CNPS CAISSE NATIONALE DE PREVOYANCE SOCIALE

INSTITUT DE FORMATION AUX METIERS DE LA SECURITE SOCIALE

(IM2S)

CENTRE IVOIRIEN DE FORMATION DES CADRES DE SECURITE SOCIALE

(CIFOCSS)

CYCLE DES TECHNICIENS DE SECURITE SOCIALE

17ème

PROMOTION

RAPPORT DE STAGE

SCOLARITE 2012 / 2013

PRESENTE PAR : MAITRE DE STAGE :

M. SIELE Olivier M. DRAME Yaya

CNSS du CONGO BRAZZA Chef de Service Formation

et Perfectionnement

ELABORATION DU PLAN

DE FORMATION

A L’IPS-CNPS

DEDICACE

CE DOCUMENT EST DEDIE A :

SIELE Laurentin, mon père ;

NGANDZIEME Lucienne, ma mère ;

AMPILA Yvonne, ma sœur ainée ;

In memoriam ; pour l’amour avec lequel vous nous avez élevés (nourris,

soignés et formés) malgré les difficultés de la vie et pour les sages conseils

prodigués. Que vos esprits reposent au côté du DIEU TOUT PUISSANT ;

SIELE Jean Baptiste, mon frère ainé, pour ta préoccupation sans faille à ma

situation professionnelle ;

NKILI Emilienne et MASSIELE Gertrude, mes sœurs, pour vos apports et

aides de toute nature et les paroles réconfortantes;

OPOU Eve Aline, ma femme, pour ton soutien sans cesse avant, pendant et

après la traversée du désert ;

Vos conseils et orientations ont toujours été ma boussole.

Mes enfants, neveux, nièces et petit(e)s fil(le)s, suivez mon exemple et allez

plus loin dans la vie professionnelle.

REMERCIEMENTS

La Formation au CIFOCSS, le stage pratique à L’IPS-CNPS et la rédaction du

présent document est l’aboutissement d’un long processus ; c’est ainsi que

mes remerciements vont à l’endroit de tous ceux qui ont contribué de loin ou

de près à sa réalisation, la liste n’étant pas exhaustive.

M. ONDONGO Evariste, Directeur Général de la CNSS du Congo

Brazzaville et toute l’Administration pour la pleine

implication dans la formation du personnel;

M. NDOUMI Bernard, Directeur Général de l’IPS-CNPS de la Côte

d’Ivoire;

M. BILE Jean Marie, Directeur des Ressources Humaines de l’IPS-

CNPS;

M. GNAKPA Vincent, Directeur de l’IM2S et toute l’Administration

du CIFOCSS;

Mme SANOUSSI Andrée, Chef du Département Gestion

Administrative et Prévisionnelle à la DRH et

l’ensemble de ses collaborateurs;

M. DRAME Yaya, Chef de Service Formation et Perfectionnement,

ainsi que ses collaborateurs;

Pour l’implication et le soutien multiforme qui a permis le bon déroulement

de la Formation et la rédaction du rapport.

La 17ème

Promotion des Techniciens de Sécurité Sociale, pour m’avoir

choisi comme Délégué Adjoint, la franche collaboration et le respect

pendant le déroulement de toute la formation, ainsi que les collègues

des autres cycles de la scolarité 2012-2013.

Vous n’avez ménagé aucun effort en m’aidant à progresser sur la voie tracée

par le Tout Puissant. Merci à toute ma Famille, aux Amis et Connaissances

du CONGO et de la COTE D’IVOIRE.

Que toutes les personnes (Hommes, Femmes, Enfants, Jeunes, et Vieux) qui

ont rendus agréable mon séjour en terre Ivoirienne, trouvent ici l’expression

d’une sincère amitié ; GRAND MERCI.

QUE LE DIEU TOUT PUISSANT, Maitre du temps et des

circonstances exauce la prière de chacun. AMEN.

SOMMAIRE

PAGES

AVANT PROPOS 1

LISTE DES TABLEAUX 3

LISTE DES ABREVIATIONS 4

INTRODUCTION 5

I. PRESENTATION GENERALE 8

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’IPS-CNPS 9

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LA DRH ET DU SERVICE FORMATION 12

II. ELABORATION DU PLAN DE FORMATION 15

CHAPITRE 1 : DESCRIPTION DES ACTIVITES 19

SECTION 1 : IDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION 19

SECTION 2 : ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION 21

SECTION 3 : VALIDATION DU PLAN DE FORMATION 23

CHAPITRE 2 : ANALYSE DES ACTIVITES ET DES DONNEES 29

SECTION 1 : ANALYSE DES ACTIVITES DU PLAN DE FORMATION 29

SECTION 2 : ANALYSE DES DONNEES DU PLAN DE FORMATION 32

III. OBSERVATIONS, CRITIQUES ET SUGGESTIONS 37

CHAPITRE 1 : OBSERVATIONS ET CRITIQUES 38

SECTION 1 : OBSERVATIONS 38

SECTION 2 : CRITIQUES 39

CHAPITRE 2 : SUGGESTIONS 41

CONCLUSION GENERALE 44

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

TABLE DES MATIERES

AVANT-PROPOS

Dans le souci permanent de disposer d’un personnel performant,

d’améliorer la qualité des Services rendus aux usagers et pour une meilleure

gestion de l’Institution, la CNPS a signé à Yamoussoukro le 20janvier 1984,

une convention dite convention IVOIRO-FRANCAISE DE FORMATION

avec le Centre National d’Etudes Supérieures de Sécurité Sociale de France

(CNESSS). Le Centre Ivoirien de Formation des Cadres de Sécurité Sociale

(CIFOCSS) est l’aboutissement de cette convention, avec pour mission, la

Formation du personnel des Organismes Africains de Sécurité Sociale. Le

Centre assure essentiellement une Formation initiale avec cinq cycles à

savoir :

1) Le Cycle des Cadres Supérieurs de Sécurité Sociale : une scolarité de

18mois dont 14mois à Abidjan et 4 mois en France;

2) Le Cycle des Cadres Moyens de Sécurité Sociale;

3) Le Cycle des Contrôleurs d’Exploitation;

4) Le Cycle des Contrôleurs en Prévention;

5) Le Cycle des Techniciens de Sécurité Sociale;

Tous ces autres cycles ont une scolarité de 12 mois à Abidjan dont 2

mois de stage pratique. Au moment de la rédaction de ce présent rapport, le

CIFOCSS assure la Formation de la 17ème

promotion des Techniciens de

Sécurité Sociale, composée d’un effectif de trente sept (37) étudiants de

quatre nationalités. Ce sont:

01 Malien

02 Burkinabés

04 Congolais (Congo Brazzaville)

30 Ivoiriens

1

Notons que le volet Formation continue est du ressort du Centre de

Perfectionnement. La note de service n°088/CNPS/DG/2009du 06/03/2009,

portant création de l’Institut de Formation aux Métiers de la Sécurité

Sociale (I M 2 S), fait du CIFOCSS, un des Centres de Formation de l’Institut

(Annexe n°1).

Après neuf mois de cours théoriques (du 13/08/2012 au 26/04/2013),

nous avons effectués un stage pratique à la Direction des Ressources

Humaines de l’IPS- CNPS du 13 Mai au 02 Août 2013 soit 2 mois et demi. Le

passage dans les différents Services de la dite Direction a eu lieu du 13 mai

au 13 juin 2013 à savoir : le Service Social, le Service Médical, le Service

Administration, le Service Paie, et le Service Formation et Perfectionnement

(voir note de service n°29/2013/DGAP/DRH/CNPS du14/05/2013 en annexe

n°2).

Durant ce passage, le Service Formation et Perfectionnement a

particulièrement retenu notre attention. Les raisons qui ont suscitées cet

intérêt sont les suivantes:

Sa spécificité : De par l’ambiance très conviviale et chaleureuse qui y règne

Au point ou nul ne saurait faire la différence entre le Chef de Service, son

collaborateur et les stagiaires.la disponibilité du Chef de Service et de son

Collaborateur à fournir toutes les informations utiles à l’élaboration de ce

présent rapport malgré, les nombreuses charges du Service et le déficit en

effectif.

L’implication totale du Chef de Service dans la Formation continue du

personnel (exécution du Plan de Formation ; suivi des Formateurs et des

auditeurs, réception et entretien des stagiaires…). Toute cette expérience

vécue pourrait être un atout pour la CNSS du Congo.

Ce stage abouti à la rédaction du présent rapport et sa soutenance devant

un jury pour l’obtention du Diplôme de Technicien de Sécurité Sociale.

