"ЕСМ-система как средство повышения эффективности...

www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928

Корпоративная платформа поддержкипринятия решений, управления документами, временем, задачами и личной результативностью.

http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU

ECM-система как средство повышения эффективности руководителя любого

уровня

Василий Редькин,менеджер по работе с клиентами,

компания «ИнтерТраст»




• На ИТ-рынке с 1994 года• Один из ведущих российских разработчиков

автоматизированных систем управления ( СЭД, системы поддержки принятия решений)

• C 1996 года – статус IBM Premier Partner по всем направлениям (в т.ч. авторизованное обучение и техническая поддержка)

• Более 3 000 проектов и более 350 000 пользователей в России и странах СНГ

• 20% современного рынка СЭД в России по количеству автоматизированных рабочих мест (по оценке DSS Consulting, Санкт-Петербург)

О компании «ИнтерТраст»




О компании «ИнтерТраст»

Государственные органы власти и управления Федерального и регионального уровня

5 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России

2 предприятия, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских компаний ТЭК

Ведущие российские промышленные предприятия, связи и телекоммуникаций




Современные проблемы

управления

• Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых, материальных)

• Растущее количество документов: на всех уровнях, во всех подразделениях

• Информационный «голод»• «Зоопарк» информационных систем усложняет поиск информации и процесс принятия решений, приводит к дублированию информации

• Ускорение и усложнение цикла принятия решений• Отсутствие обратной связи для проверки результатов деятельности




Общий принцип эффективного управления

Планирование• Планирование целей• Планирование процессов• Планирование ресурсов• Планирование времени

Контроль• Контроль процессов исполнения заданий (в т.ч. установленных технологий, регламентов и т.д.)

• Контроль использования ресурсов

• Контроль соблюдения календарных графиков

Анализ• Соответствие конечных результатов запланированным

• Фактический расход ресурсов• Соответствие фактического времени выполнения плановому




Основные принципы эффективного управления.

Пять основных элементов повышения эффективности менеджера

1. Умение контролировать свое время2. Нацеленность на результат, а не на процесс3. Умение строить свою работу на

преимущественно сильных качествах, как собственных, так и коллег

4. Концентрация внимания на важнейших участках работы, установка правильных приоритетов

5. Принятие правильных решений за счет системности

Питер Друкер, «Эффективный управляющий»




Правильное управление временем – это не только календарное планирование: управляющий должен видеть полную картину своих дел (завершенных, текущих, планируемых), правильно оценивать их значимость, возможности размещения во времени и (или) делегирования.


Управление временем

Дэвид Аллен: «Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать»




Основные условия эффективной управляющей системы:• Развитые коммуникации обмена информацией• Организация коллективной деятельности• Нацеленность каждого на результат, а не на процесс (личный вклад, важнее простого участия)

• Постоянное саморазвитие участников организации

• Коллективное развитие участников организации


Эффективная управляющая система




Цель работы эффективного управляющего – выявление и максимальное использование наиболее сильных сторон своих сотрудников.

Эффективная система управления должна обладать действующей системой оценки качества работы сотрудников (Key Performance Indicators, KPI – ключевые показатели эффективности).


Использование сильных качеств




Высокий уровень конкуренции и в этих условиях необходимость повышения эффективности работы потребовали развития и оптимизации информационных систем, обеспечивающих поддержку основных управленческих бизнес-процессов компании.

За год-два СЭД/ECM сделали качественный рывок в области повышения результативности работы пользователей СЭД/ECM, в том числе руководителей всех уровней!

Эволюция СЭД/ECM




Пользователи СЭД/ECM

Сотрудники функциональных подразделений

Руководители среднего звена

Делопроизводители \ Секретари \ Служба

ДОУ

ТОП-менеджеры

• Автоматизация своих процессов

• Прозрачность хода исполнения документов, направленных в другие подразделения.

• Взаимодействие подразделений друг с другом в рамках «сквозных» процессов

• Согласование и контроль• Работа с проектами документов,

согласование• Контроль работы исполнителей

• Автоматизация профессиональной деятельности

• Повышение прозрачности процессов. • Повышение скорости доставки управленческих решений. • Своевременное получение информации, необходимой

для принятия решений.




