EXHIBITOR PROSPECTUS

SPONSORSHIP OPPORTUNITIES The International Society for the Study of Xenobiotics (ISSX) was founded with the purpose of promoting the interaction of scientists dedicated to the study of xenobiotics in living systems. The 18th North American Regional Meeting will continue that tradition and provide your organization with the opportunity to interact with a broad representation of researchers and scientists from around the globe who are interested in the advancement of the science. The meeting provides an outstanding venue for you to reach decision‐makers who purchase your products and services. 

We sincerely hope that you consider exhibiting at the 18th North American Regional Meeting.  Contents: Exhibit Space Rental Fees ………………………………………………………………………………………………..  Exhibit Schedule ………………………………………………………………………………………………………………  Exhibit Contacts ………………………………………………………………………………………………………………  Past North American Regional ISSX Meeting Statistics ……………………………………………………  General Exhibit Information ……………………………………………………………………………………………. Important Dates ………………………………………………………………………………………………………………  Sponsorship Packages ………………………………………………………..…………………………………………..  Special Event Sponsorships ………………………………………………….…………………………….…………..  Promotional Items and Break Sponsorships …………………………………………………………………….  Program Advertising …………………………………………………………….…………………………………………  Industry‐Supported Symposia ………………………………………………………………………………………….  Exhibitor Rules and Regulations …………………………………………….………………………………………..  Exhibitor Contractor Information …………………………………………….…………………………………….. Exhibit Floor Plan ……………………………………………………………………………………………………………. Exhibitor Application Form ……………………………………………………………………………………………… Sponsorship & Advertising Form ……………………………………………….…………………………………… 

2 2 2 3 4 – 5 5 6 7 7 8 8 9 – 13 14 – 15 16 17 18   

     

  

   

We Invite You to Exhibit at the 18th North American ISSX Meeting

1

 

All exhibits are 10 ft x 10 ft with traditional pipe and drape. Each in‐line booth is $2,750 US*. A corner booth is $3,000 US*.  

Each exhibit booth includes: 

One (1) table 

Two (2) chairs 

One (1) ID sign with company name and booth number 

One (1) complimentary exhibit personnel badge 

Three (3) additional exhibit personnel badges at a reduced rate ($500 each)  

One (1) 50‐word company description and black‐and‐white logo in the meeting’s final program or other exhibit material  

13 hours of exhibition time 

Priority points toward higher exhibits ranking in future ISSX meetings 

*Other services such as carpet, equipment rental, Internet, electrical, miscellaneous services, and janitorial services may incur additional charges.

 

Exhibit Dates & Hours* 

Exhibit Registration 

Sunday, October 14, 2012 10:00 a.m. – 7:00 p.m. 

Exhibit Move‐In 

Sunday, October 14, 2012 8:00 a.m. – 5:00 p.m. 

Welcome Reception 

Sunday, October 14, 2012 7:00 p.m. – 9:00 p.m. 

Show Dates 

Monday, October 15, 2012 11:00 a.m. – 4:30 p.m.  

Tuesday, October 16, 2012 9:45 a.m. – 1:30 p.m.   

Wednesday, October 17, 2012 9:45 a.m. – 1:30 p.m. 

Exhibitor Move‐Out 

Wednesday, October 17, 2012 1:30 p.m. – 8:00 p.m.    

*Times are subject to change.

 

Poster Viewing Hours* 

Monday, October 15 

11:00 a.m. – 6:00 p.m. 

Tuesday, October 16 

7:30 a.m. – 6:00 p.m. 

Wednesday, October 17 

7:30 a.m. – 1:30 p.m. 

Exhibition Contacts: 

International Society for the Study of Xenobiotics 2025 M Street NW, Suite 800 Washington, DC 20036 USA Email: meetings@issx.org 

Contessa Gibson, Exhibits Sales Coordinator Telephone: +1‐312‐673‐5528 Fax: +1‐202‐367‐2139 

Email: cgibson@issx.org 

Jennifer Montague, Exhibits Coordinator Kelly Marks, Conference Manager Telephone: +1‐202‐367‐1138 Fax: +1‐202‐367‐21329 

Email: meetings@issx.org 

ISSX Exhibit Space Rental Fees

18th North American Regional ISSX Meeting Exhibits Schedule

2

17th North American Regional Meeting 

Atlanta, GA, USA October 16 – 20, 2011 Total Exhibiting Companies: 63 

16th North American Regional Meeting Baltimore, MD, USA October 18 – 22, 2009 Total Exhibiting Companies: 60 

 

15th North American Regional Meeting  San Diego, CA, USA October 12 – 16, 2008 Total Exhibiting Companies: 61 

14th North American Regional Meeting  San Juan, Puerto Rico October 22 – 26, 2006 Total Exhibiting Companies: 57

Past North American Meeting Exhibitors

ABC Laboratories Absorption Systems Advanced Chemistry  Development, Inc (ACD/Labs) Advion Affymetrix Agilent Technologies Agilux Laboratories, Inc AIM Research Company Alturas Analytics, Inc. Applied Biosystems Avogadro BASi BD Biosciences BioTrove Brival Bruker Daltonics CellzDirect/Invitrogen Celsis In Vitro Technologies Cerep Charles River  

