1998 08-28 mm (costa rica, una - spanish) - workflow-documents

2/18/2013

Workflow & Administración de Documentos

Mike Andy Marin Lara mmarin <at> filenet.com

mmarin <at> computer.org

mmarin <at> acm.org

Agosto 28, 1998

Objetivo

Presentar una introducción a las tecnologías de

administración de documentos y workflow que incluya el

estado actual y posible futuro de esta tecnología

Temática

Introducción a la Administración de Documentos

Introducción al Workflow (flujo de trabajo)

Estándares

Implementaciones

Futuro de estas tecnologías

Tabla

de

Contenido

Introducción a la Administración de Documentos

Que es un documento

Importancia de los documentos

Que es la administración de documentos

Meta-data

Historia de la administración de documentos

Tabla

de

Contenido

Que es un documento

Tableta cuneiforme

Papiro

Papel Vídeo

Sonido

Multi-media

Fotografia

Mapa

Reporte

Pintura

Grabación

Imagen

Etc.

Página de Web

La importancia de los documentos

~80-90% de toda la información corporativa reside en

documentos

Documentos usan

~40-60% del tiempo de los trabajadores

~20-40% de los costos de labor

El Documento como Activo Estratégico Crítico para describir ideas y problemas organizaciones

complejos

Provee contexto

Integra, documenta, y comunica la organización

Importante para sobresalir en el mercado

Material de mercadeo

Manuales de uso de los productos

Pocas veces es reconocido como estratégico

ISO 9000 es una excepción

Qué es la Administración de Documentos

Sistemas para administrar colecciones de documentos

Administración:

Acciones tomadas hoy para proteger el futuro

Procesos y tecnologías para proteger el valor futuro de

los documentos

Meta-data

Información acerca de los datos

Le da sentido a los datos

Es la base para describir el comportamiento de un

documento

Los humanos pueden (y los computadoras no)

crear meta-data

resolver ambigüedades

Documentos normalmente contienen meta-data que es

ambigua

Historia de la Administración de Documentos

Faces (documentos en papel):

Documentos Impresos en Papel

Automatización de los documentos impresos

Documentos Electrónicos

Documentos Activos

Aplicable también a otros medios físicos diferentes del

papel

Documentos Impresos

Enfoque:

Peculiaridades del medio físico (papel)

Herramientas:

Lápiz y papel

Máquina de escribir

Meta-data:

Dada por de artefactos visuales

Formato y tipo de letra

Tabla de contenido, índice, tablas, etc..

Documentos Impresos (2)

Ventajas:

Flexibilidad

Costo de producción es bajo

Administración:

El uso eficiente del espacio es mas importante que el

rehuso y la búsqueda

Concentrada en la producción, almacenamiento, y

búsqueda

Documentos Impresos (3)

Limitaciones:

Espacio de almacenamiento

Mantenimiento es costoso

Automatización de los Documentos Impresos

Enfoque:

Generación de documentos impresos

Simular la máquina de escribir

Herramientas:

Procesador de palabras

Meta-data:

Igual a los documentos impresos

Provee algún control sobre la meta-data

Formato y tipo de letra

Automatización de los Documentos Impresos (2)

Ventajas:

Incrementa la productividad individual

Facilita la corrección de documentos

Mejor control sobre el formato del documento

Permite formatos mas complejos

La interfaces de usuario es fácil de usar porque

simula el papel


Administración:

Se concentra en adquirir las herramientas necesarias

El resultado final es papel y se administra igual que

los documentos impresos


Limitaciones:

Perpetua los problemas de los documentos impresos

Solo resuelve el problema de la producción de los

documentos

Optimiza productividad individual pero les optimiza

productividad global.

Se producen más documentos de los necesarios

Documentos Electrónicos

Enfoque:

Automatizar el proceso de documentos

La oficina sin papel

Proveer repositorios centrales de documentos

Herramientas:

Computadora conectada a una red

Correo electrónico

Sistemas de administración de documentos

Documentos Electrónicos (2)

Meta-data:

Se empieza a reconocer la importancia de Meta-data

Usada para buscar y proveer índices de documentos

Titulo

Autor

Sujeto


Ventajas:

Incrementa la productividad del grupo

El documento empieza ha ser más importante que la

representación en papel

Distribución automática

Hyperlinks a otros documentos

Se incrementa la eficiencia operacional


Administración:

Se empieza a manejar todo el ciclo de vida del

documento

Manejo de los repositorios de documentos

Demanda varios formatos (papel, PDF, HTML, CD-

ROM, Etc.)

