Post on 10-Nov-2021
INTERNAL AUDIT REPORT - 2017 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Quality Assurance Center - INFORMATICS AND BUSINESS INSTITUTE DARMAJAYA JL. Z.A. PAGAR ALAM NO.93 BANDARLAMPUNG 35142 Telp. (0721) 787214 | Fax. (0721) 700261 | Email : info@darmajaya.ac.id www.darmajaya.ac.id
Table of Contents
i
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT ___________________________________ 1
Kata Pengantar _______________________________________________________ 3
BAB I PENDAHULUAN _________________________________________________ 4
Latar Belakang _________________________________________________ 4
Tujuan Audit ___________________________________________________ 4
Lingkup Pemeriksaan ____________________________________________ 5
Kategori Ketidaksesuaian _________________________________________ 5
Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan _______________________________ 5
Batasan Pemeriksaan ____________________________________________ 5
Metode Pemeriksaan ____________________________________________ 6
Tahapan Pemeriksaan ___________________________________________ 6
Kajian Ulang Audit Sebelumnya ____________________________________ 6
Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2017 ___________________ 7
BAB II HASIL PEMERIKSAAN ___________________________________________ 9
Penjelasan Umum Hasil Audit _____________________________________ 9
Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit ________________________________ 9
Observasi Sebaran Klausal _______________________________________ 11
Ringkasan Ketidaksesuaian Audit __________________________________ 14
Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan _________________________ 14
BAB III KESIMPULAN _________________________________________________ 15
LAMPIRAN __________________________________________________________ 16
1
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT
Number of Audit : I-2017
Standard (s) : ISO 9001:2015
Organization : Informatics and Busines Institute (IBI) Darmajaya
Address : Jl. Z.A Pagar Alam No. 93 Kedaton Bandar Lampung
Telp/Fax/e-mail : 0721-787214/700261/info.darmajaya.ac.id
Internal Audit Type : QMS ISO 9001:2015
Audit Scope : Teaching Learning (Academic) and Supporting (Non-
Academic)
Site(s) audited : All Unit in IBI Darmajaya (21 Units)
Date(s) of internal audit(s) : 6 – 10 Maret 2017
Management Representative : Dr. RZ Abdul Aziz, MT
Head of QAC : Nursiyanto, S.Kom., M.T.I
Lead auditor : Nurfiana, S.Kom., M.Kom
Members of Auditor : Nurjoko, S.Kom, M.TI
Winda Rika Lestari, S.E., M.M
T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom
Dedi Putra, SE., M.S.Ak
Aswin, SE., MM
M. Sadat Pulungan, SE., MM
R.E. Harahap, S.T
Neni Purwati, S.Kom., M.TI
Muhammad Rafiq, M.Si
Ronny Nasar, S.E., MM
Yulmaini, S.Kom., M.Cs
Halimah Yunus, S.Kom., M.TI
Muprihan Thaib, S.Sos.,MM
Niken Paramitasari, SE.,MM
Sri Karnila, S.Kom.,M.Kom
Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI
Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom
“CI-IMUT”
Continuous
Improvement –
Iman dan Mutu
2
Comments Raised
Non-Conformity Major : 0
Non-Conformity Minor : 24
Potensial Non Compliance : 44
Oportunities For Improvement (OFI) : 50
Total : 118
Date of next internal audit(s) : 6 – 10 Maret 2018
EXCLUSIONS / PENGECUALIAN
Requirement Justification
- -
* Tidak ada pengecualian klausal pada penerapan sistem mutu
This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative
and the Institution Quality Assurance.
Bandar Lampung, 10 Mei 2017
Dibuat oleh Diketahui oleh
Lead Auditor Management Representative
Nurfiana, S.Kom., M.Kom Dr. Abdul Aziz, M.T
Applicable statutory and regulatory requirements
SNI – Quality Management System : ISO 9001:2015
3
Kata Pengantar
Assalamu alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah S.W.T, sehingga Laporan Audit Mutu Internal
Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya Tahun 2017 ini dapat diselesaikan.
Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Auditor Mutu Internal tanggal 6 –
10 Maret 2017 berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 0088/DMJ/REK/III-2017
tanggal 1 Maret 2017 tentang Auditor Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika dan
Bisnis Darmajaya.
Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa kondisi yang keseluruhannya sudah mendapat
tanggapan dari pihak semua unit yang ada di IBI Darmajaya. Harapan kami kondisi tersebut
dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja setiap unit
yang ada di IBI Darmajaya.
Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan
kegiatan audit ini. Kami juga mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada
semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan internal audit ini.
Wa alaikum salaam wa rahmatullahi wa barakatuh
Bandar Lampung, 10 Mei 2017
Quality Assurance Center (QAC) – IBI Darmajaya
4
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pendidikan tinggi saat ini semakin menjadi pacuan
bagi setiap institusi pendidikan tinggi untuk meningkatkan mutu akademik beserta
pelayanannya. Pemerintah juga memperkuat hal ini dengan mengeluarkan berbagai
undang-undang dan peraturan yaitu Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 2013
tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan, Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Tentang
Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi, Permendikbud nomor 50 tahun 2014
tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya merupakan perguruan tinggi swasta yang terus
berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun pelayanan
administrasi bagi civitas akademik itu sendiri. Hal ini juga terkait dengan salah satu kewajiban
IBI Darmajaya untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan
kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.
Menyikapi kondisi ini, sudah seyogyanya Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya
mengembangkan sistem penjaminan mutu dan melakukan pengendalian internal dengan
melaksanakan audit mutu akademik dan non-akademik. Terkait dengan peningkatan mutu
input, proses dan output pendidikan serta pengembangan sistem penjaminan mutu
akademik di IBI Darmajaya, maka diperlukan suatu audit internal bidang akademik dan non-
akademik. Kegiatan audit internal bidang akademik dan non-akademik merupakan salah
satu bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian sasaran mutu yang
telah ditetapkan.
Kegiatan ini terkait dengan program Renstra lima tahunan terutama pada rencana kerja
bidang pendidikan dan kemahasiswaan IBI Darmajaya pada program kerja peningkatan
mutu input, proses dan output pendidikan dan pengembangan sistem penjaminan mutu
akademik. Adapun sasaran dari program kerja ini adalah meningkatnya mutu akademik dan
non-akademik (supporting) serta adanya penjaminan mutu.
Tujuan Audit
1. Memastikan kecukupan dokumen dengan standar ISO 9001:2015.
2. Memastikan bahwa persyaratan standar sistem manajemen mutu (termasuk
persyaratan dari stakeholder dan persyaratan peraturan) terpenuhi.
5
3. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu internal baik akademik maupun non-
akademik terhadap kebijakan mutu, sasaran mutu, dan manual mutu internal.
4. Memastikan kepatuhan dan konsistensi pelaksanaan proses bisnis di tiap unit/bagian
terhadap standar operasional prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja.
Lingkup Pemeriksaan
a. Sasaran Pemeriksaan
Sistem Pengendalian Internal atas administrasi bidang akademik/Proses Belajar
Mengajar (PBM) dan non-akademik/supporting di setiap unit/bagian yang ada di IBI
Darmajaya.
b. Periode yang Diperiksa
Pelaksanaan akademik semester genap 2015/2016 sampai dengan semester ganjil
tahun 2016/2017.
Kategori Ketidaksesuaian
1. Major : Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap
pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu.
2. Minor : tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu
3. Potensial non Complaince : kemungkinan dapat melemahkan sistem yang diketahui
oleh seorang auditor.
4. Observasi atau Opportunity for Improvement (OFI) : saran untuk pengembangan
berdasar pada pengalaman dan pengetahuan seorang auditor internal.
Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan
1. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 028/YP-AH/X-10 tentang Visi, Misi, Nilai dan
Maskot Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya yang Baru.
2. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 0470/DMJ/REK/X-12 tentang Penetapan
Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu serta KPI Informatics and Business Institute (IBI)
Darmajaya
3. Surat Keputusan Rektor Nomor 0046/DMJ/REK/KUSDM/I-2016 tentang Perubahan
Struktur Organisasi.
4. ISO 9001:2015
5. Manual Mutu dan Dokumen Mutu IBI Darmajaya
Batasan Pemeriksaan
1. Semua informasi tentang aktivitas proses bisnis yang ada pada semua unit/bagian
yang ada di IBI Darmajaya Tahun Akademik 2016(2) s.d 2017(1).
