8/17/2019 02. MP AIMA UB

1/27

 

MANUAL PROSEDURAudit Internal Mutu Akademik

(AIMA) UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MMPP..PPJJMM--UUBB..0022 

8/17/2019 02. MP AIMA UB

2/27

 

Manual Prosedur 

Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)Universitas Brawijaya

MP.PJM-UB.02

Revisi : -

Tanggal : -

Dikaji ulang oleh : Pembantu Rektor I

Disetujui oleh : Rektor Universitas Brawijaya

© Universitas Brawijaya, 2007 – All Right s Reserv ed

UNIVERSITASBRAWIJAYA 

Manual ProsedurAIMA

Disetujui Oleh

Revisi ke-

-

Tanggal

- MP.PJM-UB.02 Rektor

ii

8/17/2019 02. MP AIMA UB

3/27

KATA PENGANTAR

Salah satu aktivitas penjaminan mutu akademikperguruan tinggi adalah dilakukannya audit internal mutuakademik di setiap unit kerja akademik. Aktivitas inidilakukan atas permintaan Rektor yang dilaksanakan olehAuditor Internal Universitas Brawijaya yang bersertifikat.Dengan tujuan agar pelaksanaan Audit Internal MutuAkademik sesuai dengan Standar Audit Internal MutuAkademik yang ditetapkan Universitas Brawijaya.

Manual ini diharapkan menjadi acuan bagi semua pihakyang terkait dengan pelaksanaan Audit Internal MutuAkademik terutama ialah auditor, teraudit dan klien baik ditingkat Program Studi, Jurusan, Fakultas / Program maupunUniversitas.

Malang, 6 Agustus 2007

Rektor

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito 

iii

8/17/2019 02. MP AIMA UB

4/27

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................iiiDAFTAR ISI ........................................................... iv

1. PENJELASAN UMUM ..............................................11.1. Definisi.....................................................11.2. Tujuan dan Alasan Audit ................................21.3. Karakteristik, Independensi dan Kriteria Auditor

Internal Mutu Akademik.................................31.4. Audit .......................................................5

2. PROSEDUR IMPLEMENTASI AIMA ............................. 12

Gambar 1. Bagan alir pelaksanaan Audit Internal MutuAkademik ....................................................... 12

Uraian dan penjelasan bagan alir pelaksanaan AuditInternal Mutu Akademik diatas adalah sebagaiberikut: ......................................................... 12

3. IMPLEMENTASI AIMA PADA SISTEM PENJAMINAN

MUTU DAN SISTEM AUDIT INTERNAL MUTUAKADEMIK TINGKAT FAKULTAS ............................ 153.1. Tujuan Audit ............................................ 153.2. Ruang Lingkup Audit................................... 153.3. Daftar Pengecekan..................................... 16

4. IMPLEMENTASI AIMA PADA SISTEM PENJAMINANMUTU AKADEMIK TINGKAT JURUSAN / PROGRAMSTUDI............................................................ 184.1. Tujuan Audit ............................................ 184.2. Ruang Lingkup Audit................................... 184.3. Daftar Pengecekan..................................... 19

Daftar Pustaka ..................................................... 22

TIM PENYUSUN .................................................... 23

iv

8/17/2019 02. MP AIMA UB

5/27

 

1. PENJELASAN UMUM

1.1. Definisi

1.1.1. Audit Internal Mutu Akademik UniversitasBrawijaya (AIMA-UB)  iialah suatu kegiatanpenjaminan Mutu dan konsultasi yang bersifatindependen dan objektif. Kegiatan ini dirancanguntuk:1.  Memberikan nilai tambah dan memperbaiki

kinerja operasional akademik UiversitasBrawijaya.

2. 

Mengetahui bahwa upaya untukmempertahankan, meningkatkan mutu danstandar akademik telah tepat dan efektif;

3.  Mengidentifikasi lingkup perbaikan danpengembangan profesional secara berkelanjutanberdasarkan evaluasi diri.

1.1.2. Sistem Mutu  ialah sistem yang mencakup strukturdan fungsi organisasi, tanggungjawab, prosedur,proses dan sumberdaya untuk melaksanakanmanajemen mutu.

