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PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PROGRAMA Programa de Gestión Documental
ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL DOCUMENTO
COORD. GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ DE CALIDAD
PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO 9001:2015,
Gestión documental. Documentos de apoyo CAROLINA VALDERRAMA D. HENRY A. VALCARCEL VEGA
1. CARATULA
NOMBRE DE LA ENTIDAD CÁMARA DE COMERCIO SOGAMOSO
FECHA DE APROBACIÓN 10 de enero 2020
FECHA DE VIGENCIA Diciembre 2020
INSTANCIA DE APROBACIÓN Comité Interno De Archivo
DENOMINACIÓN DE LA
AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA
INSTITUCIONAL
Comité Interno De Archivo
VERSIÓN Versión 3.0
RESPONSABLES DE LA
ELABORACIÓN DEL
DOCUMENTAL
Coordinación de Gestión Documental
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1.1. INTRODUCCIÓN
La Cámara de Comercio de Sogamoso, consciente de la importancia de la efectiva
administración y custodia de los documentos producidos y recibidos por la entidad en el
desarrollo de sus funciones, ha definido el presente documento dando cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios definidos por el Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 200 Ley general de archivos en el Articulo 21; Ley 1712 de 2014 en el Articulo 15,
el Decreto 1080 de 2015 en el Artículo 2.8.2.5.8 y la Resolución 8934 de 2014 de la SIC.
El Programa de Gestión Documental como instrumento archivístico pretende promover en
cada oficina productora de la entidad estándares en materia de gestión documental para la planeación, diseño y operación del proceso de gestión documental; administrar la información registrada en los documentos, dando valor agregado a la gestión del conocimiento; facilitar el acceso a la información y disposición de la misma a los interesados dentro de los términos establecidos en la Ley de Transparencia y al Derecho del Acceso a la Información Pública, a través de diferentes medios físicos y electrónicos; salvaguardar la memoria documental de Entidad.
2. LA CÁMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
2.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO
Hasta 1946, época en la cual surge un movimiento dentro de los comerciantes locales
en la “Ciudad del Sol” tendiente a la creación de una Cámara de Comercio que sirviera
a los intereses de esta parte del departamento, la Provincia de Sugamuxi y los Llanos
Orientales estaban adscritos a la Cámara de Comercio de Tunja su jurisdicción todo el
territorio de Boyacá.
La iniciativa de los comerciantes establecidos en Sogamoso recibió entonces el respaldo
de la Asamblea de Boyacá y del Consejo Municipal de la ciudad, hasta el punto que el
29 de mayo de 1946, la Duma Departamental aprobó la siguiente proposición: “La
Asamblea de Boyacá, en su sesión de la fecha, registra con especial emplacencia la
instalación en Sogamoso de la junta preparatoria de la Cámara de Comercio de dicha
Ciudad, y hace votos po9r que las gestiones encaminadas a tal fin tengan una
culminación satisfactoria. A la vez considera que el establecimiento de la cámara de allí
centraliza convenientemente las diversas las diversas actividades comerciales de tan rica
y progresiva región, y por tanto debe ser apoyada tan laudable iniciativa”.
Respecto de esta intención prospectadora de progreso, Juan Avella Chaparro, uno de los
grandes impulsadores de la idea y a la postre el primer presidente de su Junta Directiva
(1961 – 1964), expresaba tiempo después: Era una necesidad urgente del comercio.
Cualquier diligencia respecto de un certificado o tramite, los comerciantes tenían que
hacerla en Tunja. Era entonces imperiosa la necesidad de crear la Cámara de Comercio
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en Sogamoso. La Entidad Mercantil en Tunja estuvo de acuerdo con la iniciativa y, es
más, colaboro con ella”.
Frente a estas gestiones don Juan Avella Chaparro conto con el apoyo y la colaboración
de otros hombres que, como él, marcaron con su civismo aquellos tiempos de la
Sogamoso de mediados del siglo XX. Fue así como Luis Gabriel Reyna Fonseca, Arsenio
Montañez, Abraham Salamanca y Eliseo Vargas Montaña, entre otro, fraguaron y dieron
forma a la propuesta que fue bien recibida y apoyada por los comerciantes locales.
Para el inicio propiamente dicho, los comerciantes promotores de la creación de la
entidad, los más destacados entonces de la ciudad, se reunieron en el Consejo Municipal
y fundaron la Cámara de Comercio de Sogamoso. Entonces, fue designado como
secretario Crisologo Camargo Chaparro y como primer presidente de la Junta Directiva
Juan Avella Chaparro. Los comienzos se recuerdan como muy difíciles ya que los ingresos
de la entidad apenas permitían y con gran limitación, la atención de los gastos de
papelería y el pago del secretario.
La Ley 28 de 1931, la cual definió el carácter de estas instituciones señalando que “las
Cámaras de Comercio son, en todos los centros civilizados, la asamblea compuesta de
negociantes elegidos por sus colegas, llamadas a servir al comercio… y a propender por
el desarrollo y mantenimiento de los intereses privados del gremio comercial. Como
órganos oficiales del Comercio, LAS Cámaras tienen el derecho de presentar al Gobierno,
por vía de iniciativa, sus opiniones sobre los medios para aumentar la prosperidad de la
industria y el comercio, y sobre las mejoras que deben introducirse en todos los ramos
de la legislación comercial”. Tales funciones quedaron incorporadas en el Artículo 20 de
la Ley, al tiempo que el Articulo 70 les otorgaba la facetad de servir como Tribunales del
Comercio.
En cumplimiento de la Ley 111, se constituyó el 1º. De agosto de 1981 la Cámara de
Comercio de Bogotá, la pionera en el país y luego fueron surgiendo otras: Medellín, en
1904, Cali, en 1910; Manizales, en 1913; Bucaramanga y Cartagena, en 1915; Cúcuta
y Barranquilla, en 1916; Tunja, en 1917; Pasto, en 1918; Honda, en 1924; Pereira y
Buga, en 1926 y años después, Sogamoso en 1947.
La Ley 28 de 1931, respetando la estructura orgánica que había definido la Ley 111 de
1980, dispuso que en los lugares en que hubiere Cámaras de Comercio, será obligatorio
para todo comerciante, industria, agente, comisionista y representante de compañías,
inscribirse en ella. Se implantaba así el Registro Público de Comercio, que comprendía
la matricula mercantil y la inscripción de algunos actos, contratos y documentos.
