КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА

www.IntelCont.ru1

КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ

КОНТРОЛЛИНГА

Докладчик: АЛЕКСАНДР САФАРОВ, к.э.н.Руководитель группы контроллеров «IntelCont»,

Директор Управления Планирования и Контроля ООО «ПСК «Ремпуть»

www.IntelCont.ru2

Миссия группы IntelCont: Расширять круг российских компаний, с успехом

применяющих инструменты контроллинга для повышения эффективности своего бизнеса

Подробности о нас, путях достижения нашей миссии, наших проектах, заказчиках и партнерах можно узнать на сайте: www.intelcont.ru

Наш сайт адресован Высшим руководителям компаний, которые заинтересованы в повышении управляемости своего бизнеса, уровня его прозрачности (а значит инвестиционной привлекательности) и, как следствие, росте эффективности вложенного капитала

e-mail: [email protected] телефон: 8-926-211-5346

http://www.intelcont.ru/





www.IntelCont.ru3

Сценарий презентации

1. О Группе

2. Контроллинг: было/стало (помодульно)

3. Основные результаты

4. Основные препятствия

5. Что предстоит сделать

www.IntelCont.ru4

Производственно-строительная Группа: краткая характеристика

Состав Группы: Компания-генподрядчик, Имущественный Комплекс, Торговый Дом, 10 ремонтно-строительных предприятий-субподрядчиков в различных регионах РФ

Год основания Компании: 1991 г.

Основной вид деятельности: строительство и ремонт магистральных железных дорог и подъездных железнодорожных путей

www.IntelCont.ru5

Производственно-строительная Группа: краткая характеристика

География работ: территория РФ и стран ближнего зарубежья

Брутто-доход от генподрядных работ в 2004 г. превысил 2,0 млрд. руб.

Тенденции и характеристика: Группа динамично растет и развивается, и за годы эффективной деятельности завоевала имидж солидного и надежного партнера

www.IntelCont.ru6

Производственно-строительная Группа: история развития

События

2004

1991

1996

2003

Основание ПТБ

Основание первого

предприятия

Учреждение Торгового

Дома

Организация Управления

ПиК

Взятие планки

оборота 1 млрд. руб.

Выходна рынок

СНГ

Основание Компании Ремпуть

Взятие планки

оборота 2 млрд. руб.

www.IntelCont.ru7

Производственно-строительная Группа: география региональной сети

www.IntelCont.ru8

Производственно-строительная Группа:

заказчики и партнеры

Портфель заказов Компании формируют договора с ОАО «РЖД»и крупными промышленными предприятиями различных отраслей, среди которых:

• ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат» и ОАО «Оскольский электрометаллургический комбинат»

• Центральное Управления Военных сообщений Министерства обороны РФ

• АО «Газпром-Авиа» (РАО «Газпром»)• ОАО «Роснефть», ОАО «Славнефть», ОАО «Калуганефтепродукт»

(ОАО «ТНК»)• ОАО «Мосэнерго», Канаковская ГРЭС, Рязанская ГРЭС• Михайловский ГОК, Раменский ГОК, ЗАО «Концерн Росснедра»• ОАО «ЭКЗ «Лебедянский», АФО «Ферейн» ИЧП «Брынцалов»• ЗАО «Клинский Пивокомбинат» и ЗАО «Курсив» – «Экстра-М» и др.

www.IntelCont.ru9

Состояние системы управления бизнесом. БЫЛО (март 2003 г.)

• Неадекватная уровню развития Компании и неформализованная организационная структура. Отсутствие положений о структурных подразделениях

• Отсутствие корпоративных стандартов управления. Неопределенные формы хозяйственно-экономических отношений между бизнес-единицами

• Неадекватный качественный уровень руководителей бизнес-единиц

• Отставание уровня развития информационной системы от уровня развития бизнеса. Низкий уровень компьютерной грамотности персонала

• Неудовлетворительная прозрачность информации

www.IntelCont.ru10

Состояние «контроллинга». БЫЛО (март 2003 г.)

