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MANUAL DE
USUARIO
FINAL
Proceso 324_TBBP_FPF_Control y Auditoria De Cartera
Manual paso a paso para realizar proceso de Control y Auditoria De
Cartera.
THE BIG BANG PROJECT 2014
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CONTROL DE VERSIONES
Fecha Versión Observación Autor
22/10/2015 1.0 Manual de usuario final Yudy Bohorquez
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó
___________________
Yudy Bohorquez
Key User Financiera
Cuentas por Cobrar
Altipal
___________________
Nancy Mira
Gerente de proyecto
Altipal
____________________
Natalia Montejo
Directora Nacional de
Crédito y Cartera Altipal
HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 4
1.1 Introducción ............................................................................................. 4
1.2 Propósito .................................................................................................. 4
1.3 Alcance ..................................................................................................... 4
1.4 Personal Involucrado en el Proceso ....................................................... 4
2. ASPECTOS RELEVANTES .......................................................................... 5
2.1 Roles Involucrados en el Proceso .......................................................... 5
2.2 Restricciones ............................................................................................ 5
2.3 Dependencias ........................................................................................... 5
3. FlUJO DEL PROCESO ................................................................................. 6
3.1 Flujo del Proceso ..................................................................................... 6
4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ............................. 7
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma ............................................. 7
5. GUIA RAPIDA DE USUARIO ..................................................................... 21
5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (330_TBBP_FPP_Compras De
Suministros Y Servicios) ................................................................................. 21
6. GLOSARIO DE TERMINOS........................... ¡Error! Marcador no definido.
6.1 Glosario de Términos ............................... ¡Error! Marcador no definido.
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 Introducción
Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el control y Auditoria de Cartera
utilizando las herramientas utilizadas por la plataforma AX 2012.
1.2 Propósito
El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de
trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Clientes para realizar un
Correcto manejo del proceso control y Auditoria de cartera para Altipal S.A.
1.3 Alcance
El manual contiene la información para realizar el proceso de compras de
mercancías que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto
BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles
de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran
disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de
requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar
en la carpeta “The Big Bang Project”
1.4 Personal Involucrado en el Proceso
Nombres-Correos Electrónicos
1. Yudy Bohorquez – Yudy.bohorquez@altipal.com
Roles 1. Usuario experto equipo BIG BANG modulo
Clientes
Responsabilidades Implementación procesos de Área de Crédito y Cartera
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2. ASPECTOS RELEVANTES
2.1 Roles Involucrados en el Proceso
Rol Jefe Inmediato Rol
Auxiliar De Cartera Coordinador de Cartera
Coordinador de Cartera Director Nacional de Cartera
Director Nacional de Cartera Gerente Financiera y Administrativa
2.2 Restricciones
Ítem Descripción
R001 Tener una Cita mediante el Jefe de Ventas al Asesor Comercial al Auditar
2.3 Dependencias
Ítem Descripción
D001 Los asesores Comerciales haber realizado Gestión de Cobro y sus recibos de caja correspondientes días de ruta.
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4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma
Para realizar el proceso de Control y Auditoria de Cartera la herramienta principal
es el Reporte de Cartera por Zona de Ventas.
Paso 1. Ingreso al módulo de Planificación Maestra en AX 2012
Ingresar en AX 2012 al módulo de Clientes. Ruta ALT Clientes Informes
Estado Reporte de Cartera por Zona de Ventas.
Paso 2. Ingresar filtros al reporte de cartera.
Al dar clic, se abrirá la consulta para realizar los filtros correspondientes:
Dar clic en botón “Seleccionar”
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Abre una consulta donde se realiza las diferentes filtros o filtro para generar el
reporte de cartera por ejemplo
Dimensión_Zona de Ventas: Zona de Ventas (Código de Vendedor)
Dimensión_Grupo de Ventas: Grupo de ventas (Unidad de Negocio)
Dimensión_Sitio: Grupo de Clasificación de clientes (Agencia)
Cuando agregue una nueva línea tenga en cuenta de donde va a generar la
información de las transacciones de cliente, en el caso de zona y grupo de ventas
son transacciones del cliente este campo va en el pedido de ventas o Saldos
Iniciales.
Paso 3. Agregar líneas a la consulta
En la parte derecha del formulario encuentra el botón “Agregar”, tenga en cuenta
la columna tabla, tabla derivada y campo, en este reporte se va generar
información de las transacciones del cliente (Facturas por cobrar), estas son las
dimensiones financieras que tiene asociada la factura.
