010 RFQ Templatecd-platform.org/downloads/3928/RFQUCBI_II-EST-016.doc · Web...

Оголошення про тендер (RFQ)

Номер RFQ: UCBI II-EST-016

Дата оголошення: 15 Вересня 2017 року

Кінцевий термін подання: 28 Вересня 2017 року

Опис: Закупівля програмного рішення з автоматизації послуги для Департаменту праці та соціального захисту населення м. Рубіжне

Замовник: Проект «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – II)

Фінансування: Агентство США з міжнародного розвитку (USAID),Контракт USAID № AID-OAA-I-14-00006, Завдання № AID-OAA-TO-17-00009

Реалізація: Кімонікс Інтернешнл Інк.

Контактна особа: [email protected]

***** КОДЕКС ЕТИКИ ТА ДІЛОВОЇ ПОВЕДІНКИ *****КІмонікс прагне провести чесні закупівлі та обирає постачальників ґрунтуючись лише на об’єктивних критеріях ведення бізнесу, а саме ціні та технічних перевагах. Кімонікс очікує від постачальників дотримання Стандартів ділової поведінки, з якими можна ознайомитися за посиланням http://www.Кімонікс.com/OurStory/OurMissionAndValues/Pages/default.aspx.

Кімонікс не дозволяє шахрайства, змови учасників тендеру, фальсифікації пропозицій/ставок, хабарництва або компенсаційних виплат («відкатів»). Порушення будь-якою юридичною або фізичною особою цих стандартів призведе до дискваліфікації щодо участі у закупівлях, відсторонення від закупівель у майбутньому, а інформація про порушника може бути передана до USAID та Управління Генерального інспектора.

Співробітникам та агентам Кімонікс суворо забороняється

Request for Quotations (RFQ)

RFQ Number: UCBI II-EST-016

Issuance Date: September 15, 2017

Deadline for Offers: September 28, 2017

Description: Procurement of Software Solution to automation of the service for Department of Labor and Social Protection of Population of Rubizhne City Administration (DLSPP)

For: Ukraine Confidence Building Initiative II (UCBI - II)

Funded By: United States Agency for International Development (USAID), Contract No. AID-OAA-I-14-00006, Завдання № AID-OAA-TO-17-00009

Implemented By: Chemonics International Inc.

Point of Contact: [email protected]

***** ETHICAL AND BUSINESS CONDUCT REQUIREMENTS *****

Chemonics is committed to integrity in procurement, and only selects suppliers based on objective business criteria such as price and technical merit. Chemonics expects suppliers to comply with our Standards of Business Conduct, available at http://www.chemonics.com/OurStory/OurMissionAndValues/Standards-of-Business-Conduct/Pages/default.aspx.

Chemonics does not tolerate fraud, collusion among offerors, falsified proposals/bids, bribery, or kickbacks. Any firm or individual violating these standards will be disqualified from this procurement, barred from future

RFQ No. UCBI II-EST-016

of 37Chemonics Doc No: FO.PROC.FT.010, REV. 002, 3/16/2016

http://www.chemonics.com/OurStory/OurMissionAndValues/Standards-of-Business-Conduct/Pages/default.aspx

http://www.chemonics.com/OurStory/OurMissionAndValues/Standards-of-Business-Conduct/Pages/default.aspx

http://www.chemonics.com/OurStory/OurMissionAndValues/Pages/default.aspx

http://www.chemonics.com/OurStory/OurMissionAndValues/Pages/default.aspx

вимагати або приймати будь-які гроші, гонорари, комісії, кредити, подарунки, грошові винагороди, цінності або компенсації від поточних або потенційних постачальників в обмін на або в якості винагороди за співпрацю. Співробітники та агенти, які демонструють таку поведінку підлягають звільненню, а інформація про них повинна бути доведена до відома USAID та Управління Генерального інспектора. Крім того, Кімонікс зобов’язується повідомити USAID та Управління Генерального інспектора про будь-які пропозиції, з боку постачальників, грошей, гонорарів, комісії, кредиту, подарунків, грошової винагороди, цінностей або компенсації для отримання можливості співпраці.

Учасники тендеру повинні включити наступну інформацію у свої пропозиції: Інформацію про будь-які близькі, сімейні або

фінансові відносини з Кімонікс або співробітниками Проекту. Наприклад, якщо двоюрідний брат або сестра учасника тендеру працює у Проекті.

Інформацію про будь-які сімейні або фінансові відносини з іншими учасниками тендеру, які подали пропозиції. Наприклад, якщо батько учасника тендеру є власником компанії, яка подала іншу заявку.

Засвідчення, що ціни у пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.

Засвідчення, що уся інформація у пропозиції та супровідних документах є вірною і точною.

Засвідчення розуміння та згоди із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Будь ласка, звертайтеся до Майкл Стівейтер ([email protected]) з будь-якими запитаннями щодо вищенаведеної інформації або для повідомлення про можливі порушення. Про потенційні порушення також можна повідомити безпосередньо офіс Кімонікс у Вашингтоні, контактні деталі якого можна знайти, перейшовши за вищезазначеним посиланням.

Розділ 1: Інструкції для учасників тендеру

1. Вступ: «Зміцнення громадської довіри» (UCBI -II) - це проект Агентства США з міжнародного розвитку, що втілюється компанією Кімонікс Інтернешнл Інк. Метою Проекту є підтримка України під час перехідного періоду. У рамках проектної діяльності, UCBI необхідно здійснити закупівлю рішення з автоматизації для Департаменту праці та соціального захисту

procurement opportunities, and may be reported to both USAID and the Office of the Inspector General.

Employees and agents of Chemonics are strictly prohibited from asking for or accepting any money, fee, commission, credit, gift, gratuity, object of value or compensation from current or potential vendors or suppliers in exchange for or as a reward for business. Employees and agents engaging in this conduct are subject to termination and will be reported to USAID and the Office of the Inspector General. In addition, Chemonics will inform USAID and the Office of the Inspector General of any supplier offers of money, fee, commission, credit, gift, gratuity, object of value, or compensation to obtain business.

Offerors responding to this RFQ must include the following as part of the proposal submission: Disclose any close, familial, or financial relationships

with Chemonics or project staff. For example, if an offeror’s cousin is employed by the project, the offeror must state this.

Disclose any family or financial relationship with other offerors submitting proposals. For example, if the offeror’s father owns a company that is submitting another proposal, the offeror must state this.

Certify that the prices in the offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition.

Certify that all information in the proposal and all supporting documentation are authentic and accurate.

Certify understanding and agreement to Chemonics’ prohibitions against fraud, bribery and kickbacks.

Please contact Michael Stievater ([email protected]) with any questions or concerns regarding the above information or to report any potential violations. Potential violations may also be reported directly to Chemonics’ Washington office through the contact information listed on the website found at the hyperlink above.

Section 1: Instructions to Offerors

1. Introduction: The Ukraine Confidence Building Initiative II (UCBI - II) Project is a USAID program



населення м. Рубіжне. Метою цього Оголошення про тендер є отримання цінових пропозицій на ці послуги.

Учасники тендеру несуть відповідальність за забезпечення того, щоб їхні пропозиції, подані до Кімонікс, відповідали інструкціям, термінам та умовам, зазначеним у цьому Оголошенні про тендер. Недотримання інструкцій, викладених у цьому Оголошенні про тендер може призвести до дискваліфікації учасника.

2. Термін та порядок подання пропозицій : Пропозиції повинні бути отримані не пізніше, ніж о 18:00 за місцевим часом 28 Вересня 2017 року електронною поштою. Усі пропозиції, що надсилаються електронною поштою, слід надсилати на адресу: [email protected].

Будь ласка, вказуйте номер Оголошення про тендер в усіх поданих документах. Пропозиції, отримані після зазначеного кінцевого терміну, можуть вважатися як такі, що були подані запізно та будуть розглянуті Кімонікс на власний розсуд.

3. Питання: Питання стосовно технічних або адміністративних вимог цього Оголошення про тендер можна надсилати до 18:00 за місцевим часом 26 Вересня 2017 року електронною поштою на адресу [email protected]. Питання повинні бути надані в письмовій формі, телефонні дзвінки прийматися не будуть. Питання та запити про надання роз’яснень, а також відповіді на них, які, на думку Кімонікс, можуть становити інтерес для інших учасників тендеру, можуть бути надіслані усім сторонам, що отримали Оголошення про тендер, які виявили зацікавленість до участі в цьому тендері.

