РИК. Эффективная работа в Google mail

факультет «управление проектами»лекция «управление собой»тема «эффективная работа в google mail»

gmail - это почта, но...

1. Четкость

• Наш основной формальный канал коммуникации с клиентами/подрядчиками — это почта

• Задачи/вопросы от клиента — поступают в виде сообщений e-mail — зачем их дублировать куда-либо еще?

2. Простота

• Все, что требует сложных действий по сравнению с простыми механиками «записал-отследил/сделал» — отмирает

• «Статусы» обновляются сами (на почту мы все стараемся отвечать)

• Хочешь не забыть задачу — попроси написать тебе письмо или же напиши его себе сам

...давайте посмотрим на нее как на систему постановки задач — весьма и весьма удобную:

общие принципы работы• Всему, что обработано/неактуально — не место в

Inbox — архивируем. Таким образом мы не тратим время на поиск нужных писем среди неактуальных

• Используем цветовую дифференциацию тегов — так проще ориентироваться в потоке данных

• Большинство тегов — назначаются автоматически

• Вручную назначаемые теги — для контроля и отчетности

• Все, что отвлекает (уведомления, рассылки, письма на [email protected]) — фильтруем

• Не меняем тему письма и всегда цитируем переписку

mailto:[email protected]


общие принципы работы• Всему, что обработано/неактуально — не место в

Inbox — архивируем. Таким образом мы не тратим время на поиск нужных писем среди неактуальных

• Используем цветовую дифференциацию тегов — так проще ориентироваться в потоке данных

• Большинство тегов — назначаются автоматически

• Вручную назначаемые теги — для контроля и отчетности

• Все, что отвлекает (уведомления, рассылки, письма на [email protected]) — фильтруем

• Не меняем тему письма и всегда цитируем переписку

На

стену!



автоматические теги• Дифференцизуй (проекты/заказчиков/типы проектов) —

и реагируй в первую очередь на самое важное.

«Тушим в первую очередь то, что горит»

Совет: сложным клиентам — более агрессивные цвета

• Уведомления (от систем постановок задач), списки рассылок (all@) — уделяем им время периодически

«Делу время, потехе — час»

• Функция Mute — спасение от флуда

«ручные» теги1. Контролируем ответственных (кому поставлена задача). Когда мы пересылаем кому-либо задачу, мы

отмечаем письмо тегом с фамилией ответственного. После проверки выполнения задачи — не забудьте снять этот тег.

Что дает:

• возможность быстро отфильтровать письма по ответственному сотруднику — и провести небольшой персональный статус-митинг (с подчиненным или начальником — работает одинаково эффективно)

• в случае большого числа входящих писем вы легко идентифицируете те, которыми уже занимаются ваши коллеги — и реагируете на них чуть позже

• ставите кому-то задачу и не хотите забыть — добавьте ее в inbox

2. Кому отсчитаться (на контроле у кого из вышестоящего начальства/заказчика)

3. Моя задача — Ожидает ответа/Not Done!/Do!

4. HOLD ON (“как-нибудь потом сделаю” или “посмотреть позже”)

5. Складируем для быстрого поиска по теме (список подрядчиков или “идеи для проекта”)

6. Личные дела

фишки поискаНапример:• [email protected] [email protected]

ищем все письма, которые коллеги отправляли друг другу

• from:[email protected] to:*@mts.ru автобусищем все письма, которые Алексей отправил МТС по макету автобуса

• [email protected] [email protected] filename:*.pdf OR filename:*.pptищем все презентации, которые отправлял Влад на общий список рассылки

• to:[email protected] просьба утвердить filename:*смета*.xlsищем все сметы с просьбой утвердить их Заказчику

Еще полезные операторы:• label: названиеметки• has:attachment• is:unread• aster:YYYY/MM/DD• before:YYYY/MM/DD• Подробнее:• http://mail.google.com/support/bin/

answer.py?hl=en&answer=7190

Вся мощь поиска Google в GMail!













http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=7190












Для

ленивых!























Используем метод организованного хаоса:

1. Сваливаем все «в кучу»

2. Все, что генерируется автоматически — вычищаем из inbox’а также автоматически

3. Проекты/Заказчики — помечаем разными цветами

4. Заводим ручные теги для контроля

5. Кнопки «ответить всем» и «ответить и архивировать» делаем по умолчанию

И главное — не запускаем!

ок, с чего начать?

полезности google labsMUST HAVE:

• Default 'Reply to all' // "Ответить всем" по умолчаниюХороший тон — отвечать всем. Но, конечно же, будьте осторожны.

• Send & Archive // Кнопка "Отправить и архивировать"Экомьте время с кнопкой, которая одновременно отправляет ответ и архивирует цепочку писем.

• Undo Send // Отмена отправки письмаРано нажали кнопку "Отправить"? Теперь у вас будет несколько секунд, чтобы отменить отправку и дописать письмо.

• Search suggestion // Автозаполнение поискаПредлагает варианты для поиска контактов и операторов при заполнении окна поиска.

NICE TO HAVE:

• Inbox preview // "Входящие": предварительный просмотрПредварительный просмотр папки "Входящие" во время загрузки.

• Title Tweaks // Изменения заголовкаВместо "Gmail – Входящие (20) – [email protected]" мы видим "Входящие (20) – [email protected] – Gmail".

• был еще плагин, не помню точно название, что-то вроде “Никого не забыл?”, но он уже является частью интерфейса GMail :-)





внешние аддоны

работа с календарем• Держим календарь актуальным. Это сильно съэкономит вам время, потому что вы

сможете не отвечать отныне на вопросы «можешь быть на встрече в 4 в среду?»• IMHO — у человека, который действительно планирует время, календарь не может

быть забит более чем на 50%• Настраиваем SMS-уведомления по умолчанию для всех событий:

• одно за 1 час до события — за это время вы успеете в любое место в городе (на метро :) / или же вы успеете пообедать

• второе за 5 минут до события (чтобы закончить предыдущую встречу и/или успеть подготовить новую)

• плюс уведомления по SMS для всех приглашений на встречу — чтобы оперативно можно было отменять их =)

вопросы / контактыВанявкин Илья:[email protected]/ivanyavkin

Курс РИК:+7 (495) [email protected] www.facebook.com/kursrik



http://www.facebook.com/ivanyavkin

http://www.facebook.com/ivanyavkin



http://www.kursrik.ru

http://www.kursrik.ru

http://www.facebook.com/kursrik

http://www.facebook.com/kursrik

РИК. Эффективная работа в Google mail

Documents

Transcript of РИК. Эффективная работа в Google mail