13415866 vodic-kroz-access-2000

Faithe Wempen

Faithe WempenSSaammss TTeeaacchh YYoouurrsseellff MMiiccrroossoofftt®® AAcccceessss 22000000 iinn 1100 MMiinnuutteess

Authorized translation from the English language edition published bySams Publishing.

Copyright © 1999

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form orby any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informatonstorage retrieval system, without permission in writing from the Publisher.

Croatian language edition published by Strijelac d.o.o.

Copyright © 1999

Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak

Izdava~:�Strijelac� Zagreb

Urednik:Goran Jedna~ak

Lektura:Mladen Jedna~ak

Korektura:Rada Fedor

Priprema za tisak:Grafi~ki studio �MI[�

Tisak:Tiskara �Kasani}�

CIP � Katalogizacija u publikacijiNacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb

UDK 004.42 Access 2000 (035)

WEMPEN, Faithe

Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen;[preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].� Zagreb: Strijelac, 2000.� 242 str.: ilustr.; 21 cm. � (10 minuta do uspjeha)

Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. � Kazalo.

ISBN 953-210-006-7

400117050

Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999.

Sva prava pridràna. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilokojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjenebez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima.Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona.

Izdava~ i autor uloìli su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pruàju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji diosadràja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autorne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgo-vornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.

SADR@AJUVOD 1

[to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1[to je serija knjiga �10 minuta do uspjeha?�. . . . . . . . . . 2Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2

ÊMU SLU@E BAZE PODATAKA? 4Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5Izvje{taji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 10Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Kakve izvje{taje èlite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 18Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 23Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28îtanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Pronalaènje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 34Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37

SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE

BAZE PODATAKA 41Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

STVARANJE TABLICE UZ POMO} TABLE WIZARDA 50Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51[to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

STVARANJE TABLICE BEZ POMO}I ~AROBNJAKA 56Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

UNO{ENJE PROMJENA U TABLICU 65Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

STVARANJE ODNOSA IZME|U TABLICA 71Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72[to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77[to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

UNO{ENJE PODATKA U TABLICU 78Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

iv 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

Pomicanje po tablici . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Zatvaranje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 83Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Odabiranje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

FORMATIRANJE TABLICE 89Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 94Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda. . . . . . . . . . . . . . . . 96Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Uno{enje podataka u formu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

UNO{ENJE PROMJENA U FORMU 104Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . 106Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . 113

STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS

PODATAKA U FORMI 116Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . 116Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . 118

SADR@AJ v

Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

DODAVANJE SLIKA U FORMU 127Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Umetanje Clip Arta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Umetanje slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

PRONALAÈNJE PODATAKA 134Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Ostali na~ini za pronalaènje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . 139

SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141Pronalaènje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Filtriranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 148[to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . . . . . . . . . 149Ispis rezultata upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 155Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

PRILAGO\AVANJE UPITA 162Sortiranje polja u upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

vi 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA 168Za{to stvarati izvje{taje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . 168Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . . . . . . . . . 170Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . 174

PRILAGO\AVANJE IZVJE{TAJA 175Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Rad s kontrolama u izvje{taju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

RAD S POVEZANIM TABLICAMA 181Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . 183Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

STVARANJE DIJAGRAMA 189Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 195Osnove Interneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . 197Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM

KORISNICIMA 204Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . 204Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . 205Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . 206Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . 207Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208[ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Za{tita podataka u formi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

SADR@AJ vii

UVOZ I IZVOZ PODATAKA 213Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 221Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . 221Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . . . . 222

KAZALO 225

viii 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

O AUTORUFaithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}ii odli~no prihva}enu �Microsoft Office 97 Professional 6-in-1�. Vlasnicaje tvrtke �Your Computer Friend� u Indianapolisu koja se specijalizi-rala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u.

POSVETAKnjigu posve}ujem Margaret.

ZAHVALEVe}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. Ostatakpripada urednicima, stru~nom osoblju, upravi i ljudima zadu`enima zaprodaju, koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje pro-davala. Moje zahvale idu urednicima, marketingu i prodajnom timutvrtke �Macmillan Publishing� za jo{ jedan dobro obavljen posao.

UVODêstitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha � Vodi~ kroz Mi-crosoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijihprograma za stvaranje baza podataka, a ujedno je i najpopularniji. Biloda je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljskiinformacijski sustav va{e tvrtke, Access }e obaviti posao.

Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etni-ke, on nije jednostavan program. Vjerojatno se bez pomo}i ne}etemo}i upustiti u rad s Accessom. No, da biste se sna{li, svakako ne}eteèljeti pro~itati neku debelu knjigu, ve} biste htjeli:

l Jednostavan uvod razumljivim jezikom.

l Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazupodataka.

l Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka.

Potrebna vam je knjiga �10 minuta do uspjeha � Vodi~ kroz MicrosoftAccess 2000�!

[TO JE MICROSOFT ACCESS 2000?Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova knjigaobja{njava Microsoft Access 2000 � verziju koja je dizajnirana za rad sWindowsima 95/98/NT. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijamaWindowsa (Windows 3.x).

Access omogu}ava skupljanje, spremanje i organiziranje informacijakao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Evo nekolikostvari koje moète uraditi s Accessom:

l Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti izdrugih programa.

l Sortirati, indeksirati i organizirati podatke na na~in koji èlite.

l Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica zapisma upotrebom svih ili samo dijela podataka.

l Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositinove informacije u bazu podataka.

l Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetimakoje postavljate.

2 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

Instaliranje Accessa Ako je Access dio insta-lacije Microsoft Officea 2000, tada ste vjerojatnos Officeom instalirali i Access. No, ako na taj na-~in niste instalirali Access, umetnite instalacijskiCD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu.

[TO JE SERIJA KNJIGA�10 MINUTA DO USPJEHA�?Serija ovih knjiga na novi na~in pomaè pri u~enju ra~unalnih progra-ma. Umjesto obja{njavanja cijelog programa, knjige pomaù pri u~e-nju osnovnih opcija programa. Ovaj prekrasan, logi~an i snaàn pro-gram moète nau~iti u kratkom vremenu.

Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve, 10 minuta do uspjeha! Vo-di~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnov-nih znanja potrebnih za rad s programom. Nau~it }ete raditi s ovimizuzetnim programom mnogo brè nego {to biste to ina~e u~inili.

PRAVILA KOJA SMO UPOTRIJEBILI UKNJIZISvaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije �korak-po-korak� zaodre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem:

Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove sa-vjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjega-vate zbrku.

Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa:

l Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji.

l Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji.

l Imena izbornika, polja i tipki po~inju velikim prvim slovom.

UVOD 3

Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazisu opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom.

Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~jau kojima novi korisnici nailaze na probleme, asavjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka ividjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme.

ÊMU SLU@E BAZE PODATAKA?@elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka, moèmore}i da je to skup informacija. Na primjer, va{a telefonska knjiìca jebaza podataka, kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika uknji`nici. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s MicrosoftAccessom moète spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjeraobra|ena u ovoj vje`bi. Me|utim, imajte na umu da moète uraditi imnogo vi{e. Na primjer, ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovojbazi podataka, moète uraditi jedno od sljede}eg:

l Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 da-na, s pripadaju}im telefonskim brojevima, kako biste mogli na-zvati jedan od ispisanih brojeva.

l Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihovepodatke za kuverte. (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da pre-sortirate pozivne brojeve kako biste platili niù cijenu.)

l Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{atehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka.

Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to moète uraditi sAccessom, teoretski gledano moète uraditi gotovo sve {to zaèlite.

1. Vje`ba[TO JE BAZAPODATAKA?

KAKO ACCESS SPREMA PODATKE?U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka. Takostvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka � nesamo sve podatke ve} i forme, izvje{taje i indekse. Ako radite vi{e po-slova istovremeno, mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svakiposao.

TABLICE

Srce svake baze podataka je tablica. Tablica je vrlo sli~na radnoj strani-ci u Excelu. Slika 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}etablicu).

Svaki redak je slog Svaki stupac je polje

[TO JE BAZA PODATAKA? 5

Dio retka ili stupca je }elija

SLIKA 1.1 Accessova tipi~na tablica.

Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer, svaki radnik ilielement inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Svaki slog jeskup informacija o jednoj stvari � u ovom slu~aju zaposlenik. Na prim-jer, sve informacije o Nancy Davolio, uklju~uju}i titulu, datum ro|enjai datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1.1).

Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. Naprimjer, zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje, a njegovoprezime drugo. Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u poljeLast Name.

U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, ato podru~je nazivamo }elija. Na primjer, u }eliji gdje se preklapajustupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enjaNancy, 8.12.1948.

Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. i 8. vje`bi. Svaka datoteka bazepodataka sadrì mnogo tablica. Na primjer, moète stvoriti tablicupopisa svih kupaca, dok sljede}a tablica koju stvorite moè sadràvatipodatke o proizvodu koji prodajete. Tre}a tablica koju stvorite moèsadràvati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama.

FORME

Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremnisu za spremanje. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izrav-no u tablicu, pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonukako bi lak{e unosili podatke. Forma omogu}ava stvaranje stranice�popuni praznine� kako biste kasnije unosili èljene podatke na naj-jednostavniji na~in. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. vje`bi.

Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formuneposredno sprema u tablicu. Na primjer, slika 1.2 prikazuje podataku formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici1.1.

Forma koja je prikazana na slici 1.2 sadrì dvije kartice. @elite li prika-zati i raditi na sljede}oj kartici, jednostavno je kliknite.

6 1. VJE@BA

Vi{e tabli~ne forme Formu moète upotrije-biti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica,{to }ete nau~iti kasnije u vje`bama.

IZVJE{TAJIDok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu, izvje{taji se stvarajuza ispisivanje. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka kojisu organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. Na primjer, mo`da }ete è-ljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{empoduze}u (slika 1.3).

SLIKA 1.2 Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled-nijim.


SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijelitisvojim zaposlenicima.

UPITIUpit je na~in skrivanja informacija koje ne èlite vidjeti, a da bisteinformacije koje èlite prikazati vidjeli {to jasnije. O tome moèterazmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. Podaci koji vas nezanimaju propast }e u spilju, a ostaju samo podaci koji vas zanimaju.

Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput:vrijednost, uvjet ili maska. No nemojte brinuti, u 21. vje`bi }etenau~iti kako stvarati jednostavan upit.

KAKO OBJEDINITI SVE DIJELOVEBAZE PODATAKADok stvarate tablice, izvje{taje, forme i upite, morate imati na umu dasu svi povezani. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svihaktivnosti � svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici. Izvje{ta-ji organiziraju i sumiraju podatke, forme olak{avaju unos podataka, aupiti pomaù pri pronalaènju informacija koje èlite upotrijebiti utablici. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela premacijeloj bazi podataka.

ACCESSOV ÂROBNJAK OLAK[AVASTVARANJE BAZE PODATAKAKroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. ârob-njak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka.Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu, izvje{taj, upit iline{to drugo prema va{im èljama. Slika 1.4 prikazuje ~arobnjaka nazaslonu.

8 1. VJE@BA

Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{tajakoji èlite ispisati, moète ga prikazati na zaslonupomo}u opcije Print Preview, prikaz na slici 1.3.Vi{e o prikazu i ispisu u 24. vje`bi.

SLIKA 1.4 ârobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objektabaze podataka.

Svaki put kada stvarate novi objekt, kao {to je tablica ili forma, imatedvije mogu}nosti. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazuDesign, a druga je pomo}u ~arobnjaka. Preporu~am da svaki po~etnikupotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e. Ja ih upotrebljavam jerje rad brì i kra}i. Ostavite teè stvari, kao {to je rad u prikazu Design,ljudima koji imaju puno slobodnog vremena.

U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. U2. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. Ne preska~ite 2.vje`bu, jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje moè kasnijeu{tedjeti sate rada.


U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda bazepodataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada.

PLANIRANJE JE VA@NO!Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate{to zapravo radite. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan, bilo da jeva{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. No, za vrijeme rada ste vjerojatnobiljeìli {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije, pa ste stoga sljede}iputa bili brì i u~inkovitiji.

S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne moète si priu{titi eks-perimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribliìtiprincipe planiranja koje mnogi ljudi u~e na teì na~in.

Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si neko-liko pitanja:

l Koje podatke èlim spremiti i kako ih je najbolje organizirati?Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje tre-bate.

l Koje akcije unosa podatka èlim ovisno o mom poslu ili hobiju?Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje tre-bate.

l Koje informacije èlim znati o statusu posla ili hobija? Odgo-vorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita.

2. Vje`baPLANIRANJEBAZE PODATAKA

IZBOR TABLICATehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. No,najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogorazli~itih informacija. Access je program koji ~uva odnose u bazi poda-taka, {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme-|u njih. Na primjer, ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva infor-macije o narud`bama kupaca, slijedite naredne tablice:

Kupci Vrsta kupca

Narud`be Na~in otpreme

Uvjeti pla}anja Proizvod

Prodava~

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 11

Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stva-ranja baze podataka jer su promjene u strukturitablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive(ali ne i nemogu}e).

Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja.Na primjer, mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svihosam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. To jevrlo glupo i lo{e ura|eno. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formukoja uklju~uje te informacije kad god su potrebne, a prikazane su usamo jednoj tablici.

NORMALIZACIJA BAZE PODATAKA

Kada je baza podataka lo{e organizirana, znalci ka`u da nije normali-zirana. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljeneu bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.

Postoji pet pravila normalizacije, no posljednje tri su toliko sloène daih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. U ovojvje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao sa-vladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke.

12 2. VJE@BA

Normalizacija podataka Stvorite tablice takoda budu {to preglednije i kompaktnije kako bisteizbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja.

ârobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u,ako stvarate baze podataka pomo}u Access Data-base ~arobnjaka (5. vje`ba), sve tablice bit }enormalizirane.

1. IZBJEGAVANJE PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA

Pretpostavimo da èlite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogo-vima svih transakcija. Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu,vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca, njegovu adresu i telefon-ski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. Sve to postaje jo{ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca, jer morate promijeni-ti adresu u svakom slogu transakcije za kupca.

Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). Uklju-~ite ID broj u tablicu koja sadràva imena i adrese i tada upotrijebiteisti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadràva transakcije.

Tablica kupaca


Tablica narud`bi

2. IZBJEGAVANJE UNOSA SUVI[NIH PODATAKA

Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|enapredavanja. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja. Jedanna~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel, koja izgleda ovako:

Ali, {to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednogpredavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }eteimati isti problem opisan u prethodnom odlomku � vi{e slogova sistim unosima u poljima. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|aopredavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika, izbrisat}ete i informacije o cijeni sata predavanja.

Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike, pre-davanja i vrijeme predavanja, koje izgledaju poput:

Tablica zaposlenika

14 2. VJE@BA

Tablica predavanja

Tablica vremena predavanja

ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE TABLICU

Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze poda-taka. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa:

l Svaka tablica mora imati temu � na primjer, Employee ContactInformation ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imativi{e od jedne teme za tablicu.

l Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke, kao{to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji, planiraj-te tako da podijelite informacije u vlastite tablice.

l Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cije-na predavanja), takve informacije spremite u vlastite tablice.

l [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri poveziva-nju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog tek-sta (imena).

l Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve, na pri-mjer, brojeve socijalnog osiguranja, upotrijebite ih, no u slu~ajuda to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste auto-matski generirali uniformirani broj za svaki slog.

KOJU FORMU UPOTRIJEBITI?Kao {to smo opisali u 1. vje`bi, forma je alatka pri unosu podataka.Polja iz nekoliko tablica moète sloìti u formu i na taj na~in olak{atiunos podataka u ta polja na zaslonu. Na primjer, forma narud`bi ku-paca moè uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvo-da (slika 2.1).

Iz tablice narud`bi


Iz tablice proizvoda

SLIKA 2.1 Forma moè biti veza izme|u tablica.

Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna, pitanje je {to èlite ura-diti. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevatiformu:

l Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazupodataka).

l Prodaja roba i usluga.

l Izdavanje narud`bi.

l Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volon-tera.

l Pra}enje poslovanja.

16 2. VJE@BA

Ne mogu predvidjeti koje forme trebam?Svakako je va`no imati stvorene efektne forme,no moète uraditi promjene u formama u bilokoje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). Sto-ga ne morate znati, prije po~etka rada, koje for-me trebate. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u15. vje`bi.

KAKVE IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI?Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Naj~e{}e}ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju nazaslonu). Na primjer, mo`da }ete èljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudi-ma koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od1000 USD. (Ove podatke moète prona}i i pomo}u upita, a vi{e o tojtemi u 21. vje`bi.)

Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va-{im ra~unalom. Na primjer, mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorniodbor koji }e vam pomo}i da zadrìte mjesto direktora. Izvje{taj moèistovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica, izvoditi prora~unenad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijepna~in. Evo nekoliko primjera koje moète uraditi pomo}u izvje{taja:

l Ispisati, za potrebe osiguranja, popis va{ih stvari ~ija vrijednostprelazi 50 USD.

l Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu.

l Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme.

l Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a uposljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijeletvrtke.

Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga plani-rati prije izrade baze podataka. Naravno, ako znate kakav }ete izvje{tajtrebati, mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektnijipa }e tako i izvje{taj bolje izgledati.

U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka, forme i izvje-{taje. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustitiAccess.


U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti MicrosoftAccess.

POKRETANJE ACCESSAAccess moète pokrenuti na nekoliko na~ina ovisno o tome kako steprogram instalirali. Jedan je na~in upotreba gumba u izborniku Start.Slijedite naredne korake:

1. Kliknite na gumb Start. Prikazuje se izbornik.

2. Ozna~ite mi{em Programs. Prikazuje se popis programa s odvo-jenim popisom aplikacija Microsofta.

3. U popisu prona|ite i kliknite na Microsoft Access. Pokre}e seAccess.

3. Vje`baPOKRETANJE INAPU[TANJEACCESSA

Pomicanje programa u izborniku StartAko èlite Access smjestiti u neku drugu grupuprograma, otvorite izbornik Start i povucite ele-ment Accessa na èljeno mjesto.

OSTALI NAÎNI POKRETANJA ACCESSA

Ostali na~ini pokretanja Accessa zahtijevaju ve}e znanje u radu sWindowsima i Microsoft Officceom. Ako vas zbunjuju, upotrijebiteosnovnu metodu obja{njenu u prethodnom odjeljku.

l U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }etesmjestiti na radnu povr{inu. Tada dvostrukim klikom na ikonupokre}ete Access. Da biste stvorili ikonu pre~ice, povucite ele-ment Accessa iz izbornika Start na radnu povr{inu.

l Kada pregledavate datoteke u Windows Exploreru, dvostrukokliknite bilo koju Accessovu datoteku kako biste pokrenuliAccess i otvorili ozna~enu datoteku. Accessove datoteke imaju.mdb ekstenziju i malu ikonu pored imena koja odgovara ikoniMicrosoft Accessa u izborniku Programs.

l Ako ne moète prona}i Access, moète ga potraìti. Kliknitegumb Start i odaberite Find, odaberite Files or Folders i u okvirza tekst Named utipkajte msaccess.exe. Otvorite popis Look Ini odaberite My Computer. Tada kliknite opciju Find Now. Kadase datoteka prikaè u popisu na dnu prozora Find, dvostruko jekliknite kako biste pokrenuli Access ili je ozna~ite desnim kli-kom mi{a i povucite na desktop kako biste stvorili pre~icu zaAccess.

Kada pokrenete Access, prvo {to }ete vidjeti je okvir za dijalog kojio~ekuje da se izjasnite èlite li stvoriti novu bazu podataka ili otvoritive} stvorenu (slika 3.1). Za sada kliknite Cancel. (U ovoj vje`bi ne}e-mo raditi s bazama podataka.)

POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 19

SLIKA 3.1 Okvir za dijalog Microsoft Access prikazuje sesvaki put kad pokrenete Access.

DIJELOVI PROZORAAccess kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa, sadrì izbornike,alatne trake, statusnu traku i ostalo. Slika 3.2 prikazuje dijelove Acce-ssovog prozora. Primijetit }ete na slici 3.2 da je ve}ina gumba alatnetrake u sivoj boji ({to zna~i da ih trenutno ne moète upotrijebiti).Tako|er, vidite da se ni{ta ne nalazi ni u radnom podru~ju, no to jestoga {to niti jedna datoteka baze podataka nije otvorena. Accessovprozor postaje mnogo zaposlenije mjesto u sljede}im vje`bama kadabudete zapo~eli rad s bazom podataka. Tada i gumbi postaju dostupni,a va{a baza podataka prikazuje se u radnom podru~ju.

Alatna traka Traka izbornika Statusna traka Radno podru~je

20 3. VJE@BA

SLIKA 3.2 Access sadrì iste elemente kao i ostali Windowsprogrami.

ACCESSOVE ALATNE TRAKE

Ako ste ve} radili s Windowsovim programima, vjerojatno ste upoznalialatne trake i gumbe na njima koji predstavljaju uobi~ajene naredbeza upotrebu. Gumbi na alatnim trakama su pre~ice naredbama uizbornicima.

Alatne trake Accessa se mijenjaju ovisno s kojim objektom baze poda-taka radite (tablica, forma itd.), te {to èlite s objektom. Ponekad seprikazuju i neke druge alatne trake ako radite posebne aktivnosti, naprimjer crtanje. @elite li saznati {to odre|eni gumb ~ini, postavite po-kaziva~ mi{a iznad gumba i prikazat }e se ime gumba uz pokaziva~(slika 3.3). Ovu mogu}nost nazivamo ToolTip (ili ScreenTip) i moèteje upotrijebiti i kada gumbi nisu dostupni (oza~eni sivom bojom).

Ime gumba Gumb Close

POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 21

SLIKA 3.3 Da biste saznali {to gumb ~ini, postavite pokazi-va~ mi{a na njega.

Prilago|avanje alatnih traka U bilo koje vri-jeme moète odabrati koje alatne trake èlite vi-djeti, te moète dodavati i skrivati gumbe naalatnoj traci. Ako na alatnu traku kliknete de-snom tipkom mi{a, prikazat }ete izbornik pre~ica.Iz popisa moète odabrati koje alatne trake èliteprikazati ili moète kliknuti opciju Customize ka-ko biste otvorili okvir za dijalog gdje moète pri-lagoditi bilo koju alatnu traku.

NAPU[TANJE ACCESSAKada zavr{ite s radom u Accessu, moète napustiti program kako bisteoslobodili memoriju za naredne zadatke. Access moète napustiti nanekoliko na~ina:

l Pritisnite tipke Alt+F4

l Odaberite File, Exit.

l Kliknite na gumb Close (X) prozora Accessa (slika 3.3).

22 3. VJE@BA

Alt+F4? File, Exit? U ovoj knjizi upotrijebit}emo odre|ene pre~ice kako bismo vam rekli ko-je tipke pritisnuti ili koje naredbe u izbornikuodabrati. Kada ugledate Alt+F4, zna~i da trebatepritisnuti i dr`ati pritisnutu tipku Alt i pritisnutitipku F4. Kada odaberete File, Exit, zna~i da tre-bate kliknuti na rije~ File na traci izbornika i kadase izbornik prika`e odabrati i kliknuti na naredbuExit.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pokrenuti te kako napustiti Access, za-tim glavne dijelove Accessovog prozora uklju~uju}i gumbe na alatnimtrakama. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti pomo} uAccessu.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostup-nim u Accessu.

VRSTE POMO]ISvaka osoba je druga~ija pa stoga i Access nudi nekoliko vrsta pomo}i.Mo`ete:

l Postaviti pitanje Office Assistantu.

l Uz pomo} alatke What�s this? dobiti potrebnu pomo} o elemen-tu koji je prikazan na zaslonu.

l Izabrati iz serije tema pomo}i onu koja vas zanima.

l Spojiti se na Internet i pomo}u obilje`ja Microsoft on the Webprikazati stranice Weba koje se odnose na pomo}.

POMO] PUTEM OFFICE ASSISTANTAVjerojatno ste se ve} susreli s Office Assistantom � njegovom sli~icom,koja iska~e i nudi savjete. Nemojte misliti da se netko {ali s vama jerse iza te sli~ice nalazi vrlo sna`an sustav pomo}i.

4. Vje`baUPOTREBAPOMO]I UACCESSU

PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE OFFICE ASSISTANTA

Prema osnovnim postavkama Office Assistant je uklju~en i nalazi senad svim otvorenim prozorima. Da biste isklju~ili opciju, kliknite des-nom tipkom mi{a i odaberite Hide (slika 4.1). Ako vam Office Assistantsmeta, jednostavno ga mi{em povucite na neko drugo mjesto zaslona.

Office Assistant

24 4. VJE@BA

SLIKA 4.1 Office Assistant je smje{ten na vrh prozoraAccessa.

@elite li ponovno prikazati Offce Assistant, odaberite Help, Show theOffice Assistant ili kliknite na gumb Microsoft Access Help koji se na-lazi na alatnoj traci.

Odaberite drugog Assistanta Primijetite dau izborniku pre~ica (slika 4.1) odabirom naredbeChoose Assistant mo`ete odabrati druk~ijegAssistanta (ako vam se, primjerice, ne svi|a ured-ski pribor koji govori).

VRSTE POMO]I KOJE NUDI OFFICE ASSISTANT

Kada kliknete na Office Assistanta, prikazuje se balon~i} koji postavljapitanje o vrsti pomo}i (slika 4.2). U mogu}nosti ste uraditi jedno odsljede}eg:

l U okvir za tekst utipkati pitanje i na taj na~in re}i Office Assi-stantu koju vrstu pomo}i trebate i tada kliknuti Search. (Vi{e oovoj opciji malo kasnije.)

l Kliknuti gumb Options kako biste prilagodili na~in rada OfficeAssistanta. (Kasnije u vje`bi vi{e }emo se pozabaviti ovom mo-gu}no{}u.)

l Kliknuti izvan balon~i}a i na taj na~in zatvoriti balon~i} (no idalje se Office Assistant nalazi na zaslonu).

UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 25

SLIKA 4.2 Office Assistant kao va{ servis postavlja pitanja opomo}i koju trebate.

Ako zatvorite balon~i} pomo}i, mo`ete ga ponovno prikazati u bilokoje vrijeme klikom na gumb Help koji se nalazi na alatnoj traci Stan-dard, ili pritiskom na tipku F1, ili odabirom Help, Microsoft AccessHelp, ili klikom na Office Assistant.

POSTAVLJANJE PITANJA OFFICE ASSISTANTU

Ako vam je potrebna pomo} o odre|enoj temi, jednostavno u okvir zatekst utipkajte pitanje kao {to je prikazano na slici 4.2. Slijedite nared-ne korake:

1. Ako se balon~i} Office Assistanta ne prikaè, kliknite OfficeAssistant ili pritisnite tipku F1.

2. U okvir za tekst utipkajte pitanje. Na primjer, utipkajte How do Iprint, a table? kako biste dobili pomo} o ispisivanju podataka.

3. Pritisnite tipku Enter ili kliknite gumb Search. Office Assistantnudi neke teme koje odgovaraju onome {to traìte. Na primjer,slika 4.3 prikazuje odgovore Office Assistanta na va{e pitanje:�How do I print, a table?�

26 4. VJE@BA

Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Offi-ce Assistanta vidjeti svijetle}i znak. To zna~i daOffice Assistant ve} ima spremnu sugestiju za za-datak koji se spremate uraditi. Da biste vidjeli su-gestiju, jednostavno je kliknite.

SLIKA 4.3 Office Assistant postavlja pitanje {to to~no èlitesaznati kako bi vam ponudio najbolju mogu}u pomo}.

4. Kliknite opciju koja opisuje {to èlite uraditi. Na primjer, odabrat}u opciju Print the datasheet of a table, query, or form, prikaza-nu na slici 4.3. Prikazuje se prozor Help s uputama o odre|e-nom zadatku.

Ako niti jedna opcija ne opisuje ono {to èlite, kliknite na stre-licu See more kako biste prikazali jo{ opcija ili utipkajte novopitanje u okvir za tekst.

5. Ako se prikaè sljede}i popis tema, kliknite na pomo} kojutraìte.

6. Pro~itajte instrukcije koje su prikazane. Tada zatvorite prozorMicrosoft Access Help (gumb X) ili kliknite ponovno na OfficeAssistanta kako biste potraìli sljede}u pomo}.

Ako èlite saznati vi{e o ovoj temi, pro~itajte odjeljak �Upotreba pro-zora Microsoft Access Help� kasnije u vje`bi.

ISKLJUÎVANJE OPCIJE OFFICE ASSISTANTA

Svaki put kada potraìte pomo}, u Accessu moète upotrijebiti OfficeAssistant. Neki ljudi jednostavno ne mogu razgovarati s nacrtanim zna-kovima ili èle sna`niju i prilagodljiviju upotrebu pomo}i. Ako ste seprepoznali, moète isklju~iti Office Assistant upotrebom sljede}ihkoraka:

1. Kliknite desnom tipkom mi{a na Office Assistanta i odaberiteopciju Options.

2. Prikazuje se okvir za dijalog Office Assistant i u njemu isklju~iteopciju Use the Office Assistant.

3. Kliknite OK.

Kada isklju~ite Office Assistanta, umjesto njega sve normalne aktivno-sti (tipka F1, naredba Help, Microsoft Access Help itd.) odnose se naopcije prozora Microsoft Access Help.


UPOTREBA PROZORAMICROSOFT ACCESS HELPDok je prozor Microsoft Access Help prikazan (uz pomo} Office Assi-stanta), moète pretraìvati sustav pomo}i prema va{im èljama. Akoste ranije upotrebljavali prija{nje verzije Microsoft Officea, vjerojatnoste upoznati s mehanizmima Contentsa, Indexa i Finda. Ovi mehani-zmi su dostupni i u programima Officea 2000 kao {to je Access, no upone{to izmijenjenoj formi.

Ako upotrebljavate Office Assistant, jedini na~in da u|ete u glavni su-stav pomo}i je postavljanjem pitanja, kao {to smo ranije objasnili. Noako isklju~ite Office Assistanta da biste izravno u{li u sustav pomo}i,morate odabrati Help, Microsoft Access Help.

Ako pomo} upotrebljavate pomo}u upita Office Assistantu, kliknite nagumb Show (posljednji gumb s lijeve strane) koji se nalazi na alatnojtraci prozora Help kako biste mogli upotrijebiti kontrole koje }e vamkasnije trebati. Ovaj gumb postaje gumb Hide kada su prikazane kont-role pomo}i, stoga }emo ga u daljnjem tekstu nazivati gumbShow/Hide.

CONTENTS

Stranica Contents je serija mapa koje moète otvoriti, a izgleda vrlosli~no panou mapa u Widows Exploreru. Svaka mapa sadrì jednu ilivi{e tema pomo}i. Slika 4.4 prikazuje stranicu Contents.

Da biste odabrali temu pomo}i iz prozora Contents, slijedite narednekorake:

1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica prikazane na slici4.4, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci.

2. Kliknite na karticu Contents.

3. Prona|ite mapu koja opisuje koja vam je pomo} potrebna.

4. Dvostruko kliknite na mapu ili kliknite na znak plus (+). Popispomo}i prikazuje se ispod mape (slika 4.4).

28 4. VJE@BA

5. Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou sdesne strane.

6. Nakon {to ste pro~itali pomo}, prika`ite i pro~itajte sljede}utemu ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X).


Gumb Show/Hide Ovdje se prikazuje ~lanak pomo}i da bistega mogli pro~itati

Da biste otvorili mapu, dvostruko jekliknite ili kliknite na gumb plus (+)

Kliknite ~lanak kakobiste ga prikazali.

SLIKA 4.4 Prozor Contents je skup mapa koje sadr`e infor-macije pomo}i.

INDEX

Index je abecedni popis svih dostupnih tema pomo}i. Potpuno je istikao i kazalo u knjizi. Da biste upotrijebili Index, slijedite narednekorake:

1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumbShow na alatnoj traci.

2. Otvorite karticu Index.

3. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju èlite prona}i. Popisindeksa sko~it }e na èljenu temu.

4. Kliknite gumb Search ili pritisnite Enter. Prikazuje se popis temakoje uklju~uju odabranu rije~ (slika 4.5).

30 4. VJE@BA

Utipkajte rije~ Popis odlazi na mjesto ({to jemogu}e bliè) utipkane rije~i

Prona|eneteme

SLIKA 4.5 Uz pomo} Indexa pretraùjte teme abecednimredom.

5. Kliknite temu kako biste je prikazali.

6. Nakon {to ste prou~ili temu, prikaìte sljede}u ili zatvorite sustavpomo}i klikom na gumb Close (X).

ANSWER WIZARD

Answer Wizard je potpuno jednak Office Assistantu osim {to nemanacrtani znak, te mu stoga jednostavno moète postavljati pitanja.

Da biste radili s Answer Wizardom, slijedite naredne korake:

1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Showkoji se nalazi na alatnoj traci.

2. Kliknite karticu Answer Wizard.

3. U okvir za tekst What would you like to do? utipkajte pitanje ikliknite Search ili pritisnite tipku Enter.

4. Pretraùjte teme koje su prikazane u donjem okviru i odaberiteonu koja vas zanima (slika 4.6).

5. Nakon {to ste prou~ili temu, prikaìte sljede}u ili zatvorite sustavpomo}i klikom na gumb Close (X).

ÎTANJE TEMA POMO]IBez obzira na koji na~in ste odabrali temu pomo}i (Office Assistant,Contents, Index ili Answer Wizard), moète je pro~itati, jednako kaotemu u desnom panou slike 4.6. Ovdje moète pro~itati informacijeprikazane na zaslonu ili uraditi jedno od sljede}eg:

l Kliknuti na rije~ ozna~enu plavom bojom kako biste vidjelinjezino obja{njenje.

l Kliknuti na gumb >> ili podcrtanu rije~ i tako prije}i u sljede}iprozor pomo}i.

l Ispisati kopije informacija pomo}i klikom na gumb Print koji senalazi na alatnoj traci.

l Kopirati tekst u Clipboard (za uljepljivanje u Word ili Notepad),tako {to }ete ozna~iti tekst i pritisnuti tipke Ctrl+C.

l Vratiti se na prethodnu temu klikom na gumb Back. (Ako nistepregledali ostale teme pomo}i gumb Back nije dostupan.)

l Zatvoriti prozor Help klikom na gumb Close (X).