Derechos de acceso (seguridad)


Limitaciones:

Mucha información es irrelevante

La calidad y relevancia de la meta-data es un factor limitante

Se introducen problemas de quien es el dueño de la

información

Problema políticos, de autoridad y autonomía

Documentos Activos

Enfoque:

Integración de diversos sistemas

Creación de documentos dinámicamente

Documentos transciendes y de corto ciclo de vida

Documentos creados como resultado de una búsqueda

Herramientas

Computadora conectada a una Intranet

Futuro sistemas de administración de documentos

Documentos Activos (2)

Meta-data:

Importante para ensamblar diversos documentos

Ventajas:

Los documentos son personalizados y responden a

un interés particular

Los documentos exhiben comportamiento

El contenido y la presentación son dinámicos

Interactivos

Sensitivos al contexto

Producidos cuando se necesitan

Documentos Activos (3)

Administración:

Las relaciones entre documentos y meta-data son

mas importantes

Los sistemas de documentos son mas complejos y

granulares

Limitaciones:

Tecnología esta en su infancia

Preguntas

Introducción al Workflow (flujo de trabajo)

Definición

Workgroup versus workflow

Tipos de workflow

Ventajas de workflow

Tabla

de

Contenido

Definición

Automatización de procedimientos, donde documentos,

información o trabajos son pasados de participante en

participante, basado en reglas o procedimientos que

han sido predefinido

Es la automatización de los procesos de negocios

Proveedor Proceso Cliente

entradas salidas

realimentacion

Workflow Coordinación

Workflow es workgroup con coordinación (en tiempo y

espacio)

Workflow coordina:

Que tarea se debe hacer

Cuando se debe de hacer

Quien la debe de hacer

Como se debe hacer

Woorkflow Coordinación (2)

Infrastructura de computacion

El Processo (workflow)

Organiza

cion

Mapa de Workflow

Workgroup versus Workflow

Workgroup permite que grupos e individuos se

comuniquen y compartan información entre ellos. El

objetivo es compartir información. Ejemplos: Lotus

Notes, MS Exchange, Novell’s Group Wise.

Workflow coordina el proceso de la información entre

los participantes. El objetivo es forzar el proceso.

Tipos de Workflow Alta

Bajo Alta Complejidad

Planificado

Bajo

Flexibilidad

Ad-Hoc

Administrativo

Producción

Ad-Hoc

Basado en correo electrónico

Bueno para procesos no planeados

Útil para trabajadores profesionales y de alta creatividad

Procesa bajo volúmenes de trabajo

Ejemplo: plan de mercadeo

Administrativo / Colaboración

Basado en correo electrónico o formas

Bueno para procesos planeados

Útil para trabajadores administrativos

Procesa mediano volúmenes de trabajo

Ejemplo: reporte de gastos

Producción / Transaccional

Basado en imbox o integrado en las aplicaciones

Bueno para procesos complejos, rígidos, y de mucho

volumen

Bueno también para procesos con regulaciones

estrictas

Útil para trabajos repetitivos

Procesa alto volúmenes de trabajo

Ejemplo: reclamo de seguros

Ventajas de Workflow

Maximiza la productividad

Automáticamente busca, distribuye, y presenta el

trabajo.

Ayuda a identificar y eliminar cuellos de botella

Monitorea los procesos

Administra la distribución del trabajo

distribuye trabajo a los empleados disponibles

Reduce costos

menos papel y pérdida de documentos

Importancia del Workflow

Permite modelar, ejecutar, y

monitorear los procesos

La empresa puede reaccionar

rápidamente a los cambios de

mercado

Incrementa la competitividad de

una empresa

Ejecutar

Modelar Monitoriar

Preguntas

Estándares

Los estándares y la innovación

Organizaciones de estándares

Tabla

de

Contenido

Estándares

Promueven inter-operabilidad (interoperability)

Solo sobreviven los que el mercado encuentra útiles

Estándares e innovación son polos opuestos

Innovación,

Divergencia

Estandarización,

Convergencia

Organizaciones de Estándares

AIIM (Association for Information and Image

Management)

WfMC (Workflow Management Coalition)

OMG (Object Management Group)

IETF (Internet Engineering Task Force)

W3C (World Wide Web Consortion)

Association for Information and Image Management (AIIM)

Objetivo

Todo lo referente a microfilm y documentos

electrónicos

Reuniones

Una grande al año (AIIM Show)

Dirección

http://www.aiim.org

AIIM Estándares en este área

DMA (Document Management Alliance)

