02 GUIDE OPTA rev A4 · 2018. 2. 8. · Title: Microsoft Word - 02_GUIDE_OPTA_rev_A4.doc Author:...

Наръчник на бенефициента на Оперативна програма „Техническа помощ”

2

Съдържание

ВЪВЕДЕНИЕ 6

ОБЩО ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОПТП 7

Цели и приоритети на ОПТП ............................................................................................................ 7

Управление и контрол на изпълнението на ОПТП .......................................................................... 9

Бенефициенти на ОПТП ................................................................................................................... 12

Процедури по ОПТП ......................................................................................................................... 13

Допустими дейности и разходи по ОПТП ....................................................................................... 14

РАЗРАБОТВАНЕ НА ПРОЕКТНИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОПТП 18

Планиране на проекти по ОПТП...................................................................................................... 18

Принципи на проектния цикъл 18

Формулиране на проектна идея 18

Прилагане на методите „дърво на проблемите” и „дърво на целите” 19

Рискове за постигане на някоя от целите на проекта 22

Определяне на проектните дейности, резултатите и индикаторите за изпълнение 22

Попълване на формуляр за кандидатстване по ОПТП .................................................................. 24

Общи положения 24

Кандидатстване по процедурата за директно предоставяне на БФП по ОПТП без определен срок 25

Оценяване на проекти ........................................................................................................................ 39

Предоставяне на безвъзмездна финансова помощ ......................................................................... 42

ИЗПЪЛНЕНИЕ И ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ ПО ОПТП 43

Изпълнение на дейности по проекти ................................................................................................ 43

Организиране на изпълнението 43

Създаване и поддържане на одитна пътека 44

Изпълнение на дейностите по проекта 47

Възлагане и изпълнение на обществени поръчки 48

Информиране и публичност 64

Изменение на проекти, финансирани от ОПТП 66

Предсрочно прекратяване на финансирането на проекти по ОПТП 70

Мониторинг и контрол при изпълнението на проекти, финансирани от ОПТП ........................ 73

Мониторинг на изпълнението на проектите 73

Проверки „на място” 74

Нередности .......................................................................................................................................... 77

Отчитане изпълнението на проекти ................................................................................................. 82

Искане за авансово плащане 82

Искане за междинно плащане, междинни доклади 82

Искане за окончателно плащане, заключителен/окончателен доклад 90

Начин на представяне на документите 91

Верифициране на изпълнението на проекти по ОПТП 91


3

ИЗПОЛЗВАНИ СЪКРАЩЕНИЯ

АОП Агенция по обществени поръчки

АФКОС Съвет за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейския съюз

БФП Безвъзмездна финансова помощ

ДДС Данък върху добавената стойност

Дирекция АФКОС Дирекция „Координация на борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейския съюз“

ЕК Европейска комисия

ЕС Европейски съюз

ЕФРР Европейски фонд за регионално развитие

ЗОП Закон за обществените поръчки

ИСУН Информационна система за управление и наблюдение на Структурните инструменти на Европейския съюз в България

МВР Министерство на вътрешните работи

МС Министерски съвет на Република България

МФ Министерство на финансите

КН Комитет за наблюдение

ОЛАФ Европейска служба за борба с измамите

ОО Одитен орган

ОП Оперативна/и програма/и

ОПТП Оперативна програма „Техническа помощ“

ПМС Постановление на Министерския съвет

ПМС № 62/2007 г. Постановление № 62 на Министерския съвет от 21.03.2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на разходите по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, за финансовата рамка 2007-2013 г.

ПМС № 121/2007 г. Постановление № 121 на Министерския съвет от 31.05.2007 г. за определяне на реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз

ПМС № 215/2007 г. Постановление № 215 на Министерския съвет от 5.09.2007 г. за определяне на детайлни правила за допустимост на разходите по Оперативна програма "Техническа помощ", съфинансирана от Европейския фонд за регионално развитие, за финансовата рамка 2007-2013 г.

ППЗОП Правилник за прилагане на Закона за обществените поръчки

ПЧП Публично-частно партньорство


4

Регламент (ЕО) № 448/2001

Регламент (ЕО) № 448/2001 на Комисията от 02 март 2001 година за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на процедурата за извършване на финансови корекции на помощта, отпускана от структурните фондове

Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002

Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 година относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности

Регламент (EО) № 1080/2006

Регламент (EО) № 1080/2006 на Европейския парламент и на Съвета от 5 юли 2006 година относно Европейския фонд за регионално развитие и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1783/1999


Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета от 11 юли 2006 година за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1260/1999


Регламент (ЕО) № 1828/2006 на Комисията от 8 декември 2006 година относно реда и начина на изпълнение на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета за определянето на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и на Регламент 1080/2006 на Европейския парламент и на Съвета относно Европейския фонд за регионално развитие

РОП Регистър на обществените поръчки

СКФ Структурни фондове и Кохезионен фонд на ЕС

СО Сертифициращ орган

УО Управляващ орган

ЦИО Централен информационен офис

ЦКЗ Централно координационно звено


5


6

ВЪВЕДЕНИЕ

Наръчникът е предназначен за бенефициентите на Оперативна програма „Техническа помощ“ (ОПТП) и представя общите и специфичните принципи и изисквания за подготовка и изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП.

В наръчника са отчетени въведеният електронен механизъм за подаване на проектни предложения по ОПТП, промените във формуляра за кандидатстване, както и измененията в нормативната уредба, свързана с управлението на средствата от Европейския съюз (ЕС) и възлагането на обществени поръчки. Ефективното използване на финансова помощ от ОПТП, означава стриктното спазване на действащите европейски и национални правила, регламентиращи изпълнението на проекти, съфинансирани от ЕС. В този контекст, бенефициентите на ОПТП следва да организират своята работа по начин, който осигурява ефективност и прозрачност при разходването на публичните средства.

Целта на наръчника е да подпомогне бенефициентите на ОПТП при подготовката и изпълнението на проекти, финансирани по програмата: от формулиране на проектна идея, през подготовката на проектното предложение и изпълнението на проекта, до неговото приключване и оценка.

За улеснение на бенефициентите са представени насоки и примери, показващи практическото приложение на изискванията за ефективно и ефикасно изпълнение на проектите, финансирани от ОПТП.

Наръчникът се състои от три основни части:

Първата част представя общата рамка за изпълнението на ОПТП – цели, приоритетни оси, бенефициенти и т.н.

Втората част е посветена на основните моменти при подготовка на проектно предложение и кандидатстването по ОПТП.

Третата част е насочена към подходите за практическо изпълнение на дейностите по финансираните от ОПТП проекти, както и тяхното отчитане.


7

ОБЩО ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОПТП

Цели и приоритети на ОПТП

Оперативна програма „Техническа помощ“ (ОПТП) е една от седемте оперативни програми, определени в българската Национална стратегическа референтна рамка (НСРР), за постигане на целите на европейската политика за сближаване в Република България за периода 2007-2013 г.

ОПТП е специфична хоризонтална оперативна програма, която е насочена към подпомагане дейността и функционирането на основните структури, участващи в координацията, управлението, мониторинга, контрола, сертифицирането и одита на средствата от Структурните фондове и Кохезионния фонд (СКФ) на Европейския съюз (ЕС) в България, както и за изграждането на институционален капацитет на институционални бенефициенти по свързани с фондовете хоризонтални политики. Общият бюджет на ОПТП е в размер на 111 129 139 лв., от които 85% са осигурени от ЕС, чрез Европейския фонд за регионално развитие (ЕФРР), а останалите средства са от държавния бюджет на Република България.

Общата цел на ОПТП е по-нататъшно усъвършенстване на координацията, контрола, прилагането и оценката на Структурните

фондове и Кохезионния фонд в България за периода 2007-2013 г.

Основните акценти в стратегията на ОПТП са укрепването на капацитета на отговорните за СКФ структури, гарантиране на надеждното функциониране на Информационна система за управление и наблюдение на Структурните инструменти на Европейския съюз в България (ИСУН), както и осигуряването на подходяща комуникация и публичност на българската НСРР и европейската кохезионна политика сред широката общественост.

Специфичните цели на ОПТП са:

1. Укрепване на необходимия капацитет и функциониране на структурите на централната и местни администрации, участващи в усвояването на СКФ.

2. Подобряване на информираността и осведомеността на обществото за ефективното и ефикасно използване на СКФ в България.

За постигането целите на ОПТП са определени три приоритетни оси.

Приоритетна ос 1: Подпомагане реализирането на дейностите на структурите на централно ниво. Мерки за изграждане на капацитет на институциите, работещи по СКФ.

С дейностите по тази приоритетна ос се цели укрепване на административния капацитет на структурите за програмиране, координиране, управление, наблюдение и контрол на разходите и одит, както и за ефективно оценяване на използването на средствата от СКФ, включително и предприемането на превантивни мерки с цел намаляване на текучеството на квалифицирани служители.


8

Основната цел на оста е осигуряването на по-нататъшно развитие на капацитета на структурите за координиране, програмиране, наблюдение, управление, контрол и ефективно оценяване на използването на СКФ.

Приоритетна ос 2: Допълнително разработване и подпомагане на функционирането на Унифицирана информационна система за управление и наблюдение (ИСУН).

Основната цел на приоритетната ос е осигуряване подкрепа за изграждането, функционирането и поддръжката на ИСУН, както и гарантиране на правилното използване на системата на всички нива на администрацията.

Приоритетна ос 3: Популяризиране на европейската кохезионна политика и нейните цели в България и осигуряване на обща и статистическа информация.

Основната цел на тази приоритетна ос е осигуряване на лесен и прозрачен достъп до информация относно цялостния процес на усвояване, управление, наблюдение и контрол на ресурсите по СКФ на ЕС на всички заинтересовани.


9

Управление и контрол на изпълнението на ОПТП

Цялостната организация и ръководство на процеса на управлението на средствата от ЕС се осъществява от министърът по управление на средствата от Европейския съюз. Той представлява Република България пред Европейската комисия (ЕК) и другите европейски институции по въпросите на програмирането, управлението и наблюдението на средствата от ЕС.

Съветът за координация при управление на средствата от Европейския съюз (СКУСЕС) е орган към министъра по управление на средствата от Европейския съюз. Съветът обсъжда въпроси във връзка с реформите на Кохезионната политика на ЕС; разглежда проектите на индикативни годишни работни програми на оперативните програми, в това число на ОПТП; приема становища по годишните доклади за изпълнението на оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на ЕС, в това число и ОПТП, обсъжда проблемни въпроси, свързани с изпълнението на мерки, финансирани със средства от ЕС. В изпълнение на своите функции СКУСЕС изготвя становища и предложения. Съветът се състои от председател и членове. Председател на съвета е министърът по управление на средствата от ЕС. Членове на съвета са заместник-министър на вътрешните работи, заместник-министър на финансите, заместник-министър на икономиката, енергетиката и туризма, заместник-министър на регионалното развитие и благоустройството, заместник-министър на труда и социалната политика, заместник-министър на транспорта, информационните технологии и съобщенията, заместник-министър на околната среда и водите, заместник-министър на земеделието и храните и заместник-министър на образованието, младежта и науката. Съветът провежда заседания най-малко шест пъти годишно. Административното, организационно-техническото и експертното обслужване на дейността на СКУСЕС се осигурява от Централното координационно звено (ЦКЗ).

за допълнителна информация: http://www.saveti.government.bg.

Управляващ орган на ОПТП е дирекция „Оперативна програма „Техническа помощ” в Администрацията на Министерския съвет. Управляващият орган (УО) носи отговорността за ефективното управление и изпълнение на оперативната програма. Неговите задължения включват изпращане на покана за кандидатстване до конкретните бенефициенти на помощта, провеждане на процедурите за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, вземане на решение за финансиране на проекти, мониторинг и оценка на изпълняваните проекти, верифициране на разходите по проектите; предоставяне на Сертифициращия орган на цялата необходима информация за целите на сертифицирането на разходите.

за допълнителна информация: обособената директория на ОПТП в Единния информационен портал за обща информация за управлението на СКФ на ЕС в Република България – http://www.eufunds.bg.

Комитетът за наблюдение (КН) на ОПТП разглежда и одобрява, предложените от Ръководителя на УО на ОПТП критерии за избор на операции, които да бъдат финансирани от ОПТП; следи напредъка, докладван от УО на ОПТП за постигането на целите и приоритетите на програмата въз основа на дефинираните в нея индикатори; разглежда и одобрява годишните доклади и окончателния доклад за изпълнението на ОПТП; дава съгласие за изпращане на одобрените доклади на ЕК и др. Изчерпателно правомощията на КН на ОПТП са разписани в чл. 7, ал. 1 от Постановление № 182 на Министерския съвет от 21.07.2006 г. за създаване на комитети за наблюдение на Националната стратегическа референтна рамка и оперативните програми,


10

съфинансирани от СКФ на ЕС, както и в чл. 3 от Вътрешните правила за работа на Комитета за наблюдение на ОПТП. КН се състои от председател, членове и наблюдатели. Председателят и членовете на КН имат право на глас при вземане на решения, а наблюдателите имат право на съвещателен глас. Председател на КН на ОПТП е директорът на дирекция „Оперативна програма „Техническа помощ” в Администрацията на Министерския съвет. Членове на КН са представители на министерства и държавни агенции, социално-икономическите партньори, регионалните съвети за развитие, неправителствените организации и др. КН заседава най-малко два пъти в годината, а при необходимост може да провежда извънредни заседания.

Централното координационно звено (ЦКЗ) в Администрацията на Министерски съвет е ключово звено, което изпълнява координационни функции по отношение на всички фондове и програми, с оглед тяхното ефективно управление и изпълнение. ЦКЗ осъществява оперативната координация по планирането, програмирането, управлението, стратегическото и текущото наблюдение и контрол на програмите; осъществява оперативна координация на дейностите по засилване на административния капацитет на централно, регионално и местно ниво при усвояване на средствата от оперативните програми; осигурява административно и експертно дейността на Съвета за координация при управлението на средствата от Европейския съюз. Функциите на ЦКЗ се изпълняват от три дирекции в Администрацията на Министерския съвет – дирекция "Програмиране на средствата от Европейския съюз" – звено, натоварено с аналитични и планиращи функции, дирекция "Мониторинг на средствата от Европейския съюз" – звено, натоварено с функции по наблюдение, и дирекция "Информация и системи за управление на средствата от Европейския съюз" – звено, което разработва и поддържа информационните системи за управление и мониторинг на средствата от ЕС.

за допълнителна информация: http://www.eufunds.bg

За всички оперативни програми по Структурните фондове и Кохезионния фонд (СКФ) в България е определен един Сертифициращ орган (СО) – дирекция "Национален фонд" в Министерството на финансите (МФ). СО отговаря получаване на средствата от СКФ на ЕС и републиканския бюджет за изпълнение на оперативните програми. СО одобрява (сертифицира) извършените разходи, подготвя и изпраща до ЕК сертифицирана декларация за разходите и искания за плащане по всяка оперативна програма. СО е контактната точка за финансовата информация, която се обменя между ЕК и Република България. Ръководител на СО е директорът на дирекция „Национален фонд” в МФ.

за допълнителна информация: http://www.eufunds.bg и http://www.minfin.bg

За всички оперативни програми по СКФ в България е определен един Одитен орган (ОО) – Изпълнителна агенция "Одит на средствата от ЕС" към министъра на финансите. ОО следи дали ОПТП и другите оперативни програми работят според стандартите и изискванията на ЕК. ОО може да проверява и изпълнението на проектите от страна на бенефициентите.

за допълнителна информация: http://www.aeuf.minfin.bg.

Съветът за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейските общности (АФКОС), е създаден с Постановление № 18 на Министерския съвет от 2003 г., Съветът дава насоки, наблюдава и осигурява координацията в дейността на държавните органи по предотвратяване и борба с правонарушенията – измами, злоупотреби, неефективно управление или


11

използване на средства и имущество, принадлежащи на ЕС или предоставени на българската държава от фондове и по програми на ЕС, включително свързаното с тях национално съфинансиране. Съветът се подпомага от дирекция „Координация на борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейския съюз” (АФКОС) в Министерството на вътрешните работи (МВР).

за допълнителна информация: http://www.afcos.mvr.bg

ОЛАФ е Европейската служба за борба с измамите. Основните задачи на ОЛАФ са защита на финансовите интереси на ЕС, борба с измамите, корупцията и всякакви други нередности. Централното звено за връзка с ОЛАФ в България е дирекция „Координация на борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейския съюз” (АФКОС) в МВР.

за допълнителна информация: http://ec.europa.eu/anti_fraud/

Сметната палата на Република България извършва независим одит на средствата от СКФ като част от публичните средства. Този одит гарантира общественото доверие при разходването на средствата и допринася за осигуряването на стабилно финансово управление в страната. Сметната палата одитира средствата от фондове и програми на ЕС, включително управлението им от съответните органи. Сметната палата може да проверява изпълнението на проектите от страна на бенефициентите.

за допълнителна информация: http://www.bulnao.government.bg

Европейската сметна палата, със седалище в Люксембург, наричана "финансовата съвест" на ЕС, следи за правомерното разходване на европейските средства. Европейската сметна палата може да проверява изпълнението на проектите на бенефициентите. Нейните констатации се вписват в доклади, представяни на ЕК и националните правителства на държавите-членки на ЕС. В случай, че одиторите от Европейската сметна палата открият нередности, те информират Европейската служба за борба с измамите – ОЛАФ.

за допълнителна информация: http://eca.europa.eu/


12

Бенефициенти на ОПТП

Специфична характеристика на ОПТП е, че само определени структури – конкретни бенефициенти, могат да кандидатстват за безвъзмездна финансова помощ (БФП) по ОПТП. При ОПТП не е възприет принципът на състезателното начало и за всяка приоритетна ос на ОПТП са определени конкретни бенефициенти:

Приоритетна ос 1: Централното координационно звено; Сертифициращият орган; Одитният орган; УО на ОПТП; дирекция "Координация на борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейския съюз (АФКОС)" в МВР; Агенцията по обществени поръчки; Държавната агенция за закрила на детето.

Приоритетна ос 2: Централно координационно звено.

Приоритетна ос 3: Централното координационно звено; Централният информационен офис; общините, на чиято територия са административните центрове на 28-те области в България (в партньорство с организации, приемни структури на офиси от информационната мрежа “Европа директно”, други общини, областни администрации и неправителствени организации с опит в предоставянето на информация за европейските политики); Държавната агенция „Архиви”.

За предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по дадена приоритетна ос може да кандидатства само посочената структура бенефициент. С решение на Министерския съвет могат да бъдат

определяни и други допустими бенефициенти по ОПТП.


13

Процедури по ОПТП

До април 2012 г. по ОПТП са обявени две основни процедури:

− Процедура без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПТП

По тази процедура се финансират проекти по всички приоритетни оси на ОПТП. Допустими бенефициенти са всички бенефициенти по ОПТП, с изключение на общините, на чиято територия са административните центрове на 28-те области в България. В рамките на тази процедура се финансират и възнаграждения на служители за изпълнение на функции по подготовката, координацията, управлението, мониторинга, оценката, информацията, одита и контрола на средствата от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз.

По процедурата без определен срок за кандидатстване, проектни предложения могат да се подават до 30 септември 2013 г. и подлежат на оценка и одобрение до 31 декември 2013 г. В рамките на тези срокове, съответните бенефициенти могат да представят проектни предложения до изчерпване на възможностите за финансиране по съответната приоритетна ос и мярка на подкрепа.

− Процедура с определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по приоритетна ос 3, мярка на подкрепа 3 на ОПТП (Процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“)

По тази процедура се финансират проекти по приоритетна ос 3, мярка на подкрепа 3 на ОПТП за изграждане и функциониране на областни информационни центрове. Допустими бенефициенти са общините, на чиято територия са административните центрове на 28-те области в България (в партньорство с организации, приемни структури на офиси от информационната мрежа “Европа директно”, други общини, областни администрации и неправителствени организации с опит в предоставянето на информация за европейските политики). Срокът за кандидатстване по тази процедура е изтекъл.


14

Допустими дейности и разходи по ОПТП

При изготвянето на проектни предложения и планиране на дейностите, бенефициентите следва да спазват правилата за допустимост на разходите, определени в Постановление № 215 на Министерския съвет от 5.09.2007 г. за определяне на детайлни правила за допустимост на разходите по Оперативна програма "Техническа помощ", съфинансирана от Европейския фонд за регионално развитие, за финансовата рамка 2007-2013 г.

Стандартните, задължителни изисквания за допустимост на разходите, са следните:

− да попадат в обхвата на финансиране от Европейския фонд за регионално развитие съгласно Регламент (EО) № 1080/2006, Регламент (ЕО) № 1083/2006 и да са в съответствие с Постановление № 62 на Министерския съвет от 21.03.2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на разходите по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, за финансовата рамка 2007-2013 г.;

− да са извършени от бенефициент, който e одобрен като такъв по ОПТП или от неговите партньори в случаите, когато последните са допустими, съгласно критериите за избор на операции, одобрени от КН на ОПТП;

− да са извършени в съответствие с действащото национално законодателство;

− да са целесъобразни – да са извършени за дейности, одобрени съгласно критериите за избор на операции, одобрени от КН на ОПТП;

− да са действително извършени през допустимия период, който е между 1 януари 2007 г. и 31 декември 2015 г. (чл. 3, ал. 1 от ПМС № 62/2007 г.);

− да са доказани с необходимите разходооправдателни документи – фактури или други документи с еквивалентна доказателствена стойност съгласно националното законодателство;

− да отговарят на принципите за добро финансово управление, икономичност, ефективност и ефикасност на разходите, определени в чл. 27 и 28 на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002;

− да не са финансирани по друг проект, програма или каквато и да е друга финансова схема, произлизаща от публични средства;

− да са проследими на базата на осъществяваната счетоводна отчетност.

Допустимите за финансиране дейности са съобразени с целите на всяка приоритетна ос на ОПТП и са присъщи дейности за структурите на централно ниво, участващи в процеса на координиране, мониторинг, контрол и сертифициране на средствата по СКФ.

Индикативните допустими дейности по приоритетни оси са:

Приоритетна ос 1:

− Тясно насочени и планирани обучения на персонала на ключовите структури за координация, финансов контрол, изпълнение, наблюдение и оценка;

− Организация и участие в работни срещи, работни групи, конференции и семинари за обмен на опит и добри практики в съответните области на използване на СКФ и с цел координиране и синхронизиране на


15

дейности;

− Укрепване на капацитета на местните власти чрез осигуряване на цялостно обучение относно общите принципи на финансиране от ЕС – извършване на анализ на потребностите и разработване на конкретни обучения за местните власти, подготовка на материали и/или презентации; организиране на срещи и форуми на местно ниво; допълнително укрепване на капацитета чрез консултантски услуги и експертиза, проучвания и др.;

− Осигуряване на техническа помощ/консултации посредством възлагане на външни институции на извършването на оценки, анализи, експертни изследвания, лабораторни анализи проучвания и др. в съответствие с конкретните потребности;

− Подкрепа за осигуряване на качествено отчитане пред ЕК и за подготовка на други отчети във връзка със СКФ и разработването на стратегически документи за периода след 2013 г.;

− Организиране на работата и доброто функциониране на Комитета за наблюдение на НСРР, КН на ОПТП и техните подкомитети; осигуряване на обучение на членовете на комитетите за наблюдение;

− Организиране и участие в събития, свързани с координацията на оперативните програми, координацията и управлението на програми за европейско териториално сътрудничество и трансграничните програми по Инструмента за предприсъединителна помощ;

− Организиране и участие в събития, свързани с публично-частни партньорства (ПЧП) на равнище държави членки; осигуряване на методология, експертиза и подкрепа за използване на финансови средства от ЕС с ПЧП; подготовка на ПЧП и сложни финансови схеми; създаване на мрежа за споделяне, синтезиране, анализиране и разпространение на информация и добри практики в областта на ПЧП;

− Събиране на статистическа информация и аналитични данни за усвояването на фондовете на ЕС в България; изработване и разпространение на доклади с добри практики в управлението на СКФ през програмния период 2007-2013 г.;

− Разработване на информационна система и програма за нередности и измами, организиране и провеждане на обучения по въпросите на нередностите и измамите по оперативните програми.


− Актуализиране на ИСУН и разработване на нови функционалности;

− Създаване на връзки с външни системи;

− Разработване на стандартизирани справки и отчети при поискване от УО;

− Разработване на процедурни наръчници;

− Разработване и разпространение на ръководства за потребителите;

− Изграждане на интерфейс с Информационната система за предотвратяване на измами (AFIS) на ЕК/ЕС БИ;

− Организиране на обучение за нови потребители и периодични обучения


16

за всички потребители;

− Подпомагане и консултация във връзка със специфични операции;

− Организиране на презентационни семинари и срещи за обмяна на опит;

− Създаване и функциониране на Help Desk;

− Осигуряване на хардуер и софтуер, необходими за поддържането на централната база данни;

− Набавяне на IT и телекомуникационни устройства за осигуряване на необходимия капацитет на връзките;

− Осигуряване на хардуер и софтуер за максимална защита на компютърната система и възстановяване на данни при аварийни ситуации.


