Post on 06-Apr-2016
description
KINGDOM OF CAMBODIANATION RELIGION KING
GUIDELINE FOR IMPLEMENTATION OF
THE DISASTER DATA REPORTING FORMS
Development investment that does not consider disaster risk will lead to the accumulation of more risk
Phnom Penh, December 11, 2014
iGuideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Contents
Foreword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
Acknowledgements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
Acronyms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv
I. Background of Disaster Data Reporting Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
II. Objectives of the Disaster Data Reporting Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
III. Guidelines on How to Prepare Disaster Data Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Reporting Form 1 - Monitoring Pre-Disaster Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Reporting Form 2 - Reporting During Emergency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Reporting Form 3 - Preliminary Report During Disaster Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Reporting Form 4 - Total Impact and Damage at District Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Reporting Form 5 - Total Impact and Damage at Provincial Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Annex 1 - Structure of Provincial Committee for Disaster Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
Annex 2 - Structure of District Committee for Disaster Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Annex 3 - Structure of Commune Committee for Disaster Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76
Annex 4 – NCDM Letter on Using the Disaster Data Reporting Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
ii Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
FOREWORD
Under the leadership of Samdech Akka Moha Sena Padei Techo HUN SEN Prime Minister of the Kingdom
of Cambodia and in accordance with the Rectangular Strategy Phase III of the Royal Government of
Cambodia of the 5th legislature of the National Assembly, disaster management should be further
strengthened to improve the disaster response mechanism while focusing on the provision of social
protection to the affected people during and after disaster events . Various institutions and mechanisms, the
National Committee for Disaster Management (NCDM) in particular, need to strengthen their cooperation,
collaboration and coordination with relevant actors such as Cambodian Red Cross, International Humanitarian
Organizations, Private Sector, Charitable Society, and Development Partners . As part of these efforts, the
NCDM in cooperation with UNDP has established the Guideline for Implementation of Disaster Data
Reporting Forms for Effective Disaster Management .
The main objectives of the Guidelines on Disaster Data Reporting Forms are: to provide knowledge on how
to produce each report based on the situation at hand, including before, during and after disaster events at
sub-national levels and in local communities; and to facilitate the consolidation of data into tables with the
types of data used based on accurate information in reports endorsed by relevant stakeholders . On the
other hand, the guideline allows management at all levels to analyze the trend of disasters and take priority
actions on emergency response, and to appeal for or seek support from inside the country and from overseas
on time . This would help to reduce loss, damage and suffering of affected people . The disaster data would
be included in NCDM’s data management system, in the best interests of the public, where it can be for
social development in future .
The Guidelines on Disaster Data Reporting Forms are a very useful tool to help leadership at provincial,
district and commune levels, as well as relevant provincial departments for harmonization of disaster data in
order to promote cooperation and gain support from donors, the government, private donors and
humanitarian agencies for their priority needs .
I hope that the Guidelines will serve as a compass to provide direction on how to effectively use the Disaster
Data Reporting Forms when disaster events happen in the future . I would like to acknowledge the efforts of
Excellencies, Ladies and Gentlemen, NCDM working groups and UNDP team who contributed to making
these forms successfully .
H.E. Dr. Nhim Vanda, Ph.DSenior Minister in Charge of Special MissionFirst Vice President The National Committee for Disaster Management
iiiGuideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
ACKNOWLEDGEMENTS
The National Committee for Disaster Management (NCDM) would like to thank all institutions and individuals
who made contributions to the Disaster Data Reporting Forms . During the course of preparing the forms,
several stakeholder consultation workshops were held at the national and sub-national levels . Representatives
of various line ministries, provincial departments, the Provincial Committee for Disaster Management
(PCDM), District Committee for Disaster Management (DCDM), Commune Committee for Disaster
Management (CCDM), international NGOs and UN agencies participated in the consultation workshops .
NCDM would like to thank the United Nations Development Programme (UNDP) for providing financial and
technical support and guidance . Specifically, we would like to thank the NCDM and UNDP teams who
provided coordination, consultation, consolidation, technical input and support to the consultation
workshops . The team members include:
y H .E . Ponn Narith, Secretary General, NCDM
y H .E . Choup Sithan, Advisor, NCDM
y H .E . Neang Chhen, Advisor and Director of Emergency Response and Rehabilitation Department, NCDM
y Mr . Hum Sophon, DRR-Project Coordinator, UNDP
y Mr . Sam Sophal, DMIS Officer, UNDP
NCDM would like to thank representatives of line ministries, provincial and commune stakeholders who
provided their input and effort in finalizing these forms . Without the participation, knowledge and experience
of these institutions and individuals, the Disaster Data Reporting Forms and Guideline would not have been
possible .
iv Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
ACRONYMS
ADB Asian Development Bank
CCDM Commune Committee for Disaster Management
CRC Cambodian Red Cross
CamDi Cambodia Disaster Loss and Damage Information System
DCDM District Committee for Disaster Management
MAFF Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
MoEYS Ministry of Education, Youth and Sport
MoH Ministry of Health
MoI Ministry of Interior
MoP Ministry of Planning
MoPWT Ministry of Public Works and Transport
MoWRAM Ministry of Water Resources and Meteorology
MRD Ministry of Rural Development
NCDD National Committee for Sub-National Democratic Development
CSO Civil Society Organization
NCDM National Committee for Disaster Management
PCDM Provincial Committee for Disaster Management
PDAFF Provincial Department of Agriculture, Forestry and Fisheries
PDEYS Provincial Department of Education, Youth and Sport
PDH Provincial Department of Health
PDPWT Provincial Department of Public Works and Transport
PDRD Provincial Department of Rural Development
PDWRAM Provincial Department of Water Resources and Meteorology
RGC Royal Government of Cambodia
UNDP United Nations Development Programme
UNFCCC United Nations Framework Convention on Climate Change
1Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
I BACKGROUND OF DISASTER DATA REPORTING FORMS
Cambodia is prone to natural and human-induced
disasters, including flood, drought, typhoon,
lightening, river bank erosion, fire and epidemics .
As a result of climate change, these disasters have
become more frequent, especially in the 21st
century, as seen by floods in 2011, drought in 2012,
floods in 2013, flood and drought in 2014, as well as
violent storms, fire, lightening and epidemics . The
impact of these disasters include property damage,
loss of human and animal life, loss of livelihoods,
crops, infrastructure, and damage to the economy
and the environment .
In response to the successive disasters, particularly
the 2011 and 2013 floods, the Royal Government of
Cambodia (RGC) mobilized its efforts to strengthen
disaster preparedness and coordination for better
and more effective disaster response, including
establishing the Cambodia Disaster Loss and
Damage Information System (CamDi) and its
website at http://www .camdi .ncmd .gov .kh, as well
as improving the disaster data reporting forms .
Data and information on disaster loss and damage
has so far been fragmented and spread over many
ministries, provincial departments and district
offices, and is not consistent . Data available at the
national level is different from that in line ministries
and the NCDM . After the closed meeting between
the Royal Government and NGOs in the Peace
Palace on 17 February 2012, and the Royal
Government’s Notification No . 211 CGNSR, dated 24
February 2012 (particularly Point 10), NCDM was
required to strengthen the information system . It
focused on how to estimate loss and need by
initiating consistent and standardized forms for
assessing and managing crises on the ground .
Through Notification No . 211, and with financial
and technical support from UNDP, NCDM’s
Emergency Response and Rehabilitation
Department took the lead and coordinated with
Provincial Committees for Disaster Management
(PCDM), District Committees for Disaster
Management (DCDM) and officials of line ministries
and provincial departments to collect data on
natural and human-induced disasters since 1996 .
This was documented in the disaster management
information system (CamDi) through a number of
meetings and consultative workshops with more
than 2,000 participants from provinces, districts,
ministries, provincial departments, Cambodian Red
Cross and civil society . The CamDi Launch Workshop
was organized at the Sunway Hotel on 08 July, 2014
and presided over by H.E. Dr. Nhim Vanda, Senior
Minister in charge of special mission and the First
Vice President of NCDM, and Ms . Claire Van Der
Vaeren, UN Resident Coordinator and UNDP
Resident Representative in Cambodia . The team
found that disaster reports from provinces, districts
and communes, which were written following the
guidelines in Letter No . 280 NCDM, dated 29 June,
2012 (see Annex 4) were still insufficient, as some
data was not specific enough to be put into the
CamDi system .
2 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
UNDP continued to work to strengthen the
reporting forms . After discussion and orientation
meetings with participants from provinces, districts
and communes, and technical officials from
provincial line departments in five provinces (Prey
Veng, Kratie, Kampong Thom, Siem Reap and
Kampong Chhnang) and consultative workshops
with a number of ministries, UN agencies and civil
society organizations, gradual improvements have
been made . Endorsement of the five NCDM disaster
data reporting forms was received in the final
workshop at the Cambodiana Hotel on 18
September 2014, with more than 60 participants,
officiated by H .E . Ponn Narith, NCDM’s Secretary
General .
3Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
II OBJECTIVES OF THE DISASTER DATA REPORTING FORMS
y To allow stakeholders at the sub-national level
to record/enter assessment and evaluation data
or figures already agreed upon, in order to
submit to the national level in a timely and clear
manner (consistency) .
y To help leadership of the Royal Government/
ministries/agencies to make quick and informed
decision on immediate, timely and effective
measures and interventions .
y To allow stakeholders/donors to consider
providing appropriate humanitarian assistance
to victims and rehabilitation, recovery and
reconstruction assistance .
y To reduce time wastage and overlapping uses of
resources, as well as the suffering of victims, and
allow for timely and effective interventions and
better and stronger cooperation among all
stakeholders at national and international levels .
4 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
IIIGUIDELINES ON HOW TO PREPARE DISASTER DATA REPORTS
5Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
REPORTING FORM 1MONITORING PRE-DISASTER EVENTS
I). OBJECTIVES
¾ Provide clear and timely information on the
status of an emergency in a community to
DCDM, PCDM and NCDM .
¾ Reduce severe impacts of the emergency on
local communities through preparedness
and response measures .
II). TIMEFRAME AND REPORTING METHODOLOGY
¾ Timeframe
This report is produced by CCDM and
submitted to DCDM and PCDM within one to
three days (or sooner) .
¾ Methodology
When monitoring an emergency that might
happen in the next two to three days, CCDM
should meet to assign tasks to the three
taskforces (See Annex 3) and include these in
the report .
III). HOW TO WRITE THE REPORT
Report Letterhead: Write the names of the
commune, district and province, and commune
code number .
6 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
1. Hazard: Tick in the box for the type of
hazard that occurred, for example flood or
drought, or write which hazard occurred (if not
flood or drought) .
2. Time of occurrence: Based on the situation
on the ground and past experience, estimate the
date and time that the disaster might happen in
the commune .
3. Monitoring Situation and Emergency
Information
¾ For communes along rivers, streams and
lakes:
When the water level almost reaches the river
bank/emergency level, the commune chief
should advise village chiefs/members to
monitor it by using a pole . Write down the
water level on the information board (if
available) and provide the information to the
commune chief every day or hourly (if the
water level is increasing quickly) .
¾ For communes near/along the mountain
(including in Kampong Speu and Pursat):
In the rainy season, or when there is extensive
and prolonged rain in mountainous areas,
rainfall should be monitored based on
forecast information/mountain climbers on
the amount of water which might flow down
to nearby villages/communes .
¾ For communes near the border with
neighbouring countries:
In the rainy season, rainfall and the duration
of rainfall should be monitored, based on
forecast information or the flood situation in
border districts/provinces . This can be done
through traders or notification to PCDM in
the border province on possible dam breaks
or release of water from reservoir/dam .
4. Conclusion and Assessment of the Event
Through monitoring the situation/news and
forecast information on extensive and
prolonged rainfall upstream in the Mekong
river basin and other parts of the country,
and the release of water from across the
border, commune authorities are required to
convene a meeting of the council and the
three taskforces (security and rescue
taskforce, health and hygiene taskforce,
response and information taskforce, and
clerk) to draw a conclusion on potential
emergencies in the next two or three days .
5. Scope of Possible Damage
5.1. Location and population most likely at
risk of the emergency:
Write the name of villages most likely at risk
of emergency and fill in the estimated
number of potentially affected people,
especially the number of vulnerable people
in the village’s statistical tables .
5.2. Houses, crops and animals at risk:
Write the names of villages and fill in the
areas of rice crops, other crops, industrial
crops and animals in the lowland areas at
risk/flooded based on the existing statistics
of villages at risk of being flooded .
5.3. Public buildings, roads and important
services at risk:
7Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Tick in the box if you think buildings,
roads and services are at risk/flooded .
6. Emergency Preparedness
6.1. Existing resources/materials/logistics for
preparedness:
Write down the names of agencies, such as
police posts, schools, health centres, Red
Cross, commune/village authorities . Write
down the names of people who own assets
and equipment, including boats, speed
boats, cars, medication, food, fuel, money, life
jackets, string, car tires, etc . which could be
used during an emergency . Write down the
names and contact information of people
who will be responsible for these things
during the emergency .
6.2. Safe Areas:
Write down the names of safe areas, including
schools, health centres, pagodas, high
ground and roads . Clarify where they are and
how far they are from the village/commune,
the number of rooms/buildings and their
capacity, electricity availability (generator),
and the number of latrines and wells (pump/
hand-dug), if any .
