MANAJEMEN

PROPERTIBAGIAN I

Tinjauan atas Real Properti

þ BAB 1 Pengantar Manajemen Properti

þ BAB 2 Organisasi Manajemen Properti

þ BAB 3 Praktek Manajemen Properti

þ BAB 4 Manajemen Persewaan Properti

þ BAB 5 Agen Properti

The day Man decided that it was profitable for him to give authority to another to take possession and occupy one of his dwellings, he realised that there was a need for some sort of action to ensure that the occupier complied with all the provisions permitting his occupancy. That form of action was management and the activity has since then taken its place an important activity in sustaining the value of operational property assets

(John M. Hutcheson)

PENGANTAR MANAJEMEN PROPERTI

Kehadiran perorangan publik yang dan ataupun memiliki keberadaan badan dan/atau

hukum, manajemen menggunakan baik sektor properti properti privat diperlukan maupun dalam jumlah sektor oleh

kecil maupun besar, baik dalam hal kuantitas maupun nilai uangnya. Jasa manajemen properti dapat diberikan untuk lingkup kerja yang luas maupun terbatas sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pemiliknya. 1

Dalam bab pertama ini yang merupakan pengantar dari manajemen properti, diharapkan pembaca akan mengerti dan memahami :

þ Definisi umum dari manajemen properti; þ Tujuan mengelola properti baik sebagai investasi maupun sebagai

wujud dari pelaksanaan aspek lingkungan; þ Kegiatan pokok dalam manajemen properti, mulai dari persiapan kontrak manajemen sampai kepada penyediaan manajemen sistem informasi (Management Information System) properti; þ Ruang lingkup manajemen properti baik sebagai suatu investasi, kepentingan bisnis, pajak dan asuransi maupun untuk kepentingan lainnya; þ Perlunya manajemen sistem informasi yang konkrit baik dari sisi rincian manajemen properti dan sistem keuangan yang tepat dan benar.

Dalam era globalisasi, kebutuhan manajemen properti ini sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan keberhasilan suatu bisnis/usaha suatu perusahaan terutama sejak tren kerjasama dengan pihak luar (outsourcing) di sektor privat. Dua alasan utama adalah masalah efisiensi dan konsentrasi pada core business mereka. Bahkan dalam perkembangannya sekarang mulai dikenal istilah manajemen fasilitas (facilities management) sebagai saudara kandung dari manajemen properti. Dalam manajemen ini terdapat penyediaan pelayanan fasilitas yang lebih menyeluruh untuk mendukung keberhasilan aktivitas suatu usaha, seperti

1 Property Management dan Poperty Agency, Buku I, (Kerja sama Departemen Perdagangan dan Gabungan Perusahaan Penilai Indonesia/GAPPI, 1993).

BAB 1

2

pembayaran rekening listrik, rekening air, mencarikan rumah untuk karyawan, dan lain sebagainya2.

Begitupula dengan kebutuhan akan pembangunan/pengadaan properti di sektor publik berkembang begitu pesat. Perkembangan pesat tadi disebabkan oleh meningkatnya kebutuhan akan pembangunan/ pengadaan aset di seluruh organisasi sektor publik guna memenuhi tujuannya, yaitu pemberian pelayanan (service delivery) kepada masyarakat publik secara efektif dan efisien serta mendukung pelaksanaan dari good corporate governance. Jadi, tugas dan fungsi manajemen properti itu bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.

Dengan adanya perkembangan ini sangat dirasakan kebutuhan menghadirkan manajer terampil yang profesional dalam bidang properti secara berhasil guna dan berdaya guna untuk mencapai tujuan pembangunan properti. Manajer properti adalah seseorang yang memiliki kualitas multidisiplin yang sebagian besar orang tidak memilikinya. Aktivitas manajemen properti ini berkisar dari sesuatu yang paling sederhana hingga pembuatan keputusan yang kompleks, proses pembelian atau menjual properti untuk memaksimumkan keuntungannya (returns).

Oleh karena itu, diperlukan kemampuan dan kemauan yang tinggi untuk melaksanakan tugas manajemen properti maupun aset dalam konteks yang lebih luas agar tujuan tersebut dapat tercapai. Kemampuan yang baik perlu didukung dengan pengetahuan (knowledge) tentang manajemen properti (dan aset), pengalaman yang terasah di lapangan dan juga wawasan yang menyeluruh yang berkaitan dengan masalah properti maupun aset yang begitu kompleks.