1.1.3. Unit Pelaksana Akademik Universitas Brawijaya ialah fakultas/program, program pascasarjana,jurusan/bagian/program studi, lembaga yangbertugas menjalankan fungsi Tridarma PerguruanTinggi.

1.1.4. Auditor ialah orang yang mempunyai kualifikasiuntuk melakukan audit mutu.

1.1.5. Klien  ialah orang atau organisasi yang memintaaudit. Klien dalam kegiatan AIMA ini dapat berupaFakultas/Jurusan/Program Studi yang sistem mutuakademiknya diaudit berdasarkan standar mutu yangtelah ditentukan sendiri.

1.1.6. Teraudit (auditee) ialah unit kerja yang diaudit.

1.1.7. Observasi (Ob)  ialah  pernyataan tentang  temuan

selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang

8/17/2019 02. MP AIMA UB

6/27

menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupanyang memerlukan penyempurnaan dalam waktusingkat.

1.1.8. Bukti Objektif ialah informasi yang bersifat kualitatifataupun kuantitatif yang berupa catatan ataupunpernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan,eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistemmutu, yang didasarkan pada pengamatan,pengukuran dan dapat diverifikasi.

1.1.9. Ketidaksesuaian (KTS) ialah  tidak terpenuhinyapersyaratan mutu atau unsur sistem mutu yang telahditetapkan.

1.2. Tujuan dan Alasan Audit

1.2.1. Tujuan AuditAudit dirancang untuk tujuan berikut:1.  Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian

unsur-unsur sistem mutu dengan standar yangtelah ditentukan;

2. 

Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutuyang telah ditentukan;

3.  Memberi kesempatan teraudit memperbaikisistem mutu;

4.  Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.

1.2.2. Persyaratan AuditAudit bisa dilaksanakan apabila memenuhipersyaratan sebagai berikut:

1. 

Mempunyai dokumen mutu2.  Klien menyediakan sumber daya yang memadai3.  Teraudit menunjukkan kerja sama yang baik.4.  Tidak ada tekanan dalam bentuk apapun kepada

auditor.

1.2.3. Alasan AuditAlasan dilakukannya audit adalah:1.  Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan

prosedur penjaminan mutu.

2

8/17/2019 02. MP AIMA UB

7/27

 

2.  Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutudan standar yang telah ditentukan.

3.  Meningkatkan kemampuan institusi untukmemprioritaskan lingkup tertentu danmemfasilitasi pengambilan keputusan.

4.  Memudahkan institusi untuk memberikantanggapan lebih baik pada persyaratan yangdiminta audit mutu eksternal serta untuk menilaimutu.

5.  Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerjayang baik untuk disebarluaskan.

6.  Merupakan sarana untuk peningkatan danpengembangan mutu.

1.3. Karakteristik, Independensi dan KriteriaAuditor Internal Mutu Akademik

1.3.1. Karakteristik Auditor1.  Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang

sedang menjadi tanggung jawabnya.2.  Tidak bias terhadap teraudit.

3. 

Memiliki pengetahuan atas topik-topik yangditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkanpakar atau pengamat yang dapat diterima olehklien, teraudit dan ketua tim audit.

4.  Mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit.

1.3.2. Independensi AuditorAuditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapatmempengaruhi objektivitas. Semua orang dan

organisasi yang terlibat dalam pengauditan harusmenghormati dan mendukung independensi danintegritas auditor.

1.3.3. Kriteria Kualifikasi Auditor Internal Mutu Akademik1.  Pendidikan dan Pelatihan

a. auditor minimal berpendidikan Sarjana Strata2.

b. auditor telah mengikuti pelatihan Auditorbersertifikat yang diselenggarakan/diakui

oleh UB.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

8/27

2.  Atribut personala.  jujur dan terbuka,b.  memiliki kemampuan untuk mengambil

keputusan,c.

 

memiliki ketrampilan analitis dan keteguhanhati,

d.  memiliki kemampuan untuk memahamipelaksanaan audit yang kompleks,

e.  memiliki kemampuan untuk memahami peranunit organisasi dan

f.  memiliki kemampuan berkomunikasi.g.  memiliki pengetahuan dan ketrampilan

manajemen yang diperlukan dalammelaksanakan audit.

