Post on 11-May-2015
People & Performance 1
Presto, ch’è tardi!!!Ovvero
La gestione del tempo
People & Performance 2
Obiettivo A
Obiettivo B
la frontiera dell’efficienza
P
Ad impossibilia
nemo tenetur
Il problema dell’efficienza
People & Performance 3
Obiettivo A
Obiettivo B
la frontiera dell’efficienza e l’innovazione
People & Performance 4
Obiettivo A
Obiettivo B
la frontiera dell’efficienza
Il problema dell’efficacia
?
People & Performance 5
Un giorno un agricoltore disse alla moglie: vado ad arare il campo ovest”.Uscì per lubrificare il trattore ma si accorse che mancava l’olio e decise di andare al vicino negozio per procurarselo. Si era appena incamminato quando si accorse che non era stato dato da mangiare ai maiali; si diresse allora verso il silo per prendere il granturco. Là, però, vide dei sacchi e si ricordò che doveva mettere le patate a germogliare; si avviò quindi verso la buca delle patate. Per strada vide il deposito della legna e gli sovvenne che aveva promesso di portarne un po’ a casa. Prima però doveva tagliarla e l’accetta l’aveva lasciata dietro il pollaio. Andando in cerca dell’accetta incontrò sua moglie che stava dando da mangiare alle galline. Lei, sorpresa, gli chiese: “Ma come? hai già finito di arare il campo ovest?”. “Finito?” rispose “Ma se non ho nemmeno ancora cominciato!”
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efficacia
COMINCIAREPARTENDO DALLA FINE
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Se un uomo non sa verso quale porto è diretto, nessun vento è quello giusto
Lucio Anneo Seneca
People & Performance 9
Avendo perso di vista il nostro obiettivo, raddoppiammo i nostri sforzi!!!!
Mark Twain
People & Performance 10
importanza
+
-
urgenza
+ -
People & Performance 11
importanza
+
-
urgenza
+ -
Importante e urgente Importante non urgente
Non importante e urgente
Non importante e non urgente
People & Performance 12
importanza
+
-
urgenza
+ -
Importante e urgente Importante non urgente
Non importante e urgente
Non importante e non urgente
FARE PIANIFICARE
DELEGARE CESTINARE
importanza
urgenza tendenza
A,M,B
problema I T U ∑
80/20
Vilfredo Pareto
valore frequenza classe
80% 20% A
15% 35% B
5% 45 C
People & Performance 15
importanza
+
-
urgenza
+ -
Importante e urgente Importante non urgente
Non importante e urgente
Non importante e non urgente
P
People & Performance 16
Ma cosa è importante per il mio ruolo?
Ordine di priorità
MISSIONE Cosa si aspetta l’azienda:• Realizzare/assicurare/garantire …• Verso chi? (azienda, clienti int/est,
collaboratori, altri stakeholders)
VISIONE Cosa voglio realizzare io in quel ruolo?
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importanza
+
-
urgenza
+ -
Importante e urgente Importante non urgente
Non importante e urgente
Non importante e non urgente
P CP
People & Performance 18
Si narra che Leonardo, passeggiando in un bosco, incontrò un uomo intento a segare dei grossi alberi. Leonardo, spirito curioso, chiese, in tono cordiale: “Buondì, cosa sta facendo di bello?”.“Non lo vede?” rispose l’altro “Sto segando questi maledetti alberi.”“Ma lei sembra sfinito!” esclamò Leonardo. “da quanto ci lavora?”“Più di cinque ore”, rispose quello, “e non ne posso proprio più! E’ un lavoro massacrante.”“Ma perché non smette qualche minuto e dà una bella affilata alla sega?” suggerì Leonardo. «Ma non dica sciocchezze, con tutto quello che ho da fare, non ho certo tempo per affilare ‘sta maledetta sega!” rispose irritato.
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importanza
+
-
urgenza
+ -
Importante e urgente Importante non urgente
Non importante e urgente
Non importante e non urgente
P CP
R
People & Performance 20
Qu
an
tità
delle r
ich
ieste
Qualità delle richieste
Immediatamente!!
Quando hai tempo, potresti ..
Distribuzione normale
Distribuzione di fatto
People & Performance 21
ATTIVITA’ ORE GIORNALIERE %
SETT.Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì
People & Performance 22
P, CP, R, MTStressEmergenza continuaCrisi gestionaleArginare disastri
P, CP, R, MTCaduta produttivitàCrescita falsi problemiFocus sul lungo termine, ma….
P, CP, R, MTBreve termineFocalizzazione sul brevissimo termineQuali risultati?Senso di vittimizzazione
P, CP, R, MTAssenza di lineaScarso apprezzamentoSenso di vittimizzazioneIrrilevanza organizzativa
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importanza
+
-
urgenza
+ -
Importante e urgente Importante non urgente
Non importante e urgente
Non importante e non urgente
P CP
R MT
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efficienzaPuff!! Puff!! Work
smart!!