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2.2. ORGANIGRAMA
GTH O 01 Organigrama aprobado por Junta Directiva mediante Resolución No.01 de 28
de noviembre de 2018. (Ruta del documento original: Carpeta ISO
9001:2015CCS/Documentación ISO/Gestión Talento Humano/Documentos de Apoyo).
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2.3. OBJETIVOS ESTRATEGICOS CÁMARA DE COMERCIO DE
SOGAMOSO
• Aumentar al año 2016 en un 50% el número de inscritos vigentes, tomando como
base de 6.670 vigentes a 31 de diciembre de 2011.
• Lograr el 40% de formalización de los empresarios y comerciantes informales
detectados a través del censo realizado por la Entidad.
• Dinamizar la cultura del emprendimiento para promover el desarrollo regional.
• Establecer un sistema de información pertinente que facilite la toma de
decisiones.
• Fortalecer y posicionar a la Cámara de Comercio como una Entidad competitiva.
• Liderar la articulación entre el sector público y privado y la academia para el
desarrollo de programas de Competitividad e innovación regional.
• Liderar la oferta de servicios integrales que contribuyan al desarrollo económico,
social y ambiental en la jurisdicción.
2.4. FUNCIONES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO
El Código del Comercio en su artículo 86 establece las siguientes funciones que
ejercerán las Cámaras de Comercio:
1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el gobierno y los
comerciantes mismos.
2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del
comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y
semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos.
3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos,
como se prevé en este código.
4. Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en
el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de
dichas inscripciones.
5. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su
jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas
6. Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los
particulares se lo soliciten.
7. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran
los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la
junta.
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8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores
y deudores, como amigables componedores.
9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes
relacionados con sus objetivos.
10. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de
Industria y Comercio.
11. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente
de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su
concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle
de sus ingresos y egresos.
12. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional
El Decreto 2042 de 2014 establece en su artículo 4: Funciones de las cámaras de
comercio. Las cámaras de comercio ejercerán las funciones señaladas en el artículo
86 del Código de Comercio y en las demás normas legales y reglamentarias y las que
se establecen a continuación:
1. Servir de órgano consultivo del Gobierno nacional y, en consecuencia, estudiar los
asuntos que este someta a su consideración y rendir los informes que le soliciten sobre
la industria, el comercio y demás ramas relacionadas con sus actividades.
2. Adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros,
estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que
contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan.
3. Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los
actos y documentos allí inscritos.
4. Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada por
cada Cámara de Comercio dentro de su propia jurisdicción. La investigación tendrá
por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en
forma pública, uniforme, reiterada y general, siempre que no se opongan a normas
legales vigentes.
5. Crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los
cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de
conflictos, de acuerdo con las disposiciones legales.
6. Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones
necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos
artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para
la comunidad empresarial de la jurisdicción de la respectiva Cámara de Comercio.
7. Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos
feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que
las sustituyan, modifiquen o adicionen.
8. Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como
desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de
interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y
publicaciones.
9. Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad
y participar en programas nacionales de esta índole.
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10. Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos
señalados en la ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión
de las cámaras de comercio y el acceso a los servicios y programas especiales.
11. Prestar servicios de información empresarial originada exclusivamente en los
registros públicos, para lo cual podrán cobrar solo los costos de producción de la
misma.
12. Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore
datos de otras fuentes.
13. Desempeñar y promover actividades de veeduría cívica en temas de interés
general de su correspondiente jurisdicción.
14. Promover programas, y actividades en favor de los sectores productivos de las
regiones en que les corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la
educación, la recreación y el turismo.
15. Participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial,
siempre y cuando se pueda demostrar que el proyecto representa un avance
tecnológico o suple necesidades o implica el desarrollo para la región.
16. Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados.
17. Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido
desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios.
18. Publicar la noticia mercantil de que trata el numeral 4 del artículo 86 del Código
de Comercio, que podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las
cámaras de comercio, a través de Internet o por cualquier medio electrónico que lo
permita.
19. Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de
desarrollo económico, social y cultural en el que la nación o los entes territoriales, así
como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o
hayan comprometido sus recursos.
20. Participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el
desarrollo económico, cultural o social en Colombia.
21. Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el
desarrollo de sus actividades.
22. Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la Ley 527 de 1999,
de manera directa o mediante la asociación con otras personas naturales o jurídicas.
23. Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de
personas, bienes, o servicios que se deriven de funciones atribuidas a entidades
públicas con el fin de conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales
registros se desarrollen en virtud de autorización legal y de vínculos contractuales de
tipo habilitante que celebren con dichas entidades.
2.5. MISIÓN
Promover el emprendimiento y la competitividad empresarial, a través de nuestros
servicios con calidad que conlleven al desarrollo sostenible regional.
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2.6. VISIÓN
Ser líderes en la promoción empresarial y dinamizar el desarrollo sostenible regional
para el año 2016.
3. OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Cámara de Comercio de Sogamoso, como entidad privada que presta servicios
públicos, está sujeta a la elaboración e implementación del Programa de Gestión
Documental el cual se presenta en el marco del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 –
Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la información Pública, en donde se
establece: “d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que
desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información
directamente relacionada con el desempeño de su función;”
De otra parte, es necesario conocer y presentar las demás normas que obligan la
construcción, publicación y desarrollo de un Programa de Gestión Documental para las
Cámara de Comercio del País, como se lista a continuación:
• Ley General de Archivos 594 del 2000 en su artículo 21, Programa de Gestión
Documental.
• Decreto 2609 que reglamenta el título V de la Ley 594 del 2000 en su capítulo II,
Programa de Gestión Documental. Incorporado en el decreto 1080 de 2015.
• Resolución 8934 de 2014 por la cual se establecen las directrices en materia de
gestión documental y organización de archivos de los vigilados por la
Superintendencia de Industria y Comercio. Artículo 3 numeral A, Programa de
Gestión documental.