Лише письмові відповіді від Кімонікс вважаються офіційними та беруться до уваги при розгляді пропозицій. Будь-яка усна інформація, отримана від співробітників

implemented by Chemonics International in Ukraine. The goal of the UCBI is to support the transition in Ukraine. As part of project activities, UCBI requires the purchase of an automation solution for Department of Labor and Social Protection of Population of Rubizhne City Administration (DLSPP). The purpose of this RFQ is to solicit quotations for these items.

Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by Chemonics in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this RFQ. Failure to adhere with instructions described in this RFQ may lead to disqualification of an offer from consideration

2. Offer Deadline and Protocol: Offers must be received no later than 18:00 local time on September 28, 2017 by email. Any emailed offers must be emailed to [email protected].

Please reference the RFQ number in any response to this RFQ. Offers received after the specified time and date will be considered late and will be considered only at the discretion of Chemonics.

3. Questions: Questions regarding the technical or administrative requirements of this RFQ may be submitted no later than 18:00 local time on September 26, 2017 by email to [email protected]. Questions must be submitted in writing; phone calls will not be accepted. Questions and requests for clarification—and the responses thereto—that Chemonics believes may be of interest to other offerors will be circulated to all RFQ recipients who have indicated an interest in bidding.



mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Кімонікс або інших осіб, не вважається офіційною відповіддю на питання, що стосуються цього Оголошення про тендер.

3.1 Iнформаційна конференція та Питання і уточнення

UCBI проведе інформаційний брифінг для зацікавлених участників тендеру:о 16:00 за Київським часом «26» Вересня 2016 року за допомогою Skype конференціїВсі зацікаіленній участники тендеру повинні надіслати свій Skype номер на електронну адрессу [email protected]

4. Обсяг Робіт: У Розділі 3 наведено технічні характеристики потрібних товарів. Усі товари, які пропонуватимуться у відповідь на це Оголошення про тендер, повинні бути новими та невживаними. Крім того, усі електричні товари повинні відповідати вольтажу 220-240 В і частоті 50 Гц.

Будь ласка, майте на увазі, що якщо не зазначено інше, фірмові марки або моделі наводяться виключно в ілюстративних цілях. Дозволяється пропонувати аналогічний замінник, який відповідає технічним характеристикам.

5. Пропозиції: Пропозиції у відповідь на це Оголошення про тендер повинні містити повну фіксовану ціну, з урахуванням вартості доставки та усіх інших витрат. Ціни повинні бути представлені в гривнях. Пропозиції повинні залишатися чинними протягом не менше, ніж тридцяти (30) календарних днів після граничного строку пропозиції. Учасники повинні надавати розцінки на офіційному бланку або в офіційному форматі; у випадку, коли це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити таблицю в Розділі 3.

Крім того, учасникам тендеру, які відповідають на це Оголошення про тендер, пропонується подати:

Only the written answers issued by Chemonics will be considered official and carry weight in the RFQ process and subsequent evaluation. Any verbal information received from employees of Chemonics or any other entity should not be considered as an official response to any questions regarding this RFQ.

3.1. Information conference and Questions and Clarifications

UCBI will hold an informational briefing for all interested firms at: 4:00 PM Kiyv time on September 26, 2017 via a Skype conferenceAll interested offereors must send their Skype number to the email address [email protected].

4. Specifications: Section 3 contains the technical specifications of the required items. All commodities offered in response to this RFQ must be new and unused. In addition, all electrical commodities must operate on 220-240V, 50Hz.

Please note that, unless otherwise indicated, stated brand names or models are for illustrative description only. An equivalent substitute, as determined by the specifications, is acceptable.

5. Quotations: Quotations in response to this RFQ must be priced on a fixed-price, all-inclusive basis, including delivery and all other costs. Pricing must be presented in UAH. Offers must remain valid for not less than thirty (30) calendar days after the offer deadline. Offerors are requested to provide quotations on their official quotation format or letterhead; in the event this is not possible, offerors may complete the table in Section 3.

In addition, offerors responding to this RFQ are



1. Організаціям, які відповідають на це Оголошення про тендер - копію реєстраційних документів або бізнес-ліцензію.

2. Фізичним особам, які відповідають на це Оголошення про тендер - копію посвідчення особи.

6. Доставка: Пунктом доставки об’єктів, що зазначені в цьому Оголошенні про тендер є місто Рубіжне. У тексті своєї пропозиції, кожен Учасник повинен надати орієнтовні терміни (у календарних днях) доставки (після отримання замовлення). Орієнтовні терміни доставки, зазначені у пропозиції, стануть частиною контракту з переможцем тендеру.

7. Джерело надходження / національність / виробництво: Усі товари та послуги у рамках цього тендеру повинні мати походження з країн, які мають географічний код USAID 935 відповідно до Кодексу федеральних положень (Code of Federal Regulations - CFR) 22 CFR §228. Країна-партнер для цього Оголошення про тендер – Україна.

Учасники тендеру не можуть пропонувати або постачати товари чи послуги, які були виготовлені, зібрані, доставлені з, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Бірма (М’янма), Куба, Іран, Північна Корея, і Сирія.

8. Гарантійний термін: Гарантійне обслуговування та ремонт у межах країни-партнера є обов’язковими для усіх товарів у рамках цього Оголошення про тендер. Усі товари, запропоновані в рамках цього тендеру, повинні мати гарантію мінімум дванадцять (12) місяців від дати доставки та приймання товарів, якщо інше не зазначено у технічних специфікаціях. У момент передачі будь-якого товару Уряду України, Центру надання адміністративних послуг у Кремінній або іншому суб’єкту в країні-партнері, усі права на гарантійну підтримку та обслуговування

requested to submit the following:

1. Organizations responding to this RFQ are requested to submit a copy of their official registration or business license.

2. Individuals responding to this RFQ are requested to submit a copy of their identification card.

6. Delivery: The delivery location for the items described in this RFQ is Rubizhne. As part of its response to this RFQ, each offeror is expected to provide an estimate (in calendar days) of the delivery timeframe (after receipt of order). The delivery estimate presented in an offer in response to this RFQ must be upheld in the performance of any resulting contract.

7. Source/Nationality/Manufacture: All goods and services offered in response to this RFQ or supplied under any resulting award must meet USAID Geographic Code 935 in accordance with the United States Code of Federal Regulations (CFR), 22 CFR §228. The cooperating country for this RFQ is Ukraine.

Offerors may not offer or supply any commodities or services that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Burma (Myanmar), Cuba, Iran, North Korea, Syria.

8. Warranty: Warranty service and repair within the cooperating country is required for all commodities under this RFQ. The warranty coverage must be valid on all commodities for a minimum of twelve (12) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise specified in the technical specifications. At the time that any commodity is transferred to the Government of Ukraine, the Kreminna Administrative Services Center, or



http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR-2012-title22-vol1/pdf/CFR-2012-title22-vol1-part228.pdf

http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR-2012-title22-vol1/pdf/CFR-2012-title22-vol1-part228.pdf

передаються разом із товаром кінцевому споживачу цього суб’єкта.

9. Податки та ПДВ: Проект UCBI звільняється від податків, зборів та ПДВ країни-партнера. Відтак, UCBI оплачуватиме вартість послуг без ПДВ.

Компанія Кімонікс Інтернешнл Інк. є виконавцем програм та проектів міжнародної технічної допомоги в Україні відповідно до Угоди між Урядом України та Урядом США про гуманітарне та техніко-економічне співробітництво від 7 травня 1992 року (далі – «Угода») та закуповує товари, роботи і послуги для виконання згаданого проекту міжнародної технічної допомоги, відповідно до зазначеної вище Угоди та Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. N 153 ( 153-2002-п ) «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги»; вартість таких товарів (робіт, послуг) звільняється від податку на додану вартість (ПДВ).

Закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється коштом проекту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель.

Проект надає переможцю тендеру копію реєстраційної картки Проекту, в рамках якої здійснюється закупівля товарів, робіт і послуг, виданої Міністерством економічного розвитку і торгівлі України (МЕРТУ) та засвідчену печаткою Проекту, а також копію плану закупівлі або витяг з плану закупівлі, завірені печаткою Проекту.

another entity within the cooperating country, all rights to warranty support and service shall be transferred with the commodity to that entity’s end-user.

9. Taxes and VAT: The UCBI Project is exempt from cooperating country taxes, duties, and VAT. Therefore, UCBI shall pay for the cost of services exclusive of VAT.

