03. S.R. U.C. de Correspondencia (1).pdf

8/15/2019 03. S.R. U.C. de Correspondencia (1).pdf

1/48

}f

/

A

~

-

--

---

a\lORMAS para la

ADMINISTRACION

I

e DOCUMENTOS

~)

Los Sistemas Red

de Archivos del

Gobierno Federa I

3


2/48

I aIBLIOTECA, E. N. B. A.

AOO.oo j o s- 7


3/48

El presente Manual fue preparado por la Dirección de

Administración de Documentos del Gobierno Federal del

Archivo General de la Nación. Participaron en su elabor~

ción las siguientes personas: Profr. Pablo Baéz Rivera,

Lic. Francisco Camargo Vega, Lic. Ricardo Gallardo Taboada,

Lic. Leonardo Gonzá1e2: Rodríguez, Lic. Leticia Peña acampo,

Lic. José Antonio Ramírez De1eón, Lic. Roge1io Rivera

Perea, Lic. Julia Pumarino Vázquez, Profr. Baude1io SoSa

01vera y Profr. Cristéba1 Vázquez Delgado.

La coordinación del grupo, así como la redacción y present~

ción final del proyec:to estuvieron a cargo del Lic. José

Enrique Ampudia Mello.


4/48

El pr~te ,~ de Proced1mientoo de la th1idad

Central de Corres{X>lldencia" S el tercero de una ~e de ocm docmentoo

noI1lRtivoo oobre la org~ón y el f\nlCionamiento de 100 servicioo

ard1iVÍSticos de la Adlninistración Pública, que ~ han publicado en

esta Co1a::ción hao .~ título caIún de Los Sistams Red de Archivos

del G:>biernoFederal.

Los títulos de los f8OCÍculos restantes oon los sigui~

tes:

t-tmual de Políticas y Nonms de los Sistams Red

Ar"d1ivos.

~nual de Organización de los SistEmls Red de

Archivos. .

t-bnual del Procedjmientoo de las Unidades de {X)c\JIreE.

., 'Tl...L...:

teaC10Il en J.J.é3llu.

~nual de Procedimientoode la Unidad de Arcl1i o

de Concen1 :racián.

~ de ProcedjjIri.entose la Unidadde Archivo

lliJ3tóriCO

'iulual de Procedimientos de la Unidad Central

de Microfümrión.

M:irrnal de Proceclimientos de las Unidades Regionales

de Correspondencia y Archivo.

Care E;ubrayar q~ 100 docrnGltoo l:EnCionadoo confOIm3n

en rmlidad tn"E propt1l=sta ntegral , Y que la adecuada canprensión y

aplicación de um uno de elloo exige conocer y utilizar a 100 restantes.

En este sentido, se ra:anienda al lector que, ad6IÉs de analizar cuidad.2

sa erlte el presente 't'arnm de Procedimientos, estudie canpleJentarialIEnte

al nEIlOSel "t-tmual de Políticas y NomBS de 100 Sistems Red de Arcll.:

voo", así caro la ~rte del tv1:mualde Organización corresJX)ndiente

a la Unidad Central de Correspondencia,100 cuales establecen en conjunto

la nonmti vidad téCIJiC;l que dere aplicarse en el ejercicio cotidiano

de esta función arcl1iví..cstica.


5/48

TEMATICO

NDICE

CORRESPONDENCIAE ENTRADA

Revisión de correspondencia de entrada.

Recepción de correspondencia de entrada.

Caracterización de correspondencia de entrada.

Registro y control de correspondencia de entrada.

Distribución de correspondencia.

Devolución de correspondencia de entrada.

CORRESPONDENCIAE SALIDA

Recepción central de correspondencia de salida.

Caracterización central de correspondencia de salida.

Registro de correspondencia de salida.

Tasa y franqueo de correspondencia de salida.

Despacho de correspondencia.

Devolución de correspondencia de salida.

DIAGRAMAS DE FLUJO

FORMATOS


6/48


7/48

MANUALe ~n-1I:ENIffi re lA UN:m\D WlRAL DE cmRESFaIJDF1"K;IA

PRC)Q])IMIEt~'TO

O:>rrespondencia de FntradéL

a:>[RACI~

ES~ABLECTIVI~

~JO,

Revisión de corres

pondencia de en~

da.

su de Re::epcióny

Distribución de Co

rrespondencia

1 Tom la coITes{):)ndencia dirigida a la dependenc

y procede su emren, ~ lo establEcido de acue

con el carácter y los conductos e la propia corre8

dencia (Entregaen ventanilla; Intercambio guberr~

tal; Y ~lección):

Examina a correspondercia entregada en ventanilla

.1

1.1.1

Si la correspondencia es entregada sin en~

JX)r el propio interes3do o su representan

(nH1OOjero),verifica:

Q.Jeas piezBS estén dirigidas a la depend

da, a sus entidades internas o a 1

~dores píblicos que laOOra.l en l

misms

QJe el asunto de que trate el dOCrn

ta al destinatario;

(-X1eos dOCUIlEIltos stén finmdos autográ

carente o autorizados con tnJella digit

¡x>r el renitente;