− Интерактивни инициативи – серии от информационни събития на регионално и национално ниво, разработване и производство на помощни информационни и рекламни материали, имащи за цел достигането на високо ниво на обществена информираност относно основните стратегически и програмни документи за усвояването на средства, отпуснати от Структурните фондове на ЕС, и постигане на ясно разбиране на процеса, както и разбиране и оценяване на ролята на Общността;

− Медийни връзки – тук се включват активни инициативи за информиране с журналисти, статии и предавания, конкурси и пътувания, целящи популяризиране на заложените цели;

− Публикации – оформяне, печатане и разпространение на материали за популяризиране на мерки и определени аспекти от процесите на управление, контрол и изпълнение на проекти, като се обръща вниманието на обществеността към предлаганата помощ и ролята на съответните фондове;

− Стандартни средства – създаване и разпространение на информационни и образователни текстове, както и публикуването им в електронни и печатни медии, в медиите за външна реклама, интернет реклама;

− Планиране, подготовка, изпълнение и наблюдение на всички информационни и комуникационни мерки, включително на Комуникационния план в съответствие с разпоредбите на чл. 69 на Регламент (ЕО) № 1083/2006 и чл. 2-7 на Регламент (ЕО) № 1828/2006;

− Адаптиране на иконометричния модел HERMIN за оценка на въздействието от съфинансираните от ЕС политики и мерки върху макроикономическата ситуация в България;

− Подготвяне на краткосрочни и дългосрочни стратегически данни за усвояване (настоящи и прогнозни);

− Осигуряване на експертна помощ/консултантски услуги за разработване на статистически, аналитични и други документи съгласно конкретните нужди;

− Поддържане на единен портал като основен инструмент, който да гарантира еднакъв и лесен достъп до информация, като дава възможност


17

на крайните потребители да намират цялата информация на едно място – документи за планиране, институционална и законодателна рамка, прилагане на Националната програма за реформи, НСРР, фондове, програми, механизми на прилагане, методи на финансиране, схеми и т.н.; връзки със сайтове на други ОП, както и други полезни връзки;

− Създаване и развиване на 28 областни информационни центъра.

За всяка приоритетна ос на ОПТП е определен и съответния бюджет за постигане на планираните цели. В следващата таблица е представен бюджетът на програмата, разпределен по оси.

Приоритетна ос Бюджет в лева

Приоритетна ос 1: Подпомагане реализирането на дейностите на структурите на централно ниво. Мерки за изграждане на капацитет на институциите, работещи по Структурните фондове

57 524 412

Приоритетна ос 2: Допълнително разработване и подпомагане на функционирането на ИСУН

22 225 829

Приоритетна ос 3: Популяризиране на европейската кохезионна политика и нейните цели в България и осигуряване на обща и статистическа информация

31 378 898

Докато при другите оперативни програми управляващите органи имат значително влияние върху процеса на усвояване на средствата по програмата, при ОПТП конкретният бенефициент е отговорен за усвояването на разпределения му бюджет. Активността и последователността при подготовката и изпълнението на проекти за удовлетворяване на идентифицираните нужди на конкретните бенефициенти, са от съществено значение за процеса на изпълнение на ОПТП и усвояване на предвидените средства.


18

РАЗРАБОТВАНЕ НА ПРОЕКТНИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО

ОПТП

Планиране на проекти по ОПТП

Принципи на проектния цикъл

За целите на наръчника тук е мястото да разграничим понятията „проектна идея”, „проектно предложение” и „проект”.

• Дефиниране на:

• проблем

• цели

• действия

• резултати

ПРОЕКТНА ИДЕЯ

• Попълване на формуляр за кандидатстване

• Спазване на изискванията в насоките за кандидатстване

ПРОЕКТНО ПРЕДЛОЖЕНИЕ

• Изпълнение на планираните дейности, които трябва да постигнат опреден резултат в ограничена времева рамка и при предварително зададени ресурси

ПРОЕКТ

Развиване в зададен от УО формат

Одобрение за финансиране

Формулирането на проектна идея е първият етап, който включва идентифициране на проблеми, търсене на решения, определяне на целите, дейностите и очакваните резултати, които ще доведат до разрешаване на проблемите. Разработването на проектно предложение представлява развиването на проектната идея в предварително зададен формат. Проектът от своя страна, е одобреното за финансиране проектно предложение.

Формулиране на проектна идея

Проектите не са просто инструменти за усвояване на средства, а за решаване на реални проблеми и подпомагане развитието на организации, структури и региони. Затова добрата проектна идея не е случайно хрумване, а се обуславя от реална, пряко свързана с постигането на целите на ОПТП, потребност. В този смисъл идентифицирането и обосноваването на нуждите и проблемите е важно, тъй като аргументира пред УО на ОПТП значението на планираните дейности и резултати за постигане на целите на ОПТП.

Бенефициентите разработват проектна идея въз основа на целите на ОПТП, своите специфични нужди, съществуващия капацитет за изпълнение и възможностите за финансиране.


19

За формулиране на проектната идея е необходимо да се даде отговор на няколко важни въпроса:

− Какъв е проблемът и как той може да бъде решен?

− Какви цели си поставя бенефициентът и доколко тяхното постигане спомага за решаване на идентифицирания проблем?

− С каква комбинация от дейности ще бъдат постигнати поставените цели?

− За какъв период от време ще се изпълняват дейностите?

− Какви финансови ресурси са необходими за изпълнение на проекта и за постигане на неговите цели?

− Какви човешки ресурси са необходими?

− Кои са факторите, които обуславят успешното изпълнение на проекта?

Формулирането на проектната идея започва с определянето на основните проблеми на бенефициента/целевата група и идентифициране на произтичащите от тях нужди. Поради спецификата на ОПТП всяка мярка на подкрепа е насочена към удовлетворяване на нуждите на конкретен бенефициент.

В този смисъл още при програмирането на ОПТП са дефинирани най-общо нуждите на конкретните бенефициенти и специфичните цели на мерките на подкрепа, които трябва да спомогнат за постигане на целите на програмата. Това до голяма степен улеснява бенефициентите при формулиране на конкретна проектна идея. Идентифицирането на други специфични проблеми в дейността на бенефициента, не трябва да излиза от общата рамка, зададена от ОПТП.

При идентифициране на проблемите и специфичните потребности е добре да потърсите гледната точка на други служители от структурата-бенефициент, за да постигнете по-пълна и реалистична картина, която да бъде обект на последващ анализ. Препоръчително е да се използват резултати от анализи, проучвания, оценки и др., които са на разположение на бенефициента или са изготвени специално за установените нужди. От количеството и качеството на информацията до голяма степен зависи взимането на правилни решения при формулиране на проектната идея.

Прилагане на методите „дърво на проблемите” и „дърво на целите”

Разработването на проектното предложение започва с анализ на проблемите, т.е. идентифициране на отрицателните аспекти на съществуващата ситуация и определяне на причинно-следствените връзки между факторите, които обуславят тези проблеми. Ефективен метод за онагледяване на процеса на анализ е изготвянето на дърво на проблемите, чрез който идентифицираните проблеми се подреждат в йерархичен ред, показващ въздействията (следствията) на проблема най-отгоре и причините за него най-отдолу. Анализът цели да открои най-важният проблем или проблеми, които бенефициента счита за приоритетни и иска да преодолее. Добре формулирано, дървото на проблемите дава възможност за лесно формулиране на целите на бъдещия проект.

Ефективен подход за анализ на ситуацията и изготвянето на дърво на проблемите е използването на груповите форми за дискусия, включващи по-широк кръг от служители от структурата-бенефициент.


20

Илюстрация на този метод е направена в следния пример:

Ситуация: Усвояването на средствата от структурните инструменти е сериозно предизвикателство пред България, като нова страна-членка. От

началото на програмния период до момента са усвоени твърде нисък процент от средствата, което до известна степен се дължи на слабата

активност на потенциалните бенефициенти.

За да определим проблемът и причините, които водят до него, се съставя дърво на проблемите, чрез което се определя кой е основният проблем:

Основен проблем – ниска активност на потенциалните бенефициенти на СКФ в България.

Въз основа на анализ на основния проблем, се дефинират причините за него.

Дърво на проблемите:

Ниска активност на потенциалните

бенефициенти

Недостиг наразяснителни

кампании

Недостиг на обучения и

консултации

Сложен език в

документите за кандидатстване и неясни процедури

Недостатъчна

информация

Сложни процедури

за кандидатстване

Въз основа на установените причини за проблема, трябва да бъдат установени причинно-следствените връзки между тях.

Идентифицираните проблеми следва да бъдат анализирани, за да се формулират проектните цели. Проблемите и целите на проекта са пряко свързани и целите трябва да отразяват в пълна степен идентифицираните проблеми.

Всяко проектно предложение съдържа:

− обща цел – която допринася за решаването на основния проблем, който е идентифициран в резултат на направения анализ;

− специфични (конкретни) цели – които допринасят за реализирането на общата цел и кореспондират на избраните дейности по проекта.

Следващият пример илюстрира как се съставя дървото на целите:

За да съставим дърво на целите, използваме готовото вече дърво на проблемите, като перифразираме самите проблеми. Връзките причина-

следствие от дървото на проблемите се трансформират във връзки средства-резултати. По този начин дървото на целите дава ясна представа

за желаната бъдеща ситуация и за средствата, които са необходими за постигане на определени резултати.


21

Например: основният проблем „ниска активност на потенциалните бенефициенти на СКФ в България” се превръща в обща цел на проекта,

а именно:

� Повишаване активността на потенциалните бенефициенти на средствата от СКФ в България

Общата цел от своя страна може да бъде постигната чрез няколко специфични цели:

� Насърчаване на обществената информираност и прозрачността на възможностите, предоставяни от СКФ

� Осигуряване на специализирани обучения за различните целеви групи сред потенциалните бенефициенти

� Осигуряване на лесен достъп до специализирани консултации посредством изграждане на консултантска мрежа

Дървото на целите изглежда по следния начин:

Повишаванеактивността напотенциалнитебенефициенти

Насърчаване на

общественатаинформираност и

прозрачността навъзможностите,

предоставяни от СКФ

Провеждане на

информационни и разяснителни

кампании

Осигуряване наспециализирани

обучения

Осигуряване на лесендостъп до

консултации

Изграждане на

консултантска мрежаза нуждите на

потенциалнитебененфициенти

След като определи общата и специфичните цели, бенефициентът следва да избере кои от тези специфични цели ще заложи в своето проектно предложение за решаване на идентифицирания основен проблем.

Не е ефективно да се включат всички цели от дървото на целите, тъй като бенефициентът рискува да създаде един твърде обширен, сложен по

своята същност и скъп проект, който се управлява и изпълнява трудно.

За да избере кои цели да включи, бенефициентът трябва да отговори на няколко важни въпроса: С коя комбинация от цели ще бъде постигнат най-голям ефект и притежава ли бенефициентът достатъчно капацитет за постигане на тези цели?

Бенефициентите на ОПТП често разработват твърде амбициозни проекти, които съчетават голям набор от дейности. Такива проекти се изпълняват трудно, дори част от дейностите да бъдат възложени на външен изпълнител. Служителите на структурите-бенефициенти на ОПТП са ангажирани с изпълнение на текущите си задължения по СКФ и управлението на един голям проект, подготовката и координирането на дейностите по него, могат да се окажат трудна задача. В много от случаите е по-подходящо да бъдат изготвени няколко проекта, като всеки от тях има ясна и конкретна цел, която може да бъде изпълнена чрез една или две определени дейности. За управлението на всеки от тези проекти може да бъде определен различен екип, което осигурява тяхното по-ефективно управление, без да натоварва в


22

значителна степен служителите на бенефициента.

Важен въпрос при разработване на проектни предложения е установяването на наличието на други проекти, които имат същите или подобни цели. Необходимо е да бъдат взети предвид всички проекти, които изпълняват по оперативните и други донорски програми. При наличие на сходни дейности (включително изпълнявани от други структури), следва да бъде направено ясно разграничение между тях, за да се гарантират липсата на припокриване и двойно финансиране на съответните дейности, както и да се осигури координацията и допълването между тях. Добрата обосновка в този случай аргументира недвусмислено необходимостта и добавената стойност на конкретния проект. Ако при изпълнението на проекта бъдат установени припокриване и/или двойно финансиране на дейности, ще бъдат наложени финансови корекции с всички произтичащи от тях последици. Целта на финансовите корекции е да се възстанови ситуацията, при която 100% от разходите, одобрени за съфинансиране от структурните инструменти на ЕС, са в съответствие с приложимото национално законодателство и общностно право в тази.

Размерът на бюджета на проекта се определя чрез анализ на дейностите по други сходни проекти или проучване на пазара. Често дейностите се преоразмеряват, което води до постигане на индикаторите по проекта с част от средствата и/или с големи „спестявания” по проекта, а това е показател за лошо планиране.

За наличните средства по определена мярка на подкрепа съответният бенефициент може да направи справка с информацията за одобрените за финансиране проекти, публикувана в обособената директория на ОПТП на интернет страницата: http://www.eufunds.bg или да се обърне към УО

на ОПТП за съдействие.

Рискове за постигане на някоя от целите на проекта

Ако постигането на дадена цел е обвързано с резултат от друг проект или с независещи от бенефициента обстоятелства (конюнктурата, законодателството и др.), рискът за проекта е по-висок и бенефициентът следва да вземе това предвид при избора на цели, както и да предвиди съответните мерки за ограничаване на влиянието на установените рискове за изпълнението на проекта.

Определяне на проектните дейности, резултатите и индикаторите за изпълнение

След като определи специфичните цели на своя проект, бенефициентът лесно може да дефинира останалите елементи на проектната идея. Както беше споменато, специфичните цели на проекта подсказват дейностите, които осигуряват тяхното постигане.

Например: Ако специфичната цел е: „насърчаване на обществената информираност и прозрачността на

възможностите, предоставяни от СКФ”

Възможните дейности по проекта са:

� организиране и провеждане на информационни кампании;

� подготовка и разпространение на информационни материали;

� осигуряване на обучения за различни целеви групи сред потенциалните бенефициенти; и др.


23

В зависимост от спецификата един проект може да включва една или няколко взаимно обвързани и логически последователни дейности. Дейностите трябва да бъдат реалистични, изпълними и допустими за финансиране от ОПТП. Те трябва да са тясно свързани с очакваните резултати и бюджета на проекта.

Резултатите от проекта са следствие от изпълнението на планираните дейности. Тяхната съвкупност води до постигането на целта на проекта. Очакван резултат в използвания пример ще бъде броя проведени информационни кампании или броя обучени представители на потенциалните бенефициенти и др.

Индикаторите представляват количествено и качествено измерване на постиженията от дадена дейност. Те са полезен инструмент, с който се проверява ефективността и последователността на планираните дейности от една страна, както и осъществения напредък към постигане на целите, които тези дейности си поставят, от друга. Количественото измерване служи като основа за осъществяване на ефективен мониторинг и оценка на постиженията по проекта на следващ етап. Трябва да се използват приложимите индикатори за изпълнението на ОПТП, както и такива, които следват от спецификата на конкретния проект.

За да придобие проектната идея добре структуриран и завършен вид, трябва да се провери дали е вярна логиката на проекта. За целта бенефициентът трябва да анализира причинно-следствената връзка: потребности – цели – избрани дейности – индикатори – очаквани резултати – необходими ресурси. Подбраните дейности трябва да осигуряват конкретни резултати, които водят до постигане на специфичните (конкретните) цели на проекта, т.е. до удовлетворяване на основния проблем на целевата група/бенефициента.

Ако логиката е правилна, бенефициентът може да пристъпи към разработване на проектното предложение.


24

Попълване на формуляр за

кандидатстване по ОПТП

Общи положения

Общите правила за подаване, оценка и одобрение на проектните предложения за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ (БФП) са определени в Постановление № 121 на Министерския съвет от 31.05.2007 г. за определяне на реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, както и в насоките за кандидатстване и вътрешните правила за провеждане на съответната процедура, утвърдени от Ръководителя на УО на ОПТП. Бенефициентът разработва проектната идея във формат, зададен от УО на ОПТП чрез Формуляра за кандидатстване, и при спазване на изискванията в насоките за кандидатстване.

От м. юни 2011 г. бенефициентите по ОПТП по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП подават формуляр за кандидатстване и и допълнителните документи, които трябва да бъдат представени с него по електронен път чрез Модула за електронни услуги на Информационната система за управление и наблюдение на Структурните инструменти на Европейския съюз в България (ИСУН), достъпен чрез публичния модул на ИСУН: https://eumis.government.bg.

В следващия раздел са описани основните елементи на проектното предложение, предвидени в електронния формуляр за кандидатстване по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП. Техническите правила за електронно кандидатстване, в които са разписани последователно стъпките, които трябва да следват бенефициентите, се съдържат в Приложение 12 към Насоките за кандидатстване, публикувани в обособената директория на ОПТП на интернет страницата: http://www.eufunds.bg.


25

Кандидатстване по процедурата за директно предоставяне на БФП по ОПТП без определен срок

Формулярът за кандидатстване е изготвен като електронна таблица във формат на MS Excel, като са въведени ограничения по отношение на обема на съответните описания. Формулярът за кандидатстване има следната структура:

I. Описание на партньора/партньорите (ако е приложимо)

II. Описание на проектното предложение

1. Наименование на проекта

2. Място на изпълнение на проекта

3. Цели – обща и специфични (конкретни)

4. Дейности по проекта

5. Очаквани резултати

6. Срок на изпълнение

7. Измерения

8. Финансиране в лева

Списък с партньори по проектното предложение (ако е приложимо) Партньор № 1

Партньор № 2

9. Информация за кандидата/бенефициента по ОПТП

10. Кратко описание на проекта

11. Описание и обосновка на дейностите по проекта

12. Продължителност на проекта и План-график за изпълнение на дейностите по проекта

13. Други проекти, изпълнявани от кандидата

Сравнителна таблица на дейностите

План-график за паралелно изпълнение на дейностите по проектите

14. Готовност за стартиране/етап на изпълнение на проекта 14.1. Изготвено ли е техническото задание/ техническата спецификация, ако в

проекта се предвижда избор на външен изпълнител? 14.2. Съществуват ли други допълнителни условия или рискове, свързани със

стартирането на изпълнението на проекта? 14.3. Текущ етап на изпълнение на проекта

15. Организация и методология за изпълнение на проекта 15.1. Методите за практическа реализация на проекта и причините за избора на

предлаганата методология 15.2. Методи за осигуряване на информираност и публичност на проекта

16. Очакван ефект и обосновка на устойчивостта на резултатите от проекта

17. Измерване и оценка на резултатите от изпълнението на проекта

18. Финансова информация за проектното предложение 18.1. Разходи по проекта 18.2. Финансова обосновка на разходите по проекта 18.3. Прогноза за плащанията по проекта по тримесечия

19. Бюджет на проекта

20. Екип на проекта


26

Формулярът за кандидатстване има вградена функционалност по отношение на част от необходимата информация и сигнализира за пропуски, както и помощна информация за улеснение на кандидатите. Съдържанието на т. от 1 до 8, на практика представлява основната информация (резюме) на проекта. Останалите раздели са обособени в отделни страници на електронната таблица.

Наименование на проекта

Попълва се пълното наименование на проектното предложение във формуляра за кандидатстване (текст до 500 символа) – когато формулира наименованието, кандидатът следва да има предвид, че името трябва да бъде:

− Кратко и ясно;

− Отговарящо на същността на проекта;

− Гарантиращо разпознаваемост на проекта.

Място на изпълнение на проекта

Попълват се следните полета: „Място на изпълнение“ и „Име“. В полето „Място на изпълнение“ се посочва териториалния обхват на проект, а полето „Име“ – наименованието на съответната териториална единица. Попълването става чрез избор от предварително вградени класификатори и номенклатури.

Цели – обща и специфични (конкретни)

Кандидатът трябва да формулира обща цел на проекта, която допринася за решаването на идентифициран основен проблем или потребност, както и конкретните цели на проекта, които допринасят за реализирането на общата цел и са обвързани с планираните дейности по проекта. Общата и специфичните цели трябва да съответстват на общата и специфичните цели, както и на целите на съответната приоритетна ос и мярка на подкрепа на ОПТП.

Дейности по проекта

Попълват се планираните дейности, чрез които ще бъдат постигнати целите на проекта – наименование и кратко описание на всяка дейност и поддейност (ако се предвиждат такива).

Очаквани резултати

Посочват се очакваните резултати, които се предвижда да бъдат постигнати при изпълнението на проектните дейности. Резултатите трябва да бъдат така определени, че да осигуряват възможност за количествено измерване.

Срок на изпълнение

Срокът за изпълнение на проекта се посочва в месеци.

Продължителността на един проект не може да надвишава 24 месеца. УО на ОПТП може да одобри по-голяма продължителност само по

изключение и след представяне на обосновка за необходимостта от това.

Измерения

В тази част на формуляра, чрез избор от вградени класификатори се определят следните характеристики на проекта:

− Код по приоритетна тема;


27

− Код по стопанска дейност;

− Код по форма на финансиране;

− Код по териториална спецификация.

Полетата в т.7 от формуляра се попълват от УО на ОПТП.

Финансиране в лева

Посочват се параметрите на финансирането на проекта:

− Общ размер – стойността се изчислява автоматично въз основа на въведените данни;

− Искано финансиране, както и размера на финансирането от други публични средства – размерът на исканото финансиране трябва да бъде по-голям от размера на финансирането от други публични средства;

− Съфинансиране от бенефициента – размерът на съфинансирането трябва да бъде по-малък от размера на исканото финансиране;

− Общ размер на БФП (в %) – стойността се изчислява автоматично;

− Средства от международни институции, диференцирани по източници: ЕИБ, ЕБВР, СБ, други МФИ – стойността за всеки от посочените източници следва да бъде по-малка от размера на съфинансирането.

На практика следва да бъде попълнен само размерът на исканото финансиране.

Стойността следва да съответства на стойността в поле „Обща сума на разходите по проекта” от т.18.1. (заложена е формула).

Списък с партньори по проектното предложение

(ако е приложимо)

В отделна таблица се попълва информация за всеки от партньорите по проекта, когато такива са допустими1.

Информация за кандидата/бенефициента по ОПТП

Попълват се: име, лице за контакт по проекта, телефон, факс, електронна поща.

Кратко описание на проекта

Представя се кратко резюме на проекта, като се обосновава необходимостта от проекта (посочват се проблеми и или идентифицирани нужди, произтичащи от функциите и задълженията на кандидата, които обуславят избора на планираните дейности), както и съответствието на проекта с целите и приоритетите на ОПТП. Необходимо е да се опише съответствието на проекта с целите на конкретната приоритетна ос и мярка на подкрепа на програмата.

Описание и обосновка на дейностите по проекта

В тази част се представя подробно описание на всяка една от дейностите, които ще се извършат за постигане на целите на проекта. Кандидатът може да раздели една дейност на под-дейности с оглед по-добро описание и изпълнение.

Дейностите по проекта следва да водят до изпълнение на целите на съответната

1 По процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП не са допустими партньори.


28

приоритетна ос и мярка на подкрепа на програмата, по която ще се финансира проектът.

Дейностите следва да описват детайлно какви действия кандидатът планира да извърши и финансира чрез проекта. Важно е да се има предвид, че извършени от бенефициента разходи, които са допустими по ОПТП и са необходими за успешното приключване на проекта, но не са описани в дейностите на проекта, впоследствие няма да бъдат признати и възстановени по ОПТП. В тази връзка от изключително значение е кандидатът да има ясна представа за действията, които ще осъществи за постигане на конкретните цели на проекта, и да ги опише в приложението.

Кандидатите по ОПТП трябва да помнят, че едно проектно предложение може да се финансира само по една мярка на подкрепа.

Когато кандидатът е допустим бенефициент по няколко мерки на подкрепа и има комплексни потребности, може да изготви отделни проекти по всяка от мерките с ясни и постижими цели и визия за изпълнението им.

В случаите, когато за изпълнението на дадена дейност е необходимо провеждането на процедура за възлагане на обществена поръчка, кандидатът може да опише като част от дейността/да предвиди като под-дейност организирането и провеждането на процедура по Закона за обществените поръчки (ЗОП), както и да заложи в бюджета и да опише във финансовата информация за проектното предложение, свързаните с тази под-дейност разходи (напр. разходи за изготвянето на техническо задание, за подготовката на тръжна документация, за участие в комисия по ЗОП др.). Когато се предвижда да бъде проведена процедура за възлагане на обществена поръчка във връзка с изпълнението на няколко от основните дейности по проекта, тя може да бъде описана и като отделна дейност. В този смисъл дейностите/ под-дейностите могат да бъдат групирани логически по видове действия и/или в хронологична последователност.

