Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012
-
Upload
lizard-soft -
Category
Technology
-
view
459 -
download
1
description
Transcript of Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012
![Page 1: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/1.jpg)
SharePoint Conference Украина, Киев
25 апреля 2012
Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса
Станислав Выщепан, MVP, MCT
![Page 2: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/2.jpg)
ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ SHAREPOINT
It’s all about governance
![Page 3: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/3.jpg)
Что такое governance?
• «Большой набор документов с пошаговыми инструкциями как работать с порталом»
– Множество книг и статей по governance
• «Процесс предоставления гарантий»– John Miller
• «Чем более полно определение governance, тем меньше люди его понимают»
– Paul Culmsee
![Page 4: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/4.jpg)
Как IT видит SharePoint
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
Бизнес
![Page 5: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/5.jpg)
Как выглядит на самом деле
Communities
Search
Sites
Composites
ContentInsights
![Page 6: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/6.jpg)
SharePoint Governance
Governance
Management
Operations
Бизнес
Service
![Page 7: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/7.jpg)
SharePoint Governance
Управление (governance) использует процессы, политики, технологии и человеческие ресурсы для создания сервисов, разрешения неопределенностей и смягчения конфликтов внутри организации
Источник: The Burton Group
![Page 8: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/8.jpg)
Просто красивая картинка
Человеческиересурсы
Процессы
Технологии
Политики Сервисы
GOVERNANCE
![Page 9: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/9.jpg)
ПЛАНИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Первые шаги
![Page 10: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/10.jpg)
Шаг 1: Найдите спонсора
• Он должен быть заинтересован в SharePoint• Он должен иметь бюджет• Он должен участвовать в процессе • Он должен иметь видение бизнеса и технологий
![Page 11: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/11.jpg)
Шаг 2: Определите сервисы
• Укажите стратегические цели (vision)– «Создать унифицированный подход к хранению проектной документации»
• Определите измеримые результаты (outcomes)– «Все новые проектные документы создаются по заранее определенным
шаблонам»– «50% уменьшение времени на поиск документов по любому проекту»
• Определите какие решения будут использоваться для достижения целей (solutions)– Проектные сайты, библиотеки– Шаблоны документов, метаданные
• Укажите способ поставки решения (delivery)– Узел на портале для запроса нового проектного сайта– Отдельные узлы для проектов
• Добивайтесь понимания всеми участниками процесса
![Page 12: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/12.jpg)
Небольшая ремарка
Создавайте сервисы, а не кастомизируйте SharePoint
В оригинале: “Build services, not stuff”
![Page 13: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/13.jpg)
Шаг 3: Используйте модель управления
Общий портал
Порталы подразделений
Группы и команды
Проекты и рабочие области
Персональные сайты
Контроль
Гибкость
Процессы
Политики
![Page 14: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/14.jpg)
Помните второй закон термодинамики
• «Энтропия изолированной системы не может уменьшаться»
• Энтропия – мера беспорядочности, хаоса• Ваша информационная система – изолирована• Поддержание высокого уровня
структурированности информации и строгости процессов ведет к большим затратам
![Page 15: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/15.jpg)
Шаг 4: Готовьтесь к изменениям
• Планы устареют до того как по ним начнут работать
• Выйдет два мажорных релиза ПО до того как вы внедрите текущую версию
• Цели и задачи изменятся в самый неожиданный момент
• Найдутся другие заинтересованные лица
• Что бы не случилось - избегайте scope creep!
![Page 16: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/16.jpg)
Шаг 5: Упрощайте
• Сложное – дорого• Сложное – не работает• Сложное никто не понимает• Только простые решения могут оставаться
полезными долгое время
![Page 17: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/17.jpg)
ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ
Искусство управления
![Page 18: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/18.jpg)
Человеческий фактор
• Большинство проектов SharePoint проваливаются потому что:– Нет видения как люди будут использовать SharePoint– Руководство не выделяет достаточный бюджет– Пользователям не хватает квалификации– Система сложна в настройке техническим персоналом– Система не соответствует ожиданиям пользователей
• Человеческий фактор - ключевой
![Page 19: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/19.jpg)
Определяйте роли
•Кому нужен сервис•Определяет требования и отвечает за концептуальную целостностьБизнес-владелец
•Специалист по технологиям•Отвечает за технологическое решение поставленных задачАрхитектор•Технические специалисты, администраторы•Отвечают за поддержание работоспособности сервиса и разрешение проблемПоддержка
•Просто пользователиПользователи
•Отвечает за обучение пользователей и команд поддержкиТренер
![Page 20: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/20.jpg)
Инвестируйте в обучение
• Обучение дает наибольший ROI• Обучение повышает лояльность сотрудников• Результаты обучения могут быть повторно
использованы: видеозаписи, веб-касты, презентации, пошаговые инструкции, итд
• «Если мне понадобится распилить дерево, то первый час я потрачу на чтобы наточить пилу»
– Кто-то из великих
• «Некогда пилу точить, пилить надо»– Суровая реальность
![Page 21: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/21.jpg)
ТЕХНОЛОГИИ
Искусство управления
![Page 22: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/22.jpg)
Не боритесь с SharePoint
• Все равно проиграете• Помните о бизнес-целях• Усиливайте существующие фичи, не пытайтесь
заменить своими
![Page 23: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/23.jpg)
Defaults have faults
•Плоские по умолчанию•Не определен жизненный цикл•Наследуют права по умолчанию
Списки и библиотеки
•Не настроены квоты•Не настроен аудит•Не настроена навигация
Сайты и коллекции
•Не настроены метаданные•Не настроен поиск•Не настроены профили пользователейСлужбы•Все на диске C•Не настроен backupСервер•Все на диске C•Нет плана обслуживанияБаза данных
![Page 24: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/24.jpg)
Кастом код - проблема
• Большой failure rate• Мало написать код,
надо еще написать документацию
• Код надо поддерживать• Стоит рассмотреть
готовые решения
![Page 25: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/25.jpg)
ПОЛИТИКИ
Искусство управления
![Page 26: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/26.jpg)
Информационная архитектура
• Какие типы информации?• Как информация структурируется (таксономии)?• Кто имеет доступ к информации?• Какой жизненный цикл информации?• Какие политики аудита?• Как информация будет попадать в систему?• Как пользователи будут получать информацию?• Как контролируется качество информации?• …
![Page 27: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/27.jpg)
Информационная архитектура
• Нет универсальных ответов• Аргументируйте и документируйте решения• Политики без принудительного применения не
работают• Используйте возможности SharePoint для
внедрения политик• Составляйте чек-листы
![Page 28: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/28.jpg)
Навигация
• По какому принципу создавать узлы навигации?• Как сделать навигацию между коллекциями
сайтов?• Как отобразить на физическую структуру?