QJe la fedH de 100 doclmEntos ~ actu

QJe los dOClJIffitos citen el danicil

el ~_tente (en caoo ccntrarioco re con

tará a quien entrega la pie?1i Y re arenta

en ella lo conducente);

Q.¡etJi en el dlx.-:ur;-ento:e irencio 1éi a ra." .i

de anexos éstos acaIJI:EJñen fecti ValI

a la pieza, ~ ~dos -t.ratc~-1d~

otros eocritos- o ~ por se~o -tratá:d

se de aneXffi nI.lY \I'a1J.mIino.9)S- en c

cootrarlo, se recl.am3rán a quien entr

la pi~ , ~tándose en el doctm

las aclaraciones pertjnentes de no entre

se los anexos); y


8/48

atRACla~

CTIVlmD

RESPCtSPBtI

~JO,

QJe el dOCUIH1tO 00 contenga expresiones

injuriCSiS o térnIinos inconvenientes.

Si la corres¡xmdencias entregadaen ventanilla

fX)r ~cio (postal, telegráfico, auto~E.

te) en oobre cerrado, 00o cubierta o valija,

verifica:

1.1.2

~ la cantidad de piezas re:ibidas COrTe

lXJI1daon el nÚIrerode piezas facturadas

y que os datos de los ffivases corresponda

con los de las facturas;

~ en 100 ffiYaresde las piezas ~ especifi.

que que están dirigidas a la dependenci

a sus entidades nternas o a 100 ~dores

públicos que laboran en ellas (en cao

cootrario, ~ devolverán imBliatélIEnte

al servicio respectivo, para que se les

dé el caoceadecuado);y

~e los envares de las piezas estén en

buenas condiciones (en caro contrario,

se revisará el contenido y, de encontrars

faltantes -robre todo en el caro de la

va1i a-, se levantará un acta que hag

constar tal anam1ia, asentándolo en la

factura respectiva ~ cualquier aclaración

subsecuente).

~ la correspondencia 6IIitida a la depend

cia por intercanbio gubernanental, y verifica:

1.2

Q.1e a cantidad de piezas rEcibidas co~

¡x>ndacon el nÚIrero de pie?aS facturadas

y que los datos de las piezas corresponda

con los de las facturas;

Q..¡e as piezas correspondan efe::ti valIent

a la deJ:61dencia, sus entidades interna


9/48

ACTVI U\D RES~~SABLE

CJtRACIa~o.

o a los ~dores públicos que laOOr

al las misms.

,

Q.Je los dOCUIBltos estén finrndos ¡x>

el remitente; y

QJe si los dOCtIlEIltos Encionan a renisióll

de anexos éstos acaI~ efe:ti VaIIBlt

a las piezas y se encuentral canpletos

(en caro contrario, se consultará a quie

entrega los docUIEntosy, de ser nB:e&lrio,

se harán constar lasanaIBlias en la

factura o listado respectivo, fornulándose

la consiguiente reclaIIECión).

1.3

ExanriJJa la coITes¡x>ndencia ~ la dependencia

que ~ r0c01ecta en 100 ~cioo res¡6:ti vo

51 oobre cerrado, bajo cubierta o valija,

verifica:

Qre los datoo de los en~ coincidan

con los datos de las facturas o :Listados

Q1een los envaresde las piezas se espec

fique que están dirigidas a la depende1ci

a sus unidades nternas o a los servidore

públicos que laboran en las misms ( e

caro contrario, no serán rEcibidas)

y

Ole los en~ de las piezas re ~

tren en ble1 estado ( en Ca9:) contrario,

re revisará el contenido, y, de encootrarre

faltantes o anaIHlías -oobre tcxlo e

el Ca9:) de la valí ja- , re levantará u

acta ~o tales anam1ías, asent1mdol

en la factura ~ti va ~ cualquie

aclaración su~uente).

Ot:orga el ac~ de recibo de las piezas de ffitrada,

a 10 establecido al r~to de acuerd

u de Rece¡:ción y

Distribución de

2

e


10/48

PROCEDIMIENTOA ~~~ de fuaE~

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OPERACION

con los condoctos de la correspondencia y las

nff:esidades de la dependencia:

i

Correspondencia

2.1

En ca9) de que re trate de pie2RS entI-egadas

en ventanilla por el propio inteI'e&ldo o su

reprerentante, imprlire en el origirlli y las

copias del docUtBlto en cuestión el reno de

re::ibo de la Unidad Central de OJrresponI1ffible de

la entreo",a el reno de la Unidad Central de

Correspondencia y/o la finm del ra:oloctor

oficial de la dependencia, a nHIlera de ocure

de recibo, procediendo a continuar el trá1lite

de las piezas en el local de la propia Unidad

(~ a 3).

2.2

1Jna ez ingres:ldas a la Unidad las piezas recibidas

de los ~cioo reS¡;6::tivoo (~ que fueren¡

ffi Vffitanilla o que hayan sido re::ole:~..:

(las) o por intercclnbio gubernalIffital. abre en

&'U C8OOel ffiYare cor:respondiente &1l vo cuando

éste tenga la inocripción "Confideoc.i.a1 ." Abralo

el int~o" o "Personal". debiendo entonces

antererre cerrada la pieza y dár~e el tratami~

to que convenga.