Utipkajte pitanje Gumb Print Gumb Options

32 4. VJE@BA

SLIKA 4.6 Upotrijebite opciju Answer Wizard kako biste loci-rali sve teme pomo}i za odre|eni subjekt.

PRONALA@ENJE I POPRAVLJANJEGRE[AKA U PROGRAMUNovi alat u Officeu 2000 je Detect i Repair kojim se identificiraju pro-blemi samog Accessa kao {to su o{te}ene programske datoteke ili po-gonski programi, te kojim se problem otklanja upotrebom originalnihinstalacijskih diskova. Postupak popravka mo`e zahtijevati dulje vrije-me (30 pa i vi{e minuta), pa ga nemojte pokretati ako doista nemateproblema.

Ako se Access po~ne pona{ati ~udno, najbolje je zatvoriti program iponovno pokrenuti Windowse. Ako i dalje imate problema, slijeditenaredne korake:

1. Odaberite Help, Detect and Repair.

2. Prikazuje se okvir s obja{njenjem. Kliknite Start.

3. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnimdatotekama na CD-u kako bi se prona{le eventualne gre{ke. Bu-dite strpljivi jer treba mnogo vremena za provjeru.

4. Kada se prikaè poruka da restartate sustav, kliknite Yes.

OSTALA OBILJE@JA POMO]IZavr{imo ovu vje`bu pregledom nekih opcija pomo}i koje ne}ete upo-trebljavati ~esto, ali mogu biti korisne.

POMO] ZA ELEMENTE PROZORA

Ako se pitate za {to je namijenjen odre|eni gumb ili alatka na zaslonu,jednostavno slijedite naredne korake:

1. Odaberite Help, What�s This? ili pritisnite Shift+F1. Pokaziva~mi{a mijenja izgled u pokaziava~ sa znakom pitanja.

2. Kliknite na element za koji èlite dobiti pomo}. Prikazuje seobja{njenje elementa.

POMO] PUTEM WEBA

Kada upotrijebite Office Assistanta, jedna od mogu}nosti na drugojstranici rezultata (prikazana tek kad kliknete na SeeMore) je None ofthe above, look for more help on the Web. Ako odaberete ovu opciju,morate biti spojeni na Internet i Internet Explorer }e oti}i na Weblokaciju gdje moète prona}i vi{e informacija koje trebate.

Da biste oti{li na Web lokaciju, bez odre|enog pitanja odaberite Help,Microsoft on the Web.

U ovoj ste vje`bi nau~ili na koje sve na~ine Access nudi pomo}. Usljede}oj }ete vje`bi nau~iti razli~ite prikaze koje nudi Access zastvaranje baze podataka.


ârobnjak za stvaranje baze podatakaAccess se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su za-pravo mali programi koji vas intervjuiraju i na tajna~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranjebaze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.)

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, tekako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenimtablicama, izvje{tajima i formama.

ODABIRANJE DOBROG NAÎNA ZASTVARANJE BAZE PODATAKAPrije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvaratibazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{tajei forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadrì sve teelemente.

5. Vje`baSTVARANJENOVE BAZEPODATAKA

Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe.Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, brè je upotrijebitiga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove.(Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u ùrbi,upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena.

No, ako èlite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na nitijednom ~arobnjaku ili jednostavno èlite provjeriti svoje znanje, mo-ète stvoriti praznu bazu podataka.

STVARANJE PRAZNE BAZE PODATAKAStvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stva-rate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako stetek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijekprikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake:

1. Kliknite opciju Blank Access database.

2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database.

3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tadakliknite Create. Access stvara novu bazu podataka.

STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 35

SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalogMicrosoft Access moète brzo pokrenuti novu bazu podataka.

Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne moète ga vratiti sve dok ne napu-stite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stva-ranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme moète upotrijebitisljede}e korake:

1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci.Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2).

2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database iprikazuje se okvir za dijalog File New Database.

3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka(ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create.Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enjuu mapu My Documents.

SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcijestvaranja razli~itih vrsta baza podataka.

U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je uprozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3).

36 5. VJE@BA

SLIKA 5.3 Prozor nove baze podataka.

Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja ra-zli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }etenau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite(20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).

STAVARANJE BAZE PODATAKAPOMO]U ÂROBNJAKAUz pomo} ~arobnjaka moète automatski stvarati gotovo sve tablice,forme i izvje{taje koje }ete èljeti u bazi podataka, jedino trebateodabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite narednekorake:

1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir zadijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards,pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvirza dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvirza dijalog New.

2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnja-ka.

3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {ta-pi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management.

4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg èlite, kliknite OK. Prikazuje seokvir za dijalog File New Database.

5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako bistenastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije seprikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi.

6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popistablica koje moète stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane slijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.


Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to jeCreate table u prikazu Design) nisu neophodne �da biste jednostavno stvorili objekt baze podata-ka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre-~ica i èlite ostaviti prostora za vlastito stvaranjeobjekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice oda-birom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opcijuNew object shortcuts.

SLIKA 5.4 ârobnjak automatski stvara tablice i polja.

7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisanasu nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, posta-vite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako bistenastavili s radom.

38 5. VJE@BA

Polja u ozna~enoj tablici. PoljaOptional (nako{eno pismo).

Ne èlim ove tablice i ova polja Ne ljutitese, to je cijena koju morate platiti ako èlite raditis ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja moèteisklju~iti osim polja Optional, ali moète izbrisatitablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9.vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele ta-blice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvat-ljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka.Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno.

8. ârobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza èlite. U popisu klik-nite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji seprikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada klikniteNext.

9. ârobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknitena stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada oda-berete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.

10. ârobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka.Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i moè biti razili~it odimena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5).


Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrije-bljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali nacrno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte po-zadinu ovisno o va{em pisa~u.

Kliknite kako bisteuklju~ili sliku.

Klikom na ovaj gumb moètepregledati izbor slika.

Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potreb-no odaberite sliku za logotip tvrtke.

11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na pri-mjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I�d like to include, apicture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike(ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OKkako biste se vratili natrag u ~arobnjaka.

12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozorFinish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. â-robnjak stvara bazu podataka. (Moè potrajati nekoliko minuta.)

Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switch-board (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara iSwitchboard.

SLIKA 5.6 Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak.

Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju MainSwitchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim pro-gramima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom po-dataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switc-boardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozorMain Switchboard.

40 5. VJE@BA

Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvara-nje Switchboarda svaki put kad otorite bazu po-dataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvoritepadaju}i popis Display Form i odaberite [None].Kliknite OK.

Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozorva{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (udonjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova.Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene.Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni.

Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli,mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{eo stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da une-sete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatkeunijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po-~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`binau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako jezatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}izagubljenu datoteku baze podataka.

SPREMANJE BAZE PODATAKANakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali.

Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Accessautomatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e ounosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dokne odlu~ite zatvoriti bazu podataka.

Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta,Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bezpotvrde da li èlite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir zadijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene èlite spremiti,kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja seprikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.)

6. Vje`ba SPREMANJE,ZATVARANJE IOTVARANJEBAZE PODATAKA

SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }epostaviti pitanje da li èlite spremiti promjene.

Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu do-stupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~iteu prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Exportpostaju dostupne. Naredbu Save As moète upotrijebiti da biste tabli-cu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablicekao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~-nom formatu datoteke koje moè pro~itati neki drugi program (na pri-mjer, Excel).

42 6. VJE@BA

Upotreba tablica u ostalim programima@elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili dru-gu bazu podataka moète to uraditi pomo}u na-redbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoruDatabase i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite è-ljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit,Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opci-je uljepljivanja samo strukture tablice ili struktures podacima. Tako|er, moète odabrati i appendpodatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgo-varaju polja.

ZATVARANJE BAZE PODATAKAKada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upo-trebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e sezatvoriti zajedno s programom. Ako pak èlite zatvoriti bazu podatakai tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2):

l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjemlijevom kutu) baze podataka.

l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora bazepodataka.

l Odaberite File, Close.

l Pritisnite tipke Ctrl+F4.

l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan).

l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorilitrenutnu bazu podataka i otvorili novu.

Odaberite Close u izborniku File. Kliknite.

SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 43

SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka.

Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podata-ka? Naravno da moète. Zapravo, moèteotvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati po-datke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalokratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit}ete da Access radi mnogo brè kada zatvoritesve nepotrebne datoteke.

OTVARANJE BAZE PODATAKAKada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}eteèljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete èljeti otvoriti onu koju ste ve}stvorili.

Najbrì na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili jeodabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake:

1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imenadevet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili.

2. Kliknite bazu podataka koju èlite prikazati.

44 6. VJE@BA

@elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove-}ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu,odaberite broj do 9 u padaju}em popisu RecentlyUsed Files na kartici General okvira za dialogOptions (Tools, Options).

Ako baza podataka koju èlite otvoriti nije u popisu, slijedite narednekorake:

1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi naalatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3).

SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku bazepodataka.

2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promije-nite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku �Pro-mjena pogona ili mapa�.

3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.

PROMJENA POGONA ILI MAPEOkviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programimaOfficea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dija-log Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja.

Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In iliSave In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate dato-teku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open.Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadrì datoteku kojuèlite otvoriti.


Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir(uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only,Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only.Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje suspremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclu-sive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazipodataka dok je vi drìte otvorenu, a opcija OpenExclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovihopcija pomaè ~uvanju od neèljenih promjena ubazi podataka.

SLIKA 6.4 Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabralipogon.

Nakon toga morate odabrati mapu u koju èlite spremiti datoteku (iliiz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje sepopis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju èlite oda-brati.

Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okviri-ma za dijalog Save As i Open.

TABLICA 6.1 GUMBI ZA PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA

DIJALOG WINDOWSA 95KONTROLA NAMJENA

Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu,ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan.

Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikaza-na u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutnabaza podataka spremljena).

Otvara Internet Explorer kako biste datotekumogli potraìti na Webu.

Bri{e odabranu datoteku.

Stvara novu mapu.

Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke(List, Details, Properties i Preview) kao i po-dizbornik Arrange Icons gdje moète sloìtiikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datu-mu.

Otvara izbornik naredbi koje moète upotri-jebiti za odabranu datoteku (Find, Delete,Rename itd.).

Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, slijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mapespremiti datoteke ili pre~ice datotekama:

l Mapa History Sadrì pre~ice za sve datoteke koje ste nedavnoupotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents kojise nalazi u izborniku Windows Start.

46 6. VJE@BA

Opcija Wild Cards Ovu opciju moète upotri-jebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica(*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, aoznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na pri-mjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P,moète utipkati P*.mdb kako bi Access prona{aosve datoteke koje po~inju tim slovom.

l Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovihbaza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili izmapa koje ste mo`da pretraìvali.

l Mapa Desktop Sadrì sve pre~ice koje se nalaze na radnojpovr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.)

l Mapa Favorites Sadrì pre~ice svih datoteka koje èlite ovdjespremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As iliOpen i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapuFavorites.

l Mapa Web Folders Sadrì pre~ice va{ih mapa na Webu.

PRONALA@ENJE DATOTEKE BAZEPODATAKAAko imate problema u pronalaènju datoteke, Access }e vam pomo}i.Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku:

1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalogOpen.

2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju WildCards.


3. (Mogu}nost) Ako èlite prona}i odre|enu vrstu datoteke, izpadaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke.

4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik iodaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).

SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste oda-brali mapu ili pogon gdje èlite traìti.

5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite po-dru~je traènja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika:

l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, uokvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice C:\WINDOWS).

l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogo-nu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon.

l Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi traèna datoteka, upadaju}em popisu Look in odaberite My Computer.

6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije,potvrdite je.

7. Ako èlite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e:

a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao{to je File name ili Creation date.

b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali.

c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost.Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Naprimjer, ako èlite prona}i datoteku koja sadrì ime JohnSmith, utipkajte John Smith.

48 6. VJE@BA

d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili po-javljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that matchthis criteria.

8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalogFile Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetimatra`enja, ako neka postoji.

9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podata-ka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~a-robnjaka (Table Wizard).


U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom TableWizarda (~arobnjak za stvaranje tablica). U 8. }ete vje`bi nau~itikako stvoriti tablicu od samog po~etka.

ZA[TO STVORITI TABLICU?Tablica je osnova cijele baze podataka i ~uva va{e podatke, dok je sveostalo samo uljep{avanje. Ako ste u 5. vje`bi stvorili praznu bazu po-dataka, sada je vrijeme da stvorite tablicu koja }e slijediti plan obja-{njen u 2. vje`bi. Ako ste me|utim upotrijebili ~arobnjaka, moètestvoriti nove tablice kako biste prethodno stvorene zanemarili, ili oti}ina 9. vje`bu da biste nau~ili kako mijenjati i prilagoditi tablice.

Tablicu moète stvoriti od samog po~etka ili upotrebom Table Wizar-da. U ovoj }emo vje`bi govoriti o stvaranju pomo}u Table Wizarda,dok 8. vje`ba pokriva manje automatiziranu metodu.

Table Wizard vam moè u{tedjeti mnogo vremena pri stvaranju i for-matiranju polja koja su vam potrebna. Access je instaliran na va{e ra-~unalo s mnogobrojnim ve} stvorenim poslovnim i osobnim tablicamaiz kojih moète odabrati onu koja zadovoljava va{e potrebe. Odabrati iuzeti moète sva polja u svim ve} stvorenim tablicama kako biste stvo-rili tablicu koja odgovara va{im èljama i potrebama. âk i ako ne pro-na|ete sva polja koja trebate, upotrijebite Table Wizarda kako bisteu{tedjeli vrijeme stvaranja i kasnije dodajte polja koja vam nedostaju(9. vje`ba).

7. Vje`ba STVARANJETABLICE UZPOMO] TABLEWIZARDA

STVARANJE TABLICE UZ POMO]TABLE WIZARDAAko su polja koja èlite stvoriti ista kao polja u Accessovim ve} stvore-nim tablicama, Table Wizard }e vam u{tedjeti mnogo muke i vreme-na.Uz pomo} Table Wizarda moète kopirati polja iz bilo koje ve}stvorene tablice.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu uz pomo} TableWizarda:

1. U prozoru baze podataka kliknite objekt Tables i tada dvostrukokliknite opciju Create table by using wizard.

STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 51

Kako znam koja polja sadrì tablica? Na-ravno da ne znate koja polja Access nudi u ve}stvorenim tablicama dok ne pokrenete TableWizarda i ne pregledate popis polja. Ako tadashvatite da tablica ne odgovara va{im potreba-ma, kliknite gumb Cancel i zapo~nite stvaranjevlastite tablice (8. vje`ba).

Ostale metode Umjesto prvog koraka moètekliknuti gumb New ili odabrati Insert, Table kakobiste otvorili okvir za dijalog New Table. Tada uokviru za dijalog New Table moète odabratiTable Wizard i kliknuti OK.

2. U prvom okviru za dijalog Table Wizarda (slika 7.1) kliknite opci-ju Business ili Personal. Na taj }ete na~in odabrati popis pregled-nih tablica koje }e se prikazati.

3. Iz popisa Sample Tables odaberite tablicu, a njezina poljaprikazuju se u popisu Sample Fields.

4. Pregledajte popis Sample Fields. Ako ugledate polje koje èliteuklju~iti u tablicu, odaberite ga i kliknite gumb > kako biste

polje pomaknuli u popis Fields in my new table. Ako èlite po-maknuti cijeli sadràj pregledne tablice u svoj popis, kliknitegumb >>.

52 7. VJE@BA

SLIKA 7.1 Iz ve} stvorenih tablica odaberite polja koja èliteuklju~iti u svoju tablicu.

Promjena imena polju Ako vidite polje kojeodgovara va{im èljama, ali vam se ne svi|a imepolja, najprije ga dodajte u popis (3. i 4. korak).Tada kliknite ime polja kako biste ga odabrali inakon toga kliknite gumb Rename Field, utipkaj-te ime i kliknite OK. Na taj na~in polje mijenjaime samo u va{em popisu, a u originalu ostajepod starim imenom.

5. Ponavljajte korake 3 i 4 da biste odabrali polja iz vi{e preglednihtablica i na taj na~in kompletirali svoju tablicu. @elite li uklonitipolje iz tablice, kliknite gumb <. (Da biste uklonili sva polja izapo~eli ponovni odabir, kliknite gumb <<.) Kada zavr{ite sodabirom polja, kliknite Next kako biste nastavili s radom.

6. U sljede}em koraku morate utipkati ime tablice. Utipkajte {tojasnije ime kako biste zamijenili ponu|eno.

7. Kliknite opciju Yes, set a primary key for me kako bi ~arobnjakodabrao polje primarnog klju~a ili opciju No, I�ll set the primarykey kako biste sami odabrali polje. (Ako ste odabrali Yes, prije-|ite na 10. korak.)

8. ârobnjak }e sljede}e pitati � koje polje }e biti primarni klju~(slika 7.2)? Otvorite padaju}i popis i odaberite polje.


Primarni klju~ Polje koje za svaki slog moraimati jedinstven unos. Naj~e{}e je to ID broj jerostala polja ~esto imaju iste unose za vi{e odjednog sloga (na primjer, dvije osobe mogu imatiisto ime).

SLIKA 7.2 Podesite primarni klju~ za tablicu.

9. Odaberite vrstu podatka za polje primarnog klju~a:

l Consecutive numbers Microsoft Access assigns auto-matically to new records. Odaberite ovu opciju ako èliteda Access automatski pridijeli broj slogu koji ste unijeli.

l Numbers I enter when I add new records. Odaberite ovuopciju ako sami èlite pridijeliti broj slogu (Access ne}e do-pustiti unos bilo kojeg slova). Ovaj odabir je odli~an radi lise primjerice o ID brojevima, kao {to su voza~ke dozvole.

l Numbers and/or letters I enter when I add new record.Odaberite ovu opciju ako èlite uklju~iti i brojeve i slova upolje. Na primjer, ako polje primarnog klju~a sadrì identi-fikacijski broj kota~a za automobile, morat }ete unijeti i bro-jeve i slova.

10. Kliknite Next kako biste nastavili s radom.

11. Ako ve} imate stvorenu najmanje jednu tablicu u bazi podataka,prikazuje se prozor koji nudi stvaranje odnosa izme|u tablica.Za sada kliknite Next, a vi{e o odnosima izme|u tablica pro~itaj-te u 10. vje`bi.

12. U prozoru Finish kliknite jednu od sljede}ih opcija:

l Modify the table design. Odaberte li ovu opciju, prije}i }eteu prikaz Table Design, koji ste upoznali ako ste polja stvara-li sami. Ovdje ste u mogu}nosti unijeti promjene u tablicuprije njezine upotrebe.

l Enter data directly into the table. Ako ste zadovoljni izgle-dom tablice odaberite ovu opciju. Prije}i }ete u prikaz TableDatasheet gdje mo`ete unositi slogove u retke tablice.

l Enter data into table using, a form the wizard creates forme. Odabirom ove opcije preska~ete dijelove ove knjige iodlazite neposredno u Form Wizard (14. vje`ba), stoga ako`elite u~iti po knjizi, zanemarite za sada ovu opciju.

13. Kliknite Finish kako biste pre{li u opciju koju ste odabrali uprethodnom koraku.

Ako se odlu~ite da za sada ne}ete raditi s tablicom (bez obzira {to steodabrali u 12. koraku), kliknite gumb Close (X) prozora koji jeprikazan.

Stvorili ste tablicu. Kliknete li na karticu Tables u prozoru baze podata-ka, u popisu }e se nalaziti i va{a tablica. Slika 7.3 prikazuje dvijetablice.

54 7. VJE@BA

SLIKA 7.3 Sada imate barem jednu tablicu na kartici Tables.

[TO SADA?Sada mo`ete oti}i na mnoga mjesta:

l @elite li nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka, nastavites 8. vje`bom �Stvaranje tablice bez pomo}i ~arobnjaka�.

l Da biste unijeli promjene u tablicu koju ste tek stvorili, pro~itaj-te 9. vje`bu �Uno{enje promjena u tablicu�.

l Da biste stvorili odnos izme|u tablica, pro~itajte 10. vje`bu�Stvaranje odnosa izme|u tablica�.

l Da biste unijeli podatke u tablicu, pro~itajte 12. vje`bu�Uno{enje podataka u tablicu�.

l Da biste stvorili formu za unos podataka, pro~itajte 15. vje`bu�Stvaranje forme�. (Ne odlazite na ovu vje`bu ako u tablici `eliteuraditi odre|ene promjene.)

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti novu tablicu uz pomo} TableWizarda. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu bezpomo}i ~arobnjaka.


Ovo nisu tablice ve}pre~ice za akcije.

Tablice

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu u prikazu TableDesign.

ZA[TO NE UPOTRIJEBITI ÂROBNJAKA?Accessovi ~arobnjaci su vrlo korisni, ali ne nude veliku prilagodljivostkao stvaranje tablice od samog po~etka. Na primjer, ako èlite stvorititablicu koja sadrì posebna polja koja nisu dostupna u ~arobnjacima,bolje je stvoriti tablicu u prikazu Table Design. U ovoj vje`bi nau~it}emo vas kako da stvorite tablicu od samog po~etka.

STVARANJE TABLICE U PRIKAZUTABLE DESIGNSlijedite naredne korake da biste stvorili tablicu u prikazu TableDesign:

1. U prozoru Database dvostruko kliknite opciju Create table inDesign view. Otvara se prikaz Table Design (slika 8.1).

8. Vje`baSTVARANJETABLICE BEZPOMO]IÂROBNJAKA

Ostale metode Umjesto 1. korakamoète odabrati Insert, Table ili kliknuti

gumb New i na taj na~in otvoriti okvir za dijalogNew Table. U otvorenom okviru za dijalogodaberite Design View i kliknite OK.

Pravila pri dodjeljivanju imena polju Imepolja u Accessu moè biti duga~ko do 64 znaka,moè sadràvati razmake i bilo koje simbole osimto~ke (.), oznake uskli~nika (!), simbola naglaska(�) ili uglatih zagrada ([ ]). Vjerojatno }ete èljetiupotrijebiti {to kra}a i lak{e pamtljiva imena.Tako|er nije lo{e izbjegavati oznake poput $, %ili # jer svaki od tih simbola ima odre|enozna~enje u Accessovu kodu.

Ovdje po~nite s utipkavanjem imena polja.

STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ÂROBNJAKA 57

SLIKA 8.1 U prikazu Table Design moète kontrolirati cijeliproces stvaranja tablice.

3. Utipkajte ime polja u prvi prazan redak stupca Field Name. Tadapritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u stupac Data Type.

4. Kada se pomaknete u stupac Data Type, prikazuje se strelica pada-ju}eg popisa. Otvorite padaju}i popis Data Type i odaberite vrstupolja. (Ako ne uradite odabir, polje }e po osnovnoj postavci bititekstualno polje.) Ako vam je potrebna pomo} pri odabiru vrstepolja, pro~itajte odlomak �Shva}anje vrste podatka i formata�.

5. Pritisnite Tab kako biste pre{li u stupac Description i utipkajteopis polja. (Ovo je samo mogu}nost jer }e tablica raditi i bezopisa polja.)

6. U donjem dijelu okvira za diajlog nalazi se podru~je Field Pro-perties za vrstu polja koje ste odabrali (slika 8.2). Uradite `eljenepromjene. Za pomo} pro~itajte odlomak �Shva}anje vrste podat-ka i formata�.

Svojstva polja

58 8. VJE@BA

SLIKA 8.2 Podru~je Field Properties se mijenja ovisno o vrstipolja.

7. Ako imate vi{e polja za unos, ponavljajte korake 3 � 6.

8. Kliknite gumb Close (X) prozora Table Design.

9. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene za tablicu, klikniteYes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As.

10. U okvir za tekst Table Name utipkajte ime tablice i tada klikniteOK.

SHVA]ANJE VRSTA PODATAKA I FORMATASvako polje mora imati vrstu kako bi Access znao kako se odnositi pre-ma sadràju polja. Evo popisa vrsta iz kojih moète odabirati:

Text Obi~an tekst koji moè uklju~ivati brojeve, slova isimbole. Polje Text moè sadràvati do 255 znakova.

Memo Obi~an tekst kojem niste odredili duljinu, pa stoga prakti~ki nije ograni~en u broju znakova (64000 znakova).

Number Obi~an broj (ne valuta ili datum). Access ne dopu{ta unos bilo kojeg teksta.

Date/Time Datum ili vrijeme.

nastavlja se


Prijelaz iz prikaza u prikaz Nakon {to steunijeli prvo polje moète prije}i u prikaz Data-sheet kako biste vidjeli izgled tablice. OdaberiteView, Datasheet ili kliknite gumb Datasheet Viewna alatnoj traci. Prije nego {to prije|ete u prikazDatasheet mo`da }ete biti upitani èlite li spremi-ti svoj rad. Ako se pitanje pojavi, kliknite Yes,unesite ime i kliknite OK.

Nema primarnog klju~a Kada zatvorite pri-kaz Table Design, mo`da }ete vidjeti poruku daprimarni klju~ nije pridijeljen. O vi{e informacijapro~itajte odlomak �Pode{avanje primarnogklju~a� kasnije u vje`bi.

nastavak

Currency Format broja kao valute.

AutoNumber Access automatski popunjava slijedne brojeve za svaki slog.

Yes/No Odgovor na pitanje. Sadràvati moè jednu od dvije vrijednosti: Yes ili No, True ili False ili On iliOff.

OLE Object Veza s drugom bazom podataka ili datotekom. Ovu opciju ne pokriva ova knjiga.

Hyperlink Veza s lokacijom na Webu. (Za vi{e informacija pro~itajte 27. vje`bu.)

Lookup Wizard Omogu}ava stvaranje popisa za odabir vrijednosti iz neke druge tablice ili popisa vrijednosti u kombiniranom okviru za svaki slog. Ovo je nova opcija o kojoj }emo vi{e govoriti u 16. vje`bi.

Uz vrstu polja svako polje ima i opcije formatiranja koje moète pode-siti. Ove opcije su prikazane u donjem dijelu okvira za dijalog u po-dru~ju Field Properties. Opcije formatiranja se mijenjaju ovisno o vrstipolja i ima ih toliko mnogo da }emo nabrojati samo neke:

Field Size Najve}i mogu}i broj znakova koje korisnik moè unijeti u polje (moè se pridijeliti samo polju Text).

Format Padaju}i popis dostupnih formata za odre|enu vrstu polja. Tako|er, moète stvoriti i korisni~ke formate.

Decimal Places Za polja broja moète podesiti broj decimalnih mjesta koja }e se prikazati.

Default Value Ako }e polje naj~e{}e sadràvati odre|enu vrijednost (primjerice, za sve zaposlene isti pozivni broj grada), unestite vrijednost uz ovu opciju i u{tedjet }ete na vremenu. Vrijednost unesena uz pomo} ove opcije, uvijek se prikazuje u novom slogu i moète je izbrisati i utipkati novu vrijednost kada ona ne odgovara sadràju.

60 8. VJE@BA

Required Odaberite Yes ili No kako biste Accessu rekli kada ovo polje moè ostati prazno kod uno{enja novog sloga.

PODE[ENJE PRIMARNOG KLJUÂGotovo svaka tablica mora sadràvati barem jedno polje koje imajedinstvenu vrijednost za svaki slog. Na primjer, u tablici pasa mo`da}ete èljeti svakom psu pridijeliti njegov ID broj i na taj na~in imati ID# polje u tablici ili moète odabrati da upotrijebite registracijski brojsvakog psa. Takvo jedinstveno identifikacijsko polje nazivamo poljeprimarnog klju~a. Ako tablica bude jedna strana relacije jedan-prema-mnogo, tada ona mora imati primarni klju~.


Polje primarnog klju~a Polje koje za svakislog mora sadràvati jedinstveni unos. Naj~e{}e jeto ID broj jer ostala polja mogu sadràvati isteunose za vi{e od jednog sloga (na primjer, dvijeosobe mogu imati isto ime).

Accessu morate re}i koje polje èlite upotrijebiti kao primarni klju~ ikako bi Access sprije~io uno{enje istih vrijednosti za vi{e od jednogsloga u tom polju. Slijedite naredne korake kako biste podesili pri-marni klju~:

1. U prikazu Table Design odaberite polje koje èlite za primarniklju~.

2. Odaberite Edit, Primary Key ili kliknite gumb Primary Key naalatnoj traci. Prikazuje se simbol klju~a lijevo od imena polja kao{to je prikazano na slici 8.3.

Simbol klju~a

62 8. VJE@BA

SLIKA 8.3 Polje primarnog klju~a je ozna~eno simbolomklju~a.

PRIJELAZ IZ PRIKAZA DESIGN UPRIKAZ DATASHEETDva prikaza su dostupna kada radite s tablicama, prikaz Design i Data-sheet. Najlak{i na~in prijelaza iz prikaza u prikaz je klikom na strelicukoja se nalazi uz gumb View na alatnoj traci (slika 8.4) i tada odaberiteprikaz iz padaju}eg popisa.

SLIKA 8.4 Odaberite prikaz koji `elite iz padaju}eg popisa.

Sljede}i je na~in prijelaza:

1. Otvorite izbornik View.

2. Odaberite Table Design ili Datasheet, ovisno o prikazu u kojemse trenutno nalazite.

3. Ako iz prikaza Table Design prelazite u prikaz Datasheet, mo`da}ete biti upitani èlite li spremiti svoj rad. Ako se pitanje prikaè,kliknite Yes.

4. Ako ste upitani da pridijelite ime tablici, utipkajte ime i klikniteOK.

STVARANJE TABLICE UNO[ENJEMPODATAKANeki korisnici èle stvarati tablice u prikazu Datasheet no Microsoft jedizajnirao prikaz Datasheet za unos podataka i njihov pregled, a ne zapromjene u strukturi tablice. Ne preporu~amo stvaranje tablice naovaj na~in jer mnoge opcije dizajniranja nisu dostupne kao u prikazuTable Design.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu u prikazuDatasheet:

1. U prozoru baze podataka dvostruko kliknite opciju Create tableby entering data. Otvara se prazna tablica (slika 8.5).


SLIKA 8.5 Stvaranje tablice u prikazu Datasheet daje vambrzu, obi~nu tablicu.

2. Pridijelite poljima imena. Stvarate li tablicu u prikazu Datasheetpolja imaju obi~na imena kao {to je Field1. Da biste promijeniliime polja, kliknite trenutno ime kako biste odabrali stupac. Tadadvostruko kliknite ime stupca, utipkajte novo ime i pritisniteEnter. Drugi je na~in odabir Format, Rename Column ili desniklik mi{a na ime stupca i iz izbornika pre~ica odabir opcijeRename column.

3. Uradite promjene u izgledu tablice (obja{njenje u 9. vje`bi).

4. Zatvorite tablicu klikom na gumb Close (X).

5. Access postavlja pitanje `elite li spremiti promjene u dizajnu.Kliknite Yes.

6. Access postavlja pitanje o imenu tablice. Utipkajte ime i klikniteOK.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti tablicu bez pomo}i ~arobnjaka.Prije nego li zapo~nete unos podataka morate biti sigurni da tablicaizgleda to~no onako kako ste `eljeli. U sljede}oj }ete vje`bi nau~itikako uraditi promjene koje su potrebne u va{oj tablici.

64 8. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene u tablici dodava-njem i uklanjanjem polja i skrivanjem stupaca.

URE\IVANJE POLJA I NJIHOVA SVOJSTVASada kada ste stvorili tablicu mo`da }ete èljeti zapo~eti unos slogova.O tome }ete vi{e nau~iti u 11. vje`bi. Prije nego {to zapo~nete unosslogova uvjerite se da tablica izgleda to~no onako kako ste èljeli kakose kasnije ne biste morali vra}ati i mijenjati strukturu tablice. Tako|er,pro~itajte i 10. vje`bu u kojoj govorimo o stvaranju odnosa izme|utablica.

Bez obzira na na~in kojim ste stvorili tablicu (sa ili bez Table Wizarda),moète unijeti èljene promjene u tablicu u prikazu Table Design. Akoste tablicu stvorili bez pomo}i Table Wizarda, prikaz Table Design }evam izgledati poznato.

Uradite jedno od sljede}eg ako èlite u}i u prikaz Table Design:

l U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberitetablicu na kojoj èlite raditi i kliknite gumb Design.

l U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberitetablicu na kojoj èlite raditi i pritisnite tipke Alt+D.

l Ako je tablica prikazana u prikazu Datasheet, odaberite View,Design View.

l U prozoru Database kliknite desnom tipkom mi{a na ime tablicei iz izbornika pre~ica odaberite Design View.

9. Vje`ba UNO[ENJEPROMJENA UTABLICU

Ne zaboravite da moète brzo prelaziti iz prikaza u prikaz klikom nagumb View koji se nalazi na lijevom kraju standardne alatne trake (sli-ka 8.4 u prethodnoj vje`bi). Kliknite gumb sa strelicom prema dolje iiz popisa koji se prikazuje odaberite prikaz.

Kada se nalazite u prikazu Table Design (slika 9.1), moète urediti bilokoje polje na na~in koji ste nau~ili u prethodnoj vje`bi. Evo osnovnihkoraka:

1. Kliknite ime bilo kojeg polja u stupcu Field Name.

2. Ako èlite, kliknite polje u podru~ju Data Type i iz padaju}egpopisa odaberite novu vrstu podatka.

3. U panou Field Properties (donji dio prozora Table Design) klik-nite u bilo koji okvir za tekst kako biste promijenili vrijednost.Neki okviri za tekst sadrè padaju}e popise koje }ete aktiviratiklikom na okvir za tekst.