Продължителност на проекта и

План-график за изпълнение на дейностите по проекта

Кандидатите попълват и продължителност на проекта и план график за изпълнение на дейностите. Посочва се продължителността на проекта в месеци, както и началната и крайна дата на изпълнение. Планът за изпълнение на проекта трябва да бъде достатъчно подробен, за да даде представа за изпълнението на всяка дейност, като същевременно трябва да е реалистичен и изпълним.

Отговорите на следните въпроси могат да послужат, за проверка на адекватността на изготвения план-график:

− Реалистични/изпълними ли са сроковете? – Проверете в състояние ли сте да осъществите дейностите в изискания срок, обем и качество и достатъчно ли е времето за тяхната подготовка.

− Логично ли е подреждането на дейностите във времето? – Проверете по-специално графика на дейностите, които не могат да започнат преди да са приключили други дейности.


29

При възлагане на дейности по проекта на външен изпълнител кандидатите следва да отчетат съответните срокове, определени в ЗОП. Практиката показва, че периодът от обявяване на процедурата до подписване на договор с избрания изпълнител надвишава 4 месеца и бенефициентът следва да вземе това предвид при изчисляването на продължителността и изготвянето план-графика на проекта.

Други проекти, изпълнявани от кандидата

Посочва се дали дейностите по проекта са свързани с други дейности по приключили или текущи проекти или програми и по какъв начин те се различават от дейностите по конкретното проектно предложение. Следва да се изясни дали и по какъв начин предложението надгражда резултатите от вече завършен проект/програма.

Описват се сходни дейности, извършвани по други проекти и се представя обосновка за липсата на припокриване между отделните проекти.

При наличие на едновременно изпълнявани проекти с дейности, близки по своята същност, кандидатът попълва сравнителна таблица и план-график за паралелното изпълнение на дейностите по предложения проект и друг текущ проект с цел ясното им разграничаване и доказване на липсата на двойно финансиране и припокриване на дейности.

При липса на текущи сходни дейности се посочва изрично, че няма припокриване между дейности по текущ/и проект/и на бенефициента и дейностите, описани в проектното предложение, и че поради тази причина не се попълва сравнителна таблица и план-график за паралелно изпълнение.

Готовност за стартиране/етап на изпълнение на проекта

Кандидатът следва да посочи дали е необходимо изготвянето на техническо задание/техническата спецификация за възлагане на дейности по проекта на външен изпълнител. В случай че има изготвено техническо задание/техническата спецификация, то следва да бъде приложено към формуляра за кандидатстване. В останалите случаи кандидатът посочва лицето за контакт и срока за изготвяне на заданието/спецификацията.

Препоръчва се кандидатът да подготви заданието/спецификацията предварително с цел максимално бързо стартиране на проекта.

Кандидатът следва да опише рисковете, които счита, че могат да възпрепятстват стартирането и/или изпълнението на проекта.

Ако проектът вече е стартирал, кандидатът следва да посочи на какъв етап на изпълнение се намира към момента на подаване на проектното предложение.

Организация и методология за изпълнение на проекта

В този раздел се описват следите елементи:

− Методите за практическа реализация на проекта и причините за избора на предлаганата методология;

− Методи за осигуряване на информираност и публичност на проекта.

Описанието на методите за практическа реализация на проекта следва да представя подходите и техниките за изпълнение на определените дейности, както и обосновка за избор на предлаганата методология. В случай, че се предвижда възлагане на дейности по проекта на външен изпълнител, в методологията следва да


30

се опишат броят и видът на предвидените процедури за възлагане на обществени поръчки за избор на външен изпълнител, както и индикативната стойност и предмета на всяка обществена поръчка.

Методите и мерките за осигуряване на информираност и публичност, следва да съответстват на чл. 69 от Регламент (ЕО) № 1083/2006 и чл. 8 от Регламент (ЕО) № 1828/2006. Бенефициента следва да посочи количествени параметри (напр. брой печатни материали и т.н.). Като необходим минимум следва да се предвидят мерките за информиране и публичност съгласно Указанията за прилагане на мерки за информиране и публичност по ОПТП, публикувани в обособената директория на ОПТП на интернет страницата: http://www.eufunds.bg.

Очакван ефект и обосновка на устойчивостта на резултатите от проекта

В този раздел следва да бъдат описани очакваните ефекти от реализирането на предложения проект пряко за бенефициента и за целевите групи, върху които резултатите от изпълнението на проекта ще окажат положително въздействие. Бенефициентите трябва да представят убедителна обосновка на очакваните ефекти. Описва се и начинът, по който ще бъде осигурена максимална устойчивост и оптимално въздействие на резултатите, след като проектът приключи.

Измерване и оценка на резултатите от изпълнението на проекта

Индикаторите за измерване на изпълнението на проекта се представят в определения формат. Те се определят в съответствие с целите и дейностите на проекта. Препоръчително е за всяка дейност да се формулира конкретен индикатор за изпълнение. Кандидатът задължително дефинира индикатори за онези дейности от проекта, които са с по-голям относителен дял в бюджета. Като задължителен минимум, следва да се заложат индикаторите по съответната ос на ОПТП, като се адаптират спрямо спецификата на проектното предложение.

Заложените в проектното предложение индикатори следва да са достатъчни за отчитане на всички резултати от проекта и да осигуряват надеждни данни за степента, в която са постигнати целите на проекта.

Базовата стойност на индикаторите посочва изходната ситуация, от която започва изпълнението на дадена дейност. За базовата стойност се залага нула, освен в случаите, когато изходните данни са необходими за сравнение/съпоставка с целевите. При залагане на даден индикатор следва да се посочи и начинът за неговото отчитане.

Важно е да се включи поне един индикатор на програмно ниво, в случай че е приложимо, като същият се адаптира спрямо спецификата на

проекта.

Кандидатът трябва предварително да обмисли и осигури:

− Съответствие на индикаторите – индикаторите трябва да измерват това, което е съществено и тясно свързано с дейностите и постиженията по проекта. Ако индикаторът се влияе от голям брой други, външни за проекта фактори, той не би представлявал надежден инструмент за измерване на изпълнението на проекта.

− Реалистичност на целите – целевите стойности са обвързващи за бенефициента и затова трябва да бъдат адекватни спрямо ресурсите и времето, с които разполага в рамките на проекта. Прекалено


31

амбициозните цели увеличават риска от неуспех при приключване и отчитане на проекта, а умишленото занижените – риск по отношение на качеството на изпълнение. Всички случаи на отклонения от заложените стойности са показателни за наличие на потенциален проблем и налагат предприемане на корективни действия.

− Измеримост на индикаторите – кандидатът трябва да определи единицата за измерване на индикатора и честотата за неговото измерване и отчитане.

− Надеждни източници за събиране и проверка на данните – индикаторите не трябва да са прекалено сложни и да не изискват прекалено много средства за събиране на информацията.

Дори най-добрият индикатор е безполезен, ако не разполагате с ефективни и ефикасни инструменти за събиране и доказване на данните.

Например: В проект, чиято обща цел е укрепване на капацитета на дадена целева група чрез специализирани обучения, е напълно достатъчно да включим два индикатора за изпълнение и един за резултат. Те биха осигурили необходимата

информация за осъществения напредък към постигане на целите на проекта във всеки етап от неговото изпълнение:

Индикатор Описание Начин на изчисляване

Базова стойност*

Целева стойност в края на проекта**

Източник на информация, доказващ постигането на съответната стойност на индикатора

Брой организирани и проведени обучения

Индикаторът измерва общия брой проведени обучения за целевата група по проекта за периода на неговото изпълнение

Преброяване на реално проведените обучения

0 15 Програма на обучението, списъци с участници, снимков и друг доказателствен материал от обучението

Брой обучени експерти

Индикаторът измерва общия брой експерти от целевата група, обучени в областта на СКФ

Преброяване на участниците в обучението

0 500 Присъствени списъци

Степен на удовлетвореност

Степента на удовлетвореност се определя на базата на анкетни карти, попълнени от участниците след приключване на програмата за обучение

Обобщена информация от анкетните карти на участниците, въз основа предоставена от УО на ОПТП методика

0 70% Попълнени анкетни карти

* Попълва се нула, освен в случаите, когато изходните данни са необходими за сравнение/съпоставка с целевите.

** Целевата стойност в края на проекта е стойността за съответния индикатор, която се очаква да се постигне в края на проекта.


32

Видове индикатори:

− Индикатори за изпълнение (output) – свързани пряко с дейностите, след изпълнението на които се създава определен продукт (output). Измерват се във физически единици например брой семинари, брой обучени или брой изготвени документи. Този вид индикатори са от особена важност на проектно ниво, тъй като дефинират по измерим начин какво ще се постигне с реализирането на проекта.

− Индикатори за резултат (result) – свързани пряко със специфичните цели на проекта. Индикаторите за резултат често нямат непосредствен ефект, който може да се наблюдава веднага след изпълнение на дейността, поради което е приемливо да се отчитат при приключване на проекта. Поради тези причини препоръчително е кандидатите да включват ограничен брой индикатори за резултат в своите проекти. Примерни индикатори за резултат са намаляване на текучеството, степен на удовлетвореност от семинарите.

− Индикатори за въздействие (impact) – свързани са с последиците от реализирането на проекта/програмата, които надхвърлят непосредствения ефект. Често тези индикатори не могат да бъдат пряко обвързани с реализирането на даден проект и затова не се препоръчват проектно ниво.

Повече информация по отношение изискванията за формулиране на индикатори може да намерите в Насоките за съставяне и отчитане на индикатори по ОПТП, публикувани в обособената директория на ОПТП на интернет страницата: http://www.eufunds.bg.

Финансова информация за проектното предложение

Този раздел включва следните елементи:

− Разходи по проекта

Кандидатът представя детайлно видовете разходи по отделните дейности, предвидени в проекта, като посочва броя на мерните единици и единичните цени.

Заложените разходи във финансовата информация за проектното предложение следва да съответстват на описаните в проектното предложение дейности.

В примерите по-долу са разгледани някои от основни видове разходи, допустими по ОПТП:

Първият вид са разходите за външни услуги. Те са най-често срещаните, тъй като в почти всеки проект се предвижда изпълнението на конкретна дейност или част от дейност да бъде възложено на външен изпълнител. Този вид разходи следва да бъдат описани съгласно предвидените по проекта договори. Възможни са два варианта за формиране на тяхната стойност. Първият е като се заложи цена за единица услуга. Прилага се, когато имаме ясен резултат/продукт от възложената дейност и неговата стойност може да се определи. Във финансовата обосновка на този вид разход се посочва начина, по който е определена единичната цена (на база проучване на текущите пазарни цени за сходни услуги, на база на експертна оценка, въз основа на опита от сходни договори и т.н.), и алгоритъма за определяне на крайната стойност.


33

Вторият вариант за формиране на стойността на този тип разходи е определяне на цена за човекоден/човекомесец и т.н. Прилага се в случаите, когато няма ясен и конкретен резултат от съответната дейност, който да бъде остойностен. Най-често се използва при определяне на разходите за консултантски услуги. Във финансовата обосновка се посочва начина, по който е определена единичната цена за човекоден и общият брой човекодни.

Примерни разходи Единица мярка Брой единици

Единична цена (лева)

Разходи (лева)

ДЕЙНОСТ 1

Разходи за външни услуги

Разходи за извършване на социологически проучвания

брой 2 30 000,00 60 000,00

Разходи за поддръжка на информационна система

ден 500 1 500,00 750 000,00

Вторият вид разходи са разходите за организиране и провеждане на обучения, конференции, семинари, работни срещи, заседания, комитети и др. При този вид разходи следва да бъдат отчетени продължителността на събитието, броят участници, както и дали ще се проведе в София, в страната или в чужбина. В бюджета на проекта се описват като пакетна цена за организиране и провеждане на едно събитие, например обучение. Тази цена включва всички присъщи разходи, допустими за финансиране по ОПТП, а именно разходите за наем на зала, техническо оборудване и мултимедия, транспорт, нощувка и храна. Предвид факта, че всички разходи се поемат от организаторите, разходи за командировъчни на служителите не се залагат и не се изплащат. С провеждането на едно обучение са свързани и дейности, които изискват друг тип експертиза (например подготовка и изнасяне на лекции и презентации, отпечатване на учебни материали). За целите на отчетността тези разходи се описват на отделен ред от разходите за обучението, по начин, който ясно показва тяхната принадлежност към една и съща дейност на проекта.




ДЕЙНОСТ 2

Разходи за подготовка на лекции брой 10 335,00 3 350,00

Разходи за изнасяне на лекции брой 10 115,00 1 150,00

Разходи за организиране и провеждане на обучения

брой 1 20 000,00 20 000,00

Разходи за отпечатване на учебни материали

пакет 20 40,00 800,00

Третият вид разходи са разходите за участие в обучения, конференции, семинари, работни срещи, заседания и др. При планирането на тези разходи следва да бъдат отчетени продължителността, броя участници, както и дали се провежда в София, в страната, или в чужбина. Най-оптималният вариант е разходите да бъдат представени като цена за участието на един участник. Това включва разходите за такса за участие в обучение (ако е приложимо), за транспорт, дневни и квартирни, като се съблюдават ставките в Наредбата за служебните командировки и специализации в страната и чужбина. Във финансовата обосновка се посочва подхода, който е приложен за определяне на единичната цена за участие на експерт в съответното обучение.


34




ДЕЙНОСТ 3

Разходи за участие в обучения

в чужбина брой/експерт 10 4 500,00 45 000,00

в страната брой/експерт 10 750,00 37 500,00

Други разходи – в тази категория попадат всички разходи, които подкрепят изпълнението на проекта като цяло и не могат да бъдат отнесени към само една дейност. Такива могат да бъдат разходите за превод, закупуване на специализирана литература и офис материали и др. в зависимост от спецификата на проекта. Посочват се на отделен ред от описанието на разходите по дейности. Във финансовата обосновка трябва да се посочи как е определена индикативната цена за тези разходи.

Описаните по-горе методи могат да се приложат при формиране на всички разходи в проектното предложение, като кандидатът сам преценява кой е най-подходящият за конкретния тип разход.

Единствено разходите за управление и изпълнение не се описват подробно в бюджета на проекта. Тези разходи се залагат като процент върху общата стойност на всички дейности по проекта, в това число разходите за информация и публичност и други разходи в подкрепа изпълнението на дейностите, при наличието на такива.

Размерът на разходите за управление и изпълнение на проекта не може да надвишава 10% от стойността на дейностите по проекта. Разходите за управление и изпълнение на проекта включват Разходите за организация и управление на проекта включват:

− разходи за възнаграждения/допълнителни възнаграждения на членове на екипа за управление на проекта, включително разходите за задължителните социални и здравни осигурителни вноски за сметка на работодателя и/или възложителя, дължими във връзка с възнагражденията и/или допълнителните възнаграждения;

− разходи за материали, необходими за организацията и управлението на проекта (офис материали и консумативи);

− други разходи, които са необходими за изпълнението на проекта, но не могат да бъдат отнесени към основните дейности по проекта, с изключение на разходите, свързани с дейности по осигуряването на информираност и публичност.

При планиране на бюджета за конкретна дейност, която ще бъде възложена на външен изпълнител, бенефициентът не трябва да забравя да предвиди и разходи за възнаграждение на външен експерт за участие в оценителната комисия по ЗОП в случаите, когато се предвижда използване на външен експерт.

НАЙ-ЧЕСТО ДОПУСКАНИТЕ ГРЕШКИ ПРИ ИЗГОТВЯНЕ НА БЮДЖЕТА?

� Когато се планират разходи за възнаграждения, не са включени разходите за социални осигуровки, ДОО и други;

� Не са посочени мерните единици, техният брой и единичната цена;


35

� Не е предвиден ДДС в общата цена;

� Съществува несъответствие между очакваните резултати и предвидените разходи (например предвидено е провеждането на 30 обучения, а в бюджета са заложени разходи за 35 или обратното);

� Разходите са необосновано завишени в сравнение с текущите пазарни цени;

� Разходите са недостатъчни за постигане на планираните резултати;

� Финансовата обосновка на разходите е твърде обща и не дава достатъчно информация за нуждите на оценката.

− Финансова обосновка на разходите по проекта

Във финансовата обосновка се представя начина, използван за формиране на крайната стойност на проекта, с цел да се даде детайлна представа на УО на ОПТП за обективността и целесъобразността на финансовите параметри на проекта. При определяне размера на разходите по планирани дейности, кандидатът трябва да вземе предвид приложимата нормативна уредба и да обоснове предложените разходи, като посочи елементите, формиращи тяхната стойност. Кандидатът следва да посочи доколко планираните по проекта разходи се основават на реални пазарни стойности за конкретния момент и конкретния разход. За целта в рамките на финансовата обосновка следва да се представят подробни план-сметки и/или минимални технически характеристики.

Примерни видове дейности Финансова обосновка

Участие в обучения в чужбина

Цената за участие на 1 експерт в двудневно обучение в чужбина е индикативна и включва: такса за участие, разходи за самолетен билет, разходи за дневни, квартирни и вътрешен транспорт съгласно ставките в Наредбата за служебните командировки и специализациите в страната и чужбина.

Въз основа на резултатите от анализ на нуждите от обучение през периода на изпълнение на проекта са предвидени индивидуални участия на 10 експерти в специализирани обучения по теми, посочени в описанието на дейността.

Използваният подход за определяне на крайната стойност е: 10 експерта х 4 500,00 лева цена за едно участие в обучение = 45 000,00 лв.

Изработване на информационни и рекламни материали

Размерът на разходите е формирана като средна стойност на получените три индикативни оферти по зададените технически параметри.

Използваният подход за определяне на крайната стойност е: - брошура, със следните параметри:

− тираж: 1 000 екз.;

− обем: не повече от 12 страници;

− шрифта на текстовете: не по-малък от 12pt (отнесен към Times New Roman);

− разстояние между редовете: не повече от 1,5;

− цветност: 4+4 двустранен пълноцветен печат;

− грамаж на хартията: 115 гр. гланц;

− размер: формат А5;

− подвързване: телбод;

Единична цена: 3.35 лв. (средна цена на получените три оферти)


36

Обща цена: 1000х3.35 = 3 350.00 лв.

Планираните разходи следва да бъдат определени в съответствие с Методиката за определяне размера на разходите по планирани дейности по проекти по ОПТП (Приложение № 13 към Насоките за кандидатстване по процедура без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП) и да съответстват на реалните пазарни цени за строителство, доставки или услуги, подобни на заложените в проекта. Кандидатът следва да представи достатъчна и надеждна информация, доказваща това съответствие, като приложи към формуляра за кандидатстване на един или няколко подходящи източници на информация – справка за цените по вече сключени договори за изпълнение на аналогични дейности; проучване на пазара – индикативни оферти (на база на зададените параметри или минималните техническите характеристики, които са сравнени и анализирани; експертен анализ или официално становище, предоставено от държавни институции, съсловни организации или асоциации на лица, извършващи услуги или изпълняващи дейности, аналогични или сходни на заложените в проекта, съдържащи информация за стойността на аналогични или сходни доставки, услуги и дейности.

− Прогноза за плащанията по проекта по тримесечия

В прогнозата за плащанията по проекта кандидатът представя информация за изразходването на средствата по проекта за всяко календарно тримесечие от периода на неговото изпълнение. Прогнозата следва да бъде в съответствие с плана за изпълнение на дейностите по проекта, като се отчетат необходимите срокове за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки, планираните срокове за плащане на изпълнителите и т.н.

Бюджет на проекта

В този раздел се представя обобщена информация за средствата, необходими за изпълнение на всяка от предвидените в проекта дейности.

Екип на проекта

С подаването на формуляра за електронно кандидатстване кандидатът е длъжен да сформира и представи на УО на ОПТП екип за организация и управление на проекта, като посочи: име, длъжност, телефон, факс и e-mail на всеки член на екипа (когато това е приложимо).

Препоръчително е екипът на проекта да се състои от следните лица:

− ръководител на проекта – представител на звеното бенефициент;

− лице, отговорно за техническото изпълнение на проекта;

− лице, отговорно за финансовото и счетоводно отчитане на проекта.

Включването на допълнителни експерти в екипа трябва да бъде обосновано.

Членовете на екипа на проекта следва да могат да изпълняват ефективно възложените им задачи по организация и управление на проекта. Кандидатът е длъжен при избор на екип на проекта да прилага утвърдените правила/критерии за избор, относно компетентността и професионалния опит на лицата.


37

Общите изисквания към екипа, включват:

− наличие на квалификация, която отговаря на спецификата на проекта;

− спазване на правилата за предотвратяване на конфликт на интереси – това изискване важи най-вече за структурите с контролни функции по ОПТП, които са същевременно конкретни бенефициенти на програмата. Важно е да се избягва участието на служители от отделите, които имат отговорности по ОПТП, в екипите по проекти;

− спазване на изискванията на Закона за държавния служител и Кодекса на труда и по-специално ограниченията по отношение на работното време, почивките и отпуските (когато това е приложимо). Членовете на екипа на проекта следва да могат да изпълняват ефективно възложените им задачи по управление и изпълнение на проекта.

Заедно с формуляра за електронно кандидатстване кандидатът следва да представи използваните критерии и сканирано копие на автобиографии на лицата, предлагани за членове на екипа и/или други документи, доказващи, че тези лица отговарят на критериите за избор.

Подробни указания за попълване на формуляра с проектното предложение се съдържат в актуалната версия на документа Насоки за кандидатстване по процедура без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПТП:

http://www.eufunds.bg, обособената директория на ОПТП.

Какви документи се прилагат към формуляра?

Кандидатите попълват и изпращат електронен формуляр за кандидатстване, който съставлява проектното предложение. Заедно с формуляра за кандидатстване се изпращат и Декларациите по Приложение № 5, 7 и 8 към Насоките за кандидатстване. В случай, че кандидатът е административна структура или е част от административна структура – регистрирана по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), следва да бъде приложено и сканирано копие на удостоверение за регистрация по чл. 104 от ЗДДС.

Към формуляра за кандидатстване могат да се приложат и всякакъв тип документи, които могат да бъдат от полза в процеса на оценка и биха подпомогнали оценителите да получат по-пълна представа за проекта – например: предварителни проучвания за текущи пазарни стойности, които подкрепят данните в бюджета, кореспонденция със структури, които ще бъдат пряко засегнати от дейностите по проекта и които изразяват своята подкрепа за неговото изпълнение и др.

Кандидатът не трябва да забравя няколко важни правила:

� всички точки и полета във формуляра за кандидатстване трябва да бъдат попълнени;

� всички изискуеми документи трябва да бъдат приложени.


38

УО съдейства на кандидатите на ОПТП при формулиране на техните проектни идеи и дава допълнителни разяснения по отношение

изискванията за попълване и подаване на формуляра за кандидатстване, за да гарантира наличието на качествени и добри проекти и да осигури

по-голям ефект от помощта.

Фазата на попълване на формуляра завършва с надлежно комплектоване и подаване на проектното предложение по електронен път, съгласно Приложение № 12 Електронно кандидатстване – стъпка по стъпка, към Насоките за кандидатстване.

Въпроси, относно формулярите за кандидатстване по ОПТП или начина на кандидатстване, могат да се изпращат на електронен адрес

[email protected] и/или с официална кореспонденция.

Отговори на поставени въпроси се предоставят в рамките на 5 работни дни след получаване на съответното запитване.


39

Оценяване на проекти

Правилата за оценяване на проекти по ОПТП са определени в ПМС № 121/2007 г., в съответствие с тях са приети вътрешните документи по двете процедури на ОПТП:

− за процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП:

¬ Вътрешни правила за провеждане на процедура без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПТП;

¬ Процедура № 4-01 „Регистриране и проверка на проектно предложение за липса на двойно финансиране и припокриване на дейности и за наличие на разполагаем бюджет” от Процедурния наръчник на ОПТП;

¬ Процедура № 4-02 „Оценка на проектно предложение, подадено по процедура без определен срок за кандидатстване” от Процедурния наръчник на ОПТП.

− за процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“:

¬ Вътрешни правила за провеждане на процедура за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ с определен срок на кандидатстване по ОПТП;

¬ Вътрешни детайлни правила за работа на оценителна комисия по процедура с определен срок на кандидатстване по ОПТП;

¬ Раздел 4А „Оценка на проектни предложения по процедура с определен срок за кандидатстване. Издаване на заповед/сключване на договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ ” от Процедурния наръчник на ОПТП.

Отговорни структури и етапи на оценката

Оценката на проектните предложения по процедурата без определен срок за директно предоставяне на БФП по ОПТП се извършва от Комисия за оценка на съответствието на проектни предложения. След като постъпи в УО на ОПТП, всяко проектно предложение подлежи на:

1. административна проверка;

2. проверка на допустимостта;

3. финансова проверка;

4. техническа и финансова оценка.

Едновременно с извършването на оценката, УО на ОПТП извършва проверка за наличие на разполагаем бюджет, както и проверка за липса на двойно финансиране и/или припокриване на дейности.

Оценката на проектните предложения се извършва в срок до 3 месеца от датата на регистрирането им в ИСУН от УО на ОПТП.