,

su de Recepcion

Distribución de CoI

resJX)nI

rres¡x:>ndeocia.

4

Que los documentos estén dirigidos

a la dependencia, a sus entidades in~

O a los ~dores públicos que laboran

ffi las nrisms (en caoo contrario, re


11/48

I

PROCEDIMIENTO:

orrespondenciade Entradc3

ACTIVI~

RES~SABLf

atRACm

o,

regregm al renitente);

Q.Ie el asunto de que traten los docmento

c~ta a la dependencia;

~ si 100 docUlEIltoo ndican la renisió

de anexooéstoo ~ adjunten efa::tiVéJIe

(en caso contrario, ~ ~tará 10 proced

te en el propio docmento); y

-

QJe en los docurentos ~ cite la ~ón

del remitente ( en C8g) ccntrario, ~

anexará el robre a la pieza, cuidarx

de no desprender os tjmbres X)Stales

su de Re:e¡:ción y

Distribución de Co

I -

i n-e8 X)ndencia.

5

Impr1nEen todas las piezas de entrada el ~o:

de la Unidé'.d Central de Correspondencia, nRrCan

,

la fErlR y la hora de su recepcion.

ImpriIre en el doclilEIlto de entrada el folio d

registro correspondiente, siguiendo al efect

una ntIIEración sucesiva ¡Era toda la dependenc

en ~es que se iniciarán cada año.

su de Recepción y

i Distribución de CQ-

, .

rresponaenCla

6

: SeIEI'a la corresJX)ndencia de entrada regún la

entidades destinatarias y el carácter del servici

(urgente, ordinario, confidencial, con valore

o riesgos) , procErliendo en lo sucesivo al nBne

I de las piezas regún su naturaleza y desdJlo

I

7

SU de Recepción y

DistribociÓI1 de Co

-

:rrespondencia

de ccI

-

r:responderriR de ~

trada.

Anota en la parte correspondiente del dOClllE

de entrada el símbolo identificador de la entida

destinataria, según 10 previsto en el cuadro

características de la de~dencia. Turna.

8

de RI:.."'Ce¡:cióny

Distribución de Co

rrespondencia -

Recite las piezas de elltrada y elabora ~ ca

1Jffi de ellas un juego de "FidJaS de Control

(~rrespondeocia en Trámite", anotando los da

generales del dOC1J lBlto, seg{m proceda (RR1A

tJrr-l)

Isu Registro y Contro}

I

de CorresJX}ndencia

de Entrada.

.o y control de

, ndencia de en

-

trada.


12/48

PROCEDIMIENTOA:

on-espondencia de Fntrada

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

No.

OPERACION

10

Fngra~ a cada dOCrnffito de entrada el juego de

I "FidJaS de ilintrol" corres X)ndiente, debidanent

requisitado.

su Registro y Ü:>E-

trol de Corre8POl .

I dencia de Fntrada.

su Registro y CoQ.

trol de CocresPOQ.

dencia de Entrada.

11

Elabora en origjJJa1 y copia la "Factura de Corres~n

denda de Entrada" según 100 fornatoo direñado

al efecto, asentando en ella 100 datos de las

i piezas recibidas en la de~derx:ia JX}r entidad

tramitadora en un perícxio establecido. los dato

que deberán asen~ S)fl 100 siguientes: lnlCJIIin

ción de la entidad destinataria; fecha de elabora

i ción y nÚlero de folio de la factura (según nurem

-

ción sucesiva rma toda la dependerx:ia, en ~e

que re iniciará con el año); nureración JX}r pieza

facturada; nÚI1Erode registro de entrada de cad

pieza; nanbre y drnricilio del renitente; fech

del docurento nÚllero de anexoo ( deg:ribiéndo10

si re trata de valores, o ~ificando , en s

i caoo, si re trata de sobre cerrado) ; y total d

~piezas facturadas (Frn'1I\TO(I:,-2). Turna.

12

Revis:l las piezRS de entrada por distribuir, ac~

Mdas por sus re81E:ti vas fichas de control

facturas, y verifica:

Jefatura

U. C. C.

QJe cada juego de ficlBs de contro

~ encuentre canpleto y bien adrerido

a la pieza corresponl:tiente así car

que los datos que las ficlBs contiene

coincidan con los del doctJIEIlto respect

vo;

Q.1e os datos de las facturas correSIJ

dan con los datos de las pi~ P

distribuir;

Qle tcxlas as piezas hayansido ~

y registradas; y

QJe los anexos nencionados en las

piezas estén canpletos, bien adheridos


13/48

I

PROCEDIMIENTO~ ilicr~OOffidn de fuu~

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

No"

OPERACION

y en buenas condiciones. Turna.

Entrega al nEnSaero las piezas de entrada X)

distri~, acaIJIX1ffidas X)r sus resJH:ti vas ficl1as

Ide control y factura.

13

su ~pción y Di§.

tribtrión de Corres

,pondencia.

Distribución de COrref'

pondencia.

Recibe de confonnidad, previo exaIIEn del caterlal,

finmndo autográficanente el origirel y la copia

la factura ~tiva y asentando en el luga

corresJX)ndiente la feclla Y la hora en que los

dOCUIEIltos e oon entregados ~ su distribución.

