MAKALAHJOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, DAN JOB

SPESIFICATION

TUGAS KELOMPOK

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Tri Joko Raharjo, M.Pd..Mata Kuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan (3 SKS)

Oleh

No. Nama NIM1. Tanto 01025090762. Elva Khoiri Amalia 01025090673. Eko Saputra 01025090054 Abdul Wahid 01025090845. Sutrisno 0102509092

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG2010

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas

produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan

kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya

sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya

sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini

seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4)

“Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan

organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam

organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing”.

Organisasi atau lembaga di bidang pendidikan juga sama seperti halnya

sebuah perusahaan, sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor penentu

keberhasilan tujuan pendidikan. Hal ini sejalan dengan pernyataan Sergiovanni,

et.al (1987:134) dalam http://uhar_suharsaputra.mht, (akses, 22 Maret 2010) yang

menyatakan bahwa:

“Perhaps the most critical difference between the school and most other organization is the human intensity that characterize its work. School are human organization in the sense that their products are human and their processes require the sosializing of humans” (Barangkali perbedaan yang paling kritis (menonjol) antara sekolah dan hampir semua organisasi adalah intensitas manusia yang menandai pekerjaannya. Sekolah adalah organisasi manusia yang di dalamnya memproduk manusia dan prosesnya memerlukan sosialisasi dari manusia.

Pendapat tersebut menunjukan bahwa masalah sumberdaya manusia

menjadi hal yang sangat dominan dalam proses pendidikan/pembelajaran, hal ini

juga berarti bahwa mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang

sangat penting dalam melaksanakan proses pendidikan/pembelajaran di sekolah.

Uraian di atas menunjukkan bahwa sumber daya manusia perlu dikelola

dengan sebaik-baiknya. Pengelolaan tersebut merupakan tugas dari Manajemen

Sumber Daya Manusia (MSDM).

Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya

manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti

mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara

optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui

proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya

Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik

bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan

kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan

pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada

jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa

mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia

sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the

Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus

bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat

sesuai dengan minat dan kemampuannya.

Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time"

ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur

pertama yang harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan

sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja

ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan

kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih

jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.

Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang

mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama

adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.

Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau

merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan

Peramsalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang

secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang

berhubungan dengan suatu jabatan

Studi yang berkaitan dengan analisis jabatan penulis angkat dalam sebuah

makalah yang berjudul “Job Analysis, Job Description, dan Job Spesification”.

Berdasarkan judul tersebut penulis akan membahas hal-hal sebagai

berikut:

1. Definisi dan pengertian

2. Informasi yang diperoleh dari job analysis

3. Tujuan analisis jabatan

4. Metode dan proses pengumpulan informasi bagi analisis jabatan

5. Teknik melakukan analisis jabatan

6. Isi (aspek-aspek) job descriptions

7. Langkah-langkah pelaksanaan job descriptions

8. Langkah-langkah pelaksanaan job description

9. Job spesification

10. Kaitan antara job analysis, job description dan job spesification

BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi dan Pengertian Job Analisis

Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah

menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan,

bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan

suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan

orang lain untuk tujuan manajemen.

Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan

informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang

dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan,

dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam

Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar

uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja

dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan

penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk

melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk

mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan

persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan

analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari

tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan

dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang

pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan

karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

“Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks

involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and

ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to

successfully perform the job” (Robbin, 1993).

Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses

pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi

terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari

suatu jabatan tertentu (“job analisis is the systematic process of collecting

relevant, work-related information related to the nature of a specific job”).

Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “job analisis is the

process of gathering information about a job” (Bernardin & Russel, 1993).

Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis

pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses

pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan

seorang pekerja secara sistematis

Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua

jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job

description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented

job description).

1. Traditional Job analysis

Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi

melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2)

merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada

pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties)

umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3)

kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai

kelayakan.

Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian

perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak

ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-

standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja,

tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu

pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga

tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.

2. Result-Oriented Job Description (RODs)

Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented

job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-

oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil

menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja

dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui

bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan

tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang

tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.

Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs)

adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input

personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan

sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan

tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi

para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan

performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan

penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer

kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang

telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa

kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan

peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs

tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi

yang tidak dapat diukur.

Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian

Jabatan (Job Description) dan 2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

B. Informasi yang diperoleh dari job analysis

Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga

kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and

placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan

dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa

(compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga

sistem informasi SDM (human resources information sistem).

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job

specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut.