6.3. Preparedness Actions/Measures of Local
Authorities:
Briefly describe preparedness activities or
measures for emergency response,
including:
¾ Meetings between the council and three
taskforces of the commune with local
partner organizations (if any) .
¾ Assign people (for example, village chiefs) to
monitor the situation and information, and
regularly report and write down the water
level on the information board (if there is
one) or provide emergency signals (as
agreed upon) when there is an emergency .
¾ Divide labour for emergency response;
provide guidance, disseminate/interpret
forecast information to people in vulnerable
areas so they can take precautions and
prepare means or valuable assets .
¾ Display a map of safe areas in each village/
commune that indicates the roads to each
safe area or congregation area upon
receiving emergency signal .
7. Types of Priority Needs
Write down what is needed, especially for
emergency response, including labour, means,
health care, safety/security protection and
shelter construction during an emergency, as
appropriate to the actual emerging situation,
where commune authorities are not able to
address the needs on their own .
People Responsible for Reporting
Write down the names and roles of the two
people responsible for reporting . Provide
their phone numbers so that stakeholders
can contact them should more information
be needed .
Signature and Seal
Commune chief writes down the date and the
report number, then signs and seals it before
sending the report to DCDM and PCDM .
8 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Ki
ngdo
m o
f Cam
bodi
a
Na t
ion
Relig
ion
King
Prov
ince
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
...
Dis
tric
t/To
wn/
Khan
/DCD
M:.
....
....
....
....
....
....
....
Com
mun
e/Sa
ngka
t/CC
DM
....
....
....
....
....
....
....
..
Com
mun
e Co
de..
....
....
....
....
....
....
....
....
....
..
No
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
Repo
rtin
g Fo
rm 1
: Mon
itor
ing
Pre-
Dis
aste
r Eve
ntTh
is re
port
is s
ubm
itted
to th
e D
istr
ict C
omm
ittee
for D
isas
ter M
anag
emen
t of …
……
……
… .…
.
1. H
azar
d:
Fl
ood
Dro
ught
F
ire
Oth
ers
… .…
.… .…
.… .…
.… .…
.…
2. D
ate
of p
ossi
ble
disa
ster
occ
urre
d: D
ay…
……
……
…M
onth
……
……
…Ye
ar…
……
……
…at
(hou
r):…
……
……
……
… .…
. . .
3. E
vent
Mon
itor
ing
and
Emer
genc
y In
form
atio
n: (P
leas
e pr
ovid
e br
ief d
escr
iptio
n as
inst
ruct
ed)
4. C
oncl
usio
n an
d A
sses
smen
t of
the
Eve
nt: …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
9Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
5. S
cope
of t
he P
ossi
ble
Effec
ts a
nd D
amag
es
5.1.
Loc
atio
n an
d Pe
ople
Lik
ely
to B
e Aff
ecte
d by
the
Emer
genc
yVi
llage
sPo
pula
tion
Vuln
erab
le G
roup
Fam
ilies
Pers
ons
Wom
en (p
ers)
Child
ren
(per
s)El
ders
(per
s)ol
der t
han
65
yrs
Peop
le
with
D
isab
ility
(p
ers)
Child
ren
with
D
isab
ility
(p
ers)
Peop
le w
ith
Chro
nic
Dis
ease
, H
IV/A
IDS,
TB
(per
s)
Poor
Fam
ilies
Wom
en
Hea
d of
Fa
mili
es(P
ers)
Preg
-na
ntLa
ctat
- in
g0-
5 yr
s6-
14 y
rs15
-18
yrs
Fam
i-lie
sPe
rson
s
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
Addi
tiona
l Cl
arifi
catio
n (If
Any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
5.2.
Hou
ses,
Agr
icul
tura
l Cro
ps a
nd A
nim
als L
ikel
y to
Be
Affec
ted
Villa
ges
Hou
ses
Seed
lings
(ha)
Tran
spla
nted
See
dlin
gs
(ha)
Dir
ect S
eedi
ng R
ice
(ha)
Oth
er C
rops
Aff
ecte
d A
nim
als
Affe
cted
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Catt
lePi
gs
Addi
tiona
l Cl
arifi
catio
n (If
Any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
… .…
……
10 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
5.3.
Num
ber o
f Pub
lic B
uild
ings
, Roa
ds a
nd Im
port
ant S
ervi
ces L
ikel
y to
Be
Affec
ted/
Floo
ded
Villa
ges
Scho
ols
(pla
ces)
Hea
lth
Cent
ers
(pla
ces)
Refe
rral
Hos
pita
ls(p
lace
s)Pa
goda
s(p
lace
s)Ro
ads
(pla
ces)
Wat
er S
ourc
es
(pla
ces)
Elec
tric
ity
(pla
ces)
Tele
phon
e Se
rvic
es (p
lace
s)O
ther
s Im
port
ant S
ervi
ces
Addi
tiona
l Cl
arifi
catio
n (If
Any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
6. E
mer
genc
y Pr
epar
edne
ss
6.1.
Ava
ilabl
e Re
sour
ces a
nd E
quip
men
t/Lo
gist
ics f
or P
repa
redn
ess/
Asse
ts/C
apac
ityIn
stit
utio
ns/L
ocal
Aut
hori
ties
Prep
arat
ion
for p
erso
nnel
to
be re
ady
depl
oyed
(per
s)Ty
pes
of E
quip
men
t/
Logi
stic
s/Ex
pert
sQ
uant
ity
Uni
tCa
paci
ty/ S
ize
Nam
es/P
hone
Num
bers
of R
espo
nsib
le
Pers
ons
Addi
tiona
l Cl
arifi
catio
n (If
Any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
11Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.2.
Saf
e G
roun
d (S
choo
l, Pa
goda
, Hig
h G
roun
d, R
oad
...)
Nam
e of
Saf
e G
roun
dAd
dres
s of
Sa
fe G
roun
dD
ista
nce
(km
) fro
m th
e vi
llage
/ co
mm
une
to th
e sa
fe g
roun
dN
o . o
f Bui
ldin
gs/
Tarp
aulin
Site
s (p
lace
s)G
ener
ator
s/ E
lect
ricity
G
rid (u
nit)
Latr
ines
(roo
ms)
No .
of W
ells
No .
of P
eopl
e Ac
com
mod
ated
(p
erso
ns)
Addi
tiona
l Cla
rifica
tion
(If th
e sa
fe g
roun
d is
a ro
d or
vac
ant h
igh
grou
nd, p
leas
e st
ate
the
size
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
6.3.
Act
iviti
es P
repa
red
/ Mea
sure
s Tak
en b
y th
e Au
thor
ities
: (Pl
ease
pro
vide
a b
rief d
escr
iptio
n as
inst
ruct
ed)
7. T
ypes
of P
rior
ity
Requ
irem
ents
:Ty
pes
of R
equi
rem
ent
Item
Qua
ntit
yD
escr
ipti
on
12 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Addi
tiona
l Cl
arifi
catio
n (If
Any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
Repo
rt W
rite
rs:
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Func
tion:
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. Pho
ne N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . E
mai
l: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . .
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Func
tion:
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. Pho
ne N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . E
mai
l: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . .
D
ate
for s
ubm
issi
on th
e re
port
……
……
……
……
……
……
Co
mm
une/
Sang
kat C
hief
and
Pre
side
nt o
f Com
mun
e/Sa
ngka
t
C o
mm
itte
e fo
r Dis
aste
r Man
agem
ent
13Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
REPORTING FORM 2REPORTING DURING EMERGENCY
I). OBJECTIVES
Report as soon as possible (you can phone first) on
the potential disaster that threatens human and
animal life or could impact houses, property and
public infrastructure . Report on assistance activities
and emergency response interventions from
relevant authorities in the commune/sangkat in a
timely manner .
II). TIMEFRAME AND REPORTING METHODOLOGY
¾ Timeframe
Produced by CCDM, then sent to DCDM, then
to PCDM and to NCDM within three to six
hours (you can make emergency call, if
necessary) .
¾ Methodology
Immediately after the disaster, CDCM will
visit the affected areas to provide an
emergency response and collect information
to report on the situation .
III). HOW TO WRITE THE REPORT
Report Letterhead: Write the names of the
commune, district and province, and commune
code number .
14 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
1. Type of Disaster:
Tick in the box type of disaster event that
happened (e .g ., flood) .
2. Time of Occurrence: Write down the date
and time of the event .
3. Summary/Overview of the On-going Event
Write a summary of the on-going emergency
that is threatening life or causing damage to
infrastructure . How severe is it?
4. Name of the Location and Number of
People Affected and Evacuated
Write down the names of affected villages and
the estimated number of affected people, and
the number of people/animals evacuated . Tick
in the box for severely affected villages .
5. Types of Casualties (dead, injured, missing)
and Location of Incidents
Write the types of casualties including death,
injury and missing . Disaggregate by adults/
elders/children, male or female, cause of
death including drowning, snake bite and
injury from falling trees . Identify the location
of the incidents, i .e . in what village?
6. Severe Impacts: Houses, Property, Public
Infrastructure, Dependency or Services
Tick in the box to represent severe impact
or total damage . For example, if the health
centre is severely damaged, tick in the box
“Health Centre ” or if the water supply
facilities are severely damaged, tick in the box
“Safe Water ” .
7. Describe Briefly the Activities Being
Implemented by Authorities/Stakeholders
Describe briefly the activities being
implemented by commune authorities, the
three operational taskforces, stakeholders or
partner organizations in the locality:
y Rescue, shelter construction
y Transporting and evacuating people
y Security and order
y Search for missing people, bodies and
provision of medical care
8. Immediate Needs
Tick in the box Yes (if needed) and No (if
not needed) and provide justification for
immediate needs, i .e . type of need . For how
many people? Tick in the box if the need
is a high priority .
People Responsible for Reporting
Write down the names and roles of the two
people responsible for reporting and provide
their phone numbers so that stakeholders
can contact them, should more information
be needed .
Signature and Seal
The commune chief must record the date or
the report number properly, sign and seal it,
then send it to DCDM and PCDM .
15Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Ki
ngdo
m o
f Cam
bodi
a
Nat
ion
Relig
ion
King
Pr
ovin
ce..
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
.
Dis
tric
t/M
unic
ipal
ity/
Khan
/DCD
M: .
. . .
. . .
. . .
. . .
. . .
. . .
. . .
Com
mun
e/Sa
ngka
t/CC
DM
....
....
....
....
....
....
....
..
C om
mun
e Co
de..
....
....
....
....
....
....
....
....
....
..
No
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
Repo
rtin
g Fo
rm 2
: Em
erge
ncy
Repo
rtin
g D
urin
g Em
erge
ncy
(1 to
6 h
ours
)
This
repo
rt is
sub
mitt
ed to
DCD
M o
f ……
……
……
……
……
……
…
1. H
azar
d:
Floo
d
Stor
m
Fi
re
Oth
ers…
……
……
……
……
……
2. D
ate
of D
isas
ter E
vent
: On…
……
……
……
. .Mon
th …
……
……
… .Y
ear …
……
……
……
Tim
e……
……
……
… .
3. B
rief
Des
crip
tion
/Ove
rvie
w o
f the
Ong
oing
Eve
nt:…
……
……
… .…
……
……
… .…
……
……
… .…
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
.……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
.……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
4. L
ocat
ion
and
Peop
le A
ffec
ted
and
Evac
uate
d fr
om H
ome
Villa
geA
ffec
ted
Peop
leEv
acua
ted
Peop
leEv
acua
ted
Live
stoc
k
Fam
ilies
Pers
ons
Fam
ilies
Pers
ons
Catt
lePi
g
16 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Put c
ross
sig
n ×
in th
e bo
x
to
mar
k th
e se
vere
ly a
ffect
ed v
illag
es C
larifi
catio
n (If
Any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
5. T
ypes
of C
asua
ltie
s (D
ecea
se, I
njur
ed, M
issi
ng) a
nd P
lace
of I
ncid
ence
Ty
pes
of C
asua
ltie
s N
umbe
r of V
icti
ms
Caus
esPl
ace
of In
cide
nce
Tota
lAd
ults
(Ove
r 18)
Child
ren
(Und
er 1
8)
FM
FM
Clar
ifica
tion
(If A
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . . .
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
17Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6. S
erio
us Im
pact
s on
: Hou
se, P
rope
rty,
Pub
lic In
fras
truc
ture
, Fac
iliti
es o
r Ser
vice
s
Put c
ross
sig
n ×
in th
e bo
x
to
mar
k th
e se
vere
ly a
ffect
ed fa
cilit
ies:
Hou
se
Prop
erty
Sc
hool
H
ealth
Cen
ter
Pago
da
Elec
tric
ity
Nat
iona
l Roa
d Pr
ovin
cial
Roa
d To
wn
Road
Ru
ral R
oad
Eart
h Ro
ad
W
ater
Sou
rces
Brid
ge
Dra
inag
e Irr
igat
ion
Syst
em
Envi
ronm
ent
Busi
ness
. . .
. . . . . .
. . . . . .
.