3.1. QUE ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El Archivo General de la nación define el Programa de Gestión Documental como, “El
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendentes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
De esta forma la Cámara de Comercio de Sogamoso contará con un Instrumento
archivístico de planeación a corto mediano y largo plazo en el desarrollo de los procesos
archivísticos de planeación, producción, gestión, organización y valoración de la
documentación en todas las etapas de su ciclo vital y se basan en la definición dada por
el Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad.
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3.2. OBJETIVO GENERAL
Definir, elaborar y aplicar de forma óptima y rigurosa un instrumento archivístico que
formule y documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo ordenado de los
procesos archivísticos contemplados en el proceso de gestión documental, abarcando la
totalidad de los documentos de archivos en sus diferentes soportes y etapas del ciclo
vital, con el objeto de servir como testimonio y apoyo a las actividades de la Cámara de
Comercio de Sogamoso.
3.2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Definir el plan de trabajo anual del proceso de gestión documental, con el fin de
garantizar la adecuada administración y custodia de los documentos.
• Normalizar y estandarizar a través de la implementación de los procesos del
Programa de Gestión Documental – PGD, la producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los registros y
documentos durante su ciclo de vida.
• Implementar el desarrollo de procesos administrativos y técnicos básicos en
concordancia con la aplicación de la Tabla de Retención Documental TRD,
organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de
la información y disposición final de los documentos.
• Determinar y asegurar los documentos y registros que deben ser creados, producidos
o requeridos dentro de los respectivos flujos en cada proceso de la entidad, así como
de la información estructurada necesaria para incluirse en ellos.
• Estructurar y garantizar los medios y requisitos necesarios para la recuperación y/o
ubicación de la información, su consulta, uso y la posible transmisión de los
documentos al interior de los procesos de la entidad, para otros usuarios y demás
grupos de interés.
• Promover la transversalidad de los documentos físicos y electrónicos con base en el
entorno definido para su respectivo trámite, como estrategia fundamental para la
efectiva resolución de las necesidades de información de la entidad.
3.3. BENEFICIÓS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Con el diseño y adopción del Programa de Gestión Documental en La Cámara de
Comercio de Sogamoso se pretende:
• Efectuar la planeación de las actividades a desarrollar por la Cámara de Comercio
de Sogamoso en los aspectos relacionados con los procesos de la Gestión
Documental por medio de la creación y actualización de procesos y
procedimientos de gestión documental, asignando los recursos necesarios.
• Integrar el proceso de Gestión Documental con los procesos de planeación,
calidad y gestión del conocimiento adelantados por la entidad.
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• Garantizar la seguridad, preservación, recuperación y disposición de los
documentos digitales y físicos de archivo de la Cámara de Comercio de Sogamoso
de modo que brinde la continuidad de las actividades misionales y
administrativas.
• Proporcionar la consulta de la información requerida por los usuarios internos y
externos de la Cámara de Comercio de Sogamoso de una forma ágil y oportuna
en sus diferentes soportes documentales.
3.4. ALCANE
El programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Sogamoso inicia con
la consolidación de información concreta, conducente al análisis de las necesidades,
debilidades, oportunidades y posibles amenazas encontradas en cada una de las
actividades y procesos ejecutados por la entidad en el desarrollo de sus funciones y
finaliza con la formulación y ejecución del programa anual de trabajo del proceso de
gestión documental, el cual se debe formular para cada vigencia.
3.5. PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO
3.5.1. DE TIPO GEOGRAFICO
La Cámara de Comercio de Sogamoso en su sede principal y los siguientes veinte
municipios en el departamento de Boyacá que conforman su jurisdicción: Sogamoso,
Nobsa, Tibasosa, Iza, Aquitania, Tota, Cuítiva, Corrales, Busbanzá, Beteitiva, Monguí,
Mongua, Pesca, Labranza grande, Paya, Pisba, Pajarito, Gámeza, Tópaga y Firavitoba.
3.5.2. USUARIOS INTERNOS
Todos funcionarios, pasantes y contratistas de la Cámara de Comercio de Sogamoso
partiendo de la presidencia ejecutiva, Direcciones, coordinaciones y unidades
administrativas, independientemente de su función y encargo operativo recibirá el
beneficio organizacional del alcance funcional de implementación del Programa de
Gestión Documental.
3.5.3. USUARIOS EXTERNOS
Todas las personas naturales o jurídicas registradas en la Cámara de Comercio de
Sogamoso.
4. PRE-REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD
El Programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Sogamoso, ha
diseñado, construido y establecido los documentos, procesos, manuales y/o
procedimientos con los que cuenta para la adopción e implementación del Presente
Instrumento archivístico, entre ellos tenemos:
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• La Cámara de Comercio de Sogamoso cuenta con la Coordinación de Gestión
Documental adscrita la división Administrativo y del Talento Humano.
• La Cámara de Comercio de Sogamoso cuenta con un Coordinador de Gestión
Documental, profesional en Bibliotecología y Archivística, con la experiencia,
conocimiento y la idoneidad necesaria para el desarrollo de las diferentes actividades.
• La Cámara de Comercio de Sogamoso cuenta con los siguientes instrumentos
archivísticos: Cuadro de Clasificación – CCD, Tablas de Retención Documental – TRD,
debidamente elaboradas y aprobados por el Comité Interno de Archivo de la Entidad.
• La Cámara de Comercio de Sogamoso cuenta con la metodología estructurada para
la implementación del Programa de Gestión Documental, a través de la cual se
establecieron los alcances, objetivos y respectivos indicadores.
5. DIAGNOSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Con el objetivo de determinar el estado actual de la función archivística de la Cámara de
Comercio de Sogamoso se aplicó la matriz de diagnóstico general. Ver anexo 2.
5.1. MATRIZ DOFA
Con base en el diagnóstico general se consolido la matriz DOFA en la cual de describió
una a una las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, que inciden en la
función archivística. (GC FT 14 Matriz DOFA Proceso: Gestión Documental)
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5.2. RIESGOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación, se identifican los riesgos inherentes al proceso de gestión documental
(GC FT 07 Riesgos Gestión Documental)
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Sistema de Gestión de Calidad 1. Falta de un sistema de gestión documental implementado.
