Post on 06-Mar-2019
Disediakan Oleh:Pejabat Pengurusan Projek, MAMPU & TM BERHAD
LATIHAN PENGGUNAAN ASASMICROSOFT OUTLOOK 2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 1
ISI KANDUNGAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 2
• PENGENALAN– Microsoft Outlook
• HANDS-ON– Create New Email– Add peoples– Set Attachment– Set Calendar– Create Tasks and Notes– Archiving
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
PENGENALAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 3
• Microsoft Outlook merupakan sebahagian daripada suite Microsoft Office.
Walaupun sering digunakan terutamanya sebagai suatu aplikasi e-mel, ia juga
menyediakan kalendar, tugasan dan pengurusan hubungan dan pengambilan nota.
• Microsoft Outlook juga boleh digunakan sebagai suatu aplikasi secara
bersendirian, dan juga boleh beroperasi bersama-sama dengan Microsoft
Exchange Server untuk menyediakan fungsi yang dipertingkatkan bagi beberapa
pengguna dalam sesebuah organisasi, seperti peti e-mel dan kalendar yang
dikongsi bersama dan jadual masa bagi mesyuarat dan temujanji.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010
1
2
4
6
5
3
7
8
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 4
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010Skrin Penerangan
1. Folder List - Kesemua senarai folder e-mail disenaraikan di Folder List termasuk Inbox, Sent Itemsdan Delete Items.
- Mana-mana folder yang dihasilkan akan dipaparkan.- Isi kandungan Folder List berubah bergantung pada Navigation Button yang dipilih.
2. NavigationButton
- Merupakan jalan singkat berhubung dengan Mail, Calender, Contact dan Task.- Pengguna boleh menambah atau membuang senarai aplikasi di dalam Navigation
Button.
3. Message List
- Memaparkan kesemua senarai mesej berdasarkan Folder List yang dipilih
4. Reading Pane
- Memaparkan isi kandungan e-mail yang dipilih untuk dibaca.- Posisi Reading Pane boleh diubah mengikut kesesuaian pengguna.
5. People Pane
- Mamaparkan atau menyembunyikan People Pane.- Untuk konfigurasi Sosial Network Account.
6. To-Do Bar - Memaparkan senarai tugasan yang dilakukan pada hari ini, esok atau akan dating termasuk temujanji dan mesyuarat.
7. Task List - Memaparkan tugasan untuk peringatan.
8. Ribbon Tab - Memaparkan ikon yang ingin dilaksanakan dengan lebih jelas Page 5
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
HANDS-ON MICROSOFT OUTLOOK
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 6
1. Klik Start-Up Windows2. Pilih Microsoft Outlook
2010 atau klik pada Ikon
yang terdapat pada skrin desktop pengguna seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut.
1
2
MEMULAKAN APLIKASI OUTLOOK 2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 7
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
3. Klik pada New E-mail untuk menghantare-mel baru.
CREATE NEW E-MEL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 8
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
4. Pengguna boleh mula menaip nama pengguna e-mel yang ingin dihantar.
5. Outlook 2010 akan mencari di Global Adress List (GAL) dan memaparkan kembali seperti gambarajah disebelah.
ADD PEOPLES
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 9
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
6. Pada tab Message, dalam kumpulanInclude, klik Attach File.
7. Browse folder fail yang ingin dilampirkan, pilih fail tersebut dan klik Insert.
MELAMPIRKAN FAIL KE DALAM MESEJ
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 10
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MELAMPIRKAN ITEM OUTLOOK KE DALAM MESEJ
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 11
8. Dalam keadaan mesej dibuka atau baru, pada tab Message dan di dalam kumpulan Include, klik Attach Item.
9. Klik Outlook Item yang ingindilampirkan.
10. Di bawah Insert As pilih Attachment kemudian klik butang OK.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
CREATE EMEL SIGNATURE
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 12
11. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature dan kemudian klik Signatures.
12. Pada tab E-mail Signature, klik New.
13. Tulis nama bagi tandatangan e-mail dan klik OK.
14. Di ruangan Edit Signature, tuliskan teks untuk dimasukkan sebagai tandatangan.
15. Klik OK pada tab E-mail Signature untuk menyimpan tandatangan.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEMASUKKAN TANDATANGAN KE DALAM E-MAIL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 13
Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara automatik
16. Pada tab E-mail Signature, di bawah Choose default signature, pilih akaun e-mail untuk dikaitkan.
17. Pada senarai New Message, pilihtandatangan e-mail yang hendakdigunakan.
18. Sekiranya untuk memasukkan tandatangan ketika membalas ataupun mengemukakan e-mail, pada senarai Replies/forwards pilih tandatangan email yang hendak digunakan.
19. Klik OK setelah selesai
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEMASUKKAN TANDATANGAN E-MAIL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 14
Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara manual
20. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature.