14

~ jero .

15

Ca¡rerva provisioI1aJlIffite copia de la factura

ide correspondencia {X)r distribuir , integrándola

caro convenga en su registro de distribución

aEl deberá revisar~ con la fre:::uencia ~I

oora estable:er un control de distribución adecuad

Ique evite daooras, extravíoo o pérdidas.

su Recepción y Dis

tribución de CorresI

ondencia. -

Entrega directa y exclusi vaIEI1te a la Unidad d

IkJCurentaciónen Trámite de la entidad destli:lataria

correspondencia en c~ión, j\mto con la

ficlES de O::>ntrolde TrálTlite Interior y de Registr

i.IJCal de las piezas. Al efecto, ~tará en e

m:JIBlto de la entrega la f~ res¡:e::ti va en la

ficlES de Registro General y en la foctura,

r~ de la Unidad de IX:>cUIEIltaclón n TrállIit

Isello y/o fiInB autorizados por el recioo de la

Diezas que le confían, tanto en las ficlES d

IRegistro General -que ~ desprenderán de los juegos

': aro en la factura.

16

jero.

Ingresa al área pertinente de 1a Unidad Centra

de CorresIXJndencia as facturas de corresponderri

distribuida y las fichas de Registro General d

piezas entregadas (así caro , si es el caro

las piezas de entrada que fueron devueltas justificaI

délrente, IX'1r8 que ~ les turne adecuadalIa1te

17

u1saero

SU Registro Y Co J- 18 Recibe la ficl1a de Registro CB1eral de la Corres¡:

tral de Corresponden ¡dencia distribuida, y la integra, en el ard

; I cia de Entrada. - , establ~da, dentro del "Registro Genern1 de Corre

~~II~I.~~_~


14/48


15/48

CORRESPONDENCIAE SALIDA


16/48

..

PROCEDIMIENTOA

Qn-espondenciae Salida.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

NOr

OPERACION

1

Rocepcióncentral de

, prresporrlencia de ~

1lida.

Tam las piezas entregadas ~ su despgcho IX>

las Unidades de I})cUIBltación en Tr{mite de la

dependfficia, y verifica:

SURecepcióny~

tribución de Corres

¡x>ndenclli.

QJe la entidad administrativa renitente

y la de¡:8ldencia ~ encuentren debidaIente

identificadas;

Q.¡e los datos del destinatario estffi

eocrltoo en fonIB correcta y canpleta;

Q.Je la fecl1a de

reciente

la canmicación .se

Q.1eel origiMl esté fimado autográfi~

Il51te, Y que ~ asienten clara y canple~

Il51te el nanbre y el cargo del ~dor

¡ilblico rai1itente;

Q.1eas copias dirigidas estén debidalIEnt

nm-cadas, canpletas y fiI11Edas autográfi~

lrente;

Q.¡e re anexen doo copias adicionales

del docmento ¡:x:Iracontrol, con el facsi

mil corr-es X)ndiente;

QJe si en la pieza ~ indica la ranisiÓf

de anexos éstos ~ encuentren canp1eto

y bien adlm.doo, tratánd~ de dOCUlB1t

si ~ trata de expedientes o 1egajo

~ deberá indicar al rrargffi de la ca1lJni~

ción ~tiva el nÚ:Ero de fojas,

y si ~ trata de valores deberán anou-'J

100 datos necesarios ~ su idffitifiC:@

ción;

QJe si ~ nenciona la renisión de objem

volumimoos éstoo vayan debidalIEn

~os , y con la anotación al Iffirge


17/48

,

'"~~

'

-

PROCEDIMIENTO.

orrespondenciae ~da.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OPERACION

o.

de la ccriln1icación respectiva

~r ~¡Erado";

"~uete

~ las piezas q~ ~ reclOOnoojo cubief. I

ta lleven ins::ritoo los datoo del reniten

te , la dirección canpleta del destinatariO":

la des::.ripción del contenido y el ~o

oficial de la dependencia; y

Q.Ie si se d~ qre el des¡xriK) de la

pieza se ffiga con alglm carácter es¡6::ial, I

ésta lleve inocrito el nanbre de la

clare del servicio ("urgente", "confi~

cial " "__1':."

t

)

Vé1.LLJa, c.

una vez reviffida la pieza por des¡Edlar no

Drocede la devolución ~ nOOificaciones , ~

b el °rigiMI y las copias del dOCUiEIltoel 9illo'ofi

de la Unidad Central de Correspoxrlerria,

que indica la fErl1a Y la hora de la re:epciÓIl,

~ntregan(lo al reprerentante de la Unidad de DJctlIeIl

tación f; n Trámite ranite1te una copia minuta de

la pie:z4 debidal Hlte ~, lo cual obrará caro I

acure de' rEribo. En caro de que la pieza por d~

,

char ~ un ¡aquete volUIJino,g) ~ otorgara el

~ de, rEribo en la factm"a que al efecto prem1te

la Unidad oolicitante del servicio. Thrna.