2. Personal competente y comprometido 2. Nivel de seguridad de los archivos físcos y electrónicos
FACTORES
EXTERNOS3. Existencia del comité Interno de archivo 3. Insuficiente personal
4. Cultura de control y seguimiento
4. La entidad no cuenta con todos los instrumentos
archivísticos definidos en el Decreto 2609 de 2012
5. Sistema de PQR implementado en la entidad 5. Insuficiente tecnología para la gestión documental.
FACTORES
INTERNOS6. Compromiso de la alta dirección 6. Actualización de documentos de calidad
7. Voluntad para la incorporación de nuevas tecnologías de la
información.
8. No existe resistencia al cambio.
9. Implementación de la ventanilla única de correspondencia
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
1. Se cuenta con la asesoría externa
2. Capacitación ofrecida por entes gubernamentales y
privados
3. Implementación del Software DocxflowPropiciar formación especializada al personal que tendrá a su
cargo la responsabilidad del sistema de gestión documental.
4.Cultura de cero papel
5. Acompañamiento de Comfecámaras
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
1. Tabla de retención definida pero no aprobada por el
Comté Depratamental de Archivo
2. Reportes exigidos por entidades de vigilancia y
control SIC
3. Factores de origen biológico, físico, químico, virus
informáticos y catástrofes
Establecer un cronograma de trabajo que se ejecute dentro del tiempo
definido por la entidad
Desarrollar un programa de control y seguimiento del proceso
de implementación del PGD
4. Cambio de criterios de las entidades de control. Identificar los riesgos asociados a la gestión documental.
5. Perdida de la documentación
Implementar el sistema de gestión documental, a partir de los avances
que tiene la Entidad, ajustando a los requisitos legales, considerando
los aportes de Comfecámaras y la firma Lexco.
Contratar con una firma experta en la implementación de
sistema de gestión documental.
Fomentar la cultura de actualización permanente para estar a la
vanguardia en los cambios de la normatividad.
Disponer del personal necesario para atender actividades del
proceso de implementación y funcionamiento del sistema de
gestión documental.
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6. REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
Se establecieron requisitos de tipo normativos, económicos, administrativos,
tecnológicos y gestión del cambio necesarios para cumplir con lo establecido en el
Programa de Gestión Documental.
6.1. REQUISITOS NORMATIVOS
JER
AR
QU
ÍA
NORMA
FECHA
DESCRIPCIÓN
DÍA MES AÑO
LE
Y
LEY 527 DE 1999 18 08 1999 LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO
LEY 594 DE 2000 14 07 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS
LEY 1581 DE 2012 2012 LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
LEY 1712 DE 2014 06 03 2014 LEY DE TRANSPARENCIA
DE
CR
ET
O
DECRETO 0805 2013 24 04 2013 POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL ARTICULO 173 DEL DECRETO
019 DE 2012
DECRETO 103 DE 2015 20 01 2015 REGLAMENTA LEY 1712 DE 2014
DECRETO 106 DE 2015 21 01 2015 REGLAMENTA EL TITULO VIII DE LA LEY 594 DE 2000
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
AC
UE
RD
O
ACUERDO 007 DE 1994 1994 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
ACUERDO 011 DE 1996 22 05 1996 CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
ACUERDO 047 DE 2000 05 05 2000 ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ACUERDO 048 DE 2000 05 05 2000 CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL
ACUERDO 049 DE 2000 05 05 2000 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, CONDICIONES DE EDIFICIOS
Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS
ACUERDO 050 DE 2000 05 05 2000 PREVENCIÓN DE DETERIORO DE RIESGO DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO
1
Talento Humano
Cambio normativo
Falta de copias de
seguridad
No entregar la documentación
debidamente planillada dentro
de los tiempos establecidos.
Uso de planillas manuales
para el control de la
documentación.
Falta de compromiso del
Perdida de información o de
la trazabilidad de la
documentación gestionada
Por falta de controles
en el procedimiento de
Registros Publicos se
puede dar la perdida de
información
Operativo X
Sanciones.
Aumento de los tiempos de
respuesta a tramites.
Demandas
4
2
Talento Humano
Cambio normativo
Falta de recursos
No aplicar las Tablas de
Retención Documental.
No aplicar el instructivo para
la organización de archivos de
gestión.
No solicitar con la debida
oportunidad los insumos.
Desorganización de archivos
de gestión
Falta de aplicabilidad
en los procedimientos
para archivar
Operativo X
Sanciones
Aumento de los tiempos de
respuesta a tramites.
Daños en los documentos
3
3
Falta de plan de
contingencia para
recuperación de
documentos en caso
de catastrofe
Falta de copias de seguridad
en la nubePerdida de información por
catastrofe natural
Destrucción de la
documentación
contenida en soprtes
fisicos
Operativo X
Sanciones.
Destrucción de Información
vital.
Demandas
Perdida de la memoria
institucional
1
4
Errores humanos.
Parametrización
inadecuada del
sistema
Errores en la entrega de
información.
Investigación.
Información mal digitalizada
Utilización de
herramientas
tecnologicas para
digitalización de
documentos que no
cumplen con los
parametros
Operativo X
Sanciones
Aumento de los tiempos de
respuesta a tramites.
Perdida de documentos
legales que afectan a
terceros.
3
EXTERNO
(8)
INTERNO
(9)
DESCRIPCIÓN
(6)
EFECTOS
(10)
PROBABILIDAD
(11)
Desarrollar las
actividades
administrativas y
técnicas
tendientes a la
planificación de
los procesos
archivísticos así
como la
organización,
administración,
valoración y
preservación de
los documentos
de archivo
producidos y/o
recibidos por la
entidad en
cumplimiento de
sus funciones con
el fin de
garantizar el
acceso y uso
oportuno de la
información
Gesti
ón
Do
cu
men
tal
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
TIPO DE
RIESGO
(7)
Nº DE
RIESGO
PROCESO
(1)
OBJETIVO DEL
PROCESO
(2)
FACTORES
GENERADORES DEL
RIESGO
(3)
CAUSAS
(4)
RIESGO
(5)
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Gestión documental. Documentos de apoyo CAROLINA VALDERRAMA D. HENRY A. VALCARCEL VEGA
ACUERDO 056 DE 2000 05 07 2000 ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ACUERDO 060 DE 2001 30 10 2001 ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
ACUERDO 016 DE 2002 08 03 2002 POLÍTICA ARCHIVÍSTICA DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO
ACUERDO 042 DE 2002 31 10 2002 CRITERIOS PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN-
(inventario único documental)
ACUERDO 027 DE 2006 31 10 2006 GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
ACUERDO 003 DE 2013 15 03 2013 COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
ACUERDO 004 DE 2013 15 03 2013 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ACUERDO 005 DE 2013 15 03 2013
POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS
ARCHIVOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES.