2. Pemeriksaan pada prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan
yang memadai dalam mendeteksi adanya ketidaksesuaian dari pelaksanaan proses
6
bisnis yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu baik akademik maupun non-
akademik.
3. Pemeriksaan pada rekaman mutu untuk memberikan bukti bahwa seluruh proses
bisnis berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Metode Pemeriksaan
Kegiatan pemeriksaan diawali dengan melakukan wawancara sebagai kunjungan awal
dengan pimpinan dan personil terkait kegiatan akademik maupun non-akademik. Kemudian
dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi selanjutnya
dianalisis hingga diperoleh hasilnya. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk
mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari auditi.
Tahapan Pemeriksaan
Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh Bagian
Quality Assurance Center (QAC). Tim auditor kemudian membuat audit plan (audit plan
terlampir), membuat daftar pertanyaan audit, melaksanakan opening meeting, visitasi ke
seluruh unit/bagian, rapat penentuan ketidaksesuaian dan rekomendasi hingga penyusunan
laporan. Aktual Audit (visitasi) dilaksanakan pada tanggal 6 – 10 Maret 2017 dengan rincian
jadwal seperti pada tabel 1. Tahap tindak lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit
dilakukan oleh tim audit dan QAC.
Kajian Ulang Audit Sebelumnya
Berdasarkan laporan hasil audit mutu internal IBI Darmajaya tahun 2016, total
ketidaksesuaian berjumlah 92 CAR dengan status ketidaksesuaian Minor 71 dan OFI 21
dengan rincian ketidaksesuaian tiap-tiap unit seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Grafik Ketidaksesuaian Hasil Audit Mutu Internal 2016
7
Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2017
Audit mutu internal telah dilaksanakan pada tanggal 6 – 10 Maret 2017, dengan
auditor internal berjumlah 15 orang dan 21 unit/bagian sebagai auditee. Berikut
adalah susunan Tim Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika dan
Bisnis Darmajaya berdasarkan Surat Keputusan Rektor SK. 0088/DMJ/REK/III-2017
tanggal 1 Maret 2017..
Penanggung Jawab : Dr. RZ Abdul Aziz, MT
Pengawas Audit : Nursiyanto, S.Kom.MTI
Lead Audit : Nurfiana, S.Kom., M.Kom
Anggota Auditor : Nurjoko, S.Kom, M.TI
Winda Rika Lestari, S.E., M.M
T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom
Dedi Putra, SE., M.S.Ak
Aswin, SE., MM
M. Sadat Pulungan, SE., MM
R.E. Harahap, S.T
Neni Purwati, S.Kom., M.TI
Muhammad Rafiq, M.Si
Ronny Nasar, S.E., MM
Yulmaini, S.Kom., M.Cs
Halimah Yunus, S.Kom., M.TI
Muprihan Thaib, S.Sos.,MM
Niken Paramitasari, SE.,MM
Sri Karnila, S.Kom.,M.Kom
Audit Support Team
Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI
Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom
Tabel 1. Jadwal Audit
Hari Tanggal Waktu Auditee
Senin 06-Mar-17 09.00 - 12.00 QAC
Senin 06-Mar-17 13.00 - 16.00 ICT