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LA DAILY LIST
People & Performance 26
LA PARABOLA DEI SASSI
Un professore fa una sperimentazione: riempie un secchio di sassi.
“È pieno?” domanda? Gli studenti rispondono: “Si”.
Poi prende dei sassolini e li mette nel secchio. “Adesso è pieno?”
Gli studenti, un po’ incerti, rispondono: “sì”.
Allora prende della sabbia e riempie il secchio.
“Ecco, ci siamo. E’ pieno?” domanda ancora.
Gli studenti, credendo di aver capito rispondono: “No!”
Prende quindi una bottiglia d’acqua e la versa fino a farla traboccare.
Poi chiede: “Qual è lo scopo di questa dimostrazione?”.
Uno studente risponde: “dimostra che anche quando ci sembra che la giornata sia piena, c’è spazio per altro.”
“No!” risponde il professore. “Dimostra che se non sistemate per primi i sassi più grossi, non riuscirete ad incastrare il resto”.
People & Performance 27
LASCIARE SPAZI NELLA PRIMA E NELL’ULTIMA MEZZ’ORA
SPACCARE LE ATTIVITA’ IN NUCLEI CON UN INIZIO E UNA FINE PER RENDERLE GESTIBILI
ALLOCARE PRIMA LE A
POI ALLOCARE O PIANIFICARE LE B
CERCARE SPAZI PER LE C O RINVIARLE
SCRIVERE CHIARO A MATITA (SULL’AGENDA, O SU LAVAGNA CANCELLABILE O USO DI POST IT).
RISERVARE SPAZI PER PENSARE E RESPIRARE
POI, FARE UNA COSA ALLA VOLTA FIDANDOSI DEL PIANO.
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L’ATTENZIONE
NON ATTENZIONE: RELAX
LA PILA NEL BUIO: FREE WHEELING, PENSIERO LATERALE
LA LAMPADINA NELLA STANZASCENARI DI PREVISIONE; PIANIFICAZIONE
IL LASER: CONCENTRAZIONE
IL FLOW: SUBLIMATO DELLA CONCENTRAZIONE
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STILE RANA E GESTIONE DEL TEMPO
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A
M
B
8 9 10
11
12 13 14 15
16 17
18
19
20
IL CICLO CIRCADIANO
- ATTIVITA’ PIU’ IMPEGNATIVE NEI PICCHI ENERGICI
- ROUTINES NEI MOMENTI DI BASSA
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CLEAN DESK (e CLEAN DESK TOP)
• SCRIVANIA E MENTE
• VERSIONE “HARD”
• VERSIONE “SOFT”
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LA GESTIONE DEI DOCUMENTI
GESTIRE UN PEZZO DI CARTA UNA SOLA VOLTA:
INIZIARE, CONCLUDERE, ARCHIVIARE
GLI ARCHIVI- NEL DUBBIO, GETTARE (VERSIONE “HARD”)
- NEL DUBBIO METTERE NEL LIMBO (“VERSIONE SOFT”)
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PULIZIE PERIODICHE
CIO’ CHE DA DUE ANNI NON SI TOCCA, SI GETTA
CIO’ CHE NON CI SI RICORDA DI AVERE, SI GETTA
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LETTURA EFFICIENTE
APPROCCIO “GIORNALE”:
GUARDARE I TITOLI, INTRODUZIONE E CONCLUSIONE
SCORRERE E LEGGERE IDEE CHIAVE (evidenziare?)
DECIDERE SELETTIVAMENTE SE UTILE ENTRARE NEI DETTAGLI
MEMORIZZARE CON MAPPE MENTALI
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RISPETTARE IL TEMPO DEGLI ALTRI PUNTUALITA’
PIANIFICARE IL TEMPO ALL’INIZIO
CHIARIRE GLI OBIETTIVI
ASCOLTARE ATTIVAMENTE
ATTENZIONE AI SEGNALI NON VERBALI
MEGLIOCONGEDARSI
CHE FARSICONGEDARE
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Vacci
narsi
dalla
riunio
nite
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GESTIRE SE STESSI• TENDENZA A RINVIARE: “SE DOVETE INGOIARE DUE
ROSPI, COMINCIATE DAL PIU’ GROSSO” M.Twain
• DARSI DEADLINES E RENDERLE NOTE
• PROMETTERSI PICCOLE GRATIFICAZIONI
• CONCENTRARSI SU UNA COSA PER VOLTA
• BLOCCHI DI ATTIVITA’ DI 2 ORE MAX
• PAUSE BREVI
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E poi ogni tanto….
CONCEDERSI
QUALCHE SPAZIO
PER VIVERE E RESPIRARE
AL PROPRIO RITMOPeople & Performance