ACUERDO 004 DE 2019
30 04 2019
POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN,
IMPLEMENTACIÓN, PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN EN EL
REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES – RUSD DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD Y TABLAS DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD
RE
SO
LU
CIÓ
N
RESOLUCIÓN 8934 DE
2014 19 02 2014
POR LA CUAL SE ESTABLECEN DIRECTRICES EN MATERIA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS QUE
DEBEN CUMPLIR LOS VIGILADOS POR LA SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO
CIR
CU
LA
R
CIRCULAR ÚNICA DE LA
SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO
REGISTRO MERCANTIL TÍTULO VIII CÁMARAS DE COMERCIO
CAPÍTULO I
CIRCULAR 005 DE 2012 11 09 2012 RECOMENDACIONES PARA LLEVAR A CABO PROCESOS DE
DIGITALIZACIÓN
CIRCULAR 002 DE 2012 06 03 2012 ADQUISICIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
CIRCULAR 001 DE 2014 06 02 2014 CUMPLIMIENTO LEY 594 DE 2000 Y DEMÁS NORMATIVIDAD
EXPEDIDA PARA SU DESARROLLO
CIRCULAR 001 DE 2015 20 02 2015 ALCANCE EXPRESIÓN "CUALQUIER MEDIO TÉCNICO QUE
GARANTICE LA REPRODUCCIÓN EXACTA"
CIRCULAR 003 DE 2015 27 02 2015 DIRECTRICES ELABORACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
CIRCULAR 1176 DE 2016 07 06 2016 ENTREGA PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Y MANUAL DE
ARCHIVOS
6.2. REQUISITOS ECONÓMICOS
La Cámara de Comercio de Sogamoso destinara anualmente presupuesto para la
ejecución e implementación del plan anual de trabajo asociado al proceso de gestión
documental a través de la cuenta 1000-1023.
6.3. REQUSITOS ADMINISTRATIVOS
Para la elaboración del Programa de Gestión Documental la Cámara de Comercio de
Sogamoso conformo el siguiente equipo interdisciplinario:
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EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
INTEGRANTE DIVISIÓN
PRESIDENTE EJECUTIVA PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECCTOR FINANCIERO DIVISIÓN FINANCIERA
COORDINADOR CONTROL INTERNO Y CALIDAD
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y DE TALENTO HUMANO
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO
DIRECTOR PROMOCIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL
DIVISIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL
DIRECTOR DE REGISTROS PÚBLICOS
DIVISIÓN DE REGISTROS PÚBLICOS
COORDINADOR DE SISTEMAS DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO
COORDINADOR DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO
6.4. REQUISITOS TECNÓLOGICOS
De acuerdo con los elementos con los que cuenta la Cámara de Comercio de Sogamoso
para la implementación del PGD, se estandarizan los procesos para dar la mejor
utilización de los recursos informáticos y de infraestructura tecnológica para la
consolidación de las tareas que de allí se deriven.
El área de Sistemas de la Entidad será quien coordine la adquisición y actualización de
los recursos tecnológicos necesarios para el desarrollo de Programa de Gestión
Documental, estableciendo los parámetros para su utilización.
6.5. REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
Dentro de los requisitos de la gestión del cambio para la fase de implementación del
Programa de Gestión Documental para la Cámara de Comercio de Sogamoso es
importante tener en cuenta:
• Desarrollar en articulación con las áreas de comunicaciones y recursos humanos
actividades orientadas a la creación de una cultura de información por medio de la
aplicación de mejores prácticas e implementación de tecnologías de información.
• Diseñar mecanismos que mitiguen las percepciones negativas frente a los cambios
que la Cámara de Comercio de Sogamoso afrontará durante la implementación de
Programa de Gestión Documental.
• Socialización y ajuste del Programa de Gestión Documental
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• Acciones de Sinergia al Cambio
7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL PGD
Con base en lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, articulo 9, (Incorporado en el
Decreto 1080 de 2015) la Gestión Documental está compuesta por una serie de procesos
de carácter archivístico que determinan las necesidades de tipo normativo, funcional,
administrativo y/o tecnológico de la Cámara de Comercio de Sogamoso, cada uno de
estos procesos está acompañado por una serie procedimientos e instructivos los cuales
deben ser adelantados para el aseguramiento de la Gestión Documental.
Los procesos de la Gestión Documental con los cuales se desarrollará el Programa de
Gestión Documental son:
a. Planeación.
b. Producción Documental.
c. Gestión y trámite documental.
d. Organización documental.
e. Transferencia documental.
f. Disposición de documentos.
g. Preservación a largo plazo documental.
h. Valoración documental.
7.1. PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de
gestión documental.
7.1.1. ALCANCE
Inicia con la elaboración, formulación y aprobación de los documentos de archivo que
muestran la planeación estratégica de la gestión documental en la Entidad.
7.1.2. ACTIVIDADES
• Diseñar, elaborar y publicar el Programa de Gestión Documental PGD acorde con
las necesidades de la Cámara de Comercio de Sogamoso.
• Actualizar el Programa de Gestión Documental PGD cuando se considere
necesario.
• Formular el Plan anual de trabajo asociado al proceso de gestión documental.
• Elaborar la Política de Gestión Documental acorde con las necesidades de la
Entidad.
• Actualizar la Política de Gestión Documental cuando se considere necesario.
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• Identificar los riesgos inherentes al proceso de gestión documental
• Diseñar y mantener actualizados los indicadores del proceso de Gestión
Documental.
• Elaboración de las Tablas de Retención Documental.
• Actualización de las Tablas de Retención Documental cuando de considere
necesario.
7.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso,
formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa
y los resultados esperados.
7.2.1. ALCANCE
Identificar las actividades relacionadas con la producción de documentos desde el inicio
hasta el final del proceso, partiendo de la producción, ingreso, formato, estructura,
soporte de los documentos generados por la Cámara de Comercio de Sogamoso.