1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)

Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan

dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan

pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk

memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

2. Kompensasi (Compensation)

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas

tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain)

orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat

menentukan gajinya.

3. Evaluasi Jabatan

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas

mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang

dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan

demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan

tersebut.

4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)

Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi

aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk

menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan

dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam

penentuan sasaran pekerjaannya.

5. Latihan (Training)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program

latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis

keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam

pengembangan program-program latihan.

6. Promosi dan Pemindahan

Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu

menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.

7. Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali

memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya

pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)

Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan

atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan

spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang

harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

10. Penempatan (Placement)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para

karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan

keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

11. Peramalan dan Perekrutan

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan

perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

12. Orientasi dan Induksi

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi

bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan

kewajibannya, menginduksi, dan lainnya

C. Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan

analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta,

yaitu:

1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat

pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban,

serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai

standar pekerjaan.

2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-

kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana

sistematika tertentu

3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan

berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar

tenaga kerja luar yang terikat

4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk

mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam

berbagai kelompok

5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu

bagi suatu pekerjaan

6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang

dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para

pekerja

7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,

perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan

rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja,

susunan kerja dan standar kerja

10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak

aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu

organisasi

12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

D. Metode dan Proses Pengumpulan Informasi bagi Analis Jabatan

Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004) memperbincangkan beberapa

motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan

Questionaire (angket), metode dengan “Check-List”, dengan wawancara

individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan

harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah

metode teknik critical incident

1. Wawancara

Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Pro dan Kontra.

Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas

dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas

mencerminkan keunggulan.

b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.

Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan

secara luas.

c. Pedoman Wawancara.

2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu

cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama

terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

4. Buku Harian (diary/log)

Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian

(diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk

setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama

dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.

Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data

dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen

visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja

bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan

dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.

Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan

analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi

mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah

ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran

questioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent,

atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Proses

terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah

berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis

jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan,

tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala

dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake

holders).

Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan

menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.

Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi

yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan

membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan

jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan

pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.

E. Teknik Melakukan Analisis Jabatan

Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan

dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain

untuk mengerti tentang jabatan tersebut.

Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1)

mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan,

dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.

Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan

uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang

baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen

dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).

Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan

proses analisis jabatan, yaitu:

1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap

jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau

tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar

tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas.

2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan

sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias

dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau

metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis

adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang

ada saat ini.

3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan

adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai

rancangan strategi dan struktur organisasi.

Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di

banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing

atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini

membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan

oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan

munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab

antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada

beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga

akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat

besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga

tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak

masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu

organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa

uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses

pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut

sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan,

tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran

jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga

informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan

kerja, dan struktur organisasi

F. Isi (aspek-aspek) Job Descriptions

Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi

yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk

memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu

organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur

sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam

organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam

pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan

batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta

disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.

Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional,

sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian

pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,

supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus

dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas

yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.

Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan

dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian

pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang

mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan

tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting.

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan

tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek

pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta

menguraikan hal-hal berikut.

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan,

seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.

2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung

jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan

hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang

lain di dalam maupun di luar organisasi.

3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang

harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin,

dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan

tersebut.

5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum

pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas

utamanya.

6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan

jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas

akan dipromosikan.

Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan

menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar

prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk

menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa,

baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari.

G. Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description

Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.:

1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu,

termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.

2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics

(KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.

a. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur

yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.

b. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa

diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah

menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.

c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa

dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan

pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.

d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak

yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa

jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa

pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan

menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan

tugasnya dengan cukup baik.

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya

penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi

analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan

jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi

hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job

specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis

harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar

belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.

Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis,

survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan

cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul

dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

3. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan

dianalisis.

Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis

harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu

dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan

dianalisis

4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis

mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang

aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan

syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan

5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan

Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya

analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi

pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan

melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan

kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan

mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga

akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis

pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang

tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis

pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi

pekerjaan

7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Meramalkanl dan memperhitungkan perkembangan perusahaan,

artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan

uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan

pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan

dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan

untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan

pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi

perusahaan.

Analisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan,

uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan

tersebut.

H. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian

pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,

pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan

tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang

yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum

orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan

kompeten

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang

jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.

Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja.

2. Jenis kelamin pekerja.

3. Keadaan fisik pekerja.

4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

5. Batas umur pekerja.

6. Nikah atau belum.

7. Minat pekerja.

8. Emosi dan temperamen pekerja.

9. Pengalaman pekerja

I. Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification

Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah

job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk

penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau

persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.

Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar

diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada

efektitifias dan efisiensi SDM.

Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasi

pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang

yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka

diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau

lembaga lain.

BAB III

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut:

1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang

berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis.

Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan

spesifikasi pekerjaan (Job specification)

2. Job description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi yang

berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan

dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu

organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan

atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c. Standar wewenang

dan pekerjaan, d. Syarat kerja/Stndar Kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau

jabatan, dan f. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan

di atasnya)

3. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian persyaratan kualitas

minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan

dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan

pekerja, b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. Pengetahuan

dan kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat

pekerja, h Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja

B. Saran

Saran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat

mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar-benarnya seandainya

mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi

atau lembaga.

DAFTAR PUSTAKA

Adi, Isbandi Rukminto. 2002. Pemikiran-pemikiran dalam Pembangunan Kesejahteraan Sosial, (Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI

Anonim, 2010. Anlissi Jabatanhttp://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.htmlhttp://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dankonsep.html , akses, 14 April 2010)

Dessler, Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, Prenhaliindo

Handoko dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional dan Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia. Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada

Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; , Jakarta: Bumi Aksara.

Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.

Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, , Jakarta , Salemba Empat.

Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung

Said, Ismail. 2001. Pemberdayaan Sumber Daya Aparatur Pemerintah Ditinjau dari Sudut Hukum Kepegawaian. Jurnal : 204 ANALISIS, TAHUN II, NOMOR 4, Oktober 2001

Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan

Umar, Husen. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta; PT Gramedia Utama.

. Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi

Personalia. Penerbit Rineka Cipta.

JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, DAN JOB SPESIFICATION

TUGAS KELOMPOKDosen Pengampu : Prof. Dr. Tri Joko Raharjo, M.Pd..Mata Kuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan

(3 SKS)

Oleh

No.Nama NIM• 1. Tanto 0102509076• 2. Elva Khoiri Amalia 0102509067• 3. Eko Saputra 0102509005• 4 Abdul Wahid 0102509084• 5. Sutrisno 0102509092

Job Analisis

• Analisis pekerjaan/jabatan yaitu prosespengumpulan inforamsi yang berkaitan denganpekerjaan yang dilakukan seorang pekerjasecara sistematis

Analisis Jabatan

• Uraian Jabatan (Job Description)

• Job Spesification/Job Requirement

1. Perencanaan tenaga kerja (manpower planning),

2. Perekrutan dan penempatan (recruitment and placement),

3. Pengembangan organisasi (organisation development), 4. Pelatihan dan pengembangan (training and

development), 5. Penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), 6. Hubungan industrial (industrial relation), dan 7. Sistem informasi SDM (human resources information

sistem).

Informasi yang diperoleh dari job analysis

Tujuan Analisis Jabatan1. Job description,2. Job classification3. Job evaluation4. Job desinng restructuring5. Personel requirement6. Performance appraisal7. Worker training8. Worker mobility9. Efficiency10. Safety11. Human resource planning12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan

organisasi.

Metode Pengumpulan Informasi

1. Wawancara2. Kuesioner3. Observasi4. Buku Harian (diary/log)

Proses Pengumpulan Informasi

• Pengumpulan data-data dari internal organisasi• Mempelajari dokumen tersebut dan menggali

informasi • Terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran

questioner, 2) Wawancara (pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi.

• Membuat uraian jabatan dan persyaratan jabatan

• Pengesahan

Teknik Melakukan Analisis Jabatan

Tahap Analisis Jabatan1) mengumpulkan informasi, 2) menganalisis dan mengelola informasi

jabatan, dan 3) menyusun informasi jabatan dalam suatu

format yang baku

Job Description

• Dokumen formal organisasi yang berisiringkasan informasi penting mengenaisuatu jabatan untuk memudahkan dalammembedakan jabatan yang satu denganyang lain dalam suatu organisasi

Job Description

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan2. Hubungan tugas dan tanggung jawab3. Standar wewenang dan pekerjaan4. Syarat kerja/Stndar Kerja5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan6. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang

jabatan di bawah dan di atasnya)

Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten

Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

• 1. Tingkat pendidikan pekerja. • 2. Jenis kelamin pekerja.• 3. Keadaan fisik pekerja.• 4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja. • 5. Batas umur pekerja.• 6. Nikah atau belum. • 7. Minat pekerja.• 8. Emosi dan temperamen pekerja. • 9. Pengalaman pekerja

Selesai(THE END)