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
7. D
escr
ibe
Brie
fly W
hat t
he A
utho
riti
es/S
take
hold
ers
are
doin
g (P
leas
e w
rite
as
per i
nstr
ucti
on):
8. Im
med
iate
Req
uire
men
ts:
¾
P lea
se ti
ck √
in {
} Ye
s (if
requ
ired)
and
√ in
{ }
No
(if n
ot re
quire
d) a
nd
¾
P lea
se m
ake
just
ifica
tions
for t
he re
quire
men
ts . F
or w
hat?
For
how
man
y pe
ople
? . . .
. . . . .
¾
Plea
se ti
ck √
in th
e bo
x in
fron
t of t
he re
quire
men
t if i
t is
a hi
gh p
riorit
y
18 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Type
s of
Req
uire
men
tsYe
sN
oJu
stifi
cati
ons
Mea
ns fo
r res
cue
{ }
{ }
For
ces
for fi
ndin
g an
d re
scui
ng{
}{
}
Tre
atm
ent a
nd H
ealth
Car
e{
}{
}
Tem
pora
ry S
helte
r{
}{
}
Hou
seho
ld M
ater
ials
{ }
{ }
Saf
e W
ater
{ }
{ }
Foo
d{
}{
}
Pro
tect
ion,
Saf
ety
and
Ord
er{
}{
}
Hyg
iene
{ }
{ }
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
{ }
{ }
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
{ }
{ }
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
{ }
{ }
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
{ }
{ }
Repo
rt W
rite
rs:
Nam
e: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
.Fun
ctio
n: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . E
mai
l:……
……
……
……
……
……
. .
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
.Fun
ctio
n: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Emai
l: .…
……
……
……
……
……
…
D
ate
for s
ubm
issi
on th
e re
port
……
……
……
……
……
……
……
Co
mm
une/
Sang
kat C
hief
and
Pre
side
nt o
f Com
mun
e/Sa
ngka
t
Co
mm
itte
e fo
r Dis
aste
r Man
agem
ent
19Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
REPORTING FORM 3PRELIMINARY REPORT DURING DISASTER EVENT
I). OBJECTIVES
Report immediately on the on-going disaster event
that is impacting the lives of humans and animals,
or causing damage to houses, property, livelihoods,
public infrastructure and the environment . Report
any emergency response interventions from
relevant authorities in the location .
II). TIMEFRAME AND REPORTING METHODOLOGY
¾ Timeframe
A report it produced by CCDM, then sent to
DCDM, then to PCDM and then to NCDM
within one to three days .
¾ Methodology
CCDM meets with the three operational
taskforces and partner organizations in their
locality to take rescue and response actions
and collect information to include in the report .
III). HOW TO WRITE THE REPORT
Report Letterhead: Write the names of the
commune, district and province, and the commune
code number .
1. Type of Disaster:
Tick in the box to indicate which disaster
event is happening (e .g . flood) .
20 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
2. Time of Occurrence: Write down the date
and time of the event .
3. Status and Current Threat:
Tick in the box based on the status; i .e .
more severe, less severe or stagnant .
4. Summary/Overview of the On-going Event
Record the on-going emergency that is
threatening life and causing damage to
infrastructure . How severe is it to date? For
example: the water level continues to rise and
extensive and prolonged rain is still falling .
Strong winds are destroying some shelters
and removing the roofs of other shelters .
5. Locations Affected and Locations which
may be Further Affected
¾ Write down the names of affected villages and
the estimated number of affected people with
the following disaggregated details: pregnant
women, post-partum women, children under
5, children between 6 and 14, children
between 15 and 18, people older than 65,
people with disabilities and people from poor
households - both IDPoor 1 and 2 categories .
¾ If there are severe impacts from the disaster,
and based on the estimate, forecast
information and experience it can be
concluded that the flood will continue to
inundate other villages, record the name of
the villages and the figures in the table “Based
on the existing statistics in the below table” .
6. Casualties (Death, Injured, Missing)
Record the names of the villages, types of
casualties (death, injured, missing), names of
the victims, their sex and age, the time of the
incident and the causes of death, injury or
disappearance .
7. Evacuation
Write down the names of the villages from
where people were evacuated; the number
of households and the number of people
(men/women) who were evacuated, and to
what safe areas; the number of households
and people staying with relatives .
7.1. Situation/Needs of People In and Out of
the Safe Areas
Record the names of safe areas and locations
other than the safe areas where people are
staying . Record the number of households,
men and women . State the number of
households categorized by challenges and
shortages, including shortage of shelter, safe
water, food, clothes, cooking equipment,
water containers, toilets, sanitation facilities .
8. Impact and Damage
8.1. Housing and Public Buildings
Record the number and type of structure
(house, health centre, school, pagoda) that
are minimally affected; moderately affected;
and severely affected?
8.2. Valuable/Special Assets
Record the names of valuable assets/objects
lost or damaged; specify the number/
quantity and cause of the loss (e .g . inundated,
fallen into water, stolen) .
21Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.3. Important Service Facilities related to
Daily Livelihood
Record the number of public services,
including water supply facilities, electricity,
markets, rice millers and communication
services that are affected . How many facilities
are affected? Suspended? Still functioning?
8.4. Education
Record the names of villages where schools
have been affected . Record the number of
schools lost, or moderately and severely
affected and the number of lost and damaged .
Specify the names of schools that have
ceased to operate or have closed temporarily,
and the number of students who are not able
to study .
8.5. Agriculture
Record the number of hectares of agricultural
crops, industrial crops and other crops
affected, and the number of cattle, buffalo
and pigs evacuated, dead or missing .
8.6. Public Works and Transport
8 .6 .1 National/Provincial/Town Roads,
Sewage and Irrigation System
Record the names, locations and numbers
of national/provincial/town roads and
irrigation facilities including culverts, box
culverts or canal banks damaged or
disconnected .
8 .6 .2 Concrete, Metal and Wooden
Bridges
Record the names, locations and numbers
of concrete, metal and wooden bridges
submerged, eroded, collapsed or
subsided .
8.7. Rural Development
8 .7 .1 Roads and Bridges
Record the names, locations and numbers
of paved/concrete roads, soil/laterite
roads, concrete/metal/wooden bridges,
which are submerged, eroded, collapsed
or subsided .
8 .7 .2 Sewage, Wells and Toilets
Record the names, locations and numbers
of culverts, box culverts, pump wells,
hand-dug wells, ponds, flush toilets and
dry toilets which are submerged, eroded,
collapsed or subsided .
8.8. Water Resources and Meteorology
Write down the names, locations and
numbers of dams, reservoirs, main canals,
sub-canals and sewerage systems, including
water release, water distributing and water
retaining structures, dams and water
regulators affected (the number of metres
and places flooded and cut through) .
8.9. Industry
Write down the names and number of
factories, rice mills, warehouses, handicraft
businesses, farms and other enterprises
submerged or damaged, that have ceased to
function or have temporarily suspended
operations .
22 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
9. Emergency Assistance Received
Write down the names of ministries/agencies,
organizations, associations, companies,
senior leadership, private donors and others
providing donations to affected victims,
including rice, noodles, canned fish and
water . Record the number of households and
people who have received donations, and
the congregation area/safe area and timing
of the donation distribution .
10. Summary of Activities To Date
Briefly describe activities implemented so far
by commune/district/provincial authorities,
ministries, agencies, partners, private donors,
associations and companies and other (e .g .
security, public order, health care, raising
awareness and emergency relief ) .
11. Suggestions/Emergency Needs
Write down the type of emergency needs to
be addressed, including fever, diarrhoea, safe
water shortage, food shortage; record the
number of households/persons who have
been given donations and the names of safe
areas where the donations are distributed .
12. Briefly Describe the Current Situation
and Future Forecast
Briefly describe the on-going situation, i .e .
how is it progressing? Is it worse; getting
better; or the same? Based on monitoring
and forecast information, assess if the event
continues to pose threats, and if so, for how
many more days, before subsiding .
People Responsible for Reporting
Write down the names and roles of the two
people responsible for reporting; provide
their phone numbers so that stakeholders
can contact them, should more information
be needed .
Signature and Seal
The commune chief must write down the
date and the report number properly, sign
and seal it, then send it to DCDM and PCDM .
23Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Ki
ngdo
m o
f Cam
bodi
a
Nat
ion
Relig
ion
King
Prov
ince
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
...
Dis
tric
t/To
wn/
Khan
/DCD
M:.
....
....
....
....
....
....
....
Com
mun
e/Sa
ngka
t/CC
DM
....
....
....
....
....
....
....
..
C om
mun
e Co
de..
....
....
....
....
....
....
....
....
....
..
No
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
Repo
rtin
g Fo
rm 3
: Pre
limin
ary
Repo
rt D
urin
g Em
erge
ncy
(1 -
3 D
ays)
This
repo
rt is
sub
mitt
ed to
the
Dis
tric
t Com
mitt
ee fo
r Dis
aste
r Man
agem
ent o
f ……
……
……
……
. . . . . .
. .
1. H
azar
d:
Floo
d
D
roug
ht
O
ther
s . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
2. D
ate
of D
isas
ter E
vent
: On
……
……
. .Mon
th . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .Yea
r……
……
……
……
……
… . .
Tim
e: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
3. C
urre
nt S
itua
tion
and
Thr
eat:
W
orse
Be
tter
St
able
O
ther
s . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
4. B
rief
Des
crip
tion
/Ove
rvie
w o
f the
Ong
oing
Eve
nt: …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
5. L
ocat
ions
Bei
ng A
ffec
ted
and
Loca
tion
s Li
kely
to B
e Fu
rthe
r Aff
ecte
dN
ame
of
Aff
ecte
d Vi
llage
Aff
ecte
d Pe
ople
Vuln
erab
le P
eopl
e
Fam
i-lie
sPe
rson
sFa
mi-
lies
Pers
ons
Wom
en (p
ers .)
Child
ren
(per
s .)El
ders
(p
ers .)
Ove
r 65
yrs
Peop
le W
ith
Dis
abili
ties
(per
s .)
Child
ren
With
D
isab
ilitie
s (p
ers .)
Peop
le w
ith
Chro
nic
Dis
ease
, H
IV-A
IDS,
TB
(per
s .)
Poor
Fam
ilies
Wom
en
Hea
d of
Fa
mili
es(P
ers)
Preg
-na
ntLa
ctat
-in
g0-
5 yr
s6-
14 yrs
15-1
8 yr
sFa
mi-
lies
Pers
ons
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
``
24 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
… .…
……
.……
… .…
……
.……
… .…
……
.……
… .…
……
.……
… .…
……
.……
… .…
……
.……
… . .
6. C
asua
ltie
s (D
eath
, Inj
ured
, Mis
sing
)N
o.N
ame
of V
illag
es D
eath
, Inj
ured
, Mis
sing
Nam
e of
Vic
tim
Sex
Age
Dat
e of
Inci
denc
eCa
uses
1 D
eath
In
jure
d M
issi
ng
2 D
eath
In
jure
d M
issi
ng
3 D
eath
In
jure
d M
issi
ng
4 D
eath
In
jure
d M
issi
ng
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
… . . .
7. E
vacu
atio
n N
ame
of V
illag
es
Num
ber o
f Fa
mili
esN
umbe
r of P
erso
nsTo
Saf
e G
roun
dN
ame
of S
afe
Gro
und
To R
elat
ives
’ Hou
ses
Fam
ilies
Pe
rson
sFa
mili
esPe
rson
s
FM
FM
25Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Clar
ifica
tion,
e .g
. the
re a
re s
till p
eopl
e be
ing
evac
uate
d (If
any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
… . .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
… . .
7.1.
Situ
atio
n/N
eeds
of P
eopl
e in
Saf
e G
roun
ds1)
Nam
es o
f Saf
e G
roun
dsN
umbe
r of V
icti
ms
Num
ber o
f Fa
mili
es F
aced
wit
h Ch
alle
nges
/Sho
rtag
es in
The
ir D
aily
Life
Fam
ilies
Pers
ons
Shel
ters
Safe
Wat
erFo
odCl
othe
sCo
okin
g U
tens
ilsW
ater
Buc
ket
Toile
tH
ygie
ne
FM
1) N
ames
of O
ther
Loc
atio
ns
besi
de th
e Sa
fe G
roun
ds
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
26 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8. E
ffec
ts a
nd D
amag
es
8.1.
Hou
ses a
nd P
ublic
Bui
ldin
gsVi
llage
sN
umbe
r of H
ouse
s A
ffec
ted
Num
ber o
f Hea
lth
Cent
ers
Aff
ecte
dN
umbe
r of S
choo
ls A
ffec
ted
Num
ber o
f Pag
odas
Aff
ecte
dCo
mm
une
Hal
l Aff
ecte
d
Min
orM
ediu
mSe
vere
Min
orM
ediu
mSe
vere
Min
orM
ediu
mSe
vere
Min
orM
ediu
mSe
vere
Min
orM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
if th
ere
are
build
ings
sev
erel
y aff
ecte
d w
hich
can
not b
e ac
cess
ed (I
f any
)……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
8.2.
Val
uabl
e/Sp
ecia
l Pro
pert
ies:
Item
sU
nit
Num
ber/
Qua
ntit
yCa
uses
Lost
Dam
aged
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
27Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.3.
Loc
atio
n of
Impo
rtan
t Ser
vice
s Rel
evan
t to
Dai
ly L
ivel
ihoo
dLo
cati
ons
Safe
Wat
er S
uppl
y (p
lace
s)El
ectr
icit
y Su
pply
(pl
aces
)M
arke
ts (p
lace
s)Ri
ce M
ills
(pla
ces)
Co
mm
unic
atio
n Se
rvic
es
(pla
ces)
Affe
cted
Susp
ende
dA
ffect
edSu
spen
ded
Affe
cted
Susp
ende
dA
ffect
edSu
spen
ded
Affe
cted
Susp
ende
d
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
8.4.
Edu
catio
n Se
ctor
Vi
llage
sSc
hool
s (p
lace
s)Sp
ecia
l Fac
iliti
esN
umbe
r of S
tude
nts
Not
A
ble
to A
tten
d th
e Cl
asse
sN
ames
of D
ysfu
ncti
onal
Sch
ools
Affe
cted
Dam
ages
Item
sU
nit
Num
ber/
Qua
ntity
Med
ium
Seve
reA
ffect
edLo
stD
amag
edTo
tal
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
28 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.5.
Agr
icul
tura
l Sec
tor
Loca
tion
sRi
ce C
rops
(ha)
Indu
stri
al C
rops
(ha)
Subs
idia
ry C
rops
(ha)
Catt
lePi
gs
Seed
lings
A
ffect
edTr
ansp
lant
ed/ D
irect
Se
edin
g Pa
ddy
Affe
cted
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
Affe
cted
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
Affe
cted
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
Affe
cted
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
Affe
cted
Evac
uate
dD
ied
Mis
sing
Evac
uate
dD
ied
Mis
sing
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.6.
Pub
lic W
orks
and
Tra
nspo
rt S
ecto
r
8.6.
1. N
atio
nal R
oads
, Pro
vinc
ial R
oad,
Mun
icip
al R
oad
and
Stru
ctur
esLo
cati
ons
Nat
iona
l Roa
d (L
ines
)Pr
ovin
cial
Roa
d (L
ines
)
DBS
TCo
ncre
teLa
terit
e So
il D
BST
Conc
rete
Late
rite
Soil
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
29Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Loca
tion
sM
unic
ipal
Roa
d (L
ines
)St
ruct
ures
(Pla
ces)
DBS
TCo
ncre
teLa
terit
e So
il Br
idge
Pipe
Cul
vert
sBo
x Cu
lver
tsD
ike
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Affe
cted
Erod
eCu
t-
Off
Clar
ifica
tion,
e .g
. the
re a
re ro
ads
or c
ulve
rts
whi
ch d
o no
t allo
w tr
affic
to s
choo
ls, h
ealth
cen
ters
or i
mpo
rtan
t fac
ilitie
s (If
any
): …
……
……
……
……
……
……
…
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.6.
2. C
oncr
ete
Brid
ge, B
ele
Brid
ge a
nd W
oode
n Br
idge
Loca
tion
sCo
ncre
te B
ridg
es (p
lace
s)Be
le B
ridg
es (p
lace
s)W
oode
n Br
idge
s (p
lace
s)...
......
......
......
(pla
ces)
Affe
cted
Erod
edSu
bsid
edA
ffect
edEr
oded
Subs
ided
Affe
cted
Erod
edSu
bsid
edA
ffect
edEr
oded
Subs
ided
Clar
ifica
tion,
e .g
. the
re a
re b
ridge
s w
hich
do
not a
llow
traffi
c to
sch
ools
, hea
lth c
ente
rs o
r im
port
ant f
acili
ties
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
30 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.7.
Rur
al D
evel
opm
ent S
ecto
r
8.7.
1. R
oads
and
Brid
ges
Loca
tion
sPa
ved
Road
s (p
lace
s)Co
ncre
te R
oads
(Pla
ces)
Eart
h/La
teri
te R
oads
(P
lace
s)Co
ncre
te B
ridg
es (p
lace
s)Be
le/W
oode
n Br
idge
s (p
lace
s)
Affe
cted
Erod
edCu
t-off
Affe
cted
Erod
edCu
t-off
Affe
cted
Erod
edCu
t-off
Affe
cted
Erod
edSu
bsid
edA
ffect
edEr
oded
Subs
ided
Clar
ifica
tion,
e .g
. the
re a
re ro
ads
or b
ridge
s w
hich
do
not a
llow
traffi
c to
sch
ools
, hea
lth c
ente
rs o
r im
port
ant f
acili
ties
(If A
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.7.
2. C
ulve
rts,
Wel
ls a
nd T
oile
tsLo
cati
ons
Box
Culv
erts
(Pla
ces)
Roun
d Cu
lver
ts (P
lace
s)Bo
reho
le W
ells
A
ffec
ted
(Pla
ces)
Han
d-du
g W
ells
A
ffec
ted
(Pla
ces)
Pond
s A
ffec
ted
(Pla
ces)
Toile
ts F
lood
ed
(Pla
ces)
Affe
cted
Erod
edCu
t-off
/Br
oken
Affe
cted
Erod
edCu
t-off
/Br
oken
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
31Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.8.
Wat
er R
esou
rces
and
Met
eoro
logy
Sec
tor
Loca
tion
sD
ams
(met
ers)
Rese
rvoi
r (m
eter
s)M
ain
Cana
ls
(met
ers)
Sub-
Cana
ls
(met
ers)
Irri
gati
on F
acili
ties
(pla
ces)
Dra
inin
g w
ater
Dis
trib
utin
gBl
ocki
ng W
ater
Spill
way
Inve
rted
Wat
er
Gat
e
Affe
cted
Cut-
offA
ffect
edCu
t-off
Affe
cted
Cut-
offA
ffect
edCu
t-off
Affe
cted
Cut-
offA
ffect
edCu
t-off
Affe
cted
Cut-
offA
ffect
edCu
t-off
Affe
cted
Cut-
off
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
8.9.
Indu
stria
l Sec
tor
Villa
ges
Fact
orie
s (p
lace
s)Ri
ce M
ills
(pla
ces)
War
ehou
ses
(pla
ces)
Han
dicr
afts
(pla
ces)
Farm
s (p
lace
s)En
terp
rise
s (p
lace
s)
Affe
cted
Susp
ende
dA
ffect
edSu
spen
ded
Affe
cted
Susp
ende
dA
ffect
edSu
spen
ded
Affe
cted
Susp
ende
dA
ffect
edSu
spen
ded
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
32 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
9. E
mer
genc
y A
ssis
tanc
e Re
ceiv
ed N
ame
of P
rovi
ders
Entit
y/U
nit/
Org
aniz
atio
nLo
catio
n w
here
as
sist
ance
was
pr
ovid
ed
Tim
ing
Peop
le p
rovi
ded
with
as
sist
ance
Item
s Re
ceiv
ed
Fam
ilies
Pers
ons
Clar
ifica
tion
(If th
ere
is a
ny o
ther
ass
ista
nce)
: ……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
… . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
… .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
……
……
……
… . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
. .……
……
……
……
……
… .
10. S
umm
ary
of M
ain
Act
ivit
ies
Und
erta
ken
Sinc
e th
e In
cide
nce
to D
ate:
11. S
ugge
stio
ns/R
equi
rem
ents
for E
mer
genc
y A
ssis
tanc
eTy
pes
of R
equi
rem
ents
Chal
leng
esD
escr
ipti
ons
33Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
12. O
verv
iew
of C
urre
nt S
itua
tion
and
Fut
ure
Fore
cast
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
Repo
rt W
rite
rs:
Nam
e: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
.Fun
ctio
n: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . E
mai
l:……
……
……
……
……
……
. .
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
.Fun
ctio
n: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Emai
l: .…
……
……
……
……
……
…
D
ate
for s
ubm
issi
on th
e re
port
……
……
……
……
……
……
……
Co
mm
une/
Sang
kat C
hief
and
Pre
side
nt o
f Com
mun
e/Sa
ngka
t
Co
mm
itte
e fo
r Dis
aste
r Man
agem
ent
34 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
REPORTING FORM 4TOTAL IMPACT AND DAMAGE AT DISTRICT LEVEL
I). OBJECTIVES
Report in detail the scope of disaster impact and
damage on key vulnerable elements, including
human and animal life, housing, private property,
livelihoods, public infrastructure, the environment
and social and economic elements . Record
immediate action/interventions taken by relevant
authorities, including where external assistance is
needed . Record the type and quantity of assistance
provided at district level .
II). TIMEFRAME AND REPORTING METHODOLOGY
¾ Timeframe
DCDM produces a report, which it sends to
PCDM, then NCDM three to 10 days after the
emergency . It continues to provide updates
until the situation is resolved .
¾ Methodology
Upon receiving reports from CCDM, DCDM
convenes a meeting with the four operational
taskforces (see Annex 2) and relevant partners
in the area to take action in affected areas
and collect information for reporting
purposes . DCDM monitors and takes
emergency response action, and then collects
information for subsequent reporting
purposes until the disaster ends .
35Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
III). HOW TO WRITE REPORT
Report Letterhead: Write the names of the district
and province, and the district code number .
1. Type of Disaster: Tick in the box of
disaster event that is happening (e .g . flood) .
2. Time of Occurrence: Write down the date
and time of the event .
3. Status and Current Threat: Tick in the box
based on the status; i .e . more severe, less
severe or stagnant .
4. Location and Vulnerable Population
Write down the names of communes and the
number of affected villages and Tick in the
box for severely affected communes .
Complete the table by specifying the number
of affected and vulnerable households/
people . Disaggregate as follows: pregnant
women, post-partum women, children under
5, children between 6 and 14, children
between 15-18, people older than 65, people
with disabilities and poor households of both
IDPoor 1 and 2 categories .
5. Evacuation to Safe Areas
Write down the names of the communes from
which people have been evacuated, and the
number of households/people, using the
same disaggregated data as listed in Point 4,
above . Record who has been evacuated to
safe areas or to stay with relatives .
6. Situation/Shortage of People In and Out of
the Safe Areas
Write down the names of safe areas and
names of locations, other than the safe areas,
where people are staying . Record the number
of households, and number of men and
women . State the number of households
facing challenges and shortages, including
shortage of shelter, safe water, food, clothes,
cooking equipment, water containers, toilets
and sanitation facilities .
7. Casualties (Death, Injured, Missing)
Write down the names of the villages,
communes, types of casualties (death,
injured, missing), names of the victims, sex,
age, time of incident and cause of death,
injury or disappearance .
8. Impacts and Damage
8.1. Housing, Pagodas, Commune Offices/
Police Posts
Write the number and type of structure,
including the number of houses, pagodas,
commune offices/police posts, which are:
minimally affected; moderately affected; or
severely affected .
8.2. Valuable/Special Assets
Write down the names of valuable assets/
objects lost or damaged; specify the number/
quantity and cause of loss (e .g . inundated,
fallen into water, stolen) .
8.3. Education
Write down the names of communes and the
number of schools moderately and severely
affected, and the number of special facilities
lost and damaged . Specify the names of
schools that have ceased to operate or closed
36 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
temporarily and the number of students who
are not able to study .
8.4. Health
8 .4 .1 Health Centres and Medical Facilities
Write down the names of communes and
the number of health centres moderately
and severely affected, and the number of
special facilities lost and damaged . Specify
the names of health centres which have
ceased to operate or closed temporarily in
each commune .
8 .4 .2 Health Care
Write down the names of communes, the
types of illnesses and the number of sick
people, including pregnant women, post-
partum women, children under 5, children
between 6 and 14, children between 15
and 18 and people older than 65 . Specify
the timing and cause of the illnesses .
8.5. Important Services Related to Daily
Livelihood
Write down the names of communes where
public services are moderately or severely
affected . Include the number of water supply
facilities, electricity, markets, rice millers and
communication/phone services .
8.6. Agriculture
8 .6 .1 Rice
Write down the names of communes
where damage has occurred to seedlings,
transplanted seedlings and paddy rice .
Record the number of seedlings and
hectares damaged .
8 .6 .2 Industrial Crops, Ancillary Crops and
Animals
Write down the names of communes
where industrial crops and ancillary crops
were damaged . Record the number of
hectares of crops damaged, and the
number of cattle/buffalo and pigs
evacuated, missing, sick or dead .
8.7. Public Works and Transport
8 .7 .1 National/Provincial/Town Roads,
Sewage and Irrigation Systems
Write down the names, locations and
numbers of national/provincial/town
roads and sewage and irrigation systems,
including culverts, box culverts or canal
banks, impacted or disconnected .
8 .7 .2 Concrete, Metal and Wooden Bridges
Write down the names, locations and
numbers of concrete, metal and wooden
bridges submerged, eroded, collapsed or
subsided .
8.8. Rural Development
8 .8 .1 Paved Roads, Concrete Roads and
Soil/Laterite Roads
Write down the names, locations and
length of paved roads, concrete roads and
soil/laterite roads affected, moderately
damaged and severely damaged .
37Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8 .8 .2 Pump Wells, Hand-Dug Wells, Ponds
and Toilets
Write down the names of communes
where pump wells, hand-dug wells,
ponds, flush toilets and dry toilets were
affected . Record the number of items
damaged and whether the damage is
moderate or severe .
8.9. Water Resources and Meteorology
8 .9 .1 Dams, Reservoirs, Main Canals and
Sub-Canals
Write down the names, locations and
numbers of dams and reservoirs, and the
length of main canals and sub-canals
affected . Record whether the damage is
moderate or severe .
8 .9 .2 Irrigation Facilities
Write down the names, locations and
numbers of water blocking facilities, water
distributing facilities and water drainage
facilities, spillways, inverted water gates
and the length of dams affected . Record
whether the damage is moderate or severe .
9. Emergency Assistance Received
Write down the names of ministries/agencies,
organizations, associations, companies,
senior leadership and private donors
providing donations to affected victims
(include rice, noodles, canned fish and water) .
Record the number of households and
people who have been given donations, and
the names of congregation areas/safe areas
where donations will be distributed . Record
the timing of donation distribution .
10. Statement on Priority Needs
Write down the highest priority needs to
address challenges and shortages, including
safe water, shelter, food, health services and
sanitation . Include where items are needed
and for how many people/households .
11. Summary of Activities up to Date
Briefly describe activities implemented so far
by commune/district/provincial authorities,
ministries, agencies, partners, private donors,
associations and companies, such as security
and public order, health care, raising
awareness and emergency relief .
12. Assessment/Conclusion on Disaster
Impacts
Briefly describe the on-going situation and
how it is progressing . Is it worse; getting
better; or the same? Based on monitoring
and forecast information, assess if the event
continues to pose threats, and for how many
more days, before subsiding .
People Responsible for Reporting
Write down the names and roles of the two
people responsible for reporting . Provide
their phone numbers so that stakeholders
can contact them, should more information
be needed .
Signature and Seal
The district governor writes down the date or
the report number, then signs and seals the
report before sending it to PCDM, the Ministry
of Interior and NCDM .
38 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Ki
ngdo
m o
f Cam
bodi
a
Na t
ion
Relig
ion
King
Prov
ince
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
...
Dis
tric
t/To
wn/
Khan
/DCD
M:.
....
....
....
....
....
....
....
Dis
tric
t Cod
e...
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
No
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
Repo
rtin
g Fo
rm 4
: Tot
al Im
pact
and
Dam
age
at D
istr
ict L
evel
(3 -
10 D
ays
until
reco
very
)
This
repo
rt is
sub
mitt
ed to
Pro
vinc
ial C
omm
ittee
for D
isas
ter M
anag
emen
t of …
……
……
……
… . . .
. . . . .
1. H
azar
d:
F
lood
D
roug
ht
O
ther
s . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .
2. D
ate
of D
isas
ter E
vent
: O
n …
……
……
… .M
onth
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .Y
ear…
……
……
……
……
. . Ti
me
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . .
3. C
urre
nt S
itua
tion
and
Thr
eat:
W
orse
Bett
er
S
tabl
e
Oth
ers . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
4. L
ocat
ions
and
Aff
ecte
d Pe
ople
Com
mun
es/
Sang
kats
Num
ber
of
Villa
ges
Aff
ecte
d Pe
ople
Vuln
erab
le G
roup
Fam
i-lie
sPe
rson
sFa
rmi-
lies
Pers
ons
Wom
enCh
ildre
n E
lder
s (p
ers)
Ove
r 65
yrs
Peop
le W
ith
Dis
abili
ties
(per
s .)
Child
ren
With
D
isab
ilitie
s (p
ers .)
Chro
nic
Dis
ease
s, H
IV-A
IDS,
TB
(per
s .)
Poor
Fam
ilies
Wom
en
Hea
d of
Fa
mili
es(p
ers .)
Preg
- na
ntLa
ctat
- in
g0-
5 yr
s6-
14 y
rs15
-18
yrs
Fam
i-lie
sPe
rson
s
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
39Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Not
e: P
ut c
ross
sig
n ×
in th
e bo
x
to
mar
k th
e se
vere
ly a
ffect
ed c
omm
unes
/san
gkat
s Cl
arifi
catio
n (If
any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
5. E
vacu
atio
n N
ame
of
Com
mun
es/
Sang
kats
Peop
le E
vacu
ated
from
Hom
eN
ame
of S
afe
Gro
unds
Bei
ng
Acc
omm
odat
edFa
mi-
lies
Pers
ons
Wom
en (p
ers .)
Child
ren
(per
s .)El
ders
(per
s)O
ver 6
5 yr
sPe
ople
With
D
isab
ilitie
s (p
ers .)
Child
ren
With
D
isab
ilitie
s(p
ers .)
Chro
nic
Dis
ease
s, H
IV-A
IDS,
TB
(per
s .)
Poor
Fam
ilies
Wom
en
Hea
d of
Fa
mili
es(p
ers .)
Fam
i-lie
sPe
rson
s
Preg
-na
ntLa
ctat
-in
g0-
5 yr
s6-
14 y
rs15
-18
yrs
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
40 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6. S
itua
tion
/Nee
ds o
f Peo
ple
in S
afe
Gro
unds
and
Oth
er A
reas
bes
ide
Safe
Gro
und
1) N
ames
of S
afe
Gro
unds
Num
ber o
f Vic
tim
sN
umbe
r of F
amili
es F
aced
wit
h Ch
alle
nges
/Sho
rtag
es in
The
ir D
aily
Liv
es
Fam
ilies
Pers
ons
Shel
ters
Safe
Wat
erFo
odCl
othe
sCo
okin
g U
tens
ilsW
ater
Bu
cket
Toile
tH
ygie
ne
FM
2) N
ames
of O
ther
Loc
atio
ns
besi
des
the
Safe
Gro
unds
Num
ber o
f Vic
tim
sN
umbe
r of F
amili
es F
aced
wit
h Ch
alle
nges
/Sho
rtag
es in
The
ir D
aily
Liv
es
Fam
ilies
Pers
ons
Shel
ters
Safe
Wat
erFo
odCl
othe
sCo
okin
g U
tens
ilsW
ater
Bu
cket
Toile
tH
ygie
ne
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
41Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
7. C
asua
ltie
s (D
eath
, Inj
ured
, Mis
sing
)N
o.Vi
llage
sCo
mm
unes
/ Sa
ngka
tsD
eath
, Inj
ured
, Mis
sing
Nam
e of
Vic
tim
Sex
Age
Dat
e of
Inci
denc
eCa
uses
Dea
th
Inju
red
Mis
sing
Dea
th
Inju
red
Mis
sing
Dea
th
Inju
red
Mis
sing
Dea
th
Inju
red
Mis
sing
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
8. E
ffec
ts a
nd D
amag
es
8.1.
Hou
ses,
Pag
odas
, Com
mun
e O
ffice
s/Po
lice
Post
s Co
mm
unes
/San
gkat
sH
ouse
sPa
goda
sCo
mm
une
Offi
ces/
Polic
e Po
sts
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . . .
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
42 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.2.
Val
uabl
e/Sp
ecia
l Pro
pert
ies
Item
sU
nit
Num
ber/
Qua
ntit
yCa
uses
Affe
cted
Lost
Dam
aged
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.3.
Edu
catio
n Se
ctor
Co
mm
unes
/San
gkat
sSc
hool
s (p
lace
s)Sp
ecia
l Fac
iliti
esN
umbe
r of S
tude
nts
Not
A
ble
to A
tten
d th
e Cl
asse
sN
ames
of D
ysfu
ncti
onal
Sch
ools
Affe
cted
Dam
ages
Item
sU
nit
Num
ber/
Qua
ntity
Med
ium
Seve
reA
ffect
edLo
stD
amag
edTo
tal
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
43Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.4.
Hea
lth S
ecto
r
8.4.
1. H
ealth
Cen
ters
and
Fac
ilitie
sCo
mm
unes
/San
gkat
sH
ealt
h Ce
nter
(pla
ces)
Spec
ial F
acili
ties
Nam
es o
f Dys
func
tion
al
Hea
lth
Cent
ers
Affe
cted
Dam
aged
Item
sU
nit
Qua
ntity
Med
ium
Seve
reA
ffect
edLo
stD
amag
ed
Clar
ifica
tion
(If A
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
8.4.
2. H
ealth
Car
eCo
mm
unes
/San
gkat
sTy
pes
of
Dis
seas
esPe
ople
Aff
ecte
d by
Dis
ease
sD
urat
ion
of
Dis
ease
sCa
uses
Num
ber o
f Pe
ople
Wom
en (p
ers.
)Ch
ildre
n (p
ers.
) E
lder
s (p
ers)
Ove
r 65
yrs
Preg
nant
Lact
at-
ing
0-5
yrs
6-14
yrs
15-1
8 yr
s
FM
FM
FM
FM
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
44 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.5.
Impo
rtan
t Ser
vice
s Rel
evan
t to
Dai
ly L
ivel
ihoo
dCo
mm
unes
Mar
kets
(pla
ces)
Safe
Wat
er S
uppl
ies
(pla
ces)
Supp
lies
(pla
ces)
Tele
phon
e Se
rvic
e (p
lace
s)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.6.
Agr
icul
tura
l Sec
tor
8.6.
1. R
ice
Crop
Com
mun
esSe
edlin
gs (h
a)Tr
ansp
lant
ed/ D
irec
t See
ding
Pad
dy (h
a)
Affe
cted
Dam
aged
Shor
t-Ter
m R
ice
Med
ium
-Ter
m R
ice
Long
-Ter
m R
ice
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
45Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.6.
2. In
dust
rial C
rops
, Sub
sidi
ary
Crop
s and
Ani
mal
sCo
mm
unes
Indu
stri
al C
rops
(ha)
Subs
idia
ry C
rops
(ha)
Catt
lePi
gs
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Evac
uate
dD
ied
Mis
sing
Sick
Evac
uate
dD
ied
Mis
sing
Sick
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.7.
Pub
lic W
orks
and
Tra
nspo
rt S
ecto
r
8.7.
1. N
atio
nal R
oads
, Pro
vinc
ial R
oads
, Mun
icip
al R
oads
and
Str
uctu
res
Loca
tion
sN
atio
nal R
oad(
m)
Prov
inci
al R
oad
(m)
Mun
icip
al R
oad
(m)
Stru
ctur
es
Brid
ges(
plac
es)
Pipe
Cul
vert
s(Pl
aces
)Bo
x Cu
lver
ts(P
lace
s)D
ike(
Plac
es)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion:
In c
ase
ther
e ar
e ro
ads
or c
ulve
rts
whi
ch d
o no
t allo
w tr
affic
to s
choo
ls, h
ealth
cen
ters
or i
mpo
rtan
t fac
ilitie
s (If
any
): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
46 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.7.
2. C
oncr
ete
Brid
ge, B
ele
Brid
ge a
nd W
oode
n Br
idge
Lo
cati
ons
Conc
rete
Bri
dges
(pla
ces)
Bele
Bri
dges
(pla
ces)
Woo
den
Brid
ges
(pla
ces)
......
......
......
... (p
lace
s)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion:
In c
ase
ther
e ar
e br
idge
s w
hich
do
not a
llow
traffi
c to
sch
ools
, hea
lth c
ente
rs o
r im
port
ant f
acili
ties
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
8.8.
Rur
al D
evel
opm
ent S
ecto
r
8.8.
1. P
aved
Roa
ds, C
oncr
ete
Road
s and
Ear
th/L
ater
ite R
oads
Nam
e of
the
Road
Loca
tion
of t
he R
oad
Pave
d Ro
ads
(met
ers)
Conc
rete
Roa
ds (m
eter
s)Ea
rth/
Late
rite
Roa
ds (m
eter
s)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion:
In c
ase
ther
e ar
e ro
ads
or b
ridge
s w
hich
do
not a
llow
traffi
c to
sch
ools
, hea
lth c
ente
rs o
r im
port
ant f
acili
ties
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
47Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.8.
2. C
oncr
ete/
Bele
/Woo
den
Brid
ges,
Box
Cul
vert
s and
Rou
nd C
ulve
rts
Com
mun
es/
Sang
kats
Conc
rete
Bri
dge
(pla
ces)
Bele
Bri
dge
(pla
ces)
Woo
den
Brid
ge (p
lace
s)Ro
und
Culv
ert (
plac
es)
Box
Culv
ert (
plac
es)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion:
In c
ase
ther
e ar
e br
idge
s an
d cu
lver
ts w
hich
do
not a
llow
traffi
c to
sch
ools
, hea
lth c
ente
rs o
r im
port
ant f
acili
ties
(If a
ny):
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.8.
3. B
oreh
ole
Wel
ls, H
and
Dug
Wel
ls a
nd T
oile
tsCo
mm
unes
/ San
gkat
sBo
reho
le (p
lace
s)H
and
Dug
Wel
ls (p
lace
s)Po
nds
(pla
ces)
Flus
h To
ilets
(pla
ces)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
48 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.9.
Wat
er R
esou
rces
and
Met
eoro
logy
Sec
tor
8.9.
1. D
ams,
Res
ervo
ir, M
ain
Cana
l and
Sub
Can
alCo
mm
unes
/ San
gkat
s
Mai
n D
am (m
eter
s)Re
serv
oir (
met
ers)
Mai
n Ca
nal (
met
ers)
Sub
Cana
l (m
eter
s)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8 .9 .
2 . Ir
rigat
ion
Faci
litie
s Co
mm
unes
/ San
gkat
sIr
riga
tion
Fac
iliti
es (p
lace
s)
Wat
er B
lock
ing
Faci
litie
sW
ater
Dis
trib
utin
g Fa
cilit
ies
Wat
er D
rain
ing
Fac
iliti
esSp
illw
ayIn
vert
ed W
ater
Gat
e
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
49Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
9. S
umm
ary
of T
ypes
of A
ssis
tanc
e Re
ceiv
edTy
pes
of A
ssis
tanc
eTy
pes
of A
ssis
tanc
e Pr
ovid
edTo
tal N
o. o
f Peo
ple
Giv
en th
e A
ssis
tanc
eTi
min
g of
the
Dis
trib
utio
nLo
cati
on o
f the
D
istr
ibut
ion
Fam
ilies
Pers
ons
Not
e: If
ther
e ar
e ot
her t
ypes
of a
ssis
tanc
e, p
leas
e cl
arify
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
10. P
rior
ity
Requ
irem
ents
Type
s of
Req
uire
men
tsO
ngoi
ng C
halle
nges
Des
crip
tion
s
Clar
ifica
tion
(If A
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .
50 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
11. S
umm
ary
of M
ain
Act
ivit
ies
Und
erta
ken
So F
ar:
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
12. A
sses
smen
t/Co
nclu
sion
on
the
Impa
ct o
f Dis
aste
rs (w
eath
er, w
ater
hei
ght,
scop
e...)
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
Repo
rt W
rite
rs:
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Func
tion:
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
Em
ail: .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Func
tion:
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
Em
ail: .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .
D
ate
for s
ubm
issi
on th
e re
port
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .
D
istr
ict/
Khan
Gov
erno
r and
Pre
side
nt o
f Dis
tric
t/Kh
an
Co
mm
itte
e fo
r Dis
aste
r Man
agem
ent
51Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
REPORTING FORM 5TOTAL IMPACT AND DAMAGE AT PROVINCIAL LEVEL
I). OBJECTIVES
To tally the scope of disaster damage by district and
sector on key vulnerabilities, including human and
animal life, housing, private property, livelihoods,
agriculture, public infrastructure, the environment,
and social and economic elements . To record the
scope of response actions/measures and external
assistance for short-term and long-term priority
needs .
II). TIMEFRAME AND REPORTING METHODOLOGY
¾ Timeframe
A report is produced by PCDM and submitted
to NCDM within three to 10 days after the
disaster . Continue to provide updates until
the situation becomes normal again .
¾ Methodology
Upon receiving reports from DCDM, PCDM
leads the four operational taskforces (see
Annex 1) and relevant partners in activities, as
per their ToRs, in affected areas . PCDM
convenes a meeting to take stock and assess
loss and damage in all sectors, including social
and economic sectors and infrastructure .
PCDM analyzes rehabilitation needs in each
stage, in agreement with all relevant sectoral
stakeholders and local authorities in affected
areas . It then submits a report to NCDM .
52 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Attach:
1) Copies of reports of affected districts
2) Copies of reports from all relevant
provincial departments .
III). HOW TO WRITE REPORT
Report Letterhead: Write the names of the province
and provincial code number .
1. Situation
1.1. Type of Disaster: Tick in the box of
disaster event that happened (e .g . flood) .
1.2. Time of Occurrence: Write down the date
and time the event started and ended .
2. Location and Vulnerable Population
Write down the names of districts and the
number of affected communes and tick in
the box for severely affected districts .
Complete the table by specifying the number
of affected and vulnerable households/
people with the following disaggregated
details: pregnant women, post-partum
women, children under 5, children between 6
and 14, children between 15 and 18, people
older than 65, female-headed households,
people with disabilities and poor households
of both IDPoor 1 and 2 categories .
3. Evacuation to Safe Areas
Write down the names of the districts from
which people have been evacuated . Record
the number of households/people who have
been evacuated to safe areas or are staying
with relatives . Include pregnant women,
post-partum women, children under 5,
children between 6 and 14, children between
15 and 18, people older than 65, people with
disabilities, people with chronic illnesses,
poor households and women-headed
households .
4. Casualties (Death, Injured, Missing)
Write down the names of the districts,
communes and villages where there have
been casualties . Tick in the box for
casualties (deaths, injured, missing), record
the names of the victims, sex, age, time of
incident and cause of death, injury or
disappearance .
5. Statistics of Affected People Continuing to
Stay in Safe Areas
Write down the names of safe areas where
people continue to stay, the total number of
households, and the number of people
staying there . Include vulnerable people
using the same disaggregated data listed in
Point 3, above .
6. Impacts and Damage
6.1. Housing, Pagodas, Commune Offices/
Police Posts
Write down the name of the district, the
number of communes and the number and
type of structures that were moderately or
severely affected . Include houses, pagodas,
commune offices and police posts .
6.2. Valuable/Special Assets
53Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Write down the name of the district, the
number of communes and any valuable
assets/objects lost or damaged . Specify the
number/quantity and cause of the losses (e .g .
inundated, fallen into water, stolen) .
6.3. Education
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
schools moderately and severely affected .
Record the number of lost or damaged .
Specify the names of schools where students
cannot study, schools that have ceased to
operate, or schools that have closed
temporarily in each commune .
6.4. Health
6 .4 .1 Health Centres and Facilities
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
health centres moderately and severely
affected . Record the names and numbers
of lost and damaged . Specify the names of
health centres which have ceased to
operate or closed temporarily in each
commune .
6 .4 .2 Health Care
Write down the name of the district, the
number of communes and types of
illnesses . Record the number of sick
people, including pregnant women, post-
partum women, children under 5, children
between 6 and 14, children between 15
and 18 and people older than 65 . Specify
the timing and cause of the illnesses .
6.5. Important Services related to Daily
Livelihood
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
public services moderately and severely
affected, including water supply facilities,
electricity, markets, rice millers and
communication/phones services .
6.6. Agriculture
6 .6 .1 Rice
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
seedlings, transplanted seedlings and
hectares of paddy rice damaged .
6 .6 .2 Industrial Crops, Ancillary Crops and
Animals
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
hectares of industrial crops and ancillary
crops damaged . Record the number of
cattle/buffalo and pigs evacuated,
missing, sick or dead .
6.7. Public Works and Transport
6 .7 .1 National/Provincial/Town Roads,
Sewerage and Irrigation System
Write down the names, locations and
numbers of water blocking facilities, water
distributing facilities and water drainage
facilities, spillways and inverted water
gates, and the length of dams affected .
Record whether they were moderately or
severely damaged .
54 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6 .7 .2 Concrete, Metal and Wooden Bridges
Write down the name of the district, the
number of communes and the length of
concrete, metal and wooden bridges
moderately and severely affected or
damaged .
6.8. Rural Development
6 .8 .1 Paved Roads, Concrete Roads and
Soil/Laterite Roads
Write down the names, locations and
length of paved roads, concrete roads and
soil/laterite roads moderately or severely
damaged .
6 .8 .2 Bridges and Sewage
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
concrete/metal/wood bridges, culverts
and box culverts moderately and severely
damaged .
6 .8 .3 Pump Wells, Hand-Dug Wells, Ponds
and Toilets
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
pump wells, hand-dug wells, ponds, flush
toilets and dry toilets moderately and
severely damaged .
6.9. Water Resources and Meteorology
6 .9 .1 Dams, Reservoirs, Main Canals and
Sub-Canals
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
dams, reservoirs and the length of main
canals and sub-canals affected . Specify
whether they were moderately or severely
damaged .
6 .9 .2 Irrigation systems
Write down the name of the district, the
number of communes and the number of
water releases, water distributing and
water retaining structures and length of
dams and water regulators affected .
Specify whether they were moderately or
severely damaged .
7. Estimate Damage and Valuable Assets
Write down the names of sectors experiencing
impacts, loss and damage by calculating the
total amount in US dollars and Khmer riel .
8. Need for Rehabilitation and Reconstruction
8.1 Immediate Rehabilitation of Housing
and Livelihoods of Affected Households
upon their Return
Write the main priority needs related to the
challenges facing affected households upon
their return . Include damage to houses and
people’s inability to resume livelihood
activities immediately . Specifying the current
challenges and estimate the amount of
funding needed . State possible sources of
funding (e .g . remaining funds from previous
year) .
8.2 Infrastructure
Write what is needed in order to immediately
55Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
rehabilitate infrastructure so that normal life
can resume . Include what is needed to
rehabilitate roads, bridges and sewerage
systems which have subsided or were
damaged and now prevent people from
transporting their remaining produce to
markets or going to school or the health
centre . State the current challenges and
estimate the amount of funding needed .
State possible sources of funding (e .g .
remaining funds from the previous year) .
8.3 Short-Term Rehabilitation and
Reconstruction
Write down priority rehabilitation needs
(those needed in the next one to three
months), including rice seeds, vegetable
seeds, animals for raising, fishing tools for
vulnerable or poor households, and funds for
rehabilitating important roads, bridges and
sewerage systems . State the current
challenges and estimate the amount of
funding needed . State possible sources of
funding (e .g . remaining funds from the
previous year) .
8.4 Long-Term Rehabilitation and
Reconstruction
Write down longer-term (one year)
rehabilitation needs . Specify more disaster-
resilient development in the future,
addressing national/provincial roads, canals
and main canals . Address the need to increase
people’s understanding of new technical
knowledge that can help promote national
economic growth, poverty reduction and
damage mitigation in the future . State the
current challenges and estimate the amount
of funding needed . State the sources of
funding (e .g . remaining funds from the
previous year) .
9. Emergency Assistance Received
Write down the names of ministries/agencies,
organizations, associations, companies,
senior leadership and private donors
providing donations to victims . Include
donations such as rice, noodles, canned fish
and water, and state the estimated amount of
funding .
10. Comments and Suggestions (If Any)
Write down any comments for effective
preparedness, emergency interventions,
response activities or operations . Include
suggested ways to avoid errors or
shortcomings and suggest ways to address
priority crises or challenges .
Responsible Persons for Reporting
Write down the names and roles of the two
people responsible for reporting and provide
their phone numbers so that stakeholders
can contact them, should more information
be needed .
Signature and Seal
The Provincial Governor, who is also the Chair
of PCDM, writes down the date or the report
number, then signs and seals the report
before sending it to the Ministry of Interior
and NCDM .
56 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Ki
ngdo
m o
f Cam
bodi
a
Na t
ion
Relig
ion
King
Min
istr
y of
Inte
rior
Mun
icip
alit
y/Pr
ovin
ce/P
CDM
:...
....
....
....
....
....
....
Prov
inci
al C
ode:
...
....
....
....
....
....
....
....
....
....
No
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
....
Repo
rtin
g Fo
rm 5
: Tot
al Im
pact
and
Dam
age
at P
rovi
ncia
l Lev
el
This
repo
rt is
sub
mitt
ed to
the
Nat
iona
l Com
mitt
ee fo
r Dis
aste
r Man
agem
ent
1. S
itua
tion
1.
1. H
azar
d:
Floo
d
D
roug
ht
Oth
ers
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
1.
2. D
ate
of D
isas
ter e
vent
: Sta
rt D
ate:
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
End
Dat
a: . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
2. L
ocat
ions
and
Aff
ecte
d Pe
ople
(Ple
ase
find
atta
ched
the
deta
il re
port
s fr
om th
e di
stric
ts/t
owns
/kha
n)D
istr
icts
/ To
wns
/Kh
an
Num
ber o
f Co
mm
une
Aff
ecte
d Pe
ople
Vict
im P
eopl
e
Fam
i-lie
sPe
rson
Fam
i-lie
sPe
rson
Wom
en (p
ers .)
Child
ren
(per
s .) E
lder
s (p
ers .)
Ove
r 65
yrs
Peop
le W
ith
Dis
abili
ties
(per
s .)
Child
ren
With
D
isab
ilitie
s (p
ers .)
Chro
nic
Dis
ease
s, H
IV-A
IDS,
TB
(per
s .)
Poor
Fam
ilies
Wom
enH
ead
of
Fam
ilies
(per
s .)
Preg
-na
ntLa
ctia
t-in
g0-
5 yr
s6-
14 y
rs15
-18
yrs
Fam
i-lie
sPe
rson
s
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
Not
e: P
ut c
ross
sig
n ×
in th
e bo
x to
mar
k th
e se
vere
ly a
ffect
ed d
istr
icts
/tow
ns/k
han
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.……
……
……
……
57Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
3. E
vacu
atio
n fr
om e
ffec
ted
to s
afe
area
s (P
leas
e fin
d at
tach
ed th
e de
tail
repo
rts
from
the
dist
ricts
/tow
ns/k
han)
Dis
tric
tsTo
wns
/Kha
n Pe
ople
Eva
cuat
ed fr
om H
ome
Nam
e of
Saf
e G
roun
ds B
eing
A
ccom
mod
ated
Fam
i-lie
sPe
rson
sW
omen
(per
s .)Ch
ildre
n (p
ers .)
