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NORMA ISOINTERNACIONAL 19011Traducci�n certificadaCertified translationTraduction certifi�e
Sistemas de gesti�n de la calidad — ambienteDirectrices para la auditor�a de los sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental
Management systems
Syst�mes de management
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N�mero de referenciaISO 19011:2002(traducci�n certificada)
� ISO 2003
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�ndice
Pr�logo
Introducci�n
1 Objeto y campo de aplicaci�n
2 Referencias normativas
3 T�rminos y definiciones
4 Sistema de gesti�n de la calidad
5 Gesti�n de un programa de auditor�a
5.1 Generalidades
5.2 Objetivos y extensi�n de un programa de auditor�a
5.2.1 Objetivos de un programa de auditor�a
5.2.2 Extensi�n de un programa de auditor�a
5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de auditor�a
5.3.1 Responsabilidades
5.3.2 Recursos
5.3.3 Procedimientos
5.4 Implementaci�n del programa de auditor�a
5.5 Registros del programa de auditor�a
5.6 Seguimiento y revisi�n del programa de auditor�a
6 Actividades de auditor�a
6.1 Generalidades
6.2 Inicio de la auditor�a
6.2.1 Designaci�n del auditor jefe
6.2.2 Definici�n de los objetivos, alcance y criterios de auditor�a
6.2.3 Determinaci�n de la viabilidad de la auditor�a
6.2.4 Establecimiento del equipo auditor
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6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
6.3 Revisi�n de la documentaci�n
6.4 Preparaci�n de las actividades de auditor�a in situ
6.4.1 Preparaci�n del plan de auditor�a
6.4.2 Asignaci�n de trabajo al equipo auditor
6.4.3 Preparaci�n de los documentos de trabajo
6.5 Realizaci�n de las actividades de auditor�a in situ
6.5.1 Realizaci�n de la reuni�n inicial
6.5.2 Comunicaci�n durante la auditor�a
6.5.3 Funciones y responsabilidades de gu�as y observadores
6.5.4 Recopilaci�n y verificaci�n de la informaci�n
6.5.5 Generaci�n de hallazgos de la auditor�a
6.5.6 Preparaci�n de las conclusiones de la auditor�a
6.5.7 Realizaci�n de la reuni�n final
6.6 Preparaci�n, aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a
6.6.1 Preparaci�n del informe de la auditor�a
6.6.2 Aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a
6.7 Terminaci�n de la auditor�a
6.7.1 Conservaci�n de los documentos
6.7.2 Finalizaci�n de la auditor�a
6.8 Realizaci�n del seguimiento de la auditor�a
7 Competencia de los auditores
7.1 Generalidades
7.2 Conocimientos y habilidades
7.2.1 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad
7.2.2 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los jefes de un equipo auditor
7.2.3 Conocimientos y habilidades espec�ficos de los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad
7.2.4 Conocimientos y habilidades espec�ficos de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental
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7.3 Atributos personales
7.4 Formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n de auditor y experiencia en auditor�a
7.4.1 Auditor
7.4.2 Auditor jefe
7.4.3 Auditores que auditan sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental
7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia
7.5.1 Desarrollo profesional continuado
7.5.2 Mantenimiento de la capacidad auditora
7.6 Evaluaci�n del auditor
7.6.1 Las etapas de la evaluaci�n
7.6.2 El proceso de evaluaci�n inicial
7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimiento y habilidades
7.6.4 Establecimiento de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as
7.6.5 M�todos de evaluaci�n
7.6.6 Terminaci�n de la evaluaci�n
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Pr�logoISO (la Organizaci�n Internacional de Normalizaci�n) es una federaci�n mundial de organismos nacionales denormalizaci�n (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparaci�n de las normas internacionales normalmente se realiza a trav�s de los comit�s t�cnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit� t�cnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comit�. Las organizaciones internacionales, p�blicas y privadas, en coordinaci�n con ISO, tambi�n participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisi�n Electrot�cnica Internacional (CEI) en todas las materias de normalizaci�n electrot�cnica.
Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 3 de las Directivas ISO/CEI.
Los Proyectos de Normas Internacionales aceptados por los comit�s t�cnicos son enviados a los organismos miembros para votaci�n. La publicaci�n como Norma Internacional requiere la aprobaci�n por al menos el 75% de los organismos miembros requeridos para votar.
Se llama la atenci�n sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificaci�n de cualquiera o todos los derechos de patente.
La Norma Internacional, ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por el Comit� T�cnico ISO/TC 176, Gesti�n y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit� SC 3, Tecnolog�as de apoyo y el Comit� T�cnico ISO/TC 207 Gesti�n ambiental, Subcomit� 2, Auditor�a ambiental e investigaciones ambientales relacionadas.
Esta Norma Internacional ISO 19011 anula y sustituye a las normas ISO 10011-1, ISO 10011-2, ISO 10011-3, ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012.
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Introducci�n
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen �nfasis en la importancia de las auditor�as como una herramienta de gesti�n para el seguimiento y verificaci�n de la implementaci�n efectiva de una pol�tica de organizaci�n para la gesti�n ambiental y/o de la calidad. Las auditor�as son tambi�n una parte esencial de actividades tales como la certificaci�n/registro externa y la evaluaci�n y vigilancia de la cadena de suministro.
Esta Norma Internacional proporciona orientaci�n sobre la realizaci�n de auditor�as de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad, a s� como sobre la gesti�n de los programas de auditor�a. Entre los futuros usuarios de esta Norma Internacional se incluye a auditores, organizaciones que implementan sistemas de gesti�n ambiental o de la calidad, y organizaciones implicadas en la certificaci�n de auditores o formaci�n, certificaci�n/registro de sistemas de gesti�n, acreditaci�n o normalizaci�n en el �rea de la evaluaci�n de la conformidad.
La orientaci�n en esta Norma Internacional est� dise�ada para ser flexible y para aplicarse a un amplio rango de usuarios potenciales. Como se indica en varios puntos del texto, el uso de estas orientaciones puede diferir de acuerdo con el tama�o, la naturaleza y la complejidad de las organizaciones, as� como de los objetivos y de los alcances de las auditor�as que se realicen.
Aunque esta Norma Internacional s�lo proporciona orientaci�n, los usuarios pueden aplicarla en sus propios requisitos de auditor�a.
Los cap�tulos 1, 2 y 3 de esta Norma Internacional tratan sobre el campo de actividad, las referencias normativas y los t�rminos y definiciones respectivamente.
El cap�tulo 4 describe los principios de la auditor�a. Un entendimiento de estos principios ayuda al usuario a apreciar la naturaleza esencial de la auditor�a y es un preludio necesario a los cap�tulo 5, 6 y 7.
El cap�tulo 5 proporciona orientaci�n sobre el establecimiento y la gesti�n de los programas de auditor�a, es decir conjunto de una o m�s auditor�as planificadas para un periodo de tiempo espec�fico y dirigidas hacia un prop�sito espec�fico. Aspectos como la asignaci�n de responsabilidades para la gesti�n del programa de auditor�a, el establecimiento de los objetivos, la coordinaci�n de las actividades de la auditor�a y la provisi�n de recursos de equipo auditor suficiente se tratan en este cap�tulo.
El cap�tulo 6 contiene orientaci�n para realizar las auditor�as de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad, incluyendo la selecci�n de los equipos auditores.
El cap�tulo 7 proporciona orientaci�n sobre la competencia del auditor. Da una idea general sobre el conocimiento y habilidades necesarias para ser competente para realizar una auditor�a.
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Directrices para la auditor�a de los sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental
1 Objeto y campo de aplicaci�nEsta Norma Internacional proporciona una orientaci�n sobre los principios generales de auditor�a, la gesti�n de programas de auditor�a, la direcci�n de auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental as� como la cualificaci�n de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad.
Esta norma es aplicable a todas las entidades que tienen la necesidad de llevar a cabo y dirigir auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y/o ambiental internas o externas.
La aplicaci�n de esta Norma Internacional a otros tipos de auditor�as es posible en principio, pero debe prestarse especial atenci�n a la definici�n de la competencia necesaria del equipo auditor en tales casos.
2 Referencias normativas
Los documentos siguientes contienen disposiciones que, a trav�s de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la citada publicaci�n no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta Norma Internacional que investiguen la posibilidad de aplicar la edici�n m�s reciente de los documentos normativos citados a continuaci�n. Los miembros de CEI e ISO mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes.
ISO 9000: 2000, Sistemas de gesti�n de la calidad – Fundamentos y vocabulario.
ISO 14050:1998, Sistemas de gesti�n ambiental – Vocabulario.
3 T�rminos y definicionesPara el prop�sito de esta Norma Internacional, son aplicables los t�rminos y definiciones dados en las Normas ISO 9000:2000 e ISO 14050:1998, a menos que est�n sustituidas por las definiciones dadas a continuaci�n.
Un t�rmino en una definici�n o nota, definido en este cap�tulo, se indica en letra negrilla seguido por su n�mero de referencia entre par�ntesis. Dicho t�rmino puede ser reemplazado en la definici�n por su definici�n completa.
3.1 Auditor�a
Proceso sistem�tico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditor�a (3.3) y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de auditor�a (3.2) se cumplen.
NOTA Las auditor�as internas, denominadas algunas veces auditor�as de primera parte, son realizadas por, o en nombre de, la propia organizaci�n para la revisi�n por la direcci�n y con otros fines internos, y pueden ser la base para una auto-declaraci�n de conformidad de la organizaci�n.