SharePoint
http://intranet
HR Finance
Expense Reports
Vacation & Sick Day Tracking
Financial PerformanceBenefits
![Page 29: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/29.jpg)
Физическая структура SharePoint
• Когда и для чего создавать объекты?
• Какие настройки вносить?
• Какие квоты задавать?• Какие шаблоны
использовать?• …
![Page 30: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/30.jpg)
Структура и навигация
• Используйте отдельные коллекции сайтов по возможности
• Используйте метаданные для навигации• Не делайте глубокую навигацию– Все что дальше трех кликов от главной – не существует
• Не делайте широкую навигацию– Оптимально до 7 узлов на одном уровне
• Используйте поиск
![Page 31: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/31.jpg)
ПРОЦЕССЫ
Искусство управления
![Page 32: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/32.jpg)
Процессы и политики
• Политики отвечают на вопрос Что?• Процессы отвечают на вопрос Как?
Что? Как?
Кто?Зачем?
![Page 33: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/33.jpg)
Процессы в SharePoint
• Не допускайте создания стен из процессов– Когда любое, даже самое мелкое, изменение требует
огромного числа шагов согласования
• Создавайте скрипты, а не документы– Документы все равно не читают
• Создавайте workflow в SharePoint для автоматизации любых процессов управления
![Page 34: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/34.jpg)
Процессы в SharePoint, продолжение
• По возможности делегируйте запуск процессов администраторам семейств сайтов и узлов– Если у них достаточно прав
• Создавайте инструменты самообслуживания– Чтобы каждый пользователь мог запустить процесс– Но не делайте автоматизацию управления самоцелью
• Используйте тестовую среду для проверки процессов и внедрения новых решений
![Page 35: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/35.jpg)
КАК ПОЛУЧИТЬ МАКСИМАЛЬНУЮ ВЫГОДУ
Искусство управление
![Page 36: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/36.jpg)
Измерение и оценка
• Оценивайте затраты на создание и поддержку сервисов (Cost)
• Измеряйте результаты в деньгах (Gain)– Это не всегда просто, но оно того стоит
• Считайте выгоду (ROI) = (Gain – Cost) / Cost * 100%
![Page 37: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/37.jpg)
Начинайте с поиска
• Поиск – самая мощная фича SharePoint• И самая бесполезная в конфигурации
по умолчанию• Не требуется контент в SharePoint– Можете искать по файлам в шарах, сайтам или
внешним системам
• Не требуется сложная структура сайтов– Интерфейс поиска очень простой
• Не требуется дополнительное обучение– Чуть менее чем все люди пользуются поиском
![Page 38: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/38.jpg)
Затем внедряйте социальные фичи
• Профили пользователей – готовое хранилище информации, доступное из SharePoint
• Персональные сайты позволяют хранить документы и обмениться ими
• Большинство людей пользуются социальными сетями и им не потребуется обучение
• Поиск усиливает возможности социальных фич
![Page 39: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/39.jpg)
Совместная работа – это сложно
• Не внедряйте совместную работу для больших групп на ранних этапах
• Нет решения подходящего всем• Требуется много усилий чтобы не
превратить SharePoint в свалку• Совместная работа это «грязная
проблема», она видоизменяется по мере её изучения
![Page 40: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/40.jpg)
Baby steps
• Идите снизу вверх по пирамиде модели управления
• Поддерживайте общее понимание целей и способов достижения
• Постоянно оценивайте успех, используйте метрики
• Начинайте с простых решений– Внедряйте их как можно раньше– Получайте обратную связь от пользователей
![Page 41: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/41.jpg)
Избегайте ошибок
• 9 беременных женщин не родят ребенка за 1 месяц
• «Месяц» – большая неопределенная величина– Используйте более короткие сроки при планировании
• Не пренебрегайте тестированием и обучением• Избегайте big-bang rollout• Не забывайте про миграцию существующих
систем
![Page 42: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/42.jpg)
Заключение
Управление SharePoint - это в первую очередь управление людьми, которые создают новые способы работы для других людей. Технологии, политики и процессы должны в этом помогать.
![Page 44: Доклад Станислава Выщепана на SPCUA 2012](https://reader033.fdocuments.in/reader033/viewer/2022061220/54bb98064a7959ef2e8b456b/html5/thumbnails/44.jpg)
Другие интересные материалы по использованию SharePoint
смотрите на SharePoint-Channel.com
а также в группе ФейсбукSharePoint Ukraine