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Dar clic en Botón “Aceptar”
Paso 4. Generar Reporte de cartera por zona de ventas
En el campo de fecha de corte, si desea una fecha específica se puede cambiar
debe tener en cuenta que no actualiza a la fecha del día (Hoy).
Se da clic en botón “Aceptar”
Paso 5. Visualizar el reporte por Zona de Ventas
En el reporte por zona de ventas encontrara mencionada la zona de ventas
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Paso 6. Imprimir o Guardar en PDF el reporte de cartera
Ir archivo “imprimir” o utilizar las Tecla Ctrl + P; para guardar en PDF en el botón
“Guardar” y se le da el nombre deseado en la carpeta que corresponde en sus
archivos.
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4.2 Paso a Paso para registrar la Gestión de cobro Informada por el Asesor
Comercial al Coordinador o auxiliar de Cartera.
Paso 1. Ingreso al módulo de Clientes – Cobros
Para ingresar a Cobros en el módulo de clientes
ALT Clientes Común Cobros Cobros
Figura 1. Ingreso a Ficha de cobros
Paso 2. Filtrar Cliente para realizar gestión informada por el asesor Comercial
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En el formulario de cobros se presentan los clientes que tiene asociado el gestor de
cobro y/o agente de cobro (Agencia o Sitio).
La información disponible en el formulario incluye los datos de cliente, el importe
pendiente por cobrar y los periodos de vencimientos parametrizados inicialmente.
El reporte de cartera por Zona de Ventas ya está actualizado con sus
correspondientes transacciones.
Nota: Recuerde se debe buscar y filtrar cada uno de los clientes de la cartera
del asesor comercial que tiene facturas vencidas, para realizar gestión de
cobros.
Para realizar gestión de cobranza, debe hacer doble clic sobre el cliente, en el
formulario de cobros encuentra las facturas abiertas (Pendientes por cobrar del
cliente) o transacciones abiertas del cliente.
Figura 2. Vista de cobros del cliente
En cada uno de los clientes en su gestión de cobro se encuentran los siguientes
campos:
- Centro de costos: Dimensión financiera que tiene relacionada la zona de
ventas de quien realiza la venta al cliente, esta dimensión se diligencia de
acuerdo a su Canal, Subcanal y Departamento.
- Descripción: Nombre del centro de costo que este asociado al código.
- Zona de ventas: Dimensión financiera que tiene asociada el asesor
comercial, quien es el responsable de la venta realizada al cliente.
- Descripción: Nombre de la zona de ventas.
- Vendedor: Nombre del Asesor Comercial que tenga asociado la zona de
ventas.
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- Grupo de Ventas: Dimensión Financiera que tiene asociada la zona de
ventas.
- Descripción: Nombre del Grupo de ventas.
- Grupo de Clasificación de Cliente: Sitio al que pertenece el cliente o desde
donde se realizó la factura de venta al cliente.
- Asiento: Número consecutivo del registro contable.
- Factura: Numero de la factura del cliente.
- Fecha de la factura: Fecha de la realización de la factura.
- Días Plazo: Condición de pago de la factura.
- Días vencidos: Días vencidos que tiene la factura a partir de la fecha
facturación.
- Días Fecha: Sumatoria de la condición de pago más los días vencido desde
la fecha de la factura a la fecha actual.
- Importe de la divisa: Valor de la factura del cliente.
- Saldo: Saldo que posee la factura.
- Color: El color se visualiza según el periodo de vencimiento en el que se
encuentra la factura.
- Divisa: Moneda de la transacción.
- Cuenta de cliente: Secuencia numérica asignada al cliente que se le está realizando la gestión de cobro.
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Figura 3. Vista principal de cobros del cliente P2
- Nombre: Nombre del cliente.
- Teléfono: Teléfono del cliente.
- Dirección: Dirección del cliente.
- Motivo del saldo: Concepto definido por Altipal para identificar la razón del
saldo. Si la factura tiene asociado un recibo de caja, por ejemplo: motivo
“006” Abono de Factura.
Paso 3. Realizar gestión a una factura del cliente
Para realizar la gestión de cobro en la factura del cliente se realiza los siguientes
pasos:
Selecciona la factura, luego en la barra de herramientas encuentra los siguientes
botones según la actividad a realizar:
- Acción: Corresponde a una actividad de trabajo completada.
- Evento: Hace referencia a una actividad que ya ha ocurrido.
- Tarea: Corresponde a una actividad de trabajo que va a completarse en el
futuro.
- Cita: Hace referencia a una reunión programada o acuerdo con el cliente.
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Figura 4. Botones de Actividades para realizar Gestión de cobro
En cada uno de los botones del apartado “Nuevo” se debe seleccionar el tipo de
actividad
Figura 5. Tipo de Actividades
Luego, diligenciar el propósito, de acuerdo al tipo de actividad.