3.  Auditor menerapkan atribut tersebut di atasuntuk:a.  mendapatkan dan memeriksa bukti objektif

secara wajar,b.  melaksanakan audit dengan benar,c.  mengevaluasi secara konsisten pengaruh

pengamatan audit dan interaksi personal

selama audit,d.  memperlakukan teraudit secara wajar

sehingga diperoleh hasil audit terbaik,e.  melaksanakan proses audit tanpa

penyimpangan,f.  menaruh perhatian penuh dan mendukung

proses audit,g.  tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit,h.  mengambil kesimpulan audit yang dapat

diterima,i.  tetap berpegang pada kesimpulan yang telah

dihasilkan.

4.  Meningkatkan kompetensiAuditor meningkatkan kompetensinya dengan:a.  memutakhirkan pengetahuannya tentang

syarat-syarat, standar sistem mutu, metodedan prosedur audit,

b.  berpartisipasi dalam kursus penyegaran biladiperlukan,

4

8/17/2019 02. MP AIMA UB

9/27

 

c.  hasil evaluasi kinerja auditor secara berkalaoleh PJM.

5.  Kriteria ketua tim audit

Ketua tim audit dipilih oleh PJM dari para auditoryang memenuhi kualifikasi denganmempertimbangkan kriteria sebagai berikut:a.  Calon sudah bekerja sebagai auditor.b.  Calon menunjukkan kemampuan

berkomunikasi secara efektif, baik secaralisan maupun tertulis.

1.4. Audit

1.4.1. Uraian Tugas dalam audit1.  Koordinator tim audit bertugas:

a.  merencanakan audit, mengatur piranti kerjauntuk anggota tim dan mengarahkan timaudit

b.  membuat jadwal audit yang disepakati olehteraudit

c.  melaporkan dengan segera setiapketidaksesuaian dan hambatan yang dihadapi

dalam melaksanakan audit kepada ketuaAIMA

d.  melaporkan hasil audit kepada ketua AIMA.

2.  Auditor bertugas:a.  mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu

akademik yang berlaku (audit system)b.  menggali dan menganalisis bukti yang relevan

agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem

mutu yang diaudit,c.  mempelajari indikasi yang dapatmempengaruhi hasil audit atau mungkinmemerlukan audit lebih lanjut,

d.  pada saat kegiatan konsultasi dapatmenjawab pertanyaan tentang:(1)  prosedur, dokumen, atau informasi lain

yang menggambarkan atau mendukungunsur-unsur sistem mutu yang

diperlukan, diketahui, tersedia, dipahamidan digunakan oleh teraudit,

8/17/2019 02. MP AIMA UB

10/27

(2)  semua dokumen dan informasi lain yangdigunakan untuk menggambarkan sistemmutu yang memadai untuk mencapaitujuan mutu.

3.  Auditee bertugas:a.  menginformasikan kepada penanggung-jawab

unit kerja yang akan diaudit tentang tujuandan lingkup audit,

b.  menyepakati jadwal audit yang ditawarkanoleh Tim audit

c.  menunjuk staf yang bertugas mendampingitim audit,

d. 

menyepakati lingkup audit,e.  menyediakan dokumen dan ruang yang

diperlukan oleh tim audit untuk menjaminefektivitas dan efisiensi proses audit,

f.  membuka akses ke fasilitas dan buktimaterial yang diminta auditor,

g.  melakukan kerjasama sinergis dengan auditoragar tujuan audit tercapai,menerima laporanhasil audit melalui Rektor atau Dekan,

h. 

menentukan dan berinisiatif melaksanakantindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

1.4.2. Inisiasi Audit1.  Lingkup Audit

a.  Auditor dan teraudit menentukan sistemmutu, lingkup dan kedalaman, lokasi,aktivitas unit kerja dan waktu audit.

b.  Auditor menentukan standar atau dokumensistem mutu yang harus dipatuhi.

c. 

Teraudit menunjukkan bukti yang memadaidan tersedia pada saat audit.

d.  Teraudit menyediakan sumberdaya yangmemadai sesuai dengan lingkup dankedalaman audit.