2

25

26

26

27

LISTE DES TABLEAUX

TABLEAU N°1 : Actions de Formation proposées et agréées

par le FDFP (2010/2011/2012)……………………

TABLEAU N°2 : Effectif inscrits aux Plans de Formation par

catégorie socioprofessionnelle en 2010/2011/2012……

TABLEAU N°3 : Type de Formation (2010/2011/2012)………………

TABLEAU N°4 : Statistiques dans les Domaines de la Formation

(2010/2011/2012)…………………………………….

Prévisions Plan de Formation 2013 :…………………………………..28

TABLEAU N°5 : Effectif formé par domaine (2010,2011 et 2012)…..36

3

LISTE DES ABREVIATIONS

I P S : Institution de Prévoyance Sociale

CNPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale

CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale

FDFP : Fonds pour le Développement de la Formation Professionnelle

TOM : Territoires d’Outre- Mer

CCPF : Caisse de Compensation des Prestations Familiales

AT/MP : Accidents du Travail et Maladies Professionnelles

CCPFAT/MP : Caisse de Compensation des Prestations Familiales,

Accidents du Travail et Maladies Professionnelles

CRTCI : Caisse de Retraite des Travailleurs de Côte d’Ivoire

CPS : Code de Prévoyance Sociale

DGAAF : Direction Générale Adjointe chargée de l’Administration et

des Finances

DGAE : Direction Générale Adjointe chargée de l’Exploitation

DRH : Direction des Ressources Humaines

DGAP : Département Gestion Administrative et Prévisionnelle

GAP : Gestion Administrative et Prévisionnelle

IM2S : Institut de formation aux Métiers de la Sécurité Sociale

CIFOCSS : Centre Ivoirien de Formation des Cadres de Sécurité

Sociale

CNESSS : Centre National d’Etudes Supérieures de Sécurité Sociale

SMQ : Système de Management de la Qualité

AGEPE : Agence d’Etudes et de Promotion de l’Emploi

PEJEDEC : Projet de Création d’Emplois Jeunes et de

Développement des Compétences

4

INTRODUCTION

La différence entre une entreprise qui réussit et celle qui végète, repose

avant tout autre avantage compétitif, sur la qualité de la gestion de ses

Hommes.

Pendant plusieurs siècles, l’homme était considéré comme un simple

moyen de production. Il ne fait aucun doute maintenant que l’Homme, parce

qu’il dispose des compétences, des talents et de l’habileté, constitue la

Ressource Stratégique de l’Entreprise.

Face à l’évolution de la technologie, aux mutations de la société, un

environnement concurrentiel et la recherche de la performance, le choix des

entreprises est d’adapter leurs Ressources Humaines à ces changements dans

le but d’être compétitives et rentables. L’acquisition de tout savoir (savoir-

faire ; savoir-être ; savoir faire-faire) n’est possible que par la Formation. En

Entreprise, la Formation est une activité qui consiste à transmettre des

connaissances sous forme de savoir afin d’améliorer les compétences déjà

acquises et les aptitudes nécessaires pour exercer un emploi ou une profession

bien déterminé.

A l’heure de la mondialisation, l’IPS- CNPS s’est engagée dans un

management de qualité fondé sur une vision stratégique. Ainsi, la Formation

se présente comme l’un des socles de l’Institution, qui se veut une Entreprise

moderne et ambitieuse pour rester compétitive. Elle améliore la qualité des

Ressources Humaines, prépare le travailleur à une promotion et satisfait sa

curiosité.

A cet effet, PERRETI Jean Marie, professeur et chercheur français en

ressources humaines disait : « la formation professionnelle a pour objet de

permettre l’adaptation des travailleurs au changement des techniques et des

conditions de travail, favoriser leur promotion sociale par l’accès aux

différents niveaux de la culture et de la qualification professionnelle et leur

contribution au développement culturel, économique et social de

5

l’entreprise. » Réf : le bimestriel d’informations de la CNPS : LA LETTRE,

édition de Septembre 2010.

La Formation apparait alors indiscutablement comme un outil de la

Gestion des Ressources Humaines.

En Côte d’Ivoire, la législation du travail (décret n°96-285 du 03/04/1996

relatif à la formation professionnelle) fait-elle obligation à tout employeur de :

Déterminer pour chaque année, par tous les moyens, les besoins de formation

de son personnel ;

Laisser le temps de liberté nécessaire aux travailleurs en formation ;

Consacrer chaque année, un volume de dépenses à la formation par le biais

d’une taxe destinée à financer la formation professionnelle au Fonds pour le

Développement de la Formation Professionnelle (F.D.F.P) , acteur du

dispositif de la Formation Professionnelle en côte d’ivoire. Le taux de la taxe

est de 1,2% des salaires bruts annuels à la charge de l’employeur (Annexe

n°3).

A L’IPS-CNPS, l’Accord d’Entreprise du 28/04/2003 consacre le

caractère impératif de la formation en son article 33(Annexe n°4).

Si pendant de nombreuses décennies, la Formation dans les Entreprises a

été gérée de façon rudimentaire, de nos jours, des outils de gestion et de

pilotage de la Formation, permettent une gestion efficiente de celle-ci.

Le Plan de Formation apparait alors comme un outil stratégique pour le

développement de l’Entreprise, car étant la traduction opérationnelle de la

politique de l’Etablissement.

Ainsi, pour tenter d’analyser les différentes étapes du processus de

gestion de la Formation à L’IPS-CNPS et aussi d’en déceler les éventuelles

difficultés, notre thème porte sur : ELABORATION DU PLAN DE

FORMATION A L’IPS-CNPS.

6

Le FDFP définit le Plan de Formation comme l’ensemble des Actions de

Formation qu’une entreprise se propose de réaliser en faveur de ses salariés

pour atteindre les objectifs de développement économique et social.

Se former c’est s’instruire.

ELABORER signifie travailler avec soin ; concevoir ; produire quelque chose

par un long travail intellectuel.

Comment L’IPS-CNPS conçoit-elle les Actions de Formation, pour qui,

quelle durée, et le choix des thèmes ?

Pour répondre à ces interrogations, ce document sera subdivisé en trois parties

que sont : La présentation générale de l’Institution, de la Direction des

Ressources Humaines et du Service Formation et Perfectionnement (notre

structure d’accueil), ensuite les étapes de l’élaboration du Plan de Formation

enfin, des observations, des critiques et des suggestions seront faites afin de

contribuer à l’amélioration des procédures dans la gestion de la Formation à

l’IPS- CNPS.

7

I

PRESENTATION

GENERALE

8

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’IPS-CNPS

1.1 HISTORIQUE

L’Institution de Prévoyance Sociale dénommée Caisse Nationale de

Prévoyance Sociale en sigle (IPS-CNPS) est créée par le décret n°2000-487

du 12/07/2000 et régie par les lois n°99-476 du 02/08/1999 portant définition

et organisation des institutions de prévoyance sociale et n°99-477 de la même

date portant modification du code de prévoyance sociale (CPS).

Dans sa forme actuelle, l’IPS-CNPS est l’aboutissement d’une évolution

progressive de la sécurité sociale depuis l’application par l’Administration

Coloniale du principe de l’Egalité entre les travailleurs exerçant en métropole

et ceux des territoires d’outre-mer avec l’instauration des prestations

familiales en Afrique. Le code du travail des T.O.M (loi n°52-1324) est

promulgué le 15/12/1952 et énonce la création de la branche des prestations

familiales en Afrique francophone.

La Caisse de Compensation des Prestations Familiales (CCPF) est créée par

l’arrêté n°88 du 13/12/1956;

Le 10/12/1958, création du Régime des Risques Professionnels (AT/MP) géré

par les compagnies d’assurance privée ; avec la loi n°64-250 du 03/07/1964,

la gestion des AT/MP est retirée aux compagnies d’assurance privée et

confiée à la caisse de compensation des prestations familiales, qui , deviendra

caisse de compensation des prestations familiales , des accidents du travail et

maladies professionnelles (CCPFAT/MP);

Le21/09/1960, par loi n°60-314, création de la caisse de retraite des

fonctionnaires de Côte d’Ivoire(CRTCI);

Le 20/12/1968, création de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale au

terme de la loi n°68-595 portant code de prévoyance sociale;

9

En 1971, en application de la loi n°71-332 du 12/07/1971 portant

modification de la loi n°68-595 portant CPS, les trois entités sont fusionnées

en un seul régime et leur gestion confiée à la CNPS;

Le 12/07/2000, le décret n°2000-486 fixe les modalités de dissolution de

l’établissement public dénommé Caisse Nationale de Prévoyance Sociale;

La loi n°99-476 du 02/08/1999 confère à l’Institution le statut de personne

morale de droit privé et de type particulier; gage d’une plus grande autonomie

de gestion et d’efficacité. Ainsi, la CNPS passe du statut d’Etablissement

Public National à celui d’Institution de Prévoyance Sociale.