Las auditor�as externas incluyen aquellas normalmente denominadas auditor�as de segunda y tercera parte. Las auditor�as de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inter�s en la organizaci�n, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditor�as de tercera parte son llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001 e ISO 14001.
Cuando los sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad se auditan conjuntamente, se denomina auditor�a combinada.
Cuando dos o m�s organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado, se denomina auditor�a conjunta.
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3.2 criterios de auditor�a
conjunto de pol�ticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.
3.3 evidencias de la auditor�a
registros, declaraciones de hecho u otra informaci�n que son relevantes para los criterios de auditor�a (3.2) y verificables.
NOTA Las evidencias de la auditor�a pueden ser cualitativas o cuantitativas.
3.4 hallazgos de la auditor�a
resultados de la evaluaci�n de las evidencias de la auditor�a (3.3) frente a los criterios de auditor�a (3.2)
NOTA Los resultados de la auditor�a pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditor�a u oportunidades para la mejora.
3.5 conclusiones de la auditor�a
consecuencia de una auditor�a (3.1), proporcionada por el equipo auditor (3.10) despu�s de la consideraci�n de los objetivos de la auditor�a y de todos los hallazgos de la auditor�a (3.4)
3.6 cliente de la auditor�a
organizaci�n o persona que solicita una auditor�a (3.1)
NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizaci�n que tenga derechos contractuales o reglamentarios de poder solicitar una auditor�a.
3.7 auditado
organizaci�n objeto de una auditor�a
3.8 auditor
persona con la competencia (3.14) para realizar una auditor�a ((3.1)
3.9 equipo auditor
uno o m�s auditores (3.8) que realizan una auditor�a (3.1), ayudado por expertos t�cnicos (3.10), si es necesario
NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se designa como auditor jefe.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formaci�n.
3.10 experto t�cnico
persona que aporta conocimientos espec�ficos o experiencia al equipo auditor (3.9)
NOTA 1 El conocimiento espec�fico o la experiencia es aquello que se relaciona con la organizaci�n, proceso o actividad objeto de la auditor�a as� como con el idioma o referencias culturales.
NOTA 2 Un experto t�cnico no act�a como auditor en el equipo auditor.
3.11 programa de auditor�a
conjunto de una o mas auditor�a (3.1) planificadas para un periodo de tiempo espec�fico y dirigidas hacia un prop�sito espec�fico.
3.12 plan de auditor�a
descripci�n de las actividades in situ y los preparativos de una auditor�a (3.1)
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3.13 alcance de la auditor�a
extensi�n y l�mites de una auditor�a (3.1)
NOTA El alcance incluye t�picamente una descripci�n de los emplazamientos f�sicos, unidades organizativas, actividades y procesos, as� como el periodo de tiempo cubierto.
3.14 competencia
capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades
4 Principios de la auditor�aLa auditoria se caracteriza por depender de un n�mero de principios. Estos hacen a la auditor�a una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las pol�ticas y controles de gesti�n, proporcionando informaci�n sobre la cual una organizaci�n puede actuar para mejorar su desempe�o. La adhesi�n a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditor�a que sean relevantes y suficientes, y para asegurarse de que los auditores trabajan independientemente unos de otros y alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
Los principios siguientes se asocian a los propios auditores:
Conducta �tica – el fundamento de la profesionalidad
La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreci�n son esenciales en la auditor�a
Presentaci�n imparcial – la obligaci�n de informar con sinceridad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditor�a reflejan sinceramente y con exactitud las actividades de la auditor�a. Se informa de los obst�culos significativos encontrados durante la auditor�a y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado.
Cuidado profesional debido – la aplicaci�n de diligencia y criterio en la auditor�a
Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que deben desempe�ar y la confianza puesta en ellos por el cliente de la auditor�a y por otras partes interesadas. El tener la necesaria competencia es un requisito previo importante.
Los principios de auditor�a adicionales est�n relacionados con el proceso de auditor�a. Un auditor es por definici�n independiente y sistem�tica y estas caracter�sticas est�n estrechamente relacionadas con los siguientes principios de auditor�a:
Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditor�a
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y est�n libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen un estado de �nimo objetivo a lo largo del proceso de auditor�a para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estar�n basados s�lo en la evidencia.
Evidencia – la base racional para alcanzar conclusiones de la auditor�a fidedignas y reproducibles en un proceso de auditor�a sistem�tico
La evidencia en la auditor�a es verificable. Est� basada en muestras de la informaci�n disponible, ya que una auditor�a es llevada a cabo durante un periodo de tiempo y con recursos finitos. El uso apropiado de la toma de muestras est� estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditor�a.
La orientaci�n dada en los cap�tulos que siguen de esta Norma Internacional est� basada en los principios establecidos arriba.
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Seguimiento y revisi�n del programa de auditor�a
(5.6)- Identificaci�n de oportunidades de mejora
5 Gesti�n de un programa de auditor�a5.1 Generalidades
Una organizaci�n que tiene la necesidad de realizar auditor�as debe implementar y gestionar un programa de auditor�a eficiente y eficaz. El prop�sito de un programa de auditor�a es planear el tipo y n�mero de auditor�as e identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
El programa de auditor�a puede incluir auditor�as con diversidad de objetivos. Dependiendo del tama�o, la naturaleza y la complejidad de la organizaci�n que va a ser auditada, el programa de auditor�a puede incluir uno, algunos, o muchas auditor�as, as� como auditor�as combinadas y conjuntas.
Una organizaci�n puede establecer m�s de un programa de auditor�a.
La alta direcci�n de la organizaci�n debe otorgar la autoridad para la gesti�n del programa de auditor�a. Aquellos responsables de la gesti�n del programa de auditor�a debe:
a) establecer los objetivos y la extensi�n del programa de auditor�a;
b) establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos;
c) asegurarse de la implementaci�n del programa de auditor�a;
d) controlar, revisar y mejorar el programa de auditor�a; y
e) asegurarse de que los registros del programa de auditor�a se mantienen.
La figura 1 ilustra la aplicaci�n del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar a la gesti�n de un programa de auditor�a.
Figura 1 – Ilustraci�n de la aplicaci�n del ciclo Planificar- Hacer-Verificar-Actuar a la gesti�n de un programa de auditor�a
Autoridad para el programa de auditor�a (5.1)
Definici�n del programa de auditor�a(5.2, 5.3)
- Objetivos/extensi�n- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos
Implementaci�n del programa de auditor�a(5.4, 5.5)
- Evaluaci�n de auditores- Asignaci�n de los equipos auditores- Direcci�n de actividades de auditor�a- Registro
Competencia de los auditores
(7)
Actividades de auditor�a
(6)Mejora del programa de auditor�a
(5.6)
Planificar
Hacer
Verificar
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NOTA Los n�meros en esta y en todas las figuras subsiguientes hacen referencia a los cap�tulos pertinentes de esta Norma Internacional.
Si una organizaci�n opera sistemas de gesti�n ambiental y de calidad, puede decidirse que el programa de auditor�a incluya auditor�as combinadas. En este caso, debe prestarse especial atenci�n a la competencia del equipo auditor.
Dos o m�s organizaciones auditoras pueden cooperar, como parte de sus programas de auditor�a, para realizar una auditor�a conjunta. En tal caso debe prestarse especial atenci�n a la divisi�n de las responsabilidades, la provisi�n de cualquier recurso adicional, la competencia adicional necesaria en el equipo auditor y los procedimientos apropiados. Debe alcanzarse el acuerdo sobre �stos antes de que la auditor�a comience.
Ayuda pr�ctica – Ejemplos de programas de auditor�a
La gesti�n de un programa de auditor�a incluye la planificaci�n, la provisi�n de recursos y el establecimiento de procedimientos apropiados para realizar las auditor�as dentro del programa.
Ejemplos de programas de auditor�a incluyen:
a) una serie de auditor�as internas para cubrir un sistema de gesti�n de la calidad en toda la organizaci�n para el a�o en curso;
b) las auditor�as de certificaci�n/registro y de seguimiento llevadas a cabo por un organismo de certificaci�n/registro por tercera parte sobre un sistema de gesti�n ambiental dentro de un periodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificaci�n y el cliente;
c) las auditor�as del sistema de gesti�n de segunda parte de los proveedores potenciales de productos cr�ticos para ser realizadas en seis meses.
5.2 Objetivos y extensi�n de un programa de auditor�a
5.2.1 Objetivos de un programa de auditor�a
Deben establecerse los objetivos de un programa de auditor�a para dirigir la planificaci�n y realizaci�n de las auditor�as.
Estos objetivos pueden basarse en la consideraci�n de:
a) prioridades de gesti�n;
b) intenciones comerciales;
c) requisitos del sistema de gesti�n;
d) requisitos legales y contractuales;
e) necesidad de evaluaci�n del proveedor;
f) requisitos del cliente;
g) necesidades de otras partes interesadas;
h) riesgos potenciales a la organizaci�n.
Ayuda pr�ctica – Ejemplos de objetivos de un programa de auditor�a
Ejemplos de diferentes objetivos de un programa de auditor�a son:
a) cumplir los requisitos para la certificaci�n de un sistema de gesti�n est�ndar;
b) asegurar la conformidad con los requisitos contractuales;
c) obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.