2.  Tahapan AuditAudit dilakukan melalui 2 tahapan:

a. Audit Sistem, adalah audit terhadapkecukupan kebijakan dan prosedur organisasi

6

8/17/2019 02. MP AIMA UB

11/27

 

untuk memenuhi persyaratan-persyaratanstandar sistem audit mutu. Audit inidilakukan di kantor (desk evaluation)

b. Audit Kepatuhan, adalah audit untukmemeriksa atau memastikan apakah setiapprosedur atau Instruksi Kerja (IK)dilaksanakan secara tertib dan benar. Auditini dilakukan di tempat teraudit (visitasi).

3.  Frekuensi AuditAudit internal dilakukan secara rutin dan teratur,minimal sekali setahun.Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untukmenentukan frekuensi audit ialah:a.  Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan

oleh Rektor didasarkan pada Pedoman AIMA.b.  Perubahan dalam manajemen, organisasi,

kebijakan, teknik atau teknologi yang dapatmempengaruhi sistem mutu dan mengubahhasil audit terdahulu.

4.  Telaah awal sistem mutu teraudit

a. 

Sebagai dasar perencanaan audit, auditormelakukan kajian awal/menelaah gunamenentukan pemenuhan persyaratan sistemmutu teraudit.

b.  Jika hasil kajian awal/telaah awal terhadapsistem mutu tidak memenuhi persyaratan,langkah audit selanjutnya tidak diteruskansampai persyaratan tersebut dipenuhi.

1.4.3. Persiapan AuditPersiapan audit dituangkan dalam rencana auditsebagai berikut:

1.  Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit dandikomunikasikan kepada klien, auditor danteraudit.

2.  Rencana audit dirancang secara fleksibel agardapat diubah berdasarkan informasi yangdikumpulkan selama audit dan memungkinkan

penggunaan sumberdaya yang efektif.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

12/27

3.  Rencana audit meliputi:a.  tujuan dan lingkup audit,b.  identifikasi individu yang bertanggung jawab

langsung pada tujuan dan lingkup audit,c.

 

identifikasi dokumen acuan yang berlaku,antara lain kebijakan akademik, manualmutu, standar akademik, manual mutu danmanual prosedur teraudit.

d.  identifikasi anggota tim audit,e.  tanggal dan tempat audit dilakukan,f.  identifikasi unit organisasi teraudit,g.  waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas

audit,h.

 

jadwal pertemuan yang diadakan denganpimpinan teraudit,

i.  jadwal penyerahan laporan audit.4.  Jika teraudit keberatan terhadap rencana audit

yang disampaikan, harus segera memberitahukankepada ketua tim audit.

1.4.4. Penugasan tim auditMasing-masing anggota tim audit mengaudit sistem

mutu unit kerja dan atau bagian fungsional yangtelah ditentukan.

1.4.5. Dokumen kerjaDokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasitugas tim audit adalah:1.  daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit,2.  dokumentasi bukti pendukung.

Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atautugas audit tambahan yang mungkin diperlukansebagai akibat informasi yang terkumpul selamaaudit. Dokumen kerja yang melibatkan informasirahasia harus dijaga oleh organisasi audit.

1.4.6. Pelaksanaan Audit1.  Pertemuan pembukaan

Tujuan pertemuan pembukaan untuk:a.  memperkenalkan anggota tim audit kepada

pimpinan teraudit,

b. 

menelaah lingkup dan tujuan audit,

8

8/17/2019 02. MP AIMA UB

13/27

 

c.  menyampaikan ringkasan metode danprosedur yang digunakan dalammelaksanakan audit,

d.  menegaskan hubungan formal antara timaudit dan teraudit,

e.  mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdayayang diperlukan,

f.  mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit,

g.  mengklarifikasi setiap rencana audit yangtidak jelas.

