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Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise
Content Management (ECM)
Frank Schneider, Global Services, OpenText
12. Juni 2013
Frank Schneider, Open Text
12. Juni 2013
Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit
Enterprise Content Management (ECM)
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 3
Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 4
SAP und OpenText – 20 Jahre einer Partnerschaft
1992
1997
2000
SAP Extended ECM
OpenText
übernimmt IXOS
SAP Archiving &
Document Access
2003
2007
2008 SAP Invoice Management
2009
2010
SAP Digital Asset Management
SAP Employee File Management
2011 SAP Document Presentment
SAP Travel Receipts Management
SAP Portal Content Management
SAP Portal Site Management
SAP ArchiveLink Co-Development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3
SAP ITS Co-Development (Internet Transaction Server)
SAP CRM Co-Development
Erster ISV “Powered by SAP NetWeaver”
Co-Development des DoD 5015.2
zertifizierten Records Management
Co-Innovation CMIS-Schnittstelle
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SAP’s ECM-Portfolio “by OpenText”
Archiving Secure, compliant, cost-efficient storage of information
Document Access 360 degree information access
Employee
File
Management
Automate HR
File
administratio
n and enable
self service
scenarios
Invoice
Management
and OCR
Minimize
data capture
effort and
human
intervention
to streamline
acc. payable
processes
Digital Asset
Management
Optimized
management
of rich media
assets
Integrate
media into
marketing
communi-
cations
Document Presentment
Automate
document
generation
and
personali-
zation (e.g.
billing
statements)
Extended ECM
Best-of-breed
ECM with
unique SAP
integration
and process
support in
SAP and
non-SAP
Travel
Receipts
Management
and OCR
Automate
receipt
handling and
streamline
expense
management
process
Portal Content
Management
Document
Management
and
Collaboration
embedded
into SAP
NetWeaver
Portal and
Enterprise
Workspaces
Portal Site Management
Powerful
Intranet/
Extranet
authoring and
publishing
embedded
into SAP
NetWeaver
Portal and
Enterprise
Workspaces
ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen
ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen
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Business Transformation mit ECM for SAP
Process Content
Unique Business Value
Drives the Work… …Provides the Context
Content Enriched Business Processes
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Verbindung von Content und Transaktionen
zur Unterstützung des Gesamtprozesses
7
Content Transaktionen
SAP-Anwender Non-SAP-Anwender
Daten
Content
Problem: Fehlender
Business Content
Problem: Fehlende
Business Daten
Extended ECM
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Von ECM zum umfassenden Prozessmanagement
Vorteile:
• Prozesseffizienz steigern durch die Verbindung von Content und Prozessen
• Compliance-Anforderungen erfüllen mit Records Management für SAP + non-SAP
• Dokumentenmanagement
• Volltextsuche
• Kollaboration & Social Media
• Scanning
• Workflow
• Records Management
• Archivierung
• …
Enterprise Content
Management
• ECM-Workspaces mit nativer
Integration in SAP
• Nutzung von SAP Daten,
Strukturen und Berechtigungen
• Nahtlose Integration in die
SAP User Interfaces
• SAP und ECM
„synchronisieren“
+ ECM
Business
Suite
Tiefe Integration in
SAP
• Projektmanagement
• Product Lifecycle Management
• Beschaffung
• Qualitätsmanagement
• Enterprise Asset Management
• Vorgangsbearbeitung
• Customer Relationship Mgmt.
• Und viele mehr!
Prozessspezifisches
ECM
=
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Zugriff auf Content und Daten im bevorzugtem
User Interface
Workspace
MS SharePoint *
SAP GUI and SAP NW BC
SAP NetWeaver® Portal
SAP Extended ECM (Web UI)
SAP CRM und SAP SRM
MS Windows Explorer
MS Outlook und MS Office
Mobile Devices *
* Add-Ons sold
separately by
OpenText
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Extended ECM erweitert zahlreiche
Unternehmensprozesse mit Content
10
Planung &
Entwicklung Einkauf
Produktion &
Betrieb
Vertrieb &
Marketing
Customer
Service
Finanzabteilung
Personalabteilung
Rechtsabteilung
IT
Zentrale Lieferantenakte
Audits und Zertifizierung
Records Management
Vertragsmanagement
Procure to Pay Dok.