Le 11/01/2012, Ordonnance n°2012-03, modifie les articles 22, 50,95 ,149 à

163ter et complète l’article 168 de la loi n°99-477 du 02/08/1999, portant

modification du code de prévoyance sociale.

1.2 MISSIONS

La mission essentielle de l’IPS- CNPS est la gestion du régime obligatoire de

prévoyance sociale des travailleurs du secteur privé et assimilés; lequel

régime comprend quatre branches à savoir:

Les Prestations Familiales;

L’Assurance Maternité;

Les Accidents du Travail et Maladies Professionnelles;

L’Assurance Vieillesse.

L’IPS- CNPS a aussi la gestion des régimes complémentaires ou spéciaux,

obligatoires ou volontaires, ainsi que le recouvrement des cotisations sociales

et le service des prestations afférentes à ces différentes branches.

Par ailleurs, l’IPS- CNPS intervient dans le domaine de l’Action Sanitaire et

Sociale au profit des assurés.

10

1.3 ORGANISATION INSTITUTIONNELLE

1.3.1 L’ETAT : Il dispose d’un droit de regard sur l’IPS- CNPS en

dépit de l’autonomie de gestion dont elle dispose. Ce droit de regard s’exerce

au moyen d’une double tutelle:

1. La Tutelle Technique et Administrative : exercée par le Ministère en charge

des Affaires Sociales;

2. La Tutelle Financière : exercée par le Ministère de l’Economie et des

Finances.

1.3.2 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION : L’IPS-CNPS est gérée par

un Conseil d’Administration qui, par ses délibérations, arrête la politique

générale de l’Institution et, exerce un contrôle sur sa gestion administrative,

comptable et financière. Il a une composition tripartite de douze(12) membres:

Quatre Administrateurs représentant L’Etat;

Quatre Administrateurs représentant les Employeurs;

Quatre Administrateurs représentant les Travailleurs.

1.3.3 LA DIRECTION GENERALE : Les Services de l’IPS- CNPS sont

placés sous l’autorité d’un Directeur Général nommé par le Conseil

d’Administration, choisi parmi les représentants des Employeurs. Il est chargé

de la gestion courante de l’Institution, ces attributions sont définies à l’article 12

du décret n°2000-487 du12/07/2000 portant création de l’IPS-CNPS.

L’Administration se structure comme suit : Deux Directions Générales

Adjointes (DGAAF et DGAE) aux quelles sont rattachées des Directions

Centrales, des Départements, des Cellules, et enfin des bureaux et des Agences

de 1ère

, 2ème et 3ème

catégorie qui ne figurent pas sur l’organigramme (voir

organigramme en Annexe n°5).

Toutes ces structures rassemblent l’ensemble des Ressources

Humaines au service de l’Institution et, c’est la Direction des Ressources

11

Humaines qui en assure la gestion. Cette Direction est la structure d’accueil

pour notre stage pratique.

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LA DIRECTION DES

RESSOURCES HUMAINES ET DU SERVICE

FORMATION ET PERFECTIONNEMENT

La note de service n°086/CNPS/DG/2012 du 26/04/2012 portant

réorganisation de la Direction des Ressources Humaines fixe ses attributions.

(Voir Annexe n°6).

Elle est placée sous l’autorité du Directeur Général Adjoint chargé de

l’Administration et des Finances (DGAAF), et est chargée de l’élaboration et

de la mise en œuvre des politiques de Gestion Prévisionnelle, Administrative,

Sociale ainsi que de la Formation et de l’Animation du personnel. Par ailleurs,

elle est chargée de veiller à la bonne application de la législation et des textes

réglementaires du travail. La DRH comprend deux Départements pour cinq

services et un assistant juridique rattaché au Directeur des Ressources

Humaines. Malheureusement ce dernier n’a toujours pas encore été désigné.

1. LE DEPARTEMENT GESTION ADMINISTRATIVE ET

PREVISIONNELLE (DGAP)

A ce Département, sont rattachés :

Le Service Gestion Administrative et Prévisionnelle;

Le Service Rémunération;

Le Service Formation et Perfectionnement.

12

2. LE DEPARTEMENT GESTION SOCIALE ET MEDICALE

(DGSM)

Sont rattachés :

Le Service Social et Animation;

Le Service Médical du Personnel.

En réalité, il n’existe qu’un seul Département, le DGAP; le Service

Rémunération est géré par le Chef de Service Gestion Administrative, alors

que le Service Médical du Personnel est directement rattaché au Directeur des

Ressources Humaines.

Le Département Gestion Administrative et Prévisionnelle est piloté par Mme

SANOUSSI.

LE SERVICE FORMATION ET PERFECTIONNEMENT

Par la note de service citée plus haut, le Service Formation et

Perfectionnement est placé sous l’autorité du Chef de Département Gestion

Administrative et Prévisionnelle, il est animé par un Chef de Service.

Il est chargé de:

Assurer les programmes de perfectionnement en fonction de la

demande;

Assurer la bonne exécution des programmes de Formation;

Analyser les demandes de stages internes et externes;

Evaluer les Actions de formation;

Identifier les besoins de formation et établir les Plans de Formation;

Préparer les dossiers et suivre les remboursements F.D.F.P;

Veiller à l’exécution du Plan de Formation approuvé par la Direction

Générale et le F.D.F.P.

13

Ce Service a gardé les mêmes attributions que celles qu’avaient le

Département Formation et Perfectionnement.

Monsieur DRAME Yaya, Chef dudit Service a été choisi comme Maitre de

stage.

Organigramme de la DRH, voir Annexe n°7.

La présentation ainsi faite, peut susciter des débats pourvus qu’ils aident

à sa correction et profitent aux utilisateurs pour comprendre la vie de l’IPS-

CNPS, l’œuvre humaine n’étant toujours pas parfaite.

14

II

ELABORATION

DU PLAN DE

FORMATION

15

APPROCHE SUR LA FORMATION

Dans cette partie consacrée à l’analyse des différentes étapes de

l’élaboration du Plan de Formation, il nous parait plus que nécessaire de

définir bien avant certains concepts du domaine de la Formation. Ce sont :

Plan, Action de Formation, Formation Professionnelle Continue, … et de

Présenter les types de Formation.

Le Plan est un projet élaboré; les détails d’exécution d’un projet;

Une Action de Formation en Entreprise, se définit comme étant une action

satisfaisant simultanément aux trois critères suivants:

- L’Action comporte une communication entre stagiaire et Formateur

qui vise un transfert de connaissances (au sens du savoir, d’instruction,

d’ensemble d’informations, dont la détention assure une compétence précise);

- La Formation repose sur des objectifs, un programme, des moyens

pédagogiques (humains ou matériels) et un dispositif permettant de suivre

l’exécution du programme et d’en apprécier les résultats;

- La Formation possède des qualités de durée minimale (au moins 5

heures à l’IPS-CNPS) et de continuité, bien qu’elle puisse être de nature

périodique.

Formation Professionnelle continue: C’est un outil d’accompagnement des

changements. Elle permet une fois entré dans la vie active, de continuer à se

former pour acquérir de nouvelles compétences, de nouvelles techniques, et

ainsi envisager une promotion sociale ou un changement de métier. (Google

recherche).

Avec la mondialisation, les Entreprises sont de plus en plus soumises à

des changements technologiques, organisationnels, fonctionnels et même

stratégiques de développement.

16

Faire face à de tels changements, suppose une politique d’anticipation en

gestion des Ressources Humaines.

La Formation Professionnelle Continue devient une nécessité, voire une

stratégie à part entière, pour permettre le développement des compétences et

les adapter aux exigences des évolutions.

Il existe quatre types de Formation dite à courte durée, à savoir :

La Formation Interne : Elle est animée par le personnel d’une Entreprise en

faveur des travailleurs de la même Entreprise. Cette stratégie vise à

transmettre le savoir et le savoir-faire à l’intérieur de l’Entreprise, dans le but

de sécuriser des savoirs-faire distinctifs, de garantir la confidentialité des

processus et méthodes de travail et d’assurer une Formation de qualité

adaptée aux besoins réels des auditeurs.

La Formation Intra Entreprise : Elle est diffusée par un consultant, recruté

ou non par un cabinet au profit des travailleurs d’une Entreprise. La stratégie

vise à régler un ou plusieurs problème(s) spécifique(s) de l’Entreprise avec la

contribution d’une personne extérieure, apportant des idées et d’expériences

nouvelles aux pratiques existantes au sein de l’Entreprise.