2.  Pemeriksaan lapangana.  Pengumpulan bukti

Bukti dikumpulkan melalui wawancara,pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitasdan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yangmengarah kepada ketidak-sesuaian dicatat,walaupun tidak tercakup dalam daftarpengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasilwawancara harus diuji dengan mencariinformasi tentang hal yang sama dari sumberlain yang independen.Selama kegiatan audit, ketua tim audit dapatmengubah tugas kerja tim audit dan rencanaaudit dengan persetujuan teraudit. Hal inidiperlukan untuk menjamin pencapaiantujuan audit yang optimal.Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua timaudit memberitahukan alasannya kepadateraudit.

b.  Hasil pengamatan auditSemua hasil pengamatan auditdidokumentasikan. Setelah semua aktivitasdiaudit, tim audit menelaah semua hasilpengamatannya untuk menentukan adanyaketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasilpengamatan ditelaah oleh ketua tim auditdengan pimpinan teraudit. Semuaketidaksesuaian dari hasil pengamatan harusdisepakati oleh ketua tim audit dan pimpinan

teraudit.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

14/27

3.  Pertemuan penutupanSebelum menyiapkan laporan audit, tim auditmengadakan pertemuan penutupan denganteraudit. Tujuan utama pertemuan ini ialahuntuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupandidokumentasikan.

1.4.7. Dokumen Audit1.  Persiapan laporan audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahanketua tim audit yang bertanggung-jawab ataskeakuratan dan kelengkapannya.

2. 

Isi laporanLaporan audit berisi hasil pelaksanaan auditsecara lengkap. Laporan audit harus diberitanggal dan ditandatangani oleh ketua tim auditdan pimpinan teraudit. Laporan audit berisi hal-hal berikut:a.  tujuan dan lingkup audit,b.  rincian rencana audit, identitas anggota tim

audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit

dan identitas unit kerja teraudit,c.  identitas dokumen standar yang dipakai

dalam audit antara lain Standar Akademikdan Manual Mutu Akademik teraudit,

d.  temuan ketidaksesuaian,e.  penilaian tim audit mengenai kesesuaian

teraudit dengan standar sistem mutu yangberlaku dan dokumen terkait,

f.  kemampuan sistem mutu untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan,g.  daftar penerima laporan audit.

3.  Distribusi laporan

a. 

Laporan audit dikirim oleh ketua AIMA keRektor melalui ketua PJM.

b.  Laporan audit dijamin kerahasiaannya olehtim AIMA dan PJM.

c. 

Jika laporan audit tidak dapat diterbitkansesuai jadwal yang disepakati maka perlu

disepakati jadwal baru penerbitan, dengan

10

8/17/2019 02. MP AIMA UB

15/27

 

menyampaikan alasan penundaan kepadaketua AIMA.

1.4.8. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporanaudit telah diserahkan kepada Rektor melalui ketuaPJM.

1.4.9. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan KoreksiRektor/Dekan memerintahkan teraudit untukmelakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harusdiselesaikan dalam periode waktu yang disepakatioleh pimpinan teraudit setelah konsultasi denganketua AIMA.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

16/27

2. PROSEDUR IMPLEMENTASI AIMA

REKTOR MenugaskanPJM

Tim AIMA melaporkanhasil audit ke Rektor

melalui PJM

PermintaanTindakan

Dekan/Ketua

Program

Ketua Jurusan/ Ketua

Program Studi untukmemperbaiki kinerja/meningkatkan standarmutu sesuai standar

yang ditetapkan

Tim AIMAmelaksanakan

Audit

SK Rektortentang Tim

AIMA1

6

5

4

32

7

PJMMenyusuntim AIMA

8 9 Berlanjutpada siklusberikutnya

Gambar 1. Bagan alir pelaksanaan Audit InternalMutu Akademik

Uraian dan penjelasan bagan alir pelaksanaan AuditInternal Mutu Akademik diatas adalah sebagai berikut:

Perintah Audit dariRektor

(1) Rektor menugaskan PJMuntuk membentuk Tim AIMA

▼ 

Penunjukan ketua timAIMA oleh Ketua PJM

(2) PJM menunjuk Ketua timAIMA untuk melaksanakanaudit.

▼ 

Pembentukan tim AIMAdengan persetujuan

teraudit

(3) Ketua tim AIMA membentuktim AIMA sejumlah minimal 3orang auditor yang terdiri dariketua, sekretaris dan anggota,dan meminta persetujuanteraudit berdasarkan PedomanAIMA.