17

su Recepción y ~I

tribución de Co~ oondencia.

kEcibe lli COrres{X)ndenciae ffilida y la se¡:ma

el' carácter del servicio (ordinario, urgffite ,

:::onfidencial, Cal V?J.oresy riesgoo) y la víaa

des~ (correo, telegráfo, servicioo de ~

oorte -terrestre o aéreo- (valija), uensajero"

~tarial).

Qu -acterización en

tr8l de correspond~

~ de salida.

su Registro y Col

trol de Corre8PO ..dencia

de &qlida.

Asienta ~ la pieza de salida, IIBliante ~o.L1a

identkicación establecida ~to a la clared

~dio a utilizar ( mtrega irnEdiata, correo

, cEirtificado ordinario, etc. ) , procediendo

10 ~vo al mrejo de la corre5IX'ndenci

.según u I'/é1tura1~ y destiro.

su Registro y ili -

'

1

trol de Correspo .

dencia de Salida.

..

L-


18/48

PROCEDIMIENTO.

orre5{X)ndeocia e Salida.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

No.11

OPERACION

;rrnprilie ffi la pieza de ffilida el nÚ1Ero de folio1:

siguiendo al efecto una nU1Erac.ión

sucesiva ¡ma toda la dependencia, ffi .9: ries que

~ jj1iciar{in cada año, ffil vo en el caso de que

:~ trate de circulares ( éstas ~ nurerarán ffi~

es¡8:ia1 y ~ regj-strarán ffi la Unidad Cmtral

:le Correspondencia fi un libro ex-profeoo).

I

su Registro y CoQ.

trol de Cocre8PO .

dencia de Salida.

Registro de COrreBlX IIdencia

de salida. -I

Integra la copia minuta oobrante de la pieza en~

"Registro (o Minutario) CB1eral de Correspond~

::ia de Salida" de la dependencia,seglm el orden

.

su Registro y Co .

trol de Correspo, .I

dacia de Salida.

.6

,7

babora en origim1 y copia la "Factura de Corres~n

'jercia de Salida", ~ los foInBtos ~oo

b1 efa::to. ~tando en ella los datos de las

biezRS de salida re::ibidas en un perícxio dado

tie acuerdo con la vía de des~cl1O-eXceptoa que

~ envía {X)r valija (véase §)-(al res~to re

E

brervará el prircipio de que toda la corresl:x)rlde

::iR que re entregaráa un misoo re::eptor debe actU:-

re junta: así , las piezas que re des X'lci1ar

~r correo re facturan juntas, irKiependientaIEnt

tle la localización de su destinatario. al iooua

ue las que re raniten {X)r os rervicios de traI1S{X

; en cambio, las piezas que re d~chan {X)

.tercanbio gubenurental re facturan {X)r depende

ia destinataria, etc. ) .los da-tos que deberál

tarse son los siguientes: Vía de des~

.si es el caso denaninación de la dependenc

estinataria; f~ de elaboración y nÚIEro de

olio de la factura ( seg{m nureración sucesiva

toda la dependencia n serie que se iniciará

el año); rnJreración X)r pieza facturada; nÚI1E

e registro de salida de cada pieza; cargo y nanbr

el destinatario; nanbre y danicilio de la entidad

l1inistrati va destinataria; ciudad Y entidad

e destjro (y país, en caso de corres{X)ndenc

el extranjero); y núrero de piezas facturadas.

Im.:A1O JT;- )

su Registro y CoQ

trol de CorrespoQ

dencia de &ilida.

Elabora la etiqueta identificadora y, en origirnl

os copias, la "Factura de ~rrespondencia por

lija", según los fomBtos diseñados al efecto,

.tan

en ella los datos de las piezas de ~

SURegistroy~

I trol de Corr~

dencia de ~ida.

1.8-


19/48

PROCEDIMIENTO:Correspondenciae Salida.

OPERACIa~

CTIVI~

RESffiNStBlI

~Jo,

I interior foránei rEcibidas en un perícxio dado,

I

de acuerdo con la entidad fErlerativa en que re

eIx::1.lentra a MegaciÓI1 de la dependencia a la

que re dirige la corres¡xndencia. 100 datos que

I deberán ~tarre 9)Il los siguientes: Entidad

; Froerativa a que re dirige la valija; nanbre oficial

y direrión exacta de la Megación a que re remite

¡la va1i a; Il\Írero de factura (siguiendo al ef~to

una nUlErac.iÓI1sucesi va ~ tOOas las valijas

Ides¡:l:3d1adas or la Unidad en cuestión) ; nÚllero

de ~ (siguiendo al ef~to una nUIEración

1

sucesi va ~ las va1i jas des~hadas por la Unidad

a una Megación detenlIinada); fecha de ~pción

de las pieZas de ffilida; nÚIIEro de registro de

la docurentaciÓI1 que re des¡x'3Cha;nanbre de la

entidad adIrlinistrati va de la depenjencia que envía

:I.a docurentación (y, de ser el C8S), nÚlrerO de

la factura con que la rotregÓ) ; nulEración por

pieza facturada; ntmEro de anexos (deocribiéndolos

si re trata de valores o especificando, en su

C8S), si re trata de robre cerrado) ; total de

piezas facturadas; y, de ser el C8S), obrervaciones

(Frn1A'IOffi4 )

I Si corresponde, ta&i las pi~ de salida, de

acuerdocon la tarifa vigente ¡x>r el nBlio a utili

I

zar, la ~ de servicio y su ~ , procediendo

irlIEdiatalffite a su franqueo; en la COITespondenc

\ que pueda rer desp3cilada tilizando franquicia

~ ~ ~tará la acre:litación pertinente.