4. Ponavljajte prva tri koraka za svako polje koje èlite promijeniti.

66 9. VJE@BA

Svojstva polja Kliknite kako biste prikazali popisrazli~itih vrsta podataka.

SLIKA 9.1 U prikazu Table Design moète promijeniti osnov-na svojstva bilo kojeg polja.

DODAVANJE POLJAPrije uno{enja podataka u tablicu (11. vje`ba) uvjerite se da ste uklju-~ili sva polja koja su vam potrebna. Za{to? Ako kasnije budete dodavalipolja u tablicu, morat }ete se vra}ati i unositi vrijednosti u ta polja zasvaki slog koji ste ve} unijeli. Tako|er, mijenjat }ete {irinu polja i takose izlagati riziku nenamjernog brisanja ili zagubljivanja podataka.

Polje mo`ete dodavati u prikazu Table Design ili prikazu Datasheet.Najprije probajte u prikazu Table Design jer se trenutno nalazite utom prikazu:

1. Kliknite oznaku sloga (sivi kvadrati} lijevo od imena polja) kakobiste odabrali polje gdje `elite prikazati novo polje (cijeli redakje ozna~en crno).

2. Na tipkovnici pritisnite tipku Insert, kliknite gumb Insert Rowsna alatnoj traci ili odaberite Insert, Row. U popisu Field Nameprikazuje se prazan redak.

3. Unesite ime, vrstu, opis i ostalo za novi redak. (Ako je potrebno,ponovno pro~itajte 8. vje`bu.)

BRISANJE POLJAAko ste shvatili da vam odre|ena polja koja ste stvorili nisu potrebna,sada je vrijeme da ih se rije{ite. Ako to ne uradite, morat }ete unositiinformacije u svaki slog, koje vam nikada ne}e trebati.

UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU 67

Potrebna mi je ve}a pomo}? Ako ste tabli-cu stvorili bez pomo}i ~arobnjaka (8. vje`ba),prethodni koraci }e se sami objasniti, no ako stetablicu stvorili pomo}u Table Wizarda vjerojatnoste se sada izgubili. Stoga pro~itajte ponovno 8.vje`bu kako biste ubrzali svoj rad.

Polja moète izbrisati u prikazu Table Design ili u prikazu Datasheet.Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje:

1. Prije|ite u prikaz Table Design, ako ve} niste u njemu.

2. Odaberite polje.

3. Uradite jedno od sljede}eg:

l Pritisnite tipku Delete na tipkovnici.

l Kliknite gumb Delete Rows na alatnoj traci.

l Odaberite Edit, Delete Rows.

68 9. VJE@BA

Ne bri{ite va`na polja Budite vrlo pa`ljiviako bri{ete polja nakon {to ste ve} zapo~eli unospodataka. Kada izbri{ete polje, sve informacijenestaju zajedno s poljem. Stoga je najbolje brisatinepotrebna polja prije uno{enja podataka.

Tipka Delete ne radi U prikazu Datasheettipka Delete nije dostupna pa stoga morate upo-trijebiti opcije iz izbornika.

Ako èlite, polje moète izbrisati i u prikazu Datasheet. Za razliku oddodavanja polja kada je bolje biti u prikazu Table Design, kod brisanjavam je potpuno svejedno, a prednost je prikaza Datasheet {to }etevidjeti i podatke koje ste unijeli u polje koje èlite izbrisati. Slijeditenaredne korake da biste izbrisali polje u prikazu Datasheet.

1. Prije|ite u prikaz Datasheet.

2. Kliknite naslov stupca kako biste odabrali cijeli stupac za poljekoje èlite izbrisati (cijeli stupac ozna~en je crno).

3. Odaberite Edit, Delete Column.

SKRIVANJE POLJAAko polje trenutno ne èlite upotrijebiti, ali }e vam trebati kasnije uradu, bolje ga je sakriti nego izbrisati. Skrivanje polja ima dvije pred-nosti:

l Ako ste ve} unijeli slogove, sa~uvat }ete sve podatke u polju.

l Svojstva polja koja ste podesili pri stvaranju polja bit }esa~uvana i kasnije ne}e biti potrebno ponovno pode{avatiodre|ena svojstva.

Da biste polje sakrili, morate upotrijebiti prikaz Datasheet, a pomo}uprikaza Table Design ne}ete mo}i sakriti polje. Slijedite narednekorake:

1. Prije|ite u prikaz Datasheet.

2. Odaberite polje (polja) koje èlite sakriti.

3. Odaberite Format, Hide Columns, ili kliknite desnom tipkommi{a u stupac i odaberite Hide Columns. Stupac vi{e nije vidljiv.

Slijedite naredne korake kako biste ponovno prikazali skriveni stupac:

1. Odaberite Format, Unhide Columns. Prikazuje se okvir za dijalogUnhide Columns (slika 9.2). Polja s oznakom kva~ice u okviru zapotvrdu nisu skrivena, a ako oznaka kva~ice nije u okviru zapotvrdu, zna~i da je polje skriveno.

Skrivena polja

UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU 69

SLIKA 9.2 Pomo}u okvira za dijalog Unhide Columns moèteskrivati ili ponovno prikazivati polja.

Naredba Cut nasuprot Delete Tablicu mo-ète i izrezati. Izrezivanje tablice je zgodnije jer jetablica jo{ uvijek dostupna i prelazi u Clipboard.Iz Clipboarda tablicu moète ulijepiti u neku dru-gu bazu podataka ili neku drugu aplikaciju. Offi-ce 2000 omogu}ava spremanje 12 razli~itih ele-menata u Clipboard koje kasnije moète ulijepitiu ostale aplikacije.

2. Kliknite u okvir za potvrdu i promijenite status polja. Klikanjemu okvir za potvrdu polje mijenja status iz skrivenog u ponovnoprikazano.

3. Kliknite Close.

Skrivena polja su i dalje dijelovi baze podataka. Dokaz tome je prikazTable Design u kojem }ete i dalje vidjeti skrivena polja.

BRISANJE TABLICESada kada ste odre|eno vrijeme radili s tablicom koju ste stvorili, mo`-da otkrijete da ste uradili toliko gre{aka da je bolje zapo~eti rad unekoj novostvorenoj tablici. (Ne uzrujavajte se, to se svima doga|a.) Ilimo`da shvatite da ste stvorili nekoliko tablica, a neke vam nisu potreb-ne. Bez obzira na razlog, jednostavno moète izbrisati cijelu tablicu.Slijedite naredne korake:

1. U prozoru baze podataka kliknite na podru~je Tables.

2. Odaberite tablicu koju èlite izbrisati.

3. Odaberite Edit, Delete ili pritisnite tipku Delete na tipkovnici.

4. Prikazuje se poruka koja pita èlite li stvarno izbrisati tablicu.Kliknite Yes.

70 9. VJE@BA

U ovoj vje`bi nau~ili ste kako unijeti promjene u tablicu dodavanjem iuklanjanjem polja, skrivanjem polja i ure|ivanjem informacija u sva-kom polju. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o stvaranju odnosa izme|utablica.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako povezati dvije ili vi{e tablica kakobiste s njima mogli raditi kao s jednom.

ZA[TO STVARATI ODNOSE IZME\UTABLICA?2. vje`ba vam je preporu~ila stvaranje odvojenih tablica za informacijekoje nisu neposredno povezane. Kada stvorite forme, upite i izvje{taje,moète na jednostavan na~in povu}i informacije iz vi{e od jedne tabli-ce. No ovaj rad je koristan tek kada je definiran odnos izme|u tablica.

Pretpostavimo da smo stvorili dvije tablice koje sadrè informacije okupcima. Jedna tablica, Customers, sadrì njihova imena i adrese, adruga, Orders, narud`be. Obje tablice sadrè isto polje, Customer ID.Svi slogovi u tablici Orders odgovaraju slogovima u tablici Customers.(Ovo se naziva relacija jedan prema mnogo jer moè biti vi{e narud`biza jednog kupca.)

Sljede}i primjer je baza podataka pasa. Imamo nekoliko tablica kojeopisuju pse i njihove aktivnosti. Stvorili ste tablicu koja popisuje sveboje dlake psa. Stvoriti moète odnos izme|u tablice Dogs i tabliceDog Coloring kako biste boju dlake psa povezali s istom u popisu bojadlake tablice Dog Coloring. Na ovaj }ete na~in biti sigurni da stesvakom psu pridijelili dobru boju.

10. Vje`baSTVARANJEODNOSA IZME-\U TABLICA

STVARANJE ODNOSA IZME\U TABLICADa biste stvorili odnos izme|u tablica, otvorite prozor Relationships idodajte odnos. Slijedite naredne korake:

1. U bazi podataka odaberite Tools, Relationships ili kliknite gumbRelationships na alatnoj traci kako biste otvorili prozorRelationships.

2. Ako do sada niste odabrali niti jednu tablicu, automatski }e seprikazati okvir za dijalog Show Table (slika 10.1). Ako se okvir zadijalog ne prikaè, odaberite Relationships, Show Table ilikliknite gumb Show Table na alatnoj traci.

72 10. VJE@BA

Sloèniji odnosi U ovoj knjizi objasnio samsamo jednostavne primjere. Ako ste znatièljni ièlite vi{e nau~iti o odnosima izme|u tablica,pregledajte Accessovu dokumentaciju ili pro~itaj-te knjigu Using Microsoft Access 2000.

SLIKA 10.1 Uz pomo} ovog okvira za dijalog dodajte tabliceu prozor Relationships.

3. Kliknite tablicu koju èlite upotrijebiti za odnos i tada kliknitegumb Add.

4. Ponavljajte tre}i korak kako biste odabrali èljene tablice i tadakliknite Close. U prozoru Relationships svaka tablica je prikaza-na u svom okviru, kao {to je prikazano na slici 10.2.

SLIKA 10.2 Za ovaj primjer dodane su dvije tablice u prozorRelationships.

STVARANJE ODNOSA IZME\U TABLICA 73

Uve}ajte tablicu Ako ne vidite sva polja utablici, povucite rub tablice i tako je pove}ajtekako biste vidjeli sva èljena polja. Na slici 10.2pove}ali smo tablicu Dogs kako bismo vidjeli svapolja tablice.

5. Kliknite polje u jednoj tablici koje èlite upotrijebiti kao vezu sdrugom tablicom. Na primjer, povezati polje Coloring u tabliciDogs s poljem Coloring ID u tablici Dog Coloring; stoga kliknitepolje Coloring u tablici Dogs.

Va`no je znati vrstu polja Polja koja }etepovezivati moraju biti iste vrste podatka (datum,broj, tekst itd.). Jedina iznimka je povezivanje po-lja s AutoNumber formatom i polja s formatombroja. Polja AutoNumber su tipa Long Integer.Polja AutoNumber su broj~ana polja LongInteger.

6. Odabrano polje povucite mi{em. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled ukvadrati}. Ispustite kvadrati} na polje koje èlite. Na primjer,povu}i }emo polje Coloring na polje Color ID u tablici Coloring.

Prikazuje se okvir za dijalog Edit Relationships (slika 10.3).

74 10. VJE@BA

SLIKA 10.3 Okvir za dijalog Relationships tra`i obja{njenjeodnosa koji stvarate.

Odgovaraju}a imena polja Iako nije zgodno,shvatit }ete da je najlak{e povezivati polja ako impridijelite ista imena u razli~itim tablicama.

7. Odaberite bilo koju opciju referencijalnog integriteta (pro~itajtesljede}i odlomak) i tada kliknite Create. Odnos }e biti stvoren ividjet }ete crtu koja spaja dva polja u prozoru Relationships(slika 10.4).

Ne}ete vidjeti simbol ¥ i simbol 1 ako niste uspostavili referencijalni integritet.

SLIKA 10.4 Crta predstavlja odnos izme|u dva polja.

[TO JE REFERENCIJALNI INTEGRITET?Referencijalni integritet vas ~uva od gre{aka pri unosu podataka. Za-pravo ka`e da sve informacije u dva polja moraju biti odgovaraju}e.

Na primjer, u polju Coloring baze podataka Dogs imate broj kojiodgovara polju Color ID tablice Dog Coloring. Tablica Coloring ispisu-je sve dopu{tene boje dlake psa, a ne `elite da va{i djelatnici budu umogu}nosti slu~ajno unijeti broj u tablicu Dogs koji ne}e odgovaratiniti jednoj boji u tablici Coloring. Stoga potvrdite opciju EnforceReferential Integrity. Sada Access ne}e dopustiti unos bilo ~ega u poljeColoring tablice Dogs (strana mnogo) osim jednog od brojeva koji senalaze u polju Color ID tablice Coloring (simbol 1).

[to ako netko ipak poku{a unijeti krivi broj? Access }e reagirati ovisnoo tome koja je od dvije opcije potvr|ena u okvirima za potvrduvidljivim na slici 10.3.

Evo {to dobivate s okvirima za potvrdu:

l Opcija Cascade Update Related Fields marked. Ako je ova opcijapotvr|ena, a vi uradite promjene u vezanoj tablici (u na{emprimjeru tablica Dog Coloring), promjena }e biti ura|ena i u


Simboli odnosa Na slici 10.4 primijetite da sepored tablice Dogs nalazi oznaka beskona~nosti(¥¥), a uz tablicu Dog Coloring simbol 1. Ovi sesimboli prikazuju u odnosima kada je uklju~enaopcija Enforce Referential Integrity. Oznaka besko-na~nosti ozna~ava mnogo slogova {to zna~i damnogi slogovi u ovoj tablici odgovaraju jednomslogu (otuda i znak 1) u tablici Dog Coloring.

drugoj tablici (tablica Dogs). Na primjer, ako odlu~ite promije-niti broj boje iz 7 u 8 i u tablici Dog Coloring uradite takvu pro-mjenu (simbol 1), sve sedmice u tablici Dog mijenjaju se uosmice.

l Opcija Cascade Delete Related Fields marked. Ako je ova opcijapotvr|ena, a vi uradite promjene u 1 tablici (na primjer, DogColoring) tako da unosi u vezanoj tablici vi{e ne vrijede, Access}e izbrisati unose u vezanoj tablici. Na primjer, ako izbri{eteslog u tablici Dog Coloring za polje Coloring ID broja 3, svi psiiz tablice Dogs koji imaju broj boje 3 bit }e tako|er izbrisani.(Vjerojatno ovu opciju ne}ete upotrebljavati.)

l Nije potvr|ena niti jedna opcija. Ako niti jedna opcija nijepotvr|ena, Access pokazuje poruku u kojoj od vas traì vezanislog u odre|enoj tablici i ne dopu{ta vam unos podataka.

Najbolje je podesiti referencijalni integritet prije unosa bilo kojih po-dataka u tablice. Ako ovu knjigu ~itate redom, onda za sada jo{ nisteunijeli podatke (o unosu vi{e u 11. vje`bi) tako da ste spremni za po-de{avanje referencijalnog itegriteta.

Ako poku{ate stvoriti odnos s referencijalnim integritetom nakon {toste ve} unijeli podatke u jednu ili obje tablice, vjerojatno }ete vidjetiporuku gre{ke prvi puta kada poku{ate. Na primjer, pretpostavimo dajedno polje upotrebljava vrstu podatka Text, a drugo Number. (Ba{ mebriga {to ste unijeli brojeve u polje Text.) Vrlo pa`ljivo pro~itajte pri-kazanu poruku gre{ke i poku{ajte ju otkloniti promjenama u dizajnutablice (9. vje`ba).

URE\IVANJE ODNOSAKada je odnos stvoren, moète ga ure|ivati tako da ponovno prikaèteprozor Relationships (slika 10.2). Da biste to uradili, dvostruko klikni-te na crtu odnosa. Sada moète upotrijebiti iste kontrole koje ste upo-trijebili za stvaranje odnosa.

76 10. VJE@BA

UKLANJANJE ODNOSADa biste odnos izbrisali, jednostavno ga kliknite u prozoru Relation-ships (crta izme|u tablica ozna~ena je masno) i tada pritisnite Delete.Access }e tra`iti potvrdu. Kliknite Yes i odnos je izbrisan.

[TO SADA?Kako iskoristiti prednosti nakon {to ste stvorili odnos izme|u tablica?Da biste shvatili odgovor, morate imati malo vi{e znanja. Kao prvo mo-rate nau~iti unositi i urediti podatak u tablici te kako podesiti verzijejednostavne tablice formi, upita i izvje{taja. Tek tada }ete biti spremni,25. vje`ba, da stvorite vi{etabli~ne forme, upite i izvje{taje koji su mo-gu}i zbog stvaranja odnosa.

Ova vje`ba prikazuje stvaranje, ure|ivanje i brisanje odnosa izme|utablica. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti podatak u tablicu.


U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako dodavati slogove u tablicu, kakoispisati tablicu te kako je zatvoriti.

UNO[ENJE SLOGAKona~no ste stvorili strukturu tablice i uradili pode{enja prema svojim`eljama. Do{lo je vrijeme da unesete slogove. Stoga otvorite tablicu izapo~nite s radom.

11. Vje`baUNO[ENJEPODATKA UTABLICU

Ostali na~ini za uno{enje slogova Uno{e-nje slogova izravno u tablicu, {to }ete nau~iti uovoj vje`bi, nije uvijek najbolji na~in. Ako imatemnogo slogova za uno{enje, jednostavnije jestvoriti formu za unos podataka. Kako stvoritiformu nau~it }ete u 14. vje`bi �Stvaranje jedno-stavne forme�.

Ako ste pro~itali 1. i 2. vje`bu (nadam se da jeste), onda ve} znate daje slog zapravo redak u tablici. On sadr`i informacije o odre|enoj oso-bi, mjestu, ili ne~em drugom. Unosit }ete vrijednosti za svaki slog usvako polje (stupac) u tablici.

Najprije morate otvoriti tablicu. Zapamtite, da biste otvorili tablicu,dvostruko je kliknite u prozoru Database ili je kliknite jednom, azatim kliknite Open. Tada slijedite naredne korake kako biste unijelislog.

1. Kliknite u prvo prazno polje prvog praznog stupca.

UNO[ENJE PODATKA U TABLICU 79

U prvom stupcu nalazi se broj! Ako steprvo polje podesili na na~in da mu se automatskiunose podaci (na primjer, uz pomo} opcijeAutoNumber) zapo~nite s radom u sljede}em polju.

]elija Dio retka i stupca. To je mjesto gdje }eteunijeti podatak za polje odre|enog sloga. Pone-kad se rije~ polje upotrebljava da ozna~i unos upolje za jedan slog, a zapravo rije~ polje stvarnozna~i cijeli stupac. ]elija je ime za pojedini blok.

2. Utipkajte vrijednost za polje.

3. Pritisnite Tab kako biste pre{li u sljede}e polje i utipkali njegovuvrijednost.

4. Nastavite pritiskati Tab sve dok ne stignete u posljednje polje.Kada u posljednjem polju pritisnete Tab, to~ka umetanja prelaziu prvo polje sljede}eg retka gdje mo`ete zapo~eti novi slog.

To~ka umetanja Kada kliknete u polje, vidjet}ete titraju}u okomitu crtu koju nazivamo to~kaumetanja i koja ozna~ava mjesto gdje }e seprikazati utipkana vrijednost.

5. Nastavite uno{enje slogova sve dok ih sve ne unesete.

NEKE MOGU]NOSTI UNOSA PODATAKASve podatke moète unijeti samo pomo}u tipke Tab i utipkavanjem, ali}emo vam otkriti i neke mogu}nosti kako biste ubrzali rad:

l @elite li unijeti datum, pritisnite tipke Ctrl+; (to~ka sa zare-zom), a za unos vremena pritisnite tipke Ctrl+: (dvoto~je).

l @elite li ponoviti vrijednost iz polja u prethodnom slogu, priti-snite tipke Ctrl+� (apostrof).

POMICANJE PO TABLICIU ranijim koracima pritiskali ste tipku Tab i na taj na~in se pomicali izpolja u polje, no postoje i druk~iji na~ini pomicanja koji }e vam vjero-jatno trebati. Na primjer, moète kliknuti u bilo koje polje i tako u è-ljeno polje postaviti to~ku umetanja. Tablica 11.1 obja{njava tipkovni~-ke pre~ice za pomicanje u tablici.

TABLICA 11.1 TIPKE ZA POMICANJE U TABLICI

POMAKNUTI SE NA� PRITISNITE TIPKU�Sljede}e polje Tab

Prethodno polje Shift+Tab

Posljednje polje u slogu End

Po~etno polje u slogu Home

Isto polje u sljede}em slogu ¯

Isto polje u prethodnom slogu

Isto polje u posljednjem slogu Ctrl+¯

Isto polje u po~etnom slogu Ctrl+

Posljednje polje u posljednjem slogu Ctrl+End

Po~etno polje u po~etnom slogu Ctrl+Home

80 11. VJE@BA

ISPISIVANJE TABLICENaj~e{}e ne}ete èljeti ispisati tablicu jer ne izgleda ba{ lijepo. Tablicaje obi~na mreà oko redaka i stupaca, pa }ete stoga stvarati izvje{tajeza ispis koji sadrè podatke koje trebate (23. vje`ba �Stvaranje jedno-stavnog izvje{taja�).

Naravno, ponekad }ete ipak èljeti ispisati sirove podatke u tablici. Utom slu~aju slijedite naredne korake:

1. Otvorite tablicu (dvostruko ju kliknite ili je odaberite i klikniteOpen).

2. Kliknite gumb Print na alatnoj traci. Tablica se ispisuje.

UNO[ENJE PODATKA U TABLICU 81

Pode{avanje ispisa Neke opcije ispisa moè-te podesiti prije samog ispisa. Umjesto da klikne-te gumb Print, odaberite izbornik File i tada Print,te u okviru za dijalog Print podesite opcije ispisa.Tada kliknite OK.

ZATVARANJE TABLICEDo sada ste ve} vjerojatno otkrili da tablica nije ni{ta drugo do obi~anprozor. Da biste tablicu zatvorili, kliknite gumb Close (X), ili pritisnitetipke Ctrl+F4 ili dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (slika11.1).

Ikona izbornika Control Gumb Close

SLIKA 11.1 Zatvorite tablicu na isti na~in kako zatvarate iostale prozore.

U ovoj ste vje`bi nau~li kako unijeti slogove u tablicu, kako tablicuispisati te kako je zatvoriti. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kakoure|ivati podatke u tablici.

82 11. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako promijeniti informaciju u polju, kakoodabrati slogove te kako umetnuti ili izbrisati slogove.

PROMJENA SADR@AJA U ]ELIJISamo neke stvari uspiju od prve. Kada ste unijeli podatke u tablicu,mo`da shvatite da trebate uraditi neke promjene. Ure|ivanje sadràja}elije je vrlo jednostavno. Stari sadràj moète zamijeniti ili ga urediti.[to je bolje? Ovisno o tome kakve moraju biti promjene � na vama jeda odlu~ite.

ZAMJENA SADR@AJA ]ELIJE

Ako je stari sadràj }elije potpuno krivi, najbolje je unijeti novi poda-tak od samog po~etka. Slijedite naredne korake kako biste zamijenilistari sadràj u polju:

1. Odaberite }eliju pomo}u tipkovnice (tablica 11.1 u 11. vje`bi) ilije jednostavno kliknite. (Ako }eliju odabirete pomo}u tipkovni-ce, automatski ste odabrali i njezin sadràj.)

Da biste odabrali }eliju pomo}u mi{a, postavite pokaziva~ mi{ana lijevi rub }elije kako bi pokaziva~ promijenio izgled u oznakuplusa (+) (slika 12.1) i tada kliknite mi{em. Na taj na~in odabire-te cijeli sadràj }elije.

2. Utipkajte novi podatak. Novi podatak zamjenjuje stari.

12. Vje`ba URE\IVANJEPODATKA UTABLICI

Pokaziva~ mi{a

84 12. VJE@BA

SLIKA 12.1 Da biste odabrali cijeli sadràj }elije, budite si-gurni da pokaziva~ mi{a ima izgled oznake plusa (+) prijenego li kliknete.

URE\IVANJE SADR@AJA ]ELIJE

Ako promjene koje èlite uraditi nisu velike, nema razloga da zamje-njujete cijeli sadràj ve} jednostavno uredite sadràj }elije. Slijeditenaredne korake:

1. Postavite pokaziva~ mi{a u }eliju tako da on promijeni izgled u I-oznaku.

2. Kliknite. To~ka umetanja prikazuje se u }eliji (slika 12.2).

To~ka umetanja Pokaziva~ mi{a

SLIKA 12.2 Kliknite u }eliju kako biste u nju postavili to~kuumetanja.

3. Pomi~ite se po }eliji na mjesto gdje èlite zapo~eti ure|ivanje(tablica 12.1).

4. Pritisnite tipku Backspace kako biste izbrisali znak s lijeve straneto~ke umetanja ili tipku Delete za znakove s desne strane. Utip-kajte promjenu.

TABLICA 12.1 POMICANJE U ]ELIJI

DA BISTE SE POMAKNULI� PRITISNITE TIPKU�Jedan znak desno ®

Jedan znak lijevo ¬

Jednu rije~ desno Ctrl+®

Jednu rije~ lijevo Ctrl+¬

Na kraj sadràja End

Na kraj }elije Ctrl+End

Na po~etak sadràja Home

Na po~etak }elije Ctrl+Home

ODABIRANJE SLOGOVAKao {to ure|ujete }elije u slogu, ponekad }ete èljeti raditi s cijelimslogom. Da biste to uradili, kliknite sivi kvadrati} lijevo od sloga. Cijelislog }e se prikazati ozna~en (bijela slova na crnoj pozadini) kao {to jeprikazano na slici 12.3.

Podru~je odabira sloga Trokut ozna~ava odabrani slog

URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 85

SLIKA 12.3 Ozna~eni odabrani slog.

Odabrati moète i grupu slogova (odaberite prvi i prtisnite i drìtetipku Shift dok odabirete sljede}e slogove). Odabrati moète samokontinuirane slogove, a ne ih uzimati iz cijelog popisa.

SIMBOLI ODABIRA SLOGA

Kada odaberete slog, u podru~ju odabira sloga prikazuje se trokut(slika 12.3), a mo`da }ete ugledati i ova dva simbola:

Uno{eno ili ure|ivano

Prazan redak za sljede}i novi slog

86 12. VJE@BA

Odabiranje svih slogova Sve slogove moè-te odabrati odjednom na nekoliko na~ina.Kliknite u prazan okvir sjeci{ta naslova redaka istupaca ili pritisnite tipke Ctrl+A ili odaberiteopciju Select All Records iz izbornika Edit.

Samo jedan trokut Ako ste odabrali vi{e slo-gova istovremeno, samo prvi koji ste kliknuli imaoznaku trokuta, no svi su jednako odabrani.

UMETANJE NOVOG SLOGANovi slog se ume}e automatski. Kada zapo~nete s utipkavanjem sloga,novi redak se prikazuje ispod njega i ~eka sljede}i slog; prikaz na slici12.3. Novi slog niste u mogu}nosti umetnuti izme|u postoje}ih, ve}ga morate smjestiti na dno tablice.

[to ako èlite slogove posloìti drugimredom? Lako je sortirati slogove u red kojièlite. Vi{e o tome pro~itajte u 19. vje`bi �Sorti-ranje, indeksiranje i filtriranje podataka�.

Delete nasuprot Delete Record Ako steodabrali cijeli slog, onda nema razlike izme|u ovedvije naredbe. No, u slu~aju da cijeli slog nije oda-bran, naredba Delete odnosi se na tekst, a nared-ba Delete Record na cijeli slog. Zapamtite da na-kon brisanja sloga nije mogu}e poni{titi naredbu,pa stoga budite vrlo oprezni u brisanju sloga.

BRISANJE SLOGOVAAko shvatite da jedan ili vi{e slogova nisu potrebni u tablici, lako ih jeizbrisati. U isto vrijeme moète izbrisati i nekoliko slogova. Slijeditenaredne korake:

1. Odaberite slog (slogove) koji èlite izbrisati.


l Kliknite gumb Delete Records na alatnoj traci.

l Pritisnite tipku Delete na tipkovnici.

l Odaberite Delete iz izbornika Edit.

l Odaberite Delete Record iz izbornika Edit.

l Kliknite desnom tipkom mi{a na slog (slogove) i odaberiteDelete Record.

URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 87

PREMJE[TANJE I KOPIRANJE PODATAKAKao i u ostalim programima Windowsa i ovdje moète upotrijebitinaredbe Cut, Copy i Paste kako biste podatak premjestili ili kopirali.Slijedite naredne korake:

1. Odaberite polje (polja), slog (slogove), }eliju (}elije) ili tekst kojièlite premjestiti ili kopirati.


l Otvorite izbornik Edit i odaberite Cut (za premje{taj) iliCopy (kopiranje).

l Kliknite na gumb Cut ili Copy na alatnoj traci.

l Desnom tipkom mi{a kliknite na slog (slogove) i iz izborni-ka pre~ica odaberite Cut ili Copy.

l Pritisnite tipke Ctrl+X za premje{tanje ili Ctrl+C za kopiranje.

3. Postavite to~ku umetanja na mjesto gdje èlite umetnuti odreza-ni ili kopirani materijal.


l Odaberite Paste iz izbornika Edit.

l Kliknite gumb Paste na alatnoj traci.

l Pritisnite tipke Ctrl+V kako biste ulijepili materijal.

l Kliknite desnom tipkom mi{a na mjesto gdje èlite ulijepitimaterijal i iz izbornika pre~ica odaberite Paste.

88 12. VJE@BA

Premje{tanje i kopiranje cijele tablicePremjestiti i kopirati moète cijele objekte, a nesamo odre|ena polja i slogove. U prozoruDatabase odaberite tablicu, izvje{taj, upit itd.koje èlite premjestiti ili kopirati. Tada upotri-jebite naredbe Cut ili Copy. Pomaknite se namjesto gdje èlite smjestiti tablicu (primjericedruga baza podataka) i upotrijebite naredbuPaste.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako ure|ivati podatak u polju, kako umetnu-ti i izbrisati polje te kopirati i premje{tati podatak s mjesta na mjesto.U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti vi{e o formatiranju tablice.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled tablice pode{enjemveli~ine redaka i stupaca, promjenom pisma i odabiranjem razli~itihporavnavanja.

ZA{TO FORMATIRATI TABLICU?Ve}ina ljudi ne formatira svoje tablice jer ne brinu o izgledu tablice inemaju je potrebe ispisati. Upotrebljavaju forme unosa podataka (14.vje`ba �Stvaranje jednostavne forme�) kako bi slogove vidjeli na zaslo-nu i izvje{taje (23. vje`ba �Stvaranje jednostavnog izvje{taja�) kako biispisali slogove, a tablice im sluè kao tankovi za spremanje sirovihpodataka.

Stvaranje formi i izvje{taja u ovom trenutku je vrlo zahtjevan posao skojim se za sada ne èlite susresti. Na primjer, ako je va{a baza podata-ka jednostavna te sadrì jednu tablicu, mo`da }ete èljeti dodavati for-mate i na taj na~in njezin izgled uljep{ati. Nakon toga moète jeupotrijebiti za sve preglede i ispise {to rezultira privla~nijim formama iizvje{tajima.

Ako kasnije odlu~ite upotrijebiti formu i izvje{taj, vjerojatno }eteèljeti dodati malo formatiranja tablici kako bi ona bila preglednija.

MIJENJANJE [IRINESTUPCA I VISINE RETKAUobi~ajeni problem u tablici je nemogu}nost da vidite cijeli sadràjpolja. Polja naj~e{}e ~uvaju vi{e podataka koji stanu u {irinu stupca,pa podaci u tablici nisu vidljivi u cijelosti.

13. Vje`baFORMATIRANJETABLICE

Ovaj problem moète rije{iti na dva na~ina. Pro{irite stupac kako bistevidjeli vi{e podataka ili pove}ajte redak kako biste prikazali vi{e odjednog retka podataka.

PROMJENA [IRINE STUPCA

Access nudi nekoliko na~ina za pode{enje {irine stupca u tablici pastoga odaberite na~in koji èlite. Jedan od najlak{ih na~ina promjene{irine stupca je povla~enje naslova stupca. Slijedite naredne korake:

1. Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva imena polja (naslovi stupa-ca) kako bi pokaziva~ promijenio izgled u okomitu crtu sa streli-cama okrenutim lijevo i desno (slika 13.1). Podesit }ete stupac sljeve strane, a desni stupac }e mu napraviti mjesta.

Pokaziva~ mi{a

90 13. VJE@BA

SLIKA 13.1 Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva naslovastupca.

2. Kliknite i drìte lijevu tipku mi{a i povucite rub stupca desno ililijevo kako biste smanjili ili pove}ali {irinu stupca.

3. Otpustite tipku mi{a kada je stupac èljene {irine.

Druga mogu}nost je dvostruko kliknuti okomitu crtu stupca kada jeprikazana dvoglava strelica i stupac }e se automatski pove}ati/smanjitina duìnu podatka.

@elite li precizniji na~in promjene {irine stupca, upotrijebite okvir zadijalog Column Width. Slijedite naredne korake:

1. Odaberite stupac (stupce) kojem èlite podesiti {irinu.

2. Iz izbornika Format odaberite Column Width ili kliknite desnomtipkom mi{a i iz izbornika pre~ica odaberite Column Width.Prikazuje se okvir za dijalog Column Width (slika 13.2).

FORMATIRANJE TABLICE 91

SLIKA 13.2 Ovdje precizno podesite {irinu stupca.


l Klikom na Best Fit podesite stupac na {irinu najduègpodatka.

l U okvir za tekst Column Width utipkajte vrijednost za brojznakova u polju.

l Odaberite opciju Standard Width kako bi {irinu stupcavratili na izvornu postavku.

4. Kliknite OK kako biste potvrdili promjene.

PROMJENA VISINE RETKA

Ako ne èlite promijeniti {irinu stupca, a i dalje èlite prikazati vi{esadràja, moète podesiti visinu retka.