▼ Penerbitan SK Rektor

tentang Tim AIMA(4) Rektor menerbitkan surattugas untuk tim AIMA

12

8/17/2019 02. MP AIMA UB

17/27

 

berdasarkan Pedoman AIMA.

▼ 

Penyusunan tujuan,kewenangan dan

tanggungjawab AIMA

(5) Tim AIMA menyusun tujuan,kewenangan dan tanggung-jawab AIMA sesuai denganPedoman Audit dan ruanglingkupnya merujuk surat tugasRektor berdasarkan PedomanAIMA.

▼ 

Pengesahan tujuan,kewenangan dan

tanggungjawab AIMA

(6) Tujuan, kewenangan dantanggung jawab AIMA disahkan

oleh Rektor berdasarkanPedoman AIMA.

▼ 

Penyusunan rencana danjadwal AIMA

(7) Tim AIMA menyusun rencanadan jadwal AIMA bersamateraudit.

▼ 

Penyerahan dokumen

yang diperlukan kepadaketua tim AIMA

(8) Teraudit menyerahkandokumen yang diperlukan

kepada ketua tim AIMA sesuaidengan waktu yang telahdisepakati.

▼ Rapat persiapan tim

AIMA untuk Audit Sistem(9) Pembagian tugas tim AIMAuntuk audit sistem.

▼ 

Pelaksanaan audit sistem

(10) Melaksanakan auditdokumen (MM, MP) yang

tersedia sesuai dengan standaryang disepakati dan menyusundaftar pengecekan  untukpersiapan audit kepatuhan.

▼ 

Penyampaian jadwalaudit kepatuhan

(visitasi)

(11) Ketua tim AIMAmengkomunikasikan jadwalvisitasi kepada teraudit untukdisetujui.

▼ 

8/17/2019 02. MP AIMA UB

18/27

Pelaksanaan auditkepatuhan

(12) Berdasarkan daftarpengecekan  bukti dikumpulkanmelalui wawancara,pemeriksaan dokumen (IK, DPdan BO), pengamatan aktivitasdan keadaan di lokasi secarakomprehensif. Ketidaksesuaianyang signifikan dicatat,walaupun tidak tercakup dalamdaftar pengecekan.

▼ 

Diskusi hasil temuanaudit

(13) Semua hasil temuan auditdidiskusikan dengan teraudituntuk mendapatkanpersetujuan. Ketidak-sesuaianminor (OB/Observasi) danketidak-sesuaian mayor (KTS)harus segera diperbaiki dalamjangka waktu yang disepakati.

▼ 

Pembuatan laporan audit

(14) Laporan dibuat sesuai

jadwal berdasarkan hasiltemuan yang telah disetujuioleh teraudit.

▼ 

Penyerahan laporanaudit

(15) Laporan audit diserahkanoleh Tim AIMA kepada Rektormelalui ketua PJM danselanjutnya Rektor mengirimlaporan hasil audit kepada

Dekan disertai PermintaanTindakan Koreksi (PTK).

▼ 

Pembubaran tim AIMA

(16) Tim AIMA dibubarkan olehRektor atas permintaan PJMuniversitas dengan SKPemberhentian.

14

8/17/2019 02. MP AIMA UB

19/27

 

3. IMPLEMENTASI AIMA PADASISTEM PENJAMINAN MUTU DANSISTEM AUDIT INTERNAL MUTUAKADEMIK TINGKAT FAKULTAS

3.1. Tujuan Audit

3.1.1. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutuakademik fakultas terhadap kebijakan akademik,standar akademik, peraturan akademik, dan manualmutu akademik UB.

3.1.2. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaanpenjaminan mutu akademik fakultas terhadap

kebijakan akademik, standar akademik, peraturanakademik, manual mutu akademik, dan manualprosedur akademik UB.

3.2. Ruang Lingkup Audit

3.2.1. Meneliti keberadaan organisasi penjaminan mutuakademik ditingkat fakultas sesuai dengan ManualMutu Akademik, yaitu:a. Gugus Jaminan Mutu

3.2.2. Meneliti:a. Standar Akademik Fakultasb. Manual Mutu Akademik Fakultasc. Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu

Akademik Internal di tingkat Fakultas.