19

y franquro de C:2

rrespondencia de Si I

-,llida

.

su Registroy ~

: trol de CoITe8PC I

derK:ia de Salida-:-

Anota en la sección res¡a:ti va de la "FacturaI

de CorTesIX:lfldenciae Salida" elim{X)rte del franque:

de cada pieza. así caro el total de gasto implicado

I

por el des¡ECOOde tOOas las piez¿]S alnparadas

pOr a factura. Turna.

i 10

su Registro Y Con

I

trol de Corr~I

dencia de Wida-:-

Recibe las piezas de oolida, acaIIJEñadas por 31I

~tiva factura, y verifica:

11

Jefatura¡U.

c. c.

~ los datos de las facturas y de la

etiqueta identificadora de la valija

corr~ con los de las piezas por

desrracilar, Y que ~ eocuentre ~tado

correctanEnte, de rer el caro, el importe


20/48

PRQCED 11 ENTOA

Correspondenciae Salida.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

No, OPERACION

del ~ti vo franquoo;

Q.Je cxlas las piezas hayan sido ~?adas

y registradas ; y

QJe los anexos nEnCionados ffi las piezas

estén canp1etos bien adheridos y ff

buErnS ondiciones.

O:>loca dentro de la valija las piezas a desr;rdcl'

oor ~ ne:lio, y deposita dffitro de ella tn1acopia

Ide la factura corres¡x>ndiente, fimimrlola previalIP

te a nBnera de visto bueno; ~ lo anterior.

coloca la etiqueta idffitificadora y el candad

de la valija, cerciorándore de que ésta qued

biffi cen-ada. Turna.

12

de cor.."CSpCladencia.

Jefattn-a

.U.

C.C.

REcibe ]as piezas ¡X)r des¡ECOOr aca~ d

\su resJx: Cti a factura (si es necesario , rotula

los ffi~ req~dos ¡Era el d~ de las

piezas, anotando todos los datos de la dependenc

" la ffitidad admiJ1istrativa renitffite, así car

J.os del destinatario), y las entrega al nEnsaero.

13

u Rff:e¡x::ióny Dis

tribución de Corr::es

~dencia.

Ra::ire de confornridad las piezas por des[Jacl

previo exanEn del OBterial , fimBndo autográficane

te el original y la copia de la factura res¡:e::ti v

' ~tando en el lugar correspondiente la fecl1

la hora en que los dOClne1tos e ron entregado

~ su despacho.

14

u1Sa eTO

Q)nrerva provisiona1JIBlte copia de la factur

de correspondencia entregada ¡Era su des~

integrárKlola CaIDconvenga n su registro de distn

ouciÓll, el aIal deberá er revisado con la perialio

1:lad ~ ¡Era evitar daroras, extravíoo

'Dérdidas

15

su Recepción ~I

tribución de Corre§..

l;X)ndencia

\

Fntrega la correspondencia de salida a los r8:ep

res de la 11IÍB1B, ecaOOndoen el nmento de

ffitrega reno y/o finm autorizadas de la li1Stanc

receptora -caro acure de redro- y arentando

16

f-n1Sajero.


21/48

CorTe5lX'I1denciae Salida.

PROCEDI~IENTO.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OPERACION

No,

propia factura la fecla y oora de entrega

En el caro de corre5lXJl1dencia llterior 100

d~1ada ¡x>r ne1saero de la propia Unida

Caltra1 de O:>rrespondercia de la dependenc

entrega directa y exclusi VéIIEI1te a la Unida

de D:x:UIffitacióll en Tr{mite de la mtidad admini

rati va destinataria.

I 2:1-

16.21-

En .el C8S) de COITeslX)ndenc1a xterior loca

d~d1acda ¡x>r Irensajero, entrega dirocta

exclusi valIffite a la Unidad Central de Co~l:

dencia de la dependerDa destimtaria, o

su delegación correspor1diente en el local doo

~ encuentra la entidad administrativa destli"la

ria; en caso de que ~ encuentre autorizad

el nECanism de re::epción des:entralizada

correspondencia en la entidad destli"lataria

entrega a la Unidad de Dx:mentación en Trám

~tiva.

En el caro de corres X)ndencia despacim" p

~cio ~ , ffitrega a la Achninistrac

de Corroos as piezBSde ffilida.

16.3

Fn el C8S) de telegrarms, entrega a la Oficin

de Telégrafoo 100 fiBlffijes a transnitir.

Fn el caro de piezas d~1adas ¡x:>r ntercamb

GubeInaII5ltal ffitrega al re:eptor corres X)nd

te de la dependenciadestinataria.