Chemonics International Inc. is implementing international technical assistance programs and projects in Ukraine in accordance with the Agreement between the Government of the United States of America and the Government of Ukraine about Humanitarian and Technical Economic Cooperation of May 7, 1992 (hereinafter referred to as “Agreement”). Chemonics has to purchase goods, works and services in order to carry out the above mentioned international technical assistance project. In accordance with the abovementioned Agreement and Procedure of engaging, using and monitoring international technical assistance approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution no. 153 (153-2002-п) as of February 15, 2002, “On creating a unified system for engaging, using and monitoring international technical assistance”, the cost of such goods (works, services) is exempt from Value Added Tax (VAT).

Procurement of goods, works and services shall be made at the cost of the international technical assistance project and is relevant to the category (type) of goods, works and services mentioned in the procurement plan.

The Project shall provide the successful offeror with a copy of the registration card of the Project for purchasing the goods, works and services, issued by the Ministry of Economic Development and Trade and certified by the Project stamp, and a copy of the Procurement plan or an extract from the Procurement plan certified by the



Учасник тендеру складає в установленому нижче порядку податкову накладну щодо надання товарів (робіт, послуг) з поміткою «Без ПДВ». У податковій накладній зазначається підстава для звільнення від ПДВ (назва Проекту, номер і дата відповідного контракту). Субпідрядник подає до державного податкового органу за своїм місцезнаходженням декларацію з урахуванням зазначених вище операцій та вказує код пільги по податку на додану вартість № 14010049 відповідно до Довідника податкових пільг.БУДЬ ЛАСКА, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Претенденти повинні ствердно заявити в своєї пропозиції, що вони розуміють, що Кімонікс звільнений від сплати ПДВ і що це звільнення буде застосоване до всіх рахунків-фактур. Відсутність заяви претендентів про намір визнати звільнення від ПДВ може бути підставою для виключення з розгляду відповідно до цього Запиту пропозицій.

10. Право брати участь в тендері: Подаючи пропозицію на участь у тендері учасник підтверджує, що він та його основні співробітники не є такими, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США. Кімонікс не укладає угод з фірмами, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США.

11. Оцінка пропозицій та визначення переможця: Переможцем буде визначено учасника тендеру, який подав пропозицію згідно з інструкцією, що міститься у цьому Оголошенні про тендер, відповідає критеріям прийнятності, і пропозицію якого буде визначено оптимальною шляхом компромісного аналізу на основі таких критеріїв оцінки. Відносна значущість кожного окремого критерію відображається у кількості балів нижче:

Технічні характеристики - 30 балів:

Project stamp.

The offeror shall submit a fiscal bill for goods (works, services) completed in accordance with the procedure set forth below and marked “Without VAT”. A fiscal bill shall include the grounds for VAT exemption (Project name, number and date of the relevant contract). The subcontractor shall submit the declaration to the state tax authority at its location taking into account the abovementioned operations and mentioning VAT exemption code #14010049 according to the Tax Exemptions Directory.

PLEASE NOTE: Offerors must affirmatively state in the offer that they understand Chemonics is VAT exempt and that this exception will be recognized for all invoicing. Failure to affirmatively state offerors intention to recognize the Ukrainian VAT exemption may be grounds for exclusion for consideration and award of a contract under this RFQ.

10. Eligibility: By submitting an offer in response to this RFQ, the offeror certifies that it and its principal officers are not debarred, suspended, or otherwise considered ineligible for an award by the U.S. Government. Chemonics will not award a contract to any firm that is debarred, suspended, or considered to be ineligible by the U.S. Government.

11. Evaluation and Award: The award will be made to a responsible offeror whose offer follows the RFQ instructions, meets the eligibility requirements, and is determined via a trade-off analysis to be the best value based on application of the following evaluation criteria. The relative importance of each individual criterion is indicated by the number of points below:

Technical – 30 points:



Відповідність технічним специфікаціям і вимогам.

Доставка - 10 балів: Швидкість доставки та установки.

Післяпродажне обслуговування – 20 балів: Здатність Учасника тендеру здійснювати післяпродажне обслуговування, у тому числі гарантійне та регламентне обслуговування, зокрема в регіонах за межами столиці. Сервісні центри оцінюватимуться за критеріями наявності інструментів, технічного персоналу та запасних частин для післяпродажного обслуговування.

Ціна - 40 балів: Загальна вартість, що встановлюється в пропозиції.

Зверніть увагу, якщо будуть виявлені суттєві недоліки щодо відповідності вимогам Оголошення про тендер, пропозиція може бути визнана невідповідною та виключена з розгляду. Кімонікс залишає за собою право не зважати на несуттєві недоліки на свій розсуд.

Ми заохочуємо надсилати Ваші найкращі пропозиції. Очікується, що у тендері переможе найоригінальніша пропозиція. Проте, Кімонікс залишає за собою право здійснити будь-яку з наступних дій:

• Кімонікс може вести переговори з та/або задавати уточнюючі питання будь-якому учаснику тендеру.

• Перевага надаватиметься учасникам, які можуть виконати повний технічний обсяг робіт, згідно з Оголошенням про тендер. Проте, Кімонікс може надати перевагу учаснику лише частково, або розділити перемогу між різними постачальниками, якщо це відповідатиме найкращим інтересам проекту UCBI.

• У будь-який момент Кімонікс може

Responsiveness to the technical specifications and requirements.

Delivery – 10 points: The speed of delivery and instalation.

After-Sales Service – 20 points: The ability for the offeror to provide after-sales services, including warranty and routine maintenance, particularly in the areas outside of the capital city. Service center(s) will be evaluated on ability to be equipped with tools, staffed with technical personnel, and stocked with spare parts for after-sales service.

Price – 40 points: The overall cost presented in the offer.

Please note that if there are significant deficiencies regarding responsiveness to the requirements of this RFQ, an offer may be deemed “non-responsive” and thereby disqualified from consideration. Chemonics reserves the right to waive immaterial deficiencies at its discretion.

Best-offer quotations are requested. It is anticipated that award will be made solely on the basis of these original quotations. However, Chemonics reserves the right to conduct any of the following:

Chemonics may conduct negotiations with and/or request clarifications from any offeror prior to award.

While preference will be given to offerors who can address the full technical requirements of this RFQ, Chemonics may issue a partial award or split the award among various suppliers, if in the best interest of the UCBI Project.



скасувати це Оголошення про тендер .

Будь ласка, зверніть увагу на те, що подаючи пропозиції, учасник тендеру розуміє, що Агентство США з міжнародного розвитку не є замовником цього тендеру, й тому всі можливі претензії в письмовому вигляді необхідно подавати до Проекту UCBI, а Агентство США з міжнародного розвитку не прийматиме та не розглядатиме претензії щодо закупівель своїх контракторів. Кімонікс на свій власний розсуд приймає остаточне рішення щодо претензій, пов’язаних із цим тендером.

12. Терміни та умови: Це лише запит на подання пропозицій. Оголошення цього тендеру ні в якому разі не зобов’язує компанію Кімонікс, проект UCBI або Агентство США з міжнародного розвитку укладати договори або оплачувати витрати, що були понесені потенційними учасниками тендеру при підготовці та поданні пропозицій.

На цей запит поширюються стандартні правила та умови компанії Кімонікс. Ці правила та умови поширюються на будь-який присуджений контракт; копія повного переліку правил та умов надається за запитом. Будь ласка, зверніть увагу на наступні правила та умови:

(a) Згідно з правилами компанії Кімонікс, оплата здійснюється протягом 30 днів після доставки та приймання будь-яких товарів або результатів робіт. Оплата здійснюється лише компанії-переможцю цього тендеру; оплата не здійснюється третій стороні.

(b) Будь-який контракт, присуджений за результатами цього Оголошення про тендер, базується на фіксованій ціні (контракт може укладатися у формі замовлення).

Chemonics may cancel this RFQ at any time.

Please note that in submitting a response to this RFQ, the offeror understands that USAID is not a party to this solicitation and the offeror agrees that any protest hereunder must be presented—in writing with full explanations—to the UCBI Project for consideration, as USAID will not consider protests regarding procurements carried out by implementing partners. Chemonics, at its sole discretion, will make a final decision on the protest for this procurement.

12. Terms and Conditions: This is a Request for Quotations only. Issuance of this RFQ does not in any way obligate Chemonics, the UCBI Project, or USAID to make an award or pay for costs incurred by potential offerors in the preparation and submission of an offer.