• Нулевой уровень корпоративной нормативно-методической базы контроллинга

• Непонимание необходимости разработки годовых и более долгосрочных бизнес-планов

• Полное отсутствие производственного планирования

• Недоразвитая система бюджетирования • Отсутствие адекватного производственного и

управленческого учета• Качественное и количественное несоответствие

персонала экономистов и IT-специалистов сложности и объемам требующих решения проблем

www.IntelCont.ru11

Необходимость изменений

• Динамичный рост, региональное развитие и увеличение количества операций требовали качественно нового уровня управления бизнесом

• Объем информации превысил возможности менеджмента «держать все в голове»

• Потери информации вследствие увольнения ключевых фигур приводили к непоправимым последствиям

• Непрозрачность информации снижала эффективность управления

• Существовали риски потери контроля над бизнесом

www.IntelCont.ru12

Цель и задачи проекта

Цель:• Создать систему своевременного обеспечения

менеджмента Компании полной и достоверной информацией, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений

Задачи:• Повысить эффективность управления Компанией• Повысить управляемость бизнес-единиц и усилить

контроль за их деятельностью• Усилить контроль над активами Компании и

повысить эффективность их использования• Перейти к управлению затратами• Сократить время на принятие управленческих

решений

www.IntelCont.ru13

Основные модули проекта • Внедрение новой организационной структуры Компании• Формирование аппарата и организационной структуры контроллинга• IT – решения• Разработка и внедрение системы пятилетнего бизнес-планирования• Создание системы экономических взаимоотношений между бизнес-

единицами• Оптимизация модели проектного анализа прибыльности

генподрядных работ с применением принципа EVA и внедрение пост-проектного аудита

• Организация автоматизированного планирования и процентования работ по субподрядным соглашениям

• Разработка и внедрение бюджетного управления деятельностью компании

• Организация системы вертикально-интегрированного учета и отчетности

• Организация внутреннего аудита и контрольно-ревизионных проверок

• Создание мотивационной модели, инициирующей руководителей бизнес-единиц на «правдивое» бюджетирование и достижение целевых установок

www.IntelCont.ru14

Организационная структура УПиК (февраль 2003 г.)

Дирекция Управления Планирования и

Контроля

Отдел планирования и

контроля(ОПиК)

Отдел анализа и расчетов (ОАиР)

Отдел внутреннего аудита (ОВА)

Отдел информационных

технологий(ОИТ)

Отдел системных разработок

(ОСР)

www.IntelCont.ru15

План-график подпроекта

www.IntelCont.ru16

Организационная структура УПиК (декабрь 2004 г.)

Дирекция Управления Контроллинга

Отдел планирования и бюджетирования

(ОПБ)

Отдел анализа и расчетов(ОАиР)

Отдел отчетности и аудита (ООА)

Отдел информационных

технологий(ОИТ)

Сектор системных разработок

(ССР)

Сектор сетевых решений и

обслуживания ИТ(ССРО)

Сектор бизнес- планирования

(СБП)

Сектор оперативного

бюджетирования(СОБ)

Контрольно-ревизионный

сектор (КРС)

Сектор отчетности (СО)

www.IntelCont.ru17

Особенности построения системы

• Система построена на базе платформы «1С: Предприятие 7.7»

• При разработке не использовались типовые конфигурации

• В настоящий момент в системе работает более 100 пользователей

www.IntelCont.ru18

Преимущества единой базы данных

• Единая база данных находится в центральном офисе• Информационная система позволяет работать

пользователям в удаленном режиме on-line• Потребность в обмене данных отсутствует• Обновление осуществляется централизованно в одном

месте• Нет необходимости в синхронизации единых

справочников. Общие элементы доступны всем из единой базы данных

• Оперативность получения отчетов в режиме on-line• Достигнута необходимая масштабируемость системы.