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5.2.2 Extensi�n de un programa de auditor�a
La extensi�n de un programa de auditor�a puede variar y estar� influenciada por:
a) el alcance, el objetivo y la duraci�n de cada auditor�a que se realice;
b) la frecuencia de las auditor�as que se realicen;
c) el tama�o, la naturaleza y la complejidad de la organizaci�n auditada;
d) el n�mero, la importancia, la complejidad, la similitud y los emplazamientos de las actividades que se auditen;
e) las normas, los requisitos legales y contractuales y otros criterios de auditor�a;
f) la necesidad para la acreditaci�n, la certificaci�n/el registro;
g) los resultados de las auditor�as previas o de la revisi�n de un programa de auditor�a previo;
h) los aspectos ling��sticos, culturales y sociales;
i) las inquietudes de partes interesadas;
j) los cambios significativos en una organizaci�n o en sus operaciones.
5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de auditor�a
5.3.1 Responsabilidades
La responsabilidad de la gesti�n de un programa de auditor�a debe asignarse a uno o m�s personas con un entendimiento general de los principios de la auditor�a, la competencia del auditor y la aplicaci�n de t�cnicas de auditor�a. Ellos deben tener habilidades en la gesti�n y tambi�n conocimientos t�cnicos y de negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse.
Los designados con responsabilidad para la gesti�n del programa de auditor�a deben:
a) definir, implementar, controlar, revisar y mejorar el programa de auditor�a;
b) identificar y proveer recursos para el programa de auditor�a.
5.3.2 Recursos
Cuando se identifiquen los recursos para un programa de auditor�a, debe tenerse en consideraci�n:
a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mehorar las actividades de la auditor�a;
b) las t�cnicas de auditor�a;
c) los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor, y para mejorar el desempe�o del auditor;
d) la disponibilidad de auditores y expertos t�cnicos que tengan la competencia apropiada a los objetivos del programa de auditor�a particular;
e) la duraci�n de las auditor�as;
f) el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditor�a.
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5.3.3 Procedimientos
Los procedimientos del programa de auditor�a deben establecer e incluir:
a) la planificaci�n y el calendario de auditor�as;
b) la seguridad en la competencia de los auditores y de los jefes del equipo auditor;
c) la selecci�n de los equipos auditores apropiados;
d) la realizaci�n de las auditor�as;
e) la realizaci�n de un seguimiento de la auditor�a;
f) el mantenimiento de los registros del programa de auditor�a;
g) el control del desempe�o y la mejora del programa de auditor�a.
5.4Implementaci�n del programa de auditor�aLa implementaci�n de un programa de auditor�a debe incluir:
a) la comunicaci�n del programa de auditor�a a las partes pertinente;
b) la coordinaci�n y programaci�n de las auditor�as y otras actividades del programa de auditor�a;
c) el establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluaci�n inicial de los auditores y la evaluaci�n en curso de las necesidades de formaci�n y desarrollo profesional continuo de los auditores, de acuerdo con los apartados 7.6 y 7.5;
d) asegurarse de la designaci�n de los equipos auditores;
e) facilitar los recursos requeridos para los equipos auditores;
f) asegurarse del comportamiento de los auditores de acuerdo con el programa de auditor�a;
g) asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditor�a;
h) asegurarse de la revisi�n y aprobaci�n de los informes de auditor�a, y asegurarse de su distribuci�n al cliente de la auditor�a y a otras partes especificadas;
i) asegurarse del seguimiento de la auditor�a, si procede.
5.5 Registros del programa de auditor�a
Los registros deben mantenerse para demostrar la implementaci�n del programa de auditor�a y debe incluir:
a) registros de auditor�a individuales, tales como:
- planes de auditor�a;
- informes de auditor�a;
- informes de no-conformidades; y
- informes de acciones preventivas y correctiva;
b) resultados de la revisi�n del programa de auditor�a;
c) registros del personal de auditor�a, tales como:
- evaluaci�n del auditor;
- selecci�n del equipo auditor; y
- formaci�n.
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Los registros deben conservarse y controlarse con la seguridad apropiada.
5.6 Seguimiento y revisi�n del programa de auditor�a
La implementaci�n del programa de auditor�a debe seguirse y revisarse a intervalos apropiados para asegurar si se han cumplido los objetivos y para identificar las oportunidades de mejora.
El seguimiento debe llevarse a cabo mediante el uso de indicadores de desempe�o que midan, por ejemplo:
- la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditor�a;
- la conformidad con los programas y calendarios de auditor�a;
- la retroalimentaci�n de los clientes de la auditor�a, auditados y auditores;
- el tiempo tomado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditor�a.
Esta revisi�n del programa de auditor�a debe considerar, por ejemplo:
a) los resultados y tendencias del seguimiento;
b) la conformidad con los procedimientos;
c) las necesidades de desarrollo y expectativas de las partes interesadas;
d) los registros de la auditor�a;
e) las pr�cticas alternativas o nuevas para la auditor�a;
f) la coherencia entre los equipos auditores.
Los resultados de la revisi�n del programa de auditor�a pueden llevar a acciones preventivas y correctivas y a la mejora del programa de auditor�a.
6 Actividades de auditor�a6.1 Generalidades
Este cap�tulo contiene una orientaci�n sobre la gesti�n y forma de llevar a cabo auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y ambientales.
La figura 2 proporciona una vista general de las actividades de auditor�a seg�n se describe en este apartado.
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Figura 2 – Esquema de las actividades de auditor�a
Realizaci�n de la revisi�n de la documentaci�n(6.3)
- Revisi�n de los documentos pertinentes del sistema de gesti�n incluyendo los registros , y determinaci�n de su
adecuaci�n.
Inicio de la auditor�a(6.2)
- Designaci�n de auditor jefe- Definici�n de los objetivos, alcance y criterios de auditor�a.- Determinaci�n de la viabilidad de la auditor�a- Establecimiento del equipo auditor- Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
Preparaci�n de las actividades de auditor�a in situ(6.4)
- Preparaci�n del plan de auditor�a- Asignaci�n de trabajo al equipo auditor- Preparaci�n de los documentos de trabajo
Realizaci�n de las actividades de auditor�a in situ(6.5)
- Realizaci�n de la reuni�n inicial- Comunicaci�n durante la auditor�a- Funciones y responsabilidades de gu�as y observadores- Recogida y verificaci�n de la informaci�n- Generaci�n de hallazgos de auditor�a- Preparaci�n de las conclusiones de la auditor�a- Realizaci�n de la reuni�n final
Preparaci�n, aprobaci�n y distribuci�n del informe de auditor�a
(6.6)- Preparaci�n del informe de auditor�a- Aprobaci�n y distribuci�n del informe de auditor�a
Terminaci�n de la auditor�a(6.7)
- Conservaci�n de los documentos- Finalizaci�n de la auditor�a
Realizaci�n del seguimiento de la auditor�a(6.8)
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Despu�s de la finalizaci�n de la auditor�a, pueden tener lugar actividades de seguimiento. Estas actividades no se consideran parte de la auditor�a, salvo que se hubiesen incluido en el plan de la auditor�a.
6.2 Inicio de la auditor�a
6.2.1 Designaci�n del auditor jefe
Los responsables de gestionar el programa de auditor�a deben designar un auditor jefe para cada auditor�a espec�fica.
Cuando se realizan auditor�as conjuntas, es importante alcanzar un acuerdo entre las organizaciones auditoras antes de que comience la auditor�a sobre las responsabilidades espec�ficas de cada organizaci�n, particularmente desde el punto de vista de la autoridad del auditor jefe designado para la auditor�a.
6.2.2 Definici�n de los objetivos, alcance y criterios de auditor�a
Entre los objetivos generales de un programa de auditor�a, una auditor�a individual debe estar basada en los objetivos, el alcance y criterios documentados.
Los objetivos de la auditor�a deben ser definidos por el cliente de la auditor�a. El alcance y los criterios de auditor�a deben definirse entre el cliente de la auditor�a y el auditor jefe de acuerdo con los procedimientos del programa de auditor�a. Cualquier cambio de los objetivos, el alcance y los criterios deben ser acordados por las mismas partes.
Los objetivos de la auditor�a definen que es lo que se va a conseguir durante la auditor�a. Los objetivos de una auditor�a pueden incluir:
a) determinar el grado de conformidad del sistema de gesti�n del auditado, o parte de �l, con los criterios de auditor�a;
b) evaluar la capacidad del sistemas de gesti�n para asegurarse del cumplimiento con requerimientos legales o contractuales;
c) evaluar la eficacia del sistema de gesti�n para lograr los objetivos especificados, o
d) identificar �reas potenciales de mejora del sistema de gesti�n.
El alcance de la auditor�a describe la extensi�n y los l�mites de la auditor�a tales como localizaciones f�sicas, unidades organizativas, actividades y procesos para ser auditados en un per�odo de tiempo cubierto por la auditor�a.
Los criterios de auditor�a pueden incluir pol�ticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gesti�n, requerimientos contractuales o c�digos de conducta sectoriales, industriales o de negocio aplicables.
Cuando se lleva a cabo una auditor�a combinada, es importante que el auditor jefe se asegure de que los objetivos de la auditor�a, el alcance y los criterios, y la composici�n del equipo auditor sea apropiado a la naturaleza de la auditor�a combinada.
