Plan Van AanpakPatronaat

Robin Vos MM3A | november 2015

1

Inhoudsopgave

Achtergronden 3 Debriefing 4 Projectactiviteiten 6 Promotie/ verspreiding 8 Projectorganisatie 8 Planning 10 Kosten 11 Technische specificaties 13 Juridische zaken 14 Storyboard filmpje 15 Risico’s 16

2

AchtergrondenPatronaat is een poppodium gelegen in Haarlem dat bestaat sinds 1984. Naast grote artiesten geeft het poppodium concerten van kleinere meer alternatieve artiesten. Patronaat is nu onderhand een van de bekendste poppodia in Nederland.

De producten en diensten die het bedrijf levertPatronaat levert verschillende producties:

Concerten Nacht Zaalverhuur Concerten op externe locaties

Het sfeerbeeld dat de mogelijke huurklanten van Patronaat krijgen kan verbeterd worden. Sommige klanten beschouwen de zalen “te kaal”. Omdat deze klanten tijdens de rondleiding niet het juiste beeld krijgen van de zalen kiezen ze misschien voor een andere locatie. Veel mensen in Haarlem zijn zich ook niet bewust van de verhuur mogelijkheden die Patronaat bied.

3

Debriefing - Robin Vos - MM3A

InleidingNa aanleiding van een gesprek met Liselot (de contactpersoon van Patronaat) is deze debriefing opgesteld.

Contactgegevens PatronaatLiselot Boersma E: Liselot.Boersma@patronaat.nl

ProbleemstellingHet sfeerbeeld dat de mogelijke huurklanten van Patronaat krijgen kan verbeterd worden. Sommige klanten beschouwen de zalen “te kaal”. Omdat deze klanten tijdens de rondleiding niet het juiste beeld krijgen van de zalen kiezen ze misschien voor een andere locatie. Veel mensen in Haarlem zijn zich ook niet bewust van de verhuur mogelijkheden die Patronaat bied.

Gewenste productenHet bestaande promotie materiaal om de zalen te verkopen is gedateerd en dus niet meer geschikt. Er is een plan/mediaproduct nodig om de zaalverhuur te stimuleren.

DoelgroepPersonen die een leuke zaal in Haarlem willen huren voor een trouwerij, verjaardag, feestje, debat, schoolfeest, enz. Het kunnen ook bedrijven zijn die een bijeenkomst of een ander evenement organiseren.

OpdrachtIk wil de volgende mediaproducten maken om de zaalverhuur te stimuleren:

1. Promotie videoEen 30 seconden lang durend filmpje waar de zalen van Patronaat zowel leeg als vol worden getoond. Er zal gefilmd worden bij verhuur producties. Het is de bedoeling dat de mogelijke klant ziet dat de zalen met een aantal versieringen erg sfeervol kunnen zijn.

2. FlyerEen flyer over de zaalverhuur van Patronaat. Deze zal worden neergelegd bij de deur waar het publiek voor de shows binnen komt. De flyer zal aan de ene kant een pakkende foto/artwork hebben en aan de andere kant een kleine tekst over de verschillende zalen. Het is de bedoeling dat het publiek zo een beter idee krijgt van de zaalverhuur mogelijkheden die Patronaat biedt.

Bestaand materiaalPatronaat heeft zelf

Archief vol evenement foto’s Brochure van de voorgaande jaren Printer voor het uitprinten van de flyers Een huisstijl

4

Gewenste uitstralingPatronaat heeft een huisstijl die overal wordt gehanteerd. De flyer moet daarom aan deze huisstijl voldoen. Hieronder staat er twee voorbeelden van de gebruikte huisstijl.

Benodigdheden Camera promotiefilm Video editor promotiefilm Artwork flyers Printer flyers

Technische specificatiesFlyer: 10,5 cm bij 14,8 cm (A6 formaat)Videokwaliteit: HD

Betrokken personenContactpersoon Patronaat: Liselot Boersma: Liselot.Boersma@patronaat.nl 2e contactpersoon Patronaat: Liza van den Brink: liza@patronaat.nlCoördinator zaalverhuur Patronaat: Timo Sipkema: Timo@patronaat.nl Contactpersoon camera: Jorick Sheerens: J.Scheerens@ma-web.nlExterne adviseur: Peter Mulder: P.Mulder@ma-web.nlArtwork: Arjen Nicolai: illustrarie@gmail.comMuziek promotiefilmpje: Bob Vos: Planning

December14 Check stageopdracht deel 218 Opleveren stageopdracht deel 222 Nakijken flyer

Januari05 filmen promotiefilm15 filmen promotiefilm20 filmen promotiefilm24 filmen promotiefilm

Februari01 klaar promotiefilm02 Nakijken promotiefilm20 Opleveren promotiefilm en flyer

BudgetEr is geen budget vrijgesteld voor dit project.