Senin 06-Mar-17 13.00 - 16.00 DEKAN
Selasa 07-Mar-17 08.00 - 11.00 PASCASARJANA
Selasa 07-Mar-17 13.00 - 16.00 PERPUSTAKAAN
Selasa 07-Mar-17 13.00 - 16.00 UPT PELATIHAN
Rabu 08-Mar-17 08.00 - 11.00 LP4M
8
Rabu 08-Mar-17 08.00 - 11.00 UPT INKUBITEK
Rabu 08-Mar-17 13.00 - 16.00 KEUANGAN
Rabu 08-Mar-17 13.00 - 16.00 MAL
Kamis 09-Mar-17 08.00 - 11.00 SDM
Kamis 09-Mar-17 08.00 - 11.00 KMH & PEMASARAN
Kamis 09-Mar-17 08.00 - 11.00 BAAK
Kamis 09-Mar-17 09.00 - 12.00 KUHI
Kamis 09-Mar-17 13.00 - 16.00 KUIK
Kamis 09-Mar-17 13.00 - 16.00 JUR SK
Jumat 10-Mar-17 08.00 - 11.00 JUR TI
Jumat 10-Mar-17 08.00 - 11.00 JUR SI
Jumat 10-Mar-17 10.00 - 13.00 UPT BAHASA
Jumat 10-Mar-17 13.00 - 16.00 JUR MA
Jumat 10-Mar-17 13.00 - 16.00 JUR AK
9
BAB II HASIL PEMERIKSAAN
Penjelasan Umum Hasil Audit
Ketidaksesuaian didapat dari hasil wawancara, observasi terhadap aktifitas, pemeriksaan
dokumen dan bukti objektif lainnya selama proses audit. Sebelum daftar Corrective Action
Request (CAR) diterbitkan, tim auditor terlebih dahulu meninjau ulang ketidaksesuaian dan
informasi terkait yang didapatkan selama audit kemudian menyepakati ketidaksesuaian
serta mengkategorikan ketidaksesuaian tersebut. Auditor juga meninjau kemungkinan
peningkatan mutu yang dapat dilakukan audite serta rekomendasi dan disampaikan pada
CAR dengan status Potensial Non Compliance (PNC) maupun Opportunities For
Improvement (OFI). Lead auditor dan pengawas audit memverifikasi ketidaksesuaian hasil
audit setelah auditee dan auditor menyetujui form CAR. Ketidaksesuaian hasil audit
ditekankan pada pedoman mutu, kesesuaian persyaratan, prosedur dan pelaksanaan.
Ketidaksesuaian dapat terjadi karena ketiadaan dokumen, ketidakcukupan dokumen,
lemahnya penerapan SOP, ketidaklengkapan penerapan SOP atau karena kurangnya bukti.
Auditee mengajukan tindakan perbaikan untuk memperbaiki masalah serta tindakan
pencegahan untuk mencegah hal yang sama terjadi lagi. Auditor melakukan audit tindak
lanjut untuk memastikan tindakan perbaikan telah dilaksanakan.
Berdasarkan aktual audit yang telah dilaksanakan dapat diketahui bahwa proses-proses
telah dilaksanakan sesuai SOP, namun beberapa bukti pelaksanaan tidak dapat ditunjukkan.
Akar penyebab ketidaksesuaian telah disampaikan dan diperbaiki. Tujuan audit untuk
memastikan bahwa kegiatan akademik dan non-akademik memenuhi kriteria yang
ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik.
Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit
Setelah berlangsungnya audit mutu internal di seluruh unit IBI Darmajaya, proses
selanjutnya adalah membuat rekap untuk semua form CAR dan diperoleh ketidaksesuaian
sebanyak 118 dengan status Major berjumlah 0 dan status Minor 25. dan OFI 21.
Sedangkan permintaan perbaikan untuk pengembangan dengan status PNC berjumlah 44
dan OFI 50. Tabel 2 menunjukkan rincian ketidaksesuain audit internal tiap bagian.
