1-4 TRD OFICINA DE CONTROL INTERNO - usco.edu.co · gestiÓn documental tabla de retencion...
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GESTIÓN DOCUMENTAL
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CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio, de 2016
ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO, COD.1-4 CODIGO
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION Disposición Final
PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4 1-4.1
ACTAS Actas de Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Invitación Informes Actas
2 8 X X Son de conservación total por ser documentos decisorios. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central, se transfieren y se conservan en el Archivo histórico de la USCO. Atendiendo al Decreto 1080, de 2015, articulo 2.8.4.2.9.2 se transferirán posteriormente al archivo General de la Nación.
1-4.2 1-4.2.1 1-4.2.2 1-4.2.3 1-4.2.4 1-4.2.5 1-4.2.6
INFORMES Informes a Entes de Control Informe Ejecutivo anual MECI Informe Cuatrimestral pormenorizado Informe Control Interno Contable Informe sobre Derechos de Autor Informe de Gestión Anual de la OCI Solicitud Oficios de respuesta
1 4 X X Plan Nacional de Desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional. Se hace conservación total de la
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CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio, de 2016
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
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Archivo Central
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M
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Plan de mejoramiento Informes de avances Informes a EKOGUI. (Certificación)(sistema único de información litigiosa del Estado)
documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos
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1-4.2.7 Informes Interinstitucionales Solicitud Plan de mejoramiento Oficios de respuesta Informes de avances del plan de mejora
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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PROCEDIMIENTOS
Archivo de
Gestión
Archivo Central
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M
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1-4.2.8 Informes de Auditorias de Gestión Administrativa Memorando remisorio plan de auditoria acta apertura, cierre, Informe Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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PROCEDIMIENTO
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Gestión
Archivo Central
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1-4.2.9
Informes de Seguimiento y Control Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMNISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
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Archivo de
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Archivo Central
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1-4.2.10
Informe de Austeridad Gasto público Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMNISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
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Archivo de
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1-4.2.11
Informe Evaluación Gestión por Dependencias, Control y Seguimiento al Plan de Gestión Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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M
S
1-4.2.12
Informe seguimiento Peticiones, Quejas, Recursos, Solicitud, Denuncias Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMNISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
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E
M
S
1-4.2.13
Informes de Seguimiento a Planes de Mejoramiento Internos y Externos Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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Y TIPOS DOCUMENTALES
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
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S
1-4.2.14
Informe de Indicadores Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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Y TIPOS DOCUMENTALES
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.2.15
Informe de Seguimiento a Plan de Desarrollo Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION Disposición Final
PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.2.16
Informe de Seguimiento al Plan Anticorrupción Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMNISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION Disposición Final
PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.2.17
Informes de Seguimiento a SUIP –SIGEP Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio, de 2016
ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMNISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION Disposición Final
PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.2.18 Informes al Departamento Administrativo de la Función Pública Solicitud Comunicaciones Informe de avances
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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GO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página
CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio, de 2016
ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
ADMNISTRATIVA: OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
OFICINA PRODUCTORA: SERIES
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.3 1-4.3.1
PROGRAMAS Programa Anual de Auditorías al Funcionamiento de la Gestión Académica Cronograma de auditoria Informe de Auditorías solicitudes Oficios de Respuesta Planes de mejoramiento
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.3.2 Programa de Auditorías al Funcionamiento de la Gestión Administrativa Cronograma de auditoria Informe de Auditorías solicitudes Oficios de Respuesta Planes de mejoramiento
1 4 X X GUIA DE AUDITORIAS. (Contraloría General de la Republica). Se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los Lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
1-4.3.3 Programa de Fomento de la Cultura del Control Cronograma de actividades solicitudes Oficios de Respuesta Informes
1 4 X X Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional, además la Ley 30 de 1992, Acuerdo 075 de 1994 “Estatuto General de la USCO” ante
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PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
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Esto, terminado el año fiscal y cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta Clase de documentos.
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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO COD.1-4 CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION Disposición Final
PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT
E
M
S
1-4.4 1-4.4.1
PLANES Planes de Mejoramiento Requerimientos No conformidades Acciones Correctivas
1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.
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