5

ProjectactiviteitenNaam projectopdracht: MediaproductOpdrachtgever: Mediacollege Amsterdam / Patronaat HaarlemOpdrachtnemer: Robin Vos

Formulering opdracht/doelstelling: Promotie materiaal om mogelijke klanten voor zaalverhuur te overtuigen.

Dit wil ik bereiken door het maken van een promotiefilmpje en een flyer.

Het doel is om mogelijke huurders meer te overtuigen van het huren van Patronaat. Om dit resultaat te bereiken moet het promotiefilmpje de aandacht houden van de kijker en er professioneel uit zien. Verder wil ik ook dat het filmpje een betere indruk wekt van het pand en de mogelijkheden die het heeft. Dit wil ik doen door de zalen die we hebben zowel leeg als mooi aangekleed laten zien. Om dit resultaat te behalen haal ik een professionele camera van buitenaf. Deze camera zal ik tijdens een verhuuropdracht plaatsen en filmen hoe de zaal word aangekleed en hoe de verhuur verloopt. Verder

Voor de flyer ga ik iemand inschakelen die artwork kan maken voor de voorkant. Op de achterkant zal er een korte tekst informatie staan over het pand inclusief contactinfo en foto’s.

Project activiteiten:

Fase 1Start datum Werkzaamheden Contact persoon deadline31 augustus Onderzoek bedrijf Liselot Boersma 1 september2 september SWOT Analyse Liselot

Boersma/Peter Mulder

5 september

7 september Concurrentie analyse Liselot Boersma 15 september15 september Onderzoek Markt Liselot Boersma/

Peter Mulder19 september

- Eindgesprek fase 1 Liselot Boersma 23 september- Eindcontrole deel 1 Peter Mulder 25 september

Fase 2Start datum Werkzaamheden Contact persoon deadline- Debriefing mediaproduct Liselot

Boersma/Peter Mulder

20 oktober

19 november Plan van aanpak Liselot Boersma/Peter Mulder

10 december

- Eerste gedeelte plan van aanpak uitvoeren

Timo Sipkema/ Jorick Scheerens/Arjen

15 december

6

- Tussenbespreking Liselot Boersma/ Peter Mulder

15 december

- Eindcontrole oplevering fase 2 Peter Mulder 18 december

- Na evaluatie fase 2 Peter Mulder 4 januariFase 3

Start datum Werkzaamheden Contact persoon deadline

18 december Ontwerpen Flyer Timo Sipkema/ Liza/Arjen

25 december

5, 15, 20, 24 januari Filmen promotiefilm Liselot Boersma/Peter Mulder

-

26 januari Bewerken promotiefilm Liselot Boersma/ Peter Mulder

2 februari

3 februari Tussenbespreking mediaproduct Liselot Boersma/ Peter Mulder

3 februari Testdrukken flyer Arjen/Liselot Boersma

-

10 februari Laatste controle mediaproduct Liselot Boersma/Peter Mulder/Timo Sipkema/Arjen/Liza

-

10 februari Filmen project Liselot Boersma/Peter Mulder

-

15 februari Bewerken film project Liselot Boersma/Peter Mulder

16 februari

- Oplevering mediaproduct/ projectfilm

Peter Mulder 20 februari

22 februari Na evaluatie mediaproduct Peter Mulder -

7

Promotie/ verspreiding De flyer en het promotiefilmpje moeten natuurlijk gezien worden door de doelgroep.

Het plan is om de flyer neer te leggen bij de deur waar bezoekers binnenkomen en in de rookruimtes. Verder is het nog een mogelijkheid om de flyer op de Facebook pagina te zetten die 25.840 likes heeft. Ook is het mogelijk om er een advertentie van te maken waardoor het door meer mensen te zien is. Hier wordt dan een bepaald bedrag voor betaald. Patronaat doet dit vaak met zijn Facebook berichten.

Het promotiefilmpje willen we op de website neerzetten (bij de verhuur categorie. Verder is het ook nog een mogelijkheid om het filmpje op Facebook te plaatsen en er een advertentie van te maken maar dit ligt geheel aan Patronaat.

ProjectorganisatieMet wie werken we samen?

Liselot BoersmaLiselot is mijn opdrachtgever. Zij is ook mijn contactpersoon van Patronaat. Liselot doet de marketing en PR bij patronaat. Met haar bespreek ik alles en zorg ik dat Patronaat een beeld krijgt van de voortgang. Liselot geeft ook advies over wat er nog veranderd kan worden aan alle plannen.

Liza van den BrinkLiza is mijn tweede contactpersoon als Liselot niet aanwezig is. Via haar kan ik ook alles bespreken en zo miscommunicatie voorkomen als Liselot niet aanwezig is.