Для добавления новой удаленной точки доступа необходимо наличие выделенного канала Интернет

www.IntelCont.ru19

Администрирование системы

• Протоколирование работы пользователей• Отслеживание авторов и редакторов

документов системы• Разделение прав пользователей по

подразделениям, оперативной и бухгалтерской информации, печати отчетов, на статусы документов, на заработную плату. У каждого пользователя системы можно задавать индивидуальный набор прав

• Администрирование доступа к базе данных происходит в центральном офисе

www.IntelCont.ru20

Схема построения системы

Центральный офис

Локальная сеть Ремпути

SQL-Server

База данных в формате SQL

MS SQL Server 2000

Рабочая станция

1С: Предприятие 7.7

сервер

www.IntelCont.ru21

Оптимизация модели проектного анализа прибыльности генподрядных работ

Цена генподряда

Цена субподряда

Накладные расходы генподрядчика

Операционная прибыль

Операционная рентабельность

Расчет плановой рентабельности. БЫЛО Расчет плановой EVA. СТАЛО

Доход

Прямая себестоимость, в т.ч.:

Расходы субподрядчика

Расходы генподрядчика

Маржинальная прибыль, в т.ч.:

Прибыль субподрядчика

Прибыль генподрядчика

Стоимость прямого рабочего капитала,в т.ч.

В незавершенном производстве

В дебиторской задолженности

EVA

www.IntelCont.ru22

Бизнес-процессы по субподряду

УтвСоглОЦене

Утверждение Соглашения о

субподрядеБаза по

расчету EVA

Расчет EVA

Соглашения о субподряде

УтвАктаПроц

Утверждение акта

процентовки

Наступил срок утвержденияакта процентовки

ПланСуб

Утверждение плана

субподряда

Акты процентовки

Наступил срок утвержденияплана по субподряду

Планы субподряда

ПодпСоглОЦене

Подписание Соглашения о субподряде

Архив Соглашений о субподряде

Процесс реализуется по факту приезда

представителей Субподрядчика в офис Генподрядчика. После

подписания Соглашения в информационной системе

проставляется флаг «Подписан».

ПодпАктаПроц

Подписание акта пороцентовки

Архив Актов процентовки

После подписания акта процентовки в информационной системе проставляется флаг «Подписан»

ПодпПланаСуб

Подписание плана субподряда

Архив Планов субподряда

После подписания плана субподряда в информационной системе проставляется флаг «Подписан»

www.IntelCont.ru23

Ценообразование и заключение соглашения о субподряде

ОВ

А У

Пи

КС

убп

од

ря

дч

ик

ПУ

ТД

ОА

иР

УП

иК

Произведен окончательныйрасчет EVA

УтвСоглОЦене.01

Утвердить соглашение о субподряде в ТД и ПУ

УтвСоглОЦене.02Подписать Соглашение о

субподряде (в части внутренних поставок

материалов)


Сдать подписанное Соглашение о субподряде

в архив


Подписать Соглашение о субподряде

УтвСоглОЦене.05Отправить Соглашение о

субподряде субподрядчику на

утверждение


Изучить соглашение о субподряде

УтвСоглОЦене.08Отправить ответное

письмо с отрицательным ответом с переченем

разногласий по субподряду


Передать список разногласий в ПУ

Субподрядчик согласен на

условия Соглашения о субподряде?


Отправить ответное письмо с утвердительным

ответом

Да

Нет


Передать в УПиК утвержденное

Соглашение о субподряде


Ввести утвержденное Соглашение о субподряде с признаком "Утвержден"

Соглашения о субподряде

Соглашениеутверждено

Архив Соглашений о субподряде

Соглашение о субподряде отправляется по электронной почте с почтового ящика [email protected] в формате программы Acrobat Reader

Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина


Согласовать, принять и сообщить в ОАиР

решение по разногласиям

Требуются корректировки в Соглашении о субподряде?

Нет


Произвести перерасчет EVA

Да

www.IntelCont.ru24

Планирование субподрядаП

УС

убп

од

ря

дч

ик Наступил срок утверждения

плана по субподряду

ПланСуб.03Ввести новый

документ План субподряда на

основании Соглашения

ПланСуб.04

Заполнить документ работами

Автоматическое заполнение на основании данных введенных Соглашений и Актов процентовки

ПланСуб.05Заполнить

плановые данные на следующий

отчетный период

1) физ.объем для работ ВСП,2) стоимостной объем для работ не ВСП,3) стоимость материалов ТД,4) план погашения дебиторки/авансирования.