Koji redci se pode{avaju? Bez obzira koji re-dak odaberete, svi }e prihvatiti novo pode{enje.Jednom retku nije mogu}e podesiti visinu.

Jedan na~in promjene visine je povla~enjem, jednako kao i kod stup-ca. Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva retka u podru~je odabiraretka i povucite mi{em gore (smanjenje) ili dolje (pove}anje).

Drugi na~in je uz pomo} okvira za dijalog Row Height. Ovaj okvir zadijalog radi na istom principu kao i okvir za dijalog Column Width, alibez opcije Best Fit. Kliknite desnom tipkom mi{a na stupac i odaberiteRow Height i unesite novu visinu, ili iz izbornika Format odaberiteRow Height, unesite novu visinu i kliknite OK.

PROMJENA PISMAZa razliku od ostalih Accessovih objekata (kao {to su izvje{taji ili for-me) ne moète formatirati odre|eno polje ili unos u tablici, a da po-de{enje ne prihvate i ostala polja ili unosi. Za prikazivanje na zaslonumoète odabrati neko drugo pismo, ali }e se ono automatski pridijeliticijelom tekstu u tablici uklju~uju}i i naslove stupaca.

Promjene pisma koje uradite u prikazu Datasheet ne}e se prikazati uizvje{tajima, upitima ili formama. Promjene su vidljive samo u prikazuDatasheet.

Slijedite naredne korake kako biste promjenili pismo za stranicu poda-taka u tablici:

92 13. VJE@BA

1. U izborniku Format odaberite Font. Prikazuje se okvir za dijalogFont (slika 13.3).

2. Iz okvira za popis Font odaberite pismo.

3. Iz okvira za popis Font style odaberite stil.

4. Iz okvira za popis Size odaberite veli~inu.

5. Iz padaju}eg popisa Color odaberite boju.

Za{to mijenjati pisma u prikazu Datasheet?Ponekad }ete èljeti smanjiti pismo i na taj na~inomogu}iti prikaz vi{e polja i njihovog sadràja nazaslonu bez mijenjanja {irine stupca. Ili }ete mo`-da pove}ati pismo i tako tablicu bolje i jasnije vi-djeti. Da biste promijenili izvornu postavku pismau prikazu Datasheet, odaberite Tools, Options iuradite promjene u okviru za dijalog straniceDatasheet.

SLIKA 13.3 Okvir za dijalog Font omogu}ava pode{avanjepisma za cijelu tablicu.

6. (Mogu}nost) Ako èlite podcrtati tekst, potvrdite opcijuUnderline.

7. U podru~ju Sample vidjet }ete izgled promjena. Kada ste zado-voljni s promjenama, kliknite OK.

FORMATIRANJE TABLICE 93

Mogu}nosti promjena izgleda }elije Drugije na~in mijenjanja izgleda tablice pomo}u okviraza dijalog Datasheet Formatting (odaberite For-mat, Datasheet). Promijeniti moète posebneefekte, boju pozadine, boju crta mreè izme|usvakog retka ili stupca te svugdje gdje su crteprikazane.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako formatirati tablicu. U sljede}oj }etevje`bi nau~iti kako stvoriti jednostavnu formu za unos podataka.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti formu sa ili bez FormWizarda (~arobnjak za stvaranje forme).

ZA[TO STVARATI FORME?Kao {to ste pro~itali i nau~ili u 11. i 12. vje`bi, sve poslove unosa iure|ivanja podataka moète uraditi u tablici, no ponekad to nije naj-bolji na~in. Na primjer, mo`da }ete stupac toliko ra{iriti da ne}ete bitiu mogu}nosti vidjeti sve {to utipkate u polje, ili }ete odre|eni podatakmorati unijeti u nekoliko tablica, pa }ete morati otvarati tablice jednupo jednu i unositi podatke.

Jednostavniji i brì na~in je stvaranje forme. Uz pomo} forme moèteostaviti dovoljno prostora za svako polje i unijeti informacije u neko-liko tablica istovremeno. Izbje}i }ete i glavobolje koje se pojavljujukada poku{avate otkriti s kojim slogom tablice radite; op}enito, svakaforma u odre|enom trenutku prikazuje samo jedan slog.

Postoje tri na~ina za stvaranje forme:

l Opcija AutoForms nudi brzu, osnovnu formu koja sadràva svapolja u tablici.

l Opcija Form Wizard pomaè vam u stvaranju forme putem okvi-ra za dijalog i odabirom polja i stilova za formu.

l Stvaranje forme od samog po~etka nudi mreù u koju }ete po-stavljati polja. Ovo je najteì na~in, ali nudi najve}u kontrolu.

14. Vje`baSTVARANJEJEDNOSTAVNEFORME

STVARANJE FORME UZPOMO] AUTOFORMENajlak{i na~in stvaranja forme je uz pomo} opcije AutoForm. Ovaopcija jednostavno prebacuje polja iz tablice u formu, vrlo je prila-godljiva, ali i prikladna. Slijedite naredne korake:

1. U prozoru Database kliknite podru~je Forms.

2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika14.1).

STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 95

SLIKA 14.1 Odaberite na~in stvaranja forme.

3. Kliknite AutoForm: Columnar da biste stvorili formu stupca (naj-~e{}e upotrebljavana). Ova opcija stvara formu koja va{a poljasmje{ta u stupac od vrha prema dnu. Kliknete li opciju Auto-Form: Tabular, forma }e imati izgled tablice, a kliknete li Auto-Form: Datasheet, forma }e izgledati poput stranice baze podata-ka.

4. Otvorite padaju}i popis na dnu okvira za dijalog i odaberite tabli-cu ili upit koje èlite upotrijebiti kao izvor podataka za formu.

5. Kliknite OK. Prikazuje se forma koja je spremna za unos podata-ka.

Forma koju }ete stvoriti uz pomo} opcije AutoForm mo`da ne}e izgle-dati lijepo. Oznake polja }e vjerojatno biti isklju~ene i polja se mogunalaziti vrlo blizu jedno drugom pa stoga ni forma ne}e izgledati pri-vla~no. Ako niste zadovoljni s radom izbri{ite formu i uradite je ponov-no uz pomo} opcije Form Wizard. Da biste formu izbrisali, zatvorite jei kada se prikaè pitanje èlite li spremiti promjene, kliknite No.

STVARANJE FORME UZPOMO] FORM WIZARDAForm Wizard nudi odli~an kompromis izme|u automatizma stvaranja istvaranja od samog po~etka. Slijedite naredne korake kako biste stvo-rili formu uz pomo} Form Wizarda:


2. Dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard. Otvara seokvir za dijalog Form Wizard (slika 14.2).

96 14. VJE@BA

SLIKA 14.2 Form Wizard omogu}ava odabir polja koja èliteuklju~iti iz razli~itih tablica.

3. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit izkojih èlite odabrati polja. (Prema osnovnoj postavci uvijek jeodabrana tablica koja je na prvom mjestu abecednog reda {tovjerojatno nije ono {to èlite.)

4. U popisu Available Fields kliknite polje koje èlite uklju~iti uformu i tada kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli upopis Selected Fields.

5. Ponavljajte 4. korak sve dok ne uklju~ite sva polja koja èlite uformi. Ako èlite uklju~iti polja iz neke druge tablice ili upita,vratite se u 3. korak i odaberite neku drugu tablicu.

6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Bit }ete upitani daodaberete izgled: Columnar, Tabular, Datasheet ili Justified. Klik-nite svaki gumb kako biste vidjeli pethodni pregled odre|enevrste (opcija Columnar je naj~e{}a). Tada kliknite onu koju èlitei kliknite Next.

7. Sada }e vas upitati da odaberete stil. Kliknite svaki stil iz popisakako biste vidjeli prethodni pregled stila i kada odaberete èljenistil, kliknite Next da biste nastavili s radom.

8. Fali prijevod 8 koraka.

9. Kliknite gumb Finish. Prikazuje se forma koja je spremna zaunos podataka (slika 14.3).


Odabir svih polja Da biste sva polja iz popisaAvailable Fields pomaknuli u popis SelectedFields, kliknite gumb >>. Ako pak pogrije{ite,kliknite gumb < kako biste neèljeno polje izpopisa Selected Fields vratili u popis AvailableFields.

SLIKA 14.3 Form Wizard }e stvoriti ovu grubu, ali upotre-bljivu formu. U formi se prikazuje prvi slog iz tablice.

Ako su odrezna polja oznake u formi, kao ona na slici 14.3, urediteformu tako da polja imaju vi{e mjesta. Vi{e o pomicanju polja pro~itaj-te u 15. vje`bi.

STVARANJE FORME OD SAMOG POÊTKAU prikazu Form Design moète stvoriti formu od samog po~etka. Ovoje najsna`niji, ali i najteì na~in stvaranja forme. U ovom }ete prikazusami odre|ivati to~no mjesto svakog polja i njegov format.

98 14. VJE@BA

Ne upotrebljavajte pre~ice Ako u ovom tre-nutku dvostruko kliknete na pre~icu Create form inDesign view koja se nalazi u popisu Forms, ne}eteimati mogu}nost odabira tablice. Kasnije }ete mo-}i odabrati tablice iz svojstva forme RecordSource,no ako ste po~etnik drìte se na{ih koraka.

Sljede}i koraci upoznat }e vas s prikazom Form Design, a vi{e o prika-zu pro~itat }ete u 15. vje`bi.


2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika14.1).

3. Kliknite opciju Design View.

4. Iz padaju}eg popisa koji se nalazi na dnu okvira za dijalogodaberite tablicu ili upit. (Kasnije }ete mo}i promijeniti tablicu usvojstvu RecordSource u svojstvima stranice forme.)

5. Kliknite OK. Prikazuje se prozor Form Design (slika 14.4).Spremni ste za stvaranje forme.

SLIKA 14.4 Prikaz Form Design prikazuje praznu povr{inu nakojoj mo`ete dizajnirati formu.


U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kakostvarati ostala podru~ja osim Detail.

Povucite rub radnog podru~jada biste podru~je pove}ali.

Toolbox

Field List

Dodavanje sljede}e tablice formi Ako ka-snije trebate dodavati neku drugu tablicu kaoizvor podataka za formu, kliknite gumb Build (...)desno od svojstva RecordSource kako biste otvoriliQuery Designer. U Query Designeru mo`ete do-dati novu tablicu u gornji pano i ako je potrebnopodesiti odnos s osnovnom tablicom. Nakon za-tvaranja Query Designera vidjet }ete polja iz objetablice u popisu polja.

DODAVANJE KONTROLA FORMI

100 14. VJE@BA

Toolbox i Field List @eljet }ete upotrijebitialatni okvir Design i Field List koji su prikazani naslici 14.4. Ako ih ne vidite na zaslonu, kliknite nagumb Toolbox ili gumb List na alatnoj traci.

Kontrole i polja Kada radite s tablicom, radi-te izravno s poljima podataka. U slu~aju formi iizvje{taja radite s kontrolama, {to nije ni{ta dru-go nego prikaz forme podatka u polju, informa-tivni tekst (kao {to su naslovi i oznake) ili ~istadekoracija (kao {to su crte i pravokutnici).

Osnovna namjena prozora Form Design je jednostavna. Jednak je osvi-jetljenoj tablici ili plo~i za uljepljivanje gdje }ete smjestiti elementeforme. Polja koja }ete dodavati formi prikazat }e se kao kontrole upodru~ju forme Detail. Na po~etku rada jedino vidljivo podru~je jeDetail, a u kasnijim vje`bama nau~it }ete kako dodavati ostalapodru~ja.

Slijedite naredne korake kako biste dodavali kontrole prikaza polja uformi:

1. Ako nije prikazan, prika`ite Field List. Kliknite gumb Field List iliodaberite opciju Field List u izborniku View.

2. Povucite polje iz opcije Field List u podru~je Detail (slika 14.5) iono }e se prikazati kao okvir za tekst.

3. Ponavljajte 2. korak kako biste dodali sva polja koja `elite uformi.

Ne brinite se o preklapaju}im oznakama, ovaj problem}ete rije{iti ako pro~itate sljede}u vje`bu.


Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao polje koje stesmjestili.

SLIKA 14.5 Iz Field Lista povucite polja u mreù.

Kada iz Field Lista povu~ete polja u formu, ona postaju kontrole kojeprikazuju podatak iz tog polja. Vi{e od jednog polja moète istovre-meno povu}i u formu. U 2. koraku umjesto da povu~ete jedno polje,uradite jedno od sljede}eg prije povla~enja:

l Kliknite polje koje èlite i tada pritisnite i drìte tipku Shift dokodabirete posljednje polje grupe. Na taj }ete na~in odabratigrupu polja.

l @elite li odabrati vi{e polja koja ne tvore grupu, pritisnite idrìte tipku Ctrl dok klikate svako pojedino polje koje èlite.

l @elite li odabrati sva polja u popisu, dvostruko kliknite nanaslovnu traku Field Lista.

Objekte moète pomicati po formi nakon {to ste ih smjestili. Vi{e opomicanju polja pro~itajte u sljede}oj vje`bi. Ne brinite ako trenutnova{a forma ne izgleda lijepo, u sljede}ih nekoliko vje`bi pro~itat }ete inau~iti kako unijeti promjene i pobolj{ati izgled forme.

Ako ste zadovoljni izgledom forme, krenite naprijed i zatvorite formu.Kliknite gumb Close (X). Kada ste upitani èlite li spremiti promjenekliknite Yes. U sljede}i okvir za tekst koji se prikazuje utipkajte ime zaformu i tada kliknite OK. Ako pak èlite unijeti jo{ neke promjene,ostavite formu otvorenom i prije|ite na 15. vje`bu.

UNO[ENJE PODATAKA U FORMUSmisao stvaranja forme je lak{i unos podataka u tablicu. Forma radikao atraktivna �maska� koja vas {titi od obi~ne tablice. Kada stvoriteformu slijedite naredne korake kako biste unijeli podatke:

1. Otvorite formu:

l Ako se va{a forma prikaè u prikazu Form Design, odaberiteView, Form View kako biste pre{li u prikaz Form ili odabe-rite Form View pomo}u gumba View.

l Ako se forma uop}e ne prikaè, kliknite karticu Form u pro-zoru Database i tada dvostruko kliknite ime forme ili klik-nite gumb Open.

2. Kliknite u polje gdje èlite zapo~eti rad i utipkajte podatak.

3. Pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u sljede}e polje. Akoje potrebno vratiti se u prethodno polje, pritisnite tipkeShift+Tab. Kada stignete u posljednje polje pritiskanjem tipkeTab, oti}i }ete u prvo polje novog praznog sloga.

102 14. VJE@BA

Upotreba opcije Snap to Grid Ako otkrijeteda je te{ko poravnati polja, moète odabratiopciju Snap to Grid iz izbornika Format kakobiste pored naredbe smjestili oznaku. Ako ipakèlite sami poravnati polja, odaberite opcijuponovno kako biste je isklju~ili.

Da biste se pomaknuli u sljede}i slog prije nego {to stignete uposljednje polje ili u prethodni slog, kliknite gumb sa strelicomokrenutom lijevo ili desno koji se nalazi na lijevom kraju trakeza navigaciju na dnu prozora.

4. Ponovite 2. i 3. korak da unesete sve slogove koje `elite. Oni }ese automatski spremiti ~im ih unesete.


Pre~ice za unos podataka Pro~itajte odjeljak�Trikovi unosa podataka� u 11. vje`bi kako bistenau~ili neke trikove pri unosu podataka. Ove pre-~ice rade jednako dobro u formama i tablicama.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavnu formu te kako uni-jeti podatke u nju. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi pro-mjene u formi da bi ona odgovarala va{im potrebama.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u formu bez obzirana koji ste na~in stvorili formu (14. vje`ba).

ULJEP[AVANJE FORME: PREGLEDForma koja se nalazi na zaslonu vjerojatno je funkcionalna, ali ne iz-gleda privla~no. U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako pobolj{ati izgled for-me. Evo pregleda {to trebate uraditi da va{a forma bude {toprivla~nija:

1. Pomaknuti kontrole kako bi izme|u njih bilo vi{e prostora, odlo-mak �Pomicanje kontrola�.

2. Pridjeljivanje razmaka izme|u kontrola i njihovih oznaka, odlo-mak �Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka�.

3. Promjena veli~ina kontrola i oznaka, odlomak �Promjena veli~inekontrola�.

4. Dodavanje teksta za obja{njenje, odlomak �Dodavanje teksta�.

5. Dodavanje zaglavlja i podno`ja, odlomak �Prikazivanje zaglavlja ipodno`ja�.

6. Formatiranje teksta u formi (primjerice, masni znakovi ilirazli~ita pisama za oznake ili ve}i tekst za zaglavlje), odlomak�Formatiranje kontrola�.

15. Vje`baUNO[ENJEPROMJENA UFORMU

POMICANJE KONTROLANaj~e{}a je promjena u formi pomicanje kontrola po njoj. Nekolikokontrola }ete mo`da èljeti spustiti kako biste ostavili vi{e prostora zaumetanje nove kontrole ili }ete jednostavno èljeti ponovno posloìtiprikazane kontrole drugim redom.

UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 105

Vi{e prostora Ako èlite stvoriti vi{e prostorana dnu kontrola kako biste imali vi{e mjesta zapomicanje, povucite panel Form Footer premadolje da bi podru~je Detail bilo ve}e. Ako pakèlite vi{e prostora u gornjem dijelu forme,ozna~ite sve kontrole i povucite ih prema doljekao grupu.

Slijedite naredne korake:

1. Ako niste u prikazu Form Design, otvorite prikaz kao {to stenau~ili u 14. vje`bi.

2. Kliknite ime kontrole kako biste je odabrali. Oko kontrole pri-kazuju se hvataljke odabira.

3. Postavite pokaziva~ mi{a na mjesto gdje }e promijeniti izgled uruku (slika 15.1). Ako pomi~ete vi{e kontrola istovremeno poka-ziva~ mi{a moète postaviti na bilo koju odabranu kontrolu.

Hvataljke odabira Pokaziva~ mi{a

SLIKA 15.1 Da biste pomaknuli kontrolu, najprije je odabe-rite i tada je povucite kada pokaziva~ mi{a promijeni izgled uruku.

4. Kliknite i drìte pritisnutu lijevu tipku mi{a dok kontrolu povla-~ite na èljeno mjesto.

5. Otpustite tipku mi{a kada je kontrola na èljenom mjestu.Kontrolu moète povu}i okomito ili horizontalno s bilo kojestrane ili dijagonalno iz bilo kojeg kuta.

Vi{e kontrola moète povla~iti istovremeno zadràvaju}i odnos izme|unjih tako {to }ete odabrati sve kontrole i onda ih povu}i. Da biste oda-brali vi{e kontrola, kliknite na jednu i zatim pritisnite i drìte tipkuCtrl dok odabirete ostale.

NEOVISNO POMICANJE KONTROLAI NJIHOVIH OZNAKAPonekad }e biti potrebno pomicati kontrolu okvira za tekst ili oznakupolja neovisno jedno o drugom. Na primjer, mo`da }ete èljeti produ-ljiti okvir za oznaku polja kako bi ime polja bilo prikazano u cijelosti.(Sljede}i odlomak obja{njava kako promijeniti duìnu kontrole.) Dabiste to uradili, morate najprije pomaknuti kontolu okvira za tekst udesno i na taj na~in stvoriti prostor za pove}anje oznake.

Da biste pomaknuli okvir za tekst ili njegovu oznaku neovisno, sli-jedite naredne korake:

1. Kliknite na kontrolu koju èlite pomaknuti.

2. Postavite pokaziva~ mi{a na gornji lijevi kut iznad hvataljkeodabira kako bi pokaziva~ promijenio izgled u ruku s podignu-tim prstom (slika 15.2).

106 15. VJE@BA

Tekst oznake se pomi~e bez pridijeljenogokvira za tekst Budite oprezni kada posta-vljate pokaziva~ mi{a iznad kontrole da biste jepomaknuli. Uvjerite se da je pokaziva~ promijenioizgled u ruku (slika 15.1). Ako vidite da je pokazi-va~ promijenio izgled u ruku s podignutim prs-tom, kontrolu moète povu}i bilo gdje.

Okviri za tekst, naj~e{}e upotrebljavanekontrole Okviri za tekst i njihove oznake suobja{njeni u ovoj knjizi, no iste metode rada mo-ète upotrijebiti radite li s kombiniranim okvirimaili slikama.

3. Povucite kontrolu na novo mjesto.


SLIKA 15.2 Uz pomo} pokaziva~a mi{a povucite kontrolu ilioznaku neovisno jedno od drugog.

Brisanje razina Ako odre|ena kontrola obja-{njava sama sebe (primjerice, slika), vjerojatno}ete èljeti izbrisati njezinu oznaku. Odaberiteoznaku i pritisnite tipku Delete.

PROMJENA VELIÎNE KONTROLANakon {to ste pridijelili razmak izme|u svakog okvira za tekst i nje-gove oznake (prethodni odlomak), slijedite naredne korake kako bistepromijenili duìnu kontrole:

1. Kliknite kontrolu kako biste je odabrali. Oko nje se prikazujuhvataljke odabira.

2. Postavite pokaziva~ mi{a na desni rub kako bi pokaziva~ promije-nio izgled u dvoglavu strelicu (slika 15.3).

3. Povucite rub kontrole na èljenu duìnu i tada otpustite tipkumi{a.

Pokaziva~ mi{a

Hvataljke odabira

SLIKA 15.3 Povla~enjem moète promijeniti veli~inupodru~ja za unos.

PRIKAZIVANJE ZAGLAVLJA I PODNO@JAZa sada radite u podru~ju Detail, ali moète upotrijebiti i ostalapodru~ja:

l Podru~je Form Header and Form Footer. Mjesto za tekst koji }ese ponavljati na vrhu ili dnu forme, kao {to je naslov forme navrhu ili ime osobe koja je izradila formu na dnu.

l Podru~je Page Header and Page Footer (rijetko upotrebljava-no). Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu svakestranice forme kada je èlite ispisati. Ovo podru~je nije prikaza-no po izvornim postavkama pa stoga, ako èlite prikazati po-dru~je, odaberite View, Page Header/Footer.

Kada stvarate formu pomo}u Form Wizarda, podru~ja Form Header iForm Footer se prikazuju u prikazu Design, ali su prazna. Podru~jeForm Header se nalazi ispod podru~ja Detail pa stoga podru~je nemaodre|enu visinu.

Da biste stvorili mjesta za rad u podru~ju Form Header (slika 15.4),kliknite njezinu traku kako biste podru~je odabrali. Zatim postavitepokaziva~ mi{a izme|u traka (pokaziva~ mijenja izgled u dvoglavustrelicu) i povucite prema dolje.

108 15. VJE@BA

Oznake u vi{e redaka Ako je tekst koji je pri-kazan u okviru za tekst ili kontroli oznake predu-ga~ak da bi stao u pridijeljenu duìnu, pove}ajtekontrolu povla~enjem donjih hvataljki odabira.Tako }e se tekst mo}i prelomiti i prije}i u noviredak, pa stoga nije potreban duga~ak okvir zaprikaz cijelog teksta.

SLIKA 15.4 Povucite traku Detail dolje kako biste stvoriliprostor za dodavanje teksta zaglavlju.

Nako {to ste prikazali zaglavlje i podno`je moète dodavati kontrole uta podru~ja.

DODAVANJE OZNAKASljede}a stvar koju ve}ina korisnika èli je dodavanje teksta u formu, uformu kontrola oznaka za prikazivanje naslova, podnaslova, teksta zaobja{njenje itd. Naslove i stale osnovne informacije dodajte u zaglavljai podno`ja, odre|ene informacije u zasebne kontrole podru~ja Detail.Slijedite naredne korake:

1. Ako Toolbox nije prikazan, odaberite opciju Toolbox iz izbornikaView ili kliknite gumb Toolbox na alatnoj traci.


Podru~je Detail sadrìkontole ~iji se podaci

mijenjaju za svaki slog.

Podru~je Form Header sadrìtekst koji èlite ponavljati na

svakom prikazu forme.

2. Kliknite alatku Label u Toolboxu (ona s nako{enim slovima Aa).Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u veliko slovo, a s oznakom plusapored slova (slika 15.5).

Pokaziva~ mi{a Alatka Label

110 15. VJE@BA

SLIKA 15.5 Odaberite alatku Label u Toolboxu.

3. Kliknite na mjesto u formi gdje `elite stvoriti novi tekst. Prikazujese tanki okvir. (Okvir raste kako bi mogao ~uvati tekst koji }eteutipkati.)

4. Utipkajte tekst.

Morate utipkati tekst Ako ne utipkate tekstprije nego {to prije|ete na 5. korak, okvir }e ne-stati ~im kliknete izvan njega.

5. Kliknite bilo gdje u podru~je kontrola ili pritisnite tipku Enterkako biste zavr{ili s radom.

FORMATIRANJE KONTROLANakon {to ste u formu smjestili sve informacije (to su kontrole kojeèlite uklju~iti i oznake kako biste prikazali naslove i tekst obja{njenja)sljede}i korak je pobolj{anje izgleda va{e forme.

Sve alatke za formatiranje nalaze se na alatnoj traci Formatting (drugaalatna traka od vrha u prikazu Form Design). Tablica 15.1 prikazujealatke. Da biste formatirali kontrolu, kliknite je kako biste je odabrali itada kliknite èljenu alatku formatiranja kako biste kontroli pridijelilièljeni format.


Povla~enje oznake Ne brinite se o mjestuoznake za vrijeme stvaranja. Oznaku kasnije mo-ète pomicati kao i ostale kontrole. Kliknite je,postavite pokaziva~ mi{a tako da njegov izgledbude poput ruke i povucite na èljeno mjesto.

Svojstva kontrole Desnim klikom mi{a na bi-lo koju kontrolu prikazat }ete izbornik pre~ica izkojeg odaberite Properties. Prikazuje se okvir Pro-perties koji sadrì polja koja kontroliraju sve opci-je formatiranja i ostala pode{enja za kontrolu.

TABLICA 15.1 ALATKE NA ALATNOJ TRACI FORMATTING

ALATKA NAMJENA

Popis dostupnih pisama

Popis dostupnih veli~ina odabranogpisma

Masni znakovi, uklju~eno/isklju~eno

nastavlja se

TABLICA 15.1 NASTAVAK

ALATKA NAMJENA

Nako{eni znakovi,uklju~eno/isklju~eno

Podcrtani znakovi,uklju~eno/isklju~eno

Lijevo poravnavanje teksta

Centriranje teksta

Desno poravnavanje teksta

Popunjavanje odabranog okviraodabranom bojom

Boje za tekst u odabranom okviru

Boje strukturu odabranog okvira

Dodavanje rubova odabranom okviru

Dodavanje specijalnih efekata odabra-nom okviru

Neke alatke, kao {to su pisma i veli~ine, su padaju}i popisi. Kliknitestrelicu pored alatke i tada iz popisa odaberite èljenu opciju. Nekedruge alatke su gumbi, uklju~ivanje/isklju~ivanje masnih ili nako{enihznakova, dok neke sadrè spoj gumba i padaju}eg popisa, kao {to jealatka za boje ili rubove. Ako kliknete na gumb, pridijelit }ete trenut-nu vrijednost, a ako kliknete strelicu padaju}eg popisa, moète promi-jeniti vrijednost.

112 15. VJE@BA

PROMJENA REDA POMICANJAPOMO]U TIPKE TABNakon {to unesete podatak u formu, pritisnite Tab kako biste se po-maknuli iz kontrole u kontrolu redom kojim su prikazane. Kretanjeizme|u kontrola nazivamo redoslijed kojim se pomi~ete pritiskaju}itipku Tab. Kada stvorite formu, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipkuTab zapo~inje od vrha prema dnu.

Kada pomaknete ili ponovno sloìte kontrole, redoslijed pomicanjapritiskaju}i tipku Tab se ne mijenja automatski. Na primjer, ako imatedeset kontrola sloènih u stupac i tada ih ponovno sloìte, ali tako dadeseta kontrola postane prva, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipkuTab }e ponovno, sada prvu kontrolu prihvatiti kao desetu, bez obzira{to se ona sada nalazi na prvom mjestu. Ovo oteàva popunjavanjeforme, pa naravno èlite pridijeliti redoslijed koji se odnosi na novustrukturu forme.


Promjena boje pozadine Promijeniti moètei boju pozadine forme. Kliknite zaglavlje podru~jagdje èlite uraditi promjenu (na primjer, Detail)kako biste odabrali cijelo podru~je. Tada kliknitedesnom tipkom mi{a i odaberite opciju Fill/Backkako biste promijenili boju pozadine.

AutoFormat Evo pre~ice za formatiranje for-me. Odaberite Format, AutoFormat. Bit }ete upi-tani da odaberete iz nekoliko ve} obojanih i for-matiranih shema. Ako vam se nakon pridjeljivanjaforma ne svi|a, kliknite Ctrl+Z kako biste se vra-tili na prethodno stanje.

Slijedite naredne korake kako biste pridijelili redoslijed pomicanja pri-tiskaju}i tipku Tab:

1. Odaberite View, Tab Order ili desnim klikom mi{a kliknite kva-drati} u gornjem lijevom kutu forme i odaberite Tab Order izizbornika pre~ica. Prikazuje se okvir za dijalog Tab Order (slika15.6).

114 15. VJE@BA

SLIKA 15.6 Upotrijebite okvir za dijalog Tab Order kako bisteodredili redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab koji èliteupotrijebiti u formi.

2. Odaberite podru~je u kojem èlite podesiti redoslijed. Izvornapostavka je podru~je Detail.

3. Prikazuju se kontrole i njihov trenutni red. Da biste promijeniliredoslijed kliknite kontrolu i povucite je gore ili dolje u popisu.

Mogu}nosti redoslijeda pomicanja pomo}utipke Tab Ponekad }ete èljeti promijeniti re-doslijed pomicanja pomo}u tipke Tab iz strukturegore-dolje, u neku drugu radi lak{eg unosa poda-taka. Na primjer, ako 90 posto va{ih slogova tre-bate unijeti u samo nekoliko kontrola, mo`da }e-te èljeti smjestiti te kontrole na kraj redka kakobiste jednostavno sko~ili u njih.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pobolj{ati izgled forme pomicanjemkontrola, dodavanjem teksta, formatiranjem i pridjeljivanjem redoslije-da pomicanja pomo}u tipke Tab. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti onekim zgodnijim kontrolama koje moète dodavati formi.


Brisanje kontrole iz redoslijeda pomicanjapomo}u tipke Tab Ako èlite izbrisati kontro-lu iz redoslijeda pomo}u tipke Tab, ne moète jeizbrisati u okviru za dijalog Tab Order ve} pomo-}u opcije Tab Order u svojstvima stranice kontro-le. Odaberite kontrolu, kliknite na karticu Order usvojstvima stranice i odaberite No za njezino svoj-stvo mjesta na koje }ete do}i pritiskaju}i tipkuTab. Kontrola je i dalje prikazana u okviru TabOrder, ali nije dostupna pomo}u tipke Tab.

4. Da biste brzo podesili redoslijed tipke Tab zasnovane na trenu-tnoj poziciji kontrola u formi (od gore prema dolje), kliknitegumb Auto Order.

5. Kliknite OK.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti o nekim posebnim kontrolama koje moèteuklju~iti u formu.

ZA[TO UPOTRIJEBITI POSEBNEKONTROLE ZA UNOS PODATAKA?Kao {to }ete vidjeti u ovoj vje`bi, malo vremena treba odvojiti kako bise podesila jedna od posebnih kontrola za unos podataka u formi. Evonekih obja{njenja za{to to uraditi:

l Izgled va{e forme bit }e profesionalniji.

l Smanjenje duìne utipkavanja za uno{enje slogova.

l Smanjenje mogu}ih gre{aka pri utipkavanju za pouzdanepodatke.

Slika 16.1 prikazuje formu s kojom }ete raditi u ovoj vje`bi s ve} stvo-renim okvirima za popis, grupom opcija i gumbima za neredbe. Ve}sada moète vidjeti kako ove kontrole ~ine formu mnogo privla~nijomi lak{om za upotrebu.

16. Vje`baSTVARANJE PO-SEBNIH POLJAZA UNOS PODA-TAKA U FORMI

Grupa opcija Okvir za popis Gumbi za naredbe

STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 117

SLIKA 16.1 Posebne kontrole za unos podataka.

KOJE VRSTE KONTROLA UPOTRIJEBITI?Upotrijebiti moète nekoliko vrsta kontrola:

l List box. Predstavlja popis iz kojeg moète odabrati element.

l Combo group. Kao i okvir za popis, no moète utipkati i drugeunose osim onih u popisu.

l Option group. Mogu}nost odabira iz razli~itih opcija (moèteodabrati samo jednu opciju). Upotrijebiti moète gumbe zaopcije, uklju~i/isklju~i gumbe ili okvire za potvrde.

l Command button. Kada kliknete gumb, uradit }ete nekuaktivnost, kao {to je zapo~injanje novog programa, ispisivanjeizvje{taja, spremanje sloga ili ne{to drugo.

l Ostale kontrole. U Accessu 2000 moète smjestiti ActiveX kon-trole kao i sve ostale. Na primjer, moète za svaki slog uklju~itivideo-isje~ak.

Access }ete instalirati s ~arobnjacima za ve}inu ovih vrsta kontrola {to}e olak{ati upotrebu kontrola.

Access ove kontrole moè stvarati sa ili bez ~arobnjaka. Da bisteAccessu rekli da èlite upotrijebiti ~arobnjaka, kliknite gumb ControlWizard u Toolboxu (slika 16.2). Stvaranje korisni~kih kontrola bezupotrebe ~arobnjaka je malo teè, pa }emo se u ovoj vje`bi pozabaviti~arobnjacima.