6.2.3 Determinaci�n de la viabilidad de la auditor�a
Los responsables de la gesti�n del programa de auditor�a deben determinar la viabilidad de la auditor�a teniendo en consideraci�n factores como:
a) la suficiente y apropiada informaci�n para planificar la auditor�a;
b) la disponibilidad de cooperaci�n adecuada con el auditado;
c) la disponibilidad de tiempo y recursos adecuados.
Cuando la auditor�a no es viable, se debe proponer una alternativa al cliente de la auditor�a por aquellos responsables del programa de auditor�a, de acuerdo con el auditado.
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6.2.4 Establecimiento del equipo auditor
Cuando la auditor�a se ha demostrado viable, se debe nombrar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditor�a. Cuando hay un solo auditor, �ste debe desarrollar todos los trabajos aplicables al auditor jefe.
Aquellos responsables de gestionar el programa de auditor�a y/o el auditor jefe, de acuerdo con el cliente de la auditor�a y, si es necesario, con el auditado, deben identificar los recursos necesarios.
Cuando se ha decidido el tama�o y la composici�n del equipo auditor, se debe considerar lo siguiente:
a) los objetivos de auditor�a, el alcance, los criterios y la duraci�n estimada de la auditor�a;
b) la competencia general del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditor�a;
c) los requisitos necesarios de los organismos de acreditaci�n/certificaci�n, si es de aplicaci�n;
d) la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor de las actividades a ser auditadas y evitar conflictos de intereses;
e) la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente;
f) el idioma de la auditor�a y la comprensi�n de las caracter�sticas sociales y culturales del auditado, bien a trav�s de las propias capacidades del auditor o a trav�s del apoyo de un experto t�cnico.
El proceso que asegura la competencia general del equipo auditor debe incluir los siguientes pasos:
1) identificar el conocimiento y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditor�a;
2) seleccionar los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y habilidades est�n presentes en el equipo auditor.
El apartado 7.6 describe un proceso para la evaluaci�n de la competencia de un auditor que puede usarse para la selecci�n de un equipo auditor.
Si el conocimiento y habilidades necesarias no se encuentra cubierto en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos t�cnicos. Los expertos t�cnicos deben actuar bajo la direcci�n de un auditor.
Tanto el cliente de la auditor�a como el auditado pueden requerir la sustituci�n de miembros del equipo auditor en particular con razonables argumentos basados en los principios de la auditor�a descritos en el apartado 4. Estos argumentos deben comunicarse al auditor jefe y a aquellos responsables de la gesti�n del programa de auditor�a quienes deben tomar decisiones para sustituir a los miembros del equipo. Ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflicto de intereses (tales como que un miembro del equipo auditor haya sido un antiguo trabajador del auditado o que haya prestado servicios de consultor�a) y un previo comportamiento no �tico.
6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal y debe establecerse con los responsables de gestionar el programa de auditor�a o el auditor jefe. El prop�sito del contacto inicial es:
a) establecer canales de comunicaci�n;
b) proporcionar informaci�n sobre el calendario propuesto y la composici�n del equipo auditor;
c) requerir acceso a documentos relevantes, incluyendo registros;
d) determinar las reglas de seguridad en el emplazamiento aplicables;
e) hacer preparativos para la auditor�a
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f) acordar mutuamente sobre la necesidad de personas de acompa�amiento tales como observadores o gu�as para el equipo auditor.
6.3 Realizaci�n de la revisi�n de documentos
Antes de las actividades de auditor�a en el emplazamiento, la documentaci�n del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema, seg�n documentaci�n, con el criterio de auditor�a. La documentaci�n puede incluir documentos y registros relevantes del sistema de gesti�n e informes de auditor�as previas. La revisi�n debe tener en cuenta el tama�o, la naturaleza y complejidad de la organizaci�n, y los objetivos y campo de aplicaci�n de la auditor�a. Puede ser necesaria la realizaci�n de una visita preliminar del emplazamiento para tener una vista general apropiada de la informaci�n disponible.
Si se encuentra que la documentaci�n es inadecuada, el auditor jefe debe informar al cliente de la auditor�a, a los responsables de la gesti�n del programa de auditor�a y a los auditados. No se deben asignar nuevos recursos a la auditor�a hasta que estos problemas se resuelvan.
6.4 Preparaci�n de las actividades de visita al emplazamiento
6.4.1 Preparaci�n del plan de auditor�a
El auditor jefe debe preparar un plan de auditor�a que de la informaci�n necesaria al equipo auditor, al auditado y al cliente de la auditor�a. Este plan debe facilitar el calendario y la coordinaci�n de las actividades de la auditor�a.
La cantidad de detalles dada en el plan de auditor�a debe reflejar el campo de aplicaci�n y la complejidad de la auditor�a. Los detalles pueden, por ejemplo, deferir entre auditor�as iniciales o de seguimiento y tambi�n entre auditor�as internas y externas. El plan de auditor�a debe ser suficientemente flexible para permitir cambios como cambios en el campo de aplicaci�n de la auditor�a que puede llegar a ser necesario a medida que se van desarrollando las actividades de auditor�a.
El plan de auditor�a debe incluir o describir:
a) los objetivos de auditor�a;
b) los criterios de auditor�a y los documentos de referencia;
c) el campo de aplicaci�n incluyendo la identificaci�n de la organizaci�n y las unidades funcionales de los procesos que van a ser auditados;
d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditor�a en el emplazamiento;
e) el tiempo esperado y la duraci�n para las actividades de la auditor�a, incluyendo reuniones con los auditados, gestores y reuniones con el equipo auditor;
f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de cualquier persona que los acompa�e;
g) la distribuci�n de los recursos necesarios a las �reas cr�ticas de la auditor�a.
El plan de auditor�a debe incluir, si es necesario:
h) la identificaci�n del representante del auditado en la auditor�a;
i) el idioma de trabajo y del informe de la auditor�a, cuando es diferente del idioma del auditor o del auditado;
j) los temas del informe de auditor�a, incluyendo cualquier m�todo de clasificaci�n de no conformidades, formatos y estructuras, fecha prevista de emisi�n y distribuci�n;
k) arreglos de log�stica (viajes, facilidades en el emplazamiento, etc);
l) materias relacionadas con la confidencialidad.
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Cuando se realiza una auditor�a conjunta, el jefe del equipo designado para la auditor�a debe especificar los m�todos de comunicaci�n con el auditado, como se va a realizar la auditor�a y la preparaci�n y distribuci�n del informe de auditor�a.
El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditor�a y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades en el emplazamiento.
Cualquier objeci�n del auditado debe ser resuelta entre el auditor jefe, el auditado y el cliente de la auditor�a. Cualquier revisi�n al plan de auditor�a debe ser aceptada entre las partes interesadas antes de continuar la auditor�a.
6.4.2 Asignaci�n de los trabajos al equipo auditor
El auditor jefe de acuerdo con el equipo auditor debe asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades espec�ficas de auditor�a del sistema de gesti�n, procesos, funciones, emplazamientos, �reas o actividades. Esta asignaci�n debe tener en cuenta la necesidad de la independencia del auditor, competencia y el uso efectivo de recursos, as� como de los diferentes papeles y responsabilidades de los auditores, auditores en pr�cticas y expertos t�cnicos. Los cambios de la asignaci�n de trabajos se pueden realizar a medida que la auditor�a se va realizando para asegurar que se cumplen los objetivos de la auditor�a.
Los miembros del equipo auditor deben revisar la informaci�n relevante relacionada con su parte de auditor�a asignada y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones.
6.4.3 Preparaci�n de los documentos de trabajo
Los documentos de trabajo se deben preparar y utilizar por el equipo auditor para el prop�sito de referencia y recopilar procedimientos, procesos de la auditor�a y pueden incluir:
a) listas de comprobaci�n y planes de muestreo de auditor�a;
b) formularios para recoger la informaci�n, como evidencias de soporte, hechos encontrados en la auditor�a y registros de encuentros.
El uso de listas de comprobaci�n y formularios no debe restringir la extensi�n de las actividades de auditor�a que pueden cambiarse como resultado de la informaci�n recopilaci�n durante la auditor�a.
Los documentos de trabajo incluyendo registros resultantes de su uso, se pueden retener, al menos, hasta que se termine la auditor�a. La retenci�n de documentos despu�s de la terminaci�n de la auditor�a, se describe en el apartado 6.7.1. Aquellos que contengan informaci�n confidencial o del propietario deben ser guardados adecuadamente durante todo el tiempo por los miembros del equipo auditor.
6.5 Realizaci�n de actividades de auditor�a en el emplazamiento
6.5.1 Realizaci�n de la reuni�n inicial
Se debe de realizar una reuni�n inicial con la direcci�n del auditado o, cuando es apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El prop�sito de una reuni�n inicial es:
a) revisar el plan de auditor�a;
b) proporcionar un peque�o informe de c�mo se pueden realizar las actividades de auditor�a;
c) conformar los canales de comunicaci�n;
d) proporcionar la oportunidad al auditado de realizar preguntas.
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Ayuda pr�ctica – Reuni�n inicial
Muchas veces, por ejemplo en auditor�as internas en peque�as organizaciones, la reuni�n inicial puede consistir en una comunicaci�n de que se est� realizando una auditor�a y explicar la naturaleza de la auditor�a.
Para otras situaciones de auditor�a, la reuni�n debe ser formal y se debe mantener un registro de los asistentes. La reuni�n debe ser dirigida por el auditor jefe.
