127/19PE 

To:  Your Worship and Elected Members 

From:  Kathryn Ross, Chief Executive 

Date:  26 June 2019 

Subject:  Civic Centre Options 

DECISION 

Recommendation: 

That Council: 

a) Notes the information and recommendations of the Steering Group contained in Report Civic Centre Options 127/19PE. 

b) Agrees to consult the public using the special consultative procedure 

i. on not proceeding with a Civic / Events Centre at this time due to the lack of demonstrated need and cost  

ii. on complete demolition of all buildings on the site in the interim 

c) Requests staff to prepare a Statement of Proposal (and associated material) to not proceed with the Civic / Events Centre 

d) Requests that the Statement of Proposal highlights what Council could do instead (e.g. alternative projects). 

 

PURPOSE 

To report the recommendations of the Steering Group to Council on whether the Civic / Events Centre project should proceed to design and then construction.  

BACKGROUND 

The existing Town Hall and Municipal building at 64 Chapel Street were closed in 2016 following a 

structural assessment that identified that the buildings were earthquake prone and no longer fit for 

purpose. 

Council identified three options: 

1. demolishing the existing building and replacing it with a performing arts and events centre at 

a cost of $15.5m  

2. strengthening the existing town hall at a cost of $12–15m  

3. demolishing the building and not replacing it at a cost of $850,000. 

 

320

 

In 2017, Council undertook two rounds of public consultation to engage with the  local community 

about the possible options. 65% of respondents favoured Option 1 – demolishing the existing structure 

and developing a new building.  

The Council decided to proceed with building a new Civic Centre in its Long Term Plan 2018‐28 and 

made provision for this development ($15.5m).  The Council committed to considering options on the 

current site and options to retain the existing façade with the replacement facility as well as future 

consultation on any final proposal. 

In  August  2018  a  registration  of  interest was  issued  seeking  interest  in  developing  the municipal 

building and town hall into a new Civic Precinct containing a hotel and events centre. Council received 

four  responses  to  the  ROI.    Only  one  ROI  came  close  to  meeting  the  brief  scoring  18/30.    Staff 

recommended having further discussions with (and requesting a proposal from) Kiwi Hospitality NZ 

Ltd once a project manager had been appointed, noting that the interest shown has been low and 

concerns with effectively direct negotiations with a single potential partner. 

A competitive recruitment process was undertaken to appoint a specialist project manager. Xigo was 

engaged  to  undertake  project  management  services  until  feasibility  work  is  completed.    Upon 

completion of  this work, Council would receive a  recommendation  for a go/no go decision on the 

project proceeding to the design and then construction phases for a new events centre. 

In December 2018 Council resolved to establish a steering group made up of elected members, iwi 

representation and staff.   

321

Stage 1 of the project (feasibility) is now completed and the Steering Group is reporting to Council its 

recommendation  for  the  go/no  go  decision  on  the  project  proceeding  to  the  design  and  then 

construction phases for a new events centre. 

 

DISCUSSION AND OPTIONS 

The work to date has focused on replacing the Town Hall with a civic facility that: 

meets the needs of the Masterton community and the Wairarapa 

is sustainable and affordable 

is multipurpose, eg. caters for performing arts events, concerts, conferences, meetings and 

potentially accommodation 

future proofs requirements for the next 50–80 years 

reflects our Maori culture and our bicultural heritage 

contributes to the wellbeing and liveability of the Wairarapa 

contributes to the economic development of the district and vibrancy of the town 

utilises Green Building design for efficiency and to meet environmental objectives. 

Market Demand and Financial Analysis 

As reported previously, the Steering Group oversaw the production of a Market Demand and Financial 

Analysis (please see Attachment 1 for a copy of the full report which is confidential).   