21. Pilih mana-mana tandatangan yang telah dihasilkan.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
22. Selepas semua proses sebelumnya selesai. Pengguna sepatutnya mendapat hasil seperti di gambarajah sebelah.
23. Klik Send untuk menghantar e-mel.
MENGHANTAR E-MEL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 15
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
LATIHAN MAIL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 16
Menghantar E-Mel Bersama Lampiran (Outlook Item)
1. Tekan butang New E-mail2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.5. Tekan butang Attach Item.6. Pilih E-mel yang ingin dilampirkan dari folder Inbox.7. Pilih Attachment dibawah Insert As, kemudian klik butang OK.8. Klik butang Send.9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda.
*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan di sebelah.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
KALENDAR
Microsoft Outlook2010
Menjadualkan mesyuarat
Menetapkan atau menghilangkan peringatan- Bagi semua temujanji dan mesyuarat baru yang dibuat- Bagi temujanji dan mesyuarat yang sedia ada- Bagi mesej e-mail, kenalan dan tugas
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 17
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MENJADUALKAN MESYUARAT
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 18
1. Di ruangan Calendar, pada tab Home dan di dalam kumpulan New, klik pada New Meeting.
2. Atau klik kanan pada tarikh di dalamCalendar dan klik New Meeting Request.
3. Keybord shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + Q
4. Manakala di ruangan Location, tuliskan lokasi mesyuarat. Jika pengguna menggunakan akaun Microsoft Exchange, pilih Room yang ada kekosongan.
5. Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir bagi temujanji.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
6. Pada tab Meeting, di dalam kumpulan Show, klik pada Scheduling Assistant. Scheduling Assistant membantu penghantar mencari masa mesyuarat yang paling baik dan sesuai.
7. Klik pada Add Attendees dan pilih nama atau akaun email untuk menjemput bagi menghadiri mesyuarat.
8. Kemudian klik Required atau Optional dan klikOK.
9. Klik Send untuk menghantar jemputan mesyuarat.
10. Untuk menjadikan temujanji berulang, pada tab Appointment, di dalam kumpulan Option, klik Recurrence .
MENJADUALKAN MESYUARAT
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 19
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKANPERINGATAN MASA
Bagi semua Temujanji dan Mesyuarat Baru yang dibuat
1. Klik pada tab File bagi ‘Backstage view’, kemudian klik Option.
2. Klik pada Calendar.3. Untuk menjadikan peringatan On
atau Off bagi kesemua temujanji dan mesyuarat, didalam Calender Option, padamkan tanda kotak pada Default Reminder.
4. Sekiranya tanda Default Reminder dipilih, masukkan atau pilih masa peringatan sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 20
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
Bagi Temujanji dan Mesyuarat yang sedia ada
1. Buka kalendar bagi temujanji atau mesyuarat.
2. Pada tab Appointment, didalam kumpulan Option, pilih masa peringatan pada senarai naik turun Reminder sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.
3. Untuk menjadikan peringatan Off,pilih None pada senarai turun naikReminder.
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKANPERINGATAN MASA
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 21
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
Bagi Mesej E-mail, Kenalan dan Tugas-Tugas
1. Pada tab Home, didalam kumpulan Tags, klik pada Follow Up dan kemudian pilih Add Reminder.
2. Pada kotak dialog Custom, padamkan tanda kotak Reminder, jika tanda kotak Reminder dipilih masukkan atau pilih masa peringatan bagi mesej e-mail, kenalan atau tugas.
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKANPERINGATAN MASA
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 22
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
LATIHAN KALENDAR
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 23
MENJADUALKAN TEMUJANJI MENGGUNAKAN FUNGSI KALENDAR
1. Tekan butang New Appointment2. Masukkan tajuk berkenaan temujanji di dalam kotak Subject.3. Masukkan tempat dimana temujanji akan dilakukan pada kotak Location.4. Tetapkan Start Time dan End Time bergatung kepada masa temujanji yang
dikehendaki.5. Masukkan maklumat tambahan berkenaan temujanji didalam kotak Text.6. Klik butang Save & Close.7. Semak dan pastikan temujanji yang dimasukkan tadi berjaya dipaparkan pada
fungsi Kalendar.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
KENALAN
Page 24
Microsoft Outlook2010 Mewujudkan kenalan dari mesej e-mail yang diterima
Menambah kenalan dari electronic business card yang diterima
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEWUJUDKAN KENALAN DARI MESEJ E-MAIL YANG DITERIMA
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 25
1. Buka atau paparkan mesej e-mail yang mengandungi nama penghantar atau penerima untuk dijadikan senarai kenalan.
2. Klik kanan pada nama dan kemudian klik pada Add to Contacts.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MENAMBAH KENALAN DARI ELECTRONIC BUSINESS CARD YANG DITERIMA
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 26
1. Dalam mesej yang telah dibuka, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran fail .vcf pada Reading pane, kemudian klik Add to Contacts.