118 16. VJE@BA

Okvir za popis

Kombinirani okvir

Control Wizard

Grupa opcija

Gumb za naredbu

Vi{e kontrola

SLIKA 16.2 Odaberite gumb Control Wizard kako bistemogli upotrijebiti ~arobnjake.

STVARANJE OKVIRA ZA POPIS ILIKOMBINIRANOG OKVIRAOkvir za popis ili kombinirani okvir mogu biti korisni ako shvatite daodre|ene vrijednosti ~esto utipkavate u polje. Na primjer, ako trebateunijeti jednu od va{ih dvanaest grana ureda svaki put kad upotrijebiteformu, mo`da }ete zaklju~iti da je lak{e stvoriti okvir za popis, kojisadrì imena grana ureda, i iz popisa odabrati èljeno ime. S okviromza popis osoba koja unosi podatke je ograni~ena na odabir iz ve} utip-kanih podataka koji se prikazuju.

Kombinirani okvir je koristan kada je okvir za popis odgovaraju}i, alije mogu}e da }e biti potrebni i neki drugi unosi. Na primjer, ako ve-}ina va{ih kupaca dolazi iz jedne od {est dràva, a mogu}e je da sepojavi kupac iz neke druge dràve, moète upotrijebiti kombiniraniokvir. Za vrijeme unosa podataka moète odabrati dràvu iz popisa iliutipkati novu dràvu ako je u popisu nema.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili okvir za popis ili kombini-rani okvir u prikazu Form Design:

1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru zaalat.

2. Kliknite na gumb List Box ili Combo Box u okviru za alat (slika16.2). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao kojuvrstu okvira ste odabrali.

3. Na mjestu u mreì gdje èlite novu kontrolu povucite mi{a kakobiste nacrtali okvir. Kada otpustite tipku mi{a, ~arobnjakzapo~inje s radom.

4. U prvom okviru za dijalog ~arobnjaka kliknite gumb I will typein the values that I want. Tada kliknite Next.


Drugi na~in unosa vrijednosti Ako èlitemoète stvoriti odvojenu tablicu koja sadrì vri-jednosti koje èlite upotrijebiti u polju, tadaodaberite opciju I want the list box to look upthe values in a table or query. Odaberite tablicuili upit umjesto utipkavanja vrijednosti.

5. Bit }ete upitani da utipkate vrijednosti koje èlite prikazati upopisu. Utipkajte vrijednosti (slika 16.3) i nakon svake pritisnitetipku Tab. Tada kliknite Next.

6. Odaberite opciju Store that value in this field i odaberite kojepolje }e prihvatiti podatak. Na primjer, unijet }ete razli~itenaslove koje pas moè dobiti na izlo`bi, pa stoga odaberite poljeTitle i kliknite Next.

7. Utipkajte naslov koji èlite prikazati kao kontrolu (to je tekstpridijeljene oznake).

8. Kliknite Finish. Prikazuje se va{ novi okvir za popis koji odgovarapolju koje ste izabrali u 6. koraku.

9. (Mogu}nost) Ako okvir za popis sam sebe obja{njava i nije po-trebno prikazati njegovu oznaku, odaberite oznaku i pritisnitetipku Delete kako biste oznaku izbrisali.

SLIKA 16.3 Utipkajte vrijednosti iz kojih èlite odabirati uokviru za popis ili kombiniranom okviru.

120 16. VJE@BA

Naj~e{}e se upotrebljavajedan stupac.

Povucite kako bistepromijenili {irinu stupca.

Gdje su vrijednosti? Ne uzbu|ujte se ako seva{e vrijednosti ne prikaù u okviru. Vrijednosti}ete vidjeti u prikazu Form kada otvorite padaju}ipopis. Sada moète prije}i u prikaz Form kakobiste se uvjerili da je sve u redu, no vratite seponovno u prikaz Form Design.

Odabrali ste krivu vrstu? Vrlo je jednostav-no prije}i iz okvira za popis u kombinirani okvir.U prikazu Form Design desnom tipkom mi{a klik-nite na kontrolu, odaberite opciju Change to iodaberite novu vrstu kontrole.

STVARANJE GRUPE OPCIJAOva je opcija korisna kada }ete iz nekoliko mogu}nosti uvijek odabi-rati unos polja. Na primjer, ako unosite rezultate kviza, a odgovor na5. pitanje je uvijek A, B, C ili D � nikada ni{ta drugo, ova opcija je vrlokorisna.

Grupa opcija moè uklju~ivati gumbe uklju~i/isklju~i, gumbe opcija iliokvire za potvrdu. Ovo su razli~iti stilovi, ali rezultat je isti. U grupiopcija moète odabrati samo jednu opciju, a kada odaberete drugu,prva se automatski isklju~uje.


[to ako je odgovor u kvizu �ostalo�? Akoimate pitanja na koja natjecatelj mora odabratiA, B, C ili D no moè upisati i �ostalo�, upotrije-bite kombinirani okvir jer on dopu{ta novi unos.

La`na vi{eodabiru}a grupa opcija Ako èli-te prikazati grupu opcija u kojoj moète istovre-meno odabrati nekoliko opcija, morate stvoritinekoliko obi~nih okvira za potvrdu i obuhvatiti ihpravokutnikom.

Ovo nije uobi~ajeni rad okvira za potvrduTo~no. U ve}ini Windowsovih programa okviri zapotvrdu nisu isklju~ivi. Moète odabrati nekolikonjih istovremeno. No u ovom slu~aju oni su samostil gumba opcije.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili grupu opcija:


2. Kliknite gumb Option Group u okviru za alat (slika 16.2). Poka-ziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Option Group.

3. Povucite pokaziva~ mi{a u formu kako biste nacrtali okvir gdjeèlite prikazati grupu opcija. Kada otpustite tipku mi{a, ~aro-bnjak zapo~inje s radom.

4. Bit }ete upitani da unesete vrijednosti za svaki gumb (slika 16.4).Unesite vrijednosti i nakon svakog unosa pritisnite tipku Tab,tada kliknite Next.

122 16. VJE@BA

SLIKA 16.4 Ovdje unesite oznake za svaku opciju.

5. Kada ste upitani èlite li izvorni odabir, odaberite Yes ili No. Akoodaberete Yes, izvorni odabir odaberite iz padaju}eg popisa (ovajodabir prikazuje se automatski kada upotrijebite formu). Tadakliknite Next.

6. Kada ste upitani da odaberete vrijednost koju èlite pridijelitisvakoj opciji, kliknite Next da biste nastavili s radom. Nije po-trebno mijenjati pridijeljene izvorne vrijednosti.

7. Kliknite opciju Store the value in this field i odaberite koje polje}e primiti podatke iz padaju}eg popisa. Na primjer, unijeli ste ra-zli~ite boje za {etlandskog psa pa stoga odaberite polje Coloringi kliknite Next.

8. Kliknite kako biste odabrali vrstu kontrole (gumb opcije, okvir zapotvrdu ili gumb uklju~i/isklju~i) i stil za kontrolu, tada klikniteNext.

9. Unesite naslov za grupu opcija (na primjer, Coloring). KlikniteFinish i stvorili ste grupu opcija.

DODAVANJE GUMBA ZA NAREDBUVe} ste se vjerojatno susretali s gumbima za naredbe. To su zapravogumbi koji omogu}avaju izvr{enje odre|ene akcije kada ih kliknete.Na primjer, na slici 16.1 forma ima gumbe kojima pokre}ete naredbeSave, Print ili Delete za trenutni slog.

Access nudi razli~ite varijante funkcija koje moète uraditi s gumbimaza naredbu:

l Record navigation. Gumbe moète dodavati kako bi se korisnikmogao pomaknuti na sljede}i, prethodni, prvi ili posljednji slog.

l Record operations. Gumbe moète postaviti kako biste slog mo-gli izbrisati, udvostru~iti, ispisati, spremiti ili poni{titi prethod-nu naredbu.

l Form operations. Gumbi mogu sluìti za ispis forme, otvaranjestranice (u formi s vi{e stranica), zatvaranje forme itd.

l Report operations. Gumbi mogu sluìti za ispis izvje{taja, slanjeizvje{taja u datoteku, slanje izvje{taja putem e-po{te ili prethod-nog pregleda izvje{taja.

l Application. Gumbi mogu sluìti za napu{tanje Accessa ili po-kretanje nekog drugog programa.

l Miscellaneous. Gumbi mogu sluìti za ispis tablice, pokretanjemakroa, pokretanje upita ili upotrebu AutoDialera.


Sve opcije su potvr|ene Kada ste u prikazuForm Design, svaka opcija je potvr|ena kako bividjeli da grupa opcija radi. Kada prije|ete u pri-kaz Form i upotrijebite formu, mo}i }ete potvrditisamo jednu od ponu|enih opcija. Ako u 5. kora-ku niste odabrali izvornu opciju, sve }e biti prika-zane u sivoj boji (niti odabrana niti ne odabrana)za slog, sve dok ne odaberete jednu odponu|enih.

Slijedite naredne korake kako biste u formu smjestili gumb za naredbu:


2. Kliknite gumb Command Button u okviru za alat (slika 16.2).Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Command Button.

3. Kliknite u formu na mjesto gdje èlite prikazati gumb. Otvara se~arobnjak Command Button.

4. Odaberite kategoriju akcije i tada samu akciju (slika 16.5). Tadakliknite Next.

124 16. VJE@BA

SLIKA 16.5 Odaberite akciju koju èlite pridijeliti gumbu zanaredbu.

5. Ovisno o vrsti akcije mogu se prikazati novi prozori opcija. Akoje potrebno, popunite dodatne informacije i kliknite Next.

6. Za izgled gumba odaberite ili opciju Text ili opciju Picture. Akoodaberete opciju Text, unesite tekst koji èlite. Odabirom opcijePicture iz popisa odaberite sliku. Tada kliknite Next.

7. Utipkajte ime gumba.

8. Kliknite Finish. U formi se prikazuje gumb i moète ga pomicatikao i sve ostale kontrole.

UMETANJE ACTIVEX KONTROLAActiveX kontrole su nova vrsta kontrola OLE koja se upotrebljavaju zadijeljenje informacija izme|u Officeovih programa te za dodavanjefunkcionalnosti formi. Ve}ina po~etnika ne}e upotrebljavati ovu opci-ju, ali se ipak upoznajte s njom kako biste je jednog dana ipak upotri-jebili. Ako imate Office 2000 Developera, on uklju~uje nekoliko kon-trola ActiveX koje moète upotrijebiti u svim Officeovim programima.

Slijedite naredne korake kako biste kontrolu ActiveX smjestili u formu:

1. U izborniku Insert odaberite opciju ActiveX Control. Otvara seokvir za dijalog Insert ActiveX Control.

2. Odaberite vrstu kontrole.

3. Kliknite OK. U formi se prikazuje kontrola.

4. Povucite je na èljeno mjesto.

Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite Properties kakobiste podesili svojstva kontrole.

Ako se kontrola koju èlite ne prikaè u prethodnom popisu, probajteu popisu More Controls. Kliknite gumb More Controls u Toolboxu ka-ko biste vidjeli cijeli popis kontrola koje moète uklju~iti u formu,uklju~uju}i gotovo sve dostupne vrste ActiveX kontrola. Uradite odabiri kliknite u formu kako biste kontrolu smjestili.


Za{to kontrole ActiveX ne rade? To {to suActiveX kontrole prikazane u popisu ne zna~i daih moète upotrijebiti u Accessu, samo mali diokontrola radi u Accessu. Ako ste umetnuli onukoja ne radi u Accessu, ispisat }e se porukaRegistry not loaded kada prije|ete u prikazForm.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti okvir za popis, kombiniraniokvir, grupu opcija, gumbe za naredbu i ostale kontrole za formu. Usljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjemslika.

126 16. VJE@BA

Clip Art Ve} nacrtane slike koje moète upotri-jebiti u bazama podataka, dokumentima, prora-~unskim tablicama itd. One nisu za{ti}ene pastoga ne morate pla}ati prava kako biste ih mogliupotrijebiti.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjemslika.

ZA[TO DODAVATI SLIKE U FORMU?Nije samo fraza da slika vrijedi tisu}u rije~i. Izgled va{e forme bit }epuno profesionalniji i ljep{i ako upotrijebite Clip Art (crte`ni isje~ak)ili ostale slike.

Nekoliko vrsta slika moète uklju~iti u formu. Umetnuti moète dioClip Arta koji je instaliran s Microsoft Officeom i slike iz ostalih pro-grama (u varijantama formata). Ili, ako èlite, moète upotrijebiti pro-gram Windows Paint kako biste sami nacrtali èljenu sliku.

17. Vje`baDODAVANJESLIKA U FORMU

UMETANJE CLIP ARTAAko ste radili s nekim drugim Microsoft Officeovim programima, kao{to su Word ili PowerPoint, bit }ete vjerojatno razo~arani kada saznateda Access izravno ne upotrebljava program Clip Gallery kao ostali pro-

grami. No ako je program Clip Gallery instaliran s ostalim programimaOfficea, moète ga upotrijebiti i u Accessu. Slijedite naredne korake:

1. U prikazu Design odaberite podru~je u formi gdje èlite smjestitisliku (Form Header, Detail, Form Footer).

2. Odaberite Insert, Object ili kliknite alatku Unbound Object uToolboxu kako biste umetnuli nevezanu kontrolu u formu.Otvara se okvir za dijalog Insert Object.

3. Iz popisa vrsta objekata odaberite Microsoft Clip Gallery.

4. Kliknite OK. Prikazuje se prozor Clip Gallery.

5. Kliknite na kategoriju Clip Art koju èlite (na primjer, Animals iliBusiness). Prikazuju se dostupni isje~ci.

6. Kliknite na video-isje~ak koji èlite umetnuti i tada kliknite gumbInsert Clip (slika 17.1).

Gumb Insert Clip

128 17. VJE@BA

SLIKA 17.1 Odaberite Clip Art iz Clip Gallery.

7. Kliknite OK kako biste zatvorili Clip Gallery.

8. Ako je potrebno, mi{em pomi~ite isje~ak na èljeno mjesto uformi.

Ako je potrebno promijeniti veli~inu slike, pro~itajte odlomak �Pro-mjena veli~ine slike� kasnije u vje`bi.

UMETANJE SLIKEBilo koju sliku, ne samo Clip Art, moète umetnuti u formu. Slijeditenaredne korake kako biste u formu umetnuli sliku iz datoteke:

1. Prikaìte formu u prikazu Form Design.

2. Kliknite u podru~je gdje èlite smjestiti sliku (Form Header iliDetail).

3. Odaberite Insert, Picture ili kliknite alatku Image u Toolboxukako biste u formu umetnuli kontrolu Image. Prikazuje se okvirza dijalog Insert Picture (slika 17.2).

DODAVANJE SLIKA U FORMU 129

SLIKA 17.2 U ovom okviru za dijalog odaberite sliku kojuèlite umetnuti.

4. Ako u popisu èlite vidjeti samo odre|enu vrstu datoteke, otvo-rite padaju}i popis Files of type na dnu okvira za dijalog i odabe-rite vrstu datoteke koju èlite. Prema izvornoj postavci prikazujese Graphics Files koja u popisu uklju~uje sve vrste datoteka sli-ka, uklju~uju}i Clip Art, datoteke rasterske slike (stvorene pro-gramom Windows Paint) itd.

5. Ako je potrebno, promijenite pogon ili mapu kako biste prona{lièljenu datoteku slike. (Ako vam je potrebna pomo} pri mije-njanju pogona ili mapa, ponovno pro~itajte 6. vje`bu).

6. (Mogu}nost) Ako niste sigurni koju datoteku èlite, kliknitegumb Views u okviru za dijalog dok se ne prikaè pano Preview.Prikaz se mijenja kako bi prikazao trenutno odabranu datoteku(slika 17.3). Kliknite razli~ite datoteke kako biste vidjeli njihovprethodni prikaz i tako odaberite èljenu.

Gumb Views Pano Preview

130 17. VJE@BA

SLIKA 17.3 Prije umetanja slike moète pregledati.

7. Kada prona|ete èljenu sliku kliknite OK. Slika se prikazuje uformi.

8. Povucite mi{em sliku na èljeno mjesto.

PROMJENA VELIÎNE SLIKEDa biste promijenili veli~inu slike, povucite jednu od hvataljki. Ako neèlite da slika promijeni oblik za vrijeme povla~enja, pritisnite i drìtetipku Shift dok povla~ite da biste sa~uvali osnovne omjere (odnos visi-ne i {irine). Ako ne pritisnete tipku Shift, Access dozvoljava da slikusuzite ili pro{irite dok joj mijenjate veli~inu.

Ako se slika svojom veli~inom ne prilago|ava promjeni veli~ine okvira,slijedite naredne korake kako biste promijenili svojstva:

1. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku i odaberite Properties.Prikazuje se stranica svojstva objekta.

2. U stranici Format kliknite svojstvo polja Size Mode. Najvjerojat-nije je pode{eno na Clip.

3. U padaju}em popisu Size Mode odaberite opciju Stretch (slika17.4).

4. Kliknite gumb Close (X) u kutu stranice svojstva.


SLIKA 17.4 Ako ne moète promijeniti veli~inu slike, promi-jenite opciju Size Mode u opciju Stretch.

STVARANJE NOVE SLIKEDrugi na~in smje{tanja slike u formu je crtanje. Upotrijebiti moèteprogram Windows Paint kako biste stvorili crte` bez napu{tanjaAccessa.

Paint Jednostavan program za crtanje koji seinstalira s Windowsima 95/98 ili Windowsima NTverzije 3.51 i mla|im. Uz pomo} Painta moètestvoriti jednostavnu sliku no ovaj program nijenamijenjen stvaranju profesionalnih crteà. Akoje potrebno stvoriti �umjetni~ko djelo�, probajates CorelDRAW ili Freehand programima.

Slijedite naredne korake kako biste radili s Paintom:

1. Otvorite formu u prikazu Form Design.

2. Odaberite Insert, Object. Prikazuje se okvir za dijalog InsertObject s alatnim okvirom Paint s lijeve strane i paletom boja nadnu.

3. U popisu Object Type odaberite Bitmap Image.

4. Kliknite OK.

Prazan prozor Painta prikazuje se u va{oj formi, slika 17.5.

Alatke Painta Podru~je za crtanje

132 17. VJE@BA

SLIKA 17.5 Upotrijebite program Paint kako biste stvorilisliku.

5. Upotrijebite alatke Painta (obja{njene u dokumentacijiWindowsa) kako biste stvorili crte`.

6. Kliknite u formu, izvan podru~ja Painta. Zatvara se prozor Paint iva{a forma vra}a se u normalan izgled.

7. Ako ponovno `elite urediti sliku, dvostruko je kliknite kako bisteponovno pokrenuli program Paint.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako umetnuti slike u Accessovu formu, tekako upotrijebiti program Paint u Accessu da biste sami nacrtali sliku.Vidjet }ete da ista pravila vrijede i za izvje{taje, no vi{e o tome u 23.vje`bi �Stvaranje jednostavnog izvje{taja�. U sljede}oj }ete vje`bi na-u~iti kako prona}i podatak u Accessovoj bazi podataka.


U ovoj }ete vje`bi nau~iti osnovne na~ine pronalaènja podataka ubazi podataka upotrebom okvira za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA OPCIJE FINDOpcija Find je korisna za pronalaènje odre|enog sloga koji ste pret-hodno unijeli. Na primjer, ako radite s bazom podataka kupaca, mo`-da }ete èljeti brzo prona}i slog kupca, kada je spreman naru~iti robu,kako biste provjerili njegovu adresu. Ili, nastavite li raditi s bazom po-dataka pasa, moète brzo prona}i slog za psa ~ije ime je Sheldon kakobiste provjerili njegov datum ro|enja.

18. Vje`baPRONALA@ENJEPODATAKA

Pronalaènje vi{e slogova Ako je potrebnoprona}i vi{e slogova istovremeno, opcija Find nijenajbolje rje{enje. Bolja alatka za pronalaènje vi{eslogova je filtriranje podataka, no vi{e o tome u19. vje`bi �Sortiranje, indeksiranje i filtriranjepodataka�.

Slijedite naredne korake kako biste prona{li odre|eni slog:

1. Potraìte u tablici, u prikazu Datasheet, ili pregledajte njezinsadràj upotrebom forme. Oba prikaza podràvaju opciju Find.

2. Ako znate, kliknite polje koje sadrì podatak koji èlite prona}i.

3. Kliknite alatku Find na alatnoj traci, odaberite Edit, Find ili pri-tisnite tipke Ctrl+F. Bez obzira koja od ova tri na~ina upotrije-bite, prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace (slika 18.1)sa stranicom Find prikazanom na zaslonu.

SLIKA 18.1 Upotrijebite okvir za dijalog Find and Replacekako biste prona{li podatak u slogu.

4. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst ili brojeve koje èliteprona}i.

5. U okviru Look In nalazi se polje koje ste odabrali u 2. koraku.Ako èlite traìti u cijeloj tablici, otvorite padaju}i popis Look Ini iz popisa odaberite ime tablice.

6. U padaju}em popisu Match odaberite jednu od sljede}ih opcija:

l Whole Field. Ova opcija pronalazi polja gdje je odre|enitekst jedino {to se nalazi u polju. Na primjer, traìte li�Smith� ne}ete prona}i �Smithsonian�.

l Start of Field. Ova opcija pronalazi polja koja po~inju sodre|enim tekstom. Na primjer, traìte li �Smith� prona}i}ete �Smith� i �Smithsonian�, ali ne i �Joe Smith�.

l Any Part of Field. Ova opcija pronalazi polja koja sadrèodre|eni tekst bilo gdje u polju. Traìte li �Smith�, prona}i}ete �Smith�, �Smithsonian�, ali i �Joe Smith�.

7. Ako èlite odrediti smjer traènja, traènje po odre|enom slovuili odgovaraju}em formatiranju, kliknite gumb More kako bisteodredili dodatne kontrole (slika 18.2). Ako vam to nije èlja,prije|ite na 11. korak.

8. Ako èlite potraìti podatak od trenutnog sloga prema naprijed,otvorite padaju}i popis Search i odaberite Down. Ako pak èlitepotraìti unazad, odaberite Up. Izvorna postavka je All premakojoj }e se pronalaènje izvr{iti u svim slogovima.

PRONALA@ENJE PODATAKA 135

SLIKA 18.2 Kada kliknete gumb More, prikazuju se dodatnekontrole. Kliknete li gumb Less ponovno }ete ih sakriti.

9. Potvrdite opciju Match Case ako èlite pronalaziti unose s istimslovima (velika ili mala). Nakon potvr|ene ove opcije, ako èliteprona}i �Smith�, ne}ete prona}i �SMITH� ili �smith�.

10. Ako potvrdite opciju Search Fields As Formatted, prona}i }etesamo polja s istim brojem i datumom formatiranja za unesenitekst. @elite li prona}i �12/12/95�, ne}ete prona}i �12-12-95�, bezobzira {to se radi o istom datumu, no formatiranje je razli~ito.

136 18. VJE@BA

Ne usporavajte rad Ne upotrebljavajte opcijuSearch Fields As Formatted ako je ne trebate jer}ete pronalaènje samo usporiti.

11. Kliknite Find Next kako biste zapo~eli pronalaènje.

12. Ako je potrebno, pomaknite okvir za dijalog Find and Replace,povla~enjem mi{em za naslovnu traku, kako biste vidjeliprona|eni slog. Access }e ozna~iti unos polja koji sadrì traènitekst (slika 18.3).

SLIKA 18.3 Access pronalazi slogove koji sadrè odabranitekst, jedan po jedan.

13. Da biste nastavili s pronalaènjem, kliknite Find Next. AkoAccess ne prona|e vi{e niti jedan unos, re}i }e vam da traènielement nije prona|en. Kliknite OK kako biste zatvorili poruku.

14. Kada zavr{ite s pronalaènjem podataka, kliknite Cancel kakobiste zatvorili okvir za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA OPCIJE REPLACEOva je opcija vrlo sli~na pronalaènju, ali uz mogu}nost pronalaènjamoète i zamijeniti prona|eni tekst. Na primjer, ako prona|ete lo{enapisano ime brand va{eg inventara, rije~ moète zamijeniti s ispravnonapisanom. Ili, u primjeru pasa, moète prona}i psa pod imenomSheldon i zamijeniti ime u Sherman.

Slijedite naredne korake kako biste prona{li i zamijenili podatak:

1. Odaberite Edit, Replace ili pritisnite tipke Ctrl+H. Prikazuje seokvir za dijalog Find and Replace s prikazanom karticom Replace(slika 18.4).


SLIKA 18.4 Odre|eni tekst moète prona}i i zamijeniti ganovim.

138 18. VJE@BA

Prona|ite kako biste zamijenili Ako je nazaslonu prikazan okvir za dijalog Find and Repla-ce (iz prethodnih koraka), moète prije}i u kon-trolu Replace klikom na jaha~a kartice Replace.

2. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst koji èlite prona}i.

3. U okvir za tekst Replace With utipkajte tekst za zamjenu.

4. Odaberite bilo koju opciju koju ste nau~ili u prethodnomodlomku.

5. Kliknite Find Next. Access pronalazi prvi traèni tekst.

6. Ako je potrebno, povucite mi{em naslovnu traku okvira za dija-log Replace kako biste vidjeli prona|eni tekst.

7. Kliknite gumb Replace kako biste zamijenili tekst.

8. Kliknite Find Next kako biste nastavili pronalaènje i tekst za-mjenjujte klikom na gumb Replace.

9. Kada zamijenite tekst, kliknite Cancel.

OSTALI NAÎNI ZA PRONALA@ENJEPODATAKAOpcija Find and Replace radi odli~no s individualnim slogovima, alipostoji i nekoliko sofisticiranijih na~ina za pronalaènje podataka ubazi podataka {to }ete nau~iti u sljede}im vje`bama. To su:

l Sortiranje. Ponovno slaganje podataka na zaslonu kako bistelak{e pregledali popis i prona{li èljeni podatak. Pro~itajte 19.vje`bu �Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka�.

l Filtriranje. Kanaliziranje popisa kako biste izbacili podatke kojene èlite vidjeti. Pro~itajte 19. vje`bu.

l Indeksiranje. Odre|ivanje polja, osim polja primarnog klju~a,u kojima }e Acccess pronalaziti podatke. Indeksiranje }e prona-laènje i sortiranje ubrzati u velikim bazama podataka. Pro~itajte19. vje`bu.


Replace All Ako ste sigurni da èlite zamijenititekst cijele tablice kliknite gumb Replace All. Ovoje sigurno brì na~in nego upotreba gumba FindNext i Replace. Budite oprezni, mo`da ne}ete za-mijeniti sve rije~i koje èlite. Na primjer, ne}eteèljeti zamijeniti �will� u �would� ve} samo �will-fully� u �wouldfully�. Ovdje nemate mogu}nostopcije �Whole Word�.

Oprez Za razliku od Worda u Accessovom okvi-ru za dijalog Find and Replace nemate mogu}-nost opcije �Whole Word�.

l Upiti. Stvaranje filtera za pronalaènje sa sloènim uvjetimakoje moète spremiti i ponavljati. Pro~itajte vje`be 20. � 22.

l Izvje{taji. Stvaranje izvje{taja za ispis koji sadrè samo slogovekoji vas zanimaju. Pro~itajte 23. i 24. vje`bu.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prona}i i zamijeniti podatke u bazipodataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ostale na~ine pronalaènjapodataka, sortiranje, filtriranje i indeksiranje.

140 18. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatke uz pomo} sortiranjai filtriranja te kako ubrzati pronalaènje putem indeksiranja.

PRONALA@ENJE I ORGANIZIRANJEPODATAKAAccess sadrì mnogo na~ina za pronalaènje i organiziranje podataka,a svaki je dobar za odre|enu situaciju. Kao {to ste nau~ili u 17. vje`biopcija Find and Replace je odli~na ako radite s individualnim slogovi-ma � primjerice kada je potrebno brzo prona}i slog Mr. Smith. Ovavje`ba obja{njava ostale na~ine pronalaènja onoga {to trebate.

SORTIRANJE PODATAKASlogove ste u bazu podataka unijeli nekim logi~nim slijedom, ali jeponekad potrebno sloìti ih nekim drugim redom. Na primjer, ako stepse unijeli redom njihovih registracijskih brojeva, mo`da }ete kasnijeèljeti pregledati popis prema datumima ro|enja od najstarijeg premanajmla|em.

Naredba Sort je najbolje rje{enje ovog problema. Uz pomo} naredbeSort slogove moète sloìti redom kojim èlite. Sortirati podatkemoète uzlazno (A do Z, 1-10) ili silazno (Z do A, 10-1).

19. Vje`baSORTIRANJE,INDEKSIRANJE IFILTRIRANJEPODATAKA

Koji prikaz? Sortiranje moète uraditi u prika-zu Form ili Datasheet, no prikaz Datasheet je ne-{to bolji jer prikazuje vi{e slogova u isto vrijeme.

Slijedite naredne korake kako biste sortirali slogove:

1. Kliknite bilo gdje u polje gdje `elite sortirati.

2. Kliknite gumb Sort Ascending ili Sort Descending na alatnoj tra-ci. Ili, ako vam je lak{e, odaberite Records, Sort i tada odaberiteAscending ili Descending. Slika 19.1 prikazuje tablicu pasa sorti-ranu pomo}u opcije Ascending prema datumima ro|enja.

3. Da biste se vratili na ve} odre|eni red, odaberite Records,Remove Filter/Sort.

142 19. VJE@BA

SLIKA 19.1 Access je sortirao ovu tablicu Ascending redomu stupcu Birthdate.

[to je ve} odre|eni red? Ako odredite poljeprimarnog klju~a pri stvaranju baze podataka (7.vje`ba), slogovi su sortirani uzlazno u odnosu nato polje. U taj red }ete se vratiti kada poni{titesortiranje (3. korak). Ako spremite stranicu poda-taka bez poni{tenja sortiranja, red sortiranja po-staje dio objekta.

FILTRIRANJE PODATAKAUz pomo} ove opcije moète sakriti podatke koje ne trebate kako bi-ste vidjeli samo neke s kojima èlite raditi. Filtriranje trenutno skrivaodre|eni broj slogova ovisno o uvjetu koji odaberete.

SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 143

Filtriranje nasuprot upitima Upiti tako|erskrivaju slogove, {to }ete nau~iti u 20. vje`bi, alije filtriranje brè i jednostavnije. No zapamtite dafiltriranje nije mogu}e spremiti kao odvojeniobjekt za kasniju upotrebu. (Kasnije u vje`bi }etenau~iti da je mogu}e filtriranje spremiti kao upit.)

Filtriranje moète pridijeliti na tri na~ina: Filter by Selection (ili FilterExcluding Selection), Filter by Form ili Advanced Filter/Sort. Prve dvijeopcije su naj~e{}e upotrebljavane, pa }emo se stoga njima i pozabavitiu ovoj knjizi. Tre}a opcija je za naprednije korisnike Accessa.

Sortiranje i filtriranje Niti jedna opcija koju}ete nau~iti u ovoj vje`bi ne dozvoljava istovre-meno sortiranje i filtriranje podataka. Vrlo je lakosortirati filtrirane podatke sa znanjem iz prethod-nog odlomka.

OPCIJA FILTER BY SELECTION

Ova opcija je najlak{a metoda filtriranja, no prije njezine upotrebe po-trebno je odrediti vrijednost prema kojoj }e se slogovi filtrirati. Na pri-mjer, ako èlite prona}i sve pse koji su zaradili naziv CD (CompanionDog), najprije morate prona}i slogove koji sadrè èljeni uvjet. Tada}ete filtriranje zasnovati na tom slogu.

Slijedite naredne korake kako biste slogove filtrirali prema odabiru:

1. U polju prona|ite odre|enu vrijednost koju èlite da sadrè svifiltrirani slogovi.

2. Odaberite vrijednost:

l Odaberite cijeli unos polja ako èlite prona}i sve slogovekojima je vrijednost polja identi~na odabranoj vrijednosti.

l Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju prvim znakomako èlite prona}i sve slogove ~ija polja zapo~inju odre-|enom vrijednosti.

l Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju nakon prvog zna-ka ako èlite prona}i polja koja sadrè odabranu vrijednostbilo gdje u polju.

3. Kliknite gumb Filter by Selection na alatnoj traci ili odaberite Re-cords, Filter, Filter by Selection. Prikazuju se slogovi koji odgo-varaju postavljenom uvjetu.

Slika 19.2 prikazuje filtriranu tablicu Dogs koja prikazuje samo pse snazivom CD.

Access filtrira tablicu prema ovom stupcu.

144 19. VJE@BA

SLIKA 19.2 Samo slogovi koji odgovaraju uvjetu prikazani suna zaslonu.

Filtriranje uz vi{e uvjeta S opcijom Filter bySelection moète filtrirati slogove samo s jednimuvjetom, no nakon uspje{nog rada i filtriranjapreostale slogove ponovno moète filtrirati ponekom drugom uvjetu.

Filtrirati slogove moète i po poljima koja ne sadrè odre|enu vrije-dnost. Slijedite iste korake, no u 3. koraku odberite Records, Filter,Filter Excluding Selection.

Filtriranje moète otkazati klikom na gumb Toggle Filter ili odabiromRecords, Remove Filter/Sort.

OPCIJA FILTER BY FORM

Ova je opcija mnogo sna`nija od prethodne. Uz pomo} ove opcije mo-ète filtrirati slogove prema vi{e uvjeta istovremeno. Tako|er moètepodesiti filtriranje �or� kako biste prona{li slogove koji odgovarajujednom od odre|enih uvjeta. Unijeti moète i logi~no obja{njenje(kao {to je �vi{e od odre|ene vrijednosti�).

Slijedite naredne korake kako biste filtrirali slogove po formi:

1. U prikazu Datasheet ili Form kliknite gumb Filter by Form naalatnoj traci ili odaberite Records, Filterr, Filter by Form. Prikazu-je se prazna forma koja sadrì praznu stranicu podataka i jedanredak sloga.