1.1 Pengenalan dan Definisi ___________________________

A. Definisi Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai suatu gabungan dari bidang- bidang kebijakan dan administrasi serta orang-orang yang mengadakan pengawasan dan mengambil keputusan yang perlu untuk melaksanakan

2 Geliat Bisnis Manajemen Properti Jor-joran Bisnis dengan Margin Kecil, Copyright © Sinar Harapan 2003.

3

tujuan bisnis pemilik dan mencapai stabilitas serta pertumbuhan3. Sementara definisi manajemen juga disampaikan oleh beberapa pakar diantaranya yaitu4:

• Mary Parker Follet

The art of getting things done through people. Pemahaman definisi ini menekankan akan arti pentingnya mengalokasikan dan memberdayakan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan.

• James Stoner

Suatu proses yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap manusia dan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dari organisasi.

Manajemen

Perencanaan Pengorganisasian Pengkoordinasian Pengarahan Pengawasan

Tujuan Organisasi

Gambar 1.1 Elemen Dasar Manajemen

Keterangan :

@ Perencanaan (planning)

Involves early thought and forecasting and anticipating changes in the future. Keberhasilan sesuatu organisasi sangat bergantung pada saat proses perencanaan awal dalam menterjemahkan suatu tujuan yang hendak dicapai. Kesalahan dalam menentukan proses suatu perencanaan bisa berakibat fatal. Oleh karena itu diperlukan suatu proses manajemen perencanaan yang matang dan menyeluruh.

3 John Downes, Jordan Elliot Goodman, Edisi Ketiga, Kamus Istilah Keuangan dan Investasi, PT. Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia Jakarta, 1999

4 Doli D Siregar, Pemahaman Bisnis Properti sebagai Titik Tolak Profesionalisme dalam Manajemen Properti, Satyatama Graha Tara, 1999

4

@ Pengorganisasian (organizing)

Involves bringing together human and material resources which includes labour, capital, land, building materials, equipment and information. Pemanfaatan dan penyusunan secara optimal dari seluruh aset yang dimiliki merupakan bentuk upaya untuk bisa lebih mengefisiensikan dan mengefektifkan organisasi untuk dapat memperoleh hasil yang optimal.

@ Pengkoordinasian (coordinating)

Establishing some form of rank or order between human resources to human resources and between human resources to material resources. Koordinasi ini dimaksudkan agar tidak terjadi hambatan-hambatan maupun misscommunication antara semua pihak yang terlibat baik dalam hubungan vertical maupun horizontal (top- down).

@ Pengarahan (leading)

Giving orders directly or indirectly to subordinate. Suatu organisasi sangat memerlukan suatu arahan yang jelas dan tegas, baik yang disampaikan secara langsung maupun tidak langsung dari atasan kepada bawahan melalui forum formal maupun informal (sesuai dengan hierarki struktur organisasi). Ketidak jelasan dalam hal masalah ini bisa menimbulkan kesalahan dalam mentafsirkan suatu perintah/tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya.

@ Pengontrolan (controlling)

To investigate and evaluate and make sure the order is carried through so that the aim is achieve”. Tahap yang sangat memegang peranan pada bagian akhir adalah pengawasan secara menyeluruh atas keseluruah aktifitas organisasi. Dan segera menyelesaikan setiap permasalahan ataupun kendala yang ada dan selanjutnya memberikan masukan (input) sebagai feedback atas kebijakan-kebijakan yang ada dalam suatu organisasi untuk selanjutnya bisa dilakukan penyempurnaan-penyempurnaan.

• Arthur G. Bedeian

Procces of achieving desired result through efficient utilization of human and material resources. Menurut Arthur justru mendefinisikan manajemen sebagai keseluruhan dari suatu proses yang melibatkan efisensi dalam memanfaatkan baik sumberdaya manusia maupun sumber daya material yang dimiliki oleh suatu organisasi.

5

Dari beberapa definisi manajemen di atas semuanya memiliki kesamaan bahwa pada intinya untuk mencapai tujuan suatu usaha memerlukan suatu proses yang menyeluruh dalam mengurus (management) dan memadukan sumber daya manusia dengan sumberdaya material yang dimiliki oleh suatu organisasi

B. Definisi Properti

Dalam ilmu penilaian, properti diartikan sebagai harta kekayaan. Menurut Real estat Handbook, Properti didefinisikan sebagai : the rights that one individual has in lands or goods to the exclusion of all others; rights gained from the ownership of wealth5.

Pemahaman arti properti ini sendiri menjadi sangat luas, namun pada dasarnya merupakan suatu hak yang dimiliki oleh seseorang atas properti tersebut.