2. Ubah informasi kenalan jika perlu.
3. Pada tab Contact, didalam kumpulan Action, klik Save & Close.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
LATIHAN KENALAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 27
MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN
Pengguna 11. Tekan butang New E-mail2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.5. Tekan butang Attach Item -> Business Card -> Other Business Cards.6. Pilih Contacts dari menu Look in.7. Pilih kenalan yang ingin dihantar, kemudian klik butangOK.8. Klik butang Send.9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda, pastikan rakan anda menerima e-
mel berserta lampiran kenalan yang dihantar tadi.
*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALANPengguna 2
1. Periksa e-mel yang diterima dari rakan anda, klik kanan pada ElectronicBusiness Card atau lampiran .vcf kemudian pilih Add to Contacts.
2. Ubah atau tambah informasi kenalan jika perlu.3. Klik butang Save & Close
*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.
LATIHAN KENALAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 28
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
TUGASAN
Page 29
Microsoft Outlook2010 Mewujudkan tugasan
Mewujudkan tugasan dari outlook item- Menarik mesej e-mail ke to-do bar- Menarik item ke task navigation pane
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEWUJUDKAN TUGASAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 30
1. Pada tab Home di mana-mana folder, di dalam kumpulan New, klik New Items dan kemudian klik Task.
2. Keyboard shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + K
3. Di ruangan Subject, tuliskan nama bagi tugasan.
4. Pada tab Task, di dalam kumpulanActions, klik Save & Close.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEWUJUDKAN TUGASAN DARI OUTLOOK ITEM
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 31
Menarik E-mail ke To-Do Bar1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook
ke bahagian senarai tugasan pada To-DoBar.
2. Lepaskan butang tetikus apabila garisan merah kelihatan pada tempat yang ingin dijadikan sebagai tugasan di senarai To-Do Bar.
Menarik item ke Task Navigation Pane1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook
ke ruangan Task pada Navigation Pane dan lepaskan butang tetikus setelah menarik item ke ruangan tersebut.
2. Kesemua kandungan mesej e-mail akan terkandung di dalam tugasan kecuali lampiran.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
LATIHAN TUGASAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia 32
MENAMBAH TUGASAN
1. Klik pada New Items -> Task dari tab Home.2. Masukkan tajuk tugasan di kotak Subject.3. Tetapkan Start date, Due date dan Priority jika berkenaan.4. Tetapkan Reminder jika ingin mengaktifkan fungsi peringatan pada masa yang
dikehendaki.5. Klik butang Save & Close.
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
NOTA
Page 33
Microsoft Outlook2010
Membuat nota
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEMBUAT NOTA
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan PengurusanMalaysia
1. Pada tab Home, di dalam kumpulan New,
klik pada More Items dan kemudian klik
Note.
2. Tuliskan perihal atau perkara pada nota.
Segala perubahan pada nota akan
disimpan secara automatik.
3. Untuk menutup nota, klik pada ikon di
atas kiri penjuru Note Window.
34
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
E-MELARKIB
1. Arkib direka untuk menyimpan semua data dalam satu• tempoh masa yang panjang.
2. Apabila proses arkib dilakukan, e-mel akan dikeluarkan dari e-mel sever dan arkib fail yang diarkib akan disimpan di dalam cakera keras komputer anda.
3. Proses arkib adalah penting untuk mengekalkan• kelajuan optimum dalam aplikasi Outlook.
4. Saiz akaun Outlook yang lebih besar, akan melambatkan• prestasi aplikasi Outlook.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 11
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010
Arkib secara manual
1. Buka aplikasi Outlook 2003/2007/2010.
2. Cari tetingkap Archive.3. Bagi Outlook 2003/2007:
– Klik pada tab File dan kemudian pilih Archive.
Outlook 2003/2007
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
Bagi Outlook 2010:
– Klik pada tab File. Di bahagian tab Cleanup Tools, klik pada Archive.
Outlook 2010
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
1. Pilih butang radio Archive thisfolder and all subfolders.
2. Pilih folder yang ingin diarkibkan.3. Klik kotak Include items with ‘Do
not AutoArchive’ checked.
Outlook 2003/2007/2010
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 14
Terhad kepada Pasukan Projek 1GovUC
1. Di bahagian Archive items older than, pilih tarikh pada sebelum berlakunya arkib.
2. Klik Browse dan pilih lokasi untuk penyimpanan fail arkib.– Pada bahagian File Name, isikan
nama bagi fail yang diarkib.– Kemudian klik OK.
Outlook 2003/2007/2010
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK2003/2007/2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 15