This solicitation is subject to Chemonics’ standard terms and conditions. Any resultant award will be governed by these terms and conditions; a copy of the full terms and conditions is available upon request. Please note the following terms and conditions will apply:(a) Chemonics’ standard payment terms are

net 30 days after receipt and acceptance of any commodities or deliverables. Payment will only be issued to the entity submitting the offer in response to this RFQ and identified in the resulting award; payment will not be issued to a third party.

(b) Any award resulting from this RFQ will be firm fixed price, in the form of a purchase order.



(c) Забороняється поставка товарів або послуг, які були виготовлені, зібрані, доставлені, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Бірма (М’янма), Куба, Іран, Північна Корея, Судан і Сирія.

(d) Будь-які міжнародні перевезення літаком або морські перевезення, що здійснюються в рамках цього договору, повинні бути здійснені американськими перевізниками.

(e) Законодавство США забороняє проведення транзакцій, постачання ресурсів і надання підтримки юридичним і фізичним особам, що пов’язані з тероризмом. Постачальник за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього Оголошення про тендер, повинен забезпечити дотримання цього законодавства.

(f) Право власності на товари, що постачаються за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього Оголошення про тендер, переходить до Кімонікс після доставки товарів та їх приймання Кімонікс. Учасник тендеру несе усі ризики втрати, пошкодження та знищення товарів до моменту переходу права власності до Кімонікс.

Розділ 2: Необхідні документи

Для надання допомоги учасникам тендеру у підготовці пропозицій, нижче наведений перелік документів, які необхідно включити у пропозицію:

□ Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником учасника тендеру (див. Розділ 4)

□ Офіційну пропозицію, яка включає специфікації запропонованого обладнання (див. Розділ 3)

(c) No commodities or services may be supplied that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Burma (Myanmar), Cuba, Iran, North Korea, Sudan, Syria.

(d) Any international air or ocean transportation or shipping carried out under any award resulting from this RFQ must take place on U.S.-flag carriers/vessels.

(e) United States law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. The supplier under any award resulting from this RFQ must ensure compliance with these laws.

(f) The title to any goods supplied under any award resulting from this RFQ shall pass to Chemonics following delivery and acceptance of the goods by Chemonics. Risk of loss, injury, or destruction of the goods shall be borne by the offeror until title passes to Chemonics.

Section 2: Offer Checklist

To assist offerors in preparation of proposals, the following checklist summarizes the documentation to include an offer in response to this RFQ:

□ Cover letter, signed by an authorized representative of the offeror (see Section 4 for template)

□ Official quotation, including specifications



□ Копію реєстраційного свідоцтва учасника тендеру та ліцензій на здійснення відповідної діяльності (див. Розділ 1.5)

Розділ 3: Технічні характеристики та технічні вимоги

Дивіться нижче

Розділ 4: Супровідний лист

Супровідний лист повинен бути надрукований на фірмовому бланку та оформлений/підписаний/завірений печаткою уповноваженим представником учасника тендеру:

Кому: Проект «Зміцнення громадської довіри» (UCBI - II)

Тема: RFQ № UCBI II-EST-016

За місцем вимоги:

Ми, що нижче підписалися, подаємо пропозицію виконати усі роботи, необхідні для завершення діяльності та вимоги, вказані у вищезазначеному Оголошенні про тендер. Пропозиція додається.

Ми визнаємо та погоджуємося з усіма правилами, умовами, спеціальними положеннями та інструкціями, включеними у вищезазначене Оголошення про тендер. Ми також засвідчуємо, що нижчезазначена фірма, а також головні співробітники фірми та усі товари та послуги, зазначені у пропозиції, мають право брати участь та відповідають критеріям прийнятності для даної закупівлі відповідно до умов тендеру та правил USAID.

Крім того, ми підтверджуємо, що за наявною у

of offered equipment (see Section 3 for example format)

□ Copy of offeror’s registration or business license (see Section 1.5 for more details)

Section 3: Specifications and Technical Requirements

See below

Section 4: Offer Cover Letter

The following cover letter must be placed on letterhead and completed/signed/stamped by a representative authorized to sign on behalf of the offeror:

To: Ukraine Confidance Building Initiative II (UCBI – II) Project

Reference: RFQ no. UCBI II-EST-016

To Whom It May Concern:

We, the undersigned, hereby provide the attached offer to perform all work required to complete the activities and requirements as described in the above-referenced RFQ. Please find our offer attached.

We hereby acknowledge and agree to all terms, conditions, special provisions, and instructions included in the above-referenced RFQ. We further certify that the below-named firm—as well as the firm’s principal officers and all commodities and services offered in response to this RFQ—are eligible to participate in this procurement under the terms of this solicitation and under USAID regulations.



нас інформацією: Ми не маємо близьких, сімейних або

фінансових відносин з будь-якими співробітниками Кімонікс або Проекту UCBI;

Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими іншими учасниками тендеру, що представили свої пропозиції; та

Ціни у нашій пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.

Уся інформація, яка міститься у нашій пропозиції, та усі супровідні документи є вірними та точними.

Ми розуміємо та погоджуємося із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Цим підтверджуємо, що додані засвідчення та інші заяви є точними, актуальними та повними.

Підпис уповноваженої особи:

ПІБ та посада:

Дата:

Назва компанії:

Адреса компанії:

Телефон та вебсайт компанії:

Реєстраційний номер або номер Свідоцтва платника податків:

Компанії DUNS #:

Чи є у компанії дійсний банківський рахунок (Так/Ні)?

Офіційна назва, пов’язана з банківським

Furthermore, we hereby certify that, to the best of our knowledge and belief:

We have no close, familial, or financial relationships with any Chemonics or UCBI project staff members;

We have no close, familial, or financial relationships with any other offerors submitting proposals in response to the above-referenced RFQ; and

The prices in our offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition.

All information in our proposal and all supporting documentation is authentic and accurate.

We understand and agree to Chemonics’ prohibitions against fraud, bribery, and kickbacks.

We hereby certify that the enclosed representations, certifications, and other statements are accurate, current, and complete.

Authorized Signature:

Name and Title of Signatory:

Date:

Company Name:

Company Address:

Company Telephone and Website:

Company Registration or Taxpayer ID Number:

Company DUNS #:

Does the company have an active bank account (Yes/No)?



рахунком (для оплати):Official name associated with bank account (for payment):



Section 3: Specifications and Technical Requirements / Розділ 3: Технічні характеристики та технічні вимоги

The table below contains the technical requirements of the commodities/services. Offerors are requested to provide quotations containing the information below on official letterhead or official quotation format. In the event this is not possible, offerors may complete this Section 3 and submit a signed/stamped version to Chemonics. / У таблиці нижче наведені технічні вимоги до товарів/послуг. Учасники тендеру повинні подати пропозиції, що містять відповідну інформацію на фірмовому бланку або відповідно до офіційного формату пропозиції. Якщо це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити Розділ 3 та подати його з підписом/печаткою до Кімонікс.

Line Item

/ Пункт

Description and Specifications / Опис і технічні характеристики Qty / Кількість

Items and Specifications

Offered / Пропоновані елементи та

технічні характеристики

Unit Price UAH /

Ціна за од. грн

Total Price

UAH / Всього

грн

Solution to automation of the service on issuing social subsidies for housing services through installation of an e-document sharing platform./ Рішення щодо автоматизації послуг з надання соціальних субсидій на житлово-

комунальні послуги через встановлення платформи доступу до електронних документів

1

General Requirements:/ Загальні вимоги

1. Offerors must provide a unified platform for electronic document sharing among the process participants. Introducing e-document to digitalize supportive document for process of housing subsidies and reduce need to access paper based originals. for Department of Labor and Social Protection of Population of Rubizhne City Administration (DLSPP)./ Учасники тендеру повинні забезпечити єдину платформу для доступу до електронних документів для учасників процесу. Запровадження електронних документів для оцифровки



супровідних документів для опрацювання надання субсидій на житлово-комунальні послуги та зменшення потреби доступу до оригіналів документів на паперових носіях для Управління праці та соціального захисту населення (УПСЗН) Рубіжанської міської адміністрації.

2. Solution of the introduced platform must have capacity for further development and full automation of the business process of the service on assigning housing subsidies. / Рішення для запровадженої платформи повинне передбачати можливість подальшого розвитку та повної автоматизації бізнес процесу надання послуг з надання субсидій на житлово-комунальні послуги.