16.5

En el caro de corres¡X)ndencia xterior fo~

a despacharpor los ~os de transporte-terr

tre o aéreo- entregará las piezBS al ~cic

respectiva (auto~, aerolíneas ferrocarriles

recaOOndoad6IÉsdel acure de re::ioo esti~o.

copia de la guía corres¡xxiliente al env

16.6

Fn el caoo de COrres{X)ndenc1anterior forá

a desfXicl¡arx>rvalija, mtr~ a 100 ~cios

6.7


22/48

PROCEDIMIENTOA

orresJX)ndencia e & ida.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OPERACION

de tI'ansJX)rte autobuses, aero~, ferrocarri.

les) la valija debidaIBlte cerrada, cercioránd~

de que ~ le adhiera en el lugar indicado

iR guía COrrespondiffite, de la cual deberá

recah'lr copia, adaIÉsdel acure de recibo establ~

cido.

Ingresa al área pertinente de la Unidad Central

Corres¡:x:>ndenciaas facturas de correspondencia

y las guías de las piezBS renitidas

¡:x:>r 100 rervicios de trans¡:x:>rte (así caro , sil

el caro, las piezBS de &ilida que fueran devuel

itas justificad3Iffite, ¡I')ra que re les turne de

adecuada).

17

fr el origirnl debidarente ~o ylo finmdo

');JOr el re:eptor, integrándo10 definitivanente

r junto con la copia de la guía, de rer el caro-

en el "Control de Ies¡:X:lC1loe CorresJX)nrre.§..

oond5lCia .

su caro, recibe la cocresponderK:ia devuelta

y analiza 100 mti voo ¡x>r 100 a.Iales 00 fue recibida

en despacro, efoctuando de req~ 100 ajustes

'necesarioo y disponiendo el corrocto turno de

pieza (En $te caro, reinicia).

12-

de co~loondencia

de salida.

Jefatura¡U.

c. c.


23/48

..

DIAGRAMASDE FLUJO


24/48

smVICIO

DE

lRANSPORTE

INTERCAMBIO

GUBERNAMPNfAL

c=~~~~:~~~~=)

.;..


25/48

I

SERVICIO E lRANSroRTE

¡,..,.,... 108JBER AJ.IENrL

I~

-

'7

C~~~)


26/48


27/48


28/48


29/48

CORRESPONDENCIAE ENTRADA.ACTIVIDAD:

DEVOLUCIONDE CORRESPONDENCIAE ENTRADA.

u.c.c.

JEFATURA

({CIBE PI t:.LAS 't I

ANALIZAMOTIVOS

DEDEVOL.UCION

ID O C T (

EFECTUAJUSlI VI

DISPOI'E O~ECTO

llRNO DE U~ REZAS

IJ

\

(=~~~~~~~)


30/48


31/48


32/48

PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIAE SALIDA.ACTIVIDAD:

REGISTRO DE CORRESPONDENCIAE SALIDA.

su. DE REGISmO y CONIROLDE CORRESPONDENCIAE SALIDA.

l~

\


33/48

I

CORRESPONDENCIAE SALIDA.ACTIVIDAD:

TASA Y FRANQUEO E CORRESPONDENCIAE SALIDA.

U,C.C.

JEFATURA

11

IRlI:llI FACTURA

IPIEZAS I:f: SAL IDA~

Y VERIFICA

I REQUISITOS

In

~

:;~~~.3ATul I

RA o i I 1-

~~ I

j""~~¡1

'o -I

1-

SI

\1,

DISPONE

ICORRECC

IONES

I

NECESARIAS

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1;

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34/48

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37/48

flOJAS DE cn\TIR(L DE crnRESR:r.l(E\CIA EN 'IR.AMrIE

~:

Establecer a nivel institucional un control administrativo

unitario y efectivo oobre los docurentos recibidos por la

Iependencia ~ su tramitación. apoyando el segWmimto

de las gestiones a que dm lugar los docmentos recibidos

e Wuciendo la recuperación y CcrIserVación OJX)rttma canpl~

ta de las piezas tramitadas.

aAVEDE

a:Mm..:

U.C.C.-l

~:

Subunidad de Registro y Control de Corresponderria de Ent : .

da.

RJENIEIEDA1m:

Las piezBS de co~encia de ffitrada.

MEDIODE

FrnUACICN

t-ñquina de es:ribir.

FREnJOCIADE

limUlACICN

Variable.

Tres: "Regj.stro General" (control general de distribtrión

de correspondencia); "Control de CorresponderK::ia n Tránd.e"

(~ caro control de asuntos pendientes de trámite

hasta su re.9)lución final); "Registro Lt:x:al" (¡Era su in~

ión en el Registro local de CoITes{X)ndencia e Entrada). -

NtJ.m)IE

Frn1lJIACI(l\¡

TAMI\Ñ:):

13 x 17 ano


38/48

I

i


39/48

..


40/48

FACruRADE CJ]>ffiE5I~ DE ENIRADA

0BJEI1V0:

Ag;gurar la r~pción y entrega

pondencia e rotrada dirigida a

trativas de la ~penderri.a.

a.AVEOO

aI\fIm,:

U.C.C.-2

ELI\ff:RA:

Subunidad e Registro y Control de Q)rrespondencia e En~,

na.

RJENIEffi

DATa3:

las pie'Z8Sde correspondencia de entrada re::ibidas cen~

dalIEnte

MEDIO E

F(R1JrACIrn

M:íquliJa de eocribir.