7.2.2. ACTIVIDADES
• Definir el soporte de los diferentes tipos documentales que produce y recibe la
entidad en el desarrollo de sus funciones.
• Establecer la jerarquía de la documentación (series y subseries documentales) de
acuerdo con el manual de funciones de la Entidad.
• Remitir a la Coordinación de Calidad y Control Interno los documentos inherentes
al proceso de gestión documental previamente aprobados por el Comité Interno
de Archivo para su revisión y codificación según lo indicado por el Sistema
Integrado de Gestión de Calidad.
• Garantizar la trazabilidad de la documentación del proceso de gestión documental
a través del control de cambios.
7.3. GESTIÓN Y TRÁMITE
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución; incluidas las actuaciones o delegaciones; la descripción, la disponibilidad,
recuperación, el acceso, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento
hasta la resolución de los asuntos.
7.3.1. ALCANCE
Inicia con la recepción de los documentos y su vinculación al trámite correspondiente a
través de las plataformas tecnológicas (SII – Docxflow) y finaliza con la respuesta o
gestión de la solicitud inicial.
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7.3.2. ACTIVIDADES
• Definir la ventanilla única de correspondencia
• Establecer en las herramientas tecnológicas (SII – Docxflow) los tramites,
tiempos de respuesta y responsables de la gestión y tramite de las mismas.
• Radicar la documentación de los trámites administrativos a través de la ventanilla
única de correspondencia Docxflow.
• Radicar los tramites registrales a través del Sistema Integrado de Información
SII
• Definir el Procedimiento de atención a PQRS.
7.4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
7.4.1. ALCANCE
Este proceso comprende actividades de clasificación, ordenación y descripción del
documento en cada una de las etapas de archivo en gestión y en archivo central.
7.4.2. ACTIVIDADES
• Diseñar el procedimiento de organización documental teniendo en cuenta los
procesos de ordenación, descripción y organización de documentos.
• Elaborar instrumentos de recuperación de información (inventarios) de la
documentación que reposa en el archivo central
• Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental CCD.
• Elaborar la Tabla de Retención Documental TRD
• Capacitar a los funcionarios sobre el proceso de organización documental y
aplicación de los instrumentos archivísticos.
7.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo.
7.5.1. ALCANCE
Aplica para todos los documentos producidos y recibidos por la Cámara de Comercio de
Sogamoso en el desarrollo de sus funciones, inicia con la elaboración del cronograma
anual de transferencias primarias y termina con el oportuno envió de la documentación
al archivo central.
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7.5.2. ACTIVIDADES
• Elaboración de Tablas de Retención Documental
• Elaborar el procedimiento de Transferencias Primarias
• Generar anualmente un cronograma de transferencias documentales primarias
• Alimentar el indicador de transferencias documentales primarias
7.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas
de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental.
7.6.1.
Aplica para todos los documentos producidos y recibidos por la Cámara de Comercio de
Sogamoso en el desarrollo de sus funciones, inicia con la selección de la documentación
y termina conservación temporal, permanente o a su eliminación.
7.6.2. ACTIVIDADES
• Definir en la Tabla de Retención Documental la disposición final de la
documentación.
• Definición del procedimiento de Eliminación documental
• Documentar los procesos de eliminación a través de actas de eliminación,
previamente aprobadas por el comité de calidad.
• Establecer los mecanismos de eliminación de la documentación.
• Verificar que la documentación a eliminar cumpla con los tiempos de retención
establecidos en las Tablas de Retención Documental.
7.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento.
7.7.1. ALCANCE
Aplica para todos los documentos producidos y recibidos por la Cámara de Comercio de
Sogamoso en el desarrollo de sus funciones, inicia con la selección de la técnica de
conservación y finaliza con el seguimiento al estado de la conservación de los
documentos.
7.7.2. ACTIVIDADES
• Diseñar el procedimiento de digitalización de documentos.
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• Establecer en las Tablas de Retención Documental, el medio técnico de la
documentación.
• Garantizar las condiciones necesarias para el almacenamiento y custodia de la
documentación.
Una estrategia fundamental de preservación y conservación lo constituye el adecuado
almacenamiento de documentos en cajas y carpetas dependiendo de las diferentes
etapas del ciclo vital por las cuales atraviesa la documentación, por lo anterior se
utilizarán:
• Carpetas tipo yute doble tapa
• Gancho legajador plástico
• Cajas para archivo referencia X-200
7.8. VALORACIÓN
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
7.8.1. ALCANCE
Aplica para todos los documentos producidos y recibidos por la Cámara de Comercio de
Sogamoso en el desarrollo de sus funciones, inicia con la definición de los valores
primarios y secundarios de los documentos y finaliza con la asignación de tipos de
retención y disposición final de los mismos.
7.8.2. ACTIVIDADES
• Garantizar la valoración documental de todos los documentos producidos y
recibidos por la Cámara de Comercio de Sogamoso en el desarrollo de sus
funciones.
Para la aplicación y desarrollo de los procesos de Valoración de los documentos se deben
tener en cuenta los siguientes criterios:
a) Lineamientos para la Conservación Total de los Documentos (CT)
Para la conservación total y de acuerdo con los valores que los documentos representan
se procederá desde el momento de su producción a conservarlos con características
especiales de producción, trámites y almacenamiento.
Los documentos (series documentales) considerados de conservación total revisten de
valores secundarios (Administrativos, culturales, investigación, Científicos) necesarios
para la reconstrucción de la historia de la Cámara de Comercio de Sogamoso.
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Una vez transferidos los expedientes al Archivo Central, se digitalizan para su consulta
virtual con el fin de protegerlos de posibles deterioros y/o pérdida.
b) Lineamientos para la Eliminación documental (E)
La Eliminación de estos documentos, corresponde a la actividad resultante de la
aplicación del proceso de disposición final, descrita en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración Documental, para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información
en otros soportes.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin haber cumplido el tiempo de retención
establecido Tablas de Retención Documental.
El proceso de eliminación (destrucción física de los documentos), estos deberán contar
con la debida aprobación del Comité de Interno de Archivo y soportada con Acta de
Eliminación Documental.
c) Lineamientos para Selección documental (S)
La selección documental señalada en las Tablas de Retención o Tablas de Valoración
Documental será realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente.