2. Kliknite u polje gdje èlite podesiti uvjet. Prikazuje se strelica zapadaju}i popis. Kliknite strelicu kako biste prikazali popis i oda-berite vrijednost iz popisa. Ili, ako èlite, utipkajte vrijednostizravno u polje.

3. Unesite koliko èlite uvjeta u razli~ita polja. Slika 19.3 prikazujedva uvjeta, uklju~uju}i upotrebu oznake �manje od�, matema-ti~ki operator (obja{njenje u 20. vje`bi).

Kliknite kako biste stvorili uvjet �or�.


SLIKA 19.3 Ovaj upit pronalazi sve pse ro|ene prije 1/1/93 iimaju naziv CD (Companion Dog).

4. Ako èlite podesiti uvjet �or�, kliknite na jaha~a kartice Or nadnu prozora i unesite alternativni uvjet. (Primijetite da se slje-de}a kartica Or prikazuje kada prvu popunite kako biste mogliunijeti vi{e uvjeta �or�.)

5. Nakon {to ste unijeli èljene uvjete kliknite gumb Apply Filter naalatnoj traci. Prikazuju se va{i filtrirani podaci.

Kao i kod opcije Filter by Selection i ovdje moète ukloniti filtriranjeklikom na gumb Remove Filter ili odabirom Records, RemoveFilter/Sort.

SPREMANJE FILTRIRANIH PODATAKA KAO UPITA

Filtriranje je prikladna alternativa za stvaranje jednostavnog upita odsamog po~etka. Filtriranje moète spremiti kao upit i kasnije kada jepotrebno upotrijebiti ga kao upit. Ovako spremljeno filtriranje uvijekje prikazano u popisu Queries u prozoru Database. (Vi{e o upitimanau~it }ete u 20. vje`bi.)

Slijedite naredne korake kako biste filtriranje spremili kao upit:

1. Prikaìte filtriranje u prikazu Filter by Form.

2. Odaberite File, Save As Query ili kliknite gumb Save as Query naalatnoj traci. Access postavlja pitanje o imenu upita.

3. Utipkajte ime i kliknite OK. Access sprema filtriranje.

STVARANJE INDEKSAIndeksiranje ubrzava pronalaènje stvaranjem kataloga sadràja odre-|enog polja. Polje primarnog klju~a je automatski indeksirano. Ako~esto pronalazite, sortirate ilil filtrirate prema nekom drugom polju,mo`da }ete èljeti stvoriti indeks za to polje.

146 19. VJE@BA

Samo odre|ene vrste polja Nije mogu}eindeksirati polja ~ija vrsta podataka je Memo,Hyperlink ili OLE Object.

Slijedite naredne korake kako biste indeksirali polje:

1. Otvorite tablicu u prikazu Design.

2. Odaberite polje koje èlite indeksirati.

3. U kartici General kliknite polje Indexed.

4. Iz padaju}eg popisa polja Indexed odaberite opciju Yes(Duplicates OK) ili opciju Yes (No Duplicates). Koju }ete opcijupotvrditi ovisi o tome je li sadràj tog polja jedinstven za svakislog ili nije (slika 19.4).


SLIKA 19.4 Da biste indeksirali polje, podesite njegovu vri-jednost Indexed u jednu od ponu|enih opcija.

5. Zatvorite prikaz Design.

6. Kada ste upitani èlite li spremiti promjene, kliknite Yes.

S indeksom ne moète uraditi ni{ta posebno. Indeks zapravo nijeobjekt poput tablice, baze podataka ili upita. Indeksiranje radi izascene kako bi ubrzao pronalaènje, no neovisnih funkcija nema.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati, filtrirati i indeksirati bazupodataka. U sljede}oj }ete vje`bi zapo~eti u~enje o upitima koji susofisticiraniji na~in izoliranja i organiziranja informacija.

U ovoj }ete vje`bi stvoriti jednostavan upit.

[TO ZAPRAVO UPIT RADI?Kao {to ste nau~ili u prethodnoj vje`bi Access nudi nekoliko na~inakanaliziranja informacija koje traìte, uklju~uju}i sortiranje i filtriranje.Upit je zapravo formalniji na~in sortiranja i filtriranja informacija.

Upit omogu}ava odre|ivanje:

l Polja koje èlite vidjeti

l Niza kojim }e se polja prikazivati

l Postavljanje uvjeta filtriranja za svako polje (19. vje`ba)

l Niza kojim èlite sortirati pojedina polja (19. vje`ba)

20. Vje`baSTVARANJEJEDNOSTAVNOGUPITA

Spremanje filtriranja Kada je osnovna na-mjera upita filtriranje informacija, mo`da vam jelak{e stvoriti filtriranje i spremiti ga kao upit.Pro~itajte 19. vje`bu.

Namjera ove vje`be je prikazati kako stvoriti jednostavan upit. U slje-de}oj vje`bi nau~it }ete kako unijeti promjene u upit i na taj na~in gau~initi sna`nijim.

STVARANJE UPITA POMO]U SIMPLEQUERY WIZARDANajlak{i na~in stvaranja upita je pomo}u Simple Query Wizarda, koji}e vam omogu}iti odabir polja koja èlite prikazati. Ne}ete morati po-de{avati uvjete za uklju~ivanje pojedinih slogova ili odre|ivati niz sor-tiranja. (Pro~itajte 21. vje`bu.) Ova vrsta upita je korisna kada èliteweed out extraneous polja, ali i dalje èlite vidjeti svaki slog.

STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 149

Odabiranje upita Upit koji }ete stvoriti uzpomo} Simple Query Wizarda je osnovna verzijaSelect queryja odnosno naj~e{}e upotrebljavanavrsta upita. Odaberite slogove, sortirajte ih, filtri-rajte i uradite jednostavne izra~une na rezultati-ma (kao {to je zbrajanje i prosje~na vrijednost).

Query Wizard ârobnjak za stvaranje upitapostavlja pitanja i tada stvara upit zasnovan nava{im odgovorima. Access sadrì nekoliko do-stupnih ~arobnjaka � vi{e o njima u nastavkuvje`be.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili lagani Select query uzpomo} Simple Query Wizarda:

1. Otvorite bazu podataka na kojoj èlite raditi i kliknite karticuQueries.

2. Dvostruko kliknite opciju Create Query by Using Wizard.Prikazuje se prvi okvir za dijalog Simple Query Wizarda (slika20.1). Ovaj okvir za dijalog vam je poznat � isti je kao i prvi pro-zor Form Wizarda o kojem ste u~ili u 14. vje`bi.

3. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu iz kojeèlite odabirati polja. Na primjer, odabrat }emo tablicu Dogs.

4. U popisu Available Fields kliknite ime polja. Zatim kliknite gumb> kako biste odabrano polje pomaknuli u popis Selected Fields.Ponavljajte prethodnu radnju kako biste pomaknuli sva èljenapolja ili, ako èlite, kliknite gumb >> kako biste pomaknuli svapolja u isto vrijeme.

SLIKA 20.1 Simple Query Wizard najprije postavlja pitanjekoja polja èlite uklju~iti.

5. (Mogu}nost) Ako èlite, iz popisa Tables/Queries odaberite nekudrugu tablicu ili upit kako biste dodavali i njihova polja u popisSelected Fields. Kada zavr{ite s dodavanjem polja, kliknite Next.

150 20. VJE@BA

Odbijen odnos Ako biste upotrebljavali dvijeili vi{e tablica, izme|u njih mora biti postavljenodnos. Pro~itajte 10. vje`bu da biste nau~ili kakostvoriti odnos izme|u tablica.

6. U okvir za tekst What title do you want for your query? unesiteime za upit. U ovom primjeru utipkajte Dog Names.

7. Kliknite Finish kako biste vidjeli rezultate upita. Slika 20.2prikazuje rezultate na{eg primjera.

No, ovaj upit je jednostavan i ne prikazuje niti jednu sna`nu mogu}-nost opcije upita. Isti rezultat moète prikazati skrivanjem odre|enihstupaca u prikazu Datasheet. Na svu sre}u, kasnije }ete u vje`bamanau~iti vi{e o sloènijim upitima i sna`nijim rezultatima. No, prijetoga pro~itajte neke osnovne postavke koje su pridijeljene svakomupitu.

SLIKA 20.2 Rezultati upita iz primjera.

SPREMANJE UPITA

Kada spremite upit, Access }e ga automatski spremiti. Nije potrebnouraditi ni{ta osim zatvoriti prozor upita i pogledati na karticu Queriesu prikazu Database. Va{ upit prikazat }e se u popisu.


Zatvaranje upita Da biste zatvorili prozorupita kliknite gumb Close (X u desnom gornjemkutu) kao i kod bilo kojeg drugog prozora.

PONOVNO POKRETANJE UPITA

U bilo koje vrijeme moète ponovno pokrenuti upit. Ako ste promije-nili podatke nakon posljednjeg pokretanja upita, promjene }e prikaza-ti u sljede}em pokretanju upita.

Slijedite naredne korake kako biste ponovno pokrenuli upit:

1. Otvorite bazu podataka koja sadrì upit.

2. U prozoru Database kliknite karticu Queries.

3. Dvostruko kliknite upit koji èlite ponovno pokrenuti, ilikliknite njegovo ime i tada kliknite gumb Open (slika 20.3).

Dvostruko kliknite upit Dog Names kako biste ga pokrenuli.

152 20. VJE@BA

SLIKA 20.3 Iz kartice Queries ponovno prikaìte bilo koji upit.

RAD S REZULTATIMA UPITA

Rezultati upita prikazuju se u prikazu Datasheet (slika 20.2). Ovdjemoète uraditi sve kao i u normalnom prikazu Datasheet (12. vje`ba),uklju~uju}i kopiranje i brisanje slogova te uno{enje promjena u unosepolja.

Recimo da èlite aùrirati bazu podataka prodaje kako biste promije-nili polje Last Contacted (datum) u dana{nji datum za svaki slog. Ili,mo`da èlite izbrisati sve slogove za kupce koji nisu naru~ili robu uposljednje dvije godine. U prozoru rezultata upita moète izbrisati slo-gove i oni }e nestati i iz tablice.

Naravno, bilo bi jednostavnije sortirati slogove prema polju pitanja,no Simple Query Wizard ne}e vam omogu}iti sortiranje. U 21. vje`bi}ete nau~iti ja~e Query Wizarde koji omogu}avaju odabir vi{e opcija.

ISPIS REZULTATA UPITAProzor rezultata upita nije samo pogodan za ure|ivanje ve} i za ispisi-vanje upita. Slijedite naredne korake kako biste ispisali upit:

1. Budite sigurni da je prozor rezultata upita aktivan.

2. Odaberite File, Print ili pritisnite Ctrl+P. Prikazuje se okvir zadijalog Print.

3. Odaberite opcije ispisa koje èlite (11. vje`ba) i kliknite OK.

Ako ne èlite pode{avati opcije ispisa, kliknite gumb Print na alatnojtraci kako biste ispisali rezultate ispisa i presko~ili okvir za dijalogPrint.

OSTALI QUERY WIZARDIAccessova opcija upita je sna`na i pomo}u nje moète uraditi sloèneizra~une i komparacije izme|u mnogo tablica istovremeno. Stvoritimoète upite s vlastitim okvirima za dijaloge za unos posebnih uvjeta,vezanje upita na vanjske baze podataka (baze podataka u drugim pro-gramima) i jo{ mnogo toga.

Na àlost, stvaranje takvih upita je vrlo sloèn postupak. Stoga }emose u ovoj knjizi dràti osnovne vrste upita Select, koja zadovoljavasvakog prosje~nog korisnika.

U Accessu su dostupna jo{ tri ~arobnjaka za stvaranje upita. Slijeditenaredne korake kako biste pokrenuli jedan od njih:

1. U prozoru Database kliknite karticu Queries kako biste prikazalipopis Queries.

2. Kliknite gumb New kako biste otvorili okvir za dijalog NewQuery (slika 20.4).


SLIKA 20.4 U okviru za dijalog New Query moète odabratinekog drugog ~arobnjaka za stvaranje upita.

3. Kliknite na ~arobnjaka koji `elite upotrijebiti.

4. Kliknite OK.

5. Slijedite Wizardova pitanja.

Evo pregleda ostalih vrsta upita:

l Crosstab Query Wizard prikazuje izra~unate vrijednosti, kao {tosu zbrojevi, prebrojavanja ili prosjeci jednog polja. Vrijednostise grupiraju jednim njihovim skupom uz lijevu stranu (zaglavljaredaka) i drugim skupom iznad prikaza (zaglavlja stupaca).

l Find Duplicates Query Wizard, suprotan opciji Find Unmatched,uspore|uje dvije tablice i pronalazi sve slogove koji se nalaze uobje tablice.

l Find Unmatched Query Wizard uspore|uje dvije tablice i pro-nalazi sve slogove koji su razli~iti u obje tablice (zasnovano nauspore|ivanju odre|enih polja).

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavan upit, kako ga spre-miti, ure|ivati te kako ispisati rezultate upita. U sljede}oj }ete vje`binau~iti kako unijeti promjene u upit koji ste stvorili.

154 20. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upit otvoriti u prikazu Design, kakoodabrati polja koja èlite uklju~iti te kako odrediti uvjete za filtri-ranje slogova.

RAD U PRIKAZU QUERY DESIGNU 20. vje`bi stvorili ste jednostavan upit pomo}u Simple Query Wizar-da koji odabire i prikazuje polja iz tablice. Mnogo vi{e od toga moèteuraditi s upitom ako ga unesete u prikaz Query Design.

Query Design je vrlo sli~an prikazima Table Design i Form Design, okojima smo govorili ranije u knjizi. U prikazu Query Design moètepromijeniti pravila koja odre|uju rezultate upita.

OTVARANJE UPITA U PRIKAZU QUERY DESIGN

Slijedite naredne korake kako biste otvorili postoje}i upit u prikazuQuery Design:

1. Otvorite bazu podataka koja sadrì upit koji èlite ure|ivati.

2. Kliknite podru~je Queries na traci Object.

3. Kliknite na upit koji èlite ure|ivati i tada kliknite gumb Design.

Slika 21.1 prikazuje upit stvoren u prethodnoj vje`bi u prikazu QueryDesign. U ovoj vje`bi nau~it }ete kako ga ure|ivati.

21. Vje`baDIZAJNIRANJEVLASTITOGUPITA

Ovaj upit upotrebljava samo jednu tablicu.

156 21. VJE@BA

Svako polje u upitu ima vlastiti stupac.

SLIKA 21.1 U prikazu Query Design moète ure|ivatistvoreni upit.

POKRETANJE NOVOG UPITAU PRIKAZU QUERY DESIGN

Umjesto upotrebe Simple Query Wizarda za stvaranje upita(20.vje`ba), upit moète stvoriti od samog po~etka u prikazu QueryDesign. Kada se upoznate s Accessovim upitima, mo`da }e vam ovametoda biti brà i lak{a od upotrebe ~arobnjaka.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili novi upit u prikazu QueryDesign:

1. Otvorite bazu podataka u kojoj èlite upit.

2. U prozoru Database kliknite podru~je Queries.

3. Dvostruko kliknite opciju Create query in Design View. Prikazujese okvir za dijalog Show Table ispisuju}i sve tablice u bazipodataka (slika 21.2).

4. Kliknite tablicu s kojom èlite raditi i tada kliknite gumb Add.Ponavljajte za svaku tablicu koju èlite dodati. Prije dodavanjatablica bolje je stvoriti odnos izme|u tablica upotrebom prozoraRelationships (10. vje`ba).

5. Kada zavr{ite s dodavanjem tablica, kliknite gumb Close. Otvarase prozor prikaza Query Design, kao na slici 21.1, jedino {to jo{nije odabrano niti jedno polje.

SLIKA 21.2 Odaberite koju tablicu èlite uklju~iti u upit.

DODAVANJE POLJA UPITUAko ste upit stvorili od samog po~etka (prethodni koraci), prvo {totrebate uraditi je dodati polja s kojima èlite raditi. Tako|er, moèteuz iste korake dodati polja i ve} stvorenom upitu.

DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 157

Dodavanje vi{e tablica Tablice moète doda-vati u upit u bilo koje vrijeme. Kliknite gumbShow Table na alatnoj traci ili odaberite Query,Show Table. Tada odaberite tablicu (tablice) ikliknite gumb Add. Kliknite Close kako biste sevratili u prikaz upita.

Tri su na~ina kako dodavati polja u upit. Metode su jedostavne pa pro-bajte svaku kako biste se odlu~ili za najprihvatljiviju. Evo prve metode:

1. Kliknite u redak tablice u prvom praznom stupcu. Prikazuje segumb padaju}eg popisa, indiciraju}i da je padaju}i popis dostu-pan.

2. Otvorite padaju}i popis i odaberite tablicu. Tablice dostupne upopisu su identi~ne prozorima tablice koje se prikazuju na vrhuprozora dizajniranja upita.

3. Kliknite izravno u redak Field iznad imena odabrane tablice. Pri-kazuje se gumb padaju}eg popisa, indiciraju}i da je padaju}i po-pis dostupan.

4. Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. Ova polja su ispisanaiz tablice koju ste odabrali za upit. Ime polja prikazuje se u retkuField, u stupcu koji ste odabrali.

Evo druge metode za dodavanje polja:

1. Kliìte kroz popis polja èljenog prozora tablice na vrhu okviraQuery Design dok ne prona|ete polje koje èlite dodati.

2. Kliknite ime polja i povucite ga mi{em u redak Field prvog praz-nog stupca. Ime polja prikazuje se na mjestu gdje ste ga povukli.

Tre}a metoda je jednostvano dvostruko kliknuti ime polja u popisupolja. Na taj se na~in polje smje{ta u prvi dostupan slog u mreì upita.

BRISANJE POLJADva su na~ina brisanja polja iz upita:

l Kliknite bilo gdje u stupac i odaberite Edit, Delete Columns.

l Postavite mi{a iznad stupca kako bi pokaziva~ promijenio izgledu crnu strelicu okrenutu prema dolje. Tada kliknite kako bisteodabrali cijeli stupac i pritisnite tipku Delete ili kliknite gumbCut na alatnoj traci.

158 21. VJE@BA

Samo jedna tablica? Ako upotrebljavatesamo jednu tablicu, presko~ite prva dva koraka.

DODAVANJE UVJETAUvjeti su vrlo sli~ni obja{njenju u 19. vje`bi gdje smo govorili o filtri-ranju. Uvjeti omogu}avaju odabir slogova koje èlite prikazati u rezul-tatima upita. Na primjer, moète limitirati popis pasa na prikaz samoonih koji su ro|eni prije 1/1/94.


Naredba Cut nasuprot Delete Ako stu-pac uklonite umjesto da ga izbri{ete kasnije

}ete ga mo}i ulijepiti u upit. Odaberite stupacgdje èlite ulijepiti i kliknite gumb Paste ili odabe-rite Edit, Paste. Budite pa`ljivi jer }e se stupac uli-jepiti preko postoje}eg stupca. Stoga odaberiteprazan stupac ako ne èlite zamijeniti postoje}i.

Filtriranje nasuprot upitima Ako je osnovnicilj stvaranja upita filtriranje, mo`da }ete prvo è-ljeti stvoriti filtrirane informacije, upotrebom ne-ke od metoda obja{njene u 19. vje`bi, te tako fil-trirane informacije spremiti kao upit. Kasnije mo-ète otvoriti upit u Query Designu i uraditidodatne promjene.

Slijedite naredne korake kako biste podesili uvjete za polje koje stedodali upitu:

1. U prikazu Query Design kliknite redak Criteria u èljenomstupcu polja.

2. Utipkajte uvjet koji èlite upotrijebiti (slika 21.3). Tablica 21.1nudi neke primjere koje moète unijeti u sliku 21.3 i dobivenerezultate.

Redak �or� Access automatski dodaje simbol #

SLIKA 21.3 Unesite uvjet u redak Criteria odgovaraju}egstupca polja.

Na slici 21.3 Access je dodao simbol # jer smo unijeli datum. Za ostalevrste uvjeta Access }e dodavati ostale simbole, kao {to su navodnicioko teksta ili broj~ani niz.

TABLICA 21.1 NEKI UVJETI ZA UPITE

UNESITE� DA BISTE DOBILI SLOGOVE KOJI ODGOVARAJU�1/1/93 Tom datumu

<1/1/93 Prije tog datuma

>1/1/93 Poslije tog datuma

>=1/1/93 Na taj dan ili nakon

<=1/1/93 Na taj dan ili prije

Not <1/1/93 Ne prije tog datuma

Not >1/1/93 Ne poslije tog datuma

160 21. VJE@BA

Tako|er i tekst Tako|er mo`ete unijeti i tekstkao uvjet. Operatori < i > (prije i poslije) su pri-djeljivi i tekstu. Na primjer, <C pronalazi tekstkoji zapo~inje slovima, A ili B.

Jeste li primijetili redak �or� ispod retka Criteria na slici 21.3? Upotre-bom ovog retka moète postaviti vi{e uvjeta. Upit }e pronalaziti slo-gove kojima je bilo koji uvjet istinit. Kada uvjet unesete u redak �or�,prikazuje se novi redak �or� u koji moète unijeti novi uvjet.


[to s rije~i And? Kada imate dva uvjeta i obamoraju biti zadovoljena, moète ih postaviti u istiredak Criteria i povezati rije~ju And. Na primjer,mo`da èlite prikazati ro|ene izme|u 12/1/93 i12/1/95. U redak Criteria utipkajte >12/1/93 And<12/1/95.

PRIKAZIVANJE REZULTATA UPITAKada ste spremni vidjeti rezultate upita, kliknite gumb Run ili odabe-rite Query, Run. Rezultati se prikazuju u prozoru koji odgovara strani-ci baze podataka (slika 21.4).

Prikazuju se samo slogovi ro|enih poslije 1/1/94.

SLIKA 21.4 Rezultati upita zasnovani su na datumimaro|enja pasa.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako odabrati polja za upit te kako podesitiuvjete. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati slogove u upitu,kako sakriti odre|ena polja te kako uklju~iti prora~unsko polje.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati rezultate upita uklju~uju}iskrivanje polja u upitu i dodavanje prora~unskog polja.

SORTIRANJE POLJA U UPITUVe} ste vidjeli da moète sortirati slogove u tablici pomo}u naredbeRecords, Sort ili gumba Sort koji se nalazi na alatnoj traci. Va{i rezul-tati upita bit }e prikazani u formatu tablice i mo}i }ete ih sortirati naisti na~in. U prikazu Query Design mo}i }ete odrediti djelomi~no sor-tiranje tako da sortiranje pokrenete automatski s upitom. Slijeditenaredne korake kako biste to uradili:

1. Kliknite u redak Sort polja koje èlite sortirati. Prikazuje se gumbpadaju}eg popisa.

2. Otvorite padaju}i popis i odaberite opciju Ascending ili opcijuDescending (slika 22.1).

Kasnije kada budete èljeli otkazati sortiranje za odre|eno polje, po-novite prethodne korake, ali u popisu odaberite (not sorted). O vi{einformacija o sortiranju ponovno pro~itajte 19. vje`bu.

22. Vje`baPRILAGO\A-VANJE UPITA

Odaberite na~in sortiranja.

PRILAGO\AVANJE UPITA 163

SLIKA 22.1 Odaberite opciju Ascending ili Descending kakobiste sortirali slogove za odre|eno polje.

Sortiranje vi{e polja Ako odaberete niz sorti-ranja za vi{e od jednog polja u upitu, Access }eih sortirati s lijeva prema desno po~ev{i od prvogpolja s lijeve strane u prozoru Query Design.

PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE POLJANeka polja su uklju~ena samo zato da biste mogli uraditi sortiranje ilifiltriranje na osnovu tih polja. Ponekad ne}ete biti zainteresirani da tapolja vidite u rezultatima upita. Na primjer, mo`da }ete èljeti limiti-rati upit na sve pse ro|ene prije 8/5/93, ali ne}ete èljeti prikazatidatum ro|enja svakog psa u upitu.

Sortiranje prema skrivenom polju Ako èli-te sortirati slogove prema polju koje nije dio upi-ta, najprije uklju~ite to polje u upit i tada ukloni-te oznaku potvrde iz retka Show kako biste poljesakrili (obja{njenje u sljede}em odlomku).

Da biste isklju~ili polje iz prikazivanja u rezultatima upita, ukloniteoznaku potvrde u retku Show (slika 22.2). Da biste polje ponovnouklju~ili, kliknite u okvir za potvrdu.

Okvir za potvrdu Show

164 22. VJE@BA

SLIKA 22.2 Koja polja }e se prikazati u rezultatima upitakontrolirate pomo}u okvira za potvrdu Show u svakomstupcu.

DODAVANJE PRORAÛNSKOG POLJAProra~unska polja su korisna kada èlite izra~unati vrijednosti u bazipodataka tako da uradite neku matemati~ku operaciju za sadràj je-dnog ili vi{e polja. Na primjer, mo`da }ete èljeti izra~unati 5 postoporeza na osnovi cijene svakog elementa prodaje. Ili, u primjeru pasa,izra~unati trenutnu starost svakog psa u odnosu datuma ro|enja itrenutnog datuma.

Slijedite naredne korake kako biste dodali prora~unsko polje, kao {toje polje koje izra~unava porez:

1. Otvorite upit u prikazu Design.

2. U prazan stupac utipkajte izraz u redak Field. Ako izraz uklju~ujeime polja, postavite uglatu zagradu oko imena. Na primjer, èliteli pove}ati vrijednost polja Price za .05 utipkajte [[Price]]*.05.

3. Pritisnite Enter kako biste se pomaknuli u sljede}u }eliju. Accessautomatski dodaje ime za izraz, kao {to je Expr1. Na primjer,izraz }e sada izgledati Expr1:[Price]*.05.

4. Kliknite ponovno u }eliju i ozna~ite ime izraza (na primjer,EExxpprr11).

5. Utipkajte vi{e opisno ime kao {to je Tax.

Pogledajmo sljede}i primjer � izra~unavanje starosti svakog psa u bazipodataka pasa. Ovo je slo`eniji izraz jer uklju~uje upotrebu ugra|enefunkcije: Now () - [Birthdate]/365. Ova formula oduzima vrijednostpolja Birthdate od dana{njeg datuma i tada rezultat (u danima) dijeli s365 kako bi vam dala broj godina.

Da biste ovu formulu podesili upotrebom opcije Expression Builder,slijedite naredne korake:

1. Kliknite u prazan stupac }elije Field.

2. Kliknite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvoriliExpression Buildera.

3. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite gumb Functions kakobiste prikazali funkcije. Tada kliknite opciju Build-In Functions.Kategorije funkcija prikazuju se u popisu u sredini.

4. U popisu kliknite Date/Time.

5. U desnom panou kliknite Now.

6. Kliknite gumb Paste i na taj na~in ulijepite funkciju u popisExpression na vrh prozora (slika 22.3).


Expression Builder Da biste upotrijebilifunkcije (iste kao u Excelu) u izra~unu, klik-

nite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvo-rili prozor Expression Builder. Iz prikazanog pro-zora odaberite funkcije, konstante, operatore ilineke druge elemente. O vi{e informacija pro~itaj-te Accessov Help sustav.

SLIKA 22.3 Zapo~nite izraz uljepljivanjem funkcije Now ().

7. Utipkajte crticu ili kliknite gumb oznake minusa (�).

8. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite mapu Tables i klikniteime tablice koja sadrì polje (primjerice, Dogs).

9. U srednjem popisu odaberite polje koje èlite upotrijebiti.

10. Kliknite gumb Paste kako biste polje dodali u izraz.

11. Utipkajte / ili kliknite gumb /. (Zna~i �podijeli�).

12. Utipkajte 365.

13. U izrazu utipkajte obi~ne zagrade oko dijela koji oduzima datumro|enja od trenutnog datuma. Va{a formula }e sada izgledatiovako:

(Now () [Dogs] ! [Birthdate])/365

166 22. VJE@BA

Ulijepljeni elementi prikazujuse u popisu Expression

Kliknite Paste kakobiste odabrali funkciju

Odaberite funkciju

Redoslijed matemati~kih operacija U izra-zu, mnoènje i dijeljenje imaju prednost pri izra-~unavanju pred oduzimanjem i zbrajanjem. Stogada biste bili sigurni u to~nost izra~una, 13. korakje vrlo vaàn.

14. Kliknite OK kako biste zatvorili Expression Buildera.

15. Kliknite u izraz kako biste postavili to~ku umetanja u njega i tadauredite tako da Expr1 promijenite u Age. Na ovaj na~in poljeima logi~nije ime.

16. Kliknite desnom tipkom mi{a na izraz i izaberite Properties.

17. Na kartici General otvorite padaju}i popis Format i odaberiteopciju Fixed.

18. U polje Decimal Places utipkajte 0 (slika 22.4).


SLIKA 22.4 Podesite novo polje za odre|eni broj decimalnihmjesta i podesite taj broj na nulu.

19. Zatvorite stranicu svojstava.

20. Pokrenite upit kako biste provjerili svoj rad.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati slogove u upitu, te kako isklju-~iti odre|ena polja iz prikaza rezultata upita. Tako|er, nau~ili ste kakou upit umetnuti prora~unsko polje. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ka-ko stvoriti jednostavan izvje{taj dobrog izgleda koji je prikladan zaispis i predaju drugima.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti izvje{taj u Accessu upotrebomopcije AutoReport ili pomo}u ~arobnjaka Report.

ZA[TO STVARATI IZVJE[TAJE?Vidjeli ste mnoge na~ine organiziranja i prikazivanja podataka, ali zasada smo se ograni~ili samo na metode prikaza na zaslonu. Forma po-maè pri unosima podataka na zaslonu, a upiti pomaù pri pronalaè-nju informacija i prikazivanje njihovih rezultata na zaslonu.

Ispisati moète bilo koju tablicu, formu ili upit, ali rezultati ne}e bitiprofesionalni jer alati nisu stvoreni za ispis. Izvje{taji, s druge strane,su stvoreni posebno za ispis i kao mogu}nost da informacije podijelites drugim ljudima. Pomo}u izvje{taja dobit }ete profesionalni rezultatna koji }ete biti ponosni bilo da ga ispisujete ili objavljujete naInternetu.

Izvje{taj moète stvoriti na nekoliko na~ina od lako-ali-limitirano(AutoReport) do te{ko-ali-vrlo prilagodljivo (prikaz Report Design).Opcija izme|u gore navedenih je pomo}u Report Wizarda koji nudiodre|enu prilagodljivost i relativno jednostavan na~in rada.

UPOTREBA AUTOREPORTAZA STVARANJE IZVJE[TAJAOpcija AutoReport je odli~na ako èlite obi~an izvje{taj zasnovan najednoj tablici ili upitu. Kada pro~itate 24. vje`bu i nau~ite o prilago|a-vanju izvje{taja, moète se vratiti na ovu opciju i provjeriti njezinemogu}nosti.

23. Vje`baSTVARANJEJEDNOSTAVNOGIZVJE[TAJA

Stvoriti moète izvje{taj u redcima ili stupcima. Izvje{taj u redcimaizgledat }e poput stranice podataka, a izvje{taj u stupcima bit }e vrlosli~an formi. Obje mogu}nosti je jednako lagano stvoriti.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}uAutoReporta:

1. Otvorite bazu podataka koja sadrì tablicu ili upit iz kojeg èlitestvoriti izvje{taj.

2. U prozoru Database kliknite podru~je Reports i tada kliknitegumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Report (slika 23.1).

STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 169

SLIKA 23.1 Iz ovog prozora odaberite jedan od ponu|enihAutoReporta.

3. Odaberite opciju AutoReport: Columnar ili AutoReport: Tabular.

4. Iz padaju}eg popisa na dnu okvira za dijalog odaberite tablicu iliupit na kojem èlite zasnovati izvje{taj.

Vi{e tablica? Opcija AutoReport moè upotri-jebiti samo jednu tablicu ili upit. @elite li stvoritiizvje{taj pomo}u opcije AutoReport zasnovan navi{e tablica, najprije stvorite upit na osnovu tihtablica i tada stvorite izvje{taj pomo}u Auto-Reporta zasnovan na tom upitu.

5. Kliknite OK. Prikazuje se izvje{taj u prozoru Print Preview. Dabiste nau~ili {to dalje, pro~itajte odlomak �Prikazivanje i ispisi-vanje izvje{taja iz prozora Print Preview� kasnije u vje`bi.

Izvje{taj stvoren pomo}u AutoReporta nije ni{ta bolji od ispisa tabliceili forme. @elite li bolji izgled va{eg izvje{taja, probajte ga stvoritipomo}u Report Wizarda.

STVARANJE IZVJE[TAJAPOMO]U REPORT WIZARDAOpcija Report Wizard nudi odli~an odnos izme|u lagane upotrebe iprilagodljivosti. Stvarate li izvje{taj pomo}u ove opcije moète upotri-jebiti vi{e tablica i upita i odabrati izgled i format va{eg izvje{taja.Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u ReportWizarda:

1. Otvorite bazu podataka koja sadrì tablicu ili upit na kojimaèlite zasnovati izvje{taj.

2. U prozoru Database kliknite jaha~ kartice Reports.

3. Dvostruko kliknite opciju Create report by using wizard kakobiste pokrenuli Report Wizarda (slika 23.2).

170 23. VJE@BA

SLIKA 23.2 Prvi okvir za dijalog Report Wizarda.

4. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit izkojih }ete uklju~iti polja.

5. U popisu Available Fields kliknite polje i tada kliknite gumb >kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajteradnju kako biste pomaknuli sva èljena polja ili kliknite gumb>> kako biste sva polja odbrane tablice pomaknuli u popisSelected Fields.

6. Ako èlite, odaberite neku drugu tablicu ili upit u popisuTables/Queries i ponovite prethodni korak. Tablice koje ste oda-brali moraju biti u me|usobnom odnosu kako bi podaci koje}ete prikazati u izvje{taju bili odgovaraju}i. Kada zavr{ite s odabi-ranjem polja, kliknite Next. Prikazuje se sljede}i okvir za dijalog(slika 23.3).


