14062010 saechformtag

bol Behörden Online Systemhaus GmbH

Vom Formular zur TransaktionVom Formular zur Transaktion

Beispiel: Online-Bewerbung

http://www.erlangen.de/home.asp?folder_id=1579&mainfolder_id=1579



Inhalt - Vom Formular zur TransaktionInhalt - Vom Formular zur Transaktion

Überblick

Transaktionen!

Formulare?

Zusammenfassung

Online-Bewerbung


Formularmanagement in Sachsen

bol Formular-Management-System Lösungen: z.B. Online-Bewerbung Beratung: z.B. government 2.0Rechtssichere Formulare: Jüngling gbb

Sachsen: setzt FMS als Basiskomponente mit einer Landeslizenz ein (Vortrag Herr Keller, SMJus)

Formulare:

Papier PDF „digitalisiertes“ PDF Online-Dienst


Kooperationen und PartnerKooperationen und Partner

http://www.oracle.com/technology/index.html

http://www.institut-e-business.de/content/index_ger.html

http://cms.fh-wolfenbuettel.de/fh

http://www.juenglingverlag.de/

http://www.seccommerce.de/de/index.html

http://waimea.de/



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Formulare?

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Online-Bewerbung


Was sind Formulare?

Es gibt nichts Vages und kein Vielleicht. Nur Ja oder Nein, gültig oder ungültig, wahr oder falsch. Dennoch

erscheinen viele Formulare austauschbar und beliebig. In der Art ihrer Gestaltung und in den

Kategorien der Antworten.

Borries Schwesinger


Anspruch an Formulare

• Inhalte in übersichtlicher Ordnung• Geringe Einarbeitungszeiten durch

Wiederholung• Weniger Fehler und Korrekturen• Alle wichtigen Informationen auf einen Blick• Zeitersparnis bei Arbeitsabläufen• Vereinfachter Kontakt zwischen Bürger und

Verwaltung


Herausforderungen an Formulare

• Wolf, Sächsischer Formulartag 2010: 63 % der Bürger empfinden Formulare als unverständlich

• Schiere Menge an Formularen behindert Verwaltungsabläufe

• Digitalisierung des Formularmanagements• Barrierefreiheit• Revisions- und Rechtssicherheit• Medienbruchfreiheit• E-Government 2.0• Signaturen/ nPA (Vortrag Herr Kirchner, procilon)


Vor- und Nachteile statischer Formulare

+• Übersichtlichkeit• Beschleunigung der Verwaltung (19-20 Jhdt.)• Informationsbündelung

-• Hohes Aufkommen Serviceanfragen• Menge frißt Beschleunigungseffekt (21. Jhdt.)• Digitalisierung zur Nutzung moderner IKT je nach

Anwendungszweck unhandlich


Stufenmodell nach der bol-DESIGN Methode

Ausfüllbare Formulare (am Rechner ausfüllen und drucken)

Online-Dienste mit Transaktionen (Schritt für Schritt am Rechner ausfüllen)

Schnittstellen und Workflows (mit Weiterverarbeitung der Daten)

Ausdruckbare Formulare (Herunterladen und per Hand ausfüllen)

Einreichbare Formulare (mit Datenübertragung und Quittung)Vom Form

ular zur T

ransaktion

Information

Kommunikation

Transaktion



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Online-Bewerbung


Die Lösung: transaktionsorientierte Online-Formulare, besser: Online-Dienste!

• Transaktionen möglich echter Rückkanal in der Formular-Kommunikation

• Anforderungsmanagement (Vortrag Prusas, SAKD)

• Sehr gute Nutzerführung möglich• Government 2.0 realisierbar• Formulare als Basis, Online-Dienst als „First-

Layer“


Anforderungen an Online-Dienste

• Nutzerführung durch die Teilschritte• Hohe Übersichtlichkeit• Ausfüllhilfen• Möglichkeit des „individuellen Formulars“• Barrierefreiheit gewährleistet• Vermeidung von Medienbrüchen


Vor- und Nachteile von Online-Diensten

+• Nutzerfreundliche Führung; optisch ansprechend• Einsparpotentiale bei Informationsverarbeitung• Validierungen im Online-Dienst möglich• Dennoch Ausgabe eines PDF-Formulars (signierbar

und archivierbar) möglich, Stichwort: Druckquittung

-• Erstellungsaufwand• Vortrag Keller, SMJus: Fallzahlen und Komplexität/

Flexibilität



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Formulare?

Zusammenfassung

Online-Bewerbung


Warum Online-Bewerbung?

• Papiergebundener Prozess erfordert hohen Ressourceneinsatz

• Hoher manueller Sichtungs- und Erfassungsaufwand

• Bewerbern unkomplizierten Zugang ermöglichen

• Formulare oft nicht „erklärend“ genug (Vortrag Herr Wolf, AVIRA)

• Zahlreiche Validierungsmöglichkeiten


Online-Bewerbung statisch


Online-Bewerbung dynamisch: transaktionsorientierter Online Dienst


Online-Bewerbung

Ressourceneinsparung durch• Digitalisierung des gesamten Prozesses• Weitgehende Minimierung von Fehlerquellen

und Rückfragen durch Online-Dienst• Verringerung Durchlaufzeiten• Vorbefüllung Datenbanken/ xls• Berechnungen in Formularen/ Masken• Anstoßen weiterer Prozesse wie

Terminvereinbarungen, Absagen etc.• Aber: für Akten bleibt das PDF bestimmend



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Formulare?

Zusammenfassung

Online-Bewerbung


Zusammenfassung

• Online-Dienste erlauben ggü. statischen Formularen zusätzliche Zeitersparnis (Behörde)/ Komfort und Verständlichkeit (Bürger)

• Nutzerfreundlichkeit maximiert - Serviceanfragen minimiert

• Ganzheitlicher Prozess basierend auf Formularen• 19. Jhdt.: Papier – 20. Jhdt.: PDF – 21. Jhdt.: Online-

Dienste• Einsparpotential bei Online-Bewerbung: 5-stellig je

nach Fallzahlen

Befreiung des „Potentials Online“ durch formularbasierte, transaktionsorientierte Online-Dienste!


Meister Gutenberg, ich bräuchte neue

Knebelvertrags-formulare. Können Sie

auch ganz klein Gedrucktes drucken?!


Verfahren neu gestalten?Verfahren neu gestalten?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Bol Behörden Online Systemhaus GmbHAnsprechpartner: Patrick Brauckmann

Hubertusstraße 4 Tel.: 089/ 21 09 67 1580639 München Fax: 089/ 21 09 67 26



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