Timo SipkemaTimo is de Coördinator zaalverhuur van Patronaat. Hij houdt contact met alle huurders en zorgt ervoor dat elk verhuur goed verloopt. Samen met Timo bespreek ik de behoefte van klanten, zodat de promotie daarop aangepast kan worden. Ook beslist Timo mee over de promotie.

Peter Mulder Peter is mijn externe adviseur. Alle plannen en voortgang wordt ook met hem besproken. Hij geeft aan op welke punten er nog wat misloopt in het project.

Jorick ScheerensJorick werkt op het Mediacollege Amsterdam en is mijn contactpersoon voor de Camerahuur. Met hem bespreek ik de mogelijke data en welke camera ik het beste kan inzetten voor het maken van het Promotiefilmpje.

8

Arjen NicolaiArjen werkt bij Patronaat en maakt vaak verschillende soorten artwork voor het bedrijf. Met hem bespreek ik hoe de flyer er uit gaat zien en wat de mogelijkheden zijn. Hieronder staan een aantal van zijn vorige projecten die hij heeft gedaan voor Patronaat. Ook nog een link van zijn website voor een sfeerbeeld.

http://illustrarie.weebly.com/

Bob VosBob is degene die de muziek verzorgt voor het promotiefilmpje. Hij is de medeoprichter van het platenlabel Redline Music. Hij heeft contact met een aantal van zijn artiesten zodat ik hun muziek kan gebruiken in het promotiefilmpje. De artiesten waar ik uit zou kunnen kiezen voor muziek zijn:

- Stillmode: https://youtu.be/0AFS2EddDCE- Andy Grammer: https://youtu.be/m3xBoOKXT5I- The Frankling electric: https://youtu.be/gQqD40jRGJo?

list=PLoHdcc79OAJKPYDXXFyEZwyVNQFgiPGP

Er wordt nog besproken welke artiest en nummer Patronaat graag zou willen gebruiken.

Overleg momentenMaandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Peter Mulder Liselot boersma Liselot boersma Liselot boersma Liselot boersmaJorick Scheerens Liza van den

BrinkLiza van den Brink

Liza van den Brink

Liza van den Brink

Bob Vos Timo Sipkema Timo Sipkema Timo Sipkema Timo Sipkema- Arjen Nicolai Arjen Nicolai Arjen Nicolai Arjen Nicolai- Bob Vos Bob Vos Bob Vos Bob Vos

9

PlanningWeek 46 Week 47 Week 48 Week 49 Week 50 Bespreking promotiefilmpje

Duur filmpje, haalbaarheid en de verspreiding van het filmpje is hier besproken

Start plan van aanpak:Lay-out document, debriefing invoegen

Planning schrijven Kosten opvragen flyer papier

Tweede ontwerp flyer maken en bespreken

Bespreking flyer

De grootte, informatie op de flyer en de ideeën voor de artwork zijn hier besproken

Bespreking mogelijke artiesten muziek promotiefilmpje

Bespreking voorgang flyer

Kosten opvragen flyerartwork

Plan van aanpak afmaken en laten controleren

Taakverdeling maken Bespreking huren camera

Kosten opvragen camera

Oplevering Plan van aanpak

contactgegevens uitzoeken

Uitzoeken technische specificaties camera

Storyboard promotie filmpje maken

Verspreiding flyer en promotiefilmpje in beeld brengen

Week 51 Week 52 Week 53 Week 1 Week 2Laatste aanpassingen doorvoeren plan van aanpak.