Los siguientes puntos deben ser considerados en una reuni�n inicial, si es apropiado:
a) introducci�n de los participantes, incluyendo una vista general de sus papeles;
b) confirmaci�n de los objetivos de auditor�a, campo de aplicaci�n y criterios;
c) confirmaci�n del horario y otra informaci�n relevante acordada con el auditado, como es fecha, tiempo para la reuni�n final, cualquier reuni�n interna entre el equipo auditor y el director del auditado y cualquier otro cambio;
d) m�todos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditor�a, incluyendo el aviso al auditado de que las evidencias de auditor�a ser�n simplemente un muestreo de la informaci�n disponible y que por tanto incluye un elemento de incertidumbre en la auditor�a;
e) confirmaci�n de los lazos de comunicaci�n formal entre el equipo auditor y el auditado;
f) confirmaci�n del idioma que se va a utilizar durante la auditor�a;
g) confirmaci�n de la duraci�n de la auditor�a, el auditado ser� informado del progreso de la auditor�a;
h) confirmaci�n de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita tener disponible el equipo auditor;
i) confirmaci�n de los asuntos relacionados con la confidencialidad;
j) confirmaci�n de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;
k) confirmaci�n de la disponibilidad, funciones e identidades de los gu�as;
l) m�todo de informaci�n incluyendo la graduaci�n de las no conformidades;
m) informaci�n sobre las condiciones de c�mo la auditor�a debe ser terminada;
n) informaci�n sobre cualquier petici�n en la realizaci�n o consecuci�n de la auditor�a.
6.5.2 Comunicaci�n durante la auditor�a
Dependiendo del campo de aplicaci�n y de la complejidad de la auditor�a, puede ser necesario hacer arreglos formales de comunicaci�n durante la auditor�a.
El equipo auditor debe proceder peri�dicamente a intercambiar informaci�n, evaluar el progreso de la auditor�a y reasignar el trabajo entre los auditores si es necesario.
Durante la auditor�a, el auditor jefe debe peri�dicamente comunicar el estado de la auditor�a y cualquier problema al auditado y al cliente de la auditor�a, si es necesario. Las evidencias recopiladas durante la auditor�a que sugieren un riesgo inmediato y significativo; por ejemplo, seguridad, medio ambiente o calidad, deben ser dados sin retraso al auditado y, si es necesario, al cliente de la auditor�a.
Cuando las evidencias disponibles de la auditor�a indican que los objetivos de la auditor�a no son alcanzables, el auditor jefe debe informar de las razones al cliente de la auditor�a y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir reconfirmaci�n del plan de auditor�a, terminaci�n de la auditor�a o cambio en los objetivos de la auditor�a o en el campo de aplicaci�n.
Cualquier necesidad de cambios en el campo de aplicaci�n de la auditor�a que puedan advertirse a medida que las actividades de auditor�a progresan deben ser revisados con y aprobados por el cliente de la auditor�a y, si es
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necesario, por el auditado. Cualquier problema relacionado con una salida del campo de aplicaci�n de la auditor�a debe ser notificado e informado al auditor jefe, para posible comunicaci�n al cliente de la auditor�a o al auditado.
6.5.3 Funciones y responsabilidades de los gu�as y de los observadores
Pueden acompa�ar al equipo auditor gu�as y observadores pero no son una parte del mismo. No deben influir o interferir en la realizaci�n de la auditoria.
Cuando se asignan gu�as, �stos deben asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el auditor jefe. Sus deberes pueden incluir:
a) el establecimiento de contactos y tiempos para entrevistas;
b) acordar las visitas a las partes espec�ficas del emplazamiento o de la organizaci�n;
c) asegurarse de que las reglas concernientes a la seguridad del emplazamiento y los procedimientos de seguridad son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor.
Los gu�as pueden ser testigos de la auditor�a por parte del auditado. A requerimiento del auditor, los gu�as pueden proporcionar aclaraciones o asistir en la recopilaci�n de informaci�n veraz.
6.5.4 Recopilaci�n y verificaci�n de la informaci�n
La figura 3 proporciona una visi�n general de los procesos de recopilaci�n de informaci�n para alcanzar las conclusiones de la auditor�a.
Figura 3 – Vista general del proceso de recopilaci�n de informaci�n para alcanzar las conclusiones de auditoria
Fuentes de informaci�n
Conclusiones de la auditor�a
Hallazgos de la auditor�a
Evidencia de la auditor�a
Informaci�n
Recopilaci�n mediante muestreo apropiado
Verificaci�n
Evaluaci�n frente a criterios de auditor�a
Revisi�n
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La informaci�n relevante para los objetivos de la auditor�a, el campo de aplicaci�n y los criterios, incluyendo la informaci�n relacionada con las interelaciones entre funciones, actividades y procesos, se deben recoger mediante un sistema apropiado de muestreo durante la auditor�a y la verificaci�n. S�lo la informaci�n que es verificable puede constituir evidencia de la auditor�a. La evidencia de la auditor�a debe ser registrada como tal.
NOTA La evidencia de la auditor�a se basa en muestras de la informaci�n disponible. Por tanto, hay un cierto grado de incertidumbre en la auditor�a y aquellos que act�an sobre las conclusiones de la auditor�a deben conocer esta incertidumbre.
Los m�todos para recoger esta informaci�n incluyen:
a) entrevistas;
b) observaci�n de actividades;
c) revisi�n de documentos.
Ayuda pr�ctica - Fuentes de informaci�n y de llevar a cabo entrevistas
Las fuentes de informaci�n escogidas pueden variar de acuerdo con el campo de aplicaci�n y la complejidad de la auditoria y pueden incluir:
a) entrevistas con empleados y con otras personas;
b) observaciones de actividades y de condiciones y ambiente de los puestos de trabajo;
c) documentos, tales como la pol�tica, los objetivos, los planes, los procedimientos, las instrucciones, las licencias y permisos, las especificaciones, los planos, los contratos, ordenes ;
d) registros, tales como registros de inspecci�n, actas de reuni�n, informes de auditorias, informes de programas de seguimiento y resultados de medidas;
e) resumen de datos, an�lisis e indicadores de desempe�o;
f) registros sobre la base de programas relevantes del muestreo del auditado y de procedimientos para asegurarse del control de calidad de las muestras y de los procesos de medida;
g) informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datos de alimentaci�n de clientes, otra informaci�n relevante de partes externas y clasificaci�n de proveedores;
h) bases de datos computerizada y p�ginas de Internet.
Las entrevistas son uno de los medios importantes de recabar informaci�n y se deben llevar a cabo de una manera adaptada a la situaci�n y a las personas entrevistadas. Sin embargo, el auditor debe considerar lo siguiente:
a) las entrevistas deben llevarse a cabo con personas de diferentes niveles y funciones que desarrollen actividades o tareas dentro del alcance de la auditor�a;
b) las entrevistas deben ser llevadas a cabo durante las horas normales de trabajo y en lugar de trabajo normal de la persona que es entrevistada;
c) se debe hacer todo lo posible para calmar o tener tranquila a la persona que se va a entrevistar antes de la entrevista,
d) debe explicarse la raz�n para la entrevista y cualquier otra nota que se tome;
e) la entrevista puede consistir inicialmente en preguntar a la persona que describa su trabajo;
f) deben evitarse las preguntas que predisponen las respuestas (cuestiones de liderazgo);
g) los resultados de las entrevistas deben ser resumidos y revisados con la persona que ha sido entrevistada;
h) se debe agradecer se le debe agradecer su participaci�n y cooperaci�n a la persona entrevistada.
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6.5.5 Generaci�n de hallazgos de auditor�a
La evidencia de la auditor�a debe ser evaluada contra los criterios de auditor�a para generar los hallazgos de auditor�a. Los hallazgos de auditor�a pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditor�a e identificar una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor debe reunirse cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de auditor�a en momentos adecuados durante la misma.
Las conformidades deben ser resumidas para indicar la localizaci�n, las funciones, el proceso, o los requisitos que fueron auditados. Si estaba incluido en el plan de auditor�a, se deben registrar los hallazgos de la auditor�a individuales de conformidad y sus evidencias.
Las no conformidades y las evidencias de la auditor�a que las soportan tambi�n deben registrarse. Las no conformidades se deben clasificar. Deben ser revisadas con los representantes apropiados del auditado. El prop�sito de la revisi�n es obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditor�a es precisa y que las no conformidades se han comprendido. Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opini�n concerniente a las evidencias y/o los hallazgos de la auditor�a, y deben registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.
6.5.6 Preparaci�n de las conclusiones de la auditor�a
El equipo auditor debe consultar previamente a la reuni�n final para:
a) revisar los hallazgos de auditor�a y cualquier otra informaci�n apropiada recabada durante la auditor�a contra de los objetivos de la misma;
b) tomar acuerdos sobre las conclusiones de la auditor�a teniendo en cuenta el grado de incertidumbre de la auditor�a;
c) preparar recomendaciones, si est� especificado por los objetivos de la auditor�a;
d) discutir el seguimiento de la auditor�a, si es necesario.
Ayuda pr�ctica - Conclusiones de la auditor�a
Las conclusiones de la auditor�a pueden se�alar cuestiones como:
a) la extensi�n del grado de conformidad del sistema de gesti�n con los criterios de auditor�a;
b) la efectiva implementaci�n y mantenimiento del sistema de gesti�n;
c) la capacidad del proceso de revisi�n del sistema para asegurar la continuaci�n de la viabilidad, la adecuaci�n y la efectividad del sistema de gesti�n.