La Formation Inter Entreprise : Cette Formation est réalisée par un

consultant recruté ou non par un cabinet de Formation pour diffuser une

Formation à laquelle participent des travailleurs de plusieurs Entreprises. Elle

vise à traiter des problèmes communs aux Entreprises concernées et à

permettre le partage d’expériences entre Formateur, et Représentants des

différentes Entreprises.

La Formation à l’Etranger : Elle est aussi une Formation Inter

Entreprise mais la différence est qu’elle se déroule à l’étranger et vise à

17

permettre aux Apprenants de s’approprier les pratiques et méthodes de

travail développées à l’étranger. Pour l’Entreprise, c’est une stratégie pour

connaitre ce qui se passe sur le plan International et de se préparer à les

affronter ou à les adopter en tenant compte de ses réalités.

Un nouveau type de Formation qui n’est pas encore pratiqué à l’IPS-

CNPS mais qui fait l’objet d’une réflexion par le Chef de Service en vue de

son intégration dans le système de gestion de la Formation : le e-learning.

La Formation e-learning ou Formation en ligne : Le préfixe « e » est

l’abréviation de « électronique », et maintenant de « en ligne ».

Learning, mot anglais, qui signifie en français « Apprentissage ».

C’est un mode d’apprentissage basé sur l’utilisation des nouvelles

technologies, qui permet l’accès à des Formations en ligne, interactives et

parfois personnalisées, diffusées par l’intermédiaire d’internet, d’intranet ou

d’autres médias électroniques, afin de développer les compétences, tout en

rendant le processus d’apprentissage indépendant de l’heure et de

l’endroit.(Google, recherche : Office Québéquois de la Langue Française

OQLF,2005).

A Côté des Formations dites de courte durée il existe un type de

Formation dite de longue durée :

La Formation Diplômante: Elle est initiée par l’Entreprise et vise à donner

à son personnel des connaissances de base à la fois pointues et larges dans un

domaine d’activités donné. Cette Formation est généralement réservée soit à

des cadres, soit à des techniciens. Elle favorise des réflexes et des initiatives

permettant d’avoir des compétences durables, capables de soutenir des projets

ou des objectifs stratégiques. Elle abouti par l’obtention d’un diplôme qui

permet soit une reconversion soit un changement de poste. cette Formation

n’est pas toujours en adéquation avec le poste de travail. Ce type de

Formation est de plus en plus accordé au personnel depuis les deux dernières

18

années. Ceci s’explique par la nouvelle vision d’ordre organisationnel et de la

démarche SMQ de la Direction Générale.

Le Plan de Formation est la traduction des choix de l’Entreprise en

termes de Formation Professionnelle continue du personnel et de l’évolution

des compétences, le Chapitre 1 que nous aurons à parcourir, nous instruira

sur le déroulement des activités de conception des Actions de Formation à

l’IPS-CNPS.

CHAPITRE 1 : DESCRIPTION DES ACTIVITES D’ELABORATION

DU PLAN DE FORMATION A L’IPS-CNPS

SECTION 1 : IDENTIFICATION OU RECUEIL DES BESOINS DE

FORMATION

Le BESOIN se définit comme l’écart entre la situation existante et la

situation désirée. En d’autre mots, il s’agit de ce qui est indispensable ou, du

moins utile à l’organisation ou aux individus pour atteindre un objectif

valorisé et justifiable (Fernandez 1988,57). Le Besoin de Formation est aussi

définit par Alain MEIGNANT dans son ouvrage « Manager la formation »,

comme la résultante d’un processus associant les différents acteurs concernés

et traduisant un accord entre eux sur des manques à combler par le moyen de

la Formation.

Pour identifier les besoins de Formation du personnel, le Service Formation et

Perfectionnement utilise plusieurs méthodes:

19

1.1 EVALUATION ANNUELLE DES PERFORMANCES DU

PERSONNEL

Elle consiste à faire le point sur l’activité des salariés en évaluant les résultats

du travail d’après les exigences de la fonction et les objectifs préalablement

fixés. Enfin d’année, le Responsable hiérarchique direct évalue le niveau de

réalisation des objectifs fixés à son collaborateur en début d’année.

Cette pratique vise également à détecter les forces et faiblesses de ce dernier

et ces faiblesses peuvent être améliorées ou comblées par des propositions des

actions de Formation.

1.2 ANALYSE DU POSTE DE TRAVAIL

La comparaison des compétences actuelles des salariés et des aptitudes

nécessaires à l’exercice des métiers dans le futur permet de détecter les

besoins de Formation complémentaires pour la maitrise de la situation

professionnelle.

1.3 UTILISATION DES INDICATEURS STATISTIQUES D’ALERTE

L’analyse des indices ci après (liste non exhaustive), permet d’identifier des

problèmes de performance dont la résolution repose sur la détermination des

Actions de Formation appropriées, ce sont :

Le niveau d’erreurs ;

Le niveau de réclamations de la clientèle (Employeurs et Assurés

sociaux) ;

Le taux élevé d’absentéisme…

Nous précisons que cette méthode est utilisée par certaine Structure de l’IPS-

CNPS et les résultats parviennent au Service Formation et Perfectionnement

sous forme d’un mémorandum avec des propositions d’Actions de Formation

et des populations cibles.

20

1.4 FICHE INDIVIDUELLE DE DEMANDE DE FORMATION

Il s’agit d’un formulaire que le Service Formation et Perfectionnement met à

la disposition de chaque Agent de toutes les structures. Ce formulaire permet

à l’Agent d’exprimer ses besoins de Formation par ordre de priorité, les

problèmes à résoudre et les résultats attendus (Annexe n°8).

1.5 BESOINS D’ORDRE PROMOTIONNEL OU ORGANISATIONNEL

La Direction Générale ou certaines structures peuvent demander dans le

cadre des projets spécifiques, la mise en Formation de certains Agents.

La hiérarchie locale du salarié, lorsqu’elle constate des dysfonctionnements

dans l’exécution de certaines tâches, peut exprimer des besoins de Formation

dudit salarié. Dans le cadre de la promotion, de la reconversion ou

d’affectation d’un Agent dans un Service autre que le précédent, la Direction

des Ressources Humaines peut inscrire ce dernier à des Formations adéquates

à sa situation nouvelle.

Quelque soit la méthode de recueil utilisée, les données recueillies

permettent d’observer les écarts entre la situation actuelle et la situation

visée. Les besoins de Formation seront ainsi identifiés.

Toutes les demandes de Formation doivent parvenir au Service

Formation et Perfectionnement du DGAP dûment signées. C’est alors que

commencera l’activité de l’analyse.

SECTION 2 : ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION

L’Analyse est une opération intellectuelle de décomposition d’un tout en

des éléments et leur mise en relation ; elle est une étude, un examen.

21

Pour réagir, le Chef de Service Formation doit savoir tout car, les projets,

les dysfonctionnements, les problèmes, les changements personnels… sont sa

matière première indispensable. Une fois, toutes les demandes reçues au

Service Formation et Perfectionnement, le tri est fait en fonction de la nature

des demandes et de leur cohérence par rapport aux objectifs et, procède à la

construction du projet du Plan de Formation selon les étapes ci-après :

2.1 CRITERES D’ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION

Toute demande de Formation, n’est pas ipso facto accordée. Une analyse

préalable de la demande s’impose pour constater le lien d’avec l’activité du

salarié car, la Formation s’inscrit dans le processus d’amélioration de la

performance. L’écart des performances entre une situation actuelle et une

situation désirée et, que cet écart est dû à une absence où à un manque de

compétences essentielles ou requises, est un des critères d’analyse des besoins

de Formation. D’autres critères comme l’âge de l’Agent ou le niveau

intellectuel, interviennent aussi dans l’analyse de la demande.

2.2 CLASSIFICATION DES BESOINS DE FORMATION

Le besoin étant l’expression d’un manque ressenti par les acteurs à un

moment donné; la classification des besoins de Formation consiste d’une part,

à les regrouper par nature et d’ autre part, à déterminer les Actions de

Formation relatives aux demandes exprimées.

Le Chef de Service Formation fait des choix et détermine un ordre de

priorité des Actions de Formation par rapport à leur importance, au budget

disponible et à l’urgence .Il détermine le temps nécessaire pour chaque action

à mener, le lieu où se déroulera la Formation. Tout ceci en référence à la

politique Formation et aux objectifs à atteindre par l’Institution.