3.2.3. Meneliti pelaksanaan kegiatan penjaminan mutuakademik ditingkat fakultas.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

20/27

3.2.4. Meneliti pelaksanaan sistem penjaminan mutu ditingkat fakultas.

3.3. Daftar Pengecekan

3.3.1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di TingkatFakultasa.  SK pengangkatan penanggung jawab pelaksana

sistem penjaminan mutu akademik.b.  SK pengangkatan koordinator, sekretaris, dan

anggota gugus jaminan mutu.c.  Perumusan dan pengesahan kebijakan akademik

dan standar akademik fakultas.d.  Penyusunan Manual Mutu Akademik di tingkat

fakultas.e.  Kesesuaian Manual Mutu Akademik dan Manual

Prosedur Implementasi Penjaminan MutuAkademik Internal di tingkat fakultas denganacuannya, yaitu Kebijakan Akademik.

f.  Penyusunan evaluasi diri dan rencana tindaklanjut untuk peningkatan mutu proses

pembelajaran dan pelaporan ke Dekan.g.  Kendala untuk melaksanakan Standar Akademik

Fakultas dan Manual Prosedur Mutu AkademikFakultas

h.  Cara mengatasi kendala tersebut.i.  Memeriksa butir Standar Akademik Fakultas yang

belum dilaksanakan dan rencana pelaksanaannya.

3.3.2. Implementasi Sistem Audit Mutu Akademik Internal di

Tingkat Fakultasa.  Perencanaan pelaksanaan AIMA bersama TimAIMA.

b.  Pelaksanaan AIMA sesuai siklus audit oleh TimAIMA.

c.  Pelaporan AIMA dan permintaan tindakan koreksi(PTK) oleh Tim AIMA kepada Rektor

d.  Pelaksanaan laporan tindakan koreksi sesuaidengan PTK.

e. 

Pelaporan hasil tindakan koreksi kepada Rektor.

16

8/17/2019 02. MP AIMA UB

21/27

 

f.  Pelaporan hasil evaluasi diri, hasil audit dantindak lanjut PTK kepada Senat Fakultas olehDekan.

g.  Rekomendasi oleh Senat Fakultas untukpeningkatan mutu akademik di tingkat programstudi.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

22/27

4. IMPLEMENTASI AIMA PADA SISTEMPENJAMINAN MUTU AKADEMIK TINGKAT

JURUSAN / PROGRAM STUDI

4.1. Tujuan Audit

1.  Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutuakademik internal tingkat jurusan/program studiterhadap standar akademik, manual mutu akademikdan manual prosedur implementasi penjaminan mutuakademik internal di tingkat fakultas.

2.  Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaanpenjaminan mutu akademik internal tingkatjurusan/program studi terhadap standar akademik,manual mutu akademik dan manual prosedurimplementasi penjaminan mutu akademik internal ditingkat fakultas.

3.  Meneliti kepastian bahwa lulusan memilikikompetensi sesuai dengan yang ditetapkan oleh

program studi.

4.  Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan prosespembelajaran di program studi terhadap ManualProsedur dan Instruksi Kerja program studi.

5.  Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulumdengan kompetensi program studi.

6.  Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses

pembelajaran program studi terhadap pencapaiankompetensi lulusan program studi.

7.  Untuk memastikan kecukupan penyediaansumberdaya pembelajaran.

4.2. Ruang Lingkup Audit

Meneliti:

18

8/17/2019 02. MP AIMA UB

23/27

 

1.  Spesifikasi Program Studi (SP), termasuk di dalamnyaKompetensi Lulusan (KL);

2.  Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK)

program studi yang sesuai dengan Standar Akademik(SA), Manual Mutu Akademik (MM), dan ManualProsedur (MP) tingkat fakultas.

3.  Meneliti proses pembelajaran yang bermutu sesuaiSP, KL, MP, dan IK.

4.  Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP, dan IK secaraberkelanjutan.

5.  Kurikulum program studi.

6.  Pelaksanaan pembelajaran program studi.

7.  Sumberdaya pembelajaran program studi.

8.  Kemajuan belajar mahasiswa (student progression).

9.  Upaya perbaikan mutu (quality improvement)berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan.

4.3. Daftar Pengecekan

1.  Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi

2.  Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi.