Underpinning the analysis is an assumption that the Civic Centre would have a Gross Floor Area (‘GFA’) 

of approximately 1,500m2 (including a Centre approximately 750m2 of main event space, 250m2 of 

foyer / exhibition space and 500m2 back of house facilities) which could cater for up to approximately 

750 or more attendees in theatre‐style seating and approximately 50 tables of 10 for a banquet.  This 

is a larger venue than the Carterton Events Centre (for the reasons outlined in the report). 

The report itself does not tell Council whether it should build a Civic / Events Centre.  It establishes 

that there is a desire within community groups and event organisers for a Centre but not a compelling 

need.  It establishes that “there is no strong commonly shared view about the needs and requirements 

for a new civic venue space. In addition, there is little advocacy for meeting / conference facilities in 

addition to those already available in the District.”  If a facility proceeds the report notes it could be 

done  in  two  stages  (a  flat‐floor  event  venue  and  breakout  /  meeting  space  component  with  a 

moveable seating block like Carterton as stage one and a theatre / auditorium with retractable / more 

permanent seating as stage two). 

In reviewing the report, the steering group considers that the projected usage of the Centre is realistic. 

322

 

Based on the above usage the report projects net cashflow for the first five years of operation. This 

includes three components: 

Cost of operations 

Costs associated with financing activity 

Provision for future investment (sinking fund). 

323

 

What is immediately evident is that the Civic / Events Centre is projected to run at a loss, particularly 

with community groups utilising it at a community rate. 

The above figures are based on the repayment of $20m loan and retention of the Municipal Building 

which has the façade, and civil defence building.  On those assumptions, the cost of having the Centre 

to the District is therefore in excess of $2m pa.1  

The report estimates that at year 5, based on a Net Operating Cost of $449,809 the cost per rate payer 

would be $36.75 pa plus $122.55 pa to service the loan (or $159.30 pa in total).  On top of this would 

be the costs incurred by users of the facility for example concert ticket prices, hireage etc. 

The report estimates that the average economic impact associated with the Civic Centre over the first 

5 years of operation is $983,000 per annum. 

Staff  have  also  looked  at  a  lower  capital  cost  of  $17.0m  (see  option  5  in  the  next  section which 

incorporates  demolition of  existing  buildings  and  a  new events/civic  centre)  for  comparison.    The 

ratepayer subsidy (or operating deficit) of the facility, per annum once it is up and running is estimated 

at  $478,000.    The  costs  of  debt  servicing  is  estimated  at  $1,275,000  pa,  so  total  annual  costs  of 

                                                            1 An indicative cost for an Event Centre of the same dimensions etc without strengthening the Municipal 

Building and retaining the existing façade would be @$13.5m. 

324

$1,753,000.  That is a 5.5% increase in rates.  A 5.5% rates increase translates to the median value 

house in Masterton paying $128 more per annum.2 

Amongst other things, the steering group is primarily charged with advising the Council on whether 

the project demonstrates value for money so that the Council can make a decision whether it should 

proceed with the project or not at this time.  Based on the analysis contained in the Market Demand 

and Financial Analysis  the  steering group concluded  that  the project  (with an ongoing  cost  to  the 

ratepayer of @$2m) did not have a demonstrated need, did not represent value for money and the 

group had significant concerns about the affordability of the project. 

On this basis the Steering Group does not recommend proceeding with a Civic / Events Centre (at this 

time) and consulting the public on this.    In making this recommendation the Group acknowledges 

that at a future time a Civic / Events Centre could be built on this or another site (noting the Market 

Demand and Financial Analysis is not restricted to the current site). 

Council may however think there are other reasons to justify such expenditure that are beyond the 

Steering Group’s terms of reference that would enable it to proceed to design or to include in a public 

consultation on whether to proceed.   

The Council may wish to consider what other projects it would like to pursue or accelerate should it 

decide to consult on not proceeding with a Civic / Events Centre.  For example, the redevelopment of 

the library (which may be able to accommodate some of the activities that were envisaged for the 

Civic Centre), town centre rejuvenation (town square revamp, landscaping and potentially increased 

use  and  or  parking)  etc.  and  what  it  will  do  with  the  existing  buildings  in  the  interim.    Further 

information is provided in the next section on the latter point. 

