Christopher Johnsoncjj@ifpeople.net

678 608 3408www.ifpeople.net 

Leveraging Web Technologyfor Effective Engagement

ContentsI. About ifPeople

II. Defining Effective Engagement 

III. The Ladder of Engagement

IV. Tools & Processes for Effective Engagement

V. Moving Up the Ladder: Plone & Salesforce

VI. Demos

VII. Getting Plone & Salesforce

 

 Social Enterprise  Partnership­Based  Strategy­Centered

Our Clients:

Nonprofits  |  Green Businesses  | Education

Social Enterprises | Small Businesses 

Our Services:

Strategic Consulting  |  Online Marketing

Development: CMS (Plone)  |  CRM (SFDC) 

Training  |  Support

 

We help our clients use techto nurture effective, long­term relationships with stakeholders.

Because relationships are at the heart of nonprofits.

external relationships

ExternalRelationships Donors Advocates Subscribers Replicators Clients

Internal Relationships Employees Volunteers Board

As your network grows...

…relationships become more and more complex

For your relationships to mature, you must effectively engage your constituents. 

How do we define“effective engagement”?

It’s communication that moves people to increased commitmentand involvement.

The Ladder of Engagement

viewcontent

subscribe to content

give money

provide info

take part

give time

start something

Ranks levels of constituent action

High rungs: involved formsof activism 

Low rungs: easy ways to engage

viewcontent

subscribe to content

give money

provide info

take part

give time

start something

Effective engagementmoves people up ladder

subscribe to newsletter

comment on blog

subscribe to content

take part

donate

replicate

give money

start something

A web visitor isn’t always a major donor 

For effective engagement, you must communicate with each group appropriately.

What tools & processes do I need for more successful engagement?

1. Targeted Messaging2. Two Way Info Flow3. Staff Sharing Info4. Automated Processes  

Targeted, direct communication with constituents… 

edit content on website

targeted emails

1.

newsletter

Grass RootsOrganizers 

UndecidedVoters

Requests to hold support parties, participate in rallies, drive others to 

polls, etc.

General messaging about policies, hope for 

change, etc.experience

content

start something

Obama Campaign

PetitionSigner

AlertSubscribersubscribe 

to content

take part

Ask to contact politicians, write letters to editor, forward info to 

networks  

Info about membership/ services, 

invitations to attend events/ rallies

Information must flow two ways…2.

content youproduce 

comments

web analytics 

email stats commentsemail stats

content you produce

Social Media

blog entry

comment

Analytics….Database Dashboard 

Web Analytics

Staff shares information with other staff members…

potential donors

client interactions project

progress

events& meetings 

3.

RSVP Follow Up & Tracking…

contact infofrom event attendees

Membership staff

Development staff

Programming staff

Automates processes… 

templated responses  

subscriptions form submissions

4.

Click to edit Master subtitle style

1. Targeted Messaging2. Two Way Info Flow3. Staff Sharing Info4. Automated Processes  

What tools can I use to manage our communicationsmore effectively?

Finding the right tool

bulletinboard? spreadsheet?

CRM/CMS?

Increasing org complexity, size

A specific tool set forcomplex needs.

 Open Source CMS User­Friendly International Community Extensive functionality  Customizable 

   

Plone is User­Friendly●Create, manage, edit, and publish web content with ease. 

– No html knowledge needed

– Extensive free help: and documentation: plone.org/documentation + plonebook.info 

   

Collaborative Community

   

mifos.org

Grameen Foundation  

Open source software for microfinance

PROJECT HIGHLIGHTS

Directory and map of community

Interface supports community

Design + Implementation

   

lta.org

Land Trust Alliance

Network and strengthen land trusts in the US

PROJECT HIGHLIGHTS

 Taking branding strategy to web

Site lowered support costs

Wireframes + IA + Implementation

   

dotrust.org

Int'l development NGO 

Train entrepreneurs in technology and projects

PROJECT HIGHLIGHTS

International network of site users

Carefully structured site security

Web 2.0 and Online profiles

   

communitychange.org

Center for Community Change

Grassroots organizing

KEY PRODUCT

Plone CMS

DIA for Advocacy

Salesforce.com for relationships

Plone Works for Nonprofits

Easy to Use!Flexible and 

scalableLarge (nonprofit) 

community backing

Integrates well with other systems

 Relationship Management  1.5 Million Users Internet­Based Tracks Data & Metrics Free to Nonprofits

info collectionevent RSVPe­commercenewsletter signup

info goes

directly to

How they come together…

How will these tools improve myrelationships?

Demo #1…

Inquiries Become Assets

Click to edit Master subtitle style

Van Jones

All requests come in through a form

Built in PloneEasy to editDumps directly to Salesforce

Request dashboard in Salesforce

Demo #2…

Keeping DonorsIn the Loop

Click to edit Master subtitle style

Automate Online Giving

 Make the giving process easier

 Make tracking and reporting on giving easier

 Reduce technical staff costs of data management 

 Enable better followup with donors

Click to edit Master subtitle style

 

 

Shopping cart and additional donations

Checkout = Valuable Information

04/23/09

user data

04/23/09

user data

04/23/09

payment

order

user data

04/23/09

payment

order

user data

contact opportunity donation details

Contact record with donation

Donation details include products

All web donations roll up to campaign report

04/23/09

newsletter email

user data

Demo #4…

Tracking Ladder ofEngagement

Assign “leadership levels” to campaigns

Track activities of contacts

Calculate leadership level for contacts 

Click to edit Master subtitle style

6/14/09 Dashboards on Real­time dashboards on engagement

How do I getthese tools?

A holistic approachcan be painful. 

Making engagement platformprojects successful…

 Stakeholders Define requirements Chunking/phasing 

Roles and skills you need…

SkillsProject managementAbility to investigate & articulate requirementsCollaboration & negotiationOperations & technical implementationOngoing training/ support 

Roles Executive team for support & visionProgram staff (users)CommunicationsOrganizers FundraisingIT 

What You Do…

 Product Owner 

 Project Manager

 System Administrator

What You Can Outsource…

 Strategy, Planning, RFP

 Implementation

 Support and Maintenance

Click to edit Master subtitle style

Find consultantswho can balance and juggle.

Learn MoreifPeople Resources:ifpeople.net

Plone Resourcesplone.org – downloads, documentationplone.net – case studies, consultants

Salesforce Donationssalesforcefoundation.org

How do I know what toolsare right for me?

Depends on…

 organizational needs stakeholder needs

Stakeholder needs…

How do they want to relate to my org?

What services do they require?

What info do they want? 

Stakeholder needs…

How do they want to receive and share info?

RSS? premium content?

user­generatedcontent?

Your needs…What is your organization’s:

 Scale?

 Complexity?

 Long­term goals?

Click to edit Master subtitle style

What will it cost?

Questions: http://is.gd/tVgk

Basic websites + simple integration: $10k­20k and up. 3­4 months.    Basic CRM database $8­15k and up. 3­4 months. Wildcard: data migration 

Email broadcasting & online activism: $1k­2k setup, plus ongoing costs ($50/month and up).  1­2 months. 

Custom integration functionality: varies widely.

Click to edit Master subtitle style

For this to work, all info mustbe in a central location…

Source: cristosync flicker.com

Click to edit Master subtitle style

Demo #3…

Custom Forms& Mappings

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

Click to edit Master subtitle style

placement on ladder

how to speak to them

effective engagement