Оценката на проектни предложения за финансиране на възнаграждения на служители за изпълнение на функции по подготовката, координацията, управлението, мониторинга, оценката, информацията, одита и контрола на средствата от СКФ на ЕС, се извършва от УО на ОПТП. Проектните предложения за финансиране на възнаграждения се оценяват от УО на ОПТП в срок до два месеца от датата на регистриране на предложението в ИСУН от УО на ОПТП.

На всеки етап на оценката, кандидатът може да получи искане за допълнителна


40

информация и обосновка. Комисията или УО на ОПТП може да препоръча и преработване на части от проектното предложение с цел постигане на пълното му съответствие с критериите на съответната процедура. Всеки кандидат е длъжен да спазва следните срокове:

5 работни дни – за предоставяне на поисканите от него разяснения/допълнителна информация и отстраняване на технически

грешки/пропуски. 10 работни дни – за представяне на УО на преработено проектно

предложение, в случаите когато към кандидата е отправено искане/препоръки за преработване.

Кандидатът по собствена инициатива или по искане на Комисията за оценка на съответствието може да презентира своето проектно предложение пред комисията. Запознаването на оценителите със същността на проекта и изясняване на елементи от него има за цел да оптимизира оценителния процес.

Критериите, които УО на ОПТП и оценителната комисия използват на различните етапи на оценка, са определени в насоките за кандидатстване. Познаването и съобразяването с тези критерии е ефективен начин за разработване на качествено проектно предложение.

В срок до 10 работни дни от получаване на оценителния доклад на комисията, ръководителят на УО на ОПТП взема мотивирано решение, с което:

− одобрява доклада и предоставяне на БФП или за отказ за предоставяне на БФП по предложените проекти;

− връща доклада за преразглеждане, като посочва основанията за това;

− отхвърля доклада и прекратява оценката на проектното/ите предложение/я, като посочва основанията за това.

В случай на връщане на доклада за преразглеждане, комисията следва да изготви и представи на ръководителя на УО на ОПТП, нов доклад.

Ръководителят на УО на ОПТП може да отхвърли доклада в следните случаи:

� установяване на конфликт на интереси на лицата от състава на комисията, който накърнява тяхната безпристрастност в оценителния процес;

� сериозни нарушения на реда за провеждане на процедурата за директно предоставяне на БФП, определен във вътрешните правила;

� установяване на несъответствие на проектното предложение с някой от критериите за административна проверка, проверка на допустимостта, финансова проверка и/или техническа и финансова оценка (критерии за избор на проекти), посочени в насоките за кандидатстване по процедурата.

Ръководителят на УО на ОПТП по собствена инициатива или по мотивирано предложение на председателят на комисията или на

наблюдател, може да прекрати с решение процедурата по оценка, когато:

� при откриването и провеждането на процедурата са допуснати нарушения на вътрешните правила;


41

� подаденото проектно предложение е оттеглено от кандидата, при условие, че в конкретния случай, комисията е свикана за извършването на оценка само на това проектно предложение.

Ръководителят на УО на ОПТП уведомява кандидата/ите за взетите решения за предоставяне на БФП или за отказ, както и за прекратяване на оценката. Данните за извършената оценка и взетите решения се въвеждат в ИСУН от УО на ОПТП в срок от 3 работни дни от издаването на съответното решение.

Въз основа на влязлото в сила решение за предоставяне на БФП, ръководителят на УО на ОПТП издава заповед/сключва договор за предоставяне на БФП по одобрен проект.

Възможност за оттегляне на проектното предложение

При необходимост кандидатът може писмено да оттегли проектното си предложение от оценителния процес. Искането може да бъде изпратено през целия период до взимане на решение за предоставяне на БФП, като се адресира до УО на ОПТП. Оценката на проектното предложение своевременно се преустановява.

Необходимостта от оттегляне може да бъде свързана с отлагане изпълнението на проектното предложение във времето поради промяна на текущите потребности, приоритизиране на нуждите на кандидата, обвързаност на проектното предложение с резултатите от друг проект и неговото успешно приключване и т.н. След като внесе необходимите изменения и установи реална потребност от проектното предложение, кандидатът може да го подаде повторно в УО на ОПТП. Проектното предложение подлежи на оценка по установения ред.


42

Предоставяне на безвъзмездна финансова помощ

Предоставянето на БФП по одобрен проект става въз основа на заповед или договор. Заповед се издава в случаите, когато бенефициентът и УО на ОПТП са в една и съща администрация. Заповедта за предоставяне на БФП се издава в срок от 15 работни дни след влизане в сила на съответното решение на ръководителят на УО на ОПТП. Договор се сключва, когато бенефициентът и УО на ОПТП са в различни административни структури. В срок от 30 дни след влизането в сила на решението за предоставяне на БФП, ръководителят на УО на ОПТП предлага на бенефициента по одобрения за финансиране проект да подпише договор за предоставяне на БФП.

Данните за издадената заповед/подписаният договор се въвеждат в ИСУН в срок от 3 работни дни от издаването на заповедта/подписването на договора.

Образците на заповед и на договор за предоставяне на БФП са приложени към насоките за кандидатстване. УО на ОПТП публикува информация за одобрените проекти, която включва:

− наименование и седалище на бенефициента;

− място на изпълнение на проекта;

− наименование на проекта, за който е отпусната безвъзмездна финансова помощ по оперативната програма;

− бюджет на проекта и размера на предоставената безвъзмездна финансова помощ;

− продължителност на изпълнение на проекта;

− основни дейности и индикатори за изпълнение на проекта.

Във всяка заповед или договор за предоставяне на БФП се посочват начина и условията, по които се извършват авансовото плащане, междинните плащания и окончателното плащане. Неразделна част от заповедта или договора са общите условия за изпълнение на проекти, финансирани по ОПТП по съответната процедура, които всеки бенефициент трябва стриктно да спазва при изпълнението на проекта.


43

ИЗПЪЛНЕНИЕ И ОТЧИТАНЕ НА

ПРОЕКТИ ПО ОПТП

Изпълнение на дейности по проекти

Изпълнението е най-важната фаза на един проект и тук отговорността на бенефициента е най-голяма.

В тази фаза бенефициентът изпълнява проекта съгласно издадената заповед/сключения договор, като се придържа стриктно към одобрените в проектното предложение дейности, индикатори, план-график за изпълнение на дейностите по проекта и бюджет на проекта. Бенефициентът извършва мониторинг и вътрешни проверки на изпълнението и регулярно се отчита на УО на ОПТП.

Проектът трябва да се изпълнява така, както е описан във формуляра за кандидатстване. Не са препоръчителни отклонения.

Организиране на изпълнението

Препоръчително е в началото на изпълнението на проекта да бъде проведена работна среща на екипа, на която да бъдат обсъдени всички въпроси, свързани с изпълнението на проекта:

− разпределение дейностите и задачите между членовете на екипа, създаване и поддържане на система за комуникация в екипа и със заинтересованите страни

Особено важно е всеки член на екипа да е наясно със своите отговорности и задачи при изпълнението на проекта. Ефективната система за вътрешна комуникация е начин за стимулиране на мотивацията на членовете на екипа за качествено и ефективно изпълнение на планираните дейности.

Имайте предвид, че при изпълнението на проекта е добре да се планират и контакти със заинтересованите страни, с колеги, изпълняващи сходни проекти, с представители на УО на ОПТП, както и със служителите, отговорни за организиране и провеждане на обществени поръчки, и др. Когато водите кореспонденция по e-mail с външни структури, е препоръчително да включвате като адресати и останалите членове на екипа.

Не забравяйте, че част от вашия екип е и счетоводителят, който ще осъществява счетоводното отчитане на проекта!

− изготвяне на подробен план за действие

Първата работна среща би трябвало да отдели специално внимание и на това как ще се изпълняват подробно разписаните дейности и как те да бъдат обвързани с плащанията по тях. Това означава да се уточнят междинни срокове за дейностите и плащанията при пълно спазване на плана за изпълнение, който е част от проектното предложение. Забавянето при реализирането на дейностите се смята за недобро и неефективно изпълнение на проекта.

Препоръчително е ръководителят на проекта, заедно с останалите членове на екипа, да разпишат подробен план за действие за изпълнение на заложените дейности. Начинът на структуриране на изпълнението на един проект зависи както от неговата специфика, така и от опита и преценката на ръководителя и екипа. Детайлизирането на основните дейности като отделни самостоятелни задачи или работни пакети ще


44

позволи тяхното по-лесно ръководене, организиране и изпълнение. Този процес е необходим и за да може по-точно да се определят времето и ресурсите за изпълнение на задачите. Подробният план за действие следва да бъде съгласуван с ръководството на структурата-бенефициент.

Съобразете времето за изпълнението на всяка една задача с останалите задачи и дейности, защото те са взаимно свързани и взаимно зависими.

Задължително следва да бъде опреден механизъм за отчитане на степента на постигане на индикаторите, които са заложени в проектното предложение. Този механизъм дава възможност за постоянно наблюдение на ефективността на изпълнението и подпомага отчитането на проекта.

Създаване и поддържане на одитна пътека

Одитната пътека представлява набор от информация, която трябва да съдържа запис на дейностите и мероприятията, осъществени в процеса на изпълнение на конкретен проект, и най-вече движението на финансови средства и свързаната с тях документация.

В съответствие с приложимите за конкретния проект общи условия към заповедта/договора за представяне на БФП, бенефициентите са длъжни да създадат и поддържат адекватна одитна пътека, която позволява извършването на последващ контрол, проверка и одит от всички заинтересовани страни, участващи в процеса на управление и контрол на средствата по оперативната програма.

Бенефициентът трябва да води точна и редовна документация при изпълнението на проекта и да осигури адекватното й съхранение.

Необходимо е да се води отделна счетоводна аналитичност за разходите по проекта. Всички разходооправдателни документи трябва да са ясни и точни и да имат всички реквизити съгласно българското законодателство. Данните, посочени в исканията за плащане и в придружаващите ги доклади/отчети, съгласно приложимите за изпълнението на проекта общи условия, трябва да отговарят на тези в счетоводната система на бенефициента и да са налични до изтичане на сроковете за съхранение на документацията. Разходооправдателните документи на бенефициента и партньорите, следва да съдържат текст, указващ номера и наименованието на проекта, за изпълнението на който е извършен съответния разход, както и че той е финансиран от ОПТП, съфинансирана от ЕС чрез ЕФРР.

Бенефициентите на ОПТП работят в тясно взаимодействие с други дирекции и отдели, които осъществяват специфични дейности във връзка с изпълнението на проекти:

− Деловодство – осъществява деловодната дейност и кореспонденцията на административната структура на бенефициента;

− Финансово-счетоводно звено – може да поддържа счетоводната отчетност на бенефициента;

− Звено за обществени поръчки – може да осигурява организацията и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, сключването на договори и рамкови споразумения с изпълнители по проекти на бенефициента.


45

Бенефициентът е длъжен да съхранява оригиналите на документите или осигурява съхранението им от страна на всяка от изброените по-горе структурни звена в съответствие с техните ежедневни функции, на хартиен, а при възможност и на електронен носител.

Основните типове документи, които подлежат на съхранение са:

− Документи за организирани и проведени конференции/ семинари/обучения/комитети:

¬ докладни записки, въз основа на които се инициира извършване на разходи;

¬ документи, свързани с процедури за избор на изпълнители, технически задания, сключени договори;

¬ списъци на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон и e-mail за контакти и име на организацията/институцията, която представляват и подпис;

¬ програма/дневен ред;

¬ презентации, материали, лекции, които са използвани в рамките на дейността/копия от протоколи;

¬ пакета материали за участниците;

¬ доклади за проведени конференции/семинари, ако е приложимо;

¬ обобщение на формулярите/анкетните карти за обратна връзка;

¬ копия на публикациите в пресата (ако е приложимо);

¬ снимки от събитията.

− Документи за командировки/обучения в чужбина:

¬ покани за участие в срещи/конференции/ обучения в чужбина (ако е приложимо);

¬ заповеди за командировка на служител(и);

¬ бордни карти;

¬ фактури от хотел;

¬ фактури за самолетни билети;

¬ доклади от командировки – възможно е да се съхранява оригинал или копие, в зависимост от броя на командированите;

¬ програма/дневен ред;

¬ презентации/материали;

¬ сертификати за участие в обучение (ако е приложимо);

¬ анкетни карти от проведени мероприятия (ако е приложимо).

− Документи за наемане на външни изпълнители/външни експерти за извършване на услуги:

¬ задания за експертна работа;

¬ документации по проведени процедури за избор на изпълнители;

¬ договори с външни изпълнители/експерти;

¬ доклади/отчети за приемане на работата или приемателно-предавателни протоколи;

¬ констативни протоколи;

¬ копия на разработените материали.

− Документи за доставка и наем на оборудване:


46

¬ документите от процедури за избор на доставчици;

¬ договори за доставка с техническо описание на оборудването, модел, тип, брой и др.;

¬ приемателно-предавателни протоколи с описани модели и серийни номера на оборудването.

Бенефициентът трябва да гарантира, че всички документи, отнасящи се до разходите и одитите на проекта, са на разположение на УО на ОПТП и всички контролни органи на национално и на европейско ниво.

С цел да се подпомогне проследяемостта, бенефициентите следва да поддържат регистър, който съдържа информация за оригиналните документи по проекта: наименование на документа, местонахождение на документа и отговорно лице за съхранението му. Документите и наличието на актуален регистър са обект на проверка от страна на УО на ОПТП.

Бенефициентите по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП са длъжни да предоставят регистъра на УО (по електронен път) заедно с отчетните документи за съответния отчетен период.

В Общите условия към Договора за предоставяне на БФП по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“ е предвидено задължение за бенефициентите да съхраняват документите, свързани с финансово-техническото управление на проекта на достъпно място, картотекирани по начин, който улеснява проверките. Бенефициентите по тази процедура са длъжни да уведомят УО на ОПТП за точното местонахождение на съхраняваните документи.

Срокът за съхранение на всички оригинални документи, свързани с изпълнението на проекта, съгласно чл. 90 на Регламент (ЕО) № 1083/2006

е 3 години след приключване на програмата.

Счетоводната и финансовата документация по проекта се съхранява в сроковете, определени в ч. 42 от Закона за счетоводството, но не по-малко

от три години след приключването на програмата.

За да осигури надеждност на одитната следа за всеки проект по ОПТП, е препоръчително бенефициентът да създаде и поддържа досие на проекта, в което се съхраняват всички документи, свързани с неговата подготовка, изпълнение и отчитане (вкл. доклади от извършени одити и проверки).

Препоръчителна структура на досие на проект:

Етикет [номер и наименование на проекта]

� Опис на документите

� Проектно предложение и направени модификации

� Издадена заповед/сключен договор за предоставяне на БФП

� Изменения на проекта – към всяко изменение, ако е приложимо – заповед за изменение на заповедта/анекс към договора за предоставяне на БФП по проекта или уведомително писмо, че промяната е одобрена


47

� Документация от организирани и проведени процедури за избор на изпълнител в съответствие с изискванията на ЗОП (вкл. тръжна документация, оферти, оценителни доклади, решения, кореспонденция и решения по обжалване и др.)

� Договори на бенефициента с изпълнители и техните приложения

� Екземпляри от работата на изпълнителя (когато е приложимо), вкл. изготвени от изпълнителя доклади / отчети / разработки, кореспонденция по договора и др.

� Приемо-предавателни и констативни протоколи за извършена работа по сключен договор за услуга

� Разходооправдателни и платежни документи (оригинали или копия) за извършените по проекта разходи

� Технически и финансови отчети, доклади, искания за плащане и приложенията към тях

� Доклади от проверки на място

� Доклади от открити нередности

� Данни от изпълнени мерки за публичност и информираност (разпечатки от публикации, снимки и др.)

� Одитни доклади

� Кореспонденция с УО на ОПТП

Следва да бъде определен член на екипа, който отговаря за изготвянето и съхранението на досието на проекта.

Досието на проекта се съхранява от бенефициента за срок от три години след приключване на ОПТП по реда на Дял VІІ, Глава І, Раздел 5 от


Бенефициентът е длъжен да осигури достъп до местата, където съхранява документацията по проекта, и да оказва пълно съдействие на представителите на УО на ОПТП, СО, ОО, Сметната палата, звеното за „Вътрешен одит” в администрацията на бенефициента, Дирекция АФКОС в МВР, ЕК, Сметната палата на ЕС и ОЛАФ, като предоставя целия набор от данни и информация, свързани с проекта.

Изпълнение на дейностите по проекта

При изпълнение на дейностите по проекта бенефициентът следва да се съобразява със съответните общи условия за изпълнение на проекти по ОПТП, като се придържа стриктно към одобрените дейности, индикатори, план-графика за изпълнение на дейностите и бюджета на проекта.

Изпълнението на дейностите следва да започне съгласно планираната начална дата, посочена във формуляра за кандидатстване, която може да предхожда датата на издаване на заповедта/сключването на договор за предоставяне на БФП по ОПТП.

Преди стартиране всяка дейност следва да се предприемат необходимите стъпки, за да се осигури нейното реално, ефективно и ефикасно

изпълнение.


48

За изпълнението на дейностите, за които е предвидено да бъдат възложени на външни изпълнители, следва да бъдат организирани съответните процедури за възлагане на обществени поръчки. Поради спецификата на ОПТП, чиито бенефициенти са само структури на държавната и общинската администрация, процедурите за възлагане на обществени поръчки следва да бъдат в съответствие с националното законодателство и правото на ЕС в областта на обществените поръчки.

Хармонизираните национални правила за възлагане на обществени поръчки са определени в следните нормативни актове:

− Закона за обществените поръчки (ЗОП);

− Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки (ППЗОП);

− Вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки на администрацията, част от която е бенефициентът;

− Общите условия за изпълнение на проекти, финансирани по ОПТП за съответната процедура.

В този смисъл ключов елемент за успешното изпълнение на проектите е ефективното планиране, организиране и провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки. Нещо повече, бенефициентът трябва да гарантира, че изборът на изпълнител е направен в пълно съответствие с приложимото законодателство в тази област, както и че са спазени принципите на прозрачност и публичност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.

Въпреки че бенефициентите по ОПТП могат да разполагат със специализирано административно звено, отговорно за провеждането на процедури по възлагане на обществени поръчки, те носят отговорност за законосъобразността на процедурите за възлагане на общение поръчки.

При установяване на нередности от какъвто и да било вид при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки, оторизираните органи – УО на ОПТП, СО, ОО, ЕК определят финансовото изражение на нарушението и налагат съответните финансови корекции.

Възлагане и изпълнение на обществени поръчки

Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки, свързани с

изпълнението на проекти по ОПТП

Още на етапа на разработване на проектното предложение следва да бъдат идентифицирани дейностите, които не могат да бъдат самостоятелно изпълнени със собствените ресурси на бенефициента и подлежат на възлагане за изпълнение от външен изпълнител, притежаващ необходимата специализация и капацитет за качествено изпълнение на дейността.

В срок до 10 работни дни след издаване на заповедта/сключване на договора за предоставяне на БФП, бенефициентът е длъжен да предостави на УО на ОПТП информация за планираните обществени поръчки по проекта, с оглед подготовка за извършване на предварителен контрол, съдържаща:

− обект и предмет на обществената поръчка;

− прогнозна стойност на обществената поръчка;


49

− предполагаем краен срок за изготвяне на документация за участие, описателен документ или конкурсна програма.

В зависимост от обекта на обществената поръчка ЗОП дефинира три типа поръчки – за услуги, доставки и строителство, приложими във връзка с изпълнението на проекти по ОПТП (чл. 3, ал. 1 от ЗОП).

Спецификата на ОПТП предполага, че най-често използваните от бенефициентите обществени поръчки са за услуги и/или доставки. Въпреки това за специфични дейности по програмата като допустими разходи са определени и разходите за строителни и монтажни работи (СМР) – за обновяване, преустройство, реконструкция и всички видове ремонт на помещения и/или сгради; разходи за подготовка на техническа документация и задължителните вследствие на изпълнение на строителни и монтажни работи разходи за помещения и/или сгради, като разходи за авторски и строителен надзор и въвеждане в експлоатация (съгласно чл. 4 от ПМС № 215/2007 г.).

При определяне на обекта на поръчката следва да бъдат спазвани правилата, определени в чл. 14а от ЗОП, както следва:

− когато обект на обществената поръчка е предоставяне на услуги, но включва и строителство, което произтича от основния обект на поръчката, тя се възлага като обществена поръчка за услуги;

− за поръчка, която включва едновременно доставка на стоки и предоставяне на услуги, се прилага редът за обекта, който има по-висока стойност.

Изборът на процедура за възлагане на обществена поръчка зависи от нейната прогнозна стойност или бюджета, който бенефициентът е определил за изпълнение на съответните дейности. В зависимост от прогнозната стойност и спецификата на предмета на поръчката ЗОП определя вида на процедурата, чрез която следва да бъде възложена обществената поръчка.

Бенефициентите следва да обърнат специално внимание на изискването да не се разделят умишлено поръчки с цел избягване прилагането изискванията на закона. В този смисъл бенефициентите не трябва да допускат финансиране на няколко аналогични дейности без организиране на процедура за избор на изпълнител. Поради същата причина не трябва да се разделят дейности, които са взаимно обвързани и могат да бъдат изпълнени от един изпълнител, избран с една процедура.

Видове процедури по ЗОП и техните особености

ЗОП предвижда 4 основни процедури за възлагане на обществени поръчки: открита процедура, ограничена процедура, състезателен диалог и процедури на договаряне.

Открита процедура е процедурата, при която всички заинтересовани лица могат да подадат оферта. Тя предполага в най-голяма степен свободна и лоялна конкуренция, публичност и прозрачност при възлагането, поради което се препоръчва нейното прилагане винаги, когато това е обективно възможно.

Ограничена процедура е процедурата, при която оферти могат да подадат само кандидати, които са получили покана след предварителен подбор. Съществената разлика от откритата процедура е, че ограничената процедура се провежда на два етапа. В първия етап възложителят прави предварителен подбор на кандидатите с


50

цел да определи тези, които отговарят на определените необходимите финансови и технически изисквания за изпълнение на обществената поръчка и отправя покана до тях да представят оферти. Броят на поканените кандидати не може да бъде по-малък от 5. Във втория етап одобрените кандидати представят оферти. С представянето на оферта те придобиват качеството на участници в процедурата.

Състезателният диалог е процедура, при която всяко заинтересовано лице може да подаде заявление за участие и възложителят провежда диалог с допуснатите след предварителен подбор кандидати с цел определяне на едно или повече предложения, отговарящи на определените изисквания, след което кани кандидатите с подходящи предложения да подадат оферти. Състезателен диалог се използва, когато поръчката е особено сложна, поради което е невъзможно възлагане чрез открита или ограничена процедура.

Процедурите на договаряне, съгласно ЗОП са два вида:

− процедура на договаряне с обявление, при която възложителят провежда преговори за определяне клаузите на договора с един или повече участници, избрани след предварителен подбор. Възложителите могат да възлагат обществена поръчка чрез тази процедура, само при наличие на точно определени предпоставки (чл. 84 от ЗОП).

− процедура на договаряне без обявление, при която възложителят провежда преговори за определяне клаузите на договора с едно или повече точно определени лица. Възложителите могат да възлагат обществена поръчка чрез тази процедура, само при наличие на точно определени предпоставки (чл. 90 от ЗОП).

Изборът на процедурата на договаряне следва да бъде мотивиран от възложителя в решението за откриване на процедурата, съответно в решението за възлагане на обществена поръчка, при прилагане на процедура на договаряне без обявление.

Възложителите вземат решение за възлагане на обществена поръчка чрез открита или ограничена процедура винаги, когато не са налице условията за провеждане на състезателен диалог или процедури на договаряне.

Бенефициентите по ОПТП задължително прилагат, определените в ЗОП процедури при възлагане на обществени поръчки, които имат прогнозна стойност без ДДС, по-голяма от стойностите, определени в чл. 14, ал. 1 от ЗОП.

В зависимост от прогнозната стойност на обществената поръчка процедурата се провежда в съответствие с общите или с опростените правила на ЗОП. За обществени поръчки под посочените стойности се прилагат условията и реда на Глава осма "а" от ЗОП, в която са определени и стойностите на обществени поръчки, за които е възможно директно възлагане.

Прилагане на общите правила по ЗОП

Общите правила за провеждане на процедурите по ЗОП се прилагат задължително при възлагане на обществени поръчки за доставки, услуги или конкурс за проект със стойности, равни или по-високи от праговете, определени в чл. 45a, ал. 2 от ЗОП, при които обявленията за обществените поръчки се публикуват задължително и в Официалния вестник на ЕС. Тези праговете са определени в зависимост от типа на възложителя и на обекта на обществената поръчка.

За обществени поръчки с обект строителство, общите правила на ЗОП, задължително се прилагат, когато стойността на поръчката без ДДС е равна или по-


51

висока от стойността, определена в чл. 14, ал. 3, т. 1 от ЗОП (2 640 000 лв.)

Важно! Праговете за прилагане на процедурите по ЗОП, са обвързани с правото на ЕС в областта на обществените поръчки и подлежат на

периодична актуализация.