Документационное обеспечение управления

Управление типовыми деловыми процессами

Управление документацией

Документационная поддержка произвольных регламентированных бизнес-процессов (приложения на базе сервиса Workflow)

Коллективная работа с документами (Collaboration)

Обеспечение безопасного хранения и работы с документами

Классическая СЭД. Основные возможности




Классическая СЭД. Документационное обеспечение управления

• Делопроизводство Входящие документы,

Исходящие документы,

Внутренние документы,

Организационно-распорядительные документы

• Обращения граждан• Факс-отправка• Поручения• Корпоративный электронный

архив




Классическая СЭД. Управление типовыми деловыми процессами

• Договоры• Планирование• Управление Персоналом

• Техническая поддержка (HelpDesk)

• Клиенты и Контакты• Заседания• Другие типовые процессы:

- Управление проектами- Управление продажами- Претензионно - исковая работа- Доверенности- Мероприятия- Пропуска- Командировки и т.д.




Классическая СЭД. Коллективная работа с документами

• Совместная подготовка документов и проектов документов

• Создание документов по шаблонам и образцам

• Обсуждение документов• Согласование, ознакомление,

архивирование документов• Организация хранения всех документов в

иерархических папках с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам

• Поддержка версионности• Быстрый поиск документов




Классическая система. Организация и поддержка сквозного документооборота

Организация-отправитель Организация-получатель А

Исходящий документ № …./А

Входящий зарегистрированный

документ

Сведения (сводка) о регистрации

Сведения (сводка) о ходе исполнения

- резолюция

Сведения (сводка) о ходе исполнения

- исполнение

Исходящий документ № …./Б

Организация-получатель Б

Входящий документ (на рассмотрении)

Сводка о доставке




Классическая система. Использование электронной подписи (ЭЦП)




Классическая система. Контроль выполнения поручений (монитор исполнения)




Ключевыепользователи СЭД/ECM

Специалисты по предметным областям (делопроизводители, сотрудники

договорных служб, юристы, сотрудники служб контроля и т.п.)

Линейные руководители подразделений компании и

исполнители

Руководители высшего звена

АРМ «Руководителя высшего звена» и мобильное рабочее

место руководителя на iPad

Универсальные рабочие места участников электронного

документооборота

Специализированные рабочие места предметных

специалистов, по направлениям деятельности




Современная СЭД/ECM- расширяем горизонты!

От документационного обеспечения… …К управлению деятельностью

Точность и полнота(исключение потерь и искажений)

Упорядочение и регламентированное хранение

Индивидуальное авторство

Обеспечение долговременнойцелостности

Документ Полное управление взаимодействием сотрудников

Высокая доступность любого документа

Произвольность формы хранения информации

Коллективное творчество

Работа в установленных границах процессов




Современная СЭД/ECM - расширяем горизонты!

«Классический» документооборот: Формализованная обработка ответственных документов

Социальная среда:Контекстное взаимодействие людей, документов, задач

Кейс-менеджмент:Управляемая нацеленность на результат

Управление жизненным циклом информации:Подчиненность информации ключевым принципам управления

Аналитика контента:Принятие решений, основанное на фактах

Современный пользовательский интерфейс: Управление задачами, временем, активностями

Персонализация контента:Персональные динамические коллекции документов

Мобильная СЭД:Доступ из любого места в любое время

Документирование как сервис:Корпоративная архитектура, мультиязычность, безопасность, межведомственность




Современный интерфейс - необходимое условие работы в СЭД/ECM

Максимально удобный пользовательский интерфейс! • Рабочее пространство делиться по

вертикали или по горизонтали

• Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы

• Пользователь знакомится с поручениями и заданиями, узнает их подробности и отправляет результаты работ, открыв только одну страницу

• Список разделов настраивается под нужды сотрудника

• Ссылки на объекты, которые полезно всегда иметь под рукой, доступны из отдельной панели

http://intertrust.design.ru/docs/




Персонализация контентаи контекста в СЭД/ECM!

• Персональные каталоги документов для работы с уведомлениями и задачами. Очереди полученных, созданных, открытых, отправленных.

• Каталог папок как инструмент настройки рабочего места.