SLIKA 23.3 Podesite grupiranje podataka u izvje{taju.

7. Ako èlite grupirati slogove prema bilo kojem odabranom polju,kliknite polje i tada kliknite gumb >. Odabrati moète nekolikorazina grupiranja redom koji èlite. Tada kliknite Next kako bistenastavili s radom.

Grupiranje Prema izvornim postavkama nepostoje grupe podataka. Da biste grupirali po-datke, morate odabrati polje i kliknuti gumb >.U izvje{taju moète podesiti grupiranje bilo kojegrupe. Ako upotrijebite polje prema kojem }etegrupirati podatke, gumb Grouping Options po-staje aktivan i omogu}ava pode{enje opcijegrupiranja.

8. Sada }ete biti upitani o na~inu sortiranja podataka (slika 23.4).@elite li sortirati slogove, otvorite padaju}i popis i odaberitepolje prema koje èlite uraditi sortiranje. Iz padaju}eg popisaodaberite do ~etiri vrste sortiranja i tada kliknite Next.

SLIKA 23.4 Podesite na~in sortiranja.

172 23. VJE@BA

Uzlazno ili silazno Prema izvornim postavka-ma sortiranje je pode{eno uzlazno, zna~i od A doZ. Kliknite gumb AZ kako biste na~in sortiranjapromijenili u silazni, od Z do A.

9. U sljede}em okviru za dijalog (slika 23.5) odaberite opcije izgle-da u podru~ju Layout. Kada kliknete gumb opcije, prethodniprikaz se mijenja kako bi vam prikazao va{ odabir.

SLIKA 23.5 Odaberite izgled izvje{taja.

10. Odaberite orijentaciju ispisa izvje{taja, Portrait (ispis kra}omstranicom papira) ili Landscape (ispis du`om stranicom papira).Kliknite Next kako biste nastavili s radom.

11. U sljede}em okviru za dijalog ~arobnjaka upitani ste za stilizvje{taja. Nekoliko ih je popisano i kliknete li na jedan vidjet}ete njegov prethodni pregled. Kada ste zadovoljni s odabirom,kliknite Next.

12. Upitani ste za pridjeljivanje naslova izvje{taju. U okvir za tekstReport utipkajte naslov i kliknite Finish kako biste vidjeli izvje{taju prozoru Print Preview (slika 23.6).


Gdje su svi ti izgledi? Ako ne odaberete nitijednu opciju grupiranja podataka u izvje{taju, bit}ete ograni~eni {to se ti~e izgleda na tri opcije:Columnar, Tabular i Justified. Prikaz na slici 23.5je jedinstven za izvje{taje s grupiranim podacima.

SLIKA 23.6 Jednostavan izvje{taj bez grupiranja podataka.

PRIKAZIVANJE I ISPISIVANJE IZVJE[TAJAU PROZORU PRINT PREVIEWBez obzira stvarate li izvje{taj pomo}u Report Wizarda ili AutoReporta,izvje{taj se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 23.6). Iz ovog pro-zora moète ispisati izvje{taj, ako ste zadovoljni izgledom, ili moèteprije}i u prikaz Report Design kako biste unijeli èljene promjene.(Vi{e o promjenama u 24. vje`bi.)

Ako èlite ispisati izvje{taj i podesiti opcije ispisa (primjerice brojkopija), odaberite File, Print. Ako èlite brzi ispis, kliknite gumb Printkoji se nalazi na alatnoj traci. @elite li prije}i u prikaz Report Design,odaberite View, Design View.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti i ispisati jednostavan izvje{taj. Usljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design dabiste prilagodili svoj izvje{taj.

174 23. VJE@BA

Kliknite kakobiste pre{li uprikaz dizaj-niranja.

Kliknitekako bisteispisaliizvje{taj.

Pove}a-nje/smanje-nje prikazaizvje{taja.

Pregled izvje-{taja na jed-noj, dvije ili~etiri stranice.

Odaberitepostotak po-ve}anja/sma-njenja.

Napustitiprozor PrintPreview.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design kakobiste svoj izvje{taj u~inili {to privla~nijim.

PROMJENA POSTOJE]IH IZVJE[TAJAKada zavr{ite pregled upravo stvorenog izvje{taja, zatvorite prozorPrint Preview kako biste zatvorili i izvje{taj ili prije|ite u Design Viewiz izbornika View. Ako se kasnije èlite ponovno vratiti u prikaz ReportDesign, slijedite naredne korake u prozoru Database:

1. U prozoru baze podataka kliknite podru~je Reports.

2. Kliknite izvje{taj koji èlite mijenjati.

3. Kliknite gumb Design. Izvje{taj se prikazuje u prikazu Design,kao {to je prikazano na slici 24.1.

Kao {to vidite na slici 24.1 podru~je Report Header prikazuje naslovizvje{taja dok Page Header prikazuje oznake stupaca u izvje{taju. Po-dru~je Detail popisuje polja koja ste odabrali za ispis, a podru~je PageFooter sadrì formulu za ispis trenutnog datuma i vremena.

Prikaz Report Design vam se vjerojatno ~ini poznatim, vrlo je sli~anprikazu Form Design. Gotovo sve {to ste nau~ili o ure|ivanju formi u15. i 17. vje`bi moète primijeniti i na ure|ivanje izvje{taja. Kao i pri-kaz Form Design tako i Report Design sadrì okvir za alate s naj~e{}imalatkama za ure|ivanje u koji moète dodavati sve specijalne elementekoje ste nau~ili u 16. vje`bi.

24. Vje`baPRILAGO\AVA-NJE IZVJE[TAJA

SLIKA 24.1 Prikaz izvje{taja stvorenog u prethodnoj vje`bi uprikazu Report Design.

176 24. VJE@BA

Gumbi za naredbe u izvje{taju Accessomogu}ava postavljanje bilo koje vrste kontrole uizvje{taj, ~ak i one koje izgledaju silly, primjericegumbi za naredbu ili kombinirani okviri. Najboljeje da se dr`ite okvira za tekst, oznaka i grafika uizvje{taju.

RAD S KONTROLAMA U IZVJE[TAJURad s kontrolama u izvje{taju u prikazu Report Design potpuno je jed-nak radu s kontrolama u prikazu Form Design. @elite li obnoviti zna-nje, vratite se na 15. vje`bu ili slijedite kratki pregled:

l Odabiranje kontrola. Kao i u prikazu Form Design kliknite nakontrolu u izvje{taju kako biste je odabrali. Hvataljke odabira(kvadrati}i u kutevima) prikazuju se oko kontrole. O vi{e detaljapro~itajte 15. vje`bu.

l Pomicanje objekata. Da biste pomicali kontrolu, najprije je oda-berite i zatim postavite pokaziva~ mi{a na rub kako bi pokaziva~promijenio izgled u otvorenu crnu ruku. Tada kliknite i povuci-te kontrolu na novo mjesto.

PRILAGO\AVANJE IZVJE[TAJA 177

Pomicanje kontrola izme|u podru~ja Bilokoji objekt moète povu}u u drugo podru~je, noisto tako moète kontrolu izrezati i ulijepiti je.Odaberite objekt i pritisnite Ctrl+X kako bisteobjekt izrezali, zatim kliknite naslov podru~jagdje èlite objekt pomaknuti i pritisnite Ctrl+Vkako biste ulijepili objekt u novo podru~je.

l Promjena veli~ine kontrola. Odaberite kontrolu i postavite poka-ziva~ mi{a iznad hvataljki za odabir i povucite mi{em kako bistepove}ali/smanjili kontrolu.

l Formatiranje okvira za tekst. Da biste odabrali pisma, upotrije-bite padaju}e popise Font i Font Size na alatnoj traci. @elite lipodesiti posebne efekte, upotrijebite gumbe Bold, Italic iUnderline.

Izvje{taju moète dodavati slike i crteè kao {to ste ih dodavali i forma-ma. Vi{e o dodavanju slika i crteà govorili smo u 17. vje`bi.

DODAVANJE I UKLANJANJE KONTROLA

U bilo koje vrijeme moète u izvje{taj dodavati vi{e kontrola. Slijeditenaredne korake:

1. Ako ne vidite popis polja, odaberite View, Field List ili kliknitegumb Field List na alatnoj traci. Prikazuje se plutaju}i okvirpopisuju}i sva polja u tablici ili upitu koje upotrebljavate.

Access na Webu Formama i izvje{tajima mo-ète pridjeljivati hiperveze za objekte {to }ete na-u~iti u 27. vje`bi. Hiperveze nisu korisne pri ispi-su, no ako spremate izvje{taj u Wordovom for-matu hiperveza moè biti aktivna kada otvoritedokument u Wordu.

2. Povucite polje iz popisa u izvje{taj gdje ono postaje kontrola,naj~e{}e kao okvir za tekst. Smjestite kontrolu bilo gdje upodru~je Detail.

Ne brinite se ako kontrola nije na èljenom mjestu ili preklapa drugukontrolu, kasnije }ete u vje`bi nau~iti kako rije{iti ovaj problem. Dabiste kontrolu izbrisali, odaberite je i pritisnite tipku Delete. Brisanjekontrole iz izvje{taja ne zna~i i brisanje polja iz tablice.

RAD S NOVIM KONTROLAMA

Kada dodajete kontrolu u izvje{taj, naj~e{}e dodajete dvije stvari �oznaku i okvir za tekst. Ova dva elementa su povezana � oznaka opisu-je okvir za tekt, a okvir za tekst predstavlja polje koje ste trenutnoupotrijebili (slika 24.2). Tekst oznake moète promijeniti bez obzira naokvir za tekst. Na primjer, moète promijeniti oznaku polja Coloring uDog Color a da ne mijenjate sadràj okvira za tekst. Da biste promije-nili oznaku, jednostavno je kliknite i utipkajte èljeni tekst.

178 24. VJE@BA

Postavite pokaziva~ mi{a nanajve}u hvataljku kako bisteobjekt pomaknuli odvojeno

Okvir za tekst Oznaka

SLIKA 24.2 Okvir za tekst i njegova oznaka.

Prema izvornoj postavci kada pomi~ete okvir za tekst pomi~ete i nje-govu oznaku. Postavite li pokaziva~ mi{a na rub okvira za tekst, onmijenja izgled u otvorenu ruku i to je znak da }e oznaka slijediti po-micanje okvira za tekst.

Dakako, moète pomicati okvir za tekst odvojeno od njegove oznake.Primijetite da je kvadrati} u gornjem desnom kutu najve}i. Kadapokaziva~ mi{a postavite iznad tog kvadrati}a on mijenja izgled u rukus podignutim prstom. Ovo je znak da okvir za tekst moète povu}iodvojeno od oznake.

Odvojeno pomicanje oznake moè biti korisno ako ne èlite prikazati

oznaku na uobi~ajenom mjestu � desno od okvira za tekst. Na primjer,moète oznaku smjestiti iznad okvira za tekst.

DODAVANJE OZNAKA

U prethodnom odlomku govorili smo o dodavanju para kontrola �okvira za tekst i pridijeljene oznake. No, oznaku moète dodavati i za-sebno uz neki ekstra tekst koji nije nu`no povezan s odre|enim po-ljem. Na primjer, op}eniti tekst o izvje{taju. Kliknite gumb Label uokviru za alatke. Tada kliknite bilo gdje u izvje{taj i po~nite s utipka-vanjem. Kada zavr{ite, kliknite bilo gdje izvan oznake.

DODAVANJE PRORAÛNSKIH OKVIRA ZA TEKST

Okviri za tekst naj~e{}e prikazuju podatke iz polja, no mogu imati idrugu namjenu � mogu prikazivati prora~un zasnovan na vrijednosti-ma iz razli~itih polja.

Stvaranje prora~unskog okvira za tekst je ne{to sloènije. Najprije mo-rate stvoriti nevezani okvir za tekst (onaj koji nije vezan za odre|enopolje) i tada unijeti kalkulaciju u okvir za tekst. Slijedite narednekorake:

1. Kliknite alatku Text Box u okviru za alate i kliknite i povucite uizvje{taj da biste stvorili okvir za tekst.

2. Promijenite oznaku kako bi odraàvala sadràj okvira za tekst. Naprimjer, ako se radi o izra~unatom porezu promijenite i oznakuu Porez. Nakon toga smjestite oznaku na èljeno mjesto.

3. Kliknite u okvir za tekst i unesite formulu koju èlite izra~unati.(Vodi~ vam je sljede}i odlomak.)

4. Kada zavr{ite kliknite bilo gdje izvan okvira za tekst.

Formule koje unosite u prora~unske okvire za tekst upotrebljavajustandardne matemati~ke kontrole:

+ Zbrajanje

� Oduzimanje

* Mnoènje

/ Dijeljenje

PRILAGO\AVANJE IZVJE[TAJA 179

Sve formule po~inju znakom jednakosti (=), a sva polja moraju biti uuglatim zagradama ([ ]). Evo nekoliko primjera:

l Da biste izra~unali ukupnu cijenu mno`enjem vrijednosti poljaQuantity s vrijednosti polja Price, unesite =[[Quantity]]*[[Price]].

l Da biste izra~unali popust od 25% na vrijednost u polju Cost,unesite =[[Cost]]*.075.

l Da biste dodali zbroj vrijednosti u tri polja, unesite=[[Field1]]+[[Field2]]+[[Field3]]..

180 24. VJE@BA

Vi{e prostora Ako vam ponestane mjesta uokviru za tekst pri unosu formule, pritisniteShift+F2 kako biste otvorili okvir Zoom gdje imavi{e mjesta.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prilagoditi izvje{taj dodavanjem i ukla-njanjem objekata, pomicanjem istih po izvje{taju i stvaranjem izra-~una. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovanna tablici ili upitu va{e baze podataka.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti povezane tablice u forma-ma, upitima i izvje{tajima.

ZA{TO POVEZIVATI TABLICE?Kada ste na po~etku knjige zapo~eli stvaranje baze podataka, predlo-ìli smo vam da stvorite odnose izme|u tablica. (U 10. vje`bi ste stva-rali odnose izme|u tablica.) Vjerojatno ste se tada pitali koji je razlogstvaranja odnosa � ~emu je to uop}e potrebno. U ovoj vje`bi }ete pro-~itati kako tako povezane tablice mogu pomo}i u organiziranju poda-taka.

Odnos izme|u tablica povezuje dvije tablice spajanjem odgovaraju}ihpolja. Na taj na~in mogu}e je izbaciti unos ponavljanih i perifernihinformacija u novoj tablici, dok i dalje upotrebljavate te informacije uglavnoj tablici.

Na primjer, na slici 25.1, tablice Titles i Dog Coloring podràvaju glav-nu tablicu (Dogs) nude}i popise valid vrijednosti za odre|ena polja.Tablica Titles sadrì popis svih mogu}ih imena pasa, a tablica DogColoring sadrì popis svih dozvoljenih boja dlake psa.

25. Vje`baRAD SPOVEZANIMTABLICAMA

SLIKA 25.1 Da biste vidjeli trenutne odnose izme|u tablica,otvorite prozor Relationships (Tools, Relationships).

U sloènijim bazama podataka moète imati vi{e odnosa izme|u tabli-ca. Pogledajte sliku 25.2 i probajte pratiti i shvatiti sve odnose u bazipodataka Sales.

182 25. VJE@BA

SLIKA 25.2 Posao s kupcima, dobavlja~ima, inventarom izaposlenicima moè imati sloèni sustav odnosa.

PRIKAZIVANJE POVEZANIH PODATAKA UPRIKAZU DATASHEETKada pregledavate tablicu u prikazu Datasheet, moète brzo prikazatiinformacije iz povezanih tablica. (Ovo je jedna od sjajnih novih mo-gu}nosti Accessa 2000.) Pretpostavimo da pregledavate tablicu Titles(slika 25.1) u prikazu Datasheet. S lijeve strane svakog sloga primijetit}ete oznaku plusa (+). Kliknete li na oznaku plusa, prikazuje se malatablica koja ispisuje sve slogove iz povezane tablice s istim vrijednosti-ma (slika 25.3).

Ovi slogovi iz tablice Dogs sadrè vrijednost 0 u polju Title.

RAD S POVEZANIM TABLICAMA 183

SLIKA 25.3 Prikaìte povezane slogove u vezanoj tabliciklikom na oznaku plusa uz slog.

Kada su prikazani povezani slogovi, oznaka plusa mijenja se u oznakuminusa. Kliknete li oznaku minusa, ponovno }ete sakriti povezane slo-gove.

STVARANJE VI[ETABLI^NOG UPITAVi{etabli~ni upiti se upotrebljavaju za povla~enje informacija iz vi{etablica u isto vrijeme. Tako povu~ene informacije moète upotrijebiti uizvje{tajima, formama, drugim upitima ili ih pregledati u prozoru re-zultata upita.

Da biste stvorili vi{etabli~ni upit, prvo stvorite novi upit pomo}u pri-kaza Design (21. vje`ba). U okviru za dijalog Show Table, prije negokliknete Close, odaberite vi{e od jedne tablice. Na taj na~in imate vi{etablica iz kojih moète povu}i informacije. Ako za sada tablice nisu po-vezane, stvorite privremenu vezu izme|u njih povla~enjem polja izjedne tablice na odgovaraju}e polje druge tablice, kao {to ste nau~ili u10. vje`bi. Tada normalnom procedurom zavr{ite upit (21. vje`ba).

184 25. VJE@BA

Upiti nad vi{e povezanih tablica Kada stepovezali dvije tablice, kao {to su Titles i Dogs izslike 25.1, naj~e{}e ih povezujete po broju polja.Na slici 25.1, polje Title ID u tablici Title je pove-zano s poljem Title u tablici Dogs. To zna~i da sebroj, a ne opisno ime, prikazuje u tablici Dogs zasvako ime psa. S obzirom da nismo zapamtili sveID brojeve imena pasa, te{ko je re}i kako se zovesvaki pas. No, moète stvoriti upit koji uklju~ujesva polja tablice Dogs, osim polja Titles, i poljeTitle iz tablice Titles (polje sadrì opisni tekst).Tada moète upotrijebiti rezultate upita, umjestotablice Dogs, da biste stvorili forme i izvje{taje.

STVARANJE VI[ETABLI^NIH FORMIU prethodnom odlomku nau~ili ste kako stvoriti upit koji uklju~ujepolja iz vi{e tablica, a to je ujedno i najlak{i na~in stvaranja vi{etabli~-ne forme. Stvorite upit i jednostavno stvorite formu koja je zasnovanana upitu.

Podforma Podforma je jo{ jedan objekt bazepodataka. To je zapravo forma koju }ete kaoobjekt umetnuti u drugu formu. Da biste formuprikazali kao podformu, povucite je u neku druguformu koja je otvorena u prikazu Design.

Drugi na~in je stvaranje forme s umetnutom podformom. Podformamoè sadràvati podatke iz bilo koje povezane tablice. Primjerice, uformi Customers moète uklju~iti podformu koja }e ispisati sve na-rud`be kupca.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili formu s umetnutom pod-formom:

1. Zapo~nite stvaranje nove forme pomo}u Form Wizarda. Da bisteto uradili, u prozoru Database, kliknite jaha~a kartice Forms itada dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard.

2. U prvom okviru za dijalog Form Wizarda odaberite tablicu iliupit, a zatim i èljena polja ({to ste nau~ili u 14. vje`bi).

3. Umjesto da nastavite s radom, odaberite drugu tablicu ili upit izpadaju}eg popisa Tables/Queries i iz njih tako|er odaberite èlje-na polja (slika 25.4).


SLIKA 25.4 Prije nego {to kliknete Next, a nakon odabirapolja iz jedne tablice, odaberite drugu tablicu i iz nje tako|erodaberite polja.

Tablice moraju biti povezane Ako odabere-te dvije tablice koje nisu povezane, Form Wizard}e u ovom trenutku ispisati upozoravaju}u poru-ku. Tada napustite Wizard i podesite vezu izme|utablica koje èlite upotrijebiti.

4. Nastavite odabirati tablice/upite i iz njih odabirite polja koja suvam potrebna. Kada ste uklju~ili sva polja, kliknite Next.

5. ârobnjak }e vas upitati kako èlite prikazati podatke. Iz popisaodaberite jednu tablicu koja }e biti osnovni izvor podataka zaformu, dok }e druga biti izvor podataka za podformu.

186 25. VJE@BA

Povezivanje formi Ovi koraci pokazuju kakostvoriti formu s podformom, no vi }ete mo`daèljeti stvoriti dvije odvojene forme koje ~uvajupodatke iz dvije tablice ili upita. Ako je to ono{to èlite, kliknite gumb Linked Forms u okviru zadijalog ~arobnjaka (slika 25.5). Tada zavr{ite rad s~arobnjakom kao {to ste nau~ili u 14. vje`bi.

SLIKA 25.5 Odaberite na~in prikaza podataka iz tablice.

6. Kliknite Next.

7. ârobnjak postavlja pitanje o formatu podforme. Odaberite opci-ju Tabular (jednaka tablici u Wordu) ili Datasheet (jednaka pro-ra~unskoj stranici u Excelu) i kliknite Next.

8. Odaberite stil forme i kliknite Next.

9. Unesite naslov forme i podforme. (Forma i podforma se sprema-ju kao odvojene forme u bazu podataka.) Kliknite Finish. Prika-zuje se forma (slika 25.6).

Osnovna forma Podforma


SLIKA 25.6 Ova forma sadrì polja iz jedne tablice u osnov-noj formi i drugu tablicu u podformi.

STVARANJE VI[ETABLI^NIH IZVJE[TAJAKao i forme tako moète stvoriti i izvje{taje koji upotrebljavaju vi{e ta-blica ili upita. Stvaranje je gotovo jednako stvaranju izvje{taja zasnova-nog na jednoj tablici, {to ste nau~ili u 23. vje`bi. Evo brzog pregleda:

1. Stvorite odnos izme|u tablica (10. vje`ba).

2. Zapo~nite stvaranje novog izvje{taja pomo}u Report Wizarda. (Uprozoru Database kliknite jaha~a kartice Reports i tada dvostru-ko kliknite opciju Create report by using wizard.)

3. Odaberite polja iz prve tablice koju èlite upotrijebiti.

4. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite drugu tablicu iliupit. Tada i iz njih odaberite polja. Ove radnje su iste kao i kodformi (slika 25.4).

5. Kada zavr{ite, kliknite Next.

6. Kada ste upitani kako èlite prikazati podatke, odaberite jednutablicu. Ova radnja je potpuno jednaka i kod formi (slika 25.5).Kliknite Next.

7. Nastavite raditi s ~arobnjakom; dodajte grupiranje, sortiranje itd.Ako je potrebno, ponovno pro~itajte 23. vje`bu.

8. Kada do|ete na kraj, kliknite Finish da biste stvorili svoj izvje{taj.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti upite, forme i izvje{taje zasnova-ne na vi{e tablica me|usobno povezanih. U sljede}oj }ete vje`bi nau~i-ti kako stvoriti dijagram iz va{ih podataka.

188 25. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan napodacima iz va{e baze podataka.

PREDNOSTI DIJAGRAMAJeste li primijetili kako ljudi ne vole brojke? Pomo}u dijagrama }eteinformacije prikazati na puno jednostavniji na~in. Jedan pogled nadijagram moè zamijeniti stotine stranica podataka.

Recimo da èlimo saznati koje su boje naj~e{}e kod na{ih pasa. Ispisa-ti moète popis svih pasa i njihovih mogu}ih boja, a zatim prebrojatikoliko je boja i tada broj boja podijeliti s brojem pasa. Tako }ete dobitipostotak za svaku boju. Mnogo je lak{e stvoriti dijagram koji prikazujepostotak svake boje.

Dijagrami su tako|er dobri za pra}enje informacija. Primjerice, u orga-nizaciji prodaje moète stvoriti dijagram vrijednosti prodaje za svakogkupca u mjesecu ili dijagram koliko ste pojedinih proizvoda prodali umjesecu (ili tjednu ili godini).

STVARANJE DIJAGRAMADijagram moète umetnuti u formu ili izvje{taj. U ovoj }ete vje`bi na-u~iti kako stvoriti izvje{taj s dijagramom. Jednostavno slijedite ~arob-njaka.

Chart Wizard radi potpuno jednako za svaki dijagram, no okviri zadijalog su pone{to razli~iti. Najprije }emo stvarati jednostavan kru`nidijagram zasnovan na upitu, a tada stup~asti dijagram.

26. Vje`baSTVARANJEDIJAGRAMA

STVARANJE JEDNOSTAVNOG KRU@NOG DIJAGRAMA

Kru`ni dijagram je dobar kada treba sve dijelove prikazati kao cjelinu.Slijedite naredne korake da biste stvorili kru`ni dijagram:

1. Otvorite bazu podataka koja sadrì tablicu ili upit iz kojih èlitestvoriti dijagram.

2. U prozoru baze podataka kliknite jaha~a kartice Reports i tadakliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Report.

3. Odaberite opciju Chart Wizard.

4. Na dnu okvira za dijalog otvorite padaju}i popis i odaberite ta-blicu ili upit koji sadrì èljene podatke za dijagram (dobar oda-bir je upit Employee Sales by Country iz Northwinda). KlikniteOK i pokre}e se Chart Wizard (slika 26.1).

Kliknite kako biste pomaknuli odabrano polje u popis Fields for Chart.

190 26. VJE@BA

SLIKA 26.1 Odaberite polja koja èlite uklju~iti u dijagram.

Ne odabirite previ{e polja! Odaberite to~nodva polja za kru`ni dijagram (jedno za oznaku, ajedno za podatak) ili dva i vi{e za ostale vrste di-jagrama. Ina~e, sva polja ne}e biti vidjiva u dija-gramu ili }e dijagram biti nepregledan.

5. U popisu Available Fields i kliknite gumb > kako biste polje po-maknuli u popis Fields for Chart. Za sada stvaramo kru`ni dija-gram pa odaberite samo dva polja i to polje Coloring Country iSale Amount. Da biste natavili s radom, kliknite Next.

6. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od sli~icakru`nih dijagrama i pro~itajte obja{njenje koje se prikazuje. Za-pamtite da svaka vrsta dijagrama ima trodimenzionalni ili dvodi-menzionalni prikaz. Kada ste zadovoljni s izborom, kliknite Next.

STVARANJE DIJAGRAMA 191

SLIKA 26.2 Odaberite vrstu dijagrama.

7. Vidjet }ete okvir za dijalog koji je vaàn za sloènije dijagrame, akako stvarate kru`ni dijagram u kojem ne moète puno uraditikliknite Next da biste nastavili s radom.

8. Unesite naslov dijagrama.

9. Kliknite opciju Yes, Display A Legend ili opciju No, Don�t DisplayA Legend. (Preporu~amo Yes ako ne znate koju izabrati.) KlikniteFinish. Dijagram se prikazuje u prozoru Print Preview (slika26.3).

Legend

192 26. VJE@BA

SLIKA 26.3 Zavr{eni kru`ni dijagram.

Linijski i stup~asti dijagrami prikazuju podatke proteklog vremena.Primjerice, moète prikazati prodaju proteklih godina. Da biste touradili, slijedite korake:

1. Slijedite prva tri koraka stvaranja kru`nog dijagrama (obja{njenjeranije u vje`bi) sve dok nije prikazan okvir za dijalog u kojem}ete odabrati Chart Wizarda.

2. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit s kojima èlite radi-ti. Iz baze podataka Northwind Traders odaberite EmployeeSales By Country. Kliknite OK i prikazuje se prvi okvir za dijalogChart Wizarda.

3. U popis Fields for Chart dodajte polja s kojima èlite raditi, istokao i kod kru`nog dijagrama. Odabrati morate barem dva poljajer stup~asti dijagram ima dvije osi (primjerice, polje Country iSale Amount). Kliknite Next.

4. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od ponu-|enih mogu}nosti stup~astih dijagrama i kliknite Next. Vidjet}ete sljede}i okvir za dijalog.

5. Ako polja nisu dobra, povucite ih iz dijagrama u desni dio okviraza dijalog kako biste ih uklonili i zatim povucite ispravna poljanatrag u dijagram. Kada je sve ispravno, kliknite Next.

6. U sljede}em okviru za dijalog unesite naslov i odaberite `elite liupotrijebiti legendu i tada kliknite Finish.

7. Ovisno o tablici ili upitu koje ste upotrijebili mo`da }ete moratiunijeti dodatne informacije. Primjerice, u na{em primjeru po-trebno je unijeti po~etak i kraj prodaje. Unesimo stoga 1/1/97kao po~etak i 1/1/99 kao kraj.

Nakon {to ste odgovorili na sva pitanja prikazuje se va{ dijagram (slika26.4).

STVARANJE DIJAGRAMA 193

SLIKA 26.4 Prikaz stup~astog dijagrama u Accessu stvorenogiz baze podataka Northwind Traders.

UPOTREBA PROZORA PRINT PREVIEWRad s izvje{tajem s dijagramom u prozoru Print Preview je jednak radukoji ste nau~ili u 23. vje`bi. Izvje{taj moète ispisati klikom na gumbPrint ili moète zatvoriti prozor klikom na gumb Close.

SPREMANJE IZVJE[TAJA S DIJAGRAMOMDa biste spremili izvje{taj s dijagramom, zatvorite prozor Print Previewklikom na gumb Close. Vidjet }ete pitanje da li èlite spremiti promje-ne koje ste uradili u izvje{taju. Kliknite Yes i bit }ete upitani za imeizvje{taja. Utipkajte ime koje èlite da se prikaè na kartici Reports uprozoru Database i tada kliknite OK. Access }e prije}i u prikaz Designgdje moète unijeti promjene u izvje{taj.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti, ispisati i spremiti izvje{taj s dija-gramom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti Access naInternetu.

194 26. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako iskoristiti mogu}nosti Accessa 2000da biste svoj rad povezali s Internetom.

OSNOVE INTERNETAInternet je brojna kolekcija spojenih mreà ra~unala, a njezin najpo-pularniji dio je World Wide Web. Ve}ina Web datoteka je spremljena uformatu HTML � Hypertext Markup Language.

Access nudi dva na~ina interakcije s Internetom: dolazne i odlazne.Drugim rije~ima, moète ponuditi Accessove informacije ljudima kojikoriste Internet ili Internet informacije ljudima koji koriste va{u bazupodataka.

Da biste ponudili informacije dolaznim korisnicima (posjetitelji naWeb stranici), morate dijelove baze podataka u~initi dostupnim, tako{to }ete spremiti tablice u HTML formatu i kopirati ih na posluìtelj naInternetu (ra~unalo koje je direktno spojeno na Internet). Ako se va{atvrtka povezuje s Internetom preko lokalne mreè (LAN), tada vjerojat-no ima i ra~unalo na koje izravno moète spremiti HTML datoteke.Ako upotrebljavate modem za spajanje s Internetom, va{ doma}in mo-è ponuditi prostor na posluìtelju za va{e HTML datoteke.

Tako|er moète podesiti hiperveze s ostalim URLsovima s bazom po-dataka tako {to }e korisnici imati izlazni pristup Web stranicama. Kadakorisnici kliknu hipervezu za vrijeme rada na bazi podataka, njihovWeb pretraìva~ }e se otvoriti, u odvojenom prozoru, i prikazati odre-|eni URL.

27. Vje`baUPOTREBAACCESSA NAINTERNETU

SPREMANJE KAO WEB STRANICEU HTML format moète spremiti razne objekte Accessove baze podata-ka. Naj~e{}e }ete u HTML format spremati va{e tablice. Tablice sadrèpodatke, a njih korisnici Weba naj~e{}e i pregledavaju.

Access 2000 se prema HTML odnosi kao i prema drugim formatimapodataka pa je stoga lagano spremiti rad u HTML format. Slijeditenaredne korake:

1. U prozoru Database odaberite objekt koji èlite izvoziti.

2. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export. (Imeokvira za dijalog je razli~ito ovisno o objektu; za tablicu, ono jeExport Table �Ime tablice� To.)

3. Unesite ime za izvoznu datoteku. Ponu|eno ime je ime objekta.

4. Iz padaju}eg popisa Save as Type odaberite opciju HTMLDocuments (slika 27.1).

5. (Mogu}nost) Ako èlite upotrijebiti predloàk formatiranjaHTML (drugim rije~ima, izvozni format zasnovati na postoje}ojdatoteci HTML-a), potvrdite opciju Save Formatted.

6. Kliknite Save.

196 27. VJE@BA

Uniform Resource Locator (URL) URL jeWeb adresa. URL je jednak broju telefona za spa-janje na Internet. Ve}ina ih zapo~inje s http:// inakon toga slijedi ime stranice � primjerice,http://www.mcp.com. Neki URLsovi sadrèodre|eni direktorij i imena datoteka:http://www.mcp.com/Pub/index.htm. U ovomprimjeru Pub/ je direktorij, a index.htm je imedatoteke.

Hiperveza Hiperveza je dio teksta ili sli~ica ko-ju moète kliknuti i tako brzo pristupiti odre|e-nom URLsu. Kada kliknete na hipervezu, va{ Webpretraìva~ se otvara (ako je pode{en) i odre|enipodaci URLsa se prikazuju.

SLIKA 27.1 Za vrstu datoteke odaberite opciju HTMLDocuments.

7. Ako ste potvrdili opciju Save Formatted, prikazuje se okvir zadijalog HTML Output Options (slika 27.2). Unesite ili potraìteime postoje}e HTML datoteke na kojoj }ete zasnovati novo for-matiranje (ako èlite) i kliknite OK.

UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 197

SLIKA 27.2 Ako potvrdite opciju Save Formatted, moèteodrediti HTML datoteku na kojoj }ete zasnovati formatiranje.

Nakon spremanja u format HTML-a mo`da }ete èljeti otvoriti spre-mljenu stranicu na Web pretraìva~u kako biste vidjeli svoj rad.