За най-актуална справка винаги се консултирайте със ЗОП и приложимите регламенти и директиви.

Прилагане на опростените правила по ЗОП

Опростените правила, определени в ЗОП, могат да бъдат прилагани за обществени поръчки, които имат прогнозна стойност без ДДС, съгласно чл. 14, ал. 3, т. 1 от ЗОП.

При прилагането на опростените правила важат общите правила за провеждане на процедури по ЗОП, като са предвидени някои облекчения (по-кратки срокове, намален брой на членовете на комисията за провеждане на процедурата, възможност да не се изисква гаранция за участие от участниците в процедурата и гаранция за изпълнение от изпълнителите, както и налагане на по-малки имуществени санкции на възложителите в случай на установяване на нарушение на процедурите, провеждани по опростените правила).

Публична покана за събиране на оферти

Възложителите могат да не провеждат предвидените в ЗОП процедури, но са длъжни да прилагат условията и реда на Глава осма "а" Възлагане на обществени поръчки чрез публична покана от ЗОП, когато прогнозната стойност на обществени поръчки с обект по чл. 3, ал. 1 от ЗОП, без ДДС, е в границите определени в чл. 14, ал. 4 от ЗОП.

В този случай възложителят публикува на Портала за обществени поръчки публична покана за събиране на оферти (по образец, утвърден от изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки).

Поканата следва да съдържа най-малко следната информация:

− наименование и адрес на възложителя;

− описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо – и количество или обем;

− изискванията на възложителя за изпълнение на поръчката;

− критерия за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий "икономически най-изгодна оферта" – и показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест;

− срок за получаване на офертите.

Възложителят посочва срок за публичен достъп до поканата, който не може да е по-кратък от 7 дни, като едновременно с това поканата се публикува и в профила на купувача. Заинтересованите лица могат да отправят оферти към съответния възложител. Всяка оферта трябва да съдържа най-малко:

− данни за лицето, което прави предложението;

− предложение за изпълнение на изискванията на възложителя за изпълнение на поръчката;

− ценово предложение;


52

− срок на валидност, когато е приложимо.

Офертите се представят в запечатан непрозрачен плик. Получаването, разглеждането и оценката на офертите се извършва от длъжностни лица, определени от възложителя. Възложителят може да възложи изпълнението на поръчката и в случаите, когато е подадена само една оферта. Възложителят сключва писмен договор, който включва всички предложения от офертата на определения изпълнител.

Директно възлагане

Бенефициентите по ОПТП не са длъжни да прилагат предвидените в ЗОП процедури, включително условията и реда на Глава осма "а" от ЗОП за обществени поръчки на стойност без ДДС, по-малка от стойностите, определени в чл. 14, ал. 5 от ЗОП.

Въпреки че, в този случай законът не предвижда събиране на оферти е препоръчително това да бъде направено, с цел гарантиране на

конкурентния принцип!

В случаите, когато бенефициентите по ОПТП не са длъжни да прилагат предвидените в ЗОП процедури, включително условията и реда на Глава осма "а", ЗОП допуска възможност да не сключват писмен договор, а разходът да се доказва чрез първични платежни документи.

С оглед изпълнение на изискванията за надлежно документиране на всички разходи по проекта и гарантиране на тяхната законосъобразност

е препоръчително сключването на конкретен договор.

Документация за участие в процедурата за възлагане на обществена поръчка

Подготовката на процедурата за възлагане на обществени поръчки започва с изготвяне на документация за участие в процедурата за възлагане на обществена поръчка. Документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка трябва да съдържа: решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка; обявление за обществената поръчка; пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции; технически спецификации; минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти; инвестиционните проекти, когато се изискват при обществената поръчка за строителство; показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата, когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта; образец на офертата, както и указание за подготовката й; проекта на договор.

Сроковете за изготвяне и съгласуване на документацията зависят от вътрешния ред за провеждане на процедури в администрацията на бенефициента и нейния капацитет.

Трябва да се има предвид, че провеждането на процедурата и съответно изборът на изпълнител зависят в най-голяма степен от условията, определени в документацията. Поради това бенефициентът трябва да съгласува подготвената документация и да се увери, че всички предпоставки за законосъобразно провеждане на процедурата са налице.


53

Бенефициентът носи пряка отговорност за:

− изготвяне на техническата спецификация/ техническото задание;

− определяне на критериите за подбор, включващи минимални изисквания към кандидатите или участниците, когато е приложимо;

− избор на критерий за оценка на офертите, а когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта за методиката за определяне на комплексната оценка на офертата;

− изготвяне на проект на договор.

Правилото е, че всеки кандидат или участник представя гаранция за участие в процедурата за възлагане на обществената поръчка, която се определя от възложителя и представлява абсолютна сума, но не повече от 1 на сто от стойността на поръчката. При подписване на договора изпълнителят представя определената от възложителя гаранция за изпълнение, която не може да бъде по-голяма от 3 на сто от стойността на поръчката. Опростените правила дават възможност на възложителя да не изисква гаранция за участие и/или за изпълнение, когато стойността на поръчката е в съответствие с чл. 14, ал. 3 от ЗОП.

Техническа спецификация

Изготвянето на техническата спецификация или техническото задание изисква специално внимание, тъй като конкретизира изискванията и очакванията на бенефициента по отношение на изпълнението на съответните дейности, предмет на обществената поръчка.

Важно е бенефициентът да се придържа към рамката на проекта – да не включва недопустими разходи и/или дейности, които не фигурират в одобрения проект, да определи срокове, които не излизат извън план-графика за изпълнение на проекта.

Когато бенефициентът предвижда извършването на доставка, може да посочи в спецификацията основни характеристики на доставяното оборудване. Трябва да се направи описание на стоката и да се определят всички условия за доставката – маркировка, етикетировка, тестове, обучение, изисквания за определени сертификати и други документи.

Техническите спецификации не трябва да се определят чрез посочване на конкретен модел, източник, процес, търговска марка, патент, тип, произход или производство, което би довело до облагодетелстването или елиминирането на определени лица или стоки. Всяко посочване на конкретен стандарт, спецификация, техническо одобрение или друга техническа референция следва да е допълнено чрез добавяне на думите "или еквивалент".

Когато бенефициентът предвижда изпълнение на услуга, спецификацията трябва да включва ясно определяне на целите на поръчката, конкретните дейности, очакваните резултати, доклади и документация, които трябва да бъдат предоставени по време или след приключване на поръчката, ако прецени за необходимо и индикатори за изпълнение, както и други изисквания.

В случаите, когато служителите на бенефициента са служебно натоварени или спецификата на поръчката го изисква, изготвянето на техническата спецификация може да бъде възложено на външен консултант.


54

Критерии за подбор

Бенефициентът следва да определи т.нар. критерии за подбор. Критериите за подбор включват минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на кандидатите или участниците, техните технически възможности и квалификация, когато възложителят определя такива. Определянето на критерии за подбор следва от спецификата на конкретната поръчка с оглед осигуряване на гаранции, че кандидатите или участниците могат да осигурят качествено изпълнение на поръчката. Критериите за подбор не следва да дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в обществените поръчки. Критериите за подбор трябва ясно да посочват минималните изисквания към кандидатите/участниците. Задължително се посочват и документите, с които те се доказват. Например:

− изискванията за икономическото и финансовото състояние на кандидата или участника се доказват с годишния финансов отчет или някоя от съставните му части; информация за общия оборот и за оборота на стоките, услугите или строителството, които са предмет на поръчката, за последните три години; удостоверения от банки, застраховка за професионална отговорност и др.;

− техническите възможности (опитът и квалификацията) на кандидата или участника се доказват със списък на основните договори за доставки и услуги, изпълнени през последните три години, включително стойностите, датите и получателите, придружен от препоръки за добро изпълнение и др.

− опитът и квалификацията на персонала на кандидата или участника се доказват с документи, удостоверяващи образованието и професионалната квалификация на служителите на участника или на лицата, които ще отговарят за извършването на поръчката, напр. дипломи за завършено образование, удостоверения за правоспособност, квалификация, сертификати и др.

Изискванията, обхватът на информацията и документите трябва да бъдат съобразени и да съответстват на сложността на предмета и на обема на обществената поръчка.

Например, изискването за наличие на оборот, който се отнася до предмета на поръчката, не може да надвишава повече от три пъти прогнозната стойност на поръчката. В този смисъл е незаконосъобразно да се изисква стойност на сходни договори от 2 млн. лв., когато се възлага поръчка на стойност 200 хил. лв.

Критерий за оценка на офертите

Ключов компонент от документацията е определянето на критерий за оценка на офертите, въз основа на който възложителят ще определи изпълнителя на обществената поръчка.

Оценката на офертите се извършва въз основа на един от следните критерии и следва да бъде посочен в обявлението за обществената поръчка:

− най-ниска цена;

или

− икономически най-изгодна оферта.

Когато избраният критерий за оценка на офертите е „икономически най-изгодната оферта“, възложителят е длъжен да определи и показателите за комплексна оценка с


55

тяхната относителна тежест или подреждането им по важност в низходящ ред, когато по обективни причини е невъзможно да се посочи относителната им тежест. Показателите за комплексна оценка трябва да са свързани с предмета на обществената поръчка. Когато избраният критерий за оценка на офертите е икономически най-изгодна оферта, възложителите нямат право да включват критерии за подбор като показатели за оценка на офертите.

Методиката за определяне на оценката трябва да съдържа точни указания за определяне на оценката по всеки показател и за определяне на комплексната оценка, включително за относителната тежест, която има всеки от показателите. Чрез тежестта на показателите възложителят дава израз на важността, която те имат за него с оглед най-доброто изпълнение на обществената поръчка. Например, ако за даден показател е определена тежест 60% това означава, че той е водещ по отношение избора на изпълнител, а останалите ще имат по-второстепенно значение. Методиката за оценка представлява конкретния способ за получаване на числова стойност, определяща степента на полезност на дадена оферта за възложителя.

Методиката се прилага само за офертите, които отговарят на предварително обявените условия, т.нар. критерии за подбор.

За оценка на офертите е възможно използването на различни методики. При разработването на методика възложителите следва да държат сметка за това, че тя трябва да е съобразена със спецификата на поръчката, съответно услугата/доставката/строителството, които очаква да получи, а определените показателите за оценка да бъдат максимално обективни, така че да дават възможност на комисията за извършване на мотивирана и професионална оценка на офертите и подреждане в съответствие с техните реални качества. Ако по време на работата на комисията възникне значителна разлика между оценките на отделните членове, това може да означава, че показателите не са достатъчно обективни и да се тълкува като проблем на методиката.

Пример:

� Показател 1: „Организация и ресурси за изпълнение на поръчката“ с максимална оценка – 30 точки;

� Показател 2: „Методология за изпълнение на поръчката“ с максимална оценка – 20 точки;

� Показател 3: „Предложена от кандидата крайна цена в лева“ с максимална оценка – 50 точки.

Комплексната оценка се изчислява по формулата: Комплексната оценка (КО) = Показател 1+ Показател 2 + Показател 3 Максималната оценка, която може да получи една оферта е 100 точки.

Възможно е, когато това е подходящо, в методиката да бъдат определени минимални стойности за съответните показатели, които следва да получи една оферта, за да отговаря на изискванията за качество на възложителя.

Договор за възлагане на обществена поръчка

Проектът на договор за възлагане на обществена поръчка е част от тръжната документация и в последствие не подлежи на промяна, освен на допълване с всички предложения от офертата на участника, въз основа на които той е определен за изпълнител.


56

В проекта на договор е важно бенефициентът отново да съобрази условията по изпълнението му – предметът, цената и срокът на договора, трябва изцяло да съответстват на финансирания по ОПТП проект, да отговарят на одобрената дейност, да влизат в рамките на нейния бюджет и срок на изпълнение, плащанията към изпълнителя да попадат в срока на допустимост на разходите и др.

В случаите, когато това е възможно, следва да бъде определен период за изпълнение и крайна дата за приключване на договора. Разпоредбите в договора трябва да осигуряват обвързаност между етапите/резултатите/отчетите и съответните авансови и междинни плащания, както и гаранции за получаване на качествена услуга преди извършване на окончателното плащане.

Често срещана грешка, допускана от бенефициентите, е залагането на невъзможни за изпълнение от бъдещия изпълнител клаузи в проекта на договор. Така се стига и до нарушаване на разпоредбата на чл. 25, ал. 5 от ЗОП – включване на условия и изисквания, които необосновано ограничават участието на лица в обществената поръчка.

Често допускан пропуск по отношение на договорите за обществени поръчки е лисата на достатъчно гаранции за защита на интересите на възложителите при тяхното изпълнение.

Не забравяйте да включите в договора изисквания към изпълнителя за осигуряване на публичност и информация. Заложете също така клаузи за осигуряване на възможност изпълнителят да бъде проверяван на място от

Вас и съответните оторизирани институции, както и задължение за оказване на пълно съдействие при такива проверки!

Обявление за обществена поръчка

Обявлението е един от най-важните документи при възлагането на обществени поръчки. Откриването на почти всички видове процедури е обвързано с изготвяне и публикуване на обявление. Такова не се изисква само при процедурите на договаряне без обявление (при които възложителят провежда преговори за определяне клаузите на договора с едно или повече точно определени лица) и възлагането на обществени поръчки чрез публична покана (приложимо при ценовите прагове по чл. 14, ал. 3 от ЗОП).

Обявленията за обществени поръчки се изпращат заедно с решението за откриване на процедура до Агенцията по обществени поръчки (АОП) за вписване в Регистъра на обществените поръчки (РОП). Те следва да се изпратят в 7-дневен срок от тяхното издаване, като за изпращането възложителите могат да ползват един от начините, определени в чл. 6, ал. 1 от Правилника за прилагане на ЗОП.

В случаите, когато обществените поръчки имат стойности равни или по-високи от посочени в чл. 45a, ал. 2 от ЗОП, обявленията за откриване на процедури задължително се изпращат за публикуване освен в РОП и в Официалния вестник на ЕС. Възложителят трябва да се увери, че това изискване е спазено, като провери дали те са публикувани на съответните електронни страници2. Неспазването на тези разпоредби може да доведе до налагане на финансови корекции от 20% до 100% от стойността на сключения договор и се разглежда от Комисията за защита на конкуренцията като сериозно нарушение, тъй като потенциалните участници в

2 http://www.aop.bg/ и http://simap.europa.eu/index_bg.html


57

обществени поръчки на територията на ЕС са лишени от възможността да участват в процедурите, с което се нарушават основните принципи на ЗОП – публичност и прозрачност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недискриминация.

Обявлението за обществената поръчка при открита процедура трябва да се изпрати до АОП най-малко 52 дни преди крайния срок за получаване на офертите. В случаите, когато доставките, услугите или конкурса за проект имат стойност без ДДС по-високи от 66 000 лв. до съответния праг, определен в чл. 45а, ал. 2 от ЗОП, обявлението трябва да се изпрати до АОП най-малко 40 дни преди срокът, определен за представяне на офертите. Това представлява на практика времето за събиране на оферти.

Срокът за получаване на оферти при открита процедура може да бъде намален:

− до 36 дни, когато предварителното обявление за обществената поръчка е изпратено за публикуване в РОП между 52 дни и 12 месеца преди датата на изпращането на обявлението за обществена поръчка и съдържа информацията, налична към датата на изпращането му;

− със 7 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път, и с още 5 дни, ако от датата на публикуване на обявлението в електронен вид възложителят предостави пълен достъп по електронен път до документацията за участие в процедурата и ако в обявлението е посочен Интернет адрес, на който тя може да бъде намерена.

Въпреки посочените възможности за намаляване на срока за получаване на офертите, бенефициентът трябва да се съобрази със сложността на поръчката и времето, необходимо за изготвяне на качествени офертите. Необходимо е да се има предвид, че съкратените срокове ограничават възможностите за получаване на по-голям брой оферти и съответно за избор на най-качествения възможен изпълнител и икономически най-изгодната оферта.

В 14-дневен срок след публикуването на обявлението за обществената поръчка в РОП, възложителят може, по собствена инициатива или по предложение на заинтересовано лице, еднократно да направи промени в обявлението и/или документацията на обществена поръчка, свързани с осигуряване законосъобразност на процедурата, отстраняване на пропуски или явна фактическа грешка. Промените се правят чрез „решение за промяна”. С него възложителите не могат да променят дейности и/или доставки по обявения предмет на поръчката.

Общото правило на ЗОП е, че документацията за участие в открита процедура може да се закупува или получава до 10 дни преди срока за подаване на офертите, при прилагане на опростените правила за поръчки на стойност в границите, определени в чл. 14, ал. 3 от ЗОП, документацията се закупува или получава до 7 дни преди срока за подаване на офертите.

В общия случай възложителите са длъжни да удължат срока за получаване на оферти, когато от предоставяне на разяснения по чл. 29, ал. 1 от ЗОП от възложителя до крайния срок за получаване на оферти или заявления за участие остават по-малко от 6 дни. При прилагане на опростените правила по ЗОП, този срок е съкратен на 3 дни.


58

Решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка

Всяка процедура за възлагане на обществена поръчка започва с издаване на решение за нейното откриване. Съгласно чл. 25, ал. 1 от ЗОП с него се одобрява обявлението за обществена поръчка и документацията за участие в процедурата.

Решението за откриване на процедура за обществена поръчка се изготвя по образец утвърден от изпълнителния директор на АОП и възложителите са длъжни да го изпратят до АОП за вписване в РОП в 7-дневен срок от неговото издаване.

Тук ролята на бенефициента е водеща, тъй като той следва да съгласува и одобри изготвената документация за обществената поръчка и да се увери, че изискванията към кандидатите, методиката за оценка, проектът на договора и други изисквания, свързани с провеждането на процедурата, отговарят на неговия проект и същевременно са максимално отворени за участие и прозрачни. Бенефициентът трябва да се увери, че решението, обявлението или документацията не включват условия или изисквания, които дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в съответната поръчка.

Контролни процедури

Решението, одобрените с него обявление и документация за обществената поръчка подлежат на 4 вида контрол:

Контрол от страна на АОП относно формата и съдържанието

АОП може да откаже вписване, когато информацията е предоставена не по утвърдения образец, в образеца не са попълнени задължителни полета, има разлика в информацията посочена в документите по една и съща поръчка.

Предварителен контрол от АОП по процедури за обществени поръчки, финансирани

напълно или частично със средства от европейските фондове

Съгласно в чл. 19, ал. 2, т. 22 и чл. 20а от ЗОП, АОП осъществява предварителен контрол по процедури за обществени поръчки, финансирани напълно или частично със средства от европейските фондове, каквито са и процедурите по ОПТП. Процедурата за предварителен контрол се прилага задължително за поръчки, за които са задължителни общите правила за провеждане на процедурите по ЗОП. . Този контрол се осъществява само от АОП и се състои в проверка на обявленията за откриване на обществените поръчки и методиката за оценка на офертите.

При ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне с обявление, предварителният контрол обхваща и решението за откриване на процедурата.

Предварителният контрол на АОП се реализира на два етапа – преди и след публикуване на обявлението за откриване на обществената поръчка:

− на първия етап, АОП в 14-дневен срок от получаването проектите на обявление за обществена поръчка; решение за откриване на ограничена процедура на основание чл. 76, ал. 3, процедура на договаряне с обявление или състезателен диалог; методиката за оценка на офертите – при критерий икономически най-изгодна оферта, изготвя становище за тяхното съответствие с изискванията на ЗОП и го изпраща на възложителя. При установяване на несъответствия становището включва препоръки за отстраняването им.


59

− на втория етап, след откриване на процедурата и публикуване в РОП на решението и обявлението, АОП извършва оценка за съответствие на тези документи с направените препоръки, като изготвя окончателен доклад. Този доклад ще се изпраща на бенефициента-възложител, контролните органи по ЗОП (Сметната палата и Агенцията за държавна финансова инспекция) и УО на ОПТП.

При т.нар. “ускорени процедури” (ограничена процедура и състезателен диалог) предвид кратките срокове за провеждането им не се предвижда втори етап на предварителния контрол. Решението и обявлението за откриване на процедури, подлежащи на предварителен контрол от АОП, се изпращат до агенцията чрез въвеждане в РОП от упълномощен потребител на: електронните образци, публикувани на страницата на АОП или чрез използване на специализиран софтуер, предоставен от агенцията. Обменът на информация по повод осъществяване на предварителен контрол е уреден в Правилника за прилагане на ЗОП и Методическите указания на АОП във връзка с осъществяването на предварителния контрол от АОП върху обществени поръчки, финансирани напълно или частично със средства от европейските фондове и действията, които трябва да предприемат възложителите, публикувани на официалната интернет страница на агенцията на адрес: http://www.aop.bg.

Предварителен контрол от УО на ОПТП

В съответствие с Общите условия за изпълнение на проекти, финансирани по ОПТП

процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП, УО на ОПТП осъществява предварителен контрол по отношение на процедури за възлагане на обществени поръчки по проекти, финансирани по ОПТП, когато стойностите на поръчките са по-високи от тези определени в чл. 14, ал. 1 от ЗОП и по-ниски от стойностите, определени в чл. 19, ал. 2, т. 22 от ЗОП., т.е. за поръчки, които не подлежат на предварителен контрол от страна на АОП. Упражняването на предварителен контрол от АОП не изключва осъществяването на последваща проверка и контрол от страна на УО на ОПТП по отношение на процеса по възлагане на обществени поръчки в рамките на проекти, финансирани от ОПТП, за да гарантира тяхната законосъобразност.

В тези случаи, бенефициентът предоставя на УО на ОПТП пълен комплект на проект на документация:

− обявлението за обществена поръчка;

− решението за откриване на процедура;

− документация, описателен документ или конкурсна програма, включително:

¬ техническа спецификация;

¬ критерии за подбор (включващи минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на кандидата, техническите му възможности и квалификация);

¬ методика за оценка (показатели за оценка на офертите), когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта);

¬ проект на договор за възлагане на обществена поръчка (проект на рамково споразумение).


60

При обществени поръчки по проекти, финансирани по ОПТП на стойност равна или по-висока от стойностите, посочени в чл. 19, ал. 2, т. 22 от ЗОП, УО на ОПТП осъществява предварителен контрол само по отношение на техническите спецификации/техническото задание.

След извършване на предварителния контрол УО на ОПТП изпраща до бенефициента становище относно съответствието на документацията със ЗОП и финансирания проект, по който ще се провежда процедурата. В становището могат да се съдържат коментари/препоръки към бенефициента и срок за тяхното отразяване. УО има правото да не одобри разходи по възложена обществена поръчка, когато бенефициентът не е изпълнил направените от УО на ОПТП препоръки.

Бенефициентът може да не представи проект на документация за провеждане на обществена поръчка/ техническите спецификации/ техническото задание за предварителен контрол от страна на УО на ОПТП, по своя собствена преценка. В този случай, той следва да уведоми УО на ОПТП за предстоящата обществена поръчка и да декларира, че няма да се възползва от възможността да предостави документацията на УО на ОПТП за предварителен контрол.

Преди назначаване на комисия за провеждане на процедура за обществена поръчка по проекти, финансирани от ОПТП, бенефициентът уведомява УО на ОПТП за предстоящото определяне на състава на комисията. УО на ОПТП може да излъчи свой представител, който да участва в комисията като член или наблюдател.

Бенефициентът предоставя на УО на ОПТП копие на всеки договор за възлагане на обществена поръчка (включително всички негови приложения), сключен за изпълнение на дейност/и по проект, финансиран от ОПТП, в срок до 5 работни дни след сключването му.

Контрол за законосъобразност от

Комисията за защита на конкуренцията

Всяко заинтересовано лице, както и професионални сдружения и организации в съответния бранш, могат да обжалват пред Комисията за защита на конкуренцията (КЗК) решението за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка и/или решението за промяна за съдържащи се в решението, обявлението или документацията условия или изисквания, които дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в обществените поръчки.

Назначаване на комисия за разглеждане,

оценка и класиране на постъпилите оферти

Комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите, съответно заявленията, се назначава от възложителя след изтичане на срока за приемане на офертите при открита процедура, а при ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне – след изтичане на срока за приемане на заявленията за участие. Комисията се назначава със заповед от ръководителя на администрацията на бенефициента. В заповедта се определя времето за работа на комисията. Срокът за оценяване и класиране на офертите трябва да бъде съобразен със сложността за поръчката. Опитът показва, че най-често този срок е около два-три месеца.

Общото правило на ЗОП е, че комисията трябва да включва най-малко петима членове, един от които задължително е правоспособен юрист, а останалите членове


61

са лица, притежаващи необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с предмета и сложността на поръчката. Опростените правила дават възможност на възложителите да назначат комисия за провеждане на процедурата, в състав най-малко 3 членове.

Бенефициентът следва да излъчи свои представители, които да вземат участие в комисията, която разглежда и оценява офертите. Те трябва да следят, че работата протича съгласно правилата, определени в ЗОП и Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки. Така бенефициентът гарантира наличието на съответната експертиза в комисията и впоследствие ще може да декларира пред УО на ОПТП, че изборът на изпълнител е протекъл изцяло в съгласие с нормативните изисквания.