Codexis Covance CXR Biosciences Limited Cypex Ltd. Cyprotex Discovery DILAB Inc. Enthalpy Analytical, Inc. FQS Poland LTD. GE Healthcare Huntingdon Life Sciences Informa Healthcare Publishers Lablogic Corporation LEAP Technologies Lhasa Limited Lonza Walkersville, Inc MPI Research NoAb Bio Discoveries Optivia Biotechnology Oxford Biomedical Research Pacific BioLabs Pharma Algorithims 

Pharmanet Development Group Promega Corporation Puracyp, Inc QPS‐ Quest Pharmaceuticals Qulayst Quotient Bioresearch Regenemed, Inc. RTI International SAI SAI Advantium Pharma Limited Simulations Plus SOLVO Biotechnology Symcyp Limited Tandem Labs Thermo Scientific University of Washington Vitron, Inc Waters Corporation WIL Research Laboratories XenoBiotic Laboratories, Inc XenoTech 

 

 

Past ISSX North American Regional Meeting Statistics

3

 

Exhibit Space Rental Fees and Space Assignments  Exhibit booth size will be 10 ft x 10 ft. The cost for an inline exhibit space is $2,750 US. The cost for a corner booth is $3,000 US. Full payment for each booth must accompany the Exhibitor Application to reserve space.  The deadline for receipt of the Exhibitor Application and full payment prior to early space assignment is June 1,  2012. Notifications of space assignment will be emailed by June 15, 2012. 

Exhibit Ranking 

Space assignments will be made based on company rank position. Rank refers to the number of prior ISSX meetings at which a company has exhibited or presented an Industry‐Supported Symposium. Ranks of companies that have exhibited at an ISSX meeting range from 1‐45 as of January 2012. All applications received with full payment prior to June 1,20122, will  be assigned space based on ranks. If more than one company with the same rank requests the same location, space will be assigned based on the date of receipt of application and full payment. After June 1, 2012, all remaining spaces will be assigned on a first‐come, first‐served basis,  regardless of rank. Exhibitor Applications submitted after June 1, 2012, must accompany full payment for  exhibit space. Space will be assigned based upon availability. 

Cancellation and Refund Policy 

Notification of cancellation must be made in writing. If space is canceled prior to June 29, 2012, a refund of the amount paid, less 50%(US), will be issued. No refunds will be issued after June 29, 2012.  All sales made after   June 29,2012, are final and non‐refundable.  

Exhibitor Badges 

All Exhibitors must register for badges. One (1) complimentary badge for exhibit personnel will be included with each 10 ft x 10 ft exhibit booth space. Up to three (3) additional badges for exhibit personnel will be issued for an additional fee of $500 each. The deadline for Exhibitor staff registration is September 28, 2012. Any registrations received after September 29 cannot be accommodated. Exhibit personnel badges are to be used by company personnel working at the exhibit. The Exhibitor personnel badges allow entry to the scientific sessions of the meeting when the exhibits are closed.  

Exhibitor Service Kits 

The Exhibitor Service Kit will be available to fully paid Exhibitors by the end of July 2012.  The Exhibitor Service Kit contains order forms and other important information regarding move‐in and move‐out of exhibits, labor, shipping, utilities, and other supplies and services. 

Security 

General security will be provided for perimeter access control beginning on exhibit move‐in until exhibit move‐out. Security and the protection of special valuable items are the responsibility of each Exhibitor at the Exhibitor’s own expense.  

Company Description/Logo for the Final Program 

A 50‐word description and logo for each exhibiting company will be included in a special supplemental Exhibitor program. Company descriptions and high‐resolution black‐and‐white logos must be received by August 3, 2012.  

 

18th North American Regional ISSX Meeting Exhibit Information

4

Social Functions  

Exhibitor‐sponsored receptions, dinners, or other entertainment activities and/or meetings may not be scheduled in direct conflict with a scientific session of the meeting, a Society function, or during show hours. Please refer to the enclosed Exhibitor Rules for details. 

Industry‐Supported Symposia  

Industry‐Supported Symposia (ISS) are commercially-supported educational symposia held in conjunction with  ISSX scientific meetings. Information presented in the ISS must be balanced and provide attendees with anobjective viewpoint. Proposals to host an ISS will be evaluated for the ability to provide educational content distinct from that in the official ISSX scientific program. Sessions will be held in the morning before the ISSX symposia. It is recommended that a continental breakfast be provided to attendees to help drive attendance at your session. A limited number of sessions are available. Interested companies should apply through www.issx.org/Dallas/ISS.  

Pre‐Registration Mail Label Purchase 

For additional information on renting the pre‐registration attendee mailing list, please contact ISSX at information@issx.org or +1‐202‐367‐1160. 

ISSX Room Rate 

Rooms have been reserved at the Hilton Anatole Hotel at specially-negotiated rates exclusive to ISSX. For  more information, or to secure a hotel reservation, please visit www.issx.org.  The online hotel reservation system will open in May 2012. 