Options Considered 

Options and costs to strengthen, refurbish and demolish the existing buildings 

In addition to the Market Demand and Financial Analysis the Steering Group also investigated options 

and costs to strengthen, refurbish and demolish the existing buildings.   The question of whether it 

would be more expensive to strengthen the existing Municipal building than to build a new structure 

altogether was also examined.    (Please  see Memorandum dated 11  June 2019 and accompanying 

information at Attachment 2  for  the  full  information.)   This  information was specifically  sought  to 

enable the Council to consider what next if  it does not proceed with an Events/Civic Centre at this 

time.  

Upon discussion, the option to create office space within the retained Municipal building (and civil 

defence building) was dropped in favour of simply retaining and strengthening those areas for a future 

(yet  to  be determined)  use.    The  rationale  for  this was  that  it was  not  possible  to  determine  the 

specifications that should be incorporated, that the indicative costs ($11.6m‐$13m) were prohibitive3 

for office space in the Masterton market.   

The  costs  associated  with  demolition,  demolition  with  retention  of  the  façade,  retaining  and 

strengthening  the  Municipal  and  Civil  Defence  Buildings  were  then  compared  with  options  that 

                                                            2 The LTP had allowed for 4.3% rates increase resulting from the capital project.   

3 Drawing on purchase price for Waiata house and the empty office space within the town. 

325

included a new Events Centre and the status quo.   These are provided in full  in the options report 

dated 20 June 2019, attachment 3, and summarised below. 

The options: 

Option 1 – is the do nothing option (i.e. leave as the status quo) and has not been costed as there is 

no capital outlay (however there are risks associated with this approach) 

Option  2  ‐  Complete  Demolition  of  all  buildings  on  the  site  (contaminated  material  removed, 

landscaping and carpark surfacing) 

Option 3 ‐ Complete Demolition with the Retention of the Façade (structural support for the façade) 

Option 4 ‐ Demolition of the existing Auditorium (Hall) only and seismically upgrade the MOB and Civil 

Defence Building. (Hall beyond strengthening and must be demolished.) 

Option 5 ‐ New Events Centre (demolition of all existing buildings and façade) 

Option 6 ‐ New Events Centre with façade retained 

Option 7 ‐ New Events Centre, façade and seismically upgrade the MOB and Civil Defence Building 

The capital costs associated with each option are as follows: 

In  discussion,  the  Steering  Group  felt  that  Option  2  was  the  better  value  for money  option  that 

presevered options for the future (based on its assessment that there was not a compelling case as 

described above to proceed with the Events Centre at this time).  In coming to that conclusion, the 

Steering  Group  considered  allowing  the  existing  building  to  stay  and  decay  over  time  was  not  a 

prudent option (reference was made to the old Hospital buildings) and acknowledged the earthquake 

prone status of the building.   

The Group acknowledge that the strength of public feeling about the façade4 has not been specifically 

tested (although we know there are those that love it, loathe it and others that are indifferent).  The 

original  question  had  65%  support  for  demolishing  the  existing  structure  and  developing  a  new 

building  (but  there was  not  explicit  reference  to what  should  be  done  around  the  façade).    65% 

                                                            4 The façade does not have national heritage status (and as such does not have significant heritage values) but 

the district building is a heritage item in our Combined District Plan. Facadism is an approach that is not 

generally supported from a heritage perspective due to the significant loss of heritage value that generally 

results.    

326

support  for  can  be  taken  as  support  for  losing  the  façade,  although  the  Steering  Group  has  not 

operated as if this is a given and has assumed that the options for Council’s initial consideration must 

include options that retain the façade.  