При определянето на служителите, които да вземат участие, следва да се вземе предвид тяхната натовареност и доколко това би затруднило бързото вземане на решение за избор на изпълнител.

Право и възможност (а не задължение) на бенефициента е да привлече в състава на комисията и външен експерт, който е включен в списък, поддържан от АОП и има квалификация в съответствие с предмета на поръчката. Членовете на комисията трябва да бъдат лица, които имат необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с обекта и сложността на поръчката. Съгласно правилата на ОПТП членовете на комисията могат да получат възнаграждение за своята работа от проекта, по който се осъществява поръчката, ако това е предвидено в неговия бюджет.

Комисията започва своята работа с проверка на съответствието на участниците и техните оферти с предварително обявените условия, включително критериите за подбор. Комисията разглежда по същество и оценява само допуснатите до участие оферти, т.е. само тези, които отговарят на критериите за подбор. Останалите се отстраняват от по-нататъшно участие. Комисията извършва техническа оценка съгласно методиката за оценка на постъпилите оферти – част от утвърдената документация.

Комисията класира участниците в процедурата, като с цел подпомагане и онагледяване на процеса на оценка се препоръчва използване на единна таблица/ бланка за оценка от всички членове на комисията. Тя може да има различна степен на детайлност и се разработва съгласно методиката и показателите за оценка. Впоследствие тези таблици допринасят за прецизното изготвяне на протокола от работата на комисията.

Комисията съставя протокол за разглеждането, оценяването и класирането на офертите, който съдържа: състава на комисията, участващите външни експерти, когато са привлечени, и списък участниците, предложени за отстраняване от процедурата, и мотивите за отстраняването им, становищата на консултанта/ите (в случай, че такива са привлечени); резултатите от разглеждането и оценяването на допуснатите оферти, включително кратко описание на предложенията на участниците и оценките по всеки показател, когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта; класирането на участниците, чиито оферти са допуснати до разглеждане и оценяване; дата на съставяне на протокола; в случай, че има такива – особените мнения със съответните мотиви на членовете на комисията. Протоколът е ключов документ от проведената процедура, който подлежи на преглед и проверка както от участниците, така и от всички оторизирани органи. Поради това протоколът трябва да представя по прецизен и недвусмислен начин мотивите за класиране на офертите, за отстраняване на участници, както и за всички решения, които комисията е взела по време на своята работа. Протоколът на


62

комисията се подписва от всички членове и се предава на възложителя заедно с цялата документация. Комисията приключва своята работа с приемане на протокола от страна на възложителя.

Възложителят има право да упражнява контрол върху дейността на комисията, както и да дава задължителни писмени указания за отстраняване на констатирани нередности. При осъществяване на този контрол възложителят проверява само съдържанието на съставените от комисията протоколи за съответствие с изискванията на закона и предварително обявените условия на обществената поръчка.

Решение за класиране и определяне на изпълнител/и на обществената

поръчка, респективно – решение за прекратяване на процедурата

Възложителят в срок 5 работни дни след приключване работата на комисията издава мотивирано решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител. Възложителят няма право да сключи договор преди изтичане на 14-днвевен срок от уведомяването на заинтересованите кандидати и/или участници за решението за определяне на изпълнител.

Подаването на жалба срещу решението за обявяване на класирането на участниците и участника, определен за изпълнител, спира процедурата за възлагане на обществената поръчка до окончателното решаване на спора с влязло в сила решение на КЗК или Върховния административен съд, освен ако КЗК не е допуснала предварително изпълнение на решението.

Възложителят може да отмени решението за избор на изпълнител след влизането му в сила, но преди сключването на договор и да издаде решение за прекратяване на процедурата при наличие на лимитативно определени в закона причини: когато първият и вторият класиран участник откажат да сключат договор, когато отпадне необходимостта от сключване на договор поради съществена промяна в обстоятелствата, когато определеният за изпълнител участник не представи гаранция за изпълнение на договора и др. Случаите са изчерпателно уредени в чл. 39, ал. 1, т. 4, 5 и 7 и ал. 2, т. 3 от ЗОП.

Сключване на договор за възлагане на обществена поръчка

Договорът за възлагане на съответната поръчка се сключва в едномесечен срок след влизане в сила на решението за определяне на изпълнител или на определението на КЗК, с което е допуснато предварително изпълнение на това решение, но не и преди изтичането на 14-дневния срок от уведомяването на заинтересованите кандидати или участници. Договор се сключва с участника, класиран на първо място, или при отказ от негова страна с участника, класиран на второ място.

Договорът за обществена поръчка трябва да съответства на приложения в документацията проект, допълнен с всички предложения от офертата на участника, въз основа на които е определен за изпълнител.

В съответствие с разпоредбите на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор в администрацията на бенефициента функционира система за предварителен финансов контрол преди поемане на задължение (сключване на договор). За целите на контрола, бенефициентът трябва да предостави доказателства за наличието на утвърден бюджет и разполагаеми средства по съответния проект, финансиран от ОПТП, в изпълнение на който се поема задължението. Практически това се осъществява с представянето на подписана от ръководителя на проекта финансова справка, изготвена от счетоводителя на проекта. В резултат на извършените


63

проверки финансовият контрольор изразява мнение по законосъобразността на предстоящото поемане на задължение, което се документира чрез попълване на контролен лист.

Основни задълженията на бенефициентите при изпълнението на договора

Всички договори, които бенефициентите на ОПТП сключват с външни изпълнители, задължително следва да съдържат номера и наименованието на проекта, в рамките на който са възложени, както и информация, че финансирането е осигурено от ОПТП.

След сключване на договора с избрания изпълнител бенефициентът трябва да разполага с оригинал от него. Това ще му позволи да осъществява текущо наблюдение, оценка и контрол на всички дейности, свързани с неговото изпълнение. Копие от договора се изпраща на УО на ОПТП.

Общото правило на ЗОП е, че страните по договор за обществена поръчка не могат да го изменят. Изменение на сключен договор за обществена поръчка се допуска само по изключение, като допустимите случаи, при които такова изменение може да се направи, са изрично посочени в чл. 43, ал. 2 от ЗОП.

Извършването на разходи по проекти по ОПТП става въз основа на одобрения бюджет по проекта, при спазване на правилата за допустимост на разходите съгласно националното законодателство и правото на ЕС.

За да са допустими разходите, те следва да отговарят на следните условия:

− да са включени в бюджета на проекта и описани във формуляра за кандидатстване;

− да са фактически платени от бенефициента на проекта за възнаграждения и покупка на стоки и услуги или за извършване на строителство, необходими за изпълнението на дейностите по проекта, а организацията да е в състояние да удостовери, че услугата, продуктът или строителството са фактически доставени/извършени;

− да са удостоверени с оригинални първични счетоводни документи съгласно българското законодателство и да са осчетоводени от бенефициента;

− да са спазени процедурите за избор на изпълнител;

− да са направени в периода на допустимост на разходите по съответния проект;

− да са извършени при спазване на принципите за добро финансово управление;

− да са допустими разходи по ОПТП (ПМС №215/2007 г.).

Бенефициентът трябва да гарантира, че отпуснатите средства по проекта ще се разходват в съответствие с националното законодателство и с

правото на ЕС, спазвайки принципите за икономичност, ефективност и ефикасност.

Доброто и успешно изпълнение зависи от Вас. Всеки път когато не сте сигурни, допитвайте се до УО на ОПТП, за да се уверите, че сте

предприели правилните действия за изпълнение на съответната дейност.

Във връзка с осигуряването на одитна пътека, което е основно изискване към


64

бенефициента, той е длъжен да съхранява по надежден начин всички оригинални документи по изпълнението на проекта, включително да поддържа регистър, описващ местонахождението на оригиналните документи. Това важи и по отношение на цялата документация по провеждането на процедурите за възлагане и изпълнение на обществени поръчки. Бенефициентите са длъжни да съхраняват всички оригинални документи, свързани с изпълнението на проект по ОПТП, за срок от 3 години след приключването на оперативната програма.

Информиране и публичност

Цели на мерките за информиране и публичност

Бенефициентите, изпълняващи проекти по ОПТП, се задължават да направят всичко необходимо за разгласяване на факта, че проектът им е съфинансиран от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие (ЕФРР). За тази цел са допустими специална категория разходи по ОПТП за информиране и публичност. Те се включват от бенефициента (когато е приложимо) в неговия проект и извършването им в процеса на изпълнение на проекта е обект на проверка и контрол.

Предприетите мерки за информиране и публичност трябва да са в съответствие с приложимите правила за информиране и публичност, определени в чл. 8 и 9 от Регламент (ЕО) № 1828/2006.

Планираните мерки за информиране и публичност и финансовият ресурс за тяхното изпълнение трябва да съответстват както на мащаба и значението на проекта в регионален и/или национален мащаб, така и на общия бюджет на проекта. Всеки бенефициент следва да упомене, че е получил финансова помощ от ЕФРР чрез ОПТП в информацията, предоставяна на целевата група по проекта, във всички доклади по изпълнението на проекта (междинни и заключителен), в каквито и да било документи, свързани с изпълнението на дадена дейност (включително сертификати за участие в обучения и др., издавани от бенефициента при изпълнение на дейностите по проекта) и при всякакви контакти със средствата за масово осведомяване.

Бенефициентите, изпълняващи проекти по ОПТП, следва да информират широката общественост, целевите групи и участниците в тях, че:

− проектът е финансиран по ОПТП;

− проектът е съфинансиран от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие.

За да бъде изпълнено това изискване е необходимо да бъдат спазвани „Указанията за прилагане на мерки за информиране и публичност по

Оперативна програма „Техническа помощ“

Всички лога и изискванията за тяхното използване могат да бъдат изтеглени от: http://www.eufunds.bg/bg/page/42 – раздел “Указания за информиране и публичност“:

− Примерни образци (22.07.2011 г.);

− Указания за прилагане на мерки за информиране и публичност по ОПТП (02.05.2011 г.);


65

− Лога, приложими по проекти, изпълнявани по ОПТП (във векторен формат);

− Изисквания за използване на лого на ОПТП;

− Изисквания за използване на лого на НСРР.

Бенефициентите са длъжни да изискват прилагането по аналогичен начин на посочените мерки за информиране и публичност от своите

партньори (където е приложимо), както и от изпълнителите на дейности по своите проекти.

Отчитане на мерките за информиране и публичност

При отчитане изпълнението на проекта, както и при проверки на място, бенефициентите следва да предоставят на УО на ОПТП доказателствен материал за предприетите от тях мерки за информиране и публичност при спазване на горните изисквания. Това могат да бъдат снимки, аудио-визуални материали, публикувани новини, пресклипинг, копия на статии, линкове към уеб-сайтове, екземпляри от произведени и разпространени информационни материали (брошури, листовки, плакати и др.) и друг подходящ доказателствен материал.

Важно: Неспазването на мерките за информиране и публичност, предвидени в конкретен проект ще бъде третирано като нередност и

може да доведе до неверифициране на разходи по проекта или до финансови корекции


66

Изменение на проекти, финансирани от ОПТП

Всеки проект може да претърпи промени в процеса на своето изпълнение. Причините и допустимостта на изменения на проектите, финансирани от ОПТП, са определени в общите условия, приложими към процедурите за директно предоставяне на БФП по ОПТП. Във връзка с ефективното управление на свободния финансов ресурс по ОПТП, бенефициентите са длъжни, след сключване на договор за обществена поръчка за изпълнение на дейност по проекта на стойност по-ниска от първоначално заложената в бюджета на проекта, да предприеме необходимите действия за изменение на проекта с оглед на оптимизиране на неговия бюджет.

Изменения на проекти, финансирани по процедурата за директно

предоставяне на БФП по ОПТП без определен срок

Необходимостта от промени в проектите, финансирани по процедурата за директно предоставяне на БФП по ОПТП без определен срок, следва да бъде установена въз основа на периодичен анализ на процеса на управление на проекта и изпълнението планираните дейности, включително по отношение на:

− степента на спазване на сроковете, определени в план-графика на проекта – с

оглед определяне на възможността за изпълнение на планираните дейности в определения срок, както и евентуално установяване на необходимостта от удължаване на срока за изпълнение на конкретна дейност/и или срока на проекта;

− организацията на екипа за управление на проекта – за установяване на необходимостта от евентуални промени в екипа за управление на проекта;

− изразходването на планираните финансови ресурси – във връзка с ефективното управление на свободния финансов ресурс по ОПТП бенефициентите са длъжни, след сключването на договор за обществена поръчка за изпълнение на дейност по проекта на стойност по-ниска от първоначално заложената в бюджета на проекта, да предприемат необходимите действия за изменение на проекта с оглед на оптимизиране на неговия бюджет, включително прехвърляне на средства между дейностите;

− идентифицирането на допълнителни дейности, осигуряващи по по-ефективно постигане на определените цели, включително предвиждане на нови видове разходи;

− други фактори, влияещи върху изпълнението на проекта.

Бенефициентът следва да анализира факторите, които налагат промени в проекта, както и очаквания от тях ефект по отношение на дейностите, конкретните резултати и целите на проекта. Важно е изменението да не води до промяна на целите на проекта, а да допринася за тяхното изпълнение.

При установяване на необходимост от промени в проекта бенефициентът подава до УО на ОПТП искане за изменение на проекта, изготвено по образец (Приложение № 8 към приложимите общи условия). Искането включва обосновка на исканото изменение, описание на причините, довели до исканата промяна и очакваните ефекти от нейното извършване. Заедно с искането, бенефициентът подава актуализиран формуляр за кандидатстване в частите, в които се налагат промени. При прехвърляне на средства между дейности или при предвиждане на нови видове


67

разходи, се прилага и коригиран бюджет (Приложение № 9 към приложимите общи условия). В последния случай бенефициентът трябва да докаже, че планираните разходи съответстват на реалните пазарни цени и да представи заедно с формуляра за кандидатстване подходящи източници на информация, доказващи това съответствие съгласно Методиката за определяне размера на разходите по планирани дейности по проекти по ОПТП (Приложение № 13 към приложимите общи условия). Това изискване не се прилага при изменение на проекти за финансиране на възнаграждения.

Допустими са промени в бюджета на проекта, водещи до увеличаване на първоначално договорения размер на БФП по заповедта/договора за предоставяне на БФП, при наличие на свободен финансов ресурс по съответната мярка на подкрепа, по която е финансиран съответния проект.

Увеличаването на общия размер на отпуснатата БФП, задължително следва да е обвързано с увеличаване на целевите стойности на индикаторите и/или с очакваните резултати/ефекти по проекта, и/или с повишаване на тяхната устойчивост.

Всички промени в бюджета или описанието на проекта следва да са съобразени с изискванията на Насоките за кандидатстване и условията при които е одобрен проекта.

Удължаване на срока за изпълнение на проекта може да бъде инициирано не по-късно от три месеца преди неговото изтичане. По изключение УО на ОПТП може да разгледа и искане за удължаване на срока на проекта, подадено поради обективни причини по-късно от три месеца преди неговото изтичане.

В случаите, когато в искането за изменение на проекта се включва и промяна на членове на екипа за неговото управление, бенефициентът представя на УО на ОПТП утвърдени правила/критерии за избор, касаещи компетентността и професионалния опит на лицата, както и доказателства, че предлаганите нови членове на екипа отговарят на тези правила/критерии (копия на документи, доказващи професионален опит и квалификация, автобиографии на лицата и др.).

Искането изменение на проекта се подписва от ръководителя на административната структура/звено бенефициент и се изпраща до УО на ОПТП чрез официална писмена кореспонденция и по електронна поща

на адрес: [email protected].

УО на ОПТП се произнася по искането за изменение на проекта в срок до 20 работни дни от датата на получаването му. Този срок спира да тече, когато УО на ОПТП поиска допълнителна информация, свързана с исканото изменение, до предоставяне на исканата информация.

УО на ОПТП уведомява писмено бенефициента за одобряване или отхвърляне на искането за изменение на проекта. При отхвърляне на искането уведомителното писмо съдържа мотиви за отхвърлянето.

След одобряване на изменението на проекта се издава заповед за изменение на заповедта или се сключва анекс към договора за предоставяне на БФП по проекта. В случаите, когато са одобрени изменения, свързани с екипа на проекта, прехвърляне


68

на средства между дейности, които не надвишават 15% от общата стойност на проекта, отстраняване на технически грешки или изменения на план-графика за изпълнение на дейностите по проекта (при условие, че се запазва срокът за изпълнение на проекта, определен в заповедта/договора за предоставяне на БФП), не се издава заповед, съответно не се сключва анекс към договора за предоставяне на БФП по проекта.

Изменения на проекти, финансирани по процедура № BG161РО002-3.3.02

„Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“

Промени в договор за директно предоставяне на БФП по ОПТП по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“, включително в неговите приложения, се правят в писмена форма чрез допълнително споразумение, когато това е приложимо, по взаимно съгласие на двете страни, в съответствие с разпоредбите на чл. 38 от ПМС № 121/2007 г. В общите условия към договорите за предоставяне на БФП, изчерпателно са посочени случаите, в които не се сключва допълнително споразумение.

Задължително се сключва допълнително споразумение към договора при промяна на първоначалните стойности на бюджетните пера/раздели, когато се извършва преразпределение на средствата в бюджета на проекта, водещо до:

− увеличаване или намаляване с повече от 15 % на договорените в бюджета стойности по бюджетни раздели;

− появата на нови бюджетни пера и/или видове разходи, които не са първоначално договорени, но са в пряка връзка с изпълнението на проекта.

Допустими са промени в бюджета, водещи до увеличаване на първоначално договорения размер на БФП по договора, когато има свободен финансов ресурс. Увеличаването на общия размер на отпуснатата БФП по проекта, задължително следва да е обвързано с увеличаване на целевите стойности на индикаторите и/или с очакваните резултати/ефекти по проекта, и/или с повишаване на тяхната устойчивост.

При необходимост от промяна, бенефициентът трябва да представи искането си на УО на ОПТП в едномесечен срок преди датата, на която е необходимо исканата промяна да влезе сила, освен ако са налице особени обстоятелства, надлежно обосновани от бенефициента и приети от УО на ОПТП. Искането задължително се придружава от обосновка, включваща описание на причините, довели до исканата промяна и очакваните ефекти от нейното извършване.

Не се сключва допълнително споразумение към договора, когато:

− промяната в бюджета или описанието на проекта, не засяга основната цел на проекта и не препятства за постигане на планираните резултати по проекта;

− финансовият ефект от промяната се ограничава до прехвърляне на средства в рамките на един бюджетен раздел или промяна до 15 % на договорения размер на бюджетните раздели (при прехвърляне на средства между същите).

В посочените случаи, бенефициентът писмено информира УО на ОПТП за исканата промяна до 15 работни дни преди предвидената дата на влизане на промяната в сила.


69

Всички промени в бюджета или описанието на проекта следва да са съобразени с изискванията на Насоките за кандидатстване. Недопустими са промени в бюджета, които водят до превишаване на средствата по бюджетни раздели, за които има определен процент в Насоките за кандидатстване.

Промени на име, седалище и адрес на управление, правен статут, ЕИК по БУЛСТАТ, представителство, банкови сметки и обслужващи одиторски фирми, подлежат само на уведомление в срок от 5 работни дни от настъпване на промяната, УО на ОПТП има право да провери правосубектността на бенефициента при смяна на името, да се противопостави на избора на банкова сметка или на одиторска фирма. УО на ОПТП има право и да изиска смяна на одиторската фирма поради съображения, станали известни след сключването на договора и поставящи под съмнение независимостта и професионализма на одиторската фирма.

Сключено допълнително споразумение не може да има за цел или като резултат внасяне на изменения в договора, които биха поставили под въпрос решението за отпускане на БФП, или биха представлявали нарушение на принципа на равнопоставеност за кандидатите.

В Общите условия към Договора за предоставяне на БФП по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“ е предвидена възможност за удължаване или спиране на изпълнението на проекти при извънредни обстоятелства.

Бенефициентът може да поиска удължаване на срока за изпълнение на проекта не по-късно от три месеца преди крайната дата за изпълнение на проекта, определена в договора за предоставяне на БФП. Искането следва да бъде придружено от всички обосноваващи го доказателства, необходими за вземане на решение за изменение на договора.

При възникване на обстоятелства, които могат да възпрепятстват или забавят изпълнението на проекта, бенефициентът е длъжен незабавно да уведоми УО на ОПТП за тези обстоятелства, както и да приложи съответните доказателства. В този случай бенефициентът може да поиска временно спиране изпълнението на проекта. Искането следва да бъде придружено от всички обосноваващи го доказателства, необходими за вземане на решение за изменение на договора. УО на ОПТП може да:

− прекрати договора;

− приеме искането за спиране изпълнението на договора.

Бенефициентът е длъжен да възобнови изпълнението на договора във възможно най-кратък срок, веднага след отпадане на обстоятелствата, довели до неговото спиране, и да уведоми УО на ОПТП за това.

Временно спиране изпълнението на проекта може да бъде инициирано от УО на ОПТП, ако установи обстоятелства от извънреден характер, които правят изпълнението му трудно или невъзможно. В този случай бенефициентът е длъжен да възобнови изпълнението на проекта във възможно най-кратък срок, веднага след отпадане на обстоятелствата, довели до спирането му, след предварително писмено одобрение от страна на УО на ОПТП.

При временно спиране на изпълнението на проект, срокът за неговото изпълнение се удължава с толкова време, колкото е изгубено при временното спиране, считано от датата, на която е одобрено спирането от УО на ОПТП до датата, на която е възобновено неговото изпълнение от страна на бенефициента.


70

Предсрочно прекратяване на финансирането на проекти по ОПТП

Обстоятелствата, при които УО на ОПТП предсрочно прекратява финансирането на проектите, зависят от спецификата на финансираните проекти съгласно приложимите общи условия за изпълнение на проектите по съответната процедура.

За проекти, финансирани по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП, прекратяване на финансирането на проект се извършва с решение на ръководителя на УО на ОПТП, взето:

− по негово усмотрение, при наличието на основателни причини за това, или

− въз основа на мотивирано искане от бенефициента, придружено със становище на УО на ОПТП.

Искане от страна на бенефициент се подава чрез официална писмена кореспонденция до ръководителя на УО на ОПТП като се подписва от ръководителя на структурата/звеното бенефициент.

В срок до 30 дни от датата на влизане в сила на решението за прекратяване на финансирането бенефициентът следва да представи искане за окончателно плащане за периода, следващ отчетения с последното междинно искане за плащане период до датата на влизане в сила на решението за прекратяване на финансирането. Искането за окончателно плащане се придружава от всички необходими отчетни документи, както и от заключителен доклад по проекта, съдържащ техническа и финансова част.

Въз основа на решението за прекратяване на финансирането и извършена от УО на ОПТП проверка на искането за окончателно плащане се издава заповед, съответно се сключва споразумение за прекратяване на договора за предоставяне на БФП по проекта, с които се уреждат финансовите отношения между УО на ОПТП и бенефициента, възникнали вследствие на прекратяването на финансирането на проекта.

Договорът за предоставяне на БФП може да бъде прекратен предсрочно и при следните обстоятелства:

− при настъпване на обективна невъзможност за изпълнение на проекта;

− с едностранно изявление за прекратяване, отправено от УО на ОПТП до бенефициента, в случай, че:

¬ бенефициентът не изпълни някое от задълженията си по договора и не представи задоволително обяснение в срок до 10 работни дни от получаването на писмено искане за разяснения от УО на ОПТП;

¬ са допуснати и/или извършени нередности във връзка с изпълнението на проекта, водещи до налагане на финансови корекции, надвишаващи 50% от размера на допустимите по проекта разходи;

¬ се установи двойно финансиране за дейности, които са от толкова съществено значение за проекта, че той не може да бъде реализиран без тяхното извършване.

При предсрочно прекратяване на договора за предоставяне на БФП бенефициентът получава само такава част от БФП, която е верифицирана по надлежния ред и отговаря на изпълнената част от проекта, при постигнати конкретни цели.


71

При прекратяване на договора от страна на УО на ОПТП с едностранно изявление, УО на ОПТП може да изиска от бенефициента изцяло или частично възстановяване на вече изплатените суми от БФП.

За проекти, финансирани по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“, договорът за предоставяне на БФП се прекратява в следните случаи:

− при настъпване на извънредни или непредвидени обстоятелства, които водят до обективна невъзможност за изпълнение на проекта;

− ако лицето, което представлява бенефициента или представляващия партньора/рите на бенефициента бъдат осъдени с влязла в сила присъда за престъпление, извършено във връзка с професионалната му дейност или длъжността, която заема, или е извършил виновно тежко нарушение на професионалните си задължения, установено от компетентен орган по надлежния ред;

− с едностранно изявление за прекратяване, отправено от УО на ОПТП до бенефициента, в случай, че:

¬ бенефициентът не изпълни някое от задълженията си, произтичащи от договора или от неговите приложения и не представи задоволително обяснение пред УО на ОПТП, в срок до 5 работни дни от получаването на писмено искане за разяснения от УО на ОПТП;

¬ са допуснати и/или извършени нередности във връзка с изпълнението на проекта, водещи до налагане на финансови корекции, надвишаващи 50% от размера на допустимите по проекта разходи;

¬ се установи двойно финансиране за дейности, които са от съществено значение за проекта, без наличието, на които, същият не може да бъде реализиран;

¬ се установи, че бенефициентът е декларирал или предоставил неверни или непълни данни с цел да получи БФП, предмет на договора, или предоставя доклади с невярно съдържание.