 

 

June 1, 2012  

Deadline for Exhibitor Application and full booth payment to ISSX prior to early space assignment. 

WdzƴŜ мрΣ 2012  

Notification of space assignments is emailed to exhibitors. Also included: 

Exhibit personnel badge registration information 

Company description/logo information 

Pre‐registration mail labels order form 

Post‐meeting registration mail labels order form 

June 29, 2012 Deadline for written cancellation of exhibit space. 

July 2012 

Exhibitor Service Kits are emailed. 

August 3, 2012 

Deadline for 50‐word company description and high‐resolution (300 dpi or higher) black‐and‐white logo. meeting program Please note: Low resolution or low quality logo files will not be accepted. 

August 10, 2012 

Deadline for submission of the ISS application and abstract. 

September 10, 2012 

Deadline for submission of Onsite Program Advertising. 

September 28, 2012 

Deadline for exhibitor staff registrations. 

 

   

18th North American Regional ISSX Meeting Important Dates

5

 Design your own sponsorship package! You have the freedom of choice and the sky’s the limit.  This is your opportunity to be creative with your strategy for increasing your market share and raising your company’s profile. 

Mix and match from the options on pages 6‐7 to create your own package.  We can assist you in creating a custom sponsorship package that fits your budget and your marketing needs.  Contact our Sales Manager, Contessa Gibson, at (312) 673‐5528 or by email at cgibson@issx.org.  

Diamond Sponsor ‐ $25,000 

Choice of two special events  Choice of one promotional item/break  10’ x 20’ corner exhibition booth  Four complimentary meeting registrations  Use of pre‐ and post‐conference mailing  

lists for one printed mailing (with approval of mail piece from ISSX) 

Insert in attendee tote bags (sponsor provides 1,000 copies and ships to ISSX) 

Full‐page color advertisement on the  outside back cover of the meeting program 

Sponsor Recognition Package * 

Platinum Sponsor ‐ $15,000 

Choice of one special event  Choice of one break or one  

promotional item/break  10’ x 20’ corner exhibition booth  Four complimentary meeting registrations  Insert in attendee tote bags (sponsor 

provides 1,000 copies and ships to ISSX)  Use of pre‐ and post‐conference mailing  

lists for one printed mailing (with approval of mail piece from ISSX) 

Full‐page color advertisement (premium  position) in the meeting program  

Sponsor Recognition Package * 

Gold Sponsor ‐ $10,000 

Choice of one break function  Choice of one promotional item/break  10’ x 10’ exhibition booth  Three complimentary meeting 

registrations  Full‐page color advertisement in  

the meeting program  Sponsor Recognition Package * 

Silver Sponsor ‐ $7,500 

Choice of one break function or one promotional item/break 

10’ x 10’ inline exhibition booth  Three complimentary meeting 

registrations  Half‐page color advertisement in  

the meeting program  Sponsor Recognition Package * 

Sponsor ‐ $5,000 

10’ x 10’ exhibition booth  Two complimentary meeting registrations  Half‐page color advertisement in  

the meeting program  Sponsor Recognition Package *

 

   

18th North American Regional ISSX Meeting Sponsorships

* Sponsor Recognition Package 

  Acknowledgement in conference marketing materials       Recognition on the ISSX Web site 

  Company description and logo in the conference program       Sponsor ribbons for on‐site personnel  

  Recognition on slides before each scientific session      Recognition in the ISSX Newsletter   

  Two invitations to the ISSX President’s Reception 

6

 

 Keynote Speaker ‐ $10,000  Logo on projection screens before &  after lecture  Insert in attendee tote bags (sponsor provides 

1,000 copies and ships to ISSX)  Company logo and name referenced in all 

instances in which keynote session  information appears in the meeting program 

Recognition on the ISSX website   Sponsor ribbons for on‐site personnel  Recognition in the ISSX Newsletter 

Opening Welcome Reception ‐ $10,000 

Signature company‐themed cocktail offered at the bars, promoted with your company’s name and logo 

Logo on event signage  Insert in attendee tote bags (sponsor provides 

1,000 copies and ships to ISSX)  Recognition on the ISSX website   Sponsor ribbons for on‐site personnel  Recognition in the ISSX Newsletter 

 

Party at Eddie Deen’s Ranch ‐ $10,000  Signature company‐themed cocktail offered at the 

bars, promoted with your  company’s name and logo 

Bandanas imprinted with company name and logo provided to each attendee 

Opportunity to welcome attendees from the stage  Logo on signs in each motor coach   Insert in attendee tote bags (sponsor provides 

1,000 copies and ships to ISSX)  Recognition on the ISSX website   Sponsor ribbons for on‐site personnel  Recognition in the ISSX Newsletter  Opportunity to upgrade event offerings at direct 

cost 

Student/Postdoc Networking reception ‐ $4,000  Logo on event signage  Insert in attendee tote bags (sponsor provides 

1,000 copies and ships to ISSX)  Recognition on the ISSX website   Sponsor ribbons for on‐site personnel  Recognition in the ISSX Newsletter

Hotel Key Cards ‐ $5,000 

Your logo appears on the hotel key cards for all attendees staying at the Hilton Anatole Hotel.  From the beginning of their stay until checkout, your logo will make an impression and be a part of the meeting experience. 

