserta memilih lembaga bahasa sesuai dengan kualifikasi pelaksanaan
kecakapan berbahasa untuk tujuan akademis.
4. Prosedur:
a. PIU memberikan daftar nama lembaga bahasa yang memiliki kualifikasi
pelaksanaan bahasa untuk kepentingan akademis.
b. Peserta memilih lembaga bahasa sesuai dengan kualifikasi pelaksanaan
kecakapan berbahasa untuk tujuan akademis.
c. Peserta menyampaikan kepada PIU dan PA nama lembaga pelatihan
yang akan diikuti, serta kelengkapan dokumen administrasi (surat tugas,
rekening, NPWP).
d. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani
oleh ketua PCU.
e. PIU menyampaikan berkas administrasi (nota persetujuan, surat tugas,
rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.
12 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
f. PIU bersama-sama PMU melakukan breifing peserta pelatihan.
g. Peserta mendapatkan hak untuk mengikuti tes bahasa internasional yang
diakui dan optional (jika diperlukan) GRE atau GMAT, paling banyak 2 (dua)
kali.
h. Peserta mengisi dan mengupload hasil nilai tes bahasa internasional (IBT-
TOEFL, IELTS), GRE/GMAT ke dalam TRANSPAR.
i. PMU melakukan Pemantauan dan Evaluasi pelaksanaan pelatihan bahasa
dan melaporkan kepada PIU secara berkala (3 bulanan).
F. Penempatan
PENEMPATAN LUAR NEGERI
1. Nama Proses/Kegiatan: Penempatan Luar Negeri.
2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I) dan PMU.
3. Ketentuan:
a. Peserta dapat mendaftar di 4 (empat) pilihan program studi/universitas
sesuai dengan ketentuan POM.
b. Pilihan program studi peserta sesuai dengan HCDP dan mendapatkan
persetujuan PA dan PIU.
c. Peserta dapat berkonsultasi dengan PMU dalam hal pemilihan program
studi dan universitas.
d. Biaya pelamaran untuk 4 pilihan universitas ditanggung oleh Program
SPIRIT dengan mekanisme reimburse.
e. Penempatan peserta berdasarkan surat penerimaan dari universitas yang
bersifat unconditional acceptance letter.
f. Peserta yang telah mendapatkan surat penerimaan dari Universitas
yang bersifat unconditional harus melapor kepada PA dan PIU selambat-
lambatnya H+7 setelah dikeluarkannya surat penerimaan tersebut.
g. Peserta luar negeri/linkage yang mempunyai nilai internasional TOEFL dan
diterima pada universitas yang dituju, diperbolehkan untuk studi pada
tahun seleksi, dengan persyaratan sekurang kuragnya 60 hari sebelum
keberangkatan harus melapor kepada PIU dan PA.
13 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
h. Peserta melaporkan keputusan akhir universitas yang dipiilih kepada PA
dan PIU selambat- lambatnya 60 hari sebelum keberangkatan untuk tahun
intake yang ditentukan.
i. peserta beasiswa luar negeri mendapatkan hak berupa tuition fee,
aplication fee, living allowance, book allowance, typing allowance, settling
in, transfer fee, mailling cost, shipping allowance, seminar cost, research
allowance (hanya peserta S-3 Luar negeri) visa, medical check up, health
insurance, travel insurance dan international travel untuk peserta luar negeri.
4. Prosedur:
a. Peserta mengusulkan alternatif pilihan universitas kedalam transpar.
b. PA dan PIU memverifikasi pilihan studi termasuk universitas sesuai dengan
HCDP. Dalam melakukan verifikasi PIU dibantu oleh PMU.
c. Peserta melakukan pelamaran ke universitas sesuai hasil verifikasi PA dan
PIU.
d. Peserta meng-upload unconditional letter ke dalam transpar selambat
lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya unconditional letter.
e. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload
unconditional letter dalam transpar.
f. Peserta menginput form pra keberangkatan dan form penempatan kembali
dalam transpar, dan meminta persetujuan PA.
g. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan,
form penempatan kembali, surat tugas, rekening, NPWP, surat Setneg, visa,
copy pasport).
h. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani
oleh ketua PCU.
i. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU.
j. PIU menyiapkan surat keberangkatan.
k. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form
keberangkatan, form penempatan kembali, surat perjanjian 3 pihak,
nota persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, surat tugas Setneg,
rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.
14 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
l. PIU melakukan briefing peserta sebelum sebelum keberangkatan.
m. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa
boording pass, bukti pembayaran tuiton fee, bukti pembayaran asuransi
kesehatan.
PENEMPATAN DALAM NEGERI
1. Nama Proses/Kegiatan: Penempatan Dalam Negeri.
2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I) dan PMU.
3. Ketentuan:
a. Peserta dapat mendaftar di 4 (empat) pilihan universitas sesuai dengan
ketentuan POM.
b. Pilihan Bidang studi peserta sesuai dengan HCDP dan mendapatkan
persetujuan PA dan PIU.
c. Peserta dapat berkonsultasi dengan PMU dalam hal pemilihan program
studi dan universitas.
d. Biaya pelamaran untuk 4 pilihan universitas ditanggung oleh Program
SPIRIT dengan mekanisme reimburse.
e. Penempatan peserta berdasarkan status penerimaan universitas.
f. Peserta yang telah mendapatkan surat penerimaan dari Universitas melapor
kepada PA dan PIU selambat-lambatnya H+7 setelah dikeluarkannya
pengumuman penerimaan dari Universitas.
g. Keputusan akhir universitas yang dipiilih, harus dilaporkan kepada PA dan
PIU sekurang kurangnya 60 hari sebelum keberangkatan.
h. Peserta dalam negeri mendapatkan hak tuition fee, application fee, living
allowance, book allowance, operational allowance, settling allowance,
seminar cost (hanya peserta S-3 Dalam Negeri yang memperoleh), research
allowance medical check-up, domestic travel, transfer fee, dan mailling cost,
travel insurance sesuai POM.
15 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
4. Prosedur:
a. Peserta menginput pilihan universitas dan bidang studi ke dalam transpar.
b. PA dan PIU memverifikasi pilihan studi termasuk universitas sesuai dengan
HCDP. Dalam melakukan verifikasi PIU dibantu oleh PMU.
c. Peserta melakukan pelamaran ke universitas sesuai hasil verifikasi PA dan
PIU.
d. Peserta meng-upload unconditional letter kedalam transpar selambat
lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya surat penerimaan.
e. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload surat
penerimaan dalam transpar.
f. Peserta meng-input form pra keberangkatan dan form penempatan
kembali dalam transpar, dan meminta persetujuan PA.
g. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan,
form penempatan kembali, surat tugas, rekening, NPWP).
h. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani
oleh ketua PCU.
i. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU.
j. PIU menyiapkan surat keberangkatan.
k. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form
keberangkatan, form penempatan kembali, surat perjanjian 3 pihak, nota
persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, rekening, dan NPWP)
peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.
l. PIU melakukan breifing peserta sebelum sebelum keberangkatan.
m. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa
tiket , boarding pass, bukti pembayaran tuiton fee.
16 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
PENEMPATAN LINKAGE
1. Nama Proses/Kegiatan: Penempatan Linkage.
2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I) dan PMU.
3. Ketentuan:
a. Peserta dapat mendaftar di 4 (empat) pilihan universitas sesuai dengan
ketentuan POM.
b. Pilihan Bidang studi peserta sesuai dengan HCDP dan mendapatkan
persetujuan PA dan PIU.
c. Peserta dapat berkonsultasi dengan PMU dalam hal pemilihan program
studi dan universitas.
d. Biaya pelamaran untuk 4 pilihan universitas ditanggung oleh Program
SPIRIT dengan mekanisme reimburse.
e. Penempatan peserta berdasarkan status penerimaan universitas.
f. Peserta yang telah mendapatkan surat penerimaan dari Universitas melapor
kepada PA dan PIU selambat-lambatnya H+7 setelah dikeluarkannya
pengumuman penerimaan dari Universitas.
g. Keputusan akhir universitas yang dipiilih, harus dilaporkan kepada PA dan
PIU sekurang-kurangnya 60 hari sebelum keberangkatan.
h. Peserta dalam negeri mendapatkan hak di tahun pertama berupa: tuition
fee, living allowance, book allowance, settling allowance, research allowance,
shipping allowance, domestic travel, medical check-up, transfer fee dan
mailling cost sesuai POM. Hak peserta di tahun kedua berupa: tuition fee,
aplication fee, living allowance, book allowance, typing allowance, settling
in, transfer fee, mailling cost, shipping allowance, seminar cost, visa, medical
check up, health insurance, travel insurance dan international travel sesuai
POM.
17 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
4. Prosedur:
Linkage Dalam Negeri ( Tahun Pertama)
a. Peserta meng-input pilihan universitas dan bidang studi kedalam transpar.
b. PA dan PIU memverifikasi pilihan studi termasuk universitas sesuai dengan
HCDP. Dalam melakukan verifikasi PIU dibantu oleh PMU.
c. Peserta melakukan pelamaran ke universitas sesuai hasil verifikasi PA dan
PIU.
d. Peserta meng-upload unconditional letter universitas dalam negeri kedalam
transpar selambat lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya surat
penerimaan.
e. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload surat
penerimaan dalam transpar.
f. Peserta menginput form pra keberangkatan dan form penempatan kembali
dalam transpar, dan meminta persetujuan PA.
g. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan,
form penempatan kembali, surat tugas, rekening, NPWP).
h. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani
oleh ketua PCU.
i. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU.
j. PIU menyiapkan surat keberangkatan.
k. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form
keberangkatan, form penempatan kembali, surat perjanjian 3 pihak, nota
persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, rekening, dan NPWP)
peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.
l. PIU melakukan breifing peserta sebelum sebelum keberangkatan.
m. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa
tiket, boarding pass, bukti pembayaran tuiton fee.
18 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
Linkage Luar Negeri (Tahun Kedua)
a. Peserta meng-upload unconditional letter universitas luar negeri kedalam
transpar selambat lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya
unconditional letter.
b. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload
unconditional letter dalam transpar.
c. Peserta meng-input form pra keberangkatan dalam transpar, dan meminta
persetujuan PA.
d. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan,
surat tugas, rekening, NPWP, surat Setneg, visa, copy pasport).
e. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani
oleh ketua PCU.
f. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU.
g. PIU menyiapkan surat keberangkatan.
h. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form
keberangkatan, surat perjanjian 3 pihak, nota persetujuan, surat
keberangkatan, surat tugas, surat tugas Setneg, rekening, dan NPWP)
peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.
i. PIU melakukan briefing peserta sebelum sebelum keberangkatan.
j. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa
boarding pass, bukti pembayaran tuiton fee, bukti pembayaran asuransi
kesehatan.
G. Pemantauan dan Evaluasi
1. Nama Proses/kegiatan: Pemantauan dan Evaluasi.
2. Penanggung Jawab: PA, PIU (bidang II) dan PMU.
19 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
3. Ketentuan :
a. Peserta wajib mengisi dan meng-update informasi alamat tempat tinggal
selama studi.
b. Peserta wajib melaporkan kinerja studi dalam transpar secara berkala
setiap semester/kuartal.
c. Para peserta yang tidak melaporkan kinerja studi maka akan ditunda
pembayaran termin berikutnya.
d. PMU melaporkan kepada PIU perkembangan kinerja studi karyasiswa
setiap 3 (tiga) bulan-an selambat lambatnya 1 bulan setelah semester/
kuartal berakhir.
e. PA melaporkan kepada PIU perkembangan kinerja studi karyasiswanya
setiap 3 (tiga) bulanan selambat lambatnya 1 bulan setelah semester/
kuartal berakhir.
f. PIU dan atau PA dapat melakukan pemantauan secara langsung ke
universitas dan karyasiswa sesuai dengan kebutuhan, biaya pemantauan
dibebankan kepada instansi masing masing.
g. PA wajib melaporkan hasil evaluasi kepada PIU terkait dengan pelaksanaan
program SPIRIT, 1 kali setiap tahun, laporan evaluasi selambat lambatnya
disampaikan 1 bulan setelah anggaran berakhir.
h. PMU melaporkan konsolidasi hasil evaluasi kepada PIU selambat lambatnya
2 bulan setelah anggaran berakhir.
H. Penempatan Kembali
1. Nama Proses/kegiatan: Penempatan Kembali.
2. Penanggung Jawab: PA, dan PIU (bidang II).
3. Ketentuan:
a. Peserta penempatan kembali adalah peserta yang telah menyelesaikan
studinya.