Elde
rs (p
ers)
Ove
r 65
yrs
Peop
le W
ith
Dis
abili
ty(p
ers .)
Child
ren
With
D
isab
ility
(per
s .)
Chro
nic
Dis
ease
s, H
IV-A
IDS,
TB
(per
s .)
Poor
Fam
ilies
Wom
en
Hea
d of
Fa
mili
es(p
ers .)
Fam
i-lie
sPe
rson
s
Preg
-na
ntLa
ctat
-in
g0-
5 yr
s6-
14 y
rs15
-18
yrs
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
4. C
asua
ltie
s (D
eath
, Inj
ured
, Mis
sing
)N
o.D
istr
icts
Tow
ns/K
han
Com
mun
es/
Sang
kat
Villa
ges
Dea
th, I
njur
ed, M
issi
ngN
ames
of V
icti
ms
Sex
Age
Dat
e of
Inci
denc
eCa
uses
of c
asua
ltie
s
1 . D
eath
In
jure
d M
issi
ng
2 . D
eath
In
jure
d M
issi
ng
3 . D
eath
In
jure
d M
issi
ng
4 . D
eath
In
jure
d M
issi
ng
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
58 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
5. N
umbe
r of p
eopl
e ar
e co
ntin
ue li
ving
on
the
safe
are
as (P
leas
e at
tach
ed th
e de
tail
repo
rts
from
the
dist
ricts
/tow
ns/k
han)
Dis
tric
tsTo
wns
/Kha
n Pe
ople
Eva
cuat
ed fr
om H
ome
Nam
e of
Saf
e G
roun
ds B
eing
A
ccom
mod
ated
Fam
i-lie
sPe
rson
sWom
en (p
ers .)
Child
ren
(per
s .)El
ders
(p
ers)
Ove
r 65
yrs
Peop
le
With
D
isab
ilitie
s (p
ers .)
Child
ren
With
D
isab
ilitie
s(p
ers .)
Chro
nic
Dis
ease
s, H
IV-A
IDS,
TB
(per
s .)
Poor
Fam
ilies
Wom
en
Hea
d of
Fa
mili
es(p
ers .)
Fam
i-lie
sPe
rson
s
Preg
-na
ntLa
ctat
-in
g0-
5 yr
s6-
14 y
rs15
-18
yrs
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
6. E
ffec
ts a
nd D
amag
es
6.1.
Hou
ses,
Pag
odas
, Com
mun
e O
ffice
s/Po
lice
Post
s (Pl
ease
find
att
ache
d th
e de
tail
repo
rts f
rom
the
dist
ricts
/tow
ns/k
han)
Dis
tric
tsTo
wns
/Kha
nH
ouse
sPa
goda
sCo
mm
une
Offi
ces/
Polic
e Po
sts
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Mild
Seve
re
Clar
ifica
tion
(Lik
e ho
spita
l/hea
lth c
ente
r/sc
hool
that
stil
l not
abl
e to
ope
rate
as
norm
al):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
59Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.2.
Val
uabl
e Pr
oper
ties
Dis
tric
tsTo
wn/
Khan
Num
ber o
f Co
mm
unes
Item
sU
nit
Num
ber/
Qua
ntit
yCa
uses
Affe
cted
Lost
Dam
aged
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . . .
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
6.3.
Edu
catio
n Se
ctor
(Ple
ase
atta
ched
the
deta
il re
port
s fro
m th
e Pr
ovin
cial
Dep
artm
ent o
f Edu
catio
n, Y
outh
and
Spo
rts)
Dis
tric
ts/T
owns
Scho
ols
(pla
ces)
Spec
ial F
acili
ties
Num
ber o
f Stu
dent
s N
ot
Abl
e to
Att
end
the
Clas
ses
Nam
es o
f Dys
func
tion
al S
choo
ls
Affe
cted
Dam
ages
Item
sU
nit
Num
ber/
Qua
ntity
Med
ium
Seve
reA
ffect
edLo
stD
amag
edTo
tal
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
60 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.4.
Hea
lth S
ecto
r (Pl
ease
find
att
ache
d th
e de
tail
repo
rt fr
om th
e Pr
ovin
cial
Dep
artm
ent o
f Hea
lth)
6.4.
1. H
ealth
Cen
ters
and
Fac
ilitie
sD
istr
icts
Tow
ns/K
han
Num
ber o
f Co
mm
unes
Hea
lth
Cent
ers
(pla
ces)
Spec
ial F
acili
ties
Nam
es o
f D
ysfu
ncti
onal
H
ealt
h Ce
nter
sA
ffect
edD
amag
edIte
ms
Uni
tN
umbe
r/Q
uant
ity
Med
ium
Seve
reA
ffect
edLo
stD
amag
ed
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . . .
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
6.4.
2. H
ealth
Car
eD
istr
icts
Tow
ns/K
han
Num
ber o
f Co
mm
unes
Type
of
Dis
ease
sPe
ople
Aff
ecte
d by
Dis
ease
sD
urat
ion
of
Dis
ease
s
Caus
es
Num
ber o
f Peo
ple
Wom
enCh
ildre
n E
lder
ly (p
ers)
Ove
r 70
yrs
Preg
nant
Lact
at-
ing
0-5
yrs
6-14
yrs
15-1
8 yr
s
FM
FM
FM
FM
FM
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… . .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
61Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.5.
Impo
rtan
t ser
vice
s rel
evan
t to
daily
subs
iste
nce
(Ple
ase
find
atta
ched
the
deta
il re
port
from
dis
tric
ts)
Dis
tric
tsTo
wn/
Khan
Num
ber o
f Co
mm
unes
Mar
kets
(pla
ce)
Safe
Dri
nkin
g W
ater
Sup
plie
s (p
lace
)Ri
ce M
illes
(pla
ce)
Com
mun
icat
ion
Serv
ice
(pla
ce)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
. .
6.6.
Agr
icul
tura
l Sec
tor (
Plea
se fi
nd a
ttac
hed
the
deta
il re
port
s fro
m th
e Pr
ovin
cial
Dep
artm
ent o
f Agr
icul
ture
)
6.6.
1. R
ice
Crop
Dis
tric
tsTo
wn/
Khan
Num
ber o
f Co
mm
une
Seed
lings
(ha)
Tran
spla
nted
/ Dir
ect P
addy
See
ding
(ha)
Affe
cted
Dam
aged
Shor
t-Ter
m R
ice
Med
ium
-Ter
m R
ice
Long
-Ter
m R
ice
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
62 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.6.
2. In
dust
rial C
rops
, Sub
sidi
ary
Crop
s and
live
stoc
k (P
leas
e fin
d at
tach
ed th
e de
tail
repo
rts f
rom
the
Prov
inci
al D
epar
tmen
t of A
gric
ultu
re)
Dis
tric
tsTo
wns
/Kha
nN
umbe
r of
Com
mun
esIn
dust
rial
Cro
ps (h
a)Su
bsid
iary
Cro
ps (h
a)Ca
ttle
(hea
d)Pi
gs (h
ead)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Evac
uate
dD
ied
Mis
sing
Sick
Evac
uate
dD
ied
Mis
sing
Sick
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
6.7.
Pub
lic W
orks
and
Tra
nspo
rt S
ecto
r (Pl
ease
find
att
ache
d th
e de
tail
repo
rts f
rom
the
Prov
inci
al D
epar
tmen
t of P
ublic
Wor
ks a
nd T
rans
port
)
6.7.
1. N
atio
nal R
oads
, Pro
vinc
ial R
oads
, Mun
icip
al R
oads
and
Str
uctu
res
Loca
tion
s(P
ease
incl
ude
com
mun
e an
d di
stri
ct n
ame)
Nat
iona
l Roa
d(m
)Pr
ovin
cial
Roa
d (m
)M
unic
ipal
Roa
d (m
)In
fras
truc
ture
Brid
ges(
plac
es)
Pipe
Cul
vert
s(Pl
aces
)Bo
x Cu
lver
ts(P
lace
s)D
ike(
Plac
es)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion:
(Nam
e of
road
s w
hich
is s
till n
ot a
llow
ed to
traffi
c): …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
63Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.7.
2. C
oncr
ete
Brid
ge, B
ele
Brid
ge a
nd W
oode
n Br
idge
D
istr
icts
Tow
ns/K
han
Num
ber o
f Co
mm
unes
Conc
rete
Bri
dges
(pla
ce)
Bele
Bri
dges
(pla
ce)
Woo
den
Brid
ges
(pla
ce)
......
......
......
... (p
lace
)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
6.8.
Rur
al D
evel
opm
ent S
ecto
r (Pl
ease
find
att
ache
d th
e de
tail
repo
rts f
rom
the
Prov
inci
al D
epar
tmen
t of R
ural
Dev
elop
men
t)
6.8.
1. S
eal R
oads
, Con
cret
e Ro
ads a
nd E
arth
/Lat
erite
Roa
dsN
ame
of th
e Ro
adLo
cati
on o
f the
Roa
dSe
al R
oads
(met
er)
Conc
rete
Roa
ds (m
eter
)Ea
rth/
Late
rite
Roa
ds (m
eter
)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion:
Nam
e of
road
s th
at w
ere
dam
aged
whi
ch a
re n
ot a
llow
ed to
traffi
c: …
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
… . . .
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
64 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.8.
2. C
oncr
ete
and
Culv
erts
Dis
tric
tsTo
wn/
Khan
Num
ber o
f Co
mm
unes
Conc
rete
Bri
dge
(pla
ce)
Bele
Bri
dge
(pla
ce)
Woo
den
Brid
ge (p
lace
)Ro
und
Culv
ert (
plac
e)Bo
x Cu
lver
t (pl
ace)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
6.8.
3. B
oreh
ole
Wel
ls, H
and
Dug
Wel
ls a
nd T
oile
tsD
istr
icts
Tow
ns/K
han
Num
ber o
f Co
mm
unes
Bore
hole
(pla
ce)
Han
d D
ug W
ells
(pla
ce)
Pond
s (p
lace
s)Fl
ush
Toile
ts (p
lace
s)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
65Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
6.9.
Wat
er R
esou
rces
and
Met
eoro
logy
Sec
tor (
Plea
se fi
nd a
ttac
hed
repo
rts f
rom
the
prov
inci
al d
epar
tmen
t)
6.9.
1. D
ams,
Res
ervo
ir, M
ain
Cana
l and
Sub
Can
alD
istr
icts
Tow
n/Kh
anN
umbe
r of
Com
mun
esM
ain
Dam
(met
er)
Rese
rvoi
r (m
eter
)M
ain
Cana
l (m
eter
)Su
b Ca
nal (
met
er)
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
6.9.
2. Ir
rigat
ion
Faci
litie
s D
istr
icts
Tow
n/Kh
anN
umbe
r of
Com
mun
esIr
riga
tion
Fac
iliti
es (p
lace
)
Wat
er B
lock
ing
Faci
litie
sW
ater
Dis
trib
utin
g Fa
cilit
ies
Wat
er D
rain
ing
Fac
ilitie
sSp
illw
ayIn
vert
ed W
ater
Gat
e
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Affe
cted
Dam
aged
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
reM
ediu
mSe
vere
Med
ium
Seve
re
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
66 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
7. E
stim
atio
n of
Dam
ages
of V
alua
ble
Prop
erty
(Ple
ase
find
atta
ched
the
docu
men
ts fr
om th
e co
ncer
ned
prov
inci
al d
epar
tmen
ts)
No.
Nam
e of
Sec
tors
Aff
ecte
d/D
amag
esEs
tim
atio
n in
Khm
er R
iels
Est
imat
ion
in U
S$
Oth
ers
1Pu
blic
Wor
ks a
nd T
rans
port
2Ru
ral D
evel
opm
ent
3Ag
ricul
ture
4H
ealth
5Ed
ucat
ion
6W
ater
Res
ourc
es a
nd M
eteo
rolo
gy
7To
uris
m
8Ec
onom
y
9En
viro
nmen
t
10H
ouse
s an
d Pr
ivat
e Pr
oper
ties
11
Tota
l
8. T
he N
eeds
for R
ehab
ilita
tion
and
Rec
over
y
8.1.
Ear
ly R
ecov
ery
on H
ousi
ng a
nd L
ivel
ihoo
d of
the
Vict
im F
amili
es R
etur
ned
Hom
e N
o.Ty
pes
of N
eeds
Item
Qua
ntit
ies
Curr
ent S
itua
tion
Loca
tion
Esti
mat
ed C
ost
Tota
l bud
get
US$
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
67Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.2.
Infr
astr
uctu
res
No.
Type
s of
Nee
dsIt
emQ
uant
itie
sCu
rren
t Sit
uati
onLo
cati
ons
Esti
mat
ed C
ost
Tota
l bud
get
US$
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
8.3.
Sho
rt T
erm
Rep
air a
nd R
ecov
ery
Nee
dsN
o.Ty
pes
of N
eeds
Item
Qua
ntit
ies
Curr
ent S
itua
tion
Loca
tion
sEs
tim
ated
Cos
tTo
tal b
udge
tU
S$
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
68 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
8.4.