Meeting Tote Bags ‐ $5,000 

The meeting tote bag sponsorship means that your company name and logo travels everywhere throughout the meeting – hotel, restaurants, the airport, and more – both during and after the meeting. 

Conference Notebooks ‐ $3,500 

Place your message directly in front of attendees at the meeting and for months to come as attendees refer to their notebooks and use them for other purposes once back at home.  This opportunity includes a full-page back cover advertisement in full color on the 5” x 7” spiral bound notebooks. 

Name Badge Lanyards ‐ $2,500 

Recognition of your company name and logo printed on the name badge lanyards.  In addition, sponsor 

information will be listed on the ISSX meeting website. 

Beverage Breaks ‐ $2,500 

Your company will be recognized on signs at each beverage station.  Imprinted napkins displaying your company name and URL can be added for a nominal fee.    Coffee breaks fuel up the attendees and are sure to draw attention to your company. 

Meeting Bag Inserts ‐ $1,500 

Inserts provided by your company, subject to ISSX approval.  Inserts should be sized  no larger than 8 ½” x 11” double‐sided.  Brochures are acceptable but must not exceed 8 ½” x 11” when opened.  Maximum of two inserts per sponsor. 

Meeting Attendee Lists ‐ $350 

Get your message directly into the hands of your prospective customers.  Pre‐ and post‐meeting lists are provided electronically to your mailing house and may be used one time per purchase.  Lists are seeded to determine unapproved use.  Lists contain mailing addresses only for physical mailings and do not include telephone numbers or e-mail addresses.   

   

ISSX Promotional Items and Beverage Breaks 

18th North American Regional ISSX Meeting Special Events

7

 

Explore opportunities for enhancing your company’s profile while accelerating your market value and visibility. Show your support of ISSX and our 18th North American Meeting by advertising in the official meeting program. The deadline for receipt of ads is September 10, 2012. Prices apply to registered exhibitors at this meeting.  

Fees increase by $500 USD for any companies wishing to advertise but not exhibit at the meeting. 

Specifications 

The publication trim size is 8.5” x 11”. All advertising is subject to ISSX approval. Please contact information@issx.org for acceptable criteria prior to submitting artwork. 

 Submit the Sponsorship & Advertising form on page 18 of this prospectus with your advertisement by email to information@issx.org.  Premium placement advertisements will be included as part of your sponsor package if not already purchased by another advertiser. 

 

Industry‐Supported Symposia (ISS) are commercially‐supported educational activities held in conjunction with ISSX scientific meetings. Information presented in the ISS must be balanced and provide attendees with an objective viewpoint. Proposals for ISS will be evaluated for the ability to provide educational content distinct from that in the official ISSX scientific program.  

Sessions will be held  before and after the daily ISSX symposia. It is recommended that entities provide food and beverage to attendees. A limited number of sessions are available. The ISS fees are $4,000 for breakfast symposia and $5,000 for afternoon symposia. 

The ISS fee includes promotion by ISSX as a web link, half‐page ad in the newsletter (if timing permits), a listing in the Final Meeting Program (if timing permits), two free meeting registrations and up to two additional 

reduced rate meeting registrations (at the same price as those offered to exhibitors).  Expenses related to audio‐visual services, food & beverage, etc. will be borne by the company hosting the ISS. 

ISS #1    Monday, October 15, 2012    7:45 a.m. ‐ 8:45 a.m.    $4,000 US ISS #2    Monday, October 15, 2012    7:45 a.m. ‐ 8:45 a.m.    $4,000 US ISS #3    Tuesday, October 16, 2012    7:45 a.m. ‐ 8:45 a.m.    $4,000 US ISS #4    Tuesday, October 16, 2012    7:45 a.m. ‐ 8:45 a.m.    $4,000 US ISS #5    Tuesday, October 16, 2012    4:00 p.m. – 5:30 p.m.    $5,000 US ISS #6    Tuesday, October 16, 2012    4:00 p.m. – 5:30 p.m.    $5,000 US ISS #7    Wednesday, October 17, 2012    7:45 a.m. ‐ 8:45 p.m.    $4,000 US ISS #8    Wednesday, October 17, 2012    7:45 a.m. ‐ 8:45 p.m.    $4,000 US 

Proposal submissions are due by August 10, 2012 and must include the following:  Application Form  Educational Statement  

  Content Outline 

  Learning Objectives

Visit www.issx.org/Dallas/ISS to view the complete guidelines and application form.   

18th North American Regional ISSX Meeting Program Advertising

Industry‐Supported Symposia

8

 

Purpose 

By providing opportunities to interact with a broad representation of its membership and other researchers interested in the advancement of the science, ISSX provides an opportunity for Exhibitors and Corporate Supporters to reach decision-makers who purchase your products and services. Therefore, ISSX is committed to fostering and improving its relationship with Exhibitors and Sponsors to ensure the future success of programs. The purpose of this policy is to establish guidelines for ISSX interactions with its Corporate Supporters to ensure that all Sponsors and Exhibitors are treated fairly  and equitably while maintaining the rigor and integrity of ISSX’s programs and activities. 

Corporate Space in Exhibition Hall: Exhibit Assignment Process 

ISSX will employ a space assignment process based on a ranking system according to commitment to ISSX. The primary determinants of rank are past attendance and historical support of ISSX activities, i.e., a point system based on the number of meetings attended as an Exhibitor (including all regional and international meetings) and participation in Industry‐Supported Symposia sessions. Choice of location will be offered, in order, to companies/organizations according to a rank system. As of January 2012 data, Exhibitors have earned 1‐45 points. 

On a date to be specified to Exhibitors in advance, space will be assigned according to rank, with highest-ranked companies being assigned space first.   

After the deadline, assignments will be made on a first‐come, first‐served basis according to the date and time that the deposits are received, regardless of rank. Rank will be used only in the event of a tie (if two companies request the same location and their forms are received on the same date, the company with the higher rank will have priority).  

Space Fee: Fees are established annually; for the ISSX meeting to be held in Dallas, Texas, USA in 2012, the fee is $2,750 US for an inline booth space and $3,000 for a corner exhibit booth space.   

Social Events 

Events that are purely social in nature (such as a customer‐appreciation event) should be scheduled with the ISSX office so as to avoid conflicting with any scheduled event, educational or social, in the  meeting program. Exhibitors and Sponsors should consult with the ISSX office to ensure that this criterion is met. 

Carpet 

The exhibit hall at the Hilton Anatole is NOT fully carpeted. ISSX will carpet aisle space within the exhibit area. All Exhibit Booths must be completely carpeted by the exhibitor and the carpet must completely cover the total square footage of the exhibit space based on the final exhibit hall floor plan. All exhibits not appropriately carpeted, at the discretion of exhibit management, will be carpeted and/or corrected by the official general contractor  at  the expense of the exhibitor.    

ISSX Exhibitor Rules and Regulations 

9

Exhibitor’s Representative 

The Exhibitor will name one (1) individual as the duly authorized representative in charge of the exhibit. This individual will assume responsibility for all negotiations with ISSX and the official meeting and general service contractor. In addition, this individual will receive all official correspondence from ISSX referring to the exhibit and will be responsible for communicating this information to registered personnel from the exhibiting company and other third‐party contractors. 

Exhibit Personnel 

All participants affiliated with exhibits must be registered. Each person will be issued an Exhibitor’s badge and must be employed by the Exhibitor or have a direct business affiliation. Exhibiting companies receive one (1) complimentary badge per 10 ft x 10 ft exhibit booth space. Three (3) additional badges are available for $500 each. Please note that an Exhibitor’s badge will admit an individual to the ISSX exhibit hall, meeting sessions and welcome reception. Individuals must register separately to attend the banquet. A list of all exhibit personnel must be submitted to ISSX no later than September 28, 2012. Badges will be available at the Exhibitor Registration Counter onsite. Exhibits must be staffed at all times during the meeting. Those companies that do not keep their exhibits staffed and operating until the official closing time jeopardize their participation at future ISSX meetings. 

Admission 

ISSX shall have sole control over all admission policies at all times. Any person visiting the exhibits or attending any function of the meeting will be required to register and wear an appropriate badge while in attendance. Children ages 12 and under are not permitted in the exhibit hall at any time. There will be no exceptions to this policy. Exhibitors are permitted inside the hall two (2) hours prior to show opening each day in order to prepare their exhibits. 

Subletting of Exhibit Space and Prohibited Uses 

Exhibitors are prohibited from assigning or subletting a booth or any part of the space allotted to them. Exhibitors cannot exhibit or permit any merchandise or advertising materials to be exhibited in their space that are not a part of their own regular products. It is not permitted for money to change hands (including credit card payments) for products, merchandise, membership, or services of any kind in the exhibit hall. Orders may be taken for payment at a later date. 

Prizes and Lotteries 

ISSX does not permit prizes and lottery‐type drawings to take place at our scientific meetings.  

ISSX Logo 

ISSX’s name, meeting name, and/or meeting logo may not be used without permission. The use of the ISSX name and/or meeting logo may, on occasion, be associated with corporate support opportunities.    

10

Giveaway Items 

All items must be approved by ISSX in writing prior to the meeting. Preferred items for distribution at exhibit spaces are those that contribute to the educational requirements of the attendees or items that are useful to the participants at the meeting and/or in the professional activities of the exhibit visitor. All items must be made available to all visitors to your exhibit and must be small in size and may be imprinted with your company name and/or product name. A Promotional Item Request Form will be provided with your exhibit confirmation if you are interested in distributing promotional materials. Unapproved items may not be distributed. If any Exhibitor is found distributing materials that have not been officially approved, the items will be removed. All costs incurred by the removal of unapproved items shall be borne by the Exhibitor. Compliance with all state and federal regulations regarding gifts to physicians is the sole responsibility of the Exhibitor. Items that have been approved in the past include: pens, Post‐it® note cubes, magnetic paper holders, etc. 