Test printen flyer Extra uren Filmen 1e deel promotiefilmpje

Filmen 2e deel promotiefilmpje

Artwork flyer afmaken Bespreking flyer Extra uren Flyerverspreiding toepassen

Lay-out achterkant van flyer afmaken

Eindbespreking muziek promotiefilmpje

Extra uren Tussenbespreking externe adviseur

Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7

Filmen 3e deel promotiefilmpje

Filmen 4e deel promotiefilmpje

Afronden mediaproducten

Afronden mediaproducten

Deadline mediaproducten

Beginnen bewerken promotiefilmpje

Maken projectfilm Nabespreking/na-evaluatie

10

Kosten UURTARIEF

€ 52, 50

TRAJECT

ASSETS

Uren

ASSET Prijs

TRAJECT Prijs

VOORTRAJECT

Debriefing 1

Onderzoek/concurrentie analyse 10

Besprekingen 1

Totaal 11 € 577,50

ONTWERPTRAJECT Debriefing 2 1

Plan van aanpak 7

Feedback doorvoeren Plan van aanpak 2

Evaluatie externe adviseur 3

Promotie plan filmpje en flyer schrijfen 2

Totaal 15 € 787,50

UITVOERINGSTRAJECT

Voorbeeld flyerartwork 2

Lay-out achterkant flyer 2

Tekst bewerken flyer 2

Flyer evaluatie 1

Maken moodboard promotiefilm 1

Filmen promotiefilm 10

Filmen projectfilm 3

Bespreken promotiefilm 1

Totaal 22 € 1155,-

OPLEVERING

Bewerken promotiefilmpje 5

Totaal 5 € 262,50

11

EXTERNE KOSTEN Artwork flyer 5 € 350,-

Kosten papier bij een oplage van 2.000 - € 5,-

Kosten inkt - € 252,-

Huren camera incl statief 5 € 325,-

Totaal - - € 932,-

TOTALE KOSTEN € 3452,-

Camera + standaard: http://www.eavr.nl/verhuur-video/camcorders/details/791/sony-hxr-mc50e.htmlhttp://www.eavr.nl/verhuur-video/camcorders/details/261/sony-vct-1170.html\

Papier(op elke a3 passen er 4 flyers): https://discountoffice.nl/p/copy-laser-wit-a4-120gr-250vel/?gclid=CjwKEAiA-s6zBRDWudDL2Iic4QQSJAA4Od3XiB5Eqil02IymBvSlCA1n4PNObeRX97zv3bsX1rRSgRoCS0vw_wcB

inkt (4x vanwege 4 kleuren):http://www.123inkt.nl/Ricoh-type-MP-C5501E-toner-zwart-origineel-841456-i14922 t22892.html?gclid=CjwKEAiA-s6zBRDWudDL2Iic4QQSJAA4Od3X8Yjz-MLjQHfbF13PCwHFJYxRnD7znTnYUmWx-vQTxBoCl7vw_wcB

12

Technische specificatiesPromotiefilmpje:

Camera Sony HXR-MC50E 1920x1080 Full HD filmen Kan goed filmen in situaties met minder licht Geen geluid nodig 64 GB 2 Grote accu’s Compact CD met software voor het overzetten van

beeldmateriaal Heeft een functie waarmee je recht kan filmen ook al

hou je de camera vast

Extra Review: https://youtu.be/muW3zPqSUcc

Statief Sony VCT-1170 Lichtgewicht Kan HXR-MC50E dragen Snel uitklapbaar

Deze camera en statief worden aangeleverd door Jorick Scheerens.

Flyer:

Papier 120 gr print A3 formaat In een blad kunnen er 4 flyers worden

geprint Kan dubbelzijdig op geprint worden

Artwork Pdf bestand Minimaal 300 dpi Printbare kleuren (sommige kleuren zien er

anders uit wanneer uitgeprint)

Dit wordt aangeleverd door Arjen Nicolai.

Het eerste voorbeeld van de artwork staat hiernaast.

13

Juridische zakenIk ga een promotiefilm maken en het is de bedoeling dat hier muziek onder staat. Aangezien het vaak dat er geen rekening wordt gehouden met de muziek rechten van een artiest worden veel filmpjes van Youtube gehaald en kan je ook nog eens een flinke boete krijgen. Om dit te voorkomen is er een speciale media-bibliotheek aangelegd waar je recht vrije muziek kan vinden en mag gebruiken.

Via deze website kan je recht vrije muziek vinden: https://www.youtube.com/audiolibrary/music

Aangezien ik contacten heb met een platenlabel baas kan ik via hem regelen dat ik de muziek van zijn bandjes wel in mijn filmpje mag gebruiken. Patronaat heeft dus de keuze tussen drie bandjes en de media-bibliotheek van Youtube wat voor meer variatie zorgt.

De artiesten zijn te vinden in het hoofdstuk: Projectorganisatie.

14

Storyboard filmpje

15

Risico’sHieronder staan de risico’s en de manier waarop we dit oplossen uitgelegd. Door dit voorkomen we grote obstakels tijdens het project.

SamenwerkingDe personen met wie ik samen werk om mijn project tot stand te laten komen kunnen ook een risico zijn voor mijn project. Als deze personen hun deadline niet halen waardoor ik in de knoop zit met die van mij bijvoorbeeld. Ook kan het zijn dat de persoon geen goed werk levert of zich niet aan de afspraken houdt die er gemaakt zijn.

OplossingDe oplossing voor dit probleem is een goede communicatie. Ook hebben wij een extra noodplan voor het geval dat onze camera die we huren opeens niet meer gebruikt kan worden. Er is ook een extra plan als de illustrator van de artwork voor de flyer uitvalt.

Extra illustrator: Michelsengers@gmail.com Extra camera huurder: bob.vos@cornelismusic.nl

KlantHet kan gebeuren dat de klant niet tevreden is met onze eindproducten. Wij zorgen ervoor dat dit niet voor kan komen door met de klant en met de externe adviseur elke week een overleg te hebben. Tijdens dit overleg worden alle plannen besproken en wordt iedereen op de hoogte gehouden. Zo voorkomen we afkeuring van de klant.

16