3. Offerors must have at least 15-year validated experience working in the Ukrainian ICT market./ Учасники тендеру повинні мати принаймні 15 років підтвердженого досвіду роботи на ринку ІКТ в Україні.

4. Offerors must have a validated succeed experience of implementation of automation solution to the services on full automation of the business process of the service on assigning housing subsidies. Reference letter from exiting the customer is mandatory. / Учасники тендеру повинні мати підтверджений досвід успішної реалізації автоматизованого рішення щодо послуг з повної автоматизації бізнес процесу надання послуг з призначення субсидій на житлово-комунальні послуги. Вимагається рекомендація клієнта.

5. Solution must include client access license necessary for work for all employees (30 person) of Department of Labor and Social Protection of Population of Rubizhne City Administration participating in the process of services issuing social subsidies for housing. / Рішення повинне включати ліцензію доступу клієнта, що необхідна для роботи всіх працівників (30 особа) Управління праці та соціального захисту населення (УПСЗН) Рубіжанської міської адміністрації, що беруть участь у процесі надання послуг з надання соціальних субсидій на житлово-комунальні послуги.

6. Selected offeror must install solution on the organization’s server if necessary re/install server software (e.g. Windows Server, SQL Server). Note: All licensing for server software (e.g. Windows Server, SQL Server) will be provided by the Department of Labor and Social Protection of Population of Rubizhne City Administration. / Обраний учасник



тендеру повинен встановити рішення на сервер організації і за необхідності пере/установити програмне забезпечення (напр. сервер Windows, сервер SQL). Примітка: Всі ліцензії на сервер на програмне забезпечення для сервера (напр. сервер Windows, сервер SQL) будуть передані Управлінню праці та соціального захисту населення (УПСЗН) Рубіжанської міської адміністрації.

7. In order to company must ensure successful implementation of the new automated solution. Company must provide testing for the solution to the DLSPP staff and with series of on-the-job and formal trainings on introduced solution. Selected offeror must also provide detailed manuals for system users and system administrators of customized solution./ Компанія повинна забезпечити успішну реалізацію нового автоматизованого рішення. Компанія повинна забезпечити тестування рішення персоналом УПСЗН та проведення низки тренінгів на робочому місці та формального навчання роботі зі встановленим рішенням. Обраний учасник тендеру також повинен надати посібники щодо роботи з індивідуальним рішенням для користувачів та адміністраторів системи.

8.Solution must have a compliance with requirements legislation of Ukraine./ Рішення повинне відповідати вимогам законодавства України.9.Offerors must have all necessary security certifications to install their solution on governmental sector./ Учасники тендеру повинні мати всі необхідні сертифікації для встановлення рішень для урядового сектора.10. Selected offeror must provide technical support for the solution at least 1 year. / Обраний учасник тендеру повинен надавати технічну підтримку рішення протягом принаймні 1 року.

a. Selected offeror must provide all software update during 1 year for free. / Обраний учасник тендеру повинен забезпечувати безоплатне оновлення програмного забезпечення протягом принаймні 1 року.

b. Selected offeror must provide all security update for the solution at least 2 years for free./ Обраний учасник тендеру повинен забезпечувати безоплатно всі оновлення систем безпеки для рішення протягом принаймні протягом 2 років.



c. If bugs will be found in the solution, company must fix the bug max in 2 working day./ Якщо в рішенні буде виявлено програмні помилки, компанія повинна виправити такі програмні помилки максимум протягом двох робочих днів.

d. Selected offeror must provide updates to be aligned with legislation requirements. time for a change for the legislation compliance will not exceed 2 weeks. / Обраний учасник тендеру повинен забезпечити відповідність оновлень вимогам законодавства. Час для внесення змін для забезпечення законодавству не повинен перевищувати 2 тижні.

11. If the change is required, some kind of the security certifications, selected offeror must obtain all necessary certification timely manner. / Якщо вимагається зміна чи будь-які види сертифікації систем безпеки, обраний учасник тендеру повинен вчасно отримати всі необхідні сертифікації.

Additional Requirements:/ Додаткові вимоги:

1. The system should be ERP-class and be able to operate the following modules to build a comprehensive management solution for unified information database./ Система повинна бути класу ERP і повинна бути спроможною управляти такими модулями для побудови комплексного управлінського рішення для єдиної інформаційної бази даних.

a. Electronic document management./ Електронний документооблік.

b. Personnel management: personnel records, staffing, payroll, recruiting (recruitment and hiring of staff), management personnel training, certification of personnel./ Управління кадрами: облік кадрів, укомплектування кадрами, оплата праці, прийом на роботу (відбір та оформлення на посаду), тренінг управлінського персоналу, сертифікація персоналу.

c. Accounting and tax: accounting of fixed assets, inventories and



costs, payments to contractors, accounts payable and receivable, tax accounting, management control of key performance indicators./ Облік та податки: облік основних засобів, товарно-матеріальних запасів та видатків, платежів підрядникам, рахунків до оплати та отримання, податковий облік, контроль ключових індикаторів роботи.

d. Contract management: Management of a unified register of the company contracts, management agreement and contract changes, access control, iterative, serial-to-parallel agreement and approval of the contract documents, formation and storage of electronic visas and resolutions, the formation of the original text of the treaty, control of business processes contract performance. / Управління контрактами: Управління Єдиним реєстром контрактів компанії та змін до контрактів, контроль доступу, ітеративного, послідовно-паралельного погодження та затвердження контрактних документів, формування та зберігання електронних віз та постанов, формування оригінальних текстів угоди, контроль за бізнес процесом виконання контрактів.

e. Procurement management and integration with the system of electronic procurement registration and stages of processing movement of documents in accordance with the approved processes, automated reflection of posted documents, automated placement of a business process on a particular site conditions of the system of the procurement procedure and receive a certain area of the results is complete procurement procedure./ Управління закупівлями та інтеграція з системою реєстрації електронних закупівель та етапів обробки руху документів у відповідності до затверджених процесів, автоматизоване відображення розміщених документів, автоматизоване розміщення бізнес процесу на конкретному сайті системи умов процедури закупівель та отримання певної області результатів для завершення процедури закупівель.

f. Unified system access control system users (role model) to all functions and data./ Користувачі єдиної системи контролю доступу (рольова модель) до всіх функцій і даних.



g. Unified system database administration./ Адміністрування бази даних єдиної системи.

h. Electronic document management module should be automatically integrated with all other modules of the system:/ Модуль управління електронними документами повинен бути автоматично інтегрований з усіма іншими модулями системи:

I. When you work with documents (access, control, ...) should take into account all staff and personnel changes/ Коли ви працюєте з документами (доступ, контроль…) повинен брати до уваги всі зміни в персоналі та кадрові зміни

II. Documents for all processes (shared workflow, personnel management, accounting, fixed assets accounting, procurement management, ...) must be performed in a single user interface/ Документи за всіма процесами (розподілений робочий процес, управління кадрами, облік, облік основних засобів, управління закупівлями…) повинні виконуватися в єдиному інтерфейсі користувача

III. Documents on all processes (shared workflow, personnel management, accounting, fixed assets accounting, procurement management, ...) must be based on uniform methods and treatment arrangements (negotiation, signature, write-offs in the archive)./ Документи за всіма процесами (розподілений робочий процес, управління кадрами, облік, облік основних засобів, управління закупівлями…) повинні ґрунтуватися на єдиних методах та комбінації умов

2. The system should include a means for self-development and support of internal specialists, the system:/ Система повинна включати засоби саморозвитку та підтримки штатними спеціалістами, система:

a. The ability to describe business processes schemes and schemes of movement documents in graphical form in the abstract BPMN 2.0 without programming with reference to the specific system objects: document, resolution, any other set of



data. In the description of the scheme the opportunity to ask the state and behavior of the process./ Здатність описувати схеми бізнес процесу та схеми руху документів в графічній формі у витягу BPMN 2.0 без програмування з посиланням на конкретні об’єкти системи: документ, постанова, будь-який інший набір даних. В описі системи – можливість здійснити запит про стан та динаміку процесу.

b. Ability to change any system screen forms without programming, the ability to add / remove / change the on-screen elements./ Можливість змінити будь-які форми екрану системи без програмування, можливість додати/ вилучити/ змінити елементи на екрані.

c. Ability to change any display system interfaces without programming, the ability to change the composition of the list and sets the information displayed./ Можливість змінити інтерфейси системи екрану без програмування, можливість змінити склад списку та комплексу інформації, що відображається.