Food and Beverage Distribution 

Distribution of food and beverages from exhibits must be approved by ISSX in writing prior to the meeting and must be purchased through the hotel’s exclusive caterer. Items such as coffee, frozen desserts, whole fresh fruit, packaged nuts, candies and bottled waters may be considered. Once ISSX provides approval, we will refer you to the appropriate contact at the Hilton Anatole Hotel to make  arrangements. 

Ads, Literature, Door Drops 

Canvassing or distributing advertising matter outside the Exhibitor’s own space is not permitted. Solicitations of business—and/or conferences in the interest of business—except by exhibiting firms, are prohibited. All Exhibitor literature must be distributed from within the space assigned. Only literature published or pre‐approved by ISSX may be distributed in the registration area, meeting rooms, hotels, and/or in other areas used by the convention attendees. Hotel “door drops” are not permitted. Music Licensing/Audio Presentations 

The Exhibitor shall be responsible for securing any and all necessary licenses or consents for: (a) any performances, displays and/or other uses of copyrighted works or patented inventions; and (b) any use of any name, likeness, signature, voice and/or other impression; and (c) other intellectual property owned by any third party that is used directly or indirectly by the Exhibitor. The Exhibitor agrees hereby to indemnify, defend and hold ISSX harmless from and against any claim of liability and any incident or resulting loss, cost and/or damage (including costs of lawsuit and attorney’s fees) for failure to obtain these licenses or consents and/or for infringements or other violations of the property rights and/or the rights of privacy or publicity of any third party. The use of loudspeakers, recording equipment, television sets, computers, radios and/or the use of machinery or any device that is of sufficient volume to annoy neighboring Exhibitors will not be permitted.    

11

FDA Federal and State Regulations 

Exhibiting companies that have questions regarding drug promotion should contact the Food & Drug Administration (+1‐888‐463‐6332). Each exhibiting company is individually responsible for compliance with all FDA, US, federal and any applicable city or province regulations. 

Accessibility for Persons with Disabilities 

The representatives of each exhibiting company will be responsible for making their exhibits accessible to persons with disabilities as required by the Americans with Disabilities Act. It is understood that ISSX will be held harmless by the exhibiting company for the failure of its representatives to comply with the requirements as stated in the Americans with Disabilities Act.  

Security and Insurance 

ISSX will provide 24‐hour guard service in and around the exhibit hall from move‐in through move‐out and will exercise reasonable care for the protection of Exhibitors’ materials and displays. The furnishing of such service is in no case to be understood or interpreted by Exhibitors as a guarantee to them against loss, theft and/or damage of any kind. ISSX or any officer, its agents, staff members, the hotel and/or the official service decorator will not be liable for the safety of the Exhibitors’ property, agents and/or employees from theft and/or damage by fire, accident or any other causes. Exhibitors wishing to insure their exhibit materials, goods and/or wares of exhibits against theft, damage by fire, accident or loss of any kind must do so at their own expense. Each exhibiting company is responsible for obtaining insurance (liability and fire/theft) in such amounts as deemed appropriate to comply with its obligations hereunder and for its own protection. 

Limitations and Liability 

Exhibitors or their agents may not allow any articles to be brought into the exposition or any act performed on the premises that would invalidate the insurance or increase the premium of the policies held by the management of the hotel, the official general service contractor  and/or ISSX; nor permit anything to be done by their employees and/or their agents through which the premises, property or equipment of ISSX, the official general service contractor, the hotel and/or other Exhibitors will be  damaged. The Exhibitor and/or the exhibiting company will be held liable for any damage resulting from such violation. All space is leased subject to these restrictions. ISSX has the right to terminate an Exhibitor’s rights pursuant to this contract at any time after discovery of a violation of this provision. The Exhibitor agrees to protect, save and keep ISSX, the Hilton Anatole Hotel and the official general service  contractor  forever harmless from any damage or charges imposed for violation of any law or ordinance by the Exhibitor, company employees or agents, and to strictly comply with the applicable terms and conditions contained in the agreement between ISSX, the Hilton  Anatole Hotel and the official  general service contractor  regarding the exhibition premises; and further, the Exhibitor shall at all times protect, indemnify, save and keep harmless ISSX, the Hilton Anatole Hotel and the official general service contractor  against and from any and all loss, cost, damage, liability or expense that arises out of, from or by reason of any act or omission of Exhibitor, company employees and/or agents.    

12

Fire Regulations 

All materials used in the exhibit area must be flameproof and fire‐resistant to conform to local fire ordinances and in accordance with regulations established by the National Association of Fire Underwriters. Crêpe paper, corrugated paper, flameproof or otherwise, will not be permitted. All displays are subject to inspection by the Fire Prevention Bureau. Any exhibits or parts thereof found not to be fireproof may be ordered dismantled. All aisles and exhibits must be kept clear at all times, and fire stations and fire extinguisher equipment are not to be covered or obstructed. Absolutely no storage of any kind will be permitted behind an Exhibitor’s booth. 

Character of Exhibitǎ The character of the exhibits is subject to the approval of ISSX. The right is reserved to refuse contracts not meeting the standards required or expected, as well as the right to curtail exhibits, or parts thereof, that reflect against the character of the meeting. This reservation applies to persons and their conduct, articles of merchandise, printed matter, souvenirs, catalogs and any other items, without limitations, that affect the character of the exhibit. 