В случай, че възникнат основания за прекратяване на договора, УО на ОПТП има право като превантивна мярка временно да прекрати плащанията без предизвестие до отстраняване на причините, които водят до невъзможност или затруднения при изпълнението на дейностите по проекта.

Ако някоя от страните по договора за предоставяне на БФП счита, че са налице обстоятелства, възпрепятстващи ефективното изпълнение на договора, то тя следва да се обърне за съдействие към другата страна. Ако страните не постигнат споразумение за разрешаване на проблема, всяка от тях има право да прекрати договора на основанията и по реда, предвидени в него.

При прекратяване на договора за предоставяне на БФП бенефициентът следва да представи искане за плащане и окончателен доклад в съответствие с изискванията на договора и общите условия към него. В този случай, бенефициентът има право да получи само такава част от БФП, която е верифицирана по надлежния ред, отговаря на изпълнената част от проекта.

При прекратяване на договора от страна на УО на ОПТП с едностранно изявление УО на ОПТП може да изиска изцяло или частично възстановяване на вече


72

изплатените суми от БФП, съразмерно с тежестта на нарушенията, като даде на бенефициента възможност да изложи позицията си.


73

Мониторинг и контрол при изпълнението на проекти,

финансирани от ОПТП

Мониторинг на изпълнението на проектите

Мониторингът е процес на систематично събиране, анализиране и използване на информация за целите на управлението и вземането на решения при изпълнението на проекти по ОПТП. Той има за цел да установи доколко изпълнението съответства на договореното, а също и да предостави количествена и качествена информация, чрез която да бъдат измерени ефективността и ефикасността от изпълнението на дадения проект. Информацията се базира на индикатори, които всеки бенефициент е заложил в проектното си предложение.

Мониторингът се използва за: отчитане на напредъка в изпълнението на конкретния проект и на ОПТП; извеждане на важни проблеми и изводи, свързани с изпълнението на конкретния проект и на ОПТП; база за извършване на корективни мерки; оптимизиране на използваните ресурси; предотвратяване на нередности и предприемане на действия срещу такива.

Мониторингът е процес, който се извършва на две нива:

− от бенефициентите – вътрешен, включително по отношение на договори с външни изпълнители на дейности по проекта;

− от УО на ОПТП спрямо бенефициентите на ОПТП.

Мониторингът се осъществява чрез подготовка и проверка на определените в приложимите общи условия за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП доклади/отчети и други документи.

Мониторинг, извършван от бенефициента

Бенефициентът осъществява текущо наблюдение, оценка и контрол на всички дейности, свързани с цялостното изпълнение на проекта, включително (когато е приложимо) по отношение на сключените договори с външни изпълнители на дейности по проекта.

Всеки бенефициент залага в проектното си предложение индикаторите, специфични за неговия проект. В процеса на изпълнение на проекта проследява постигането на индикаторите и предоставя тази информация в докладите/отчетите, които представя на УО на ОПТП. Наличието на система за вътрешен мониторинг показва във всеки един етап от реализацията на проекта дали всички необходими ресурси са мобилизирани в изпълнение на планираните дейности, както и степента, в която са постигнати планираните резултати.

Мониторинг, извършван от УО на ОПТП

УО на ОПТП осъществява постоянен мониторинг и контрол на физическото изпълнение (напредъка по проекта) и финансовото изпълнение на проекта, като наблюдава изпълнението на проектите спрямо заложените от бенефициентите дейности, срокове, резултати и индикатори.

УО на ОПТП осъществява мониторинг за изпълнението на дейностите, резултатите и индикаторите чрез междинните отчети – техническа част и заключителния/окончателния доклад, както и чрез проверки на място. УО на ОПТП извършва 100% документална проверка на предоставените от бенефициента копия на документи.


74

За всеки проект УО на ОПТП е определил отговорен експерт „Мониторинг и контрол”, към който вие можете да се обръщате за помощ

и съдействие при изпълнението на Вашия проект.

Препоръчително е да се допитвате до него всеки път, когато не сте сигурни как трябва да се подходи в дадена ситуация и да търсите неговия

съвет, за да се избегне допускането на грешки.

При констатирани значителни отклонения в изпълнението на проекта, както и при липса на искане за плащане в два последователни отчетни периода, УО на ОПТП може да изиска от бенефициента да представи анализ на довелите до това положение конкретни причини и обстоятелства. Бенефициентът е длъжен да даде писмени обяснения на УО на ОПТП в срок до 10 работни дни от датата на получаване на искането от УО на ОПТП.

Проверки „на място”

Проверки „на място“ от страна на бенефициента

Съгласно Указания ДНФ № 5/21.10.2010 г. на министъра на финансите бенефициентът е отговорен за изпълнение на одобрения проект в съответствие със заповедта/договора за предоставяне на БФП, приложимото национално и европейско законодателство и условията и реда за изпълнение на проекти по ОПТП. Бенефициентът е отговорен за потвърждаване на разходите, извършени във връзка с изпълнение на дейностите по одобрения за финансиране проект.

Проверки „на място“ от страна на УО на ОПТП

Проверките „на място”, извършвани от УО на ОПТП, са планирани и извънредни.

Планирани проверки „на място“

В срок до 31 декември на текущата година УО на ОПТП изготвя Годишен план за проверки на място, които ще се извършват през следващата година. Той се изготвя след извършване на риск-анализ на проектите, които се изпълняват през следващата година. Годишният план за проверките на място се утвърждава от Ръководителя на УО на ОПТП.

Целта на проверките „на място”, извършвани при бенефициентите, е установяване физическия напредък на проектите и верифициране на направени разходи, а в случай на необходимост се извършват проверки „на място“ и при изпълнители по договори за възлагане на обществени поръчки.

Регламент (ЕО) № 1828/2006 позволява да се използва извадков метод за определяне проектите за проверка „на място”. Поради спецификата на ОПТП се предвижда всеки проект да бъде проверен ПОНЕ веднъж за срока на изпълнението му. Подборът на проекти за проверка „на място” се извършва съгласно методология за оценка на риска от УО на ОПТП.

УО на ОПТП уведомява бенефициента, че се предвижда да се извърши проверка „на място” на проекта с началната дата и индикативната продължителност на проверката.

Планирана проверка на място може да бъде отложена от УО на ОПТП при забавяне на дейностите по проекта или други фактори, които биха направили проверката по-ефективна в друг период. Отлагане на планираната проверка „на място“ може да бъде съгласувано с от УО на ОПТП поради служебна ангажираност на


75

бенефициента или при наличие на други обективни фактори.

Извънредни проверки „на място“

УО на ОПТП може да извършва и извънредни проверки на място, за да установи дали заложените в проекта дейности се извършват реално, както и при съмнение за нередности или при установени нередности, за последващ контрол на процедури за възлагане на обществени поръчки или в други случаи, по преценка на УО на ОПТП. При извършване на внезапни (извънредни) проверки „на място“ УО на ОПТП не е задължен да изпраща уведомително писмо до бенефициента за започване на проверката.

Обхват на „проверките на място”

УО на ОПТП открива досие на планираната проверка „на място”. Подготвя се работен план за проверката, преглежда се досието на проекта, което е в УО на ОПТП. Подготвят се документи, процедури, база данни, контролни листове и др., след което се стартира физическото изпълнение на проверката.

Проверките „на място” включват административен, финансов, технически и физически преглед на документите и дейностите по конкретен проект, както и разкриване и предотвратяване на нередности. Те се извършват на място при бенефициента и/или на мястото на изпълнение на дейности по проекта и/или при изпълнителите по сключени договори.

При проверките на място експертите от УО на ОПТП проверяват:

− напредъка в изпълнението на дейностите и постигането на резултатите в съответствие с проекта, постигане на заложените индикатори;

− документацията по проекта – отчитането на дейностите и начина на съхраняване на документацията и кореспонденцията;

− евентуални проблеми и рискове при изпълнението на проекта;

− наличието на процедури за наблюдение и оценка от страна на бенефициента;

− поддържане на одитна следа;

− спазването на правилата и дали се изпълняват мерките за информация и публичност;

− спазването на изискванията на приложимото законодателство в областта на обществените поръчки при провеждане на процедури за обществени поръчки/избор на изпълнители; съответствието на техническата спецификация/ техническото задание с одобреният проект; критериите за подбор и оценка, методиката за определяне на комплексната оценка на офертата, когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта, документацията на комисията за оценка и др.;

− наличието на доказателствен материал, че дейностите са изпълнени, материалите и услугите са доставени;

− доколко отчетените плащания кореспондират с фактурите и другите разходооправдателни документи;

− доколко разходооправдателните документи са отразени в счетоводната система чрез отделни аналитични счетоводни сметки или в отделна счетоводна система;


76

− сигнал за нередност или мониторинг на изпълнението на корективни мерки (когато е приложимо).

При проверка „на място” на събитие, организирано от бенефициента, се проверява дали събитието действително се провежда; условията, при които се провежда; съответствие с проекта.

Приключване на проверка „на място”

След физическото приключване на проверката „на място“ УО на ОПТП изготвя доклад от проверката. Докладът съдържа обща информация за проверката „на място“, направените констатации, заключения и препоръки към бенефициента, степен на изпълнение на издадени предходни препоръки (ако има такива), регистрирани нередности (ако има такива), предложение за прилагане на корективни мерки от бенефициента. Докладът се изпраща на бенефициента, за да се запознае с резултатите от проверката.

Бенефициентът е длъжен да изпълни препоръките в указания срок и да отчете извършеното. УО на ОПТП наблюдава изпълнението им, включително и чрез извършване на последващи проверки на място, особено при констатирани нередности. При следващите проверки се извършва и оценка на нивото на изпълнение на препоръките, направени при предишните проверки.

Резултати от проверката „на място”

Резултатите от проверката „на място” са:

− Идентифициране на успехите, рисковете и проблемите по проекта;

− Информирани и навременни решения за подпомагане на изпълнението;

− Отчетност на използваните ресурси;

− Осведоменост и участие на заинтересованите лица.

Бенефициентът Е ДЛЪЖЕН ДА ПОДПОМАГА И СЪДЕЙСТВА на представителите на УО на ОПТП и други контролни органи

(Сертифициращия орган, Одитния орган, Сметната палата, звеното за „Вътрешен одит” в администрацията на бенефициента, Европейската комисия, Европейската сметна палата, както и Европейската служба за

борба с измамите) при извършване на проверка.


77

Нередности

Бенефициентите трябва да бъдат добре запознати с дефиницията на понятията „нередност“ и „измама“, реда за подаване на сигнали за нередности и възможните последици при установяването на нередност от УО на ОПТП.

Съгласно дефиницията на Регламент (ЕО) № 1083/2006:

„НЕРЕДНОСТ е всяко нарушение на разпоредба на общностното право, произтичащо от действие или бездействие на стопански субект, което има

или би имало като последица нанасянето на вреда на общия бюджет на Европейския съюз, като отчете неоправдан разход в общия бюджет.”

Това определение има изключително широко тълкуване – за нередност може да бъде считана дори аритметична грешка от 1 ст. За избягването на последващи корекции е необходимо бенефициентът да бъде добре запознат с реда за изпълнение и отчитане на проектите, финансирани от ОПТП, и да спазва стриктно законовата база и препоръките на УО на ОПТП.

Екипът, отговорен за изпълнението на проект по ОПТП, следва да има в предвид, че установяването от УО на ОПТП на нередност е напълно възможно и не следва да бъде причина за паника. Класификацията на едно нарушение като „нередност” би довело след себе само до административни последици за бенефициента (налагане на финансова корекция и др.), без непременно да съдържа хипотеза за умишлено нарушение. Нарушение, което е квалифицирано като подозрение за измама при изпълнението на проект, финансиран от ОПТП, може да доведе до започването на административно или съдебно производство, по отношение на екипа на проекта и/или други лица (служители на бенефициента, изпълнители по договори и др.).

Съгласно дефиницията в Наредбата за определяне на процедурите за администриране на нередности по фондове, инструменти и програми, съфинансирани от Европейския съюз (обн., ДВ, бр. 97 от 2009 г., последни изм. и доп., бр. 6 от 2012 г.):

"ПОДОЗРЕНИЕ ЗА ИЗМАМА" е нередност, даваща основание за образуване на административно или съдебно производство на

национално ниво с цел да се определи съществуването на определено умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член

1, параграф 1, буква "а" от Конвенцията от 26 юли 1995 г., приета на основание член К.3 от Договора за Европейския съюз, за защитата на финансовите интереси на Европейските общности "по отношение на разходите" е всяко умишлено действие или бездействие, свързано със:

� използването или представянето на фалшиви, неточни или непълни декларации или документи, което води до злоупотреба или незаконно присвояване на средства от общия бюджет на Европейския съюз или бюджети, управлявани пряко от или от името на Европейския съюз;

� прикриване на информация в нарушение на конкретно задължение, имащо същия ефект;

� разходване на такива средства за цели, различни от тези, за които са били отпуснати първоначално.“

Екипите за управление и изпълнение на проектите трябва добре да познават дефиницията за измама, за да могат да преценят евентуалните последствия при установяването на извършено нарушение.


78

Ръководителите на проекти, подписват декларация, че са запознати с определенията за нередност и измама и следва да запознаят съответните членове на екипите с тях.

Действия, които следва да се предприемат,

при възникване на съмнение за нередност

Първото действие, което служител на бенефициента следва да предприеме, ако у него възникне съмнение за нередност, е да уведоми УО на ОПТП. Служителите на УО на ОПТП ще разгледат случая и ще дадат ясни препоръки какви действия следва да се предприемат.

Когато служител на бенефициента установи недопустим за финансиране разход преди този разход да бъде включен в искане за плащане до УО на ОПТП, следва да бъдат предприети следните действия:

− да не се включва този разход в искането за плащане;

− да се уведоми ръководителят на проекта;

− да се уведоми главният секретар и счетоводната дирекция на ведомството на бенефициента, че е открит недопустим за финансиране разход и той следва да остане за сметка на бюджета на ведомството;

− да се предприемат мерки за превенция срещу повторно допускане на подобни грешки.

Най-лесният и бърз начин за подаване на сигнал при съмнение за нередност е чрез интернет.

Изпращането на сигнал чрез интернет в най-голяма степен гарантира анонимността на лицето, подаващо сигнала. В повечето случаи интернет страниците за подаване сигнали за нередности изпращат сигнала до повече от едно лице, разполагат със система за архивиране на сигналите и гарантират, че ще бъдат предприети последващи действия.

При изпращане на сигнал за нередност е необходимо:

− да се посочи номерът или наименованието на проекта;

− да се опише нередността в най-големи детайли – сигнал „Моля, проверете проект Х. Там има корупция.”, не дава достатъчно информация на съответния орган и най-вероятно предприетите мерки няма да бъдат ефективни, докато сигнал „При провеждането на тръжна процедура за възлагане на обществена поръчка Х, член на комисията А е свързано лице с кандидат Б”, ще улесни разследващия орган и ще доведе до бързи и ефективни резултати.

Сигнал към съответния орган може да бъде подаден на следните електронни адреси:

− до УО на ОПТП – по електронна поща на адрес: [email protected] или на общия адрес на ОПТП: [email protected] или чрез бутона „сигнал за нередности“ на Единния информационен портал за СКФ на ЕС в България http://www.eufunds.bg;

− до ресорния заместник-министър или ръководител на ведомство – начин за връзка може да бъде открит на интернет страницата на структурата-бенефициент;

− до дирекция “АФКОС” в МВР – чрез бутон за подаване на сигнали за нередности на интернет страницата http://afcos.mvr.bg/signals.htm;


79

− до ОЛАФ – Европейската служба за борба с измамите – чрез интернет страницата за подаване на сигнали: http://ec.europa.eu/anti_fraud/contact_us/index_bg.html.

Действия, които ще бъдат предприети, ако по проект на бенефициента

възникне подозрение за нередност

В случаите, когато има съмнение за нередност, УО на ОПТП може да предприеме едно от следните действия, за да провери сигнала/подозрението за нередност:

− документална проверка;

− проверка “на място” при бенефициента.

Първата стъпка, която УО на ОПТП ще предприеме, е свързана с извършване на документална проверка на наличните документи с цел установяване на фактите. Извършването на документална проверка може да бъде достатъчно за установяване на фактите – например при получен сигнал за неспазване правилата за публичност са открити документи доказващи, че са спазени изискванията за оповестяване приноса на общността за финансирането на проекта.

В някои случаи документалната проверка сама по себе не е достатъчна за установяване на фактите, свързани със съмнението за нередност. Тогава УО на ОПТП може да предприеме проверка „на място” с цел установяване на фактите.

Проверката „на място” от УО на ОПТП или от друг контролен орган може да обхване не само бенефициента, но да включва и проверка „на място“ при изпълнителите по договори с бенефициента във връзка с

проекта.

Бенефициентът следва да включи във всеки един договор с изпълнител клауза, задължаваща изпълнителя да оказва съдействие на оторизираните

контролни органи.

След приключване на проверката УО на ОПТП уведомява бенефициента в случай, че е установена нередност. Едновременно с това УО на ОПТП информира бенефициента мерките, които ще бъдат предприети за коригиране на нередността.

При установяване на нередност, УО на ОПТП може да предприеме следните действия:

− предписване на корективни мерки, целящи подобряването на средата за изпълнение на проекти при бенефициента: изискване за актуализиране или ревизиране на проекта в някои негови елементи – например, план-график, бюджет, екип за управление и др.;

− налагане на финансови корекции, които следва да бъдат възстановени от бенефициента;

− спиране на плащанията по проект/и на бенефициента.

УО на ОПТП може да спре плащания по даден проект, ако се установи нередност в особено голям размер – тази мярка ще бъде задължително предприета, ако се установи, че размерът на нередността надвишава остатъка за плащане по бюджета.

В случаите, когато УО на ОПТП установи наличието на системна нередност по проекти на бенефициента, може да бъдат спрени плащанията по няколко или всички проекти на бенефициента. Подобна системна нередност може да бъде констатирана по отношение на провеждането на процедури за възлагане обществени


80

поръчки в разрез с законовите изисквания, липса на адекватен архив за съхранение на документи и др.

Най-вероятната последица от откриването на нередност е налагането на финансова корекция за бенефициента, както увеличаване на проверките на проекта, включително по отношение на бъдещи проекти на бенефициента от контролните органи.

Налагане на финансова корекция

Задължително действие, което УО на ОПТП следва да предприеме, е налагане на финансова корекция с цел възстановяване на неправомерно изплатена сума. Целта на финансовата корекция е да изравни изплатените средства с реалния размер на подлежащите на възстановяване допустими разходи. Финансова корекция се налага на бенефициента само в случаите, когато нередността – причина за корекцията, е открита след изплащането на безвъзмездната помощ. Нередности, установени преди изплащането на финансовата помощ, не водят до налагане на финансови корекции, но разходите остават за сметка на бенефициента.

В много от случаите точният размер на корекцията може да бъде лесно определен – когато един разход е недопустим за финансиране, размерът му може да бъде ясно определен.

Например: В отчетените разходи за извършена командировка, размерът на разходите за нощувка е 150 евро на вечер и превишава размера,

разрешен съгласно националните норми – 130 евро.

Ако недопустимият разход не е бил открит преди бенефициентът да получи БФП, а впоследствие – размерът на финансовата корекция ще

бъде 20 евро.

Понякога е неразумно и икономически неефективно на финансова корекция да подлежи целият разход, засегнат от нарушение – при провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка, неспазване на изискванията за публичност и др. В такива случаи практиката е установила, че най-доброто решение е налагането на процентна корекция в зависимост от тежестта на нарушението.

При определяне на размера на финансови корекции, свързани с неспазване на правилата за обществени поръчки при провеждане на процедури за избор на изпълнител, се прилага Методологията за определяне на финансови корекции, приета с ПМС № 134/2010 г. Прилаганите санкции са обикновено до 25% от стойността на договора, но могат да достигнат и 100% при най-тежките нарушения и в зависимост от стойността на проведената процедура.

Съгласно ДНФ № 7/22.12.2010 г. УО на ОПТП, в 10-дневен срок от установяване на недължимо платените и надплатените суми, както и на неправомерно получените или неправомерно усвоените средства, изпраща покана до бенефициента да плати доброволно задължението си в двуседмичен срок от получаване на поканата. В поканата за доброволно изпълнение до бенефициента УО на ОПТП посочва размера на дължимите суми, срока за възстановяването им, данни за банковата сметка, по която да бъдат възстановени, както и реда, по който УО на ОПТП да бъде уведомен от бенефициента за доброволно възстановените суми. В поканата се посочват и възможните санкции и процедури в случай, че изискването за възстановяване на дължимите суми не бъде изпълнено в указания срок. УО на ОПТП може да приспадне неправомерно изплатените суми, включително лихвата, ако се дължи такава, от последващи плащания на средства, на които бенефициентът


81

има право. В случай, че бенефициентът не възстанови дължимите суми в срока за доброволно изпълнение, УО на ОПТП уведомява Националната агенция за приходите за необходимостта от предприемане на действия по принудителното им събиране съгласно реда, предвиден в българското законодателство.

Вземанията на УО на ОПТП, които възникват въз основа на административен акт, са публични държавни вземания и се събират по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, а тези, които възникват въз основа на договор, са частни държавни вземания и се събират от Националната агенция за приходите по реда на Гражданския процесуален кодекс.

Последствия от налагане на финансова корекция

В случаите на открита нередност и последваща финансова корекция ръководителят на структурата-бенефициент може да предприеме административни мерки за санкциониране на служителите, отговорни за управлението на проекта.

Ако една нередност е квалифицирана като ОПИТ ЗА ИЗМАМА, служители на бенефициента, отговорни за управлението на проекта, могат да бъдат обект на разследване от органите на прокуратурата.

Последствията от налагането на финансова корекция могат да бъдат оценени от няколко гледни точки: последствия за институцията на бенефициента, последствия за изпълнението на конкретния проект и бъдещи проекти на бенефициента по ОПТП, както и последствия за служителите, участващи в управлението на проекта.

Налагането на финансова корекция води след себе си усложнения за изпълнението на конкретния проект – едно от най-значимите последствия е фактът, че средствата, подлежащи на корекция, не могат да бъдат повторно използвани по същия проект.

Например: Ако в проекта е предвидено провеждане на обучения на стойност 100 единици, а бенефициентът е изразходвал 60 единици и в

последствие му бъде наложена финансова корекция от 10 единици, максималната стойност на БФП, която бенефициентът може да получи е 90 единици, въпреки че първоначално одобрената помощ е 100 единици.

Друго следствие от налагането на финансови корекции е увеличаването на вероятността от бъдещи проверки/одити, както за конкретния проект, така и за други проекти, изпълнявани от бенефициента, тъй като контролните органи извършват своите проверки на база оценка на риска.

Тези проверки имат своето въздействие и върху служителите, отговорни за управлението на проекта, тъй като те следва да оказват пълно съдействие на проверяващите.


82

Отчитане изпълнението на проекти

Изпълнението на проекти се отчита съгласно сроковете, предвидени в приложимите общи условия за изпълнение на проекти по съответната процедура. УО на ОПТП е разработил образци на документите за отчитане изпълнението на проекти, които могат да бъдат намерени в обособената директория на ОПТП на интернет страницата: http://www.eufunds.bg.

В зависимост от правилата на конкретната процедура за предоставяне на БФП по ОПТП, основните документи, с които се отчита изпълнението на проектите и се възстановяват изразходваните средства, са:

− искания за плащане (авансово, междинни, окончателно), за всички процедури;

− междинни и заключителен доклади, съдържащи техническа и финансова част – за проекти, финансирани по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП;

− междинни и окончателен доклади, съдържащи техническа и финансова част – за проекти, финансирани по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“.

Междинните и окончателното плащане към бенефициента се извършват след верифициране от УО на ОПТП на действително извършени и платени от бенефициента разходи.

Искане за авансово плащане

Бенефициентът подава искане за авансово плащане в срок, определен в общите условия за изпълнение на проекти по ОПТП по съответната процедура, съгласно приложения към тях образец. Срокът за подаване искане за авансово плащане по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП е до 3 месеца от датата на издаване на заповедта/сключване на договора за предоставяне на БФП, а за процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“ – 1 месец.

Максималният размер на авансовото плащане не може да бъде по-голям от 20% от общия бюджет на проекта. Авансовото плащане се ползва за оборотни финансови средства до приключване на проекта.