Las conclusiones de la auditor�a pueden llevar a recomendaciones relativas a las mejoras, el negocio, las relaciones, la certificaci�n o registro, o futuras actividades de auditor�a.
6.5.7 C�mo realizar la reuni�n final
La reuni�n final debe ser realizada para presentar los hallazgos de auditor�a y las conclusiones de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el per�odo de tiempo para que el auditado presente el plan de acciones correctivas. Los participantes en la reuni�n final deben incluir el auditado y pueden tambi�n incluir el cliente de la auditor�a y otras partes. Si es necesario, el auditor jefe debe avisar al auditado de situaciones que se han encontrado durante la auditor�a que pueden llevar a una disminuci�n de la confianza que se puede obtener de las conclusiones de la auditor�a.
En muchos casos, por ejemplo, en auditor�as internas en peque�as organizaciones, la reuni�n final puede consistir en comunicar los hallazgos de la auditor�a y las conclusiones de la misma.
Para otras auditor�as, la reuni�n debe ser formal y las actas, incluyendo los informes de asistencia, deben mantenerse. La reuni�n dirigida por el auditor jefe debe llevarse a cabo en presencia de la direcci�n del auditado y de los responsables de las funciones auditadas.
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Cualquier opini�n divergente relativa a los hallazgos de auditor�a o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las dos opiniones deben registrarse.
Si est� especificado en los objetivos de la auditor�a, se deben presentar recomendaciones de mejora. Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligado cumplimiento.
6.6 Preparaci�n, aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a
6.6.1 Preparaci�n del informe de auditor�a
El auditor jefe debe ser responsable de la preparaci�n y el contenido del informe de la auditor�a.
El informe de la auditor�a debe proporcionar un registro de la auditor�a completo, preciso, conciso y claro.
El informe de la auditor�a debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a) los objetivos de la auditor�a;
b) el alcance de la auditor�a, particularmente la identificaci�n de la organizaci�n y unidades funcionales o procesos auditados y el per�odo de tiempo cubierto;
c) la identificaci�n del cliente de la auditor�a;
d) la identificaci�n de los miembros del equipo auditor;
e) las fechas y lugares donde se realiz� las actividades de auditor�a en el emplazamiento;
f) los criterios de auditor�a;
g) los hallazgos de la auditor�a;
h) las conclusiones de la auditor�a.
El informe de la auditor�a debe incluir tambi�n o hacer referencia lo siguiente, si es necesario:
i) el plan de auditor�a;
j) lista de representantes del auditado;
k) un informe del proceso de auditor�a, incluyendo los obst�culos encontrados que pueden disminuir la fiabilidad de las conclusiones de la auditor�a;
l) la confirmaci�n de que los objetivos de la auditor�a han sido cumplidos en el alcance de la auditor�a, de acuerdo con el plan de auditor�a;
m) las �reas no cubiertas, aunque dentro del alcance de la auditor�a;
n) las opiniones divergentes no resueltas entre el equipo auditor y el auditado;
o) las recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditor�a;
p) acordar los planes de seguimiento de las acciones;
q) una declaraci�n la naturaleza confidencial de los contenidos;
r) la lista de distribuci�n del informe de la auditor�a.
6.6.2 Aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a
El informe de la auditor�a debe emitirse en el per�odo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debe comunicar al cliente de la auditor�a las razones para el retraso y acordar una nueva fecha de emisi�n.
El informe de la auditor�a debe estar fechado, revisado y aprobado seg�n se haya definido en los procedimientos del programa de auditor�a.
El informe de la auditor�a debe entonces distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditor�a.
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El informe de la auditor�a es de propiedad del cliente de la auditor�a y la confidencialidad se debe respetar y salvaguardar, adecuadamente, por los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe.
6.7 Terminaci�n de la auditor�a
6.7.1 Conservaci�n de los documentos
Los documentos que pertenecen a la auditor�a deben conservarse o destruirse por com�n acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditor�a y con los requisitos legales o contractuales aplicables.
Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gesti�n del programa de auditor�a, no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informaci�n obtenida durante la auditor�a, o el informe de la auditor�a, a ninguna otra parte sin la aprobaci�n expl�cita del cliente de la auditor�a y, cuando sea apropiado, de la aprobaci�n del auditado. Si se requiere revelar los contenidos de un documento de la auditor�a, el cliente de la auditor�a y el auditado deben ser informados tan pronto como sea posible.
6.7.2 Finalizaci�n de la auditor�a
La auditor�a se completa cuando todas las actividades incluidas en el plan de auditor�a se han finalizado y el informe de la auditor�a ha sido aprobado y distribuido.
6.8 Realizaci�n del seguimiento de la auditor�a
Las conclusiones de la auditor�a pueden indicar la necesidad de medidas preventivas, correctivas y acciones de mejora, seg�n sea aplicable. Tales acciones no se consideran parte de la auditor�a y generalmente son emprendidas por el auditado en un per�odo de tiempo acordado. El auditado debe mantener al cliente de la auditor�a informado del estado de estas acciones, si es necesario.
La finalizaci�n y efectividad de la acci�n correctiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento adecuado. Esta verificaci�n puede ser parte de una auditor�a posterior.
NOTA Los objetivos del programa de auditor�a pueden incluir un seguimiento por parte del equipo auditor. Este seguimiento se considera una acci�n que aporta valor al utilizar la pericia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditor�a posteriores.
7 Competencia de los auditores7.1 Generalidades
La confidencia y la confianza en el proceso de auditor�a depende de la competencia del personal que lleva a cabo la auditor�a. Para llegar a ser auditor, una persona debe:
- tener los atributos personales indicados en el apartado 7.3; y
- demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades indicadas en el apartado 7.2, que son necesarias para llevar a cabo auditor�as.
La formaci�n acad�mica, la experiencia laboral, la formaci�n del auditor y la experiencia en auditor�as son los medios por los que una persona adquiere los conocimientos y habilidades apropiadas para llegar a ser un auditor. Tambi�n son indicadores de competencia.
Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental y algunos son espec�ficos para los auditores de cada una de las disciplinas. El apartado 7.2.1 contempla los conocimientos y habilidades que aplican a los auditores tanto de sistemas de gesti�n de la calidad como ambientales, el apartado 7.2.2 contempla los conocimientos y habilidades adicionales que aplican a los jefes del equipo auditor, el apartado 7.2.3 contempla aquellas �reas que aplican s�lo a los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad, y el apartado 7.2.4 contempla aquellas �reas que solamente aplican a los auditores de sistemas de gesti�n ambiental. Los apartados 7.2.1, 7.2.3 y 7.2.4 aplican a los auditores que auditan tanto sistemas de gesti�n de la calidad como ambientales.
El concepto de competencia se ilustra en la Figura 4.
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Figura 4 – Concepto de competencia
Este apartado describe tambi�n un proceso para evaluar auditores y jefes del equipo auditor as� como para el desarrollo profesional continuo y el mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluaci�n engloba cuatro pasos fundamentales. Estos son:
a) identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa de auditor�a (7.6.3);
b) establecer indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n del auditor y experiencia en auditor�as (7.6.4);
c) seleccionar el m�todo de evaluaci�n apropiado (7.6.5);
d) completar la evaluaci�n mediante la comparaci�n de los resultados con los indicadores identificados (7.6.6).
7.2 Conocimientos y habilidades
7.2.1 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad y ambientales
Los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad y ambientales deber�n tener conocimientos y habilidades en las siguientes �reas:
a) principios de auditor�a, procedimientos y t�cnicas – para permitir al auditor la selecci�n y aplicar aquellos que sean apropiados a las diferentes auditor�as y para asegurarse de que las auditor�as se llevan a cabo de manera coherente y sistem�tica. Un auditor debe poder:
- aplicar principios de auditor�a, procedimientos y t�cnicas;
- planificar y organizar el trabajo eficazmente;
Competencia
Calidad
Conocimientos y habilidades
espec�ficos de calidad (7.2.3)
Medio Ambiente
Conocimientos y habilidades ambientales
espec�ficos (7.2.4)
Conocimientos y habilidades
gen�ricos (7.2.1)
Formaci�n acad�mica
Experiencialaboral
Formaci�nde auditor
Experiencia
Atributos personales (7.3)
(7.4)
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- llevar a cabo la auditor�a de manera oportuna;
- dar prioridad y centrarse en asuntos de importancia
- recopilar informaci�n a trav�s de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, incluyendo registros;
- verificar la exactitud de la informaci�n recopilada;
- confirmar que la evidencia de la auditor�a es suficiente en cantidad y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditor�a;
- evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditor�a;
- entender lo apropiado y las consecuencias del uso de t�cnicas de muestreo;
- registrar las actividades de la auditor�a mediante documentos de trabajo;
- preparar los informes de la auditor�a que sean claros y concisos;
- mantener la informaci�n confidencial;
- comunicar eficazmente, bien a trav�s de habilidades ling��sticas personales o a trav�s del apoyo de un int�rprete competente.
b) documentos de referencia y del sistema de gesti�n – para permitir al auditor entender el alcance de la auditor�a y aplicar los criterios de auditor�a. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
-la aplicaci�n de sistemas de gesti�n a diferentes organizaciones;
-la interacci�n entre los componentes del sistema de gesti�n;
-las normas de sistemas de gesti�n de la calidad o ambientales, los procedimientos u otros documentos del sistema de gesti�n utilizados como criterios de auditor�a;
-las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;
-la aplicaci�n de los documentos de referencia a las diferentes auditor�as;
-los sistemas de informaci�n y tecnolog�a para la gesti�n, autorizaci�n, distribuci�n y control de documentos, datos y registros.
c) situaciones de la organizaci�n – para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organizaci�n. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
- el tama�o, estructura, funciones y relaciones de la organizaci�n;
- los procesos generales de negocio y terminolog�a relacionada;
- las costumbres sociales y culturales del auditado.
d) legislaci�n aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes a la disciplina – para permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organizaci�n que se est� auditando. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
-los contratos y acuerdos;
-las condiciones laborales, de seguridad del lugar de trabajo y de trabajo;
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-los tratados y convenciones internacionales;
-el medio ambiente.
7.2.2 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los auditores jefe
Los auditores jefe deben tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditor�a para permitir al equipo auditor llevar a cabo la auditor�a de manera eficiente y con eficacia. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
- planificar la auditor�a y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditor�a;
- representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado;
- organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;
- conducir al equipo auditor para alcanzar conclusiones de la auditor�a;
- prevenir y resolver conflictos;
- preparar y acabar el informe de auditor�a.
7.2.3 Conocimientos y habilidades espec�ficas de los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad
Los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en lo siguiente:
a) m�todos y t�cnicas relativas a la calidad – para permitir al auditor examinar los sistemas de gesti�n de la calidad y generar evidencias y conclusiones de la auditor�a apropiadas. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
-terminolog�a de la calidad;
-principios de gesti�n de la calidad y su aplicaci�n;
-herramientas de gesti�n de la calidad y su aplicaci�n (por ejemplo: control estad�stico del proceso, modo de fallo y an�lisis de efecto, etc.).
b) productos, incluyendo servicios y procesos operativos – para permitir al auditor comprender el contexto tecnol�gico en el cual se est� llevando a cabo la auditor�a. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
-terminolog�a espec�fica del sector;
-caracter�sticas t�cnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios;
-procesos y pr�cticas espec�ficas del sector.
7.2.4 Conocimientos y habilidades espec�ficas de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental
Los auditores de sistemas de gesti�n ambiental deben tener conocimientos y habilidades en lo siguiente:
a) m�todos y t�cnicas de gesti�n ambiental - para permitir al auditor examinar los sistemas de gesti�n ambiental y generar evidencias y conclusiones de la auditor�a apropiadas. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
-terminolog�a ambiental;
-principios de gesti�n ambiental y su aplicaci�n;
-herramientas de gesti�n ambiental y su aplicaci�n (tales como evaluaci�n del aspecto/impacto ambiental, an�lisis del ciclo de vida, evaluaci�n del desempe�o ambiental etc.).
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b) ciencia y tecnolog�a ambiental – para permitir al auditor comprender las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
-el impacto de las actividades humanas en el medio ambiente;
-la difusi�n ambiental (aire, agua, tierra);
-la gesti�n de los recursos naturales (combustibles f�siles, agua, flora y fauna);
-la interacci�n de los ecosistemas;
-los m�todos generales de protecci�n ambiental
-las t�cnicas de seguimiento y medici�n.
c) aspectos t�cnicos y ambientales de las operaciones – para permitir al auditor comprender la interacci�n de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado con el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:
- la terminolog�a espec�fica del sector;
- los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios;
- los m�todos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales;
- las caracter�sticas cr�ticas de los procesos operativos, productos y servicios;
- las t�cnicas de seguimiento y medici�n;
- las tecnolog�as para la prevenci�n de la contaminaci�n.
7.3 Cualidades personales
Las cualidades personales contribuyen al rendimiento con �xito de un auditor. Un auditor debe ser:
a) �tico – imparcial, sincero, honesto y discreto;
b) de actitud abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
c) diplom�tico – de mucho tacto en las relaciones con la gente;
d) observador – constante y activamente consciente de los entornos f�sicos y las actividades;
e) perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones;
f) vers�til - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;
g) tenaz - persistente, orientado sobre la consecuci�n de los objetivos;
h) decisivo - alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento l�gico y el an�lisis;
i) independiente - act�a y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.
7.4 Formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as
7.4.1 Auditor
Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber:
a) Completado una formaci�n acad�mica suficiente para permitir la adquisici�n de los conocimientos y habilidades definidas en el apartado 7.2.
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b) Tener experiencia laboral en una posici�n t�cnica, de gesti�n o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, resoluci�n de problemas y comunicaci�n con otro personal directivo o profesional, compa�eros, clientes y/u otras partes interesadas.
Parte de la experiencia laboral debe ser en una posici�n donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en:
- el �rea de gesti�n de la calidad para auditores de sistemas de gesti�n de la calidad; y
- el �rea de gesti�n ambiental para auditores de sistemas de gesti�n ambiental.
c) Formaci�n como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en el apartado 7.2.1. La formaci�n podr�a ser proporcionada por la propia organizaci�n de la persona o por una organizaci�n externa.
d) Experiencia en auditor�as en las actividades de auditor�a descritas en el apartado 6. La experiencia global en auditor�as debe cubrir el proceso completo de la auditor�a y la totalidad de la norma del sistema de gesti�n de la calidad o ambiental. Esta experiencia debe haber sido obtenida bajo la supervisi�n y orientaci�n de un auditor jefe en la misma disciplina. Estos cursos de capacitaci�n en el trabajo deben ser habituales.
7.4.2 Auditor Jefe
Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor un auditor debe adquirir experiencia en la auditor�a actuando como auditor jefe para desarrollar los conocimientos y habilidades descritas en el apartado 7.2.2. Esta experiencia debe obtenerse bajo la supervisi�n y orientaci�n de otro auditor calificado como auditor jefe.
7.4.3. Auditores que auditan sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental
Los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad o ambiental que deseen llegar a ser auditores en la segunda disciplina deben:
a) tener la formaci�n y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades para la segunda disciplina; y
b) haber realizado auditor�as que cubran el sistema de gesti�n en su totalidad en la segunda disciplina bajo la supervisi�n y orientaci�n de un auditor calificado como auditor jefe en la segunda disciplina.
Los auditores jefe en una disciplina no deben llegar a ser auditores jefe en la segunda disciplina hasta que hayan satisfecho lo establecido en los apartados a) y b) anteriores.
7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia
7.5.1 Desarrollo profesional continuado
El desarrollo profesional continuado est� relacionado con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y cualidades personales. Esto puede lograrse a trav�s varios medios tales como experiencia laboral adicional, formaci�n, estudios particulares, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes.
Las actividades de desarrollo profesional continuado deben tomar en consideraci�n cambios en las necesidades de las personas y las organizaciones, la pr�ctica de la auditor�a, las normas y otros requisitos.
7.5.2 Mantenimiento de la capacidad auditora
Los auditores deben mantener y demostrar su capacidad para auditar a trav�s de la continua participaci�n en auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y/o ambiental.
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7.6 Evaluaci�n del auditor
7.6.1 Las etapas de la evaluaci�n.
La evaluaci�n de los auditores se realiza por medio de las siguientes etapas:
- evaluaci�n inicial de personas que deseen llegar a ser auditores como parte de un programa de auditor�a;
- evaluaci�n posterior de la competencia de un auditor como parte del proceso de selecci�n del equipo auditor descrito en el apartado 6.2.4;
- evaluaci�n continua de la actuaci�n del auditor para identificar necesidades relacionadas con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos y habilidades tambi�n es una parte del proceso de evaluaci�n de los auditores.
La evaluaci�n inicial y continua de los auditores y auditores jefe debe estar planificada, implementada y registrada de acuerdo con los procedimientos del programa de auditor�a para proporcionar un resultado que sea objetivo, coherente, veraz y fiable. El proceso de evaluaci�n debe identificar las necesidades de formaci�n y de mejora de otras habilidades.
La figura 5 ilustra la relaci�n entre la evaluaci�n inicial de un auditor, la selecci�n del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evaluaci�n del auditor.
Figura 5 – Etapas de la evaluaci�n
Comienzo
Evaluaci�n inicial
Auditor
Selecci�n del equipo auditor
(6.2.4)
Auditor�a (6)
(6)
Desarrollo posterior
Evaluaci�n continua del
desempe�o (7.6)
Mantenimiento de la competencia(7.5)
Indicadores no cumplidos
Indicadores cumplidos
Desempe�o adecuado
Necesario un desarrollo posterior
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7.6.2 El proceso de evaluaci�n inicial
El proceso de evaluaci�n implica cuatro pasos principales. Estos son:
a) identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditor�a (7.6.3);
b) establecer indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�a (7.6.4);
c) seleccionar los m�todos de evaluaci�n apropiados (7.6.5);
d) completar la evaluaci�n comparando los resultados en relaci�n a los indicadores identificados (7.6.6).
La figura 6 ilustra las etapas en el proceso de evaluaci�n inicial. Este proceso puede utilizarse asimismo para llevar a cabo la evaluaci�n continua de los auditores y para la selecci�n del equipo auditor.
Figura 6 – Proceso de evaluaci�n inicial
Identificaci�n de los conocimientos y las
habilidades adecuados para cubrir las necesidades del
programa de auditor�a(7.6.3)
Inicio
Establecimiento de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n de
auditor y experiencia en auditor�a
(7.6.4)
Selecci�n del m�todo de evaluaci�n apropiado
(7.6.5, tabla 2)
Realizaci�n de la evaluaci�n y comparaci�n
de los resultados contra los indicadores identificados y
los conocimientos y habilidades
(7.6.6)
Un ejemplo de los conocimientos y habilidades necesarias para un programa de auditor�a interno se encuentra en la tabla 3, columnas 1 y 2.
Un ejemplo de los indicadores que podr�a emplear un organismo de certificaci�n/registro al seleccionar personas para ser auditores se encuentra en la tabla 1.
Un ejemplo de indicadores para un programa de auditor�a interno se encuentra en la tabla 3, columna 3.
Ejemplos de m�todos de evaluaci�n empleados en una programa de auditor�a interno se encuentran en la tabla 3, columna 4.
Las personas que no cumplan los criterios pueden necesitar entrenamiento adicional, experiencia laboral, etc.
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7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimientos y habilidades
Las organizaciones deben identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades apropiados para las necesidades de sus programas de auditor�a (v�ase el ejemplo en la tabla 3).
Para decidir cu�les son los niveles apropiados de conocimientos y habilidades la organizaci�n debe considerar:
- el tama�o, naturaleza y complejidad de la organizaci�n;
- los objetivos y extensi�n del programa de auditor�a;
- los requisitos de certificaci�n, registro y acreditaci�n;
- el papel del proceso de auditor�a en la gesti�n de la organizaci�n;
- el nivel de confianza requerida en el programa de auditor�a; y
- la complejidad del sistema de gesti�n.
7.6.4 Establecimiento de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as
La organizaci�n debe establecer los indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as necesarios para cubrir los tipos y niveles de conocimientos y habilidades identificados de acuerdo con el apartado 7.6.3 (v�ase tambi�n el ejemplo de la tabla 3).
La tabla 1 muestra indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as que pueden aplicarse por las organizaciones que realicen auditor�as internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las situaciones. En unos casos se necesitan m�s indicadores que en otros. Para auditores que realicen auditor�as de certificaci�n o auditor�as de complejidad similar, estos indicadores deben ser los m�nimos.
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Tabla 1 – Ilustraci�n de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n del auditor y experiencia en auditor�as
Auditor Auditor en ambas disciplinas
Auditor jefe
Formaci�n acad�mica Formaci�n acad�mica secundaria (v�ase nota 1)
Nada adicional Nada adicional
Experiencia laboral total 5 a�os (v�ase nota 2) Nada adicional Nada adicional
Experiencia laboral en el campo de la gesti�n de la calidad y ambiental
Al menos 2 de los 5 a�os 2 a�os en la segunda disciplina (v�ase nota 3)
Nada adicional
Formaci�n del auditor 40 horas de formaci�n en auditor�a
24 horas de formaci�n en la segunda disciplina (v�ase nota 4)
Nada adicional
Experiencia en auditor�as 4 auditor�as completas y no menos de 20 d�as de experiencia en auditor�a como auditor en pr�cticas
Las auditor�as deber�n ser realizadas dentro de los 3 �ltimos a�os consecutivos
3 auditor�as completas y no menos de 15 d�as de experiencia en auditor�a en la segunda disciplina
Las auditor�as deber�n ser realizadas dentro de los 2 �ltimos a�os consecutivos
3 auditor�as completas y no menos de 15 d�as de experiencia en auditor�a actuando como auditor jefe
Las auditor�as deber�n ser realizadas dentro de los 2 �ltimos a�os consecutivos
NOTA 1 La formaci�n acad�mica secundaria es aquella parte del sistema de formaci�n acad�mica nacional que viene a continuaci�n del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o instituci�n educacional similar.
NOTA 2 El n�mero de a�os de experiencia laboral pude reducirse en un a�o si la persona ha completado una formaci�n acad�mica postsecundaria apropiada.
NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultanea a la experiencia laboral en la primera disciplina.
NOTA 4 La formaci�n en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, m�todos y t�cnicas.
7.6.5 M�todos de evaluaci�n
La evaluaci�n puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo utilizando uno o varios m�todos seleccionados de los indicados en la tabla 2. A la hora de utilizar la tabla 2, se debe tener en cuenta:
- los m�todos se�alados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones;
- la fiabilidad de los varios m�todos se�alados puede variar;
- normalmente, una combinaci�n de m�todos deber� ser utilizada para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable.
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Tabla 2 – M�todos de evaluaci�n
M�todo de evaluaci�n Objetivos Ejemplos
Revisi�n de registros Verificar los antecedentes del auditor
An�lisis de los registros de formaci�n acad�mica, formaci�n, trabajo y experiencia en auditor�as
Entrevista Evaluar las cualidades personales, habilidades de comunicaci�n, verificar la informaci�n, examinar los conocimientos, adquirir informaci�n adicional
Entrevistas personales y telef�nicas
Observaci�n Para evaluar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades y su aplicaci�n
Improvisaci�n, presenciar auditor�as, desempe�o de cursos de capacitaci�n
Revisi�n despu�s de la auditor�a
Para facilitar informaci�n en aquellos puntos en los que la observaci�n directa no puede ser posible o apropiada
Revisi�n del informe de la auditor�a y discusi�n con colegas, clientes, auditados y con el auditor
Examen Para evaluar las cualidades personales y los conocimientosy habilidades y su aplicaci�n
Ex�menes orales y escritos, ex�menes psicot�cnicos
Reacci�n positiva y negativa Para proporcionar informaci�n sobre c�mo se percibe el desempe�o del auditor
Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas
7.6.6 Completando la evaluaci�n
El �ltimo paso de la evaluaci�n es comparar la informaci�n recopilada de la persona con los indicadores identificados en el apartado 7.6.4. Cuando una persona no cumple con los indicadores se requiere formaci�n, experiencia laboral y/o experiencia en auditor�as adicional. A continuaci�n deber� haber confirmaci�n de que se ha cumplido con los indicadores.
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Tabla 3 – Ejemplo de una estructura para la evaluaci�n del auditor en un programa interno de auditor�as
�reas de conocimientos y habilidades
7.2
Nivel identificado de conocimientos y habilidades
7.6.3
Indicador identificado de formaci�n acad�mica, experiencia
laboral, formaci�n del auditor y experiencia en auditor�as
7.6.4
M�todos de evaluaci�n
7.6.5
Procedimientos, procesos y t�cnicas de auditor�a
Capacidad para llevar a cabo una auditor�a de acuerdo con los procedimientos internos con compa�eros conocidos del lugar de trabajo.
Haber completado un curso de formaci�n de auditores interno.
Haber realizado tres auditor�as como miembro de un equipo auditor interno.
Revisi�n de los registros de formaci�n
Observaci�n
Revisi�n detenida
Sistemas de gesti�n y otros documentos de referencia
Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gesti�n y los procedimientos relacionados.
Leer y entender los pertinentes procedimientos de la auditor�a, objetivo, alcance y criterios.
Revisi�n de los registros de formaci�n
Examen
Entrevista
Situaciones de la organizaci�n
Capacidad para describir la estructura y cultura local de la organizaci�n y cualquier cuesti�n de delimitaciones.
Haber trabajado para la organizaci�n al menos durante un a�o.
Revisi�n de los registros de empleo
Leyes, reglamentos y otros requisitos
Capacidad para identificar y entender la aplicaci�n de las leyes y reglamentos pertinentes relativas a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente.
Haber asistido a un curso de formaci�n sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos objeto de esta auditor�a.
Revisi�n de los registros de formaci�n
Herramientas y t�cnicas de la calidad relacionadas
Capacidad para describir los m�todos de control de la calidad internos.
Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de la Calidad para procesos internos y para inspecciones finales.
Haber sido formado en la aplicaci�n de m�todos de control de la calidad.
Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de procedimientos de proceso e inspecci�n final.
Revisi�n de los registros de formaci�n
Productos, servicios y procesos operativos
Capacidad para analizar los productos, su proceso de producci�n, especificaciones y uso final
Haber trabajado en la oficina de planificaci�n de producci�n en el departamento de planificaci�n de proceso.
Haber trabajado en el departamento de servicios.
Revisi�n de los registros de empleo
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Principios y t�cnicas de gesti�n ambiental
Capacidad para entender la importancia de la protecci�n ambiental/prevenci�n de la contaminaci�n.
Haber recibido formaci�n de concienciaci�n ambiental.
Revisi�n de los registros de formaci�n
Ciencia y tecnolog�a ambiental
Capacidad para identificar los m�todos pertinentes de prevenci�n de la contaminaci�n de los procesos, productos y servicios de la organizaci�n.
Haber completado satisfactoriamente un curso dequ�mica.
Revisi�n de los registros de formaci�n acad�mica
Aspectos t�cnicos y ambientales de las operaciones
Capacidad para listar los aspectos ambientales de la organizaci�n (por ejemplo, productos qu�micos en uso, sus reacciones entre ellos y el impacto potencial en le medio ambiente en caso de vertido o escape).
Capacidad para describir los m�todos de protecci�n ambiental de la organizaci�n.
Haber completado un curso interno de formaci�n sobre almacenaje de productos qu�micos, mezcla, uso e impactos ambientales.
Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de m�todos correctos de almacenaje, mezcla y empleo de productos qu�micos.
Revisi�n de los registros de formaci�n, contenido del curso y resultados