Tabel 2. Rincian Jumlah Ketidaksesuaian Hasil Audit
NO. UNIT/BAGIAN STATUS KETIDAKSESUAIAN
JUMLAH KOMENTAR
Major Minor PNC OFI
1 QAC 0 1 2 0 3
2 Dekan 0 0 1 1 2
3 PASCASARJANA 0 2 3 0 5
4 KUHI 0 1 3 2 3
Rekap Ketidaksesuaian
Jumlah ketidaksesuaian sebanyak 118 buah dengan status Minor 25, PNC 44dan OFI 50
10
5 ICT 0 1 2 4 7
6 LP4M 0 1 4 2 7
7 BAAK 0 1 0 6 7
8 JURUSAN TI 0 5 0 4 9
9 JURUSAN SK 0 0 0 4 4
10 JURUSAN SI 0 0 3 5 8
11 JURUSAN MA 0 0 0 4 4
12 JURUSAN AK 0 1 6 4 11
13 PERPUSTAKAAN 0 0 1 3 4
14 KEUANGAN 0 1 3 2 6
15 MAL 0 0 0 1 1
16 SDM 0 1 1 1 3
17 UPT PELATIHAN 0 1 3 0 4
18 UPT INKUBITEK 0 0 1 5 6
19 UPT BAHASA 0 2 5 1 8
20 KMH & PEMASARAN
0 2 0 1 3
21 KUIK 0 2 7 1 10
JUMLAH 0 24 44 50 118
Gambar 2. Grafik Comment Rised Audit Mutu Internal 2017
Gambar 2 menunjukkan grafik ketidaksesuaian tiap unit/bagian hasil audit mutu internal
2017. Tidak terdapat ketidaksesuaian dengan status Major, ketidaksesuain dengan status
Minor terbanyak pada Jurusan Teknik Informatika (TI) berjumlah 5 disusul Pascasarjana,
01
0
2
4
2
6
4 45
4 43
2
01
0
5
1 1 12
1 3
3
2
4
0
0 0
3
0
6
03
1
1 3
0
5
0
7
10
2
1
1 1 1 5
0
0
0
1
1
1
0
1
1
1
2
2
2
0
2
4
6
8
10
12
REKAP COMMENT RISED AMI 2017
Major
Minor
PNC
OFI
11
KUIK, KMH&P dan UPT Bahasa. Tidak ditemukan ketidaksesuaian pada pelaksanaan
proses bisnis di Jurusan Manajemen dan Sistem Komputer, hanya ada OFI untuk
peningkatan perbaikan. Sedang unit-unit lain terdapat ketidaksesuaian dengan jumlah
bervariasi seperti terlihat pada grafik.
Observasi Sebaran Klausal
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu proses belajar mengajar dan suporting di IBI
Darmajaya telah direview dan berikut merupakan status nonconformity berdasarkan standar
persyaratan ISO 9001:2015 dengan sebaran klausal tampak pada table 3 dan persentase
sebaran klausal berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015 dapat dilihat pada gambar 4.
Tabel 3. Sebaran Klausal Non Conform
KLAUSUL ISO
9001:2015 PERSYARATAN ISO 9001:2015
KLAUSUL DINYATAKAN
NON COMFORM
4 Konteks organisasi
4.1 Memahami organisasi dan konteks organisasi
4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait
4.3 Menetapkan ruang lingkup sistem manajemen mutu
4.4 Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya
5 Kepemimpinan
5.1 Kepemimpinan dan komitmen
5.1 .1 Umum
5.1 .2 Fokus ke pelanggan
5.2 Kebijakan
5.2 .1 Mengembangkan kebijakan mutu
5.2 .2 Komunikasi kebijakan mutu
5.3 Peran organisasi,tanggungjawab dan wewenang
6 Perencanaan
6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang
6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya
√
6.3 Perencanaan perubahan
7 Pendukung
7.1 Sumber daya
7.1.1 Umum
7.1.2 Personil √
7.1.3 Infrastruktur
7.1.4 Lingkungan untuk operasional proses √
7.1.5 Sumber daya untuk pemantauan dan pengukuran
12
7.1.6 Pengetahuan organisasi
7.2 Kompetensi
7.3 Kepedulian
7.4 Komunikasi
7.5 Informasi dokumentasi
7.5.1 Umum √
7.5.2 Membuat dan memperbarui
7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi √
8 Operasional
8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional
8.2 Persyaratan untuk pelayanan pendidikan
8.2.1 Komunikasi mahasiswa
8.2.2 Menentukan persyaratan terkait pelayanan pendidikan
8.2.3 Tinjauan persyaratan terkait pelayanan pendidikan
8.2.4 Perubahan Persyaratan Pelayanan Pendidikan
8.3 Desain dan pengembangan pelayanan pendidikan
8.3.1 Umum
8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan √
8.3.3 Masukan desain dan pengembangan
8.3.4 Pengendalian desain dan pengembangan
8.3.5 Keluaran desain dan pengembangan
8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan
8.4 Pengendalian penyedia dari pihak eksternal
8.4.1 Umum
8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian
8.4.3 Informasi untuk penyedia ekternal
8.5 Pelayanan pendidikan
8.5.1 Pengendalian pelayanan pendidikan
8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur
8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal
8.5.4 Penjagaan
8.5.5 Kegiatan setelah pelayanan pendidikan
8.5.6 Pengendalian perubahan
8.6 Pelepasan pelayanan pendidikan
8.7 Pengendalian keluaran tidak sesuai
9 Evaluasi kinerja
9.1 Pemantauan,pengukuran,analisis dan evaluasi √
9.1.1 Umum √
9.1.2 Kepuasan pelanggan
9.1.3 Analisis dan evaluasi
9.2 Internal audit
13
9.3 Tinjauan manajemen
9.3.1 Umum
9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen
9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen
10 Peningkatan
10.1 Umum
10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
10.3 Peningkatan berkesinambungan
Gambar 4. Grafik Persentase Sebaran Klausal ISO 9001:2015
Persentase ketidaksesuaian berdasarkan sebaran klausal dari ketidaksesuaian hasil audit
dapat dilihat pada gambar 4. Persentase sebaran klausal terbanyak terdapat pada Klausal
9 – Evaluasi Kinerja 58%, disusul berturut-turut Klausal 8 – Pendukung 34%, Klausal 6 –
Perencanaan 4%, dan Klausal 8 – Operasional 4%.