Figura 6. Registro de actividad Gestión de cobro - Propósito
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También puede agregar notas adicionales al propósito especificando la actividad a
realizar.
Figura 7. Registro de actividad Gestión de cobro - Notas
Después de realizar la gestión de cobro a la factura del cliente, en la ficha
“Actividades” se presentan la información principal de las actividades realizadas.
Figura 8. Gestión de cobro realizada a una factura del cliente
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Los campos que se muestran en la vista de la ficha “Actividades” son:
- Categoría: Categoría de la actividad realizada en la gestión.
- Tipo: Tipo de actividad (Ejemplo: llamada al cliente, conciliar con acuerdo de
pago, Confirmación de saldo, etc.)
- Propósito: Detalle de la gestión de cobro realizada por el agente de cobro.
- Fecha inicial/Fecha final: Fechas del intervalo de tiempo en el que se
realiza la gestión de cobro.
- Responsable: Usuario (auxiliar de cartera o coordinador de cartera).
- Cuenta de cliente: Secuencia numérica que identifica al cliente al que se le
realiza la gestión de cobro.
Al terminar la gestión de cobro de clic en el botón “Cerrar Actividad” esto con el
fin de no editar la gestión realizada a la factura.
Si necesita tener más detalles de la actividad, debe hacer doble clic sobre el registro
del cliente para que lo llevara al formulario Actividades.
Figura 9. Formulario de la gestión realizada a la factura del cliente
Nota adicional a la gestión de cobro
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Paso 4. Consulta de transacciones abiertas de clientes
ALT Clientes Consulta Historial Consulta de transacciones abiertas de
clientes
En esta consulta puede realizar el seguimiento a la gestión de cobro realizada por
el Departamento de Cartera, puede refinar la consulta con el uso de diferentes filtros
disponibles en el formulario.
Los filtros disponibles son:
- Cuenta del cliente
- Grupo de clasificación de cliente
- No. De identificación
- Centro de costo
- Trabajador
- Zona de ventas
- Grupo de ventas
- Fecha de corte
Inicialmente en el filtro de la consulta de transacciones abiertas de clientes, si va
filtrar un Grupo de ventas o Zona de ventas, haga lo siguiente filtra por Grupo de
clasificación de cliente (Sitio) por ejemplo: Bogotá “010”; Esto es por la razón que
los Saldos Iniciales facturas que en su asiento su secuencia Numérica es: SICC-
00000### su dimensiones financieras y el filtro de la consulta es de acuerdo al
pedido de ventas, cuando se utilice la zona de ventas o Grupo de ventas.
Figura 10. Filtros que contiene la consulta de transacciones abiertas de clientes
Al ejecutar la consulta con uno o varios de los filtros, obtendrá como resultado la
gestión realizada por gestores de cobro y/o agentes de cobro, que incluye la
siguiente información:
- Centro de costo
- Zona de ventas
- Nombre del vendedor
- Grupo de ventas
- Grupo de clasificación de cliente
- Cuenta del cliente
- Nombre del cliente
- Ciudad
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- Dirección
- Teléfono
- Factura
- Fecha de la factura
- Asiento contable de la factura
- Días plazo
- Días vencido
- Días Fecha
- Importe en divisa de transacción
- Divisa
- Saldo
- Motivo del saldo
- Número de la actividad
- Tipo
- Categoría de la actividad
- Propósito
- Fecha inicia/hora inicial
- Fecha final y hora final
- Notas de la actividad
- Responsable (Quien realizo la gestión)
Figura 11. Transacciones abiertas de clientes P1
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Figura 12. Transacciones abiertas de clientes P2
Figura 13. Transacciones abiertas de clientes P3
Cuando se realiza gestión a una misma factura, en la gestión de cobro se visualizan
las actividades en diferentes filas de la consulta.
Figura 14. Gestión realizada en una sola factura del cliente
Paso 5. Exportar a Excel la gestión de cobro
Si se desea exportar la consulta a Excel, Ingrese al menú Archivo Exportar a
Microsoft Excel o Ctrl + T.
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Figura 15. Menú de Archivo
El resultado de la consulta en Excel se visualiza así:
Figura 16. Transacciones abiertas en Excel
5. GUIA RAPIDA DE USUARIO
5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (330_TBBP_FPP_Compras De
Suministros Y Servicios)
1 . Paso a paso del proceso en la plataforma
Para realizar el proceso de Control y Auditoria de Cartera la herramienta principal
es el Reporte de Cartera por Zona de Ventas.