ПланСуб.06

Записать документ


ПланСуб.07

Изучить план субподряда

Есть разногласия

по Плану субподряда?

ПланСуб.08

Ввести корректировки в

План субподряда

Да

ПланСуб.09

Сообщить субподрядчику о

разногласиях

ПланСуб.10

Согласовать План субподряда

ПланСуб.01Проверить

наличие Акта процентовки по Соглашению за

отчетный период

Есть Акт процентовки по Соглашению?

Да

ПланСуб.02

Ввести Акт процентовки

Нет Наступил срок утвержденияакта процентовки

ПланСуб.11

Утвердить План субподряда


Нет

Проставить флаг «Утвержден» в

состояние ИстинаПлан субподряда

утвержден

Если дата начала работ по Соглашению находится в текущем периоде, то Акт

процентовки не требуется

Есть утвержденный Акт процентовки за отчетный период?

Да

ПланСуб.13

Утвердить Акт процентовки

Нет

Если дата начала работ по Соглашению находится в текущем периоде, то Акт процентовки не требуется

www.IntelCont.ru25

Процентование субподрядаП

УС

уб

по

др

яд

чи

кО

Аи

Р У

Пи

К

Наступил срок утвержденияакта процентовки

УтвАктаПроц.01

Найти соглашение о субподряда

Соглашения о субподряда

Соглашение о субподряде найдено?


Ввести новый документ Акт процентовки на

основании Соглашения

Да

УтвАктаПроц.04Проанилизировать плановые данные по Соглашению о

субподряде


УтвАктаПроц.03Сообщить

Генподрядчику об отсутствии электронного

варианта Соглашения

Нет

УтвАктаПроц.05Заполнить

фактические данные в Акт процентовки

Необходимо заполнить следующие поля:1) Физ. объем по работам ВСП,2) Опроцентовано в руб. по работам не ВСП и материалам ТД,3) комментарии к видам работам.


Записать документ

Акты процентовки


Изучить Акт процентовки

субподрядчика


Внести корректировки в Акт процентовки

Есть разногласия

по Акту процентовки?

Да


Утвердить Акт процентовки

Нет

Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина


Сообщить субподрядчику о

разногласиях


Согласовать Акт процентовки с

субподрядчиком

Удалось разрешить

разногласия?

Да

УтвАктаПроц.12Отложить

утверждение Акта

процентовки до личной встречи

Нет

Акт процентовкиутвержденАкты процентовки


Произвести расчет EVA

Произведен окончательныйрасчет EVA

www.IntelCont.ru26

Примеры документов из системы

www.IntelCont.ru27

ВЫПИСКА ИЗ пообъектного плана выполнения и оплаты субподрядных работ

ООО «Ремпуть-27» на январь 2004г.1

Физ. объем Выполнение Кредиторская задолженность УК

№ Код субподряда

Наименование работ

Цена субподря

да

Ед. изм Субпод

ряда, в т.ч.

План на месяц

Оплачено на начало

месяца (факт)

На начало месяца (факт)

За месяц (план)

На конец месяца

(ожидание)

На начало месяца (факт)

На конец месяца до погашения

задолженности (ожидание)

Погашение задолженности/авансирование

(план)

Задолженность на конец

месяца (ожидание)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1/1 ВСЕГО ПО ст.

Лосиноостровская, в т.ч.