Violations 

Each Exhibitor, company agents, and employees agree to abide by the contract conditions/rules and regulations set forth herein, or any subsequent amendments or interpretations. Violation of any of these regulations on the part of the Exhibitor, company employees or agents shall annul the right to occupy space, and such Exhibitor will forfeit to ISSX all monies that may have been paid. Upon evidence of violations, ISSX may re‐enter and take possession of the space occupied by the Exhibitor and may remove all personal items at the Exhibitor’s risk. The Exhibitor shall pay all expenses and damages that ISSX may incur thereby as a result. In addition, ISSX may refuse to permit the Exhibitor to participate in future meetings. 

Cancellations 

In the event of exhibition cancellation due to fire, strikes, government regulations or other causes beyond ISSX’s control, ISSX shall not be held liable for failure to hold the 18th North American Regional Meeting as scheduled and ISSX shall determine the amount of the exhibit fees to be refunded, if any.    

13

 

Contractor Service 

ISSX designates Official Show Contractors to provide various services to the  Exhibitor. Such contractors provide all show services other than supervision. The Exhibitors shall provide only the material and equipment that they own and that are to be used in the exhibit space. All other items used in the exhibit must be procured only through Official Show Contractors. 

Labor: Full‐time employees of an exhibiting firm may install and dismantle their own and respective company displays based on the following guidelines. Any outside or additional labor required for installation, dismantling or decorating is to be performed by the Official General Service Contractor under the guidelines established by the International Association for Exposition Management. Exhibitors, show organizers, and other clients may handle their own materials that can be carried by hand by one (1) person. Exhibitors may not bring or use carts, pallet jacks or other material handling equipment that would interfere with the operations of the Official General Service Contractor. All materials, other than Exhibitor‐handled materials as described above, are chargeable as material handling and will be handled through the Official General Service Contractor. There are no storage facilities available for materials handled by Exhibitors. 

Exhibitor‐Appointed Contractors: An Exhibitor‐Appointed Contractor (EAC) is any company other than the designated Official General Service Contractor listed in the Service Kit, that provides a service (display installation and dismantle, models, florists, photographers, audiovisual, etc.) and needs access to the exhibit at any time during the installation, show dates or dismantling. Exceptions to using the Official General Service Contractor will be granted only if such exception does not interfere with or prejudice the orderly installation, interim services or dismantling of the exhibit. No exception will be granted if it is inconsistent with the commitments made and obligations assumed by ISSX in any contract with service contractors or in its agreements and lease with the exposition facility. For services such as electrical, plumbing, telephone, data lines, cleaning, food and beverage, water/drain, compressed air and drayage, no exception will be made and the Official General Service Contractor designated by ISSX must be used. Should the Exhibitor utilize an EAC for any service, the Exhibitor agrees to indemnify and hold harmless ISSX, the Official General Service Contractor, and the exhibit facility from any act or situation which would cause ISSX, the official service decorator, and the facility to become liable or suffer losses, damages, injuries, claims, demands, and expenses, including legal expenses, due to the presence or actions of the non‐Official Show Contractor. The Exhibitor further agrees to obtain an original certificate of insurance from his or her EAC with the limits and terms as shown in item B. Exhibiting companies, their designated agents and/or EAC must confine their activity to their assigned space. Exhibit facility corridors, hallways, loading docks and marshaling areas are not to be used for any purpose other than ingress and egress.    

ISSX Exhibitor Contractor Service Information 

14

ISSX will consider exceptions to the use of ISSX Official Show Contractors only when the Exhibitor has completed the following steps by September 3, 2012: 

(A) The exhibiting company has notified ISSX in writing of the name, address and contact name of those independent service companies by submitting a letter on the Exhibitor’s company letterhead for each company being used. Please note: Notification must include an original signature and be from the exhibiting company. 

(B) The Exhibitor employing an EAC has provided proof in the form of Certificates of Insurance to ISSX of sufficient insurance to cover the activities of said EAC (see item C below). 

(C) As stated above, Certificates of Insurance for an EAC are the responsibility of the exhibiting company and must include workers compensation/employers liability ($1,000,000) and comprehensive  general liability insurance ($1,000,000). The workers compensation and employers liability insurance  must provide a minimum limit of $1,000,000 and meet the requirements of the city of Dallas, Texas, USA.   

(D) All employees, representatives and/or agents representing the Exhibitor must be fully-identified by  an official ISSX convention badge. All EACs must furnish ISSX with a list of full‐time employees of their company who will be working during installation, show dates and/or dismantling. 

Failure to meet any one of the above steps could jeopardize the ability of the EAC to obtain proper authorization for installation, servicing or the dismantling of exhibits. 

Amendments 

ISSX shall have sole authority to interpret and enforce all rules and regulations contained herein, to make any amendments thereto and to make such further rules and regulations as shall be deemed necessary in order for the 18th North American Regional Meeting to operate smoothly.  Hotel Accommodations 

All sleeping room reservations must be made using the ISSX website (www.issx.org) or by calling the  Hilton Dallas Anatole Hotel directly at +1 ‐214‐748‐1200.  It is a violation of the ISSX exhibiting contract to make reservations outside of the official ISSX hotel block without written permission from ISSX. 