Sedangkan untuk Real estat didefinisikan sebagai: in law, land and everything more or less attached to it. Ownership below to the center of the earth and above to the heavens. In business, the activities concerned with ownership and use transfers of the physical property6. Tentunya definisi ini berbeda dengan apa yang berlaku di Indonesia bahwa apa yang ada di dalam bumi dan di atas bumi tidak dapat dimiliki oleh perseorangan karena hukum pertanahan di Indonesia menganut azas horizontal.

Secara umum Real estat dapat digolongkan sebagai berikut : a. Sektor Perkebunan, Pertambangan dan Perhutanan (Rubber Estate, Oil

Palm Estate, forestry, coal mining, etc). b. Sektor Perumahan (Housing Estate, Multy Residential, Real estat

Complex, etc). c. Sektor Komersial (Shopping Centre, Office Building, Apartment, Hotel, ,

Trade Center, etc). d. Sektor Industri (Industrial Estate, Industrial Park, heavy, medium and

weight industrial, Etc).

Real Property adalah The interest, benefits and rights inherent in ownership of physical real estat . Sedangkan Estate sebagai The present interest in real property.

5 Jack C. Harris., Jack P. Friedman, Real Estate Handbook, 4th Ed. Barron’s Educational Series,Inc. New York . 1997

6 Ibid

6

Tanah, Real Properti

Bangunan & Pengembangan Lainnya (other improvements)

Personal Properti

- Goodwill - Hak Patent - Franchises - Merek Dagang (Trade Mark) - Hak Cipta

(Copyright) - Proprietary Processes

- Saham - Investasi - Deposito - Piutang Dagang

BERWUJUd (TANGIBLE)

- Machine & Equipment - Fixtures & Furniture - Moveable PROPERTI

- Operational Equipment - Jewelry

Properti

Properti Non Komersial

Komersial

TAK BERWUJUD (INTANGIBLE)

SURAT BERHARGA

Sumber: Modul DPT III Khusus Keahlian Pajak, Penilai, BPLK Depkeu, 1991 Gambar 1.2 Skema Penggolongan Properti

C. Definisi Manajemen Properti

Secara umum Manajemen Properti dapat diterjemahkan sebagai : @ Pengelolaan harta kekayaan. Dalam hal ini ruang lingkupnya

dipersempit terbatas untuk barang berwujud (tangible assets). @ Suatu cabang usaha real estat yang meliputi penyewaan, pengawasan, penagihan sewa, perawatan dan pengelolaan real estat untuk pihak lain.

7

Menurut Real Estate Handbook, Manajemen Properti didefinisikan sebagai :

The operation of property as a business, including rental, rent collection, maintenance, etc. The following tasks are often required in the ownership of property such as accounting and reporting, leasing, maintenance and repair, paying taxes, provision of utilities and insurance, remodeling, rent rate setting and collection, acquisition and disposition, development and rehabilitation feasibility, financing and income tac accounting7.

Definisi ini menunjukkan bahwa ruang lingkup pekerjaan manajemen properti sangat luas dan diperlukan keberadaannya untuk kelangsungan properti maupun bisnis itu sendiri.

Sedangkan menurut beberapa pakar, manajemen properti didefinisikan sebagai berikut8:

• Scarret

To seek to control property interest having regard to the short and long term objectives of the property owner and particularly to the purpose for which the interest is held. Properti Manajemen berfungsi untuk mewujudkan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang yang dikehendaki oleh pemilik. Untuk itu keberadaan properti manajemen ini untuk memastikan apakah kebijakan-kebijakan (policy making) yang dibuat sudah sesuai dan sudah dilaksanakan sehingga keberadaan dan kelangsungan dari properti tetap bisa dipertahankan.

• Peter Tan Peng Khon

Strategic ideas formulated and scope of services established to manage properties to meet the objectives of the owner. Properti manajer dalam hal ini bertugas memformulasikan suatu kebijakan dalam bentuk perencanaan makro (strategic plan) maupun perencanaan mikro (tactical plan) untuk memastikan keinginan investor bisa terwujud.

• Michael Thorncorf

Ketentuan dan pengawasan mengenai suatu properti dengan tujuan memperoleh keuntungan secara optimal tidak selalu didasarkan semata-mata pada nilai uang, tetapi mencangkup juga persyaratan kepentingan masyarakat, status, kewibawaan, peta politik, dengan berbagai ragam kepentingan atau hasrat keinginan suatu golongan.