d. Ability to change all kinds of reflections in a set of data without programming, the application of different types of reflections of the same set of information, the ability to customize various display modes for different users./ Можливість змінити всі види відображення в комплексі даних без програмування, застосування різних типів відображення подібних комплексів інформації, можливість налаштувати різні режими відображення для різних користувачів.

e. Automatic all user actions, the ability to configure what actions in logs./ Автоматизувати всі дії користувача, можливість здійснювати конфігурацію того, які дії вносяться до протоколу.

f. Automatic log of all changes on all possible data, the ability to customize the data on exactly how to carry out the magazine: tables, fields, tables, additional conditions. / Автоматичне протоколювання всіх змін усіх можливих даних, можливість здійснювати налаштування даних щодо того, як конкретно вести журнал: таблиці, поля, таблиці, додаткові умови.



g. Ability to set different conditions for selection of data sets without programming./ Можливість встановлювати різні умови для обрання комплексів даних без програмування.

h. The ability to describe and change the structure of the database without programming and without any changes directly to the database server, the ability to describe the system in an arbitrary set of additional features in all data sets. / Можливість описувати та змінювати структуру бази даних без програмування та без змін безпосередньо сервера бази даних, можливість описувати систему в довільному комплексі додаткових компонентів в усіх комплексах даних.

i. Automatic recognition of all user and administrative settings during system development packages updates for the impossibility of losing settings when you change the behavior of the kernel./ Автоматичне розпізнавання всіх налаштувань користувачів та адміністраторів під час оновлення програмного забезпечення для розвитку системи для унеможливлення втрати даних при зміні параметрів фрагменту програми.

j. Ability to configure universal access to system objects, override access, issuing access only for a specified period/ Можливість здійснювати конфігурації універсального доступу до об’єктів системи, доступу для коригування, надання доступу на конкретний період.

k. The ability to embed arbitrary custom methods at any point of operation of the business process. / Можливість вбудовування методів для здійснення довільних налаштувань в будь-який час здійснення бізнес процесу.

l. Presence integration with BI-system, system that provides: / Наявність інтеграції з системою ВІ, системою, що передбачає:

i. The work interactively with dashboards and analytical tools on which the analysis results are displayed in the form of scales, charts, indicators, as well as in tabular form; / Інтерактивну роботу з панелями та



аналітичними інструментами, на яких відображаються результати аналізу у формі шкали, графіків, індикаторів, а також у формі таблиць;

ii. Working in the construction of new ideas; / Робота для формування нових ідей;

iii. consolidation of data on the various activities of the organization; / консолідація даних за різними діяльностями організації;

iv. information retrieval capabilities. / можливості вилучення інформації.

3. Supplier for the Customer's requirements to demonstrate the presence of the base software, and demonstrate the platform features: (Standard-reference information, work with documents, monitor the implementation of the document, search documents and archiving documents, access rights to the documents, delegate access to documents, the signing of documents using electronic signature, Collaborate with the document, construction of business processes, work on mobile devices, synchronization with the site, Work with the calendar, Management non standardized processes, priorities of tasks, KPI requirements, Workload management, System Administration Integrated development tools) / Постачальник згідно вимог Замовника для відображення наявності базового програмного забезпечення та демонстрації характеристик платформи: (стандартна довідкова інформація, робота з документами, моніторинг реалізації документа, пошук та архівування документів, права доступу до документів, передання доступу до документів, підпис документів за допомогою електронного підпису, співпраця за документом, побудова бізнес процесу, робота на мобільних пристроях, синхронізація з сайтом, робота з календарем, управління нестандартизованими процесами, визначення черговості завдань, вимоги КРІ, управління робочими процесами, інструменти інтегрованої розробки адміністрування системи).

Functional Requirements:/ Функціональні вимоги:



1. Each user should have a personal document space (storage) for creating, receiving and sending documents. Document is an entity further called “Folder” (дело) which have attributes, attached files. / Кожен користувач повинен мати персональний обсяг пам’яті для документів (зберігання) для створення, отримання та відсилання документів. Документ є єдиним цілим, що надалі іменується «Справа», яка має параметри, файли-додатки.

a. Attributes should be at least (but not limited to) the following:/ Параметри повинні включати, як мінімум, такі: “Folder” Creating Date/ Дату створення «справи» “Folder” Number/ Номер «справи» Reference Number to External Database (Just a String) /

Номер справи у зовнішній базі даних (тільки серія) Subject of “Folder”/ Предмет «справи» Type of “Folder”/ Тип «справи» Indicators (e.g. whether “Folder” (дело) refers to

application submitted for the first time or not, needs submission to inspectors, needs submission to commission, etc.)/ Індикатори (напр. чи стосується «справа» заяви, яку подано вперше чи ні, чи потребує подання на розгляд інспекторам, потребує подання на розгляд комісії, тощо)

“Folder” (дело) finalization date/ Дата завершення «справи»

“Folder” finalization deadline date / Дата кінцевого терміну завершення «справи»

b. Attach Files on “Folder” should also have attributes at least (but not limited to) the following:/ Файли, що є додатками до «справи», повинні мати принаймні (проте не обмежуються) такими параметрами: Documents status/ Статус документу Comments/ Коментарі Descriptions/ Опис Document Type/ Тип документу

c. System should have an ability to add custom attributes on “Folder” and Attached Files with indication what role on system



could edit attribute. (Configurable feature by system administrator)/ Система повинна мати можливість додавати персоналізовані характеристики «справи» та файлів, що додаються, із зазначенням того, яку роль у системі може редагувати характеристика (Параметри, що можуть бути конфігуровані адміністратором системи).

d. “Folders” should have calculated attribute indication wheater all mandatory documents types are attached to folder (Configurable feature by system administrator, what document types are mandatory to specify is “Folder” is done or not). / «Справи» повинні мати розраховані та додані до «справи» (Параметри, що можуть бути конфігуровані адміністратором системи, які типи документів є обов’язковими для вказання того, чи «справу» завершено чи ні).

2. Users should have ability to transfer “folder” to another user (Document sharing). / Користувачі повинні мати можливість передавати «справу» іншому користувачу (надання доступу до документів).

3. System should generate document sharing report by each user (which will contain what “Folder” (documents) that was received and sent with a user’s info, date-time, and list of the files in “Folder”) / Система повинна генерувати звіт про надання доступу до документів кожним користувачем (який міститиме інформацію про те, які документи до «справи» було отримано та надіслано з інформацію про користувача, дата-час, та список файлів у «справі»)

4. Document sharing report should be printable, and have a signature space for employees/ Звіт про надання доступу до документа повинно бути можливо роздрукувати, і він повинен мати місце для підпису працівниками

5. System administrator should have ability to define roles and access rights for system users. (Access level on folder, access level on files, access level on attributes)/ Адміністратор системи повинен мати можливість ролі та права доступу користувачів системи. (Рівень доступу до справи, рівень доступу до файлів, рівень доступу до характеристик)

6. Task assignment ability when document is sent to employee (user),



system must be capable to see employee’s (user’s) workload before transferring “Folder” to employee./ Можливість розподілу завдань при надсиланні документу працівникові (користувачу), система повинна мати можливість бачити рівень зайнятості працівника (користувача) до передання працівникові «справи».

7. System should have a common document repository for typical documents such a document forms and templates./ Система повинна мати спільний архів документів для типових документів, таких як форми та шаблони документів.

8.The system must have a function of managing hard copy archive through generating, printing and scanning the barcodes. System should generate unique barcode for each document “Folder” (дело). System must have an ability of referring to the electronic version of the “Folder” (дело) upon scanning the relevant barcode. The system should be integrated with the barcode generation, printing and scanning modules, including barcode printing and scanning hardware equipment./ Система повинна мати функцію керування архівними файлами за допомогою генерування, друку та сканування штрих-кодів. Система повинна генерувати унікальний штрих-код для кожного документа «Папка» (дело). Система повинна мати можливість посилання на електронну версію папки (дело) при скануванні відповідного штрих-кодуСистема повинна бути інтегрована з генерацією штрих-кодів, модулями друку та сканування, включаючи обладнання друку та сканування штрих-кодів.

Note: Barcode printing and scanning hardware equipment will be procured in close consultation with the company (implementing organization) based on necessary specifications and features of the system./ Обладнання для друку та сканування штрих-кодів буде закупатись в тісній консультації з компанією (організацією-виконавцями) на основі необхідних технічних характеристик та характеристик системи.