Плащанията по договор/заповед за предоставяне на БФП се извършват от УО на ОПТП, в сроковете, предвидени в действащото българско законодателство, , при наличие на разполагаем лимит или след залагане на лимит по десетразрядния код на УО на ОПТП от страна на Сертифициращия орган.

Искане за междинно плащане, междинни доклади

Основни елементи на доклада

Отчетните периоди, сроковете за представяне на искания за междинни плащания, междинните доклади и документите, с които се доказва изпълнението на дейности и извършените от бенефициента разходи, са посочени в общите условия, приложими към съответната процедура за предоставяне на БФП.

Отчетният период за проектите, финансирани по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП, е календарно тримесечие.


83

Отчетният период за проектите за финансиране на възнаграждения по тази процедура е календарен месец.

Отчетният период за проектите, финансирани по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“, е календарно шестмесечие. Бенефициентът представя на УО на ОПТП искане за междинно плащане и междинен доклад, състоящ се от техническа и финансова част, както и определените в общите условия за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП по съответната процедура, документи в срок до един месец след края на отчетния период.

Техническата част на междинните доклади трябва да съдържа информация за напредъка в изпълнението на проекта, включително информация за конкретните действия/мероприятия, изпълнение през отчетния период. В случай, че към края на съответния отчетен период дадена дейност не е завършена (напр. командировка) и част от разходите ще бъдат извършени през следващия отчетен период (напр. платена е такса за участие), препоръчително е цялата дейност да бъде представена в следващия отчетен период.

Индикаторите по ОПТП се отчитат заедно с подаването на регулярните междинни доклади/отчети, освен ако поради характера на конкретен индикатор не е предвидено отчитане съгласно по-специфични условия. Например, ако има включени индикатори за резултат за проекта, чийто ефект ще се прояви по-късно или чието измерване изисква по-големи разходи, е допустимо отчитане на по-голям интервал от време, като това следва да се посочи изрично в начина за отчитане на индикатора.

Финансовата част на междинните доклади трябва да съдържа информация за всички извършени разходи за приключили действия/мероприятия през съответния отчетен период и се изготвя по образец. Финансовата част на междинните доклади се изготвя от лицето отговорно за финансовото отчитане на проекта и се предоставя на ръководителя на проекта в срок, позволяващ изготвяне и навременно подаване на отчетните документи до УО на ОПТП. Всички описани разходи следва да бъдат проверени и потвърдени от лицето, отговорно за финансовото отчитане на проекта и ръководителя на проекта, което се удостоверява с полагането на подпис върху отчетните документи.

Финансовата част на междинните доклади следва да бъде придружена от опис и заверени копия на документите, въз основа на които е извършен съответният разход (разходооправдателни и платежни документи).

В случаите, когато няма извършени разходи през отчетния период, бенефициентът представя на УО на ОПТП само техническата част на междинния доклад, съдържаща информация за изпълнението на проекта през съответния отчетен период.

Извършени проектни дейности през отчетния период

Тук следва да се посочат за всяка дейност конкретни приключили действия/мероприятия, които са били извършени през отчетния период и по тях са осчетоводени всички извършени разходи. Следва да се опишат също така и конкретните резултати и продукти, които са получени при изпълнение на описаната дейност. В случай на провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка задължително се посочва нейният статус, предмет, стойност и дали има сключен договор.

ЗАПОМНЕТЕ!


84

Отчитат се само приключили действия/събития, за които могат да се отчетат/представят всички извършени разходи!

В тази част се отчита как върви изпълнението на дейностите по проекта спрямо заложения план-график. Ако има забавяне в изпълнението на дейностите по проекта, следва да се посочат причините, както и предприетите корективни мерки.

Индикатори

Индикаторите са количествен израз на поставените цели и инструмент за мониторинг и оценка на планираните дейности и на реализирания напредък; за анализ и преценка на ситуацията; за опростяване на сложна реалност; за връзка между проектните дейности и целите на програмата.

Индикатор Описание Начин на изчисляване

Базова стойност

Междинна стойност (1)

(само за отчетния период)

Междинна стойност

(2) (с

натрупване до момента)

Целева стойност

(заложена в проекта)

Източник на

информация

Описание – индикаторът следва да се опише така, както е описан в одобреното проектно предложение.

Начин на изчисляване – посочва се начинът/методът, по който се изчислява и отчита съответният индикатор.

Базова стойност – нанася се стойността, така както е заложена в проекта. Възможно е бенефициентът да не е определил базова стойност за индикаторите. В такъв случай тя остава нула (NA). Задължително обаче се посочва базова стойност, когато индикаторът трябва да отчете степен на въздействие между ситуация „преди” и „след” проекта, напр. степен на познаване на оперативните програми, индекс на удовлетвореност и т.н. Стойността на базовите индикатори не се променя, тъй като служи за целите на сравнение между изходната ситуация преди проекта и промените, които са резултат от неговото изпълнение.

Междинна стойност (1 и 2) – нанася се актуалната към момента на отчитане стойност, която е била реализирана през съответния отчетен период като се формира:

− (1) единично само за отчетния период и

− (2) кумулативно като включва стойностите, реализирани и през предходните отчетни периоди.

Целева стойност – нанася се стойността, така както е заложена в проекта. Целевата стойност не се променя, тъй като служи за следене на напредъка към нейното постигане.

Източници на информация – формулират се още на етап проектно предложение. Към тях могат да се добавят само допълнителни източници, ако е приложимо. Те следва да са налични при бенефициента и да подлежат на проверка във всеки момент, така че отчетените стойности да бъдат обективни и доказуеми.

Обучения, семинари и семинари от типа „изграждане на екип“ (team building) представляват дейности за изграждане на умения и капацитет на структурите-бенефициент. В този смисъл всички експерти, взели участие в тях, следва да се вземат предвид при отчитане стойността на индикатора брой обучени експерти, както и при отчитане стойността на индикатора среден брой участия на експерт от структурата-


85

бенефициент (брой обучени експерти/брой експерти, работещи в структурата-бенефициент).

Всички данни, свързани с индикаторите трябва да бъдат представени и по признак мъже-жени (мъже .../жени ...), когато е приложимо.

Статус на изпълнение на препоръки от проведени проверки

„на място” от УО на ОПТП

В тази част следва да се предоставя информация за статуса на изпълнение на дадените препоръки в рамките на проведени проверки „на място” от УО на ОПТП, ако са били извършвани такива и предписани препоръки на бенефициента.

Мерки за информиране и публичност

Бенефициентът описва всички дейности/действия за осигуряване на информираност и публичност относно финансовия принос на ЕС, които са били изпълнени през отчетния период.

Проектни дейности, планирани за следващия отчетен период

В тази част се посочват само действията/мероприятията по всяка дейност, които бенефициентът планува реално да проведе през тримесечието, следващо отчетното. Наличието на ясен план за изпълнение на дейностите ще ви бъде от полза на този етап.

Финансова част на междинния доклад/финансов отчет

Финансовата част на междинните доклади/финансовите отчети, изготвени от бенефициента, съдържат информация за: бюджета на проекта; извършените разходи само за отчетния период; извършените разходи с натрупване до момента без текущия период; наличните суми по дейности; сумите, включени в исканията за плащане, които се представят за верифициране.

Тази част се попълва за всяка дейност на базата на извършените разходи през отчетния период, която всеки бенефициент следва да провери внимателно.

Обща сума по бюджет е сумата, заложена в одобрения проект, по отделните дейности.

Ако са направени корекции по бюджета (одобрени със заповед или анекс), това следва да бъде отразено във финансовата част на междинния доклад/финансовия отчет.

Изразходвана сума до момента на отчитане включва всички изразходвани средства до отчетния период с натрупване.

Следва да се има предвид, че като изразходвани средства се отчитат само верифицираните от УО на ОПТП суми. Ако има средства от искането за плащане, които не са признати като допустими от УО на ОПТП, те следва да се изключат от финансовия отчет, който представяте за следващия отчетен период.

Изразходвана сума включва всички изразходвани средства за отчетния период за дейности, които са (1) приключили, (2) осчетоводени и (3) чиито разходооправдателни и платежни документи са приложени.

Винаги проверявайте попълнените стойности. Помнете: включват се само разходи за приключили действия/събития.


86

Приключили действия/събития са тези, за които са събраните всички необходими разходооправдателни документи.

Отчитане на разходите

В зависимост от естеството на дейностите, разходите за тяхното реализиране се отчитат с различни документи. По-долу са представени отчетни документи, за доказване на най-често срещаните в проекти по ОПТП дейности.

Възнаграждения

Възнагражденията се отчитат със: сключени договори и/или издадени заповеди; сметки за изплатени суми, разходни ордери, платежни нареждания за внесени данъци и осигуровки/справка за поетите осигурителни вноски; ведомости за изплатени суми (възнаграждения); отчети за извършената работа.

Командировки

Командировките се отчитат със: заповеди за командировки, съгласно Наредбата за командировки в страната и Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, авансов отчет, доклад за извършената работа при командировки в чужбина. Към тях се прилагат копия от документи, удостоверяващи съпътстващи разходи (фактури, касови бележки, платежни нареждания, разходни ордери, билети, бордни карти и др.).

Разходи за транспорт

Разходите за транспорт се отчитат с: пътен лист, заповед за разходна норма на автомобил, разходни документи за гориво (разходооправдателни документи – фактури за гориво, касови бележки); билети, абонаментни карти.

Разходи за материали

За отчитане на разходите за материали трябва да се представят следните документи: подробни фактури за доставка, касова бележка или платежно нареждане, договор за доставка с изпълнител, приемо-предавателен протокол, стокова разписка (ако е приложимо).

Разходи за външни услуги

За отчитане на разходите за външни услуги трябва да се представят следните документи: договор с изпълнител, доклади за изпълнение, приемателно-предавателни протоколи между възложител и изпълнител; фактури, касова бележка, или платежно нареждане, извлечение от банковата сметка.

Разходи за строително-монтажни работи

Разходите за строително-монтажни работи включват разходи за проектиране, разходи за авторски и строителен надзор, за извършване на доклад за оценка на съответствието, за заплащане на административни и други такси, свързани с получаване на разрешение за строеж, промяна на предназначението на обект или на част от обект, разходи за подмяна или ремонт на водопроводни, канализационни, електрически, отоплителни, климатични, пожароизвестителни, телекомуникационни инсталации в сгради, довършителни работи, създаване на архитектурна среда за хора с увреждания и др. Тези разходи се отчитат с договор за проектиране, скици,


87

количествено-стойностни сметки, документи, за платени такси, приемо-предавателни протоколи, протоколи за въвеждане в експлоатация, фактури с касови бележки или платежни нареждания, банкови извлечения и др.

Разходи за наем на помещения и/или сгради

Разходите за наем се отчитат с договор за наем и документ за платен наем (квитанция, фактура с касова бележка или платежно нареждане).

Режийни разходи

Режийните разходи включват разходи за електроенергия, отопление, вода, телефон, факс, почистване и за ползване на сигнално-охранителна техника. Този вид разходи се отчитат със заповед/разпределителен протокол (когато е приложимо), договори, фактури с касови бележки или платежни нареждания, извлечения от банковата сметка, и др.

Разходи за абонамент, литература и достъп до интернет

Тук се включват разходи за абонамент за периодични издания (вестници, списания, и др.), закупуване на литература и достъп до интернет. Те се отчитат с договор за абонамент (когато е приложимо), фактура (с касова бележка или платежно нареждане) за платен абонамент, документ за закупена и доставена литература, договор за достъп до интернет (когато е приложимо), фактура (с касова бележка или платежно нареждане) за предоставен достъп до интернет, банкови извлечения и др.

Разходи за организация и управление

Разходите за организация и управление включват разходи за възнаграждения на служители от екипа за управление на проекта и разходи, необходими за подготовката на отчетните документи. В съответствие с разпоредбите на ПМС № 62/2007 г., разходите за организация и управление не трябва да превишават 10% от общите допустими разходи по проекта. Ако са настъпили промени в бюджета (неверифицирани разходи, финансови корекции, разходване на по-малко средства за изпълнение на дадена дейност от тези, заложени в бюджета и пр.), размера на разходите за организация и управление също следва да се коригира.

За отчитане на разходите за организация и управление се представят заповеди, сключени договори, длъжностни характеристики, отчети за извършена дейност/отработено време, и др.

Данък добавена стойност

Съгласно разпоредбите на Регламент (EО) № 1080/2006 и ПМС № 62/2007 г., възстановимия данък добавена стойност (ДДС) е недопустим разход за съфинансиране от ЕФРР.

В съответствие с Указания № 91-00-502/27.08.2007 г. на министъра на финансите относно третиране на данък върху добавена стойност като допустим разход при изпълнение на проекти по оперативните програми, съфинансирани от СКФ на ЕС, бенефициентът отговоря за администриране на процеса на определяне на данък върху добавената стойност като допустим разход или недопустим разход.

Бенефициентите трябва да спазват Указанията на министъра на финансите за определянето на ДДС като възстановим или като невъзстановим (допустим разход) при оформяне на исканията за плащане, за документалната отчетност, както и да изпълняват всички други свои задължения по посочените Указания във връзка с


88

получаване на БФП от ОПТП. При предоставяне на БФП, бенефициентите дават съгласие компетентният орган по приходите (Териториална дирекция на Националната агенция за приходите по месторегистрацията на бенефициента по ЗДДС) да предоставя информация за него на УО на ОПТП и/или на СО при поискване на такава.

Потвърждаване на разходите

Бенефициентите са отговорни за потвърждаване на разходите за доставка на стоки и/или извършване на строителни работи и/или предоставяне на услуги по проекта въз основа на фактури и/или други документи с равностойна доказателствена стойност. Бенефициентите са отговорни за потвърждаване на извършените дейности в рамките на заповедта/договора за предоставяне на БФП, когато те се извършват от самите бенефициенти.

Преди представяне на искане за плащане (междинно и окончателно) бенефициентът извършва пълна проверка на документите, представени от изпълнителите по договори в рамките на съответния проект, и удостоверява извършването на заявените за плащане дейности в съответствие с техническото задание и/или тръжната документация на проекта. Ако в рамките на проекта няма дейности, възложени на външен изпълнител, бенефициентът изготвя и окомплектова доклада/отчета и извършва пълна проверка на съответните документи.

Всеки доклад/отчет съдържа част, в която бенефициентът декларира следните обстоятелства (когато са налични):

− данните, включени в доклада, са действителни и коректни. В случай че при проверка се открият отклонения, отговорност за това носи ръководителят на проекта и на структурата, който го е упълномощил да подпише доклада;

− изборът на изпълнител е осъществен съгласно изискванията на ЗОП и приложимите общи условия за изпълнение на проекти по ОПТП;

− всички дейности по проекта са осъществени в съответствие с принципите за добро финансово управление;

− проектът се реализира с необходимите административни, човешки, финансови и технически ресурси;

− искането за плащане включва допустими и действително извършени от бенефициента разходи и се основа на разходооправдателни и платежни документи, които не са и няма да бъдат представени за финансиране от друг източник;

− отчетен е реалният напредък на проекта, в това число финансов и физически и е проверен, включително чрез проверка на реалното изпълнение на мястото на проекта;

− извършените дейности за изпълнение на проекта са надлежно документирани и са на разположение при поискване от УО на ОПТП, националните и европейските контролни органи, както и при извършването на външна оценка на изпълнението на проекта и/или на ОПТП;

− при извършени одити и/или проверки не са констатирани слабости и пропуски във връзка с изпълнението и управлението на проекта, или ако такива са констатирани такива, е поет ангажимент за тяхното


89

отстраняване, включително е одобрен график с корективни мерки.

− съхраняват се оригинали и копия на всички документи, доказващи изпълнението на отчетените дейности в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1083/2006 и съответните общи условия за изпълнение на проекти по ОПТП / на договора за БФП, осигурена е и се поддържа ефективна „одитна пътека”.

− извършените разходи, свързани с изпълнението на проекта са надлежно осчетоводени в специално обособена аналитичност в счетоводната система на бенефициента и при поискване са достъпни за проверка от УО на ОПТП, националните и европейските контролни и одитни органи.

Всеки доклад/отчет се подписва от лицата, посочени в приложимите за съответната процедура общи условия и/или в съответния образец.

Искане за междинно плащане

С искането за междинно плащане бенефициентът представя сумата, която е изразходвал за съответния отчетен период, и тази сума следва да се възстанови.

За да бъде разгледано искането за плащане, бенефициентът трябва да подаде съгласно приложимите общи условия за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП по конкретната процедура за предоставяне на БФП, междинен доклад, включващ техническа и финансова част или финансов отчет за съответния отчетен период, опис и заверени копия на документите, въз основа на които е извършен съответният разход (разходооправдателни и платежни документи) и справка от счетоводната система на бенефициента, показваща наличието на самостоятелна счетоводна аналитичност при отчитането на проекта.

Съгласно общите условия приложими за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП по процедура без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП, в самото искане за плащане ТРЯБВА ЗАДЪЛЖИТЕЛНО да избере една от двете възможности:

− Сборът от сумата по настоящото искане за плащане и сумата на досега изплатените средства по проекта, вкл. аванса, не надвишават 80% от общата стойност на проекта, съгласно заповедта/договора за предоставяне на БФП,

или

− Сборът от сумата по настоящото искане за плащане и сумата на досега изплатените средства по проекта, вкл. аванса, надвишават 80%, но не надвишават 100% от общата стойност на проекта, съгласно заповедта/договора за предоставяне на БФП. Сумата по това искане за плащане ще бъде възстановена след приключване на изпълнението на проекта и одобрение на заключителния доклад по проекта.

Навременното представянето на отчета е предпоставка за правилното изпълнение на проекта. По този начин, ако възникне проблем, УО на ОПТП ще може да го идентифицира на ранен етап и да окаже съдействие за неговото отстраняване, без това да се отрази върху възстановяването на средствата.

УО на ОПТП може да изисква по всяко време допълнителна информация и документи, както и да извършва извънредни проверки с цел верифициране на разходите и/или установяване изпълнението на издадени препоръки, свързани с


90

реализирането на проекта. УО на ОПТП уведомява за верифицираните разходи, като посочва проекта, сумата, вида на плащането, както и конкретните недопустими разходи и причините, поради които те не са верифицирани.

Искане за окончателно плащане, заключителен/окончателен доклад

При приключване на проекта, в съответствие със сроковете, указани в приложимите общи условия за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП, бенефициентът трябва да представи на УО на ОПТП:

− искане за окончателно плащане;

− заключителен/окончателен доклад, съдържащ техническа и финансова част;

− разпечатка за аналитичната партида на проекта от счетоводната система на бенефициента за извършените разходи през последния отчетен период; и

− опис и заверени копия на документите, въз основа на които е извършен съответният разход (разходооправдателни и платежни документи) за последния отчетен период по проекта.

Списъкът не е изчерпателен. В съответните общи условия за посочени документите, които бенефициентът следва да представи заедно с искането за окончателно плащане и/или заключителния/ окончателния доклад, в съответствие с общите условия за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП по процедурата, по която е получил БФП.

Заключителен/окончателен доклад

Заключителният/окончателният доклад трябва да съдържа обобщена информация за реализираните по време на проекта дейности и постигнатите цели и резултати.

Заключителният/окончателният доклад е мерило за успеха на Вашия проект!

Заключителният/окончателният доклад представя постигнато по всяка дейност от проекта. Описват се проблеми при изпълнение на проекта, ако са били срещани такива, и как те са били преодолени. Дава се оценка на резултатите от проекта и на ефекта върху целевите групи. Посочва се до каква степен са постигнати предвидената обща цел и конкретни цели на проекта и дали проектът е генерирал непредвидени положителни или отрицателни резултати. Описва се по какъв начин ще се осигури устойчивостта на резултатите от проекта.

Индикатори

Заключителният доклад задължително трябва да съдържа пълната информация за всички индикатори по проекта, за да може да бъде отчетена степен на ефективност от реализацията на проекта. В тази част се дава информация за постигнатите стойности на индикаторите в края на проекта. Когато е приложимо всички данни, свързани с индикаторите, трябва да бъдат представени и по признак мъже-жени. Ако има обстоятелства, които са възпрепятствали постигането на целевите стойности, те задължително се посочват и се дава обосновка. Представените данни трябва да съответстват на аналитичната част, описваща степента на изпълнение на целите на проекта.


91

Мерки за публичност и информираност

Задължително се описват дейностите за осигуряване на информираност и публичност относно финансовия принос на ЕС за реализацията на проекта, които са изпълнени като се предоставят и съответните количествени данни. Описва се и въздействието на приноса на ЕС върху структурата на бенефициента и целева група, като се включат доказателства за промяна на нагласите или придобиване на нови знания.

Финансова част

В нея се дава обобщена информация за всички изразходвани средства по проекта.

Начин на представяне на документите

Междинните доклади/финансовите отчети/окончателният (заключителният) доклад и съответните искания за плащане, заедно със съпровождащите ги документи (в съответствие с приложимите за съответната процедура общи условия), се представят на УО на ОПТП на хартиен носител чрез официална кореспонденция и едновременно с това се изпращат по електронна поща: [email protected].

Сроковете за представяне на УО на ОПТП на искане за окончателно плащане, заключителен/окончателен доклад, както и документите, определени в общите условия за изпълнение на проекти, финансирани от ОПТП по съответната процедура, са както следва:

− за проекти, финансирани по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП – до 30 дни след изтичане на посочения в заповедта/договора за предоставяне на БФП краен срок на допустимост на разходите;

− по процедура № BG161РО002-3.3.02 „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове“ – окончателният доклад се изготвя от бенефициента в срок до 20 работни дни, считано от датата, на която изтича срокът за изпълнение на проекта, определен в договора; искане за окончателно плащане по образец, което се подава до УО на ОПТП заедно с окончателния доклад до 50 работни дни, считано от датата, на която изтича срокът за изпълнение на проекта, определен в договора (периодът от 30 работни дни е предвиден във връзка с планирано извършване на независим финансов одит на окончателния доклад на бенефициента).

За проекти, финансирани по процедурата без определен срок за кандидатстване за директно предоставяне на БФП по ОПТП е допустимо в окончателното плащане да бъдат включени разходи, направени до един месец след изтичане на срока за изпълнение на проекта, при условие че съответните дейности са извършени в рамките на срока за изпълнение на проекта. В този случай, срокът отчитане е до 40 дни, след изтичане на посочения в заповедта/договора за предоставяне на БФП краен срок на допустимост на разходите.

Верифициране на изпълнението на проекти по ОПТП

Процесът на верифициране на разходите стартира след потвърждаването им от бенефициента. УО на ОПТП верифицира разходите, само когато са изпълнени следните изисквания:

− бенефициентът е представил всички изискуеми документи,


92

удостоверяващи изпълнението на проекта;

− направените разходи са в съответствие с бюджета, предвиден за изпълнение на проекта;

− направените разходи са в съответствие с Регламент (ЕО) № 1083/2006, както и с разпоредбите на ПМС № 62/2007 г. и ПМС № 215/2007 г.

Верифицирането на разходите е процес на проверка за съответствие и допустимост на дейностите и на разходите при изпълнението на проекта. Верификацията включва административен, финансов, технически и физически контрол на документите и дейностите по проекта.

Срокът за верифициране на разходите от страна на УО на ОПТП е 40 работни дни. УО на ОПТП може да изисква по всяко време допълнителна информация и документи, както и да извършва извънредни проверки с цел верифициране на разходите и/или установяване изпълнението на издадени препоръки, свързани с изпълнението на проекта. Срокът за верифициране спира да тече до момента на представяне от бенефициента на исканата информация/ разяснения/документи. Бенефициентът трябва да изпрати исканата документация в указания от УО на ОПТП срок. Срокът за произнасяне по искането за плащане продължава да тече от деня, следващ деня, на който е получена изисканата информация.

УО на ОПТП уведомява бенефициентите за верифицираните разходи, като посочва проекта, размер на верифицираните разходи, вида на плащането, както и конкретните недопустими разходи и причините, поради които те не са верифицирани.

Всички разходи, определени като недопустими, на който и да е етап от процеса на верификация и сертификация, остават за сметка на бюджета

на бенефициента/ администрацията, част от която е бенефициентът!


93

***

Успешното и ефективно изпълнение на ОПТП ще допринесе за укрепване на капацитета на институциите осигуряващи координацията, контрола, прилагането и оценката на Структурните фондове и Кохезионния фонд в България и ще осигури база за подготовката на страната за следващия програмен период 2014-2020 г.

За допълнителна информация:

Администрация на Министерския съвет

1594, София, бул. „Княз Александър Дондуков” № 1

Дирекция „Оперативна програма “Техническа помощ”

Тел.: +359 2 940 36 52

Факс: +359 2 940 2519

E-mail: [email protected]

02 GUIDE OPTA rev A4 · 2018. 2. 8. · Title: Microsoft Word - 02_GUIDE_OPTA_rev_A4.doc Author:...

Documents

Transcript of 02 GUIDE OPTA rev A4 · 2018. 2. 8. · Title: Microsoft Word - 02_GUIDE_OPTA_rev_A4.doc Author:...