1722 Х Х Х 70 0 425 425 (70) 355 245 110

РАБОТЫ ВСП 882 Х Х Х 50 0 245 245 (50) 195 145 50 Средний

ремонт пути 720 Км 4 1 Х 0 180 180

Нарез. кюветов 162 Км 5 2 Х 0 65 65 РАБОТЫ НЕ ВСП 240 Х Х Х 0 0 100 100 0 100 0 100 Рекон. коллект 240 Х 0 100 100

МАТЕРИАЛЫ ТД 600 Х Х Х 20 0 80 80 (20) 60 100 (40)

1 Все стоимостные показатели приводятся в тыс. руб. с учетом НДС

Стлб.8-стлб.7=0-50= -50

Стлб.9+стлб.11=245+(-50)=195

Стлб.12-стлб.13= 195-145=50

Стлб.3хСтл.6/Стлб.5= 720х1/4=180

Стлб.8 +стлб.9=0+180=180

www.IntelCont.ru28

От Субподрядчика: От Генерального подрядчика: Генеральный директор ……………………………. «……..»…………………200..г. …………………………………

Генеральный директор ООО «ПСК»Ремпуть»

«…..»………………..200..г. ………………………………

АКТ ПРОЦЕНТОВКИ ЗА ЯНВАРЬ 2004г.1

(месяц) № 1 от 26 ЯНВАРЯ 2004г.

Код субподряда 1/1 Наименование

заказчика ПЧ Московской дороги Наименование

объекта Ст. Лосиноостровская

Физ. Объем Опроцентовано, руб.

Выполнено Наименование работы Ед.

изм. Субподряда Всего

нарастающим итогом,

в т.ч.

На начало

отчетного месяца

За отчет

ный месяц

Комментарии (при необходимости)

Цена субподряда Всего

нарастающим итогом,

в т.ч.

На начало отчетного

месяца

За отчетный

месяц

1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ВСЕГО по объекту, в т.ч. Х Х Х Х Х Х 1722 710 0 710

РАБОТЫ ВСП Х Х Х Х Х Х 882 360 0 360

Средний ремонт пути Км. 4 2 0 2 720 360 0 360 Нарезание кюветов Км. 5 0 0 0 162 0 0 0 РАБОТЫ НЕ ВСП Х Х Х Х Х Х 240 150 0 150 Реконстр. коллектора Х Х Х Х Х 240 150 0 150 МАТЕРИАЛЫ ТД Х Х Х Х Х 600 200 0 200

1 Все стоимостные показатели приводятся с учетом НДС

Стлб.11+стлб.12=0+360=360 (Стлб.9-стлб.11)хстлб.7/(стлб.4-стлб.6)=(720-0)х2/(4-0)=360

www.IntelCont.ru29

Бизнес-процессы БДДС

ФБ

Формирование бюджета

ИБ

Исполнение бюджета

УИБ

Учет исполнения бюджета

Утвержденный план БДДС

Выписки, оплатные документы,РКО, ПКО

Утвержденный план ДДС

Банки

Пл

ате

жн

ые

по

руч

ени

я

Ба

нко

вски

е в

ыпи

ски

Контрагенты

ПКО, РКО

АИБ

Анализ исполнения

бюджета

Факт ДДС

НСИ

Ведение НСИ

Платежный календарь

www.IntelCont.ru30

Бизнес-процесс: формирование бюджета

ФБ: Формирование бюджета

ФБ.01

Планирование потребностей ЦО в ТМЦ/ОС

ФБ.03Формирование

плана ДДС бюджетораспоря

дителя

План потребностив нат величинах

ФБ.07Консолидация

заявок. Формирование проекта БДДС.