Additional Functional Requirements:/ Додаткові функціональні вимоги:



Working on Documents./ Робота над документами.

1. Maintain a single directory Staff: Referencing details HR employee when specifying the document (name, position, etc.)/ Адмініструвати єдиний каталог «Персонал»: робити посилання на інформацію про працівника при зазначенні документа (ім’я, посада, тощо)

2. Maintain a single directory contractors: Referencing details on counterparty when specifying the counterparty in the document (name, address, contact person, etc.)/ Адмініструвати єдиний каталог «Підрядники»: робити посилання на інформацію про контрагента при зазначенні контрагента в документі (назва, адреса, контактна особа, тощо)

3. Work with the types of documents: Create custom document types (incoming, outgoing, order, application, business trips, etc.). Defining the rules of operation for the type of document: the planned execution time, usually numbering, etc./ Працювати з видами документів: Створити персоналізовані типи документів (вхідні, вихідні, наказ, заява, відрядження, тощо). Визначення правил діяльності за типом документа: планований час виконання, зазвичай, нумерація, тощо.)

4. Automatic document numbering on arbitrary rules: By unique sequentially, In terms of types of, In terms of periods (year, month), In terms of units, The custom algorithm. / Автоматична нумерація документа за довільними правилами: згідно унікальної послідовності, за типом, за періодом (рік, місяць), за компонентами, за алгоритмом налаштування.

5. Organization of the e- nomenclature - organizing documents in folders:/ Організація електронної класифікації – організація документів у справи:

a. In terms of the types of documents / За типом документівb. In terms of documents log / За журналом документівc. Depending on the state of the document processing (pending

for execution on the control) / Залежно від стану обробки документу (до часу виконання на контролі)

6. Registration and classification of an any number of electronic images of a document - attachments of any format (Word, Excel, PDF) /



Реєстрація та класифікація будь-яких електронних зображень документа – додатки в будь-якому форматі (Word, Excel, PDF)

7. Priniting and scanning documents directly from the system and attach a scanned file to an electronic document system./ Друкування та сканування документів безпосередньо з системи та додавання сканованого файлу до системи електронних документів.

8. Integration with email - incoming emails directly in the system/ Інтеграція з електронною поштою – вхідні електронні листи безпосередньо до системи

9. Digital signature: Providing System Tools, Work with external certified centers./ Цифровий підпис: забезпечення інструментів системи, робота із зовнішніми сертифікованими центрами.

10. The history of the passage of the document - all actions with the document in the system (date-time user): Create, Change, Removal, Move, Add the document Resolutions, ect./ Історія проходження документу – всі дії з документом в системі (дата-час користувач): Рішення Створити, Зміна, Вилучення, Перенесення, Додання документу, тощо.

11. Create custom links between documents "in response to", "execute", "prop: the counterparty, the subject", etc./ Створити посилання між документами «у відповідь на», «до виконання», «властивості: контрагент, предмет», тощо.

12. Creation of complex structured documents (paragraphs, subparagraphs), mapping and printing/ Створення комплексу структурованих документів (параграфи, розділи параграфів), мапування та друк

13. The use of hyperlinks to documents in the document body/ Використання гіперпосилань на документи у тілі документа

14. Create draft documents to their places of origin/ Створити проекти документів на місці їх походження

15. Control versions of documents/ Контрольні варіанти документів16. Approved the processing regulations for each type of document/

Затвердження правил обробки для кожного типу документа 17. Fully automated routing of documents in accordance with approved

regulations/ Повністю автоматизований роутинг документів у відповідності до затверджених правил



18. Dynamically determine the participants of the document processing at every management level/ В динамічному режимі визначати учасників процесу обробки документу на кожному управлінському рівні

19. Identify and correct processing errors in the document management level available/ Визначити та виправити помилки в обробці на доступному рівні управління документом

20. Automatic closing documents in accordance with the approved regulations, depending on the type of document/ Автоматичне закриття документів у відповідності до затверджених правил в залежності від типу документу

21. Transparency workflow - all participants in document processing available information on the process of moving and processing of documents for decision-making:/ Прозорість документообігу – всі учасники процесу обробки документа в наявній інформації щодо процесу руху та обробки документів для прийняття рішень:

a. Display the document's location/ Відображення місцезнаходження документа

b. Display the status of the processing of each resolution the document/ Відображення стану обробки кожного рішення за документом

c. Display information on the documents that are bound to the current (connection type "in response to", "counterparty", "On the question of the type") / Відображення інформації за документом, що зв’язана з поточним (тип зв'язку «у відповідь на», «контрагент», «з питання типу»)

d. Ability to quickly view and analyze related documents/ Можливість швидко переглядати та аналізувати пов’язані документи

22. Construction of analytical reporting on document circulation in the various sections:/ Побудова аналітичної звітності за обігом документу в різних розділах:

a. Status of implementation of documents in the context of company and divisions/ Стан реалізації документа в контексті компанії та підрозділів

b. The load level on units/ Рівень завантаженості структурних одиниць



c. criteria for assessing the level of performance discipline/ критерії оцінки рівня виконавчої дисципліни

d. Etc./ тощо

Control execution of document/ Контрольне виконання документа

1. Add any number of resolutions and instructions in the document./ Додати будь-який номер рішення та інструкції в документі.

2. Create a hierarchy of resolutions - the ability to add resolution to a resolution. implementation of resolutions of the tree control./ Створити ієрархію рішень – можливість додати рішення до рішення. Реалізація рішення дерева контролю.

3. Control for the planned and actual period of implementation of the resolution / order / document as a whole./ Контроль за планованою та фактичною реалізацією рішення/ наказу/ документа в цілому

4. The presence of the intermediate control points on the implementation of resolution / order/ Наявність проміжних точок контролю в реалізації рішення/ наказу

5. Accounting for implementing reports and summaries, control on the resolution / behalf/ Облік реалізації звітів та викладу, контроль за рішенням/ виконанням

6. Control of execution of each item of the document in the complex structured instruments/ Контроль виконання кожного пункту документу в документах з комплексною структурою

7. Formulation documents for control:/ Формулювання документів для контролю Ability to multi-level control, level unit and the company as a

whole/ Можливість багаторівневого контролю, на рівні структурного підрозділу та компанії в цілому

Automatic control over the timing and responsibility for each stage of processing document/ Автоматизований контроль за часом та відповідальністю на кожній стадії обробки документа

8. Notification system for executors:/ Система повідомлень для виконавців: Interactive pop-up/ Інтерактивне спливаюче вікно Sheets by e-mail/ Надсилання відомостей електронною поштою



Color indication of "their" documents./ Позначення «їхніх» документів кольором.

9. The system of reminders for executors and managers:/ Система нагадувань для виконавців та менеджерів: On the timing of the document/ Щодо часу за документом On with the implementation of the document/ Вмикається під час

реалізації документа The level of document control/ Рівень контролю за документом

10. Monitoring of outstanding documents for all management levels:/ Моніторинг документів, що очікують на виконання, на всіх управлінських рівнях: Personal control/ Особистий контроль Control unit level/ Рівень контролюючого підрозділу Control at the direction of the (production, finance, HR, etc.)/

Контроль за вказівкою (генеруючого, фінансового, кадрового управління, тощо)

Control at company level/ Контроль на рівні компанії

Searching System/ Система пошуку

1. Search for the documents in the repository by a combination of document details./ Пошук документів в архіві за комбінацією деталей документа.

2. Contextual search for file attachments of any document format (Word, Excel, PDF)./ Пошук файлів-додатків у будь-якому форматі (Word, Excel, PDF) за контекстом.

3. Ability to save searching and use it as a template for similar queries./ Можливість зберігати результати пошуку та використовувати їх як шаблон для подібних запитів.

Archiving of Documents/ Архівування документів

1. Write-off documents in the archive and storage in accordance with the nomenclature of doing business. The method of archiving documents: To removable media, Move to a separate database, Storage in the current database with special access policy/ Списання документів до



архіву та зберігання у відповідності до класифікації здійснення діяльності. Метод архівування документів: Вилучити носій, Перемістити до окремої бази даних, Зберігання у наявній базі даних зі спеціальною політикою щодо доступу

2. Working with documents in the archive: Ability to search, view, ability to extract from the archive for further processing./ Робота з документами в архіві: Можливість здійснення пошуку, перегляду, можливість робити витяги з архіву для подальшої обробки.