14
Ringkasan Ketidaksesuaian Audit
Penentuan status ketidaksesuaian hasil audit internal telah dirapatkan dan disampaikan
pada closing meeting audit internal, berikut adalah ringkasan ketidaksesuaian audit.
1. Masih ada unit yang belum mendokumentasikan sasaran mutu dengan baik dan
belum mendokumentasikan capaian kegiatan.
2. Perlu perbaikan beberapa dokumen untuk efektifitas manajemen mutu.
3. Perlu dibangun komunikasi yang lebih efektif untuk sistem manajemen mutu.
4. Masih kurangnya pemantauan, pengukuran serta analisis data untuk mengevaluasi
apakah perbaikan berkelanjutan manajemen mutu dapat dilakukan.
5. Perlu mempertimbangkan persyaratan pengguna dalam mendesain dan
mengembangkan pelayanan pendidikan.
Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Berdasarkan hasil audit mutu internal telah disampaikan permintaan tindakan perbaikan dan
pencegahan terhadap ketidaksesuaian. Saran perbaikan atau remark telah ditindaklanjuti
oleh auditee dan diverifikasi oleh auditor melalui audit tindak lanjut (re-visit audit).
15
BAB III KESIMPULAN Berdasarkan hasil audit dapat ditarik beberapa kesimpulan :
1. Terdapat 118 ketidaksesuaian dengan kategori minor 24, PNC 44 dan OFI 50.
2. Persentase sebaran klausal terbanyak pada klausa Evaluasi Kinerja.
3. Perlu adanya peninjauan ulang dokumen-dokumen sistem manajemen mutu.
4. Perbaikan pada pengendalian dokumen mutu dan rekaman.
5. Perlu adanya peninjauan ulang pada instrumen pengukuran dan cara pengisiannya.
16
LAMPIRAN
Audit Plan
Audit Plan Rev.0
Organization: Informatics and Business Institute Darmajaya
Address: Jl. Z.A Pagar Alam No. 93 Kedaton Bandar Lampung, Indonesia
Visit Number: Actual Visit Date:
Maret 6 - 10, 2017
Visit Due by Date: Maret 6, 2017 For auditor information only
Lead Auditor: Nurfiana
Team Member(s):
R.E. Harahap Winda Rika Lestari TM Zaini M. Rafiq Ronny Nasar Muprihan Thaib Nurjoko Niken Paramitasari Halimah Yunus Aswin Dedi Putra M. Sadat Pulungan Neni Purwati Sri Karnila Yulmaini
Standard(s): ISO 9001:2015
Audit Language: English / Indonesian
Audit Scope: Teaching Learning Process and Support
Audit Objectives Untuk memastikan kecukupan dokumen terhadap persyaratan ISO
Date Time
Activity /Area /
Department / Process
/ Function
Auditor Auditee/ key
contact
Senin,
6 Maret
2017
07.30 Opening Meeting All All
08.30 –
11.30
Quality Assurance
Center (QAC)
1. Muhammad Rafiq,M.Si
Nursiyanto,
S.Kom.,MTI
17
2. Niken Paramitasari, SE.,MM
Kantor Urusan
Hubungann
Internasional (KUHI)
1. Winda Rika Lestari, S.E.,MM
2. R.E. Harahap, S.T
Rahmalia
Syahputri,
S.Kom., M.Eng.