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Paso 1. Ingreso al módulo de Planificación Maestra en AX 2012
Ingresar en AX 2012 al módulo de Clientes. Ruta ALT Clientes Informes
Estado Reporte de Cartera por Zona de Ventas.
Paso 2. Ingresar filtros al reporte de cartera.
Al dar clic, se abrirá la consulta para realizar los filtros correspondientes:
Dar clic en botón “Seleccionar”
Abre una consulta donde se realiza las diferentes filtros o filtro para generar el
reporte de cartera por ejemplo
Dimensión_Zona de Ventas: Zona de Ventas (Código de Vendedor)
Dimensión_Grupo de Ventas: Grupo de ventas (Unidad de Negocio)
Dimensión_Sitio: Grupo de Clasificación de clientes (Agencia)
Cuando agregue una nueva línea tenga en cuenta de donde va a generar la
información de las transacciones de cliente, en el caso de zona y grupo de ventas
son transacciones del cliente este campo va en el pedido de ventas o Saldos
Iniciales.
Paso 3. Agregar líneas a la consulta
En la parte derecha del formulario encuentra el botón “Agregar”, tenga en cuenta
la columna tabla, tabla derivada y campo, en este reporte se va generar
información de las transacciones del cliente (Facturas por cobrar), estas son las
dimensiones financieras que tiene asociada la factura.
Dar clic en Botón “Aceptar”
Paso 4. Generar Reporte de cartera por zona de ventas
En el campo de fecha de corte, si desea una fecha específica se puede cambiar
debe tener en cuenta que no actualiza a la fecha del día (Hoy).
Se da clic en botón “Aceptar”
Paso 5. Visualizar el reporte por Zona de Ventas
En el reporte por zona de ventas encontrara mencionada la zona de ventas
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Paso 6. Imprimir o Guardar en PDF el reporte de cartera
Ir archivo “imprimir” o utilizar las Tecla Ctrl + P; para guardar en PDF en el botón
“Guardar” y se le da el nombre deseado en la carpeta que corresponde en sus
archivos.
4.2 Paso a Paso para registrar la Gestión de cobro Informada por el Asesor
Comercial al Coordinador o auxiliar de Cartera.
Paso 1. Ingreso al módulo de Clientes – Cobros
Para ingresar a Cobros en el módulo de clientes
ALT Clientes Común Cobros Cobros
Paso 2. Filtrar Cliente para realizar gestión informada por el asesor Comercial
En el formulario de cobros se presentan los clientes que tiene asociado el gestor de
cobro y/o agente de cobro (Agencia o Sitio).
La información disponible en el formulario incluye los datos de cliente, el importe
pendiente por cobrar y los periodos de vencimientos parametrizados inicialmente.
El reporte de cartera por Zona de Ventas ya está actualizado con sus
correspondientes transacciones.
Nota: Recuerde se debe buscar y filtrar cada uno de los clientes de la cartera
del asesor comercial que tiene facturas vencidas, para realizar gestión de
cobros.
Para realizar gestión de cobranza, debe hacer doble clic sobre el cliente, en el
formulario de cobros encuentra las facturas abiertas (Pendientes por cobrar del
cliente) o transacciones abiertas del cliente.
En cada uno de los clientes en su gestión de cobro se encuentran los siguientes
campos:
- Centro de costos: Dimensión financiera que tiene relacionada la zona de
ventas de quien realiza la venta al cliente, esta dimensión se diligencia de
acuerdo a su Canal, Subcanal y Departamento.
- Descripción: Nombre del centro de costo que este asociado al código.
- Zona de ventas: Dimensión financiera que tiene asociada el asesor
comercial, quien es el responsable de la venta realizada al cliente.
- Descripción: Nombre de la zona de ventas.
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- Vendedor: Nombre del Asesor Comercial que tenga asociado la zona de
ventas.
- Grupo de Ventas: Dimensión Financiera que tiene asociada la zona de
ventas.
- Descripción: Nombre del Grupo de ventas.
- Grupo de Clasificación de Cliente: Sitio al que pertenece el cliente o desde
donde se realizó la factura de venta al cliente.
- Asiento: Número consecutivo del registro contable.
- Factura: Numero de la factura del cliente.
- Fecha de la factura: Fecha de la realización de la factura.
- Días Plazo: Condición de pago de la factura.
- Días vencidos: Días vencidos que tiene la factura a partir de la fecha
facturación.
- Días Fecha: Sumatoria de la condición de pago más los días vencido desde
la fecha de la factura a la fecha actual.
- Importe de la divisa: Valor de la factura del cliente.