Sin embargo, cuando el procedimiento establecido no sea suficiente, la Coordinación de
Gestión Documental presentará una nueva propuesta al Comité de gestión Documental
para la respectiva actualización de la TRD.
d) Lineamientos para la Microfilmación y/o Digitalización documental
Proceso que corresponde exactamente al uso de herramientas de conversión del
documento físico a un documento análogo o electrónico, esta actividad se realiza con
fines específicos, tales como:
• La precisión, agilidad y oportunidad en el trámite y la conservación del documento
físico
• Conversión directa de un documento creado por cualquier tipo de formato
electrónico (Herramientas ofimáticas) y convertido a otro formato que garantice
su trámite
• Fiabilidad y garantía inmodificable de lo que se quiere transmitir y su debida
conservación y preservación.
8. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PGD
Para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental se establecen las siguientes
actividades de implementación:
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8.1. FASE DE PLANEACIÓN
Para la elaboración del instrumento archivístico PGD- Programa de Gestión Documental
la Cámara de Comercio de Sogamoso implemento la siguiente metodología:
• Definir a la Coordinación de Gestión Documental como responsable de la
administración y control del proceso de gestión documental.
• El comité Interno de Archivo será el responsable de la revisión y aprobación de
este instrumento.
• El Programa de Gestión Documental será revisado durante el primer trimestre del
año y será actualizado si se considera necesario.
8.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA
La fase de seguimiento comprende el control y análisis constante del Programa de
Gestión Documental por lo que estará acompañado de las siguientes actividades:
• Formular un Plan de Trabajo Anual de acuerdo con las necesidades y presupuesto
asignados al proceso de gestión documental
• Ejecutar cada una de las actividades descritas en el Plan Anual de Trabajo
propuesto para cada vigencia.
8.3. FASE DE SEGUIMIENTO
La fase de seguimiento comprende el control y análisis constante del Programa de
Gestión Documental por lo que estará acompañado de las siguientes actividades.
• El indicador de cumplimiento del PGD- Programa de Gestión Documental, será la
herramienta utilizada para efectuar el control y seguimiento a cada una de las
actividades trazadas en el Plan de Anual de Trabajo establecido por la Cámara de
Comercio de Sogamoso.
8.4. FASE DE MEJORA
La fase de mejora busca garantizar los procesos y actividades de la Gestión Documental
de la Cámara de Comercio de Sogamoso por medio de la continua evaluación,
actualización e innovación de los procesos, para ello se propone:
• Incluir el proceso de gestión documental dentro de las auditorías internas de la
Entidad.
• Dar continuidad a la metodología de seguimiento a los procesos y documentos
generados en el desarrollo del Programa de Gestión Documental establecido en
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la fase de seguimiento, con el fin de buscar el perfeccionamiento de los procesos
y procedimientos establecidos.
8.5. FASE DE PUBLICACIÓN
Con base en lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, artículo 12 el Programa de
Gestión Documental - PGD, debe ser publicado en la página web de la Cámara de
Comercio de Sogamoso una vez se ha efectuado su revisión y aprobación por parte del
Comité Interno de Archivo.
Igualmente se desarrollará una metodología de socialización para los usuarios internos,
con el fin de dar a conocer su alcance, objetivos y beneficios.
9. CAMBIOS EFECTUADOS
No. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
1.0 Revisión y aprobación Octubre 16 de 2015
2.0 Se modificó el equipo interdisciplinario Septiembre 13 de 2016
3.0 Se actualizo de acuerdo con las necesidades arrojadas en el diagnostico documental
Enero 10 de 2020
APROBACION PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA DE APROBACIÓN: Enero 2020
Elaboró: Carolina Valderrama Coordinadora de Gestión Documental
Aprobó: Comité Interno de Archivo Acta No.001 de 2020
HENRY ALBERTO VALCARCEL VEGA
Presidente Ejecutivo
CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO CÓDIGO: GD 0T 01
FECHA: 10/01/20
MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS VERSION: 3
Página: 1 de 29
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PROGRAMA Programa de Gestión Documental
ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL DOCUMENTO
COORD. GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ DE CALIDAD
PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO 9001:2015,
Gestión documental. Documentos de apoyo CAROLINA VALDERRAMA D. HENRY A. VALCARCEL VEGA
ANEXO 1
GLOSARIO DE TÉRMINOS
▪ Acceso: Facilidad de acceder a la información contenida en los documentos de
forma ágil y eficientemente, en relación con los niveles de autoridad y demás
permisos oficiales para poderlo hacer.
▪ Archivo: Uno o más conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural, en el transcurso de su
gestión.
▪ Archivo de gestión: corresponde a la documentación generada y recibida en
cada una de las oficinas de una entidad los cuales se conserva allí mientras están
vigentes los trámites y asuntos en estos contenidos.
▪ Archivo central: es el área dispuesta como tal, para recibir los documentos
provenientes de los archivos de gestión que se reciben y conservan en dicho
espacio. Conservados allí por tiempos adicionales con base en lo dispuesto por la
TRD aprobada, con el objeto de servir como evidencia de las actividades
realizadas por la entidad.
▪ Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
▪ Clasificación: Identificación y estructuración sistemática de las actividades de
la organización o de los documentos generados por estas en categorías, de
acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente
estructurados y presentados en un sistema de clasificación
▪ Comité Interno de Archivo: Grupo asesor de alta dirección, responsable de
definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
▪ Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Esquema que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que
se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
▪ Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
▪ Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que
tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la
archivística y la gestión documental.
▪ Muestreo: Operación que corresponde a la selección cuantitativa de unidades de
conservación en la cual se determina para su conservación y/o eliminación. Se
efectúa durante la aplicación del proceso de disposición final de los documentos,
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PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PROGRAMA Programa de Gestión Documental
ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL DOCUMENTO
COORD. GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ DE CALIDAD
PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO 9001:2015,
Gestión documental. Documentos de apoyo CAROLINA VALDERRAMA D. HENRY A. VALCARCEL VEGA
donde se seleccionan teniendo en cuenta lo descrito en las Tablas de Retención
y Valoración Documental.