Bid to Cash
Dokumentation
Marktanalysen
Angebotsdokumentation
Ausschreibungen
Zentrale Kundenakte
Case Mgmt. (Garantie,
Wartung, Störfall, …)
Kundenkommunikation
Projektmanagement (E&C, R&D, etc.)
Zusammenarbeit mit
Partnern
Knowledge & IP Mgmt.
Konsolidiertes ECM + ERP
Ablösung von Altsystemen
Integrierte Daten- und
Dokumentenarchivierung
IT Projektmanagement
Aufbewahrungsfristen
Automatisierte Compliance
Effizientes e-Discovery
Vertragsmanagement
Strategisches
Vertragsmanagement
Invoice Management
Mergers & Acquisitions
Dokumentation
Aufbewahrung von HR Records
Dokumentation zu Verfahren u.
Richtlinien
Wissensmanagement
Bewerberunterlagen
Enterprise Asset Mgmt.
Distribution / Logistik
Product Lifecycle Mgmt.
Qualitätsmanagement
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Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
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Prozessoptimierung mit xECM
Procurement
Excellence
Production
& Operation
Excellence
Customer
Excellence
Human
Resources
Excellence
Financial
Excellence
Information
Technology
Excellence
content -enr iched business processes
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Herausforderung in Produktion und Betrieb
© AIIM 2012 www.aiim.org / © OpenText 2012 www.opentext.com
44% of companies manage their
multi-channel output across
print, email, fax, social, etc. in
an ad-hoc / manual way
50% of companies do not have their
asset-related content linked to their
EAM* system — and half of those
feel that the two are out-of-step
95% of companies have asset
documentation distributed over
multiple, disconnected systems
58% of companies feel that poor sharing
of knowledge and expertise is an
over-riding issue in production &
operation.
* Enterprise Asset Management
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Kern Prozesse in Produktion und Betrieb–
Achieve Excellence with ECM
Manage all plant and maintenance information in a
consistent and easy to access way that is
consistent with SAP structures
Enterprise Asset Management
Streamline
warehousing and shipping operations by a more efficient
document generation and
distribution
Logistics & Distribution
Manage quality-
related information and test
documentation in a traceable and auditable way
Quality Management
Manage material
and product related documentation over
the complete product lifecycle
Product Lifecycle Management
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Technischer
Platz
Equipment
Instandhaltungs-
meldung Material
Lieferant
Instandhaltungs-
auftrag
Projekt
Extended ECM für Produktion & Betrieb Content Management für Schlüsselbereiche des Prozesses
Planung &
Konstruktion
Beschaffung &
Bau
Inbetrieb-
nahme Betrieb Instandhaltung Stilllegung
Anlagen Lebenszyklus
Extended ECM bietet Content Workspaces für
zentrale SAP Geschäftsobjekte im Anlagenbetrieb:
Aufgabenlisten
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Example: Access from Mobile Devices
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OpenText Tempo* –
“Dropbox behind the Firewall”
OpenText Everywhere* –
Mobile Access and Filing
* Add-ons to Extended ECM sold by OpenText
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Extended ECM für Projektmanagement Content Management für Schlüsselbereiche des Projektes
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Geschäftspartner /
Auftragnehmer
Projekt
Projektstruktur
(PSP)
Material Auftrag
Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale
SAP Geschäftsobjekte im Projektmanagement:
Angebots-
management
Projekt-
durchführung
Kontierung &
Abrechnung
Gewähr-
leistung
Projektmanagement
Bestellung
Projekt-
planung
Kunde
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Produktion und Betrieb - Zusammenfassung
Fast access to relevant documentation
A 360-degree view of all plant and production information
Access to content from inside and outside SAP applications
Efficient repair, failure analysis and project management