- Saldo: Saldo que posee la factura.
- Color: El color se visualiza según el periodo de vencimiento en el que se
encuentra la factura.
- Divisa: Moneda de la transacción.
- Cuenta de cliente: Secuencia numérica asignada al cliente que se le está realizando la gestión de cobro.
- Nombre: Nombre del cliente.
- Teléfono: Teléfono del cliente.
- Dirección: Dirección del cliente.
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- Motivo del saldo: Concepto definido por Altipal para identificar la razón del
saldo. Si la factura tiene asociado un recibo de caja, por ejemplo: motivo
“006” Abono de Factura.
Paso 3. Realizar gestión a una factura del cliente
Para realizar la gestión de cobro en la factura del cliente se realiza los siguientes
pasos:
Selecciona la factura, luego en la barra de herramientas encuentra los siguientes
botones según la actividad a realizar:
- Acción: Corresponde a una actividad de trabajo completada.
- Evento: Hace referencia a una actividad que ya ha ocurrido.
- Tarea: Corresponde a una actividad de trabajo que va a completarse en el
futuro.
- Cita: Hace referencia a una reunión programada o acuerdo con el cliente.
En cada uno de los botones del apartado “Nuevo” se debe seleccionar el tipo de
actividad
Luego, diligenciar el propósito, de acuerdo al tipo de actividad.
También puede agregar notas adicionales al propósito especificando la actividad a
realizar.
Después de realizar la gestión de cobro a la factura del cliente, en la ficha
“Actividades” se presentan la información principal de las actividades realizadas.
Los campos que se muestran en la vista de la ficha “Actividades” son:
- Categoría: Categoría de la actividad realizada en la gestión.
- Tipo: Tipo de actividad (Ejemplo: llamada al cliente, conciliar con acuerdo de
pago, Confirmación de saldo, etc.)
- Propósito: Detalle de la gestión de cobro realizada por el agente de cobro.
- Fecha inicial/Fecha final: Fechas del intervalo de tiempo en el que se
realiza la gestión de cobro.
- Responsable: Usuario (auxiliar de cartera o coordinador de cartera).
- Cuenta de cliente: Secuencia numérica que identifica al cliente al que se le
realiza la gestión de cobro.
Al terminar la gestión de cobro de clic en el botón “Cerrar Actividad” esto con el
fin de no editar la gestión realizada a la factura.
Si necesita tener más detalles de la actividad, debe hacer doble clic sobre el registro
del cliente para que lo llevara al formulario Actividades.
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Paso 4. Consulta de transacciones abiertas de clientes
ALT Clientes Consulta Historial Consulta de transacciones abiertas de
clientes
En esta consulta puede realizar el seguimiento a la gestión de cobro realizada por
el Departamento de Cartera, puede refinar la consulta con el uso de diferentes filtros
disponibles en el formulario.
Los filtros disponibles son:
- Cuenta del cliente
- Grupo de clasificación de cliente
- No. De identificación
- Centro de costo
- Trabajador
- Zona de ventas
- Grupo de ventas
- Fecha de corte
Inicialmente en el filtro de la consulta de transacciones abiertas de clientes, si va
filtrar un Grupo de ventas o Zona de ventas, haga lo siguiente filtra por Grupo de
clasificación de cliente (Sitio) por ejemplo: Bogotá “010”; Esto es por la razón que
los Saldos Iniciales facturas que en su asiento su secuencia Numérica es: SICC-
00000### su dimensiones financieras y el filtro de la consulta es de acuerdo al
pedido de ventas, cuando se utilice la zona de ventas o Grupo de ventas.
Al ejecutar la consulta con uno o varios de los filtros, obtendrá como resultado la
gestión realizada por gestores de cobro y/o agentes de cobro, que incluye la
siguiente información:
- Centro de costo
- Zona de ventas
- Nombre del vendedor
- Grupo de ventas
- Grupo de clasificación de cliente
- Cuenta del cliente
- Nombre del cliente
- Ciudad
- Dirección
- Teléfono
- Factura
- Fecha de la factura
- Asiento contable de la factura
- Días plazo
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- Días vencido
- Días Fecha
- Importe en divisa de transacción
- Divisa
- Saldo
- Motivo del saldo
- Número de la actividad
- Tipo
- Categoría de la actividad
- Propósito
- Fecha inicia/hora inicial
- Fecha final y hora final
- Notas de la actividad
- Responsable (Quien realizo la gestión)
Paso 5. Exportar a Excel la gestión de cobro
Si se desea exportar la consulta a Excel, Ingrese al menú Archivo Exportar a
Microsoft Excel o Ctrl