План ДДС бюджетораспорядителя

ФБ.08Утверждение

бюджетов УК и консолидирован

ного БДДС

Консолидированный план ДДС

Утвержденный план БДДСУтвержденный

план БДДС

ФБ.02Планирование выбытия денежных средств для

обеспечения потребностей

План выбытия ДС по ЦОПлан поступлений по генподряду,

план ДДС по субподряду

ФБ.06Планирование поступлений от

заказчиков и оплаты по работам субподряда

ФБ.04Планирование

выбытия денежных средств по

расходам ЦО

Банки Контрагенты

НСИ


План выбытия ДС дляобеспечения потребностей

ФБ.09

Утверждение бюджетов ПП

Утвержденные бюджеты ПП

АИБ


бюджета

УИБ


ИБ

Исполнение бюджета

ФБ.03.00а Наступил срок формированияплана ДДС бюджетораспорядителя

www.IntelCont.ru31

Бизнес-процесс: исполнение бюджета

ИБ: Исполнение бюджета

ИБ.01

Формирование заявки на

платеж

ИБ.05

Исполнение графика

платежей

Контрагенты

Счета, накладные, акты, счета-фактуры

Банки

Плат. поручения

ИБ.02

Согласование заявки на

платеж

ИБ.03

Утверждение заявки на

платеж

ИБ.04Детализация

графика платежей,

определение формы оплаты

Заявка на выплату ДС

Согласованнаязаявка на выплату ДС

Утвержденнаязаявка на выплату ДС

Платежный календарь

РКО, ПКО

НСИ


АИБ


бюджета

ФБ

Формирование бюджета

УИБ


ИБ.01 Появилась необходимостьв выплате ДС

Утвержденный план БДДС

Выписки, оплатные документы,РКО, ПКО

www.IntelCont.ru32

Примеры документов из системы

www.IntelCont.ru33

Xарактеристики системы бюджетного управления

• Бюджетирование в разрезе МВЗ (бюджетораспорядители, структурные подразделения, ремонтно-строительные объекты, машины и механизмы и т.д.)

• Многоуровневая иерархия центров ответственности• Полная автоматизация процесса разработки, возвращения

на доработку и электронного согласования бюджетов всех уровней иерархии

• Прозрачность бюджетного процесса: каждый нижестоящий менеджер может видеть в системе текущий статус согласования своей бюджетной заявки вышестоящими менеджерами

• Полностью автоматизированный маршрут планирования: от формирования заявки на потребность в натуральном выражении до определения суммы необходимого денежного платежа

• Автоматическая консолидация вспомогательных бюджетов в БДДС

www.IntelCont.ru34

• Полная автоматизация процесса формирования, электронного согласования и утверждения платежных заявок на исполнение бюджетных платежей

• Практически полная ликвидация бумажного документооборота (за исключением первичных документов, получаемых от предприятий-контрагентов и пр.)

• Обеспечение необходимого для инициатора платежа уровня прозрачности прохождения платежных заявок

• Автоматическое формирование платежного календаря• On-line план-факт анализ• Уникальные корпоративные формы бюджетов и

отчетов об их исполнении• Регламентация бизнес-процессов бюджетного

управления корпоративными стандартами

Характеристики системы бюджетного управления

www.IntelCont.ru35

Модель «правдивое бюджетирование»

Вознаграждение за «правдивое бюджетирование» рассчитывается по специальному алгоритму, который:– на стадии планирования инициирует менеджеров

на принятие максимально напряженных, но при этом достижимых планов продаж

– на стадии реализации планов продаж в большей степени поощряет менеджеров за выполнение плановых объемов, чем перевыполнение, а тем более недовыполнение планового задания

www.IntelCont.ru36

Основные препятствия• Общее состояние системы управления компанией на

момент начала работ по проекту • Влияние отраслевой специфики на ментальность

работников производственного блока и корпоративную культуру компании в целом

• Неадекватное восприятие топ-менеджментом компании задач и функций контроллинга как инструмента управления

• Не готовность менеджмента компании к применению современных систем управления

• Неприятие и/или прямое противодействие внедрению и эксплуатации системы контроллинга менеджментом производственного блока

• Недостаточный уровень спонсорства проекту топ-менеджментом компании

• Периодические изменения политики компании в области хозяйственно-экономических отношений между бизнес-единицами группы

www.IntelCont.ru37

Дальнейшее развитие системы: что предстоит сделать

• Внедрить мотивационную модель «Правдивое бюджетирование»

• Перевести расчет строительных смет в 1С • Перевести расчет EVA в 1С • Внедрить модуль CRM на типовой

конфигурации 1С• Усовершенствовать уникальный модуль

управление договорными отношениями• Разработать и внедрить в 1С уникальный

модуль «мониторинг и анализ показателей деятельности»

www.IntelCont.ru38

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Все вопросы, которые Вы не успеете задать нам на симпозиуме, направляйте на e-mail:

[email protected] или

звоните: (495)- 980-7325

КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА

Documents

Transcript of КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА