2 Alta, Baja Y Modificacion De Un Documento (Registro)

Alta, baja y modificacion de un documento (registro)2

Titulo del Curso: Software “Herramienta de Documentalista” Su uso para profesionales de la informacion

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TEMARIO

1 Instalacion y personalizacion del software2 Alta, baja y modificacion de un documento (registro)3 Recolectar RSS, lector de feed4 Recolectar enlaces, captura masiva de documentos en internet5 Definicion de la Tabla de materias y del Cuadro de clasificacion6 Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion7 Importar imagenes de un disco, extraer metadatos8 Importar documentos de un disco, extraer metadatos9 Metadatos y Recuperacion de la informacion10 Difusion de la informacion, Generar informes11 Gestion de necesidades de informacion, calcular relevancia y pertinencia.

“¿Que es exactamente el documento? El documento en papel, el fichero informatico que contiene una imagen del documento, el enlace o link que nos permite acceder a la informacion que contiene.., “

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

Para reflexionar...

DESCRIPCION Y OBJETIVOS DE ESTE TEMA

Dar de alta una ficha (registro), modificarlo, darla de baja (eliminar) y duplicar una ficha.

Tambien se ofrece una introduccion a los campos que componen una ficha.

REGISTRO INFORMÁTICOEn el contexto de una base de datos, un registro es una unidad de información formada por un conjunto de datos heterogéneos agrupados en torno a uno, denominado indicativo.

Adaptación de la definición y explicación que aparece en MINGUET, Jesús María; GARCÍA, JoséMaximino; MUÑOZ GARCÍA, Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informáticos. Zaragoza:Distresa, 1985, pp. 13-14 y de: LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio; GÓMEZ-NIETO, Miguel Ángel. Ficheros: organizaciones clásicas para el almacenamiento de la información. Córdoba: Servicio de Publicaciones de la Universidad de Córdoba, 1998, p. 15.

Del Vocabulario sobre documentos electrónicos y administración electrónica elaborado por la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracion Localhttp://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf

http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf


Desde el menu principal elegimos la opcion Ver todos los documentos


Esta es la pantalla de control, en el icono Ficha podemos dar de alta, modificar, eliminar y duplicar la ficha actual.


Al pulsar en el icono FICHA se despliega un menu con las distintas opciones

Pulsamos en Alta paraañadir un nuevo documento


Al pulsar en ALTA se crea un registro en blanco, excepto el campo fecha de alta que se actualiza con el valor de la fecha actual


Cada ficha tiene una serie de pestañas, (Datos, Ver, Relaciones, NI, Materia, Datos recolectados, Recolectado RSS, Pertenecen, Ref. Biblio) Mas adelante veremos el contenido de cada una de ellas.


Como la filosofia del programa es poder almacenar todo tipo de documentos, el numero de campos es extenso, de todas maneras no siempre se usan todos ni se deben cumplimentar todos. Excepto el campo NOMBRE y URL que son obligatorios. La URL debe ser unica, no admite duplicados, el NOMBRE si se puede repetir.

Campos de la cabecera de la fichaNumero del documento, es unico y lo da automaticamente el programa

Documento, expediente o volumen

Tipologia formato del documento, PDF, DOC...

Presentacion, blog, tesis, mapa... o Boletin Oficial

Nombre del documento, podria coincidir con Titulo

URL, tambien sirve para el PATH de un documento que este en nuestro disco localc:\archivos\ejemplo.txt

Activo o inactivo, es un documento que aunque se mantiene en la base de datos, no se usa por el momento

Campos de la pestaña Datos Presentacion, este campose repite tambien en la cabecerapara que este presente aunque se cambie de pestaña

Metadatos Dublin Core, estos campos prometian mucho, pero la experiencia personal (la escasez de documentos que lo usan, o lo usan mal) es negativa

Abre el documento en el Navegador

Interes, 0,1,5 y 9 (Son valores subjetivos pero utiles)

Acepta, graba el registroCancelar: Sale sin guardar los cambios

MODIFICACION DE UNA FICHA (Registro)

Existen dos maneras de elegir la ficha a modificar

B) Haciendo doble click en la linea seleccionada (fondo azul)

A) Pulsar en el icono Ficha y en el menu ficha, elegir la opcion modificacion


Eliminar, dar de baja una sola ficha (registro), Tres pasos

1Seleccionamos la linea del registro que queremos dar de baja y pulsamos en el icono Ficha

2En el menu de Ficha elegimos Baja (Suprimir)

3 Se abre el formulario de la ficha seleccionada y pulsamos en opciones, Eliminar


Eliminar, dar de baja varias fichas (registros)Tres pasos1En la pantalla de

control se señalan las casillas de verificacion de los registros a eliminar

2 Se pulsa en el icono Proceso

3 Se despliega el menu Procesos y se selecciona la opcion Eliminar documentos seleccionados

“Desconocemos como sera la tecnologia y el acceso a la informacion dentro de una decada. Solo formando parte, aunque sea minimamente, del proceso de desarrollo, aunque sea minimamente, estaremos en mejores condiciones para asumir el futuro con exito”

(G. Toga 2009)http://www.facebook.com/group.php?group.php?gid=186557580539


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