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Paperless DemocracyPaperless Democracy

Simplicissimus Book Farm

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Paperless Democracy

Gli scopi del progetto:

● Fornire uno strumento per la “dematerializzazione dei flussi documentali”

● Semplificare la gestione documentale● Abbattere le barriere all'accesso agli strumenti

informatici

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I flussi documentali nelle PA

Ambiti di utilizzo intensivo di carta e consumabili nell'attività quotidiana:

1. Attività amministrative di stampa e copia (produzione documentale per autoconsumo)

2. Gestione documentale (odg, emendamenti e allegati tecnici) delle attività preconsiliari.

3. Gestione delle procedure di approvazione in tempo reale (condivisione documentale ricorsiva)

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La soluzione Paperless

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L'inchiostro elettronico

● Tecnologia innovativa sviluppata dal MIT● Non stanca gli occhi● Leggibilità pari a quella della stampa su carta● Irrisorio consumo di energia● 1 milione di schermi prodotti fino ad oggi

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Irex DR1000● 10,2”: Il più grande schermo e-

ink sul mercato● Lettura documenti A4 senza

necessità di zoom● Possibilità di prendere appunti

sul testo● Elevata risoluzione:

1024 x 1280 px – 160 ppi● 535 g di peso● Connettività 3G

(da marzo 2010)

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PC vs E-paper

PC● necessità di abilità

specifiche (tastiera, mouse, file system)

● lettura affaticante● autonomia della batteria

limitata● peso e ingombro● visibilità critica in condizioni

di illuminazione elevata

E-paper● interfaccia d'uso paper-

like (carta e penna)

● lettura confortevole● autonomia della batteria

elevata● leggerezza e compattezza● visibilità analoga alla resa

della carta stampata

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Paperless DemocracyLe attività amministrative

La riduzione dell'uso di carta e consumabili può avvenire attraverso differenti azioni, da personalizzare sulle specifiche esigenze. Esempi:

● Rassegna stampa ePaper● Dotazione degli ebook reader alle figure apicali ● Dotazione degli ebook reader alle figure operative ● Utilizzo in riunioni e sedute, anche con soggetti esterni

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Paperless DemocracyRassegna Stampa ePaper

● Usualmente la Rassegna Stampa viene distribuita in formato elettronico a tutti gli aventi diritto

● A causa della difficoltà di lettura a video, gli articoli di interesse (quando non tutta la Rassegna) vengono stampati in locale, con enorme consumo di carta e toner

● Dotando gli utenti di un ebook reader, diviene possibile abbattere tale consumo

● Verrà sviluppato un modulo che si integra con il sistema esistente e che si occupa di rendere disponibile, ogni mattina, la Rassegna a tutti gli utenti dotati di DR1000

● L'utente dovrà semplicemente connettere il reader al pc e la Rassegna verrà scaricata automaticamente sul reader

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Paperless DemocracyFigure Apicali

● Le figure apicali delle strutture interessate hanno esigenze di mobilità molto vincolanti

● Questo implica che spesso le Segreterie sono costrette a stampare su carta documenti e mail in modo che la figura apicale possa leggerlo in movimento

● Dotando le figure apicali di un ereader diventa possibile:● Dematerializzare la documentazione● Velocizzare la produzione di documenti● Rendere più leggero il trasporto dei documenti (niente più

faldoni!)● Mantenere tutte le prerogative della carta (leggibilità,

praticità, annotabilità)

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Paperless DemocracyOperativi

● In alcuni uffici (revisione leggi/contratti/accordi) spesso si è costretti a produrre una mole di carta stampata per procedere comodamente alla lettura, per poi annotare solo una ridotta percentuale delle pagine. Le annotazioni vengono poi riportate sul documento digitale e reinviate

● Dotando gli operativi di un ebook reader, si potrà● Abbattere il consumo di stampati● Annotare direttamente sul documento● Fondere il PDF originario con le note e spedirlo alla

controparte● In questo modo si semplifica enormemente un processo

tipicamente time-consuming

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Paperless DemocracyRiunioni con controparti

● A seconda del tipo di operatività degli uffici di riferimento, può accadere che vi siano riunioni con controparti di varia natura (altri Uffici Amministrativi, Parti Sociali)

● In tali occasioni viene prodotta molta documentazione cartacea distribuita nel corso della riunione stessa

● Dotandosi di un numero opportuno di ebook reader, è possibile porre tutta la documentazione su di essi e fornirli a tutti i partecipanti alla riunione

● Al termine della riunione è possibile inviare automaticamente a ciascun partecipante il file con le proprie note

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Paperless DemocracyLe attività consiliari

● Il consiglio comunale di una media città italiana è composto da circa 40 consiglieri.

● Ogni seduta del Consiglio Comunale può consumare 800 € di carta.

● A questo costo vanno aggiunti i costi di gestione della stessa (consumabili e costi indiretti).

● Il Consiglio Comunale si riunisce mediamente otto volte al mese, per un totale di circa 90 sedute annue.

● La spesa media supera quindi i 60-70.000 Euro/anno per la sola carta

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Paperless DemocracyLa gestione pre-consiliare

Nella prima fase di introduzione degli ereader è possibile abbattere comunque drasticamente la quantità di carta stampata implementando un sistema di gestione che, pur senza automatizzare in tempo reale le procedure di seduta consiliare, consente di non stampare tutta la documentazione di supporto:● ogni partecipante dispone di un device e-ink ● La segreteria prepara i documenti per la seduta e li rende disponibili

su un server locale● L'utente, prima del Consiglio, connette automaticamente il proprio

device al server e scarica automaticamente tutti i documenti ● Si potrà quindi interagire con i documenti esattamente come se fosse

carta, con il plus dell'economia di consumabili e della ricercabilità per parole chiave

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Paperless DemocracyFlusso documentale digitale

Segreteria(Server)

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Paperless DemocracyIl Consiglio in tempo reale

La soluzione si basa su una applicazione custom implementata su hardware DR1000 (iRex Technologies):● nel corso della seduta ogni partecipante dispone di un device e-ink

dotato di connessione alla rete locale via wifi● il personale di segreteria governa il server di rete locale● il server distribuisce l'odg + dossier su ogni punto● ogni partecipante interagisce coi documenti come è abituato a fare:

scrivendo sull'e-paper con la penna apposita● ogni partecipante può editare calligraficamente le sue proposte di

emendamento o atti aggiuntivi, e trasmetterli al server locale che li redistribuisce immediatamente a tutti

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Paperless DemocracyFlusso documentale digitale

Partecipanti (DR1000)

Presidente(DR1000)

Segreteria(Server)

5

1

2

3

4

1. Trasmissione odg e allegati2. Redazione e trasmissione varianti ed emendamenti3. Trasmissione al Presidente per approvazione4. Trasmissione alla segreteria con approvazione5. Distribuzione per il voto finale

Simulazione seduta Consiglio Digitale

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ContattiIl nostro Quartier Generale è a Loreto, AN, Italia. Abbiamo uffici anche a Milano.

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Antonio Tombolini (CEO): antonio@simplicissimus.it

Marco Croella (CTO):marco.croella@simplicissimus.it