Records Management als Bestandteil von ECM-SuitenChristian WeiszOPTIMAL SYSTEMS GmbH

Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Records Management in ECM-Systemen

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Records Management

• Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schrift gut

• Dossiersicht: betrifft den Inhalt der Records

• Prozesssicht: Entstehungszusammenhang von der Neuanlage bis zur Vernichtung oder Archivierung

• RM ist eine organisatorische Aufgabe

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ECM und DMS im Unternehmen

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Zwei Ansätze„flache“ Ablage

• Ablage in großen Datenbereichen• Keine festen Strukturen• Objekte tragen redundante Informationen• Akten sind „views“ auf die

Hierarchie, keine Standorte• keine Vererbung von Rechten• Bewegen von Objekten über Veränderung

der Metadaten oder Datenbankaktionen

„strukturierte“ Ablage

• Ablage in Strukturen analog zum herkömmlichen Arbeiten:• Schrank• Ordner• Register• Objekt

• jede Ebene verfügt über Metadaten• Objekte habe „Standorte“• Rechte werden vererbt• Bewegen von Objekten „windowslike“

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Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“

• Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner.(Record, Folder, Akte, …)

• Alle Ordner stehen in einem großen Schrank.(Cabinet, Repository, Archiv,…)

• Nach den Daten auf dem „Ordnerrücken“ können Sie suchen.(Metadaten, Index, Schlagwort, …)

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Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“

Ein Geschäftspartner (Ordner) realisiert …

… mehrere Aufträge (Register), die …

… ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum …

… verschiedene Verträge einschließen.

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Dynamische Vererbung mit „echter“ Struktur

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Beispielakten

Genereller Aufbau von Akten/Records

Darstellung von Akten/Records

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Beispielakten: Fachlogik

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Beispiele für strukturierte Ablage und Recherche

hierarchisch direkt Navigation

Ordner wählen

Inhaltsverzeichnis

Dokumente

Stichwörter Index

Boolesche Operatoren

Einstieg

Links

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Historie und Audit Trail

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Historie und Audit Trail• Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Arbeitsschritten ist eine vollständige

Historisierung von Aktionen an Akten notwendig.• Hierbei sollte sowohl Nutzer als auch Aktivitäten protokolliert werden.• Um eine Zulassung nach z.B. FDA GxP Level 4 oder CFR 21 Chapter 11 zu

bekommen ist dies eine zwingende Voraussetzung.• Wichtig ist ein frühzeitige Abstimmung mit den Mitarbeitervertretungen, da

Kontrollsysteme dieser Art Mitbestimmungspflichtig sind (Leistungs- und Verhaltenskontrolle).

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Historie und Audit TrailAkten- und Objekt-information

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Historie und Audit TrailProzess-Information

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Elektronische Signatur • Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte

elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung• Rechtskonforme Signierung im PDF-Format• Erfüllung des Signaturgesetzes

und der Signaturverordnung • Stapelsignatur: Signatur von mehreren

Dokumenten bei nur einer PIN-Eingabe• Mehrfachsignatur eines Dokuments

durch mehrere Anwender• Massensignaturen beim Import oder bei

diversen Scan-Szenarien• Einbindung der elektronischen Signatur in

Workflow-Prozesse, wie z. B. Freigabeprozesse• Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder

PKCS#7-Signaturen

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Sicherheitsstufen und Benutzerrechte

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Benutzer und SystemrechteZuordnung von Rollen für:• Funktionen• Prozesse• Systemfunktionensowie von Aktionen wie:• Anlage• Änderung• Administration

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Benutzer und SystemrechteZuordnung von Rechten für:• Akten• Register• Objektesowie von Aktionen wie:• Sichtbarkeit• Anlage• Bearbeitung

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SystemverwaltungWünschenswert ist eine einfache Integration in die Standard Systemverwaltung (Enterprise Manager) zur Administration der Eigenschaften und Berechtigungen des Record Management Systems.

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Aufbewahrungsfristen und Protokolle

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Automatische Berechnung der RetentionperiodeIn Abhängigkeit von z. B.• Server,• Objekt,• Inhalt und• Formatsollte ein RM-System automatischdie Aufbewahrungszeit von Objektenfestlegen können.

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Rendition-Management• Serverseitiges Rendition-Management • Konvertierung von Dokumenten in

universelle Formate – beispielsweise TIFF oder PDF

• Umwandlung in langlebige, standardisierte Dateiformate – z. B. PDF/A

• Automatisierte Renditionierung – z. B. von E-Mail-Anhängen

• Bereitstellung von renditionierten Dokumenten in OS|WebCLIENT oder Unternehmensportalen

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Verfahrensdokumentation

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Was ist eine Verfahrensdokumentation?Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Anforderungen:

1. Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

2. Gibt dem Betreiber die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems

Der Betreiber ist verantwortlich für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation, der Hersteller kann (und wird) dieses Vorhaben unterstützen.

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Fazit

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Qualifiziertes Records ManagementLückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung

2

Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen

nach Kundenwunsch

1

Automatische Erstellung von Aktenplänen

3Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz

4

Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden

5Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen

und Fachlogik

6

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Der Nutzen von Records Management• Compliance & Sicherheit: Umsetzung von internen & externen Anforderungen im

Informationsmanagement

• Produktivität: Redundanzfreie Datenhaltung

• Prozesskontrolle: Einheitliche Bearbeitung & „Denkweise“ bei Geschäftsvorgängen

• Wissensmanagement: Verknüpfung einfacher Informationen zu komplexem Wissen über Zusammenhänge, Vorgänge und Hintergründe

Christian Weisz

Stellv. VertriebsleiterVertrieb & Partnermanagement

weisz@optimal-systems.de

OPTIMAL SYSTEMS GmbHUnternehmenszentrale

Cicerostraße 2610709 BerlinTelefon: +49 30 895708-0

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