Sc.
13.00 –
16.00
Information
Communication
Technology (ICT)
Center
1. Winda Rika Lestari, S.E.,MM
2. Dedi Putra, S.E., M.S.Ak
3. Muprihan Thaib, S.Sos.,MM
Ari Purnomo,
S.Kom
Dekan
1. M. Sadat Pulungan, SE., MM
2. Niken Paramitasari, SE.,MM
Dr. R.Z. Abdul
Aziz, MT
Selasa,
7 Maret
2017
08.00 –
11.00
UPT Bahasa
1. Sri Karnila, S.Kom.,M.Kom
2. Halimah Yunus, S.Kom., MTI
Betty
Maghdalena,
MM
Pascasarjana
1. R.E. Harahap,S.T.
2. M.Sadat Pulungan, SE., MM
3. Ronny Nazar, S.E.,MM
Abdi
Darmawan,
ST.,MTI
Andri Winata,
MM
13.00 –
16.00
Perpustakaan 1. Nurjoko, S.Kom.,MTI
2. Niken Paramitasari, SE.,MM
R.E. Harahap,
S.T
UPT Pelatihan 1. M. Sadat Pulungan, SE., MM
2. Sri Karnila, S.Kom., M.Kom
Hendra
Kurniawan,
S.Kom.,MTI
Rabu,
8 Maret
2017
08.00 –
11.00
LP4M 1. R.E. Harahap, S.T
2. Nurjoko, S.Kom, MTI
3. Ronny Nazar, S.E.,MM
Dr. Anuar
Sanusi, MM
18
UPT Inkubitek 1. Aswin, SE., MM
2. Halimah Yunus, S.Kom., MTI
Niken
Paramitasari,
S.E.MM
13.00 –
16.00
Keuangan 1. Dedi Putra, SE., M.S.Ak
2. Neni Purwati, S.Kom., M.TI
M. Sadat
Pulungan,
SE.,MM
MAL 1. Muhammad Rafiq, M.Si
2. T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom
3. Muprihan Thaib, S.Sos.,MM
Andi Saleh
Kamis,
9 Maret
2017
08.00 –
11.00
SDM 1. Yulmaini, S.Kom., M.Cs
2. Sri Karnila, S.Kom., M.Kom
Muhammad
Rafiq, M.Si
KMH & Pemasaran 1. M. Sadat Pulungan, SE., MM
2. Winda Rika Lestari, S.E., MM
3. Ronny Nazar, S.E.,MM
Dedi Putra,
S.E.,MS.Ak
BAAK 1. T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom
2. Aswin, SE., MM
3. Muprihan Thaib, S.Sos.,MM
Neni Purwanti,
S.Kom.,MTI
13.00 –
16.00
KUIK 1. R.E. Harahap, S.T
2. Winda Rika Lestari, S.E., MM
Drs. Zaini Zap
Jurusan Sistem
Komputer (SK)
1. Muhammad Rafiq, M.Si
2. Neni Purwati, S.Kom.,MTI
Zaidir Jamal,
S.T.,MT
Jumat,
10
Maret
2017
08.00 –
11.00
Jurusan Teknik
Informatika (TI)
1. Aswin, SE., MM
2. Neni Purwati, S.Kom., M.TI
Yuni
Arkhiansyah,
S.Kom.,MT
Jurusan Sistem
Informasi (SI)
1. Yulmaini, S.Kom., M.Cs
2. Dedi Putra, SE., M.S.Ak
Nurjoko,
S.Kom.,MTI
19
13.00 –
16.00
Jurusan Manajemen
(MA)
1. T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom
2. Nurjoko, S.Kom, MTI
Aswin, S.E.,MM
Jurusan Akuntansi
(AK)
1. Yulmaini, S.Kom., M.Cs
2. Halimah Yunus, S.Kom., MTI
Anik Irawati,
S.E.,M.Sc.Ak