3.  Pemantauan dan evaluasi proses pembelajaransemester.

4.  Laporan Rencana Tindakan Koreksi proses

pembelajaran dan pelaksanaannya.5.  Pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran.

6.  Laporan penilaian program studi dan kegiatanprogram studi.

7.  Tujuan pendidikan program studi.

8.  Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukaneksternal (kurikulum nasional, standar pendidikan

nasional/internasional).

8/17/2019 02. MP AIMA UB

24/27

9.  Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi programstudi.

10. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan

misi program studi.

11. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusanyang disajikan dalam bentuk peta kurikulum.

12. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepadasivitas akademika, tenaga penunjang dan pengujieksternal.

13. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya.

14. 

Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhirmetode pembelajaran dan ilmu pengetahuan.

15. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi dalammengembangkan kemampuan mahasiswa.

16. Ketersediaan kriteria yang memudahkan pengujiinternal dan eksternal untuk membedakan berbagaikategori pencapaian kompetensi lulusan.

17. Penilaian hasil belajar mahasiswa menunjukkanpencapaian kompetensi lulusan.

18. Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwamahasiswa mencapai standar kompetensi minimalprogram studi.

19. Tindakan kajiulang untuk mencapai standarkompetensi minimal program studi.

20. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi

kurikulum dan kompetensi lulusan program studi.

21. Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalampembelajaran.

22. Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran.

23. Partisipasi aktif mahasiswa dalam prosespembelajaran.

24. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program

pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra

20

8/17/2019 02. MP AIMA UB

25/27

 

(peer-review), integrasi tim pengajar yang efektif,program magang dan tutorial untuk staf yunior.

25. Efektivitas pembelajaran dinilai dari:

a. 

keluasan dan kedalaman materi, tempo dantantangan yang diberikan dalam prosespembelajaran,

b.  variasi metode pembelajaran,c.  substansi ilmu,d.  ketrampilan spesifik dan praktis,e.  kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban

mahasiswa.

26. Strategi yang menunjang kegiatan akademik yangkonsisten dengan profil mahasiswa dan tujuanprogram pendidikan.

27. Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan programpengenalan kampus yang dipahami oleh staf danmahasiswa.

28. Efektivitas dalam pembimbingan akademik, umpanbalik, dan mekanisme supervisi.

29. 

Staf akademik pelaksana program pendidikan adalahorang yang kompeten.

30. Program pengembangan profesional staf akademikuntuk meningkatkan kepakaran dan profesionalismesebagai dosen.

31. Dukungan teknis dan administrasi yang memadaiuntuk staf akademik.

32. Strategi penyediaan sumber-sumber belajar.

33. Fasilitas proses pembelajaran memadai.

34. Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium,dan sebagainya) relevan dan memadai.

8/17/2019 02. MP AIMA UB

26/27

Daftar Pustaka

Anonimous, 2005. Praktek Baik Dalam Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal PendidikanTinggi. Departemen Pendidikan Nasional. Indonesia.

Anonimous, 2003. Pedoman Penjaminan Mutu (QualityAssurance) Pendidikan Tinggi. Direktorat JenderalPendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan Nasional.Indonesia.

Anonimous, 2003. Dokumen AMAI UGM. Yogyakarta.Indonesia.

Anonimous, 2003. Dokumen AMAI UNDIP. Semarang.Indonesia.

22

8/17/2019 02. MP AIMA UB

27/27

 

TIM PENYUSUN

Penasehat  : Rektor Penanggungjawab: Pembantu Rektor I 

Ketua : Dr.Imam Hanafi,SSos,MSi,MAB

Anggota : Prof. Dr.Ir. Jody Moenandir

Dr. Surachman, M.SiE.

Dr. Endang Arisoesilaningsih

Prof.Dr.Ir. Soebarinoto

Prof. Dr.Ir. Sugiyanto, MS

Dr. Ir. Maftuch, M.Si.

Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK.

Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., MHum.

Dr. Indah Winarni, MA

Dr. Ir. A. Tunggul Sutan Haji, MT

Dr. Unti Ludigdo, SE, Ak. MSi.

Dr.Ir. Muhammad. Bisri

Dr. Muhammad Nurhuda