22

2.3 ELABORATION DU PLAN DE FORMATION

Le Plan de Formation qui est le reflet des projets de l’Entreprise pour

assurer la Formation continue de son personnel, pour son élaboration, le Chef

de Service Formation et Perfectionnement doit tenir compte des objectifs

fixés par l’Entreprise, notamment l’adéquation avec les orientations

stratégiques de l’Institution, contribuer à atteindre les objectifs définis,

répondre à des besoins clairement identifiés, réduire les écarts de

compétences…

Après le recueil et l’analyse des besoins de Formation, le Chef de

Service dispose de tous les éléments lui permettant de présenter son projet de

Plan de Formation dans un document synthèse qui précise le choix par ordre

de priorité des Actions de Formation à mener pour une période et l’affectation

des ressources nécessaires pour sa réalisation et, qui sera ensuite soumis à la

procédure de validation.

SECTION 3 : VALIDATION DU PLAN DE FORMATION

La Validation, une opération destinée à démontrer, documents à l’appui,

qu’une procédure, un procédé ou une activité conduit effectivement aux

résultats escomptés (Google, recherche).

Le projet du Plan de Formation élaboré par le Service Formation et

Perfectionnement est validé par la Direction Générale.

3.1 VALIDATION PAR LE DIRECTEUR GENERAL DE L’IPS-CNPS

Afin de présenter les conditions requises pour produire son effet, le

projet du Plan de Formation passe par différentes étapes avant sa validation

par le Directeur Général de L’IPS-CNPS.

23

Après son élaboration au Service Formation et Perfectionnement, il est

envoyé au Chef de Département Gestion Administrative et Prévisionnelle puis

au Directeur des Ressources Humaines pour avis.

Enfin le projet du Plan de Formation est acheminé à la Direction

Générale pour son approbation par le Directeur Général qui, s’il le juge

nécessaire, ajoute ou retranche certaines Actions de Formation conformément

à la politique Formation de l’Institution. Ce n’est qu’après son approbation

par le Directeur Général que le projet est dit validé et, devient PLAN DE

FORMATION prêt à être exécuté.

A la suite de la procédure de validation du Plan de Formation, un dossier

est constitué par le Service Formation et Perfectionnement pour le soumettre à

l’agrément par le F.D.F.P. Ce dossier est constitué d’une chemise cartonné et

des fiches d’agrément.

3.2 L’AGREMENT PAR LE F.D.F.P

L’Agrément est la reconnaissance officielle qui émane d’une autorité

reconnue. L’Administration intervient pour autoriser ou non les Actions de

Formation. En Côte d’Ivoire, l’autorité en la matière est le F.D.F.P.

Ainsi le dossier constitué par le Service Formation et Perfectionnement, est

transmis au Fonds pour le Développement de la Formation Professionnelle

(F.D.F.P) .Un accusé de réception prouve que le dossier a bel et bien été

transmis et reçu par le F.D.F.P. Suivant la politique de la Formation

Professionnelle de l’IPS-CNPS et en conformité à celle de la Nation, le

F.D.F.P peut ou ne pas agréer certaines Actions de Formation proposées. Le

dossier devra lui parvenir au plus tard le 30 Novembre de l’année en cours. Il

présente les Actions de Formation par ordre de priorité et précise pour

chacune d’elles, l’opérateur de Formation choisi, les durées et les objectifs

24

visés par la Formation. Ce dossier est traité selon la procédure d’agrément des

Plans de Formation. Le tableau ci-dessous, présente le nombre d’Actions de

Formation proposé et agréé par le F.D.F.P sur une période de trois années

(2010,2011&2012).

NB : Nous tenons à préciser qu’à cause de la crise sociopolitique, le Plan

de Formation de l’année 2010 a été exécuté, mais non agréé.

TABLEAU N°I : Nombre d’Actions de Formation proposées et agréées

par le FDFP.

ANNEES

LIBELLE

2010

2011 2012

ACTIONS FORMATION

PROPOSEES

72 97 63

ACTIONS FORMATION

AGREEES

97 46

TAUX

D’AGREMENT(%)

100% 73 ,01%

SOURCES : Plans de Formation 2010 ,2011 et 2012 soumis à l’agrément.

25

TABLEAU N°II : Effectif inscrit par catégorie socioprofessionnelle aux

Plans 2011 et 2012

Ce tableau, représente l’effectif inscrit par catégorie

socioprofessionnelle sur les Plans 2010, 2011 et 2012.

ANNEES

CATEGORIES

2010 2011 2012

CADRES SUPERIEURS 212 126 278

CADRES 679 559 439

AGENTS DE MAITRISE 180 267 157

EMPLOYES 18 05 09

C D D 323 62 22

AUTRES 08 00 00

TOTAL 1420 1019 905

TABLEAU N°III : Types de Formation

Tableau représentant les types de Formation au profit des salariés pour les

années 2010, 2011,2012.

ANNEES

TYPES DE

FORMATION

2010 2011 2012

INTERNE 64 82 48

INTRA 23 12 33

INTER 10 11 11

ETRANGER 04 01 05

DIPLOMANTE 00 00 01

TOTAL 101 97 98

26

SOURCE : Plans de Formation 2010,2011 et 2012 du Service Formation et

Perfectionnement.

Le Plan de Formation de l’IPS-CNPS comporte des Actions de

Formation dans deux domaines à savoir : le domaine de la GESTION et celui

de la SECURITE SOCIALE.

La Gestion, concerne toutes les Formations qui ne sont pas du domaine de la

Sécurité Sociale .on peut citer : La Comptabilité, l’Audit, l’Informatique, la

Qualité…

TALEAUN N°IV : Domaines de Formation

Le tableau ci-après présente les statistiques dans les domaines de Formation.

ANNEE

DOMAINE

2010 2011 2012

GESTION 62 57 79

SECURITE SOCIALE 39 40 19

TOTAL 101 97 98

SOURCE : Plans de Formation 2010, 2011 et 2012 du Service Formation et

Perfectionnement.

27

PREVISIONS DU PLAN DE FORMATION 2013

Notons que pour l’année 2013, le Plan de Formation n’est pas encore

validé par la Direction Générale, néanmoins les prévisions en Formation sont

les suivantes:

Nombre d’Actions de Formation ……… 117

Effectif à former (toutes catégories) ….. 2122

Domaines de Formation : LA GESTION et LA SECURITE SOCIALE.

Dans l’élaboration du Plan de Formation de l’Entreprise il est tenu

compte du facteur temps. Deux à Cinq jours voire Sept jours pour les

Formations de courte durée et au moins un (1) an pour les Formations de

longue durée.

La population cible est le personnel de l’Entreprise. Les étapes de

recueil et d’analyse des besoins de Formation sont des étapes fondamentales

et décisives. D’elles, dépendra la capacité du Plan de Formation à répondre

aux évolutions de l’Entreprise.

Elles permettront d’éviter que le Plan soit un relevé de demandes

individuelles éparpillées, mais qu’il soit ancré dans une logique de

développement des compétences individuelles et collectives.

Ce travail ardu et complexe suit une procédure dite ingénierie de la

Formation. L’analyse des activités et des données qui concourent à

l’élaboration du Plan de Formation, tentera de répondre à d’autres

interrogations.

28

CHAPITRE 2 : ANALYSE DES ACTIVITES ET DES DONNEES

DU PLAN DE FORMATION

Dans le cadre de l’élaboration du Plan de Formation, les activités sont

axées autour de l’identification (recueil) des besoins, l’analyse de ces besoins,

la budgétisation et la validation du document afin de le rendre exécutoire.

Comment sont menées ces activités lors de la conception du plan? Nous

tenterons de répondre à cette préoccupation dans le travail qui est soumis à

votre appréciation.

SECTION 1 : ANALYSE DES ACTIVITES D’ELABORATION

DU PLAN DE FORMATION

1.1 AU NIVEAU DU RECUEIL DES BESOINS DE FORMATION

Par une note d’information signée du Directeur des Ressources

Humaines, le Chef de Service Formation et Perfectionnement, informe toutes

les structures de l’IPS-CNPS du lancement de la campagne de recueil des

besoins de Formation.

A cet effet, les fiches individuelles de demande de Formation sont aussi

transmises via intranet aux Chefs de Service Administration et Budget des

Agences et aux Secrétaires pour les Structures Centrales.

Un délai d’un mois leur est accordé afin de retourner tous les documents

au Service Formation et Perfectionnement, préalablement signés par le

demandeur. Nous tenons à préciser que les Chefs hiérarchiques approuvent la

demande avant sa transmission au Service Formation et Perfectionnement.

Les Chefs de Service Administration et Budget sont chargés de coordonner

les activités de recueil et aident les agents à bien remplir les fiches de

demande de Formation.

29

Le besoin de Formation est révélé à chaque niveau de la hiérarchie donc du

simple Salarié au Manager Général. La centralisation est faite par les Chefs de

Service Administration et Budget des Agences et les Secrétaires pour les

Structures Centrales ; un tableau récapitulatif par structure est confectionné et

transmis avec les fiches individuelles renseignées, au service Formation et

Perfectionnement. Le dossier devra suivre le Processus de Gestion de la

Formation de la DRH.