7 Ibid 8 Doli D Siregar, Pemahaman Bisnis Properti sebagai Titik Tolak Profesionalisme dalam Manajemen Properti, Satyatama Graha Tara, 1999

8

• Douglas Street

Manajemen properti bertujuan untuk mengawasi suatu properti untuk tujuan jangka pendek atau jangka panjang bagi pemilik properti terutama dalam kaitan kepemilikan properti tersebut; yaitu melaksanakan aktifitas sewa-menyewa, mengadakan negoisasi harga sewa dan menilai kembali harga sewa (rent review) ruang tersebut serta perpanjangan sewa-menyewanya dikemudian hari pada saat jangka waktu sewanya sudah habis, meneliti pemeliharaan gedung secara fisik dan ketentuan sangsi hukum dalam kontrak sewa-menyewa, melibatkan pada kegiatan perluasan (upgrading) maupun kemungkinan terjadinya suatu merger, peka dan jeli melihat peluang untuk pengembangan secara potensial serta secara hukum mewakili pemilik serta memenuhi kewajiban sosialnya terhadap masyarakat.

Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa tugas dan fungsi manajemen properti bukanlah pekerjaan yang sedemikian sederhana, tetapi merupakan suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus dan pengalaman yang luas.

1.2 Tujuan Manajemen Properti _______________________

Walaupun ruang lingkup properti manajemen sangat luas, namun secara umum dilihat dari tujuannya manajemen properti dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) , yaitu:

a. Mengelola properti sebagai investasi / bisnis. Ini merupakan tugas yang memerlukan keahlian khusus karena mengelola properti sebagai investasi sangat terkait dengan faktor-faktor eksternal seperti peraturan pemerintah, faktor persaingan, permintaan dan penawaran, selera konsumen dan lain sebagainya. Tujuan utamanya adalah memaksimalkan pendapatan dan modal dari investor.

b. Mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan properti sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan efisien. Tujuannya adalah untuk menghambat laju penyusutan ataupun terjadinya kerusakan pada properti maupun lingkungan sekitarnya.

Oleh karena itu, tujuan akhir yang akan dicapai dalam manajemen properti ini ialah mencakup sistem organisasi yang efektif serta pembinaan, koordinasi dan pengawasan para tenaga terampil untuk meningkatkan pendapatan dari properti tersebut dan bersamaan dengan itu pula menjamin serta melindungi properti dan peralatannya dari kerusakan serta limbah dengan cara pemeliharaan yang baik dan benar. Dengan demikian

9

kedepan prospek manajemen properti ini akan terus berkembang sesuai dengan permintaan pasar yang akan terus meningkat baik disektor privat maupun sektor publik.

1.3 Kegiatan Manajemen Properti _____________________

Beberapa kegiatan atau aktivitas dalam manajemen properti meliputi:

a. Mempersiapkan dan membuat kontrak manajemen (Management Contract). Seluruh kontrak harus dibuat dengan jelas dan memuat seluruh isi perjanjian yang harus ada di dalamnya sehingga tidak menimbulkan potensi konflik di kemudian hari. Misalnya kapan mulai dan berakhirnya suatu kontrak, apa yang menjadi kewajiban dan hak masing- masing pihak, sangsi dan lain sebagainya.

b. Menyusun rencana manajemen dan pengambil alihan tugas manajemen dari sebuah properti (Taking Over Management). Rencana disusun harus secara detail meliputi rencana dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang serta kapan properti manajemen mulai dilibatkan, apakah pada saat awal sebelum pembangunan (pre construction), pada saat pembangunan (under construction), maupun pada saat bangunan telah siap untuk dihuni dan dioperasikan (operational building). c. Memelihara dan mengelola bangunan (Maintenance and Building Management). Dalam kaitannya dengan masalah biaya pemeliharan bangunan /Life Cycle Costing (LCC) perlu perencanaan dan aplikasi yang tepat sasaran. Karena lalainya pelaksanaan dari tugas ini, kerusakan kecil pada bangunan akan mengakibatkan kerugian yang jauh lebih besar. Selain itu pengelolaan bangunan secara menyeluruh termasuk faktor keamanan dan kenyamanan bangunan bagi pengguna perlu diutamakan.

d. Melakukan pemasaran dan negosiasi harga sewa (Marketing and Lease Negotiation). Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan suatu properti yang dikelola sebagai suatu investasi. Dengan kemampuan yang dimiliki oleh seorang properti manajer diharapkan dapat memaksimalkan tingkat hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate).

e. Mengatur sistem penagihan dan pengelolaan uang sewa (Lease Management & Rental System). Data base harus jelas dan up to date

10