UMETANJE HIPERVEZE UACCESSOVE OBJEKTEPostoje dva na~ina dodavanja hiperveze Accessovoj bazi podataka. Prvije stvaranje polja u tablici i pode{enje vrste podataka kao Hyperlink.Tada bilo koji tekst koji unesete u polje postaje hiperveza, a klikom na

nju otvarate odre|enu Web stranicu. Primjerce, na slici 27.3 podesilismo polje Breeders Home Page u tabici Dogs da ~uva URLs za po~etnustranicu uzgajiva~a od kojih ste kupili psa. Kao {to vidite na slici 27.4,unijeli smo URLs u to polje i ono automatski postaje polje podcrtanihhiperveza.

198 27. VJE@BA

SLIKA 27.3 Pode{enjem vrste podataka kao Hyperlinka,Access bilo koji podatak unesen u to polje shva}a kao URL.

SLIKA 27.4 Bilo koji uneseni podatak u polje vrste podatakaHyperlink postaje hiperveza.

Drugi na~in je postavljanje hiperveze u formu ili izvje{taj. Ovaj na~innije pridijeljen bilo kojem slogu ve} cijeloj formi ili tablici. Da bistepostavili hipervezu, slijedite naredne korake:

1. Otvorite formu ili izvje{taj u prikazu Design.

2 Kliknite gumb Insert Hyperlink na alatnoj traci. Prikazuje seokvir za dijalog Insert Hyperlink (slika 27.5).


Ne samo za upotrebu na Webu Ako èlite,moète hipervezu postaviti za dokument na tvr-dom disku ili va{em LANU umjesto s Web adre-som. Primjerice, imate li dokument koji podràvaslog (ugovor u Wordu), moète unijeti stazu zadokument u polje hiperveze (primjerice,c:\mydocuments\contract1.doc).

SLIKA 27.5 U okviru za dijalog Insert Hyperlink odredite URLza hipervezu.

3. U okvir za tekst Type the File or Web Page Name unesite imedatoteke ili URL-a za hipervezu.

4. Kliknite OK. Access ume}e hipervezu u aktivno podru~je. Kao isve druge objekte tako i hipervezu moète pomicati na èljenomjesto u formi (15. vje`ba).

Prethodna metoda ume}e jednostavni tekst hiperveze koji ispisujeURL. @elite li ne{to zgodnije, moète stvoriti sliku i njoj pridijelitifunkciju hiperveze. Slijedite naredne korake kako biste stvorili slikukoja }e imati funkciju hiperveze:

1. Umetnite sliku ili gumb za naredbu u izvje{taj ili formu kao {toste nau~ili u 17. vje`bi.

2. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku ili gumb i iz izbornikapre~ica koji se prikazuje odaberite opciju Properties.

3. Na stranici svojstava kliknite jaha~a kartice Format.

4. U okvir za tekst Hyperlink Address utipkajte URL (slika 27.6) ilikliknite gumb Build kako biste otvorili okvir za dijalog InsertHyperlink i odabrali URL.

5. Zatvorite stranicu svojstava. Kliknete li sliku ili gumb, pokre}etehipervezu.

200 27. VJE@BA

Pronalaènje Web stranice Ako ne znateadresu Web stranice, kliknite gumb Web Pagekako biste pokrenuli Web pretraìva~ i prona|itestranicu. Kada prona|ete èljenu stranicu, vratitese u Access pomo}u trake sa zadacima i adresastranice je automatski unesena. @elite li prona}idatoteku koja nije na Webu (datoteka na va{emtvrdom disku), kliknite gumb File.

Data Access Pages su posebno dizajniraneWeb stranice koje povla~e podatke iz baze po-dataka i nude ih na Internetu.

SLIKA 27.6 U okviru za tekst Hyperlink Address odredite URLi slika postaje hiperveza.

DATA ACCESS PAGESAko ste koristili ranije verzije Accessa, sada ste mo`da primijetili novukarticu ili gumb u prozoru baze podataka koja se zove Pages. Ova kar-tica se koristi za stvaranje data access pages.

Data access pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~epodatke iz baze podataka i nude ih na Internetu.


Data access page mo`ete stvoriti na ~etiri na~ina:

l Pomo}u opcije AutoPage. Odaberite izvor sloga i opcijaAutoPage }e stvoriti stranicu koja koristi sva polja iz odabranogizvora.

l Pomo}u ~arobnjaka. ^arobnjak postavlja pitanja o izvorima,poljima, izgledu i formatiranju i stvara stranicu na osnovi va{ihodgovora.

l Postoje}u Web stranicu upotrijebite kao data access page.

l Stvoriti vlastitu data access page (nije preporu~ljivo zapo~etnike).

Najbolja je metoda za po~etnike stvaranje data access page pomo}uopcije AutoPage kako biste vidjeli o ~emu se zapravo radi. Slijeditenaredne korake kako biste upotrijebili opciju AutoPage.

1. U prozoru baze podataka kliknite Pages.

2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New.

3. Kliknite opciju AutoPage: Columnar.

4. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit koji èlite upotri-jebiti.

5. Kliknite OK. Prikazuje se stranica, prikaz na slici 27.7.

6. Zatvorite prozor stranice. Prikazuje se okvir s pitanjem èlite lispremiti promjene.

7. Odaberite Yes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As Data AccessPage. (Na ovaj je na~in moète spremiti kao odvojenu datotekuod baze podataka za objavljivanje na Internetu.)

8. U okvir za tekst File name utipkajte ime i odaberite Save.

202 27. VJE@BA

SLIKA 27.7 Jednostavna data access forma stvorena uAccessu.

Kada Access sprema data access page, tako|er sprema i mapu kojasadrì podatke. Kada prebacujete datoteku HTML na Web posluìtelj,uvjerite se da prebacujete i pridijeljenu mapu. Tada Internet korisnicimogu pretraìvati va{e podatke pomo}u vlastitih Web pretraìva~a(slika 27.8).

SLIKA 27.8 Va{i podaci se pretra`uju obi~nim Webpretra`iva~em.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako podatke iz Accessa povezati s WorldWide Webom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sigurno podijelitipodatke s ostalim ljudima.


U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako podijeliti podatke s drugim korisnici-ma, a ujedno sa~uvati sigurnost va{ih podataka.

ZA[TO DIJELITI PODATKE?Vjerojatno niste stvorili bazu podataka za osobnu upotrebu, ve} ste jevjerojatno namijenili kao alatku cijelom timu stru~njaka ili ~ak i cijelojtvrtki. Mnogi }e ljudi imati pristup va{im podacima.

No svakako ne èlite podatke izloìti drugim korisnicima bez odre|e-ne za{tite. Ako ne za{titite svoje podatke, moè se desiti da odre|enikorisnici namjerno ili slu~ajno uni{te va{ kompletan rad. Sljede}avje`ba }e vas nau~iti kako podijeliti podatke s drugi korisnicima, ali uzodre|enu za{titu.

OTVARANJE BAZE PODATAKA UEKSKLUZIVNOM NAÎNU RADAZa va{u bazu podataka moète podesiti lozinku (pro~itajte sljede}iodlomak) ako je ona otvorena u dijeljenom na~inu rada. Ovaj na~inrada omogu}ava istovremeni rad vi{e korisnika u mreì na istoj bazipodataka.

Prema izvornoj postavci baze podataka se otvaraju u dijeljenom na~i-nu rada, ali ako èlite bazu podataka moète otvoriti i u ekskluzivnomna~inu rada � odabirom opcije Exclusive u okviru za dijalog Open priotvaranju datoteke.

28. Vje`baDIJELJENJEBAZE PODATAKAS DRUGIMKORISNICIMA

Slijedite naredne korake kako biste podesili da se sve baze podatakaotvaraju izravno u ekskluzivnom na~inu rada:

1. Odaberite Tools, Options. Prikazuje se okvir za dijalog Options.

2. Kliknite jaha~a kartice Advanced.

3. U podru~ju Default Open Mode kliknite opciju Exclusive.

4. Kliknite OK.

DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 205

Za{to nije ekskluzivan na~in rada? Ako na-kon pode{enja u opciju Exclusive ponovno èliteotvoriti bazu podataka, svakako upotrijebite na-redbu File, Open. Ne odabirite bazu podataka izdonjeg dijela izbornika File. Za{to? Kada bazu po-dataka otvarate putem njenog imena u izbornikuFile, ona se otvara prema ranijim pode{enjima.Prije nije bila pode{ena na ekskluzivni na~in radapa ne}e biti ni sada.

PRIDJELJIVANJE LOZINKE DATOTEKAMABAZE PODATAKANajlak{i na~in u spre~avanju drugih ljudi, koji èle unijeti promjene ubazu podataka, je pridjeljivanje lozinke bazi podataka. Oni koji neznaju lozinku bit }e sprije~eni u otvaranju datoteke. Bazu podatakamorate otvoriti u ekskluzivnom na~inu rada (pro~itajte prethodniodlomak) da biste bili u mogu}nosti pridijeliti lozinku.

PODE[ENJE LOZINKE

Slijedite naredne korake kako biste podesili lozinku za bazu podataka:

1. Otvorite bazu podataka koju èlite za{tititi.

2. Odaberite Tools, Security, Set Database Password. Prikazuje seokvir za dijalog Set Database Password.

3. U okvir za tekst Password unesite lozinku koju èlite upotrijebitii tada istu lozinku unesite i u okvir za tekst Verify (slika 28.1).Kliknite OK.

Znakovi koje utipkavate prikazuju se kao zvjezdice.

206 28. VJE@BA

SLIKA 28.1 Lozinke su osjetljive na velika i mala slova � utip-kajte je dva puta kako biste bili sigurni da je ispravna.

Sljede}i puta kada budete `eljeli otvoriti bazu podataka, prikazat }e seokvir za dijalog u koji }ete morati unijeti lozinku. Utipkajte lozinku ikliknite OK.

UKLANJANJE ILI PROMJENA LOZINKE

Promjena lozinke je proces u dvije faze. Najprije morate ukloniti sta-ru, a nakon toga podesiti novu lozinku. Slijedite naredne korake kakobiste staru lozinku uklonili, a zatim upotrijebite prethodne korakekako biste podesili novu:

1. Otvorite bazu podataka u ekskluzivnom na~inu rada.

2. Odaberite Tools, Security, Unset Database Password. Prikazuje seokvir za dijalog s pitanjem o trenutnoj lozinki.

3. Unesite trenutnu lozinku i kliknite OK. Na taj na~in ste lozinkuuklonili iz baze podataka.

SIGURNOST NA RAZINI KORISNIKA(SAMO ZA MRE@E)Access je stvoren za rad vi{e korisnika pa stoga ima i jake opcije kojekontroliraju pristup bazama podataka. Te opcije nisu namijenjene zajedno ra~unalo ve} za ra~unala u mre`i.

Upotrijebite Tools, Security, User and Group Accounts da biste stvoriliprofil korisnika ili grupa, a zatim Tools, Security, User and GroupPermissions kako biste dali dozvolu za pristup svakom objektu u otvo-renoj bazi podataka. Ako je potrebno, kontaktirajte svog mre`nogstru~njaka.

Tako|er moète upotrijebiti i opciju User-Level Security Wizard, kojaosigurava bazu podataka, zapravo je udvostru~uje i pomaè u pode{e-nju dozvole za radnu grupu. Da biste upotrijebili ovu opciju, odaberi-te Tools, Security, User-Level Security Wizard i slijedite upute na zaslo-nu. Slika 28.2 prikazuje jedan okvir za dijalog tog ~arobnjaka.


SLIKA 28.2 Opcija User-Level Security Wizard omogu}avalagani na~in pode{enja kontrole pristupa.

SURADNJA S DRUGIM KORISNICIMANA BAZI PODATAKANekoliko je na~ina za suradnju na bazi podataka:

l U mreì moète dijeliti datoteke baze podataka spremaju}i ih naglavni svima dostupni pogon i mapu. Svaki korisnik ima pristupi moè unijeti promjene.

l Objekte baze podataka, kao {to je tablica, moète poslati puteme-po{te i pridijeljenog dijela. Da biste to uradili, odaberitetablicu ili neki drugi objekt i tada odaberite File, Send To, MailRecipient (as Attachment).

l Upotrijebiti moète i opciju NetMeeting za odràvanje onlinesastanaka.

Access 2000 omogu}ava upotrebu opcije Microsoft NetMeeting, alataza vo|enje sastanaka na mre`i. U ovim sastancima ostalim sudionicimamo`ete prikazati Accessove datoteke te u odvojenim prozorima pora-zgovarati o datotekama.

Da biste zapo~eli sastanak pomo}u opcije NetMeeting, morate biti si-gurni da je ova opcija instalirana na va{e ra~unalo, ali i na ra~unalaostalih sudionika sastanka. Tako|er svi istovremeno moraju imati po-krenutu ovu opciju. Tada odaberite Tools, Online Collaboration, MeetNow. Nakon toga upotrijebite okvir za dijalog Call kako biste odre|e-ne suradnike pozvali na sastanak.

STVARANJE MDE DATOTEKEMde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup pri-kazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podat-ke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata.

Kada krajnji korisnici unose podatke u datoteku baze podataka, pre-gledavaju informacije pomo}u upita koji ste stvorili ili ispisuju izvje-{taj, ne trebaju pristup alatima za promjenu stvorenih objekata. Sve{to im treba je pristup podacima prikazanim u kontrolama. U stvaribolje je da krajnji korisnici nemaju pristup prikazu Design kako ne bimogli promijeniti izgled baze podataka.

208 28. VJE@BA

Promjena formata datoteke Kada putem e-po{te {aljete objekte baze podataka, oni mije-njaju format (u TXT ili RTF), pa korisnici mo`dane}e primiti ispravne datoteke koje ste poslali.Prije slanja otvorite izvezenu datoteku kako bistevidjeli odgovara li ona originalu i isplati li se po-slati je drugom korisniku.

Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nijedozvoljen pristup prikazu Design. Korisnici moguotvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podatke, ali nemogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezi-nih objekata.

Kada stvarate mde datoteku iz datoteke baze podataka, zapravo stvara-te reduciranu verziju baze podataka. Ova verzija izgleda potpuno istokao original, ali ne postoji pristup kontrolama za dizajn. Korisnici ovihdatoteka mogu upotrijebiti sve forme, tablice, itd. ali ih ne mogu pri-kazati i mijenjati u prikazu Design. Tako|er ne mogu stvarati nove for-me ili izvje{taje. Na ovaj na~in ne postiète samo sigurnosti ve} se sbazom podataka lak{e radi.


Nema povratka Budite sigurni da strukturaobjekata baze podataka izgleda to~no kako steèljeli prije stvaranja mde datoteke. Ako èlitepromijeniti izgled formi, izvje{taja ili tablicaspremljenih kao mde datoteke, prvo morateotvoriti originalnu bazu podataka, uraditi pro-mjene i ponovno ih spremiti kao mde datoteke.Bilo koji unos podataka u mde datoteci mora bitiponovno spremljen u novu mde datoteku.

Slijedite naredne korake kako biste datoteku baze podataka spremilikao mde datoteku:

1. Otvorite bazu podataka koju èlite spremiti u mde datoteku.

2. Odaberite Tools, Database Utilities, Make MDE File. Prikazuje seokvir za dijalog Save MDE As. (Isti kao i obi~ni Save As okvir zadijalog.)

3. U okvir za tekst File Name unesite ime za mde datoteku i klikniteMake MDE File.

Da biste otvorili i upotrijebili mde datoteku, slijedite istu procedurukoju ste nau~ili u 6. vje`bi (File, Open), jedino {to u padaju}em po-pisu Files of Type odaberite MDE Files (*.mde).

[IFRIRANJE BAZE PODATAKA[ifriranje �promije{a� sadràj baze podataka tako da je ona potpunone~itljiva, ~ak i za uslu`ne programe kojima bi neki stru~njak poku{ao~itati bazu podataka izvan Accessa. Ako mislite da za{tita pomo}u lo-zinke nije dovoljna, moète {ifrirati bazu podataka kako biste je dodat-no za{titili. Prije sljede}e upotrebe bazu podataka }ete morati de{ifri-rati.

210 28. VJE@BA

Oprez [ifriranje spre~ava samo ljude koji kori-ste druge programe. Korisnici Accessa }e i daljemo}i otvarati i mijenjati objekte baze podataka(ako nije za{ti}ena).

Samo vlasnik Ako radite s dijeljenim datote-kama, kao {to je slu~aj u mreì, mo`da }ete imatipristup datotekama koje niste stvorili. Zapamtite,samo osoba koja je stvorila datoteku baze poda-taka moè je {ifrirati.

Slijedite naredne korake kako biste {ifrirali bazu podataka:

1. Zatvorite sve baze podataka (ali ostavite otvorenim Access). Ovoje vrlo va`no, ne moète {ifrirati otvorenu bazu podataka.

2. Odaberite Tools, Security, Encrypt/Database.

3. U okviru za dijalog Encrypt/Decrypt Database odaberite datotekubaze podataka koju èlite {ifrirati. (Ovaj okvir za dijalog jednakje okviru za dijalog Open.) Kliknite OK.

4. U okviru za dijalog Encrypt As utipkajte novo ime za {ifriranudatoteku. Original ostaje netaknut. (Ovaj okvir za dijalog jednakje okviru za dijalog Save As.) Kliknite Save.

[ifriranje stvara novu kopiju baze podataka, a stara (originalna) ostajei dalje dostupna. Nakon {ifriranja morat }ete upotrijebiti WindowsExplorer kako biste prona{li i izbrisali originalnu datoteku bazepodataka na kojoj je zasnovana {ifrirana kopija.

Da biste de{ifrirali bazu podataka, ponovite korake, a u 2. koraku oda-berite Tools, Security, Decrypt. U 4. koraku okvir za dijalog se nazivaDecrypt As, ali je procedura ista.

ZA[TITA PODATAKA U FORMIAko èlite, moète za{tititi pojedine kontrole u formi. Primjerice, mo-ète za{tititi polje AKC Registration # u bazi podataka pasa, kako ne bido{lo do neèljenih promjena, odnosno pretipkavanja va`nih brojeva.

Slijedite naredne korake kako biste za{titili polje prikazano u kontroliforme:


2. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite opcijuProperties.

3. Kliknite jaha~a kartice Data.

4. Promijenite svojstvo Locked u Yes (slika 28.3).



SLIKA 28.3 Za{itite pojedinu kontrolu u formi.

Za{tititi moète i cijelu formu od promjena i u~initi je samo za ~itanjei pregledavanje. Primjerice, slijedite naredne korake kako biste formuza{titili od nezadovoljnih zaposlenika koji mogu imati pristup va{ojformi:


2. Kliknite kvadrati} u sjeci{tu dvaju ravnala (gornji lijevi kut) kakobiste odabrali cijelu formu.

3. Odaberite View, Properties.

4. Odaberite karticu Data. Da biste sprije~ili promjene u trenutnimslogovima, podesite opciju Allow Edits u No (slika 28.4).

5. Da biste sprije~ili brisanje trenutnih slogova, podesite opcijuAllow Deletions u No.

6. Da biste sprije~ili dodavanje slogova, podesite opciju AllowAdditions u No.


212 28. VJE@BA

Kliknite kako bisteodabrali cijelu formu.

Podesite opcijuAllow Edits u No.

SLIKA 28.4 Kontrole ure|ivanja za cijelu formu.

U ovoj ste vje`bi nau~ili nekoliko na~ina za dijeljenje baze podataka sdrugim korisnicima. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uvoziti i izvo-ziti podatke.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti nekoliko na~ina da podatke koristite udrugim programima.

ZA{TO UVOZITI I IZVOZITI PODATKE?Access je odli~an program, ali }ete ponekad èljeti ili }e vam biti po-trebno upotrijebiti podatke spremljene u Accessu u nekom drugomprogramu. Primjerice, mo`da }e va{ poslodavac èljeti kopirati popiskako bi ga sam pregledao, a ujedno je zaljubljenik u Excel i ne èliu~iti Access. Naravno, predat }ete mu tablicu u Excelu i kada zavr{i sradom ponovno }ete tablicu vratiti u Access.

Pretpostavimo da ste upotrijebili razli~ite programe za izradu baze po-dataka, kao {to je dBASE ili FoxPro, i sada }ete èljeti takve baze poda-taka prebaciti u Access. Tada moète podatke uvesti i spremiti ih u for-matu Accessa.

UVOZ PODATAKA IZ DRUGIH PROGRAMAAccess prihva}a podatke iz mnogo drugih programa baza podataka,podaci lagano prelaze u Access bez gubitka produktivnosti. Slijeditenaredne korake kako biste uvezli podatke iz drugih programa:

1. Otvorite Accessovu bazu podataka u koju èlite uvesti podatke ilistvorite novu, praznu bazu podataka posebno za te podatke (5.vje`ba).

29. Vje`baUVOZ I IZVOZPODATAKA

2. Odaberite File, Get External Data, Import. Otvara se okvir zadijalog Import (slika 29.1).

214 29. VJE@BA

SLIKA 29.1 Iz razli~itih izvora moète uvesti podatke.

3. Otvorite padaju}i popis Files of Type i odaberite vrstu datotekeiz koje podaci dolaze. Ako vrsta koju trebate nije ispisana, po-novno pokrenite instalacijski program Microsoft Office i instali-rajte èljene filtere uvoza/izvoza.

4. Pomaknite se u pogon ili mapu gdje je datoteka spremljena. Uokviru za popis, na sredini okvira za dijalog, prikazuje se imedatoteke.

Nema imena! Ako se ne prikaè imedatoteke, ili ste u krivoj mapi ili pogonu, ili steodabrali neodgovaraju}u vrstu datoteke.

5. Dvostruko kliknite ime datoteke ili kliknite jednom, a zatimkliknite Import.

Ovisno o vrsti datoteke iz koje uvozite podatke mnoge se stvari sadamogu dogoditi. Pro~itajte sljede}i odjeljak.

UVOZ PODATAKA IZ PROGRAMA BAZE PODATAKA

Access podràva uvoz podataka iz svih programa baza podataka(Paradox i dBASE), a oni sadrè formate datoteka koji pribli`no odgo-varaju Accessovim pa nema problema.

Nakon {to kliknete Import (5. korak u prethodnom odjeljku) Accessradi pauzu i nakon toga prikazuje poruku Successfully importedfile name. Uvezena tablica prikazuje se na kartici Tables va{e bazepodataka.

UVOZ PODATAKA IZ PRORAÛNSKE STRANICE

Nakon {to kliknete na Import otvara se Import Spreadsheet Wizard(slika 29.2). Slijedite naredne korake kako biste zavr{ili uvoz:

1. U prvom okviru za dijalog Import Spreadsheet Wizarda klikniteradnu stranicu koju èlite uvesti, ako ih vi{e i postoji. (Na slici29.3 vidite tri stranice.) U okviru za dijalog prikazuje se prethod-ni pregled stranice. Kliknite Next.

Kliknite radnu stranicu koju èlite uvesti kao tablicu.

UVOZ I IZVOZ PODATAKA 215

SLIKA 29.2 Import Spreadsheet Wizard }e vas provesti krozkorake kako biste uvezli podatke iz radne stranice.

2. Ako prvi redak sadrì imena polja, potvrdite opciju First RowContains Column Headings. Kliknite Next.

3. Odaberite gdje èlite spremiti podatke, opcije In a New Table iliIn an Existing Table. Ako odaberete opciju In an Existing Table,iz padaju}eg popisa odaberite tablicu. Kliknite Next.

4. Odaberite imena za polja koja uvozite (slika 29.3). Ako èlite, uokvir za tekst Field Name utipkajte razli~ito ime za prvo imepolja i iz padaju}eg popisa Indexed odaberite ili opciju Yes iliNo. Odaberite opciju Do Not Import Field (Skip) ako uop}e neèlite polje u uvezenoj tablici.

216 29. VJE@BA

Sloène radne stranice Ako radna stranicasadrì bilo {to drugo osim stupaca podataka (kao{to je elaborirani naslov ili slika), uvoz mo`dane}e biti ispravan.

SLIKA 29.3 Ako èlite moète promijeniti imena polja.

5. Upotrijebite vodoravnu kliznu traku na dnu okvira za dijalogkako biste se pomaknuli i vidjeli sljede}a polja i tada ih kliknite.Ponovite prethodni korak. Kada pregledate i odaberete sva polja,kliknite Next.

6. Bit }ete upitani da podesite polje primarnog klju~a. Ako prora-~unska stranica ima jedinstveni stupac koji èlite upotrijebiti kaoprimarni klju~, odaberite opciju Choose my own Primary Key i izpadaju}eg popisa odaberite èljeno polje. Ako vam je svejedno,odaberite ili opciju Let Access Add Primary Key ili opciju NoPrimary Key. Kliknite Next nakon odabira opcije.

7. Bit }ete upitani za ime tablice. Unesite ga i kliknite Finish. Access}e uvesti prora~unsku stranicu u bazu podataka kao tablicu.

1. Kliknite OK. Sada vidite uvezenu tablicu na kartici Tables prozo-ra Database.

UVOZ PODATAKA IZ TEKSTUALNE DATOTEKE

Uvesti moète podatke iz tekstualne datoteke ~ija su polja na neki na-~in odvojena. Drugim rije~ima, postoje neki znakovi koji se upotre-bljavaju kako bi pokazali gdje jedno polje zavr{ava, a drugo po~inje igdje jedan slog zavr{ava, a drugi po~inje. Tako|er moète uvesti po-datke iz datoteka s fiksnom {irinom polja, ako tekstualna datotekasadrì podatke u stupcima.

U ve}ini takvih tekstualnih datoteka za ozna~avanje kraja retka koristise pritisak na tipku Enter. Tada je svaki slog u vlastitom retku. Poljapojedinih slogova su naj~e{}e odvojena ili tabulatorima ili zarezima.


Odvajanja Polja odvojena tabulatorom naziva-ju se Tab-Delimited, a polja odvojena zarezomnazivaju se Comma-Delimited.

Ako uvozite podatke iz tekstualne datoteke, slijedite korake s po~etkavje`be, ispod podnaslova �Uvoz podataka iz drugih programa�. Kadase otvori Import Text Wizard, slijedite naredne korake:

1. U prvom prozoru Import Text Wizarda odaberite opcijuDelimited ako tekstualna datoteka ima odvajatelje, kao {to suzarezi ili tabulatori, koji odvajaju polja. Ako nema, morate seosloniti na razmake pa odaberite opciju Fixed Width. KlikniteNext.

2. Ako ste odabrali opciju Delimited, bit }ete upitani da odabereteznak odvajanja. Va{ izbor moè biti Tab, Semicolon, Comma,Space ili Other (slika 29.4). U okvir za tekst Other moète utip-kati bilo koji znak.

218 29. VJE@BA

Opcija Fixed Width Ova je opcija za tekstual-ne datoteke gdje su polja pode{ena u stupce pri-tiskom na razmaknicu. Primjerice, ako je svakopolje {irine 20 razmaka, a odre|eni unos slogazauzima 10 znakova, zna~i da do sljede}eg unosaima 10 razmaka.

SLIKA 29.4 Odaberite znak odvajanja i pogledajte da li jeAccess ispravno sloìo tekst u odgovaraju}e stupce.

3. Ako prvi redak sadrì imena polja, potvrdite opciju First RowContains Field Names.

4. Kliknite Next.

5. Bit }ete upitani èlite li informaciju spremiti u novu ili postoje}utablicu. Kliknite gumb In A New Table ako informaciju èlitespremiti u novu tablicu ili gumb In An Existing Table i iz pada-ju}eg popisa odaberite ve} postoje}u tablicu. Kliknite Next.

6. Ako èlite, u okviru Field Options moète promijeniti imenapolja za svako polje. Unesite promjene i kliknite Next.

7. @elite li da Access stvori novo polje primarnog klju~a, klikniteopciju Let Access add Primary Key ili podesite jedno odpostoje}ih polja kao polje primarnog klju~a ili odaberite opcijuNo Primary Key. Kliknite Next.

8. Unesite ime pod kojim èlite spremiti tablicu i kliknite Finish.Tablica se prikazuje na kartici Tables.

IZVOZ PODATAKA U DRUGE PROGRAMECijelu Accessovu bazu podataka ne moète izvoziti u druge programe.To je stoga {to Accessove baze podataka nisu jedna datoteka � mdbdatoteka uklju~uje razli~ite objekte baze podataka (kao {to su tablice,forme, upiti, izvje{taji i makroi) koje nije jednostavno prebaciti u dru-gi program. Osim toga, èlite li izvoziti podatke, zapravo èlite izvozititablicu. Tablica u Accessu sadrì sve va{e podatke. Slijedite narednekorake kako biste izvozili tablicu:

1. Otvorite bazu podataka koja sadrì èljenu tablicu.

2. Kliknite karticu Tables i ozna~ite bazu podataka koju èlite uvozi-ti.

3. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export Table.

4. Ako èlite, odaberite neki drugi pogon ili mapu.

5. Otvorite padaju}i popis Save As Type i odaberite vrstu datoteke(slika 29.5).

6. U okvir za tekst File Name utipkajte ime kako biste stvorili novudatoteku u koju }ete spremati.

7. Kliknite gumb Save. Access sprema tablicu u odre|enom for-matu.


SLIKA 29.5 Izvezite tablicu spremaju}i je u razli~iti format.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako uvoziti i izvoziti podatke. U sljede}oj iposljednjoj vje`bi nau~it }ete kako pohraniti sigurnosnu kopiju va{edatoteke podataka kako ne biste ostali bez nje ako do|e do problemas ra~unalom.

220 29. VJE@BA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti sigurnosnu kopiju va{ihpodataka iz Accessa i kako popraviti o{te}ene datoteke.

STVARANJE SIGURNOSNE KOPIJEDATOTEKE BAZE PODATAKADa biste originalne datoteke baze podataka sa~uvali od nepredvidljivihproblema va{eg ra~unala, morate periodi~no stvarati sigurnosne kopi-je datoteka. Stvorite li sigurnosnu kopiju, va{i }e podaci biti dostupni~ak i u slu~aju da va{ ured zahvati poàr ili ra~unalo napadne odre|e-ni virus.

Postoji nekoliko na~ina da biste pohranili sigurnosnu kopiju va{ihpodataka na drugi disk. Mogli biste:

l Upotrijebiti Windows Explorer i kopirati datoteke baze podata-ka (mdb datoteke) na diskete. Datoteku s informacijama o rad-noj grupi, System.mdw, tako|er moète pohraniti kao sigurnos-nu kopiju.

l Stvoriti kopiju baze podataka spremaju}i je pod drugim ime-nom datoteke. Upotrijebite naredbu File, Save As.

l Upotrijebiti Backup program, koji se instalira s Windowsima 98.Ovaj je program smje{ten u mapu Programs/Accessories/SystemTools u izborniku Start. Ako ne prona|ete ovaj program, upotri-jebite mapu Control Panel i opciju Add/Remove Programs kakobiste èljeni program instalirali. (Bit }e vam potreban i original-ni CD Windowsa 98.) Barem jednom tjedno upotrijebite ovajprogram kako biste pohranili sigurnosne kopije va{ih podataka.

30. Vje`baSIGURNOSNAPOHRANAPODATAKA

POPRAVLJANJE O[TE]ENIH DATOTEKABAZE PODATAKABaze podataka se mogu o{tetiti na nekoliko na~ina, a naj~e{}i je na~ingre{ka na va{em disku. Program ScanDisk Windowsa 98 pronalazi iispravlja neke gre{ke. Pokrenite ovaj program kako biste sustav datote-ka odràvali u dobrom stanju.

Bazu podataka moète urediti (u~initi kompaktnom) i popraviti odabi-rom Tools, Database Utilites, Compact and Repair Database. Ako je va-{a baza podataka ozbiljno o{te}ena, vjerojatno je ne}ete mo}i otvoriti.U ve}ini slu~ajeva, kada zapo~nete rad s o{te}enom datotekom, Access}e prona}i kvar i ponuditi popravak baze podataka. No, ako je bazapodataka o{te}ena, a Access ne prona|e kvar, slijedite naredne korakekako biste otklonili kvar:

1. Zatvorite sve baze podataka.

2. Odaberite Tools, Database Utilities, Compact and RepairDatabase.

222 30. VJE@BA

LDB datoteke Ove datoteke nisu potrebne.One se stvaraju svaki puta kada otvorite bazupodataka.

Jedna tablica Ako èlite pohraniti sigurnosnukopiju samo jedne tablice (ili nekog drugogobjekta), izvezite je u novu, praznu bazu podata-ka i tada pohranite kopiju samo nove bazepodataka.

3. U okviru za dijalog Database to Compact From odaberite bazupodataka koju èlite popraviti i tada kliknite Compact (slika30.1).

SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 223

Ure|ivanje Kada je baza podataka ure|ena,ona zauzima mnogo manje mjesta na tvrdomdisku. Access uklanja prazan prostor koji izbrisanislogovi, tablice i drugi objekti zauzimaju i ponov-no organizira ostale objekte baze podataka. UAccessu 2000 ure|ivanje i popravljanje baze po-dataka je istovremeno, dok su u ranijim verzijamato bile odvojene operacije.

SLIKA 30.1 Odaberite bazu podataka za ure|enje i popravak.

4. Unesite ime za novu datoteku u koju }ete spremiti popravljenu iure|enu verziju i kliknite Save.

Ako se baza podataka ure|uje i popravlja sama, na statusnoj traci }etemo}i vidjeti napredak u radu. Kada se ispi{e Ready, postupak je zavr-{en. Tada moète otvoriti bazu podataka upotrebom naredbe File,Open.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pohraniti sigurnosnu kopiju i popravitibazu podataka.

êstitamo! Pro~itali ste i posljednju vje`bu u knjizi i sada ste spremniza upotrebu Accessa 2000.

13415866 vodic-kroz-access-2000

Technology

Transcript of 13415866 vodic-kroz-access-2000