1.2 AU NIVEAU DE L’ANALYSE DES DEMANDES DE FORMATION

La Formation n’est pas une simple adaptation au poste de travail, elle

devra permettre à la personne formée de s’adapter aux évolutions ultérieures

et/ou lui transmettre des bases de métiers suffisantes. Le Chef de Service

Formation, lors de l’analyse des demandes de Formation s’assure de

l’adéquation poste de travail et Formation sollicitée, quant il ne s’agit pas

d’une Formation diplomante, afin que le postulant soit rentable enfin de

Formation. Ce travail, nécessite de la méthode, du savoir, de la disponibilité

pour réduire considérablement les erreurs dans l’appréciation et éviter le

sentiment.

Nous précisons qu’avec le déploiement de la démarche Qualité, le

coordonnateur qualité du Processus Ressources Humaines, sera consulté pour

juger, certifier de la prise en compte des normes qualité en matière de

Formation, l’IPS-CNPS étant engagée dans le Système de Management de la

Qualité (SMQ).

Si le besoin de Formation est mal exprimé, le Service peut entrer en

contact avec le responsable de la structure du demandeur afin d’obtenir des

informations fiables sur le salarié et connaitre les raisons exactes de sa

demande.

Par ailleurs, le Service peut recourir à la fiche de notation de l’Agent

pour voir l’appréciation faite par son Chef hiérarchique lors de son

30

évaluation. Il procède par la suite à l’identification des Actions de

Formation à exécuter par les prestataires internes et celles qui seront

exécutées par les prestataires externes.

Le Chef de Service résume le projet de Plan de Formation pour l’année

dans un document en indiquant les Formations proposées, les objectifs

pédagogiques, la date, le lieu, la durée, le coût, les salariés concernés.

L’analyse, une étape cruciale de l’élaboration du Plan de Formation, au cours

de laquelle se fait un travail minutieux, selon des critères afin de produire un

Projet de Plan de Formation qui ne laisse aucun doute de l’amateurisme et du

sentimentalisme.

1.3 AU NIVEAU DE LA VALIDATION

Après avoir élaboré le Projet du Plan de Formation, le Service Formation

et Perfectionnement le soumet à la procédure de validation par la hiérarchie.

En prime, au Chef de Département Gestion Administrative et Prévisionnelle.

Le Chef de Département Gestion Administrative et Prévisionnelle analyse le

document, rubrique par rubrique (Actions de Formation, Formateurs retenus,

effectif à Former, durée, coût…).

S’il y a des incompatibilités, le Chef de Département demande des

informations complémentaires qui lui permettront de faire des ajustements. Il

peut demander la révision des coûts de prestations et la durée des Formations

en rapport avec l’importance des Actions de Formation choisies. Le Chef de

Département Gestion Administrative et Prévisionnelle peut procéder à la pré-

validation, puis transmettre au Directeur des Ressources Humaines, chargé de

l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique Formation pour avis.

Le projet du Plan de Formation, après avis du Directeur des Ressources

Humaines est enfin transmis à la validation finale par le Directeur Général. En

vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par les textes en vigueur, le Directeur

Général s’assure que le document soumis à sa sagacité est conforme et répond

31

bien aux attentes de l’organisme. A ce niveau, des modifications peuvent

aussi intervenir. Ce n’est qu’après une lecture, mais une bonne, que le

Directeur Général valide le Plan de Formation. La validation doit être faite

avant la fin du mois de Décembre, pour le rendre exécutoire dès le mois de

Janvier de la nouvelle année.

Une bonne comparaison de ce qui existe et ce qui est visé par la

Formation, favorise la formulation des hypothèses sur les besoins de

Formation ; une analyse appropriée produit un plan efficace, qui tienne

compte des objectifs à atteindre et sa validation ouvre droit à l’exécution.

Ainsi, la validation est une étape nécessaire dans l’élaboration du Plan de

Formation.

Le Plan de Formation est un outil stratégique pour le développement de

l’Entreprise, les données qui seront analysées par la suite démontrent

l’importance et la nécessité de la Formation dans le développement des

Agents et partant de l’Institution.

SECTION 2 : ANALYSE DES DONNEES DU PLAN DE FORMATION

L’analyse concerne les données des tableaux n° 1, 2, 3,4 et les prévisions de

l’année 2013.

DEFINITION : Une donnée est un élément d’informations servant de point de

départ à un raisonnement (GOOGLE, recherche).

Les chiffres obtenus au Service Formation et Perfectionnement, nous

permettent de mieux comprendre le souci qu’à l’IPS-CNPS pour la

Formation Professionnelle Continue de son personnel en vue de l’atteinte des

objectifs de l’Entreprise et de rendre performant celui-ci.

32

2.1 ACTIONS DE FORMATION

En 2013, 117 Actions de Formation sont inscrites dans le projet de Plan

de Formation. La diversité des Actions démontre de l’intérêt particulier qu’à

l’IPS-CNPS pour la Formation continue de son personnel. En 2010,101

Actions de formation étaient inscrites au plan de formation ; la Gestion avec

62 actions soit 61,39% du total, contre 39 actions pour la Sécurité sociale soit

38,61%. L’année 2011, a eu 97 Actions dont 57 Actions en Gestion, soit un

taux de 58,76%, et 40 Actions en Sécurité Sociale, soit 41,24% tandis qu’en

2012, 98 Actions de Formation ont été inscrites au Plan de Formation. La

Gestion avec 79 Actions soit 80,61% de taux contre, 19 Actions seulement en

Sécurité Sociale pour un taux de 19,39%. A cet effet, le Directeur Général de

l’IPS-CNPS, Monsieur Bernard NDOUMI, dans l’éditorial du bimestriel

d’information de la CNPS, LA LETTRE, édition de Septembre 2010,

déclare : « La formation est dans notre esprit le facteur clé du succès de notre

capacité à pouvoir rester à la pointe de l’offre des Services. » fin de citation.

(Voir tableaux n° 1et 4)

La Formation continue représente pour l’Entreprise un investissement

important. Les budgets alloués par l’IPS-CNPS pour les trois années

confirment bien ces propos.

Année 2010………………..152.500.000frs ;

Année 2011.........................150.000.000frs ;

Année 2012………………..178.000.000frs ;

Année 2013………………..300.000.000frs.

2.2 EFFECTIF A FORMER

Il ressort du projet du Plan de Formation de l’année 2013, que 2122

Agents seront formés alors qu’ils étaient 1420 en 2010 ; 1019 en 2011, et 905

Agents en 2012.

33

Le besoin de Formation des Agents est significatif car, Pour être rentable et

compétitive, l’IPS-CNPS doit disposer du personnel bien formé. C’est ainsi

qu’un Agent est inscrit parfois sur deux, trois voire quatre thèmes de

Formation, afin de le rendre plus productif et très performant. Toutes les

catégories socioprofessionnelles sont prises en compte mais, les cadres sont

les plus inscrits aux plans, car les plus nombreux par rapport à l’effectif total

de L’IPS-CNPS. Ils sont 679 en 2010 soit 47,82% de l’effectif, 559 en 2011

représentant un taux de 54,86% et, 439 soit un taux de 48,51% en 2012.

La Formation, un facteur de développement ; discourir aujourd’hui sur

les bienfaits du Plan de Formation et de la Formation elle-même, du personnel

n’est plus nécessaire, tant il est évident que le développement de l’Entreprise

se trouve intimement lié au développement de ses Hommes (voir tableau n°2

et les prévisions 2013).

2.3 DOMAINES DE FORMATION

Dans le cadre de la Formation Professionnelle continue, l’IPS-CNPS

organise des Formations dans deux domaines que sont : LA GESTION ET

LA SECURITE SOCIALE.

La gestion concerne l’Administration, la Comptabilité, les Finances,

l’Informatique, bref tout ce qui n’est pas de la Sécurité Sociale. C’est pour

lier l’utile à l’agréable qu’il ya plus d’Actions de Formation dans le domaine

de la Gestion (62 actions en 2010,57 actions en 2011 et 79 en 2012, avec des

taux respectifs de 61,39% ; 58,76% ; 80,61% du total des actions).

pour rendre le personnel plus opérationnel et de se maintenir face aux

évolutions de la technologie et de la science (confère tableau n°4).

2.4 TYPES DE FORMATION

Les Formations Internes sont les plus retenues dans les Plans de

Formation à l’IPS-CNPS. En 2010, il ya eu 64 formations internes pour un

34

taux de 63,64% sur un total de 101 ; 82 formations internes, soit 84% en

2011 sur un total de 97 formations et 48 en 2012 soit 48,98% d’un total de 98

formations. Ce choix est pertinent dès lors que l’Entreprise recherche des

Formations parfaitement adaptées à son contexte, et souhaite la mise en place

des actions portant sur des métiers spécifiques. Le calendrier s’adapte

facilement aux contraintes de l’Entreprise.