Propping the façade would have a five‐year life and would incur downstream costs (maintaining the 

support structure).  It would also create an expectation that the façade would be incorporated into 

something in the future. This was not favoured by the Group.  Creating a bare shell while retaining the 

façade  would  preserve  options  for  later  development  /  sale  /  lease  however  constrains  future 

development opportunities compared with a level site. 

The  Steering  Group  therefore  recommends  consulting  the  public  on  complete  demolition  of  all 

buildings on the site, which would test the community’s desire to retain and pay for the retention of 

the façade (with or without other strengthening work).   

In  proposing  this,  the  Steering  Group  recognises  that  such  a  proposal  is  very  controversial  and 

significant  for  the  community.   A  full  statement of  proposal would be prepared and presented  to 

Council for adoption prior to consultation (using the special consultative procedure given the nature 

of the decision and financial implications) beginning.   

The earliest this could be done is August 2019 as it is extremely important to get the questions, options 

and supporting information right as well as the channels for communication.  This creates timing issues 

for the consultation and opportunities to be heard with the impending elections, and the pre‐election 

period commencing on 12 July 2019.  Staff would not recommend commencing consultation during 

this time.  

 

Conclusion 

The Steering Group do not recommend proceeding with a Civic / Events Centre (at this time) as there 

is not a demonstrated need for the project, it does not represent value for money and the group has 

significant concerns about the affordability of the project.   As a result of this recommendation the 

Steering Group considered what should be done with the existing buildings including the façade and 

recommend  Council  consider  complete  demolition  of  all  buildings  on  the  site  to  preserve 

opportunities for the future.   

In addition, the Steering Group recommends Council prepare a statement of proposal for consultation 

outlining its preferred options (and alternative projects that could be pursued) and staff recommend 

that consultation commences post the elections in October 2019.    

     

327

SUPPORTING INFORMATION 

 

Significance, Engagement and Consultation 

A decision not to proceed with a Civic / Events Centre would be a significant decision.  The significance 

level is high.   The reasons for this are that the potential decision affects a strategic asset, a level of 

service, there will be a high level of community interest and controversy, and there will be an impact 

on rates and debt potentially  leading to an LTP amendment.     As such the decision requires public 

consultation using the Special Consultative Procedure as outlined in the report.    A consultation plan 

will be prepared for Council consideration alongside the draft Statement of Proposal. 

Stakeholder and community group engagement occurred during the Market Demand and Financial 

Analysis that underpins the Steering Group recommendation and in the lead up to the adoption of the 

Long Term Plan 2018‐28. 

Financial Implications 

Public  consultation  on  the  Civic  Centre  has  not  been  specifically  budgeted  for  but  can  be 

accommodated within  (as  yet  draft)  2019/20  budgets.    The  financial  implications  of  the  eventual 

decision to proceed or not with the Civic Centre range from  

 

Treaty Considerations/Implications for Māori 

One of Council’s iwi representatives and Council’s kaumatua were included in the Steering Group.  No 

specific Treaty considerations have been identified at this time.  Council will engage with Iwi/Māori as 

part of the consultation and engagement process should the Council agree to consult.   

Communications/Engagement Plan 

A  consultation  plan  will  be  prepared  for  Council  consideration  alongside  the  draft  Statement  of 

Proposal. 

Environmental/Climate Change Impact and Considerations 

The environmental and climate change impacts and considerations arising out of a decision to 

consult are minimal.  There are a range of impacts that need to be considered in the decision to 

construct a facility and options to achieve a Green Building should the Council wish to do so.  There 

will also be environmental impacts associated with any demolition.  These impacts will be 

considered fully through the design and consenting phases of the project. 

 

ATTACHMENTS PROVIDED UNDER SEPARATE COVER: 

Attachment 1 ‐ Market Demand and Financial Analysis 

Attachment 2 ‐ Xigo Memorandum 11 June 2019 Strengthening options and supporting consultant information 

Attachment 3 ‐ Xigo Report 20 June 2019 

328