Practical Budgeting Tips

Presented by:  Rachel Gaylord, CPALacher McDonald & Co., CPA’sCourtesy of:  Live Oak Bank

rgaylord@lachercpa.com1.888.884.1506

What is a Budget?

An estimate of income and expenditure for a set period of time

Why is a budget Important?

• Control over spending• Aware of dollars spent• Make informed decisions

Why is a Budget Important (cont.)?

• Prioritize spending• Identify wasteful spending• Adapt to different financial situations• Achieve financial goals

Setting Attainable Goals

Questions to consider:• What kinds of services do/will you provide?• What is your take on technology?• Do you want to grow the practice?• Any changes in the veterinary profession?• Are demographics of your location changing?• Is competition becoming tighter?

Current Spending Habits

Current Spending Habits (cont.)

Current Spending Habits (cont.)Double click on the amount $7,092.74 to see this detail

Modify the Profit & Loss

Must have a written plan

• Categorize• Summarize• Organize

How to track your budget

QuickBooks Budget

QuickBooks Budget (cont.)

Excel & QuickBooks Budget

QuickBooks exported to Excel

What is your projected revenue?

• Increase• Decrease

• Stay the same

Prior year revenue comparison

Fixed vs. Variable Expenses

• Fixed costs are not dependent on revenueExample: Rent expense 

• Variable costs change based on revenueExample: Salaries and wages

Fixed Expenses

Do not change as revenue changesExamples include:

• Licenses & dues• Legal & professional• Continuing education

• Loan payment• Real estate taxes• Utilities• Insurance• Laundry & cleaning 

services

Fixed Expenses ‐ Loan Payments

Portion not on the Profit & Loss Statement

Variable Expenses

Change as revenue changes

Examples include:• Non‐DVM salaries and wages• Cost of goods sold• Advertising• Merchant services

Variable Expenses – Non‐DVM pay

Industry Benchmark = 18‐20% of revenue

Variable Expenses – COGS

COGS = Cost of goods soldIndustry benchmark = 20‐23% of revenue

• Medical supplies• Prescriptions/vaccines• Lab expense• Food • Retail• Miscellaneous items such as

cremation, rabies tags, & oxygen

Variable Expenses – COGS (cont.)

Example of how much $ to spend on COGS with revenue of $90,000

Percentage of revenue to spend on inventory ordering

Dollars to spend on inventory ordering

How Much Inventory Should You Carry?

• Ideally 30‐45 days of inventory on hand

• How to calculate your Inventory Turnover:

To have 30-45 days of inventory on hand it should turn 8 to 12 times each year!

Inventory Turnover Calculation

Cost of Goods Sold for 2013 = $130,000

Beginning Inventory (1/1/2013) = $10,000

Ending Inventory (12/31/2013) = $12,000

Average Inventory10,000 12,000

2 11,000

Inventory Turnover130,00011,000 11.82times

Monitor Progress

Review budgeted vs. actual

• Positive variance could indicate growth

• Negative variance could indicate increased costs

Equipment Purchase

Therapy Laser Example:

• It needs to generate its own revenue• Determine what financial resources are needed – will this fit in the budget? 

• Set up timeline of goals• Monitor revenue

Helpful tips

• Factor in some slack• Amounts are estimates• Visit the budget every quarter at a minimum• Put away money for the yearly expenses like Real Estate Taxes

Helpful tips (cont.)

• It’s a planning tool• Help attain short and long term goals• Awareness of money spending• Managers can make purchases without authorization on every purchase

• Gets easier with practice

Questions