3. Protection of documents from changes in the archive./ Захист документів від зміни в архіві.

Access Management on Documents/ Управління доступом до документів

1. Definition of the rules restricting access to documents:/ Визначення правил, що обмежують доступ до документів: In terms of the types of documents/ За типами документів In terms of access policy to documents./ За політикою доступу до

документів. In terms of units/ За структурними підрозділами depending on the processing status of the document (pending for

execution on the control)/ залежно від стану обробки документу (до виконання на контролі)

By type of action: read, edit, delete, etc./ За типом дії: читати, редагувати, вилучити, тощо.

2. Ranking of access in accordance organization structure:/ Класифікація доступу у відповідності до організаційної структури: Head unit scans and monitors all the documents over which

employees work units/ Головний підрозділ сканує і моніторить всі документи, над якими працює підрозділ

An employee works only with their documents and did not see the documents on which other work/ Працівник працює тільки над своїми документами і не бачить документів, над якими працюють інші

3. The ability to hide from all the document, except for members of its processing/ Можливість приховати документ від усіх, окрім тих, хто



залучений до його опрацювання

4. Divert all documents and resolutions in the absence of the head in the workplace, the employee who replaces him/ Відхилення всіх документів та рішень за відсутності керівника на робочому місці, працівника, який його заміщає

5. Delegate for approval of documents/ Делегування затвердження документів

6. Return the authority to document processing owner at the end of the term of delegation/ Повернення повноважень власнику обробки документа наприкінці терміну делегування

Designing business processes/ Розроблення бізнес процесу

1. Visual description of business processes of the documents in the service and parts businesses, business rules transition from stage to stage, the timing of processing at each stage./ Візуальний опис бізнес процесу щодо документів в обробці та перехід бізнес правил від стадії до стадії, час на обробку на кожній стадії.

2. Separation and authorize user access to documents and details of the stages of processing for each business process./ Відокремлення та надання повноважень на отримання доступу користувача до документів та інформації про стадії обробки для кожного бізнес процесу.

3. Expandable business rules using the methods of user self-writing techniques./ Розширені бізнес правила з використанням методів технік самоформування користувача.

4. Working with custom document processing scenarios./ Робота з персоналізованими сценаріями обробки документів.

5. Flexible composition of the process./ Гнучка структура процесу.6. Parallel processing document multiple stakeholders./ Паралельна

обробка декількома учасниками.7. Graphical display of business processes./ Графічне відображення

бізнес процесу.8. Working with tasks through the calendar (analysis, adding,

performance)./ Робота із завданнями за календарем (аналіз,



додавання, виконання).9. The ability to automatically and manually assign priority task based

on prescribed conditions./ Можливість автоматично та в ручному режимі розподіляти завдання на основі встановлених умов.

10. Defining and Monitoring KPI for each process./ Визначення та моніторинг КРІ для кожного процесу.

11. The ability to add to the already deployed KPI processes./ Можливість додати вже застосовані процеси КРІ.

12. The ability for managers to balance the load based on the number of processes (documents) to reallocate staff and other employees./ Можливість менеджерам врівноважувати навантаження на основі кількості процесів (документів) для перенаправлення штатного персоналу та інших працівників.

13. Automatic redistribution processes (documents), depending on the load./ Автоматичний перерозподіл процесів (документів) залежно від навантаження.

Administration systems and tools development/ Розробка систем та інструментів адміністрування

1. Administration and protection:/ Адміністрування та захист:a. Authentication of users in the system/ Авторизація

користувачів в системіb. Authentication Mechanism/ Механізм авторизаціїc. Protocol data transmission between system components

(database server - application server - client)/ Передання протокольних даних між компонентами системи (сервер бази даних – сервер звернень – клієнт)

d. Protection log data channel (SSL, TLS, other)/ Захист каналу журналу даних (SSL, TLS, інші)

2. Ability to connect external users/ Можливість під’єднання зовнішніх користувачів

3. Log users and data protection from unauthorized access:/ Користувачі журналу та захист даних від неавторизованого доступу:

a. Formation of individual menu for each user by the system administrator/ Формування індивідуальних меню для



кожного користувача адміністратором системиb. Description of roles user groups to access information and

system functions/ Опис ролей груп користувачів щодо доступу до інформації та функцій системи

4. Administrative information database system/ Система бази даних адміністративної інформації

5. Description of the structures of the information base:/ Опис структури інформаційної бази

a. Description of the purpose of each table/Опис мети кожної таблиці

b. A description of the purpose of each field of the table/ Опис мети кожного поля в таблиці

c. A description of all primary and secondary keys/ Опис всіх первинних та вторинних кодів

d. Data protection from unauthorized access:/ Захист даних від неавторизованого доступу:

e. Description of the role of groups of users access to information and functions of the system/ Опис ролі доступу груп користувачів до інформації та функцій системи

f. Formation of individual menu for each user administrator forces/ Формування індивідуального меню для кожної групи користувач-адміністратор

g. Accounting and control of the user experience:/ Облік та контроль досвіду користувача:

h. Monitoring of the user experience/ Моніторинг досвіду роботи користувача

i. User experience with the system log/ Досвід роботи користувача з системним журналом

j. Adjustments to the users of any given log information in the system over a given period of time/ Налаштування будь-якої інформації з журналу в системі для користувачів протягом певного періоду часу

k. Ability to encrypt key information/ Можливість шифрувати ключову інформацію

l. System performance when a large number of documents and the number of simultaneous users:/ Активність системи за



великої кількості документів та одночасних користувачівm. Adding a document/ Додавання документуn. Document search/ Пошук документуo. View the list of documents/ Перегляд списку документівp. Sort documents/ Сортування документівq. The ability to recover after a power failure or communication

channel:/ Можливість відновлення після відключення електроенергії чи комунікаційного каналу:

r. Violation of the integrity of the database/ Порушення цілісності бази даних

s. Loss / damage of the current document, etc./ Втрата/ пошкодження поточного документа, тощо

Built-in Development/ Вбудована розробка

1. The ability to embed custom methods in any part of the program/ Можливість вбудувати методи персоніфікованих налаштувань в будь-якій частині програми

2. The possibility of correcting any reports available in the system and users create their own reports/ Можливість виправлення будь-яких звітів, що наявні в системі, та створення користувачами своїх власних звітів

3. The possibility of amending the database tables and add your own tables/ Можливість внесення змін до таблиць бази даних та додавання власних таблиць

4. Ability to write and embed their own applications by employees in/ Можливість писати та вбудовувати власні додатки працівниками

5. Availability of procedures describe systems that can be used by employees in writing their own applications (API - library)/ Наявність систем з опису процедур, які можуть використовуватися працівниками при написанні власних додатків (API -бібліотека)

6. The mechanism of updates and transition to new versions based active use by employees of the above means/ Активне застосування працівниками способів, що зазначені вище, що ґрунтуються на механізмі оновлення та переходу на нові версії



System Technical requirements:/ Технічні вимоги системи:

1. Solution Application Server should work on Windows Server./ Сервер звернень рішення повинен працювати на сервері Windows.

2. Client of the Solution should work on Windows 7./ Клієнт рішення повинен працювати на Windows 7.

3. Additional Solution should have a web client application. Organization employees must have access on the system with web interface via browser and https protocol (using SSL)./ Додаткове рішення повинне мати клієнтський веб-додаток. Працівники організації повинні мати доступ до системи з веб-інтерфейсом через баузер чи протокол https (з використанням SSL).

4. Database for the solution should be SQL Server 2012 or above./ База даних для рішення повинна бути сервером SQL 2012 чи вище.

Subtotal / Разом:

Delivery and installation Costs / Вартість доставки та встановлення:Other Costs (Describe:______________________) / Інші витрати (вкажіть:______________________):

GRAND TOTAL UAH /ВСЬОГО грн:

Delivery amd installation time (after receipt of order): calendar days /Тривалість доставки та встановлення (після отримання замовлення): календарних днів

Length of warranty on offered equipment: years /Гарантійний термін на пропоноване обладнання: років

Location of service center(s) for after-sales service, including warranty repair: /



Розташування сервісного центру(ів) для післяпродажного обслуговування, у тому числі гарантійного ремонту:

Delivery time for completion of all work (after receipt of order): calendar days /Тривалість виконання усіх робіт (після отримання замовлення): календарних днів



010 RFQ Templatecd-platform.org/downloads/3928/RFQUCBI_II-EST-016.doc · Web...

Documents

Transcript of 010 RFQ Templatecd-platform.org/downloads/3928/RFQUCBI_II-EST-016.doc · Web...