20 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
b. PA harus menyusun re-entry program bagi karyasiswa SPIRIT.
c. PA harus melaporkan hasil re-entry program kepada PIU pada setiap akhir
tahun.
4. Prosedur:
a. Peserta wajib melaporkan kepada PA dan PIU paling lambat H+7 setelah
tanggal kelulusan studi.
b. Peserta meng-upload tesis/tugas akhir, transkrip dan ijazah kedalam
transpar.
c. PA menyusun re-entry program dibantu oleh konsultan re-entry program.
21 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
III. Juknis Pelatihan (Non-Gelar) SPIRIT
A. Penawaran Beasiswa Non-Gelar SPIRIT
1. Nama Kegiatan: Non-Gelar.
2. Penanggung Jawab: PA dan PIU (Bidang Diklat Perencanaan II).
3. Ketentuan:
a. Usulan pelatihan harus sesuai dengan HCDP dan dilengkapi dengan
target:1) bidang studi; 2) lokasi diklat (domestik atau overseas); 3)jumlah
peserta; 4) calon pelaksana diklat (provider); dan 5) tanggal pelaksanaan.
b. Diklat yang diusulkan harus merupakan pelatihan ready-made yaitu diklat
yang sudah pernah dilaksanakan oleh provider untuk umum, dan property
rights sepenuhnya milik provider dengan melampirkan proposal.
c. Pelatihan yang bersifat ready made dapat dilaksanakan secara kelompok
(kelas khusus SPIRIT) dengan dimungkinkan berbagai perubahan kecil
kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan, namun property rights
milik sepenuhnya provider.
d. Ready Made kelas khusus didahuluhi dengan adanya MOU antara PIU dan
calon provider, yang ditindaklanjuti dengan kontrak antara PPK Program
SPIRIT dan calon provider.
e. PA dapat mengajukan pelatihan tailor made (customized training) kepada
PIU melalui proses lelang sesuai dengan ketentuan. Pengajuan customized
training diajukan kepada PIU bersama sama dengan pengajuan AWP.
f. Topik training yang bersifat umum seperti leadership, change
management, HRM/HRD, E-Goverment, bureaucratic reform dikoordinasikan
pelaksanaannya oleh PIU.
g. Topik training yang bersifat khusus sesuai dengan tupoksi PA dapat di
koordinasikan oleh masing masing PA dan diberitahukan kepada PIU
terkait dengan proses pembayarannya.
h. Usulan pelatihan yang bersifat ready made harus diajukan 2 bulan sebelum
pelaksanaan pelatihan.
22 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
i. Pengurusan dokumen keberangkatan menjadi tanggung jawab PA,
meliputi pembuatan paspor, surat penugasan Setneg, exit permit, dan visa.
j. Kelengkapan data dalam Transpar menjadi tanggung jawab masing
masing PA (PA dapat meminta calon peserta untuk melengkapi sendiri,
atau PA membantu peserta untuk melengkapi).
k. Program SPIRIT menanggung biaya visa, asuransi, tuition fee, allowance,
dan tiket (PP).
l. Peserta yang dikoordinasikan oleh ketua kelompok harus menyerahkan
laporan pelaksanaan pelatihan (per kelompok) kepada PA dan PIU selambat
lambatnya 1 bulan setelah pelaksanaan pelatihan.
m. Pelatihan yang dilakukan lebih dari atau sama dengan 2 minggu (10 hari
efektif ), peserta harus menyerahkan draft action plan selambat lambatnya
1 bulan sebelum pelatihan.
n. Pelatihan yang dilakukan kurang dari dua minggu yang dilaksanakan
khusus untuk satu instansi tertentu, diwajibkan membuat action plan
kelompok.
o. Dalam waktu 3–6 bulan setelah pelaksanaan pelatihan, peserta baik secara
individu atau kelompok wajib mempresentasikan implementasi dari
action plan berupa seminar atau workshop yang difasilitasi oleh PA, dengan
mengundang PIU.
p. PMU melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan dan melaporkan kepada
PIU.
q. PMU melaporkan perkembangan pelaksanaan Non-Gelar SPIRIT setiap
triwulan kepada PIU.
r. Ketentuan ketentuan lainnya mengacu pada Project Opertion Manual
(POM) program SPIRIT.