• Список выводимых атрибутов для всех представлений.

• Горизонтальная и вертикальная ориентация.

• Вывод в отдельном окне незапланированных и просроченных задач

http://intertrust.design.ru/inbox/




Методология GTD(как привести дела в порядок)




Регистрация входящего




Уведомление о входящем




Рассмотрение




Принятие решения«сделать сейчас»




Принятие решения«делегировать»




Принятие решения«запланировать»




Календарь




Принятие решения«открыть проект»

1. WF-процесс

3. Кейс

2. Бизнес решение




Тайм-менеджмент - управляй временем с помощью СЭД/ECM!

Интегрированный модуль Управления Временем (Time Management) Практический инструмент эффективного управления рабочим временем




Контроль работы

- управляй и властвуй с помощью СЭД/ECM!

Полный контроль жизненного цикла документов позволяет детально отследить фазы и стадии, через которые проходит документ или поручение. Система должна предполагать вывод всех атрибутов документа, связанных сущностей и перечня доступных действий с ним.

http://intertrust.design.ru/docs/




Кейс-менеджмент -

работа не с документами, а процессами

Adaptive Case Management – практический инструмент эффективного управления динамическими бизнес-процессами.• Возможность быстрой

разработки (адаптации) шаблонов кейсов

• Возможность полноценного использования имеющегося практического опыта

• Полный контроль состояния дел, высокая скорость реакции системы на запросы

Процессы Люди

Информация




Что такое Adaptive Case Management

Максим Смирнов, «adaptive case management. внедорожник длябизнес-процессов»




Кейс-менеджмент

• Оптимизация достижения результата в любом деле

• Простой просмотр всех документов кейса

• Динамическое управление рабочим циклом

• Инструментарий для быстрой разработки шаблонов кейсов

• Изучение опыта на основе анализа прошлых дел

• Контроль состояния дел, высокая скорость реакции системы на запросы

Процессы Люди

Информация




Процессы или кейсы Сервисные подразделения Проектные подразделения

Индивидуальность операций Рутинные, часто повторяющиеся операции

Реализация нового, что ранее не существовало

Полнота информации о решении задач

Необходимая информация, требуемая для решения задач, большей частью известна

Как правило имеется только неполная информация о задачах, необходимы уточнения или даже исследования

Регламент порядка выполнения задач

Порядок и продолжительность действий, требуемых для решения задач, большей частью известны

Обычно требуется составление отдельного плана действий (например, календарного графика)

Успешность результата Предполагается только успешный результат действий (для операций, разрешенных регламентом)

Возможны неудачи вне зависимости от качества действий сотрудников подразделения

Сергей Котов, «Феномен управления»http://www.rb.ru/blog/serge-kotov/




Социализация -

формальное и неформальное

общение с сотрудниками в СЭД/ECM

Инструменты социального общения в СЭД/ECM («Обсуждение» и пр.) позволяют наладить полноценное формальное и неформальное общение между сотрудниками разных уровней и подразделений




Взаимодействие в

иерархической структуре





Сетевой принцип

коммуникаций





Аналитика контента.Построение отчетов




Аналитика контента.Статистика




Мобильные рабочие места руководителей на iPad

Задачи:

• Обеспечение реальной мобильности в работе с документами

• Обеспечение максимальной оперативности в принятии решений

• Обеспечение контроля за работой сотрудников в режиме «реального времени» независимо от местоположения

• Информационная поддержка во время заседаний (собраний, совещаний), в т.ч. выездных

Функции:• Рассмотрение документов• Подготовка резолюций, визирование и утверждение

документов (вручную и с помощью ЭЦП)• Распределение заданий исполнителям и контроль их

выполнения• Полная синхронизация с основной информационной

системой• Безопасное хранение и передача информации




Современная СЭД/ECM реализует основные принципы

эффективного управляющего.




Спасибо за внимание!

Василий Редькин,

менеджер по работе с клиентами,

компания «ИнтерТраст»

Россия, 125319, г. Москва, ул. Усиевича, д. 3

Тел./факс +7 (495) 956-7928

"ЕСМ-система как средство повышения эффективности...

Documents

Transcript of "ЕСМ-система как средство повышения эффективности...