Lon
g Te
rm R
ehab
ilita
tion
and
Reco
very
Nee
dsN
o.Ty
pes
of N
eeds
Item
Qua
ntit
ies
Curr
ent S
itua
tion
Loca
tion
sEs
tim
ated
Cos
tTo
tal b
udge
tU
S$
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
9. T
otal
Don
atio
ns R
ecei
ved
by k
inds
(Ple
ase
find
atta
ched
the
deta
il re
port
s fr
om th
e di
stri
cts)
Don
atio
n So
urce
sN
umbe
r of R
ecei
vers
Tota
l don
atio
ns b
y ki
nds
Tota
l (U
S$)
Fam
ilyPe
rson
s
Clar
ifica
tion
(If a
ny):
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
… .…
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
.
69Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
10. C
omm
ents
and
Req
uest
s (If
any
)
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
Repo
rt W
rite
rs:
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Func
tion:
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
Em
ail: .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .
Nam
e: . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Func
tion:
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . .
Phon
e N
umbe
r: . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
Em
ail: .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. .
D
ate
for s
ubm
issi
on th
e re
port
……
……
……
……
… . .
Pr
epar
ed b
y
Se
en a
nd A
ppro
ved
D
ate:
. . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . .
Prov
inci
al G
over
nor a
nd P
resi
dent
of t
he P
CDM
of …
……
……
70 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Annex 1 - Structure of Provincial Committee for Disaster Management
Provincial Committee for Disaster Management
Chair - Provincial Governor
Vice Chair - Provincial Vice Governor
Members - Directors of Provincial
Departments, Police
Commissioner, Provincial
Military Police Commander,
Provincial Military
Commander and Director
of Provincial Red Cross
Secretariat
Permanent Secretary, Provincial
Director for Administration
Some assistants as necessary
Provincial Operational Taskforces
Permanent Secretariat
Provincial Committee for Disaster
Management
Security, Search and
Rescue Taskforce
Health, Sanitation
and Water Taskforce
Information and
Communication Taskforce
Emergency Response
Taskforce
71Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Roles and Responsibilities of Security, Search and Rescue Taskforce
Chair:
Provincial Vice Governor
Vice Chair:
Provincial Military Com-
mander/Provincial Police/
Provincial Military Police
and Education Department
Members:
Representatives from
Provincial Line Departments
y Report on the situation and impacts
y Provide assistance to vulnerable people and people affected by
disasters
y Identify citizens in areas at risk and vulnerable areas
y Provide assistance to other operational taskforces and district rescue
taskforces as needed
y Protect safety, order and property of affected people
y Manage, construct and protect shelters for affected people
y Identify tools/materials and means for rescue/evacuation
y Coordinate and cooperate with relevant stakeholders to rescue/
evacuate people and animals
y Participate in meetings to obtain knowledge and share information/
experiences
y Perform other roles as assigned by PCDM
Roles and Responsibilities of Health, Sanitation and Water Taskforce
Chair:
Provincial Vice Governor
Vice Chair:
Provincial Health/Rural
Development/Dept . of
Women’s Affairs/Dept . of
Industry, Mines and Energy
Members:
Representatives from
Provincial Line Departments
y Raise awareness on health care, sanitation and disease prevention
y Provide first aid and rescue training to search/rescue taskforce and vol-
unteers
y Rescue and treat affected people
y Monitor health, sanitation and infection
y Assess the impacts and needs (health/sanitation/water)
y Report the situation of health, sanitation, safe water and infection
y Coordinate and cooperate with stakeholders
y Participate in meetings to obtain knowledge and share information/
experiences
y Perform other roles as assigned by PCDM
72 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Roles and Responsibilities of Information and Dissemination Taskforce
Chair:
Provincial Vice Governor
Vice Chair:
Provincial Water Resources
and Meteorology/ Informa-
tion/Environment Depart-
ment
Members:
Representatives from
Provincial Line Depart-
ments
y Monitor and report the situation on effects and damage
y Disseminate information and forecasts/warnings about the hazard
y Estimate and assess the effects, damage and needs
y Manage and maintain information on disaster event
y Collaborate and coordinate with stakeholders in doing assessment of
effects, damage and needs of victims
y Collect and compile information on vulnerable groups and affected
locations
y Join with other groups when there is a specific request
y Join meetings and share information/experiences with other groups
and NGOs
y Disseminate information/educate the public on disaster risk reduc-
tion
y Perform other roles as assigned by PCDM
Roles and Responsibilities of Emergency Response Taskforce
Chair:
Provincial Vice Governor
Vice Chair:
Provincial Social Affairs/
Public Affairs/ Agriculture/
Land Management Depart-
ment
Members:
Representatives from
Provincial Line Depart-
ments
y Monitor and report on the situation regarding effects and damage
y Collect information and report to other taskforces; check their ability
to provide donations
y Assess need so that responses are timely and effective
y Collate the statistics of victims at safe places and select people (in
collaboration with other taskforces) who will receive donations
y Manage and maintain donations and other materials
y Coordinate the distribution of donations to the victims
y Communicate/appeal for donations from stakeholders
y Coordinate/show safe places to stakeholders
y Monitor the situation and the needs of the victims
y Lead and join meetings to share experiences with stakeholders
y Perform other roles as assigned by PCDM
73Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Annex 2 - Structure of District Committee for Disaster Management
District Committee for Disaster Management
Chair - District Governor
Vice Chair - District Vice Governor
Members - Chiefs of Line District
Offices and Chief of District
Red Cross Branch
Secretariat
Permanent Secretary
District Office Manager and Some
Assistants as necessary
District Operational Taskforces
Permanent Secretariat
District Committee for Disaster
Management
Security, Search and
Rescue Taskforce
Health, Sanitation
and Water Taskforce
Information and
Communication Taskforce
Emergency Response
Taskforce
74 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Roles and Responsibilities of Security, Search and Rescue Taskforce
Chair:
Vice Governor
Vice Chair:
District Military Command/
District Police/ District
Military Police and District
Office of Education
Members:
Representatives from
District Line Offices
y Report on the situation and impacts
y Provide assistance to vulnerable people and people affected by
disasters
y Identify citizens in areas at risk and vulnerable areas
y Provide assistance to other operational taskforces and district rescue
taskforces as needed
y Protect safety, order and property of affected people
y Manage, construct and protect shelters for affected people
y Identify tools/materials and means for rescue/evacuation purposes
y Coordinate and cooperate with relevant stakeholders to rescue/
evacuate people and animals
y Participate in meetings to obtain knowledge and share information/
experiences
y Perform other roles as assigned by PCDM
Roles and Responsibilities of Health, Sanitation and Water Taskforce
Chair:
Vice Governor
Vice Chair:
District Health/Rural Devel-
opment/ Women’s Affairs/
Industry, Mines and Energy
Departments
Members:
Representatives from
District Line Offices
y Raise awareness on health care, sanitation and disease prevention
y Provide first aid and rescue trainings to search/rescue taskforce and
volunteers
y Rescue and treat affected people
y Monitor health, sanitation and infection
y Assess impacts and need (health/sanitation/water)
y Report on health, sanitation, safe water and infection
y Coordinate and cooperate with stakeholders
y Participate in meetings to obtain knowledge and share information/
experiences
y Perform other roles as assigned by PCDM
75Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Roles and Responsibilities of Information and Dissemination Taskforce
Chair:
Vice Governor
Vice Chair:
District Water Resources
and Meteorology / Infor-
mation/ Environment
Offices
Members:
Representatives from
District Line Offices
y Monitor and report on the effects and damage
y Disseminate information and forecasts/warnings about the hazard
y Estimate and assess the effects, damage and needs
y Manage and maintain information on the disaster event
y Collaborate and coordinate with stakeholders in doing assessments
of effects, damage and needs of victims
y Collect and compile information on vulnerable groups and affected
locations
y Join with other groups when there is a specific request
y Join meetings and share information/experiences with other groups
and NGOs
y Disseminate information and educate people on disaster risk reduc-
tion
y Perform other roles as assigned by PCDM
Roles and Responsibilities of Emergency Response Taskforce
Chair:
Vice Governor
Vice Chair:
District Social Affairs/
Public Affairs/ Agriculture/
Land Management
Members:
Representatives from
District Line Offices
y Monitor and report on the effects and damage
y Collect information and report to other taskforces; check their ability
to provide donations
y Assess need so that responses are timely and effective
y Collate the statistics of victims at safe places and select people (in
collaboration with other taskforces) who will receive donations
y Manage and maintain the donations and other materials
y Coordinate the distribution of donations to the victims
y Communicate with/appeal for donations from stakeholders
y Coordinate/show safe places to stakeholders
y Continue to monitor the situation and needs of victims
y Lead and join meetings to share experiences with stakeholders
y Perform other roles as assigned by PCDM
76 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Annex 3 - Structure of Commune Committee for Disaster Management
y Chief of Administra-tive Police Post
y Director of Primary Cluster
y Police Force y Volunteers
y Health Centre y Animal Health
Workers y Focal Point for
Women and Children y Volunteers
y Health Centre y Animal Health
Workers y Focal Point for
Women and Children y Volunteers
Chair
(Commune Chief )
Vice Chair
(First Deputy Commune Chief)
Security, Search and
Rescue Taskforce
Health and
Sanitation Taskforce
Response and
Information Taskforce
Secretariat
Commune Clerk
77Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Roles of Security, Search and Rescue Taskforce Roles of Health and Sanitation Taskforce
y Identify vulnerable people
y Plan and arrange a labour force, means and
equipment for search and rescue operations,
and security
y Educate, raise awareness and explain prepared-
ness measures, risk reduction, preparation,
warnings and activities to be undertaken
y Arrange safe areas, map danger areas and draw
directions to safe areas; compile a list of people
evacuated
y Facilitate first aid trainings and lead rescue
teams
y Raise awareness on health care, diet and
preparedness for different hazards
y Provide first aid, health and sanitation train-
ings to citizens
y Provide public awareness on infections that
could pass from animals to humans, animal
meat consumption, cage cleaning, body
hygiene, prevention and treatment of animal
diseases
y Find ways to educate citizens to help them-
selves and use existing resources in their
locality to respond to disaster emergency
Roles of Response and Information Taskforce
y Cooperate with relevant partners to develop
structural and non-structural preparedness
plans
y Arrange appropriate safe areas
y Collect statistics of affected people staying in
safe areas
y Prepare shelters or allow people to stay in
houses
y Manage emergency assistance, including rice,
food and materials
y Produce a report on the disaster and the emer-
gency response; assess the damage and needs
of affected people
y Monitor the welfare of citizens in safe areas
78 Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
Annex 4 – NCDM Letter on Using the Disaster Data Reporting Form
Kingdom of CambodiaNation Religion King
National Committee for Disaster Management
No: 280
Phnom Penh, 29 June, 2012
Attention:
Governor of Capital/Provincial Board of Governors
and Chair of Capital/Provincial Committee for Disaster Management
Subject: Guidelines on the Assessment and Reporting of Disaster Impacts, Damage and Needs
Ref: Notification No . 211 SCNSR dated 24 February 2012 of the Office of the Council of Ministers
y As stated in the subject and reference, I wish to share with Your Excellency that: To assess the impacts,
damage and needs to be reported by PCDMs, DCDMs and CCDMs through consistent templates, with
the objective of managing local crises, NCDM would like to provide four reporting templates, which
include forms for monitoring and recording all possible events and completing information as
attached, and to provide the following guidelines:
y Information collection form before an emergency: This form is completed by CCDM and sent to DCDM
within 24 to 72 hours to report a possible event in a particular location which has the potential to
harm and affect life, property, the environment, etc . This reporting form focuses on potential challenges
and dangers, especially to human life, and identifies the need for emergency response .
y Emergency Reporting Form: This form is completed by CCDM and sent to DCDM and PCDM . Then
PCDM sends the form to NCDM within 1 to 7 hours to report the on-going event that is threatening
life, property, crops, infrastructure, etc . and clearly reports the types of timely external emergency
assistance appropriate to local needs .
79Guideline for Implementation ofthe Disaster Data Reporting Forms
y Preliminary Reporting Form: This form is completed by DCDM and sent to PCDM and NCDM within
one to three days to report the impact and scope of the disaster which has caused loss of human and
animal life, impacts on livelihoods, damage to livelihood, agricultural crops, infrastructure, environment,
etc . It also provides a clear report on local response interventions from organizations, ministries/
institutions, partners, associations and private donors, and clearly identifies additional external
assistance .
y Overall Impact and Damage Reporting Form: Completed by PCDM in cooperation with relevant
provincial departments/partners and submitted to NCDM within three to seven days to provide
detailed accounts of the extent of impacts and damage on people, animals, property, public health,
infrastructure, agricultural crops, the environment and types of assistance received . This includes cost
estimates of each type of material and goods, and specifies short-term and long-term reconstruction
needs .
These four reporting forms are tools to assist sub-national structures to provide information prior to, during
and after the disaster to analyze and respond in a timely manner .
Therefore, please Your Excellency, Governor of the Capital/Provincial Board of Governors and Chair of Capital/
Provincial Committee for Disaster Management, help facilitate the implementation in an effective manner .
Senior Minister in charge as the First Vice President of NCDM
CC:
- Office of the Council of Ministers
- Ministry of Interior “For Information”
- Documentation/Archival
Prepared by the NCDM
in collaboration with UNDP