Interface para repositorios de documentos

Soporta búsqueda de múltiple repositorios

ODMA (Open Document Management API)

Interface para abrir, listar, y cerrar archivos

Workflow Management Coalition (WfMC)

Objetivo

Estándares de workflow

Promover la tecnología de workflow

Reuniones

Cuatro al año (dos en USA y dos en Europa, y cada

año alterna con otro continente)

Dirección

http://www.wfmc.org

WfMC Estandares

WPDL (Workflow Process Definition Language)

Interface 1

Lenguaje para describir workflows

WAPI (Workflow API)

Interfaces 2 y 3

Interfaces entre el cliente y el sistema de workflow

WfMC Estándares (2)

Workflow Interoperabilty

Interface 4

invocación remota de workflow

“email MIME Binding”

Workflow Audit Specification

Interface 5

Describe la información de auditoria que se debe

mantener

Object Management Group (OMG)

Objetivo

Estandarización de CORBA

Reuniones

Seis al año (USA y Europa)

Dirección

http://www.omg.org

OMG Estándares de este área

Workflow Management Facility (JoinFlow)

Ejecución de workflow en un ambiente CORBA

En el proceso de estandarizar:

Definiciones de workflow

Administración de documentos

Internet Engineering Task Force (IETF)

Objetivo

Todo lo referente a la Internet

Reuniones

Tres al año

Dirección

http://www.ietf.org

http://www.isi.edu/rfc-editor

IETF Estándares de esta área

WebDAV (WWW Distributed Authoring and Versioning)

Editar documentos en XML/HTML desde un browser

SWAP (Simple Workflow Access Protocol)

Protocolo basado en HTTP

Similar a JoinFlow (OMG effort)

World Wide Web Consortion (W3C)

Objetivo

Todo lo referente a la world wide web

Dirección

http://www.w3.org

W3C Estándares de este área

XML (Extensible Markup Language)

Meta-lenguage para definir markup languages

Permite definir meta-data

Preguntas

Implementanciones

Factores para el éxito de las implementaciones

Administrando el cambio

Ejemplo: cuentas por cobrar

Tabla

de

Contenido

Factores críticos para el éxito de las implementaciones

Soporte de la alta gerencia

Organización orientada a los procesos

Una cultura receptiva al cambio

Empezar con un proyecto piloto

Administrando el Cambio

Tan importante como el aspecto técnico

Cuatro dimensiones

Técnica

Organización

Cultural

Humana

La mayoría de los problemas son debido a la mala

preparación de la organización para el cambio

Ejemplo:

Una compañía de rentar autos

Sistema de cuentas por cobrar

Procesa 80.000 recibos anuales

Tiene 80 oficinas

Descripción del sistema Scanea e indexa los recibos, y los almacena en discos

ópticos

Automáticamente compara los recibos con la orden de

compra

Prioritiza el trabajo y lo envía a los oficinistas

Está integrado con el sistema de cuentas por cobrar del

mainframe

El mainframe crea la factura y aprueba el pago

Las excepciones son manejadas por los supervisores

Resultados

35-40% de reducción de mano de obra

Reducción del espacio de almacenamiento

Recibos pagados 4 veces mas rápido que el sistema

manual

El ciclo de pago se redujo de 5 a 2 días

Las operaciones se centralizaron de 5 regionales a una

Se redujo el numero de administradores debido a la

centralización

Resultados (2)

Nueva organización: grupo de preparación de baches,

grupo que procesa los recibos, y supervisores que

procesan las excepciones.

Los cuellos de botella de supervisores revisando los

recibos fue eliminado.

Se eliminó la búsqueda manual de recibos.

Se eliminó el número de documentos perdidos o mal

archivados.

Se redujo el número de errores

Preguntas

Futuro

Futuro de éstas Tecnologías

Áreas de investigación

Tabla

de

Contenido

Futuro de estas tecnologías

Se están integrando en los sistemas operativos y los

sistemas de correo electrónico.

El principal modo de acceso será el browser.

Todos los productos se están orientando a la

Internet/Intranet/Extranet.

Será central para el comercio electrónico.

Habrá mayor integración entre administración de

documentos y workflow.

Áreas de Investigación

Administración de documentos y workflow en la Internet

Transacciones de larga duración y compensación

Bases teóricas para el workflow

Petri-Nets

Constraint based workflow

Rule based workflow

Workflow adaptativo

Workflow flexible

Preguntas

2/18/2013

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Mike Andy Marin Lara

[email protected]

Agosto 28, 1998

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