15

 Hilton Anatole 

Dallas, Texas, USA October 14‐18, 2012 

10’ x 10’ Exhibit Booths 

  ENTRANCE

 

18th North American Regional ISSX Meeting Exhibit Floor Plan

16

 

Please type or clearly print the name of the person who will be officially responsible for this exhibit. This person will receive communications from ISSX about exhibiting at the meeting. An email address is required. 

Company Name: Contact Name: 

Address: 

City:          State/Province:       ZIP/Postal Code: 

Country:        Telephone:        Fax: Email Address:        Web Site: 

Exhibit Fee June 1, 2012 is the deadline for receipt of the Exhibitor Application prior to early space assignment using the  rank system. 

Please check      Full payment for 10 ft x 10 ft inline booth space enclosed ($2,750 US)       Full payment for 10 ft x 10 ft corner exhibit booth space enclosed ($3,000 US) 

Exhibit location desired, in order of preference (see floor plan on page 15):  1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

6. 

Competition from which you desire separation:  1.  2. 

Companies which you desire to be near: 1.  2. 

Additional considerations (please describe any special requirements):   

Signature:  

 

By signing above, the individual signing this contract represents and warrants that he/she is duly authorized to execute this binding contract and agrees to receive email and fax correspondence from ISSX at the contact information provided on this form. The individual has read, understands and agrees to all of the terms of this document and to the ISSX Exhibit Rules and Regulations, which are hereby expressly incorporated herein. 

Cancellation Policy Notification of cancellation must be made in writing. If space is canceled prior to June 29, 2012, a refund of the amount paid, less 50% (US), will be issued. No refunds will be issued after June 29, 2012. All sales made after   June 29, 2012, are final and non-refundable.  

Payment Information   Check Enclosed (drawn from a US bank)    Bank Transfer (contact meetings@issx.org for instructions) 

Please reference your company name and meeting on the check or bank transfer details.  

Return Exhibitor Application and payment to: 

ISSX Exhibits | 2025 M Street NW, Suite 800 | Washington, DC 20036 USA 

18th North American Regional ISSX Meeting Exhibitor Application

17

 

Please type or clearly print the name of the person who will be officially responsible for the sponsorship(s). This person will receive communications from ISSX about the meeting sponsorship(s). An email address is required. 

Company Name: Contact Name: 

Address: 

City:          State/Province:       ZIP/Postal Code: 

Country:        Telephone:        Fax: Email Address:        Web Site: 

Sponsorship Packages:   Diamond Sponsor ‐ $25,000   Platinum Sponsor ‐ $15,000 

  Gold Sponsor ‐ $10,000   Silver Sponsor ‐ $7,500 

  Meeting Sponsor ‐ $5,000 

Special Events:   Keynote Speaker ‐ $10,000   Opening Welcome Reception ‐ $10,000 

  Party at Eddie Deen’s Ranch ‐ $10,000   Student/Postdoc Networking Reception ‐ $4,000 

Promotional Items and Beverage Breaks:   Hotel Key Cards ‐ $5,000   Meeting Tote Bags ‐ $5,000   Conference Notebooks ‐ $3,500   Industry Supported Symposium (ISS)* ‐ $4,000 

  Name Badge Lanyards ‐ $2,500   Beverage Break ‐ $2,500   Meeting Tote Bag Insert** ‐ $1,500   Pre‐ or Post‐Meeting Attendee Mailing List ‐ $350 

Meeting Program Advertising:   Outside Back Cover, Full Page ‐ $4,250 bw | $5,000 c   Inside Front Cover, Full Page   ‐ $3,750 bw | $4,500 c   Inside Back Cover, Full Page    ‐ $3,250 bw | $4,000 c 

  Inside Page, Full Page         ‐ $1,500 bw   Inside Page, Half Page        ‐ $1,000 bw   Inside Page, Quarter Page ‐ $1,000 bw

*An ISS requires an additional application. Please visit www.issx.org/Dallas/ISS to review the Guidelines and Application. For more information about ISS, please contact Zoë Fuller, Senior Program Coordinator, at zfuller@issx.org or by telephone: +1‐202‐367‐1160. 

**Inserts must be pre‐approved and should be no larger than one single sheet at 8.5” x 11” (double‐sided insert is acceptable). 

Payment Information   Check Enclosed (drawn from a US bank) in the amount of _________   Bank Transfer (contact information@issx.org for instructions)   Credit Card Charge* in the amount of _________  

Cardholder’s Name: 

Card Number:                  Expiration Date: 

Signature:                  Today’s Date: 

*Conversion fees assessed by the bank or credit card company are the sole responsibility of the cardholder. 

Please reference your company name and meeting on the check or bank transfer details. 

Return Sponsorship Application and payment to: 

ISSX Exhibits | 2025 M Street NW, Suite 800 | Washington, DC 20036 USA 

18th North American Regional ISSX Meeting Sponsorship & Advertising

18