Automated document generation and distribution
In-process collaboration
Safety and compliance
Logistics and Distribution
Enterprise Asset
Management
Quality Management
Product Lifecycle
Management
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Business Transformation with ECM
for Production & Operation Excellence
Procurement
Excellence
Production
& Operation
Excellence
Customer
Excellence
Human
Resources
Excellence
Financial
Excellence
Information
Technology
Excellence
What Matters Most
Fast access to asset documentation, efficient collaboration
Get the right product to the right place at the right time with
the right information
Safety and compliance
What do the Best Achieve
Best run assets witness >3 times lower unplanned
downtime / outages (Top: 2.0, Average: 4.0, Bottom: 6.25) *
Best performers have 5 times lower annual service and
maintenance cost (Top: 1.5, Average: 4.5, Bottom: 2.7) **
Best performers have a 3 times less non-productive asset
life time (Top: 90%, Average: 80%, Bottom: 70%) **
Customer Benefits with ECM
3 million € annual savings with paper reduction in EAM
(Belgium Railways)
30% costs reduction for house connection files (Rewag)
80% fewer process steps, 67% faster document generation,
$ 2 million annual savings in distribution centers
(AmerisourceBergen)
Business Value Solutions
Enterprise Asset Management
Quality Management
Product Lifecycle Management
Logistics & Distribution
Project Management
** SAP Value Engineering, SAP EAM Benchmarking
* Data provided by APQC. ©1992-2012 APQC.
ALL RIGHTS RESERVED. www.apqc.org/osbc
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Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
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Optimierung von SAP-Prozessen mit ECM Beispiel in Manufacturing: Viega (DE)
“Geschäftsprozesse ohne
Informationen und Dokumente
gibt es nicht. Diese werden aber
nicht nur mit SAP, sondern
natürlich auch mit anderen
Systemen wie zum Beispiel E-
Mail oder Office erstellt und
verwaltet.”
Michael Nippel, strategischer Leiter IT
bei Viega
Flexibilität und Transparenz
Transparenz durch 360° Sicht auf Kunden.
Synchronisation zwischen SAP CRM ERP und
ECM schafft Datenkonsistenz.
Effizienzverbesserung
Integration von ECM mit Geschäfts-prozessen
verbessert die Produktivität und Innovationskraft.
Umsatzsteigerung
Gesteigerter Vertriebserfolg durch die
Bereitstellung von Kundeninformationen im
gewünschten User-Interface.
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Die Lücke zwischen ERP und ECM schließen Beispiel Energieversorger: IBAarau (CH)
“Wir suchten nach einer Lösung,
mit der wir Inhalte im Kontext der
Geschäftsprozesse verwalten
können. Der Zugriff sollte
schneller, einfacher, kompletter
erfolgen. OpenText hat die mit
Abstand tiefste und stabilste
Integration von ECM in SAP.”
Manfred Mengon,
ECM-Projekt-Manager, IBAarau
Flexibilität und Transparenz
Umdenken von der Sparte zum Prozess.
Verbesserte interne Kooperation und optimierter
Kundenservice.
Effizienzsteigerung
Schneller, einfacher und kompletter Zugriff auf
Kunden-, Lieferanten- und Anlageninformationen.
Compliance
Gesetzliche Vorgaben sowie internen
Weisungen werden erfüllt.
Lebenszyklus für geschäftsrelevante Dokumente
ist definiert.
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Warum SAP Extended ECM von Open Text?
OpenText ist ECM-Marktführer und SAP’s strategischer Partner für ECM-
Lösungen
Extended ECM bietet eine produktisierte Integration von ECM in tausende
SAP-Geschäftsobjekte (SAP ERP, CRM, SRM, PLM,… )
Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte
Benutzerschnittstelle (SAP GUI, SAP CRM, SAP Portal, Web GUI,
E-Mail-Anwendung, MS Office, MS Windows)
Geringes Implementierungsrisiko, geringere Updatekosten und TCO durch die
native Integration zwischen SAP und Open Text mit gemeinsamer
Produktentwicklung und Roadmap-Planung – zukunftssicher!
Einzige ECM-Lösung im Markt, die von SAP selbst qualitätsgesichert,
vertrieben und unterstützt wird.