▪ Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de
los documentos.
▪ Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos
administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
▪ Tablas de Retención Documental – TRD: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
▪ Tablas de Valoración Documental – TVD: Listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
ANEXO 2
DIAGNOSTICO DOCUMENTAL
1. Prerrequisitos para la elaboración del PGD
Antes de proceder a elaborar el PGD, se debe verificar que la entidad cumple con los
requisitos descritos en el Artículo 6 (Componentes de la política de gestión
documental) del Decreto 2609 de 2012:
Requisito Cumple
Conjunto de estándares para la gestión de información en
cualquier soporte.
NO
Metodología para creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación de información.
SI
¿Existe cooperación, articulación y coordinación entre las
áreas de Planeación, Archivo y Oficinas Productoras?
SI
¿La responsabilidad sobre la gestión documental está
asignada a un área específica? ¿En cuál?
SI / Coordinación de
Gestión Documental
¿Cuenta con profesionales calificados en archivística?
¿Cuántos?
SI
1
¿Se encuentra establecido el Comité de Archivo de la
Entidad?
SI
¿Se tienen identificados en el mapa de riesgos lo temas
inherentes a la gestión documental? ¿Cuáles?
SI
Ver GC FT 07-Riesgos
Gestión Documental
¿Están elaboradas y aprobadas las tablas de retención
documental – TRD? ¿Desde cuándo?
SI
Octubre 2015
¿Están elaboradas y aprobadas las tablas de valoración
documental – TVD? ¿Qué periodo cubren?
NO
2. Aspectos generales
Requisito SI / NO
¿Los documentos tienen valor para dar soporte y
continuidad de las funciones de la Entidad?
SI
¿El PGD se articula con la misión de la Entidad?
SI
¿El PGD se articula con los objetivos institucionales? SI
¿El PGD se articula con las metas estratégicas de la
Entidad?
SI
¿Los procedimientos de la gestión documental están
estructurados respectando los principios y
procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso
a la información?
SI
¿Los procedimientos de la gestión documental están
estructurados respectando los lineamientos y
principios de la Ley de datos personales?
SI
3. Información institucional
Requerimiento SI / NO
¿Se tiene identificada la historia de la Entidad?
SI
¿La misión institucional se encuentra actualizada?
SI
¿La visión institucional se encuentra actualizada? SI
¿Existe política de calidad?
SI
¿La gestión documental está definida como un
proceso transversal en el Sistema de Gestión de
Calidad?
SI
¿El área responsable de la gestión documental figura
dentro de la estructura orgánica?
SI
4. Alcance
Requerimiento SI / NO
¿Se tiene previsto a que público debe estar dirigido
el PGD?
SI
¿Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de
información debe ser aplicado el PGD?
SI
¿El PGD puede ser alineado con el plan estratégico
institucional?
SI
¿El proceso de gestión documental cuenta con
recursos presupuestales para garantizar su adecuado
funcionamiento?
SI
1000-1023
En relación con requerimientos tecnológicos ¿La
Entidad cuenta con un aplicativo de gestión
documental? En caso afirmativo indique cual es y que
módulos tiene.
SI
DOCXFLOW
Módulo Administrativo/Modulo
Registros Públicos
5. Lineamientos para los procesos de gestión documental
Planeación SI / NO
¿La Entidad ha formulado disposiciones internas tales
como resoluciones, circulares y procedimientos que
buscan regular la gestión documental?
SI
¿La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos
definidos en el Decreto 2609 de 2012?
SI
¿Existen series documentales de preservación a largo
plazo?
SI
¿Se cuenta con un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA? En
caso afirmativo indicar el nombre
SI
DOCXFLOW
¿Se utiliza la firma electrónica? En caso afirmativo
indique cuales son los criterios de uso.
NO
¿Se tienen definidos los metadatos para los
documentos electrónicos?
SI
Producción SI / NO
¿Existe procedimiento para la producción
documental?
SI
¿Existen modelos para la para la elaboración de
documentos internos y externos?
NO
¿Se tiene definido el número de copias que se
generan cuando se generan documentos internos y
externos?
SI
¿Existe un área responsable de la recepción,
distribución y conformación de los consecutivos
oficiales de correspondencia?
SI
Gestión y Tramité SI / NO
¿Existe procedimiento para la gestión y trámite? NO
¿Se utilizan planillas de control para la entrega de
documentos?
SI
¿Existen horarios definidos para la distribución de la
correspondencia interna y externa?
NO
¿Existen mecanismos que garanticen el acceso a los
documentos tanto en los archivos de gestión, como
en el archivo central?
NO
¿Se garantiza el control y seguimiento a los trámites
internos y externos y los tiempos de respuesta? En
caso afirmativo de qué forma.
SI
Organización documental SI / NO
¿Existe procedimiento para la organización
documental?
SI
¿Se lleva a cabo clasificación documental? SI
¿Se lleva a cabo ordenación documental? SI
¿Se lleva a cabo descripción documental? SI
Transferencia documental SI / NO
¿Existe procedimiento para las transferencias
documentales?
SI
¿Se elabora un cronograma anual de transferencias
documentales primarias?
SI
¿Se llevan a cabo transferencias documentales
secundarias?
NO
¿Las áreas realizan la preparación física de las series
y subseries documentales a transferir?
SI
¿El área responsable de validar la transferencia
realiza control de calidad?
SI
Disposición de documentos SI / NO
¿Existe procedimiento para la disposición de los
documentos?
SI
¿Hay documentos de conservación total? SI
¿Realizan selección documental? SI
¿Se llevan a cabo eliminaciones documentales? SI
Preservación a largo plazo SI / NO
¿Existe procedimiento para la preservación
documental a largo plazo?
NO
¿Se cuenta con un sistema integrado de conservación
tanto de documentos físicos como de documentos
electrónicos?
NO
¿Se realiza migración de información? NO
Valoración documental SI / NO
¿Existe procedimiento para la valoración
documental?
NO
¿Cuándo se integra una nueva serie o Subserie
documental a las tablas de retención documental,
realizan valoración primaria y secundaria?
NO
¿Existe un equipo interdisciplinario para llevar a cabo
la valoración primaria y secundaria de nuevas series
y subseries documentales que se integran a las tablas
de retención documental?
NO