FREIlJOCIAIE

Fm1JlACI(XII :

Variable.

;

"

)'

;:

I

{

;

Ibs (origjnal y copja)lMEROIE

TANIffi:

TAMAm:

21.5 x 28 ano

..J

oportuna y canpleta de corres

las diversas Entidades AdminiS


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FACllJRADE ~RES~IA DE ENIRADA

1

UNJDAD IMINISIRA;11VA: fu1aninación Oficial de la Entidad destinataria.

2

Fa.Jo: NÚlIEro ucesivo {X)r actura, en ~e que niciará con el año ~ toda la ~pendeocia

3

FIrnA: Día, nES Y año en que re eJaoora a factura.

4

NUvm) DE PmA: Nuneración por pieza facturada en orden sucesivo y por cada factura.

5

~ DE RH:;ISIm: NÚlIEro e folio de entrada de cada pieza.

6

J\U'mE y IXMIClLIO DN.. RFMrnNIE:

o ~ de procedenciae a pieza.

Nanbre cargo danicilio , localidad y, en su ca9), Estado

7

FHJJADEL XX1MENIO:FedR del docUIEl1to.

8

ANEXCE:NÍIIEro de ~oo, eSJ:6::ificando laranente si se trata de sobres cerrados o con

valores y riesgos.

9

1UfAL DE PIEZASFACIURAIlAS:

Total de piezas an~ por la propia factura.

10

FErnA y lmA DE ~rn :

Fecila y hora en que el nensajero rEcibe para su distribución.

11

t-K}1PREY FIRMA DEL MF1SAJOO

las Entidades destinatarias.

Nanbre y fima del responffible de distribuir las 'piezas a

12

FErnA y trnA DE ENlRErtA: FeciJay hora de recepción en la Entidad destinataria.

13

tnmE y ~ DE QJIENREr;IBE

destirntaria

Nanbre y finrn del receptor de los docmEntos en la Entidad


42/48

t

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I

-


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FACIURA DE ~.[)Ef'l::lA DE SAlJDA

1

DEPHm...cIA IErmATARIA:

docUlIEntos.

En su caro I nanbre de la ~I81dencia a la cual re envían los

2

3

RLIO:

NÚIrero e folio de la factura, en ~e que ~ iniciará con el año.

4

FmJA:

Feci1a e elaboraciónde la factura.

5

NlI'1Ero DE PmA :

Nureración {X)r pieza facturada, en orden sucesivo y {X)r cada factura.

6 NlMERO E REr:ISIOO E SALIDA: NÚIEro de folio de salida de cada pieza.

7

~ y t\U-mEm, DESTINATARIO:anbre cargo d~ destinatario de la pieza.

8

lOCALIZACI(1.¡ EL DFS'I'INATARIO:bnicilio de la Entidad Administrativa a que se envía la

pieza, consignando, en su caoo, la Ciudad, Estado o Jl'Ús de destino.

9

JMR:RlE m :

En su ca.9). jmporte del franqueo de las piezas.

10

PIFlAS FA~:

Total de piezas arn¡m-adasor la factura.

11

1OfAL IMKRIE ~JH): Fn su caoo, Stnm de 100 gastos de franqueo de las piezas des¡Ed1adas.

12

FErnA y ImA DE ~rn:

cha.

FErlB y hora en que recire el nensajero as piezas ~ su d~

13

f\l}mE y FIRMADa MENSAJOO

Nanbre canpleto y finIB autográfica del nEnsajero responsable.

14

FIrnA y lUA DE ENlRff;A: Según el caro, fErl\'3- y hora de entrega al destinatario o a la

vía de des¡:BCho e lBs piezas facturadas.

15

tI(1'mE y Fm1A DE QJIENREr;IBE: Nanbre, sello y/o finm autógrafa de la instancia receptora.


45/48--


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FACIURA e


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FACIURA ECI:RR~[A RR VAlJJA

1

UNIDAD TARIA: I61OJIjj)8ciónoficial de la Megación de la lli¡e1dencia a que ~ remite

la valija, o, en su caoo, de la Unidad Central de Corres¡X>ndencia e la propia llipendeocia.

2

IX}fI:Cll.JO: ~cilio exacto de la Megacián o lfnidad destirataria.

3

rNrmAD:

Entidad Federativaa la que ~ renite la valija.

4

NlI"1FROE FACIURA: Folio de la factura, segtm nUlEración sucesiva para toda la fupendencia,

en ~e que ~ iniciará cm el año.

5

NlMEro DE REMrSI(I\l: Nlnero de renisióll, en rerie exclusi va ~ la Unidad o Megación

a que re r61Iite la valija, por ~ia que re iniciará con el aro.

6

FErnA: FeciR de elaboraciónde la factura.

7

NlMERODE PIFlA :

NUIeración {X)r pieza facturada, en orden sucesivo y {X)r cada factura.

8

No. REr:;rsIro DEL XXll1ENIO: Núrero de folio de salida de cada pieza facturada.

9

FErJIA DEL DXlMENIO: F8:1"l'l del doaJIEnto a renitir.

10

UNJDADREMrnNlE: Identificación oficial de 1a Entidad Administrativa de 1a llipendencia

que pr


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