23 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
B. Prosedur
TOPICAL TRAINING
a. PA mengusulkan topik pelatihan, dengan dilengkapi; 1) lokasi diklat
(domestic/Overseas); 2) daftar peserta; 3) Calon Pelaksana diklat (provider);
4) Tanggal pelaksanaan, 5) TOR, selambat lambatnya 3 bulan sebelum
pelaksanaan.
b. PIU dibantu PMU melakukan review atas brosur/proposal diklat
terhadap kualitas materi diklat dan pelaksana diklat, dan menyampaikan
rekomendasinya kepada PIU.
c. Usulan program diklat yang tidak disetujui Ketua PIU akan dikembalikan
kepada PA, melalui surat dari Ketua PIU, untuk dimintakan klarifikasi
ataupun usulan program baru.
d. Jika usulan diklat dapat disetujui oleh PIU, PMU akan melakukan:
• Menghubungi pelaksana diklat untuk mendapatkan informasi teknis
persiapan diklat.
• Mendata program diklat tersebut ke dalam TRANSPAR.
e. PIU menerbitkan Financial Guarantee, dan Memorandum of Understanding
(MoU) jika diperlukan, dibantu oleh Bidang Diklat Perencanaan II dan PMU.
f. Project Coordination Unit (PCU)/Kuasa Pengguna Anggaran/Sesmen
Kementerian PPN/Sestama Bappenas menerbitkan Nota Persetujuan.
g. PIU menerbitkan status formalitas pelaksanaan diklat kepada PPK dan PMU.
h. Ketua PIU akan mengeluarkan surat persetujuan pelaksanaan diklat kepada
PA, dan meminta PA untuk:
• Mengganti nama calon peserta jika ada calon peserta yang tidak
memenuhi persyaratan.
• Melengkapidokumenpersyaratan,bagipesertapenggantiyangbelum
melengkapi.
24 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
• MelakukanprosesregistrasicalonpesertamelaluiTRANSPAR.
• Melengkapi dokumen keberangkatan dan dokumen pencairan
anggaran atas nama masing-masing peserta paling lambat 2 bulan
sebelum pelaksanaan pelatihan, yaitu:
• SuratTugasInstansi
• Surat Penugasan ke Luar Negeri dari Kementerian Sekretariat
Negara
• PaspordanVisa
• SalinanNo.Rekening
• SalinanNo.NPWP
i. PMU menindaklanjuti persiapan pelaksanaan diklat dengan melakukan:
• Meminta pelaksana diklat untuk menandatangani MoU, dan dikirim
kepada PIU untuk ditandatangani oleh Ketua PIU.
• Mengirimkan MoU yang telah ditandatangani oleh PIU kepada
pelaksana diklat, dengan kopi kepada PPK, Bidang III, dan TU PIU.
j. Meminta undangan dari penyelenggara diklat untuk setiap calon peserta
PIU dengan dibantu PMU melakukan verifikasi topik pelatihan dengan
HCDP PA
k. PA menyampaikan kelengkapan administrasi (surat tugas, surat penugasan
setneg, pengurusan visa, copy paspor, nomor rekening, NPWP, dan exit
permit) kepada PIU selambat lambatnya 1 bulan sebelum keberangkatan
pelatihan.
l. PIU, PPK dan PMU melakukan briefing kepada peserta sebelum
keberangkatan.
m. PMU membantu PIU melakukan pemantauan pelaksanaan diklat melalui
media elektronik.
n. PMU melakukan pengumpulan dokumen untuk disampaikan kepada PPK
berupa:
25 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
• Pertanggungjawabanperjalanan(SPPD,boarding pass, tiket, kwitansi
tuition fee yang dibayarkan melalui peserta, tanda terima international
travel, tanda terima asuransi dsb).
• Laporan.
• FormulirEvaluasi.
