16 oktober 2013

#papierloos vergaderen

introductie Dave Bakker

15 jaar ervaring in ICT

Workshops & trainingen

DrachtenFriesland

Intraneten digitaal vergaderen

Office365SharePoint online

SharePoint adviseur

introductie arrix optimus

ruim10 jaar ervaring

websiteswebshopsinternet -marketing

advies, implementatie & beheer

SharePoint &software –ontwikkeling

alle disciplines onder één dak

focus op het Microsoft platform

Waarom digitaal vergaderen met SharePoint?

Bespaar fors op afdruk en papierkosten*

Alle informatie en documenten centraal beschikbaar

Sneller informatie vinden

Eenvoudiger vergaderingen plannen

Automatische bewaking actiepunten

Versiebeheer

Naadloze intergratie met Microsoft Office en Outlook

Ondersteuning voor Apple, Android en Windows

tablets

*Bron: http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/

vooronderzoek functioneel ontwerp

inrichting & implementatie

training en begeleiding

support & coaching

plan van aanpak

Live demo

vooronderzoek

nut en noodzaak van het vooronderzoek

Hoe wordt er nu vergaderd?

Hoe wordt er nu genotuleerd?

Gaan we dit proces één op één digitaliseren?

Hoe maken we de voordelen meetbaar?

Kiezen we voor SharePoint online of on premise?

Welk type tablet computer gaat gebruikt worden?

enkele voorbeeld vragen:

vooronderzoek

de praktijk in veel gevallen:

notulen en actiepunten in Word of PDF

vooronderzoek

de praktijk in veel gevallen:

notulen en documenten per e-mail rondsturen en uitprinten

Actie punten zitten gevangen in een document

Notulen worden niet altijd goed gelezen

Levensduur van een document duurt vaak net zo langals de vergadering.

Mogelijk verschillende versies

Documenten worden niet altijd terug gevonden

Veel informatie is overbodig

vooronderzoek

de SharePoint gedachte: lijsten en kolommen

vooronderzoek

waar gaat het nou eigenlijk om bij vergaderingen?

Willen we enkel een centrale plek om documenten te delen?

Of willen we daadwerkelijk het proces verbeteren en meergebruik gaan maken van SharePoint functionaliteiten?

Dit kan betekenen dat het maken van notulen definitief tot het verleden gaat behoren

Dit is winst in tijd en geld, maar betekend ook een anderemanier van werken.

Is een organisatie hier daadwerkelijk klaar voor?

training en begeleidingfunctioneel ontwerp

Hoe gaan we een goede vergadersite realiseren?

1 centrale plek voor vergaderingen

Koppeling met Outlook agenda en taken

Overzicht relevante documenten per vergadering

Taken koppelen aan personen of groepen

Overzicht ingebrachte punten per vergadering

Ontsluiting naar tablet

Platform onafhankelijk notities maken. Ook offline

functioneel ontwerp

hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?

Platform:SharePoint online + WebApps

Notities: OneNoteDesktop, iPad en Windows RT

Mobile devices:Surface & iPad

Aanvullende App’s:SharePlus voor iPad

functioneel ontwerp

waarom OneNote?

SharePoint is voor gestructureerde data.

OneNote is voor ongestructureerde data.

App’s voor Windows RT, iPad en Android die ook offline te

gebruiken zijn. Tevens uitgebreidere desktop applicatie beschikbaar.

OneNote notitieblokken kunnen worden opgeslagen op de

SharePoint vergadersite en maken dus deel uit van het geheel.

Koppeling met Outlook.

Perfect om tijdens vergadering te gebruiken voor brainstorm sessies

door middel van touch / pen

functioneel ontwerp

hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?

Vormgeving

Lijsten en bibliotheken

Rechtenstructuur

Werkstromen

Waarschuw mij notificaties

inrichting & implementatie

de praktijk: inrichting en implementatie

de volgende slides geven een indruk

van de live demo

Startpagina met agenda en besluitenlijst

Standaard actiepunten lijst ivm koppeling Outlook actiepunten

- Versiebeheer op de lijst- Wijzigingen toevoegen aan

bestaanden tekst

Hierdoor kan een historieworden bijgehouden per actiepunt

Ingebrachte punten koppelen aan vergadering via opzoeken kolom

Overzicht ingebrachte punten

en documenten per vergadering

Via het aanpassen van het weergave formulier kunnen aanvullende webparts worden toegevoegd aan de agenda item weergave.

Lijsten kunnen in dit formulier worden gefilterd op vergader data

OneNote voor het maken van notities op tablet of pc

- Markeringen kunnen worden toegevoegd zodat items’s later snel teruggevonden kunnen worden.

dank voor de aandacht!

d.bakker@arrix.nl

Dave_Bakker

nl.linkedin.com/in/rjdbakker