Les coûts liés à ce type de Formation sont réduits (rémunération des

stagiaires, indemnités des Formateurs, les dépenses de location et d’entretien

des locaux et du mobilier affecté à la Formation…), la sécurisation des

méthodes et techniques de travail. La pluralité des types de Formation est un

atout pour les salariés car ils permettent à ces derniers de connaitre ce qui se

passe en interne, comme en externe afin de développer les compétences.

Les Formations Intra Entreprise préoccupent aussi l’Institution pour le

règlement des problèmes spécifiques avec l’apport des personnes

extérieures ; En 2010, 23formations intra soit 22,77% sur les101 Formations.

12 Formations soit 12% en 2011 sur les 97, alors qu’elles augmentent à 33

Formations soit un taux de 33,68% des 98 en 2012 (voir tableau n°3).

Comprendre les orientations stratégiques de l’Entreprise et

particulièrement l’orientation en matière de Formation Professionnelle

Continue, permet de dresser un inventaire des besoins de Formation des

Agents sur la base des documents officiels (évaluation annuelle, la demande

individuelle...).

35

2.5 : TABLEAU N°V : Effectif formé par domaine

Ce tableau nous présente les effectifs formés par domaine au cours des années

2010, 2011 et 2012. En 2010, le domaine de la Sécurité sociale représente

54,37% de l’ensemble de l’effectif pour 45,63% en Gestion ; l’année 2011,

quand à elle, a eu 52% des Agents formés en Sécurité sociale contre 48% en

gestion ; tandis qu’en 2012, la Gestion était le domaine cible avec 75,25% des

Agents formés et 24,25% seulement en Sécurité sociale.

ANNEES

DOMAINES

EFFECTIF FORME

2010

2011

2012

Nbre

Taux

Nbre

Taux

Nbre

Taux

GESTION

648

45, 63%

493

48%

681

75,25%

SECURITE

SOCIALE

772

54, 37%

526

52%

224

24,75%

TOTAL

1420

100%

1019

100%

905

100%

L’analyse consiste à savoir si la Formation est la solution pour palier ce

manque (besoin de Formation). Les procédures d’élaboration du Plan de

Formation (du recueil des besoins à la validation) sont-elles respectées ?

La partie 3 de ce rapport fera état et apportera quelques suggestions

dans le sens de l’amélioration du travail au Service Formation et

Perfectionnement.

36

III

LES

OBSERVATIONS,

CRITIQUES ET

SUGGESTIONS

37

OBSERVATIONS, CRITIQUES ET SUGGESTIONS

L’analyse du processus d’élaboration du Plan de Formation, révèle en

dehors des aspects positifs, quelques problèmes qu’il convient de souligner.

Cette partie sera consacrée à la présentation de quelques observations, puis

débouchera sur des critiques et suggestions susceptibles de contribuer à

l’amélioration de la qualité du travail dans l’élaboration du Plan de

Formation.

CHAPITRE 1 : OBSERVATIONS ET CRITIQUES

SECTION 1 : OBSERVATIONS

En dehors du volet Formation Professionnelle continue, activité principale

du Service Formation et Perfectionnement, ledit Service est aussi chargé du

recrutement des stagiaires. Certains pour valider un diplôme, d’autres pour

l’acquisition d’une expérience professionnelle (pré-emploi). Pour atteindre les

objectifs fixés et respecter le chronogramme, le personnel travaille sans répit

et très souvent sous stress. La disponibilité et la bonne collaboration des

Agents, au nombre de deux (le Chef de Service, la Gestionnaire chargée de la

Formation) et aidés par les stagiaires est le gage de la réussite dans les

activités.

Les activités de gestion des stages se sont encore renforcées avec la

signature de la convention entre l’IPS-CNPS et l’AGEPE, dans le cadre du

projet de création d’emplois jeunes et de développement des compétences

(PEJEDEC).

Le volume du travail n’a parfois pas permis à l’équipe de prendre la

pause. Le Chef de Service s’emploie aux mêmes activités que ses

collaborateurs, reçoit à tout moment de la journée, tente tant bien que mal

38

à répondre à toutes les préoccupations des visiteurs (stagiaires, le téléphone

qui sonne sans répit soient des Agents pour solliciter des Formations ou

annoncer leur indisponibilité à suivre une session de Formation ou parfois

pour solliciter un stage pour un protégé).

Les conditions de travail dans les bureaux sont à peine supportables, car

la climatisation ne souffle que du chaud.

Le Chef de Service est tenu d’être présent à l’ouverture et à la clôture

des sessions de Formation, d’effectuer des suivis inopinés des sessions

pour s’assurer de leur bon déroulement, de préparer les salles de Formation,

rechercher le matériel pédagogique (vidéoprojecteur, board paper…)

SECTION 2 : CRITIQUES

AU NIVEAU DU RECUEIL DES BESOINS DE FORMATION

Les besoins de Formation sont le plus souvent mal exprimés, car les

Formations sollicitées ne correspondent pas toujours aux besoins réels du

poste occupé par le demandeur. Un manque de culture de Formation des

Agents.

Le personnel qui bénéficie d’une affectation dans un nouveau Service,

n’est pas d’abord formé pour ce nouveau poste. Le non respect de la

procédure par des Responsables de structure qui, en dépit du fait que le Plan

ait été déjà élaboré, continue à faire des mémorandums au Directeur Général

ou à la Direction des Ressources Humaines pour solliciter des Formations

39

pour certains de leurs Agents. Le plus souvent, ils inscrivent leur

collaborateur et négocie le coût de la Formation avec des cabinets et envoient

des factures au Service Formation et Perfectionnement, sans toute fois tenir

compte du budget alloué ; alors que cela n’est pas de leur ressort. Cela pose

d’énormes problèmes au Service qui, est parfois obligé d’annuler certaines

Actions de Formation.

Le retard dans l’acheminement des fiches renseignées et du non

renseignement des tableaux récapitulatifs des besoins de Formation par

structure.

AU NIVEAU DE L’ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION

Les critères d’analyse des besoins ne sont pas formalisés, ce qui rend

l’analyse plus complexe. Même certains responsables contactés ne fournissent

pas toujours la bonne information sur l’Agent. Le travail se fait

manuellement, cela pose un souci vu le nombre élevé des demandes de

Formation reçues et à analyser.

Pas de moyens de contrôle des informations portées sur les fiches. Et le

besoin est-il réel ou un simple moyen de s’offrir une mission?

Le Service ne dispose pas parfois d’informations sur les départs en congés ou

à la retraite, ou encore sur des Agents qui seront sanctionnés pour une bonne

prise de décision.

AU NIVEAU DE LA VALIDATION

Nous notons une mauvaise appréciation des demandes de Formation au niveau de

certains Chefs hiérarchiques lors de la pré- validation des dites demandes. Ils

donnent des avis favorables quand bien même le besoin exprimé n’a aucun lien

avec le poste occupé. Pour exemple, un chauffeur qui sollicite une Formation sur

l’archivage des dossiers.

40

L’arrivée des besoins tardifs ne permet pas au Service d’élaborer le Plan et de le

soumettre à la validation dans les délais requis.

Le Plan de Formation 2013 n’est pas encore validé alors que son exécution a

commencé pour des actions jugées prioritaires.

AU NIVEAU DE L’EFFECTIF DU SERVICE.

Il n’y a que deux Agents pour ce Service, un Chef de Service et une

collaboratrice. Situation très difficile vue l’ampleur des activités qui sont

menées. Cela est préjudiciable pour la santé des Agents, influence la

productivité et la rentabilité à moyen terme ; ce qui peut entrainer un

déséquilibre au sein du foyer de l’Agent. Le travail est exécuté avec stress

pour atteindre les objectifs qui lui ont été fixés par la hiérarchie.

Les stagiaires participent activement au travail, au point où ils ont de la

peine parfois à rédiger leur rapport afin de valider le diplôme. Malgré leur

bonne volonté, le rendement ne peut équivaloir à celui d’un Agent en contrat

à durée indéterminé.

Ces observations et critiques nous permettent de donner quelques

esquisses de solutions susceptibles d’apporter des améliorations dans le

Service au cas où elles sont prises en compte.

CHAPITRE 2 : SUGGESTIONS.

POUR UN BON RECUEIL DES BESOINS DE FORMATION

Les Chefs de Service Administration et Budget des Agences et les

Secrétaires en centrale, devront mener des campagnes d’explications sur le

choix des Actions de Formation, le lien entre la Formation sollicitée et

l’activité actuelle et comment remplir la demande. L’Agent devra exprimer

clairement les problèmes à résoudre par la Formation.