GENERAL TRAINING
a. Calon pelaksana diklat menyampaikan penawarannya kepada PIU. PIU
dapat mengikutsertakan PMU untuk menindaklanjuti proses persiapan
penyelenggaraan diklat.
b. PMU membantu PIU untuk melakukan review atas brosur/proposal diklat
terhadap kualitas materi diklat dan pelaksana diklat, dan menyampaikan
rekomendasinya kepada PIU, serta mengidentifikasi PA yang memiliki
target program diklat yang ditawarkan dalam AWP-nya.
c. PIU mengirimkan Surat Penawaran Diklat dengan melampirkan brosur/
proposal/link website/media informasi lainnya mengenai diklat tersebut
kepada PA.
d. Jika diklat yang ditawarkan sesuai dengan target dalam HCDP dan PA
ingin mengikuti diklat yang ditawarkan tersebut, hal-hal yang perlu segera
dilakukan adalah:
• PA melakukan rekrutmen calon peserta melalui registrasi online
melalui TRANSPAR.
• PAmelakukanverifikasiuntukkriteriaseleksiakademikpeserta.
• PAmengirimkanSuratUsulanCalonPesertayangditujukankepada
PIU/Kapusbindiklatren, Bappenas, dengan melampirkan dokumen
pendukung berupa:
• SalinanSkorITPTOEFL≥450atauijazahjikacalonpesertalulusan
universitas dari luar negeri.
• SalinanSKPengangkatanPNSatauSKkenaikangolonganterakhir
• Salinanijazahpendidikanterakhir.
e. Jika perlu dilakukan realokasi peserta untuk pelaksanaan diklat yang
26 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
diusulkan, maka PA juga perlu menyampaikan permohonan Realokasi
peserta.
f. PIU mengirimkan Surat kepada PA yang berisi:
• pemberitahuan peserta yang tidak lulus seleksi, dan permintaan
penggantian calon Peserta, jika diperlukan.
• pemanggilan Peserta bagi peserta yang dinyatakan lulus seleksi, dan
meminta untuk melengkapi dokumen keberangkatan dan dokumen
pencairan anggaran atas nama masing-masing peserta:
• Surat Tugas Instansi.
• Surat Penugasan Keluar Negeri dari Kementerian Sekretariat Negara.
• Paspor dan Visa.
• Salinan No. rekening.
• Salinan No. NPWP.
g. Project Coordination Unit (PCU)/Kuasa Pengguna Anggaran/Sesmen
Kementerian PPN/Sestama Bappenas menerbitkan Nota Persetujuan.
h. PIU menerbitkan Memorandum of Understanding (MoU), dibantu oleh
Bidang dan PMU.
i. PIU menerbitkan status formalitas pelaksanaan diklat kepada PPK dan PMU.
j. PMU menindaklanjuti persiapan pelaksanaan diklat dengan melakukan:
• Meminta pelaksana diklat untuk menandatangani MoU, dan dikirim
kepada PIU untuk ditandatangani oleh Ketua PIU.
• Mengirimkan MoU yang telah ditandatangani oleh PIU kepada
pelaksana diklat, dengan kopi kepada PPK, Bidang III, dan TU PIU.
• Memantau penyelesaian dokumen keberangkatan peserta dan
dokumen pencairan anggaran (Surat Tugas, Surat Setneg, Paspor, Visa,
exit permit, salinan No.Rekening dan NPWP).
• Melakukan koordinasi dengan PPK untuk pengurusan asuransi, tiket,
dan pencairan biaya hidup.
27 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)
k. PA mengirimkan kepada PIU dokumen kelengkapan untuk pencairan
keuangan, yang meliputi:
• Surat Tugas Instansi.
• Surat Penugasan Keluar Negeri dari Kementerian Sekretariat Negara.
• Salinan No. rekening.
• Salinan No. NPWP.
• Salinan paspor dan visa.
l. PIU memberikan pengarahan keberangkatan (Departure Briefing) kepada
calon peserta.
m. PMU memantau pelaksanaan diklat melalui media elektronik.
n. Pasca diklat PMU melakukan pengumpulan dokumen:
• Pertanggungjawaban (boarding pass, tiket, tanda terima allowance,
tanda terima tuition fees, tanda terima international travel, tanda terima
asuransi, dsb).
• Laporan.
• Formulir evaluasi.
C. Evaluasi dan Pelaporan
a. PMU melakukan evaluasi berdasarkan formulir evaluasi yang telah
dilengkapi oleh peserta.
b. PMU melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan Diklat Non-Gelar SPIRIT
kepada PIU.
c. PMU melaporkan perkembangan pelaksanaan Non-Gelar SPIRIT setiap
triwulan.