41

Dans les structures centrales, nommer des Agents qui seront chargés de cette

tâche.

Les supérieurs hiérarchiques devront donner leur accord que pour des

demandes jugées opportunes et correspondant aux objectifs de l’Entreprise, et

éviter la complaisance et le sentiment.

Mettre fin aux mémorandums de sollicitation de Formation non pris au

préalable en compte et prendre des dispositions au bon moment c'est-à-dire

avant l’élaboration du Plan de Formation. Le choix des cabinets de

formation et la négociation des coûts de la formation incombent au Service

Formation et Perfectionnement.

POUR UNE BONNE ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION

Le premier niveau d’analyse étant la structure d’origine de l’Agent, les

responsables devront vérifier l’exactitude des informations portées sur les

demandes avant de donner leur accord.

Le Service devra dresser la liste des critères servant de base à l’analyse, la

liste devant être valider par le Directeur des Ressources Humaines.

Le Service devrait être doté d’un logiciel de gestion de la Formation et des

stages à l’instar de celui qui gère les stocks.

Le Service Administration et du personnel devra transmettre la liste des

départs en congés et à la retraite, ainsi que celle des Agents qui ont été

sanctionnés ou attendent une sanction, au Service Formation et

Perfectionnement qui, lui-même peut en faire la demande.

POUR UNE VALIDATION EFFICIENTE

L’élaboration du Plan de Formation est soumise à un chronogramme dont le

respect, devrait être strictement observé par l’ensemble des acteurs.

42

Les responsables des structures tant en Agence qu’en Centrale seront tenus

d’acheminer les fiches de demandes de Formation et les tableaux

récapitulatifs dûment signés dans les délais au Service Formation et

Perfectionnement.

Le Directeur Général devra en tant que premier Responsable de

l’Institution, valider dans les délais le projet de Plan de Formation afin qu’il

soit exécuté à bon escient à partir du mois de Janvier.

CONCERNANT L’EFFECTIF

En sus des deux Agents déjà en poste, le Directeur des Ressources

Humaines doit pourvoir ce Service en Agents (2 ou 3 nouveaux Agents) et,

même créer deux sections. L’une pour la gestion de la Formation ; l’autre,

pour la gestion des Stages afin de soulager les deux Agents et préserver leur

état de santé, de sorte qu’ils soient toujours performants.

Telle est notre modeste contribution à l’amélioration de l’élaboration du

Plan de Formation de l’IPS-CNPS. Ce long travail de recherche abouti à une

conclusion qui résume l’activité de l’élaboration du Plan de Formation et de

notre stage pratique à la Direction des Ressources Humaines de l’IPS-CNPS.

43

CONCLUSION GENERALE

Dans la gestion de l’IPS-CNPS, la Formation joue un rôle très important

pour son rendement, sa croissance et même la satisfaction des partenaires.

Ainsi, la Formation Professionnelle Continue permet le développement des

compétences et l’acquisition de nouveaux savoirs pour les salariés et leurs

dirigeants. Elle est un investissement et fait désormais partie des outils

stratégiques de développement de l’Entreprise. Il faut la prévoir, la financer,

l’amortir, la comptabiliser.

Pour Former, l’Entreprise détecte les faiblesses du personnel dans

l’exécution des tâches, ce dernier devra aussi exprimer ses besoins de

Formation d’où la mise en place des Actions de Formation selon leur priorité

puis, leur consignation dans un document appelé PLAN DE FORMATION.

Il est le reflet des projets de l’Entreprise pour assurer la Formation de son

personnel.

Son élaboration obéit à des principes tels, la corrélation politique de

Formation de l’Entreprise et les objectifs du Plan de Formation, l’articulation

des besoins individuels et ceux de l’Institution, les étapes de sa conception,

pour ne citer que ceux-là.

A court terme, le Plan de Formation permet de conforter l’existant ;

préparer l’avenir à moyen terme et consolider le futur à long terme.

Mettre en place un Plan de Formation est donc incontournable pour une

Entreprise qui vise la rentabilité et la performance.

Le stage s’est déroulé dans de bonnes conditions et l’expertise acquise

est satisfaisante.

Cette étude n’est pas exhaustive vue le thème traité, elle est une

contribution à l’amélioration du travail d’élaboration du Plan de Formation à

l’IPS-CNPS qui, a fait de la FORMATION son cheval de bataille. Quand un

Plan est bien élaboré, son exécution devient aisé.

44

BIBLIOGRAPHIE

Le Bimestriel d’information de la CNPS : LA LETTRE (Septembre

2010) ;

Google, Recherche ;

Support du cours Gestion du personnel de Mme SANOUSSI ;

Manager la formation de M. Alain MEIGNANT ;

Plans de Formation de l’IPS- CNPS 2010, 2011 & 2012 ;

Projet Plan de Formation 2013 de l’IPS-CNPS ;

Méthodes et Outils de Gestion de la Formation en Entreprise de la

Direction des Grandes Entreprises de Côte d’Ivoire, Novembre 2008 ;

Accord d’Entreprise du 28/04/2003 ;

Code du Travail (décret n°96-285 du 03/04/1996).

ANNEXES

ANNEXE 1

TABLE DES MATIERES

THEME : ELABORATION DU PLAN DE FORMATION

A L’IPS-CNPS

PAGES

AVANT-PROPOS

LISTE DES TABLEAUX

LISTE DES ABREVIATIONS

INTRODUCTION

PARTIE I : PRESENTATION GENERALE

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’IPS-CNPS

1- HISTORIQUE

2- MISSIONS

3- ORGANISATION INSTITUTIONNELLE

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LA DRH ET DU SERVICE

FORMATION

1- DEPARTEMENT GESTION ADMINISTRATIVE ET PREVISIONNELLE

2- DEPARTEMENT GESTION SOCIALE ET MEDICALE DU PERSONNEL

3- SERVICE FORMATION ET PERFECTIONNEMENT

PARTIE II : ELABORATION DU PLAN DE FORMATION

APPROCHE SUR LA FORMATION

CHAPITRE1 : DESCRIPTION DES ACTIVITES D’ELABORATION

DU PLAN DE FORMATION

SECTION 1 : IDENTIFICATION OU RECUEIL DES BESOINS DE

FORMATION

1.1- EVALUATION ANNUELLE DES PERFORMANCES

1.2- ANALYSE DU POSTE DE TRAVAIL

1.3- UTILISATION DES INDICATUERS STATISTIQUES D’ALERTE

1.4- FICHE INDIVIDUELLE DE DEMANDE DE FORMATION

1

3

4

5

8

9

9

10

11

12

12

13

13

15

16

19

19

20

20

20

21

21

1.5- BESOINS D’ORDRE PROMOTIONNEL OU ORGANISATIONNEL

SECTION 2 : ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION

2.1- CRITERES D’ANALYSE DES BESOINS DE FORMATION

2.2- CLASSIFICATION DES BESOINS DE FORMATION

2.3- ELABORATION DU PLAN DE FORMATION

SECTION 3 : VALIDATION DU PLAN DE FORMATION

3.1- VALIDATION PAR LE DIRECTEUR GENERAL DE L’IPS-CNPS

3.2- AGREMENT PAR LE F.D.F.P

3.3- TABLEAUX

3.4- PREVISIONS PLAN DE FORMATION 2013

CHAPITRE 2 : ANALYSE DES ACTIVITES ET DES DONNEES

DU PLAN DE FORMATION

SECTION 1 : ANALYSE DES ACTIVITES D’ELABORATION DU PLAN DE F.

1.1- AU NIVEAU DU RECUEIL DES BESOINSDE FORMATION

1.2- AU NIVEAU DE L’ANALYSE DES DEMANDES DE FORMATION

1.3- AU NIVEAU DE LA VALIDATION

SECTION 2 : ANALYSE DES DONNEES DU PLAN DE FORMATION

2.1-ACTIONS DE FORMATION

2.2- EFFECTIF A FORMER

2.3- DOMAINES DE FORMATION

2.4- TYPES DE FORMATION

2.5- EFFECTIF FORME PAR DOMAINE

PARTIE III : OBSERVATIONS, CRITIQUES ET SUGGESTIONS

CHAPITRE 1 : OBSERVATIONS ET CRITIQUES

SECTION 1 : OBSERVATIONS

SECTION 2 : CRITIQUES

CHAPITRE 2 : SUGGESTIONS

CONCLUSION GENERALE

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

22

22

22

23

23

24

24

25

28

29

29

29

30

31

32

33

33

34

34

36

37

38

38

39

41

44